Dokumentacja techniczna systemu e

Transkrypt

Innowacje Przyszłością Regionu
Załącznik nr 3
Dokumentacja techniczna systemu
e-Broker Technologiczny v.1.0
Część 4 - Narzędzia informatyczne przeznaczone
dla ośrodków innowacji
Produkt finalny projektu innowacyjnego testującego
pn.: „Innowacje Przyszłością Regionu”
295
Spis treści
1. Wstęp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
1.1. Wymagania sprzętowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
2. Struktura portalu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
3. Struktura bazy danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
4. Procesy biznesowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
4.1 Podstawowy proces decyzyjny związany z inicjatywami technologicznymi . . . . . . . . . . . . 306
4.1.1 Wprowadzenie wniosku i wstępna analiza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
4.1.2 Prace merytoryczne (P0 – wstępna analiza) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
4.1.3 Proces decyzyjny dotyczący wejścia na P1 (w ramach P0). . . . . . . . . . . . . . . . . 308
4.1.4 Proces preinkubacji i podpisanie umów (przed P1). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
4.1.5 Preinkubacja (P1, P2, P3). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
4.1.6 Przygotowanie dokumentów do PARP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
4.1.7 Wejście kapitałowe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
4.2 Ankiety. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
4.3 Zarządzanie dokumentami w systemie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
5. Interfejs użytkownika oraz ergonomia pracy z systemem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
297
1. Wstęp
Niniejszy dokument opisuje dokumentacje techniczną systemu eBroker technologiczny na potrzeby realizacji projektu p.n. „PI
Innowacje Przyszłością Regionu”, realizowanego na podstawie umowy nr POKL.08.02.01-28-003/12-02, współfinansowanego ze
środków Unii Europejskiej, w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
Priorytet VIII – Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.2 – Transfer wiedzy, Poddziałanie 8.2.1 – Wsparcie dla współpracy sfery
nauki i przedsiębiorstw. Dokument został przygotowany przez zespół ekspertów współpracujących z Fundacją Neo Media w
ramach prac nad budową portalu E-broker technologiczny.
Portal E-broker technologiczny to projekt aplikacji Web służący do realizacji procesu decyzyjnego związanego z inwestycjami w
pomysły technologiczne realizowane przez fundusze inwestycyjne. Portal reprezentuje centralne miejsce dostępne z perspektywy Internetu gdzie zarówno użytkownicy po stronie funduszu/inkubatora (osoby decyzyjne) jak i uczestnicy procesu (pomysłodawcy, inwestorzy i eksperci) mają dostęp do wspólnych informacji związanych z pozyskaniem funduszy na realizację inicjatyw
technologicznych oraz możliwe miejsce gdzie gotowe i/lub realizowane pomysły mogą być przekazywane dalszym uczestnikom
zainteresowanym finansowaniem lub pozyskaniem projektów pochodzących z inicjatyw.
W praktyce E-broker technologiczny to narzędzie do wspomagania prowadzenia projektów inwestycyjnych w których zgodnie z
opisanym procesem decyzyjnym realizowane są kolejne kroki związane z podjęciem współpracy na linii pomysłodawca – inwestor oraz na linii inwestor – doradcy/eksperci, którzy wspomagają proces w wysokiej jakości decyzji dotyczących rozpatrywanych
inicjatyw. W efekcie realizacji procesu powstaje szereg dokumentów, które w ramach historii realizacji inicjatywy są podstawą do
faktycznego podejmowania decyzji przez fundusz lub inkubator.
1.1. Wymagania sprzętowe
Do pracy z portalem potrzebny jest serwer z 4 rdzeniowym procesorem oraz 4 GB pamięci RAM i dyskiem lub macierzą o pojemności 30 GB wyposażonym w system operacyjny Windows 2008 lub nowszy. Ponadto na serwerze powinien być zainstalowany
Silnik Bazy Danych SQL Server Express 2012 lub lepszy.
2. Struktura portalu
Portal ma strukturę modułową, w ramach której główne funkcjonalności (i punkty startu do realizacji procesu) są dostępne poprzez górne (główne) menu w aplikacji. Menu mogą być różne dla różnych ról.
Z perspektywy roli administracyjnej menu wygląda następująco:
Jak w przypadku każdej roli pierwszą opcją jest możliwość manipulacji danymi dotyczącymi własnego profilu.
Następną opcją jest lista i panel do zarządzania użytkownikami. Następnie panel do zarządzania słownikiem specjalizacji oraz
branż obsługiwanych w systemie.
Następna opcja to możliwość zarządzania szablonami dokumentów, które są dostępne (słownikowo opisane procesem) oraz
narzędzie do modelowania kwestionariuszy (ankiet) w systemie.
Z perspektywy roli „pomysłodawca” użytkownik poza dostępem do własnego profilu ma możliwość zgłaszania i przeglądania
zgłoszonych technologii (potencjalnych projektów wspólnie prowadzonych z inwestorem).
Analogicznie w roli „pomysłobiorca” użytkownik może zgłosić technologie (pomysły na projekty), którymi jest zainteresowany.
298
W przypadku roli „ekspert” użytkownik w ramach głównego menu poza swoim profilem ma dostęp do narzędzi pomocnych w
określeniu obszarów wiedzy i dziedzin, w których się specjalizuje, co opiekunom projektów (po stronie inwestora) może pomóc
w odnalezieniu odpowiedniego eksperta do odpowiedniej aktywności. Gdy ekspert zostanie zaproszony do danej aktywności w
projekcie to w ramach „Aktywne projekty” może zobaczyć i uczestniczyć w pracy związanej z tą aktywnością.
