Xpertis Logistyka

Komentarze

Transkrypt

Xpertis Logistyka
Małgorzata Kostrzewa
Logistyka
Macrologic SA, Warszawa, sierpień 2012
Małgorzata Kostrzewa
Xpertis: Logistyka
© Copyright by Macrologic SA, sierpień 2012
Macrologic SA
ul. Kłopotowskiego 22
03-717 Warszawa
tel. +48 222-566-222
http://www.macrologic.pl
Obecne wydanie podręcznika jest aktualizowane do wersji Xpertis 2012 programu Logistyka.
Redakcja: Małgorzata Kostrzewa
Skład: Małgorzata Kostrzewa
Druk: Niniejszy podręcznik został przygotowany w wersji elektronicznej i nie jest publikowany przez wydawcę w postaci papierowej a jedynie na nośnikach komputerowych oraz przez
Internet.
Macrologic oraz Xpertis są znakami handlowymi Macrologic SA.
Prawa do wszystkich występujących tutaj znaków handlowych należą do odpowiednich właścicieli. Ze względu na
charakter publikacji i niekiedy częste używanie w tekście znaków handlowych, zamiast umieszczania po każdym
wystąpieniu takiego znaku — symbolu znaku handlowego (TM ) lub zastrzeżonego znaku handlowego (®) utrudniającego czytanie, wszystkie znaki handlowe wyróżniamy pisząc je z wielkiej litery w trosce o przejrzysty styl
wydawniczy i bez intencji jakiegokolwiek ingerowania w znak lub naruszania praw z nim związanych.
Informacja o licencjach na wykorzystywane oprogramowanie stron trzecich znajduje się na płycie dystrybucyjnej
w folderze: „Xpertis Dokumentacja” podfolder: „Licencje obce”.
ISBN: Publikacjom elektronicznym nie przydziela się
Spis treści
Wstęp
I
18
Parametryzowanie pracy programu
1 Lata bilansowe i okresy obrachunkowe . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Redagowanie kartoteki lat bilansowych . . . . . . . . . . . .
1.2 Zamykanie okresów obrachunkowych . . . . . . . . . . . . .
1.3 Okresy obrachunkowe na poszczególnych stanowiskach . . .
1.4 Aktualizacja danych do analiz OLAP . . . . . . . . . . . . . .
2 Słowniki użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Wzorce systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2 Definiowanie słowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3 Słownik kontrahentów oparty na słowniku użytkownika . . .
2.4 Słowniki wykorzystywane do rozliczeń walutowych . . . . . .
2.5 Pozostałe słowniki użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Redagowanie tabel kursów walut . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Nowa tabela kursów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Parametry programu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Parametry pracy lokalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Słowniki systemowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Wielowalutowość . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4 Parametry oddziału . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.5 Wzorce kalendarzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6 Magazyny do realizacji zamówień sprzedaży i wewnętrznych .
4.7 Stanowiska fiskalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Menu użytkowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6 Widoki kartoteki kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1 Definiowanie widoków kartoteki kontrahenta . . . . . . . . .
6.2 Import eksport definicji widoków kartoteki kontrahentów . .
7 Formuły - parametry ogólne programu . . . . . . . . . . . . . . . .
7.1 Opis formuł programu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
27
29
29
30
33
34
35
35
38
40
40
43
44
44
46
47
49
51
53
54
55
55
56
57
58
58
59
60
4
Spis treści
8 Lista parametrów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.1 Wprowadzanie parametrów programu . . . . . . . . . . . .
9 Oddziały . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10 Uprawnienia i parametry użytkowników . . . . . . . . . . . . . .
10.1 Tabela użytkowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.2 Uprawnienia do oddziałów . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.3 Uprawnienia do obsługi magazynów . . . . . . . . . . . . .
10.4 Uprawnienia do obsługi zamówień klienta i wewnętrznych .
10.5 Uprawnienia do obsługi stanowisk sprzedaży i zakupów . .
10.6 Uprawnienia do obsługi menu użytkownika . . . . . . . . .
10.7 Grupowe nadawanie i odbieranie uprawnień . . . . . . . .
10.8 Formuły - parametry dla użytkownika . . . . . . . . . . . .
10.9 Parametry fiskalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.10 Parametry kasowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11 Dokumenty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.1 Numeracja dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.2 Powiązanie typu numeracji z typem dokumentu . . . . . .
11.3 Definiowanie typów dokumentów . . . . . . . . . . . . . .
12 Miejsca wystawienia dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.1 Definiowanie magazynów . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.2 Definiowanie stanowisk sprzedaży i zakupów . . . . . . . .
13 Kartoteka materiałowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.1 Grupy materiałowe i usługowe . . . . . . . . . . . . . . . .
13.2 Atrybuty indeksu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.3 Atrybuty dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.4 Słownik materiałów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.5 Słownik usług . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.6 PKWiU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.7 Jednostki miary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.8 Standardowy przelicznik jednostek . . . . . . . . . . . . .
13.9 Stawki VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14 Kartoteka sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.1 Kontrahenci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.2 Synchronizacja kartoteki kontrahenta pomiędzy ERP i CRM
14.3 Grupy kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.4 Tabela kontroli limitów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.5 Cenniki sprzedaży i dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.6 Rodzaje płatności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15 Informacje o licencjobiorcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.1 Informacje podstawowe o licencjobiorcy . . . . . . . . . .
15.2 Symbole NIP licencjobiorcy w UE . . . . . . . . . . . . . .
15.3 Kartoteka rachunków bankowych licencjobiorcy . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
77
78
78
80
80
81
82
83
84
84
84
85
98
100
100
101
108
108
125
125
132
133
133
135
139
148
163
165
166
167
168
172
173
189
192
192
196
205
206
206
208
208
5
Spis treści
16 Tłumaczenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.1 Opisy dodatkowe . . . . . . . . . . . . . .
16.2 Teksty i tłumaczenia domyślne . . . . . . .
17 Parametryzacja formuł nadających kod kreskowy
II
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
212
214
214
214
Gospodarka magazynowa
1 Metody rozliczeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Cena magazynowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Kolejność wydawania towarów . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2 Magazyny cen rzeczywistych dostawy . . . . . . . . . . . . . . .
2.3 Magazyn cen średnich bieżących . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.4 Magazyn cen ewidencyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Grupy asortymentowe w magazynach . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Redagowanie dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Parametry dla magazynów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Dokumenty zewnętrzne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Dokumenty wewnętrzne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4 Opóźnione wycenianie dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.5 Historia dostawy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6 Słownik cen dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Akceptacja dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1 Anulowanie akceptacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6 Koszty dodatkowe dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . . .
7 Fakturowanie dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . . . . .
7.1 Przeglądanie faktur powiązanych z dokumentem magazynowym
8 Wystawianie dokumentów zakupu i faktur wewnętrznych na podstawie
dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9 Korekty przychodowych dokumentów magazynowych . . . . . . . . .
9.1 Korekta zaakceptowanego dokumentu przychodowego . . . . . .
9.2 Korekta zaksięgowanego dokumentu przychodowego . . . . . . .
10 Przeglądanie i drukowanie dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.1 Wydruk dokumentu magazynowego . . . . . . . . . . . . . . . .
10.2 Podgląd dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11 Stany magazynowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.1 Dokumenty dla wybranego materiału . . . . . . . . . . . . . . .
11.2 Dostawy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.3 Zakładanie rezerwacji tymczasowych . . . . . . . . . . . . . . .
11.4 Przeglądanie rezerwacji dla materiału . . . . . . . . . . . . . . .
11.5 Atrybuty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.6 Wyszukaj . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12 Funkcje magazynowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.1 Inwentaryzacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.2 Przecena . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
216
217
218
218
219
221
222
222
223
223
224
241
246
247
248
248
250
250
252
253
254
255
255
258
262
266
268
269
272
272
273
274
275
275
276
276
287
6
Spis treści
13
14
15
16
17
18
12.3 Uzgadnianie i odtwarzanie stanów materiałowych . . . . . . . . 292
12.4 Regulacja magazynu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
12.5 Sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych . 294
12.6 Generowanie dokumentów wartościowych . . . . . . . . . . . . 295
Opakowania zwrotne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
13.1 Powiązanie magazynu z magazynem opakowań . . . . . . . . . . 296
13.2 Wprowadzanie opakowań zwrotnych do kartoteki materiałowej . 297
13.3 Wystawianie dokumentów z opakowaniami . . . . . . . . . . . . 297
13.4 Przeglądanie i redagowanie dokumentów opakowań . . . . . . . 300
13.5 Zwroty opakowań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
13.6 Stany opakowań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
13.7 Fakturowanie kaucji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Kompletowanie wyrobów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305
14.1 Struktura wyrobów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
14.2 Definicja dokumentów tworzących komplety . . . . . . . . . . . 308
14.3 Redagowanie dokumentów dotyczących kompletacji wyrobów . . 309
Zlecenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
15.1 Rejestracja zleceń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
15.2 Stany zleceń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313
15.3 Aktualizacja zleceń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
15.4 Zamykanie/otwieranie zleceń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Magazyn jako skład celny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315
16.1 Definiowanie magazynu składu celnego . . . . . . . . . . . . . . 316
16.2 Słowniki dla składu celnego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
16.3 Wprowadzanie dokumentów w składzie celnym . . . . . . . . . . 317
16.4 Koszty dodatkowe w składzie celnym . . . . . . . . . . . . . . . 319
16.5 Księga magazynowa składu celnego . . . . . . . . . . . . . . . . 320
Lokalizacja towarów w magazynie i termin ważności . . . . . . . . . . 320
17.1 Parametryzacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
17.2 Definiowanie lokalizacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
17.3 Wprowadzanie dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
17.4 Reorganizacja magazynu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
17.5 Inwentaryzacja magazynu według wymiarów . . . . . . . . . . . 326
17.6 Wyświetlenie zajętości lokalizacji w magazynie z obsługą wymiarów 327
17.7 Stany magazynowe według wymiarów . . . . . . . . . . . . . . . 327
Obsługa urządzeń mobilnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328
18.1 Parametryzacja związana z mobilną obsługą magazynów . . . . . 330
18.2 Mobilna obsługa magazynu — technologia . . . . . . . . . . . . 331
18.3 Rozpoczęcie pracy z urządzeniem . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
18.4 Przyjęcie dostawy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
18.5 Przygotowanie wysyłki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
18.6 Wydanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
7
Spis treści
19
20
21
22
23
18.7 Inwentaryzacja za pomocą urządzenia mobilnego . . . . . . . .
18.8 Reorganizacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.9 Podgląd stanów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.10 Funkcje dodatkowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Magazyn z zastosowaniem palet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19.1 Wspomaganie obsługi palet jednorodnych. Wyszukiwanie według indeksu materiałowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19.2 Nowe palety . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19.3 Przenoszenie palet na pozycje dokumentu w magazynie typu
DOSTAWY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19.4 Możliwość realizacji zamówienia sprzedaży lub zamówienia wewnętrznego wg wskazanych wcześniej palet . . . . . . . . . . .
19.5 Rozpakowywanie palet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
19.6 Wspomaganie inwentaryzacji w przypadku nie stosowania urządzeń mobilnych w magazynie z obsługą palet . . . . . . . . . .
19.7 Depaletyzacja palet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Magazyn wysokiego składu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.1 Definiowanie struktur magazynowania . . . . . . . . . . . . .
20.2 Lokalizacje w magazynie typu MWS . . . . . . . . . . . . . . .
20.3 Rozbudowa kartoteki materiałowej . . . . . . . . . . . . . . . .
20.4 Rejestracja dokumentów magazynowych w magazynie MWS .
20.5 Rejestracja reorganizacji magazynu . . . . . . . . . . . . . . .
20.6 Inwentaryzacja w magazynie MWS . . . . . . . . . . . . . . .
20.7 Obsługa urządzeń mobilnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.8 Informacja o zajętości magazynu typu MWS . . . . . . . . . .
Kwalifikacja dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.1 Parametryzacja związana z kwalifikacją dostaw . . . . . . . . .
21.2 Funkcjonalność związana z kwalifikacjami dostaw . . . . . . .
Kwalifikacja dostaw - badania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.1 Parametry badań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.2 Źródłowe zestawy badań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.3 Zestawy badań dla grup materiałowych i materiałów . . . . . .
22.4 Obsługa badań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Zestawienia dotyczące danych magazynowych . . . . . . . . . . . . .
23.1 Wskaźnik rotacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
III Sprzedaż
1 Redagowanie dokumentów sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Nagłówek dokumentu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Redakcja pozycji dokumentu sprzedaży . . . . . . . . . . . .
1.3 Wystawianie faktury z wielu dokumentów magazynowych . .
1.4 Dokument sprzedaży z generacją dokumentu magazynowego
1.5 Płatności i płatności ratalne do dokumentów sprzedaży . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
340
341
343
343
344
. 350
. 351
. 352
. 352
. 353
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
358
359
360
362
366
368
369
370
371
371
374
375
375
377
378
379
379
380
380
382
384
.
.
.
.
.
.
386
387
389
394
399
401
403
8
Spis treści
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1.6 Akceptacja dokumentu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
1.7 Jednostki sprzedaży na fakturach sprzedaży . . . . . . . . . . . . 407
Wydruk dokumentu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
2.1 Wydruk dokumentu w formacie PDF . . . . . . . . . . . . . . . 414
2.2 Wydruk dokumentów powiązanych z fakturą sprzedaży lub zakupu 415
Ceny sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
3.1 Rodzaj ceny sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
3.2 Kalkulacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 419
3.3 Rabaty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421
Dokumenty walutowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
4.1 WDT, WNT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427
Dokumenty korygujące sprzedaż . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
5.1 Dokument zwrotu zewnętrznego . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436
5.2 Korekta historyczna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
5.3 Zbiorcza korekta dokumentów sprzedaży . . . . . . . . . . . . . 439
Faktura zaliczkowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441
6.1 Korekta faktury zaliczkowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
6.2 Rozliczenie zaliczek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444
6.3 Faktury 100% rozliczone zaliczką . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
6.4 Zaliczki walutowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
6.5 Faktura zaliczkowa na podstawie wpłaty gotówkowej . . . . . . . 448
6.6 Wydruk faktur i korekt zaliczkowych oraz rozliczających zaliczki 449
Sprzedaż detaliczna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
7.1 Definiowanie paragonu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
7.2 Przypisanie drukarki fiskalnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
7.3 Wystawianie paragonów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 451
7.4 Opis dla materiału lub usługi drukowany na paragonie . . . . . . 452
7.5 Faktura VAT wystawiana z paragonu . . . . . . . . . . . . . . . . 453
Przeglądanie zarejestrowanych dokumentów sprzedaży . . . . . . . . . 454
8.1 Zakres przeglądania faktur sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . 457
8.2 Rejestrowanie dokumentów sprzedaży w systemie Finanse i księgowość . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
8.3 Powiązane dokumenty do dokumentów sprzedaży . . . . . . . . 459
8.4 Funkcje techniczne drukarki fiskalnej . . . . . . . . . . . . . . . 460
Mobilny handlowiec . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
9.1 Obsługa mobilnego handlowca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
9.2 Obsługa zadań dla mobilnego handlowca . . . . . . . . . . . . . 466
9.3 Obsługa wpłat gotówkowych pobranych przez handlowców . . . 469
Zestawienia dotyczące sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Zestawienia zbiorcze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Plany sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475
12.1 Struktura planu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
9
Spis treści
12.2 Pozycje planu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
12.3 Kopiowanie planu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
12.4 Wykonanie planu sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
IV Ewidencjonowanie zakupów
1 Redagowanie dokumentów zakupu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Nagłówek dokumentu zakupu . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Redakcja pozycji dokumentu zakupu . . . . . . . . . . . . . .
1.3 Redagowanie faktur zakupu i wewnętrznych na podstawie dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.4 Wystawianie dokumentu magazynowego na podstawie dokumentu zakupu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.5 Rejestrowanie dokumentów zakupu w systemie Finanse i księgowość . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.6 Rozliczenie kosztów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Akceptacja dokumentu zakupu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Dokumenty w obiegu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Wystawianie faktury zakupu z dokumentu w obiegu . . . . . .
3.2 Generowanie korekty zakupu z korekt w obiegu . . . . . . . . .
4 Korekty faktur zakupu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Rozpisywanie pozycji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Przeglądanie i drukowanie zarejestrowanych dokumentów zakupu . .
5.1 Drukowanie dokumentu zakupu . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2 Zakres przeglądania faktur zakupu . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3 Powiązane dokumenty do dokumentów zakupu . . . . . . . . .
6 Zestawienia dotyczące zakupów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
V
Deklaracja statystyczna Intrastat
1 Ogólne informacje o systemie Intrastat
2 Parametry dla Inrastat . . . . . . . . .
3 Progi Intrastat . . . . . . . . . . . . .
4 Tworzenie i przeglądanie deklaracji . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
VI Zamówienia
1 Ogólne zasady ewidencji zamówień . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Parametry dla zamówień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Rejestrowanie zamówień sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Nagłówek zamówienia sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Redakcja pozycji zamówienia klienta . . . . . . . . . . . . . .
4 Akceptowanie zamówień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Kopiowanie zamówień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6 Tworzenie zamówienia dostawy na podstawie zamówienia klienta i wewnętrznego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
479
. 480
. 481
. 484
. 488
. 489
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
490
491
492
492
493
494
494
495
496
498
499
501
501
.
.
.
.
503
503
506
509
509
.
.
.
.
.
.
.
514
514
515
517
517
521
526
527
. 527
10
Spis treści
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
6.1 Dostawy dedykowane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Plan zamówień sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.1 Wielowymiarowy plan pojemnościowy - symulacja zamówienia
Przeglądanie zarejestrowanych zamówień . . . . . . . . . . . . . . .
8.1 Drukowanie zamówienia i faktury proforma . . . . . . . . . .
Szukanie materiałów po kodach towarowych . . . . . . . . . . . . .
9.1 Rezerwacje na pozycjach zamówienia . . . . . . . . . . . . . .
9.2 Zmiana kolejności rezerwacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.3 Rezerwacje tymczasowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Realizacja zamówień klienta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.1 Realizacja pojedyncza i zbiorcza zamówienia sprzedaży . . . .
10.2 Realizacja zamówienia fakturą zaliczkową . . . . . . . . . . . .
10.3 Przeglądanie realizacji zamówienia klienta . . . . . . . . . . .
Podgląd zamówień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Realizacje zamówień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Oferty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.1 Wprowadzanie danych oferty . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.2 Przeglądanie zarejestrowanych ofert . . . . . . . . . . . . . . .
13.3 Drukowanie oferty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.4 Tworzenie zamówienia z oferty . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.5 Kopiowanie ofert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rejestrowanie zamówień wewnętrznych . . . . . . . . . . . . . . . .
14.1 Nagłówek zamówienia wewnętrznego . . . . . . . . . . . . . .
14.2 Redakcja pozycji zamówienia wewnętrznego . . . . . . . . . .
14.3 Powiązanie zapotrzebowań z zamówieniami wewnętrznymi z
systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Przeglądanie zarejestrowanych zamówień wewnętrznych . . . . . . .
Realizacja zamówień wewnętrznych . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planowanie i zarządzanie transportem . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rejestrowanie zamówień dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.1 Nagłówek zamówienia dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.2 Redakcja pozycji zamówienia dostaw . . . . . . . . . . . . . .
18.3 Akceptowanie zamówienia dostaw . . . . . . . . . . . . . . . .
18.4 Zapotrzebowania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Przeglądanie zarejestrowanych zamówień dostaw . . . . . . . . . . .
19.1 Drukowanie zamówienia dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . .
Plan zamówień dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.1 Plan produkcji jako źródło do planu zamówień dostaw . . . . .
Podgląd zamówień dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.1 Przeglądanie realizacji zamówień dostaw . . . . . . . . . . . .
Potwierdzenia zamówień dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.1 Wprowadzanie potwierdzeń dla zamówień dostaw . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
528
529
530
531
535
537
538
540
544
547
547
551
552
553
554
555
555
561
562
563
564
564
564
567
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
570
570
571
572
576
576
578
579
580
582
584
585
591
591
594
595
596
11
Spis treści
22.2 Przeglądanie potwierdzeń zamówień dostaw . . . . . .
22.3 Realizacja zamówień dostaw na podstawie potwierdzeń
23 Przegląd realizacji zamówień dostaw . . . . . . . . . . . . . .
24 Funkcje pomocnicze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24.1 Archiwalne oferty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24.2 Archiwalne zamówienia . . . . . . . . . . . . . . . . .
24.3 Archiwalne transporty . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24.4 Archiwalne potwierdzenie zamówień dostaw . . . . . .
25 Zestawienia dla zamówień . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
597
598
599
600
600
600
601
601
601
VII Wielowymiarowe analizy OLAP
603
1 Przykładowe analizy OLAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 605
2 Struktura danych analiz logistycznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . 609
VIII Xpertis CMS
1 Współpraca systemu Logistyka z systemem Xpertis CMS .
1.1 Przygotowanie systemu do współpracy z internetem
1.2 Użytkownicy internetowi . . . . . . . . . . . . . . .
1.3 Przygotowywanie oferty . . . . . . . . . . . . . . .
1.4 Obsługa zamówień rejestrowanych przez internecie .
1.5 Wysyłanie potwierdzenia akceptacji zamówienia . .
2 Obsługa klientów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Oferta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2 Obsługa koszyka . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3 Zamówienia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.4 Miejsce dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5 Dokumenty sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
IX Współpraca programu Logistyka z innymi programami
1 Współpraca programu Logistyka z innymi programami pakietu . . .
2 Współpraca programu Logistyka z programem Finanse i księgowość
3 Współpraca z programem Produkcja . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Generowanie RW podczas współpracy z Produkcją . . . . . . .
3.2 Zamówienia podczas współpracy z Produkcją . . . . . . . . . .
3.3 Raporty z produkcji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Współpraca z programem Kasa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Generowanie raportów kasowych . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Raporty w systemie kasowym . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Współpraca z systemem Projekty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1 Parametryzacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2 Zabezpieczenie materiałowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3 Rejestracja wykonania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6 Współpraca z programem Alerty biznesowe . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
619
619
620
621
622
623
624
625
626
627
628
629
630
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
631
631
632
635
636
639
640
640
641
642
643
643
643
646
647
12
Spis treści
7
8
9
10
11
12
X
6.1 Wysyłanie załączników zdarzeń z dziennika . . . . . . . . . . . . 648
6.2 Wysyłanie załączników i dokumentów z podpisem elektronicznym 648
6.3 Akceptacja zamówienia przez internet . . . . . . . . . . . . . . . 650
Eksport i import dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 650
7.1 Definicje interfejsów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 651
7.2 Definicje zamienników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 653
7.3 Formuły eksportujące i importujące . . . . . . . . . . . . . . . . 655
7.4 Eksport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
7.5 Import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
Komunikaty EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 655
8.1 Wstępne przygotowanie systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656
8.2 Definiowanie komunikatów EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . 657
8.3 Definiowanie struktury komunikatu . . . . . . . . . . . . . . . . 659
8.4 Uzupełnianie danych o kontrahentach i towarach . . . . . . . . . 661
8.5 Definiowanie zgody na wymianę komunikatów EDI . . . . . . . 662
8.6 Odczyt i zapis komunikatów EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . 663
8.7 Dziennik zdarzeń EDI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 665
8.8 Podpis elektroniczny plików tworzonych w module EDI . . . . . 666
8.9 Zapis komunikatu i podpis elektroniczny plików w module Faktury 667
Załączniki i podpis elektroniczny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 668
9.1 Podpis elektroniczny plików . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 670
Współpraca z systemem Gospodarka remontowa . . . . . . . . . . . . 671
Współpraca z systemem Ewidencja wyposażenia - rodzaje wyposażenia 672
Współpraca z systemami na platformie Lotus Notes . . . . . . . . . . . 673
12.1 Zamówienia sprzedaży rejestrowane w systemie Lotus Notes . . . 674
12.2 Zlecenia fakturowania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 674
Wydruki definiowalne
1 Ograniczenia dla wydruku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Definiowanie wydruku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Przedziały . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
XI Zestawienia i wydruki
1 Zestawienia dotyczące danych magazynowych . . . . . . . .
1.1 Aktywny stan magazynowy na podany dzień . . . . .
1.2 Skrócone zestawienie obrotów magazynowych . . . .
1.3 Szczegółowe zestawienie obrotów magazynowych . . .
1.4 Skrócony raport magazynowy . . . . . . . . . . . . .
1.5 Szczegółowy raport magazynowy . . . . . . . . . . .
1.6 Towary zalegające w magazynie powyżej ? dni . . . . .
1.7 Towary zalegające w magazynie - wg okresu zalegania
1.8 Skrócone zestawienie obrotów na kontach . . . . . . .
1.9 Szczegółowe zestawienie obrotów na kontach . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
676
677
677
679
680
680
682
683
684
685
686
687
688
690
691
13
Spis treści
2
3
4
5
6
1.10 Odchylenia od stanów minimalnych lub maksymalnych . . . .
1.11 Wskaźnik rotacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.12 Stany dostaw na dzień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.13 Stany dostaw w podziale czasowym . . . . . . . . . . . . . . .
Wydruk dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Wydruk zewnętrznego dokumentu magazynowego . . . . . . .
2.2 Wydruk wewnętrznego dokumentu magazynowego . . . . . .
Zestawienia dotyczące sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Zestawienie dokumentów sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Szczegółowe zestawienie sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Zestawienie dokumentów korygujących . . . . . . . . . . . . .
3.4 Zestawienie sprzedaży w podziale na grupy kontrahentów . . .
3.5 Szczegółowe zestawienie sprzedaży w podziale na grupy kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.6 Zestawienie sprzedaży w podziale na obszary sprzedaży . . . .
3.7 Szczegółowe zestawienie sprzedaży w podziale na obszary sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.8 Zestawienie faktur zaliczkowych . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.9 Zestawienie dokumentów sprzedaży wg grup kontrahentów
(Crystal Reports) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.10 Zestawienie dokumentów sprzedaży wg handlowców (Crystal
Reports) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wydruki dokumentów sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Wydruk faktury VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Wydruk korekty faktury VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Wydruk faktury VAT zaliczkowej . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4 Wydruk faktury VAT walutowej . . . . . . . . . . . . . . . . .
Zestawienia dotyczące zakupów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1 Zestawienie dokumentów zakupu . . . . . . . . . . . . . . . .
5.2 Szczegółowe zestawienie zakupu . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.3 Zestawienie dokumentów korygujących . . . . . . . . . . . . .
5.4 Zestawienie zakupów w podziale na grupy kontrahentów . . .
5.5 Szczegółowe zestawienie zakupów w podziale na grupy kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.6 Zestawienie faktur wewnętrznych . . . . . . . . . . . . . . . .
Zestawienia dla zamówień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1 Koszty kontraktu w podziale na zamówienia klientów i wewnętrznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2 Koszty zamówień klientów i wewnętrznych . . . . . . . . . . .
6.3 Zamówienia klientów - zysk . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.4 Zamówienia klientów - zysk (z dokumentami magazynowymi)
6.5 Zestawienie zamówień klientów i wewnętrznych . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
692
693
694
695
696
697
699
701
702
703
704
705
. 706
. 707
. 708
. 709
. 710
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
712
714
715
717
719
721
723
724
725
726
727
. 728
. 729
. 730
.
.
.
.
.
731
732
733
734
735
14
Spis treści
6.6 Zestawienie ofert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.7 Szczegółowe zestawienie zamówień klientów i wewnętrznych
6.8 Zamówienia dostaw wg dostawców (Crystal Reports) . . . . .
6.9 Zestawienie zamówień dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.10 Szczegółowe zestawienie zamówień dostaw . . . . . . . . . .
7 Wydruki zamówień i faktury proforma . . . . . . . . . . . . . . . .
7.1 Wydruk oferty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.2 Wydruk zamówienia sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.3 Wydruk zamówienia wewnętrznego . . . . . . . . . . . . . .
7.4 Wydruk faktury PROFORMA . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.5 Wydruk zamówienia zakupu . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8 Zestawienia dla opakowań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.1 Niezwrócone kaucje pobrane przez kontrahentów . . . . . .
9 Zestawienia zbiorcze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.1 Marża za dany okres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.2 Analiza sprzedaży/zakupu według kontrahentów . . . . . . .
9.3 Analiza sprzedaży/zakupu materiałów i usług . . . . . . . . .
9.4 Skrócone zestawienie obrotów na kontach . . . . . . . . . . .
9.5 Szczegółowe zestawienie obrotów na kontach . . . . . . . . .
9.6 Wykorzystanie limitu kredytowego . . . . . . . . . . . . . . .
XII Wspólne elementy pakietu
1 Lista parametrów globalnych . . . . . . . . . . . .
2 Lista użytkowników . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Internetowi użytkownicy . . . . . . . . . . .
2.2 Zmiana hasła . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Okres obrachunkowy . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Definiowanie schematów danych hierarchicznych .
5 Jednostka księgowa . . . . . . . . . . . . . . . . .
6 Parametryzacja wydruków . . . . . . . . . . . . .
7 Schematy kolorów . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8 Słowniki użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . .
8.1 Wzorce systemu . . . . . . . . . . . . . . . .
8.2 Wzorce dodatkowe i niestandardowe . . . .
8.3 Słowniki z parametrami . . . . . . . . . . . .
8.4 Wzorce wykorzystywane w programie . . . .
8.5 Tabele źródłowe . . . . . . . . . . . . . . . .
8.6 Słowniki zastrzeżone . . . . . . . . . . . . .
8.7 Słowniki pomocnicze . . . . . . . . . . . . .
8.8 Definicja słowników użytkownika . . . . . .
8.9 Słowniki jako kartoteki pomocnicze . . . . .
8.10 Redagowanie danych o kontrahentach . . . .
8.11 Przeglądanie listy kontrahentów wg widoków
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
737
738
739
741
743
744
745
747
749
751
753
755
755
756
756
757
758
759
760
761
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
762
763
778
779
780
782
782
785
787
788
789
790
793
794
794
794
795
797
798
800
800
804
15
Spis treści
9
10
11
12
13
14
8.12 Ewidencja kontaktów z kontrahentem . . . . . . . . . . . . . .
8.13 Redagowanie danych o osobach . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.14 Rejestracja operacji na danych osobowych . . . . . . . . . . . .
8.15 Redagowanie danych w słownikach walut i banków . . . . . . .
8.16 Słownik form płatności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.17 Redagowanie danych w pozostałych słownikach . . . . . . . .
8.18 Drukowanie zawartości słowników . . . . . . . . . . . . . . .
8.19 Wyznaczanie słowników systemu . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtrowanie danych ze słowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.1 Definiowanie filtra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.2 Używanie filtra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kursy walut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.1 Tabele kursów walut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Konta syntetyczne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.1 Wyróżniki — dodatkowa klasyfikacja zapisów księgowych . . .
Lata bilansowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.1 Podział roku bilansowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wzorce kalendarzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sprawozdania definiowalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.1 Definiowanie sprawozdania . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.2 Nagłówek sprawozdania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.3 Kolumny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.4 Wiersze sprawozdania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.5 Wskaźnik podstawowy (nie związany ze słownikiem użytkownika ani z kartoteką) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.6 Wskaźniki podstawowe związane ze słownikiem użytkownika
bądź kartoteką . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.7 Wskaźniki podstawowe, wypełniane ręcznie . . . . . . . . . .
14.8 Algorytmy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.9 Zbiorcze dodawanie algorytmów dla wiersza typu F — wiersz
podstawowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.10 Zbiorcze dodawanie algorytmów dla wiersza typu S — wiersz sumacyjny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.11 Kopiowanie algorytmów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.12 Akceptacja grupy wskaźników – kolejność obliczania . . . . . .
14.13 Kontrola definicji sprawozdania wg kont . . . . . . . . . . . .
14.14 Zaokrąglenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.15 Tłumaczenie sprawozdań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.16 Akceptacja zdefiniowanego sprawozdania . . . . . . . . . . . .
14.17 Formuły uniwersalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.18 Aktualizacja danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.19 Drukowanie zestawień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
807
808
810
811
811
812
812
813
813
813
815
815
815
817
819
820
820
821
821
822
822
822
824
. 826
. 827
. 827
. 828
. 829
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
829
830
831
833
834
835
836
836
837
838
16
Spis treści
15 Opcja importu danych startowych . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16 Import danych z innych systemów . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.1 Ogólne zasady przygotowania danych wejściowych . . . . . .
16.2 Definiowanie importów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.3 Kody informacyjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.4 Wczytanie danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.5 Import definicji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17 Eksport i import dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17.1 Import i eksport — krok po kroku . . . . . . . . . . . . . . .
17.2 Definicje interfejsów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17.3 Definicje zamienników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17.4 Formuły eksportujące i importujące . . . . . . . . . . . . . .
17.5 Eksport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17.6 Import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18 Rejestrowanie modyfikacji danych w kartotekach . . . . . . . . . .
18.1 Włączanie i wyłączanie rejestracji dla pól kartoteki . . . . . .
18.2 Parametry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.3 Przeglądanie historii modyfikacji wybranego zapisu kartoteki
18.4 Synchronizacja danych w ramach pakietu Xpertis . . . . . . .
19 Współpraca z programami opartymi na technologii IBM Lotus . . .
19.1 Współpraca z systemem Kadry i płace . . . . . . . . . . . . .
19.2 Współpraca z innymi systemami pakietu . . . . . . . . . . .
20 Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe . . . . . . . . . . . .
20.1 Użytkownicy rozwiązania Xpertis CMS Obszary biznesowe .
20.2 Zmiana hasła w systemie Xpertis CMS Obszary biznesowe . .
21 Menu użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.1 Pozycje menu użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.2 Miejsca użycia menu użytkownika . . . . . . . . . . . . . . .
21.3 Nadawanie uprawnień do menu użytkownika . . . . . . . . .
22 Wydruk uniwersalny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.1 Tworzenie wydruku uniwersalnego . . . . . . . . . . . . . .
23 Zapytania SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23.1 Selekcjonowanie rekordów . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23.2 Zapamiętywanie zapytań SQL . . . . . . . . . . . . . . . . .
23.3 Grupowanie wyników zapytań SQL . . . . . . . . . . . . . .
23.4 Definiowanie zapytania z grupowaniem poziomów . . . . . .
23.5 Wykonanie zapytania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24 Schematy dekretacji - Xpertis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24.1 Definiowanie schematów dla każdego systemu . . . . . . . .
24.2 Schematy dekretacji dla systemu Kasa . . . . . . . . . . . . .
24.3 Schematy dekretacji dla systemu Środki trwałe . . . . . . . .
24.4 Schematy dekretacji dla systemu Logistyka . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
839
839
839
840
843
844
845
847
848
848
850
852
852
852
853
854
854
855
856
858
858
859
860
864
865
866
866
869
869
870
870
872
872
873
875
875
876
877
877
879
883
884
17
Spis treści
24.5 Schematy dekretacji systemu Umowy i zgłoszenia oraz Fakturowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24.6 Schematy dekretacji systemu Kadry i płace . . . . . . . . . . .
24.7 Dekret Wn lub Dekret Ma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24.8 Zmienne dla formuł . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24.9 Wyróżniki zapisów księgowych . . . . . . . . . . . . . . . . . .
24.10 Dekretacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
25 Aktualizator — automatyczne uwspółcześnianie . . . . . . . . . . . .
25.1 Sposób działania Aktualizatora . . . . . . . . . . . . . . . . . .
25.2 Archiwum centralne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
25.3 Aktualizacja off-line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
25.4 Zadania Aktualizatora. Kolejność . . . . . . . . . . . . . . . .
25.5 Zadania nie wykonywane automatycznie . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
886
886
887
889
890
891
892
893
893
894
894
895
XIII Wielofirmowość w Xpertis
896
1 Wspólne definicje dla grupy firm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 896
2 Funkcjonalności dla potrzeb grupy firm . . . . . . . . . . . . . . . . . 899
A
Przegląd funkcji programu Xpertis Logistyka
901
Wstęp
Zastrzeżenie
Przykłady wymienione w dokumentacji programu należy traktować jako ilustrację działania programu. Rzeczywiste informacje dotyczące własnej firmy
należy wprowadzać i przetwarzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia ewidencji i obowiązującego prawa.
We wszystkich przykładach wykorzystano fikcyjne nazwy własne oraz fikcyjne dane.
Macrologic S.A. nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z niewłaściwego użytkowania programu bądź niestosowania się do obowiązujących
przepisów prawa.
Kilka słów na temat programu
Program Logistyka przeznaczony jest do wspomagania zarządzania gospodarką magazynową, sprzedażą towarów i usług i ewidencją zakupów. Umożliwia
on między innymi pełną obsługę dokumentacji magazynowej i stanów magazynowych, ewidencję i realizację zamówień własnych oraz pochodzących od
klientów, prowadzenie sprzedaży towarów i usług w powiązaniu z gospodarką
magazynową, ewidencję zakupów i kontrolę rozliczeń z kontrahentami. Logistyka jest programem elastycznym, łatwo można go dostosować do indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa. Często dostosowanie do specyficznych warunków nie wymaga obecności informatyka, może być wykonane we
własnym zakresie przez administratora programu. Natomiast bardziej złożone
modyfikacje mogą być wykonane przez kompetentną osobę na etapie wdrażania programu. Swoją elastyczność program zawdzięcza technologii MacroBASE, w której został wykonany.
18
Wstęp
Dane przetwarzane w ramach programu pochodzą zasadniczo z rejestrowanych dokumentów. Format dokumentów jest definiowany przez użytkownika, a ilość typów dokumentów funkcjonujących w programie praktycznie
nieograniczona. Ponieważ wszelkie informacje wejściowe trafiają do programu za pośrednictwem dokumentów (w tym także informacje o stanach magazynowych, wielkości i wartości sprzedaży i in.), nie ma obaw, że w przypadku
awarii dane będą bezpowrotnie utracone — odpowiednie funkcje pozwalają je
w każdej chwili odtworzyć na podstawie zarejestrowanej dokumentacji.
Ponadto wszelkie operacje nieodwracalne, mające istotny wpływ na funkcjonowanie programu, wykonywane są w tzw. systemie transakcji. Mechanizm
ten umożliwia w przypadku awarii powrót do stanu danych sprzed niepoprawnego zamknięcia systemu. Innym zabezpieczeniem przed utratą istotnych
informacji przechowywanych w bazie danych programu jest system uprawnień. Umożliwia on ograniczenie dostępu do danych osób, które nie są do tego
powołane. Więcej szczegółów na temat zadań, których wykonanie umożliwia
program, znajdziesz w kolejnych rozdziałach podręcznika.
Kilka słów na temat podręcznika
Niniejszy podręcznik przeznaczony jest dla operatora programu. Zakładamy,
że oczekuje on przystępnych informacji i praktycznych wskazówek dotyczących bieżącej eksploatacji, a z racji wykonywanych funkcji nie musi zagłębiać
się w arkana wiedzy technicznej. Dążyliśmy do tego, by dobór informacji i ich
podział pozwolił na efektywną pracę z podręcznikiem wszystkim użytkownikom systemu, niezależnie od stopnia znajomości zasad pracy komputera.
Celowe ograniczenie zakresu treści wyłącznie do funkcji realizowanych
przez program sprawiło, że nie znajdziesz w nim ogólnych wskazówek dotyczących obsługi komputera. Jeśli jesteś początkującym użytkownikiem, pozostaje nam tylko odesłać Cię do innych źródeł. Aby dodać otuchy, zapewniamy: w trakcie pracy z programem rzadko zdarzają się sytuacje nieodwracalne.
Skutki wydania niewłaściwych poleceń lub funkcji uruchomionych pomyłkowo łatwo cofnąć naciskając raz lub kilka razy klawisz Esc .
W podręczniku nie zamieszczono szczegółowego opisu tych zasad działania, które są jednorodne dla wszystkich programów wchodzących w skład pakietu Xpertis. Znajdziesz je w oddzielnym podręczniku wydanym przez Macrologic, zatytułowanym Obsługa systemów użytkowych. Umieszczono tam między innymi informacje na temat:
— Zasad dialogu z programem, w tym:
19
20
Wstęp
– uruchamiania poszczególnych funkcji za pośrednictwem menu,
– sposobu przeglądania i redagowania zawartości tabel programu,
– standardowych poleceń programu, jak Szukaj, Dołącz, Usuń.
— Sposobu posługiwania się słownikami systemowymi oraz słownikami
redagowanymi przez użytkownika,
— Drukowania zestawień danych pochodzących z kartotek programu,
— Pracy z programem na wielu stanowiskach,
— Pracy z programem w środowisku graficznym Windows.
Informacje dedykowane administratorowi, dotyczące funkcji technicznych
programu oraz nadzoru nad jego bieżącą eksploatacją, znalazły się również
w odrębnym podręczniku (patrz wydany przez Macrologic Podręcznik administratora). Umieszczono tam między innymi informacje na temat:
— Architektury systemu,
— Konfigurowania urządzeń peryferyjnych,
— Zasad definiowania nowych użytkowników programu oraz przydzielania im uprawnień do obsługi poszczególnych funkcji.
Pakiet Xpertis i XpertisXS
Firma Macrologic oferuje dwa rozwiązania ERP: Xpertis i XpertisXS . Xpertis to
pełna funkcjonalność ERP, natomiast XpertisXS jest rozwiązaniem mniejszym:
obejmuje ERP w obszarach Finanse, Personel, Logistyka oraz analizy OLAP.
XpertisXS spełnia podstawowe wymagania małej i średniej firmy. Wraz ze
wzrostem potrzeb przedsiębiorstwa pakiet XpertisXS będzie można łatwo zastąpić rozwiązaniem Xpertis — koszt takiej migracji będzie mniejszy niż zakup
nowego systemu.
Obrazek przy opisie tych funkcji, które nie występują w pakiecie XpertisXS .
Ta ikona wskazuje na funkcje, które mogą się znaleźć w pakiecie XpertisXS na
życzenie licencjobiorcy, jako opcje dodatkowe.
Wstęp
Xpertis w wersji wielofirmowej
Ten podręcznik dotyczy zarówno systemu Xpertis w wersji jednofirmowej, jak
i wielofirmowej. Szczegóły dotyczące zasad pracy w wersji wielofirmowej oraz
przedstawienie danych wspólnych znajdziesz w rozdziale XIII.
Jak korzystać z podręcznika?
W podręczniku zgromadzone zostały wszystkie istotne informacje dotyczące
programu, jego właściwości i funkcji, w miarę możliwości opatrzone przykładami. Zaproponowany przez nas układ treści jest zgodny z repertuarem funkcji
programu oraz zadań, które pomaga on realizować. Aby czytelnik mógł szybko
i efektywnie poznać zasady obsługi oprogramowania, w podręczniku zastosowano następujące konwencje:
— Opis każdego zadania realizowanego za pomocą programu otwierają
ogólne informacje dotyczące zagadnienia, po nich następują szczegółowe wskazówki odnośnie posługiwania się określoną funkcją.
— System odsyłaczy ułatwia zebranie wszystkich informacji na wybrany temat, rozmieszczonych w różnych punktach bądź rozdziałach: jeśli zagadnienie zostało opisane szerzej w innymi miejscu podręcznika, miejsce to wskaże odsyłacz.
— Hasła zestawione w skorowidzu zamieszczonym na końcu podręcznika
odnoszą się zarówno do podejmowanych zagadnień — np. materiał aktywny, materiał nieaktywny, jak i do opisywanych funkcji — np. funkcja Redagowanie dokumentów oraz poleceń — np. polecenie Akceptuj
(uwzględniono tylko polecenia charakterystyczne dla funkcji programu,
nie znajdziesz w skorowidzu poleceń standardowych dla wszystkich programów systemu Xpertis, takich jak Popraw lub Usuń).
— Dla osób, które śledzą treść podręcznika jednocześnie zapoznając się
z programem, ułatwieniem będą tak zwane ścieżki dostępu do poszczególnych funkcji. Są to skrócone instrukcje informujące, które menu należy kolejno otwierać, by odnaleźć odpowiednią pozycję. Na przykład
ścieżka: [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Faktury|Z bieżącego miesiąca]
wskazuje, że aby uruchomić funkcję umożliwiającą przeglądanie faktur
wystawionych na danego kontrahenta w bieżącym miesiącu, należy najpierw rozwinąć menu Firma, następnie wybrać pozycję Kontrahenci, co
21
22
Wstęp
spowoduje wyświetlenie okna przeglądania kontrahentów, dla wskazanego kontrahenta wybrać polecenie Dokumenty co spowoduje rozwinięcie kolejnego menu, gdzie udostępniona jest funkcja Faktury, którą
można zrealizować w kilku opcjach, między innymi wyświetlanie faktur
z miesiąca wskazanego w parametrach pracy.
— Opisy funkcji oraz zadań realizowanych przez program w wielu miejscach zostały zilustrowane przykładami. Wykorzystane w nich dane mają na celu zademonstrowanie działania funkcji i algorytmów programu,
nie stanowią żadnego odniesienia do danych rzeczywistych.
Etapy kompletowania
wyrobów
— Treść podręcznika została podzielona na rozdziały, w ramach których
wydzielono podrozdziały nazywane także punktami — do nich odnoszą
zamieszczone w tekście odsyłacze. Na marginesach, w polach wyróżnionych graficznie, zostały umieszczone tytuły sekcji, na przykład:
— Inne oznaczenia umieszczone na marginesach to ikony:
Ta ikona wskazuje przytoczone w podręczniku przykłady.
Ta ikona wskazuje szczególnie istotne wskazówki i ostrzeżenia przed błędami najczęściej popełnianymi przez użytkowników.
Ta ikona wskazuje fragmenty podręcznika, które odnoszą się do przepisów prawa oraz praktycznych rozwiązań proponowanych przez autorów
oprogramowania.
Ta ikona wyróżnia odsyłacze wskazujące podrozdziały, gdzie szerzej zostało opisane wybrane zagadnienie.
Ponadto, aby wiadomości podane w podręczniku były jak najbardziej czytelne i przejrzyste, zostały zilustrowane obrazami ekranów, czyli obrazami tego, co w odpowiednim momencie w trakcie pracy z programem pojawia się na
ekranie monitora.
Podstawowe zasady obsługi programu
Jak już wspomniano, szczegóły dotyczące obsługi programów wchodzących
w skład pakietu Xpertis znajdziesz w oddzielnym podręczniku, w całości poświęconym temu zagadnieniu (patrz podręcznik Obsługa systemów użytkowych). W tym miejscu zostaną pokrótce omówione jedynie podstawowe zasady obsługi, o których należy pamiętać pracując z programem.
Wstęp
— Jeżeli program pracuje w środowisku Windows’98, Windows NT lub
Windows XP czy nawet Windows Vista, obowiązują zasady obsługi uniwersalne dla wszystkich programów funkcjonujących w tych środowiskach.
— Program można obsługiwać zarówno za pomocą myszy, jak i posługując się wyłącznie klawiaturą. Zazwyczaj wszystkie operacje, które wykonywane są z użyciem myszy, można wykonać także naciskając klawisze
w określonej kombinacji.
— Graficzny interfejs użytkownika Windows udostępnia przyciski, których
rola jest analogiczna do roli klawiszy funkcyjnych. Ich znaczenie opisują
etykiety — tzw. „chmurki” wyświetlane, gdy kursor myszy przez chwilę
pozostaje umieszczony ponad przyciskiem.
Ten przycisk służy do dołączenia nowego rekordu lub zatwierdzenia
wprowadzonych danych — zależnie od kontekstu; funkcja przycisku odpowiada funkcji klawisza Enter lub klawisza F2 (ten klawisz umożliwia
zapis wprowadzonych danych).
Ten przycisk umożliwia opuszczenie okna redagowania danych bez zapisu, wycofanie się z bieżącej operacji lub zamknięcie ostatnio otwartego
okna; funkcja tego przycisku odpowiada funkcji klawisza Esc .
Ten przycisk wywołuje podpowiedź kontekstową (np. w postaci słownika użytkownika) lub historii zapisu wprowadzanego w aktywnym (wybranym) polu, może także służyć do uruchomienia polecenia Szukaj;
funkcja tego przycisku odpowiada funkcji klawisza F3 (klawisz ten
standardowo we wszystkich programach należących do systemu służy
wywołaniu podpowiedzi kontekstowych).
Ten przycisk umożliwia wyświetlenie szczegółowych informacji dotyczących wskazanego rekordu, pozycji na liście itp; przycisk ten może być
używany zamiennie z klawiszem spacji.
Ten przycisk umożliwia odświeżenie okienka w przypadku, gdy okno
aktywne zostanie przysłonięte przez inne okno. Aby ponownie stało się
widoczne można także wybrać polecenie [Okno|Odśwież].
Ten przycisk umożliwia stworzenie warunkowych filtrów na przeglądane w danym okienku dane. Po jego wybraniu użytkownik może zdefiniować nowy filtr lub wybrać już istniejący. Filtry służą do ograniczania
przeglądanych danych w okienku, dzięki czemu można przeglądać określony zakres danych.
23
24
Wstęp
Ten przycisk umożliwia odświeżenie filtra. Po jego wybraniu dane w
okienku zostaną uaktualnione, a zatem użytkownik będzie przeglądał
wszystkie dane spełniające warunek filtra, również te, które zostały ostatnio dodane przez innych użytkowników.
Ten przycisk umożliwia wyłączenie filtrowania danych.
Ten przycisk umożliwia użytkownikowi zwiększenie wszystkich pól w
okienku.
Ten przycisk umożliwia użytkownikowi zmniejszenie wszystkich pól w
okienku.
Ten przycisk umożliwia użytkownikowi samodzielne stworzenie raportu
z danymi. Po jego wybraniu użytkownik może zdefiniować nowy raport
lub wybrać już istniejący. Raporty te mogą być drukowane lub zapisywane w różnych formatach, np. PDF, TXT, HTML itp.
Jeżeli ikona umieszczona w środku przycisku jest „zgaszona” (szara), to
znaczy, że w bieżącym kontekście przycisk jest nieaktywny.
— Funkcje zawarte w rozwijanych menu dostępnych z menu głównego
można wywoływać używając myszy lub odpowiedniej kombinacji klawiszy. Aby wywołać daną funkcję, należy trzymając klawisz Alt nacisnąć
klawisz odpowiadający wyróżnionemu znakowi w nazwie funkcji. Ta sama zasada dotyczy wyboru poleceń dostępnych w menu poziomym. Na
przykład, aby nie używając myszy wywołać funkcję Rejestrowanie naciśnij najpierw klawisze Alt i D , co pozwoli rozwinąć menu Dokumenty — znak D jest wyróżniony w nazwie menu, a następnie klawisz R —
znak R jest wyróżniony w nazwie funkcji. Jeśli następnie chcesz wykonać
polecenie Popraw w odniesieniu do wybranej pozycji (jednego z zarejestrowanych i nie zaakceptowanych dokumentów), naciśnij klawisze Alt
i P . Poszczególne funkcje z menu rozwijanych można również wybierać
posługując się kursorem.
— Nazwa polecenia w menu poziomym wyróżniona wersalikami oznacza,
że polecenie to można uruchomić naciskając klawisz Enter .
— W obrębie list — kartotek wyświetlanych w oknach przeglądania można
poruszać się na dwa sposoby: za pomocą wskaźnika myszy (wybierając
odpowiednią pozycję) lub posługując się klawiszami strzałek.
— Wprowadzając dane w oknach redagowania można posługiwać się myszą (wybierając poszczególne pola) lub przemieszczać się pomiędzy polami używając klawisza tabulacji.
25
Wstęp
— W zależności od właściwości (stanu, statusu) danego rekordu możliwe
jest zaznaczanie rekordów wieloma kolorami w jednym okienku. Dodatkowo można zaznaczyć kolorami wybrane pola w okienkach. Ułatwia to
przeglądanie danych, szybsze znajdowanie wybranych pozycji, łatwiejszą analizę danych. Aby to uczynić należy:
1. Zdefiniować schematy kolorów. Po wybraniu z menu [Administracja|
usTawienia kolorów|Schematy kolorów] mamy możliwość zdefiniowania schematów kolorów czcionki i tła dla zalogowanego użytkownika. Wybierając akcję Dołącz wprowadzamy nazwę schematu, a za pomocą akcji kolor Czcionki i kolor Tła można zdefiniować
ustawienia kolorów dla schematu. Można też od razu zobaczyć w
polu Nazwa schematu jak wyglądają pozycje wyróżnione tak zdefiniowanym schematem. Niemożliwe jest poprawienie nazwy ani też
usuwanie tzw. schematów systemowych czyli tych, których nazwa
zaczyna się od znaku „~”. Możliwa za to jest zmiana ich parametrów tzn. czcionki i tła.
2. Wybrać miejsca wykorzystania schematów kolorów w systemie. Po
wybraniu z menu [Administracja|usTawienia kolorów|Miejsca wykorzystania] wyświetlają się wszystkie miejsca w systemie, gdzie
można zdefiniować (bądź wyłączyć całkowicie) kolorowanie rekordów. Każdy zalogowany użytkownik do systemu może oddzielnie
zdefiniować schematy kolorów dla poszczególnych miejsc wykorzystania a także w razie potrzeby zmodyfikować podpiętą formułę i opis. Przyporządkowania schematów kolorów do poszczególnych miejsc wykorzystania można skopiować od innego użytkownika systemu (akcja Kopiuj ustawienia) lub przywrócić domyślne,
startowe ustawienia (akcja Domyślne).
3. W przypadku zerowego startu systemu lub pierwszego startu po
transferze z poprzedniej wersji do wszystkich akcji podpinane są
tzw. schematy systemowe (startowe). Można wtedy wyłączyć je
w poszczególnych pozycjach lub zmienić te schematy na inne.
Ważne jest to, że po usunięciu wszystkich powiązań miejsc wykorzystania z kolorami (gdy istnieją tylko schematy systemowe kolorów dla użytkownika), po ponownym uruchomieniu systemu do
wszystkich miejsc wykorzystania dopną się domyślne schematy
startowe. Jeśli więc użytkownik chce, by wszystkie możliwe miejsca
wykorzystywania schematów kolorów były wyłączone musi odłączyć schematy kolorów od tych miejsc ale zostawić w systemie co
najmniej jeden zdefiniowany niesystemowy kolor.
26
Wstęp
— Jeśli obsługując program obserwować będziesz dolną linię ekranu, znajdziesz tam krótkie podpowiedzi dotyczące aktualnie wykonywanych
czynności. Może to się okazać przydatne zwłaszcza w czasie redagowania danych.
Załoga Macrologic SA
Rozdział I
Parametryzowanie pracy
programu
Pod terminem parametry programu kryją się pewne stałe wartości, które użytkownik powinien określić jeszcze przed rozpoczęciem pracy z programem.
W przeciwnym wypadku nie będzie możliwe poprawne prowadzenie gospodarki magazynowej, sprzedaży czy zakupów, a także nie będzie możliwe wykorzystanie funkcji kontrolingowych.
Od sposobu zdefiniowania środowiska pracy w dużej mierze zależy sprawność obsługi programu. Definiowanie środowiska pracy programu polega między innymi na założeniu i wprowadzeniu treści do słowników użytkownika,
takich jak słownik materiałów, kontrahentów itp., zdefiniowaniu magazynów,
stanowisk sprzedaży i zakupów. Przed rozpoczęciem eksploatacji programu
należy także ustalić format dokumentów, które będą generowane przez program oraz zdefiniować magazyny w takiej liczbie, jaka jest niezbędna do prowadzenia gospodarki magazynowej w przedsiębiorstwie.
Przygotowując program do pracy należy również zdecydować o uprawnieniach, jakie otrzyma każdy z użytkowników programu. W tym rozdziale znajdziesz dokładny opis funkcji, które służą przygotowaniu programu do działania w indywidualnych warunkach.
Funkcje przygotowujące środowisko pracy programu, czyli funkcje definicyjne, dostępne są w module programu nazwanym Definicje. Niektóre informacje, nanoszone w tym module w trakcie przygotowań do pracy, można
uzupełniać także podczas wykonywania w programie codziennych czynności.
Jednak nie polecamy doraźnego i częstego zmieniania parametrów z menu Definicje.
— Informacje wprowadzane do systemu za pośrednictwem dokumentów
przetwarzane są w trybie okresowym. Okresy obrachunkowe w progra-
27
28
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
mie Logistyka są definiowane przez użytkownika. Dlatego też przed rozpoczęciem nanoszenia danych konieczne jest odpowiednie zredagowanie kartoteki Okresy obrachunkowe. Informacje na temat tej kartoteki
znajdziesz w punkcie I.1.
— O stałych parametrach pracy programu przeczytasz w punkcie I.4.
— Specyficznym rodzajem kartotek są słowniki użytkownika. O ich zawartości i formacie decyduje osoba odpowiedzialna za poprawne przygotowanie programu do eksploatacji. W grupie słowników użytkownika
znajdują się słowniki systemowe — odgrywają one w programie szczególnie ważną rolę. Szczegóły dotyczące słowników użytkownika znajdziesz w punkcie I.2.
— W częściach dotyczących poszczególnych modułów zamieszczono także informacje, w jaki sposób przydzielać uprawnienia do obsługi poszczególnych stanowisk pracy. Ponieważ jest to odpowiedzialna funkcja
administratora, w tym rozdziale zamieszczono punkt I.10, syntetycznie
traktujący to zagadnienie.
— Praca w programie opiera się na ewidencji i rozliczeniach dokonywanych na podstawie dokumentacji. Rejestrowane dokumenty są głównym
źródłem wszystkich danych, zarówno wejściowych, jak i wyjściowych.
Jedną z ważnych cech programu Logistyka jest możliwość elastycznego
definiowania formy dokumentów, a co za tym idzie funkcji, które będą
one pełniły w zasobach danych. Ta możliwość dostosowania narzędzi do
specyficznych potrzeb jest bardzo wygodna, ale nakłada na administratora dodatkowy obowiązek. Musi on zadbać o to, by typy dokumentów
w programie zostały prawidłowo zdefiniowane. Szczegółowy opis zasad
budowania definicji dokumentów znajdziesz w punkcie I.11.
— Inne kartoteki, niezbędne do prawidłowej pracy programu, zwłaszcza
zaś kartoteka materiałów, opisane zostały w punktach I.13, I.14. Dane w tych kartotekach warto umieścić przed rozpoczęciem wystawiania
i rejestrowania dokumentów, ale można je również bez przeszkód uzupełniać i aktualizować w trakcie pracy z programem.
— Zadaniem administratora jest wprowadzenie danych identyfikacyjnych
licencjobiorcy programu. Temu zagadnieniu poświęcono punkt I.15.
— Praca z programem przebiega w ramach odrębnych stanowisk. Są to stanowiska sprzedaży, zakupów oraz stanowiska odpowiadające założonym
I.1. Lata bilansowe i okresy obrachunkowe
magazynom. Wszystkie dane są wprowadzane i przeglądane na wyodrębnionych stanowiskach, jedynie moduł Firma udostępnia je do analiz
i przeglądania w całości, bez podziałów. Stanowiska pracy definiowane są przez użytkownika. Praktyczne wskazówki o tym, jak je zakładać,
znajdziesz wśród informacji dotyczących przygotowania do pracy poszczególnych modułów programu. Na pytanie, jak zakładać stanowiska
sprzedaży, odpowiada punkt poświęcony przygotowaniu modułu Sprzedaż, jak zakładać magazyny dowiesz się w punkcie poświęconym przygotowaniu modułu Magazyn etc.
— Właściwe ustawienie parametrów umożliwia wykorzystanie danych z
programu w procesach kontrolingowych, których podstawą są:
– sprzedaż i analiza sprzedaży, a także limity dla kontrahentów
(punkt I.14.4),
– gospodarka magazynowa i jej racjonalizacja,
– zamówienia u dostawców i kontrola zamówień.
1 Lata bilansowe i okresy obrachunkowe
Wszelkie dane wprowadzane do programu dotyczą konkretnego roku bilansowego i okresu obrachunkowego. Każdy rok bilansowy i okres obrachunkowy
musi być zdefiniowany przy pomocy opisywanej funkcji, jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji w programie.
Wszystkie dokumenty tworzone przez użytkownika i przeglądane przechowywane są w systemie w układzie rocznym, a w obrębie roku z podziałem
na okresy sprawozdawcze. Podział roku bilansowego na okresy obrachunkowe
musi pokrywać się z podziałem na miesiące kalendarzowe. Wybór okresu obrachunkowego przez operatora w momencie rozpoczęcia pracy z programem
jest jednoznaczny z otwarciem odpowiedniej kartoteki zawierającej dokumenty. Wybrany okres staje się wówczas okresem aktywnym - możliwy jest dostęp
do danych i praca z dokumentami dotyczącymi tego okresu.
1.1 Redagowanie kartoteki lat bilansowych
Przeglądanie lub zakładanie kartoteki lat bilansowych możliwe jest po wybraniu z menu Definicje pozycji Okresy obrachunkowe [Definicje|Okresy obrachunkowe ].
29
30
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Funkcja ta dla każdego zdefiniowanego wcześniej roku bilansowego wyświetla poszczególne okresy obrachunkowe pokrywające się z miesiącami kalendarzowymi. W oknie wyświetlana jest również informacja czy dany okres
jest zamknięty - na temat zamykania okresów czytaj w punkcie I.1.2.
Kolejne kolumny są kolumnami informacyjnymi, czy została włączona aktualizacja OLAP.
Na temat aktualizacji OLAP czytaj w punkcie I.1.4, na temat analiz OLAP
czytaj w rozdziale VII.
Na ekranie I.1 pokazane jest przykładowe okienko z latami bilansowymi.
Ekran I.1
Aby założyć nowy rok obrachunkowy należy skorzystać z polecenia Załóż
rok. Program zakłada kolejny rok bilansowy składający się standardowo z dwunastu miesięcy.
Jeżeli program jest uruchamiany po raz pierwszy, po wybraniu polecenia
Załóż rok, rok należy podać w wyświetlonym oknie.
W programie można definiować lata z zakresu 2000 - 2099.
Zdefiniowany rok bilansowy można usunąć używając polecenia Usuń. Usunięcie powiedzie się, o ile będzie to ostatni zdefiniowany rok, a także nie zarejestrowano w nim żadnych dokumentów.
System kontroluje tylko dokumenty magazynowe, sprzedaży i zakupów.
1.2 Zamykanie okresów obrachunkowych
Na koniec okresu obrachunkowego można przeprowadzić zamknięcie miesiąca. Zamknięcie poszczególnych okresów nie jest jednak czynnością niezbędną
do prawidłowej pracy programu. Użytkownik sam decyduje czy i kiedy w danym roku bilansowym zamykać będzie poszczególne miesiące.
Z systemu Ewidencja wyposażenia funkcja zamknięcia miesiąca jest możliwa, jeżeli system nie współpracuje z systemem Xpertis Logistyka.
I.1. Lata bilansowe i okresy obrachunkowe
Program nie wymaga od użytkownika specjalnej kontroli przed wykonaniem funkcji zamknięcia okresu.
— Dany okres może być zamknięty, niezależnie czy wcześniejsze okresy są
pozamykane.
— Każdy miesiąc można zamknąć niezależnie czy jest on ustawiony jako
bieżący w parametrach pracy magazynu.
— System dopuszcza zamknięcie miesiąca nawet jeżeli w magazynie znajdują się dokumenty niezaakceptowane.
— Zamknięty okres będzie można w każdej chwili otworzyć.
Po zamknięciu miesiąca w magazynie wystawianie dokumentów będzie zablokowane. Jeżeli w danym przedsiębiorstwie jest praktyką, że dokumenty rejestrowane są z opóźnieniem, zaleca się aby poszczególnych okresów nie zamykać. Umożliwi to wprowadzanie dokumentów zaległych. Po zamknięciu okresu można też wprowadzać dokumenty nie tylko w okresie następnym od zamkniętego ale również późniejszych.
Informacje dotyczące zamkniętego okresu obrachunkowego w odniesieniu
do każdego magazynu znajdziesz wybierając z menu poszczególnych programów funkcję Parametry pracy (patrz punkt I.4.1). Operator programu, wprowadzający dane w obrębie wybranego stanowiska pracy, może dowolnie wskazać okres obrachunkowy, którego będą dotyczyły rejestrowane informacje.
Jak widać dzięki elastyczności programu Logistyka użytkownik ma praktycznie nieograniczone możliwości jeśli chodzi o wprowadzanie dokumentów.
Z jednej strony pozwala to na naprawienie wszelkich pomyłek bez udziału administratora systemu. Jednak całkowita dowolność nie jest polecana z kilku
powodów:
— uniemożliwi to zachowanie ciągłości stanów magazynowych oraz rejestrów sprzedaży i zakupów,
— integralność danych może zostać zaburzona,
— taka organizacja pracy może doprowadzić do chaosu w dokumentacji.
Zamykanie miesiąca można wykonać zbiorczo lub też niezależnie dla każdego magazynu.
31
32
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Zbiorcze zamykanie okresu
Zamykanie zbiorcze możliwe jest po wybraniu akcji Zamknij/otwórz a następnie Zamknij/otwórz okres [Definicje|Okresy obrachunkowe|Zamknij/otwórz|Zamknij/otwórz okres].
Jeśli wcześniej okres był zamknięty częściowo to po wybraniu opcji Zamknij/otwórz okres, użytkownik zostanie poinformowany, że przestaną działać
parametry dla zamknięcia częściowego — patrz punkt I.1.2.
Przed zamknięciem miesiąca zostaną wyświetlone kolejno dwa ekrany
z zapytaniem czy sprawdzać czy wszystkie dokumenty w zamykanym okresie
są zaakceptowane jak również czy są zaksięgowane.
Użytkownik może wskazać na jakim stanowisku ma być przeprowadzone
sprawdzanie: w magazynie, na stanowisku sprzedaży czy zakupów czy też na
wszystkich stanowiskach. Może również zrezygnować ze sprawdzania wybierając opcję Anuluj.
Jeżeli użytkownik wskaże inną opcję niż Anuluj, a w systemie znajdują się
niezaakceptowane czy niezaksięgowane dokumenty, lista tych dokumentów
zostanie wyświetlona odpowiednio w oknach: Niezaakceptowane dokumenty
i Niezaksięgowane dokumenty. W oknach tych, oprócz symbolu dokumentu,
wyświetlany jest kod oddziału, kod kontrahenta, symbol stanowiska. Lista ta
ma znaczenie informacyjne. Niezależnie od tego czy w zamykanym okresie
znajdują się niezaakceptowane czy niezaksięgowane dokumenty użytkownik
okres może zamknąć.
Po wykonaniu funkcji Zamknij/otwórz okres miesiąc zostanie zamknięty we
wszystkich magazynach, również w tych, do których dany użytkownik nie ma
uprawnień. Okres zostanie zamknięty również w magazynach z innych oddziałów, niż ten ustawiony w parametrach pracy magazynu. Nie mając uprawnień
do żadnego magazynu można również zamknąć okres.
W zamkniętym okresie nie będzie można wystawiać żadnych dokumentów
magazynowych i sprzedaży.
Zamknięty okres można otworzyć również przy pomocy akcji Zamknij/otwórz okres. Dla zamkniętego okresu funkcja ta spowoduje otwarcie
okresu. Po wybraniu opcji Zamknij/otwórz okres, jeżeli wcześniej wykonane
było zamknięcie częściowe, użytkownik zostanie poinformowany, że zaczną
działać parametry dla zamknięcia częściowego - patrz punkt I.1.2.
Częściowe zamykanie okresu
Zamknięcie okresu może być wykonane również odrębnie dla każdego magazynu.
I.1. Lata bilansowe i okresy obrachunkowe
Na przykład w każdym magazynie, prowadzonym w ramach programu,
bieżący okres obrachunkowy może być zamykany niezależnie.
Zamknięcie częściowe umożliwia wybranie akcji Zamknij/otwórz a następnie Zamknij częściowo [Definicje|Okresy obrachunkowe|Zamknij/otwórz|
Zamknij częściowo]. Następnie, tak jak w przypadku zamykania całkowitego,
istnieje możliwość wyświetlenia listy niezaakceptowanych lub niezaksięgowanych dokumentów. Po wybraniu tej funkcji zostanie wyświetlone okno Zamknięte magazyny. Wybierając standardową akcję Dołącz można wprowadzić
magazyn lub magazyny, dla których okres ma być zamknięty. Użytkownik może wybrać tylko magazyn, do którego ma uprawnienia (jak nadać uprawnienia
do magazynu czytaj w punkcie I.10.3).
W oknie redakcyjnym należy wskazać oddział, a następnie magazyn dla
których chcesz aby okres był zamknięty. Można wybrać tylko magazyn do którego masz uprawnienia. Użytkownik ma również możliwość zadecydowania
czy do modyfikacji będą zablokowane zarówno dokumenty magazynowe jak
i sprzedaży czy tylko jeden rodzaj dokumentów. Po naciśnięciu klawisza Esc
okres zostanie zamknięty we wskazanych magazynach.
W oknie z listą magazynów zamkniętych częściowo dla każdego magazynu
wyświetlany jest kod oddziału i informacja które dokumenty zostały zablokowane do modyfikacji:
— jeżeli znacznik znajduje się w kolumnie M nie będzie można modyfikować dokumentów magazynowych;
— jeżeli znacznik znajduje się w kolumnie S nie będzie można modyfikować dokumentów sprzedaży.
— jeżeli znacznik znajduje się w kolumnie Z nie będzie można modyfikować dokumentów zakupu.
Listę magazynów można modyfikować poprzez standardową funkcję Popraw. Usunięciu magazynu z listy - funkcja Usuń - spowoduje otwarcie okresu
w danym magazynie.
Jeżeli po zamknięciu częściowym zostanie wykonana funkcja zbiorczego
zamknięcia okresu (punkt I.1.2), parametry zamykania częściowego nie będą
działać, to znaczy okres będzie zamknięty we wszystkich magazynach i w danym okresie nie będzie można wystawiać żadnych dokumentów.
1.3 Okresy obrachunkowe na poszczególnych stanowiskach
Jak już wspomniano dokumenty magazynowe, sprzedaży, zakupu, a także zamówienia rejestrowane są w programie z podziałem na lata bilansowe —
33
34
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
a w ramach każdego roku bilansowego na okresy obrachunkowe. Podział taki
usprawnia obsługę: ograniczając zakres wyświetlanych dokumentów ułatwia
ich przeglądanie i odnalezienie właściwej pozycji. Umożliwia to również sprawowanie kontroli nad poprawnością dat wystawianych dokumentów oraz zachowanie porządku w ramach dokumentacji.
