tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA
W ŁODZI
Numer egzemplarza:
1
PROTOKÓŁ
KONTROLI DORAŹNEJ W ZAKRESIE ZAMÓWIEŃ
PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana:
Starostwo Powiatowe
w Piotrkowie Trybunalskim
Termin kontroli: 29.06-1.07.2004 roku
Kontrolujący (imię,
Urszula Piekarska - starszy inspektor
nazwisko, stanowisko
Wanda Jeziorska – młodszy inspektor
służbowe):
Numer i data upoważnienia:
WK 601-2/28/2005
z dnia 23.06.2004 roku
Uwaga!
Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie
z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz.1198), z
ograniczeniami wynikającymi z art.5 tej ustawy.
PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ
PRZEPROWADZONEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
I.
INFORMACJE WSTĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
2
Powiat Piotrkowski zajmuje powierzchnię 1.428 km . Położony jest w centralnej części Polski,
w południowo-wschodniej części województwa łódzkiego.
W skład Powiatu wchodzi: miasto i gmina Sulejów oraz gminy: Aleksandrów, Czarnocin,
Gorzkowice, Grabica, Łęki Szlacheckie, Moszczenica, Ręczno, Rozprza, Wola Krzysztoporska
i Wolbórz.
Wg stanu na dzień 31.12.2003 roku liczba ludności wynosiła ogółem 90.217 osób, w tym:
45.944 kobiet i 44.273 mężczyzn.
Na koniec maja 2005 roku zarejestrowano 5.453 bezrobotnych, w tym: 2.766 kobiet
i 2.687 mężczyzn.
Długość dróg powiatowych wynosi 571,7 km, w tym: długość dróg wiejskich wynosi 557,7 km
oraz długość dróg miejskich wynosi 14 km.
Siedziba Starostwa Powiatowego mieści się w Piotrkowie Trybunalskim przy Alei 3 Maja 33.
Starostwo posiada następujące numery statystyczne: NIP 771-23-83-969, REGON 590650130.
II.
USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodniczący Rady Powiatu
Przewodniczącym Rady Powiatu Piotrkowskiego jest BOGDAN KAZUB wybrany uchwałą nr
I/2/02 Rady Powiatu Piotrkowskiego z dnia 18 listopada 2002 roku.
Wiceprzewodniczącym Rady Powiatu Piotrkowskiego jest MIROSŁAW KACPRZYK wybrany
uchwałą nr I/3/02 Rady Powiatu w Piotrkowie Trybunalskim z dnia 18 listopada 2002 roku.
Starosta i pozostali członkowie Zarządu Powiatu
Starostą Piotrkowskim jest STANISŁAW CUBAŁA wybrany uchwałą nr I/4/02 Rady Powiatu
w Piotrkowie Trybunalskim z dnia 18 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Starosty Powiatu
Piotrkowskiego.
Wicestarostą jest GRZEGORZ ADAMCZYK wybrany uchwałą nr I/5/02 Rady Powiatu
w Piotrkowie Trybunalskim z dnia 18 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Wicestarosty
Powiatu Piotrkowskiego.
Ponadto członkami Zarządu Powiatu Piotrkowskiego są: JÓZEF KORPAS i ALOJZY
WŁODARCZYK wybrani uchwałą nr I/6/02 Rady Powiatu w Piotrkowie Trybunalskim z dnia 18
listopada 2002 roku.
Skarbnik Powiatu
Skarbnikiem Powiatu jest JANUSZ MISZTELA powołany
Piotrkowskiego nr III/12/98 z dnia 22 grudnia 1998 roku.
uchwałą
Rady
Powiatu
Sekretarz Powiatu
Sekretarzem Powiatu Piotrkowskiego jest STANISŁAW KOPEĆ powołany uchwałą Rady
Powiatu Piotrkowskiego nr III/11/98 z dnia 22 grudnia 1998 roku.
_____________________________________________________
2
PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ
PRZEPROWADZONEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2. POWIATOWE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE
I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Wykaz jednostek organizacyjnych Powiatu Piotrkowskiego stanowi załącznik nr 1 do
protokołu kontroli.
3. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE
Statut Powiatu
Uchwałą Rady Powiatu Piotrkowskiego nr III/10/98 z dnia 22 grudnia 1998 roku roku
uchwalono Statut Powiatu Piotrkowskiego.
Regulamin organizacyjny Starostwa
Strukturę organizacyjną i zasady działania Starostwa Powiatowego określa Regulamin
organizacyjny przyjęty uchwałą nr III/22/2002 Rady Powiatu w Piotrkowie Tryb.
z dnia 30 grudnia 2002 roku.