Ostatnią rolą łączącą główne aktywności w systemie jest tzw. „supervisor”, czyli opiekun projektów reprezentujący inwestora.
Z perspektywy tego użytkownika, ponownie poza określeniem podstawowych danych w swoim profilu użytkownik ma możliwość przeglądania projektów, do których został przypisany jako opiekun (z listy/puli proponowanych technologii). Następną
opcją jest możliwość przeglądania dostępnych (sprofilowanych) proponowanych technologii zgłoszonych przez pomysłodawców. Oczekiwane technologie to profile technologiczne zgłaszane przez potencjalnych nabywców projektów (pomysłobiorców).
Ostatnie opcje to listy użytkowników dostępnych w procesach:
pomysłodawców wraz z informacjami o zgłaszanych przez nich pomysłach technologicznych, pogrupowane po użytkow■■lista
nikach;
pomysłobiorców wraz z informacjami o oczekiwanych przez nich projektach technologicznych, pogrupowane po użyt■■lista
kownikach;
■■lista ekspertów wraz z informacjami o obszarach wiedzy i branżach, w których się specjalizują.
Z powyższego opisu wynika, iż system został zaprojektowany z myślą o pracy grupowej użytkowników zdefiniowanych w różnych
rolach.
Podsumowując role:
A. administrator:
■■ma możliwość administracji użytkownikami w systemie;
■■ma możliwość definiowania podstawowych, systemowych słowników i ustawień w systemie;
■■ma możliwość definiowania wzorów dokumentów oraz szablonów ankiet obsługiwanych w systemie;
B. pomysłodawca:
■■zgłasza technologie (proponowane projekty technologiczne);
■■uczestniczy w procesie realizacji (decyzja inwestycyjna) projektu z inwestorem;
C. pomysłobiorca:
■■zgłasza technologie (oczekiwane technologie, które chciałby nabyć lub uczestniczyć w inwestycji);
D. ekspert:
■■zgłasza obszary wiedzy (horyzontalnie) oraz branże (wertyfikalnie), w których się specjalizuje;
w procesie realizacji (decyzja inwestycyjna) projektu z inwestorem w ramach konkretnych aktywności, do
■■uczestniczy
których jest zaproszony i w ramach których ma wykonać określoną pracę (najczęściej związaną z dostarczeniem analizy
w postaci dokumentu).
299
E. supervisor:
■■przegląda portfel dostępnych projektów i nowo zgłoszonych projektów;
■■ma możliwość sprawnego wyszukiwania w systemie po dostępnych artefaktach pomocnych mu w podejmowania decyzji;
się do konkretnych inicjatyw technologicznych jako opiekun (projektu) i realizuje proces decyzyjny zgodnie z
■■przypisuje
opisaną formułą.
3. Struktura bazy danych
300
Tabela Activity – definiuje aktywność w systemie (podstawowy element procesu):
[Id] [int] – identyfikator rekordu
[RootId] [int] – identyfikator głównej aktywności w systemie
[ParentId] [int] – identyfikator nadrzędnej aktywności w systemie
[TechnologyId] [int] – identyfikator projektu (rozpatrywanej technologii)
[Title] [nvarchar] – tytuł/nazwa aktywności
[Body] [nvarchar] – opis aktywności
[TimeStamp] [datetime] – data aktywności
[CreateDate] [datetime] – data utworzenia rekordu
Tabela ActivityHierarchy – definiuje strukturę hierarchiczną aktywności (drzewo aktywności), tabela indeksowa:
[ActivityId] [int] – identyfikator aktywności
[ParentId] [int] – identyfikator aktywności nadrzędnej
Tabela ActivityParticipant – definiuje użytkowników mających dostęp do danej aktywności w ramach realizowanego procesu:
[UserId] [int] – identyfikator użytkownika
Tabela Attachment – definiuje załączniki (dokumenty) dołączone do danej aktywności w procesie:
[ParentId] [int] – identyfikator aktywności nadrzędnej
[FileName] [nvarchar] – nazwa pliku (etykieta)
[OriginalFileName] [nvarchar] – oryginalna nazwa pliku (upload)
[ContentType] [nvarchar] – typ zawartości dokumentu
[ContentLenght] [int] – długość/wielkość dokumentu
[TimeStamp] [datetime] – data dokumentu (uploadzie)
[DocumentType] [int] – typ dokumentu (enumerator w kodzie)
[Uploader_UserId] [int] – identyfikator użytkownika, który dostarczył dokument
Tabela CommunicationActivity – tabela dziedzicząca po ogólnym Activity (wspólne ID), definiuje wyspecjalizowany rodzaj aktywności, aktywność komunikacyjną (np. email, wiadomość, spotkanie):
[Id] [int] – identyfikator aktywności
[SenderId] [int] – identyfikator użytkownika, który jest nadawcą
[RecipientId] [int] – identyfikator użytkownika, który jest odbiorcą
[Type] [nvarchar](128) – typ komunikatu (enumerator w kodzie)
[Date] [datetime] – data komunikatu
