pobierz - ministerstwo rozwoju

Biuro Kontroli
Egz. Nr 2
Wystąpienie pokontrolne
z kontroli problemowej dotyczącej działalności finansowej, organizacji i jakości
pracy oraz jakości zarządzania Instytutem Technologii Drewna
w 2015 roku
Warszawa, czerwiec 2016 roku
Strona 2 z 16
I.
NAZWA I ADRES JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ.
Instytut Technologii Drewna, z siedzibą w Poznaniu (60-654), przy ul. Winiarskiej 1, zwany
dalej „Instytutem” lub „ITD”.
II.
SKŁAD
ZESPOŁU
KONTROLUJĄCEGO
PRZEPROWADZENIA KONTROLI.
ORAZ
TERMIN
I
PODSTAWA
PRAWNA
Na podstawie upoważnienia do kontroli Nr MR/310-UM/16 z dnia 30 marca 2016 r. Zespół
kontrolujący w składzie:
1) Robert Fedorczyk
– starszy specjalista – kierownik Zespołu kontrolującego
2) Piotr Regner
– starszy specjalista
przeprowadził kontrolę w Instytucie Technologii Drewna w dniach od 11 do 15 kwietnia 2016 r.
Podstawę prawną do przeprowadzenia kontroli stanowi art. 36 ust. 1 ustawy o instytutach
badawczych1), oraz art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej2).
III. TEMAT, ZAKRES PRZEDMIOTOWY I OKRES OBJĘTY KONTROLĄ.
Działalność finansowa, organizacja i jakość pracy oraz jakość zarządzania Instytutem w 2015 roku.
Zakres przedmiotowy kontroli.
A. Działalność finansowa.
B. Organizacja i jakość pracy.
C. Jakość zarządzania.
Okres objęty kontrolą.
2015 rok.
IV. DANE KIEROWNIKA JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ.
Dyrektorem Instytutu w dniu prowadzenia czynności kontrolnych był Pan Władysław
Strykowski powołany przez Ministra Gospodarki na okres 4 lat3).
V.
USTALENIA KONTROLI I OCENA SKONTROLOWANEJ DZIAŁALNOŚCI W POSZCZEGÓLNYCH
OBSZARACH.
A. DZIAŁALNOŚĆ FINANSOWA.
1. Plan finansowy oraz sprawozdanie finansowe.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą opracowania, opiniowania i przekazania przez Instytut
do właściwych organów: Planu finansowego na 2015 rok oraz sprawozdania finansowego
za 2015 rok.
W wyniku kontroli stwierdzono, że:
− Plan finansowy na 2015 rok sporządzono zgodnie z ustawą oib i po uzyskaniu pozytywnej
opinii Rady Naukowej Instytutu przekazano do ówczesnego Ministerstwa Gospodarki,
− Sprawozdanie finansowe za 2015 rok sporządzono zgodnie z ustawą o rachunkowości4)
i po uzyskaniu pozytywnej opinii Rady Naukowej Instytutu przekazano do zatwierdzenia
do ministra nadzorującego.
[Akta kontroli str. 37-138, 347]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
2. Analiza sytuacji ekonomiczno-finansowej Instytutu.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą sytuacji ekonomiczno-finansowej Instytutu, w tym
Plan finansowy na 2015 rok, Okresową informację o instytucie badawczym wg stanu
1)
2)
3)
4)
Z dnia 30 kwietnia 2010 r. (j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 1095, z późn. zm.). Dalej „ustawa oib”.
Z dnia 15 lipca 2011 r. (Dz. U. Nr 185, poz. 1092).
Od dnia 1.07.2012 r. do 30.06.2016 r. – pismo z dn. 6.06.2012 r., znak: DNP-IV-124-2/10/12.
Z dnia 29 września 1994 r. (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.). Dalej „uor”.
Strona 3 z 16
na dzień 31 grudnia 2015 r., Sprawozdanie finansowe za 2015 rok wraz z opinią biegłego
rewidenta z badania Sprawozdania.
Zgodnie ze Sprawozdaniem finansowym za 2015 rok, Instytut uzyskał dodatni wynik finansowy
(zysk netto) w wysokości 225 447,32 zł, który w porównaniu do roku 2014 i 2013 był wyższy
odpowiednio o 12,42 % i 11,72%.
Przychody netto ze sprzedaży wyniosły w 2015 roku 8 268 651,69 zł i były wyższe w stosunku
do roku 2014 i 2013 odpowiednio o 11,02 % i 10,46%. Udział przychodów netto ze sprzedaży
w przychodach ogółem5) kształtował się na zbliżonym poziomie i wynosił w latach 2013-2015
odpowiednio: 88,01%, 89,50% i 90,55%.
Przychody z działalności naukowo-badawczej w 2015 roku wyniosły 4 531 575 zł i były wyższe
w stosunku do roku 2014 i 2013 odpowiednio o 22,99% i 24,82%.
Z tytułu działalności innej niż podstawowa Instytut w 2015 roku uzyskał dodatni wynik
finansowy w wysokości 1 101 534,88 zł. Działalność inna niż podstawowa, zgodnie z ustawą oib
była wyodrębniona pod względem finansowym i rachunkowym z działalności podstawowej.
[Akta kontroli str. 53-137]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził, że sytuacja ekonomiczno-finansowa
Instytutu w okresie objętym kontrolą była stabilna.
3. Zasady (polityka) rachunkowości i jej zgodność z wymogami ustawy o rachunkowości6).
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą regulacji wewnętrznych normujących w Instytucie
zasady prowadzenia rachunkowości i jej zgodność z wymogami uor.
W wyniku kontroli stwierdzono, że stosowane przez Instytut w okresie objętym kontrolą zasady
(polityka) rachunkowości, wprowadzone zarządzeniem Dyrektora Instytutu spełniały wymogi uor.
[Akta kontroli str. 139-156, 348]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
4. Stosowanie zasad kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą regulacji wewnętrznych normujących w Instytucie
zasady sprawowania kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, w tym
zgodność postępowania w badanym zakresie z przepisami wewnętrznymi.
Stosowanie przez Instytut procedur kontroli finansowej i obiegu dokumentów zbadano na próbie
162 faktur zakupu z kwietnia 2015 roku. Badane dokumenty podlegały sprawdzeniu
pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz akceptacji do wypłaty, zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie unormowaniami wewnętrznymi.
[Akta kontroli str. 157-186, 348]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
5. Procedury udzielania zamówień publicznych oraz ich zgodność z przepisami ustawy
Prawo zamówień publicznych7).
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą regulacji wewnętrznych normujących w Instytucie
zasady udzielania zamówień publicznych, w tym zgodność postępowania przy udzielaniu
zamówień w trybie przepisów ustawy pzp z przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
W wyniku kontroli stwierdzono, że Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w roku
2015 zostało sporządzone i przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych przez Instytut
zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami ustawy pzp.