4. URZĄDZENIA KSIĘGOWE
Kontrolowana
stosowania:
jednostka
posiada
unormowania
wewnętrzne,
które
wprowadzono
do
1) zarządzeniem nr 4/2000 Starosty Powiatu Piotrkowskiego z 21 marca 2004 roku
w sprawie ustanowienia następujących instrukcji:
a) instrukcję obiegu dowodów księgowych,
b) instrukcję kasową,
c) instrukcję w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji;
2) zarządzeniem nr 9/2002 Starosty Powiatu Piotrkowskiego z dnia 21 maja 2002 roku
ustanowiono zakładowy plan kont.
Kontrolującym przedłożono „Wykaz ksiąg rachunkowych prowadzonych przez Starostwo
Powiatowe w Piotrkowie Tryb:
-
dziennik główna,
-
księgi pomocnicze,
-
zestawienie obrotów i sald.
Wykaz powyższy nie posiada daty, nie podaje również informacji do jakiego dokumentu jest
załącznikiem. Przedłożony „Wykaz ksiąg rachunkowych” stanowi załącznik nr 2 do
protokołu.
Ustalono, że w Wydziale Finansowo-Księgowym w Starostwie prowadzone są następujące
urządzenia (księgi) księgowe:
1) dziennik główna dla budżetu Powiatu,
2) dziennik główna dla Starostwa Powiatowego,
3) zestawienia obrotów i sald dla Powiatu,
4) zestawienia obrotów i sald dla Starostwa,
5) ewidencja analityczna do kont 240,132, 135,140,222, 223 i innych,
6) urządzenia pomocnicze- rejestry,
_____________________________________________________
3
PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ
PRZEPROWADZONEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
7) księgi pomocnicze-ewidencja majątkowa.
III.
USTALENIA SZCZEGÓŁOWE
Niniejsza kontrola obejmuje zamówienie publiczne na zakup samochodu osobowego Opel
Vectra i prawidłowość zabezpieczenia środków finansowych w budżecie na realizację
zamówienia w roku 2004.
1. Unormowania wewnętrzne dotyczące zamówień publicznych
A) Zarząd Powiatu uchwałą nr 38/2003 z dnia 19 maja 2003 roku ustalił zasady i tryb
postępowania w postępowaniach o zamówienie publiczne w Starostwie Powiatowym
w Piotrkowie Tryb. i podległych jednostkach organizacyjnych, które zawarte są w
załączniku do niniejszej uchwały.
B) Starosta Powiatu Piotrkowskiego zarządzeniem nr 15/2003 ustalił szczegółowe zasady
powoływania w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie Tryb. oraz w podległych jednostkach
organizacyjnych członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy. Załącznikiem nr 6 do
zarządzenia nr 15/2003 jest “Regulamin pracy komisji przetargowych powoływanych do
przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie Tryb”.
C) Starosta Powiatu Piotrkowskiego zarządzeniem nr 1/2004 z dnia 26 stycznia 2004 roku
zmienił zarządzenie nr 15/2003.
Powyższe unormowania stanowią załącznik nr 3 do protokołu.
2.Zamówienie publiczne na zakup samochodu osobowego
Wartość szacunkowa zamówienia – 85.000,00 zł.
Wartość szacunkowa zamówienia – 21.004,25 euro.
Kontrolującym przedłożono następującą dokumentację dotyczącą zamówienia publicznego:
1. Określenie przedmiotu i wartości zamówienia.
Dokument nie posiada daty sporządzenia i nie został podpisany przez upoważnionych
pracowników. Treścią dokumentu jest wyliczenie wartości szacunkowej zamówienia,
którego przedmiotem jest samochód osobowy. Wartość szacunkowa zamówienia została
ustalona na podstawie przybliżonych cen samochodów różnych marek o zbliżonych
parametrach i standardzie, uzyskanych w salonach sprzedaży oraz na stronach
internetowych. Przybliżona wartość uzyskana po uśrednieniu cen różnych marek wyniosła
85.000,00 zł (85.000 zł : 4,0468 zł -wartość 1 euro- stanowi to 21.004,25 euro).
2. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym ukazało się na stronie internetowej Powiatu
Piotrkowskiego w dniu 29 marca 2004 roku i na tablicy ogłoszeń w siedzibie
zamawiającego. Na ogłoszeniu brak adnotacji o terminie wywieszenia w siedzibie
jednostki. Treść ogłoszenia zawiera następujące informacje: Zarząd Powiatu w Piotrkowie
Tryb. ogłasza przetarg nieograniczony na zakup samochodu osobowego o wartości poniżej
60.000 euro. Specyfikację istotnych warunków zamówienia można odbierać w siedzibie
Starostwa Powiatowego. Przedmiotem zamówienia jest samochód osobowy – fabrycznie
nowy (rok produkcji 2004, dopuszczono również rok produkcji 2003), który będzie spełniał
wymogi zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Termin wykonania
zamówienia: 14 dni od dnia podpisania umowy. Podpisanie umowy nastąpi po upływie 7
dni od dnia powiadomienia o wyborze oferty. Przewidywany termin podpisania umowy: 19
kwietnia 2004 roku. W postępowaniu mogą wziąć udział osoby, które nie podlegają
wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 oraz spełniający warunki wynikające z art. 22
ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U nr 19 poz.
177 z późn. zm.) oraz akceptujące warunki zawarte w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia. Spełnienie tych warunków należy poświadczyć stosownymi oświadczeniami.
_____________________________________________________
4
PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ
PRZEPROWADZONEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kryteria oceny ofert: cena – 100%. Termin składania ofert wyznaczono na dzień 9 kwietnia
2004 do godz. 10:00. Ogłoszenie podpisał Stanisław Cubała – Starosta Powiatu
Piotrkowskiego. Ogłoszenia nie opatrzono żadną datą.
3. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia opisuje przedmiot zamówienia. Jest to
samochód osobowy fabrycznie nowy, który w minimalnym wyposażeniu będzie zawierał:
3
silnik benzynowy o pojemności minimalnej 1800 cm , nadwozie typu sedan lub zbliżone,
rejestrowany na 5 osób, kolor metalik, lusterka i zderzaki w kolorze nadwozia, poduszki
powietrzne dla kierowcy i pasażerów, wspomaganie kierownicy, ABS, automatyczna
klimatyzacja, elektrycznie sterowane szyby i lusterka, regulacja fotela kierowcy, centralny
zamek, radioodtwarzacz CD z głośnikami. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.
Termin wykonania zamówienia 14 dni od dnia podpisania umowy. Umowa zostanie
podpisana po upływie 7 dni od dnia powiadomienia o wyborze oferty. Wraz z ofertą każdy z
oferentów musi złożyć oświadczenie stanowiące załącznik nr 2 do specyfikacji. W
postępowaniu mogą brać udział osoby oferenci, którzy nie podlegają wykluczeniu na
podstawie art. 24 ust. 1 i 2 oraz spełniający warunki z art. 22 ust. 1 ustawy oraz
akceptujący warunki zawarte w SIWZ. Ofertę należy sporządzić w jednym egzemplarzu, z
wykorzystaniem formularza stanowiącego załączniki nr 1 i 2 do specyfikacji. Do oferty
należy dołączyć szczegółowy opis oferowanego samochodu w celu stwierdzenia spełnienia
warunków postawionych w punkcie 3 niniejszej specyfikacji.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą cenę uwzględniającą
wszystkie udzielone upusty, rabaty oraz odpowiadająca wszystkim warunkom postawionym
przez zamawiającego w niniejszej specyfikacji. W cenie należy uwzględnić całość
wyposażenia dodatkowego oferowanego w pojeździe. Istotne postanowienia dla stron,
które zostaną wprowadzone do umowy: zapłata zostanie dokonana przelewem, odbiór
samochodu nastąpi w siedzibie oferenta po okazaniu dowodu przelewu. Sprzedający
zapewnia bezpłatny serwis gwarancyjny na okres zgodny z oferowanym przez producenta
samochodu. Specyfikację istotnych warunków zamówienia podpisał Starosta Powiatu
Piotrkowskiego Stanisław Cubała. Do specyfikacji załączono do wypełnienia 2 załączniki –
nr 1 o przedmiocie zamówienia i cenie, nr 2 – oświadczenie z art. 22 ust. 1.
4. Specyfikację pobrała 1 firma, która potwierdziła odbiór specyfikacji.
5. Nie powoływano komisji przetargowej. Przetarg przeprowadzili pracownicy Starostwa –
Stanisław Cubała – Starosta i Paweł Opala - inspektor, którzy oświadczyli, że nie podlegają
wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy Prawo zamówień
publicznych.
6. Na przetarg wpłynęła 1 oferta od firmy “TRAX” Sp. z o.o. Łódź, Żeligowskiego, która
zaoferowała do sprzedaży samochód Opel Vectra Comfort – rok produkcji 2003, cena
ofertowa – zawiera koszt dodatkowego wyposażenia oraz udzielone upusty i rabat. Cena
brutto 66.885,00 zł. Załącznik do SIWZ podpisał prokurent Janusz Illukowicz –
upoważniony do występowania w imieniu oferenta, który złożył oświadczenie z art. 22 ust. 1
ustawy Prawo zamówień publicznych.
