instrukcja inwentaryzacji

INSTRUKCJA INWENTARYZACJI
Inwentaryzacją nazywamy czynności zmierzające do sporządzenia szczegółowego spisu z natury stanów magazynowych
towaru na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich towarów,
oraz wyjaśnieniu róŜnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z
ewidencji rozchodów i przychodów towarów prowadzonej w programie.
RóŜnice te mogą wynikać z róŜnych powodów, m.in.: upływu daty waŜności towaru (np. środki chemiczne, elementy
gumowe, itp.), błędów popełnianych podczas przyjmowania i wydawania towarów z magazynu (pomyłki liczbowe w
zapisach dokumentów PZ, PW, WZ, RW, MM, itp), kradzieŜe, naduŜycia, itp.
Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu towarów w magazynie, czynności związane z
inwentaryzacją obejmują m.in:
1. Przygotowanie Arkuszy inwentaryzacyjnych zawierających listę towarów znajdujących się w magazynie, moŜna
przygotować jeden arkusz obejmujący wszystkie towary znajdujące się w magazynie, a takŜe arkusze które mogą
zawierać towary wg określonych grup (np.: Filtry oleju) lub wg lokalizacji (np. Strefa 2 Regał 5; Regał7 Półka3,itp).
2. Weryfikację zapisów o stanie towaru w programie ze stanem rzeczywistym poprzez spisanie ilości towarów, które
znajdują się aktualnie w magazynie i wprowadzenie tych danych do arkusza (lub arkuszy) inwentaryzacyjnego
w programie.
3. Wystawienie dokumentów RI+ oraz RI – obejmujących ewidencje róŜnic stanów magazynowych dot. braków jak
i nadmiarów towaru w magazynie.
4. Wydrukowanie końcowego arkusza spisu z natury i jego formalne potwierdzenie przez osoby wykonujące
inwentaryzację.
Uwaga! Moduł magazyn zawiera funkcje umoŜliwiające przeprowadzanie inwentaryzacji bez konieczności przerywania
sprzedaŜy wszystkich towarów – moŜliwe jest zablokowanie aktualnie spisywanej grupy, dzięki czemu jest moŜliwa w tym
czasie sprzedaŜ pozostałego asortymentu.
Integra Software Sp. z o.o., ul. Orla 4a, 75-727 Koszalin, tel.: 094 348 80 18, fax: 094 348 80 10, mail: [email protected], web: www.integra.info.pl
1. Tworzenie arkusza inwentaryzacyjnego.
W celu utworzenia arkusza inwentaryzacyjnego naleŜy
wybrać moduł magazynu, dla którego arkusz będzie
tworzony, a następnie z menu Dokumenty\ Magazynowe\
Dokumenty
Inwentaryzacyjne
pozycję
AI-Arkusze
Inwentaryzacyjne. W głównym obszarze okna naleŜy
wybrać z menu podręcznego (spod prawego klawisza
myszy) opcję Dodaj w celu utworzenia nowego arkusza.
Okno arkusza inwentaryzacyjnego zostało przedstawione
poniŜej.
W polu Numer naleŜy wprowadzić numer arkusza inwentaryzacyjnego. Program nie narzuca Ŝadnych ograniczeń, co do
formy numeru, moŜe się składać z cyfr
oraz opisu ułatwiającego późniejsze
odszukanie
arkuszy
zawierających
konkretny towar np. 1/filtry paliwa. NaleŜy
przy tym pamiętać, Ŝe numer moŜe
składać się maksymalnie z 30 znaków.
W górnej części arkusza mamy do
dyspozycji pole Uwagi, w które moŜna
wpisywać
uwagi
lub
spostrzeŜenia
powstałe podczas spisu. W dolnej części
arkusza została umieszczona funkcja,
„Blokuj spisywane towary”, dzięki której
moŜemy
z
poziomu
arkusza
inwentaryzacyjnego blokować spisywane
towary, tzn. wyłączyć je ze sprzedaŜy na
czas spisu aŜ do wystawienia dokumentów
RI (róŜnic inwentaryzacyjnych).
1.1.
Wprowadzenie
towarów
do
arkusza inwentaryzacyjnego.
Do wypełnienia arkusza spisywanymi towarami słuŜy przycisk Automatyczne tworzenie. W oknie, które pojawia się po
wyborze tego przycisku, moŜemy ustalić, jakie towary mają znaleźć się na arkuszu inwentaryzacyjnym. Jeśli nie
wybierzemy konkretnej lokalizacji lub grupy/podgrupy, arkusz zostanie utworzony dla całego asortymentu znajdującego
się na magazynie. Wybór towarów w arkuszu moŜna równieŜ zawęzić do określonych grup/podgrup towarowych, np.
automatycznie wprowadzić wszystkie towary znajdujące się w grupie Filtry i podgrupie Filtry paliwa. Inną metodą
wprowadzania towarów do arkusza inwentaryzacyjnego jest wybór wg lokalizacji wprowadzonych w kartach towaru.
Dzięki temu moŜna utworzyć np. arkusz inwentaryzacyjny wszystkich towarów znajdujących się w lokalizacjach od
Regału1 do Regału 3.