Badaniem kontrolnym objęto dokumentację losowo wybranych dwóch zamówień publicznych
udzielonych w Instytucie w 2015 roku8). Postępowania o udzielenie przedmiotowych zamówień
5)
6)
7)
Rozumianych jako suma przychodów netto ze sprzedaży i zrównanych z nimi, pozostałych przychodów
operacyjnych i przychodów finansowych.
Z dnia 29 września 1994 r. (j.t. Dz. U. z 2013, poz. 330, z późn. zm.). Dalej: „uor”.
Z dnia 29 stycznia 2004 r. (j.t. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164). Dalej: „ustawa pzp”.
Strona 4 z 16
(w trybie przetargu nieograniczonego) prowadziła stała komisja przetargowa powołana w drodze
zarządzenia Dyrektora Instytutu.
[Akta kontroli str. 187-202, 349]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
6. Zawieranie umów cywilnoprawnych, w tym z własnymi pracownikami.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą regulacji wewnętrznych normujących w Instytucie
zasady zawierania umów cywilnoprawnych, w tym z pracownikami Instytutu oraz zgodność
postępowania przy zawieraniu i rozliczaniu umów z przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
Badaniem kontrolnym objęto dokumentację losowo wybranych 20 umów cywilnoprawnych
zawartych w Instytucie w 2015 roku, w tym 9 umów zawartych z pracownikami Instytutu9).
W wyniku kontroli ustalono, że w przypadku 8 umów cywilnoprawnych stosowano nieaktualny
wzór dokumentu Rachunek, wystawianego przez wykonawcę prac10).
[Akta kontroli str. 203-242, 349-350]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził uchybienie formalne.
7. Stosowanie ustawowych procedur do czynności prawnych, o których mowa w art. 17
ust. 1-3 ustawy oib.
Zgodnie z informacją Dyrektora Instytutu w przypadku konieczności dokonania czynności
prawnych, o których mowa w art. 17 ust. 1-3 ustawy oib, Instytut postępuje zgodnie z wytycznymi
zawartymi w ww. przepisie.
[Akta kontroli str. 246]
7.1. Dokonywanie czynności prawnych w zakresie rozporządzania składnikami
aktywów trwałych, których równowartość w złotych przekracza kwotę 50 000 euro.
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą Instytut nie dokonywał czynności prawnych w zakresie
rozporządzania składnikami aktywów trwałych, których równowartość w złotych przekracza
kwotę 50 000 euro.
[Akta kontroli str. 243-248]
7.2. Sprzedaż środków trwałych.
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą Instytut nie dokonywał sprzedaży środków trwałych.
[Akta kontroli str. 243-248]
7.3. Dokonywanie czynności prawnych w zakresie rozporządzania składnikami
aktywów trwałych, o których mowa w art. 17 ust. 3 ustawy oib.
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą Instytut nie dokonywał czynności prawnych w trybie
art. 17 ust. 3 ustawy oib.
[Akta kontroli str. 243-248]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
Ocena cząstkowa dotycząca działalności finansowej Instytutu: pozytywna.
8)
Zgodnie Wykazem zamówień publicznych udzielonych w Instytucie w 2015 roku, co trzecie udzielone
zamówienie, tj. lp.: 3 – PN/3/2015 (dostawa, instalacja i uruchomienie spektrometru pracującego w technice AAS
do oznaczania zawartości pierwiastków z urządzeniem do mineralizacji próbek) i 6 – PN/6/2015 (dostawa
w systemie prenumeraty czasopism zagranicznych na rok 2016).
9)
Zgodnie z Wykazem umów zlecenia i umów o dzieło zawartych w Instytucie w 2015 roku – umowy zawarte
z pracownikami Instytutu (lp.: 3,6,9,12,15,18,21,24,27) oraz umowy zawarte z osobami spoza Instytutu
(lp.: 1,4,7,10,13,16,19,22,25,28,31).
10)
Zgodnie z Wykazem umów zlecenia i umów o dzieło zawartych w Instytucie w 2015 roku dot. umów zawartych
z osobami spoza Instytutu (lp.: 1,7,10,16,22,25,28,31). Właściwy wzór przedmiotowego dokumentu określa
Procedura P-5 Zakupy (Wydanie 4, 30.07.2014 r.).
Strona 5 z 16
B.
ORGANIZACJA I JAKOŚĆ PRACY.
1. Perspektywiczne kierunki działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej oraz
kierunkowe plany tematyczne badań naukowych i prac rozwojowych.
Kontrolą objęto dokumentację Instytutu zawierającą perspektywiczne kierunki działalności
naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej oraz kierunkowe plany tematyczne badań naukowych
i prac rozwojowych na rok 2015 r.
Perspektywiczne kierunki działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej dla ITD zawarto
w Planie strategicznym Instytutu Technologii Drewna na lata 2008-2015, przyjętym w lipcu 2008 r.
Kierunkowe plany tematyczne badań naukowych i prac rozwojowych zawarto w planie
rzeczowo-finansowym tworzonym na dany rok. Okres objęty kontrolą zawierał się w Planie
rzeczowo-finansowym na rok 2015, zatwierdzonym w marcu 2015 r., znowelizowanym
w czerwcu i grudniu 2015 r.11)
[Akta kontroli str. 366, 379-382, 389]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
2. Roczny plan działalności Instytutu, w tym plan działalności statutowej.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą planowania działalności Instytutu w okresie rocznym.
Ustalono, że w Instytucie został opracowany i zatwierdzony przez Dyrektora Instytutu dokument
pod nazwą Plan rzeczowo-finansowy na rok 2015. W Planie zostały ujęte zadania badawcze
przewidziane do realizacji w 2015 roku, a także zakres ich prac, koszty i termin realizacji.
Ponadto Instytut zaplanował prace badawcze we Wniosku o przyznanie środków finansowych
na działalność statutową na rok 201512).
[Akta kontroli str. 249-296, 244, 351]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
3. Prace realizowane w ramach działalności podstawowej i ich powiązanie z zakresem
działalności Instytutu określonym w statucie oraz w ramach działalności innej niż
podstawowa.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą działalności prowadzonej przez Instytut, w tym Statut,
Wniosek o przyznanie środków finansowych na działalność statutową na rok 2015, Plan
rzeczowo-finansowy na rok 2015, Plan finansowy na 2015 rok.
Przedmiot podstawowej działalności i szczegółowy zakres działania Instytutu został określony
w § 4 ust. 1-5 Statutu, natomiast działalność inną niż podstawowa określa § 4 ust. 6 Statutu.
Na podstawie analizy przedłożonej przez Instytut dokumentacji ustalono, że prowadzone w 2015
roku badania naukowe i prace rozwojowe w ramach działalności podstawowej były powiązane
z zadaniami określonymi w Statucie Instytutu. Ponadto w okresie objętym kontrolą Instytut
prowadził inną działalność w rozumieniu art. 2 ust. 4 ustawy oib w zakresie: (-) opracowywania
ekspertyz i opinii, a także świadczenia usług nie mających charakteru badań naukowych oraz
doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania dla producentów
i użytkowników drewna; (-) najmu pomieszczeń.