[MeetingStatus] [int] – status komunikatu (aktualnie wykorzystywany przy spotkaniach)
Tabela Downloadabledocuments – tabela definiująca dokumenty dodane do technologii przez pomysłodawców:
[UploaderName] [nvarchar] – nazwa użykownika który dodał dokument
[TemplateId] [int] – Identyfikator szablonu
[ProposedTechnologyId] [int] – Identyfikator pomysłu
Tabela DownloadableDocumentTemplates – tabela definiująca szablony dokumentów do pobrania przez pomysłodawców:
[Name] [nvarchar] – nazwa szablonu
[FileName] [nvarchar] – nazwa pliku do pobrania
301
Tabela DocumentTemplate – tabela definiująca szablony dokumentów do pobrania przez użytkowników procesu (przy odpowiednich aktywnościach):
[Type] [int] – rodzaj szablonu (enumerator w kodzie)
[FileName] [nvarchar] – nazwa pliku z szablonem
Tabela DocumentTemplateSet – tabela definiująca zestaw szablonów dokumentów do pobrania przez użytkowników procesu
(przy odpowiednich aktywnościach) jako przygotowane archiwum ZIP:
[Name] [nvarchar] – nazwa zestawu szablonów
[FileName] [nvarchar] – nazwa pliku (archiwum) do pobrania
Tabela DocumentTemplateSetItem – tabela definiująca elementy zestawu szablonów:
[DocumentTemplateSetId] [int] – identyfikator zestawu
[DocumentTemplateId] [int] – identyfikator szablonu
Tabela EmailTokens – tabela definiująca znaczniki (tokeny) email dotyczące powiadomień mailowych słanych w stronę użytkownika (np. przy rejestracji czy próbie odzyskania hasła do konta):
[Guid] [uniqueidentifier] – unikalny GUID dla znacznika
[UserProfileId] [int] – identyfikator użytkownika
[Email] [nvarchar] – adres email użytkownika
[ExpirationDate] [datetime] – data ważności znacznika
[IsValid] [bit] – status znacznika
Tabela ExpertEvaluation – tabela definiująca ocenę pracy eksperta przy danej aktywności:
[Id] [int] – identyfikator oceny
[ExpertId] [int] – identyfikator eksperta
[AcivityId] [int] – identyfikator aktywności
[Rank] [int] – ocena pracy (1-5)
Tabela ExpertIndustry – tabela definiująca przypisanie ekspertów do danych branż w których się specjalizuje:
[UserId] [int] – identyfikator użytkownika (eksperta)
[IndustryId] [int] – identyfikator branży
Tabela ExpertInvitation – tabela definiująca zaproszenia ekspertów do dołączenia do danej aktywności w projekcie:
[Id] [int] – identyfikator aktywności
[ExpertId] [int] – identyfikator eksperta
[Status] [int] – status zaproszenia (wysłany, odrzucony, zaakceptowany)
Tabela ExpertInvoice – tabela definiująca faktury rozliczeniowe i koszty związane z pracą niezależnych (zewnętrznych) ekspertów
w projektach:
[ActivityId] [int] – aktywność, której dotyczy faktura
[TotalWorkHours] [int] – liczba godzin (pracochłonność)
[TotalAmmount] [float] – kwota netto na fakturze
[FileName] [nvarchar] – nazwa pliku (załącznik z fakturą)
[OrginalFileName] [nvarchar] – oryginalna nazwa pliku (upload)
[InvoiceNumber] [nvarchar] – numer faktury
[Expert_UserId] [int] – użytkownik (ekspert) wystawiający fakturę
302
Tabela ExpertProfile – tabela definiująca profil (dodatkowe informacje o użytkowniku) związane z rolą eksperta, tabela dziedziczy po UserProfile (wspólne UserId):
[DrewUpAnalysis] [bit] – flaga czy przeprowadza analizy
[IsExternal] [bit] – flaga czy to pracownik wewnętrzny czy zewnętrzny ekspert
Tabela ExpertSpecialization – tabela definiująca obszary, w których specjalizuje się ekspert (wiedza):
[SpecializationId] [int] – identyfikator specjalizacji
[Rating] [float] – ocena wagi wiedzy w dziedzinie (1-5)
[LastUpdateTimeStamp] [datetime] – data ostatniej aktualizacji
Widok Industry – widok definiujący słownik branż dostępnych w systemie:
[Name] [nvarchar] – nazwa branży
Tabela OutsideQuestionnaire – Tabela definiująca kwestionariusze (ankiety) kierowane do zewnętrznych użytkowników (nie
posiadających konta w systemie)
[TechnologyId] [int] – identyfikator projektu/zgłaszanej technologii
[TechnologyQuestionnaireId] [int] – identyfikator szablonu kwestionariusza
[Name] [nvarchar] – imię adresata
[Surname] [nvarchar] – nazwisko adresata
[Email] [nvarchar] – email adresata,
[EmailText] [nvarchar] – treść zaproszenia do wypełnienia ankiety
[EmailSend] [bit] – czy mail został wysłany (flaga)
[Guid] [nvarchar] – identyfikator ankiety
[Key] [nvarchar] – klucz do wypełnienia
[Status] [int] – status ankiety
Tabela ProjectQuestionnaire – tabela definiująca kwestionariusze (ankiety) kierowane do uczestników procesu w projekcie