Ponadto okresowy system przetwarzania danych umożliwia nieskrępowaną pracę na przełomie miesięcy, gdy nie zostało zakończone wprowadzanie dokumentacji w ubiegłym okresie (pod warunkiem, że nie został on zamknięty),
a zaczynają już napływać dokumenty z okresu aktualnego.
Odpowiedni rok i miesiąc ustawia się w oknie parametrów dla poszczególnych modułów: magazynowego, sprzedaży, zakupów, czy też zamówień (punkt
I.4.1), przy czym ustawiając dane dotyczące okresu rozliczeniowego w jednym
module, będą one obowiązywały dla danego użytkownika w pozostałych modułach.
Wskazując w parametrach pracy rok i okres obrachunkowy korzystamy
ze słownika okresów obrachunkowych. Informacja o bieżącym okresie i roku
wyświetlana jest w linii tytułowej programu.
1.4 Aktualizacja danych do analiz OLAP
W systemie istnieje możliwość włączania lub wyłączania aktualizacji danych
przechowywanych w poszczególnych okresach. Funkcja taka dostępna jest
po wybraniu [Definicje|Okresy obrachunkowe|Aktualizacja OLAP].
Po włączeniu czy wyłączeniu aktualizacji, zaznaczane bądź odznaczane są
odpowiednie kolumny w oknie Okresy obrachunkowe.
Możliwość włączania czy wyłączania aktualizacji dostępne jest dla danych
związanych z kostkami OLAP:
— sprzedaży (x Analizy Sprzedaży)
— zakupu (x Analizy Zakupu)
— magazynowe (x Analizy Magazynowe)
— zamówień sprzedaży (x Analizy Zamówień Sprzedaży)
Słowniki aktualizowane są poprzez mechanizm synchronizacji [Administracja|
Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami] — patrz punkt XII.18.4.
Dodatkowo przygotowane są odpowiednie pliki z importem ustawień dla mechanizmu synchronizacji. Import definicji można wykonać używając opcji importu dostępnej w [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami] lub [Administracja|Import tabel|Ustawienia synchronizacji].
Na temat analiz OLAP czytaj w punkcie VII.
I.2. Słowniki użytkownika
2 Słowniki użytkownika
Słowniki to rodzaj kartotek, które można wywoływać w trakcie pracy programu i wykorzystywać ich zawartość w charakterze podpowiedzi. Poza funkcją
pomocniczą słowniki odgrywają bardzo istotną rolę — umożliwiają wszystkim
operatorom korzystanie w trakcie pracy z programem z jednolitej bazy informacji — o kontrahentach, bankach, stawkach podatkowych oraz z innych danych, do których dostęp jest niezbędny w trakcie obsługi każdego stanowiska.
Dane zawarte w słownikach mogą być wielokrotnie wykorzystywane przy rejestrowaniu dokumentów, bez konieczności powielania tych samych zapisów.
Słowniki użytkownika definiowane są przez operatora programu, co oznacza,
że nie tylko ich zawartość, ale także forma może być dowolnie kształtowana.
Pozwala to dostosować system słowników do indywidualnych warunków organizacji pracy przedsiębiorstwa. Użytkownik, tworząc własne słowniki, sam
określa, jakie dane powinny się w nich znaleźć oraz w jakim formacie dane te
będą przechowywane.
Słowniki użytkownika dostępne są po wybraniu [Definicje|Parametry|
Słowniki użytkownika].
2.1 Wzorce systemu
Słowniki użytkownika budowane są według różnych struktur słownikowych
— tak zwanych wzorców systemu. Wzorzec określa format danych, które zawierać będzie słownik według tego wzorca zbudowany. W programie funkcjonuje
wzorzec podstawowy, który umożliwia wprowadzenie do słownika kodu oraz
nazwy (treści) pozycji, a także wzorce specyficzne — niestandardowe. Pozwalają one wprowadzać do słowników bogatszy zestaw informacji, odpowiednio
dostosowany do rodzaju danych w nim przechowywanych.
W standardowej wersji programu dostępne są między innymi następujące
wzorce (formaty danych):
Kontrahent format przeznaczony do przechowywania danych o kontrahentach firmy. Umożliwia on wprowadzenie do słownika informacji takich
jak nazwa kontrahenta, dane adresowe, dane dotyczące identyfikacji podatkowej, numer konta bankowego. Można w nim określić domyślną
formę płatności, najczęściej stosowaną w rozliczeniach z kontrahentem
oraz — w odniesieniu do odbiorców towarów i usług — wskazać stały próg rabatowy. Format ten będzie wykorzystywany do konstrukcji
wszystkich słowników zawierających dane o dostawcach, odbiorcach,
producentach towarów, ewentualnie także o bankach.
35
36
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Bank format wyspecjalizowany, przeznaczony do budowy słowników przechowujących dane dotyczące banków. Pozwala on rejestrować, obok
standardowych informacji takich jak nazwa i adres, także numery identyfikacyjne banków. Na podstawie tego formatu powinien być utworzony słownik banków.
Osoba format pozwalający określić dane osobowe. Umożliwia wprowadzenie
do słownika informacji o osobach fizycznych, czyli dane osobowe (imię,
nazwisko, pesel) oraz dane adresowe (w tym określenie dzielnicy administracyjnej właściwej dla miejsca zamieszkania). Format wykorzystywany jest do konstrukcji słowników zawierających dane o osobach —
wystawcach i odbiorcach dokumentów.
Waluta format przeznaczony do konstruowania słowników walut. Umożliwia
przechowywanie informacji na temat kraju danej waluty, jej nazwę, kod,
symbol oraz jednostkę, w jakiej będzie funkcjonowała w programie.
Wydział format pozwalający wprowadzić kod wydziału i wpisać treść określającą go — np. nazwę wydziału.
Kraj format pozwalający pozwalający na wprowadzanie słownika krajów.
Słownik opart na tym wzorcu umożliwi na wprowadzenie kodu i nazwy
kraju.
Rachunki bankowe format umożliwia wprowadzenie numeru konta bankowego.
fiks jest to format ogólny, systemowy. Pozwala na wprowadzenie do słownika
kodu oraz nazwy pozycji. Jest on uniwersalny.
emag format ogólny, systemowy. Pozwala na wprowadzenie do słownika kodu oraz nazwy pozycji. Jest to wzorzec uniwersalny.
Obok wzorców opisanych powyżej użytkownik programu Logistyka może wykorzystywać także inne wzorce wspólne dla programów wchodzących
w skład systemu Xpertis, np. wzorzec urząd skarbowy, umożliwiający gromadzenie danych dotyczących urzędów skarbowych (wraz z numerami rachunków bankowych przeznaczonych do rozliczeń z podatnikami, wzorzec pracownik, tworzony przez system Kadry i płace, zawierający informacje o osobach zatrudnionych w firmie, i inne. Podczas wdrażania programu możliwe jest także zdefiniowanie nietypowych wzorców słowników, indywidualnie dostosowanych do potrzeb użytkownika.
I.2. Słowniki użytkownika
Wzorce można przeglądać i definiować po wybraniu z menu [Definicje|
Parametry|Słowniki użytkownika] i wskazaniu zakładki Wzorce systemu.
Definiowanie i przeglądanie wzorców
Wszystkie wzorce, które mogą służyć do budowania słowników, można przeglądać, używając w tym celu funkcji Rodzaje wzorców. Jest ona dostępna po wybraniu [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] i wskazaniu zakładki Rodzaje wzorców. Po jej uruchomieniu na ekranie wyświetlona zostanie tabela
zdefiniowanych wzorców.
W trakcie bieżącej pracy z programem nie wszystkie zdefiniowane wzorce
muszą być wykorzystywane. Listę wzorców przeznaczonych do wykorzystania
przy definiowaniu słowników można przeglądać przy pomocy funkcji Wzorce
systemu [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] w zakładce Wzorce systemu. Listę tę można także modyfikować dodając (tylko spośród wzorców zdefiniowanych) lub usuwając wybrane pozycje.
W rekordach słownika użytkownika można wprowadzać dodatkowe informacje, jeżeli na etapie wdrożenia programu zostanie odpowiednio wypełniona
tabela definicji parametrów wzorca.
Wzorce, które zostały wyróżnione znakiem tyldy, są to wzorce systemowe
i nie będą dostępne do modyfikacji.
Jedynie wzorce obecne na liście wzorców systemu mogą posłużyć do tworzenia nowych słowników użytkownika. Zadanie ich definiowania oraz wskazywania wzorców aktywnych proponujemy powierzyć administratorowi programu.
Tabele źródłowe
Wszystkie dane pochodzące ze słowników o jednolitym wzorcu przechowywane są w jednej tabeli, którą nazwać można tabelą źródłową. Redagując zawartość nowego słownika lub uzupełniając zawartość słownika już istniejącego,
dysponujesz wszystkimi danymi, które dotychczas zostały wprowadzone do
programu według tego samego wzorca. Na przykład redagując dane dotyczące dostawców, dysponujesz wprowadzonymi danymi wszystkich kontrahentów. Jeśli jeden kontrahent występuje jednocześnie jako dostawca i jako klient,
unikniesz dwukrotnego wprowadzania tych samych informacji. Gdy danych
dotyczących konkretnego dostawcy nie ma wśród danych wszystkich kontrahentów, należy je wprowadzić. Pozostaną one w tabeli źródłowej i będą mogły
zostać wykorzystane przy wprowadzaniu zawartości do innego słownika. Taki
37
38
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
system gromadzenia danych umożliwia ich dowolne grupowanie, a jednocześnie pozwala uniknąć dublowania zapisów.
Wszelkie zmiany danych zawartych w słownikach użytkownika są wykonywane w tabelach źródłowych. Zmiany tam wprowadzone będą dotyczyły
wszystkich reprezentacji poprawianego rekordu w tych słownikach użytkownika, do których on trafił.
Usunięcie rekordu ze słownika nie powoduje jego usunięcia z tabeli. Natomiast usunięcie pozycji z tabeli źródłowej jest możliwe pod warunkiem, że
nie jest ona reprezentowana w żadnym słowniku. Inaczej mówiąc, aby ostatecznie usunąć z programu dane o kontrahencie, należy usuwać je kolejno ze
wszystkich słowników, w których występują. Pozwala to zapobiec przypadkowemu skasowaniu potrzebnych informacji. Dane, które zostały wykorzystane
w trakcie redagowania dokumentów, nie podlegają usunięciu. Uwagi te dotyczą wszystkich słowników użytkownika.
2.2 Definiowanie słowników
Każdy słownik użytkownika stanowi rodzaj kartoteki danych wykorzystywanych w bieżącej pracy z programem. Będą to odpowiednio dane o kontrahentach, dane personalne, dane o bankach i walutach, potrzebne przy redagowaniu dokumentów walutowych etc. Definiowanie słowników oraz redagowanie
danych w słownikach programu przypada w udziale użytkownikowi.
Zdefiniowanie wszystkich niezbędnych słowników przed rozpoczęciem
wystawiania oraz redagowania dokumentów znacznie ułatwi pracę z programem. Zawartość słowników najlepiej w miarę możliwości wprowadzić od razu
po ich zdefiniowaniu, choć w trakcie pracy można także wprowadzać nowe informacje.
Kolejne kroki definiowania słowników
Do definiowania słowników służy funkcja Słowniki użytkownika, którą znajdziesz w menu Definicje [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] w zakładce Słowniki użytkownika.
Po jej wybraniu na ekranie zostanie wyświetlona lista dotąd zdefiniowanych w programie słowników. Aby dołączyć do niej nowy słownik, wybierz
polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie okno przeglądania, zawierające listę wszystkich rodzajów słowników użytkownika zdefiniowanych w systemie
Xpertis. Znajdziesz na niej zarówno słowniki charakterystyczne dla programu
Logistyka, jak i słowniki prowadzone w ramach innych programów, np. słowniki analityczne z programu Finanse i księgowość. Jeśli wśród słowników systemu
I.2. Słowniki użytkownika
39
znajdziesz ten, który jest Ci aktualnie potrzebny, a nie był on dotychczas wykorzystywany w programie Logistyka, wystarczy wskazać go kursorem i wykonać
polecenie Ten (naciskając klawisz Enter lub przycisk Ten). Wybrany słownik
zostanie udostępniony w programie wraz z jego zawartością. Więcej informacji
na temat słowników użytkownika wspólnych dla wszystkich programów systemu Xpertis znajdziesz w punkcie IX.1.
Gdy brak potrzebnego słownika, dołączysz go wykonując po raz drugi polecenie Dołącz.
Ekran I.2
Zostanie wówczas otwarte okno redagowania definicji słownika (por. ekran I.2).
Jego pola mają następujące znaczenie:
Nazwa słownika dowolna nazwa, nadawana przez użytkownika. Pole to musi
zostać wypełnione.
Opis słownika dowolny tekst opisujący zawartość słownika. Pole to ma znaczenie informacyjne.
Wzorzec wzorzec systemowy wybrany dla definiowanego słownika. Decyduje
on o formacie danych, które znajdą się w słowniku. Redakcję pola ułatwi
tabela wyboru, zawierająca nazwy wszystkich aktywnych wzorców systemu. Definiując słownik użytkownika można się posłużyć jedynie wzorcem aktywnym, to jest takim, który znajduje się na liście wzorców programu. Jeśli na liście tej brak wzorca odpowiedniego dla danego słownika, należy przed rozpoczęciem jego definiowania uruchomić funkcję
Wzorce systemu i dołączyć potrzebny wzorzec. Zawartość tego pola jest
jednym z wyznaczników definicji słownika, dlatego musi być ono wypełnione. Informacje o wzorcach programu znajdziesz w punkcie I.2.1.
Długość kodu cyfra wprowadzona w tym polu określa, ile znaków kodu będą
miały poszczególne rekordy w redagowanym słowniku. Wprowadzona
wartość powinna mieścić się w przedziale od 1 do 8. Wartość w postaci
zera oznacza, że długość kodu nie została określona.
Słownik pomocniczy słownik ma znaczenie w programie Finanse i księgowość.
40
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Definicję słownika można skorygować wykonując polecenie Popraw, można także usunąć słownik z listy przy pomocy polecenia Usuń. Usunięcie lub
skorygowanie definicji słownika jest możliwe tylko wówczas, gdy słownik nie
został wykorzystany w programie.
2.3 Słownik kontrahentów oparty na słowniku użytkownika
Informacje na temat wszystkich kontrahentów można uzyskać wybierając
z menu Firma polecenie Kontrahenci. Z tego miejsca można modyfikować listę oraz dodawać do niej nowych kontrahentów — patrz rozdział I.14.1.
Słowniki użytkownika pokazują kontrahentów w podziale na konkretne
grupy. W systemie Logistyka jednak podział kontrahentów na słowniki użytkownika nie jest używany, tutaj ma znaczenie informacyjne lub wykorzystywany jest przy współpracy z systemem Finanse i księgowość czy Kasa. Może być
wykorzystany również w trakcie wdrożenia.
Aby wprowadzić dane do słownika kontrahentów, wybierz z menu Definicje funkcję Parametry, następnie pozycję Słowniki użytkownika, wskaż na liście
słowników odpowiedni słownik, a następnie przełącz się na okno Zawartość.
Na ekranie zostanie wyświetlone okno przeglądania ze wszystkimi aktualnymi
rekordami słownika. Dla nowo zdefiniowanego słownika okno to będzie puste.
Pierwszą lub kolejną pozycję do słownika dodasz, wykonując polecenie Dołącz.
Przy pomocy akcji Ten wskazanego kontrahenta można dodać do redagowanego słownika. Jeśli redagujesz kartotekę utworzoną według wzorca Kontrahent, dysponujesz wszystkimi istniejącymi w programie rekordami zgodnymi
ze wzorcem — niezależnie od tego, w którym słowniku zostały one umieszczone. Odpowiedni rekord możesz wybrać z tabeli źródłowej o nazwie Kontrahenci, która zostanie wyświetlona na ekranie w oknie przeglądania. Jeśli kontrahenta lub kilku kontrahentów brak na liście, możesz dołączyć jego (ich) dane,
wybierając jeszcze raz polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie wówczas okno
redagowania danych kontrahenta (patrz punkt I.14.1).
2.4 Słowniki wykorzystywane do rozliczeń walutowych
W programie można wystawiać faktury walutowe. Zasadnicze znaczenie w takim wypadku mają dwa słowniki użytkownika, rzadziej bądź wcale nie wykorzystywane w krajowym obrocie materiałami. Są nimi słownik walut oraz
słownik banków. Słowniki te redagowane są według takich samych zasad, jak
pozostałe słowniki użytkownika.
I.2. Słowniki użytkownika
Słownik walut
Słownik walut budowany jest według wzorca Waluta, który znajduje się w podstawowej tabeli wzorców programu. Tabele tę otworzysz uruchamiając funkcję
Rodzaje wzorców z menu Definicje [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika]
w zakładce Rodzaje wzorców. Jeśli w programie brak słownika walut, należy go
utworzyć postępując według kolejnych punktów:
1. Upewnij się, że wśród rodzajów wzorców funkcjonujących w systemie
zdefiniowany jest wzorzec o nazwie Waluta [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] zakładka Rodzaje wzorców. Wzorzec ten umożliwia
umieszczenie w słowniku użytkownika symbolu, kodu oraz jednostki
waluty, nazwy i informacji na temat kraju pochodzenia.
2. Sprawdź, czy wzorzec Waluta znajduje się wśród wzorców przeznaczonych do wykorzystania w trakcie bieżącej pracy z programem. W tym
celu otwórz tabelę Wzorce programu (znajdziesz ją w menu [Definicje|
Parametry|Słowniki użytkownika] w zakładce Wzorce systemu) — wzorzec Waluta powinien znajdować się na liście, która zostanie wyświetlona. Jego brak oznacza, że wzorzec nie może być wykorzystany do zbudowania słownika. W takiej sytuacji wzorzec Waluta należy dołączyć do
listy aktywnych wzorców, wybierając polecenie Dołącz. Możesz tu wykorzystać tabelę wszystkich zdefiniowanych wzorców i posłużyć się nią
tak jak słownikiem. Jeśli wzorzec Waluta jest aktywny — znajduje się na
liście wzorców programu — nie można go dołączyć ponownie.
3. Utwórz słownik użytkownika oparty na wzorcu Waluta. Otwórz listę
wszystkich słowników wykonując funkcję [Definicje|Parametry|Słowniki
użytkownika|Słowniki użytkownika], a następnie wykonaj polecenie Dołącz. Na ekranie wyświetli się lista słowników użytkownika dla całego
systemu Xpertis. Po użyciu polecenia Dołącz, na ekranie wyświetlone zostanie okno redagowania (porównaj ekran I.2).
Wypełniając pola tego okna wprowadź nazwę słownika (np. Waluty),
wskaż wzorzec, według którego słownik zostanie zbudowany (będzie to
wzorzec Waluta) oraz podaj przewidywaną długość kodu, którym będzie
opatrzona każda pozycja w słowniku. Maksymalna długość to 8 znaków,
minimalna 1. W systemie Logistyka długość kodu dla słownika walut
standardowo ustawiana jest na 3.
Możesz również wprowadzić dowolny opis słownika.
4. Gdy nowy słownik został już założony, należy uzupełnić jego zawartość,
a więc umieścić w nim wszystkie waluty, które będą wykorzystywane
41
42
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
w trakcie pracy z programem. Aby wprowadzić do słownika kolejne pozycje, uaktywnij okno Zawartość, a następnie dodawaj rekordy posługując się poleceniem Dołącz.
Wprowadzając nowy rekord do słownika, pobierasz go z tabeli źródłowej. Jest ona wspólna dla wszystkich słowników zbudowanych na podstawie tego samego wzorca. Jeśli rekordu brak w tabeli źródłowej, należy go tam wprowadzić, a następnie przenieść do słownika. Wykonując
polecenie Dołącz otworzysz tabelę źródłową walut. Ponowne wykonanie
polecenia Dołącz umożliwi wprowadzenie danych dotyczących waluty,
a więc kraj pochodzenia, symbol, kod, nazwę oraz jednostkę przeliczeniową na walutę narodową.
5. Gdy słownik walut został prawidłowo skonstruowany, a jego zawartość
wprowadzona, należy zadbać o to, by mógł on funkcjonować jako systemowy słownik walut, do którego program będzie odwoływał się zawsze
przy okazji redagowania informacji walutowych. Wskazanie systemowego słownika walut możliwe jest w oknie Parametry programu, dostępnego według ścieżki [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i wskazaniu
zakładki Słowniki systemu. W oknie redagowania parametrów, w grupie
pól dotyczących słowników systemowych, należy odnaleźć pole dotyczące słownika walut i wprowadzić tam nazwę słownika utworzonego
według kroków opisanych powyżej.
6. Pozostając w oknie redagowania parametrów pracy programu należy
ustalić, posługując się zdefiniowanym słownikiem walut, która waluta
funkcjonować będzie jako narodowa.
Wskazanie systemowego słownika walut oraz waluty narodowej jest konieczne do rozpoczęcia pracy z programem.
W momencie pierwszego uruchomienia programu istnieje zdefiniowany
słownik walut, którego zawartość stanowi co najmniej jeden rekord — waluta
narodowa. Operator, przygotowujący system tak, by możliwe było przyjmowanie towarów pochodzących z importu, powinien uzupełnić słownik walut o
inne środki pieniężne.
Słownik banków
Innym słownikiem systemowym, którego prawidłowe zdefiniowanie ma szczególne znaczenie dla faktur walutowych, jest słownik banków. Słownik może być budowany na podstawie uniwersalnego wzorca emag, który umożliwia wprowadzenie danych podstawowych, tj. kodu i nazwy, lub na podstawie
I.2. Słowniki użytkownika
wzorca Bank, wówczas w słowniku będą mogły zostać umieszczone także dane adresowe banków. Zasady budowy, definiowania i wprowadzania zapisów
do słownika banków są analogiczne jak dla słownika walut (patrz punkt I.2.4).
Słownik ten wykorzystywany będzie w trakcie pracy z programem do redakcji dokumentów walutowych. Kursy walut rejestrowane są w tabelach kursów
przypisanych poszczególnym bankom. Umożliwia to wprowadzanie, a następnie wybór kursu dnia pochodzącego z różnych tabel.
Gdy w programie prawidłowo funkcjonują słowniki walut i banków, można przystąpić do redagowania tabel kursów walut — patrz punkt I.3.
2.5 Pozostałe słowniki użytkownika
Słownik rodzajów płatności
Jednym ze słowników użytkownika jest słownik rodzajów płatności. Jest to katalog nazw powszechnie stosowanych form płatności, takich jak płatność gotówką, przelewem, czekiem. Oparty jest na wzorcu płatności, umożliwiającym
wprowadzenie symbolu i nazwy rodzaju płatności, a także określenie, czy jest
to zapłata gotówkowa i jaka jest liczba dni płatności.
Rodzaje płatności można wprowadzać również po wybraniu [Definicje|Rodzaje płatności].
Na temat redagowania płatności czytaj w punkcie I.14.6.
Dowody tożsamości
Wśród słowników są dwa związane z dowodami tożsamości.
Do słownika NAZWY_DT — Nazwy dowodów tożsamości należy wprowadzić używane rodzaje dokumentów (skrót i nazwę dowodu tożsamości).
W słowniku URZĘDY_WYD_DT — Urzędy wydające dowody tożsamości należy podać nazwy urzędów lub wydających dokumenty tożsamości.
Słowniki zastrzeżone
W programie obok słowników użytkownika funkcjonują także słowniki zastrzeżone — systemowe. Są one niezbędne do prawidłowej pracy, ich forma
i zawartość muszą pozostać niezmienne. Zapisy przechowywane w tych słownikach można przeglądać uruchamiając funkcję [Definicje|Parametry|Słowniki
użytkownika|Słowniki użytkownika]. Słowniki systemowe od pozostałych wyróżnione zostały początkowym znakiem nazwy, którym jest tzw. tylda.
W programie Logistyka funkcjonują następujące słowniki zastrzeżone:
43
44
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— słownik krajów UE — zawiera wszystkie nazwy krajów należących do
Unii Europejskiej.
— słowniki stawek podatku VAT — zawierają aktualnie obowiązujące stawki VAT w krajach należących do UE.
Słownik stawek podatku VAT będzie wykorzystywany podczas wprowadzania materiału do słownika materiału, a także wystawiania dokumentów sprzedaży i zakupu.
3 Redagowanie tabel kursów walut
Podczas rejestrowania dokumentów równolegle w walucie obcej i narodowej
lub w dwóch różnych walutach obcych, użyteczna jest możliwość automatycznego przeliczania kursów. Do tego celu konieczne jest zredagowanie tabel kursów walut.
Użytkownik sam określa liczbę redagowanych tabel, wyznacza banki, z których kursy walut są pobierane, decyduje o tym, które waluty będą uwzględniane w tabelach oraz jak często będą uaktualniane ich kursy. Oznacza to, że kurs
walut nie musi być weryfikowany codziennie, lecz tylko wówczas, gdy zachodzi taka potrzeba, a dane gromadzone w tabelach mogą się ograniczać tylko
do tych walut, w których są wystawiane lub przyjmowane dokumenty. W wielu przypadkach może okazać się wystarczające prowadzenie tabel kursów zaczerpniętych z jednego banku (np. z Narodowego Banku Polskiego).
3.1 Nowa tabela kursów
Aby rozpocząć definiowanie tabel kursów należy uruchomić funkcję [Definicje|
Tabele kursów]. Na ekranie wyświetlona zostanie lista banków, przechowywana w słowniku użytkownika wskazanym w programie jako systemowy słownik
banków. Dla każdego banku można zdefiniować odrębnie tabelę kursów walut. Na jeden dzień dla jednego banku można wprowadzić kilka tabel kursów
z identyfikatorami takimi jak wprowadzają je w swoich tabelach banki. Po wybraniu banku uruchom funkcję Tabele kursów. Na ekranie wyświetlone zostaną dwa okna. Lewe okno zawiera listę dotychczas zdefiniowanych tabel kursów
dla wybranego banku i dla waluty narodowej. W prawym oknie wyświetlane
są kursy walut dla wskazanej tabeli kursów.
Listę tabel kursów możesz modyfikować przy pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw.
Wprowadzając nową tabelę kursów, należy zredagować następujące dane:
I.3. Redagowanie tabel kursów walut
Symbol tabeli symbol tabeli, musi być unikalny, tzn. nie może występować
dla jednego banku więcej niż jedna tabela o tym samym symbolu;
Data data obowiązywania tabeli kursów;
Czas kursu godzina emisji tabeli;
Bank kod i nazwa banku, dla którego tabela jest redagowana. Pole jest wypełnione przez system i nie jest dostępne do redakcji dla użytkownika.
Ekran I.3
Po zredagowaniu opisanych wyżej danych na ekranie pojawia się lista kursów. Lista ta, na życzenie użytkownika może być przeniesiona z poprzedniej
tabeli tego samego banku.
Ekran I.4
Nie wszystkie kursy walut zmieniają się codziennie i dlatego łatwiej jest
modyfikować poprzednie kursy niż wszystkie informacje wprowadzać od nowa.
Aby uaktualnić istniejącą tabelę, należy przełączyć się na okno z listą kursów walut. Do modyfikowania kursów służą standardowe polecenia Dołącz,
Usuń, Popraw. Dla każdego kursu należy podać następujące dane:
Waluta kod waluty redagowany przy pomocy słownika walut zdefiniowanego
w programie;
Kraj kraj, w którym emitowana jest wybrana waluta. Pole to wypełniane jest
na podstawie danych zawartych w słowniku walut i dla użytkownika nie
jest redagowalne;
Jednostka jednostka waluty, której dotyczą wartości kursów. Pole to wypełniane jest automatycznie na podstawie danych zawartych w słowniku
walut;
45
46
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Kupno kurs kupna waluty;
Sprzedaż kurs sprzedaży waluty;
Średni średni kurs waluty. Program wylicza wartość średnią na podstawie
kursu kupna i kursu sprzedaży. Wartość podpowiadaną przez program
można modyfikować. Jeżeli pole Średni jest różne od zera to po modyfikacji kursu sprzedaży czy kupna kurs średni przeliczany jest tylko na
życzenie użytkownika.
Celny kurs celny. Kurs ten będzie wykorzystywany do wyliczania wartości celnej w magazynach typu skład celny — patrz punkt II.16. Jeśli podczas
redakcji pozycji tabeli kursów pole Celny ma wartość zero to po wejściu
do pola podpowiadany jest kurs celny z ostatniej tabeli kursowej lub jeśli
nie był podany, to wyliczany jest jako kurs średni.
Kursy walut dla każdego banku redagowane są identycznie. Przeglądać
i poprawiać zdefiniowane wcześniej kursy można po ustawieniu kursora na
odpowiedniej tabeli „przełączeniu się” na prawe okno, w którym wyświetlone są dla wybranej tabeli kursy walut i udostępnione polecenia umożliwiające
modyfikowanie danych.
W programie istnieje również możliwość redagowania kursów walut innych niż PLN. W tym celu należy wybrać polecenie Zmień walutę. Z okna Waluty należy wybrać walutę, dla której będą wprowadzane kursy. Dla walut obcych, kursy redagujemy w identyczny sposób jak dla PLN.
4 Parametry programu
Przed rozpoczęciem właściwej pracy z programem, a więc zarządzania dokumentacją magazynową, sprzedaży, zakupów, zamówień czy też użyciu jakiejkolwiek funkcjonalności udostępnionej przez program, należy określić pewne
właściwości — parametry programu.
W systemie Logistyka parametry pracy zostały podzielone na kilka grup:
Parametry pracy lokalne Są to parametry, które podlegają częstym zmianom
(na przykład okres obrachunkowy bądź magazyn, którego dotyczą aktualnie przebiegające operacje), określane są z poziomu poszczególnych
modułów: Magazynu, Faktur, Zakupów, Zamówień, i Opakowań. Każdy
użytkownik pracujący z programem ustali je stosownie do aktualnych
potrzeb. Na temat tych parametrów czytaj w punkcie I.4.1.
I.4. Parametry programu
Parametry pracy ogólne Są to parametry, które będą zmieniane rzadziej lub
ustalone tylko raz, na początku pracy z programem, tak zwane parametry ogólne, udostępniono w module Definicje po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry pracy].
Ogólne parametry systemu Logistyka to:
— Dane licencjobiorcy — patrz punkt I.15
— Słowniki systemu — patrz punkt I.4.2
— Wielowalutowość — patrz punkt I.4.3
— Parametry oddziału — patrz punkt I.4.4
Parametry dodatkowe Są to parametry, które należy wyznaczyć jeżeli w programie będą używane pewne funkcjonalności. Parametry te dostępne są
po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe]. W oknie Parametry dodatkowe dostępne są następujące zakładki:
— Wzorce kalendarzy — patrz punkt I.4.5
— Symbole NIP w UE licencjobiorcy — patrz punkt I.15.2
— Rachunki bankowe licencjobiorcy — patrz punkt I.15.3
— Magazyny do realizacji zamówień sprzedaży — patrz punkt I.4.6
— Magazyny do realizacji zamówień wewnętrznych — patrz punkt I.4.6
— Formuły planu zamówień dostaw — patrz punkt VI.20
— Stanowiska fiskalne — patrz punkt I.4.7
4.1 Parametry pracy lokalne
Przed rozpoczęciem wprowadzania dokumentów czy zamówień należy ustalić parametry pracy programu. Do parametrów należy między innymi wyznaczenie aktywnego okresu obrachunkowego, w którym będzie przebiegać praca z dokumentami, aktywnego stanowiska pracy. Właściwości te — parametry pracy — pozostaną stałe aż do momentu ich modyfikacji, dokonanej przez
użytkownika programu.
Parametry można wprowadzać po wybraniu funkcji Parametry pracy z poszczególnych modułów:
— [Faktury|Parametry pracy],
— [Magazyny|Parametry pracy],
47
48
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— [Zamówienia|Parametry pracy],
— [Zakupy|Parametry pracy],
— [Opakowania|Parametry pracy].
Są to parametry dla aktualnie zalogowanego użytkownika. Okno Parametry
dla użytkownika zawiera dane:
Użytkownik kod aktualnie zalogowanego operatora, pole to nie jest dostępne
do redakcji.
Aktywny oddział symbol i nazwa oddziału firmy, pole słownikowane.
Stanowisko sprzedaży pole określa stanowisko sprzedaży. Stanowisko można wybrać ze słownika. Jeżeli parametr użytkownika Kontrola uprawnień
dotyczących stanowiska sprzedaży? dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży] zostanie ustawiony na N pole
dla aktywnego użytkownika nie musi być wypełnione. Jeżeli parametr
ustawiony jest na T, pole musi być wypełnione. W przypadku jednak gdy
użytkownik nie ma uprawnień do żadnego stanowiska — system nie wymaga wypełniania pola związanego ze stanowiskami, mimo ustawienia
parametru na T.
Magazyn na podstawie słownika można wskazać magazyn. W module magazynowym pole musi być wypełnione aby można było redagować dokumenty. W innych modułach można pola Magazyn nie wypełniać.
Stanowisko zakupu pole określa stanowisko zakupu. Stanowisko można wybrać ze słownika. Jeżeli parametr użytkownika Kontrola uprawnień dotyczących stanowiska zakupu? dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Zakupowe] zostanie ustawiony na N pole dla
aktywnego użytkownika nie musi być wypełnione. Jeżeli parametr ustawiony jest na T, pole musi być wypełnione. W przypadku jednak gdy
użytkownik nie ma uprawnień do żadnego stanowiska — system nie wymaga wypełniania pola związanego ze stanowiskami, mimo ustawienia
parametru na T.
Nazwa z kartoteki okresów obrachunkowych należy wybrać aktualny okres
obrachunkowy.
Rok, Miesiąc pola uzupełniane automatycznie symbolem roku i numerem
miesiąca na podstawie danych wskazanych w polu Nazwa.
I.4. Parametry programu
Status informacja czy wybrany okres jest zamknięty czy otwarty (na temat
zamykania okresów i tym samym zmiany statusu czytaj w punkcie I.1.2).
Stanowisko fiskalne stanowisko fiskalne przypisane do użytkownika. W polu tym podpowiadana jest wartość parametru użytkownika Stanowisko
fiskalne ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaż]). Stanowisko fiskalne jest sens podawać jedynie w sytuacji, jeżeli w systemie jest
prowadzona sprzedaż detaliczna. Pole nie musi być wypełnione. Na temat stanowisk fiskalnych czytaj w punkcie I.4.7.
4.2 Słowniki systemowe
Parametry, które będą zmieniane rzadziej lub ustalone tylko raz, na początku
pracy z programem — tak zwane parametry ogólne — udostępniono w module
Definicje.
Ustalenie ogólnych parametrów pracy programu to między innymi wskazanie słowników systemowych, czyli określenie, które ze słowników zdefiniowanych przez użytkownika funkcjonować będą jako słowniki zawierające dane
o bankach, walutach, rodzajach płatności i inne.
Do redagowania parametrów pracy programu przystąpić można dopiero
po określeniu wzorców dla słowników użytkownika oraz po zdefiniowaniu
słowników i zredagowaniu ich treści. Informacje oraz wskazówki na temat definiowania i redagowania treści słowników użytkownika znajdziesz w punkcie I.2.
Po wybraniu funkcji Parametry pracy [Definicje|Parametry|Parametry pracy ] i wskazaniu zakładki Słowniki systemu
Ekran I.5
na ekranie wyświetlone zostanie okno (porównaj ekran I.5), w którego pola
należy wprowadzić następujące dane:
49
50
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Słownik banków słownik, którego zawartość wykorzystywana będzie do
wprowadzania informacji na temat banków, zwłaszcza w trakcie redagowania dokumentów walutowych. Wskazanie właściwego banku podczas redakcji takich dokumentów konieczne jest przed każdym uaktualnieniem przechowywanego w programie kursu waluty, ponieważ tabele
kursów przypisane są poszczególnym bankom. Słownik banków musi
być zdefiniowany w programie, zwłaszcza gdy planowane jest wystawianie dokumentów walutowych.
Słownik walut zawartość słownika wskazanego w tym polu wykorzystywana
jest, podobnie jak w przypadku słownika banków, w trakcie redagowania dokumentów walutowych oraz w trakcie redagowania tabel kursów
walut.
Waluta narodowa ze słownika walut (wskazanego w polu Słownik walut) należy wybrać walutę, która będzie w programie obowiązywała jako narodowa. Wypełnienie pola jest konieczne do prawidłowego funkcjonowania
programu.
Kraj pole to określa miejsce działania licencjobiorcy oraz wraz z walutą, miejsce gdzie prowadzona jest ewidencja księgowa. Wszystkie operacje są
ewidencjonowane w walucie dla niego przypisanej i każda transakcja ma
w niej swoje odzwierciedlenie, niezależnie od tego czy zaistniała na terenie tego kraju czy poza jego granicami (dokumenty WDT, WNT). Po
wystawieniu jakiegokolwiek dokumentu pole staje się niedostępne do redakcji (dla magazynu czy stanowiska jest podobnie, nie można zmienić
kraju magazynu czy stanowiska po wystawieniu dokumentu).
Dowody tożsamości i Urzędy wydające DT słowniki zawierające nazwy dokumentów i urzędów wydających dokumenty. Informacje o dokumentach i urzędach można wprowadzić dla każdego kontrahenta jako
dane dodatkowe podczas redagowania danych kontrahenta — patrz
punkt I.14.1.
Słownik odbiorców jeżeli w schemacie dekretowania dotyczącym sprzedaży
nie zostanie podana formuła na słownik kontrahenta, wówczas podczas
księgowania dokumentu kontrahent będzie pobierany ze słownika, który zostanie wpisany w to pole. W przypadku, gdy kontrahent nie jest
dodany do odpowiedniego słownika użytkownika, w momencie księgowania zostaje automatycznie przypisany do tego słownika.
Wypełnienie tego pola ma znaczenie jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Finanse i księgowość.
I.4. Parametry programu
Słownik dostawców jeżeli w schemacie dekretowania dotyczącym zakupu nie
zostanie podana formuła na słownik kontrahenta, wówczas podczas
księgowania dokumentu kontrahent będzie pobierany ze słownika, który zostanie wpisany w to pole. W przypadku, gdy kontrahent nie jest
dodany do odpowiedniego słownika użytkownika, w momencie księgowania zostaje automatycznie przypisany do tego słownika.
Wypełnienie tego pola ma znaczenie jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Finanse i księgowość.
Płatności Xpertis podczas redagowania dokumentu sprzedaży, zakupu, zamówień sprzedaży czy ofert określając rodzaj płatności będziesz mógł
skorzystać ze słownika wskazanego w tym polu. Każda z pozycji tego
słownika określać powinna inny rodzaj płatności, np. gotówka, przelew,
czek itp. Na temat płatności w systemie czytaj w punkcie I.14.6.
Słownik wydziałów jego zawartość będzie wykorzystywana podczas redagowania danych o wydziałach. W tym polu należy wskazać nazwę tego
słownika użytkownika, który został zdefiniowany jako słownik wydziałów i w związku z tym na jego pozycje powinny składać się nazwy wydziałów — jednostek organizacyjnych — przedsiębiorstwa. Pole jest wykorzystywane jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Produkcja lub też przy wprowadzaniu zleceń, jeżeli system Logistyka nie współpracuje z systemem Produkcja.
Słownik języków słownik języków, dla któregych definiowane będą tłumaczenia — patrz punkt I.16. Jeżeli w systemie słownik języków nie zostanie podany, korzystanie z funkcji tłumaczeń nie będzie możliwe.
Słownik rodzajów rozliczenia VAT pole umożliwia przypisanie domyślnego
słownika rodzajów rozliczenia VAT. Słownik może być wykorzystywany
podczas określania trybu rozliczenia podatku VAT w nagłówku schematu dekretowania.
4.3 Wielowalutowość
Definiując parametry ogólne programu należy również określić parametry
związane z wielowalutowością. W tym celu w oknie Parametry programu wskaż
zakładkę Wielowalutowość i zaznacz jedno z pól dotyczące wielowalutowości:
Nie stosowana wszystkie dokumenty będą prowadzone w walucie narodowej,
podanej w zakładce Słowniki systemu.
51
52
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Wszystkie oddziały wielowalutowość według określonych typów dotyczy
wszystkich oddziałów. Typ wybrany przez użytkownika zostaje zaznaczony symbolem *.
Wybrane oddziały wielowalutowość według określonych typów obowiązuje
w wybranych oddziałach. Aby ten typ wielowalutowości był dostępny,
należy w definicji wybranego oddziału czy oddziałów zaznaczyć pole
Czy wielowalutowość? — [Definicje|Parametry|Oddziały|Dołącz/Popraw]
(patrz punkt I.9).
Pomocniczo do obliczania cen w walucie narodowej podczas wystawiania dokumentów umożliwia przeliczenie wartości z waluty obcej na narodową.
Jeżeli pole to zostanie zaznaczone to walutę obcą można będzie podać
tylko w pozycji dokumentu.
Pole Typ określa gdzie opcja jest aktywna.
— M — Dokumenty magazynowe
— F — Dokumenty sprzedaży
— Z — Zamówienia sprzedaży
— O — Oferty sprzedaży
— W — Zamówienia dostaw
— K — Dokumenty zakupowe
— A — Pozycje dokumentów magazynowych
— B — Pozycje dokumentów sprzedaży
— C — Pozycje zamówień klienta
— D — Pozycje ofert
— E — Pozycje zamówień dostaw
— G — Pozycje dokumentów zakupu
Odpowiedni typ należy wybrać ze słownika typów wielowalutowości dostępnego po naciśnięciu klawisza F3 . W oknie Typy wielowalutowości wybraną
opcję należy zaznaczyć poprzez polecenie Wybór. Polecenie Akceptuj spowoduje przepisanie zaznaczonych liter w pole Typ.
I.4. Parametry programu
4.4 Parametry oddziału
Wybierając z menu [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i w oknie redakcyjnym wskazując zakładkę Parametry oddziału operator określa pewne domyślne
wartości, które będą wykorzystywane w trakcie pracy z programem dotyczące
bieżącego oddziału:
Ekran I.6
Ceny sprzedaży zaznaczając Ceny z kartoteki mat./usł. ceny sprzedaży na dokumentach rozchodowych będą podpowiadane z kartoteki towarów
[Definicje|Słownik materiałów|Ceny] (I.13.4), natomiast wybór Ceny wg
cenników spowoduje, że cena sprzedaży podpowiadana będzie z cennika
sprzedaży (I.14.5).
Ceny dostaw zaznaczając Ceny z kartoteki dostawcy ceny na dokumentach zakupu będą podpowiadane z kartoteki dostawców [Definicje|Słownik materiałów|Dostawcy] (I.13.4), natomiast wybór Ceny wg cenników spowoduje, że cena dostawy podpowiadana będzie z cennika dostaw (I.14.5).
Kraj dla waluty opodatkowania symbol kraju UE w jakim dany oddział będzie funkcjonować. Pole to określa w jakiej walucie towary będą opodatkowane. Na temat wystawiania dokumentów w różnych walutach czytaj
w rozdziale III.4. Jeżeli w danym oddziale zostały wystawione dokumenty pole będzie niedostępne do redakcji.
Domyślna waluta handlowa pole określające walutę handlową związaną z
danym odziałem.
53
54
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Dla każdego oddziału można podać również dane adresowe.
Parametry oddziału i jego dane adresowe można definiować tylko dla
bieżącego oddziału czyli wskazanego w parametrach pracy systemu. Oddział
można ustawić np. po wybraniu z modułu Magazyn funkcji Parametry pracy
(patrz punkt I.4.1).
4.5 Wzorce kalendarzy
W systemie możliwe jest zdefiniowanie wzorców kalendarzy. Na ich podstawie jest możliwe wyznaczenie prawidłowej daty określającej termin płatności
(dokumenty sprzedaży, realizacja zamówień sprzedaży).
Dostęp do wzorców kalendarzy (podgląd i redakcja) jest możliwy po wybraniu w menu pozycji [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe] i wskazaniu zakładki Wzorce kalendarzy. Wzorzec kalendarza opisany jest przez nazwę.
Z każdym wzorcem powiązana jest lista rekordów definiująca poszczególne dni
tygodnia oraz wszystkie ustawowo wolne od pracy dni w roku (święta). Dostęp do nich jest możliwy po wybraniu z menu polecenia Redaguj. Domyślnie
wyświetlana jest lista dni świątecznych dla aktualnego roku bilansowego (co
jest uwidocznione w tytule wyświetlonego okienka). Użytkownik może zmodyfikować tę listę, tzn. dodać nowe pozycje, usunąć już istniejące, zmienić ich
wartość. Nie można zmienić pierwszych siedmiu rekordów, które opisują kolejne dni tygodnia, od poniedziałku do niedzieli włącznie. Jeżeli chcemy obejrzeć święta w innych latach możemy to zrobić wybierając z menu polecenia
Następny bądź Poprzedni.
Aby opisana funkcjonalność mogła być stosowana w systemie należy nadać odpowiednią wartość parametrowi numer 8 - Wzorzec kalendarza
[Administracja|Lista parametrów], tzn. podać nazwę wzorca, z którego chcemy
korzystać. Pominięcie tego parametru oznacza nie korzystanie z opisywanej
funkcjonalności.
Ponadto, należy również ustawić parametr Przesunięcie terminu płatności
zgodnie z kalendarzem? na T. W ten sposób można zadecydować czy system
ma uwzględniać święta podczas wyznaczania terminu płatności. Parametr ten
znajdziesz w zakładce Płatności po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły].
Ustawianie parametru Przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem? ma sens jeżeli podany zostanie parametr 8.
Na temat parametrów programu, również tych związanych z płatnościami
czytaj w punkcie I.7, na temat płatności czytaj w punkcie III.1.5.
I.4. Parametry programu
4.6 Magazyny do realizacji zamówień sprzedaży i wewnętrznych
Aby w systemie było możliwe wystawianie zamówień klienta czy wewnętrznych, należy najpierw wprowadzić listę magazynów, do których zamówienia
będą wystawiane. W tym celu należy wybrać [Definicje|Parametry|Parametry
dodatkowe] i wskazać odpowiednio zakładkę Magazyny do realizacji zamówień
sprzedaży czy Magazyny do realizacji zamówień wewnętrznych. Listę magazynów można uzupełniać wykonując polecenie Dołącz, a następnie wskazując
odpowiednią pozycję w słowniku zawierającym nazwy wszystkich magazynów.
Pole Dom. — domyślny magazyn dla EDI, należy zaznaczyć jeżeli w systemie Logistyka wykorzystywany jest funkcjonalność związana z komunikatami EDI. Jest to magazyn, do którego będą generowane zamówienia utworzone
po odczycie komunikatu EDI.
Domyślny magazyn może być określony dla każdego oddziału — odczyt
komunikatów EDI może przebiegać niezależnie w każdym z oddziałów. W każdym z oddziałów tylko jeden magazyn może być określony jako domyślny.
Magazyn dla komunikatów EDI można wybrać również poprzez użycie akcji Domyślny. Jeżeli dla danego oddziału oznaczono już domyślny magazyn,
wybór akcji Domyślny dla innego magazynu, spowoduje usunięcie znacznika
dla „poprzedniego” magazynu.
Pole Dom. dostępne jest tylko podczas wyznaczania magazynów do realizacji zamówień sprzedaży — dla wewnętrznych pole nie jest widoczne.
Na temat komunikatów EDI czytaj w punkcie IX.8.
Danemu użytkownikowi można ograniczyć listę magazynów, do wystawiania zamówień sprzedaży czy wewnętrznych — patrz punkt . Wówczas po wybraniu polecenia Wg użytkowników wyświetlona będzie lista użytkowników,
którzy mają przydzielone uprawnienia do danego magazynu.
Użytkownik może posiadać uprawnienia do wystawiania zamówień
do magazynu, do którego nie ma uprawnień.
4.7 Stanowiska fiskalne
Jeżeli w systemie będzie prowadzona sprzedaż detaliczna, program należy odpowiednio przygotować. Dla każdego użytkownika należy podać definicję drukarki fiskalnej, na której będzie pracował. Parametry drukarki można przypisać użytkownikowi wybierając [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry
fiskalne] (patrz punkt I.10.9).
55
56
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Parametry fiskalne można powiązać ze stanowiskiem fiskalnym. W tym
celu należy wybrać [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe|Stanowiska fiskalne]. Wybierając standardowe polecenie Dołącz można wprowadzić zdefiniować poszczególne stanowiska. Każde stanowisko ma swój identyfikator
przechowywany w polu Stanowisko oraz zbiór parametrów, zbieżny z parametrami fiskalnymi użytkownika opisanymi w rozdziale I.10.9.
Jedno ze zdefiniowanych stanowisk fiskalnych, można przypisać użytkownikowi poprzez wybór [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży]
ustawiając parametr Stanowisko fiskalne. Podczas ustawiania tego parametru
dostępna będzie lista zdefiniowanych stanowisk. Użytkownik, w parametrach
pracy (np. [Faktury|Parametry pracy]), może przełączać stanowisko fiskalne
poprzez wybór jednego spośród zdefiniowanych (skutkuje to zmianą wartości formuły użytkownika Stanowisko fiskalne).
Nie ma konieczności definiowania stanowisk fiskalnych. Jeśli użytkownik
nie będzie miał przypisanego stanowiska w formule użytkownika Stanowisko
fiskalne, to definicja parametrów fiskalnych będzie obsługiwana jak jest to opisane w punkcie I.10.9. W przeciwnym przypadku od strony użytkownika będzie można jedynie podejrzeć parametry z aktualnie przypisanego stanowiska.
Na temat sprzedaży detalicznej czytaj w punkcie III.7.
5 Menu użytkowników
Funkcja Menu użytkowników jest niedostępna w wersji XpertisXS .
Kontekstowe menu użytkownika umożliwia użytkownikowi dodatkową
parametryzację funkcjonalności systemu. W menu głównym oraz niektórych
oknach wertowania została wprowadzona funkcja Menu użytkownika, która
takie menu wyświetla. Definicja menu użytkownika dostępna jest w module
definicyjnym [Definicje|Parametry|Menu użytkowników]. Menu definiowane
jest poprzez wprowadzenie oznaczenia kodowego oraz jego nazwy. Znacznik
aktywności umożliwi wyłączenie menu z użycia, bez potrzeby jego usuwania
(funkcjonalność ta jest przydatna podczas definiowania menu). Każde menu
składa się z pozycji. Więcej informacji o pozycjach menu użytkownika znajduje się w punkcie Pozycje menu użytkownika.
Z poziomu okna wertowania zdefiniowanych menu można dokonać następujących operacji:
Pozycje wyświetla pozycje bieżącego menu;
Wywołania pokazuje miejsca użycia tego menu. Menu można wyświetlić
z menu głównego systemu lub z okna wertowania tabeli. Przy definiowa-
I.6. Widoki kartoteki kontrahentów
niu wywołania, będąc na polu Akronim tabeli można użyć klawisza F3 —
pojawi się wtedy słownik akronimów tabel zdefiniowanych w systemie.
Wywołanie menu kontekstowego dla okien wertowania można dodatkowo ograniczyć do podania ścieżki jego wywołania (będącej wynikiem
formuły menu_pth()).
Użytkownicy wyświetla wszystkich użytkowników przypisanych do menu
kontekstowego i umożliwia modyfikację tej listy. Aby zdefiniowane menu kontekstowe było dostępne dla danego użytkownika systemu, należy
to menu mu przypisać. Uprawnienia do menu kontekstowych można
również definiować zgodnie ze ścieżką: [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Menu Użytkownika].
(nie)Aktywne zmienia znacznik akceptacji bieżącego menu;
Kopiuj umożliwia skopiowanie bieżącego menu pod inną nazwą kodową.
Dla potrzeb przenoszenia, archiwizowania menu kontekstowego, zdefiniowano moduł importujący i eksportujący do przenoszenia definicji menu kontekstowego (bez przypisanych użytkowników):
— Eksport definicji menu kontekstowych: [Administracja|Eksport tabel|
Definicja menu użytkownika].
— Import definicji menu kontekstowych: [Administracja|Import tabel|Definicja menu użytkownika].
Po zaimportowaniu lub zdefiniowaniu menu użytkownika, do poszczególnych pozycji menu, należy nadać uprawnienia użytkownikom systemu —
patrz punkt I.10.6.
Więcej na temat menu użytkownika czytaj w punkcie Menu użytkownika
znajdującym się w rozdziale dotyczącym części wspólnej pakietu.
6 Widoki kartoteki kontrahentów
W systemie istnieje możliwość przeglądania kartoteki kontrahenta w definiowanych widokach. Przeglądanie dostępne jest po wybraniu [Firma|Kontrahenci ].
Widoki można zmieniać wykorzystując opcję Widok, pod warunkiem, że
użytkownik ma uprawnienia do co najmniej dwóch widoków. Widok to prezentacja kartoteki kontrahenta w układzie okna grupowego składającego się
57
58
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
z dwóch części. Stałej górnej zawierającej kartotekę kontrahentów i dolnej zależnej od definicji, w której na zakładkach prezentowane są informacje dotyczące kontrahenta np. faktury, zamówienia.
W standardowym pakiecie XpertisXS nie występuje funkcjonalność związana
z widokami informacji i kontaktów z kontrahentami. Można ją dołączyć na
życzenie licencjobiorcy, jako opcję dodatkową.
6.1 Definiowanie widoków kartoteki kontrahenta
Widoki kartoteki kontrahenta można zdefiniować po wybraniu [Definicje|Parametry|Widoki kartoteki kontrahentów].
Okno definicji składa się z następujących podokien:
Nagłówki umożliwia dodawanie, poprawianie, usuwanie nagłówków widoków (nazwy w nim widoczne są nazwami widoków dostępnymi przy ich
przełączaniu z poziomu kartoteki kontrahenta).
Pozycje umożliwia dodawanie, poprawianie, usuwanie zakładek dla danego nagłówka (widoku). Dodawanie pozycji, zmiana kolejności pozycji możliwe jest z wykorzystaniem mechanizmu przeciągnij i upuść. W
przypadku dołączania pozycji można to zrobić na dwa sposoby. Pierwszy umożliwia dodanie pozycji w ramach definiowanego widoku przez
przeciągnięcie wybranej pozycji na pusty obszar za ostatnią pozycję w
oknie. Drugi polega na dodaniu wybranej pozycji do innego widoku
przez upuszczenie jej na docelowym nagłówku (widoku).
Uprawnieni umożliwia dodawanie, poprawianie, usuwanie uprawnionych do
danego widoku.
Użytkownicy wyświetla wszystkich użytkowników pakietu Xpertis i jest
oknem pomocniczym do nadawania uprawnień. Można w nim zaznaczyć użytkowników, którym chcemy nadać uprawnienia do danego widoku, a następnie przeciągnąć i upuścić na oknie Uprawnieni.
6.2 Import eksport definicji widoków kartoteki kontrahentów
Zdefiniowane widoki można zapamiętać w pliku tekstowym wybierając
[Administracja|Import tabel|Definicje widoków kartoteki kontrahenta] i wykorzystać importując [Administracja|Eksport tabel|Definicje widoków kartoteki
kontrahenta] np. standardowe widoki dostarczane z danymi demo.
Standardowe widoki dostarczone z danymi demo:
I.7. Formuły - parametry ogólne programu
— Bez zakładek — kartoteka będzie prezentowana bez zakładek;
— Finanse — zawiera zakładki: Rozrachunki, Rozliczenia
— Kontakty — zawiera zakładkę Kontakty
— Logistyka — zawiera zakładki: Faktury (dokumenty z bieżącego roku),
Magazyn (dokumenty z bieżącego roku), Zakupy (dokumenty z bieżącego roku), Oferty (wszystkie dokumenty), Zamówienia sprzedaży (dokumenty aktywne), Zamówienia dostaw (dokumenty aktywne);
— Projekty — do realizacji;
— Słowniki — zawiera zakładki: Osoby kontaktowe, Nipy UE, Adresy do korespondencji, Rachunki bankowe, Subkonta, Odbiorcy, Kody towarowe,
Stawki VAT kontrahenta, Operacje na danych (dostępne tylko dla osób fizycznych);
— Umowy i zgłoszenia — do realizacji.
7 Formuły - parametry ogólne programu
Na początku pracy z programem oprócz parametrów pracy opisanych w rozdziale I.4 należy ustawić również parametry — formuły systemu. Lista formuł
jest dostępna po wybraniu z modułu Definicje pozycji Parametry a następnie
funkcji Formuły [Definicje|Parametry|Formuły]. Poszczególne parametry mogą
być zmieniane lub też można dołączyć nowe parametry w trakcie wdrożenia.
Formuły powinny być ustawione na początku pracy z programem, zanim
użytkownik przystąpi do wystawiania dokumentów. Jeżeli jednak zajdzie potrzeba zmiany tych parametrów w trakcie późniejszej pracy, kiedy w programie
występują dane, zmiany te muszą być wykonywane ze szczególną ostrożnością, gdyż każda zmiana może spowodować złą pracę programu. Wprowadzanie i zmianę parametrów należy pozostawić administratorowi systemu.
Jeżeli nie podamy parametru - system przyjmuje wartości domyślne.
Formuły parametrów mogą być zaimportowane lub wyeksportowane po
wybraniu odpowiednio [Administracja|Import tabel|Formuły parametrów ogólnych i użytkownika systemu] lub [Administracja|Eksport tabel|Formuły parametrów ogólnych i użytkownika systemu].
59
60
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
7.1 Opis formuł programu
Do prawidłowego funkcjonowania programu ważne jest aby program był odpowiednio sparametryzowany. W tym celu należy ustawić parametry — formuły programu dostępne po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły].
W oknie Formuły systemu Logistyka znajduje się pola:
Numer sześciocyfrowy numer parametru. Pole nie jest dostępne do redakcji.
Nazwa nazwa parametru. Użytkownik nie ma możliwości zmienić zawartości
tego pola.
Treść wartość parametru. Przy pomocy akcji Ustaw, dostępnej w oknie Formuły systemu Logistyka można wyznaczyć każdy z parametrów.
Parametry w pakiecie XpertisXS W pakiecie XpertisXS niektóre parametry
nie będą wykorzystywane. Niektóre funkcjonalności dostępne są w pakiecie
XpertisXS jako opcje dodatkowa, na życzenie licencjobiorcy. W takiej sytuacji,
parametry związane z tymi funkcjami nie będą wykorzystywane, ustawienie
ich nie będzie miało wpływu na funkcjonowanie systemu. Część parametrów
w ogóle nie będzie widoczna.
Parametry, które dostępne są opcjonalnie oznaczone są na marginesie ikoną (patrz obok).
Niektóre parametry nie będą nigdy dostępne w pakiecie XpertisXS dla operatora pakietu XpertisXS . Oznaczono je ikoną jak na marginesie obok.
W programie Logistyka znajdują się formuły podzielone tematycznie:
— Xpertis
100100 Czy szukać tylko wg kodów materiałowych kontrahenta? (dotyczy
opcji ”szukaj wg kodu”) parametr decyduje czy podczas szukania materiału z kartoteki podczas wystawiania zamówienia (patrz
punkt VI.9) ma być uwzględniana tylko lista kodów kontrahenta wskazanego w zamówieniu (wówczas ustawiasz parametr na T)
czy też ma być uwzględniona lista kodów wszystkich kontrahentów
jak i lista kodów przypisanych do materiału (parametr ustawiony
na N).
100134 Czy do wykorzystanego limitu kredytowego zliczać tylko należności
(N - wszystkie rozrachunki) po ustawieniu parametru na T będą
uwzględniane należności, N — wszystkie rozrachunki.
I.7. Formuły - parametry ogólne programu
61
100200 Czy INTRASTAT przywóz wg dokumentów magazynowych? jeżeli
parametr ten zostanie ustawiony na T w trakcie automatycznego tworzenie deklaracji statystycznej Intrastat dla przywozu brane pod uwagę będą dokumenty magazynowe WNT. Po ustawieniu
parametru na N deklaracja Intrastat będzie tworzona na podstawie
dokumentów WNT dla zakupu.
Na temat deklaracji statystycznej Intrastat czytaj w punkcie V.
100220 Czy nagłówki dokumentów dostosowane do koperty z okienkiem?
po włączeniu parametru możliwe będzie drukowanie dokumentów
dostosowanych do koperty z okienkiem. Takim format dotyczy następujących dokumentów:
–
–
–
–
–
–
–
–
Dokument magazynowe,
Dokument opakowań,
Faktura VAT i korekta,
Dokument zakupowy, Faktura wewnętrzna, Faktura RR i ich
korekty,
Faktura pro-forma,
Oferta,
Zamówienie sprzedaży, Realizacja zamówienia sprzedaży,
Zamówienie dostaw, Potwierdzenie zamówienia dostaw.
100221 Czy drukować NIP UE stron transakcji tylko na dokumentach UE?
ustawienie parametru na N umożliwia drukowanie NIP UE licencjobiorcy i kontrahenta oraz prefiks kraju przy numerze konta bankowego dla dokumentów innych niż UE.
100222 Czy drukować adres korespondencyjny? ustawienie parametru na T umożliwi drukowanie adresu korespondencyjnego obok
danych kontrahenta. Drukowany jest adres korespondencyjny
obowiązujący w chwili wydruku.
Parametr dotyczy wydruków dokumentów:
–
–
–
–
–
–
–
Faktury i korekty sprzedaży,
Faktury wewnętrznej, dokumentu zakupu i ich korekt,
Faktury RR,
Faktury pro-forma,
Dokumentu magazynowego,
Dokumentu z magazynu opakowań,
Oferty,
62
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
–
–
–
–
–
Korekty zbiorczej,
Zamówienia dostawy,
Potwierdzenia zamówienia dostawy,
Zamówienia sprzedaży,
Realizacji zamówienia sprzedaży.
100300 Czy rezerwować stany magazynowe przy odczycie komunikatów EDI?
po ustawieniu tego parametru na T, zamówienia, które zostaną wygenerowane na podstawie odczytu z komunikatu EDI będą rezerwować stany towarów w magazynie ustawionym w parametrach
pracy.
100301 Czy wymagana forma płatności w korektach sprzedaży dla komunikatów EDI?
jeśli parametr będzie miał wartość T to w korektach dokumentów sprzedaży trzeba będzie podać formę płatności. Ustawienie takie jest zalecane jeśli korzysta się z komunikatów EDI, w zakresie
dokumentów sprzedaży, w których wymagane jest podanie formy
płatności.
Na temat komunikatów EDI czytaj w punkcie IX.8.
100320 Czy pobierać stawkę VAT z dokumentów źródłowych? ustawienie
parametru ma znaczenie, dla dokumentów generowanych z innych
(np. faktury z zamówienia sprzedaży), w przypadku jeżeli w między czasie dla materiału zmieniono stawkę VAT. Ustawienie parametru 100320 na T spowoduje, że na dokumencie wygenerowanym, stawka VAT będzie taka jak na dokumencie źródłowym. Jeżeli parametr będzie miał wartość N, na tworzonym dokumencie
będzie obowiązywała aktualna stawka VAT.
Na temat stawek VAT i ich wyznaczania czytaj w punkcie I.13.9.
100400 Czy współpraca z produkcją? jeżeli parametr zostanie ustawiony na T, system Logistyka będzie współpracował z programem
Produkcja.
Na temat współpracy z systemem Produkcja czytaj w rozdziale IX.3.
100401 Wersja programu produkcyjnego parametr dotyczy systemu
Produkcja. Parametr niedostępny do redakcji przez użytkownika.
100500 Potwierdzenia dla zamówień dostaw po ustawieniu tego parametru na T w systemie dostępna będzie funkcjonalność związana
z rejestrowaniem potwierdzeń od dostawców — patrz punkt VI.22.
100600 Realizacja zamówień dostaw na podstawie przyjęcia dostawy
na urządzeniu mobilnym? Po ustawieniu parametru na T, podczas
I.7. Formuły - parametry ogólne programu
63
akceptowania przyjęcia z urządzenia mobilnego, możliwe będzie
powiązanie dokumentu przychodowego z zamówieniem dostaw —
patrz punkt II.18.4.
— Sprzedaż
300100 ID rozrachunku firmy - Uzupełnia pole FAKS.ID wynikiem wykonanej formuły.
Wywoływana gdy wszystkie pola FAKS są już wypełnione uzupełnia
pole FAKS.ID wynikiem wykonanej formuły. Parametr może być
wykorzystany podczas tworzenia rozrachunku. Domyślnie rozrachunek tworzy się na podstawie symbolu dokumentu. Wprowadzając tu formułę, można ją wykorzystać do tworzenia symbolu
rozrachunku.
300101 Czy można redagować konto w nagłówku faktury? jeżeli parametr będzie ustawiony na T w nagłówku dokumentu sprzedaży
do redakcji dostępne będzie pole Konto.
300103 Czy grupować pozycje dokumentu sprzedaży podczas wystawiania na podstawie dokumentów magazynowych? parametr ten
ma znaczenie podczas wystawiania faktury na podstawie zewnętrznego dokumentu rozchodowego — patrz punkt II.7.
W zależności od ustawienia tego parametru, na pozycji faktury, pozycje z dokumentu magazynowego dotyczące tego samego materiału mogą być łączone w jedną pozycję na fakturze.
Parametr ten może przyjmować wartości:
– N — pozycje na fakturze nie będą sklejane,
– T — pozycje na fakturze będą sklejane zawsze, jeżeli spełniają
warunki,
– P — podczas fakturowania będzie wyświetlane pytanie czy
grupować pozycje na fakturze.
300104 Czy akceptować dokument sprzedaży po redakcji? parametr decyduje o tym czy po wystawianiu dokumentu ma on być automatycznie zaakceptowany.
Parametr może przyjmować wartości:
– N — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży nie będzie
zaakceptowany. Aby zaakceptować dokument należało będzie
wybrać polecenie Akceptuj.
– T — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży będzie zaakceptowany.
64
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
– P — po zakończonej redakcji dokumentu sprzedaży wyświetlane będzie pytanie czy zaakceptować dany dokument.
300110 Czy księgować automatycznie? parametr decyduje o tym czy
bezpośrednio po akceptacji dokumentu automatycznie rejestrować
fakturę w programie Finanse i księgowość.
Parametr może przyjmować wartości:
– N — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży nie będzie
rejestrowany w systemie Finanse i księgowość. Rejestrować go
będzie można tylko z modułu Xpertis — patrz rozdział IX.2.
– T — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży będzie zarejestrowany w systemie Finanse i księgowość.
– P — po zakończonej redakcji dokumentu sprzedaży, wyświetlane będzie pytanie czy dany dokument zarejestrować w systemie Finanse i księgowość.
Na temat rejestrowania faktury sprzedaży w systemie Finanse i księgowość czytaj również w punkcie III.8.2.
300113 Czy grupować pozycje dokumentu sprzedaży z uwzględnieniem cech indeksu mat
ustawienie tego parametru na wartość T (tak), powoduję tworzenie
pozycji faktury sprzedaży z realizacji zamówienia przy grupowaniu
pozycji faktury (parametr systemu 300103) uwzględniając podane
cechy dostawy. Wartość N (nie) parametru powoduję nie uwzględnianie podanych cech dostawy przy grupowaniu pozycji faktury
sprzedaży.
300136 Czy kontrolować datę sprzedaży? parametr dotyczy kontroli
daty sprzedaży. Jeśli będzie miał wartość T, data nie będzie mogła
się różnić więcej niż o 7 dni od daty wystawienia dokumentu.
300140 Czy podpowiadać sposób płatności kontrahenta dla dokumentów
sprzedaży realizowanych na podstawie zamówień? jeżeli parametr
będzie ustawiony na T to gdy w nagłówku zamówienia sprzedaży
nie zostanie wybrany sposób płatności, dokument sprzedaży realizowany na podstawie takiego zamówienia zostanie uzupełniony o
sposób płatności kontrahenta.
300150 Czy podpowiadać cennik brutto na zamówieniach sprzedaży?
zgodnie z ustawieniem tego parametru będzie ustawiany domyślnie znacznik Ceny sprzedaży brutto w nagłówku zamówienia sprzedaży — patrz punkt VI.3.1.
I.7. Formuły - parametry ogólne programu
65
300151 Czy podpowiadać cennik brutto na ofertach sprzedaży? zgodnie
z ustawieniem tego parametru będzie ustawiany domyślnie znacznik Cennik brutto w nagłówku oferty sprzedaży — patrz punkt VI.13.1.
300160 Czy na paragonie do faktury końcowej drukować tylko wartość pozostałą
do zapłaty?
Parametr może przyjmować wartości:
– T — na paragonie drukowane będą tylko pozycje rozliczające
zaliczki wg stawek VAT (suma brutto dla danej stawki VAT
minus suma zaliczek w danej stawce VAT),
– N — na paragonie drukowane będą wszystkie pozycje faktury
(bez pomniejszania o wartości rozliczonych zaliczek).
300161 Ilość znaków w opisie pozycji na wydruku paragonu (np. ELZAB: 28, POSNET: 40)
parametr określa ilość znaków nazwy materiału lub usługi, jaka ma
być drukowana na drukarce fiskalnej — patrz punkt III.7.4.
300200 Czy można redagować konto w pozycjach faktury? jeżeli parametr będzie ustawiony na T w pozycji dokumentu sprzedaży do
redakcji dostępne będzie pole Konto.
300201 PKWiU z przed 1 stycznia 2011 roku tylko z historii? parametr
ustawiony na wartość N nic nie zmienia w dotychczasowym wyznaczaniu PKWiU. Wartość T spowoduje pobieranie PKWiU dla dokumentów sprzed 1 stycznia 2011 roku tylko z historii.
300250 Formuła na treść QRCode parametr umożliwiona drukowanie
wybranych informacji o kontrahencie w postaci dwuwymiarowego
kodu kreskowego. Dane drukowane są w kodzie QRCode. Treść
drukowanych danych określa się w formule — formuła powinna
zwracać ciąg znaków. Dane w postaci kodu QRCode drukowane
są na:
zewnętrznych dokumentach magazynowych,
fakturze VAT, fakturze korygującej,
fakturze pro-forma,
dokumencie zakupu, fakturze wewnętrznej i odpowiednich
korektach;
– ofercie;
– zamówieniu sprzedaży.
–
–
–
–
300255 Logowanie komunikacji z drukarką fiskalną parametr techniczny. Jeżeli parametr będzie włączony to wszystko co zostanie wpisa-
66
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
ne do drukarki to zapisywane jest do pliku. Parametr dotyczy drukarek fiskalnych POSNET z wersja protokołu komunikacyjnego.