7. Według protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – sygn. FK.IV.34313/2004, z dnia 13 kwietnia 2004 roku - do udziału w postępowaniu przystąpiła jedna firma
“TRAX” Sp. z o.o. Łódź, ul. Żeligowskiego 36, która zaoferowała do sprzedaży samochód
marki Opel Vectra wyprodukowany w 2003 roku, który spełniał wszystkie wymogi zawarte
w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, za łączną cenę brutto: 66.885 zł. Oferta
była zgodna z wymogami zamawiającego zawartymi w SIWZ i uznano ją za ważną i
zgodnie z art. 91 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający udzielił
zamówienia ww. firmie. Protokół zatwierdził Starosta Powiatu Stanisław Cubała (brak daty).
8. W dniu 13 kwietnia 2004 pismem nr FK.IV.3431-3/2004 Zarząd Powiatu Piotrkowskiego
poinformował “TRAX” Sp. z o.o. Łódź o wyborze oferty tej firmy.
9. Umowę kupna – sprzedaży zawarto w dniu 21 kwietnia 2004 roku pomiędzy Zarządem
Powiatu Piotrków Tryb, reprezentowanym przez Stanisława Cubałę – Starostę Powiatu
i Grzegorza Adamczyka – Wicestarostę Powiatu, a firmą “TRAX” Sp. z o.o., 90-643 Łódź,
_____________________________________________________
5
PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ
PRZEPROWADZONEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
reprezentowaną przez Janusza Illukowicza – prokurenta. W wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego została zawarta
umowa. Strony umowy postanowiły:
a) przedmiotem umowy jest sprzedaż fabrycznie nowego samochodu osobowego marki Opel
Vectra, wyprodukowanego w roku 2003, zaoferowanego w ofercie przetargowej z dnia 08
kwietnia 2004 roku.
b) w ciągu 7 dni od podpisania umowy wystawiona będzie faktura i wydanie świadectwa
homologacji i karty pojazdu. Sprzedający wyda kupującemu samochód z dokumentami
gwarancyjnymi po wpłynięciu zapłaty na konto sprzedającego oraz przedstawieniu dowodu
rejestracyjnego. Odbiór samochodu nastąpi w punkcie sprzedaży “TRAX” Sp. z o.o. w
Piotrkowie Tryb, ul. Wojska Polskiego 237 i zostanie potwierdzony protokołem
przekazania.
c) cenę przedmiotu umowy ustalono na kwotę 66.885 zł, zgodnie z ceną ofertową. Zapłata za
realizację zamówienia nastąpi w terminie 7 dni od dnia wystawienia faktury na konto
sprzedającego.
Na zakupiony samochód sprzedający udzielił 2-letniej gwarancji bez limitu kilometrów oraz 12
lat gwarancji antykorozyjnej. Serwis gwarancyjny będzie prowadził sprzedający.
Umowę podpisali przedstawiciele stron przy udziale kontrasygnaty Skarbnika Powiatu.
Dokumentacja przetargowa i umowa z dnia 21 kwietnia 2004 roku stanowi załącznik nr 4
do protokołu kontroli.
10. Firma “TRAX” Sp. z o.o. 90-643 Łodź w dniu 26.04.04 wystawiła fakturę VAT nr
FSP/z/T/17/04 za samochód osobowy marki Opel Vectra – Komfort – model JK 69,
wartość netto 54.823,77 zł., podatek VAT 22% - 12.061,23 zł, razem wartość brutto
66.885,00 zł. Samochód odebrał przedstawiciel Starostwa.
Fakturę opisano pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Klasyfikacja
budżetowa: 75020 § 6060.
Należność za samochód zapłacono poleceniem przelewu w dniu 4 maja 2004 roku – nr
dowodu kasowego 185/04 – kwota 66.885 zł.
Na fakturze i poleceniu przelewu brak dekretacji księgowej.
Faktura za samochód i przelew bankowy stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
3. Ewidencja wydatku
Kwota wydatku w wysokości 66.885 zł została zewidencjonowana w urządzeniach księgowych:
a) w dzienniku głównym – poz. 185/04 – WB 81/2004 na kontach syntetycznych 400 – koszty,
130- rachunek bankowy w kwotach zbiorczych,
b) na kartach wydatków – zaewidencjonowano w następujący sposób: nr 185/04, data 04 maja
2004 roku, treść WB 81/2004 wydatki 66.885 zł nie umieszczono w treści zapisu, który
odzwierciedla rodzaj wydatku. Należało napisać: zakup samochodu, data i nr faktury.