[Akta kontroli str. 297-308, 311-313, 351]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
4. Roczne sprawozdanie dyrektora Instytutu z wykonania zadań.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą sprawozdania z wykonania zadań w Instytucie za 2015 r.
11)
12)
Pkt 3 i 4 przedstawionej przez Dyrektora ITD Syntetycznej informacji w zakresie jakości zarządzania Instytutem.
Na podstawie Wniosku Instytutowi została przyznana przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego dotacja
podmiotowa na utrzymanie potencjału badawczego w 2015 roku oraz dotacja celowa na prowadzenie
w 2015 roku badań naukowych lub prac rozwojowych oraz zadań z nimi związanych, służących rozwojowi
młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich.
Strona 6 z 16
Na podstawie analizy przedłożonej dokumentacji ustalono, że Dyrektor Instytutu na posiedzeniu
Rady Naukowej Instytutu w dniu 15 marca 2016 r. przedstawił informację (sprawozdanie)
o wynikach zrealizowanych zadań i prac badawczych w okresie objętym kontrolą. Rada
Naukowa, w drodze uchwały pozytywnie zaopiniowała sprawozdanie Dyrektora Instytutu
z wykonania zadań w 2015 roku.
[Akta kontroli str. 309-346, 352]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
5. Ocena parametryczna i kategoria naukowa Instytutu.
Kontrolą objęto Ankietę jednostki naukowej oraz decyzję o przyznaniu kategorii naukowej po
ocenie przeprowadzonej w 2013 r.
Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego, na podstawie oceny jakości działalności naukowej lub
badawczo-rozwojowej prowadzonej w latach 2009-2012, przyznał13) ITD kategorię naukową „B”.
Jak wynika z przedstawionej do Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego Ankiety jednostki
naukowej oraz wyników oceny przedstawionej w decyzji13) o przyznaniu kategorii naukowej
najsilniejszą stroną Instytutu w ramach przyznanej kategorii są pozostałe efekty działalności
naukowej. Najsłabszą, względem uzyskanych punktów w ramach przyznanej kategorii, stroną
Instytutu spośród decydujących o przyznanej kategorii naukowej są materialne efekty
działalności naukowej.
W celu poprawy oceny parametrycznej w najsłabiej ocenionych obszarach, podjęto w Instytucie
działania, z których najistotniejsze, wymienione przez Dyrektora obejmowały:
1) publikacje i monografie;
2) patenty;
3) pozyskanie środków finansowych na realizację projektów;
4) rozwój własnej kadry naukowej;
5) zachęty pracowników do ubiegania się o objęcie funkcji we władzach zagranicznych lub
międzynarodowych towarzystw, organizacji i instytucji naukowych, komitetach
redakcyjnych czasopism naukowych umieszczonych na liście Journal Citation Reports
(JCR), zespołach eksperckich powołanych przez organy i instytucje państwowe oraz
instytucje zagraniczne lub międzynarodowe;
6) dążenie do sukcesywnego zwiększania puli wynagrodzeń wypłacanych pracownikom
jednostki naukowej z tytułu prowadzenia badań naukowych lub prac rozwojowych;
7) sukcesywne rozbudowywanie posiadanej infrastruktury badawczej;
8) ponadto:
a) uczestnictwo w opracowaniu planowanych do uruchomienia przez NCBR programów
sektorowych,
b) promowanie wynalazków opracowanych przez Instytut,
c) działania zmierzające do wzrostu komercjalizacji wyników badań,
d) uzyskanie wyższego impact factor przez wydawane przez Instytut czasopismo naukowe,
e) wspólne zorganizowanie konferencji naukowej,
f) rozwój współpracy z zagranicą.
[Akta kontroli str. 383-388, 389-391]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
Ocena cząstkowa dotycząca organizacji i jakości pracy w Instytucie: pozytywna.
C.
JAKOŚĆ ZARZĄDZANIA.
1. Instrumenty wspierające jakość zarządzania.
Zarządzanie w Instytucie Technologii Drewna wspierane jest narzędziami, wśród których są:
regulacji wewnętrznych;
1) zbiór
13)
Decyzja Nr 324/KAT/2013 z dn. 23.10.2013 r.
Strona 7 z 16
2) systemy
jakości zbudowane w oparciu o wymagania norm:
ISO 9001:2008 – w zakresie prac naukowych, prac badawczo-rozwojowych, usług
badawczych, ekspertyz, opinii, doradztwa i szkolenia z zakresu przerobu drewna
i kompozytów opartych na tym surowcu, certyfikowany w 2010 r.14),
PN-EN ISO/IEC 17025:2005 w Zakresie Akredytacji Nr AB 088, obejmujący Laboratorium
Badania Drewna, Materiałów Drewnopochodnych, Opakowań, Mebli,
Konstrukcji i Obrabiarek15), certyfikowany od 15 listopada 1996 r.,
PN-EN 45011:2000 w Zakresie Akredytacji Nr AC 098, obejmujący Centrum Certyfikacji
Wyrobów Przemysłu Drzewnego16), certyfikowany od 8 listopada 2002 r.;
3) biznes plany tworzone dla podejmowanych przedsięwzięć, ale również dla rozwoju ITD;
4) analizy SWOT;
5) analizy systemowe, ekonomiczne i finansowe;
6) osiem zasad działania Pfettera i Suttona;
7) zarządzanie projektami;
8) network;
9) wywiady.
[Akta kontroli str. 364, 393-394, 645]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
2. Struktura organizacyjna Instytutu oraz akty wewnętrzne.
W okresie objętym kontrolą funkcje kierownicze w Instytucie pełnili:
Pan Władysław Strykowski – powołany przez Ministra Gospodarki na stanowisko Dyrektora
Instytutu17), na czas od 1 lipca 2012 r. do 30 czerwca 2016 r.;
Pani Ewa Ratajczak – powołana przez Dyrektora Instytutu z dniem 1 stycznia 2002 r. na
stanowisko Zastępcy Dyrektora ds. Naukowych18);
Pani Halina Marciniak-Drajewska – zatrudniona na stanowisku Głównego Księgowego19).
2.1. Statut.
Kontrolą objęto Statut Instytutu Technologii Drewna w Poznaniu, na podstawie którego
w 2015 r. działał Instytut, a który został pozytywnie zaopiniowany przez Radę Naukową20)
i zatwierdzony przez Ministra Gospodarki w dniu 14 marca 2011 r.
[Akta kontroli str. 397-398, 645-646]
2.2. Regulamin organizacyjny.
Kontrolą objęto obowiązujący w kontrolowanym okresie Regulamin organizacyjny wraz
z dokumentami wprowadzającymi, zmieniającymi oraz z uzgodnień jego treści i treści zmian do
niego wprowadzanych.