(użytkownicy, zgodnie z definicją na ten moment pomysłodawcy w ramach samooceny projektu):
[QuestionnaireTemplateId] [int] – identyfikator szablonu ankiety
[Name] [nvarchar] – nazwa ankiety
[UserId] [int] – użytkownik zobligowany do wypełnienia
[SumOfPoints] [float] – suma punktów z autoewaluacji
[CurrentQuestion] [int] – aktualnie wypełnione pytanie (związane z możliwością przerwania i kontynuacji wypełniania ankiety)
[Status] [int] – status ankiety
[TechnologyId] [int] – identyfikator projektu/zgłaszanej technologii
Tabela ProjectQuestionnaireAnswer – tabela definiująca odpowiedzi na pytania z ankiety:
[TechnologyQuestionnaireId] [int] – identyfikator ankiety
[QuestionnaireTemplateQuestionId] [int] – identyfikator pytania
[Answer] [nvarchar] - odpowiedź
[AdditionalAnswer] [nvarchar] – dodatkowa odpowiedź (uwagi)
303
Tabela QuestionAndNoteType – tabela definiująca słownik typów ocen w pytaniach i kwestionariuszach:
[Name] [nvarchar] – nazwa/opis oceny
[NeedValues] [bit] – czy odpowiedź ma ocenę opisową czy liczbową
[DefaultValues] [nvarchar] – enumerator (oddzielony przecinkami) z opisami oceny)
[DefaultNoteValues] [nvarchar] – enumerator (oddzielony przecinkami) z wartościami oceny)
Tabela QuestionnaireTemplate – tabela definiująca szablon ankiety:
[AutoEvaluation] [bit] – typ szablonu (zewnętrzna, autoewaluacja)
[SummaryDescription] [nvarchar] – opis ankiety
Tabela QuestionnaireTemplateQuestion – tabela definiująca pytania w ramach szablonów ankiet:
[QuestionnaireTemplateId] [int] – identyfikator szablonu
[SortIndex] [int] – numer pytania (sortowanie)
[QuestionText] [nvarchar] – tekst pytania
[QuestionTypeId] [int] – typ pytania
[QuestionForUserRoleName] [nvarchar] – typ adresata (rola)
[NoteForUserRoleName] [nvarchar] – ocena dla adresata (enumerator)
[NoteTypeId] [int] – typ oceny
[NoteValues] [nvarchar] – wartości oceny
[QuestionValues] [nvarchar] – wartości odpowiedzi, jeśli odpowiedź zawiera wybór
[HelperQuestionValues] [nvarchar]– podpowiedzi do wartości jeśli odpowiedź zawiera wybór
Tabela States – tabela zawierająca nazwy województw:
[StateId] [int] – identyfikator rekordu
[StateName] [nvarchar] – Nazwa województwa
Tabela Specialization – tabela definiująca słownik specjalizacji (obszarów wiedzy):
[ParentSpecializationId] [int] – nadrzędna specjalizacja
[Name] [nvarchar] – opis specjalizacji
Tabela TaskActivity – tabela definiująca wyspecjalizowany rodzaj aktywności, definiujących zadanie. Tabela dziedziczy po ogólnym Activity (wspólne Id rekordu):
[UserId] [int] – użytkownik generujący aktywność
[DocumentTemplateSetId] [int] – identyfikator do zestawu szablonów dokumentów, jeśli dotyczy
[Status] [int] – status aktywności
[Type] [nvarchar](128) – typ aktywności (enumerator DocumentTypes w kodzie)
[TemporalId] [int] – Tymczasowy identyfikator
Tabela Technology – tabela definiująca wprowadzane technologie (propozycje projektów) przez pomysłodawców oraz pomysłobiorców:
[UserId] [int] – użytkownik definiujący technolgię
[SupervisorId] [int] – opiekun projektu po stronie funduszu
[Name] [nvarchar] – nazwa projektu
[Description] [nvarchar] – opis projektu
[IndustryId] [int] - branża
[IsTechnologyReadyToImplement] [bit] – flaga czy technologia jest gotowa do wdrożenia
[ImplementationTime] [int] – czas wdrożenia
304
[ImplementationTimeUnit] [int] – jednostka czasu wdrożenia
[ImplementationBudget] [real] – wymagany budżet na wdrożenie
[CommercializationForm] [int] – forma komercjalizacji (umowy)
[CommercializationFormDescription] [nvarchar] – opis formy komercjalizacji
[Status] [int] – status projektu
[CreationTimeStamp] [datetime] – data stworzenia rekordu
[HasPendingResearch] [bit] – flaga czy prowadzone są badania naukowe
[HasFinishedResearch] [bit] – flaga czy ukończono badania naukowe
[FinishedResearchStage] [nvarchar] – etap badań naukowych
[ResearchFundingSource] [int] – źródło finansowania badań naukowych
[ResearchFundingSourcesDescription] [nvarchar] – opis źródła finansowania badań naukowych
[TechnologyFurtherWorkSteps] [nvarchar] – następne kroki pracy nad technologią
[HasPrototype] [bit] – czy jest prototyp
[PrototypeLocation] [nvarchar] – lokalizacja prototypu
[IsPrototypePresentationPossible] [bit] – czy możliwa jest prezentacja prototypu