W chwili obecnej dekretacja księgowa umieszczona jest na wyciągu bankowym kwotami
zbiorczymi.
Zakupiony samochód osobowy Opel Vectra został zaewidencjonowany na podstawie dowodu
OT Nr 5/2004 z dnia 26 maja 2004 roku w księdze środków trwałych pod pozycją 226/4 na
koncie syntetycznym 011 - środki trwałe. Na podstawie dowodu PK 32/2004 zaksięgowano
wartość zakupionego samochodu osobowego Opel Vectra.
Karta wydatków stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.
4. Zaplanowanie wydatku inwestycyjnego na zakup samochodu osobowego
w budżecie Powiatu w 2004 roku
_____________________________________________________
6
PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ
PRZEPROWADZONEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
1. Projekt budżetu.
Zgodnie z § 69 Statutu, opracowanie i przedstawienie do uchwalenia projektu budżetu Powiatu,
a także inicjatywa w sprawie zmian tego budżetu, należą do wyłącznej kompetencji Zarządu
Powiatu.
Zgodnie z § 70 Statutu, Rada Powiatu określa tryb prac nad projektem uchwały budżetowej
ustalając w szczególności:
a) obowiązki jednostek organizacyjnych powiatu oraz powiatowych służb, inspekcji i straży
w toku prac nad projektem budżetu Powiatu,
b) wymaganą przez Radę Powiatu szczegółowość projektu, z zastrzeżeniem,
szczegółowość ta nie może być mniejsza niż określona w odrębnych przepisach,
że
c) wymagane materiały informacyjne, które Zarząd Powiatu powinien przedstawić Radzie
Powiatu wraz z projektem uchwały budżetowej,
d) terminy obowiązujące w toku prac nad projektem budżetu Powiatu.
Zgodnie z uchwałą Rady Powiatu z dnia 30 września 2003 roku nr X/64/03 w sprawie
określenia trybu prac nad projektem uchwały budżetowej na 2004 rok na podstawie
rozpatrzonych wniosków i planów finansowo-rzeczowych oraz przewidywanych dochodów
własnych budżetu Powiatu, subwencji i dotacji z budżetu państwa – Zarząd Powiatu
opracowuje zbiorcze zestawienie dochodów i wydatków jednostek budżetowych oraz
przychodów i wydatków środków specjalnych i funduszy celowych, przychodów i kosztów
gospodarstw pomocniczych w terminie do 12 listopada 2003 roku (§ 2 uchwały).
Uchwała Rady Powiatu z dnia 30 września 2003 roku w sprawie określenia trybu prac
nad projektem uchwały budżetowej na 2004 rok stanowi załącznik nr 7 do protokołu
kontroli.
W projekcie budżetu przyjętego uchwałą Zarządu Powiatu z dnia 12 grudnia 2003 roku
w sprawie uchwalenia uchwały budżetowej na 2004 rok przewidziano w załączniku Nr 8 –
“Projekt planu nakładów inwestycyjnych planowanych do realizacji w 2004 roku przez jednostki
Powiatu Piotrkowskiego”, w dziale 750 – Administracja publiczna, rozdziale 75020 – Starostwo
powiatowe przeznaczyć kwotę 104.200 zł na zakup sprzętu komputerowego.
Załącznik nr 8 do projektu budżetu Powiatu na rok 2004 stanowi załącznik nr 8 do
protokołu kontroli.
Zgodnie z protokołem nr 27/03 z posiedzenia Zarządu Powiatu z dnia 12 grudnia 2003 roku
omówienie projektu budżetu Powiatu na 2004 rok stanowiło pkt 4 porządku obrad. Po
przedstawieniu przez Skarbnika Powiatu projektu dochodów i wydatków budżetu Powiatu na
rok 2004, Zarząd po szczegółowym zapoznaniu się z materiałem oraz po analizie
poszczególnych składników budżetu przyjął jednogłośnie uchwałę w sprawie uchwalenia
projektu budżetu uchwały budżetowej na rok 2004 i postanowił ją przekazać do Biura Rady
Powiatu oraz do Regionalnej Izby Obrachunkowej.
Na posiedzeniu Zarządu Powiatu w dniu 18 lutego 2004 roku wprowadzono zmiany do projektu
budżetu na rok 2004 uchwałą nr 64/2004 . Powyższe zmiany nie dotyczą nakładów na
inwestycje w rozdziale 75020. Zgodnie z protokołem z posiedzenia Zarządu nr 31/04 zmiany do
projektu zostały przyjęte jednogłośnie i bez uwag.