300500 Czy po korekcie generować dok. zwrotu do magazynu (zmniejszenie ilości)?
odpowiednie ustawienie tego parametru spowoduje, że podczas
wystawiania korekty do dokumentu sprzedaży, będzie generowany dokument zwrotu na magazyn.
300501 Typ generowanego dokumentu zwrotu po korekcie. Parametr filtra.
przy pomocy tego parametru należy ustawić jaki typ dokumentu
ma być generowany jako dokument zwrotu podczas wystawiania
korekty. Parametr ma znaczenie tylko w wypadku, jeżeli poprzedni parametr ustawiony jest na T lub P.
300600 Domyślna stawka VAT dla faktury zaliczkowej wystawianej na podstawie wpłaty g
Stawka VAT tu podana będzie wprowadzona w pozycje faktury
zaliczkowej wystawionej do wpłaty gotówkowej ([Firma|Mobilny
handlowiec|Wpłaty gotówkowe|Inne|Faktura zaliczkowa]). Stawkę
VAT można będzie zmienić w pozycji dokumentu.
300601 Domyślna jednostka miary dla faktury zaliczkowej wystawianej na podstawie wp
Jednostka miary tu podana będzie wprowadzona w pozycje faktury zaliczkowej wystawionej do wpłaty gotówkowej ([Firma|Mobilny
handlowiec|Wpłaty gotówkowe|Inne|Faktura zaliczkowa]).
300602 Domyślny typ dokumentu typu faktura zaliczkowa dla wpłaty gotówkowej
Typ faktury tu ustawiony będzie podpowiadany podczas wystawiania faktury zaliczkowej do wpłaty gotówkowej ([Firma|Mobilny
handlowiec|Wpłaty gotówkowe|Inne|Faktura zaliczkowa]).
Trzy ostatnie parametry związane są z funkcjonalnością wpłat gotówkowych. Na temat wpłat gotówkowych czytaj w punkcie III.9.3.
— Zaliczki
300300 Zaliczka do zamówienia: ’T’ - Podaj % wartości zamówienia lub ustaw (np.:’40’)
domyślny %. Gdy ’N’ podaj kwotę zaliczki parametr należy ustawić,
jeżeli zamówienie będzie realizowane poprzez fakturę zaliczkową.
W zależności od ustawienia parametru, zaliczka do faktury z zamówienia będzie wprowadzana na różne sposoby. Dokładny opis
tego parametru znajdziesz w punkcie dotyczącym wystawiania faktur zaliczkowych z zamówienia VI.10.2.
300305 Czy automatycznie zmieniać typ i numer dokumentu sprzedaży dla dokumentów
rozliczonych zaliczką? po ustawieniu parametru na T, program bę-
I.7. Formuły - parametry ogólne programu
67
dzie automatycznie zmieniał typ i numerację dla dokumentów
100% rozliczonych zaliczką — patrz punkt III.6.3.
300306 Zaliczki rozliczać z uwzględnieniem stawek VAT? po ustawieniu parametru na T w systemie będzie dostępna funkcjonalność
Rozliczenie zaliczek z uwzględnieniem stawek VAT.
— Płatności
300202 Przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem? poprzez
ustawienie wartości tego parametru można zdecydować czy system ma uwzględniać święta podczas wyznaczania terminu płatności. Jeżeli parametr zostanie ustawiony na T dni świąteczne zostaną
uwzględnione i termin płatności odpowiednio wydłużony, w przypadku wartości N termin płatności może „wypaść” w święto.
300203 Uwzględnić soboty w przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem?
parametr umożliwia uwzględnienie sobót przy wyznaczaniu terminu płatności. Parametr ma znaczenie jeżeli poprzedni parametr
ustawiony jest na T.
300301 Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? ustawienie tego parametru na T spowoduje, że w systemie będzie możliwe wprowadzenie płatności ratalnej podczas redakcji dokumentu sprzedaży lub też po wprowadzeniu dokumentu.
300302 Domyślna liczba płatności przy rozpisaniu jeżeli poprzedni parametr ustawiony jest na T, wartość podana w tym polu będzie podpowiadana w polu Ilość płatności — czyli liczba rat podczas rozpisywania płatności na raty.
300303 Domyślna liczba dni między płatnościami przy rozpisaniu wartość
podana w tym polu będzie podpowiadana w polu Liczba dni podczas rozpisywania płatności na raty.
Na temat wprowadzania płatności w systemie czytaj w punkcie III.1.5.
— Zakupy
200001 Rozliczanie kosztów? ustawienie parametru na T spowoduje, że podczas wystawiania dokumentów zakupu będzie możliwe wprowadzania dodatkowych kosztów związanych z zakupami.
Na temat rozliczania kosztów dodatkowych dla zakupów czytaj
w punkcie IV.1.6.
68
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
200101 Czy można redagować konto w nagłówku faktury? jeżeli parametr będzie ustawiony na T w nagłówku dokumentu zakupu do
redakcji dostępne będzie pole Konto.
200104 Czy akceptować dokument zakupu po redakcji? parametr decyduje o tym czy po wystawianiu dokumentu ma on być automatycznie zaakceptowany.
Parametr może przyjmować wartości:
– N — po zakończonej redakcji dokument zakupu nie będzie
zaakceptowany. Aby zaakceptować dokument należało będzie
wybrać polecenie Akceptuj.
– T — po zakończonej redakcji dokument zakupu będzie zaakceptowany.
– P — po zakończonej redakcji dokumentu zakupu wyświetlane
będzie pytanie czy zaakceptować dany dokument.
200110 Czy księgować automatycznie? parametr decyduje o tym czy
bezpośrednio po akceptacji dokumentu automatycznie rejestrować
fakturę w programie Finanse i księgowość.
Parametr może przyjmować wartości:
– N — po zakończonej redakcji dokument zakupu nie będzie
rejestrowany w systemie Finanse i księgowość. Rejestrować go
będzie można tylko z modułu Xpertis — patrz rozdział IX.2.
– T — po zakończonej redakcji dokument zakupu będzie zarejestrowany w systemie Finanse i księgowość.
– P — po zakończonej redakcji dokumentu zakupu, wyświetlane
będzie pytanie czy dany dokument zarejestrować w systemie
Finanse i księgowość.
Na temat rejestrowania dokumentu zakupu w systemie Finanse i
księgowość czytaj również w punkcie IV.1.5.
200200 Czy można redagować konto w pozycjach faktury? jeżeli parametr będzie ustawiony na T w pozycji dokumentu zakupu do redakcji dostępne będzie pole Konto.
— Magazyn
600000 Czy można usunąć dokument, który utworzył inny dok. po ustawieniu tego parametru na T będzie można wycofać akceptację
i usunąć dokument generujący inny dokument. Po wycofaniu akceptacji, dokument wygenerowany zostanie usunięty. Przykładem
I.7. Formuły - parametry ogólne programu
69
takich dokumentów mogą być dokumenty przesunięcia międzymagazynowego: MM i MP — patrz punkt Przesunięcie miedzymagazynowe, czy też dokumenty kompletacji — patrz punkt II.14.
Po ustawieniu parametru na N wycofanie akceptacji dokumentu
tworzącego inny dokument nie będzie możliwe.
600001 Czy akceptować dokument magazynowy po redakcji? parametr
decyduje o tym czy po wystawianiu dokumentu ma on być automatycznie zaakceptowany.
Parametr może przyjmować wartości:
– N — po zakończonej redakcji dokument magazynowy nie będzie zaakceptowany. Aby zaakceptować dokument należało
będzie wybrać polecenie Akceptuj.
– T — po zakończonej redakcji dokument magazynowy będzie
zaakceptowany.
– P — po zakończonej redakcji dokumentu magazynowego wyświetlane będzie pytanie czy zaakceptować dany dokument.
600002 Czy akceptować dokumenty poinwentaryzacyjne po akceptacji inwentaryzacji?
parametr decyduje o tym czy w momencie zakończenia inwentaryzacji dokumenty poinwentaryzacyjne mają być automatycznie zaakceptowane.
Parametr może przyjmować następujące wartości:
– N — po zaakceptowaniu inwentaryzacji dokumenty poinwentaryzacyjne nie będą akceptowane.
– T — po zaakceptowaniu inwentaryzacji dokumenty poinwentaryzacyjne będą zaakceptowane automatycznie.
– P — akceptacja dokumentów poinwentaryzacyjnych będzie
warunkowa, zależna od decyzjo użytkownika. Z chwilą akceptacji inwentaryzacji będzie wyświetlone pytanie: Akceptować
dokumenty poinwentaryzacyjne?
600010 Czy redagować grupę i podgrupę materiałową gdy materiał jest wykorzystywany?
po ustawieniu parametru na N, jeżeli na towar zostanie wystawiony
dokument, nie będzie można zmienić grupy i podgrupy materiałowej w definicji materiału (patrz punkt I.13.4).
600012 Czy akceptować dokumenty przeceny po akceptacji arkusza przeceny?
parametr decyduje o tym czy w momencie zakończenia przeceny
dokumenty przeceny mają być automatycznie zaakceptowane.
Parametr może przyjmować następujące wartości:
70
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
– N — po zaakceptowaniu przeceny dokumenty przeceny nie
będą akceptowane.
– T — po zaakceptowaniu przeceny dokumenty będą zaakceptowane automatycznie.
– P — akceptacja dokumentów przeceny będzie warunkowa, zależna od decyzjo użytkownika. Z chwilą akceptacji przeceny
będzie wyświetlone pytanie: Akceptować dokumenty przeceny?
600102 Czy podpowiadać ilość dostępną podczas redagowania dokumentu rozchodoweg
parametr decyduje, czy podczas wystawiania dokumentu rozchodowego, system ma podpowiadać aktualną ilość dostępną w magazynie. Jeżeli parametr zostanie ustawiony na T, to po wprowadzeniu wartości w pole Ilość, jeśli ilość dostępna towaru w magazynie jest mniejsza od ilości wprowadzonej przez użytkownika, wartość w tym polu jest automatycznie korygowana przez program.
W przypadku ustawienia parametru na N, w takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat o przekroczonym stanie dostępnym, jak również w komunikacie znajduje się informacja o ilości dostępnej, natomiast ilość ta nie będzie podpowiadana w polu Ilość (patrz punkt
Wprowadzanie danych dotyczących pozycji WZ).
600103 Czy spis lokalizacji z uzupełnianiem terminów ważności? parametr
dotyczy rozpisania spisu danej lokalizacji (reorganizacji) na podstawie odczytów z urządzeń mobilnych. Parametr będzie brany
pod uwagę tylko w sytuacji kiedy terminy ważności z czytnika będą
zerowe.
Parametr może przyjmować wartości:
– T — przy zerowym terminie ważności z czytnika, system będzie próbował go uzupełnić według zarejestrowanych par wymiarów lokalizacja i termin ważności;
– N — przy zerowym terminie ważności z czytnika, termin ważności nie będzie uzupełniany;
– P — przy zerowym terminie ważności z czytnika, wyświetlane
będzie pytanie czy termin uzupełniać.
Więcej na temat parametru czytaj w punkcie II.17.
600104 Wprowadzenie cen zerowych do magazynu typu ceny ewidencyjne?
po ustawieniu tego parametru na T w magazynie typu EWIDEN (ceny ewidencyjne) można będzie stosować opóźnioną wycenę dostaw, czyli wystawiając dokument przychodowy system zezwoli na
wprowadzenie cen zerowych — patrz punkt II.4.4.
I.7. Formuły - parametry ogólne programu
71
600300 Czy wycena kompletu wg składowych? od ustawienie parametru zależy, czy cena kompletu ma być podawana ręcznie czy ma
być wyliczana na podstawie rozchodowanych składowych.
Parametr może przyjmować wartości:
– T — wyrób jest wyceniany na podstawie wartości składowych
— wartość pozycji obliczona jest jako iloczyn ceny i ilości;
– W — wyrób jest wyceniany na podstawie wartości składowych
— wartość pozycji jest równa wartości pozycji składowych
(nie dotyczy to magazynów typu ceny ewidencyjne);
– N — wyrób nie jest wyceniany.
Po ustawieniu parametru na T lub W, cena na dokumencie PKOM
będzie wyliczana w momencie akceptacji. Cena ta nie będzie zmieniana mimo np. ponownej wyceny dokumentu RKOM (patrz punkt
II.9) czy też regulacji magazynu.
Na temat kompletowania wyrobów czytaj w punkcie II.14.
600400 Czy przesunięcia magazynowe między oddziałami? po ustawieniu parametru na T, przesunięcie międzymagazynowe może zachodzić również między oddziałami. W takim wypadku, wypełniając nagłówek dokumentu MM, w polu Do magazynu można będzie
wpisać magazyn z innego oddziału. Na temat przesunięcia międzymagazynowego czytaj w punkcie Przesunięcie miedzymagazynowe.
600500 Czy automatyczne oznaczanie palety przy akceptacji dokumentów?
Parametr może przyjmować wartości:
– N — nieoznaczone palety nie zostaną oznaczone, co w konsekwencji nie pozwoli na zaakceptowanie dokumentu;
– T — palety zostaną automatycznie oznaczone i dokument zostanie zaakceptowany;
– P — jeżeli na dokumencie są nieoznaczone palety wówczas
zostaną one oznaczone po zatwierdzeniu takiej opcji (odpowiedź twierdząca na pytanie).
— Transport
700100 Domyślny zakres - bieżący dzień? (T-bieżący dzień/N-bieżący miesiąc)
od ustawienia tego parametru zależy sposób wyświetlania drzewa
podczas przeglądania transportów. Po ustawieniu parametru na N,
72
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
po wybraniu [Zamówienia|Transport] w oknie Opis będzie widoczna lista miesięcy w danym roku, a domyślnym rekordem będzie
bieżący miesiąc. W przypadku ustawienia parametru na N drzewko
będzie rozwinięte do dni, a domyślnym rekordem będzie aktualny
dzień roku.
700200 Ustawiać zakres dla transportów? (T-transporty wg wybranego zakresu/N-dostęp
w zależności od ustawienia tego parametru, nagłówki wyświetlanych transportów ograniczane są zakresem dat z drzewka lub wyświetlane są wszystkie dołączone transporty.
700300 Jednostka transportowa (ładowność/pojemność) jednostka tu
podana będzie jednostką miary ilość do transportu w pozycjach.
Więcej na temat parametrów związanych z transportem i o samym
transporcie czytaj w punkcie VI.17.
— Cenniki
Parametry tu ustawiane związane są ze sposobem podpowiadania cen
sprzedaży podczas redakcji faktur sprzedaży i rozchodowych dokumentów magazynowych. Na temat cen sprzedaży i wykorzystaniu cenników
czytaj w punkcie III.3.
800801 (Ceny z kartoteki materiałowej) Czy podpowiadać cenę z pola [Cena I]
słownika materiałów? w przypadku gdy w parametrach oddziału
[Definicje|Parametry|Parametry pracy|Parametry oddziału] zaznaczone jest pole Ceny z kartoteki materiałowej, po ustawieniu tego
parametru na T, podczas redakcji faktury sprzedaży, magazynowego dokumentu zewnętrznego czy zamówienia sprzedaży, w polu dotyczącym ceny, podpowiadana jest pierwsza cena z kartoteki
materiałowej dla danego towaru. Cenę można będzie zmienić.
800802 Czy włączona kalkulacja? ustawienie parametr decyduje czy
w systemie dostępna będzie kalkulacja cen sprzedaży — patrz
punkt III.3.2.
(800803 Ceny wg cenników) Czy podpowiadać cenę sprzedaży z cennika o najwyższym
priorytecie? w przypadku gdy w parametrach oddziału [Definicje|
Parametry|Parametry pracy|Parametry oddziału] dla cen sprzedaży
zaznaczone jest pole Ceny wg cenników, po ustawieniu tego parametru na T, podczas redakcji faktur sprzedaży, magazynowego dokumentu zewnętrznego czy zamówienia sprzedaży, podpowiadana
jest cena z cennika o najwyższym priorytecie. Podpowiadaną cenę
można zmienić.
I.7. Formuły - parametry ogólne programu
73
800804 Priorytet cennika Standardowego domyślna wartość priorytetu dla cennika standardowego.
800805 Priorytet cennika Grupy kontrahenta domyślna wartość priorytetu dla cennika grup kontrahentów.
800806 Priorytet cennika Kontrahenta domyślna wartość priorytetu
dla cennika kontrahentów.
Na temat nadawania priorytetów dla cenników czytaj w punkcie I.14.5 a informacje o cennikach znajdziesz w punkcie I.14.5.
800807 Liczba lat przy analizie cen w kalkulacji (0-tylko aktywny rok)
parametr daje możliwość określenia ilości lat do analizy cen sprzedaży dla kalkulacji.
Podanie wartości większej od zera spowoduje analizę poprzedzających lat od danego przy kalkulacji ceny sprzedaży (w liczbie określonej w powyższym parametrze).
Na temat kalkulacji czytaj w punkcie III.3.2.
800810 Sposób obliczania rabatu C-obliczany wg ceny, W-obliczany wg wartości
parametr określa sposób liczenia rabatu. Rabat może być liczony według ceny (ustawienie parametru na C) lub według wartości
(ustawienie parametru na W). Przeliczenia dotyczą faktur sprzedaży i zakupów, faktur korygujących, dokumentów magazynowych,
zamówień klienta i ofert.
800811 Sposób obliczania rabatu wartościowego 1,2 lub 3 parametr ma
znaczenie tylko w przypadku gdy parametr 800810 ustawiony jest
na W — według wartości. W zależności od wyboru wariantu rabat
liczony jest według różnych wzorów.
Na temat liczenia rabatów czytaj w punkcie III.3.3.
Jeżeli parametr 800811 zostanie ustawiony na 3, to podczas drukowania paragonu, na drukarkę fiskalną nie będzie wysyłany komunikat w jaki sposób rabat ma być obsłużony.
Wartość 3 powinna być ustawiona dla drukarek fiskalnych POSNET z wersją protokołu komunikacyjnego wcześniejszą od 1.02.
Wtedy na drukarkę nie wysyła się komendy o metodzie liczenia
rabatu.
800812 Czy w pozycjach dokumentów rabat procentowy? ustawienie
tego pola decyduje jaki typ rabatu będzie podpowiadany w nagłówkach dokumentów czy zamówień związanych ze sprzedażą. Parametr może przyjąć wartość T (tak), wówczas w nagłówkach odpo-
74
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
wiednich dokumentów pole Typ rabatu w pozycji będzie przyjmowało wartość P — rabat procentowy. Po ustawieniu parametru na
N, w pole Typ rabatu w pozycji będzie wprowadzona wartość K —
rabat kwotowy. Typ rabatu w nagłówku dokumentu można zmieniać przed wprowadzeniem pozycji.
800814 Czy przeliczać pozycje walutowe wg wartości? parametr określa w jaki sposób wyliczane będą wartości w walucie opodatkowania i narodowej na dokumentach magazynowych z cenami sprzedaży, zamówieniach sprzedaży i ofertach. Parametr może przyjmować wartość:
– T — pozycje walutowe będą przeliczane według wartości, czyli
przejście z waluty handlowej na opodatkowania przebiega na
poziomie wartości netto pozycji dokumentu,
– N — pozycje walutowe będą przeliczane według ceny, czyli zostanie najpierw wyznaczona cena w walucie opodatkowania
(i narodowej), z której następnie zostaną wyliczone pozostałe
wartości pozycji w tych walutach.
Wartość ustawiana dla parametru 800814 będzie podpowiadana
w polu Z waluty wg wartości, znajdującym się w nagłówku dokumentu magazynowego z cenami sprzedaży, w zamówieniu sprzedaży i ofercie.
Na temat sposobu przeliczania pozycji walutowych czytaj w punkcie Sposób przeliczania pozycji walutowych.
800821 (Ceny z kartoteki dostawcy) Czy podpowiadać cenę z pola [Cena I]
kartoteki dostawcy? w przypadku gdy w parametrach oddziału
[Definicje|Parametry|Parametry pracy|Parametry oddziału] dla cen
dostaw zaznaczone jest pole Ceny z kartoteki dostawcy, po ustawieniu tego parametru na T, podczas redakcji faktury zakupu czy
zamówienia dostaw, w polu dotyczącym ceny, podpowiadana jest
pierwsza cena z kartoteki materiałowej dla danego towaru. Cenę
można będzie zmienić.
800823 (Ceny wg cenników) Czy podpowiadać cenę dostawy z cennika o najwyższym
priorytecie? analogicznie jak w przypadku cen sprzedaży, jeżeli
w parametrach oddziału [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Parametry oddziału] dla cen dostaw zaznaczone jest pole Ceny wg cenników, po ustawieniu tego parametru na T, podczas redakcji faktur
zakupu czy zamówień dostaw podpowiadana jest cena z cennika o
najwyższym priorytecie. Podpowiadaną cenę można zmienić.
I.7. Formuły - parametry ogólne programu
75
— Przeliczniki jednostek
Ustawienie parametrów w zakładce Przeliczniki jednostek jest potrzebne aby można było stosować dodatkowe jednostki dla materiałów —
patrz punkt Dodatkowe jednostki dla materiału, jak również standardowe przeliczniki jednostek — patrz punkt I.13.8.
400000 Zakres stosowania przeliczników? przy pomocy tego parametru można ustawić, gdzie zdefiniowane dodatkowe jednostki dla
materiału będą stosowane. Dodatkowe jednostki można wykorzystywać w dokumentach magazynowych, sprzedaży, zakupu, zamówieniach klienta, wewnętrznych i dostaw, a także dla rezerwacji
tymczasowych.
Pozostałe parametry pozwalają ustalić sposób przeliczania jednostek w poszczególnych dokumentach, zamówieniach jak również
dla rezerwacji tymczasowych.
Ustawienie parametrów na przeliczane „ręczne” spowoduje, że
można będzie zmienić przelicznik w pozycji dokumentu.
Więcej na temat przeliczników czytaj w punkcie Dodatkowe jednostki
dla materiału.
— Portal/Lotus Notes
Ustawienie parametrów w zakładce Portal/Lotus Notes ma sens tylko
w przypadku kiedy w systemie Logistyka wykorzystywane są funkcje internetowe czy też odpowiednio, system Logistyka współpracuje z platformą Lotus Notes.
900001 Typ zamówienia klienta - internetowego zamówienie klienta
tego typu będzie mogło być rejestrowane przez portal internetowy.
900002 Domyślny oddział dla użytkownika internetowego. według oddziału tutaj podanego będą wyświetlane zamówienia i dokumenty
sprzedaży na stronie internetowej.
900003 Cennik standardowy dla produktów w ofercie internetowej. parametr
umożliwia ustalenie cen dla produktów w ofercie internetowej na
podstawie cenników zdefiniowanych w systemie. Jeżeli podczas rejestrowania zamówień sprzedaży przez internet ma być widoczny
cennik standardowy, należy tutaj podać jego kod.
900004 Podpowiadanie cen z cenników systemu w przypadku cen zerowych
parametr może przyjmować wartości T (tak) lub N (nie).
76
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Po ustawieniu parametru na T, w przypadku zarejestrowania na
portalu lub dla Mobilnego handlowca, pozycji zamówienia z ceną
zerową, system podpowie cenę sprzedaży na podstawie zarejestrowanych cenników sprzedaży dla danego indeksu materiału. Jeżeli
parametr będzie ustawiony na N zarejestrowana zostanie cena zerowa.
900051 Typ zamówienia klienta - dla systemów platformy Lotus Notes.
zamówienie sprzedaży tego typu będzie mogło być składanie z systemów na platformie Lotus Notes.
Redakcja takich zamówień w systemie Xpertis Logistyka jest ograniczona. Zablokowane są akcje umożliwiające dodawanie, modyfikowanie i usuwanie nagłówka i pozycji zamówienia.
900052 Domyślny oddział dla systemów platformy Lotus Notes. według
oddziału tutaj podanego będą wprowadzane zamówienia i zlecenia
fakturowania z platformy Lotus Notes. Bez podania tego parametru
nie będzie możliwe rejestrowanie zamówień z platformy Lotus Notes, jak również zleceń fakturowania.
Na temat współpraca z systemami na platformie Lotus Notes czytaj
w punkcie IX.12.
900101 Typ zamówienia wewnętrznego - internetowego zamówienie
wewnętrzne tego typu będzie mogło być rejestrowane przez portal
internetowy.
Na temat wykorzystania funkcji internetowych czytaj w rozdziale VIII.
900200 Ilość użytkowników wg licencji (Mobilny Handlowiec) ilość użytkowników, jaka może korzystać z modułu Mobilny Handlowiec.
Informacje na temat rozwiązania Mobilny Handlowiec znajdziesz
w rozdziale III.9.
— Kwalifikacje dostaw
Ustawienie parametrów w zakładce Kwalifikacje dostaw polega na przypisaniu ikon do poszczególnych statusów dostaw — patrz punkt Słownik
dostępnych statusów dostaw.
540001 Kwalifikacja dostaw - zestaw ikon (plik.png) np. status16.png’
540010 Kwalifikacja dostaw - ikona - dowolny status: Wszystkie np. status16.png:8
I.8. Lista parametrów
77
540011 Kwalifikacja dostaw - ikona - rodzaj statusu: nieOkreślony np.
status16.png:3
540012 Kwalifikacja dostaw - ikona - rodzaj statusu: Zgodny np. status16.png:2
540013 Kwalifikacja dostaw - ikona - rodzaj statusu: Niezgodny np. status16.png:1
540101 Kwalifikacja dostaw - Włączony mechanizm Badań? po ustawieniu tego parametru na T dostępna będzie opcja umożliwiająca
przyłączenie danej dostawy do badania — patrz punkt Badania a
statusy dostaw.
Na temat klasyfikacji dostaw czytaj w punkcie II.21, na temat badań —
w punkcie II.21.2.
Parametry należy ustawić też dla każdego użytkownika [Definicje|Parametry | Użytkownicy|Formuły]. Na temat parametrów dla użytkownika czytaj w
rozdziale I.10.
8 Lista parametrów
Na początku pracy z programem oprócz parametrów pracy opisanych w rozdziale I.4 należy ustawić również listę parametrów. W tym celu z menu Administracja należy wybrać funkcję Lista parametrów [Administracja|Lista parametrów ]. Okno Parametry systemu wypełniane jest przez system w trakcie uruchamiania programu. W ramach wdrożenia, na życzenie użytkownika mogą
być dodane nowe parametry lub też dodane nowe.
Na liście parametrów znajdują się parametry związane z poszczególnymi
systemami pakietu Xpertis, jak i wspólne dla pakietu. Opis tych parametrów
znajdziesz w rozdziale XII.1.
Parametry powinny być ustawione na początku pracy z programem, zanim użytkownik przystąpi do wystawiania dokumentów. Jeżeli jednak zajdzie
potrzeba zmiany tych parametrów w trakcie późniejszej pracy, kiedy w programie występują dane, zmiany te muszą być wykonywane ze szczególną ostrożnością, gdyż każda zmiana może spowodować złą pracę programu. Wprowadzanie i zmianę parametrów należy pozostawić administratorowi systemu.
78
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
8.1 Wprowadzanie parametrów programu
Wprowadzając parametry programu należy wypełnić następujące pola:
Numer kolejny numer parametru;
Treść wartość parametru, w zależności od parametru może to być liczba lub
napis;
Opis opis parametru.
Wypełniając pole Treść, dla większości parametrów można skorzystać
z podpowiedzi po naciśnięciu klawisza F3 . W większości wypadków w pole to należy wpisać literę T (tak) lub N (nie).
Opis poszczególnych parametrów znajdziesz w punkcie XII.1.
9 Oddziały
W programie wszystkie magazyny i stanowiska przypisane są do konkretnego
oddziału. Z tego też względu, przed zdefiniowaniem magazynów czy stanowisk
należy wprowadzić oddziały.
Jedna firma może posiadać wiele oddziałów i aby prowadzić ewidencję danych z tych jednostek należy zdefiniować je w systemie.
Służy do tego funkcja Oddziały dostępna po wybraniu z modułu Definicje
pozycji Parametry [Definicje|Parametry|Oddziały]. Przy uruchomieniu programu po raz pierwszy, bez danych, okno Oddziały zostanie wyświetlone.
Po wybieraniu standardowego polecenia Dołącz należy podać następujące
informacje:
Kod jednoznakowe symboliczne oznaczenie oddziału;
Nazwa pełna nazwa oddziału;
Czy wielowalutowość? zaznaczanie tego pole ma sens, jeżeli w parametrach
pracy, dostępnych po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry pracy],
w zakładce Wielowalutowość zaznaczono pole Wybrane oddziały. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że w danym oddziale wielowalutowość będzie dostępna. Jeżeli pole nie będzie zaznaczone, a w parametrach pracy pole Wybrane oddziały jest zaznaczone, w danym oddziale wszystkie
dokumenty można będzie wystawiać tylko w walucie narodowej. Po zaznaczeniu w parametrach pracy pola Wszystkie oddziały, zaznaczenie lub
nie tego pola nie ma znaczenia — wielowalutowość będzie dostępna dla
wszystkich oddziałów.
I.9. Oddziały
Typ wielowalutowości pole dostępne do redakcji tylko w przypadku, gdy poprzednie pole zostanie zaznaczone. Wielowalutowość może dotyczyć
jednej lub kilku opcji:
— M — Dokumenty magazynowe
— F — Dokumenty sprzedaży
— Z — Zamówienia klienta
— O — Oferty sprzedaży
— W — Zamówienia dostaw
— K — Dokumenty zakupowe
— A — Pozycje dokumentów magazynowych
— B — Pozycje dokumentów sprzedaży
— C — Pozycje zamówień klienta
— D — Pozycje ofert
— E — Pozycje zamówień dostaw
— G — Pozycje dokumentów zakupu
Wybraną opcję należy zaznaczyć poprzez polecenie Wybór. Polecenie
Akceptuj spowoduje przepisanie zaznaczonych liter w pole Typ wielowalutowości.
Wybór typu wielowalutowości dla wybranego oddziału ma sens, jeżeli w parametrach pracy, w zakładce Wielowalutowość zaznaczono pole
Wybrane oddziały.
Po wskazaniu w parametrach pracy pola Wszystkie oddziały, dla każdego
oddziału będzie obowiązywał typ wielowalutowości wskazany w parametrach programu.
Na temat wielowoalutowości w parametrach pracy czytaj w punkcie
I.4.3.
Jednostka księgowa Xpertis Finanse jednostka księgowa w systemie Finanse i księgowość. Pole ma znaczenie przy współpracy systemu Logistyka
z systemem Finanse i księgowość. Przy wypełnianiu tego pola można skorzystać ze słownika.
W oknie z listą oddziałów znak * w polu Wal oznacza wielowalutowość
dla oddziału. W pole Typ poszczególne litery oznaczają typ wielowalutowości
zgodnie z opisem podanym wyżej.
79
80
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Wielowalutowość będzie aktywna w oddziale, jeżeli w parametrach ogólnych pracy systemu — patrz punkt I.4.3 — pole dotyczące wielowalutowości
zostanie ustawione na Wszystkie oddziały lub Wybrane oddziały.
Aby w dołączonym oddziale można było wystawiać dokumenty, użytkownik musi posiadać uprawnienia do tego oddziału — patrz punkt I.10.2.
10 Uprawnienia i parametry użytkowników
Każda osoba obsługująca program powinna zostać zarejestrowana jako jeden
z jego użytkowników. Rejestracji kolejnego użytkownika można dokonać tylko w systemie MacroPass — systemie do zarządzania uprawnieniami. Za wprowadzanie użytkowników odpowiada zazwyczaj administrator — jest to jeden
z użytkowników mający pełne uprawnienia do obsługi systemów.
Po dodaniu użytkownika w systemie MacroPass, użytkownik ten zostanie automatycznie zarejestrowany w tabeli użytkowników programu Logistyka.
Administrator po zarejestrowaniu kolejnych użytkowników programu nadaje im uprawnienia do poszczególnych modułu programu. Prawo dostępu do
funkcji administracyjnych oraz definicyjnych programu proponujemy pozostawić wyłącznie administratorowi.
Wybrany użytkownik może mieć przyznane uprawnienia do obsługi jednego magazynu oraz jednego stanowiska sprzedaży, inny zaś zostanie upoważniony do obsługi wszystkich stanowisk sprzedaży, jednak z wyłączeniem
magazynów. Konfiguracja przyznawanych uprawnień jest dowolna i zależeć
może wyłącznie od specyfiki zarządzania przedsiębiorstwem oraz zwyczajów
w nim panujących. Nie będzie miało zastosowania przydzielanie uprawnień
tam, gdzie jedna osoba zajmuje się prowadzeniem magazynów i sprzedażą. Natomiast tam, gdzie istnieje podział ról, należy odzwierciedlić go w przydziale
uprawnień.
10.1 Tabela użytkowników
Dane o wszystkich zarejestrowanych użytkownikach znajdują się w tabeli użytkowników wraz z informacjami o przyznanych im uprawnieniach.
Po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy] na ekranie zobaczysz listę
zarejestrowanych użytkowników programu.
Lista ta jest tworzona automatycznie. Każdy z operatorów identyfikowany
jest przez Kod i krótki opis.
Po wybraniu polecenia Popraw wyświetlone zostanie okno z polami:
I.10. Uprawnienia i parametry użytkowników
Kod unikalny kod użytkownika, zapis w tym polu nie jest dostępny do modyfikacji.
Dane dane personalne bądź dowolna umowna nazwa operatora. Te informacje mogą być dowolnie zmieniane bez konsekwencji dla poprawnego
działania programu.
Pola Login WEB Lotus Notus i Hasło WEB Lotus Notus należy wypełnić, jeżeli
na pulpicie jest aplikacja Ltus Notus. Wówczas użytkownik tedy będzie mógł z
pulpitu wybierać aplikację lotusową bez podawania loginu i hasła.
Po wybraniu akcji Uprawnienia, poszczególne polecenia: Oddziały, Magazyny, Stanowiska sprzedaży, Stanowiska zakupów pozwalają przeglądać oraz modyfikować zestaw uprawnień przyznanych każdemu z użytkowników.
Nieco inaczej wygląda nadawanie uprawnień do realizacji zamówień i menu użytkownika.
Modyfikację uprawnień dla użytkownika, który nie ma uprawnień administratora, należy dokonywać w momencie, gdy nie jest on zalogowany do systemu. W przeciwnym wypadku w ramach aktualnie rozpoczętej przez niego
sesji nie wszystkie zmiany (nałożone, zdjęte ograniczenia) odniosą skutek.
Usunięcie oddziału, stanowiska sprzedaży, zakupu bądź magazynu z listy
dostępnych dla użytkownika spowoduje, że użytkownik nie będzie miał możliwości wybrać tego oddziału, magazynu czy stanowiska w parametrach pracy
dla operatora.
Jeśli np. usuwany magazyn był przez operatora używany jako domyślny po
ponownym zalogowaniu do systemu użytkownik nie będzie mógł redagować
danych w tym magazynie.
10.2 Uprawnienia do oddziałów
Przydzielenie uprawnień w systemie należy rozpocząć od przydzielenia uprawnień do oddziałów. Bez uprawnień do oddziałów praca użytkownika jest niemożliwa — każdy magazyn czy stanowisko przypisane jest do konkretnego
oddziału. Definiując magazyny (patrz punkt I.12.1) czy stanowiska sprzedaży
i zakupów (patrz punkt I.12.2) będą one przypisane do konkretnego oddziału.
Przed przystąpieniem do przydzielania uprawnień do oddziałów należy zadbać aby wcześniej oddziały zdefiniować — patrz punkt I.9.
Aby przydzielić użytkownikowi prawo do oddziału, należy wskazać na
liście użytkownika, a następnie wykonać polecenie [Uprawnienia|Oddziały].
Na ekranie wyświetlona zostanie lista oddziałów, które wybrany użytkownik
81
82
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
może obsługiwać. Jeśli dotąd nie posiadał on uprawnień, lista ta będzie pusta. Można ją uzupełniać wykonując polecenie Dołącz, a następnie wskazując
odpowiednią pozycję w słowniku zawierającym nazwy wszystkich oddziałów.
Aby uprawnienia wcześniej nadane ograniczyć, wykonaj polecenie Usuń dla
tego oddziału, który powinien zostać usunięty z listy uprawnień danego operatora.
Operację zastąpienia oddziału znajdującego się na liście uprawnień innym ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Oddziały|Popraw]), należy traktować jak usunięcie „starego” oddziału i wprowadzenie „nowego”.
10.3 Uprawnienia do obsługi magazynów
Polecenie Magazyny [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Magazyny] pozwala przydzielić użytkownikowi dostęp do obsługi magazynu. Każdemu z operatorów można przyznać dostęp do jednego, kilku bądź wszystkich
zdefiniowanych w programie magazynów.
Przed przystąpieniem do przydzielania uprawnień do magazynów należy
zadbać aby wcześniej magazyny zdefiniować — patrz punkt I.12.1.
Aby przydzielić prawo do obsługi magazynu, należy wskazać na liście użytkownika, a następnie wykonać polecenie Uprawnienia — Magazyny. Na ekranie
wyświetlona zostanie lista magazynów, które wybrany użytkownik może obsługiwać. Jeśli dotąd nie posiadał on uprawnień, lista ta będzie pusta. Można
ją uzupełniać wykonując polecenie Dołącz, a następnie wskazując odpowiednią
pozycję w słowniku zawierającym nazwy wszystkich magazynów. Aby uprawnienia wcześniej nadane ograniczyć, wykonaj polecenie Usuń dla tego magazynu, który powinien zostać usunięty z listy uprawnień danego operatora.
Przydzielenie uprawnień do obsługi magazynu oznacza umożliwienie
przeglądania oraz redagowania wszystkich danych dotyczących wybranego
magazynu temu użytkownikowi, który przed rozpoczęciem pracy z programem przedstawi się odpowiednim hasłem. Brak dostępu do danych magazynowych oznacza, że operator nie będzie mógł zarówno ich redagować, jak
i przeglądać.
Operację zastąpienia magazynu znajdującego się na liście uprawnień
innym ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Magazyny|Popraw]),
należy traktować jak usunięcie „starego” magazynu i wprowadzenie „nowego”.
I.10. Uprawnienia i parametry użytkowników
10.4 Uprawnienia do obsługi zamówień klienta i wewnętrznych
Przydzielenie uprawnień do obsługi magazynu nie wystarczy żeby użytkownik
mógł wystawiać zamówienia klienta czy wewnętrzne do danego magazynu.
Aby w systemie było w ogóle możliwe wystawianie zamówień klienta czy
wewnętrznych, należy najpierw wprowadzić listę magazynów, do których zamówienia będą wystawiane. W tym celu należy wybrać [Definicje|Parametry|
Parametry dodatkowe] i wskazać odpowiednio zakładkę Magazyny do realizacji zamówień sprzedaży czy Magazyny do realizacji zamówień wewnętrznych —
patrz punkt I.4.6. Listę magazynów można uzupełniać wykonując polecenie
Dołącz, a następnie wskazując odpowiednią pozycję w słowniku zawierającym
nazwy wszystkich magazynów.
Danemu użytkownikowi można ograniczyć listę magazynów, do wystawiania zamówień. Należy wówczas wybrać polecenie [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Zamówienia sprzedaży], natomiast chcąc ograniczyć listę magazynów do wystawiania zamówień wewnętrznych — [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Zamówienia wewnętrznych]. Po wybraniu
polecenia Dołącz, odpowiedni magazyn można wybrać z listy magazynów
przeznaczonych do realizacji zamówień klienta czy wewnętrznych.
Pole Dom. — domyślny magazyn dla EDI, należy zaznaczyć jeżeli w systemie Logistyka wykorzystywany jest funkcjonalność związana z komunikatami EDI. Jest to magazyn, do którego będą generowane zamówienia utworzone
po odczycie komunikatu EDI.
Domyślny magazyn może być określony dla każdego oddziału — odczyt
komunikatów EDI może przebiegać niezależnie w każdym z oddziałów. W każdym z oddziałów tylko jeden magazyn może być określony jako domyślny.
Magazyn dla komunikatów EDI można wybrać również poprzez użycie akcji Domyślny. Jeżeli dla danego oddziału oznaczono już domyślny magazyn,
wybór akcji Domyślny dla innego magazynu, spowoduje usunięcie znacznika
dla „poprzedniego” magazynu.
Magazyn domyślny można również ustawić podczas wprowadzania magazynów do realizacji zamówień sprzedaży [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe|Magazyny do realizacji zamówień sprzedaży] (patrz punkt I.4.6).
Pole Dom. nie jest dostępne dla zamówień wewnętrznych.
Na temat komunikatów EDI czytaj w punkcie IX.8.
Po wprowadzeniu listy magazynów dla użytkownika, użytkownik będzie
miał uprawnienia tylko do magazynów z tej listy.
Jeżeli żaden magazyn nie zostanie wprowadzony na listę zamówień dla
użytkownika, użytkownik będzie miał uprawnienia do realizacji zamówień we
83
84
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
wszystkich magazynach wprowadzonych jako magazyny do realizacji zamówień sprzedaży czy wewnętrznych.
Użytkownik może posiadać uprawnienia do wystawiania zamówień do
magazynu, do którego nie ma uprawnień.
10.5 Uprawnienia do obsługi stanowisk sprzedaży i zakupów
Analogicznie jak uprawnienia do obsługi danych magazynowych (punkt I.10.3),
można przypisać użytkownikowi prawo do obsługiwania wybranych stanowisk sprzedaży i zakupu. W tym celu po wskazaniu użytkownika na liście i
wybraniu akcji Uprawnienia należy wybrać jedno z poleceń:
— Stanowiska sprzedaży ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|
Stanowiska sprzedaży]),
— Stanowiska zakupu ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Stanowiska zakupów]).
W standardowym pakiecie XpertisXS nie występuje moduł Zakupy. Można go
dołączyć na życzenie licencjobiorcy, jako opcję dodatkową.
10.6 Uprawnienia do obsługi menu użytkownika
Aby zdefiniowane menu użytkownika było dostępne dla użytkownika systemu, należy to menu mu przypisać. Uprawnienia do zdefiniowanego menu
użytkownika można przypisać po wybraniu ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Menu użytkownika]. Wybierając akcję Dołącz i w polu Menu
użytkownika naciskając klawisz F3 zostanie wyświetlona lista zdefiniowanych
menu. Wskazując odpowiednią pozycję i wybierając akcję Ten odpowiednie
menu zostanie przypisane użytkownikowi.
Wprowadzono ochrony do pozycji menu użytkowników.
Na temat definiowania menu użytkownika czytaj w punkcie I.5.
10.7 Grupowe nadawanie i odbieranie uprawnień
Przydzielenie czy odbieranie uprawnień w systemie może odbywać się dla grupy użytkowników.
Po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy] i wskazaniu polecenia
Widok wg uprawnień, okno Lista użytkowników systemu zostanie zastąpione
oknem grupowym. Po lewej stronie wyświetlane są dane, do których mogą być
I.10. Uprawnienia i parametry użytkowników
przypisane uprawnienia użytkowników — oddziały, stanowiska sprzedaży, stanowiska zakupów, zamówienia sprzedaży, magazyny, menu użytkownika. Widok poszczególnych elementów można zmieniać za pomocą funkcji Widok wg.
Dodatkowo jest dostępna akcja Widok wg użytkown., która przełącza okna do
„poprzedniego”widoku danych. Po prawej stronie wyświetleni są użytkownicy, którzy mają uprawnienia do wybranego elementu. Polecenia Dołącz oraz
Usuń są dostępne jako akcje grupowe. Po wybraniu Dołącz należy zaznaczyć
użytkowników, którym mają być nadane uprawnienia. Po wybraniu akcji TEN
następuje przypisanie użytkowników do wybranego elementu. Istnieje możliwość zaznaczania użytkownika, który posiada już uprawnienia do wybranego
elementu (wtedy taki użytkownik zostanie pominięty podczas przypisywania
uprawnień). Dodatkowo jeśli w lewym oknie zostaną zaznaczone obiekty, to
dodawany użytkownik lub użytkownicy zostaną do nich przypisani. Analogicznie działa akcja Usuń tzn. zabiera uprawnienia do wybranego obiektu lub
wybranych obiektów wskazanym użytkownikom.
10.8 Formuły - parametry dla użytkownika
Na początku pracy z programem oprócz formuł systemu opisanych w rozdziale I.7, należy ustawić parametry — formuły dla użytkownika.
Formuły użytkownika dostępne są po wybraniu z modułu Definicje pozycji Parametry a następnie funkcji Użytkownicy i po wskazaniu użytkownika — akcji Formuły [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły]. Wyświetlone
zostanie okno Parametry użytkownika, w którym wybierając odpowiednią zakładkę można ustawić parametry dla:
— Sprzedaży
— Magazynowe
— Zakupowe
— Zamówień
— Firma
— Edi
— Kwalifikacja
W oknie Parametry użytkownika systemu Logistyka znajduje się pola:
Numer czterocyfrowy numer parametru. Pole nie jest dostępne do redakcji.
85
86
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Nazwa nazwa parametru. Użytkownik nie ma możliwości zmienić zawartości
tego pola.
Treść wartość parametru. Przy pomocy akcji Ustaw, dostępnej w oknie Formuły systemu Logistyka można wyznaczyć każdy z parametrów.
Parametry w pakiecie XpertisXS W pakiecie XpertisXS niektóre parametry
nie będą wykorzystywane. Niektóre funkcjonalności dostępne są w pakiecie
XpertisXS jako opcje dodatkowa, na życzenie licencjobiorcy. W takiej sytuacji,
parametry związane z tymi funkcjami nie będą wykorzystywane, ustawienie
ich nie będzie miało wpływu na funkcjonowanie systemu. Część parametrów
w ogóle nie będzie widoczna.
Parametry, które dostępne są opcjonalnie oznaczone są na marginesie ikoną (patrz obok).
Niektóre parametry nie będą nigdy dostępne w pakiecie XpertisXS dla operatora pakietu XpertisXS . Oznaczono je ikoną jak na marginesie obok.
Formuły parametrów użytkownika mogą być zaimportowane lub wyeksportowane po wybraniu odpowiednio [Administracja|Import tabel|Formuły
parametrów ogólnych i użytkownika systemu] lub [Administracja|Eksport tabel|
Formuły parametrów ogólnych i użytkownika systemu]
Parametry sprzedaży dla użytkownika
Dla sprzedaży dostępne są parametry:
2002 Udostępnione typ dokumentów sprzedaży i korygujących typy dokumentów jakie dany użytkownik może redagować. Pozostawienie w tym
polu pustego znaku spowoduje, że użytkownik będzie miał uprawnienia
do redakcji wszystkich zdefiniowanych dokumentów sprzedaży.
2003 Domyślny typ dokumentu sprzedaży lub korekty jeżeli parametr ten
będzie ustawiony, to podczas wystawiania dokumentów sprzedaży, na
liście typów dokumentu, kursor będzie ustawiony na typie tutaj wpisanym.
2004 Czy tworzyć zapis kasowy dla zapłat gotówkowych? po ustawieniu parametru na T dostępna jest możliwość utworzenia automatycznie zapisu
w raporcie kasowym — patrz punkt IX.4.
I.10. Uprawnienia i parametry użytkowników
87
2005 Uproszczony widok dokumentów sprzedaży? ustawienie parametru na
wartość T powoduje wyświetlenie listy dokumentów sprzedaży ([Faktury|
Wszystkie dokumenty]) w podziale na grupy kontrahentów (okienko
grupowe) lub też jeżeli parametr przyjmie wartość N wyświetlana będzie
uproszczona lista dokumentów.
2006 Dla faktur sprzedaży z generacją dokumentów podpowiadać magazyn?
jeżeli użytkownik ma ustawiony ten parametr na wartość T, wówczas
podczas wystawiania dokumentu sprzedaży z generacją dokumentu magazynowego (patrz punkt III.1.4), w nagłówku faktury, magazyn będzie podpowiadany z aktualnie ustawionych parametrów pracy systemu
(patrz punkt I.4.1).
2007 Stanowisko fiskalne parametr umożliwia ustawienie stanowiska fiskalnego dla użytkownika. Ustawianie tego parametru ma sens w sytuacji
jeżeli w systemie będzie prowadzona sprzedaż detaliczna. Na temat stanowisk fiskalnych czytaj w punkcie I.4.7.
2100 Kontrola powtórzonych indeksów na dokumencie sprzedaży? po ustawieniu parametru na T podczas wprowadzania pozycji dokumentu, jeżeli w danym dokumencie będzie już pozycja na dany indeks, na ekranie
pojawi się komunikat o tym informujący. Komunikat informuje o numerze pierwszej znalezionej pozycji w dokumencie o powtórzonym indeksie.
2102 Kontrola uprawnień dotyczących stanowiska sprzedaży? ustawienie tego parametru na T spowoduje, że w parametrach pracy programu dla aktywnego użytkownika będzie trzeba wypełnić pole dotyczące stanowiska
sprzedaży (patrz punkt I.4.1). Podczas przeglądania dokumentów sprzedaży widoczne będą tylko faktury wystawione na stanowiskach, do których użytkownik ma uprawnienia (patrz punkt III.8).
2120 Ukrywanie panelu i/lub parametrów wydruku dokumentów parametr
umożliwia wyłącznie panelu wydruku czy też parametrów wydruku faktur sprzedaży czy korekt faktur (nie dotyczy wydruku faktury proforma).
Parametr może przyjmować wartości:
— 1 - panel i parametry dostępne
— 2 - panel ukryty
— 4 - parametry ukryte
— 8 - panel i parametry ukryte
88
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
2121 Wydruk dokumentów w trybie tekstowym ustawienie parametru na T
spowoduje, że wydruki faktur będą w trybie tekstowym.
2122 Wydruk dokumentów na składance ustawienie parametru na T powoduje ukrycie napisów ORYGINAŁ, KOPIA.
2123 Ukrywanie panelu i/lub parametrów wydruku dokumentów - PDF parametr
umożliwia wyłącznie panelu wydruku czy też parametrów dla faktur
sprzedaży generowanych do formatu PDF. Parametr może przyjmować
wartości:
— 1 - panel i parametry dostępne
— 2 - panel ukryty
— 4 - parametry ukryte
— 8 - panel i parametry ukryte
2124 Duplex ustawienie parametru na T umożliwia dwustronne drukowanie
faktury VAT, faktury korygującej, faktury proforma.
2125 Odstęp od ramki Odpowiednie ustawienie parametru decyduje czy wydruk dokumentów będzie z odstępem od ramki czy bez. Parametr dotyczy wydruków faktury i korekty sprzedaży, faktury pro-forma.
Sześć powyższych parametrów można również ustawić po wybraniu
[Administracja|Parametry wydruków|Sprzedaży].
2130 Uprawnienia do edycji rabatów w dokumentach w zależności od ustawienia tego parametru użytkownik będzie miał możliwość wprowadzania ręcznego rabatów na dokumentach związanych ze sprzedażą lub też
pola związane z rabatami nie będą dostępne do redakcji. Parametr może
przyjmować wartości:
— B — blokada ręcznego wprowadzania rabatów,
— N — rabaty mogą być redagowane tylko w nagłówkach dokumentów,
— P — rabaty mogą być redagowane tylko w pozycjach,
— W — rabaty mogą być wprowadzane w nagłówkach i pozycjach.
Nadawanie uprawnień dotyczy dokumentów: magazynowych z cenami sprzedaży, wszystkich dokumentach w module sprzedaży, zamówieniach sprzedaży i ofertach.
I.10. Uprawnienia i parametry użytkowników
89
2131 Wymagany cennik? ustawienie tego parametru ma wpływ na to, czy cena sprzedaży na odpowiednich dokumentach będzie wprowadzana tylko z cenników sprzedaży czy użytkownik będzie mógł podawać cenę nie
związaną z cennikiem.
Po ustawieniu formuły na T pozycja dokumentu zostanie zaakceptowana
jeśli w pozycji wypełniona jest sekcja Cennik.
Parametry magazynowe dla użytkownika
W programie należy ustawić parametry dotyczące magazynu:
1001 Udostępnione dokumenty magazynowe typy dokumentów jakie dany
użytkownik może redagować. Pozostawienie w tym polu pustego znaku
spowoduje, że użytkownik będzie miał uprawnienia do redakcji wszystkich dokumentów magazynowych.
1002 Domyślny typ dokumentu jeżeli parametr ten będzie ustawiony, to
podczas wystawiania dokumentów sprzedaży, na liście typów dokumentu, kursor będzie ustawiony na typie tutaj wpisanym.
1003 Czy poprawiać zaakceptowane przychodowe dokumenty magazynowe
(nie dotyczy automat. akceptowanych przesunięć magazynowych) parametr umożliwia korektę zaakceptowanych magazynowych dokumentów przychodowych (np. PZ). Jeżeli parametr zostanie ustawiony na T,
można będzie modyfikować cenę i ilość na zaakceptowanych magazynowych dokumentach przychodowych. Niezależnie od ustawienia parametru, nie można będzie poprawiać dokumentu przychodowego, który
powstał w wyniku przesunięcia międzymagazynowego z automatyczną
akceptacją. Na temat korygowania przychodowych dokumentów magazynowych czytaj w punkcie II.9.
1004 Funkcje pomocnicze — dostępne odtwarzanie, uzgadnianie stanów ustawienie
tego parametru na T spowoduje, że dla użytkownika będą dostępne funkcje związane z uzgadnianiem i odtwarzaniem stanów magazynowych.
Opis tych funkcji znajdziesz w rozdziale II.12.3.
1006 Funkcje pomocnicze — dostępne sprawdzanie wartości na przesunięciach
międzymagazynowych ustawienie tego parametru na T spowoduje, że dla
użytkownika będzie dostępna funkcja Sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych — patrz punkt II.12.5.
90
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
1007 Funkcje pomocnicze - dostępna regulacja magazynów typu FIFO, LIFO, ŚREDNIE
ustawienie tego parametru na T spowoduje, że możliwe będzie regulowanie stanów magazynowych. Funkcja dostępna jest tylko dla magazynu
typu FIFO, LIFO i ŚREDNIE. Powoduje na nowo wycenę magazynu. Na temat regulacji magazynów czytaj w punkcie II.12.4.
1008 Funkcje pomocnicze - uzgodnienia wartościowe magazynów po ustawienie tego parametru na T dostępna będzie funkcja generująca dokumenty rozliczających zaokrąglenia.
Funkcja Generowanie dokumentów wartościowych opisana jest w rozdziale II.12.6.
1100 Kontrola powtórzonych indeksów na dokumencie magazynowym? po ustawieniu parametru na T podczas wprowadzania pozycji dokumentu, jeżeli w danym dokumencie będzie już pozycja na dany indeks, na ekranie
pojawi się komunikat o tym informujący. Komunikat informuje o numerze pierwszej znalezionej pozycji w dokumencie o powtórzonym indeksie.
1120 Ukrywanie panelu i/lub parametrów wydruku dokumentów parametr
umożliwia wyłącznie panelu wydruku czy też parametrów wydruku dokumentów. Parametr może przyjmować wartości:
— 1 - panel i parametry dostępne
— 2 - panel ukryty
— 4 - parametry ukryte
— 8 - panel i parametry ukryte
1121 Wydruk dokumentów w trybie tekstowym ustawienie parametru na T
spowoduje, że wydruki dokumentów będą w trybie tekstowym.
1125 Odstęp od ramki Odpowiednie ustawienie parametru decyduje czy wydruk dokumentów magazynowych będzie z odstępem od ramki czy bez.
Trzy powyższe parametry można również ustawić po wybraniu [Administracja|
Parametry wydruków|Magazynowe].
1150 Czy możliwa zmiana dokładności dla indeksów wykorzystanych w systemie?
dla parametru równego T możliwa będzie zmiana dokładności ilości
i dokładności ceny magazynowej w definicji materiałów i usług, nawet
jeśli indeksy zostały wykorzystane już w systemie.
I.10. Uprawnienia i parametry użytkowników
91
1200 Czy wycofywać rezerwacje do limitów zleceń? ustawienie parametru na
T spowoduje, że użytkownik będzie miał możliwość wycofywania rezerwacji do limitów zleceń — patrz punkt II.11.4.
Ustawianie tego parametru ma sens tylko wtedy kiedy program Logistyka
współpracuje z systemem Produkcja — patrz punkt IX.3.
1300 Blokowanie/odblokowywanie lokalizacji? ustawienie tego parametru
na T spowoduje, że dla danego użytkownika dostępne będzie blokowanie
lub odblokowanie lokalizacji.
1400 Odblokowywanie palet z zamówień sprzedaży/wewnętrznych? Ustawienie
tego parametru na wartość T (tak) pozwoli wydać z palety pomimo tego, że została ona określona jako realizująca zamówienie. Wybór takiej
palety na dokument wydania skutkuje tym, że usuwana jest rezerwacja
palety pod dane zamówienie — patrz punkt II.19.4.
Parametry zakupowe dla użytkownika
Dla zakupów dostępne są parametry:
6002 Udostępnione dokumenty zakupu typy dokumentów jakie dany użytkownik może redagować. Pozostawienie w tym polu pustego znaku spowoduje, że użytkownik będzie miał uprawnienia do redakcji wszystkich
zdefiniowanych dokumentów zakupów.
6003 Domyślny typ dokumentu zakupu jeżeli parametr ten będzie ustawiony, to podczas wystawiania dokumentów sprzedaży, na liście typów dokumentu, kursor będzie ustawiony na typie tutaj wpisanym.
6005 Uproszczony widok dokumentów zakupu? ustawienie parametru na
wartość T powoduje wyświetlenie listy dokumentów zakupu ([Zakupy|
Wszystkie dokumenty]) w podziale na grupy kontrahentów (okienko
grupowe) lub też jeżeli parametr przyjmie wartość N wyświetlana będzie
uproszczona lista dokumentów.
6100 Kontrola powtórzonych indeksów na dokumencie zakupu? po ustawieniu parametru na T podczas wprowadzania pozycji dokumentu, jeżeli
w danym dokumencie będzie już pozycja na dany indeks, na ekranie pojawi się komunikat o tym informujący. Komunikat informuje o numerze
pierwszej znalezionej pozycji w dokumencie o powtórzonym indeksie.
92
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
6102 Kontrola uprawnień dotyczących stanowiska zakupu? ustawienie parametru na T spowoduje, że w parametrach pracy programu aktywny
użytkownik będzie musiał wypełnić pole dotyczące stanowiska zakupu
(patrz punkt I.4.1). Podczas przeglądania dokumentów zakupu widoczne będą tylko faktury wystawione na stanowiskach, do których użytkownik ma uprawnienia (patrz punkt IV.5).
6120 Ukrywanie panelu i/lub parametrów wydruku dokumentów parametr
umożliwia wyłącznie panelu wydruku czy też parametrów wydruku faktur zakupu, faktur wewnętrznych, korekt. Parametr może przyjmować
wartości:
— 1 - panel i parametry dostępne
— 2 - panel ukryty
— 4 - parametry ukryte
— 8 - panel i parametry ukryte
6121 Wydruk dokumentów w trybie tekstowym ustawienie parametru na T
spowoduje, że wydruki faktur będą w trybie tekstowym.
6122 Wydruk dokumentów na składance ustawienie parametru na T powoduje ukrycie napisów ORYGINAŁ, KOPIA.
6123 Ukrywanie panelu i/lub parametrów wydruku dokumentów - PDF parametr
umożliwia wyłącznie panelu wydruku czy też parametrów dla faktur zakupu generowanych do formatu PDF. Parametr może przyjmować wartości:
— 1 - panel i parametry dostępne
— 2 - panel ukryty
— 4 - parametry ukryte
— 8 - panel i parametry ukryte
6125 Odstęp od ramki Odpowiednie ustawienie parametru decyduje czy wydruk dokumentów będzie z odstępem od ramki czy bez. Parametr dotyczy wydruków faktury wewnętrznej, dokumentu zakupu i ich korekt,
faktury RR.
Pięć ostatnich parametry można również ustawić po wybraniu [Administracja|
Parametry wydruków|Zakupu].
I.10. Uprawnienia i parametry użytkowników
93
Parametry użytkownika dla zamówień
Do obsługi zamówień dla użytkownika dostępne są parametry:
3001 Automatyczna rezerwacja po ustawieniu parametru na T, podczas wystawiana zamówienia klienta towar będzie rezerwowany w magazynie.
Na temat automatycznych rezerwacji na zamówieniach czytaj w punkcie VI.9.1.
3002 Rezerwacje tymczasowe ustawienie parametru na T spowoduje, że w
systemie będzie można rezerwować towar dla kontrahenta nie tylko
z poziomu zamówień ale również w kartotece stanów magazynowych
— patrz punkt II.11.3.
3003 Maksymalna ilość dni na rezerwację tymczasową parametr ten ma znaczenie tylko w wypadku ustawienia poprzedniego parametru na T. Pole
to oznacza maksymalną ilość dni trzymania rezerwacji tymczasowych
towaru. Jeżeli rezerwacja przekroczy tą ilość dni, rezerwacja „zdejmowana” jest automatycznie. Więcej na temat tego parametru czytaj w punkcie
Rezerwuj.
3004 Typy zamówień sprzedaży typy zamówień sprzedaży jakie dany użytkownik może redagować. Pozostawienie w tym polu pustego znaku spowoduje, że użytkownik będzie miał uprawnienia do redakcji wszystkich
zdefiniowanych zamówień klienta.
3005 Domyślny typ zamówienia sprzedaży jeżeli parametr ten będzie ustawiony, to podczas wystawiania zamówień klienta, na liście typów zamówień, kursor będzie ustawiony na typie tutaj wpisanym.
3006 Domyślny typ zamówienia dostaw jeżeli parametr ten będzie ustawiony, to podczas wystawiania zamówień dostaw, na liście typów zamówień,
kursor będzie ustawiony na typie tutaj wpisanym.
3007 Uprawnienia do edycji zamówień klienta rejestrowanych przez portal internetowy
ustawienie tego parametru na T spowoduje, że użytkownik będzie miał
możliwość modyfikowania zamówień wystawianych przez internet, jak
również będzie mógł wystawiać zamówienia typu wskazanego jako internetowe parametrem Typ zamówienia klienta - internetowego dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Portal/Lotus Notes].
Na temat zamówień internetowych czytaj w punkcie VIII.
94
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
3008 Przywrócenie rezerwacji tymczasowych przy usuwaniu pozycji dokumentów
od ustawienia tego parametru zależy czy ilości rezerwacji tymczasowej
będą przywracane po usunięciu pozycji zamówienia sprzedaży, dokumentu rozchodowego, faktury sprzedaży — patrz punkt VI.9.3.
3009 Uprawnienia do edycji zaakceptowanych zamówień klienta rejestrowanych w systemie
od ustawienia tego parametru zależy czy można modyfikować (poprawiać, usuwać, dołączać pozycję) zaakceptowane zamówienie sprzedaży.
3010 Uprawnienia do edycji zaakceptowanych zamówień wewnętrznych rejestrowanych w syste
od ustawienia tego parametru zależy czy można modyfikować (poprawiać, usuwać, dołączać pozycję) zaakceptowane zamówienie wewnętrzne.
3011 Drukować opis dodatkowy na zamówieniu sprzedaży ustawienie parametru na T umożliwi drukowanie opisu dodatkowego na wydruku zamówienia sprzedaży.
3012 Tworzyć dostawy dedykowane? ustawienie parametru decyduje o tym,
czy podczas tworzenia zamówień dostaw z zamówień sprzedaży czy wewnętrznych, tworzona dostawa ma być powiązane z odpowiednią pozycją zamówienia sprzedaży czy wewnętrznego. Parametr może przyjmować wartości:
— N (Nie) — dostawy dedykowane nie będą tworzone;
— T (Tak) — dostawy dedykowane będą tworzone;
— P (Pytaj) — po wybraniu polecenia Utwórz zam. dostawy będzie wyświetlane pytanie czy dostawy tworzonego zamówienia są dedykowane dla bieżącego zamówienia.
Na temat dostaw dedykowanych czytaj w punkcie VI.6.1.
3014 Typy zamówień wewnętrznych typy zamówień wewnętrznych jakie
dany użytkownik może redagować. Pozostawienie w tym polu pustego
znaku spowoduje, że użytkownik będzie miał uprawnienia do redakcji
wszystkich zdefiniowanych zamówień wewnętrznych.
3015 Domyślny typ zamówienia wewnętrznego jeżeli parametr ten będzie
ustawiony, to podczas wystawiania zamówień wewnętrznych, na liście
typów zamówień, kursor będzie ustawiony na typie tutaj wpisanym.
I.10. Uprawnienia i parametry użytkowników
95
3020 Realizacja zamówienia dostaw powyżej ilości zamówionej ustawienie
parametru na wartość T pozwoli na realizację pozycji zamówienia dostaw powyżej ilości zamawianej (dotyczy również potwierdzeń zamówień).
Na temat zamówień dostaw czytaj w punkcie VI.18.
3024 Typy zamówień dostaw typy zamówień dostaw jakie dany użytkownik
może redagować. Pozostawienie w tym polu pustego znaku spowoduje,
że użytkownik będzie miał uprawnienia do redakcji wszystkich zdefiniowanych zamówień dostaw.
3100 Kontrola powtórzonych indeksów na zamówieniu sprzedaży? po ustawieniu parametru na T podczas wprowadzania pozycji zamówienia, jeżeli w danym zamówieniu będzie już pozycja na dany indeks, na ekranie
pojawi się komunikat o tym informujący. Komunikat informuje o numerze pierwszej znalezionej pozycji w zamówieniu o powtórzonym indeksie.
3107 Uprawnienia do edycji zamówień wewnętrznych rejestrowanych przez portal internetowy
ustawienie tego parametru na T spowoduje, że użytkownik będzie
miał możliwość modyfikowania zamówień wewnętrznych wystawianych przez internet, jak również będzie mógł wystawiać zamówienia typu wskazanego jako internetowe parametrem Typ zamówienia wewnętrznego - internetowego dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|
Formuły|Portal/Lotus Notes]. Na temat zamówień internetowych czytaj
w rozdziale VIII.
3200 Kontrola powtórzonych indeksów na zamówieniu dostaw? po ustawieniu parametru na T podczas wprowadzania pozycji zamówienia, jeżeli
w danym zamówieniu będzie już pozycja na dany indeks, na ekranie pojawi się komunikat o tym informujący. Komunikat informuje o numerze
pierwszej znalezionej pozycji w zamówieniu o powtórzonym indeksie.
3300 Kontrola powtórzonych indeksów na ofercie? po ustawieniu parametru na T podczas wprowadzania pozycji oferty, jeżeli w danej ofercie będzie już pozycja na dany indeks, na ekranie pojawi się komunikat o tym
informujący. Komunikat informuje o numerze pierwszej znalezionej pozycji w ofercie o powtórzonym indeksie.
3400 Kontrola powtórzonych indeksów na zamówieniu wewnętrznym? po ustawieniu parametru na T podczas wprowadzania pozycji zamówienia wewnętrznego, jeżeli w danym zamówieniu będzie już pozycja na dany in-
96
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
deks, na ekranie pojawi się komunikat o tym informujący. Komunikat
informuje o numerze pierwszej znalezionej pozycji w zamówieniu o powtórzonym indeksie.
3500 Uprawnienia do zmiany kolejki rezerwacji na zamówieniu sprzedaży?
po ustawieniu tego parametru na W lub B użytkownik będzie miał możliwość zmieniać kolejność rezerwacji na zamówieniach sprzedaży.
3510 Uprawnienia do zmiany kolejki rezerwacji na zamówieniu wewnętrznym?
po ustawieniu tego parametru na W lub B użytkownik będzie miał możliwość zmieniać kolejność rezerwacji na zamówieniach wewnętrznych.
Na temat zmiany kolejności rezerwacji i znaczenia ustawienia parametrów 3500 i 3510 czytaj w punkcie VI.9.2.
Parametry użytkownika dla firmy
Dla modułu Firma dla użytkownika dostępne są parametry:
4001 Odtwarzanie wartości do controllingu ustawienie tego parametru na T
spowoduje, że użytkownik będzie miał dostępne funkcje umożliwiające
odtwarzanie wartości do kontrolingu. Funkcja dostępna jest po wybraniu [Firma|Funkcje pomocnicze|Contolling - odtwarzanie wartości w dokumentach]. Funkcja widoczne jest tylko w sytuacji, kiedy włączona jest
współpraca z systemem Xpertis Projekty, czyli parametr [Administracja|
Lista parametrów|Aktywny moduł Projekty] ustawione na T.
Informacje na temat kontrolingu znajdziesz w podręczniku do systemu
Xpertis Controlling.
4002 Odtwarzanie bazy rozliczeń ustawienie tego parametru na T spowoduje, że użytkownik będzie miał dostępne funkcje umożliwiające odtwarzanie bazy rozliczeń — patrz punkt I.14.1.
4010 Katalog tymczasowy katalog roboczy, w którym mogą być ewentualnie
zapisywane pliki.
4011 Podpis elektroniczny załączników ustawienie parametru na T spowoduje, że w programie będzie dostępna funkcja do podpisywania oraz weryfikacji podpisu załączników dokumentów — patrz punkt IX.9.
Podpis elektroniczny nie jest obsługiwany na platformie Linux.
I.10. Uprawnienia i parametry użytkowników
97
4020 Anulowanie niezakończonych operacji na urządzeniach mobilnych ustawienie
parametru na wartość T umożliwia anulowanie operacji przeprowadzonych na urządzeniach mobilnych niezależnie od stanu operacji (nie musi
być zakończona).
Na temat mobilnej obsługi magazynu czytaj w punkcie II.18.
4030 Bezwarunkowe usuwanie zadań (mobilny handlowiec) Parametr może przyjmować wartości:
— N (nie) — możliwe jest usuwanie wyłącznie nowych zadań;
— T (tak) — możliwe jest usuwanie wszystkich zadań niezależnie od
ich stanu;
— P — użytkownik decyduje czy usuwać wszystkie zadania niezależnie od ich stanu.
Na temat obsługi zadań dla mobilnego handlowca czytaj w punkcie III.9.2.
4040 Aktywne zakładki kartoteki materiałowej/usługowej parametr umożliwia pokazywanie i ukrywanie zakładek w podglądzie kartotek materiałowej i usługowej. Wprowadzone ograniczenia dotyczą wszystkich widoków np. jeśli wyłączona zostanie zakładka Tłumaczenie to zostanie ukryta w kartotece materiałowej i usługowej.