[ImplementationBudgetArgument] [nvarchar] – argumentacja dotycząca potrzeb budżetowych
[HasLegalProtection] [bit] – czy projekt jest zabezpieczony prawami autorskimi
[LegalProtectionType] [int] – rodzaj zabezpieczenia
[IntellectualPropertyType] [int] – rodzaj własności intelektualnej
[IsAnyCoOwnerResearchCenter] [bit] – czy są inni wspólnicy
[PreincubationAgreementsSigned] [bit] – czy jest umowa inkubacyjna podpisana
[ExpertId] [int] – Identyfikator eksperta pracującego nad technolofią
[StatusChangeDate] [datetime] – ostatnia zmiana statusu
[RequiresExternalFinancing] [bit] – projekt wymaga finansowania
[ExternalFinandingFunds] [decimal] – kwota finansowania
[StatusChangeDate] [DateTime] – Data zmiany statusu
[UpdateDate] [DateTime] – Data ostatniej aktualizacji
[EndDate] [DateTime] – Data zakończenia prac nad technologią
Tabela UserProfile – tabela definiująca ogólny profil użytkownika w systemie:
[UserName] [nvarchar] – nazwa użytkownika
[Name] [nvarchar] – imię użytkownika
[Surname] [nvarchar] – nazwisko użytkownika
[Address] [nvarchar] – adres użytkownika
[Email] [nvarchar] - email
[RoleName] [nvarchar] – rola użytkownika
[Mobile] [nvarchar] – telefon komórkowy
[Profession] [nvarchar] - zawód
[IsResearcher] [bit] – flaga czy użytkownik jest pracownikiem naukowym
[ResearchCenter] [nvarchar] – opis placówki badawczej
[Department] [nvarchar] - dział
[Chair] [nvarchar] – nazwa katedry
[AcademicTitle] [nvarchar] – tytuł naukowy
[IsActive] [bit] – czy użytkownik jest aktywny
[StateId] [int] – identyfikator województwa
[PostalCode] [nvarchar] – kod pocztowy
[City] [nvarchar] – miasto
Tabele pochodzące ze standardowego ASP.Net związane z autentykacją w systemie – tabela definiująca szablony dokumentów
do pobrania przez użytkowników procesu (przy odpowiednich aktywnościach). Schemat, opis oraz mechanika działania związana z bazą danych i autentykacją formularzową w ASP.Net jest opisana pod tym adresem web:
http://www.asp.net/web-forms/tutorials/security/membership/creating-the-membership-schema-in-sql-server-vb
oraz w następującym dokumencie:
http://download.microsoft.com/download/3/f/5/3f5a8605-c526-4b34-b3fd-a34167117633/aspnet_tutorial04_MembershipSetup_cs.pdf
305
Załączone odnośniki dotyczą opisu następujących tabel:
■■webpages_Membership
■■webpages_OAuthMembership
■■webpages_Roles
■■webpages_UsersInRoles
4. Procesy biznesowe
4.1 Podstawowy proces decyzyjny związany z inicjatywami technologicznymi
Podstawowy proces decyzyjny związany z prowadzeniem projektów inwestycyjnych został opisany w postaci diagramu.
Proces jest rozbudowany dlatego, aby zrozumieć jego mechanikę należy rozpocząć od podstawowej jego organizacji.
Decyzje inwestycyjną dzieli się na duże etapy (np. Analiza wstępna, proces P0, P1, P2), które definiują fazy podejmowania decyzji. W systemie EBroker etapy definiowane są odpowiednimi statusami.
W ramach danego etapu realizowane są różne aktywności, które można podzielić na dwa rodzaje:
komunikacyjne, związane z formalną lub nieformalną komunikacją pomiędzy użytkownikami, np. spotkanie,
■■aktywności
mail, powiadomienie;
zadaniowe, związane z dostarczeniem pewnego zadania (pracy). Najczęściej dotyczy dodania do systemu dodat■■aktywności
kowych informacji (ustrukturalizowanych) lub dokumentu reprezentującego status danego zadania.
Dane aktywności w procesie najczęściej dotyczą dwóch rodzajów użytkowników: supervisor (opiekun projektu po stronie inwestora) oraz pomysłodawcy (osoby zgłaszającej inicjatywy technologiczne). Przy wybranych aktywnościach zadaniowych opiekun
projektu może zaprosić dodatkowych ekspertów (wewnętrznych – pracowników oraz zewnętrznych – kontraktorów), którzy partycypują pracą i artefaktami pracy (dokumentami) w ramach konkretnej aktywności do której mają dostęp. Tylko pomysłodawcy
i opiekunowie projektu mają wgląd w całość procesu. Eksperci w ramach realizowanych projektów widzą tylko aktywności i te
informacje związane z projektem, które dotyczą zleconego im zadania.
W ramach dokumentów reprezentujących projekt w systemie przechowywane są następujące informacje:
■■profil projektu (w formie ustrukturalizowanej, realizowanej przez bazę danych)
■■dokumenty i załączniki (połączone z konkretnymi aktywnościami)
i formularze w systemie (w ramach osobnej struktury bazodanowej bazującej na szablonach ankiet definiowanych
■■ankiety
przez administratora).