Zgodnie z protokołami z posiedzeń: Komisji Rolnictwa, Leśnictwa i Ochrony Środowiska (z dnia
24 lutego 2004 roku), Komisji Oświaty, Zdrowia, Kultury i Sportu ( z dnia 20 lutego 2004 roku),
Komisji Budżetu, Finansów i Rozwoju Gospodarczego ( z dnia 25 lutego 2004 roku) zaopiniowano pozytywnie zmiany do projektu.
W dniu 5 marca 2004 roku wprowadzono kolejne zmiany do projektu budżetu poprzez
zaopiniowanie ich tylko przez Komisję Budżetu, Finansów i Rozwoju Gospodarczego (protokół
nr 3/2004 ). Zmiany do projektu budżetu nie zostały wprowadzone uchwałą Zarządu Powiatu.
2. Budżet Powiatu Piotrkowskiego na rok 2004.
_____________________________________________________
7
PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ
PRZEPROWADZONEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Budżet Powiatu na rok 2004 uchwalono w dniu 5 marca 2004 roku uchwałą Rady Powiatu nr
XIII/83/04. Plan nakładów inwestycyjnych przewidzianych do realizacji w 2004 roku stanowił
załącznik nr 8 do uchwały.
Zgodnie z ww. załącznikiem przewidziano w dziale 750 - Administracja publiczna, rozdziale
75020 – Starostwo powiatowe zakup sprzętu komputerowego na kwotę 104.200 zł.
Załącznik nr 8 do uchwały Rady Powiatu nr XIII/83/04 z dnia 5 marca 2004 roku stanowi
załącznik nr 9 do protokołu kontroli.
Załącznik ten stanowi uszczegółowienie zaplanowanych wydatków budżetowych w dziale 750,
rozdziale 75020 § 6060 (załącznik nr 2 do uchwały nr XIII/83/04 z dnia 5 marca 2004 roku).
Załącznik nr 2 do uchwały Rady Powiatu nr XIII/83/04 z dnia 5 marca 2004 roku stanowi
załącznik nr 10 do protokołu kontroli.
Zgodnie z protokołem nr XIII/2004 z XIII sesji Rady Powiatu z dnia 5 marca 2004 roku
w siedzibie Starostwa Powiatowego w godz. 12-14 uchwalenie budżetu Powiatu na rok 2004
stanowiło pkt 6 porządku obrad.
W czasie omawiania tego punktu nie podnoszono zagadnienia dotyczącego zakupu
samochodu dla Starostwa Powiatowego.
Wyciąg z protokołu z sesji Rady Powiatu z dnia 5 marca 2004 roku stanowi załącznik nr
11 do protokołu kontroli.
3. Uchwały Rady Powiatu i Zarządu Powiatu dotyczące zmian w planie nakładów
inwestycyjnych w rozdziale 75020.
Uchwałą Rady Powiatu nr XIV/91/04 z dnia 28 kwietnia 2004 roku w sprawie zmian w planie
dochodów i wydatków budżetu Powiatu Piotrkowskiego na rok 2004 dokonano m.in. zmian
w planie nakładów inwestycyjnych do realizacji w 2004 roku –załącznik nr 4 do uchwały.
Uchwała Rady Powiatu z dnia 28 kwietnia 2004 roku nr XIV/91/04 stanowi załącznik nr 12
do protokołu kontroli.
Zmiany te obejmują m.in dodanie postanowień o przeznaczeniu środków finansowych
w rozdziale 75020 - Starostwo powiatowe, również na zakup samochodu osobowego.
Zgodnie z projektem uchwały Rady Powiatu w sprawie zmian w planie dochodów i wydatków
budżetu Powiatu Piotrkowskiego na 2004 rok przygotowanym przez Zarząd Powiatu,
przewidziano w załączniku Nr 4 do projektu uchwały w rozdziale 75020 – Starostwo powiatowe
wydatek budżetowy pod nazwą -zakup sprzętu komputerowego, kwota planowana 104.200 zł.
W uzasadnieniu do projektu uchwały Rady Powiatu obejmującym proponowane zmiany do
budżetu po stronie dochodów i wydatków budżetu nie przewidziano zmian w zakresie
przeznaczenia nakładów inwestycyjnych w rozdziale 75020.
Projekt uchwały Rady Powiatu w sprawie zmian w planie dochodów i wydatków budżetu
Powiatu Piotrkowskiego na rok 2004 rok stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli.