Opcja „Wypełnij kolumnę stan ze spisu” przyspiesza inwentaryzację dlatego, Ŝe w tym przypadku nie ma konieczności
wprowadzania ilości do pozycji, dla których stan magazynowy w programie jest zgodny z rzeczywistą ilością towaru,
(w/w opcja nie moŜe być wykorzystana w przypadku gdy uŜywamy do inwentaryzacji czytników kodów kreskowych.
Uwaga:
Funkcja „Pomiń towary z zerowym stanem” pozwala pominąć w inwentaryzacji te towary, których stan jest zerowy.
NaleŜy jednak zwrócić uwagę, Ŝe włączenie tej funkcji moŜe doprowadzić do sytuacji, w której na arkuszu
inwentaryzacyjnym będzie brakowało towaru, który jest dostępny na półce w magazynie, ale z róŜnych powodów stan w
programie jest zerowy. Po wyborze opcji automatycznego tworzenia pozycji wypełniamy arkusz przyciskiem Utwórz.
Integra Software Sp. z o.o., ul. Orla 4a, 75-727 Koszalin, tel.: 094 348 80 18, fax: 094 348 80 10, mail: [email protected], web: www.integra.info.pl
1.2 Ręczne wprowadzenie stanów magazynowych do arkusza inwentaryzacyjnego po spisie z natury.
Po utworzeniu arkusza naleŜy go wydrukować i przystąpić do spisu z natury.
W mniejszych firmach moŜna dodatkowo ułatwić inwentaryzację, poprzez wydrukowanie na Arkuszu Inwentaryzacyjnym
ilości początkowej towaru i wtedy nie ma konieczności wpisywania ilości dla pozycji, w których stan ze spisu z natury
zgadza się z ilością początkową towaru na magazynie. Ze względu na brak moŜliwości dokładnej kontroli stanów
magazynowych nie zaleca się jednak drukowania stanu początkowego, aby pracownicy nie sugerowali się tym, jaka
powinna być ilość towaru, tylko wprowadzali ilość rzeczywistą ze spisu z natury.
Uwaga:
Ze względu na brak moŜliwości dokładnej kontroli stanów magazynowych nie zaleca się drukowania stanu początkowego.
Po wypełnieniu wydrukowanego arkusza inwentaryzacyjnego rzeczywistymi stanami towarów na magazynie, naleŜy
przejść do programu i uzupełnić ilości dla towarów w arkuszu inwentaryzacyjnym przez wypełnienie kolumny Ilość.
Integra Software Sp. z o.o., ul. Orla 4a, 75-727 Koszalin, tel.: 094 348 80 18, fax: 094 348 80 10, mail: [email protected], web: www.integra.info.pl
Aby wpisać właściwą ilość danego towaru z
wypełnionego
wydruku
arkusza
inwentaryzacyjnego, naleŜy dwukrotnie na
nią kliknąć, wyświetli się okno pośrednie z
moŜliwością
stanu
mag.
wprowadzenia
dla
rzeczywistego
danej
pozycji.
Po
potwierdzeniu wpisanej ilości przyciskiem
„ENTER” program automatycznie przejdzie
do
następnej
pozycji
inwentaryzacyjnego.
arkusza
Ponowne
wciśnięcie
przycisku „ENTER” wyświetli okno pośrednie
dla kolejnej pozycji. W ten sposób moŜemy szybko edytować po kolei wszystkie pozycje arkusza inwentaryzacyjnego.
1.3 Automatyczne wprowadzanie stanów magazynowych przy uŜyciu czytnika kodów kreskowych.
W przypadku, gdy kartoteki towarów posiadają wprowadzone kody EAN (kody kreskowe), moŜliwe jest bardzo szybkie
uzupełnienie rzeczywistych stanów magazynowych przy uŜyciu czytnika kodów kreskowych. Zeskanowanie kodu
kreskowego automatycznie edytuje pozycję z towarem na dokumencie AI ustalając ilość spisywanego towaru na 1.
Kolejne skanowanie tego samego kodu kreskowego powiększa ilość tego towaru na dok. AI. Po ze skanowaniu kodu
odpowiednią ilość razy (odpowiadającą ilości towaru na magazynie), skanujemy następny towar wtedy program
automatycznie przechodzi do odpowiedniej pozycji towarowej z arkusza.
Uwaga: Obsługa czytnika kodów kreskowych dostępna jest od wersji 7.1.10.
2. Ustalenie stanów magazynowych poprzez wystawienie dokumentów RI+/-.
Po wprowadzeniu wszystkich spisywanych pozycji moŜna przejść do kolejnego etapu inwentaryzacji – Ustalenia stanów
magazynowych poprzez wystawienie dokumentów RI+/-.
Po zakończeniu wprowadzania ilości
do arkusza inwentaryzacyjnego naleŜy
zapisać dokument z zaznaczoną opcją
Utwórz dokumenty RI. Po zapisie
dokumentu zostaną skorygowane stany
magazynowe
i
automatycznie
wygenerowane dokumenty RI+ oraz
RI- (dla tych pozycji, dla których stan
towaru w programie jest niezgodny z
rzeczywistym
stanem
towaru
w
magazynie). Program nie koryguje
stanów
magazynowych
jeśli
na
arkuszu nie została wprowadzona ilość
w
trakcie
wypełniania
arkusza
inwentaryzacyjnego.