Dołączony do tego dokumentu proces w formie abstrakcyjnej można zatem rozbić na następującą strukturę:
■■Etap 1: (status)
•Aktywność 1 (załączony dokument)
––Komunikacja w ramach aktywności 1 (spotkanie mail)
•Aktywność 2 (dodatkowe informacje w profilu)
––Opcjonalna aktywność 2a
•Aktywność 3 (zaproszony ekspert, załączony dokument)
306
■■Etap 2 (status)
•Aktywność 4 (załączony dokument, zaproszony ekspert, faktura za usługę eksperta)
––Opcjonalna aktywność 4a (ankieta z oceną)
•Aktywność 5
––Komunikacja w ramach aktywności 5 (spotkanie, mail)
Istotne z punktu widzenia pracy eksperta jest rozdzielenie na ekspertów wewnętrznych (pracownicy) oraz zewnętrznych (kontraktorzy). W przypadku ekspertów zewnętrznych dodatkową informacją poza artefaktem jego pracy (dokumentem) jest możliwość wyceny jego pracy i dostarczenia podstawowych informacji związanych z czasochłonnością oraz kosztem (estymowanym
i zatwierdzonym) tej pracy.
Wszystkie informacje związane z aktywnościami w formie chronologicznie ustawionej historii są dostępne zarówno dla pomysłodawcy jak i opiekuna projektu w celu przejrzystej analizy poszczególnych kroków, etapów i czynności związanych z realizowanych
projektem.
Poszczególne etapy i opis faktycznego procesu (jako uzupełnienie do załączonego rysunku) są opisane poniżej:
4.1.1 Wprowadzenie wniosku i wstępna analiza
Początek procesu rozpoczyna się od wprowadzenia wniosku do systemu. Wniosek powinien mieć określone podstawowe dane
związane z wprowadzaną technologią takie jak:
■■Produkt/usługa (opis)
■■Branża (lista rozwijana)
■■Czy prowadzone badania (tak, nie)
■■Czy zakończone badania (tak, nie)
■■Na jakim etapie zakończono badania (opis)
■■Źródła finansowania badań (katalog zamknięty + pole opisowe)
■■Czy technologia gotowa do wdrożenia (tak, nie)
■■Jeśli nie, Dalsze kroki w pracy nad technologia (opis)
■■Czy jest prototyp (tak, nie)
■■Jeśli tak, to gdzie jest zlokalizowany (opis), czy jest możliwość prezentacji (tak, nie)
■■Czas potrzebny na wdrożenie (wartość liczbowa + lista dzień/miesiąc/rok)
■■Szacunkowy koszt wdrożenia (wartość liczbowa + pole tekstowe uzasadnienie)
jest ochrona prawna (tak, nie) – jeśli tak to czy: lista (patent, zgłoszenie patentowe, wzór przemysłowy, wzór użytkowy,
■■Czy
rejestr własności intelektualnej)
■■Własność intelektualna (pełna, własność, współwłasność)
■■Jeśli współwłasność to: dane pozostałych właścicieli (możliwość dodawania osób i instytucji z danymi kontaktowymi)
■■Czy któryś ze współwłaścicieli jest jednostka badawcza lub uczelnia wyższa (tick)
Wszystkie te informacje określone są w tabeli Technologies.
307
Następnym krokiem jest wstępna ocena opiekuna projektu czy jest zainteresowany taką propozycją. W przypadku braku zainteresowania zmieniany jest status na odrzucony i proces kończy się na tym etapie (z efektem negatywnym dla proponowanej
technologii). W zależności od dojrzałości proponowanej inicjatywy następnym krokiem może być wstępna analiza (P0) lub od
razu wejście w etap inkubacji projektu (P1 ... P3).
4.1.2 Prace merytoryczne (P0 – wstępna analiza)
W ramach wstępnej analizy projektu przed przystąpieniem do faktycznej inkubacji odbywa się podstawowa komunikacja pomiędzy uczestnikami procesu (pomysłodawca oraz przypisany opiekun, analityk po stronie inwestora). Na tym etapie odbywają
się czynności (aktywności) komunikacyjne takie jak wymiana maili, korespondencji oraz umawianie spotkań poprzez system
(realizowanych poprzez CommunicationActivity w systemie i bazie danych).
Celem realizowanych spotkań i wymiany korespondencji i informacji jest ustalenie, jakie następne czynności, aktywności, analizy
i dokumenty powinny zostać dostarczone celem poprawnej realizacji procesu decyzyjnego.
W ramach historycznego zapisu tego etapu powstaje dokument „Analiza wstępna” dołączony do odpowiedniej aktywności
związanej z analizą projektu.
Podobnie jak w przypadku pierwszego etapu podsumowaniem jest decyzja negatywna (zakończenie procesu) lub pozytywna
(przejście w dalszy etap podejmowania decyzji, inkubacji pomysłu).
4.1.3 Proces decyzyjny dotyczący wejścia na P1 (w ramach P0)
W ramach procesu decyzyjnego dotyczącego wejścia projektu w fazę inkubacji spisywana jest „Uchwała KS” jako kolejny dokument archiwizowany w systemie. W ramach przejścia z etapu wstępnej analizy do etapu inkubacji może nastąpić zmiana opiekuna projektu (analityka po stronie inwestora).
4.1.4 Proces preinkubacji i podpisanie umów (przed P1)
Na początku etapu P1 do pomysłodawcy wysyłane są dokumenty z szablonu „Dokumenty P1” do uzupełnienia i odesłania z
powrotem w stronę inwestora. Dokumenty te są podstawą do dalszych negocjacji, wokół których ponownie mogą zostać stworzone dodatkowe aktywności komunikacyjne jak korespondencja mail oraz spotkania.
Status negocjacji (pozytywny lub negatywny) określa możliwość kontynuacji procesu. W przypadku negatywnego rezultatu projekt zostaje zamknięty i zarchiwizowany. W przypadku pozytywnego rezultatu pomysłodawca dostaje kolejne szablony umów
dotyczących współpracy pomiędzy funduszem a pomysłodawcą (do pobrania, fizycznego podpisu i fizycznej wysyłki z powrotem
do inwestora).