Projekt Uchwały Rady Powiatu w sprawie zmian w planie dochodów i wydatków budżetu
Powiatu Piotrkowskiego na 2004 rok zaopiniowała Komisja Budżetu Finansów i Rozwoju
Gospodarczego. Na posiedzeniu w dniu 26 kwietnia 2004 roku Komisja pozytywnie
zaopiniowała projekt uchwały i przekazała ją Przewodniczącemu Rady oraz Zarządowi
Powiatu. Opinia Komisji wraz z projektem uchwały stanowi załącznik do protokołu z sesji Rady
Powiatu z dnia 28 kwietnia 2004 roku.
Opinia Komisji Budżetu, Finansów i Rozwoju Gospodarczego stanowi załącznik nr 14 do
protokołu kontroli.
Zgodnie z protokołem obrad z XIV sesji Rady Powiatu, która odbyła się w dniu 28 kwietnia
2004 roku w siedzibie Starostwa Powiatowego w godz. 10-14 omawiano zagadnienie zakupów
inwestycyjnych w Starostwie. W wyniku dyskusji podjętej przez radnych dotyczących zakupu
komputerów za kwotę 104.200 zł, Skarbnik Powiatu udzielił odpowiedzi, iż właściwie w tym
_____________________________________________________
8
PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ
PRZEPROWADZONEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
rozdziale mieści się zakup komputerów oraz zakup samochodu osobowego. Kwestia zakupu
samochodu była poruszana już na etapie opracowywania budżetu i w związku z tym prosi on
radnych o dopisanie w projekcie uchwały Rady Powiatu zakupu samochodu dla Starostwa.
Skarbnik wyjaśnił następnie, iż planowana kwota na zakup samochodu będzie wynosić 68.000
zł i będzie on wykorzystywany przez Starostę, Wicestarostę, kierowników wydziałów Starostwa
i poszczególnych jednostek Powiatu, Biuro Rady Powiatu, inspektora nadzoru budowlanego.
Wiceprzewodniczący Rady Powiatu poddał pod głosowanie projekt uchwały w sprawie zmian w
planie dochodów i wydatków budżetu powiatu na 2004 rok. W wyniku głosowania Rada podjęła
powyższą uchwałę następującym stosunkiem głosów: “za”-19 głosów, “przeciw” – 0 głosów,
“wstrzymujących się “ – 2 głosy.
W toku dalszych obrad – pkt 12 –interpelacje, wnioski zapytania radnych- podniesiono zarzut
nieprawidłowej zmiany zapisu w uchwale budżetowej poprzez dopisanie ręczne w trakcie sesji
budżetowej w załączniku dotyczącym nakładów inwestycyjnych nowego wydatku na zakup
samochodu bez wcześniejszego zaopiniowania przez Zarząd Powiatu i Komisje.
Wyciąg z XIV sesji Rady Powiatu z dnia 28 kwietnia 2004 roku stanowi załącznik nr 15 do
protokołu kontroli.
5. Sprawozdawczość budżetowa
Zgodnie z częścią opisową do sprawozdania z wykonania budżetu za I półrocze 2004 roku
(cześć V- wydatki) wymieniono, iż wykonane wydatki budżetowe na zakupy inwestycyjne
w rozdziale 75020- Starostwo Powiatowe wynosiły 104.200 zł. bez określenia na jakie zakupy
wymienioną kwotę przeznaczono. Wydatkowana kwota stanowi 100 % planu, co wynika ze
sprawozdania Rb-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych za I półrocze 2004 roku.
Szczegółowość uchwały budżetowej określona jest w art. 124 ustawy z dnia 26
listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 15 poz. 148
z późn zm), który przewiduje możliwość uchwalenia budżetu nie w pełnej klasyfikacji
budżetowej.
Prognozowane dochody określa się wg ważniejszych źródeł i działów klasyfikacji.
Planowane wydatki określa się w podziale na działy i rozdziały klasyfikacji budżetowej,
z wyodrębnieniem wydatków bieżących i majątkowych. Art. 111 ustawy o finansach
publicznych, poprzez odesłanie do art. 69 wspomnianej ustawy, określił podział wydatków
budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W skład wydatków majątkowych (art. 69 ust. 6)
wchodzą wydatki na zakup i objęcie akcji oraz wniesienie wkładów do spółek prawa
handlowego oraz wydatków inwestycyjnych państwowych jednostek budżetowych oraz dotacje
celowe na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji.