W okresie objętym kontrolą organizacja ITD unormowana była treścią Regulaminu organizacyjnego
w brzmieniu z dnia 29 maja 2014 r.21), zmienionym22) po pozytywnym zaopiniowaniu przez Radę
Naukową23) i zakładowe organizacje związkowe24).
14)
Potwierdzone Certyfikatem XXXXXXXXXXXXXXXXXX nr rej. 0198 100 00962 dn. 26.11.2013 r. ważnym
od 29.11.2013 r. do 28.11.2016 r.
15)
Potwierdzone Certyfikatem Akredytacji XXXXXXXXXXXXXXXXX Nr AB 088 z dn. 16.02.2011 r. ważnym
do dn. 20.02.2015 r. i z dn. 20.02.2015 r. ważnym do dn. 20.02.2019 r.
16)
Potwierdzone Certyfikatem Akredytacji XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Nr AC 098 z dn. 5.11.2014 r. ważnym
do dn. 7.11.2018 r.
17)
Pismo z dn. 6.06.2012 r., znak: DNP-IV-124-2/10/12.
18)
Pismo z dn. 12.12.2002 r., znak: DNK-121/286/2002.
19)
Umowa o pracę z dnia 1.04.2006 r.
20)
Uchwała Rady Naukowej z dn. 14.02.2011 r.
21)
Zaopiniowanym przez Radę Naukową (uchwała z dn. 28.05.2014 r.) i przez NSZZ „SOLIDARNOŚĆ” oraz
NSZZ Pracowników ITD na pismach z dn. 26.05.2014 r.
22)
Zarządzeniami Dyrektora z dn. 31.03.2015, 10.07.2015 r. i 18.12.2015 r.
23)
Odpowiednio uchwałą z dn.: 18.03.2015 r., 25.06.2015 r. i 15.12.2015 r.
24)
NSZZ „SOLIDARNOŚĆ” oraz NSZZ Pracowników ITD odpowiednio na pismach z dn. 18.03.2015 r.,
25.06.2015 r. i 15.12.2015 r.
Strona 8 z 16
W wyniku analizy treści Regulaminu organizacyjnego stwierdzono:
− wskazanie w nim podstawy prawnej działania Instytutu odmiennej niż wymienionej w Statucie
i na stronie internetowej ITD;
− błędne odesłania wskazane w § 4 ust. 12 i § 13 pkt 6.
W udzielonym Zespołowi kontrolującemu wyjaśnieniu25) stwierdzono, iż:
− pominięcie w Regulaminie organizacyjnym niektórych podstaw prawnych działania ITD
wymienionych w Statucie i na stronie internetowej ITD wynika najprawdopodobniej
z odwołania się w ww. Regulaminie do ww. Statutu, w którym podstawy te są wskazane.
Wskazane w Regulaminie odmienne podstawy funkcjonowania Instytutu nie mają istotnego
znaczenia, bowiem wszystkie inne istotne podstawy prawne działalności ITD zostały
w Regulaminie wymienione;
− błędne odesłania zawarte w Regulaminie organizacyjnym są przyczyną omyłki pisarskiej
powstałej na etapie ujednolicania tekstu regulacji.
[Akta kontroli str. 399-423, 646-647]
2.3. Regulamin Pracy.
Kontrolą objęto obowiązujący w kontrolowanym okresie Regulamin Pracy wraz z dokumentami
zmieniającymi oraz z uzgodnień treści tych zmian.
W 2015 r. w Instytucie obowiązywał Regulamin Pracy w treści zmienionej26) z dniem 21 lutego
2014 r. Wprowadzone zmiany stanowiły realizację zalecenia pokontrolnego sformułowanego27) po
kontroli przeprowadzonej28) w 2013 r.
Analiza Regulaminu Pracy oraz zarządzenia wprowadzającego powyższe zmiany wykazała, że:
1) w zarządzeniu wprowadzającym zmiany postanowiono, iż wchodzi w życie z dniem
podpisania, podczas, gdy zmiany do Regulaminu powinny być wprowadzane w tym samym
trybie co sam Regulamin, to jest powinny wejść w życie dwa tygodnie od dnia podania ich do
wiadomości pracowników;
2) w Regulaminie nie ustalono wykazu lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym
zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe, o którym mowa w art. 1041 § 1 pkt
7a Kp, pomimo iż z treści § 5 ust. 1 Regulaminu wynika możliwość ich zatrudnienia w ITD,
a w § 34 i 35 określono odpowiednio wykaz prac wzbronionych młodocianym i rodzaje prac
dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
3) w Regulaminie nie wskazano sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym,
które wiąże się z wykonywaną pracą, co winno być określone zgodnie z 1041 § 1 pkt 8 Kp;
4) w § 13 pkt 19 i pkt 26 Regulaminu umieszczono błędne odesłania.
W wyjaśnieniach29) przedstawionych Zespołowi kontrolującemu wskazano:
Ad 1) treść § 3 zarządzenia wprowadzającego zmiany do Regulaminu była i jest rozumiana przez
ITD jedynie w ten sposób, że „wejście w życie z dniem podpisania” dotyczy to tylko i wyłącznie
wejścia w życie samego zarządzenia, a wprowadzone tym zarządzeniem zmiany w regulaminie
pracy weszły w życie w terminie ustawowym, tj. zgodnie z ww. art. 1043 § 1 kodeksu pracy
i ww. § 48 regulaminu pracy ITD - dopiero po upływie 14 dni od daty podania ww.
zarządzenia z tekstem jednolitym do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty w ITD, które
to ogłoszenie nastąpiło w dniu podpisania ww. zarządzenia (tj. 21.02.2014 r.) a zatem zmiany
regulaminu pracy określone w ww. zarządzeniu weszły w życie dopiero w dniu 7.03.2016 r. (14
dnia licząc od dnia 21.02.2014 r.) i dopiero od tego dnia były stosowane w ITD w praktyce;
25)
Pismo Dyrektora ITD z dn. 13.04.2016 r. dot. odpowiedzi na pytania zawarte w mailu z dnia 11.04.2016 r.
Zarządzeniem nr 5/2014 Dyrektora ITD z dn. 21.02.2014 r. w spr. zmian w Regulaminie Pracy ITD w Poznaniu.
27)
w Wystąpieniu pokontrolnym z dn. 7.02.2014 r., który wpłynął do Instytutu w dn. 14.02.2014 r.
28)
w dniach 18÷22.11.2013 r. przez ministra nadzorującego w zakresie działalności finansowej, w tym
wydatkowania środków publicznych, organizacji i jakości pracy oraz jakości zarządzania Instytutem w 2012 r.
29)
Pismo z dn. 14.04.2016 r. Dyrektora ITD do Zespołu kontrolującego – wyjaśnienia w sprawie Regulaminu Pracy,
wyjaśnienia w sprawie umowy o zakazie konkurencji, wyjaśnienia w sprawie oświadczeń o bezstronności.