Edi
W zakładce Edi dostępne są parametry:
5001 Anulowanie zdarzeń w dzienniku ustawienie tego parametru na T spowoduje, że będzie można anulować zdarzenie zapisu EDI. Po anulowaniu zdarzenia będzie można ponownie dokonać zapisu tego samego dokumentu. Na temat komunikatów EDI czytaj w punkcie IX.8.2.
5002 Podpis elektroniczny ustawienie parametru na T spowoduje, że w programie będzie dostępna funkcja podpisywania elektronicznego plików
tworzonych w module EDI przy pomocy oprogramowania KIR — patrz
punkt IX.8.8.
Podpis elektroniczny nie jest obsługiwany na platformie Linux.
98
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Kwalifikacje dostaw
W zakładce Kwalifikacje dostaw dostępne są parametry:
8801 [Status dostawy] Wycofanie akceptacji dokumentu ze zmodyfikowanymi statusami.
parametr określa, czy użytkownik będzie mógł wycofać akceptację dla
dokumentu, dla którego pozycji wystąpiły już operacje związane ze
zmianą statusu.
8811 [Status dostawy] Zmiana statusu bez wykonania badań. ustawienie parametru decyduje, czy użytkownik ma prawo zmienić status dostawy
korzystając z funkcji [Kwalifikacja|Zmień status]. Funkcja dostępna jest
zarówno z poziomu pozycji dokumentu magazynowego jak i podglądu
dostaw w stanach magazynowych.
8821 [Badania] Powoływanie badań. po ustawieniu tego parametru na T
użytkownik będzie miał możliwość edycji badań.
8822 [Badania] Rejestracja wyników. ustawienie tego parametru na T umożliwi użytkownikowi rejestrowanie wyników do powołanego badania.
8823 [Badania] Akceptacja badań. ustawienie parametru na T spowoduje
nadanie użytkownikowi uprawnień do oddania badania do akceptacji,
jak również użytkownik będzie miał możliwość zaakceptować badanie
oddane do akceptacji.
8824 [Badania] Usuwanie dostawy z badania. ustawienie parametru na T
spowoduje, że użytkownik może usunąć dostawę z badania przed jego
akceptacją.
Na temat kwalifikacji dostaw czytaj w punkcie II.21, na temat badań —
w punkcie II.21.2.
10.9 Parametry fiskalne
Jeżeli w systemie będzie prowadzona sprzedaż detaliczna, parametryzując program należy również podać definicję drukarki fiskalnej, na której będzie pracował użytkownik.
W systemie istniej obsługa protokołu POSNET dla drukarek fiskalnych posnet i protokół THERMAL. Odpowiedni protokół wskazuje się w parametrach
fiskalnych użytkownika ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry fiskalne]) lub w parametrach stanowiska fiskalnego ([Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe|Stanowiska fiskalne]), które później można przypisać użytkownikowi.
I.10. Uprawnienia i parametry użytkowników
Wybór [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry fiskalne] spowoduje
wyświetlenie okna Parametry drukarki fiskalnej użytkownika.
Okno zawiera następujące pola:
Komentarz I, Komentarz II, Komentarz III są to pola, w których możemy
wpisać opisy, które będą drukowane na dole każdego paragonu fiskalnego, np. Dziękujemy za zakupy, zapraszamy ponownie.
Server aplikacji znacznik, czy użytkownik działa przez serwer aplikacji.
Port wybór portu do którego podłączona jest drukarka fiskalna. Ustawiając
ten parametr można wybrać jeden z portów:
— COM1
— COM2
— COM3
— COM4
— LPT1
— LPT2
— mdevice
Typ drukarki system obsługuje trzy typy drukarek fiskalnych: POSNET THERMAL, POSNET, ELZAB, TORELL, parametr służy do wyboru typu drukarki.
A, B, C, D, E, F, Zw. pola wypełniamy wartościami stawek VAT (pola słownikowane), które będą drukowane na drukarce fiskalnej.
Pytać czy drukować na drukarce fiskalnej przy pomocy tego parametru można wyłączyć pytanie czy drukować dokument na drukarce fiskalnej. Przy
czym niezależnie od ustawienia parametru, pytania będzie się pojawiać
w sytuacji jeśli data dokumentu będzie różna od bieżącej.
Tryb otwarcia formuła, która w wyniku powinna dawać ciąg znaków, który
będzie traktowany jako parametr mode funkcji fopen. Można skorzystać z przykładowej formuły z parametrami otwarcia wpisując w polu
następującą treść: exec(’mode’,’posnet1’).
Nagłówek paragonu formuła, wykorzystywana tylko dla protokołu POSNET.
Wynik formuły powinien być zgodny z wymaganiami, dla nagłówka paragonu, określonymi w dokumentacji protokołu POSNET.
99
100
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Linie informacyjne w stopce paragonu formuła, wykorzystywana tylko dla
protokołu POSNET. Wynik formuły powinien być zgodny z wymaganiami, dla linii informacyjnych w stopce paragonu, określonymi w dokumentacji protokołu POSNET.
Pola Komentarz I, Komentarz II, Komentarz III nie są wykorzystywane w protokole POSNET, także po zaznaczeniu parametru Typ drukarki na POSNET, pola
nie będą dostępne do redakcji.
Okno z parametrami fiskalnymi będzie dostępne do redakcji, jeżeli parametr użytkownika Stanowisko fiskalne ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|
Formuły|Sprzedaży] nie będzie ustawiony. Po ustawieniu parametru, po wybraniu akcji [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry fiskalne] użytkownik będzie miał jedynie możliwość podejrzeć parametry z aktualnie przypisanego stanowiska.
Na temat stanowisk fiskalnych czytaj w punkcie I.4.7.
Na temat sprzedaży detalicznej czytaj w punkcie III.7.
10.10 Parametry kasowe
Jeżeli system Logistyka będzie współpracował z systemem Kasa podczas akceptacji gotówkowych faktur sprzedaży będzie tworzony zapis kasowy.
Aby współpraca obydwu systemów była możliwa, system Logistyka musi
być odpowiednio sparametryzowany — patrz punkt IX.4. Dodatkowo należy
ustawić parametry kasowe dla użytkownika dostępne po wybraniu [Definicje|
Parametry|Użytkownicy|Parametry kasowe]. Przy pomocy tej funkcji można
określić stanowisko kasowe oraz pozycję operacji kasowej. Dodatkowo można
zdecydować czy podczas wystawiania raportu kasowego ma być wyświetlane
okienko z parametrami.
11 Dokumenty
Dane wejściowe, które stanowią podstawę pracy programu, w większości
wprowadzane są w postaci dokumentów różnych typów. Definiowanie typów
dokumentów jest jedną z ważniejszych czynności jakie należy wykonać przygotowując program do pracy.
Trzy zasadnicze grupy — klasy dokumentów — zostały wyodrębnione ze
względu na ich przeznaczenie do stosowania na stanowiskach pracy: na stanowiskach magazynowych, na stanowiskach sprzedaży lub zakupów.
Dodatkowo zostały rozróżnione dokumenty przychodowe i rozchodowe.
W magazynach stosuje się zarówno dokumenty przychodowe, jak i rozchodo-
I.11. Dokumenty
we. Na stanowiskach sprzedaży używa się zasadniczo dokumentów rozchodowych, a na stanowiskach zakupu — przychodowych. Oprócz tego na stanowiskach sprzedaży i zakupów można zdefiniować dokumenty korygujące, które
w przypadku stanowisk sprzedaży są dokumentami przychodowymi, w przypadku zakupów — rozchodowymi.
Kolejna linia podziału przebiega pomiędzy dokumentami wewnętrznymi
i zewnętrznymi. Dokumenty zewnętrzne albo pochodzą od kontrahentów firmy, albo są wystawiane kontrahentom.
Znacznym usprawnieniem okaże się na pewno możliwość zdefiniowania
takich typów dokumentów, których wystawienie będzie wiązało się z automatycznym utworzeniem innego dokumentu wskazanego typu, na podstawie danych odczytanych z dokumentu pierwotnego. Na przykład na podstawie danych odczytanych z rozchodowego dokumentu magazynowego typu WZ może
zostać utworzona faktura VAT sprzedaży.
Oprócz typów dokumentów magazynowych, sprzedaży czy zakupów należy zdefiniować typy zamówień.
11.1 Numeracja dokumentów
Przed zdefiniowaniem typów dokumentów należy zdefiniować typy numeracji.
Dokumenty magazynowe, sprzedaży, zakupów a także zamówienia można
numerować na wiele różnych sposobów — zależy to od tego, jaki typ numeracji przypisano do danego typu dokumentu. Definiując typ numeracji można
określić:
— według jakiego wzorca będzie nadawany symbol dokumentu,
— czy dokumenty będą numerowane w ramach jednego oddziału, stanowiska (magazyn, stanowisko sprzedaży/zakupu), czy też wszystkich stanowisk danego typu,
— czy numeracja dokumentów będzie ciągła w ramach pojedynczego okresu rozliczeniowego, czy też w ramach całego roku rozliczeniowego,
— przypisując typ numeracji do typów dokumentu, można zadecydować,
czy numerowanie dokumentów będzie się odbywać tylko w ramach jednego typu dokumentów, czy też będzie dotyczyć kilku bądź wszystkich
typów dokumentów.
101
102
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Typ numeracji określa schemat, według którego będą numerowane dokumenty określonego typu w danym roku bilansowym. Definiując typ dokumentu należy go powiązać z wybranym typem numeracji (patrz punkt I.11.3, I.11.3,
I.11.3). Dokumenty przypisane do tego samego typu będą numerowane według tego samego schematu. Można ustawić parametry tak, że zachowana będzie ciągłość numerów dokumentów magazynowych w obrębie całego oddziału, niezależnie od ich typów. Można również tak zdefiniować typy dokumentów, aby dokumenty przychodowe były numerowane według jednego schematu, a rozchodowe według innego.
Typy numeracji należy definiować osobno dla magazynów, stanowisk
sprzedaży, stanowisk zakupów, zamówień.
Funkcja definiowania numeracji dokumentów przeznaczona jest dla administratora systemu znającego zasady redagowania wyrażeń w języku Formula+.
W związku z tym rozdział ten przeznaczony jest głównie dla administratora
programu.
Przy uruchomieniu programu bez danych numerację można zaimportować [Administracja|Import tabel|Definicje numeracji].
Typy numeracji można określać i modyfikować po wybraniu [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]. Po wybraniu standardowego polecenia Dołącz lub Popraw widoczne są następujące oznaczenia (porównaj ekran I.7):
Symbol dowolny trzy znakowy symbol numeracji;
Opis opis numeracji dokumentu;
Akronim numeracji akronim numeracji dokumentów. Akronim numeracji
może to być akronimem bazy, dla którego definiujesz numerację. Numeracja działa tylko dla tabel, które są odpowiednio obsłużone.
W systemie Logistyka obsłużone między innymi następujące akronimy:
— ND — akronim tabeli przechowującej nagłówki dokumentów magazynowych, taki akronim należy podać chcąc zdefiniować numerację dla dokumentów magazynowych;
— FAKS — akronim tabeli przechowującej nagłówki faktur, taki akronim należy podać chcąc zdefiniować numerację dla faktur sprzedaży (również dla faktur zaliczkowych, paragonów korekt).
— FAKZ — taki akronim należy podać dla faktur zakupu i faktur wewnętrznych;
I.11. Dokumenty
— ZK_N — akronim tabeli przechowującej nagłówki zamówień klienta i wewnętrznych, taki akronim należy podać chcąc zdefiniować
numerację dla zamówień klienta;
— ZD_NAG — akronim tabeli przechowującej nagłówki zamówień
dostaw, taki akronim należy podać chcąc zdefiniować numerację
dla zamówień dostaw.
— OFE — taki akronim należy podać dla numeracji ofert;
— ZK_RN — taki akronim należy podać podczas definiowania realizacji zamówień sprzedaży i wewnętrznych;
— ZD_RN — taki akronim należy podać podczas definiowania realizacji zamówień dostaw;
— OPAK_N — akronim tabeli przechowującej nagłówki opakowań, taki akronim należy podać chcąc zdefiniować numerację dla opakowań.
— ZL — akronim tabeli przechowującej nagłówki zleceń, taki akronim należy podać chcąc zdefiniować numerację dla zleceń.
Nie dla każdej tabeli numerację można definiować.
Formuła znaku formuła według której będzie budowany symbol dokumentu.
Formuła znaku tymczasowego formuła według której będzie budowany tymczasowy symbol dokumentu. Pole ma znaczenie tylko wtedy, jeżeli w typie dokumentu, który wykorzystuje daną numerację, włączono numerację tymczasową — patrz punkt Numeracja tymczasowa dokumentów.
Maksymalne zwiększanie numeru o podana tu liczba wskazuje o ile można
zwiększyć numer wystawianego dokumentu. Program kontroluje aby
wpisana tu liczba zawierała się między 1 a 999. Jeżeli w pole to wpiszesz 1
to w nagłówku dokumentu, którego dotyczy numeracja, pole Numer nie
będzie dostępne do redakcji. Podanie liczby większej od jeden spowoduje, że będzie można redagować pole Numer i wówczas podpowiadany
numer możesz zwiększyć o liczbę podaną w tym polu. Wprowadzenie do
nagłówka dokumentu numeru zwiększonego więcej niż o jeden spowoduje powstawanie wolnych numerów. Wolne numery powstają również
jeżeli dokument zostanie usunięty.
Czy wykorzystywać wolne numery? ustawienie parametru decyduje o wykorzystaniu wolnych wcześniejszych numerów dla danej numeracji.
103
104
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— Jeżeli pole nie będzie zaznaczone nie będzie można zapełniać luk
w numeracji.
— Po zaznaczeniu parametru program pozwoli nadać nowo utworzonemu dokumentowi wolny numer, wcześniejszy niż ostatni w danej
grupie numeracji.
Pole nie ma znaczenie dla numeracji realizacji zamówień. W tym przypadku zawsze nadawany jest kolejny numer, niezależnie od znacznika w
polu.
Więcej na temat wykorzystania wolnych numerów podczas wprowadzania dokumentów czytaj w punkcie Wykorzystanie wolnych numerów.
Pola klucza numeracji sześć pól do budowania klucza numeracji. Zgodnie z
tymi polami będzie zapewniona unikalność numeru, na przykład w oddziale, oddziale i magazynie. Można nie wypełnić żadnego pola, wówczas numeracja będzie ciągła dla całego systemu. Pola muszą pochodzić
z tabeli podanej w polu Akronim bazy, mogą to być również pola złączeniowe. Można dodać tylko te pola, które przypisane są na blank.
Aby zdefiniowany typ numeracji był wykorzystany w systemie należy go
powiązać z typem dokumentu — patrz punkt I.11.2.
Ekran I.7
Na ekranie I.7 pokazana jest przykładowa numeracja dla dokumentów magazynowych. W polu Akronim bazy wprowadzono ND — jest to tabela przechowująca nagłówki dokumentów magazynowych. W formule na znak podano
pola: ND.TYP().T — typ dokumentu, ND.AR — bieżący rok, ND.NR — numer dokumentu. Podane pola w kluczu odpowiednio oznaczają:
I.11. Dokumenty
— ODDZ — oddział
— AR — rok
— TYP().T — typ dokumentu
— MAG().SYM — symbol magazynu
Numeracja MAG została wprowadzona w pole Kod numeracji dla dokumentu WZ ([Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych|Popraw]) — patrz
punkt I.11.2. Podczas wprowadzania dokumentu WZ, np. nr 10 w roku 2007
([ Magazyny|Redagowanie dokumentów|WZ|Dołącz]), pole Numer nie będzie
dostępne do redakcji i wprowadzony zostanie następujący symbol dokumentu: WZ/07/00010. Operator nie może zmienić wprowadzonego symbolu. Pola
klucza numeracji spowodują, że numeracja będzie ciągła w oddziale, roku, dla
typu dokumentu i w określonym magazynie.
Stan numeracji dokumentów
Stan numeracji dla wybranego typu można sprawdzić po wybraniu [Definicje|
Parametry|Numeracja dokumentów|Numery]. W tabeli widoczne są wszystkie
numery wykorzystywane przez dany typ — kolumna N. W kolumnie S widoczny jest status numeru:
— Z — zablokowany,
— W — wolny.
Status Z (zablokowany) posiadają numery wystawionych dokumentów,
niezależnie czy dokument jest zaakceptowany czy nie. Wolne numery mogą
powstać jeżeli w pole Maksymalne zwiększanie numeru o wprowadzono liczbę większą niż jeden lub też jeżeli usunięto błędnie wprowadzony dokument.
Taki numer przyjmuje status W (wolny) i można go wykorzystać w nowym
dokumencie, choć będzie on wcześniejszy niż numer ostatnio dodanego dokumentu.
Oprócz kolumn S i Numer w oknie Numery dokumentów znajduje się sześć
kolumn, których kolejne nazwy zgodne są z kolejnymi polami z klucza numeracji. Może się więc zdarzyć, że niektóre z kolumn będą puste.
Tabelę numerów można dowolnie edytować, np. zmienić status W na Z.
W oknie Numery dokumentów znajduje się akcja Dołącz grupę. Umożliwia
ona grupowe dołączenie numerów. Przy dołączeniu numerów kontrolowane
jest wypełnienie pól będących wyznacznikami grupy numeracji. Użytkownik
105
106
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
ma możliwość określenia czy generowana grupa numerów ma mieć status wolne (W), czy zajęte (Z).
Podczas generacji grupy numerów kontrolowane jest ich wystąpienie. Numery już wprowadzone nie zostaną powielone, ani nie zostanie zmieniony ich
status.
Kopiowanie definicji numeracji
Istnieje możliwość kopiowanie definicji numeracji. Służy do tego funkcja
Kopiuj dostępna po wybraniu [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów].
Kopiowanie polega na przejściu do wzorcowej definicji i wybraniu akcji Kopiuj.
Pojawi się okno edycji z wypełnionymi polami z wzorcowej definicji. Następnie należy dokonać wymaganych zmian (zmienić co najmniej wartość w polu
Symbol) i zatwierdzić redakcję.
Wykorzystanie wolnych numerów podczas redakcji dokumentów
Redagując nagłówek dowolnego dokumentu (magazynowego, sprzedaży, zakupów czy zamówienia — patrz np. II.4.2, III.1.1), w pole Numer wprowadzany
jest kolejny numer, zgodny z przypisaną do danego typu dokumenu numeracją
(patrz punkt I.11.2).
Może się zdarzyć, że w systemie wystąpią luki w numeracji. Sytuacja taka
ma miejsce, jeżeli dokument wcześniej wprowadzony zostanie usunięty.
Luki w numeracji mogą również wystąpić, jeżeli w pole Maksymalne zwiększanie numeru o podana zostanie liczba większa od 1. W takiej sytuacji, wprowadzenie do nagłówka dokumentu numeru zwiększonego więcej niż o jeden
spowoduje powstawanie luki.
Niewykorzystane numery mają nadawany status W (wolny). Program
umożliwia, wykorzystane takich numerów dla nowo wprowadzanych dokumentów. W tym celu należy zaznaczyć parametr Czy wykorzystywać wolne numery?.
Podczas redagowania nagłówka dokumentu, jeżeli w numeracji występują
wolne numery, to w pole Numer zostanie wpisany numer 0. Na ekranie zostanie wyświetlona informacja o lukach w numeracji. Wówczas pole Numer jest
dostępne do redakcji. Aby wykorzystać wolne numery, należy podać „brakujący numer”. System kontroluje czy nie wprowadzono numeru już istniejącego.
Numer dokumentu musi być liczbą dodatnią. Podczas gdy w numeracji występują wolne numery, w polu Numer można również skorzystać z podpowiedzi
naciskając klawisz F3 . Zostanie wyświetlona lista wolnych numerów, z której
I.11. Dokumenty
należy wybrać dowolny numer. Po wprowadzeniu numeru pole Numer będzie
niedostępne do redakcji.
Jeżeli dla danego typu dokumentu występuje numeracja tymczasowa, niezależnie od ustawienia parametru Czy wykorzystywać wolne numery?, w polu
Numer w nagłówku dokumentu będzie wartość 0 i pole nie będzie dostępne
do redakcji. Tutaj wykorzystanie wolnych numerów jest udostępnione dopiero
podczas akceptacji dokumentu — patrz punkt Numeracja tymczasowa dokumentów.
Użytkownik może też zrezygnować z wykorzystania wolnych numerów —
po naciśnięciu klawisza Enter w pole Numer zostanie wpisany kolejny numer.
Jeżeli wolne numery w systemie nie występują, pole Numer nie będzie
w ogóle dostępne do redakcji i użycie klawisza F3 nie będzie dostępne.
Numeracja tymczasowa dokumentów
W systemie istnieje możliwość określenia czy dla danego typu dokumentu będą nadawane numery tymczasowe, które dopiero podczas akceptacji takiego
dokumentu zostaną zastąpione numerem rzeczywistym. Nadawania numeracji tymczasowej dotyczy dokumentów magazynowych, sprzedaży, zakupu. Stosowanie numeracji tymczasowej spowoduje ograniczenie luk w numeracji.
Numerację tymczasową aktywuje się na poziomie typu dokumentu przez
zaznaczenie opcji Numeracja tymczasowa odpowiednio dla:
— dokumentów magazynowych w [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych]
— dokumentów sprzedaży w [Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży]
— dokumentów magazynowych w [Definicje|Typy dokumentów/|Zakupu]
Na temat definiowania typów dokumentów czytaj w punkcie I.11.3.
Przed włączeniem numeracji dla danego typu, należy wypełnić formułę
znaku tymczasowego w definicji numeracji [Definicje|Parametry|Numeracja
dokumentów] skojarzonej z danym typem (patrz punkt I.11.1).
Numeracja tymczasowa polega na nadaniu, przed akceptacją dokumentu,
numeru zerowego i symbolu wyznaczonego według formuły znaku tymczasowego. W trakcie akceptacji dokumentu, wyznaczany jest ostateczny numer
i symbol.
W razie wykrycia luk w numeracji można wybrać wolny numer z listy. Będzie to możliwe, jeżeli dla danego typu numeracji włączony jest parametr Czy
107
108
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
wykorzystywać wolne numery? — patrz punkt Wykorzystanie wolnych numerów.
Wycofanie akceptacji i ponowna akceptacja dokumentu nie wpływa już na
jego numer i symbol.
Numeracja tymczasowa jest niedostępna dla korygujących i wartościowych dokumentów magazynowych.
11.2 Powiązanie typu numeracji z typem dokumentu
Definiując typ dokumentu dla wybranego stanowiska sprzedaży, zakupu, magazynu czy zamówienia należy powiązać go z wybranym typem numeracji.
Służy do tego pole Kod numeracji dostępne w każdym oknie z definicją dokumentów — patrz punkty I.11.3, I.11.3, I.11.3, I.11.3.
Dokumenty powiązane z danym typem będą numerowane wg tego samego
schematu. Oznacza to, że po odpowiednim sparametryzowaniu typu numeracji zachowana będzie ciągłość np. numerów dokumentów magazynowych
w obrębie całego magazynu, niezależnie od typów dokumentów.
11.3 Definiowanie typów dokumentów
Definiowanie typów dokumentów ma niezwykle istotne znaczenie dla funkcjonowania programu. Tak jak wszystkie funkcje modułu Definicje, proponujemy powierzyć ją administratorowi. Ponadto sugerujemy, by generując własne
typy dokumentów posługiwać się wzorcami zdefiniowanymi w programie i załączonymi wraz z danymi demonstracyjnymi. Znajdziesz tam większość standardowych typów dokumentów. Tym niemniej dzięki istnieniu funkcji definiowania przez użytkownika własnych typów dokumentów, program jest bardzo elastyczny można go łatwo dopasować do specyfiki przedsiębiorstwa.
Jeżeli kartoteka typów dokumentów jest pusta, podstawowy zestaw definicji można zaimportować po wybraniu [Administracja|Import tabel] i wskazując
odpowiednio:
— Definicje typów dokumentów sprzedaży i zakupów
— Definicje typów dokumentów magazynowych
— Definicje typów zamówień
Większość dostarczonych definicji, możesz modyfikować dostosowując do
własnych potrzeb.
I.11. Dokumenty
Jeżeli istnieją już dokumenty o wybranym typie, dokumentu takiego nie
można usunąć, a modyfikacje definicji dokumentu będą ograniczone. Nie jest
możliwa np. zmiana pola Typ.
Wybierając z modułu Definicje funkcję Typy dokumentów można przeglądać i modyfikować dane związane odpowiednio z typami dokumentów magazynowych, sprzedaży, zakupu, zamówieniami.
Typy dokumentów magazynowych
Aby zdefiniować nowe typy dokumentów magazynowych, które będą stosowane w programie, wybierz [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych]. Na
ekranie wyświetlona zostanie lista już istniejących typów dokumentów. Przy
pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw można modyfikować tę
listę. Aby dołączyć nowy typ dokumentu do listy, wykonaj polecenie Dołącz.
Wyświetlone zostanie okno redagowania definicji dokumentu, takie jak pokazano na ekranie I.8.
Ekran I.8
Typ symboliczne, skrótowe określenie typu dokumentu. Symbol dokumentu
(np. PZ) musi być unikalny, co oznacza, że nie może być zdefiniowanych
w programie dwóch typów dokumentów o takim samym symbolu. Jeżeli
zostanie wystawiony dokument danego typu pola tego nie będzie można
już zmienić.
Nazwa pełna nazwa typu dokumentu np. przychód zewnętrzny.
109
110
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Typ dokumentu
— Przychodowy — zaznaczenie tego pola powoduje, że definiowany
dokument traktowany będzie jako dokument przychodowy.
— Rozchodowy — zaznaczenie tego pola decyduje, że definiowany typ
dokumentu stanowi dokument rozchodowy.
Rodzaj przychodu pole ma znaczenie tylko dla dokumentów przychodowych
tworzonych automatycznie. Przychód może być:
— Zwykły — dostawa generowanego dokumentu zgodna jest z datą
tego dokumentu;
— Zwrotny — dostawa generowanego dokumentu będzie zgodna z
datą pierwotną;
— Przychód kompletu — zaznaczenie tego pola pozwala wyodrębnić
w programie dokumenty generujące wyroby gotowe z surowców
(składników) lub półproduktów. Definiując taki typ dokumentu
należy pamiętać również o zdefiniowaniu dokumentu rozchodowego powodującego rozchód materiałów stanowiących składowe
kompletu.
Na temat mechanizmu kompletowania wyrobów czytaj w punkcie II.14.
Rodzaj dokumentu
— Zewnętrzny? — dla dokumentów definiowanych jako zewnętrzne
(pochodzące od kontrahentów lub wystawiane dla kontrahentów)
należy zaznaczyć to pole. Typowymi dokumentami zewnętrznymi
są dokumenty magazynowe PZ lub WZ.
— Wewnętrzny? — znaczenie wartości w tym polu jest odwrotne w stosunku do znaczenia wartości pola poprzedniego. Typowym dokumentem wewnętrznym jest dokument RW (rozchód wewnętrzny) czy też MM (dokument przesunięcia międzymagazynowego).
— Zwykły — pole to zaznaczane jest w przypadku jeżeli nie jest zaznaczone żadne z pól: Korygujący, Wartościowy.
— Korygujący — znacznik informuje, że dokument jest dokumentem
korygującym przychodowe, zewnętrzne dokumenty magazynowe.
Na temat korekty takich dokumentów czytaj w punkcie II.9.
I.11. Dokumenty
— Wartościowy — jeżeli pole to zostanie zaznaczone, dokument będzie generowany po wykonaniu funkcji [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Generowanie dokumentów wartościowych] dostępnej po
odpowiednim sparametryzowaniu systemu. Jest to dokument niwelujący zaokrąglenia.
Funkcja Generowanie dokumentów wartościowych opisana jest
w rozdziale II.12.6.
Kod numeracji przy pomocy tego pola należy powiązać typ numeracji z typem dokumentu. Można tu wprowadzić tylko typ numeracji, który został zdefiniowany dla dokumentów magazynowych. Podczas wypełniania pola Kod numeracji można skorzystać z podpowiedzi ze słownika(użycie klawisza F3 ). W słowniku dostępne będzie lista zdefiniowanych dla magazynu numeracji. Jeżeli zostanie wystawiony dokument danego typu pola tego nie będzie można już zmienić. Na temat definiowania numeracji i konsekwencji przypisania numeracji do typu dokumentu
czytaj w rozdziale I.11.1.
Numeracja tymczasowa zaznaczenie tego pola spowoduje, że dla danego typu dokumentu będzie stosowana numeracja tymczasowa, zastąpiona
numeracją rzeczywistą po akceptacji dokumentów. Włączenie numeracji dla danego typu jest możliwe po uprzednim wypełnieniu formuły
znaku tymczasowego w definicji numeracji [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]. Numeracja tymczasowa jest niedostępna dla korygujących i wartościowych dokumentów magazynowych. Na temat numeracji tymczasowej czytaj w punkcie Numeracja tymczasowa dokumentów.
Unijny zaznaczenie tego pola spowoduje, że dokument będzie dokumentem
wewnątrzwspólnotowym (dostawa lub nabycie). W takiej sytuacji wypełniając nagłówek dokumentu będzie trzeba wprowadzić NIP kontrahenta w UE.
Pole Unijny jest dostępne do redakcji jedynie dla dokumentów oznaczonych jako zewnętrzne. Magazynowy dokument wewnętrzny nie może
być dokumentem unijnym.
Tworzy dokument sprzedaży znacznik przy pozycji informuje, że na podstawie definiowanego dokumentu można utworzyć dokument sprzedaży,
np. po wystawieniu dokumentu WZ można na jego podstawie wystawić
111
112
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
fakturę sprzedaży. Na dokumencie sprzedaży znajdą się dane dotyczące kontrahenta, towaru, ilości sprzedawanego towaru. Pole niedostępne
jest do redakcji dla dokumentów przychodowych.
Redakcja cen sprzedaży zaznaczenie tego pola umożliwi wprowadzanie cen
sprzedaży podczas wystawiania rozchodowego, zewnętrznego dokumentu magazynowego. Pole niedostępne jest do redakcji dla dokumentów przychodowych.
Tworzy dokument pole to należy wypełnić symbolem dokumentu, który będzie generowany automatycznie podczas akceptacji definiowanego dokumentu. Mechanizm ten umożliwia definiowanie par dokumentów, z
których jeden jest redagowany „ręcznie” przez operatora, a drugi powstaje na jego podstawie automatycznie. Typowym przykładem takiej
pary dokumentów są MM i MP czyli na podstawie dokumentu wydania z magazynu tworzony jest dokument przyjęcia na magazynie docelowym. Dodatkowo konieczne jest określenie za pomocą znacznika,
czy dokument ma być zaakceptowany w chwili jego tworzenia, czy nie.
Jeżeli w wyniku przesunięcia międzymagazynowego zostanie wygenerowany niezaakceptowany dokument, system nie kontroluje zgodności
dokumentów — utworzony dokument będzie można dowolnie modyfikować.
Wzorzec wydruku oznaczenie wzorca wydruku definiowanego dokumentu.
Polecenie Drukuj dla definiowanego dokumentu będzie korzystać ze
wskazanego tutaj wzorca. Umożliwia to przypisanie rozmaitych wzorów
wydruków definiowanym typom dokumentów.
Wymagane konto postawienie znacznika przy pozycji oznacza, że przy redakcji nagłówka tego typu dokumentu należy podać konto.
Domyślne konto symbol konta, który będzie podpowiadany podczas redakcji
nagłówka dokumentu. Pole jest słownikowane.
Uproszczone wystawianie znacznik w tym polu jest istotny tylko w przypadku magazynu typu DOSTAWY. Jeżeli pole to zostanie zaznaczone, to podczas wystawiania rozchodowego dokumentu, okno redakcyjne dla takiego dokumentu będzie miało formę uproszczoną, nie wszystkie pola będą
widoczne.
Auto FIFO/LIFO pole dostępne jest do redakcji tylko dla dokumentów rozchodowych. Jeżeli zostanie zaznaczona opcja FIFO lub LIFO, podczas redakcji
I.11. Dokumenty
rozchodowego dokumentu magazynowego tego typu, w magazynie typu
DOSTAWY pole Data dostawy nie będzie dostępne do redakcji (nie będzie
możliwości podać daty dostawy). W polu Ilość będzie można wpisać cały
stan dostępny w magazynie (sumę wszystkich dostaw). Podczas akceptacji takiego dokumentu pozycje zostaną rozbite na poszczególne dostawy
według kolejki odpowiednio FIFO (tak jak w magazynie typu FIFO) lub
LIFO (tak jak w magazynie typu LIFO). Gdy opcja nie będzie włączona
użytkownik wybiera każdą z dostaw podczas redakcji dokumentu.
Jeżeli zaznaczony jest parametr Uproszczone wystawianie, pole Auto FIFO/LIFO ustawione będzie zawsze na Wyłączone.
Powiązany z produktem dokument powiązany z produktem, może to być dokument typu np. PW (przyjęcie wyrobu) lub ZW.
Pole dostępne do redakcji w przypadku kiedy współpraca z produkcją
jest włączona.
Powiązany ze zleceniem jeżeli pole to zostanie zaznaczone zarówno w nagłówku jak i w pozycji dokumentu będzie dostępne do redakcji pole Zlecenie. W takiej sytuacji system będzie wymuszał, aby pole Zlecenie było
wypełnione — jeżeli zlecenie nie zostanie podane w nagłówku należy
podać je w pozycji.
Jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Produkcja zleceń w systemie Logistyka wystawiać nie będzie można, natomiast dany dokument
będzie można powiązać ze zleceniem wystawionym programie Produkcja.
Na temat pól Powiązany ze zleceniem i Wyrób ze zleceniem czytaj również
w dokumentacji do systemu Produkcja.
Jeżeli pole Powiązany ze zleceniem jest niezaznaczone, to pole Zlecenie w
dokumentach nie będzie widoczne.
Rodzaj transakcji (INTRASTAT) kod rodzaju transakcji wykorzystywany przy
rejestrowaniu deklaracji statystycznej Intrastat — patrz punkt V.
Rodzaj statusu dostaw dla wydań definicja typu rozchodowego dokumentu
magazynowego umożliwia określenie rodzaju statusów dostaw, które
mogą zostać wydane z wykorzystaniem danego typu dokumentu. Dokumenty zewnętrzne mogą i muszą mieć status Zgodny. Dokumenty wewnętrzne muszą mieć co najmniej jeden ze statusów: Zgodny, Niezgodny,
Nieokreślony.
Więcej na temat statusów dostaw czytaj w rozdziale Kwalifikacja dostaw.
113
114
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
W zależności od systemu uprawnień, może się tak zdarzyć, że aby dokument po zdefiniowaniu był widoczny do redakcji musi być przypisany do
użytkownika. W tym celu należy wybrać [Definicje|parametry|Użytkownicy|
Formuły] i w zakładce Magazynowe odpowiednio ustawić pole Udostępnione
dokumenty magazynowe. Jeżeli pole to będzie miało wartość ” oznacza to, że
dany użytkownik ma dostęp do wszystkich dokumentów — również tych nowo definiowanych.
O nadawaniu uprawnień użytkownikom czytaj w punkcie I.10.
Typy dokumentów sprzedaży
Dokumenty sprzedaży zdefiniujesz po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|
Sprzedaży] i standardowego polecenia Dołącz. Wyświetlone zostanie okno redagowania definicji dokumentu. Okno takie pokazano na ekranie I.9.
Ekran I.9
Kod numeracji przy pomocy tego pola należy powiązać typ numeracji z typem dokumentu. Można tu wprowadzić tylko typ numeracji, który został zdefiniowany dla dokumentów sprzedaży. Podczas wypełniania po-
I.11. Dokumenty
la Kod numeracji można skorzystać z podpowiedzi ze słownika(użycie
klawisza F3 ). W słowniku dostępne będzie lista zdefiniowanych numeracji dla sprzedaży. Jeżeli zostanie wystawiony dokument danego typu
pola tego nie będzie można już zmienić. Na temat definiowania numeracji i konsekwencji przypisania numeracji do typu dokumentu czytaj
w rozdziale I.11.1.
Numeracja tymczasowa zaznaczenie tego pola spowoduje, że dla danego typu dokumentu będzie stosowana numeracja tymczasowa, zastąpiona
numeracją rzeczywistą po akceptacji dokumentów. Włączenie numeracji dla danego typu jest możliwe po uprzednim wypełnieniu formuły znaku tymczasowego w definicji numeracji [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]. Na temat numeracji tymczasowej czytaj w punkcie Numeracja tymczasowa dokumentów.
Typ symboliczne, skrótowe określenie typu dokumentu. Typ dokumentu
(np. FAK-VAT) musi być unikalny, co oznacza, że nie może być zdefiniowanych w programie dwóch typów dokumentów o takim samym symbolu.
Nazwa dokumentu pełna nazwa typu dokumentu.
Korekta? jeśli dokumenty sporządzane według definiowanego typu będą dokumentami korygującymi, należy w tym polu wprowadzić znak T. W
przeciwnym przypadku pozostanie tu znak N. Na temat wystawiania dokumentów korygujących sprzedaż czytaj w punkcie III.5.
Historyczna znacznik w tym polu informuje, czy definiowany dokument jest
korektą historyczną. W programie Logistyka można wystawiać korekty
do faktur, które nie były zarejestrowane w programie. Może to być przydatne np. wówczas, gdy trzeba wystawić korektę do faktury, wystawionej
przed zakupem programu. Korekty takie nazwano korektami do faktur
historycznych. Na temat korekt historycznych czytaj w punkcie III.5.2.
Sposób przeliczania pozycji walutowych pole określa w jaki sposób wyliczane są wartości w walucie opodatkowania i narodowej. Jeżeli zaznaczona będzie opcja Wg wartości, wówczas przejście z waluty handlowej na
opodatkowania „odbędzie się” na poziomie wartości netto pozycji dokumentu, jeśli natomiast Wg ceny zostanie najpierw wyznaczona cena w
walucie opodatkowania (i narodowej), z której następnie zostaną wyliczone pozostałe wartości pozycji w tych walutach.
115
116
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Sposób liczenia VAT parametr odpowiada za sposób wyliczania stawki VAT,
a także za sposób drukowania wartości na fakturze VAT i fakturze korygującej.
Po ustawieniu pola na Wg pozycji, wartość netto, kwota VAT i wartość
brutto liczona jest dla każdej pozycji, a następnie każda z kolumn jest
sumowana. Pod tabelką z pozycjami znajduje się podsumowanie z podziałem na poszczególne stawki VAT.
Parametr ustawiony na wartość Wg sumy w stawkach powoduje liczenie
VAT według sum wartości w stawkach dla danego dokumentu. Na wydruku w pozycjach nie są wykazywane kolumny kwoty VAT oraz zależnie do typu dokumentu kwoty netto lub kwoty brutto. W tabelce pod
wydrukiem wykazującej rozliczenie VAT znajduje się nagłówek i podsumowanie dla wszystkich stawek. Kwota VAT jest liczona dla każdej
ze stawek VAT, po zsumowaniu wartości netto (czy też brutto po odpowiednim ustawieniu parametru) dla danej stawki.
Również na zestawieniach faktur sprzedaży wartości wyliczane są w zależności od ustawionego parametru.
Przeliczać od brutto nie zaznaczenie tego pola wskazuje, że na dokumencie
cena netto będzie podstawą do naliczania podatku i ceny brutto. Po zaznaczeniu pola podatek naliczany będzie na podstawie ceny brutto.
Drukować paragon znacznik w tym polu informuje czy ma być drukowany
paragon do tego dokumentu. Jeżeli pole to zostanie zaznaczone, niezależnie od typu dokumentu będzie istniała możliwość wydrukowania paragonu na drukarkę fiskalną.
Szczególnie istotne jest zaznaczenie tego pola jeżeli dany dokument zdefiniowany jest jako paragon.
Paragon pole to należy zaznaczyć jeżeli definiowany dokument jest paragonem.
Jeżeli pole Drukować paragon jest zaznaczone, a pole Paragon zaznaczone
nie jest, to taki dokument sprzedaży można drukować po wydrukowaniu
paragonu.
Na temat definiowania, wystawiania i drukowania paragonów czytaj
w punkcie III.7.
Tworzy dokument pole to należy wypełnić symbolem dokumentu, który będzie generowany na podstawie paragonu — należy tu wprowadzić symbol faktury, która może być wystawiona na podstawie paragonu.
I.11. Dokumenty
Kontrahent kod kontrahenta, który będzie domyślnie podpowiadany na paragonie.
Unijny po zaznaczeniu tego pola dokument będzie dokumentem wewnątrzwspólnotowym. W takiej sytuacji wypełniając nagłówek dokumentu
sprzedaży trzeba wprowadzić NIP kontrahenta w UE.
Eksportowy pole należy zaznaczyć, jeżeli definiowana faktura ma być fakturą eksportową. W efekcie zaznaczenia tego pola w pozycjach dokumentu podpowiadana jest zerowa stawka VAT. Parametr ten nie wpływa
na ograniczenie dostępnych typów korekt podczas korygowania faktury
tzn. można fakturę skorygować typem inny niż eksportowy.
Dokument zaliczkowy znacznik wskazuje czy dokument jest dokumentem
zaliczkowym. Redagując taki dokument w nagłówku należało będzie podać kwotę zaliczki.
Rozlicza zaliczki znacznik wskazuje czy do dokumentu mają być rozliczane
zaliczki. Na temat faktur zaliczkowych i rozliczających zaliczki czytaj
w punkcie III.6.
Dokument 100% rozliczony zaliczką pole to należy zaznaczyć aby system
nadawał osobną numerację dla faktur 100% rozliczonych zaliczką.
Na temat dokumentów zaliczkowych czytaj w punkcie III.6.
Uwzględniać w zestawieniu znacznik, czy dokument będzie uwzględniany w
zestawieniach, pozwala to na uniknięcie podwajania dokumentów w zestawieniach np. gdy na podstawie paragonu powstaje faktura, wówczas
do zestawienia pobierana będzie jedną wartość np. z faktury.
Wzorzec wydruku oznaczenie wzorca wydruku definiowanego dokumentu.
Polecenie Drukuj dla definiowanego dokumentu będzie korzystać ze
wskazanego tutaj wzorca. Umożliwia to przypisanie rozmaitych wzorów
wydruków definiowanym typom dokumentów.
Rodzaj transakcji (INTRASTAT) kod rodzaju transakcji wykorzystywany przy
rejestrowaniu deklaracji statystycznej Intrastat — patrz punkt V.
Typy dokumentów zakupowych
Dokumenty zakupu zdefiniujesz po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|
Zakupowych] i standardowego polecenia Dołącz.
Definiując typ dokumentu zakupu należy wypełnić pola:
117
118
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Kod numeracji przy pomocy tego pola należy powiązać typ numeracji z typem dokumentu. Można tu wprowadzić tylko typ numeracji, który został zdefiniowany dla dokumentów zakupu. Podczas wypełniania pola
Kod numeracji można skorzystać z podpowiedzi ze słownika(użycie klawisza F3 ). W słowniku dostępne będzie lista zdefiniowanych numeracji
dla zakupów.
Jeżeli zostanie wystawiony dokument danego typu pola tego nie będzie
można już zmienić. Na temat definiowania numeracji i konsekwencji
przypisania numeracji do typu dokumentu czytaj w rozdziale I.11.1.
Numeracja tymczasowa zaznaczenie tego pola spowoduje, że dla danego typu dokumentu będzie stosowana numeracja tymczasowa, zastąpiona
numeracją rzeczywistą po akceptacji dokumentów. Włączenie numeracji dla danego typu jest możliwe po uprzednim wypełnieniu formuły znaku tymczasowego w definicji numeracji [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]. Na temat numeracji tymczasowej czytaj w punkcie Numeracja tymczasowa dokumentów.
Typ symboliczne, skrótowe określenie typu dokumentu. Typ dokumentu
musi być unikalny, co oznacza, że nie może być zdefiniowanych w programie dwóch typów dokumentów o takim samym symbolu.
Nazwa dokumentu pełna nazwa typu dokumentu.
Korekta? jeśli dokumenty sporządzane według definiowanego typu będą dokumentami korygującymi, należy w tym polu wprowadzić znak T. W
przeciwnym przypadku pozostanie tu znak N. Na temat wystawiania dokumentów korygujących zakupy czytaj w punkcie IV.4.
Sposób przeliczania pozycji walutowych pole określa w jaki sposób wyliczane są wartości w walucie opodatkowania i narodowej. Jeżeli zaznaczona będzie opcja Wg wartości, wówczas przejście z waluty handlowej na
opodatkowania „odbędzie się” na poziomie wartości netto pozycji dokumentu, jeśli natomiast Wg ceny zostanie najpierw wyznaczona cena w
walucie opodatkowania (i narodowej), z której następnie zostaną wyliczone pozostałe wartości pozycji w tych walutach.
Unijny po zaznaczeniu tego pola dokument będzie dokumentem wewnątrzwspólnotowym. W takiej sytuacji wypełniając nagłówek dokumentu
sprzedaży trzeba wprowadzić NIP kontrahenta w UE.
I.11. Dokumenty
Uwzględniać w zestawieniu znacznik, czy dokument będzie uwzględniany w
zestawieniach, pozwala to na uniknięcie podwajania dokumentów w zestawieniach np. gdy na podstawie paragonu powstaje faktura, wówczas
do zestawienia pobierana będzie jedną wartość np. z faktury.
Wzorzec wydruku oznaczenie wzorca wydruku definiowanego dokumentu.
Polecenie Drukuj dla definiowanego dokumentu będzie korzystać ze
wskazanego tutaj wzorca. Umożliwia to przypisanie rozmaitych wzorów
wydruków definiowanym typom dokumentów.
Rodzaj transakcji (INTRASTAT) kod rodzaju transakcji wykorzystywany przy
rejestrowaniu deklaracji statystycznej Intrastat — patrz punkt V.
Typy zamówień
Zanim zarejestrujesz zamówienie, należy zdefiniować typy zamówień. Definiowanie tabel typów zamówień umożliwia funkcja Typy zamówień, znajdująca
się w module Definicje [Definicje|Typy dokumentów|Zamówień]. Po wybraniu
funkcji na ekranie zostanie wyświetlone okno z listą typów zamówień. Standardowo w systemie Logistyka są dwa typy zamówień: od klienta i zamówienia
dostaw czyli zamówienia skierowane do dostawcy. Chcąc dołączyć nowy typ
należy wybrać standardowe polecenie Dołącz. Należy wybrać rodzaj definiowanego zamówienia:
— Klienta — zamówienia kierowane od klienta;
— Dostaw — zamówienia kierowane do dostawcy;
— Wewnętrzne — zamówienie wewnętrzne.
Po wybraniu rodzaju zamówienia użytkownik otrzymuje okienko redagowania (ekran I.10). W oknie tym należy podać: typ zamówienia i nazwę typu.
Typ to symboliczne, skrótowe określenie typu zamówienia. Typ zamówienia w
danym rodzaju musi być unikalny, co oznacza, że nie może być zdefiniowanych
w programie dwóch typów zamówień o takim samym symbolu.
Pole Domyślna il.dni na realizację jest aktywne dla zamówień sprzedaży i wewnętrznych. Oznacza domyślną ilość dni na realizację zamówienia dla danego typu zamówienia. Podczas wystawiania zamówienia sprzedaży dla danego
kontrahenta (patrz punkt VI.3.1), termin realizacji zamówienia obliczany jest
według kolejnych priorytetów:
1. ilość dni na realizację zamówienia podana dla kontrahenta (patrz punkt
I.14.1),
119
120
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
2. ilość dni na realizację zamówienia podana dla typu zamówienia.
W przypadku wystawiania zamówień wewnętrznych, termin realizacji podpowiadany jest na podstawie ilość dni na realizację zamówienia podanej w definicji zamówienia.
Przy pomocy pola Kod numeracji należy powiązać typ numeracji z typem
zamówienia. Można tu wprowadzić tylko typ numeracji, który został zdefiniowany dla zamówień. Podczas wypełniania pola Kod numeracji można skorzystać z podpowiedzi ze słownika(użycie klawisza F3 ). W słowniku dostępne będzie lista zdefiniowanych numeracji dla zamówień. Jeżeli zostanie wystawione zamówienie danego typu pola tego nie będzie można już zmienić.
Na temat definiowania numeracji i konsekwencji przypisania numeracji do
typu dokumentu czytaj w rozdziale I.11.1. W polu Realizuj dokumentem magazynowym w polu można wskazać dokument zewnętrzny — rozchodowy dla
zamówień klienta lub przychodowy dla zamówień dostaw. Dla zamówień wewnętrznych będzie to wewnętrzny dokument rozchodowy. Podany tu typ dokumentu będzie podpowiadany podczas realizacji zamówienia ale użytkownik
będzie mógł ten dokument zmienić. Pole to nie musi być wypełnione, wówczas
użytkownik będzie mógł wybrać dokument podczas realizacji zamówienia.
Ekran I.10
Zamówienie dostaw i wewnętrzne może być powiązane z zapotrzebowaniem. Należy wówczas wypełnić pole Zapotrzebowanie. Pole dostępne jest do
redakcji jeżeli parametr numer 2 — Współpraca z systemem Finanse i księgowość ustawiony jest na T [Administracja|Lista parametrów].
Definiując typ zamówienia dostaw czy wewnętrznego, podczas edycji pola
Zapotrzebowania, wyświetlone zostanie okno Typy zapotrzebowań, przy czym
dla zamówień wewnętrznych wyświetlana jest lista zapotrzebowań wewnętrznych. Wybierając polecenie Dołącz można będzie powiązać typu zamówienia
z odpowiednim typem zapotrzebowania. Typy zapotrzebowań definiowane są
w systemie Finanse i księgowość.
I.11. Dokumenty
Jeżeli typ zapotrzebowania nie zostanie przyporządkowany, zamówienie
dostaw nie będzie powiązane z zapotrzebowaniem.
Na temat zapotrzebowań i parametryzacji programu związanej z wystawianiem zapotrzebowań czytaj w punkcie VI.18.4.
Podczas definiowania typów zamówień klienta pole Zapotrzebowanie nie
jest dostępne do redakcji.
Poprawianie wprowadzonych typów dokumentów
Definicję każdego z typów dokumentów można poprawić używając standardowej akcji Popraw.
Zablokowanie modyfikacji typu dokumentów, zamówień, jeśli zostały wystawione dokumenty tego typu lub zostały przypisane uprawnienia do danego
typu.
Przed redakcją typu dokumentu magazynowego, sprzedaży, zakupu lub zamówienia sprawdzane jest: - czy nie zostały utworzone dokumenty danego typu, - czy użytkownikom nie zostały przypisane uprawnienia do danego typu.
Wyświetlany jest komunikat o użytkownikach z przypisanymi uprawnieniami
do typu. Problemy występował gdy typ był już przypisany do uprawnień dla
użytkownika i został zmieniony.
Ograniczenie typów dokumentów w magazynie
Dla każdego z magazynów zdefiniowanych w systemie istnieje możliwość
ograniczenia typów dokumentów możliwych do wprowadzenia. W celu ograniczenia typów dokumentów w magazynie należy wybrać akcję [Definicje|
Miejsca wystawiania|Magazyny] i dla danego magazynu akcję Typy dokumentów.
Inną możliwością ograniczenia typów dokumentów w magazynie jest przypisanie magazynu do typu dokumentu. Po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów | Magazynowych|Magazyny|Dołącz] można wskazać magazyny, w jakich
mają być ograniczenia dokumentu. Jeżeli do typu dokumentu zostanie przypisany magazyn, to w tym magazynie można będzie wystawiać określone dokumenty.
Jeżeli w danym magazynie wprowadzono ograniczenia typów dokumentów, to po wybraniu [Magazyny|Redagowanie dokumentów] na liście typów
dokumentów znajdą się tylko wskazane dla danego magazynu typy.
Jeżeli dokumenty nie będą przypiszesz to w danym magazynie można będzie redagować wszystkie typy uprawnione dla użytkownika.
121
122
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Jeśli użytkownik realizuje zamówienie danym typem dokumentu magazynowego to musi on być dostępnych we wszystkich magazynach, których dotyczy realizacja.
Informacje dodatkowe na dokumentach
Definiowanie informacji dodatkowych W oknie przeglądania typów poszczególnych dokumentów i zamówień [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych/Sprzedaży/Zakupowych/Zamówień] dostępne jest polecenie Inf.dodatkowe
(informacje dodatkowe). Jeżeli informacje dodatkowe zostaną przypisane do
danego typu dokumentu, użytkownik podczas wystawiania lub po wystawieniu dokumentu odpowiedniego typu będzie mógł podać dane, których nie ma
możliwości wpisania bezpośrednio do dokumentu. Takimi informacjami może być np. numer rejestracyjny samochodu, więcej danych na temat osoby wystawiającej dokument itp.
Po wybraniu polecenia Inf. dodatkowe, a następnie standardowej akcji Dołącz można przystąpić do definiowania informacji, wprowadzając dane w poszczególne pola:
— Lp. — numer pozycji w oknie przeglądania danych dodatkowych. Numery nadawane są automatycznie dla kolejnych pozycji. Pole to nie jest
dostępne do redakcji.
— Tytuł — dowolny tytuł informacji dodatkowej.
— Opis — informacja dodatkowa, ta wartość znajdzie się na wydruku dokumentu lub zamówienia jeżeli pole Czy drukować? zostanie zaznaczone.
Dla opisu należy zaznaczyć jedno z poniższych pól:
– Stała wartość — nazwa informacji będzie miała stałą wartość,
– Formuła — nazwa będzie budowana formułą.
— Warunek logiczny — czy informacja ma się pojawić na dokumencie w
zależności od warunku, np. dla konkretnego kontrahenta.
— Miejsce — w zależności od zaznaczenia pola informacja będzie przypisywana do nagłówka lub do pozycji dokumentu czy zamówienia.
— Sposób wydruku — jeżeli zostanie zaznaczone pole Opis lub Tytuł + opis
informacja (odpowiednio tylko opis lub zarówno tytuł i opis) pojawi się
na wydruku dokumentu lub zamówienia.
I.11. Dokumenty
— Miejsce wydruku — gdzie na wydruku ma się znaleźć dana informacja dotycząca informacji przypisanych do nagłówka. Pole jest dostępne
do redakcji tylko w przypadku kiedy zostało zaznaczone pole Nagłówek
i jedna z opcji Opis lub Tytuł + Opis. Przy wypełnianiu tego pola należy
skorzystać ze słownika.
Możliwe do wyboru są opcje:
– D1 Dół - 1 kolumna
– D2 Dół - 2 kolumny
– D3 Dół - 3 kolumny
– D4 Dół - 4 kolumny
– G1 Góra - 1 kolumna
– G2 Góra - 2 kolumny
– G3 Góra - 3 kolumny
– G4 Góra - 4 kolumny
Wybór opcji Góra oznacza, że na wydruku danego dokumentu, informacje dodatkowe będą drukowane nad tabelą zawierającą szczegóły danego
dokumentu, po wybraniu Dół — pod tą tabelą.
Informacje mogą być drukowane — w zależności od wybranej opcji
w jednej do czterech kolumn.
Informacje jedno-kolumnowe niezależnie od kolejności ich zdefiniowania będą drukowane w pierwszej kolejności.
W przypadku jeżeli informacja przypisana jest do pozycji i zaznaczono jedną z opcji drukowania, informacja dodatkowa drukowana będzie
wraz z pozycją dokumentu czy zamówienia.
Wprowadzanie informacji dodatkowych Zdefiniowane informacje dodatkowe można będzie przypisywać do dokumentów i zamówień w odpowiednich
modułach programu poprzez wybór funkcji:
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do nagłówka faktury
sprzedaży.
— [Faktury|Wszystkie dokumenty|Pozycje|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do pozycji faktury sprzedaży.
123
124
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— [Zakupy|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do nagłówka faktury zakupu.
— [Zakupy|Wszystkie dokumenty|Pozycje|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do pozycji faktury zakupu.
— [Magazyny|Redagowanie dokumentów|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do nagłówka dokumentu magazynowego.
— [Magazyny|Redagowanie dokumentów|Pozycje|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do pozycji dokumentu
magazynowego.
— [Zamówienia|Zamówienia sprzedaży|Inne|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do nagłówka zamówienia
sprzedaży.
— [Zamówienia|Zamówienia sprzedaży|Pozycje|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do pozycji zamówienia
sprzedaży.
— [Zamówienia|Zamówienia dostaw|Inne|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do nagłówka zamówienia dostaw.
— [Zamówienia|Zamówienia dostaw|Pozycje|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do pozycji zamówienia
dostaw.
Informacje dodatkowe można wprowadzać zarówno dla zaakceptowanego
jaki i niezaakceptowanego dokumentu.
Po wybraniu akcji Inf.dodatkowe dla dowolnego dokumentu czy zamówienia, wyświetlone zostanie okno Dane dodatkowe ze zdefiniowanymi danymi
wpisanymi do kolumn Tytuł i Opis. Przy pomocy akcji Popraw można zmienić
pole Opis. Wybór polecenia Aktualizuj spowoduje zaktualizowanie danych dodatkowych — do okna zostaną wprowadzone dane, które zostały przypisane
do definicji dokumentu. Aktualizacja informacji dodatkowych usuwa te, które usunięto z definicji dokumentu. Funkcja ta ma znaczenie jeżeli użytkownik
modyfikował dane lub zdefiniował nowe informacje.
Jeżeli w definicji danego typu dokumentu czy zamówienia nie ma zdefiniowanych informacji dodatkowych, po wybraniu akcji Inf. dodatkowe na ekranie
I.12. Miejsca wystawienia dokumentów
zostanie wyświetlona informacja: Dla wskazanego typu dokumentu brak definicji dotyczących informacji dodatkowych.
Jeżeli informacje dodatkowe zostały zmodyfikowane, to na wydruku dla
danego dokumentu, zostaną umieszczone informacje po modyfikacji.
Kopiowanie typów dokumentów
W systemie Logistyka istnieje możliwość kopiowanie typów dokumentów:
— magazynowych dostępne po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|
Magazynowych|Kopiuj],
— sprzedaży dostępne po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży|Kopiuj],
— zakupu dostępne po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Zakupowych|Kopiuj].
Po uruchomieniu funkcji kopiowania pojawi się okno z parametrami. Należy wypełnić nową nazwę typu oraz wskazać pozycje do kopiować wraz z typem dokumentu. Opcje możliwe do kopiowania to:
— informacje dodatkowe — jeżeli do kopiowanego typu dokumentu przypisane są informacje dodatkowe, te same informacje zostaną przypisane
do nowego typu dokumentu,
— magazyny — jeżeli do kopiowanego typu dokumentu przypisane są magazyny, te same magazyny zostaną przypisane do nowego typu dokumentu.
12 Miejsca wystawienia dokumentów
Program Logistyka umożliwia niezależne prowadzenie dowolnej liczby magazynów, stanowisk sprzedaży i zakupów. Każde stanowisko ma odrębną kartotekę dokumentów oraz jest niezależnie rozliczane.
12.1 Definiowanie magazynów
Dokumenty magazynowe nie będą mogły być wystawiane jeżeli nie zostanie
zdefiniowany przynajmniej jeden magazyn. Aby przystąpić do definiowania
magazynów, wybierz [Definicje|Miejsca wystawienia|Magazyny]. Na ekranie
125
126
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Ekran I.11
wyświetlone zostanie okno przeglądania zawierające listę dotychczas zdefiniowanych magazynów.
Polecenie Dołącz wywoła okno redagowania definicji magazynu — porównaj ekran ekran I.11. W jego polach należy określić cechy nowego magazynu.
Oddział oddział, dla którego definiowany jest magazyn. W polu tym podpowiadany jest symbol oddziału wybrany jako bieżący (na temat parametrów bieżących i aktywnego oddziału czytaj w punkcie I.4.1).
Symbol magazynu symbol magazynu, jego krótkie oznaczenie. Będzie on
używany wszędzie tam, gdzie niewygodnie byłoby korzystać z pełnej nazwy magazynu. Symbol musi być unikalny — w programie nie można
założyć dwóch magazynów o tym samym symbolu. Pole to musi zostać
wypełnione.
Nazwa magazynu pełna nazwa magazynu (np. Magazyn wyrobów gotowych).
Nadawana jest przez użytkownika dowolnie, jednak w taki sposób, by
pozwalała na łatwą identyfikację magazynu.
Typ magazynu w tym polu przy pomocy słownika należy określić sposób
ustalania cen towarów wydawanych z magazynu. Jest to słownik systemowy, jego zawartość jest stała i nie podlega modyfikacji. Znalazły się
w nim wszystkie dostępne typy magazynów opisane w punkcie II.2.
1. DOSTAWY
2. LIFO
3. FIFO
I.12. Miejsca wystawienia dokumentów
4. ŚREDNIE
5. EWIDEN
Domyślny status dostawy pole musi być wypełnione dla magazynu typu DOSTAWY. Dla pozostałych typów magazynu pole nie będzie dostępne do
redakcji. Podany status będzie brany pod uwagę, podczas ustalania statusów pozycji dokumentów przychodowych w danym magazynie.
Status dostawy może być:
— Zgodny — dostawa zgodna pod względem jakościowym — możliwe wydanie z magazynu,
— Niezgodny — dostawa niezgodna pod względem jakościowym
— niemożliwe wydanie z magazynu dokumentem zewnętrznym,
możliwe wydanie z magazynu dokumentem wewnętrznym,
— nieOkreślony — dostawa jeszcze nie zweryfikowana (np. w trakcie
badania) — niemożliwe wydanie z magazynu zewnętrznym, możliwe wydanie z magazynu dokumentem wewnętrznym.
Status dostawy związany jest z funkcjonalnością Kwalifikacja dostaw —
patrz punkt II.21.1.
Księgować znacznik w tym polu oznacza, że dokumenty wystawione w danym magazynie będą uwzględniane podczas księgowania, będą mogły
być rejestrowane w programie finansowo-księgowym. Brak znacznika
spowoduje, że dokumenty pochodzące z danego magazynu nie znajdą
się na liście dokumentów księgowych.
Redagować grupę materiałową w wyniku zaznaczenia tego pola, podczas
wprowadzania pozycji dokumentu magazynowego, do redakcji dostępne będzie pole umożliwiające wprowadzenie grupy materiału. Po wprowadzeniu grupy, przy wypełnianiu pola Indeks, w słowniku materiałów,
który będzie dostępny po naciśnięciu klawisza F3 , słownik będzie ograniczony do indeksów należących do danej grupy.
Jeżeli pole to nie zostanie zaznaczone, pola Grupa w pozycji dokumentu
nie będzie można redagować. Pole zostanie wypełnione przez program
po wprowadzaniu kodu materiału.
Magazyn opakowań dowolny symbol magazynu opakowań. Przy pomocy tego pola można przypisać do danego magazynu magazyn opakowań. Na
temat opakowań zwrotnych czytaj w punkcie II.13.
127
128
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Usługi na dokumentach rozchodowych czy na dokumentach rozchodowych
w danym magazynie będą mogły być wprowadzane usługi. Jeżeli pole to
zostanie zaznaczone, to podczas redakcji pozycji rozchodowych dokumentów magazynowych dostępne będzie polecenie Dołącz usługę. Usługi nie pojawią się na zewnętrznych, rozchodowych dokumentach magazynowych jeżeli dokument powstał w wyniku generacji z dokumentu
sprzedaży, nawet w przypadku kiedy pole to będzie zaznaczone.
Podczas redakcji magazynowych dokumentów rozchodowych, wewnętrznych jak również magazynowych dokumentów przychodowych
nie można będzie wprowadzać usług, niezależenie od ustawienia parametru.
Magazyn wydziałowy pole to określa, czy dany magazyn jest magazynem
produkcyjnym. Pole jest dostępne do redakcji, jeżeli system Logistyka
współpracuje z systemem Produkcja — czyli kiedy parametr Czy współpraca z produkcją? ustawiony jest na T ([Definicje|Parametry|Formuły|
Xpertis]). Z magazynu produkcyjnego towary nie są sprzedawane. Z tego
magazynu materiały przekazywane są na magazyn wyrobów, odpadów,
surowców itp.
Wydział pole ma znaczenie dla magazynów wydziałowych, określa którego
wydziału dotyczy magazyn wydziałowy. Pole dostępne jest do redakcji.
jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Produkcja i jeżeli poprzednie pole zostało zaznaczone.
Na temat magazynów wydziałowych czytaj w podręczniku do systemu
Produkcja.
Skład celny po zaznaczeniu tego pola magazyn będzie funkcjonował jako
skład celny. Magazyn obsługiwany jako skład celny może być tylko typu
DOSTAWY. Jeżeli pole Skład celny będzie zaznaczone, program sprawdza
czy w polu Typ magazynu jest odpowiednia wartość.
Domyślna waluta domyślna waluta dla składu celnego. Pole jest dostępne do
redakcji, jeżeli poprzednie pole zostanie zaznaczone.
Na temat magazynów prowadzonych jako skład celny czytaj w punkcie II.16.
Stosować wymiary parametr, decyduje o tym czy w danym magazynie obsługiwane są wymiary (możliwość ich wprowadzenia, podgląd stanów,
reorganizacja, inwentaryzacja). Znacznik dostępny do edycji jedynie dla
I.12. Miejsca wystawienia dokumentów
nowej definicji magazynu lub dla magazynu, w którym nie wprowadzono dokumentów z uwzględnieniem wymiarów lub reorganizacji magazynu. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że na dokumentach magazynowych można będzie wprowadzać termin ważności i lokalizację — patrz
punkt II.17, a także obsługę palet — patrz punkt II.19. Zaznaczenie tego
pola umożliwi również zdefiniowanie magazynu, jako wysokiego składowania — patrz punkt II.20.
Czy obsługa palet? zaznaczenie tego pola umożliwi stosowanie palet w systemie. Pole będzie dostępne do redakcji, jeżeli zaznaczono poprzednie
pole.
Domyślna lokalizacja lokalizacja magazynu (oznaczenie miejsca składowania), według której uzupełniane są informacje wynikające z wprowadzania dokumentów (w razie niewypełnienia informacji o lokalizacji).
Lokalizacja, która automatycznie jest przypisywana do pozycji dokumentów różnic inwentaryzacyjnych, na którą generowane są dokumenty przychodowe z poziomu faktur zakupowych, uzupełniana jest reorganizacja magazynu mająca na celu inwentaryzację podanej lokalizacji.
Przy dołączeniu nowego magazynu w przypadku stosowania w nim wymiarów, domyślna lokalizacja jest wymagana, należy dodać do systemu
przynajmniej jedną lokalizację dla danego magazynu i następnie ją wybrać z listy. Rezygnacja powoduję rezygnację ze stosowania wymiarów
w magazynie (usuwane odpowiednie parametry).
Kontrola wprowadzenia lokalizacji w przypadku zaznaczenia tego parametru, przy akceptacji dokumentu przychodowego jest kontrolowane rozpisanie danej pozycji dokumentu na wymiary posiadające lokalizację.
Sumaryczna ilość pozycji wg wymiarów musi być równa ilości na pozycji
dokumentu. Brak poprawnej rozpiski danej pozycji dokumentu skutkuję niemożliwością zaakceptowania danego dokumentu (informacja przy
akcji akceptacji).
Sposób automatycznego określenia lokalizacji dla wydań parametr decyduje o tym jaki algorytm zostanie zastosowany w razie nierozpisania całej
ilości wynikającej z pozycji dokumentu rozchodowego na wymiary (lokalizację, termin ważności). Dostępne są następujące opcje:
— wg kodu lokalizacji — porządek stanów wg wymiarów ustalany jest
w kolejności: kod lokalizacji, termin ważności;
129
130
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— wg stanu rosnąco — porządek stanów wg wymiarów ustalany jest
w kolejności: ilość na wymiarach (od najmniejszej do największej),
kod lokalizacji, termin ważności;
— wg stanu malejąco — porządek stanów wg wymiarów ustalany jest
w kolejności: ilość na wymiarach (od największej do najmniejszej),
kod lokalizacji, termin ważności;
— wg terminu ważności rosnąco — porządek stanów wg wymiarów
ustalany jest w kolejności: termin ważnośc (od najmniejszego do
największego), kod lokalizacji;
— wg terminu ważności malejąco — porządek stanów wg wymiarów
ustalany jest w kolejności: termin ważnośc (od największego do
najmniejszego), kod lokalizacji;
— brak — ilość do rozpisania przypisywana jest do domyślnej lokalizacji magazynu i zerowego terminu ważności.
W przypadku algorytmu wg terminów ważności terminy zerowe analizowane są zawsze na końcu (traktowane są jako wartości niewprowadzone - nieokreślone).
Wg stref magazynowania zaznaczenie tego pola skutkuje zmianą algorytmu
automatycznego określenia lokalizacji dla wydań (porządek według stref
magazynowania).
Czy magazyn wysokiego składowania? parametr decyduje o tym, czy dany
magazyn będzie magazynem wysokiego składowania. Pole to można
będzie zaznaczyć tylko w przypadku, jeżeli zaznaczono pole Stosować
wymiary. Na temat magazynu wysokiego składowania czytaj w punkcie II.20.
Pola w sekcja Domyślne parametry palet dostępne są do redakcji po zaznaczeniu parametru Czy obsługa palet. Wypełnienie tych parametrów ułatwi obsługę dodawania nowych palet — podczas dołączania palet będą podpowiadane parametry:
— Typ palety,
— Sposób dołączenia palety,
— Czy dopasować ilość palet.
I.12. Miejsca wystawienia dokumentów
Na temat obsługi magazynu z wykorzystaniem palet czytaj w rozdziale II.19, opis nowych palet i związanych z nimi parametrów znajdziesz w punkcie II.19.2.
Po zdefiniowaniu magazynu, aby mógł on funkcjonować w programie, należy przydzielić uprawnienia do jego obsługi. W tym celu wybierz [Definicje|
Parametry|Użytkownicy], a następnie wskaż wybranego operatora i wybierz akcję Uprawnienia. Na temat przydzielania uprawnień czytaj w rozdziale I.10.3.
Magazyn w pakiecie XpertisXS W pakiecie XpertisXS nie wszystkie pola są
dostępne do redakcji. Jest to zależne z jaką funkcjonalnością pole jest związane.
Część funkcji jest dostępna w pakiecie XpertisXS jako opcja dodatkowa, na
życzenie licencjobiorcy. Pola Skład celny czy Magazyn opakowań będzie można
redagować jeżeli zostaną udostępnione odpowiednie opcje.