Ponadto uchwała budżetowa jednostki samorządu terytorialnego określa wydatki związane
z wieloletnimi programami inwestycyjnymi, z wyodrębnieniem wydatków na finansowanie
poszczególnych programów (szczegółowość tego programu określa art. 110 ust. 2 ). Zmiana
kwot wydatków na realizację programu następuje w drodze uchwały organu stanowiącego
jednostki samorządu terytorialnego, zmieniającej zakres wykonywania programu lub
wstrzymującego wykonanie (art.110 ust. 4)
Jest to minimalny zakres uchwały budżetowej jednostki samorządu terytorialnego. Organ
stanowiący może również uchwalić budżet bardziej szczegółowo, w pełnej szczegółowości
(dział, rozdział i paragraf).
Organ stanowiący uchwalając budżet, określa zakres uprawnień dla organu wykonawczego
jednostki samorządu terytorialnego do wydatkowania środków budżetowych. Oznacza to, że
organ wykonawczy może wydatkować środki tylko na cele przewidziane w uchwale oraz
w granicach kwot zaplanowanych na dany wydatek.
Im większa jest szczegółowość uchwały budżetowej tym bardziej ograniczony jest organ
wykonawczy w podejmowaniu działań.
_____________________________________________________
9
PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ
PRZEPROWADZONEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Budżet Powiatu Piotrkowskiego na rok 2004 uchwalony został po stronie wydatkowej w
pełnej szczegółowości (dział, rozdział, paragraf). Ponadto wydatki zaklasyfikowane w § 6060
posiadają odzwierciedlenie w załączniku Nr 8 do uchwały budżetowej, poprzez określenie
przeznaczenia nakładów finansowych na konkretne zakupy inwestycyjne (np. przeznaczenie
kwoty 104.200 zł. na zakup sprzętu komputerowego w rozdziale Starostwo powiatowe).
Ogłoszenie przez Zarząd Powiatu przetargu na zakup samochodu osobowego
i następnie zawarcie umowy kupna - sprzedaży przez organ wykonawczy Powiatu nastąpiło
przed wprowadzeniem do budżetu jednostki uchwałą Rady Powiatu zmian w nakładach
inwestycyjnych, polegających na rozdysponowaniu zaplanowanej wcześniej kwoty 104.200 zł
w rozdziale 75020 dodatkowo na zakup samochodu osobowego.
IV.
USTALENIA KOŃCOWE. ZAŁĄCZNIKI.
Protokół zawiera 11 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli
odnotowano w książce kontroli pod pozycją ........../2005.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby:
-
Janusz Misztela - Skarbnik Powiatu,
Paweł Opala - podinspektor ds. zamówień publicznych,
Aleksandra Rutowicz – inspektor,
Iwona Jakubik - inspektor Wydziału Finansowo-Księgowego.
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki:
1. Wykaz jednostek organizacyjnych Powiatu Piotrkowskiego.
2. Wykaz ksiąg rachunkowych.
3. Unormowania wewnętrzne dotyczące zamówień publicznych.
4. Dokumentacja przetargowa i umowa z dnia 21 kwietnia 2004 roku.
5. Faktura za samochód i przelew bankowy.
6. Karta wydatków.
7. Uchwała Rady Powiatu z dnia 30 września 2003 roku w sprawie określenia trybu prac nad
projektem uchwały budżetowej na 2004 rok.
8. Załącznik nr 8 do projektu budżetu Powiatu na rok 2004.
9. Załącznik nr 8 do uchwały Rady Powiatu nr XIII/83/04 z dnia 5 marca 2004 roku.
10. Załącznik nr 2 do uchwały Rady Powiatu nr XIII/83/04 z dnia 5 marca 2004 roku.
11. Wyciąg z protokołu z sesji Rady Powiatu z dnia 5 marca 2004 roku.
12. Uchwała Rady Powiatu z dnia 28 kwietnia 2004 roku nr XIV/91/04.
13. Projekt uchwały Rady Powiatu w sprawie zmian w planie dochodów i wydatków budżetu
Powiatu Piotrkowskiego na rok 2004 rok.
14. Opinia Komisji Budżetu, Finansów i Rozwoju Gospodarczego.
15. Wyciąg z XIV sesji Rady Powiatu z dnia 28 kwietnia 2004 roku.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano
w dniu 15 lipca 2005 roku.. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono
w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie Trybunalskim.
_____________________________________________________
10
PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ
PRZEPROWADZONEJ W STAROSTWIE POWIATOWYM W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM
Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10
90-431 Łódź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kierownika jednostki poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania
protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do
przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący:
Jednostka kontrolowana:
......................................
(Urszula Piekarska)
......................................
(Wanda Jeziorska)
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:
.....................................................................
(data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
_____________________________________________________
11