Na tym etapie wiadomym jest czy potrzebna jest decyzja dotycząca wejścia kapitałowego w projekt, co powinno być określone
statusowo w bazie danych wraz z podstawowymi informacjami dotyczącymi warunków brzegowych związanych z inwestycją
kapitałową.
Na tym etapie określane są też potrzeby doradcze związane z dalszym rozwojem inicjatywy w tym:
■■potrzeba doradztwa związanego z problematyką kadrową (HR);
■■potrzeba doradztwa związanego z kwestiami finansowo-prawnymi;
■■potrzeba doradztwa związanego z aspektami technologicznymi;
■■inne aspekty doradcze.
W związku z potrzebami doradczymi jako finał przygotowań do inkubacji pomysłodawcy wysyłane są kolejne dokumenty z umowami związanymi z dalszą realizacją procesu.
308
Następnie poza systemem tworzony jest udział dyskowy (Dropbox), pozwalający na szybką wymianę dodatkowych dokumentów.
Taka wymiana może odbywać się również w ramach komunikacji w systemie.
W ramach dalszego procesowania odbywają się bardziej szczegółowe analizy i prace, których efektem jest dostarczenie dokumentów i podejmowania decyzji na podstawie prac poszczególnych doradców i ekspertów uczestniczących w analizie inicjatywy
technologicznej.
4.1.5 Preinkubacja (P1, P2, P3)
Etapy inkubacyjne mają podobną strukturę i wiążą się głównie z pracą nad poszczególnymi dokumentami wymaganymi przez
inwestora. Część z tych dokumentów powinien dostarczyć pomysłodawca a opiekun (analityk) po stronie inwestora dokonuje
decyzji akceptacyjnej dotyczącej danego dokumentu, podetapu. W wielu przypadkach wymagana jest praca niezależnych ekspertów dziedzinowych, którzy wspomagają proces swoją pracą i dostarczonymi dokumentami jako efekt ich analizy. Wszystkie
te aktywności na diagramie określone są pracami merytorycznymi.
W przypadku etapu P1 są to następujące aktywności:
■■Dokument WOP (zlecenie dla doradcy);
■■Pogłębiona analiza rynku (zlecenie dla eksperta lub wykonane wewnętrznie);
■■Dokument pre-biznes plan (wykonane przez pomysłodawcę, ocena po stronie wewnętrznej lub eksperta zewnętrznego);
■■Wstępna analiza prawna (ekspert, doradca prawny);
■■Opinia o innowacyjności pomysłu (ekspert, doradca technologiczny/biznesowy);
■■Ewaluacja odporności i kompetencji przywódczych (doradca HR);
■■Cashflow menadżerski;
■■Badania rynku;
■■Ekspertyza technologiczna;
■■Przedkomercyjna analiza techniczna;
■■Raport prawny;
■■Indywidualny plan rozwoju;
■■Coaching (umowa i realizacja);
■■Biznesplan (faktyczny);
■■Memorandum inwestycyjne;
■■Wycena aportu;
■■Ekspertyza techniczna na etapie P3;
■■Coaching (umowa i realizacja);
■■Indywidualny raport końcowy;
■■Umowa inwestycyjna;
309
■■Umowa spółki;
■■Pozostałe dokumenty prawne.
4.1.6 Przygotowanie dokumentów do PARP
Na zakończenie finalnego etapu inkubacji (P3) tworzony jest dokument uchwały KS dotyczący zamknięcia etapu inkubacji pomysłu i przejście w etap dalszej realizacji współpracy.
Po utworzeniu uchwały tworzony i archiwizowany w systemie jest raport podsumowujący inkubację pomysłu.
Następnie są przygotowywane, podpisywane i archiwizowane (również fizycznie) dokumenty dla PARP.
Dokumenty przesłane do PARP wracają z decyzją opisaną statusowo w systemie. Na podstawie decyzji następują korekty w dostarczonych umowach i dokumentach (np. Cashflow menadżerski, biznesplan, memorandum, umowa inwestycyjna i/lub umowa
spółki).
Jeśli decyzja PARP wymaga korekty w dokumentach wtedy podobnie jak w etapach inkubacji może być wymagana dodatkowa
praca nad tymi dokumentami, ponowne zlecenia dla ekspertów, aż do ustalenia statusowych wersji wszystkich dokumentów i
umów.
4.1.7 Wejście kapitałowe
Na zakończenie całego procesu (zakładając doprowadzenie go do pozytywnej opinii i decyzji) następuje finalne spotkanie pomiędzy stronami celem spisania wszystkich dokumentów notarialnie.
Dokumenty i ich archiwizacja kończą proces decyzyjny z pozytywnym statusem decyzji inwestycyjnej.
4.2 Ankiety
W systemie został zaimplementowany mechanizm związany z przeprowadzaniem ankiet i kwestionariuszy. Mechanizm można
podzielić na dwa elementy:
■■Modelowanie ankiet
W ramach panelu administracyjnego istnieje możliwość zamodelowania ankiet określonych w procesie. Aktualnie istnieją dwa
rodzaje ankiet: autoewaluacja projektu oraz ankieta wysyłana do określonej grup docelowej (zewnętrznej w stosunku do portalu) z prośbą o opinię.