W związku z tym, że obsługa magazynu wysokiego składowania jak i mechanizm obsługujący wymiary jest niedostępna w pakiecie XpertisXS , poal
z sekcji Wymiary w magazynie i pole Czy magazyn wysokiego składowania? będą
niedostępne do redakcji.
Materiały w magazynie Istnieje możliwość przypisania indeksów materiałowych do każdego magazynu. W tym celu należy wybrać polecenie [Definicje|
Miejsce wystawienia|Magazyny|Materiał]. Materiały do magazynu mogą być
dodawane również grupowo.
Jeżeli magazyn ma przypisane materiały, podczas redakcji przychodowych dokumentów magazynowych, kartoteka materiałowa będzie ograniczona do indeksów tu przypisanych.
Podczas redakcji pozycji dokumentu przychodowego, redagując pole indeksu materiałowego, można skorzystać ze słownika. Domyślna zawartość
słownika zależy od przypisania lub nie indeksów materiałowych do magazynu. Jeśli nie określono indeksów dla magazynu to dostępna będzie kartoteka
materiałowa. W przeciwnym przypadku kartoteka indeksów magazynu. W celu ułatwienia poruszania się po obu kartotekach z poziomu słownika istnieje
możliwość przełączenie między obiema listami. Przejście z kartoteki materiałowej na kartotekę indeksów magazynu uzyskuje się przez wybranie funkcji
Pełna kartoteka, natomiast w odwrotną stronę przez funkcję Kartoteka magazynu.
Dokumenty w magazynie Dla każdego z magazynów istnieje możliwość
ograniczenia typów dokumentów możliwych do wprowadzenia. W celu ograniczenia typów dokumentów w magazynie należy wybrać akcję [Definicje|
131
132
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Miejsca wystawiania|Magazyny] i dla danego magazynu akcję Typy dokumentów. Więcej na temat przypisywania typów dokumentu do magazynu czytaj
w punkcie Ograniczenie typów dokumentów w magazynie.
12.2 Definiowanie stanowisk sprzedaży i zakupów
W przeciwieństwie do magazynów, sprzedaż i zakupy mogą funkcjonować
w programie bez definiowania stanowisk. Jednak w takiej sytuacji trzeba ustawić odpowiednie parametry użytkownika — patrz punkt I.10.8. Wybierając
[Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły] i wskazując odpowiednio zakładkę Sprzedaży czy Zakupowe należy odpowiednio ustawić parametr Kontrola
uprawnień dotyczących stanowiska sprzedaży? lub Kontrola uprawnień dotyczących stanowiska zakupu?.
Jeżeli kontrola uprawnień ustawiona zostanie na T, należy w programie
zdefiniować odpowiednie stanowisko i wskazać je w parametrach pracy.
Liczba stanowisk jest dowolna, w zależności od indywidualnych potrzeb.
Może być na przykład uzależniona od podziału obowiązków wśród osób obsługujących sprzedaż czy zakupy w przedsiębiorstwie.
Aby założyć nowe stanowisko sprzedaży, wybierz [Definicje|Miejsca wystawienia|Stanowiska sprzedaży], natomiast stanowisko zakupów założysz po wybraniu [Definicje|Miejsca wystawienia|Stanowiska zakupów].
Na ekranie pojawi się lista zdefiniowanych dotychczas stanowisk.
W standardowym pakiecie XpertisXS nie występuje moduł Zakupy. Można go
dołączyć na życzenie licencjobiorcy, jako opcję dodatkową.
Przy pomocy standardowych funkcji Dołącz, Usuń, Popraw można wyświetloną listę modyfikować. Dla każdego stanowiska należy podać następujące dane:
Oddział kod oddziału dla którego definiowane jest stanowisko. Użytkownik
może tu wprowadzić oddział do którego posiada uprawnienia. Na temat
parametrów bieżących i aktywnego oddziału czytaj w punkcie I.4.1.
Kod kod stanowiska sprzedaży lub zakupu. Jest to unikalne, skrótowe oznaczenie definiowanego stanowiska. Będzie on wykorzystywane w trakcie
ustawiania parametrów pracy.
Nazwa pełna nazwa stanowiska.
Księgować znacznik w tym polu oznacza, że dokumenty wystawione na danym stanowisku będą uwzględniane podczas księgowania, będą mogły
być rejestrowane w programie finansowo-księgowym. Brak znacznika
I.13. Kartoteka materiałowa
spowoduje, że dokumenty pochodzące z danego stanowiska nie znajdą
się na liście dokumentów księgowych.
Red.grp.mat. czy redagować grupę materiałów. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że podczas wprowadzania pozycji dokumentów sprzedaży czy zakupów można będzie podać grupę materiałową. Wówczas wprowadzając indeks z kartoteki materiałów, kartoteka będzie ograniczona do materiałów z danej grupy.
Aby utworzone stanowisko mogło pełnić swoją rolę w programie, należy przydzielić prawo do jego obsługi przynajmniej jednemu użytkownikowi.
W tym celu wybierz [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia] wskaż
użytkownika, a następnie uruchom odpowiednio funkcję Stanowiska sprzedaży.
Jeżeli żadnemu z operatorów nie zostanie przydzielone prawo do obsługi
zdefiniowanego stanowiska, pozostanie ono niedostępne w programie. Więcej
informacji na temat zasad przydzielania uprawnień użytkownikom do obsługi
poszczególnych stanowisk pracy znajdziesz w punkcie I.10.
13 Kartoteka materiałowa
13.1 Grupy materiałowe i usługowe
W systemie Logistyka zarówno materiały jak i usługi przypisywane są do grup
odpowiednio materiałowych i usługowych.
Przy dużej ilości towarów taki podział usprawnia wprowadzanie dokumentów, jak również przygotowywanie zestawień i wydruków.
Definiowanie grup materiałów i usług
Aby zdefiniować grupy materiałowe lub usługowe, należy wybrać [Definicje|
Słowniki dodatkowe|Grupy materiałów i usług]. Listę grup można uzupełniać
przy pomocy standardowego polecenia Dołącz. Każdą grupę charakteryzuje:
Kod skrócone, unikalne oznaczenie grupy.
Nazwa nazwa grupy.
T/U
znacznik czy definiowana grupa dotyczy towaru (T) czy usługi (U). Jeżeli
grupa będzie zawierać już materiały lub usługi, zmiana rodzaju grupy nie
będzie możliwa.
133
134
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Dokładność ilości w tym polu należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ilości towarów w danej grupie materiałowej lub usługowej. Należy wpisać tu cyfrę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku.
Podczas wprowadzania nowego towaru bądź usługi do kartoteki odpowiednio materiałowej czy usługowej, dokładność podana dla grupy będzie podpowiadana w polu Dokładność dla materiału czy usługi należącego do danej grupy — patrz punkt I.13.4, I.13.5.
Dokładność na dokumentach będzie pobierana z materiału czy usługi,
a nie z grupy materiałowej czy usługowej.
Dokładność ceny magazynowej w tym polu należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ceny magazynowej materiałów należących do danej grupy. Należy wpisać tu liczbę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku (domyślnie 2 miejsca).
Podczas wprowadzania nowego materiału do kartoteki materiałowej,
dokładność podana dla grupy będzie podpowiadana w polu Dokładność
ceny magazynowej dla materiału należącego do danej grupy — patrz
punkt I.13.4.
Dla grupy usługowej pole nie jest dostępne do redakcji.
Dokładność na dokumentach będzie pobierana z materiału czy usługi,
a nie z grupy materiałowej czy usługowej.
Proponowany procent marży, Proponowany procent narzutu pole umożliwia określenie proponowanej marży i narzutu dla grupy materiałowej.
Wykorzystywane jest to przy kalkulacji ceny sprzedaży. Proponowaną
marżę czy narzut można podać też dla materiału. Jeśli dla materiału czy
grupy materiałowej do której przynależy materiał wypełniono proponowane wielkości marży i narzutu to pokazywane są one informacyjnie w
okienku kalkulacji — patrz punkt III.3.2.
Jeśli pola wypełnione są zarówno dla materiału jak i grupy, to wartości
podpowiadane są z kartoteki materiałowej.
Rysunek przy pomocy tego pola możesz dołączyć zdjęcie charakteryzujące
daną grupę (w formacie BMP lub JPEG). Po naciśnięciu klawisza F3
wskaż miejsce występowania pliku graficznego.
Materiał do grupy przypiszesz podczas redagowania słownika materiałów
(patrz punkt I.13.4), usługę redagując słownik usług (patrz punkt I.13.5).
I.13. Kartoteka materiałowa
Polecenie Materiały/Usługi umożliwia przegląd materiałów lub usług należących do danej grupy.
Dla każdej grupy można wprowadzić podgrupy materiałowe czy usługowe.
W tym celu należy wybrać polecenie Podgrupy i po wybraniu standardowej
akcji Dołącz należy podać Kod i Nazwę podgrupy oraz ewentualnie dołączyć
rysunek. Definiując materiał (punkt I.13.4) możesz połączyć go z podgrupą,
podobnie wprowadzając usługę (punkt I.13.5).
Polecenie Zmień kolor dostępne w oknie przegadania grup materiałów
i usług umożliwia zmianę specjalnego pola Kolor. Pole to można zobaczyć, wybierając opcję Wstaw kolumnę i po dodaniu kolumny Kolor.
13.2 Atrybuty indeksu
W systemie Logistyka istnieje funkcjonalność wspomagająca budowę indeksu
materiałowego i usługowego.
Aby funkcjonalność była dostępna w systemie, parametr z listy parametrów 140 Logistyka: Indeks dla materiałów i usług tworzony wg słowników? musi
być ustawiony na T. Parametr jest dostępny po wybraniu [Administracja|Lista
parametrów].
Następnie należy zdefiniować atrybuty indeksu.
Po zdefiniowaniu atrybutów, na ich podstawie będzie mógł być tworzony
indeks materiałowy czy usługowy — patrz punkt Wykorzystanie atrybutów
indeksu w systemie.
Definiowanie atrybutu indeksu
Struktury atrybutów indeksu materiałowego można zdefiniować wybierając
funkcję z menu [Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty indeksów].
Wybierając standardowe polecenie Dołącz wprowadzasz kolejne cechy indeksu wypełniając pola:
Symbol unikalny symbol definicji atrybutów indeksów.
Nazwa opisowa nazwa definicji atrybutów indeksu.
Atrybut (1-10) określenie kolejnych atrybutów definicji. Możliwe jest podanie
do dziesięciu atrybutów. Poszczególne atrybuty należy wprowadzić do
słownika atrybutów.
135
136
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Wzorzec kodu sposób tworzenia kodu indeksu materiałowego na podstawie
zdefiniowanych atrybutów. Tworzenie wzorca kodu opisane jest w punkcie Tworzenie wzorca kodu.
Autonumeracja jeżeli autonumeracja będzie włączona, do indeksu tworzonego na podstawie budowy strukturalnej, dodawany będzie kolejny numer.
Sposób automatycznej numeracji może przyjmować wartości.
— Brak —- autonumeracja wyłączona;
— Z uzupełnianiem luk –– uzupełnianie luk w numeracji — jeżeli usunięty zostanie indeks, numer z tego indeksu pobierany będzie do
budowy kolejnego indeksu;
— Bez uzupełniania luk –– luki w numeracji nie będą uzupełniane.
Długość numeru wartość w tym polu określa ile znaków jest przewidziane
na automatyczne numerowanie kodu indeksu materiałowego. Jeżeli pole
Autonumeracja ustawione jest na Brak, pole Długość numeru nie będzie
dostępne do redakcji.
Kontrolowana jest poprawność definicji atrybutów indeksu. Należy podać
wartość pola Symbol, musi być podany przynajmniej jeden atrybut. Podczas
definiowania indeksu musi być zachowana spójność podanych atrybutów, to
znaczy należało będzie podać wszystkie zdefiniowane atrybuty.
Słownik atrybutów indeksów nie podlega modyfikacji, jeżeli został już
użyty w systemie, czyli w kartotece indeksów materiałowych czy usługowych
utworzono indeks w oparciu o jego definicję.
Słownik atrybutów Każdy atrybut jest wartością słownikową (ma symbol
i nazwę) o określonym typie, według poniższej listy:
— Liczba — powinna zostać wprowadzona wartość liczbowa (również
zmiennoprzecinkowa) - rozpoznawalny format [C],[U] lub [C].[U],
gdzie [C] - część całkowita, a [U] - część ułamkowa;
— Data — powinna zostać wprowadzona wartość typu data — rozpoznawalny format to [RRRR]x[MM]x[DD], gdzie [RRRR] — rok, [MM] —
miesiąc, [DD] — dzień, x — dowolny znak; dodatkowo kontrolowana
jest poprawność podanych danych np. wprowadzenie trzynastego miesiąca będzie zgłoszone jako błąd;
I.13. Kartoteka materiałowa
— Czas — powinna zostać wprowadzona wartość typu czas — rozpoznawalny format to [HH]:[MM]:[SS], gdzie [HH]-godzina, [MM]-minuty,
[SS]-sekundy; dopuszczalne jest pominięcie zarówno minut jak i sekund; dodatkowo kontrolowana jest poprawność podanych danych np.
wprowadzenie 666 minuty będzie zgłoszone jako błąd;
— Tekst — dowolny napis (praktycznie podstawowy typ dla atrybutów dostaw);
— Słownik — wartość z danego wskazanego słownika — kontrolowana czy
w danym słowniku występuje.
Każda z definicji struktur atrybutów może posiadać maksymalnie dziesięć
atrybutów.
Pole Dotyczy osoby dla parametrów atrybuty wykorzystywane jest w systemie Xpertis Wyposażenie i jego wartość jest pomijalna w systemie Xpertis Logistyka.
Tworzenie wzorca kodu
Wzorzec kodu pozwala określić według jakich reguł ma zostać automatycznie nadany kod indeksu materiałowego. Jeżeli pole nie zostanie wypełnione,
wzorzec kodu zostanie automatycznie ustawiony na podstawie zdefiniowanej
struktury atrybutów czyli kod indeksu materiałowego będzie zawierał kolejne
kody atrybutów.
Aby zdefiniować wzorzec kodu należy wejść w pole Wzorzec kodu. Wzorzec
kodu tworzony jest przy pomocy generatora.
Ogólne zasady tworzenia wzorca kodu są następujące:
— Dostępne są wszystkie atrybuty definicji atrybutów indeksu;
— Każdy z atrybutów może wystąpić we wzorcu kilka razy;
— Każdy atrybut można dodać do wzorca w dowolnej kolejności;
— Z każdego atrybutu do wzorca kodu można dodać znaki od numeru do
numeru;
— Dodatkowo we wzorcu kodu można umieścić każdy dowolny ciąg znaków z zastrzeżeniem wymagalności w nim dużych liter.
Generator wzorca kodu podzielony jest na trzy sekcje (panele):
137
138
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Atrybuty indeksu materiałowego lista wszystkich podanych atrybutów indeksu materiałowego w danej definicji oraz jeden dodatkowy zapis o polu Lp równym 0 i polu Atrybut o wartości: DOWOLNY NAPIS;
Wzorzec kodu lista kolejnych atrybutów wzorca kodu wraz z przykładami ich
wartości;
Przykład kodu przykład tworzonego kodu indeksu materiałowego na podstawie podanego zzorca kodu oraz struktura wzorca kodu.
Obsługa tworzenie wzorca kodu oparta jest głownie o technikę drag&drop.
Zaznaczone atrybuty z okna Atrybuty indeksu materiałowego można „przeciągnąć” do okna Wzorzec kodu. W oknie wzorca kolejność poszczególnych atrybutów można zmienić również poprzez przeciąganie rekordów.
Dla każdego z atrybutów definicji w okienku wzorca można określić od
którego znaku (pole Od numeru) i do którego znaku (pole Do numeru) ma być
tworzony kod na podstawie wartości tegoż atrybutu. Dla każdego atrybutu typu DOWOLNY NAPIS można określić jego wartość w polu Przykład/Wartość.
Wykorzystanie atrybutów indeksu w systemie
Po zdefiniowaniu atrybutów indeksu, podczas dołączania kolejnego materiału
lub usługi, wprowadzanie indeksu przebiega wyłącznie poprzez zdefiniowany
schemat atrybutów indeksu. Wybierając odpowiednio [Definicje|Słownik materiałów|Dołącz] lub [Definicje|Słownik usług|Dołącz] należy podać wzorzec i
wszystkie atrybuty.
Wybierając polecenie Popraw indeks z okna słownika materiałów czy usług
można poprawić wzorzec kodu i poszczególne atrybuty.
Na temat redagowania i przeglądania kartoteki materiałowej czytaj
w punkcie I.13.4, na temat słownika usług — w punkcie I.13.5.
Przegląd stanów magazynowych wg atrybutów indeksu materiałowego
Jeżeli w programie włączony jest parametr Indeks dla materiałów i usług tworzony wg słowników?, podczas przeglądania stanów magazynowych [Magazyny|
Stany magazynowe] (patrz punkt II.11) istnieje możliwość wyświetlenia informacji o atrybutach.
Należy wówczas wykorzystać systemową funkcjonalność dołączania kolumn do okna. Zarówno dla kartoteki materiałowej, jak i kartoteki stanów w
magazynie pola przechowujące wartości atrybutów danego indeksu materiałowego są opisane jako Wartość n, gdzie n jest liczbą od 1 do 10.
I.13. Kartoteka materiałowa
13.3 Atrybuty dostaw
W systemie Xpertis Logistyka istnieje możliwość rejestracji i wyszukiwania
atrybutów cech dostawy.
Funkcjonalność ta polega na:
— możliwość zdefiniowania schematu atrybutów dla danej cechy;
— przypisanie danego schematu atrybutów do danego indeksu materiałowego;
— rejestracji dostaw (magazyn typu DOSTAWY) pozycji dostaw w oparciu
o atrybuty cechy;
— możliwość rejestracji cech dostawy dla:
– zamówień sprzedaży,
– zamówień wewnętrznych,
– zamówień dostaw,
– faktur sprzedaży,
– faktur zakupowych,
– ofert.
— możliwość wyszukiwania i zestawienia stanów według atrybutów cechy
dostawy.
Definiowanie struktury atrybutów cechy dostaw
System umożliwia stworzenie struktur atrybutów dostawy. Zdefiniować strukturę można po wybraniu akcji [Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty dostaw ]. W oknie zdefiniowanych struktur są dostępne następujące akcje:
— Dołącz — dołączenie nowej struktury atrybutów;
— Usuń — usunięcie danej struktury atrybutów — dostępne wyłącznie dla
definicji niewykorzystanej w systemie (nieprzypisanej do żadnego indeksu materiałowego);
— Popraw — modyfikacja danej struktury atrybutów — dostępna wyłącznie dla definicji niewykorzystanej w systemie (nieprzypisanej do żadnego indeksu materiałowego);
139
140
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— Materiały — lista indeksów materiałowych związana z daną strukturą
atrybutów. Dodatkowo z tego poziomu istnieje możliwość przypisania
lub usunięcia indeksów materiałowych do danej struktury (akcja Dołącz,
Usuń z poziomu listy);
— Atrybuty — lista zdefiniowanych zestawów atrybutów (cecha dostawy)
na podstawie danej struktury atrybutów (dostępne akcje edycyjne: Dołącz, Usuń, Popraw).
Definiując nową strukturę atrybutów dostępne są następujące pola do wypełnienia:
— Symbol — kod danej definicji struktury atrybutów — pole wymagane do
wypełnienia;
— Nazwa — nazwa opisowa struktury;
— Atrybut [1-10] — kolejne słowniki atrybutów — wymagane jest wypełnienie dla danej struktury chociaż jednego słownika atrybutów oraz wymagana jest ich spójność (po pierwszym zdefiniowany jest drugi, nie
mogą wystąpić „dziury” w kolejności).
Każdy atrybut jest wartością słownikową (ma symbol i nazwę) o określonym typie, według poniższej listy:
— Liczba — powinna zostać wprowadzona wartość liczbowa (również
zmiennoprzecinkowa) — rozpoznawalny format [C],[U] lub [C].[U],
gdzie [C] - część całkowita, a [U] - część ułamkowa;
— Data — powinna zostać wprowadzona wartość typu data — rozpoznawalny format to [RRRR]x[MM]x[DD], gdzie [RRRR]-rok, [MM]miesiąc, [DD]-dzień, x-dowolny znak; dodatkowo kontrolowana jest
poprawność podanych danych np. wprowadzenie 13-tego miesiąca będzie zgłoszone jako błąd;
— Czas — powinna zostać wprowadzona wartość typu czas — rozpoznawalny format to [HH]:[MM]:[SS], gdzie [HH]-godzina, [MM]-minuty,
[SS]-sekundy; dopuszczalne jest pominięcie zarówno minut jak i sekund. Dodatkowo kontrolowana jest poprawność podanych danych np.
wprowadzenie 666 minuty będzie zgłoszone jako błąd;
— Tekst — dowolny napis (praktycznie podstawowy typ dla atrybutów dostaw);
I.13. Kartoteka materiałowa
— Słownik — wartość z danego wskazanego słownika — kontrolowana czy
w danym słowniku występuje. Każda z definicji struktur atrybutów może
posiadać maksymalnie 10 atrybutów.
Pole Dotyczy osoby dla parametrów atrybuty wykorzystywane jest w systemie Xpertis Wyposażenie i jego wartość jest pomijalna w systemie Xpertis Logistyka.
Dla każdego z indeksów materiałowych można określić strukturę atrybutów cechy dostawy poprzez przypisanie definicji struktury do indeksu materiałowego. Polega to na wypełnieniu pola Wzorzec atrybutów dostaw na danym indeksie materiałowym. Drugim sposobem określenia wzorca atrybutów
dostaw dla indeksu materiałowego jest przypisanie indeksu czy indeksów od
strony definicji struktury atrybutów dostaw (akcja Materiały).
Nie jest wymagane by każdy indeks materiałowy miał przypisany wzorzec
atrybutów dostaw. Nie warunkuje również korzystania z cech dostawy dla danego indeksu materiałowego.
Ogólne zasady wprowadzania cech w pozycjach dokumentów
Cechę dostawy można lub należy podać dla:
— pozycji przychodowego dokumentu magazynowego,
— pozycji zamówienia dostaw,
— pozycji faktury sprzedaży,
— pozycji zamówienia sprzedaży,
— pozycji zamówienia wewnętrznego,
— pozycji oferty.
Jeżeli dla danego indeksu materiałowego został zdefiniowany wzorzec cechy dostawy, wówczas przy wprowadzaniu pozycji dokumentu dostawy na dany indeks wymagane jest wypełnienie jego wszystkich wykazanych w definicji atrybutów. W przypadku braku przyporządkowania indeksu materiałowego
do wzorca cech dostawy, można wypełnić specyficzną cechę dla danego indeksu materiałowego, jednakże składa się ona wyłącznie z pól Symbol i Nazwa.
Wymagalność wypełnienia wszystkich atrybutów danej cechy dostawy, ma
zastosowanie dla wprowadzanych cech w przypadku pozycji dokumentu magazynowego i pozycji zamówienia dostaw. W innych przypadkach należy wypełnić przynajmniej jeden ze zdefiniowanych atrybutów w strukturze.
141
142
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Jeżeli cecha nie jest podana na podstawie wzorca atrybutów cech dostawy,
wówczas dostępne są wszystkie zdefiniowane cechy w systemie (zarówno te
na podstawie definicji atrybutów, jak i te bez definicji). W przypadku cechy na
podstawie wzorca należy podać jej atrybuty, dodatkowo aktywny jest dla takiej
opcji klawisz Atrybuty.
Klawisz Atrybuty poza podglądem atrybutów danej cechy dostawy umożliwia:
— zmianę atrybutów cechy — klawisz Zmień, edycja atrybutów i klawisz
Akceptuj wraz z zatwierdzeniem poprawy danej cechy;
— zmianę cechy — klawisz Zmień, edycja atrybutów i klawisz Akceptuj wraz
z generacją nowej cechy lub akceptacją już istniejącej;
— uzyskanie informacji na temat stanu danej grupy atrybutów cechy pod
kątem różnych wystawionych dokumentów związanych z daną cechą
dostawy — klawisz Informacje.
W przypadku przypisania do dostawy indeksu materiałowego cechy bez
określonego wzorca atrybutów dostaw, podgląd atrybutów nie będzie dostępny
(klawisz Atrybuty, wyświetlenie pozycji za pomocą klawisza spacji).
Każda cecha dostawy posiada 10 pól przechowujących wartości jej atrybutów. Użytkownik może sam zdecydować czy chce je wyświetlać podczas np.
wyboru cech z listy (operacje Wstaw kolumnę lub Dodaj/Usuń kolumnę). Dodatkowo 10 pól o wartościach atrybutów znajduje się w kartotece dostaw magazynowych.
Obsługa cech dostaw w magazynie
Cechy są dostępne tylko dla magazynów typu DOSTAWY. Na pozycji dokumentu przychodowego cechę:
— należy podać jeżeli indeks ma przypisany Wzorzec atrybutów dostaw —
cecha musi mieć uzupełnione wszystkie wymagane atrybuty wg definicji,
— można podać w każdym innym przypadku — cecha składająca się z pól
Symbol, Nazwa.
Na pozycji dokumentu rozchodowego cecha uzupełniana jest automatycznie na podstawie wybranej dostawy.
Jeżeli indeks ma przypisany Wzorzec atrybutów dostaw, wówczas w okienku poza symbolem cechy widoczne będą:
143
I.13. Kartoteka materiałowa
— symbol i nazwa wzorca atrybutów dostaw,
— lista atrybutów cechy.
Dla magazynów typu DOSTAWY dodatkowo w okienku stanów magazynowych aktywne są:
— klawisz Atrybuty — stan magazynowy z uwzględnieniem atrybutów,
— klawisz Wyszukaj — wyszukiwanie według zadanego wzorca atrybutów,
— akcja Wg atrybutów dostaw — akcja dostępna wyłącznie dla pozycji kartoteki stanów o indeksie materiałowym z określonym wzorcem atrybutów — opis poniżej.
Akcja Wg atrybutów dostaw w okienku stanów magazynowych umożliwia
uzyskanie informacji o ilościach według zadanych kryteriów atrybutów dla
cech — w ramach danego indeksu materiałowego (według wzorca atrybutów
cech). Po jej wybraniu zostanie wyświetlona lista aktualnych cech według atrybutów dla danego indeksu materiałowego. Wyświetlane są cechy dostaw (w
rozbiciu na atrybuty), dla których wykazywany jest stan ilościowy w magazynie. Okienko podzielone jest na dwie sekcje:
— informacyjną — lista aktywnych dostaw wg atrybutów dostawy,
— podsumowującą — suma według zaznaczonych atrybutów.
W pierwszej z wymienionych sekcji dostępne są klawisze — opisane kolejnymi atrybutami (według definicji atrybutów dostaw dla danego indeksu
materiałowego). Naciśnięcie każdego z tych klawiszy powoduję deaktywację
danego atrybutu dla okienka podsumy. Przywrócenie aktywności wszystkich
klawiszy jest dostępne po wybraniu klawisza Aktywuj klawisze.
Mamy poniższą listę atrybutów dostaw dla danego indeksu materiałowego:
KOLOR
ROZMIAR
STAN
RED
XS
10
GREEN
M
20
BLACK
XS
30
Tabela I.1
Deaktywacja klawisza: 1. KOLOR spowoduję pokazanie podsumowania:
144
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
KOLOR
ROZMIAR
STAN
M
20
XS
40
Tabela I.2
Obsługa cech dostaw na zamówieniach sprzedaży
Ogólne zasady wprowadzania cech dostaw na zamówieniach sprzedaży:
— cechy dostaw są dostępne dla zamówień sprzedaży (edycja):
– w oparciu o definicję struktury atrybutów dostaw przypisaną do
indeksu materiałowego;
– jako cecha bez wyszczególnienia atrybutów (symbol, nazwa);
— w przypadku cechy dostawy na podstawie definicji struktury atrybutów
dostaw nie jest wymagane podanie wszystkich atrybutów cechy jak też
w ogóle wskazanie cechy;
— w przypadku podania cechy Status realizacji danego zamówienia sprzedaży uwzględnia cechy wprowadzone na pozycjach zamówienia (dotyczy to analizy dostępności danego indeksu materiałowego w magazynach typu DOSTAWY — dla innych typów magazynów podane cechy są
pomijane);
— adekwatnie podane cechy dostaw uwzględniane są w planie realizacji danego zamówienia (akcja [Inne|Plan]);
— rezerwacja ilości na pozycjach zamówienia uwzględnia podane cechy —
dla magazynu typu DOSTAWY sprawdzane jest zawieranie się cech (podanej na zamówieniu i na konkretnej dostawie);
— generowanie zamówienia dostaw na podstawie pozycji zamówienia
sprzedaży przepisuje cechy dostawy przy spełnieniu poniższych warunków — inne podane cechy są pomijane — pozycje zamówienia dostaw
tworzone są bez cech (akcja [Inne|Utwórz zam.Dostawy]):
– magazyn do realizacji zamówienia dostaw jest typu DOSTAWY,
– podane są wszystkie atrybuty cechy dostawy (wg wzorca atrybutów).
145
I.13. Kartoteka materiałowa
Podczas realizacji zamówienia istotne jest ustawienie parametru 300113
Czy grupować pozycje dokumentu sprzedaży z uwzględnieniem cech indeksu
materiałowego? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż ].
Jego ustawienie tego parametru na wartość T (tak), powoduję tworzenie pozycji faktury sprzedaży z realizacji zamówienia przy grupowaniu pozycji faktury (parametr systemu 300103) uwzględniając podane cechy dostawy.
Wartość N (nie) parametru powoduję nie uwzględnianie podanych cech dostawy przy grupowaniu pozycji faktury sprzedaży.
Dla danego indeksu materiałowego mamy następujące dostawy w magazynie typu DOSTAWY:
KOLOR
ROZMIAR
STAN
RED
XS
10
GREEN
M
20
BLACK
XS
30
Tabela I.3
Wówczas następujące podane cechy indeksu materiałowego na pozycjach
zamówienia są w następujący sposób uwzględniane dotyczy dostępnej ilości:
KOLOR
ROZMIAR
REA/REZ
60
XS
40
XS
40
XS
40
Tabela I.4
Obsługa cech dostaw na zamówieniach wewnętrznych
Ogólne zasady wprowadzania cech dostaw na zamówieniach wewnętrznych:
— cechy dostaw są dostępne dla zamówień wewnętrznych (edycja):
– w oparciu o definicję struktury atrybutów dostaw przypisaną do
indeksu materiałowego;
146
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
– jako cecha bez wyszczególnienia atrybutów (symbol, nazwa);
— w przypadku cechy dostawy na podstawie definicji struktury atrybutów
dostaw nie jest wymagane podanie wszystkich atrybutów cechy jak też
w ogóle wskazanie cechy;
— w przypadku podania cechy Status realizacji danego zamówienia wewnętrznego uwzględnia cechy wprowadzone na pozycjach zamówienia
(dotyczy to analizy dostępności danego indeksu materiałowego w magazynach typu DOSTAWY — dla innych typów magazynów podane cechy
są pomijane);
— adekwatnie podane cechy dostaw uwzględniane są w planie realizacji danego zamówienia (akcja [Inne|Plan]);
— rezerwacja ilości na pozycjach zamówienia uwzględnia podane cechy —
dla magazynu typu DOSTAWY sprawdzane jest zawieranie się cech (podanej na zamówieniu i na konkretnej dostawie);
— generowanie zamówienia dostaw na podstawie pozycji zamówienia wewnętrznego przepisuję cechy dostawy przy spełnieniu poniższych warunków — inne podane cechy są pomijane — pozycje zamówienia dostaw tworzone są bez cech (akcja [Inne|Utwórz zam.Dostawy]):
– magazyn do realizacji zamówienia dostaw jest typu DOSTAWY,
– podane są wszystkie atrybuty cechy dostawy (według wzorca atrybutów).
Obsługa cech dostaw na ofertach
Ogólne zasady wprowadzania cech dostaw na ofertach sprzedaży:
— cechy dostaw są dostępne dla ofert sprzedaży (edycja):
– w oparciu o definicję struktury atrybutów dostaw przypisaną do
indeksu materiałowego;
– jako cecha bez wyszczególnienia atrybutów (symbol, nazwa);
— w przypadku cechy dostawy na podstawie definicji struktury atrybutów
dostaw nie jest wymagane podanie wszystkich atrybutów cechy jak też
w ogóle wskazanie cechy;
— akcja tworzenia zamówienia sprzedaży na podstawie oferty przenosi informacje o cechach dostaw (z pozycji oferty na pozycje zamówienia).
I.13. Kartoteka materiałowa
Obsługa cech dostaw na fakturach sprzedaży
Ogólne zasady wprowadzania cech dostaw na dokumentach sprzedaży:
— cechy dostaw są dostępne dla dokumentów sprzedaży typu faktury pozostałe (edycja):
– w oparciu o definicję struktury atrybutów dostaw przypisaną do
indeksu materiałowego;
– jako cecha bez wyszczególnienia atrybutów (symbol, nazwa);
— w przypadku cechy dostawy na podstawie definicji struktury atrybutów
dostaw nie jest wymagane podanie wszystkich atrybutów cechy jak też
w ogóle wskazanie cechy;
— w przypadku dokumentów sprzedaży powstałych na podstawie dokumentów wydania lub generujących dokumenty wydania cechy dostaw są
przenoszone na dokument sprzedaży na podstawie pozycji dokumentów
magazynowych;
— nie jest dostępne korygowanie cech dostaw (dokument korekty sprzedaży).
Obsługa cech dostaw na zamówieniach dostaw
Ogólne zasady wprowadzania cech dostaw na zamówieniach wewnętrznych:
— cechy dostaw są dostępne dla zamówień wewnętrznych (edycja) - dla
pozycji z przypisanym do realizacji magazynem typu DOSTAWY:
– w oparciu o definicję struktury atrybutów dostaw przypisaną do
indeksu materiałowego;
– jako cecha bez wyszczególnienia atrybutów (symbol, nazwa);
— w przypadku cechy dostawy na podstawie definicji struktury atrybutów
wymagane jest ich podanie na pozycji zamówienia (pozycje z wymaganą cechą dostaw są zaznaczane odpowiednią ikonką w kolumnie OK —
dokładniej znaczenie ikon opisano w akcji Legenda dla pozycji zamówienia);
— poprawne wypełnienie cech atrybutów dostaw jest sprawdzane podczas
akceptacji danego zamówienia dostaw;
147
148
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— realizacja zamówienia dostaw przepisuję cechy dostaw z pozycji zamówienia na pozycje tworzonego dokumentu magazynowego;
— realizacja zamówienia dostaw w magazynie paletowym uwzględnia podane cechy dostaw w pozycjach tworzonych palet.
Obsługa cech dostaw na fakturach zakupu
Ogólne zasady wprowadzania cech dostaw na dokumentach zakupu:
— cechy dostaw są dostępne dla dokumentów zakupu (edycja):
– w oparciu o definicję struktury atrybutów dostaw przypisaną do
indeksu materiałowego;
– jako cecha bez wyszczególnienia atrybutów (symbol, nazwa);
— nie jest wymagane podanie cechy dostawy na pozycjach faktury (nawet
w przypadku indeksu materiałowego o przypisanym wzorcu atrybutów
cech dostaw);
— generowanie dokumentu przyjęcia dostawy w magazynie typu DOSTAWY
kontroluje wypełnienie cech dostaw na pozycjach dokumentu zakupu
brak ich wypełnienia skutkuje tym, że nie można wystawić dokumentu
przyjęcia na podstawie dokumentu zakupu;
— pozycje z przypisanym wzorcem atrybutów dostaw do indeksu materiałowego są odpowiednio oznaczone ikonką — kolumna OK (opis znaczenia ikonek w akcji Legenda);
— nie jest dostępne korygowanie cech dostaw (dokument korekty zakupu).
13.4 Słownik materiałów
Kartoteka materiałów to najważniejszy zestaw danych w systemie magazynowym — będzie jej dotyczyć większość operacji przebiegających w programie.
Zdefiniowanie słownika materiałów, szczególnie gdy jest ich dużo, to czynność
pracochłonna, ale warto wykonać ją z dostateczną uwagą po to, aby w przyszłości wygodnie korzystać ze zredagowanych danych.
I.13. Kartoteka materiałowa
Redagowanie kartoteki materiałów
Redakcję kartoteki materiałów rozpoczniesz po wybraniu z menu [Definicje|
Słownik materiałów].
Na ekranie wyświetlone zostanie okno zawierające listę materiałów, które
już zostały wprowadzone do bazy danych (gdy wprowadzasz pierwszy towar,
będzie ono puste). Po wykonaniu polecenia Dołącz — pojawi się okno redagowania informacji o towarze.
Dla każdego materiału należy zdefiniować zestaw następujących danych:
Indeks unikalny kod materiału, może zawierać dowolne znaki alfanumeryczne. Wskazane jest, by miał on budowę segmentową, w której każdy segment koduje określone informacje. Tak zbudowany kod materiału ułatwia przeglądanie kartoteki towarowej i przyspiesza wyszukiwanie informacji.
Redagując kod towaru należy pamiętać, że właśnie ten kod jest wykorzystywany najczęściej podczas sortowania i wyszukiwania informacji.
W związku z tym warto tak budować kody towarów, aby artykuły pokrewne znajdowały się obok siebie. Ułatwia to pracę związaną z redagowaniem i przeglądaniem danych.
Budowa indeksu materiałowego może być wspomagana przez program. Aby by funkcjonalność dotycząca budowy indeksu była dostępna, na liście parametrów należy ustawić parametr 140 Logistyka: Indeks
dla materiałów i usług tworzony wg słowników? dostępny po wybraniu
[Administracja|Lista parametrów] a następnie zdefiniować atrybuty indeksu.
Na temat funkcjonalności dotyczącej atrybutów indeksu czytaj w rozdziale I.13.2.
Nazwa pełna nazwa materiału.
Opis pole może zawierać dowolny opis. Może zostać niewypełnione.
Nazwa na paragonie pole to ma znaczenie tylko w przypadku, jeżeli system
będzie wspomagał sprzedaż detaliczną (patrz punkt III.7). Jeżeli pole to
zostanie wypełnione, to jego wartość wysyłana jest do drukarki fiskalnej
jako opis pozycji. System kontroluje aby w pole to nie można było wpisać
więcej znaków niż określa parametr z listy formuł Ilość znaków w opisie
pozycji na wydruku paragonu (np. ELZAB: 28, POSNET: 40) ([Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż]). Więcej na temat opisu materiału na paragonie czytaj w punkcie III.7.4.
149
150
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Jednostka jednostka miary, pole słownikowane, należy wybrać jedną z dostępnych pozycji.
PKWiU Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług, to klasyfikacja produktów krajowych i importowanych będących w polskim obiegu gospodarczym
stosowana dla sprawozdawczości statystycznej GUS. Integracja z Unią
Europejską to obowiązek stosowania jednolitego systemu klasyfikacji.
Na temat PKWiU czytaj również w punkcie I.13.6.
Grupa kod grupy materiałowej. Przy pomocy tego pola należy przypisać materiał do odpowiedniej grupy. Wartość w tym polu redagowana jest przy
pomocy wcześniej przygotowanego słownika grup materiałowych.
Podgrupa podgrupa materiałowa, do której należy dany materiał. Pole należy wypełnić tylko wtedy, jeżeli odpowiednia grupa podzielona jest na
podgrupy.
Ustawienie parametru Czy redagować grupę i podgrupę materiałową
gdy materiał jest wykorzystywany? ([Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn]) na N spowoduje, że jeżeli na dany towar zostanie wystawiony dokument, pola Grupy i Podgrupa nie będą dostępne do redakcji.
Na temat grup materiałowych czytaj w punkcie I.13.1.
Kod kreskowy symbol wykorzystywany do identyfikacji materiału przez czytnik kodów kreskowych. Wpisując kod kreskowy, należy używać znaków zgodnych ze specyfikacją dopuszczalną przez standard, który będzie używany do wydruku.
Wyrób zewnętrzny, Wyrób gotowy, Półprodukt, Surowiec kategoria materiału.
Waga netto waga netto towaru. Pole to będzie wykorzystywane również jako
atrybut INTRASTAT — patrz punkt V.2.
Waga brutto waga brutto towaru.
Dokładność ilości w tym polu należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ilości danego materiału. Należy wpisać tu liczbę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku. Określona w tym polu dokładność obliczeń
będzie stosowana zarówno w czasie wyświetlania danych w okienkach,
jak i na wydrukach. Liczba nie może być większa niż 10.
I.13. Kartoteka materiałowa
W polu tym podpowiadana jest liczba wprowadzona w pole Dokładność ilości dla grupy materiałowej do której dany materiał należy (patrz
punkt I.13.1).
Dokładność ceny magazynowej w tym polu należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ceny magazynowej danego materiału. Należy wpisać tu liczbę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku (domyślnie 2 miejsca). Liczba nie może być większa niż 10.
Na podstawie wartości tego pola wprowadzana cena magazynowa dla
materiału jest przybliżana według podanej dokładności. Między innymi
uwzględniają to przeliczenia ceny na podstawie ceny walutowej.
W polu tym podpowiadana jest liczba wprowadzona w pole Dokładność
ceny magazynowej dla grupy materiałowej do której dany materiał należy (patrz punkt I.13.1).
W zależności od ustawienia parametru magazynowego dla użytkownika 1150 Czy możliwa zmiana dokładności dla indeksów wykorzystanych w systemie? ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe]), wartość pól związanych z dokładnością będzie można zmienić
— parametr ustawiony na T, lub też pola nie będą dostępne do redakcji
po ustawieniu parametru na N.
Opakowanie po zaznaczeniu tego pola materiał będzie traktowany w programie jako opakowanie zwrotne. Na temat opakowań zwrotnych czytaj
w punkcie II.13.
Wymagany termin ważności dla materiału z zaznaczonym parametrem, dla
magazynów zdefiniowanych z obsługą wymiarów, przy akceptacji dokumentu przychodowego, jest kontrolowane rozpisanie danej pozycji dokumentu na wymiary posiadające niezerowe terminy ważności. Na temat magazynów według wymiarów i terminu ważności czytaj w punkcie II.17.
% VAT - stawka podatku VAT kod stawki VAT redagowany przy pomocy
słownika programowego stawek VAT.
Na temat stawek VAT wykorzystywanych w systemie czytaj w punkcie I.13.9.
Proponowany procent marży, Proponowany procent narzutu pola umożliwiają określenie proponowanej marży i narzutu dla materiału. Wykorzystywane jest to przy kalkulacji ceny sprzedaży. Proponowaną marżę czy
151
152
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
narzut można podać też dla grupy materiałowej. Jeśli dla materiału czy
grupy materiałowej do której przynależy materiał wypełniono proponowane wielkości marży i narzutu to pokazywane są one informacyjnie w
okienku kalkulacji — patrz punkt III.3.2.
Jeśli pola wypełnione są zarówno dla materiału jak i grupy, to wartości
podpowiadane są z kartoteki materiałowej.
Rysunek przy pomocy tego pola możesz dołączyć zdjęcie materiału (w formacie BMP lub JPEG). Po naciśnięciu klawisza F3 wskaż miejsce występowania pliku graficznego.
Aktywny znaczniki aktywności materiału. Dla materiałów aktywnych pole to
jest zaznaczone. Pole jest niedostępne do redakcji, znacznik aktywności
można zmienić poprzez polecenie Aktywny dostępne w kartotece materiałowej.
W sekcji Atrybuty INTRASTAT możesz wprowadzić wartości w pola Kraj pochodzenia i Przelicznik z jednostki bazowej na uzupełniającą. Wartość pól Opis
towaru, Kod CN i Uzupełniająca jm są wypełniane automatycznie z kartoteki kodów celnych dla materiału [Definicje|Słowniki skład celny|Kody CN dla materiału]. Kody CN dla materiału można również również wprowadzić po wybraniu
[Definicje|Słownik materiałów], wskazaniu zakładki Kody CN i polecenia Dołącz. Są to dane, które będą potrzebne do tworzenia deklaracji INTRASTAT.
Opis pól znajdziesz w punkcie V.2.
Sekcja Dane Dla Magazynu Wysokiego Składowania jak nazwa wskazuje,
związana jest z magazynem wysokiego składowania i sens wypełniania tych pól
istnieje wtedy, jeżeli w firmie wykorzystywane są elementy magazynu MWS.
Na tenat magazynu wysokiego składowania czytaj w rozdziale II.20, natomiast o znaczeniu pól w kartotece materiałowej dotyczących MWS czytaj
w punkcie II.20.3.
Funkcjonalność związana z obsługą palet jest niedostępna w wersji
XpertisXS .
Zamienniki
Dla każdego materiału istnieje możliwość wprowadzenia listy jego zamienników (towarów o podobnych cechach). Przy wystawianiu dokumentów wydań, mechanizm zamienników pozwoli zorientować się w stanie materiałów
zamiennych.
I.13. Kartoteka materiałowa
Dany materiał może posiadać wiele nie powtarzających się zamienników,
sam nie może być swoim zamiennikiem. Jeśli towar X jest zamiennikiem towaru Y, nie oznacza to, że relacja ta jest odwrotna i towar Y jest zamiennikiem
towaru X. Relacja ta jest jednostopniowa i nieprzechodnia, tzn. jeśli Y ma zamiennik X, a X ma zamiennik Z, to nie oznacza, że Z jest zamiennikiem Y.
Zamiennik dla towaru wprowadzisz wybierając [Definicje|Słownik materiałów ], wskażesz zakładkę Zamienniki i standardowe polecenie Dołącz.
Polecenie Szczegóły dostępne w oknie z zamiennikami, wywoła ekran z listą dodatkowych informacji o zamienniku. Informacje te to: stany magazynowe w poszczególnych magazynach, ilość w wydaniu, rezerwacje tymczasowe,
rezerwacjach z zamówień, ilości w drodze, stan dostępny w magazynach.
Podczas redakcji dokumentu magazynowego w polu Indeks możliwe będzie wywołanie słownika materiałów i przeglądanie zamienników po wybraniu polecenia Zamienniki. Dla dokumentów rozchodowych istnieje możliwość
wprowadzenia zamiennika do dokumentu. Wybór zamiennika z listy spowoduje, że indeks i nazwa zamiennika zostaną wprowadzone w odpowiednie pola
pozycji dokumentu.
Jeżeli w pole Indeks dokumentu rozchodowego zostanie wprowadzony indeks materiału, którego nie ma w magazynie, a towar ten posiada zamienniki,
zostanie wyświetlona odpowiednia informacja i możliwe będzie wyświetlenie
listy zamienników danego materiału. Z listy można będzie wybrać zamiennik.
Kody towarowe
Dla każdego materiału istnieje możliwość wprowadzenia listy dodatkowych
kodów towarowych i kodów kreskowych. Po wybraniu [Definicje|Słownik
materiałów] i dla wybranego materiału wskazaniu zakładki Kody towarowe,
na ekranie zostanie wyświetlona lista wcześniej wprowadzonych kodów dla
towaru. Po wybraniu standardowej akcji Dołącz otrzymasz okno zawierające
pola:
— Materiał, Kod kreskowy — wartości z kartoteki materiałowej: kod i nazwa
materiału oraz kod kreskowy wskazanego materiału. Pole jest niedostępne do redakcji.
— Kod — dodatkowy kod towarowy.
— Nazwa — dodatkowa nazwa materiału.
— Kod kreskowy — dodatkowy kod kreskowy. Wpisując kod kreskowy, należy używać znaków zgodnych ze specyfikacją dopuszczalną przez standard, który będzie używany do wydruku.
153
154
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— Il.zbiorcza — zbiorcza ilość materiału przypisana do danego kodu kreskowego.
Unikalność kodu kreskowego kodu materiałowego jest kontrolowany wyłącznie, jeżeli ilość zbiorcza jest większa od zera. Jeżeli np. materiał B ma kod
kreskowy 1111 to jeżeli dla materiału A wprowadzimy kod kreskowy również
1111, ale nie podamy ilości zbiorczej (w polu Il.zbiorcza będzie 0), to system
pozwoli na taką operację. Jeżeli w pole Il.zbiorcza wprowadzimy liczbę większą
od zera, to system zgłosi komunikat, że dany kod już istnieje.
Wprowadzenie kodów kreskowych ma szczególne znaczenie, jeżeli w firmie prowadzona jest mobilna obsługa magazynu — patrz punkt II.18.
Jeżeli dla materiału wprowadzono kody, podczas wystawiania zamówień
klienta, zamówień dostaw czy faktur sprzedaży istnieje możliwość wyszukiwania materiału po tych kodach — patrz punkt VI.9.
Na temat kodów towarowych czytaj również w punkcie I.14.1.
Po wybraniu akcji Drukuj można wydrukować kody kreskowe dla danego
materiału.
Obsługa drukarek kodów kreskowych Drukarkę kodów kreskowych można dołączyć po wybraniu [Administracja|Urządzenia|Lista urządzeń]. Uruchomienie akcji Dołącz umożliwia dołączenie do listy nowego czytnika lub nowej
drukarki kodów kreskowych. Okna redagowania parametrów urządzeń są specyficzne dla obu kategorii urządzeń.
Na temat definiowania urządzeń zewnętrznych czytaj w podręczniku
do systemu Środki trwałe w rozdziale Obsługa urządzeń zewnętrznych.
Drukarkę kodów kreskowych wskazuje się po wybraniu [Administracja|
Parametry wydruków|Globalne] lub [Administracja|Parametry wydruków|Użytkownika], w polu Typ drukarki w sekcji Kody kreskowe. Jeśli typ drukarki zostanie podany, to wydruki będą kierowane na wskazane urządzenie. W przeciwnym wypadku wydruk będzie realizowany na ekran z wykorzystaniem
czcionki, która jest podawana w polu Czcionka kodu kreskowego. W przypadku
drukowania na drukarkę kodów kreskowych w parametrach wydruków można podać etykietę. Jeśli pole pozostanie niewypełnione etykietę trzeba będzie
wskazać podczas drukowania. Powyższe dotyczy wydruków:
— etykiet towarowych dla kartoteki materiałowej;
— etykiet towarowych dla kodów towarowych materiału;
— lokalizacji.
I.13. Kartoteka materiałowa
Dostawcy
Wybór funkcji [Definicje|Słownik materiałów] i wskazanie zakładki Dostawcy
umożliwi wprowadzenie listy dostawców dla danego materiału.
Po wybraniu standardowej akcji Dołącz otrzymasz okno zawierające pola:
— Dostawca — kod i nazwa dostawcy. Podczas redagowania pola można
korzystać ze słownika kontrahentów.
— Waluta — waluta w jakiej podane są ceny dostawcy. Waluta wykorzystywana jest w słowniku dostępnym w polach cen w pozycjach dokumentów związanych z przychodem.
— Ceny dostawcy –– pola te dają możliwość określenia czterech różnych
cen zakupu dla danego materiału od danego dostawcy.
— Domyślny dostawca — pole umożliwia zaznaczenie jednego dostawcy
z listy jako głównego dostawcę dla danego materiału.
Przyjmuje się, że ceny tutaj podane są cenami netto.
— Ilość dni na realizację zamówienia — ilość dni oczekiwania na dostawę od
danego dostawcy.
Jeżeli dla towaru przypisany jest dostawca domyślny, będzie on wprowadzany podczas generacji zamówień dostaw na podstawie planu zamówień dostaw (patrz punkt VI.20). Dostawca będzie również podpowiadany podczas
redagowania oferty (patrz punkt VI.13.1).
Pola dotyczące cen zakupu i ilość dni oczekiwania na dostawę mogą posłużyć do analizy, od którego z dostawców najkorzystniej jest towar zamawiać.
Załączniki
Wskazanie zakładki Załączniki dostępnej po wybraniu [Definicje|Słownik materiałów] umożliwia wyświetlenie okna z podpiętymi pod dany materiał dokumentami jak również podpiąć kolejne dokumenty.
Dokumentami mogą być pliki graficzne (bmp, jpg), pliki tekstowe (doc,
pdf), lub dowolne inne pliki.
Dany załącznik może być wysłany pocztą e-mail przy pomocy systemu
Alerty biznesowe.
Dołączony plik można również podpisać elektronicznie.
Więcej na temat załączników i podpisu elektronicznego czytaj w punkcie
IX.9.
155
156
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Na temat współpracy systemu Logistyka z systemem Alerty Biznesowe czytaj
w punkcie IX.6.
Dodatkowe jednostki dla materiału
Przy pomocy zakładki [Definicje|Słownik materiałów|Jednostki] można wprowadzić dodatkowe jednostki dla danego materiału. Po wybraniu standardowego polecenia Dołącz wyświetlone zostanie okno, do którego należy wprowadzić
przelicznik jednostek. W pierwsze pole wprowadzana jest jednostka dodatkowa. Musi ona się różnić od jednostki przypisanej do materiału. Następne pole
zawiera przelicznik — określa ilość jednostek dodatkowych przypadających
na jedną jednostkę miary przypisaną do materiału. Jednostka przypisana do
materiału wprowadzona jest do kolejnego pola i nie można pola redagować.
W polu Dokładność należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla
ilości danego materiału w dodatkowej jednostce.
Pole Sp. przybl. oznacza sposób przybliżeń, który należy wprowadzić korzystając ze słownika.
Jednostki dodatkowe dla materiału będą mogły być powiązane ze standardowym przelicznikiem jednostek — patrz rozdział I.13.8.
Po zdefiniowaniu jednostek i odpowiednim sparametryzowaniu programu, w pozycje dokumentów magazynowych, sprzedaży, zakupów a także zamówień, będzie można wprowadzać ilość w dodatkowej jednostce. Program
przeliczy tę ilość na jednostkę podstawową. Zmieniając jednostkę podstawową zostanie przeliczona jednostka dodatkowa.
Parametryzacja programu związana z jednostkami na dokumentach polega na ustawieniu parametrów dostępnych po wybraniu [Definicje|Parametry|
Formuły] i wskazaniu zakładki Przeliczniki jednostek.
Przy pomocy parametru 400000 Zakres stosowania przeliczników? można
ustawić, gdzie zdefiniowane dodatkowe jednostki dla materiału będą stosowane. Dodatkowe jednostki mogą być zdefiniowane dla:
— dokumentów magazynowych,
— faktur sprzedaży,
— faktur zakupu,
— zamówieniach klienta,
— zamówień wewnętrznych,
— zamówień dostaw,
157
I.13. Kartoteka materiałowa
— rezerwacji tymczasowych.
Opis parametrów znajdziesz w punkcie I.7.
Dla każdego z dokumentów, zamówień czy rezerwacji, za pomocą pozostałych parametrów z zakładki Przeliczniki jednostek, można ustalić sposób przeliczania jednostek. Przeliczanie może być automatyczne lub ręczne.
Na dokumentach, obok nazwy jednostki będzie wpisany status przeliczania:
— A — przeliczanie automatyczne. System przelicza jednostki, użytkownik
nie może przelicznika poprawić.
— R — przeliczanie ręczne. Ustawienie parametrów na przeliczane „ręczne”
spowoduje, że można będzie zmienić przelicznik w pozycji dokumentu.
— G — status ustawiany przez system w przypadu, jeżeli dokument jest generowany z innego dokumentu, np. na podstawie dokumentu WZ tworzona jest faktura sprzedaży.
Jednostki dodatkowe nie są dostępne dla dokumentów korygujących sprzedaż i korygujących zakupy.
Zmiana jednostki sprzedaży i ilości na pozycjach faktury sprzedaży wystawianej na podstawie dokumentów magazynowych Jeżeli w systemie ustawiono parametry:
— 400000 - Zakres stosowania przeliczników? na wartość FK,
— 400101 - Sposób przeliczenia jednostek dodatkowych dla dokumentów
sprzedaży na wartość A lub R,
to istnieje możliwość zmiany ilości i jednostki sprzedaży na fakturze sprzedaży
wystawionej na podstawie dokumentów sprzedaży (akcja Popraw na pozycji
faktury). Pola ilość w jednostce magazynowej, jednostka magazynowa, ilość
w jednostce sprzedaży są wyłączone z edycji. Pole ilość w jednostce sprzedaży
obliczane jest na podstawie ilości magazynowej i współczynnika przeliczenia
wg wzoru:
ILOŚĆ W JEDNOSTCE SPRZEDAŻY =
ILOŚĆ MAGAZYNOWA
WSPÓŁCZYNNIK (z dokładnością jednostki sprzedaży)
158
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Stawki VAT kontrahenta
Podstawowa stawka VAT dla materiału określona jest w słowniku materiałów.
Wybierając zakładkę St.VAT kontr., dostępną po wskazaniu [Definicje|Słownik
materiałów], dla każdego materiału można przypisać stawkę VAT dla kontrahentów.
Stawkę VAT dla kontrahenta można również zmienić wybierając [Firma|
Kontrahenci|Inne|St. VAT materiałów].
Jeżeli materiał dla kontrahenta ma inną stawkę niż dla materiału, podczas
wystawiania dokumentów sprzedaży czy zakupu, w pozycję dokumentu będzie
przepisywana stawka obowiązująca dla kontrahenta.
Historia stawek VAT
W kartotekach materiałowej i usługowej dla każdej pozycji dostępna jest historia stawek VAT.
Historia dostępna jest w zakładce Historia st. Vat. po wybraniu [Definicje|
Słownik materiałów].
Historia definiowana jest przez kolejne pozycje, gdzie każda pozycja składa
się z pól:
Od daty data, od której obowiązuje podana w kolejnym polu stawka VAT i
ewentualnie nazwa na paragonie. Pierwszy zapis historii w tym polu,
musi mieć wpisany pierwszy okres logistyczny. Wypełnienie pola jest
wymagane. W pole to można wpisać datę pierwszego dnia miesiąca. Jeżeli zostanie wprowadzona kolejna pozycja ze stawką VAT do historii,
dana stawka będzie obowiązywała w okresie zawierającym się między
dwoma datami podanymi w polach Od daty.
Stawka VAT obowiązuje w okresie ustalanym według powyższych zasad. Wypełnienie pola jest wymagane.
Nazwa na paragonie obowiązuje w okresie ustalanym według powyższych
zasad. Należy zwrócić uwagę, że jeśli pole pozostanie niewypełnione to
nazwa na paragonie wyznaczana jest wg wzoru:
Indeks materiału/usługi + [spacja] + Nazwa materiału/usługi.
I.13. Kartoteka materiałowa
Cenniki
Istnieje możliwość podglądu i edycji cennika w kartotece materiałowej
[ Definicje|Słownik materiałów] zakładka Cenniki i usługowej [Definicje|Słownik usług] zakładka Cenniki. W zakładce po uruchomieniu jednej z powyższych
opcji dostępne są cenniki dla wskazanego materiału lub usługi. Można przełączyć się na cenniki grupy materiałowej lub usługowej przypisanej odpowiednio do materiału lub usługi. Służy do tego opcja Cenniki materiału/grupy materiałowej w panelu z listą rodzajów i nagłówków cenników. Edytując cenniki z
tego poziomu nie można zmienić materiału, usługi, grupy materiałowej, grupy usługowej, ponieważ wynikają one z bieżącego materiału, usługi. Zakładka Cenniki w kartotece materiałowej i usługowej dostępne są przy włączonym
parametrze Ceny wg cenników w parametrach oddziału ([Definicje|Parametry|
Parametry pracy|Parametry oddziału]).
Na temat redakcji cenników czytaj w punkcie I.14.5.
Ceny
Wybór zakładki Ceny dostępnej po wybraniu [Definicje|Słownik materiałów]
czy [ Definicje|Słownik usług] umożliwia określenia czterech rodzajów cen
sprzedaży dla danego towaru. Aby podczas wystawiania dokumentów sprzedaży ceny były pobierane z kartoteki materiałowej, należy w parametrach pracy
oddziału pole Ceny sprzedaży zaznaczyć na Ceny z kartoteki mat./usł. — patrz
punkt I.4.4.
Pole Cena minimalna oznacza cenę minimalną sprzedaży danego towaru
(czy w kartotece usług — danej usługi).
Jeżeli pole to zostanie wypełnione, to w trakcie wystawiania czy akceptacji odpowiednich dokumentów cena sprzedaży będzie kontrolowana — patrz
punkt Kontrola ceny minimalnej.
W polu Waluta znajduje się symbol waluty odnoszący się do podawanych
cen. Waluta wykorzystywana jest w słowniku dostępnym w polach cen w pozycjach dokumentów. Np. jeśli ceny w kartotece cen będą podane tylko w PLN
to w walutowej fakturze VAT słownik cen będzie pusty (przy założeniu, że ceny
sprzedaży pobierane są z kartoteki cen).
Przyjmuje się, że ceny podawane w kartotece cen są cenami netto. W dokumentach brutto ceny będą powiększane o VAT.
Cena zakupu w ofercie jest zawsze ceną netto.
159
160
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Podgląd i zapis rysunku z kartoteki materiałowej
W oknie przeglądania kartoteki materiałowej istnieje możliwość podglądu lub
pobrania załączonego do niej rysunku. Służy do tego akcja [Definicje|Słownik
materiałów|Pobierz rysunek]. Jeżeli dany materiał ma załączony rysunek wówczas można wybrać jedną z opcji:
— Podgląd rysunku — umożliwia podgląd rysunku w skojarzonym w systemie programie;
— Zapis rysunku — umożliwia pobranie rysunku i zapisanie go na podanej
lokalizacji (dostępnej w systemie).
Stany kontrolne w magazynach
Po wskazaniu zakładki [Definicje|Słownik materiałów|Stany min/max] zostanie
wyświetlone okno z listą stanów kontrolnych dla wskazanego materiału w poszczególnych magazynach. Przy pomocy polecenia Dołącz można wprowadzić
normę minimalną i maksymalną dla wybranego materiału:
— Stan minimalny — minimalna ilość towaru, jaka powinna znajdować się
w magazynie
— Stan maksymalny — maksymalna ilość towaru, której nie powinien przekraczać stan towaru w magazynie.
Jeżeli podczas wprowadzania stanów kontrolnych zostanie wprowadzony
magazyn, stany kontrolne będą obowiązywały tylko w tym magazynie.
Pole związane z magazynem można pozostawić niewypełnione — wówczas
stany te obowiązywały w całej firmie, dla każdego magazynu takie same.
Jeśli wypełnisz pola Stan minimalny czy Stan maksymalny, podczas wystawiania dokumentów magazynowych, przy przekraczaniu stanu powyżej maksimum lub obniżaniu stanu poniżej minimum wyświetlane będą odpowiednie
informacje.
W przypadku wprowadzenia stanów na poziomie firmy, stan magazynu
jaki jest brany pod uwagę, to stan dla każdego magazynu osobno, a nie suma
stanów we wszystkich magazynach.
Jeżeli dla danego towaru stany minimalne lub maksymalne zostaną wprowadzone dla konkretnego magazynu, jak również na poziomie całej firmy,
wówczas podczas redagowania dokumentów w tym magazynie będą brane pod
uwagę stany wprowadzone właśnie dla magazynu a nie na poziomie ogólnym.
I.13. Kartoteka materiałowa
Można wykonać wydruk informujący o stanach, które nie mieszczą się
w zadanych granicach — [Magazyny|Wydruki|Odchylenia od stanów minimalnych lub maksymalnych]. Pozwala to planować dostawy magazynowe.
Inne polecenia i zakładki dostępne w kartotece
materiałowej
Filtruj polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Filtruj] jest uproszczoną wersją standardowej akcji Szukaj. Po wykonaniu funkcji wyświetlana jest lista z wynikami filtrowania.
Aktywny przy pomocy akcji [Definicje|Słownik materiałów|Aktywny] możesz
mienić status materiału z aktywnego na nieaktywny lub na odwrót. Towarów o statusie Nieaktywny nie będzie można przyjmować do magazynu. Nieaktywne mogą być te towary, które od dłuższego czasu nie są
kupowane i sprzedawane, a nie można ich usunąć ze względu na powiązania z dokumentami.
Zakres polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Zakres] umożliwia ograniczenie przeglądania kartoteki do materiałów tylko aktywnych (opcja domyślna), nieaktywnych lub też możesz przeglądać całą kartotekę bez
względu na status towaru.
Magazyny przy pomocy zakładki [Definicje|Słownik materiałów|Magazyny]
możesz dany indeks przypisać do magazynów. Indeksy do magazynów
można przypisać również podczas definiowania magazynów — patrz
rozdział I.12.1.
Tłumaczenie po wybraniu zakładki [Definicje|Słownik materiałów|Tłumaczenie] należy wprowadzić kod kraju i tekst w wybranym języku obcym.
Na temat tłumaczenia czytaj w punkcie I.16. Zakładka Tłumaczenia jest
widoczna dopiero po dodaniu słownika języków do parametrów systemu ([Definicje|Parametry|Parametry pracy|Słowniki systemu]).
Opakowania zakładka [Definicje|Słownik materiałów|Opakowania] umożliwia powiązanie opakowania zwrotnego z materiałem. Na temat opakowań zwrotnych czytaj w punkcie II.13.
Kody CN zakładka [Definicje|Słownik materiałów|Kody CN] umożliwia wprowadzenie kodu CN dla materiału. Na temat kodów CN i kodów CN dla
materiałów czytaj w punkcie II.16.2.
161
162
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Składowe polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Kartoteki|Składowe] spowoduje wyświetlenie okna redagowania, które zawiera tabelę specyfikującą poszczególne części składowe danego wyrobu — na temat kompletowania wyrobów czytaj w punkcie II.14. Po wprowadzeniu składowych
dla danego materiału w kolumnie S słownika materiałów znajdzie się
ilość składowych.
Szczegóły polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Szczegóły] wywoła ekran
z listą dodatkowych informacji o materiale. Informacje te to: stany magazynowe w poszczególnych magazynach, ilość w wydaniu, rezerwacje
tymczasowe, rezerwacjach z zamówień, ilości w drodze, stan dostępny
w magazynach.
Popraw indeks wybranie polecenia [Definicje|Słownik materiałów|Popraw indeks] umożliwi zmianę indeksu materiału. Jeżeli indeks budowany jest
przy pomocy atrybutów indeksu, poprawianie indeksu będzie wyglądać
tak jak jego wprowadzanie - można poprawić poszczególne jego atrybuty.
Na temat atrybutów indeksu czytaj w punkcie I.13.2.
Dokumenty magazynowe polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Dokumenty magazynowe] umożliwia przeglądanie dokumentów magazynowych
dla wskazanego materiału w wybranym zakresie dat. W zależności od
wybranej opcji mogą to być dokumenty:
— przychodowe
— rozchodowe
— wszystkie
Dla każdej pozycji z listy wyświetlane są informacje: kod kontrahenta
(dla dokumentów zewnętrznych), symbol magazynu, typ dokumentu,
numer i symbol dokumentu, numer pozycji, ilość, cena, wartość.
Zakładki polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Zakładki] czy [Definicje|
Słownik usług|Zakładki] umożliwia pokazywanie i ukrywanie zakładek
w podglądzie kartotek odpowiednio materiałowej i usługowej. Wyboru można dokonać również edytując formułę użytkownika 4040 Aktywne zakładki kartoteki materiałowej/usługowej. Wprowadzone ograniczenia dotyczą wszystkich widoków np. jeśli wyłączona zostanie zakładka
Tłumaczenie to zostanie ukryta w kartotece materiałowej i usługowej.
I.13. Kartoteka materiałowa
Drukuj wybranie polecenia [Definicje|Słownik materiałów|Drukuj] umożliwi
wydrukowanie listy kodów kreskowych. Istnieje możliwość wydrukowania listy wszystkich kodów, wybranych kodów lub kod dla bieżącego
materiału.
13.5 Słownik usług
Struktura kartoteki materiałowej i usługowej jest podobna. Jednak nie wszystkie dane, które należało nanieść redagując kartę materiału, znajdują się w kartotece usług. Na przykład podczas wprowadzania danych o usłudze nie ma pól
zawierających informacje o stanach kontrolnych czy wagi.
Definicja usługi nie zawiera informacji o atrybutach Intrastat.
Rejestrowanie rodzajów usług w kartotece
Aby wprowadzić dane dotyczące usług, wybierz z menu Definicje pozycję Słownik usług [Definicje|Słownik usług]. Po jej wybraniu, na ekranie wyświetlone
zostanie okno przeglądania zawierające katalog usług dotąd wprowadzonych
do kartoteki.
Po wybraniu polecenia Dołącz na ekranie otwarte zostanie okno redagowania karty nowej usługi. Wprowadzając do kartoteki nową usługę wypełnij pola
dotyczące następujących danych:
— kodu i nazwy usługi;
— kod PKWiU, zwłaszcza jeśli sprzedaż usługi podlega opodatkowaniu według innej stawki niż podstawowa;
— grupy usług, zgodnie z kartoteką grup materiałowych i usługowych
(patrz punkt I.13.1);
— podgrupa usługi — jeżeli grupa usługowa posiada podgrupy;
— jednostki miary zgodnie z katalogiem jednostek (jednostką usług może
być np. roboczogodzina, nie jest możliwe w programie pominięcie jednostki miary w odniesieniu do usług);
— dokładność obliczeń stosowanych dla ilości danej usługi;
— stawka podatku VAT.
163
164
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Ten zestaw danych wystarcza, by wprowadzić do kartoteki nową usługę.
Pole Rodzaj aktywne jest w systemie Umowy i zgłoszenia.
Jeżeli system będzie wspomagał sprzedaż detaliczną (patrz punkt III.7),
znaczenie dla systemu będzie miało wypełnienie pola Nazwa na paragonie. Jeżeli pole to zostanie wypełnione, to jego wartość wysyłana jest do drukarki
fiskalnej jako opis pozycji. System kontroluje aby w pole to nie można było
wpisać więcej znaków niż określa parametr z listy formuł Ilość znaków w opisie
pozycji na wydruku paragonu (np. ELZAB: 28, POSNET: 40) ([Definicje|Parametry|
Formuły|Sprzedaż]). Więcej na temat opisu usługi na paragonie czytaj w punkcie III.7.4.
Ponieważ wprowadzanie danych do kartoteki usług przebiega identycznie
jak redagowanie kartoteki materiałów, szczegółowe informacje dotyczące wypełniania poszczególnych pól znajdziesz w punkcie I.13.4, dotyczącym kartoteki materiałów.
W oknie słownika usług dostępne są następujące polecenia i zakładki:
— Popraw indeks
— Zakres
— Aktywna
— Podziały
— Jednostki
— Historia st.VAT
— St.VAT kontr.