26)
Strona 9 z 16
ITD nie zatrudniał, nie zatrudnia i nie zamierza zatrudniać pracowników młodocianych,
dlatego w regulaminie pracy brak wykazu prac dozwolonych dla pracowników młodocianych
(art. 1041 § 1 pkt 7a kodeksu pracy);
Ad 3) sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą
określa § 20 pkt 2 regulaminu pracy zgodnie z którym, przed dopuszczeniem do pracy nowego
pracownika Instytut zobowiązany jest, przeszkolić go w zakresie bhp i ppoż. oraz w zakresie
instruktażu szczegółowego „na stanowisku pracy”. W ramach ww. szkolenia (instruktażu)
pracownik jest informowany o ryzyku zawodowym, co zostaje potwierdzone w stosownym
zaświadczeniu składanym przez pracownika w dziale Kadr, Płac i Spraw Socjalnych;
Ad 4) błędne odesłania w treści § 13 pkt. 19 i 26 stanowią oczywiste omyłki pisarsko-redakcyjne
powstałe w trakcie redagowania tekstu ujednoliconego Regulaminu.
W celu zbadania realizacji obowiązku wynikającego z treści § 3 Regulaminu analizą objęto akta
osobowe 23 pracowników zatrudnionych w 5 losowo wybranych komórkach organizacyjnych
ITD30) i stwierdzono, że stosowne oświadczenia zostały dołączone do akt wszystkich objętych
kontrolą pracowników.
[Akta kontroli str. 425-445, 647-648]
2.3. Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy.
Ad 2)
Kontrolą objęto Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy w treści obowiązującej w 2015 r. wraz
z dokumentami zmieniającymi i dokumentami z uzgodnień jego treści.
W ITD do dnia 31 marca 2015 r. obowiązywał Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy z dnia 15
marca 1989 r. w treści zmienionej 21 protokołami dodatkowymi, który został wypowiedziany
w dniu 29 grudnia 2014 r.31)
Z dniem 1 kwietnia 2015 r. wszedł w życie Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy zawarty w dniu
31 grudnia 2014 r. przez Dyrektora Instytutu i Niezależny Samorządny Związek Zawodowy
„Solidarność” przy Instytucie Technologii Drewna w Poznaniu i Niezależny Samorządny
Związek Zawodowy Pracowników Instytutu Technologii Drewna w Poznaniu32).
[Akta kontroli str. 447-454, 649]
2.4. Regulamin ZFŚS.
Kontrolą objęto Regulamin tworzenia i wykorzystania Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych w Instytucie Technologii Drewna w Poznaniu w treści obowiązującej w 2015 r. wraz
z dokumentami z uzgodnień jego treści oraz dokumentami z powołania Komisji Socjalnej.
W Instytucie został utworzony Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, którego zasady
tworzenia i dysponowania określono w Regulaminie tworzenia i wykorzystania Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych w Instytucie Technologii Drewna w Poznaniu33).
Na potrzeby obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Dyrektor Instytutu, powołał
Komisję Socjalną34).
[Akta kontroli str. 423, 455-460, 649-650]
30)
Dział Obsługi Badań i Współpracy z Zagranicą (NOB – 5 pracowników), Zakład Informacji i Promocji (TIN – 4
prac.), Zakład Ochrony Drewna (BOD – 5 prac.), Zakład Ekonomiki Drzewnictwa (BE – 5 prac.), Centrum
Certyfikacji Wyrobów Przemysłu Drzewnego (CCWPD – 4 prac.).
31)
Pismo z dnia 29.12.2014 r. (znak: DNK 121/152/2014) Dyrektora ITD do NSZZ „Solidarność” i NSZ
Pracowników ITD, powiadomienie z dn. 6.02.2015 r. nr rej. U-XXXXI/29/95 o zarejestrowaniu przez
Okręgowego Inspektora Pracy wypowiedzenia zakładowego układu pracy.
32)
Wpisany do Rejestru Zakładowych Układów Zbiorowych Pracy w dn. 6.02.2015 r. przez Okręgowego Inspektora
Pracy w Poznaniu pod numerem U-CMXXII/1039/15.
33)
Wprowadzony do stosowania, po wcześniejszym uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, w dn.
14.05.2015 r. zarządzeniem nr 6/2015 Dyrektora Instytutu, z datą obowiązywania od 1.01.2015 r.
34)
Po uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, zarządzeniem nr 4/2014 z dn. 19.02.2014 r.
Strona 10 z 16
2.5. Regulamin zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi, prawami
własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników badań naukowych
i prac rozwojowych.
Kontrolą objęto Regulamin prawnej ochrony własności intelektualnej Instytutu Technologii
Drewna35) wraz z dokumentami z uzgodnień jego treści.
W wyniku analizy treści Regulaminu stwierdzono, że nie określono w nim:
− zasad podziału środków uzyskanych z komercjalizacji między twórcą będącym pracownikiem
instytutu a tym instytutem,
− zasad i procedur komercjalizacji wyników badań naukowych i prac rozwojowych oraz knowhow związanego z tymi wynikami,
− zasad korzystania z majątku instytutu wykorzystywanego do komercjalizacji wyników badań
naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenia usług naukowo-badawczych,
czego wymaga treść art. 24 ust. 1 a ustawy oib.
W wyjaśnieniach36) udzielonych Zespołowi kontrolującemu wskazano, że wprowadzony do
stosowania w Instytucie Regulamin prawnej ochrony własności intelektualnej stanowi
wypełnienie obowiązku nałożonego w ustawie oib w zakresie dotychczas wypracowanym
w Instytucie. W związku z faktem, iż między innymi zapisy dotyczące komercjalizacji wyników
badań, przez stopień skomplikowania prawa krajowego i unijnego w tym zakresie wymagają
uzgodnień i konsultacji, także ze specjalistami, prawnikami specjalizującymi się w prawie
własności intelektualnej Rada Naukowa na posiedzeniu w dniu 25 czerwca 2015 r. podjęła
uchwałę opiniującą konieczność dalszych prac nad Regulaminem.
[Akta kontroli str. 268-269, 461-465, 650-651]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził wystąpienie uchybień formalnych.
3. Stan i struktura zatrudnienia.
Kontrolą objęto zmiany stanu i struktury zatrudnienia w Instytucie, w poszczególnych grupach
pracowników, w roku 2015 w porównaniu z latami 2013 i 2014.
W wyniku analizy stanu zatrudnienia liczonego w etatach37) stwierdzono w 2015 r. zwiększenie
ilości pracowników w grupie pracowników naukowych kosztem zatrudnienia w grupie
pracowników administracyjno-ekonomicznych i inżynieryjno-technicznych.
Zgodnie z informacją udzieloną przez Dyrektora, Instytut bieżąco monitoruje stan zatrudnienia
i podejmuje starania celem uniknięcia zjawiska tak zwanej luki pokoleniowej.
[Akta kontroli str. 374, 651]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
4. Umowy o zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Instytutu przez
pracowników naukowych, badawczo-technicznych, inżynieryjno-technicznych
i członków Kierownictwa Instytutu oraz podejmowanie dodatkowego zatrudnienia
przez pracowników.