Integra Software Sp. z o.o., ul. Orla 4a, 75-727 Koszalin, tel.: 094 348 80 18, fax: 094 348 80 10, mail: [email protected], web: www.integra.info.pl
NaleŜy zwrócić uwagę na to, iŜ
dokumenty RI+ zostają utworzone,
lecz niewystawione (brak nadanego
numeru).
Wystawienie
tych
dokumentów wymaga wejścia przez
uŜytkownika w edycję dokumentu
RI+ i zapisanie go z zaznaczoną
opcją
„Wystaw”. Dokumenty RI+
zostaną wygenerowane w przypadku,
gdy
ilość
podczas
stan
towaru
wprowadzona
inwentaryzacji
towaru
na
przekracza
magazynie
(w
programie), natomiast dokumenty RI- generowane są w sytuacji, gdy ilość towaru wprowadzona podczas inwentaryzacji
jest mniejsza niŜ stan towaru na magazynie (w programie), dokumenty są wystawiane automatycznie. Po wystawieniu
dokumentów RI+/RI-, stan magazynu jest korygowany.
Dodatkowo moŜna wydrukować arkusz róŜnic
inwentaryzacyjnych, który będzie zawierał te
towary, których stan ze spisu róŜni się od stanu w
bazie programu.
JeŜeli
mieliśmy
zaznaczoną
opcję
„Blokuj
spisywane towary” zaznaczenie opcji „Utwórz
dokumenty RI” automatycznie przeniesie flagę
zaznaczenia
do
opcji
„Odblokuj
spisywane
towary”, co spowoduje uaktywnienie towarów
występujących na arkuszu spisu z natury.
3. Utworzenie arkusza spisu z natury
Po utworzeniu, zapisaniu i wystawieniu dokumentów RI+/RI- stan
magazynu zostanie ustalony. Aby zakończyć proces inwentaryzacji
musimy utworzyć „Arkusz spisu z natury” niezbędny do rozliczenia
dochodu. W tym celu z poziomu modułu magazyn przechodzimy do
menu Dokumenty\Arkusz spisu z natury i tworzymy nowy dokument
podając datę.
Integra Software Sp. z o.o., ul. Orla 4a, 75-727 Koszalin, tel.: 094 348 80 18, fax: 094 348 80 10, mail: [email protected], web: www.integra.info.pl
Wygląd wydruku końcowego arkusza spisu z natury:
Integra Software Sp. z o.o., ul. Orla 4a, 75-727 Koszalin, tel.: 094 348 80 18, fax: 094 348 80 10, mail: [email protected], web: www.integra.info.pl
4. Wykorzystanie metek do przeprowadzenia inwentaryzacji (dostępne od wersji 7.1.10)
W programie Integra 7 (od ver.7.1.10), została wprowadzona
moŜliwość drukowania metek dla kartotek towarowych. W celu
wykorzystania metek jako pomoc przy inwentaryzacji, proponujemy
wydruk metek dla poszczególnych towarów w ilościach takich jak
wskazuje stan danej pozycji na magazynie. W tym celu naleŜy
wybrać odpowiedni magazyn i wyświetlić listę towarów. Następnie
trzeba zaznaczyć kartoteki, dla których będą drukowane metki.
MoŜna to wykonać np. przy uŜyciu kombinacji klawiszy „Shift+Page
Down” lub „Shift” + lewy przycisk myszy. Wywołanie funkcji
wydruku etykiet dostępne jest z menu kontekstowego (prawy
przycisk myszy).
Po wybraniu funkcji „Drukuj etykiety adresowe”
pojawi się okno pośrednie, w którym domyślnie
są juŜ ustawione ilości drukowanych etykiet
zgodne ze stanem magazynowym w programie
(kolumny Ilość i Druk). W celu rozpoczęcia
wydruku etykiet naleŜy wybrać przycisk Drukuj.
Wydrukowane w ten sposób etykiety naleŜy umieścić na kaŜdym
spisywanym towarze w magazynie. Jeśli po wykonaniu tej operacji
pozostaną jeszcze wolne etykiety, będzie to wskazywało na braki
w magazynie, albo zabraknie wydrukowanych etykiet, będzie to
oznaczało, Ŝe stan rzeczywisty na magazynie jest większy niŜ stan
tych towarów w komputerze.
W przypadku stwierdzenia braków/nadwyŜki na magazynie wystarczy w programie wystawić odpowiednie dokumenty
RI+/RI-, które w ten sposób ustalą rzeczywisty stan magazynowy. Po wykonaniu tych czynności naleŜy wydrukować
końcowy Arkusz spisu z natury na dany dzień.
Integra Software Sp. z o.o., ul. Orla 4a, 75-727 Koszalin, tel.: 094 348 80 18, fax: 094 348 80 10, mail: [email protected], web: www.integra.info.pl