— Kody towarowe
— Tłumaczenie
— Załączniki
— Zakładki
— Cenniki
— Ceny
Znaczenie tych funkcji jest podobne jak dla materiałów — patrz rozdział I.13.4.
I.13. Kartoteka materiałowa
13.6 PKWiU
Kartoteka symboli PKWiU będzie służyć jako słownik przy definiowaniu materiałów. Oczywiście nie musi ona obejmować wszystkich istniejących symboli
PKWiU. Powinna zawierać jedynie te, które będą wykorzystane do zdefiniowania materiałów występujących w kartotece materiałowej.
Aby zredagować kartotekę symboli PKWiU, należy wybrać [Definicje|Kartoteki |Słowniki dodatkowe|PKWiU]. Listę symboli PKWiU możesz modyfikować przy pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw. Dla każdego
symbolu należy podać następujące dane:
— Kod — kod PKWiU.
— Opis — opis do symbolu. Pole może pozostać puste.
PKWiU 2008
W systemie dostępna jest funkcja umożliwiającą zapamiętanie dotychczasowych PKWiU celem wykorzystania w wydrukach dokumentów. Nowe PKWiU
2008, jak dotychczas będzie przechowywane w kartotekach materiałowej i
usługowej.
Edycja nowego i historycznego PKWiU dostępna jest po wybraniu [Firma|
Funkcje pomocnicze|PKWiU 2008 ]. Po wybraniu funkcji dostępne jest okno z
następującymi kolumnami:
— PKWiU 2008 — kod PKWiU, który będzie drukowany na dokumentach
od 1 stycznia 2011 roku. Ten sam kod dostępny jest w kartotekach materiałowej i usługowej.
— PKWiU opis — opis PKWiU 2008. Ten sam opis dostępny jest w kartotekach materiałowej i usługowej.
— PKWiU — kod PKWiU, który będzie drukowany na dokumentach do 31
grudnia 2010 roku, jeśli został przypisany. W przeciwnym razie będzie
drukowane PKWiU z kartotek materiałowej i usługowej.
— Indeks — Indeks materiału czy usługi.
— Nazwa — Nazwa materiału czy usługi.
Należy zwrócić uwagę, że jeśli nie zostanie zapamiętany PKWiU historyczny to kod prezentowany w kolumnie PKWiU 2008 będzie drukowany zawsze.
W górnym menu dostępne są opcje:
165
166
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— Popraw PKWiU 2008 - umożliwia poprawę kodu i opisu PKWiU 2008.
PKWiU można poprawić na jednej lub zaznaczonych pozycjach.
— Popraw PKWiU - umożliwia poprawę kodu PKWiU 2004
— Przepisz PKWiU 2008 do historii - przepisuje kod PKWiU 2008 do
PKWiU (jeśli historyczne PKWiU było wypełnione to wartość zostanie
nadpisana). Przepisania można dokonać na jednej lub zaznaczonych pozycjach.
Przed rozpoczęciem ewidencji dokumentów w roku 2011 należy wykonać
następujące czynności:
— Uruchomić [Firma|Funkcje pomocnicze|PKWiU 2008], zaznaczyć wszystkie pozycje i wybrać Przepisz PKWiU 2008 do historii. Krok ten zapewni
zapamiętanie dotychczas używanych PKWiU w historii.
— Nadać nowe PKWiU wymaganym pozycjom używając Popraw PKWiU
2008.
Pobieranie PKWiU z przed 1 stycznia 2011 roku tylko z historii
Na liście formuł [Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż] znajduje się parametr 300201 PKWiU z przed 1 stycznia 2011 roku tylko z historii?. Parametr ustawiony na wartość N nic nie zmienia w dotychczasowym wyznaczaniu PKWiU.
Wartość T spowoduje pobieranie PKWiU dla dokumentów sprzed 1 stycznia
2011 roku tylko z historii.
13.7 Jednostki miary
Kartoteka jednostek będzie służyć jako słownik przy definiowaniu materiałów
czy usług, jak również przy wprowadzaniu standardowych przeliczników jednostek (punkt I.13.8) czy dodatkowych jednostek dla materiałów (punkt Dodatkowe jednostki dla materiału). Oczywiście nie musi zawierać wszystkich
możliwych jednostek. Powinny znajdować się w niej jedynie te, które będą
wykorzystane do zdefiniowania materiałów czy usług występujących w odpowiednich kartotekach. Aby zredagować kartotekę jednostek, należy wybrać
[Definicje|Słowniki dodatkowe|Jednostki miary]. Listę jednostek można modyfikować przy pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw. Dla każdej
jednostki należy podać następujące dane:
Jednostka skrótowa nazwa jednostki wykorzystywana na potrzeby programu.
I.13. Kartoteka materiałowa
Nazwa pełna nazwa jednostki miary lub wagi. Pole może nie być wypełnione.
Dla jednostek miary istnieje możliwość rejestrowania tłumaczeń po wybraniu funkcji [Definicje|Słowniki dodatkowe|Jednostki miary|Tłumaczenia].
Tłumaczenia wykorzystywane są w następujących wydrukach dokumentów:
— Faktura VAT i korekta
— Dokument zakupu i korekty, Faktura RR, Faktura wewnętrzna
— Faktura pro-forma
Na temat tłumaczeń w systemie Logistyka czytaj również w punkcie I.16.
13.8 Standardowy przelicznik jednostek
W systemie Logistyka istnieje możliwość wprowadzenia standardowego przelicznika jednostek. Standardowy przelicznik może być wykorzystany przy
przeliczaniu ilości w dodatkowych jednostkach dla materiału.
Aby zdefiniować standardowe przeliczniki jednostek wybierz [Definicje|
Słwoniki dodatkowe|Standardowy przelicznik jednostek]. Po wybraniu polecenia Dołącz wyświetlone zostanie okno, do którego należy wprowadzić przelicznik jednostek. W pierwsze pole wprowadzana jest jednostka jaka będzie przeliczana, następne pole zawiera przelicznik, kolejne jednostkę na jaką pierwsza
jednostka ma być przeliczona, np. 1 kg = 1000 gram .
W polu Dokładność należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla
ilości w danej jednostce.
Pole Sp. przybl oznacza sposób przybliżeń, który należy wprowadzić korzystając ze słownika.
Standardowy przelicznik jednostek będzie mógł być powiązany z jednostkami dodatkowymi dla towaru — patrz rozdział Dodatkowe jednostki dla materiału.
Po zdefiniowaniu jednostek i odpowiednim sparametryzowaniu programu, w pozycje dokumentów magazynowych, sprzedaży, zakupów a także zamówień, będzie można wprowadzać ilość w dodatkowej jednostce. Program
przeliczy tę ilość na jednostkę podstawową. Zmieniając jednostkę podstawową zostanie przeliczona jednostka dodatkowa.
Parametryzacja programu związana z jednostkami na dokumentach polega na ustawieniu parametrów dostępnych po wybraniu [Definicje|Parametry|
Formuły] i wskazaniu zakładki Przeliczniki jednostek.
Opis parametrów znajdziesz w punkcie I.7.
167
168
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
13.9 Stawki VAT
Stawka VAT przypisana do materiału czy usługi będzie podpowiadana podczas
wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupów, zamówień.
Wyznaczanie aktualnej stawki VAT
Stawka VAT pobierana jest z kartoteki materiałowej lub usługowej jeśli brak
zapisów w historii stawek VAT dla danego materiału lub usługi. Stawka VAT
wyznaczana jest według historii jeśli jest w niej co najmniej jeden zapis dotyczący danej pozycji kartoteki materiałowej lub usługowej. Jeśli są zapisy w
historii, stawkę VAT i nazwę na paragonie, zapisane w pozycji kartoteki materiałowej lub usługowej, należy traktować jako informacyjne (niewykorzystywane podczas wystawianiu dokumentów, drukowania paragonów). Zasady te
dotyczą:
— Wystawiania „ręcznego” dokumentów magazynowych, sprzedaży, zakupu. Stawka VAT wyznaczana według okresu, do którego należy dokument. Nie dotyczy dokumentów korygujących. W korektach stawka
przepisywana jest z dokumentu korygowanego. Podczas edycji pozycji
korekty wyświetlany jest komunikat o zmianie stawki VAT. Wystawiający dokument korygujący musi sam zadbać o odpowiednią stawkę VAT.
— Wystawiania „ręcznego” zamówień sprzedaży, ofert. Stawka VAT wyznaczana jest odpowiednio według daty przyjęcia, daty utworzenia.
— Poprawy daty przyjęcia, daty utworzenia w nagłówkach odpowiednio
zamówień sprzedaży, ofert. Stawka VAT wyznaczana odpowiednio wg
daty przyjęcia, daty utworzenia.
— Wystawiania „ręcznego” korekty historycznej. Stawka VAT wyznaczana jest według daty dokumentu korygowanego. Podczas edycji pozycji
korekty wyświetlany jest komunikat o zmienianie stawki VAT. Wystawiający dokument korygujący musi sam zadbać o odpowiednią stawkę
VAT.
— Generowania dokumentu sprzedaży z jednego lub wielu dokumentów
magazynowych. Stawka VAT wyznaczana jest według okresu, do którego
należy dokument sprzedaży.
— Generowania dokumentów sprzedaży z umów. Stawka VAT wyznaczana
jest według okresu do którego należy dokument sprzedaży.
I.13. Kartoteka materiałowa
— Generowania dokumentów sprzedaży ze zgłoszeń. Stawka VAT wyznaczana jest według okresu do którego należy dokument sprzedaży.
— Realizacji zamówienia sprzedaży. Stawka VAT wyznaczana jest według
okresu do którego należy dokument sprzedaży, dokument magazynowy.
— Wystawiania faktury zaliczkowej do zamówienia sprzedaży. Stawka VAT
wyznaczana jest według okresu do którego należy faktura zaliczkowa.
— Kopiowania zamówień sprzedaży. Stawka VAT wyznaczana jest według
daty przyjęcia zamówienia.
— Realizacji zamówienia dostawy w tym realizacji potwierdzeń dostaw.
Stawka VAT wyznaczana jest według okresu do którego należy dokument magazynowy.
— Generowanie zamówienia sprzedaży z oferty. Stawka VAT wyznaczana
jest według daty przyjęcia zamówienia.
— Wiązania dokumentów magazynowych z dokumentami zakupu. Tylko
w zakresie dopisywania nowych pozycji do dokumentu zakupu. Stawka
VAT wyznaczana jest według daty okresu, do którego należy dokument
zakupu.
W przypadku dokumentów generowanych z innych np. faktury z zamówienia sprzedaży, możliwe jest włączenie trybu pobierania stawki VAT z dokumentu źródłowego (np. z zamówienia sprzedaży). Tryb pobierania stawki VAT
z dokumentów źródłowych włącza się ustawiając formułę 100320 Czy pobierać
stawkę VAT z dokumentów źródłowych? na wartość T ([Definicje|Parametry|Formuły | Xpertis]).
Parametr dotyczy przypadków:
— Generowania dokumentu sprzedaży z jednego lub wielu dokumentów
magazynowych.
— Realizacji zamówienia sprzedaży.
— Wystawiania faktury zaliczkowej do zamówienia sprzedaży.
— Kopiowania zamówień sprzedaży.
— Generowanie zamówienia sprzedaży z oferty.
— Wiązania dokumentów magazynowych z dokumentami zakupu. Tylko
w zakresie dopisywania nowych pozycji do dokumentu zakupu.
169
170
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— Podczas wyznaczaniu stawki VAT uwzględniane są stawki VAT kontrahenta oraz ustawienia w typie dokumentu sprzedaży (faktura eksportowa, dokument UE).
— Dopuszczalne jest nie korzystanie z historii stawek VAT. W takiej sytuacji zmiany należy wprowadzać bezpośrednio w kartotekach materiałowej czy usługowej.
Wspomaganie zmiany stawek VAT w kartotekach materiałowej i usługowej
W celu usprawnienia przejścia na nowe stawki VAT istnieje rozwiązanie umożliwiające aktualizację danych w kartotekach materiałowej i usługowej. Aktualizacja kartotek polega na wykonaniu serii czynności:
— Wybraniu okresu od którego obowiązywać będą nowe stawki VAT i nazwy na paragonie.
— Przypisaniu nowych stawek w tymczasowym buforze kartoteki materiałowej i usługowej.
— Zbadaniu konieczności ustalenia nowych nazw na paragonie.
— Aktualizacji w buforze tymczasowym nazw na paragonie w wyszczególnionych pozycjach i ponownej kontroli nazw.
— Przepisaniu nowych stawek i nazw na paragonie z bufora tymczasowego
do historii stawek VAT czy kartotek materiałowej i usługowej.
Tymczasowy bufor dostępny jest po wybraniu [Firma|Funkcje pomocnicze|
Zmiana vat i nazwy na paragonie]. Każde wyświetlenie bufora poprzedzone jest
wyborem okresu od którego obowiązywać będą nowe ustawienia. Po wybraniu
okresu pojawi się wspólna kartoteka materiałów i usług (tylko aktywne pozycje
obu kartotek). W polach Nowy VAT i Nowa nazwa na paragonie należy wprowadzić odpowiednie ustawienia. Nanoszenie zmian, aktualizacja historii stawek
VAT, kartotek materiałowej i usługowej wspomagane są funkcjami:
Aktualizuj hist. st. vat aktualizacja historii stawek VAT. Działa na wszystkich
pozycjach bufora. Możliwe jest uruchomienie funkcji w trybie weryfikacji bufora (nie jest aktualizowana historia stawek VAT).
I.13. Kartoteka materiałowa
Aktualizuj kartoteki aktualizacja wartości pól stawka VAT i nazwa na paragonie w kartotekach materiałowej i usługowej według aktualnej historii
stawek VAT lub przygotowanego bufora. W drugim przypadku dane z
bufora zostaną przepisane do odpowiednich pozycji kartotek a wartości
pól Nowy VAT i Nowa nazwa na paragonie usunięte.
Wg wzorca
— Nowy VAT — wypełnia bufor nowymi stawkami VAT według
zadanego wzorca np. z 22% na 23%. Działa na wszystkich pozycjach bufora, przy czym pomija pozycje, które mają już przypisany
nowy VAT.
— Nowa nazwa na paragonie — wypełnia bufor nowymi nazwami na
paragonie według wzorcu. We wzorcu można podać ciąg znaków
od którego ma się zaczynać obecna nazwa czy kończyć. Jeśli nie poda się wzorca zostanie przepisana dotychczasowa nazwa. Funkcja
działa na bieżącej lub zaznaczonych pozycjach. Pomijane są pozycje, które mają przypisaną już nową nazwę. Długość nazwy ograniczana jest zgodnie z parametrem 300161 Ilość znaków w opisie pozycji na wydruku paragonu (może się zdarzyć, że nazwa oryginalna
zostanie obcięta). Parametr można ustawić po wybraniu [Definicje|
Parametry|Formuły|Sprzedaż].
Na temat nazwy na paragonie czytaj również w punkcie III.7.4.
Drukarka fiskalna — Kontroluj bazę danych — sprawdza czy pozycja w buforze wymaga zmiany nazwy. Działa na wszystkich pozycjach w
buforze. Pozycje wymagające zmiany nazwy zostaną wyróżnione
kolorem. W trakcie kontroli pozycje otrzymują również jeden ze
statusów (kolumna Z):
– brak wartości - pozycja nie była weryfikowana lub nie mogła
być zweryfikowana z powodu innych problemów (informacja o innych problemach wyszczególnione będzie w podoknie
Uwagi)
– T — nazwa na paragonie wymaga zmiany
– N — nazwa nie wymga zmiany
— Usuń wynik kontroli — zeruje wynik działania kontroli bazy danych.
Nowy VAT umożliwia przypisanie nowego VAT do bieżącej lub zaznaczonych
pozycji.
Nowa nazwa na parag. umożliwia przypisanie nowej nazwy na paragonie dla
bieżącego rekordu.
171
172
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Usuń - umożliwia usunięcie nowej stawki VAT czy nowej nazwy na paragonie
dla bieżącej lub zaznaczonych pozycji.
Historia st. vat. umożliwia podgląd aktualnej historii VAT materiału lub usługi.
Legenda umożliwia sprawdzenie znaczenia kolorów.
W buforze dostępne jest okno Uwagi. W oknie umieszczane są komunikaty będące wynikiem działania powyższych funkcji. Każdy komunikat związany
jest z konkretną pozycją bufora. Wybranie akcji Idź do na komunikacie spowoduje ustawienie bufora na pozycji związanej z komunikatem.
Procedura aktualizacji cenników
Przykład przygotowania cennika ze stawkami VAT obowiązującymi od 1 stycznia 2011 roku.
— Zaznaczyć wszystkie pozycje wybranego cennika.
— Wybrać polecenie Popraw, wpisać 2010/12/31 w polu Do daty i zatwierdzić ustawienia.
— Skopiować cennik.
— Zaznaczyć wszystkie pozycje w nowym cenniku.
— Wybrać polecenie Popraw, zaznaczyć Zerować datę do i zatwierdzić ustawienia.
— Korzystając z funkcji Popraw ustawić nowe stawki VAT w pozycjach nowego cennika.
— Po ustawieniu nowych stawek VAT przeliczyć odpowiednio pozycje cennika wykorzystując funkcję Zmień cenę.
14 Kartoteka sprzedaży
Aby w programie Logistyka można było wystawiać dokumenty sprzedaży należy wprowadzić dane do kartotek opisu sprzedaży.
W systemie dostępne są następujące kartoteki związane ze sprzedażą:
Kontrahenci wyświetlana jest tutaj pełna kartoteka kontrahentów — patrz
punkt I.14.1.
I.14. Kartoteka sprzedaży
Grupy kontrahentów kartoteka zawierająca grupy kontrahentów opisane kodem i nazwą. Opis redagowania tej kartoteki znajdziesz w punkcie I.14.3.
Obszary sprzedaży słownik związany z podziałem terytorialnym klientów
opisywany kodem i nazwą. Opis redagowania tej kartoteki znajdziesz
w punkcie I.14.1.
Przedstawiciele handlowi słownik zawierający informacje o handlowcach
opisane kodem handlowca, nazwą (nazwisko i imię), danymi adresowymi. Opis redagowania tej kartoteki znajdziesz w punkcie I.14.1.
Tabele kontroli limitów tabele, za pomocą których będą sprawdzane limity
kredytowe kontrahentów. O tej kartotece przeczytasz w punkcie I.14.4.
Rodzaje płatności w tej kartotece należy podać rodzaje płatności dla systemu
Logistyka. Sposób definiowania znajdziesz w punkcie I.14.6.
Cenniki kartoteka zawierająca cenniki sprzedaży. Opis redagowania tej kartoteki znajdziesz w punkcie I.14.5.
14.1 Kontrahenci
Informacje na temat wszystkich kontrahentów można uzyskać wybierając
z menu Firma polecenie Kontrahenci [Firma|Kontrahenci]. Z tego miejsca można modyfikować listę oraz dodawać do niej nowych kontrahentów.
Pierwszą lub kolejną pozycję do słownika dodasz, wykonując polecenie Dołącz.
Redagowanie danych o kontrahentach
Po wybraniu polecenia [Firma|Kontrahenci|Dołącz] wyświetlone zostanie
okno redagowania danych kontrahenta.
W okienku należy wypełnić dane pogrupowane według zakładek:
— Dane ogólne,
— Adresy,
— Dane logistyczne,
— Kontakt,
— Dane handlowca,
173
174
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— Inne dane.
Redagując poszczególne pola nie można pominąć tych informacji, które
służą identyfikacji kontrahenta, np. kod, skrót, nazwa.
Kod kontrahenta jest umownym numerem lub wewnętrznym symbolem
kontrahenta.
W zależności od ustawienia parametru numer 10 na liście parametrów:
Tryb podpowiedzi kodu kontrahenta [Administracja|Lista parametrów],
kod może być podpowiadany jako kolejny numer (ustawienie parametru na T). Ustawienie parametru na N spowoduje brak podpowiedzi kodu
kontrahenta.
Skrót nazwa skrócona kontrahenta. Program kontroluje czy nie ma dwóch
kontrahentów o tym samym skrócie i kodzie.
GLN globalny numer lokalizacji — numer dotyczący wymiany elektronicznych komunikatów handlowych.
Blokada informacja czy dany kontrahent jest zablokowany. Po wprowadzeniu
blokady bezwarunkowej (litera B), nie będzie możliwe dla tego klienta
wystawienie dokumentów. Blokada może być również warunkowa (W).
Wówczas w trakcie wystawiania dokumentów użytkownik decyduje czy
wystawić dokument dla danego kontrahenta.
W trakcie wystawiania dokumentów na danego kontrahenta, w przypadku blokady, będą wyświetlane informacje o dacie i czasie blokady, jej
przyczynach, i operatorze, który ją wprowadził. Dodatkowo, na życzenie
operatora, można obejrzeć szczegóły dotyczące blokady.
Więcej na temat blokowania kontrahenta czytaj w podręczniku do systemu Finanse i księgowość.
Osoba fizyczna nie zaznaczenie pola spowoduje oznaczenie kontrahenta, jako osobę prawną.
Nazwa pełna umieszczona w tym polu nazwa będzie widoczna na wydrukach
zewnętrznych, np. na fakturach.
Nazwa skrócona nazwa stosowana na wydrukach przeznaczonych do użytku
wewnętrznego. Podczas dołączania kontrahenta w tym polu jest podpowiadany wpis z pola Nazwa pełna, skrócony do 60 znaków, jednak użytkownik może dowolnie zmienić wartość w tym polu.
I.14. Kartoteka sprzedaży
Następne trzy pola związane są z kartotekami opisu sprzedaży i wypełniając je możesz korzystać z odpowiednich słowników. Znaczenie tych
pól jest następujące:
Typ
— Płatnik podatku VAT na ter. kraju — wypełnienie pola NIP będzie
obowiązkowe;
— Płatnik podatku VAT UE — wypełnienie pola NIP jest obowiązkowe
na poziomie uzupełniania nagłówka, wówczas należy zdefiniować
dla niego symbole NIP w UE - patrz punkt I.14.1;
— Rolnik ryczałtowy — jeżeli kontrahent jest rolnikiem, który nie płaci
podatku VAT, wówczas należy podać dodatkowe dane, konieczne
w związku z wprowadzeniem ustawy o podatku VAT w rolnictwie.
Dane te należało będzie wprowadzić w zakładce Inne dane — patrz
niżej.
— Inny — kontrahent, który nie jest płatnikiem podatku VAT ani rolnikiem ryczałtowym.
Grupa grupa kontrahentów, do której należy dany kontrahent. Dla grupy
można określić reakcję na przekroczenie limitu kredytowego;
Obszar sprzedaży obszar sprzedaży, do jakiego należy dany klient. Pole to
musi być wypełnione. Podczas wypełniania pola Grupa i Obszar można skorzystać z podpowiedzi z odpowiednich kartotek (użycie klawisza
F3 ).
REGON numer identyfikacyjny krajowego rejestru urzędowego podmiotów
gospodarki narodowej (Rejestr Gospodarki Narodowej).
Nip numer identyfikacji podatkowej kontrahenta. Jeżeli w pole Nip zostanie
wprowadzony NIP już istniejący, użytkownik ma możliwość wyświetlenia okna z listą kontrahentów o tym samym NIP-ie. Podczas uzupełniania pola możliwe jest sprawowanie kontroli symboli NIP w zależności
od ustawienia parametru nr 15 [Administracja|Lista parametrów]. Jeżeli
parametr ma wartość T, w przypadku wstawienia błędnego numeru NIP
zostanie wyświetlony komunikat i użytkownik będzie mógł zadecydować, czy zostawić istniejący numer czy go poprawić.
Nip w UE jeżeli typem kontrahenta jest Płatnik podatku VAT UE należy wprowadzić NIP kontrahenta w UE. W polu tym dostępna jest do redakcji lista
symboli identyfikacji podatkowej w UE. Jeśli zostanie wprowadzony jeden symbol NIP będzie on wyświetlany w polu NIP w UE.
175
176
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Na temat kartoteki symboli NIP w UE czytaj w punkcie I.14.1.
Osoba kontaktowa dane osobie kontaktowej. Pola wypełniane są przez system po wprowadzeniu przynajmniej jednej osoby kontaktowej po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Inne|Osoby kontaktowe].
Przyjęto następujący sposób prezentowania (bez możliwości redakcji)
szybkiej informacji o osobie kontaktowej:
— w pierwszej kolejności wyświetlane są informacje o domyślnej osobie kontaktowej,
— jeśli brak domyślnej osoby to wyświetlana jest pierwsza osoba wg
kolejności alfabetycznej nazwisk.
Sposób płatności nazwa rodzaju płatności, np. gotówka, przelew, czek itp.
Przy wypełnianiu pola można korzystać ze słownika sposobów płatności
— patrz punkt I.14.6. Jeżeli pole to zostanie wypełnione, podczas wystawiania dokumentów sprzedaży na danego kontrahenta, będzie ono
podpowiadane.
Rabat procent rabatu udzielany kontrahentowi. Procent rabatu nie może być
liczbą ujemną oraz jego maksymalna wartość wynosi 99,99 %. Pole to
nie musi być wypełnione, natomiast jeżeli pole to zostanie wypełnione,
podczas wystawiania dokumentów sprzedaży na danego kontrahenta,
będzie ono podpowiadane.
Handlowiec przy pomocy tego pola można przypisać do kontrahenta handlowca, który się nim najczęściej zajmuje. Pole to nie musi być wypełnione. Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży dla danego kontrahenta
będzie podpowiadany kod tutaj wprowadzonego handlowca.
Handlowca do kartoteki handlowców można wprowadzać bezpośrednio
z kartoteki kontrahentów, po naciśnięciu klawisza F3 w polu Handlowiec, lub też wybierając [Definicje|Słowniki dodatkowe|Handlowcy].
Na temat wprowadzania danych związanych z kontrahentem do dokumentu sprzedaży czytaj w punkcie III.1.1.
Nasz kod u kontrahenta w pole to można wprowadzić kod, jaki kontrahent
używa w odniesieniu do licencjobiorcy systemu.
Uwagi dowolne uwagi o kontrahencie.
I.14. Kartoteka sprzedaży
Pola Mała, Średnia, Duża oznaczają wielkość firmy.
Pole Status kontrahenta (powiązany, niepowiązany) wykorzystywane jest
w systemie Xpertis Finanse i księgowość. Wypełnienie pola ma na celu ułatwienie w tworzeniu automatycznych dekretów oraz umożliwienie głębszej analizy
rozrachunków.
W zakładce Adresy można wprowadzić dane adresowe kontrahenta, takie
jak kraj, miasto, ulica, telefon, a także adres e-mail.
W zakładce Dane logistyczne, w sekcji Atrybuty INTRASTAT możesz wprowadzić dane związane z kontrahentem, które będą potrzebne do tworzenia deklaracji INTRASTAT. Opis pól znajdziesz w punkcie V.2.
W zakładce Dane logistyczne możesz wprowadzić również dane związane z udzielanym limitem kredytowym dla danego kontrahenta — patrz
punkt I.14.1.
Znajduje się tu również pole Liczba dni na realizację zamówienia. Jeżeli pole
to zostanie wypełnione, podczas wprowadzania danych do nagłówka zamówienia sprzedaży (patrz punkt VI.3.1), w polu Termin realizacji będzie podpowiadana data wynikająca z dodania liczby dni na realizację do daty przyjęcia
zamówienia.
Wypełnienie sekcji Informacje projektowe ma znaczenie jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Projekty.
Jeżeli jako typ kontrahenta wskazano Rolnik ryczałtowy, należy podać dodatkowe informacje o nim, uzupełniając odpowiednie pola w zakładce Inne
dane:
— PESEL — pesel rolnika ryczałtowego;
— Nazwa dowodu tożsamości — przy wypełnianiu tego pola można korzystać z odpowiedniego słownika;
— Seria i numer DT — seria i numer dowodu tożsamości;
— Wydany przez — przez kogo wydany dowód tożsamości, przy wypełnianiu tego pola można korzystać z odpowiedniego słownika;
— Data wydania DT — data wydania dowodu tożsamości.
Informacje te będą głównie miały znaczenie, jeżeli typem kontrahenta będzie Rolnik ryczałtowy.
Pole Opis w zakładce Inne dane umożliwia wprowadzenie dodatkowego
opisu dla kontrahenta.
177
178
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Pole Kolor w zakładce Inne dane umożliwia zmianę specjalnego pola Kolor.
Pole to jest wypełniane losową wartością w momencie dołączania kolejnego
kontrahenta. W oknie przeglądania kontrahentów, za pomocą opcji Wstaw kolumnę można dodać kolumnę Kolor. Aby zmienić kolor kontrahenta, po ustawieniu się w polu Kolor, kolor można wybrać używając klawisza F3 .
Kartoteki symboli NIP w Unii Europejskiej
W związku z potrzebą rejestrowania kontrahentów jako podatników VAT UE,
w systemie Logistyka istnieje możliwość wprowadzania kartotek symboli NIP
w UE. Każdy podatnik może posiadać kilka symboli VAT UE, w zależności od
tego, w ilu państwach Wspólnoty został zarejestrowany jako podatnik VAT UE.
Symbole identyfikacji VAT w UE są wprowadzane poprzez podanie dwuliterowego oznaczenia kraju Wspólnoty oraz dalszej części numeru.
Symbole NIP mogą być wprowadzone dla wybranego kontrahenta w kartotece symboli NIP w UE po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Inne|NIP w UE] lub
też z poziomu okienka redakcji kontrahenta poprzez wybór polecenia [Firma|
Kontrahenci|Dołącz/Popraw]. Po naciśnięciu klawisza F3 w polu NIP w UE zostanie wyświetlone okno przeglądania symboli NIP.
Symbole NIP w UE są wykorzystywane podczas rejestracji dokumentów
VAT związanych z obrotem wewnątrzwspólnotowym. W nagłówku dokumentów opisujących transakcje wewnątrzwspólnotowej dostawy lub wewnątrzwspólnotowego nabycia w polu NIP w UE należy podać symbol NIP w UE —
patrz punkt III.4.1.
Jeżeli kontrahent nie jest płatnikiem podatku VAT w UE, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Pomimo tego użytkownik będzie mógł
wprowadzić symbole do okna. Aby kontrahent przez program był traktowany jako płatnik podatku w UE należy wprowadzić odpowiednią wartość w
pole Typ kontrahenta podczas redagowania danych o kontrahencie — patrz
punkt I.14.1.
Jeśli dla wskazanego w dokumencie kontrahenta wprowadzono wcześniej
jeden symbol NIP w UE, wówczas jest on podpowiadany w polu NIP w UE. Pole
to może zostać wypełnione poprzez wpisanie symbolu lub wybór z kartoteki
wszystkich symboli UE dostępnych w systemie (klawisz F3 ).
Z poziomu przeglądania symboli UE można redagować, w szczególności
dołączyć nowy symbol NIP dla kontrahenta z aktualnie wprowadzanego dokumentu.
I.14. Kartoteka sprzedaży
Ewidencja kontaktów z kontrahentem
W systemie istnieje możliwość ewidencji kontaktów z kontrahentem [Firma|
Kontrahenci|Kontakty]. Każdy kontakt jest automatycznie numerowany i opisywany identyfikatorem operatora, który go zarejestrował. W ramach kontaktu
przechowywane są następujące informacje:
— Data — data kontaktu,
— Czas — czas kontaktu,
— Zdarzenie — czego dotyczy kontakt (dostępny jest słownik),
— Osoba kontaktowa — osoba do kontaktu,
— Dokument — dokument w postaci załącznika,
— Opis — krótki opis kontaktu,
— Szczegóły — szczegóły kontaktu.
Obok standardowych funkcji Dołącz, Usuń, Popraw umożliwiających rejestrowanie kontaktu dostępne są dodatkowo:
— Kategorie — umożliwia kategoryzowanie kontaktu,
— Pokaż — wyświetlenie załącznika w skojarzonym programie,
— Zapisy — zapisywanie załącznika we wskazanej lokalizacji,
— Wysyłanie — wysyłanie załącznika kontaktu na e-mail kontrahenta —
patrz punkt IX.6,
— Podpis — umożliwia podpis elektroniczny załącznika i jego weryfikację
— patrz punkt IX.9.1,
— Legenda — znaczenie kolorów i ikon.
Do kontaktów z kontrahentem możliwe jest dodawanie załączników dokumentów - faktur sprzedaży i zakupów, zamówień sprzedaży, wewnętrznych,
dostaw. Na temat załączników czytaj w punkcie IX.9. W celu dodania załącznika do kontaktów należy w oknie z listą załączników dla danego dokumentu
ustawić się na wybranym załączniku i wybrać [Kontakty|Dołącz]. Aby usunąć
załącznik z kontaktów należy wybrać [Kontakty|Usuń]. Załączniki dokumentów dodane do kontaktów są blokowane do edycji w rejestrze kontaktów.
179
180
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Przegląd dokumentów dla kontrahenta
W oknie kartoteki kontrahentów istnieje możliwość przeglądania poszczególnych dokumentów wystawionych na wybranego kontrahenta. Po wybraniu
[Firma|Kontrahenci|Dokumenty] pojawią się kolejne rodzaje dokumentów:
Faktury Wybór polecenia [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Faktury], a następnie w zależności od wybranej opcji, na ekranie wyświetlana może być:
— lista faktur z bieżącego miesiąca,
— lista faktur z bieżącego roku,
— lista wszystkich faktur i faktur korygujących,
— lista faktur z wartościami uwzględniającymi korekty
— lista faktur zaliczkowych
— pozycje dokumentów sprzedaży dla wybranych materiałów i wybranym zakresie dat
Podczas przeglądania listy faktur można wybrać polecenie Pozycje
umożliwiające przeglądanie pozycji wybranej faktury.
Magazyny Polecenie [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Magazyny] umożliwia
przeglądanie dokumentów magazynowych dla wskazanego kontrahenta
w wybranym zakresie dat. W zależności od wybranej opcji mogą to być
dokumenty:
— przychodowe
— rozchodowe
— wszystkie
Podczas przeglądania listy poszczególnych dokumentów magazynowych można wybrać polecenie Pozycje umożliwiające przeglądanie pozycji wybranego dokumentu magazynowego.
Zamówienia Wybór polecenia [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Zamówienia]
umożliwia przeglądanie zamówień klientów lub dostawców wystawionego na wybranego kontrahenta. Dla każdego z zamówień można wyświetlić między innymi pozycje i informacje o realizacji. Polecenie Oferty
spowoduje wyświetlenie listy ofert dla wybranego kontrahenta.
Istnieje również możliwość podglądu archiwum zamówień klientów ([Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Zamówienia|Archiwum zamówień
I.14. Kartoteka sprzedaży
181
sprzedaży]) lub zamówień dostaw ([Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Zamówienia|Archiwum zamówień dostaw]).
Zakupy Wybór polecenia [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Zakupy], a następnie w zależności od wybranej opcji, na ekranie wyświetlana może być:
— lista faktur z bieżącego miesiąca,
— lista faktur z bieżącego roku,
— lista wszystkich faktur zakupu i faktur korygujących,
— lista faktur z wartościami uwzględniającymi korekty
— pozycje dokumentów zakupu dla wybranych materiałów i wybranym zakresie dat
Podczas przeglądania listy faktur zakupu można wybrać polecenie Pozycje umożliwiające przeglądanie pozycji wybranej faktury.
Rezerwacje Wybór polecenia [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Rezerwacje] umożliwia podgląd aktualnych rezerwacji kontrahenta.
Po jej wybraniu zostanie wyświetlona lista wszystkich aktualnych w systemie rezerwacji dla danego kontrahenta.
Na liście wyszczególniane są rezerwacje:
— na zamówieniach sprzedaży,
— tymczasowe,
— wynikające ze zleceń produkcyjnych.
Wszystkie dokumenty wyświetlane są tylko dla wybranego oddziału.
Wybór opcji [Firma|Kontrahenci|Dokumenty|Stany magazynowe] spowoduje wyświetlenie listy materiałów ze stanami magazynowymi. Wyświetlane są
tu tylko magazyny uprawnionych do realizacji zamówień sprzedaży.
Rozrachunki z kontrahentami
Jeśli program Logistyka współpracuje z programem Finanse i księgowość w ramach pakietu Xpertis, dla każdego kontrahenta dostępna jest informacja o stanie rozrachunków. Dane o rozrachunkach czerpane są z programu finansowo-księgowego.
Program Logistyka udostępnia jedynie wgląd w dane o rozrachunkach.
Wszelkie modyfikacje i uaktualnienia dokonywane są w programie Finanse i
księgowość.
182
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Aby przeglądać informacje o bieżących należnościach i zobowiązaniach,
po wybraniu z menu Firma pozycji Kontrahenci, wskaż jednego z kontrahentów
i wykonaj polecenie Rozrachunki.
Na ekranie wyświetlone zostanie okno przeglądania zawierające informację o wszystkich rozrachunkach danego kontrahenta w danym roku obrachunkowym. W tabeli dla każdego rozrachunku widoczny jest symbol faktury, data
założenia, kwota po stronie Ma oraz kwota po stronie Winien odpowiedniego
konta. Na dole okna wyświetlone jest podsumowanie obrotów, czyli bieżące
saldo wszystkich rozrachunków kontrahenta.
Rozrachunki nie są dzielone na należności i zobowiązania. O tym, czy
konto kontrahenta jest uznane (w przypadku zobowiązania), czy obciążone
(w przypadku należności), decyduje strona zapisu.
Baza rozliczeń
W standardowym pakiecie XpertisXS nie występuje funkcja Baza rozliczeń.
Można ją dołączyć na życzenie licencjobiorcy, jako opcję dodatkową.
Mechanizm rejestrowania danych w bazie informacji o rozliczeniach
umożliwia zbieranie w jednym miejscu informacji dotyczących rozliczeń z
wszystkimi podmiotami, z którymi są one prowadzone. Informacje te zbierane
są w ramach całego obszaru pakietu Xpertis. Baza ta stanowi centrum informacji o wszystkich rejestrowanych rozliczeniach. Informacje te można w dowolny
sposób grupować i analizować.
Parametryzacja działania bazy rozliczeń Podstawowym warunkiem działania tego mechanizmu jest nadanie parametrowi 29 Rejestracja operacji w bazie
informacji o płatnościach wartości T [Administracja|Lista parametrów]. Wyłączenie tego parametru spowoduje zaprzestanie rejestrowania danych w bazie,
ale także usunięcie z niej wszystkich danych.
Oprócz tego należy parametrowi 30 Liczba kontrahentów lub wystawców,
których dane są w jednej masce bazy informacji o płatnościach nadać wartość
liczbową z przedziału 1-1000 (domyślnie 200). Informuje on o liczbie kontrahentów lub wystawców, których dane dotyczące rozliczeń są przechowywane
w jednej masce tabeli rozliczeń. Jeśli licencjobiorca prowadzi rozliczenia z dużą liczbą podmiotów (często jednorazowo) to parametr ten może przyjmować
większe wartości. W przypadku, gdy licencjobiorca prowadzi dużą liczbę rozliczeń z niewielką liczbą podmiotów to parametr powinien przyjmować niższe
wartości. Parametr powinien zostać ustawiony przez wdrożeniowca bądź administratora systemu.
I.14. Kartoteka sprzedaży
Odtwarzanie bazy rozliczeń Odtworzenie zapisów w bazie informacji o rozliczeniach jest możliwe po wybraniu opcji [Firma|Funkcje pomocnicze|Odtwarzanie bazy rozliczeń]. Po użyciu tego polecenia powstaną zapisy w bazie rozliczeń dla wszystkich miejsc w pakiecie Xpertis, dla których powstają zapisy
podczas normalnej pracy systemów.
Aby użytkownik miał dostęp do tej funkcji, parametr Odtwarzanie bazy
rozliczeń z listy parametrów użytkownika, należy ustawić na T. Parametr jest
dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Firma] —
patrz punkt I.10.8.
Szczegółowy opis bazy rozliczeń i parametryzacji analiz opartych na zapisach w bazie rozliczeń znajduje się w podręczniku do systemu Finanse i księgowość.
Kody towarowe kontrahenta
W programie jest możliwość redakcji kodów towarowych dla towarów dostarczanych przez konkretnego kontrahenta. W okienku wertowania kartoteki
kontrahentów po wybraniu polecenia Kody tow. [Firma|Kontrahenci|Inne|Kody tow.] wyświetla się lista kodów zdefiniowana dla kontrahenta.
Po wybraniu standardowej akcji Dołącz wyświetlane jest okno redakcyjne
o polach:
— Kontrahent — kod i nazwa wskazanego kontrahenta, pole niedostępne
do redakcji.
— Materiał — kod i nazwa materiału. Tutaj wprowadzasz materiał z kartoteki materiałowej.
— Kod — kod materiału kontrahenta.
— Nazwa — nazwa materiału kontrahenta.
— Kod kreskowy — kod kreskowy kontrahenta. Wpisując kod kreskowy, należy używać znaków zgodnych ze specyfikacją dopuszczalną przez standard, który będzie używany do wydruku.
Z danym materiałem może być związany tylko jeden kod obcy i kreskowy
kontrahenta.
Jeżeli dla kontrahenta wprowadzono kody, podczas wystawiania zamówień
klienta, zamówień dostaw czy faktur sprzedaży istnieje możliwość wyszukiwania materiału po tych kodach — patrz punkt VI.9.
183
184
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Kody kontrahenta mogą być drukowane na fakturze, fakturze wewnętrznej, korekcie w zależności od ustawienia odpowiednich parametrów dostępnych przed wydrukiem faktury — patrz punkt III.2.
Na temat kodów towarowych czytaj również w punkcie I.13.4.
Rachunki bankowe kontrahenta
Dla każdego kontrahenta można wprowadzić dowolną liczbę jego rachunków
bankowych. Podczas przeglądania listy kontrahentów [Firma|Kontrahenci] dostępne jest polecenie [Inne| Rachunki bankowe|Kontrahenta]. Po wybraniu tego
polecenia wyświetli się okno ze zdefiniowanymi dla kontrahenta rachunkami
bankowymi. Kolejny rachunek można dodać wybierając Dołącz.
Jeden z rachunków bankowych kontrahenta można oznaczyć jako domyślny (symbol T w kolumnie D w oknie przeglądania rachunków bankowych).
W sytuacji, kiedy potrzebny jest rachunek bankowy kontrahenta np. wystawianie faktury zakupu, program podpowiada rachunek oznaczony jako domyślny. Jeżeli kontrahent ma kilka rachunków i żaden z nich nie został oznaczony jako domyślny, operator musi wybrać odpowiedni rachunek z listy (klawisz F3 ).
Na temat wystawiania faktur zakupu czytaj w rozdziale IV.1,
Subkonta w słowniku kontrahentów
Dzięki subkontom można ewidencjonować dane związane z dokonywaniem
płatności na specjalnie wydzielone subkonta, prowadzone dla rachunku bankowego. W oknie przeglądania rachunków bankowych kontrahenta dostępne
jest polecenie [Firma|Kontrahenci|Inne|Rachunki bankowe|Subkonta].
Redagowanie subkont jest możliwe tylko wtedy, jeżeli odpowiednio ustawiono parametr nr 65 na liście parametrów [Administracja|Lista parametrów].
Subkonta dla poszczególnych kontrahentów można wprowadzać również
po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe|Rachunki bankowe licencjobiorcy|Subkonta] — patrz punkt XII.8.10.
Jeżeli kontrahent posiada subkonto, podczas wprowadzania faktury (patrz
punkt III.1.1), numer subkonta będzie mógł być wprowadzony w pole Numer
rachunku.
Limit udzielanego kredytu
Dla każdego kontrahenta (dotyczy to zwłaszcza kontrahentów będących odbiorcami towarów i usług) można określić indywidualny limit kredytowy. Jest
I.14. Kartoteka sprzedaży
to graniczna wartość kredytu udzielanego w związku ze sprzedażą towarów
i usług. Do indywidualnego wyznaczenia kwoty limitu kredytowego służy pole
Wartość limitu. Brak wartości w polu Wartość limitu oznacza, że kontrahentowi
nie udzielono limitu kredytowego.
Jeżeli łączna wartość otwartych rozrachunków z danym kontrahentem
(rozrachunków, które pozostają nierozliczone w momencie dokonywania
sprzedaży) oraz wartość aktualnie sprzedawanych towarów i usług przekroczą
wyznaczony limit kredytowy, program poinformuje o tym fakcie wyświetlając
odpowiedni komunikat.
Gdy parametr numer globalny numer 29 — Rejestracja operacji w bazie informacji o płatnościach ustawiony jest na T system analizuje dokumenty dla
wszystkich oddziałów i wszystkich okresów. Kiedy parametr 29 ustawiony jest
na N — system analizuje dokumenty dla bieżącego oddziału i aktywnego roku
obrachunkowego.
Dane związane z limitem dla kontrahenta wprowadzisz po wybraniu
[ Firma|Kontrahenci|Dołącz/Popraw|Limit kredytowy].
W pole Kontrola limitów dla kontrahenta należy wpisać numer tabeli kontroli limitu. Ma to sens jedynie w sytuacji, kiedy chcemy danego klienta potraktować indywidualnie, to znaczy wskazać inny sposób kontrolowania przekroczenia limitu kredytowego, niż zdefiniowano dla grupy kontrahentów, do
której klient jest przypisany. Więcej informacji na temat tabeli kontroli limitów
znajdziesz w punkcie I.14.4.
Do wartości ogólnej wyliczanego limitu kredytowego dodawana jest wartość brutto zamówień niezrealizowanych. Limit ten będzie wyliczany, gdy w
tabeli kontroli limitów dla konkretnego limitu, parametr Niezrealizowane zamówienia będzie zaznaczony.
Wyliczanie limitu kredytowego stosuje się również do wyznaczenia aktualnej wartości składnika wykorzystania limitu w przypadku wystawiania, akceptacji dokumentu sprzedaży lub wystawiania dokumentu wydania. W przypadku zamówień lub realizacji aktualna wartość jest zawsze wartością zamówienia.
W programie istnieje możliwość wydrukowania zestawienia limitów kredytowych. W tym celu należy wybrać [Firma|Wydruki|Wykorzystanie limitu
kredytowego]. Wydruk prezentuje informacje o wykorzystaniu limitu kredytowego w podziale na kontrahentów. Uruchomiony z opcją szczegółowy,
przedstawia dodatkowo informacje o dokumentach. W wydruku można filtrować kartotekę kontrahentów. Raport uwzględnia ustawienia parametru
29 z listy parametrów Rejestracja operacji w bazie informacji o płatnościach
([ Administracja|Lista parametrów]).
185
186
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Obszary sprzedaży
Tabela Obszary sprzedaży to słownik związany z podziałem terytorialnym
klientów opisywany kodem i nazwą. Możesz go redagować lub przeglądać podczas redagowania danych kontrahenta po naciśnięciu klawisza F3 w polu Obszar sprzedaży ([Firma|Kontrahenci|Dołącz/Popraw]). Kontrahent może należeć do jednego obszaru.
Przedstawiciele handlowi
Funkcja Przedstawiciele handlowi otwiera kartotekę handlowców zatrudnionych w firmie. Aby wprowadzić nowego handlowca lub przeglądać listę handlowców wcześniej wprowadzoną, wybierz [Firma|Kontrahenci|Dołącz/Popraw] i w polu Handlowiec naciśnij klawisz F3 . Jest to słownik zawierający informacje o handlowcach opisane: kodem handlowca, nazwą (nazwisko i imię), adresem, telefonem kontaktowym, uwagami. Kontrahent może być
przypisany do przedstawiciela handlowego, który się z nim najczęściej kontaktuje. Na dokumencie sprzedaży będzie umieszczona informacja o handlowcu
(może to być inna osoba niż osoba wystawiająca dokument). Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży dla kontrahenta będą podpowiadane dane handlowca domyślnie związanego z kontrahentem (o ile taki związek został ustalony
w Kartotece kontrahenta). Pole związane z handlowcem będzie redagowalne,
więc będzie można zmienić dane osoby odpowiedzialnej za sprzedaż.
Cenniki
Wybór polecenia [Firma|Kontrahenci|Inne|Cenniki] spowoduje wyświetlenie
listy wszystkich cenników jakie zostały wprowadzone dla wybranego kontrahenta. Na temat definiowania cenników czytaj w punkcie I.14.5. Tutaj po wybraniu Dołącz w oknie Rodzaje cenników pole Kontrahent jest wypełnione przez
system i nie jest dostępne do redakcji.
Osoby upoważnione do odbioru dokumentów
Przeglądając zawartość słownika kontrahentów z menu Inne można wykonać
polecenie Odbiorcy [Firma|Kontrahenci|Inne|Odbiorcy], które udostępnia listę
wszystkich osób bądź instytucji uprawnionych do odbioru dokumentu sprzedaży sporządzonego dla wybranego kontrahenta. Do listy upoważnionych odbiorców można dołączyć nową pozycję wykonując standardowe polecenie Dołącz i wpisując odpowiednie dane identyfikacyjne. Należy pamiętać, że wpisa-
I.14. Kartoteka sprzedaży
nie kodu odbiorcy jest obowiązkowe, a kod ten powinien być unikalny. Wprowadzając informacje o odbiorcy można pominąć dane adresowe.
Pole Obszar sprzedaży przyjmuje domyślną wartość pobieraną z wartości
obszaru sprzedaży przypisanej danemu kontrahentowi.
Naniesione informacje o osobach upoważnionych do odbioru dokumentu
wykorzystywane będą w trakcie redagowania dokumentów sprzedaży.
W oknie z listą odbiorców znajduje się akcja Kopiuj z kontrahenta. Akcja
umożliwia wprowadzenie odbiorcy lub listy odbiorcy na podstawie wskazanego kontrahenta lub zaznaczonych kontrahentów.
Rejestracja operacji na danych osobowych
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, program
Logistyka:
— zapewnia odnotowanie rejestrowania operacji na danych osobowych
kontrahentów będących osobami fizycznymi, osób i pracowników (dołączanie i modyfikacje);
— umożliwia przeglądania operacji dokonywanych na danych osobowych
– w przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi poprzez
wybór funkcji [Inne|Operacje na danych] z menu okienka wertowania danych kontrahenta.
— umożliwia wydruk przechowywanych danych osobowych wraz z historią operacji na nich dokonywanych;
– w przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi odbywa się to poprzez wybór funkcji [Inne|Operacje na danych|Wydruk]
z menu okienka wertowania danych kontrahenta.
W okienku redakcyjnym dla operacji na danych osobowych w zakładce
Informacje widoczne są pola zawierające datę operacji na danych osobowych
i kod operacji.
W polu dotyczącym kodu operacji dostępne są następujące podpowiedzi:
— W — zarejestrowanie w bazie danych,
— M — modyfikacja zapisu w bazie danych,
187
188
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— U — przekazanie danych
— I — udzielenie informacji osobie zainteresowanej o zakresie przetwarzania jej danych osobowych,
— Z — wyrażenie zgody na udostępnianie danych,
— Q — sprzeciw na przetwarzanie danych osobowych.
Natomiast w zakładce Szczegóły widoczne są dane operatora dokonującego
operacji a także opis słowny.
Stawki VAT materiałów
Funkcja [Firma|Kontrahenci|Inne|St. VAT materiałów] umożliwia przypisanie
domyślnych stawek VAT dla materiałów kontrahenta.
Podstawowa stawka VAT dla materiału określona jest w słowniku materiałów. Dla kontrahenta istnieje możliwość grupowego wyboru materiałów (klawisz Insert ) i przypisania im stawki VAT.
Jeżeli kontrahent posiada stawkę VAT dla danego maertiału, podczas wystawiania faktur stawka w pozycji dokumentu będzie podpowiadana ze stawek
kontrahenta a nie materiału.
Branże
Wskazując zakładkę Branże w oknie listy kontrahentów [Firma|Kontrahenci|
Branże] istnieje możliwość przypisania branż do kontrahenta. Po wybraniu
akcji Dołącz, dla wybranego kontrahenta można podać dowolną ilość branż.
Branże wybierane są ze słownika.
Inne informacje o kontrahencie
Po wybraniu z okna kartoteki kontrahentów pozycji Inne ([Firma|Kontrahenci|
Inne]) dla wybranego kontrahenta można uzyskać więcej informacji wybierając pozycje kolejnego menu:
— Cenniki — patrz opis powyżej,
— Symbole NIP w UE — patrz opis powyżej,
— Kody tow. — kody towarowe kontrahenta — patrz opis powyżej,
— St. Vat materiałów — stawki VAT dla materiałów — patrz punkt I.14.1
I.14. Kartoteka sprzedaży
— Odbiorcy — patrz opis powyżej,
— Osoby kontaktowe — akcja umożliwia wprowadzania informacji o osobach kontaktowych. Istnieje możliwość zaznaczenia jednej osób jako domyślnej. Informacje o tej osobie będą wyświetlane w okienku redakcji
informacji o kontrahencie w zakładka Kontakty. Jeżeli żadna z osób nie
zostanie zaznaczona, w oknie redakcji wyświetlane będą wówczas informacje o pierwszej osobie z listy.
— Adresy — przy pomocy funkcji można podać listę adresów do korespondencji jak również adresy e-mail.
— Operacje na danych — patrz opis powyżej,
— Rachunki bankowe — patrz opis powyżej,
— Modyfikacje — po wybraniu polecenia wyświetlane zostanie okno zawierające informujące o dacie i godzinie modyfikacji, rodzaju akcji, treści
oraz autorze poprawek.
— Drukuj — po wybraniu opcji można wykonać wydruki:
– Marża za dany okres
– Analiza sprzedaży/zakupu
– Analiza sprzedaży/zakupu materiałów i usług.
Dla trzech powyższych wydruków należy określić czy data wystawienia
czy data sprzedaży ma być wyznacznikiem przynależności do okresu.
Dokumenty typu WZ do wydruku pobierane są zawsze według daty wystawienia, dokumenty sprzedaży — w zależności od ustawienia parametru — według daty sprzedaży lub wystawienia.
14.2 Synchronizacja kartoteki kontrahenta pomiędzy ERP i CRM
W systemie Logistyka istnieje mechanizm synchronizacji kartoteki kontrahenta pomiędzy systemami ERP i aplikacją CRM na platformie IBM Lotus Notes
Domino. Główną zaletą jest to, że obecnie dane kontrahenta mogą być wprowadzane i redagowane zarówno po stronie systemów ERP jak i CRM: informacje rejestrowane w jednym z obszarów będą automatycznie widoczne w drugim.
Zakres aktualizowanych danych nie dotyczy wszystkich informacji o kontrahencie w obydwóch obszarach. Ponadto, system posiada funkcjonalność
189
190
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
obejrzenia karty kontrahenta w systemie CRM oraz wyświetlenia strony www
firmy.
Synchronizacja danych jest aktywowana po ustawieniu na liście parametrów [Administracja|Lista parametrów] parametru 21 Współpraca z systemami na platformie Lotus Notes Domino - kartoteka kontrahentów) na wartość T.
Od tego momentu wszystkie akcje modyfikujące kartotekę kontrahenta (dotyczące synchronizowanych danych) powiodą się po uprzedniej aktualizacji
danych w obszarze CRM (wyjątkiem są dane słownikowe przesyłane do CRM
z wykorzystaniem mechanizmu wymiany danych z innymi systemami).
Należy zwrócić uwagę, że przy włączonej synchronizacji nie można usuwać
kontrahentów z kartoteki.
Dodatkowo podczas redakcji wymagane jest wypełnienie informacji adresowych kontrahenta: Kraj, Miasto, Ulica, Kod pocztowy.
Na temat współpracy systemu Xpertis Logistyka z systemami na platformie
Lotus Notes czytaj również w rozdziale IX.12.
Pola w kartotece kontrahentów związane z synchronizacją W obszarze
CRM występują dodatkowe informacje o kontrahencie. Część z nich znajduje
się w kartotece kontrahenta w systemach ERP. Poniżej lista tych danych:
— Kod pocztowy — wydzielona informacja z pola poczta
— Adres www
— Wielkość kontrahenta - Mały, Średni czy Duży
— KRS
— Data otrzymania KRS
— Data otrzymania REGON
— Kapitał zakładowy
— Źródło kapitału zakładowego
— EORI — Economic Operators Registration and Identification
— Utworzył - osoba która dodała kontrahenta do kartoteki
— Data utworzenia
— Czas utworzenia
I.14. Kartoteka sprzedaży
191
— Zmodyfikował — ostatnia osoba która zmodyfikowała kontrahenta
— Data modyfikacji
— Czas modyfikacji
Dodatkowych informacji o kontrahencie związane z synchronizacją Poniższe funkcjonalności są dostępne w wybranych oknach kartoteki kontrahenta (patrz nota aplikacyjna Widoki kartoteki kontrahentów) przy założeniu,
że aplikacje Xpertis są uruchamiane na komputerze z systemem operacyjnym
Windows:
— Uruchomienie strony www kontrahenta — w kartotece kontrahenta
[Inne|Uruchom|Strona www]
— Uruchomienie karty kontrahenta w CRM — w kartotece kontrahenta
[Inne|Uruchom|Kontrahent] w CRM (na komputerze, gdzie uruchamiany jest link dokumentu musi być odpowiednio zainstalowany client Lotus Notes)
Techniczne warunki uruchomienia współpracy z systemami na platformie
IBM Lotus Notes Domino
— Samodzielnie zadbać o unikalność NIP kontrahentów;
— Ustawić parametr 21 na T;
— Uzupełnić zakładkę (pola: Ścieżka do dokumentów np. Notes://serwer/replica_id/view_id/,
URL do synchronizacji kontrahentów np.http://serwer.domino/baza.nsf/Agent?OpenAgent
) w opcji: [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Lotus Notes].
— Wysłać dane w wymianie danych z innymi systemami dla elementu LOTUS (w opcji: [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami]).
— Uruchomić synchronizację kontrahentów uruchamiając formułę exec(’lotsyncini’,’lotsync’).
— Sparametryzaować system na platformie Lotus Notes Domino zgodnie
z jego dokumentacją.
192
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Inne informacje techniczne Zakres synchronizownanych danych można
znaleźć w: procedurze kh w pliku lotsync.prc dla synchronizacji z CRM do ERP
oraz funkcji lotsync w pliku lotsync.fml dla synchronizacji z ERP do CRM.
Niektóre synchronizowane dane są słownikowane. Aktualizacja ich w obszarze CRM jest wykonywana z wykorzystaniem mechanizmu wymiany danych z innymi systemami. W tym celu zdefiniowano osobny obszar synchronizacji o symbolu LOTUS. Zakres synchronizowanych danych tym sposobem
można znaleźć w [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi
systemami] — ustawienia dla LOTUS. Zwrócić należy uwagę, że synchronizacja danych słownikowych w CRM odbywa się z pewnym opóźnieniem.
14.3 Grupy kontrahentów
W programie Logistyka można podzielić kontrahentów na grupy. Do definiowania grupy kontrahentów służy polecenie Grupy kontrahentów [Firma|Grupy
kontrahentów]. Jeden kontrahent może należeć tylko do jednej grupy. Dodanie nowej grupy umożliwia polecenie Dołącz. Każda grupa opisana jest poprzez
kod i nazwę. Dla każdej grupy można przypisać tabelę kontroli limitów, podobnie jak limit dla kontrahenta. Wypełniając pole Kontrola limitów kredytowych
można korzystać ze słownika tabel limitów (patrz punkt I.14.4).
Jeżeli limit będzie przypisany zarówno dla kontrahenta jak i dla grupy, podczas wystawiania dokumentów system będzie pobierał informacje o limicie
z kartoteki kontrahentów.
W menu [Firma|Grupy kontrahentów] po wybraniu akcji Kontrahenci istnieje możliwość zbiorczego dołączenia kontrahentów do grupy. W tym celu
należy wybrać opcję Dołącz kontrahentów. Po jej wybraniu zostanie wyświetlona kartoteka kontrahentów. Wybór — akceptacja zaznaczenia spowoduje przypisanie wybranych kontrahentów do danej grupy kontrahentów. Kontrahenci,
którzy należą do danej grupy są wyróżnieni standardowym kolorem podświetlenia.
14.4 Tabela kontroli limitów
Limity kredytowe kontrahentów będą sprawdzane za pomocą tabel kontroli
limitów [Definicje|Tabele kontroli limitów]. Tabele te określają:
— na jakim poziomie obiegu dokumentów z kontrahentem będzie przeprowadzana kontrola limitów (np. przy wystawianiu zamówienia, przy
akceptacji dokumentu sprzedaży);
I.14. Kartoteka sprzedaży
— jakie wartości obrotu z kontrahentem będą uważane za wykorzystanie
limitu;
— sposób wyświetlania komunikatów kontrolujących.
Tabela kontroli limitów może być związana z kontrahentem lub grupą kontrahentów. Dla konkretnego kontrahenta jak i grupy kontrahentów można wyznaczyć jedną tabelę kontroli limitów. Jeśli dla kontrahenta i jego grupy są zdefiniowane tabele kontroli, wówczas za aktywną uważa się jedynie tabelę kontroli związaną z kontrahentem. Kontrola limitów może być przeprowadzana
tylko dla dokumentów rozchodowych.
Przy kontroli limitu kredytowego nie są uwzględniane dokumenty zaliczkowe. W konsekwencji kontrahent z blokadą wystawiania dokumentów nie będzie mógł rozliczyć zarejestrowanych zaliczek przy przekroczeniu limitu kredytowego. Rozwiązaniem opisanego problemu jest przyporządkowanie takiemu kontrahentowi innej tabeli kontroli limitów (bez blokady).
Po wybraniu funkcji Tabele kontroli limitów zostanie wyświetlone okno z listą tabel. Wybierając standardowe polecenie Dołącz można przystąpić do redagowania poszczególnych pól tabeli kontroli limitów.
Redagowanie tabeli kontroli limitów
Informacje zawarte w tabeli kontroli limitów podzielone są na cztery rodzaje:
1. Kontrola w sytuacji — na jakim poziomie obiegu dokumentów z kontrahentem będzie przeprowadzana kontrola limitów i wyświetlany komunikat o przekroczonym limicie (np. przy wystawianiu zamówienia, przy
akceptacji dokumentu sprzedaży itp.);
2. Wartości liczone do wykorzystania limitu — jakie wartości obrotu z kontrahentem będą uważane za wykorzystanie limitu;
3. Wyświetlanie komunikatów — sposób wyświetlania komunikatów kontrolujących;
4. Reakcja przy przekroczeniu limitu — jak program ma reagować przy
przekroczonym limicie — czy wyświetlać komunikat i zostawić decyzję
o kontynuacji użytkownikowi czy też ma nastąpić zablokowanie czynności dla danego kontrahenta.
Redagując tabelę kontroli limitów należy wypełnić następujące pola:
193
194
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Zapisy w bazie informacji o płatnościach (parametr 29) zaznaczenie parametru spowoduje umieszczanie zapisów w bazie informacji o płatnościach.
Pole to jest niedostępne do redakcji i będzie zaznaczony jeżeli parametr
nr 29 na liście parametrów ([Administracja|Lista parametrów]) zaznaczony jest na T (patrz punkt XII.1). Operacja odtwarzania/tworzenia zapisów w bazie informacji o płatnościach jest dostępna w menu [Firma|
Funkcje pomocnicze|Odtwarzanie bazy rozliczeń].
Numer unikalny numer tabeli kontroli limitów (program podpowiada kolejny
numer).
Nazwa dowolna nazwa tabeli.
Kontrola w sytuacji
Zamówienia
Wystawianie czy kontrola przekroczenia limitu ma następować przy wystawianiu zamówienia sprzedaży.
Akceptacja włączenie tego parametru uruchamia kontrolę limitu kredytowego kontrahenta podczas akceptacji zamówienia sprzedaży. Podczas realizacji zamówienia sprzedaży (realizacja wystawia dokument magazynowy) sprawdzany jest parametr tabeli limitów Wystawianie dokumentu
wydania. Dla zamówień archiwalnych, przed przywróceniem zaakceptowanego zamówienia sprzedaży do aktywnych, nastąpi kontrola czy przywrócenie nie spowoduje przekroczenia limitu kredytowego kontrahenta.
Dokumenty wydania
Wystawiane czy kontrola ma następować przy wystawianiu magazynowego
dokumentu rozchodowego. Parametr ten sprawdzany będzie również
podczas realizacji zamówienia sprzedaży.
Akceptacja czy kontrola ma następować przy akceptacji magazynowego dokumentu rozchodowego.
Dokumenty sprzedaży
Wystawianie czy kontrola ma następować przy wystawianiu dokumentu
sprzedaży.
I.14. Kartoteka sprzedaży
Akceptacja czy kontrola ma następować przy akceptacji dokumentu sprzedaży z uwzględnieniem wartości dokumentu.
Wartości liczone do wykorzystania limitu
Uwzględniać zobowiązania pole nieredagowane, informujące o wartości parametru Czy do wykorzystanego limitu kredytowego zliczać tylko należności (N - wszystkie rozrachunki), ustawianego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis].
Poniższe sześć pól widoczne jest tylko jeżeli parametr 29 ustawiony jest
na T.
Saldo nierozliczonych należności? czy do wykorzystanego limitu zaliczać
saldo wszystkich nierozliczonych należności kontrahenta.
Saldo przeterminowanych należności? czy do wykorzystanego limitu zaliczać tylko saldo przeterminowanych należności kontrahenta. Zawartość
tego pola musi być różna od zawartości pola poprzedniego.
Saldo nierozliczonych zobowiązań pole to dostępne będzie do redakcji, jeżeli
parametr Czy do wykorzystanego limitu kredytowego zliczać tylko należności (N - wszystkie rozrachunki) ([Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis])
ustawiony jest na N (patrz punkt I.7).
Saldo przeterminowanych zobowiązań parametr ten, podobnie jak poprzedni, dostępny będzie do redakcji, jeżeli parametr Czy do wykorzystanego limitu kredytowego zliczać tylko należności (N - wszystkie rozrachunki)
ustawiony jest na N.
Dokumenty kasowe wszystkie kasowe zapisy w bazie rozliczeń, które w momencie wyznaczania wielkości wykorzystanego limitu nie mają jeszcze
określonego typu (należność czy zobowiązanie).
Przelewy bankowe wszystkie przelewy bankowe w bazie rozliczeń, które w
momencie wyznaczania wielkości wykorzystanego limitu nie mają jeszcze określonego typu (należność czy zobowiązanie).
Rozrachunki czy do wykorzystanego limitu zaliczać rozrachunki. Do wykorzystani limitu brane są wówczas tylko nierozliczone należności. Pole
widoczne jeżeli parametr 29 ustawiony jest na N.
Niezrealizowane zamówienia czy do wykorzystanego limitu zaliczać niezrealizowane zamówienia.
195
196
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Niezafakturowane dokumenty wydania czy do wykorzystanego limitu zaliczać dokumenty wydania, które nie zostały zafakturowane.
Niezaksięgowane dokumenty sprzedaży czy do wykorzystanego limitu zaliczać dokumenty sprzedaży, które nie zostały zaksięgowane.
Wyświetlanie komunikatów
Przekroczenie limitu czy wyświetlać komunikat tylko przy przekroczeniu limitu.
Zawsze czy wyświetlać komunikat we wszystkich ustalonych punktach kontroli. Zawartość tego pola musi być różna od zawartości pola poprzedniego.
Reakcja przy przekroczeniu limitu
Komunikat i pytanie czy w razie przekroczenia limitu pozostawić decyzję
o kontynuacji użytkownikowi.
Blokada czynności czy w razie przekroczenia limitu zablokować kontynuację
operacji. Zawartość tego pola musi być różna od zawartości pola poprzedniego.
Jeżeli podczas wystawiania dokumentu forma płatności to GOTÓWKA,
niezależnie od ustawienia parametru, reakcją na przekroczenie limitu
będzie pytanie czy kontynuować operację.
14.5 Cenniki sprzedaży i dostaw
Funkcja [Definicje|Cenniki] umożliwia przeglądanie oraz modyfikowanie cen
sprzedaży lub dostaw.
Aby odpowiedni cennik był dostępny, należy w parametrach pracy oddziału (patrz rozdział I.4.4) ustawić odpowiednio pole Ceny sprzedaży czy Ceny dostaw na Ceny wg cenników.
W systemie można zdefiniować trzy rodzaje cenników:
— Cenniki grup kontrahentów — cennik będzie obowiązywał dla podanej
grupy kontrahentów;
— Cenniki kontrahentów — cennik będzie obowiązywał dla podanego kontrahenta;
I.14. Kartoteka sprzedaży
— Cenniki standardowe — cennik bez ograniczeń dla kontrahentów i grupy
kontrahentów;
Wybierając standardową akcję Dołącz można zdefiniować nowy cennik wybranego rodzaju.
Nagłówek cennika Wprowadzając cennik dostępne do redakcji są pola:
Grupa kontrahentów grupa kontrahentów dla której będzie obowiązywał
cennik. Pole widoczne przy wprowadzaniu cennika dla grup kontrahentów;
Kntrahent kontrahent dla której będzie obowiązywał cennik. Pole widoczne
przy wprowadzaniu cennika dla kontrahentów;
Kod cennika unikalny kod cennika podpowiadany przez system. System podpowiada kolejny kod cennika:
— dla grup kontrahentów: G-XXX
— dla kontrahentów: K-XXX
— dla cenników standardowych: C-XXX
XXX to kolejny numer cennika. Użytkownik podpowiadany kod może
zmienić.
Nazwa dowolna nazwa cennika;
Priorytet cennika na temat priorytetu cenników czytaj w punkcie I.14.5.
Informacje o rabacie i sposobie płatności pola niewidoczne dla cenników
standardowych;
Od daty, Do daty zakres obowiązywania rabatu i sposobu płatności;
Rabat procent rabatu. Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz jego
maksymalna wartość wynosi 99,99 %. Rabat ten związany jest z kontrahentem lub kontrahentami z danej grupy kontrahentów;
Sposób płatności nazwa rodzaju płatności, np. gotówka, przelew, czek itp.
Przy wypełnianiu pola można korzystać ze słownika sposobów płatności — patrz punkt I.14.6. W pole można wprowadzić, jak dla każdego
słownikowanego pola, tylko rodzaj płatności jaki jest w słowniku.
197
198
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Pozycja cennika Dla każdego cennika należy przypisać pozycje. Pozycje cennik można definiować dla materiału, usług lub grupy materiałowej. Wprowadzając pozycje cennika należy wypełnić następujące pola:
Od daty, Do daty zakres obowiązywania pozycji cennika. Pole Do daty nie
musi być wypełnione, nie zostaje wtedy określony termin obowiązywania ceny.