Kontrolą objęto umowy o zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Instytutu
przez pracowników naukowych, badawczo-technicznych, inżynieryjno-technicznych i członków
Kierownictwa Instytutu oraz przyjęte w ITD rozwiązania dotyczące dodatkowego zatrudnienia.
W Instytucie przygotowano wzór Umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy,
która zawierana jest z pracownikami naukowymi, badawczo-technicznymi i inżynieryjnotechnicznymi, a z treści której wynika, że pracownik zobowiązuje się:
35)
Wprowadzony zarządzeniem Dyrektora nr 17/2014 z dn. 21.07.2014 r. w spr. wprowadzenia Regulaminu
prawnej ochrony własności intelektualnej ITD.
36)
Pismo z dn. 14.04.2016 r. Dyrektora ITD do Zespołu kontrolującego dot. Regulaminu prawnej ochrony własności
intelektualnej Instytutu Technologii Drewna.
37)
Stan i struktura zatrudnienia w Instytucie w osobach – informacja Dyrektora Instytutu dla Zespołu kontrolującego.
Strona 11 z 16
− nie prowadzić działalności konkurencyjnej, ani działalności na rzecz podmiotu prowadzącego
działalność konkurencyjną względem Instytutu,
− nie świadczyć pracy stanowiącej działalność konkurencyjną w stosunku do działalności
prowadzonej przez Instytut,
chyba że otrzyma na nią wcześniej pisemną zgodę Dyrektora. Zgodnie z treścią art. 47 ust. 1 i 5÷7
ustawy oib zatrudnionego w instytucie badawczym obowiązuje bezwarunkowy zakaz prowadzenia
działalności konkurencyjnej wobec instytutu. Naruszenie zakazu stanowi podstawę do rozwiązania
stosunku pracy w instytucie będącym podstawowym miejscem pracy.
Jak wyjaśniono29) Zespołowi kontrolującemu: w ocenie ITD nie zachodzi niezgodność treści § 2
ust. 2 wzoru umowy o zakazie konkurencji z treścią art. 47 ust. 5. ustawy o instytutach
badawczych, bowiem z treści ww. przepisu, pracownika naukowego w okresie trwania stosunku
pracy obowiązuje zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec instytutu, jedynie
w zakresie określonym w odrębnej umowie.
Skoro umowa o zakazie konkurencji przewiduje w § 2 ust. 2 możliwość uzyskania zgody
Dyrektora ITD na jednorazowe lub ograniczone czasowo wykonanie dzieła lub usługi
o charakterze konkurencyjnym, to uznać należy że taka zgoda jest równoznaczna z uznaniem
takiego działania za niezagrażające w swej istocie interesom ITD, które nie będzie naruszać
zakazu wynikającego z art. 47 ust. 5 ww. ustawy.
Równocześnie wyjaśniam, w przypadku osób z którymi ITD podpisało umowy o zakazie
konkurencji z ww. zapisem § 2 ust. 2, dotychczas Dyrektor ITD nie udzielił nikomu żadnej zgody
o której mowa w tym punkcie umowy.
Mając na uwadze zgłoszone przez Kontrolujących zastrzeżenia co do mocy i skuteczności
prawnej ww. zapisu § 2 ust. 2 ww. wzoru umowy, w nowych umowach które będą zawierane
z pracownikami ITD, zapis ten zostanie pominięty.
W Instytucie zasady podejmowania dodatkowego zatrudnienia przez pracowników unormowano
zapisem w § 5 ust. 3 Regulaminu Pracy zgodnie z którym pracownik naukowy, badawczotechniczny i inżynieryjno-techniczny zobowiązany jest do poinformowania Dyrektora Instytutu
o zamiarze podjęcia dodatkowego zatrudnienia w ramach stosunku pracy lub prowadzenia
działalności gospodarczej i uzyskania na to jego wcześniejszej zgody.
W ITD wprowadzono dla wszystkich pracowników Instytutu obowiązek oświadczenia
o zachowaniu w poufności informacji nabytych w związku z wykonywaną w Instytucie pracą.
Spełnienie obowiązku zawarcia Umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy
oraz złożenia oświadczenia zweryfikowano na podstawie analizy akt osobowych 23 pracowników
zatrudnionych w 5 losowo wybranych komórkach organizacyjnych ITD30) oraz Członków
Kierownictwa Instytutu i stwierdzono, że przedmiotowe dokumenty zostały dołączone do akt
wszystkich pracowników objętych obowiązkiem ich sporządzenia.
[Akta kontroli str. 445, 467-471, 651-653]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził wystąpienie uchybienia formalnego.
5. Rada Naukowa Instytutu oraz jej działalność.
Kontrolą objęto regulacje dotyczące wyborów i funkcjonowania Rady Naukowej, dokumentację
z wyborów do Rady oraz z realizacji przez Radę zadań wymienionych w art. 29 ust. 2 ustawy oib.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie działała Rada Naukowa kadencji VII 2012-2016,
wybrana38) w dniu 17 października 2012 r.
Rada ukonstytuowała się na posiedzeniu w dniu 5 grudnia 2012 r. na którym uchwaliła Regulamin
Rady Naukowej Instytutu Technologii Drewna VII kadencji w latach 2012-201639). Skład Rady
38)
Na podstawie zarządzenia nr 6/2012 z dn. 5.07.2012 r., wprowadzającego Regulamin wyborów do Rady Naukowej
Instytutu Technologii Drewna w Poznaniu oraz uzupełniania składu Rady Naukowej w trakcie kadencji.
39)
Pkt 4 Protokołu z I posiedzenia Rady Naukowej Instytutu Technologii Drewna VII Kadencji w Poznaniu, które
odbyło się 5 grudnia 2012r., uchwała Rady Naukowej z dn. 5.12.2012 r.
Strona 12 z 16
Naukowej w związku z rozwiązaniem stosunku pracy uległ zmianie z dniem 1 kwietnia 2013 r.40),
a w związku z odwołaniem jednego z członków po raz kolejny z dniem 31 maja 2014 r.41).
Analiza treści Regulaminu Rady Naukowej wykazała, że wśród wymienionych w nim zadań
Rady nie wskazano opiniowania regulaminu zarządzania prawami autorskimi i prawami
pokrewnymi oraz prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników badań
naukowych i prac rozwojowych, to jest zadania przypisanego Radzie od dnia 1 października
2014 r. zapisami art. 24 ust. 1a i art. 29 ust. 2 pkt 17 ustawy oib.
Zgodnie z przedstawionymi Zespołowi kontrolującemu wyjaśnieniami Rada jest uprawniona do
zajmowania stanowiska we wszystkich sprawach dotyczących Instytutu co zostało wskazane
w § 2 Regulaminu Rady Naukowej.
W 2015 r. Rada Naukowa uczestniczyła we wszystkich pracach prowadzonych w Instytucie,
o których mowa w art. 29 ust. 2 ustawy oib42).