W obu przypadkach w ramach panelu administracyjnego możliwe są do określenia pytania, sposób odpowiedzi oraz sposób
punktowej oceny związanej z odpowiedziami na konkretne pytania.
■■Wypełnianie ankiet w ramach procesu
W przypadku wypełniania omówionych powyżej typów ankiet, autoewaluacja jest jednym z pierwszych kroków realizacji podstawowego procesu decyzyjnego. W ramach dostarczonych i zdefiniowanych pytań użytkownik (pomysłodawca) udziela odpowiedzi, które są automatycznie punktowane. Suma punktów przechodząca przez określony próg definiowany w szablonie pozwala
na dalsze podejmowanie decyzji związanych z wstępną analizą projektu.
W przypadku ankiet kierowanych do zewnętrznych grup docelowych opiekun projektu może wybrać jeden z dostępnych szablonów ankiet i zarządzić wysyłką maili z zaproszeniami do wypełnienia danej ankiety. Zaproszony uczestnik (poprzez podstawowe
dane kontaktowe jak imię, nazwisko oraz e-mail) ma możliwość udzielenia odpowiedzi i wyrażenia swojej opinii bez potrzeby
rejestrowania się w systemie. Umożliwia mu to wysłanie określonego identyfikatora ankiety i odpowiedniej strony WWW, która
bez dodatkowej autentykacji poza tym identyfikatorem oraz podstawowymi danymi kontaktowymi pozwala na wypełnienie i
wysłanie ankiety z powrotem do opiekuna projektu.
310
4.3 Zarządzanie dokumentami w systemie
Dokumenty w systemie e-Broker zawsze są połączone z konkretną inicjatywą technologiczną (projekt) oraz aktywnością, której
dotyczą. Dokumenty można podzielić na dwa rodzaje ze względu na ich obsługę. Dokumenty połączone z aktywnościami komunikacyjnymi nie podlegają procesowi wersjonowania. Dokumenty związane z zadaniami zawsze podlegają wersjonowaniu i w
systemie jest zapisana informacja o każdej poprzedniej wersji dokumentu oraz użytkownikowi, który dokonał zmian.
5. Interfejs użytkownika oraz ergonomia pracy z systemem
Aplikacja została zrealizowana w postaci projektu Web, z nowoczesnym i ergonomicznym interfejsem użytkownika (przykład
zrzutu ekranu poniżej):
Praca z aplikacją odbywa się poprzez opisane już w wcześniejszej części dokumentu menu główne (niebieski pasek pod elementami graficznymi w górnej części strony www).
311
Większość elementów procesu opisanych jest poprzez listy i formularze reprezentujące standardowy element interfejsu użytkownika w tego typu aplikacjach. Przykład poniżej reprezentuje listę proponowanych technologii. Przykład ten ilustruje płaską
listę z merytorycznie istotnymi dla danego widoku kolumnami oraz podstawową funkcjonalność wyszukiwania wartości w liście
w określonych kolumnach.
Często niektóre elementy posiadają więcej istotnych informacji, które użytkownik chciałby wykorzystać w wyszukiwaniu, a które
nie są widoczne na liście. Do takiej operacji wykorzystywana jest opcja „Wyszukiwanie zaawansowane”, która pozwala na określanie rozbudowanych filtrów wyszukiwania.
Dodatkowo w związku z tym iż proces decyzyjny jest długi i wielokrokowy w ramach jego realizacji są dostępne następujące
opcje pomocne użytkownikom w odnalezieniu się w systemie i w poprawnym zdefiniowaniu kolejnych aktywności:
dole każdej strony jest dostępna informacja o następnych dostępnych aktywnościach wynikających z procesu (zielone
■■naprzyciski
odpowiadające za realizację aktywności komunikacyjnych i zadaniowych);
podręczne pokazujące historię aktywności („Aktywności”), dokumenty aktualnie dołączone do systemu („Dokumen■■menu
ty”), listę faktur za pracę niezależnych ekspertów (dostępna tylko dla opiekunów), oraz lista wypełnionych ankiet (dostępne
tylko dla opiekunów - ankietę autoewaluacji pomysłodawca może przeglądać w ramach historii zrealizowanych aktywności).
312
Poniższy zrzut ekranu opisuje ten element interfejsu użytkownika:
W przypadku załączników (dokumentów dołączonych do procesu), osobna lista zawiera podręczny odnośnik pokazujący wszystkie poprzednie wersje dokumentu:
W przypadku listy faktur dostępna jest informacja o wszystkich zleceniach płatnych dla ekspertów oraz podsumowanie finansowe dla realizowanego projektu:
W przypadku ankiet menu pozwala na przeglądanie i generowanie nowych ankiet wg stworzonego szablonu:
313

Dokumentacja techniczna systemu e

Transkrypt

Podobne dokumenty

INTENCJE MSZALNE od 21 do 27 listopada 2016 r.

Zadanie 6. Napisać program o następującym działaniu:

(14 listopada 2006) (max. 50pkt.

47 40 38 25 44 Wykaz informacyjny zawiera spis stałych

Pani Jasnogórska, z radością głosimy, że jesteś błogosławiona. Bóg

Jeśli kto chce być pierwszym, niech będzie ostatnim ze wszystkich i

Baza danych Northwind Baza danych Northwind cd.. Baza danych

TEMAT CELE ZADANIA