Kod, Nazwa kod i nazwa cennika bazowego — patrz punkt I.14.5.
Grupa materiałowa pole dostępne do redakcji jeżeli została wybrana opcja
wprowadzania cennika dla grup materiałowych, oznacza grupę materiałową jakiej dotyczy cennik;
Materiał/Usługa pole dostępne do redakcji jeżeli została wybrana opcja wprowadzania cennika dla materiałów lub usług, oznacza materiał lub usługę
jakiej dotyczy cennik;
Cena netto cena netto jaka będzie obowiązywała dla danego cennika;
Stawka VAT stawka podatku VAT. Po wybraniu materiału stawka będzie podpowiadana z kartoteki wybranego materiału. Stawkę można wybrać
również ze słownika stawek VAT. Po naciśnięciu klawisza F3 wyświetlany jest słownik stawek pochodzący z kraju podanego w parametrach
dla oddziału ([Definicje|Parametry|Parametry pracy], zakładka Parametry oddziału, pole Kraj dla waluty narodowej). W przypadku cennika dla
grup materiałowych stawka nie będzie podpowiadana. Pole nie musi być
wypełnione;
Cena brutto cena brutto jaka będzie obowiązywała dla danego cennika. Jeżeli w poprzednim polu podano stawkę VAT a cena brutto nie była jeszcze wprowadzona, cena brutto wyliczana będzie na podstawie ceny netto
i stawki podatku VAT. Użytkownik ma możliwość cenę zmienić;
Waluta waluta jakiej dotyczy cennik. Jest to waluta handlowa jaka została
ustalona dla wybranego oddziału ([Definicje|Parametry|Parametry pracy], zakładka Parametry oddziału, pole Domyślna waluta handlowa). Walutę użytkownik może zmienić, ale należy pamiętać, że cennik podpowiadany będzie na dokumencie o tej samej walucie handlowej;
Rabat rabat na dany materiał czy usługę lub materiały czy usługi z odpowiedniej grupy. W pole Rabat można wprowadzić
I.14. Kartoteka sprzedaży
— procent rabatu. Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz
jego maksymalna wartość wynosi 99,99 %;
— kwotę rabatu netto;
— kwotę rabatu brutto.
Nie można jednocześnie wpisać rabatu procentowego i kwotowego. Rabat brutto nie jest wyliczany na podstawie netto i odwrotnie.
Promocja w sekcji Promocja można przypisać promocję do cennika podając
jej kod i opis. Promocja wprowadzana jest ze słownika promocji — patrz
opis poniżej.
Towary lub usługi można dodawać do pozycji cennika również zbiorczo.
W tym celu należy wybrać akcję Dołącz grupowo. W zależności od wyboru zostanie wyświetlone odpowiednio okno kartoteki materiałów lub usług. Zaznaczając w oknie kartoteki odpowiednie materiały czy usługi i wybierając akcję
TEN pozycje zostaną przeniesione do cennika. Akcja Popraw umożliwi zbiorcze
lub pojedyncze wprowadzanie cen.
Cenniki kontrahentów mogą być również definiowane z poziomu kartoteki
kontrahentów — patrz punkt I.14.1, a cenniki dla grup kontrahentów — po
wybraniu [Firma|Grupy kontrahentów|Cenniki].
Wartości wprowadzone w cenniku sprzedaży będą podpowiadane w trakcie wystawiania faktur sprzedaży, rozchodowych dokumentów rozchodowych,
zamówień klienta — patrz rozdział III.3.
Działanie cenników dostaw dotyczy dokumentów zakupu, zamówień dostaw, ofert w części dotyczącej wartości magazynowych.
Dane z nagłówka cennika takie jak rabat czy sposób płatności podpowiadane będą w nagłówku, natomiast dane z pozycji: rabat, cena netto wprowadzane
będą do pozycji dokumentów. Podpowiadane ceny i rabaty użytkownik będzie
miał możliwość zmienić.
Istnieje możliwość wydruku cennika po wybraniu [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży|Drukuj] lub odpowiednio [Definicje|Cenniki|Cenniki dostaw|
Drukuj].
Promocje Istnieje możliwość rejestracji promocji w pozycjach dokumentów magazynowych z cenami sprzedaży, wszystkich dokumentach w module
sprzedaży, zamówieniach sprzedaży i ofertach.
W systemie istnieje słownik promocji zbudowany z pól Kod (50 znaków) i
Opis (255 znaków).
199
200
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Słownik promocji dostępny jest na przykład po wybraniu [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży]. W oknie Pozycje cenników należy wskazać, w zależności
od potrzeby polecenie Dołącz lub Popraw i w polu Kod w sekcji Promocja nacisnąć klawisz F3 .
Słownik promocji dostępny jest również w menu [Definicje|Cenniki|Promocje].
Podczas wprowadzania dokumentów promocje podpowiadane są z cenników (jeśli włączone są ceny sprzedaży według cenników) lub wprowadzane
ręcznie. W dokumentach generowanych przenoszone są z dokumentów źródłowych jednak na dokumencie docelowym, z wyjątkiem korekt i faktur z paragonów, można je zmienić. W przypadku korekt promocje można redagować
tylko w dodanych pozycjach. Informacja o promocji usuwana jest z pozycji
przy wypełnionej informacji o cenniku i spełnieniu warunków opisanych w
sekcji Zapamiętywanie cenników w pozycjach dokumentów i dodatkowym założeniu, że promocja w pozycji dokumentu jest zgodna z promocją w pozycji
cennika.
Zmiana kontrahenta w nagłówku dokumentu nie wpływa na zawartość pola promocja.
Zmiana ceny w cennikach o procent lub wartość W systemie istnieje możliwość grupowej zmiany cen na pozycjach cenników według ustalonej wartości.
W oknie przeglądania pozycji cenników sprzedaży czy dostaw istnieje akcja Zmień cenę ([Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży|Pozycje cenników|
Zmień cenę], [Definicje|Cenniki|Cenniki dostaw|Pozycje cenników|Zmień cenę]). Umożliwia ona zmianę ceny dla wybranej pozycji cennika lub też grupową zmianę cen dla zaznaczonych pozycji według jednego z kryteriów:
— zmiana procentowa — cena zostanie zmieniona o podaną wartość procentową. Dodatnia wartość procentu jest równoznaczna ze zwyżką ceny,
a ujemna wartość procentu z obniżką ceny;
— zmiana wartościowa — cena zostanie zmieniona o podaną wartość.
Można tu podać liczbę ujemną wówczas cena zostanie obniżona.
Algorytm obliczenia nowej ceny ma postać:
dla zmiany procentowej:
nowa cena = stara cena × (1 + procent × 0.01)
dla zmiany wartościowej:
I.14. Kartoteka sprzedaży
nowa cena = stara cena + wartość
Po wybraniu akcji Zmień cenę na ekranie wyświetlone zostanie okno edycyjne, w którym należy określić:
— w jaki sposób ma zostać zmieniona cena — w polu Rodzaj zmiany ceny
należy zaznaczyć jedną z opcji: Procent lub Wartość;
— o ile cenę należy zmienić — wartość należy podać w polu Zmień cenę(y)
o:.
Po zatwierdzeniu okienka system kontroluje czy podana wartość zmiany
ceny nie spowoduję obliczenia nowej ceny o wartości ujemnej lub równej zero. Jeżeli tak by się stało nie będzie możliwa zmiana ceny o podaną wartość
(wartość należy wówczas skorygować lub zrezygnować z funkcji). Dodatkowo kontrolowane jest wypełnienie pola Zmień cenę(y) o: — jeśli w pole została
wprowadzona wartość zero (brak zmiany cen) wówczas system o tym będzie
komunikował i umożliwi użytkownikowi powrót do edycji tego pola.
Prawidłowe wykonanie operacji Zmień cenę spowoduję zmianę ceny dla
zaznaczonych pozycji cennika według odpowiednich algorytmów.
Poprawianie pozycji cennika Funkcja [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży|
Popraw] czy [Definicje|Cenniki|Cenniki dostaw|Popraw] oprócz poprawiania
poszczególnych pozycji cennika, umożliwia grupową zmianę poszczególnych
wartości w cenniku.
Podczas zbiorczej poprawy pozycji cennika umożliwiono:
— Zerowanie daty do której obowiązuje pozycja cennika — aby wyzerować
datę należy zaznaczyć pole Zerować datę do.
— Zerowanie ceny netto — aby wyzerować cenę netto należy zaznaczyć pole Zerować cenę netto.
— Zerowanie ceny brutto — aby wyzerować cenę brutto należy zaznaczyć
pole Zerować cenę brutto.
— Wprowadzenie lub zmianę cennika bazowego — służy do tego sekcja
Cennik bazowy. Edycja cennika bazowego dostępna jest również dla pozycji cenników standardowych, jednak nie będzie on zapamiętywany dla
takich pozycji.
201
202
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— Usuwanie cennika bazowego — aby usunąć cennik bazowy należy zaznaczyć pole Usuń cennik bazowy.
— Edycję rabatu procentowego.
— Edycję kwoty rabatu netto lub brutto.
— Zerowanie rabatu, wszystkich jego wartości naraz.
— Wprowadzanie lub zmianę promocji — służy do tego sekcja Promocja.
Pola w sekcji Promocja dostępne są tylko dla cennika sprzedaży.
Jeżeli pole Rabat nie zostało uzupełnione, poprzez grupową akcję Popraw
rabat nie zostanie wyzerowany. Grupowe zerowanie rabatu możliwe jest tylko
po zaznaczeniu pola Zeruj rabat.
Kalkulacja w cennikach W pozycji cenników znajduje się funkcja [Definicje|
Cenniki|Cenniki sprzedaży|Kalkulacja], [Definicje|Cenniki|Cenniki dostaw|Kalkulacja], której działanie jest analogiczne jak w pozycjach dokumentów sprzedaży (patrz punkt III.3.2).
Należy zwrócić uwagę, że kalkulacja dostępna jest tylko dla tych pozycji
cenników, które mają podany materiał lub usługę.
Jeśli pozycja cennika dotyczy waluty innej niż narodowa dodatkowo przed
pojawieniem się okna kalkulacji należy podać kurs przeliczenia z waluty w cenniku na walutę narodową.
Kopiowanie cenników Funkcje [Definicje|Cenniki|Cenniki sprzedaży|Kopiuj]
czy [Definicje|Cenniki|Cenniki dostaw| Kopiuj ] umożliwiają automatyczne wygenerowanie nowego cennika. Należy wskazać istniejący cennik, którego nagłówek i pozycje posłużą jako baza do utworzenia nowego cennika. Dla nowego cennika należy podać kod. Dzięki tej funkcji można łatwo przygotować
nowy cennik np. dla innego kontrahenta lub w innym zakresie dat.
Archiwum cenników Cenniki, które nie będą już w systemie używane, można przenieść do archiwum. Dotyczy to np. cenników, których nie można usunąć, gdyż zostały już wykorzystane w systemie. W tym celu należy skorzystać
z funkcji [Definicje|Cenniki |Cenniki sprzedaży|Archiwum], a dla cenników dostaw — [Definicje|Cenniki|Cenniki dostaw|Archiwum].
Archiwalne cenniki można będzie przeglądać wybierając polecenie [Definicje|
Cenniki|Cenniki sprzedaży|Cennik/archiwum], a dla cenników dostaw —
[Definicje|Cenniki|Cenniki dostaw|Cennik/archiwum]. Tutaj użycie polecenia
I.14. Kartoteka sprzedaży
Archiwum spowoduje przeniesienie cennika archiwalnego do cenników aktywnych, natomiast akcje Cennik/archiwum umożliwi zmianę widoku na cenniki
aktywne.
Cenniki oparte na cennikach standardowych
Program umożliwia tworzenie cenników grup kontrahentów czy też indywidualnych kontrahentów na bazie cennika standardowego. Daje to możliwość
realizacji następującego scenariusza: wprowadzenie ceny promocyjnej na dany
produkt dla wszystkich kontrahentów.
Pierwszym miejscem, w którym można wskazać cennik bazowy jest nagłówek cennika dla grupy kontrahentów lub kontrahenta. Traktowany jest jako
domyślny i podpowiadany w pozycji cennika. Także w pozycji cennika, niezależnie od ustawień w nagłówku, można określić cennik bazowy. Należy jednak
zwrócić uwagę na fakt, że jeśli chcemy korzystać z cennika bazowego to musi
on być wskazany w pozycji cennika.
Firma X sprzedaje materiał Y w cenie 10 zł kontrahentom detalicznym. Z
kontrahentem K1 umówiła się, że materiał Y będzie sprzedawała mu z 10% rabatem. Kontrahentom kluczowym udziela domyślnie rabatu 5%. Chcąc zrealizować powyższe w systemie Logistyka należy zdefiniować następujące cenniki:
— standardowy, umownie nazwany DETALICZNY, na materiał Y w cenie
10zł — cennik dla kontrahentów detalicznych;
— grupy kontrahentów oparty na cenniku DETALICZNYM, na materiał Y
z określonym tylko rabatem 5% — cennik dla klientów kluczowych;
— kontrahenta oparty na cenniku DETALICZNYM, na materiał Y z określonym tylko rabatem 10% — cennik dla kontrahenta K1.
Dodatkowo w łatwy sposób można zmieniać warunki handlowe przez modyfikację cennika bazowego przy zachowaniu rabatów ustalonych w cennikach
grup kontrahentów i kontrahentów. Należy pamiętać, że cenniki mogą być
również projektowane w oparciu o grupy materiałowe lub usługowe. Zasada
określenia ceny i rabatu jest analogiczna jak dla materiału czy usługi.
— Cennik bazowy musi być ważny aby cena została z niego pobrana.
— Jeśli w cenniku bazowym będzie więcej niż jedna ważna pozycja na dany materiał to będą on równorzędne. Dodatkowo jeśli aktywne jest podpowiadanie ceny to spośród cen równorzędnych będzie podpowiadana
203
204
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
cena przypadkowa. Dlatego należy zadbać aby w cenniku bazowym była
tylko jedna ważna cena na dany towar.
— Jeśli w cenniku opartym na cenniku bazowym zostanie podana cena, to
będzie istotniejsza od ceny z cennika bazowego.
— Z cennika bazowego pobierana jest tylko cena.
Priorytety cenników
W nagłówku cenników standardowych, grup kontrahentów i kontrahentów
określa się priorytet cennika. Domyślna wartość priorytetu jest podpowiadana odpowiednio z następujących parametrów [Definicje|Parametry|Formuły|
Cenniki]:
— Priorytet cennika Standardowego (domyślna wartość: 1)
— Priorytet cennika Grupy kontrahenta (domyślna wartość: 2)
— Priorytet cennika Kontrahenta (domyślna wartość: 3)
Priorytet pozycji cennika wyznaczany jest wg wzorów:
Pcen = Pnag × 10 + Ptyp
Pbaz = Pnag × 10 + Ptyp +
Ptyp
10
gdzie:
— Pcen — priorytet pozycji cennika nieopartej na cenniku bazowym
— Pbaz — priorytet pozycji cennika opartej na cenniku bazowym
— Pnag — priorytet z nagłówka cennika
— Ptyp — priorytet typu pozycji (2 - jeśli cennik dotyczy materiału lub
usługi, 1 - jeśli cennik dotyczy grupy materiałowej lub usługowej)
W dokumentach, ceny sprzedaży, wyświetlane są wg malejącej wartości
priorytetu pozycji cennika. Korzystając z priorytetów można np. wprowadzić cenę promocyjną na dowolny materiał lub usługę, która będzie dotyczyła
wszystkich kontrahentów niezależnie od ich warunków handlowych. W celu
rozwiązania powyższego problemu należy zdefiniować nowy cennik standardowy o nazwie np. ”Promocja piątkowa” i nadać mu priorytet wyższy od cenników dotąd obowiązujących. W cenniku wprowadzić materiały, usługi objęte
promocją.
I.14. Kartoteka sprzedaży
14.6 Rodzaje płatności
Jednym ze słowników, którego istnienie jest niezbędne dla prawidłowej pracy
programu, jest słownik rodzajów płatności. Jest to katalog nazw powszechnie
stosowanych form płatności, takich jak płatność gotówką, przelewem, czekiem
bądź płatność ratalna. Oparty jest na wzorcu płatności (na temat wzorców czytaj w rozdziale I.2.1), umożliwiającym wprowadzenie symbolu i nazwy rodzaju
płatności, a także określenie, czy jest to zapłata gotówkowa i jaka jest liczba dni
płatności.
Definiowanie form płatności ma sens wtedy gdy w parametrach systemu
ustalono słownik dla płatności [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Słowniki
systemu] (patrz punkt I.4.2).
Podczas redagowania dokumentu sprzedaży, zakupu, zamówień od klienta czy ofert, określając rodzaj płatności będziesz mógł skorzystać ze słownika
zdefiniowanego przy pomocy funkcji [Definicje|Rodzaje płatności]. Po wybraniu standardowej akcji Dołącz należy wypełnić pola:
Kod symbol rodzaju płatności,
Treść nazwa rodzaju płatności, np. gotówka, przelew, czek itp.
Rodzaje płatności można wprowadzić również redagując słowniki użytkownika [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] (patrz punkt I.2.5).
Parametry dla płatności
Dla słownika rodzajów płatności dostępna jest akcja Parametry [Definicje|Rodzaje płatności|Parametry]. Umożliwia ona wprowadzanie i przeglądanie dodatkowych informacji.
Wypełnianie parametrów dostępne jest podczas przeglądania ich poprzez
użycie akcji Popraw.
Dla każdej z form płatności określone są dwa parametry:
Czy gotówka? tutaj w polu Wartość należy wpisać T lub N, ewentualnie pozostawić puste;
Liczba dni płatności w polu Wartość należy wprowadzić liczbę dni płatności,
lub pole pozostawić niewypełnione.
205
206
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
Tłumaczenia
Dla rodzajów płatności istnieje możliwość rejestrowania tłumaczeń po wybraniu funkcji [Definicje|Rodzaje płatności|Tłumaczenia].
Tłumaczenia wykorzystywane są w następujących wydrukach dokumentów:
— Faktura VAT i korekta
— Dokument zakupu i korekty, Faktura RR, Faktura wewnętrzna
— Faktura pro-forma
Na temat tłumaczeń w systemie Logistyka czytaj również w punkcie I.16.
15 Informacje o licencjobiorcy
15.1 Informacje podstawowe o licencjobiorcy
Parametryzując środowisko pracy programu nie można zapomnieć o wprowadzeniu informacji dotyczących licencjobiorcy — danych o przedsiębiorstwie,
w którym program będzie funkcjonował.
Dane licencjobiorcy to dane adresowe oraz informacje służące identyfikacji
podatkowej i statystycznej. Dane te mają nie tylko znaczenie identyfikacyjne.
Będą one drukowane w nagłówkach wszystkich dokumentów pochodzących
z programu. Jest to szczególnie istotne dla wydruków dokumentów zewnętrznych, sporządzanych dla kontrahentów.
Brak danych o użytkowniku programu uniemożliwi prawidłowe sporządzanie wydruków.
Aby przystąpić do redagowania danych, wybierz z menu głównego
[Definicje|Parametry|Parametry pracy] i skaż zakładkę Dane licencjobiorcy.
W oknie, które wyświetlone zostanie na ekranie należy wprowadzić następujące informacje:
Nazwa pełna nazwa firmy, instytucji — licencjobiorcy programu.
Skrót skrót nazwy firmy, instytucji — licencjobiorcy programu.
Nip numer identyfikacji podatkowej.
Regon numer regonu firmy.
I.15. Informacje o licencjobiorcy
GLN Globalny Numer Lokalizacyjny — numer dotyczący wymiany elektronicznych komunikatów handlowych.
Fax
numer linii faksowej.
Miasto nazwa miejscowości siedziby firmy.
Ulica, Nr domu nazwa ulicy z numerem, przy której mieści się siedziba firmy.
Kod pocztowy, Poczta kod pocztowy wraz z nazwą miejscowości, gdzie mieści się poczta właściwa dla siedziby firmy.
Telefon numer telefonu.
E-mail
Urząd skarbowy
Organ rejestrowy
Data rejestracji
Rejestr
Nr w rejestrze
Data rozpoczęcia działalności
Kapitał zakładowy pole będzie dostępne do redakcji, jeżeli parametr 34 na
liście parametrów będzie ustawiony na Z czyli formą działalności licencjobiorcy jest spółka z.o.o lub na A — formą działalności licencjobiorcy
jest spółka akcyjna.
Kapitał wpłacony pole będzie dostępne do redakcji, jeżeli parametr 34 na liście parametrów będzie ustawiony na A czyli formą działalności licencjobiorcy jest spółka akcyjna.
Parametr ustawisz po wybraniu [Administracja|Lista parametrów] —
patrz punkt XII.1. Po ustawieniu parametru 34 pola dotyczące kapitału nie będą dostępne do redakcji. Informacje o kapitale zakładowym
i wpłaconym, jeżeli wymagane są dla danego licencjobiorcy, drukowane
będą na dokumentach handlowych. Kapitał znajdzie się na wydrukach
ofert, zamówień, faktury pro-forma.
207
208
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
15.2 Symbole NIP licencjobiorcy w UE
W związku z potrzebą rejestrowania licencjobiorcy programu jako podatnika
VAT UE w systemie Logistyka istnieje możliwość wprowadzania kartotek symboli NIP w UE. Każdy podatnik może posiadać kilka symboli VAT UE, w zależności od tego, w ilu państwach Wspólnoty został zarejestrowany jako podatnik
VAT UE. Symbole identyfikacji VAT w UE są wprowadzane poprzez podanie
dwuliterowego oznaczenia kraju Wspólnoty oraz dalszej części numeru.
W menu [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe] w zakładce Symbole NIP w UE licencjobiorcy wprowadzane są symbole identyfikacji podatkowej
przyznane licencjobiorcy programu (o ile jest on podatnikiem VAT UE). Na
temat symboli NIP w UE możesz także przeczytać w punkcie I.14.1.
15.3 Kartoteka rachunków bankowych licencjobiorcy
Dane dotyczące licencjobiorcy uzupełnione o informacje dotyczące własnych
rachunków bankowych (będących w posiadaniu przedsiębiorstwa użytkującego program).
Przed sporządzeniem wydruku dokumentu sprzedaży operator wybiera
właściwy rachunek bankowy, na który kontrahent zobowiązany jest wykonać
przelew zapłaty za fakturę. Udostępnione są wówczas zapisy wprowadzone do
kartoteki rachunków bankowych właściciela programu. Numer wybranego rachunku zostanie wydrukowany na fakturze jako numer konta sprzedawcy.
Aby zredagować zapis w kartotece rachunków bankowych licencjobiorcy programu, wybierz z menu [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe]
i wskaż zakładkę Rachunki bankowe licencjobiorcy. Gdy wykonasz polecenie
Dołącz, na ekranie wyświetlone zostanie okno, w którym należy wprowadzić
numer rachunku bankowego. Numer składa się z trzech pól:
— dwuznakowe — liczba kontrolna (nie wszystkie rachunki ją posiadają)
— ośmioznakowe — numer kierunkowy banku
— numer rachunku.
Widoczne w oknie pole Nazwa banku wypełni się automatycznie po podaniu numeru kierunkowego. Pierwszy człon numeru rachunku stanowi numer
identyfikacyjny banku.
Jeden z rachunków bankowych licencjobiorcy można oznaczyć jako domyślny (symbol T w kolumnie D w oknie przeglądania rachunków bankowych). W sytuacji, kiedy potrzebny jest rachunek bankowy licencjobiorcy
I.15. Informacje o licencjobiorcy
np. wystawianie faktury sprzedaży, program podpowiada rachunek oznaczony
jako domyślny. Jeżeli licencjobiorca ma kilka rachunków i żaden z nich nie został oznaczony jako domyślny, użytkownik musi wybrać odpowiedni rachunek
z listy (klawisz F3 ).
Na temat wystawiania dokumentów sprzedaży czytaj w punkcie III.1.
Subkonta kontrahentów
Dzięki subkontom można ewidencjonować dane związane z dokonywaniem
płatności przez kontrahentów na specjalnie wydzielone dla nich subkonta,
prowadzone dla rachunku bankowego licencjobiorcy. W oknie przeglądania
rachunków bankowych licencjobiorcy [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe ] w zakładce Rachunki bankowe licencjobiorcy dostępna jest pozycja Subkonta.
Redagowanie subkont jest możliwe tylko wtedy, jeżeli odpowiednio ustawiono parametr nr 65 na liście parametrów systemu ([Administracja|Lista parametrów]).
Subkonta kontrahenta można również definiować wybierając [Firma|Kontrahenci|Inne|Rachunki bankowe|Subkonta] — patrz punkt I.14.1.
Jeżeli kontrahent posiada subkonto, podczas wprowadzania faktury (patrz
punkt III.1.1), numer subkonta będzie mógł być wprowadzony w pole Numer
rachunku.
Automatyczne generowanie subkont kontrahentów na podstawie wskazanego konta licencjobiorcy
Istnieje możliwość określenia jednego z rachunków bankowych licencjobiorcy, jako rachunku obsługującego subkonta [Definicje|Parametry dodatkowe|
Rachunki bankowe licencjobiorcy]. W tym celu należy użyć akcji Popraw. Jeżeli
żaden z rachunków na liście nie został określony jako posiadający subkonta
wówczas dostępny do edycji jest znacznik Rachunek dla subkont. Jego zaznaczenie pozwala na określenie kolejnych cyfr tworzonego subkonta – pole Numer dla subkont.
Na liście parametrów globalnych systemu [Administracja|Lista parametrów ] znajduje się parametr 64 Generowanie subkonta dla kontrahenta?
Parametr może przyjmować wartości:
— N — subkonto nie będzie generowane automatycznie;
— T — subkonto będzie zawsze generowane automatycznie;
209
210
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— P — subkonto zostanie wygenerowany jeżeli operator tak zdecyduję.
Parametr ten jest sprawdzany podczas modyfikacji danych dla kontrahenta [Firma|Kontrahenci] (opcje Dołącz, Popraw). Po dołączeniu nowego kontrahenta lub też poprawieniu danych kontrahenta już w zarejestrowanego w systemie, w zależności od ustawienia parametru 64 subkonto dla kontrahenta może
być automatycznie wygenerowane.
Subkonta dla kontrahenta można przeglądać po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Rachunki bankowe|Subkonta].
Istnieje możliwość wygenerowania subkont dla wszystkich kontrahentów
(lub uzupełnienia subkont kontrahentom ich nie posiadających). Funkcja dostępna jest po wybraniu opcji systemu [Firma|Funkcje pomocnicze|Automatyczna generacja subkont dla kontrahenta]. Funkcja działa w dwóch krokach:
— uzupełnienie kartoteki kontrahentów o znacznik kolejnego numeru dla
subkont;
— generacja subkont dla kontrahentów na podstawie znacznika kolejnego
numeru.
Kolejne pozycje w kartotece kontrahentów zostaną ponumerowane kolejnym unikalnym numerem. Każdy nowy kontrahent dostaję taki numer jako o
jeden większy od ostatnio nadanego.
Funkcja automatycznego uzupełnienia uzupełnia rzeczone numery wyłącznie dla numerów nieokreślonych (równych 0).
Istnieje możliwość określenia tych numerów na podstawie kodu kontrahenta, ale tylko wtedy, gdy wszystkie kody w kartotece kontrahentów są kodami liczbowymi (np. jeżeli w kartotece wystąpi kod kontrahenta P00001 wówczas opcja ta nie będzie dostępna).
Funkcja automatycznej generacji subkont dla kontrahentów jest niezależna
od parametru 64 — nie jest on w tym przypadku sprawdzany.
Jak rozpocząć pracę z wykorzystaniem generowania subkont
1. Transfer z poprzedniej wersji systemu uzupełnia jedynie znacznik Rachunek dla subkont wartością domyślną, czyli N.
2. Należy wybrać jeden z rachunków bankowych licencjobiorcy, na podstawie którego mają być generowane subkonta i oznaczamy go jako rachunek dla generacji subkont (nie musi być to rachunek domyślny firmy).
211
I.15. Informacje o licencjobiorcy
3. Należy wypełnić pole Numer dla subkont (stała wartość – ciąg cyfrowy
— przypisywany zawsze do subkonta).
4. Należy wykonać opisaną powyżej operację Automatyczna generacja subkont dla kontrahenta.
5. Należy ustawić parametr 64 na odpowiednią, w zależności od potrzeb
firmy wartość.
Algorytm tworzenia subkonta dla kontrahenta
konta wygląda tak: KK NRB NRS NRK,
gdzie:
Struktura tworzonego sub-
— KK — dwu-cyfrowa suma kontrolna (wyliczana dla każdego numeru
konta - 24 cyfry);
— NRB — ośmio-cyfrowy numer kierunkowy banku — wartość pobierana
z rachunku licencjobiorcy;
— NRS — kilku-cyfrowy numer dla subkonta (specyficzny dla banku i rachunku bankowego — najczęściej podawany przez bank);
— NRK — numer kolejny kontrahenta z kartoteki dopełniony zerami (tak
żeby cały numer rachunku z pominięciem sumy kontrolnej składał się z
24 cyfr).
Subkonto tworzone na podstawie konta 75 1160 0006 5788 8888 0000 8008,
o numerze dla subkont 4444 dla kontrahenta o numerze 20 będzie miało wartość: 70 1160 0006 4444 0000 0000 0020.
Wydruk dokumentów z uwzględnieniem zmian danych licencjobiorcy
Wydruki dokumentów uwzględniają zmiany danych licencjobiorcy. Dotyczy
wydruków:
— Faktury i korekty sprzedaży
— Faktury wewnętrznej, dokumentu zakupu i ich korekt
— Faktury RR
— Faktury pro-forma
— Dokumentu magazynowego
212
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
— Dokumentu z magazynu opakowań
— Oferty
— Korekty zbiorczej
— Zamówienia dostawy
— Potwierdzenia zamówienia dostawy
— Zamówienia sprzedaży
— Realizacji zamówienia sprzedaży
Historia zmian danych licencjobiorcy jest niedostępna jeśli dane pobierane
są z parametrów oddziału.
16 Tłumaczenia
W systemie Logistyka istnieje możliwość drukowania dokumentów handlowych w różnych wersjach językowych. Aby to było możliwe należy wprowadzić
poszczególne nazwy w języku, w którym faktura będzie drukowana.
Tłumaczenia tekstów można przeglądać i wprowadzać po wybraniu
[Definicje|Tłumaczenia].
Tłumaczenia mogą być definiowane dla języków, które znajdują się w odpowiednim słowniku.
Słownik języków należy podać, tak jak inne słowniki systemu, w parametrach programu [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Słowniki systemu]
(patrz punkt I.4.2).
Teksty tłumaczeń na język angielski mogą być zaimportowane po wybraniu
[Administracja|Import danych|Tłumaczenia tekstów].
Przed importem tłumaczeń należy w słowniku języków założyć języki o kodach POL (polski) oraz ANG (angielski).
Słownik języków jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] lub po wybraniu [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika|
Dołącz].
W systemie istnieje możliwość wprowadzania tłumaczeń dla wydruków
faktur i korekt, a także dla wydruków sprawozdań definiowalnych (patrz
punkt XII.14).
Tłumaczenia należy wprowadzić w oknie Tłumaczenia tekstów podając język i treść w danym języku dla tekstu znajdującego się w oknie Słownik tekstów
I.16. Tłumaczenia
213
tłumaczeń. W pole Tłumaczenie można wprowadzać nazwę tak długą na ile pozwala wpisać edycja. Należy jednak pamiętać, że na wydruku tak długa nazwa
się nie wydrukuje.
Po przełączeniu widoku według języków, w oknie Tłumaczenia teksów dostępne są opcje:
Dołącz wszystkie dla pustego okna tłumaczeń dodaje wszystkie zdefiniowane
tłumaczenia dla języka z uzupełnionym tłumaczeniem w języku oryginału.
Dołącz brakujące dla okna tłumaczeń z zawartością dodaje niezdefiniowane
tłumaczenia dla języka z uzupełnionym tłumaczeniem w języku oryginału.
Funkcje mają również zastosowanie przy dodawaniu tłumaczeń dla języka
polskiego, np. w celu zmiany drukowania treści uwag na dokumentach.
Przykładowe tłumaczenie można zaimportować za pomocą funkcji [Administracja|
Import tabel|Definicje tłumaczeń języków].
Istnieje także możliwość tłumaczenia nazw materiałów i usług — dla każdej pozycji można przypisać wersję językową i tłumaczenie nazwy — patrz
punkt I.13.4.
Podczas wykonywania wydruku faktury dostępnego po wybraniu [Faktury|
Wszystkie dokumenty|Drukuj], istnieje możliwość wskazania wersji językowej
(wcześniej zdefiniowanej) — patrz punkt III.2.
Po wybraniu wersji językowej drukowane są tłumaczenia elementów stałych. W przypadku braku tłumaczenia, element nie zostanie wydrukowany.
Jeśli faktura będzie drukowana w wersji językowej i dla wybranego języka
nie będzie tłumaczenia nazwy materiału to zostanie ona pobrana na zasadach
gdy język nie został wybrany. Dotyczy wydruków:
— Faktura VAT
— Faktura korygująca
— Dokument zakupu
— Faktura wewnętrzna
— Faktura PROFORMA
214
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
16.1 Opisy dodatkowe
W oknie Słownik tekstów tłumaczeń dostępnym po wybraniu [Definicje|Tłumaczenia], oprócz napisów stałych takich jak FAKTURA VAT czy Sprzedawca, znajdują się teksty przeznaczone do opisów dodatkowych:
— dla faktur VAT — od kodu 1000201 do kodu 1000209
— dla faktur korygujących — od kodu 2000201 do kodu 2000209
— dla faktur proforma — od kodu 3000201 do kodu 3000209
Opisy można wprowadzić do okna Tłumaczenie tekstów podając w odpowiedni język.
Jeżeli wprowadzając parametry wydruku przed wydrukiem faktury, wypełnimy pole Wersja językowa, to na dole faktury będą drukowane wszystkie
wprowadzone opisy w odpowiednim języku.
Jeżeli dodatkowe opisy mają być drukowane dla faktury w języku narodowym, wypełniając dane w oknie Tłumaczenie tekstów, pole Język należy pozostawić niewypełnione (patrz poniżej punkt I.16.2). Wówczas, jeżeli pole Wersja
językowa w oknie parametrów wydruku zostanie puste, odpowiedni tekst znajdzie się na fakturze.
16.2 Teksty i tłumaczenia domyślne
Istnieje możliwość zmiany domyślnego tekstu tłumaczenia. W celu zmiany
tekstu domyślnego należy dla tego tekstu, w oknie Tłumaczenia tekstów wprowadzić zapis z niewypełnionym polem Język. Tak wprowadzone tłumaczenie
będzie zastępować tekst domyślny np. tekst 1000201 - Faktura VAT - opis pod
dokumentem linia 1 można zastąpić Życzymy udanych zakupów.
17 Parametryzacja formuł nadających kod kreskowy
W systemie Xpertis Logistyka istnieje możliwość przypisania formuł nadających kod kreskowy. Opisywana funkcjonalność dostępna jest po wybraniu pozycji w menu [Definicje|Słowniki dodatkowe|Formuły kodów kreskowych].
Formuły nadające kody kreskowe dotyczą:
— Kodu dostawy,
— Kodu indeksu materiałowego,
I.17. Parametryzacja formuł nadających kod kreskowy
215
— Kodu lokalizacji,
— Kodu palety.
System umożliwia zdefiniowanie formuł ogólnych (dla wszystkich magazynów) lub formuł stosowanych w danym magazynie. W przypadku operacji
nadawania kodu kreskowego priorytetowo sprawdzane jest istnienie formuły
na kod kreskowy dla magazynu, a następnie formuły ogólnej. W przypadku
braku formuł dla danych kodów kreskowych pole Kod kreskowy wypełniane
jest wartością „pustą”.
W menu okna Definicje kodów kreskowych występują akcje:
— Dołącz — umożliwia dołączenie nowej definicji formuł kodów kreskowych dla wybranego magazynu;
— Popraw — umożliwia poprawę przypisanych formuł kodów kreskowych
dla wybranego magazynu lub definicji ogólnej;
— Usuń — umożliwia usunięcie definicji formuł kodów kreskowych dla danego magazynu.
Nie można usuwać ani dodawać definicji formuł ogólnych. Możliwa jest
wyłącznie zmiana ich definicji (przypisanie innych formuł, ich usunięcie).
Dla kodu dostawy można przypisać dwie formuły:
— Formułę szczegółową — kod kreskowy nadawany bezpośrednio dla dostawy;
— Formułę grupy — kod kreskowy grupujący kody kreskowe dostaw (powinien dziedziczyć początkowe znaki przypisywane do dostawy).
Zastosowanie tych formuł pozwala na analizę dostaw w magazynie z wymiarami.
Dla Kodu palety można przypisać dwie formuły:
— Formułę kodu kreskowego palet oznaczonych;
— Formułę kodu kreskowego (tymczasowego oznaczenia) palet nieoznaczonych, wózków.
Dla pozostałych kodów kreskowych możliwe jest przypisanie wyłącznie
jednej formuły.
Formuły kodów kreskowych można zaimportować po wybraniu [Administracja|
Import tabel|Formuły kodów kreskowych].
Rozdział II
Gospodarka magazynowa
W tym rozdziale zamieszczone zostały wszystkie informacje dotyczące prowadzenia gospodarki magazynowej przy pomocy programu Logistyka, począwszy
od określania początkowych parametrów pracy w module magazynowym, poprzez obsługę dokumentacji związanej z przychodami i rozchodami towarów,
a skończywszy na kontroli bieżących stanów magazynowych oraz sporządzaniu różnorodnych zestawień i sprawozdań.
Informacje na temat zakładania — definiowania magazynów znajdziesz
w rozdziale dotyczącym parametryzacji systemu.
— Program umożliwia niezależne prowadzenie dowolnej liczby magazynów. Każdy z nich ma odrębną kartotekę dokumentów oraz jest niezależnie rozliczany ilościowo i wartościowo.
— Poszczególne magazyny mogą różnić się między sobą metodą rozliczeń
wartościowych. Typ i związana z nim metoda rozliczeń wartościowych
określane są przez użytkownika dla każdego magazynu w momencie jego definiowania. Zagadnienie definiowania magazynów oraz określania
metody rozliczeń wartościowych zostało ujęte w punkcie II.1.
— W kolejnych punktach znajdziesz informacje i wskazówki, jak wprowadzać dokumenty przychodowe i rozchodowe (punkt II.4), przeglądać i korygować wystawioną dokumentację, dokonywać różnego rodzaju analiz danych magazynowych. Program umożliwia również kontrolę stanów magazynowych w poszczególnych magazynach. Stany generowane są w programie na podstawie rejestrowanej dokumentacji
w obrębie okresów obrachunkowych składających się na rok bilansowy
(punkt II.11).
216
II.1. Metody rozliczeń
— Dodatkowe funkcje, niezbędne do prowadzenia prawidłowej ewidencji magazynowej, takie jak inwentaryzacja, oraz funkcje umożliwiające
uzgadnianie stanów materiałowych opisano w punkcie II.12.
— Program umożliwia ewidencjonowanie towarów, w skład których wchodzą inne towary, czyli kompletów. Wszystkie informacje dotyczące zasad
kompletowania wyrobów oraz generowania dokumentów stwierdzających przychód i rozchód kompletów i ich części składowych zebrano
w punkcie II.14.
— Program umożliwia prowadzenie ewidencji zamówień pochodzących
od klientów przedsiębiorstwa — dotyczących materiałów zgromadzonych w magazynach oraz zamówień własnych kierowanych do dostawców. Zagadnienie to zostało opisane w odrębnym rozdziale VI.
1 Metody rozliczeń
Zdefiniowanie magazynów w programie jest jedną z najistotniejszych czynności przygotowujących do pracy w module magazynowym. Dopiero po jej wykonaniu program umożliwia prowadzenie gospodarki materiałowej. Od skonstruowanych przez użytkownika definicji zależy, ile magazynów będzie obsługiwanych w ramach programu oraz jaki system prowadzenia kartotek magazynowych i wartościowych rozliczeń towarów zostanie przyjęty. System może być zmienny — inny dla każdego założonego magazynu lub jednolity, gdy
wszystkie magazyny rozliczane są według tych samych zasad.
Systemy rozliczeń można zasadniczo podzielić na trzy grupy: rozliczenia
według cen rzeczywistych dostawy, rozliczenia według cen uśrednionych oraz
według cen ewidencyjnych. Do użytkownika należy decyzja, który z systemów
rozliczeń zostanie zastosowany w każdym z utworzonych magazynów. Poza
metodą ewidencji cenowych użytkownik określa także wewnętrzną organizację asortymentu w poszczególnych magazynach, czyli decyduje o stosowaniu
bądź niestosowaniu podziału asortymentu na grupy towarowe.
Program przygotowany jest do obsługi dowolnej liczby magazynów, z których każdy definiowany jest indywidualnie. Oznacza to, że jeżeli w jednym magazynie przewidywana jest obsługa dokumentów z uwzględnieniem cen dostawy, w innym mogą być stosowane ceny ewidencyjne lub średnie.
Wybór jednego z możliwych typów magazynu powinien być poprzedzony
analizą i dostosowany do indywidualnych warunków oraz dotychczas stosowanych metod prowadzenia gospodarki magazynowej. Jeżeli w danym maga-
217
218
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
zynie zostanie wystawiony jakiś dokument to typu magazynu nie będzie już
można zmienić.
2 Cena magazynowa
Definiując magazyn decydujesz, w jaki sposób będzie ustalana cena magazynowa towaru podczas wydawania go z magazynu. Do dyspozycji masz kilka
różnych wariantów:
— ceny ewidencyjne — co oznacza stałą cenę dla towaru, niezależnie od
cen poszczególnych dostaw,
— ceny średnie — czyli cenę towaru uśrednioną na podstawie cen poszczególnych dostaw,
— ceny dostawy — co oznacza, że dla każdej partii towaru zostaje zachowana rzeczywista cena zakupu:
– FIFO,
– LIFO.
Gdy wybierzesz wariant z zachowaniem cen dostawy, zaistnieć może sytuacja, że ten sam towar, aktualnie ewidencjonowany w magazynie (czyli towar,
którego stany nie zostały wyczerpane), będzie miał dwie (lub więcej) różne ceny. Zdarzy się to wówczas, gdy kolejna dostawa zostanie przyjęta do magazynu, a poprzednia (lub poprzednie), o innych cenach zakupu, nie zostały jeszcze
z magazynu wydane. W związku z tym należy ustalić kolejność wydań towaru
z magazynu prowadzonego według cen rzeczywistych.
2.1 Kolejność wydawania towarów
Jednym z systemów wydawania towarów może być tzw. FIFO, gdzie kolejność
wydań jest chronologiczna i zgodna z kolejnością przyjęć, drugim zaś system
LIFO, gdzie kolejność wydań jest odwrotna w stosunku do kolejności przyjęć.
Podczas wprowadzania dokumentów przychodowych (np. PZ), definiowane
są poszczególne dostawy każdego towaru wraz z ceną zakupu. W programie
przechowywane są ilościowe stany poszczególnych dostaw dla każdego towaru
oraz ceny dostaw.
II.2. Cena magazynowa
2.2 Magazyny cen rzeczywistych dostawy
W magazynach, prowadzonych według cen rzeczywistych, stan magazynowy
rozliczany jest z podziałem na poszczególne partie odpowiadające poszczególnym dostawcom. Mogą one różnić się między sobą cenami. W czasie rejestracji dokumentów przychodowych tworzona jest chronologiczna kolejka dostaw
dla każdego towaru. W zależności od tego, w jakim trybie wydawane są towary pochodzące z kolejnych dostaw, magazyny cen rzeczywistych dzielą się na
magazyny typu FIFO i typu LIFO.
— W magazynie, w którym przyjęty został system FIFO, kartoteki materiałowe są prowadzone z uwzględnieniem faktycznych cen dostawy towarów. Podczas wydawania towaru z tego magazynu obowiązuje zasada
„pierwszy przyszedł, pierwszy wyszedł”. Gdy rejestrowane są dokumenty rozchodowe, cena pobierana jest z najstarszej nie wyczerpanej dostawy. Użytkownik nie ma wpływu na cenę na dokumencie rozchodowym,
wynika ona z cen dostaw z kolejki przechowywanej przez program. Według takiej samej zasady aktualizowane są stany towarów w poszczególnych dostawach — w pierwszym rzędzie odpowiednio pomniejszane
są stany dostaw najstarszych. Jeżeli magazyn prowadzony jest w systemie FIFO, a towar przyjęto w trzech dostawach, jako pierwszy zostanie
wydany ten, który pochodzi z dostawy chronologicznie najstarszej. Po
jej wyczerpaniu wydawany będzie towar kolejno z drugiej, a następnie
z trzeciej dostawy.
— W magazynie, w którym przyjęty został system LIFO, podczas wydawania towaru obowiązuje zasada odwróconej kolejności, to znaczy „ostatni
przyszedł, pierwszy wyszedł”. Chronologiczna kolejka dostaw jest tworzona analogicznie jak w typie FIFO, ale w momencie akceptacji dokumentu rozchodowego cena towaru pobierana jest z ostatniej niewyczerpanej dostawy i użytkownik nie ma na nią żadnego wpływu. Stany
towarów w poszczególnych dostawach aktualizowane są odpowiednio,
począwszy od dostawy chronologicznie najmłodszej. Przy zastosowaniu tego systemu towar „najświeższy” wydawany jest z magazynu jako
pierwszy.
— System rozliczeń według rzeczywistych cen dostaw, gdy operator programu sam wybiera dostawy, z których wydawany jest towar, stosowany
jest w magazynie typu DOSTAWY. Dla dokumentów rozchodowych obowiązują w nim ceny rzeczywiste dostawy, ale w odróżnieniu od dwóch
poprzednich typów operator programu decyduje o kolejności wydawania towarów, niezależnie od kolejki dostaw. Podczas wydawania towaru
219
220
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
z magazynu wyświetlana jest lista dotąd nie wyczerpanych dostaw tego
towaru. Znajduje się na niej — dla każdej dostawy — symbol, dane dotyczące dokumentu przychodowego, cena, w jakiej został przyjęty towar
do magazynu oraz pozostała ilość towaru.
System wydawania towarów w magazynach cen rzeczywistych
Może się zdarzyć, że w ramach jednego dokumentu rozchodowego należy wydać towar z dwóch lub więcej dostaw, ponieważ ilość z jednej dostawy jest
niewystarczająca. Wówczas na jednym dokumencie rozchodowym znajdzie się
odpowiednio więcej pozycji dotyczących danego towaru. Każda z tych pozycji odpowiadać będzie innej dostawie. Jeśli ceny w wybranych dostawach były
różne, także ceny tych pozycji będą inne.
W magazynach, w których obowiązuje tryb wydań towarów LIFO bądź FIFO przestrzegane są następujące zasady w trakcie redagowania dokumentów
rozchodowych:
— Jeśli ilość towaru, która ma być wydana w ramach jednego dokumentu
nie przekracza ilości przyjętej w jednej niewyczerpanej dostawie (odpowiednio „najstarszej” bądź „najmłodszej”), na dokumencie generowana
jest dla danego towaru jedna pozycja, a towar w całości wydawany jest
w cenie jednej dostawy.
— Jeżeli jednak ilość towaru przeznaczonego do wydania przekracza stan
odpowiedniej dostawy, brakująca ilość uzupełniana jest z poprzedniej
dostawy lub z dostawy następnej. Dotyczy to wszystkich magazynów
oprócz magazynu Dostawy. Wówczas dla jednego towaru na dokumencie rozchodowym powstają dwie (lub więcej) pozycje. Każda z nich obejmuje ilość towaru pobraną z jednej dostawy, a cena wydania równa jest
cenie tej dostawy.
W tym przypadku podział wydawanej ilości towaru na poszczególne części
odbywa się automatycznie, bez ingerencji operatora, w trakcie akceptacji dokumentu rozchodowego. Pozycje dokumentu po jego zaakceptowaniu można
jedynie przeglądać, nie jest możliwa ich modyfikacja.
Inaczej wydania towaru przebiegają w magazynach typu DOSTAWY. Tutaj
ilość towaru wydawanego w ramach jednej pozycji dokumentu nie może przekroczyć stanu wskazanej dostawy. Jeśli jest ona większa niż stan dostawy w magazynie, na ekranie wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat, a ilość podana przez operatora zostanie odpowiednio zmniejszona. Należy więc samodzielnie zredagować następną pozycję dokumentu dotyczącą tego samego to-
II.2. Cena magazynowa
waru i umieścić w niej brakującą ilość. Pozycje dokumentu utworzonego w ten
sposób mogą być przed akceptacją modyfikowane przez operatora.
W programie istnieje możliwość zdefiniowania dokumentu magazynowego rozchodowego w ten sposób, że dla magazynu typu DOSTAWY wydanie towarów odbywa się tak jak dla magazynu typu FIFO lub LIFO (patrz punkt I.11.3).
Do magazynu przyjęto towar A w trzech różnych dostawach: w pierwszej
dostawie przyjęto 100 sztuk w cenie 10,00 zł, w drugiej — 250 sztuk w cenie 11,50 zł, w trzeciej — 50 sztuk w cenie 13,00 zł. Następnie zarejestrowano
dokument rozchodowy, na podstawie którego wydano z magazynu 300 sztuk
tego towaru. Jeżeli magazyn funkcjonuje według systemu FIFO, na dokumencie rozchodowym powstaną dwie pozycje. Pierwsza z nich wyczerpie całą najstarszą dostawę, a przyjęta cena będzie równa 10,00 zł. Druga stanowić będzie
pobranie z kolejnej dostawy. W tej pozycji znajdzie się 200 sztuk towaru w cenie 11,50 zł. Ogólna wartość towaru A na dokumencie rozchodowym wyniesie
3300 zł. Wartość towaru pozostałego w magazynie wynosi 1225 zł.
Gdy magazyn funkcjonuje według systemu LIFO, na dokumencie rozchodowym powstaną również dwie pozycje dotyczące tego towaru, z tym że odnosić się będą do innych dostaw. Pierwsza pozycja wyczerpie w całości ostatnią
dostawę i towar zostanie wydany w cenie 13,00 zł. Druga pozycja w całości wyczerpie dostawę poprzednią, a towar wydany zostanie w cenie 11,50 zł. Wartość
wydanego towaru równa jest tym razem 3525 zł. Towar pozostały w magazynie
pochodzi w całości z najstarszej dostawy. Jego wartość wynosi 1000 zł.
W magazynie typu DOSTAWY operator sam zdecyduje, z której partii towaru ma nastąpić pobranie. Może na przykład wydać 100 sztuk z pierwszej
dostawy, 150 sztuk z drugiej i 50 sztuk z ostatniej. Wówczas wartość towaru
wydanego równa będzie 3375 zł, a wartość towaru pozostałego w magazynie
1150 zł.
2.3 Magazyn cen średnich bieżących
W magazynie prowadzonym według cen średnich (typu ŚREDNIE) jednostkowa cena towaru jest na bieżąco aktualizowana przez program na podstawie cen
zakupu. Ceny wszystkich dostaw są uśredniane zgodnie ze stanami towarów,
a towar wydawany jest z magazynu po aktualnie obowiązującej cenie średniej.
W przeciwieństwie do magazynu, gdzie stosowane są ceny ewidencyjne, w magazynie typu ŚREDNIE jednostkowe magazynowe ceny towarów mogą się zmieniać z każdą dostawą, ponieważ na bieżąco ulegają przeliczeniu.
Dla łatwiejszego uchwycenia różnic pomiędzy magazynem prowadzonym
według cen średnich i magazynem prowadzonym według cen rzeczywistych,
221
222
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
posłużymy się danymi wykorzystanymi w poprzednim przykładzie. Do magazynu przyjęto 100 sztuk towaru A w cenie 10,00 zł. Jest to pierwsza dostawa
tego towaru, jego cena magazynowa będzie więc równa cenie dostawy. Z chwilą wprowadzenia do magazynu drugiej partii towaru w innej cenie zakupu,
ulegnie ona przeliczeniu. Jeżeli w drugiej dostawie przyjęto 250 sztuk tego towaru w cenie 11,50 zł, to aktualna cena magazynowa wynosić będzie 11,07 zł.
Po przyjęciu w trzeciej dostawie 50 sztuk w cenie 13,00 zł, cena ponownie się
zmieni i wynosić będzie 11,31 zł (przyjęto założenie, że do czasu wprowadzenia trzeciej dostawy nie było żadnych wydań tego tego towaru). Średnia cena
magazynowa jest obliczana w sposób następujący:
4524,50
350 × 11,07 + 50 × 13,00
=
= 11, 31
350 + 50
400
Następnie zarejestrowano dokument rozchodowy i wydano z magazynu
300 sztuk towaru. Wartość łączna wydania równa jest 3393 zł, a wartość towaru
pozostałego w magazynie — 1131 zł.
2.4 Magazyn cen ewidencyjnych
W magazynie prowadzonym według cen ewidencyjnych (jest to magazyn typu
EWIDEN) cena towaru, bez względu na zmienne ceny dostawy, jest stała.
Towar wydawany jest w stałej cenie wprowadzonej przez użytkownika tak
długo, aż zostanie ona przez niego zmieniona poprzez wykonanie przeceny.
Gdy towar przyjmowany jest do magazynu po raz pierwszy, cena wprowadzona do dokumentu przychodowego będzie ceną ewidencyjną danego materiału. Jeżeli dla towaru cena jest już wyznaczona, podczas redakcji magazynowego dokumentu przychodowego cena wprowadzona jest przez system i nie
będzie można jej zmienić na dokumencie.
Ceny wszystkich towarów lub wybranych grup zmieniać można tylko przy
pomocy funkcji Przecena.
Przecenę można przeprowadzić zanim na dany towar zostanie wystawiony
pierwszy dokument.
3 Grupy asortymentowe w magazynach
Poza zdefiniowaniem gospodarki cenowej w poszczególnych magazynach, należy jeszcze podjąć decyzję dotyczącą wewnętrznej organizacji magazynów,
mianowicie czy towar w ramach magazynów ma być dzielony na grupy asortymentowe, czy nie. Podział na grupy znacznie ułatwia pracę z dokumentami
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
w magazynie, w którym zgromadzony jest bogaty asortyment, natomiast nie
wydaje się celowy w tych magazynach, gdzie asortyment towarowy jest stosunkowo ubogi.
Jeżeli założony zostanie magazyn, w którym przestrzegany będzie podział,
uruchomienie wszystkich funkcji związanych z przeglądaniem listy towarów
będzie poprzedzone wskazaniem odpowiedniej grupy. Wówczas wybór towaru może nastąpić z ograniczonego zbioru towarów należących do jednej grupy, bądź, gdy operator zaniecha wskazania grupy, z pełnej listy towarowej.
Tam, gdzie podział przestrzegany nie jest, listy towarowe wyświetlane są zawsze w całości.
4 Redagowanie dokumentów magazynowych
Najważniejszą i najczęściej wykonywaną funkcją w programie magazynowym
jest redagowanie i rejestrowanie dokumentów magazynowych. Dokumenty te
są źródłem danych wejściowych, na ich podstawie powstają wszelkie dane wyjściowe dotyczące magazynu. Stany magazynowe są generowane na podstawie
ilości towarów wykazanych we wprowadzonych i zaakceptowanych dokumentach magazynowych.
4.1 Parametry dla magazynów
Przed wprowadzeniem pierwszego dokumentu należy wykonać następujące
czynności:
— Zdefiniować numerację dla dokumentów magazynowych. Jest to możliwe po wybraniu [Definicje |Parametry|Numeracja dokumentów]. Na temat definiowania numeracji przeczytasz w punkcie I.11.1. Definicje
numeracji dokumentów można również zaimportować po wybraniu
[Administracja|Import tabel|Definicje numeracji].
— Zdefiniować typy dokumentów magazynowych. Jest to możliwe po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych]. Na temat definiowania typów dokumentów magazynowych przeczytasz w rozdziale
I.11.3.
— Wprowadzić parametry użytkownika dotyczące magazynów. Parametry
te wprowadzisz po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły] zakładki Magazynowe (patrz punkt I.10)
223
224
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Zdefiniować magazyny (patrz punkt I.12.1) i nadać do nich uprawnienia
(patrz punkt I.10.3).
— Wprowadzić parametry lokalne dla magazynów ([Zamówienia|Parametry pracy]). Tutaj wybierasz okres obrachunkowy i decydujesz w jakim
oddziale będziesz pracował — na temat wprowadzania parametrów pracy czytaj w punkcie I.4.1.
Przed przystąpieniem do rejestracji dokumentu należy zadbać również aby
wprowadzić dane do kartoteki kontrahentów [Firma|Kontrahenci] (patrz rozdział I.14.1).
4.2 Dokumenty zewnętrzne
Sporządzanie dokumentów magazynowych zostanie zaprezentowane na przykładzie dwóch typów dokumentów występujących w większości firm prowadzących gospodarkę magazynową. Jako przykład dokumentu przychodowego
posłuży dokument PZ, a rozchodowego dokument WZ. Są to najczęściej stosowane i jednocześnie najbardziej złożone dokumenty magazynowe. Dokumenty przychodowe i rozchodowe pozostałych typów redagowane są analogicznie.
Dokument przychodowy (PZ)
Dokumenty przychodowe redagować można wykorzystując w tym celu funkcję Redagowanie dokumentów [Magazyny|Redagowanie dokumentów].
Po wybraniu tej funkcji zostanie wyświetlona lista typów dokumentów magazynowych, zdefiniowanych w systemie i przypisanych użytkownikowi. Okno
zawierające przykładową listę typów dokumentów magazynowych pokazano
na ekranie II.1. Aby zredagować nowy dokument PZ, wskaż dokument PZ z
listy a następnie wybierz polecenie Dołącz.
Czynność rejestrowania dokumentu PZ (podobnie jak każdego innego dokumentu w programie) można podzielić na dwa etapy: redagowanie nagłówka dokumentu oraz redagowanie jego pozycji. Nagłówek zawiera informacje
dotyczące całego dokumentu, takie jak jego numer, data wystawienia, kontrahent itp. Pozycje dokumentu to towary przyjmowane do magazynu, informacje
o ich ilościach, cenach itp.
Wprowadzanie danych nagłówkowych Redagując nagłówek należy wpisać
odpowiednie dane w poniżej opisane pola okna redagowania nagłówka.
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
Ekran II.1
Ekran II.2
225
226
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Numer numer ewidencyjny dokumentu nadawany automatycznie. Poszczególne typy dokumentów numerowane są zgodnie z przypisaną im grupą
numeracji. Mogą być np. numerowane odrębnie dla każdego stanowiska
pracy w ramach miesiąca obrachunkowego bądź roku.
Istnieje również możliwość wykorzystania numerów jeżeli są luki w numeracji — patrz punkt Wykorzystanie wolnych numerów.
Obok numeru dokumentu znajduje się Symbol dokumentu. Budowa
symbolu będzie zgodna z treścią formuły obsługującej nadawanie symboli dokumentom.
Więcej informacji na temat definiowania numeracji i budowy symbolu
dokumentu znajdziesz w punkcie I.11.1.
Pole nie jest dostępne do redagowania.
Data data wystawienia dokumentu magazynowego. Musi ona zawierać się
w okresie obrachunkowym aktywnym w danym magazynie. Dokumenty magazynowe powinny być rejestrowane w systemie systematycznie
i chronologicznie w celu uniknięcia błędów. Data dokumentu podpowiadana jest przez system:
Jeżeli dzisiejsza data mieści się w aktywnym okresie to podpowiada
się data bieżąca.
Jeżeli dzisiejsza data nie mieści się w aktywnym okresie to system
podpowie ostatni dzień okresu.
Datę podpowiadaną przez program użytkownik może zmienić.
Kod symbol kontrahenta, od którego została przyjęta dostawa. Przy wypełnianiu pola możesz skorzystać ze słownika kontrahentów. Jeśli symbol
wpiszesz „ręcznie”, musisz zadbać, by był on zgodny z symbolem jednej
z pozycji słownika. Po wprowadzeniu kodu kolejne pole — Nazwa czyli
nazwa kontrahenta wypełniane jest automatycznie.
Dane dodatkowe
Konto symbol konta kosztowego. Wypełniając to pole możesz skorzystać ze
słownika kont kosztowych programu. Jeśli pole Konto zostanie wypełnione w trakcie redagowania dokumentu, użytkownik zyskuje możliwość korzystania z dodatkowych analiz obrotów magazynowych w rozbiciu na konta kosztowe. Jeśli nie, dokument nie zostanie uwzględniony
przy sporządzaniu tego typu analiz.
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
Faktura zakupowa symbol faktury zakupowej. Pole wypełniasz jeżeli chcesz
umieścić informacje o dokumencie zakupu.
Dla dokumentów zdefiniowanych jako unijne (patrz punkt I.11.3) pole
to należy wypełnić. Dla takiego dokumentu będzie zakładany rozrachunek o symbolu faktury zakupu.
Opis dodatkowy komentarz, który może okazać się pomocny podczas analizy
danych. Pole to nie musi być redagowane.
Dla kontrahenta (wg stref magazynowania) pole ma znaczenie tylko dla
magazynów wysokiego składowania i jest dostępne do edycji w przypadku zdefiniowania w systemie przynajmniej jednej strefy magazynowania przypisanej do kontrahenta. Opisywane pole może przyjmować
wartość kodów kontrahentów — tylko tych, którym zdefiniowano strefy
magazynowania. Wypełnienie tego pola kodem kontrahenta powoduję
analizowanie dostępności miejsc magazynowania w pierwszej kolejności według stref magazynowania kontrahenta np. operacje generacji reorganizacji, kompletacji wysyłki.
Opis magazynu wysokiego składowania znajduje się w rozdziale II.20.
Jeżeli w systemie stosowana jest wielowalutowość (patrz punkt I.4.3) dostępne do redakcji są również pola dotyczące dokumentów rozliczanych w walucie innej niż waluta narodowa. Na temat dokumentów walutowych czytaj w
punkcie III.4.
W magazynie typu Skład celny w pole dotyczące waluty należy wprowadzić walutę inną niż narodowa. System podpowiada symbol waluty jaki został
wprowadzony w definicję magazynu. Na temat składu celnego czytaj w punkcie II.16.
Nie wszystkie pola w nagłówku dokumentu można redagować.
Pole zawierające numer dokumentu jest wypełniane automatycznie kolejnym numerem. Użytkownik będzie miał ewentualnie możliwość wyboru numeru dokumentu, jeżeli w systemie będą wolne numery.
Na temat definiowania numeracji dokumentów i wykorzystania wolnych
numerów czytaj w punkcie I.11.1.
W sekcji Informacje wszystkie pola wprowadzane są przez program i użytkownik nie będzie mógł ich zmienić:
Mag zawartość pola informuje, którego magazynu dotyczy wprowadzany dokument. Jeśli operator zdecyduje, że dokument powinien trafić do innego magazynu, musi zaniechać dalszego nanoszenia danych, powrócić do
do funkcji Parametry pracy i tam wybrać właściwy magazyn.
227
228
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Typ redagowany typ dokumentu magazynowego.
Rok, Mc aktywny rok i miesiąc obrachunkowy — pola określane w parametrach pracy.
Wartość wartość dokumentu, pole uzupełniane po wprowadzeniu pozycji dokumentu.
Dla dokumentów magazynowych zdefiniowanych jako unijne należało będzie uzupełnić również pole NIP UE oraz pola w zakładce Dane do INTRASTAT.
Jeżeli w zakładce Dane INTRASTAT pole Typ deklaracji ustawione zostanie na
Nie dotyczy, można również nie podawać NIP UE.
Na temat definiowania dokumentów magazynowych czytaj w punkcie I.11.3, informacje o redakcji dokumentów unijnych znajdziesz w punkcie III.4.1.
Wprowadzanie danych dotyczących pozycji Po zredagowaniu nagłówka
dokumentu można przystąpić do redagowania jego pozycji. Gdy zostanie wywołane okno przeglądania pozycji dokumentu (na razie puste), wybierz polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie okno redagowania danych (por. ekran II.3).
Ekran II.3
Na każdą pozycję dokumentu składają się następujące informacje:
Pozycja numer pozycji dokumentu. Numery nadawane są automatycznie dla
kolejnych pozycji dokumentu. Pole to nie jest dostępne do redakcji.
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
Grupa kod grupy materiałowej, do której należy przyjmowany towar. Kod
grupy można wypełnić korzystając ze słownika grup materiałowych. Pole to dostępne do redakcji jest tylko wtedy, gdy podczas definiowania
magazynu, którego dotyczy redagowany dokument, zaznaczony został
parametr Redagować grupę materiałową. W przeciwnym wypadku pole
to pozostaje wyszarzone i wypełniane jest przez program po wprowadzeniu indeksu materiału. Pola Grupa możesz nie wypełniać — po podaniu
indeksu pole zostanie wypełnione automatycznie.
Na temat definiowania magazynów przeczytasz w punkcie I.12.1, na temat wprowadzania grup materiałowych przeczytasz w punkcie I.13.1.
Indeks indeks materiału, którego dotyczy dana pozycja dokumentu magazynowego. Indeks można wprowadzić korzystając z kartoteki materiałów.
Jeżeli dla danego magazynu wprowadzono materiały (patrz punkt
I.12.1), to po naciśnięciu klawisza F3 wyświetlane będą tylko materiały
przypisane do magazynu.
Po podaniu indeksu towaru program automatycznie wpisuje jego nazwę
do następnego pola.
Nazwa nazwa materiału zgodna z indeksem znajdującym się w poprzednim
polu. Odpowiednia nazwa zostanie przeniesiona z kartoteki materiałów
automatycznie. Pole to nie jest dostępne do redagowania.
Il.w jedn. dod. ilość przyjmowanego towaru w jednostce dodatkowej. Aby pole to było odpowiednio przeliczane czy dostępne do redakcji program
musi być odpowiednio sparametryzowany.
Wartości pól dotyczących ilości są obliczane na podstawie przeliczników wpisanych podczas definiowania dodatkowych jednostek — patrz
punkt Dodatkowe jednostki dla materiału i I.13.8.
Ilość ilość towaru przyjmowanego do magazynu. Dokładność ilości jest edytowana i wyświetlana zgodnie z polem Dokładność ilości w definicji materiału.
Ostatnia cena zakupu w tym polu wyświetlana jest ostatnia cena zakupu materiału od danego dostawcy.
Jest to cena w walucie magazynu czyli w walucie narodowej.
Jeżeli w danym roku nie było dostaw od wskazanego w nagłówku dostawcy, cena będzie pobierana z lat poprzednich.
229
230
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Cena jednostkowa cena towaru, z jaką towar jest przyjmowany do magazynu.
Wartość w tym polu może być inna niż aktualna cena magazynowa tego
towaru.
System umożliwia wprowadzenie ceny magazynowej do tylu miejsc po
przecinku ile zostało wprowadzone w pole Dokładność ceny magazynowej w definicje danego materiału [Definicje|Słownik materiałów|Dołącz/Popraw].
Między innymi uwzględniają to przeliczenia ceny na podstawie ceny walutowej.
Wartość dostawy lub wydania obliczana jest z dokładnością do 2 miejsc
po przecinku.
Podczas redakcji ceny, po naciśnięciu klawisza F3 dostępny będzie
słownik cen dostaw — patrz punkt II.4.6.
Dla magazynu typu EWIDEN pole nie będzie dostępne do redakcji, jeżeli
cena ewidencyjna jest wyznaczona.
Na temat ustalania cen towarów w magazynach różnego typu przeczytasz w punkcie II.2.
W magazynach różnych od ŚREDNIE i EWIDENCYJNE można będzie
wprowadzić cenę zerową. Jeżeli w chwili przyjmowania towaru do magazynu DOSTAWY, FIFO czy LIFO ceny jeszcze nie znamy, można wprowadzić zerową cenę. Dokumentów z ceną zerową nie można będzie zaksięgować. W tych magazynach cenę, zarówno zerową jak i większą od
zera będzie można poprawić po zaakceptowaniu dokumentu, ale przed
zaksięgowaniem.
Na temat opóźnionego wyceniania dostaw czytaj w punkcie II.4.4, więcej
na temat poprawiania cen czytaj w rozdziale II.9.
Jeżeli w pole Waluta wprowadzono symbol waluty innej niż narodowa,
dostępne do redakcji będzie pole Cena w. Należało będzie podać cenę
w walucie obcej. Pole Cena (cena w walucie narodowej) zostanie obliczone na podstawie ceny w walucie obcej i kursu.
Więcej na temat dokumentów walutowych czytaj w punkcie III.4.
Wartość wartość towaru wyliczana jako iloczyn wprowadzonej wcześniej ceny jednostkowej i ilości. Iloczyn jest zaokrąglany do dwóch miejsc po
przecinku. Pole jest wypełniane automatycznie i niedostępne do redakcji.
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
Wartość zakupu pole dostępne do redakcji tylko w magazynie typu EWIDEN.
Jest to wartość zakupu wprowadzona z faktury sprzedaży dostawcy. Jeżeli magazynowy dokument przychodowy został wygenerowany z dokumentu zakupu, pole wypełniane jest przez program.
Lokalizacja po odpowiednim sparametryzowaniu systemu, pole umożliwia
rejestrację miejsca składowania — lokalizacji w danym magazynie. Pole
nie musi być wypełnione. Na temat lokalizacji czytaj w punkcie II.17.
Cecha w polu tym możesz umieścić dodatkowe informacje o cechach przyjmowanego towaru. Pole dostępne jest do redakcji dla dokumentów przychodowych w magazynie typu DOSTAWY. Jeżeli dla przychodu cecha
zostanie umieszczona, zostanie ona przepisana zgodnie z dostawą w pole Cechy w dokumencie rozchodowym.
Na temat cech czytaj w punkcie I.13.3.
Konto pole umożliwia wskazanie konta, na którym będzie księgowana redagowana pozycja dokumentu.
Termin ważności pole umożliwia rejestrację terminu ważności dostawy. Termin ważności dostępny będzie do redakcji po odpowiednim zdefiniowaniu magazynu — magazyn musi mieć zaznaczone pole Stosować wymiary (patrz punkt I.12.1).
Na temat terminu ważności czytaj w punkcie II.17.
Wartość brutto pole pomocnicze, wyświetlające wartość brutto rejestrowanej
pozycji dokumentu.