[Akta kontroli str. 473-498, 653-654]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził wystąpienie uchybienia formalnego.
6. Okresowe oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników naukowych
i badawczo-technicznych Instytutu.
Kontrolą objęto regulacje dotyczące przeprowadzania w ITD okresowej oceny dorobku
naukowego i technicznego pracowników naukowych i badawczo-technicznych oraz
dokumentację z oceny przeprowadzonej w 2015 r.
W 2015 r. Komisja ds. okresowej oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników
naukowych i badawczo-technicznych43) dokonała44) indywidualnej oceny pięciu pracowników.
Ocenę przeprowadzono w oparciu o arkusze dorobku naukowego i technicznego, Regulamin trybu
okresowej oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników naukowych i badawczotechnicznych ITD45) oraz zaopiniowany przez Radę46) system okresowych ocen i system punktacji do
Regulaminu. Wyniki oceny przedłożono Radzie Naukowej na posiedzeniu w dniu 15 grudnia 2015 r.
Rada po zapoznaniu się z nimi, po tajnym głosowaniu podjęła uchwałę aprobującą sumaryczne ilości
punktów wymaganych do uzyskania przez pracownika odpowiedniej oceny dorobku naukowego
i technicznego oraz pojęła stosowne uchwały dotyczące ocen poszczególnych pracowników.
Po zakończeniu oceny dokumentacja z oceny – to jest kwestionariusze oceny przekazano do
komórki odpowiedzialnej za prowadzenie spraw związanych z kadrami, płacami i sprawami
socjalnymi, a uchwały Rady do poszczególnych ocen dołączono do akt osobowych ocenianych
pracowników.
Weryfikację powyższego przeprowadzono analizując akta osobowe 23 pracowników
zatrudnionych w 5 losowo wybranych komórkach organizacyjnych ITD30) i stwierdzono, że
stosowne uchwały dołączone zostały do akt wszystkich pracowników poddanych kontroli,
a objętych oceną okresową.
[Akta kontroli str. 499-506, 654-655]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
7. Powołanie komisji dyscyplinarnej i rzecznika dyscyplinarnego.
Kontrolą objęto dokumentację z powołania Komisji dyscyplinarnej i wyborów Rzecznika
dyscyplinarnego.
40)
Pismo Przewodniczącego Rady Naukowej z dn. 13.05.2013 r. znak: NOB-0741/3/ /2013.
Pisma Ministra Gospodarki z dn. 26 maja 2014 r. (znak: DNP-IV-077-1/16/14) odwołujące członka Rady i (znak:
DNP-IV-077-1/11/14) powołujące nowego członka Rady.
42)
Wykaz uchwał podjętych przez Radę Naukową ITD w latach 2014-2015.
43)
Powołana przez Radę Naukową uchwałą z dn. 3.07.2013 r.
44)
Zgodnie z zarządzeniem nr 11/2015 Dyrektora z dn. 30.09.2015 r. w spr. okresowej oceny dorobku naukowego
i technicznego pracowników naukowych i badawczo-technicznych ITD.
45)
wprowadzonego z dn. 6.03.2014 r. zarządzeniem Dyrektora nr 9/2014, po pozytywnym zaopiniowaniu przez
Radę Naukową (uchwała z dn. 3.07.2013 r.).
46)
Uchwałami z dn. 18.12.2013 r.
41)
Strona 13 z 16
Okres objęty kontrolą zawierał się w kadencji:
Komisji dyscyplinarnej
powołanej zgodnie z zapisami Statutu przez Dyrektora Instytutu
w dniu 20 marca 2014 r.47);
Rzecznika dyscyplinarnego wybranego przez Radę Naukową na posiedzeniu w dniu 3 lipca 2013 r.48)
[Akta kontroli str. 507-510, 655-656]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
8. Okresowe kontrole obiektów budowlanych oraz prowadzenie książek obiektów
budowlanych dla użytkowanych obiektów.
Kontrolą objęto książki obiektów budowlanych prowadzone dla budynków użytkowanych przez
Instytut wraz z dokumentacją z okresowych kontroli tych budynków i instalacji, w które zostały
wyposażone, wskazanych w art. 62 ustawy Prawo budowlane.
Instytut Technologii Drewna jest właścicielem 14 budynków posadowionych w Poznaniu przy
ul. Winiarskiej 1. Analiza dokumentacji z okresowych kontroli tych budynków i instalacji,
w które zostały wyposażone wykazała, że w okresie objętym kontrolą:
1) wszystkie budynki i instalacje w nich zamontowane poddawane były wymaganym, okresowym
kontrolom49), z wyłączeniem badań instalacji elektrycznej w budynku A, która poza jednym
fragmentem powinna być poddana kolejnej kontroli nie później niż w styczniu 2016 r.;
2) wymagane, okresowe kontrole budynków i instalacji, w które zostały wyposażone przeprowadzane
były przez osoby legitymujące się stosownymi uprawnieniami i wiedzą w przedmiotowym
zakresie poza osobą przeprowadzającą badania instalacji wodnej przeciwpożarowej
i dokonującej przeglądu i konserwacji sprzętu przeciwpożarowego (gaśnice);
3) w wielu przypadkach stwierdzone usterki Instytut usuwa we własnym zakresie, jednak nie
wszystkie, usuwane są przed kolejną kontrolą np.:
− instalacja odgromowa na budynku A – od 2013 r. niezgodna z obowiązującymi przepisami,
− nieprawidłowości związane z przewodami kominowymi i wentylacyjnymi w budynku A, G/D,
− usterki instalacji elektrycznej stwierdzone w 2011 r. w budynku A50), E51), F52), J53), K54)
warunkujące dopuszczenie do użytkowania instalacji od usunięcia usterek;
4) okresowe kontrole stanu technicznego budynków były niewłaściwie dokumentowane, co nie
zostało właściwie zweryfikowane przez przedstawiciela zarządcy budynku – przykładem są
sprzeczne:
− zapisy w części opisowej protokółów, gdzie corocznie stwierdzano w danym obszarze „bez
uwag” po czym w części Wnioski i zalecenia dokumentowano zalecenia do wykonania
w tym obszarze, bądź odwrotnie,
− zapisy w części Orzeczenie.
[Akta kontroli str. 511-644, 656-662]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził wystąpienie uchybień.
9. Realizacja zaleceń pokontrolnych z poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez
ministra nadzorującego.
Kontrolą objęto realizację zaleceń pokontrolnych sformułowanych27) po kontroli
przeprowadzonej28) w 2013 r. i stwierdzono zrealizowanie wszystkich przedmiotowych zaleceń.
47)
Zarządzeniem nr 11/2014, po pozytywnym zaopiniowaniu kandydatów przez Radę Naukową na posiedzeniu
w dn. 19.03.2014 r. – uchwała Rady Naukowej z dn. 19.03.2014 r., Protokóły komisji skrutacyjnej z tajnego
głosowania na V posiedzeniu Rady Naukowej ITD VII kadencji w dn. 19.03.2014 r.
48)
Uchwała Rady Naukowej z dn. 3.07.2013 r., Protokół komisji skrutacyjnej z tajnego głosowania na III
posiedzeniu Rady Naukowej ITD VII kadencji w dn. 3.07.2013 r.
49)
o których mowa w art. 62 ustawy Prawo budowlane z dn. 7.07.1994 r. (Dz. U. z 2013 r., poz. 1409, z późn. zm.).
50)
Nieprawidłowy dobór zabezpieczeń zwarciowych, brak opisu rozdzielni, brak dołączenia zabezpieczenia
przeciwporażeniowego, uszkodzenie lampy.
51)
zablokowanie na stałe 2 wyłączników głównych w rozdzielni i uszkodzenie mechaniczne 3 gniazd.
52)
Nieprawidłowy dobór bezpieczników.
53)
Nieprawidłowo zainstalowana lampa – wisząca na przewodach zasilających.
54)
Nieprawidłowo zamocowany wyłącznik oświetlenia, prowizoryczna instalacja zasilająca gniazda 1 i 3 fazowe
i brak opisu rozdzielni.
Strona 14 z 16
Szczegółowy opis wyników realizacji zaleceń zawarto w powyższych opisach skontrolowanych
obszarów.
[Akta kontroli str. 347-362, 662-663]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie nie stwierdził nieprawidłowości ani uchybień.
Ocena cząstkowa dotycząca jakości zarządzania w Instytucie: pozytywna z uchybieniami.
VI. OCENA
SKONTROLOWANEJ
DZIAŁALNOŚCI,
STWIERDZONYCH NIEPRAWIDŁOWOŚCI.
ZAKRES,
PRZYCZYNY
I
SKUTKI
Zespół kontrolujący ocenia pozytywnie z uchybieniami55) działalność Instytutu, w zakresie
objętym kontrolą. Powyższą ocenę uzasadniają ustalenia zawarte w poszczególnych obszarach
objętych kontrolą.
W wyniku kontroli działalności Instytutu objętej zakresem przedmiotowym kontroli stwierdzono
następujące uchybienia:
1. Stosowanie nieaktualnego wzoru dokumentu Rachunek, wystawianego przez wykonawcę prac.
2. W Regulaminie organizacyjnym:
− wskazano podstawę prawną działania Instytutu odmienną niż w Statucie i na stronie
internetowej ITD;
− w § 4 ust. 12 i § 13 pkt 6 zamieszczono błędne odesłania do zapisów Regulaminu.
3. W zarządzeniu wprowadzającym zmiany do Regulaminu Pracy nie wskazano jednoznacznie
daty ich wejścia w życie.
4. W Regulaminie Pracy:
− nie ustalono wszystkich aspektów wymienionych w art. 1041 § 1 Kodeksu Pracy,
− w § 13 pkt 19 i pkt 26 umieszczono błędne odesłania.
5. W Regulaminie prawnej ochrony własności intelektualnej Instytutu Technologii Drewna nie
unormowano wszystkich obszarów wymienionych w treści art. 24 ust. 1 a ustawy oib.
6. Treść zawieranej z pracownikami naukowymi, badawczo-technicznymi i inżynieryjnotechnicznymi Umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy dopuszcza, za
wcześniejszą, pisemną zgodą Dyrektora, podjęcie działalności bądź świadczenie pracy,
stanowiącej działalność konkurencyjną, co jest niezgodne z treścią art. 47 ust. 1 i 5÷7 ustawy oib.
7. W Regulaminie Rady Naukowej wśród wymienionych zadań Rady nie wskazano
opiniowania regulaminu zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi oraz
prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników badań naukowych
i prac rozwojowych.
8. Brak aktualnej, prowadzonej co najmniej raz na pięć lat kontroli okresowej instalacji
elektrycznej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków
ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów
w budynku A.
9. Usterki, stwierdzone podczas okresowych kontroli stanu technicznego budynków bądź
zamontowanych w nich instalacji nie były niezwłocznie usuwane.
10. Zapisy w dokumentacji z przeprowadzonych okresowych kontroli stanu technicznego
budynków bądź zamontowanych w nich instalacji nie były właściwie weryfikowane.
Na podstawie dokonanych ustaleń Zespół kontrolujący ocenia, że stwierdzone uchybienia mają
charakter formalny.
55)
Ocena działalności Instytutu jest dokonywana przez Ministerstwo Gospodarki według 4 stopniowej skali ocen:
ocena pozytywna, pozytywna z uchybieniami, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości i ocena
negatywna.
Strona 15 z 16
Fakt przeprowadzenia kontroli w Instytucie odnotowano w Książce kontroli Instytutu pod
pozycją 1/2016.
VII. ZALECENIA POKONTROLNE.
Biorąc pod uwagę ustalenia kontroli zalecam:
1. Stosować aktualny wzór dokumentu Rachunek, wystawianego przez wykonawcę prac
w ramach zawieranych umów cywilnoprawnych.
2. Ujednolicić informacje o podstawach prawnych funkcjonowania Instytutu w regulacjach
wewnętrznych i materiałach promujących wiedzę o ITD.
3. Skorygować błędne odesłania występujące w Regulaminie organizacyjnym i Regulaminie
Pracy.
4. Ustalić w Regulaminie Pracy wszystkie aspekty wskazane w art. 1041 ust. 1 Kodeksu pracy.
5. Jednoznacznie wskazywać datę wejścia w życie wprowadzanej regulacji wewnętrznej.
6. Zintensyfikować działania celem jak najszybszego unormowania w Regulaminie prawnej
ochrony własności intelektualnej Instytutu Technologii Drewna wszystkich obszarów
wymienionych w treści art. 24 ust. 1 a ustawy oib.
7. Wyeliminować z treści Umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy zapisy
mogące sugerować możliwość warunkowego podjęcia działalności gospodarczej bądź
zatrudnienia, którego przedmiotem mogłaby być działalność konkurencyjna względem
przedmiotu działalności Instytutu.
8. Uzupełnić zawarty w Regulaminie Rady Naukowej wykaz zadań Rady o wymienione w art.
29 ust. 2 ustawy oib, a realizowane w ITD.
9. Przeprowadzać, po każdej okresowej kontroli stanu technicznego budynków bądź instalacji,
w które zostały wyposażone, analizę treści protokołów z tych kontroli, a w przypadku
stwierdzenia usterek, ustalić harmonogram ich usunięcia i osoby odpowiedzialne za
wykonanie napraw.
Przedstawiając powyższe uprzejmie proszę Pana Dyrektora o poinformowanie o sposobie
realizacji zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich
niepodjęcia, w terminie 21 dni od dnia otrzymania niniejszego Wystąpienia pokontrolnego.
Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach:
Egz. Nr 1 – Instytut Technologii Drewna.
Egz. Nr 2 – Biuro Kontroli.
…………….............………………
(podpis, data)
Strona 16 z 16