Obok wartości brutto wyświetlana jest stawka VAT. Pole wypełniane jest
według następujących zasad:
— dla dokumentów wprowadzanych ręcznie - z kartoteki materiałowej lub stawek VAT kontrahenta,
— dla dokumentów utworzonych z dokumentów zakupu - według
stawki podanej w pozycji dokumentu zakupu,
— dla dokumentów tworzonych z zamówień dostaw - z kartoteki materiałowej lub stawek VAT kontrahenta.
Uwagi dodatkowe uwagi dotyczące dokumentu. Pole nie musi być wypełnione.
231
232
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Wprowadzając dokument przychodowy w magazynie typu Skład celny należało będzie podać cenę w walucie. W pozycji takiego dokumentu wyświetlana jest również wartość w podanej walucie. Tutaj system wymaga aby wprowadzić kod CN dla materiału, jak również podać procent cła.
Magazyn jako skład celny opisany jest w punkcie II.16.
Dla dokumentów magazynowych zdefiniowanych jako unijne należało będzie uzupełnić również pola w zakładce Dane do INTRASTAT.
Na temat definiowania dokumentów magazynowych czytaj w punkcie I.11.3, informacje o redakcji dokumentów unijnych znajdziesz w punkcie III.4.1.
W oknie z pozycjami magazynowych dokumentów zewnętrznych, dostępna jest zakładka Opakowania. Zakładka zawiera informacje o opakowaniach
zwrotnych związanych z danym towarem. Jeżeli przyjmowany materiał nie jest
powiązany z opakowaniem zwrotnym, okno będzie puste. Przy pomocy polecenia Dołącz można dołączyć opakowanie, nawet jeżeli towar nie ma przypisanego opakowania w kartotece materiałowej.
Zakładka Opakowania nie jest widoczna dla magazynów bez powiązanych
magazynów opakowań.
Na temat opakowań zwrotnych czytaj w punkcie II.13.
Dokument zwrotu zewnętrznego (ZZ) Dokument zwrotu zewnętrznego
(ZZ) jest szczególnym przypadkiem dokumentu przychodowego. W definicji
takiego dokumentu ([Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych]) należy zaznaczyć pola: Przychodowy, Zwrotny, Zewnętrzny, Zwykły (patrz punkt I.11.3).
W pozycji takiego dokumentu, dostępne jest pole Data dostawy, co go odróżnia od innych zewnętrznych dokumentów przychodowych.
Dla dokumentów zwrotu do magazynu istnieje możliwość wyboru dostawy. W tym celu w polu Data dostawy nacisnąć klawisz F3 i wskazać dostawę,
na która ma być przyjęty zwrot. Po wybraniu dostawy w pole Cena zostanie
wprowadzona cena z dostawy.
Akceptacja takiego dokumentu spowoduję zwiększenie ilości na wskazanej
dostawy.
Brak daty oznacza przyjęcie dostawy wg daty dokumentu (nowa dostawa).
Dokument rozchodowy (WZ)
Podobnie jak w przypadku dokumentów przychodowych, dokumenty rozchodowe redagować można wykorzystując funkcję Redagowanie dokumentów
[Magazyny|Redagowanie dokumentów].
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
Po wybraniu z listy typów dokumentu typu WZ i wykonaniu polecenia Dodaj, rozpoczęte zostanie redagowanie nowego dokumentu WZ.
Na ekranie II.4 zostało zaprezentowane okno redagowania nagłówka dokumentu rozchodowego.
Ekran II.4
Wprowadzanie danych nagłówkowych Pola Numer, Symbol, Data dokumentu redaguje się analogicznie do odpowiadających im pól w omawianym wcześniej dokumencie przychodowym PZ. Znaczenie pól w sekcjach Informacje
i Dane dodatkowe jest również podobne.
Pozostałe pola:
Kod kod kontrahenta, dla którego wydawany jest towar z magazynu. Może się
zdarzyć, że kontrahent ten nie został jeszcze zarejestrowany w programie
i nie ma jego kodu ani danych w wybranym słowniku. W takiej sytuacji
należy najpierw wprowadzić dane kontrahenta do słownika, nadać mu
kod, a następnie wskazać go jako odbiorcę.
Nazwa nazwa kontrahenta. Pole wypełniane automatycznie po wprowadzeniu kodu.
Odbiorca kod odbiorcy, któremu wydawany jest towar. Przy wypełnianiu pola
wygodnie jest skorzystać ze słownika. W słowniku tym znajdują się dane
tylko tych odbiorców, którzy związani są z kontrahentem wskazanym w
poprzednich polach. Pole to nie musi być wypełnione. Kiedy je wypełnisz, dane o odbiorcy drukowane będą na dokumencie sprzedaży. Jeżeli
233
234
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
danych właściwego odbiorcy brakuje w słowniku, możesz je uzupełnić
nie przerywając redagowania dokumentu.
Redagowanie słownika odbiorców opisano w punkcie I.14.1.
NIP UE NIP kontrahenta w UE. Wypełnianie pola ma sens, jeżeli dokument
będzie powiązany z dokumentem unijnym.
Rabat procent rabatu udzielanego kontrahentowi. Pole ma znacznie jeżeli
na podstawie dokumentu WZ będzie wystawiana faktura. Rabat może być podpowiadany z cennika dla danego kontrahenta. Pole widoczne jest tylko wtedy, gdy w definicji dokumentu magazynowego (patrz
punkt I.11.3) zaznaczone jest pole Redakcja cen sprzedaży. Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz jego maksymalna wartość wynosi
99,99 %.
Typ rabatu w pozycji ustawienie tego pola ma wpływ jaki typ rabatu będzie
wprowadzany w pozycji dokumentu:
— po ustawieniu pola na P — rabat procentowy;
— po ustawieniu pola na K — rabat kwotowy.
Podpowiadana wartość w tym polu zależna jest od ustawienia parametru 800812 Czy w pozycjach dokumentów rabat procentowy? — patrz
punkt I.7.
Typ rabatu w nagłówku dokumentu można zmieniać przed wprowadzeniem pozycji (później pole zostanie zablokowane do redakcji).
Na temat rabatów czytaj w punkcie III.3.3.
Pole dotyczy zewnętrznych dokumentów rozchodowych z redakcją cen
sprzedaży w pozycji.
Wg brutto znacznik związany z możliwością określenia sposobu wyceny zewnętrznych dokumentów rozchodowych związanych ze sprzedażą. Pole
widoczne jest tylko wtedy, gdy w definicji dokumentu magazynowego
(patrz punkt I.11.3) zaznaczone jest pole Redakcja cen sprzedaży.
Jeżeli pole Wg brutto zostanie zaznaczone, podczas redakcji ceny sprzedaży w dokumencie magazynowym, dostępne do redakcji będzie pole
Cena brutto i na jej podstawie będzie naliczana cena netto i podatek.
Istnieje możliwość przełączenia dokumentu magazynowego również zawierającego pozycje na według cen netto lub według cen brutto.
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
Jeśli dokument jest niewalutowy to ceny netto i brutto nie są przeliczane.
Przeliczane są tylko wartości.
W dokumencie walutowym cena jest powiększana o VAT jeśli jest zmiana z cen netto na brutto lub pomniejszana o VAT w przeciwnym przypadku. Wartości w pozycjach są również przeliczane.
Transport jeżeli pole to zostanie zaznaczone, materiały wprowadzane na dokument, będą mogły być powiązane z transportem — patrz punkt VI.17.
Jeżeli wielowalutowość jest dostępna w programie, do redakcji dostępne są
pola związane z walutą. Należy wówczas podać walutę, wypełnić pola związane z kursem i podać datę kursu. Kurs może być podany ręcznie lub z pobrany z
tabeli kursu. Jeżeli kurs waluty pochodzi z tabeli, wówczas data zostanie wprowadzona automatycznie.
Wartość pola Z waluty wg wartości decyduje o sposób przeliczania pozycji
w walucie. Pole może przyjmować wartości:
— T — pozycje walutowe będą przeliczane według wartości, czyli przejście
z waluty handlowej na opodatkowania przebiega na poziomie wartości
netto pozycji dokumentu,
— N — pozycje walutowe będą przeliczane według ceny, czyli zostanie najpierw wyznaczona cena w walucie opodatkowania (i narodowej), z której następnie zostaną wyliczone pozostałe wartości pozycji w tych walutach.
Wartość pola Z waluty wg wartości podpowiadana jest z parametru
800814 Czy przeliczać pozycje walutowe wg wartości? dostępnego po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Formuły|Cenniki].
Na temat dokumentów walutowych czytaj w rozdziale III.4, na temat sposobu przeliczania pozycji walutowych czytaj w punkcie Sposób przeliczania
pozycji walutowych.
Wprowadzanie danych dotyczących pozycji Po zredagowaniu danych nagłówkowych przystąpić należy do nanoszenia danych dotyczących kolejnych
pozycji.
Jeżeli w definicji magazynu, w którym redagujesz dokument, zaznaczono
pole Usługi na dokumentach rozchodowych (patrz punkt I.12.1), w oknie z pozycjami dokumentu rozchodowego dostępne są polecenia:
— Dołącz materiał
235
236
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Dołącz usługę
Jeżeli w danym magazynie usługi na dokumentach rozchodowych mają nie
być rejestrowane, dostępne będzie tylko standardowe polecenie Dołącz, po wybraniu którego można będzie wprowadzać tylko materiały.
Okno redagowania pozycji dokumentu rozchodowego zostało zaprezentowane na ekranie II.5.
Ekran II.5
W oknie redagowania pozycji dokumentu wydania znajdują się pola:
Pozycja numer pozycji dokumentu. Numery nadawane są automatycznie dla
kolejnych pozycji dokumentu. Pole to nie jest dostępne do redakcji.
Grupa kod grupy materiałowej, do której należy przyjmowany towar. Kod
grupy można wypełnić korzystając ze słownika grup materiałowych. Pole to dostępne do redakcji jest tylko wtedy, gdy podczas definiowania
magazynu, którego dotyczy redagowany dokument, zaznaczony został
parametr Redagować grupę materiałową. W przeciwnym wypadku pole
to pozostaje wyszarzane i wypełniane jest przez program po wprowadzeniu indeksu materiału. Pola Grupa możesz nie wypełniać — po podaniu
indeksu pole zostanie wypełnione automatycznie.
Indeks indeks materiału, którego dotyczy dana pozycja dokumentu magazynowego. Indeks można wprowadzić korzystając z kartoteki materiałów.
Po wybraniu klawisza F3 pojawia się okno, w którym znajdują się materiały, dla których występują stany magazynowe (niezależnie czy dany
magazyn ma przypisane materiały — patrz punkt I.12.1).
Jeżeli wprowadzono grupę towarową, w oknie Stany magazynowe znajdą
się tylko materiały z danej grupy.
Ze słownika materiałów można wybrać również polecenie Zamienniki,
jeżeli chcesz stosować zamiennik towaru. Z listy zamienników wybierz
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
właściwy towar. W pole Indeks zostanie wpisany wówczas indeks zamiennika.
Po podaniu indeksu towaru program automatycznie wpisuje jego nazwę
do następnego pola.
Nazwa nazwa materiału zgodna z indeksem znajdującym się w poprzednim
polu. Odpowiednia nazwa zostanie przeniesiona z kartoteki materiałów
automatycznie. Pole to nie jest dostępne do redagowania.
Data dostawy data dostawy, wybrany z listy dostaw. Pole to dostępne do redakcji jest tylko dla dokumentów rozchodowych wystawianych dla magazynu typu DOSTAWY.
Na temat wyboru dostawy czytaj również w punkcie Wybór dostawy w
magazynie typu DOSTAWY.
Jeżeli w definicji dokumentu rozchodowego włączony jest parametr Auto FIFO/LIFO pole Data dostawy nie będzie dostępne do redakcji —patrz punkt I.11.3 opis pola Auto FIFO/LIFO.
Il.w jedn. sprz. ilość wydawanego towaru w jednostce sprzedaży. Aby pole to
było odpowiednio przeliczane czy dostępne do redakcji program musi
być odpowiednio sparametryzowany.
Wartości pól dotyczących ilości są obliczane na podstawie przeliczników wpisanych podczas definiowania dodatkowych jednostek — patrz
punkt Dodatkowe jednostki dla materiału i I.13.8.
Ilość ilość wydawanego towaru. Podczas wprowadzania indeksu towaru dostępna jest kartoteka materiałów. Znajdują się w niej, oprócz kodów
i nazw towarów, także aktualne stany dostępne. Podczas redagowania
pola Ilość należy mieć na uwadze fakt, że nie będzie możliwe sporządzenie dokumentu wydania WZ, jeżeli ilość dostępna będą mniejsza niż ilości podana w pozycjach dokumentu rozchodowego. Komunikat o przekroczeniu aktualnej ilości dostępnej towaru w magazynie wyświetlany
jest bezpośrednio po wprowadzeniu ilości.
Po ustawieniu parametru Czy podpowiadać ilość dostępną podczas redagowania dokumentu rozchodowego? (parametr 600102) na T, wartość
w tym polu będzie automatycznie korygowana przez program, jeżeli stan
dostępny zostanie przekroczony. Ilość podpowiadana, jest to stan dostępny materiału w magazynie.
237
238
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Dla magazynu typu DOSTAWY, dostępna ilość na danej dostawie zostanie
wprowadzona po wybraniu dostawy.
W przypadku ustawienia parametru 600102 na N, w takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat o przekroczonym stanie dostępnym, jak również w komunikacie znajduje się informacja o ilości dostępnej, natomiast
ilość ta nie będzie podpowiadana w polu Ilość.
Parametr 600102 można redagować po wybraniu [Definicje|Parametry|
Formuły|Magazyn]) (patrz punkt I.7).
Cena jednostkowa cena magazynowa towaru. Pole to nie podlega redakcji, jest
wypełniane automatycznie. Znajduje się w nim aktualna cena magazynowa towaru. W przypadku, gdy dokument dotyczy magazynu cen ewidencyjnych, jest to cena magazynowa ewidencyjna danego towaru. Dla
pozostałych typów magazynów cena ta jest wyznaczana na różne sposoby. Algorytm wyznaczania ceny magazynowej stanowi podstawową cechę, która odróżnia od siebie poszczególne typy magazynów.
Na temat wyznaczania cen magazynowych patrz punkt II.2, dotyczący
definiowania magazynów.
Wartość wartość pozycji wydawanego towaru wyliczona jako iloczyn ilości
i ceny magazynowej. Wartość jest zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Pole nie podlega redakcji.
Lokalizacja w polu tym wprowadzany jest kod lokalizacji, jeżeli dla danej dostawy, podczas wprowadzania dokumentu przychodowego zarejestrowano lokalizację. Pole to ma znaczenie po odpowiedniej parametryzacji
systemu. Na temat lokalizacji czytaj w punkcie II.17.
Cecha pole zawiera dodatkowe informacje o cechach towaru. Pole dostępne jest do redakcji dla dokumentów przychodowych w magazynie typu
DOSTAWY. Dla dokumentów rozchodowych nie jest dostępne w ogóle
do redakcji. Jeżeli cecha została umieszczona na dokumencie przychodowym, to w pole to zostanie ona przepisana zgodnie z dostawą automatycznie.
Konto pole umożliwia wskazanie konta, na którym będzie księgowana redagowana pozycja dokumentu.
Termin ważności jeżeli dla danej dostawy zarejestrowano termin ważności
podczas wprowadzania dokumentu przychodowego, odpowiednia data
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
239
zostanie tu wyświetlona. Pole to ma znaczenie po odpowiedniej parametryzacji systemu. Na temat terminu ważności czytaj w punkcie II.17.
Ceny sprzedaży na dokumencie rozchodowym Jeżeli w definicji rozchodowego dokumentu zewnętrznego zaznaczony jest parametr Redakcja cen sprzedaży, to w oknie Pozycja dokumentu do redakcji dostępne będą pola związane
ze sprzedażą. Są to praktycznie te same pola, które są dostępne podczas redakcji pozycji faktury sprzedaży. W związku z tym opis pól znajdziesz w punkcie III.1.2.
Rabat w pozycji dokumentu rozchodowego jest obsługiwany jak na faktu- Rabat w pozycji
rze. W zależności od ustawienia w nagłówku dokumentu rozchodowego pola dokumentu
rozchodowego
Typ rabatu w pozycji, rabat może być procentowy (P) lub kwotowy (K).
Na temat rabatów czytaj w punkcie III.3.3.
W przypadku dokumentów magazynowych, podobnie jak dla sprzedaży,
istnieje możliwość aby do redakcji było dostępne pole Cena brutto, a na jego
podstawie wyliczane było pole Cena netto. W tym celu, w nagłówku danego
dokumentu należy zaznaczyć pole Ceny sprzedaży brutto .
W magazynie typu FIFO i LIFO, jeżeli na dokumencie rozchodowym zewnętrznym jest więcej niż jedna pozycji na jeden towar, i dokument zdefiniowany jest tak, że podawane są wartości związane ze sprzedażą, to wartość
sprzedaży wyświetlana jest tylko do jednej z pozycji, dla pozostałych pozycji
wartości sprzedaży są zerowe. Wszystkie wartości związane ze sprzedaż widoczne są w zakładce Wart. sprzedaży..
Okno z pozycjami dokumentów magazynowych rozchodowych zewnętrznych, z redakcją cen sprzedaży, zawiera również zakładkę Wart.sprzedaży.
W zakładce tej znajdują się informacje związane ze sprzedażą: wartości netto, brutto, VAT.
Na temat definiowania typów dokumentów magazynowych czytaj w rozdziale I.11.3.
Na temat cen sprzedaży czytaj w punkcie III.3.
Aktualizacja stanu magazynowego podczas wydania towaru Wystawiając
dokument wydania należy pamiętać o tym, że przed zakończeniem jego redagowania i przed zaakceptowaniem, ilości wydawanych towarów nie są automatycznie zdejmowane ze stanu magazynowego. Stan magazynowy jest korygowany dopiero w chwili akceptacji całego dokumentu. Jeżeli podczas pracy
wielostanowiskowej wielu operatorów obsługuje wydania z tego samego magazynu, może się zdarzyć, że ten sam towar zostanie jednocześnie wybrany na
dwóch (lub więcej) stanowiskach. Gdy stan magazynowy tego towaru będzie
240
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
niewystarczający, zaakceptowany będzie tylko pierwszy z dokumentów (decyduje tu moment wykonania funkcji Akceptuj). Drugi dokument powinien zostać odpowiednio poprawiony lub usunięty.
Opakowania w pozycji dokumentu rozchodowego Jeżeli magazyn jest powiązany z magazynem opakowań, w oknie z pozycjami magazynowych dokumentów zewnętrznych, dostępna jest zakładka Opakowania. Zakładka zawiera
informacje o opakowaniach zwrotnych związanych z danym towarem. Jeżeli
wydawany materiał nie jest powiązany z opakowaniem zwrotnym, okno będzie puste. Przy pomocy polecenia Dołącz można dołączyć opakowanie, nawet
jeżeli towar nie ma przypisanego opakowania w kartotece materiałowej.
Na temat opakowań zwrotnych czytaj w punkcie II.13.
Wybór dostawy w magazynie typu DOSTAWY Dla rozchodowych dokumentów w magazynie typu DOSTAWY, po naciśnięciu klawisza F3 w polu
Data dostawy zostanie wyświetlone okno Stany dostaw dla danego materiału.
W oknie tym podobnie jak dla stanów materiałowych (dostępnych po wybraniu [Magazyny|Stany magazynowe]), wyświetlane są informacje o stanie poszczególnych dostaw, stanie dostępnym, rezerwacjach. Po wybraniu danej dostawy, w polu Ilość na pozycji dokumentu magazynowego, można wprowadzić
wartość nie większą niż stan dostępny danej dostawy.
W polu Stan dostępny uwzględniane są rezerwacje (nie dotyczące danej
dostawy — znacznik Wg dostaw jest zaznaczony na pozycji zamówień czy rezerwacji tymczasowych). Ilość wynikająca z odblokowania rezerwacji dla danej dostawy nie może przekroczyć ogólnej ilości zarezerwowanej dla danego
materiału w magazynie.
Jeżeli wprowadzimy oznaczenia:
— WOLNE_REZERWACJE_DOSTAWY = ILOŚĆ REZERWACJI - ILOŚĆ
REZERWACJI WG DOSTAWY dla danej dostawy,
— WOLNE_REZERWACJE_DOSTAW = ILOŚCI REZERWACJI MATERIAŁU - ILOŚCI REZERWACJI MATERIAŁU WG DOSTAW dla dostaw danego materiału,
wówczas Stan dostępny danej dostawy powiększony jest o:
— WOLNE_REZERWACJE_DOSTAWY, jeżeli WOLNE_REZERWACJE_DOSTAWY są mniejsze lub równe od WOLNE_REZERWACJE_DOSTAW,
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
— WOLNE_REZERWACJE_DOSTAW, jeżeli WOLNE_REZERWACJE_DOSTAWY są większe od WOLNE_REZERWACJE_DOSTAW.
Uproszczona edycji dokumentów magazynowych Wystawiając rozchodowy dokument magazynowy w magazynie typu DOSTAWY, można skorzystać
z edycji uproszczonej. W tym celu należy zdefiniować odpowiednio dokument.
Po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych], definiując rozchodowy, dokument magazynowy zaznacz pole Uproszczone wystawianie (patrz
punkt I.11.3).
Wypełniając dane w oknie redakcyjnym dokumentu zdefiniowanego jako
uproszczony, nie wszystkie pola są widoczne. W polu Ilość podpowiadana jest
zawsze liczba 1, użytkownik może ja zmienić. Nie ma tu możliwości wskazania
dostawy i rozchód przebiega zgodnie z kolejką FIFO.
Istnieje możliwość podawanie cechy podczas redakcji uproszczonej pozycji dokumentu magazynowego. Po podaniu cechy funkcja rozpisze tylko dostawy z podaną cechą. Na temat pola Cecha czytaj w punkcie II.4.2.
4.3 Dokumenty wewnętrzne
Zasada wprowadzania dokumentów magazynowych wewnętrznych jest taka sama jak dla dokumentów zewnętrznych. Nagłówek dokumentów wewnętrznych nie zawiera informacji o kontrahencie, jak i informacji dotyczących sprzedaży. W pozycjach przychodowych dokumentów wewnętrznych nie
ma możliwości wprowadzenia zerowej ceny, natomiast w pozycjach rozchodowych dokumentów wewnętrznych nie ma możliwości wprowadzania cen
sprzedaży.
Dokumenty wewnętrzne ze zleceniem
Dokumenty wewnętrzne mogą również realizować pobrania i zwroty na zlecenie.
Na temat rejestrowania zleceń w programie czytaj w punkcie II.15.
Aby w programie można było wystawiać dokumenty ze zleceniem, należy
odpowiednio zdefiniować dokument wydania na zlecenie i ewentualnie dokument zwrotu. W tym celu należy wybrać [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych].
Na temat definiowania dokumentów czytaj w punkcie I.11.3.
Definiując dokument pobrań na zlecenie w pola okna Typ dokumentu należy wprowadzić wartości:
241
242
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Typ — np. RW;
— Nazwa — np. Rozchód wewnętrzny;
— Typ dokumentu — Rozchodowy;
— Rodzaj dokumentu — Wewnętrzny, Zwykły;
— Związany ze zleceniem — pole musi być zaznaczone.
Definiując dokument zwrotu na zlecenie w pola okna Typ dokumentu należy wprowadzić wartości:
Aby dokument był dokumentem zwrotu do magazynu, definiując ten dokument w pola definicji należy wpisać następujące wartości:
— Typ — np. ZW;
— Nazwa — np. Zwrot wewnętrzny;
— Typ dokumentu — Przychodowy;
— Rodzaj dokumentu — Wewnętrzny, Zwykły;
— Związany ze zleceniem — pole musi być zaznaczone.
Nagłówek dokumentu związanego ze zleceniem zawiera dodatkowo pola:
Zlecenie symbol zlecenia na które wydawany jest towar. Wprowadzając zlecenie, nie ma możliwości na wprowadzanie zlecenia zamkniętego. Data
dokumentu nie może być wcześniejsza niż data powołania zlecenia.
Podrzędne zlecenie podrzędne. Pole nieaktywne w przypadku kiedy program
Logistyka nie współpracuje z systemem Produkcja.
Wydział kod wydziału. Pole wypełniane przez system jeżeli w definicji zlecenia podano wydział.
Pozycja dokumentu wewnętrznego ze zleceniem zawiera dodatkowo pola:
Zlecenie symbol zlecenia na które wydawany jest towar. Wprowadzając zlecenie, nie ma możliwości na wprowadzenie zlecenia zamkniętego. Data
dokumentu nie może być wcześniejsza niż data powołania zlecenia. Jeżeli zlecenie zostało wprowadzone w nagłówku dokumentu, pole zostanie
wypełnione przez program symbolem zlecenia z nagłówka i nie będzie
dostępne do redakcji.
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
Podrzędne zlecenie podrzędne. Pole nieaktywne w przypadku kiedy program
Logistyka nie współpracuje z systemem Produkcja.
Wydział kod wydziału. Pole wypełniane przez system.
Podczas wprowadzania dokumentów ZW lub innego dokumentu zdefiniowanego jako zwrot do magazynu, jeżeli w nagłówku wprowadzono zlecenie, program będzie kontrolował wartość wprowadzoną do pola Ilość. Podczas
zwrotu towaru na zlecenie użytkownik nie będzie miał możliwości wprowadzenia większej ilości, niż aktualna ilość na zleceniu.
Podczas redakcji nagłówka lub pozycji dokumentu magazynowego związanego ze zleceniem, podpowiadane jest konto kosztów przypisane do zlecenia. Konto jest podpowiadane wyłącznie wtedy gdy pole Konto kosztowe (w
nagłówku lub pozycji) jest niewypełnione.
Akceptacja dokumentu pobrań z magazynu i zwrotu do magazynu ze zlecenia powoduje aktualizację zlecenia.
Jeżeli program Logistyka współpracuje z systemem Produkcja, wystawiając rozchodowy dokument wewnętrzny powiązany ze zleceniem system będzie
kontrolował czy nie nastąpi wydanie ponad limit do zlecenia.
Jeżeli program Logistyka współpracuje z systemem Produkcja, można automatycznie wygenerować pozycje dokumentu RW (szczegóły w punkcie IX.3).
Dokumenty wewnętrzne powiązane z projektami
Jeżeli współpraca z systemem Projekty jest włączona, redagując rozchodowy,
wewnętrzny dokument magazynowy dostępna jest zakładka Projekty.
Dla takich dokumentów można wprowadzać wartości do kontrolingu —
plecenie dostępne jest w oknie przeglądania pozycji dokumentu.
Mechanizm współpracy z systemem Projekty jest niedostępny w wersji
XpertisXS .
Na temat współpracy z systemem Projekty czytaj w punkcie IX.5.
Przesunięcie międzymagazynowe
System umożliwia wykonanie funkcji przesunięcia międzymagazynowego.
Należy wówczas odpowiednio zdefiniować parę dokumentów MM — przesunięcie między magazynowe jako dokument rozchodowy i MP — magazyn
przyjął jako dokument przychodowy. Na temat definiowania dokumentów
czytaj w punkcie I.11.3. Dla tych dokumentów należy zaznaczyć pole Wewnętrzny. Dla dokument MM w pole Tworzy dokument należy wprowadzić
symbol MP.
243
244
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Dokument MM, jak każdy dokument w systemie składa się z nagłówka i pozycji. Pola nagłówek dokumentu MM są podobne jak w innych dokumentach
wewnętrznych bez zlecenia. Dodatkowo, znajduje się tu pole Do magazynu, w
które należy wprowadzić symbol magazynu do którego przesuwamy towar lub
towary. Nie można wprowadzić tutaj magazynu wskazanego w parametrach
pracy, to znaczy nie ma możliwości przesunięcia towaru na ten sam magazyn.
Po zaakceptowaniu dokumentu MM zostanie automatycznie utworzony
dokument MP, o identycznych pozycjach jak dokument MM.
Jeżeli w definicji dokumentu MM pole Zaakceptowany ustawiono na N,
w wyniku przesunięcia międzymagazynowego zostanie wygenerowany niezaakceptowany dokument. Wówczas system nie kontroluje zgodności dokumentów — utworzony dokument będzie można dowolnie modyfikować — można
zmienić indeks, cenę, usunąć poszczególne pozycje czy cały dokument.
Po ustawieniu pola na T, dokument MP z chwilą utworzenia zostanie
automatycznie zaakceptowany. System nie zezwoli na wycofanie akceptacji
tak utworzonego dokumentu MP. Usunięcie dokumentu MP będzie możliwe
w momencie wycofywania akceptacji dokumentu MM.
Nie są kontrolowane uprawnienia użytkownika do magazynu, na którym
ma być utworzony dokument przyjęcia. Jeżeli użytkownik nie posiada uprawnień do danego magazynu, dokument zostanie utworzony, ale nie zostanie zaakceptowany.
Istnieje możliwość przesunięcia materiałów między magazynami z różnych oddziałów. W oknie redakcji nagłówka dokumentu przesunięcia magazynowego w polu Do magazynu dostępne są zdefiniowane magazyny z wszystkich
oddziałów.
Przesunięcia między oddziałami będą możliwe, gdy parametr 600400
Czy przesunięcia magazynowe między oddziałami? dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły|Magazyny] ustawiony będzie na T.
Wycofanie akceptacji dokumentu MM możliwe będzie tylko wówczas jeżeli parametr Czy można usunąć dokument, który utworzył inny dok. dostępny
po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn] zostanie ustawiony na T
(patrz punkt I.7).
Na temat przesunięcia międzymagaynowego czytaj również w puncie II.9
dotyczącym zmiany ceny na zaakceptowanych dokumentach.
Przesunięcie międzymagazynowe w składzie celnym Wprowadzając dokument typu MM w magazynie typu Skład celny w nagłówku należy podać walutę inną niż narodowa. W pole Do magazynu można wprowadzić tylko symbol
magazynu krajowego.
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
W pozycji należało będzie podać cenę w walucie. W pozycji takiego dokumentu wyświetlana jest oprócz wartości w walucie narodowej również wartość
w podanej walucie obcej. Tutaj system wymaga aby wprowadzić kod CN dla
materiału, jak również podać procent cła.
Po zaakceptowaniu dokumentu MM, zostanie utworzony dokument MP
w podanym magazynie krajowym, przy czym cena w dokumencie MP będzie
ceną w walucie narodowej, wyliczona na podstawie podanego kursu celnego
i cła.
Na temat składu celnego i dokumentów wprowadzanych w magazynie typu
Skład celny czytaj w punkcie II.16.
Przesunięcie międzymagazynowe w magazynie z wymiarami Jeśli magazyn wyjściowy i docelowy mają włączoną obsługę wymiarów (zaznaczone pole Stosować wymiary w definicji magazynu) następuje przepisanie terminów
ważności.
Przenoszone są tylko ilości, które mają określony termin ważności. Pozostałą ilość należy uzupełnić ręcznie lub uzupełniona zostanie automatycznie w
trakcie akceptacji, zależnie od parametryzacji systemu.
W magazynie docelowym pole lokalizacja jest wypełniane lokalizacją domyślną.
Na temat magazynu z zastosowaniem wymiarów i dokumentów wprowadzanych w magazynie tego typu czytaj w punkcie II.17.
Bilans otwarcia
Bilans otwarcia to pierwszy dokument, który powinien zostać zarejestrowany
w każdym z założonych magazynów. Dokument ten zazwyczaj wprowadzany
jest jeden raz, na początku pracy z programem. Pozwala on wygenerować początkowe stany magazynowe wszystkich towarów, które znajdują się w magazynie w momencie uruchomienia programu. Bilans otwarcia może być również
zarejestrowany, jeśli w programie założony zostanie nowy magazyn, w którym
stany towarów będą większe od zera.
Dokument typu BO (Bilans otwarcia) to wewnętrzny dokument magazynowy, tworzący przychód — generujący stany materiałowe. Waluta właściwa
dla tego dokumentu to waluta wskazana jako narodowa w parametrach pracy programu. Każda pozycja dokumentu powinna odpowiadać innej dostawie
towaru, jeśli był on za każdym razem dostarczany w innych cenach niezależnie
od typu magazynu.
Redagując pozycje dokumentu należy w standardowy sposób wprowadzić
indeks i nazwę materiału.
245
246
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Na dokumencie BO dostępne do redakcji jest również pole Data dostawy.
Data ta może się różnić od daty dokumentu. W przypadku dokumentu BO,
data tu wprowadzona będzie traktowana jako faktyczna data dostawy. Podczas
wydawania towaru w magazynach typu FIFO czy LIFO kolejka będzie tworzona
zgodnie z datą. Jeżeli nie podasz daty dostawy, po zaakceptowaniu dokumentu
system jako datę dostawy przyjmie datę dokumentu jak na innych dokumentach przychodowych.
Należy także umieścić tu dane dotyczące ilości wprowadzanego towaru
oraz jego cenę. Pole Cena będzie różnie wypełniane, w zależności od wybranego typu magazynu. W magazynach prowadzonych według rzeczywistych cen
dostaw (typu FIFO, LIFO i dostawy) oraz w magazynie prowadzonym według
cen średnich należy wprowadzić cenę zaczerpniętą z dokumentów przychodowych towaru. Natomiast w magazynie prowadzonym według cen ewidencyjnych może to być cena różniąca się od ceny zakupu.
4.4 Opóźnione wycenianie dostaw
Do magazynu typu DOSTAWY, FIFO, LIFO można przyjąć towar niewyceniony
i wycenić go później. Wprowadzając dokument PZ w takiej sytuacji w polu Cena
można pozostawić liczbę zero.
Aby dostawa mogła być wyceniona w innym terminie, parametr użytkownika 1003 Czy poprawiać zaakceptowane przychodowe dokumenty magazynowe (nie dotyczy automat. akceptowanych przesunięć magazynowych) musi być
ustawiony na T.
Parametr ustawisz po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe] — patrz punkt I.10.8.
Towar z ceną zerową można przyjmować również do magazynu typu EWIDEN, ale w tym przypadku, oprócz odpowiedniego ustawienia parametru 1003,
należy ustawić na T parametr globalny 600104 Wprowadzenie cen zerowych
do magazynu typu ceny ewidencyjne?. Parametr jest dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn] — patrz punkt I.7
W korzystaniu z funkcjonalności związanej z opóźnioną wyceną dostaw
istnieją ograniczenia:
— Do magazynu typu ŚREDNIE nie można przyjąć towaru z ceną zerową.
— Do magazynu typu EWIDEN można przyjąć towar z ceną zerową pod warunkiem odpowiedniego sparametryzowania programu (patrz opis wyżej).
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
— Nie będzie można zaakceptować dokumentu MM z zerową ceną gdy
przesunięcie jest do magazynu typu ŚREDNIE.
— Dokumenty z ceną zerową nie będą księgowane.
— Dostawy z ceną zerową nie można wprowadzić za pośrednictwem dokumentu zakupu, chyba że dokument PZ zostanie utworzony na podstawie
faktury przed akceptacją dokumentu zakupu (nie można zaakceptować
dokumentu zakupu, jeżeli nie podano ceny).
Towarem przyjętym z ceną zerową można obracać, jak innymi towarami —
można wystawiać dokumenty rozchodowe, wykonać przesunięcie towaru do
innego magazynu. Na wszystkich dokumentach odwołujących się do dostawy
z ceną zerową, cena towaru będzie również równa zero.
W magazynie cen średnich nie uda się utworzyć dokumentu MP jeżeli na
dokumencie MM jest towar z dostawy z zerową ceną. Jeżeli parametr 600104
ustawiony jest na N, to również w magazynie cen ewidencyjnych nie uda się
utworzyć dokumentu MP w takiej sytuacji.
Jeżeli w magazynie znajduje się towar bądź towary z ceną zerową nie będzie
możliwości wykonania inwentaryzacji, a w magazynie typu EWIDEN również
przeceny.
Dokumentu z zerową ceną dostawy nie może być zaksięgowany.
Wycenianie dostaw Wycenę należy wprowadzić na dokumencie pierwotnym. Należy odszukać odpowiednią pozycję dokumentu i wykonać funkcję
Popraw. Wówczas na wszystkich dokumentach związanych z daną dostawą cena również zostanie zmieniona.
Na temat poprawiania zaakceptowanych magazynowych dokumentów
przychodowych czytaj w punkcie II.9.
Dokumentem PZ przyjęto towar w cenie zerowej. Sprzedano go (faktura
z generacją dokumentu WZ), a później w wyniku korekty sprzedaży (dokument ZZ) przyjęto ponownie do magazynu. Wszystkie te dokumenty odwoływały się do tej samej dostawy, cena towaru na wszystkich tych dokumentach była zerowa. Po wycenie dokumentu ZZ, który jest w tym przypadku dokumentem pierwotnym, dokumentach WZ i ZZ wszystkie pozycje związane
z danym towarem zostaną wycenione automatycznie.
4.5 Historia dostawy
Funkcja Historia dostawy powoduje wyświetlenie listy powiązanych dokumentów magazynowych, zamówień, dokumentów sprzedaży i zakupu.
247
248
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Funkcja wywoływana jest poprzez menu użytkownika dla:
— pozycji dokumentu magazynowego,
— pozycji dokumentu sprzedaży,
— dostawy dla materiału ze stanu magazynowego.
Funkcja wyświetla historię dostawy wraz z powiązanymi dokumentami zakupu, sprzedaży, zamówieniami dostaw i sprzedaży. Uwzględnia przesunięcia
międzymagazynowe, korekty dokumentów. Historia dostawy jest wyświetlana
jako drzewo powiązań. Ikony informacyjne zostały opisane w legendzie. Kolorem wyróżniona jest bieżąca pozycja. Każdy z dokumentów można zobaczyć
poprzez funkcję Pokaż dokument.
4.6 Słownik cen dostaw
Podczas redakcji ceny w dokumentach przychodowych magazynowych, zakupowych, zamówieniach dostaw, planach zamówień dostaw, ofertach w części
dotyczącej zakupu dostępny jest słownik cen dostaw.
Po wywołaniu słownika dostępne są zakładki Cennik i Ostatnie ceny dostaw.
Ostatnia zakładka wypełniana jest pozycjami dostaw kontrahenta wskazanego
w dokumencie lub w przypadku oferty, czy planu zamówień dostaw, dostawcy
wskazanego w pozycji.
W ofercie lub planie zamówień dostaw, jeśli dostawca nie będzie podany,
wyszczególnione zostaną wszystkie dostawy w podziale na dostawców. Jeśli
wstępny wynik ograniczony jest do dostaw domyślnego dostawcy, to można go
uogólnić wybierając funkcję Wszyscy dostawcy. Akcja po uruchomieniu przestaje być dostępna.
Słownik wykorzystywany jest również w opcji Zmień dostawcę na bieżącej
pozycji oferty i planu zamówień dostaw. Dostępna jest tutaj jeszcze dodatkowa zakładka — Dostawcy. W przypadku zakładki Cennik pokazywane są ceny
dostawcy, jeśli został określony w pozycji lub ogólne jeśli go nie podano.
W zakładce Cennik ukrywane są pola dotyczące rabatu w następujących dokumentach: przychodowych magazynowych, zamówieniach dostaw, planach
zamówień dostaw, ofertach w części zakupu.
5 Akceptacja dokumentów magazynowych
Wszystkie dokumenty (zarówno przychodu jak i rozchodu), wprowadzone do
programu, mogą występować jako dokumenty niezaakceptowane oraz jako
II.5. Akceptacja dokumentów magazynowych
dokumenty zaakceptowane. Pierwsze z nich to dokumenty już wprowadzone
przez użytkownika, lecz jeszcze nie mające w programie pełnych praw. Jeżeli
zredagowany nowy dokument przyjęcia magazynowego typu PZ, na którym
znalazły się nowe towary nie zostanie zaakceptowany, nie będzie można towarów tych z magazynu wydać (zredagować dla nich dokumentów rozchodowych). Dokumenty niezaakceptowane mogą być dowolnie modyfikowane
bądź usuwane.
Wybierając polecenie Akceptuj można dokonać akceptacji wystawionego
dokumentu. Można również wykonać akceptację zbiorowo, dla wszystkich zaznaczonych (klawisz Insert ) dokumentów, które dotąd pozostały niezaakceptowane.
Po napotkaniu problemu podczas akceptacji zbiorczej dokumentów, akcja
będzie kontynuowana z pominięciem dokumentów, dla których wykryty został
problem z akceptacją. Każdy dokument jest rozpatrywany niezależnie, dlatego
w szczególności ten sam problem może być zgłaszany do wielu dokumentów
np. ‘Dokument jest już zaakceptowany’.
Po zaakceptowaniu dokumentu w kolumnie A zostanie wprowadzony
znacznik akceptacji.
Do momentu dokonania akceptacji, dokument ma status niejako dokumentu „tymczasowego”. Możliwe są wszelkie modyfikacje jego zawartości bez
konsekwencji dla stanów magazynowych oraz dla rozliczeń sprzedaży czy zakupu. W dokumencie takim można zmienić ceny i ilości w poszczególnych pozycjach, usunąć wybrane lub wszystkie pozycje. Niezaakceptowany dokument
można modyfikować, dokonując zmian w treści pozycji lub go usunąć.
Istnieje możliwość wycofania akceptacji zaakceptowanego dokumentu ––
patrz punkt II.5.1.
W zależności od ustawienia parametru Czy akceptować dokument magazynowy po redakcji? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Fotmuły|Magazyn] dokument po redakcji może być automatycznie zaakceptowany.
Parametr może przyjmować wartości:
— N — po zakończonej redakcji dokument magazynowy nie będzie zaakceptowany. Aby zaakceptować dokument należało będzie wybrać polecenie Akceptuj.
— T — po zakończonej redakcji dokument magazynowy będzie zaakceptowany.
— P — po zakończonej redakcji dokumentu magazynowego wyświetlane
będzie pytanie czy zaakceptować dany dokument.
249
250
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
5.1 Anulowanie akceptacji
Można wycofać akceptację dla dokumentu magazynowego, o ile są spełnione
następujące warunki:
1. dokument został wystawiony w otwartym okresie,
2. dokument nie jest powiązany z innymi dokumentami, a jeżeli jest powiązany to nie został automatycznie wygenerowany z innych dokumentów
(aby usunąć dokument, należy anulować dokument źródłowy),
3. dokument nie powstał z realizacji zamówienia (aby usunąć taki dokument należy anulować zamówienie, z którego powstał ten dokument),
4. dokument nie może być zaksięgowany,
5. dokument typu WNT nie został uwzględniony w deklaracji INTRASTAT.
Akceptację wycofasz po wybraniu polecenia Wycofaj.
Wycofanie akceptacji dla dokumentu przychodowego może być wykonane,
o ile dla żadnego towaru z dokumentu po wycofaniu akceptacji stan materiału
nie będzie ujemny.
Dla magazynów typu FIFO, LIFO, DOSTAWY akceptację dokumentu przychodowego można wycofać o ile dla każdego towaru z dokumentu nie było
rozchodów z dostawy utworzonej przez dokument (najpierw należy usunąć
odpowiednie dokumenty rozchodowe).
Wycofać akceptację można również zbiorowo, dla wszystkich zaznaczonych (klawisz Insert ) dokumentów, które są zaakceptowane.
6 Koszty dodatkowe dokumentów magazynowych
Koszty dodatkowe przypisywane do dokumentów magazynowych są to koszty
jakie mogą być związane z zakupem czy sprzedażą danego towaru. Przykładem
kosztów dodatkowych mogą być koszty transportu.
Koszty — dostępne w opcjach redagowanych dokumentów magazynowych
— można zarejestrować dla wszystkich pozycji magazynowych lub też dla wybranych pozycji. Koszt może być rozpisany automatycznie na wszystkie pozycje lub też dla każdej z pozycji można koszt wprowadzić ręcznie. Aby zarejestrować koszty, w oknie przeglądania dokumentów magazynowych, należy
wskazać dokument i wybierać polecenie Koszty.
II.6. Koszty dodatkowe dokumentów magazynowych
Za pomocą standardowego polecenia Dołącz można dodać nowy koszt dla
dokumentu.
Redagując koszty należy wypełnić pola:
— Data — data poniesienia kosztu,
— Opis — nazwa poniesionego kosztu,
— Wartość — wartość kosztu,
— Konto — w pole to można wprowadzić numer konta, na które dany koszt
zostanie zaksięgowany. Nie jest konieczne wypełnianie tego pola.
Po zakończeniu redakcji wyświetlone zostanie okno zawierające listę
wszystkich pozycji danego dokumentu. Należy wskazać pozycje, dla których
koszt ma być przypisany i wybrać polecenie Ten. Rejestrowany koszt zostanie
automatycznie rozpisany proporcjonalnie na wskazane pozycje. Aby rozpisanie obowiązywało należy zatwierdzić je wybierając funkcję Akceptuj.
Obok automatycznego rozpisania istniej również możliwość ręcznego
przypisania kosztu do wybranej pozycji. Służy do tego funkcja Popraw uruchamiana dla pozycji kosztu (w tym przypadku nie trzeba później potwierdzać rozpisania). Ta sama funkcja uruchomiona dla samego kosztu umożliwia
zmianę ogólną kosztu. Aby powrócić do automatycznego rozpisania kosztu należy kolejno uruchomić funkcje Rozpisz automat. i Akceptuj.
Funkcja Koszty zastosowana w magazynie typu Skład celny umożliwia
uwzględnianie kosztów w cenie materiału przyjmowanego do magazynu ze
składu celnego — patrz punkt II.16.4.
Podgląd kosztów dostępny jest od strony kartoteki dostaw po wybraniu
[ Magazyny|Stany magazynowe|Dostawy|Koszty].
Na podstawie rozchodowych dokumentów magazynowych realizujących
dane zamówienie możliwe jest określenie wszystkich kosztów przychodowych,
rozchodowych, oraz zysku jaki został osiągnięty na danym zamówieniu. Aby
wyświetlić koszty związane z zamówieniem wybierz [Zamówienia|Zamówienia
sprzedaży|Realizacje|Koszty].
Na podstawie zrealizowanych zamówień realizujących dany kontrakt istnieje możliwość określenia wszystkich kosztów przychodowych, rozchodowych, oraz zysku jaki został osiągnięty na danym kontrakcie. W tym celu wykonaj wydruk [Zamówienia|Wydruki|Koszty kontraktu w podziale na zamówienia klientów].
251
252
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
7 Fakturowanie dokumentów magazynowych
Dla dokumentów magazynowych rozchodowych zewnętrznych dostępna jest
akcja Faktura, umożliwiająca wystawienie faktury na podstawie dokumentu np.
WZ ([Magazyny|Redagowanie dokumentów]).
Dokument magazynowy może być zafakturowany jeżeli w definicji takiego
dokumentu zaznaczono pole Tworzy dokument sprzedaży — patrz punkt I.11.3.
Po wskazaniu określonego dokumentu WZ i wybraniu polecenia Faktura
zostanie wyświetlone okno z listą typów dokumentów sprzedaży. Po wybraniu
typu dokumentu zostanie wyświetlony nagłówek faktury — patrz punkt III.1.1.
W danych nagłówkowych należy uzupełnić pola Sposób płatności, Termin płatności, Handlowiec. Program wygeneruje pozycje dokumentu sprzedaży na
podstawie dokumentów WZ.
Jeżeli w definicji zewnętrznego, rozchodowego dokumentu magazynowego, pole Redakcja cen sprzedaży nie jest zaznaczone, i tym samym dokument
taki nie posiada ceny, to cenę będzie trzeba uzupełnić na dokumencie sprzedaży. Istnieje możliwość sparametryzowania programu tak, aby podczas wystawiania faktury na podstawie dokumentu bez ceny, cena na fakturze była
wyznaczana.
— Jeżeli w parametrach oddziału - [Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Parametry oddziału] pole Ceny sprzedaży ustawione jest na Ceny wg cenników, to po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Ceny] parametr
(Ceny wg cenników) Czy podpowiadać cenę sprzedaży z cennika o najwyższym priorytecie? należy ustawić na T.
— Jeżeli w parametrach oddziału - [Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Parametry oddziału] pole Ceny sprzedaży ustawione jest na Ceny z kartoteki materiałowej, to po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Ceny] parametr (Ceny z kartoteki materiałowej) Czy podpowiadać cenę z pola [Cena
I] słownika materiałów? należy ustawić na T.
Faktura zostanie utworzona na stanowisku sprzedaży wskazanym w parametrach pracy.
Jedna faktura może być wystawiona do kilku WZ-ek. Po wystawieniu kilku dokumentów WZ na jednego kontrahenta należy wybrać dla jednego z nich
akcję Faktura. Pojawia się informacja o występowaniu innych dokumentów na
tego kontrahenta i pytanie czy generować fakturę zbiorczą. Po wybraniu Tak
wyświetlone zostaje okno z niezafakturowanymi dokumentami magazynowymi. W oknie tym należy zaznaczyć dokumenty do fakturowania poprzez wybór
akcji TEN. Aby dokumenty WZ mogły być fakturowane jednym dokumentem
II.7. Fakturowanie dokumentów magazynowych
sprzedaży, w nagłówku dokumentu magazynowego musi być wprowadzony taki sam procent rabatu i waluta. Po zaznaczeniu dokumentów WZ i wskazaniu
akcji Faktura zostanie wystawiony dokument sprzedaży.
Istnieje możliwość łączenia na fakturze pozycji dla tego samego materiału
i tej samej ceny. Po wybraniu funkcji Faktura, jeżeli w pozycjach fakturowanych
WZ-ek towar występuje kilkakrotnie, a zarazem cena sprzedaży dołączanych
pozycji jest taka sama może nastąpić „sklejanie” poszczególnych pozycji.
Należy zwrócić uwagę na taki przypadek:
Na dokumencie WZ w magazynie typu FIFO wprowadzono cztery pozycje
na ten sam towar. Po zaakceptowaniu dokumentu WZ, system zgodnie z kolejką FIFO może rozpisać te pozycje np. na pięć pozycji zgodnie z dostawami.
Podczas wystawiania faktury, jeżeli wybrana zostanie opcja bez grupowania
pozycji, na fakturze będzą cztery pozycje, tak jak na dokumencie WZ przed
akceptacją.
Łączenie pozycji na fakturze zależne jest od ustawienia parametru Czy grupować pozycje dokumentu sprzedaży podczas wystawiania na podstawie dokumentów magazynowych? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły | Sprzedaż] (patrz punkt I.7). Parametr ten może przyjmować wartości:
— N — pozycje na fakturze nie będą sklejane,
— T — pozycje na fakturze będą sklejane zawsze, jeżeli spełniają warunki,
— P — podczas fakturowania będzie wyświetlane pytanie czy grupować pozycje na fakturze.
7.1 Przeglądanie faktur powiązanych z dokumentem magazynowym
Fakturę po utworzeniu można przeglądać, zaakceptować oraz wykonywać
niektóre modyfikacje po wybraniu [Faktury|Wszystkie dokumenty] (patrz
punkt III.8).
Faktury powiązane z danym dokumentem magazynowym można przeglądać również w module magazynowym.
Jeżeli rozchodowy magazynowy dokument zewnętrzny powiązany jest
z dokumentem sprzedaży, po wybraniu polecenia Faktura ([Magazyny|Redagowanie dokumentów|Faktura]) można będzie wybrać jedną z opcji:
Podgląd dokumentu sprzedaży po wybraniu tej opcji wyświetlona zostanie
faktura sprzedaży. Fakturę będzie można zaakceptować, wydrukować
lub wycofać akceptację.
253
254
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Usunięcie dokumentu sprzedaży opcja umożliwia usunięcie dokumentu sprzedaży.
Rezygnacja rezygnacja z wyżej opisanych opcji.
W przypadku kiedy dokument magazynowy został utworzony w wyniku
akceptacji dokumentu sprzedaży, po wybraniu akcji Faktura polecenia związane z modyfikacją dokumentu sprzedaży nie będą dostępne.
8 Wystawianie dokumentów zakupu i faktur wewnętrznych na podstawie dokumentów magazynowych
Dla dokumentów magazynowych przychodowych zewnętrznych dostępna jest
akcja Faktura zakupowa, umożliwiająca wystawienie dokumentu zakupu na
podstawie dokumentu np. PZ ([Magazyny|Redagowanie dokumentów]).
Na podstawie przychodowych dokumentów magazynowych unijnych
(WNT), oprócz faktury zakupu można również utworzyć fakturę wewnętrzną (polecenie Faktura wewnętrzna).
Po wskazaniu określonego dokumentu przychodowego i wybraniu polecenia Faktura zakupowa czy Faktura wewnętrzna zostanie wyświetlone okno z listą
typów dokumentów odpowiednio zakupu czy wewnętrznych. Po wybraniu typu dokumentu zostanie wyświetlony nagłówek dokumentu zakupu — patrz
punkt IV.1.1. Należy uzupełnić pole Sym.fakt. czyli symbol faktury sprzedaży
dostawcy.
Program wygeneruje pozycje dokumentu zakupu czy wewnętrznego
na podstawie dokumentów magazynowych.
Podczas wystawiania faktury wewnętrznej z dokumentu magazynowego,
istnieje możliwość wystawienia faktury w następnym okresie.
Faktura zostanie utworzona na stanowisku zakupu wskazanym w parametrach pracy.
Jedna faktura zakupu czy też jedna faktura wewnętrzna może być wystawiona do kilku dokumentów magazynowych. Po wystawieniu kilku dokumentów przychodowych na jednego kontrahenta należy wybrać dla jednego
z nich akcję Faktura zakupowa czy odpowiednio Faktura wewnętrzna. Pojawia
się informacja o występowaniu innych dokumentów na tego kontrahenta i pytanie czy generować fakturę zbiorczą. Po wybraniu Tak wyświetlone zostaje
okno z niezafakturowanymi przychodowymi dokumentami magazynowymi.
W oknie tym należy zaznaczyć dokumenty do fakturowania poprzez wybór
II.9. Korekty przychodowych dokumentów magazynowych
akcji TEN. Aby dokumenty przychodowe mogły być fakturowane jednym dokumentem zakupu, w nagłówku dokumentu magazynowego musi być wprowadzona taka sama waluta. Po zaznaczeniu dokumentów i wskazaniu akcji Faktura zostanie wystawiony dokument zakupu.
Dokumenty zakupu mogą być wiązane z dokumentem magazynowym
również z modułu Zakupy — patrz punkt IV.1.3.
9 Korekty przychodowych dokumentów magazynowych
Każdy niezaakceptowany dokument może być dowolnie modyfikowany.
W systemie Logistyka istnieje również możliwość wystawienia korekt do zaakceptowanych przychodowych, dokumentów magazynowych.
Zaakceptowany dokument przychodowy można korygować w dwóch
przypadkach:
— dokument jest zaakceptowany, ale nie zaksięgowany;
— dokument jest zaksięgowany, wówczas korekta dotyczy tylko dokumentów zewnętrznych.
Dla każdego z przypadków korekta przebiega inaczej. Dokument może być
korygowany również jeżeli z danej dostawy były już wydania.
9.1 Korekta zaakceptowanego dokumentu przychodowego
Jeżeli dokument przychodowy jest zaakceptowany ale jeszcze zaksięgowany nie
jest, korekta takiego dokumentu polega na wykonaniu standardowej akcji Popraw na pozycji dokumentu. Aby akcja Popraw była dostępna dla zaakceptowanego dokumentu muszą być spełnione warunki:
— użytkownikowi nadano uprawnienia do korygowania zaakceptowanego
dokumentu przychodowego;
— typ magazynu jest różny od ceny ŚREDNIE;
— dla magazynu typu ceny EWIDENCYJNE ustawiono odpowiedni parametr;
— dokument nie może być zaksięgowany;
255
256
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— dokument wewnętrzny nie jest dokumentem powstającym z przesunięcia międzymagazynowego, chyba, że dokument automatycznie utworzony nie jest zaakceptowany;
— miesiąc, w którym wystawiono dokument nie jest zamknięty.
Parametr umożliwiający korektę zaakceptowanych dokumentów ustawisz
po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły] i w oknie Parametry
użytkownika wskażesz zakładkę Magazynowe. Wartość parametru Czy poprawiać zaakceptowane dokumenty magazynowe (nie dotyczy automat. akceptowanych przesunięć magazynowych) należy ustawić na T (patrz punkt I.10.8).
Dodatkowo, jeżeli akcja Popraw ma być dostępna w magazynie typu EWIDEN należy na T ustawić parametr globalny o numerze 600104 — Wprowadzenie cen zerowych do magazynu typu ceny ewidencyjne?, dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn] (patrz punkt I.7).
Aby poprawić cenę na zaakceptowanym dokumencie, należy dla danego
dokumentu przychodowego wybrać akcję Pozycje i na pozycji dokutemu wskazać akcję Popraw. Zostanie wyświetlone okno Modyfikacja pozycji, w którym
można poprawić ilość i cenę.
Dla zaakceptowanego zewnętrznego dokumentu przychodowego, po wybraniu akcji Popraw dodatkowo można zmieniać:
— Jeżeli dokument jest dokumentem unijnym można również poprawiać
pola w zakładce Dane do Intrastat.
Na temat deklaracji Intrastat czytaj w punkcie V.
— Jeżeli dokument jest dokumentem walutowym istnieje możliwość zmiany kursu walut. Po zmianie kursu w jednej z pozycji dokumentu zostaną przeliczone wszystkie pozycje według podanego kursu. Kurs zostanie
zaktualizowany również w nagłówku dokumentu.
Dodatkowo istnieje możliwość zmiany daty kursu. Jeśli data zostanie
zmieniona, to w nagłówku dokumentu kurs zostanie oznaczony jako podany z ręki.
Na temat dokumentów walutowych czytaj w punkcie III.4.
— Jeżeli dokument przychodowy związany jest z opakowaniem zwrotnym,
w zakładce Opakowania można modyfikować pole Kaucja, Planowana data zwrotu, Uwagi.
Na temat opakowań zwrotnych czytaj w punkcie II.13.
II.9. Korekty przychodowych dokumentów magazynowych
Jeżeli do danej dostawy było już wydanie, program kontroluje aby w pole
Ilość nie można było wprowadzić ilości mniejszej niż ilość wydana lub zarezerwowana.
Jeżeli korekta dotyczy ceny, a towar z danej dostawy został wydany, to cena
zostanie zmieniona również na odpowiednich dokumentach rozchodowych.
W przypadku kiedy z magazynowym dokumentem rozchodowym związana jest faktura sprzedaży, do faktury wystawiono korektę i w magazynie został
utworzony dokument zwrotu ZZ –– również na tym dokumencie ceny magazynowe zostaną zmienione.
Aby na dokumencie zwrotu do magazynu cena dostawy była zmieniona
po korekcie, dokument taki musi być zdefiniowany jako przychód zwrotny,
czyli w definicji danego typu dokumentu w polu Rodzaj przychodu zaznaczono
pole Zwrotny — patrz punkt I.11.3.
Pomimo ustawienia parametru Czy wycena kompletu wg składowych?
([ Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn]) na T, zmiana cen na dokumencie
RKOM nie spowoduje ponownej wyceny dokumentu PKOM. Na dokumencie
PKOM cenę można zmienić również poprzez akcję Popraw.
Dla zaakceptowanego dokumentu PKOM, jak dla innych dokumentów
przychodowych, po wybraniu akcji Popraw można zmienić ilość. Nie ma to
wpływu na dokument RKOM.
Na temat dokumentów PKOM i RKOM czytaj w punkcie II.14, o ustawianiu
parametrów — w punkcie I.7.
Zmiana ceny a przesunięcie międzymagazynowe Szczególnym przypadkiem dokumentu przychodowego, jest dokument wewnętrzny, który powstał
w wyniku przesunięcia miedzymagazynowego — patrz punkt II.4.3.
Jak opisano w punkcie II.4.3, w wyniku akceptacji dokumentu MM (przesunięcie międzymagazynowe) zostanie wygenerowany dokument MP (magazyn
przyjął). W zależności od definicji rozchodowego dokumentu typu MM (przesunięcie międzymagazynowe), utworzony dokument MP może być:
— zaakceptowany — w definicji dokumentu MM pole Zaakceptowany ustawiono na T,
— niezaakceptowany — w definicji dokumentu MM pole Zaakceptowany
ustawiono na N.
Na temat definiowania dokumentów czytaj w punkcie I.11.3.
W pierwszym przypadku, niezależnie od ustawienia parametru 1003, akcja
Popraw w oknie pozycji dokumentu MP nie będzie dostępna — na takim dokumencie nie będzie można zmieniać ceny ani ilości. W sytuacji, kiedy powstaje
257
258
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
niezaakceptowany dokument MP, akcja Popraw jest dostępna również po jego
zaakceptowaniu, jak dla innych dokumentów przychodowych.
Cena na dokumentach MM i MP będzie zmieniana, jeżeli zmieniona zostanie cena na dokumencie przyjęcia danej dostawy, zarówno w przypadku kiedy
dostawa była jeszcze niewyceniona czy też zmiana ceny nastąpiła z ceny niezerowej.
Jeżeli dokument MP nie jest automatycznie akceptowany, poszczególne pozycje tego dokumentu będą wyceniane w przypadku wyceny dostawy na wyjściowym magazynie, ale warunkiem wyceny pozycji dla takiego dokumentu
jest identyczność pól na pozycji pary dokumentów materiał, ilość, cena.
Jeżeli na dokumencie MM jest cena zerowa, to dokumentu MP nie można
utworzyć w magazynie typu ŚREDNIE, jak również w magazynie typu EWIDEN,
jeżeli parametr 600104 ustawiony jest na N (patrz opis niżej).
Zmiana ceny w magazynie ewidencyjnym Późniejsza wyceny dokumentów
przychodowych w magazynie typu ceny ewidencyjne możliwa jest w systemie,
jeżeli oprócz ustawienia parametru użytkownika 1003 na T, zostanie również
odpowiednio ustawiony parametr globalny 600104 –— Wprowadzenie cen zerowych do magazynu typu ceny ewidencyjne?.
Przy ustawionym parametrze numer 600104 na wartość T możliwe jest
wprowadzanie i akceptowanie w magazynie typu EWIDEN pozycji dokumentów
przychodowych z ceną zerową. W takim wypadku, na pozycjach zaakceptowanych dokumentów przychodowych, dostępna jest akcja Popraw umożliwiająca
zmianę ilości czy ceny, również w przypadku ceny niezerowej. W magazynie
prowadzonym według cen ewidencyjnych, cenę i inne pola można poprawiać
tylko dla dokumentu przyjęcia pierwszej dostawy na dany towar.
W przypadku generowania arkusza przeceny, kontrolowane są pozycje dokumentów z cenami zerowymi. W sytuacji kiedy występują dokumenty z ceną
zerową nie można wykonać przeceny.
9.2 Korekta zaksięgowanego dokumentu przychodowego
Korekta zaksięgowanego dokumentu przychodowego polega na wygenerowaniu pewniej grupy dokumentów. Funkcja jest dostępna tyko dla dokumentów
w magazynie typu DOSTAWY, FIFO, LIFO i dotyczy tylko dokumentów przychodowych zewnętrznych.
Należy zadbać aby w programie zdefiniowane były dokumenty magazynowe typu KR+ i KR- ([Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych]). Dokument
KR+ musi być zdefiniowany jako przychodowy dokument wewnętrznym, do-
II.9. Korekty przychodowych dokumentów magazynowych
kument KR- jako rozchodowy dokument wewnętrzny, obydwa typy w swojej
definicji muszą mieć zaznaczone pole Korygujący.
Na temat definiowania dokumentów magazynowych czytaj w rozdziale I.11.3.
Aby skorygować zaksięgowany dokument PZ wybierz [Magazyny|Korekty
dokumentów|Wystawianie]. W oknie zostaną wyświetlone wszystkie zaksięgowane dokumenty PZ z bieżącego miesiąca. Istnieje możliwość zmiany miesiąca
poprzez funkcję Zakres –– patrz opis poniżej.
W kolumnie Kor znajduje się znacznik czy była wystawiona już korekta do
dokumentu PZ. Po wskazaniu odpowiedniego dokumentu i wybraniu akcji TEN
zostanie uruchomiony proces korygowania. Użytkownik zostanie poproszony o podanie daty korekty. Data musi być zgodna z bieżącym okresem rozliczeniowym. Zostanie wyświetlone okno Pozycje dokumentu magazynowego.
W oknie należy wskazać pozycję do korygowania i wybrać akcję Koryguj.
Można rejestrować wiele korekt do jednej pozycji po spełnieniu następujących warunków:
— kolejna korekta może być wystawiona w dniu późniejszym od dnia ostatniej korekty;
— do dnia korekty, wszystkie dokumenty rozchodowe dotyczące korygowanej dostawy, muszą być zaakceptowane;
— nie może być zaakceptowanych dokumentów rozchodowych z późniejszą datą dotyczących korygowanej dostawy.
Do dnia wystawienia korekty włącznie, stan korygowanej dostawy jest niedostępny. Oznacza to, że nie można będzie wystawić żadnego dokumentu rozchodowego z datą mniejszą lub równą dacie wystawienia korekty do dokumentu przychodowego na daną dostawę.
W kolejnym oknie użytkownik ma możliwość podania nowej ceny. Nowa
cena musi być różna od aktualnej.
Korygując zaksięgowany dokument nie ma możliwości zmiany ilości ani
indeksu materiału, nawet jeżeli na daną dostawę nie było żadnego rozchodu.
Po wprowadzeniu ceny w oknie Pozycje dokumentu magazynowego obok dotychczasowej ceny zostanie wyświetlona cena po korekcie. Wybranie akcji Akceptuj spowoduje wygenerowanie dokumentów KR+ i KR-. Naciśnięcie klawisza
Esc oznacza rezygnację z korekty.
Symbole dokumentów korygujących będą widoczne w oknie Dokumenty
korygujące. W oknie grupowym nagłówków korekt powiązanych z dokumentem magazynowym znajduje się akcja POZYCJE. Po wybraniu tej akcji wyświe-
259
260
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
tlane będą pozycje wybranej korekty. W oknie grupowym z pozycjami prezentowane będą tylko pozycje wybranego dokumentu korygowanego.
Jeżeli z danej dostawy nie było wykonanych żadnych rozchodów, powstanie jeden dokument KR- i jeden dokument KR+. Ilość na każdym z dokumentów będzie równa bieżącej ilości materiału w magazynie, przy czym dokumentem KR- towar zostanie wydany po starej cenie, a dokumentem KR+ towar zostanie przyjęty po nowej cenie. Dodatkowo na pozycjach dokumentu zostaną
uzupełnione konta kosztowe na jakie zaksięgowano dokument pierwotny ––
w celu prawidłowego zaksięgowania dokumentów korekty.
Korektę można wykonać również dla dostawy, z której nastąpił już rozchód. Wówczas powstanie komplet dokumentów KR+ i KR-. Kolejno zostaną
wygenerowane dokumenty:
1. dokument KR+ na ilość wydaną po starej cenie
2. dokument KR- na całą ilość po starej cenie
3. dokument KR+ na całą ilość po nowej cenie
4. dokument KR- na ilość wydaną po nowej cenie
Do magazynu typu DOSTAWY przyjęto towar X w ilości 10 sztuk po 20 PLN.
Sprzedano dwie sztuki. Dokument PZ zaksięgowano. Wykonano korektę ceny
–– nowa cena to 25 PLN. Powstaną kolejno dokumenty:
1. dokument KR+ na 2 sztuki po 20 PLN
2. dokument KR- na 10 sztuk po 20 PLN
3. dokument KR+ na 10 sztuk po 25 PLN
4. dokument KR- na 2 sztuki po 25 PLN
Korektę dokumentu przychodowego można również wykonać, jeżeli z danej dostawy był wydany towar (np. dokumentem WZ), a następnie wykonany
był zwrot (dokument ZZ).
Do magazynu typu DOSTAWY przyjęto dokumentem PZ towar X w ilości
100 sztuk po 20 PLN. Wydano 100 sztuk. Do dokumentu WZ została wystawiona faktura. Następnie do faktury wystawiono korektę –– ilość na fakturze
po korekcie to 80 sztuk. Do korekty faktury wygenerowano dokument magazynowy —- powstał dokument ZZ na 20 sztuk po 20 PLN. Dokument PZ zaksięgowano. Wykonano korektę ceny –– nowa cena to 25. Powstaną kolejno
dokumenty:
II.9. Korekty przychodowych dokumentów magazynowych
1. dokument KR+ na 100 sztuki po 20 PLN
2. dokument KR- o dwóch pozycjach: 100 sztuk po 20 PLN, 20 sztuk po 20
PLN
3. dokument KR+ o dwóch pozycjach: 100 sztuk po 25 PLN, 20 sztuk po
25 PLN
4. dokument KR- na 100 sztuki po 25 PLN
Jeżeli miesiąc w którym był wystawiony zaksięgowany dokument PZ jest
zamknięty, korektę można wykonać w miesiącu bieżącym, otwartym. W takiej
sytuacji również korekta może być wykonana w przypadku jeżeli nastąpił rozchód materiału. Po wybraniu [Magazyny|Korekty dokumentów|Wystawianie],
w oknie z dokumentami magazynowymi należy wybrać akcję Zakres i w polu Miesiąc podać miesiąc, w którym został wystawiony korygowany dokument
PZ. Po zaakceptowaniu korekty, dokumenty korygujące KR+ i KR- zostaną wygenerowane w bieżącym miesiącu. W zamkniętym miesiącu dokumenty KR+
i KR-, jak i inne dokumenty, nie mogą być utworzone.
Dodatkowo przy pomocy akcji Zakres, niezależnie od miesiąca dokumentów, można wskazać kontrahenta. Wówczas w oknie z dokumentami PZ będą
wyświetlone tylko dokumenty wystawione na podanego kontrahenta.
Po wykonaniu korekty ceny magazynowej kolejne dokumenty rozchodowe
będą wydawane po nowej cenie.
Jeżeli na dostawie pochodzącej z zewnętrznego dokumentu przychodowego wykonano operację zmiany lokalizacji, to dokument ten nie będzie dostępny do korygowania — patrz punkt II.17.
Automatyczny zwrot dostawy generowany z korekty sprzedaży, który tworzy niezależne dostawy (w typie dokumentu zwrotu, w polu Rodzaj przychodu
ma ustawioną wartość Zwykły), jest pomijany w korektach magazynowych. Pomijane są również wszystkie ruchy magazynowe powiązane z dostawami wynikającymi z takiego zwrotu.
Dokumentu nie będzie można skorygować, jeżeli z danej dostawy wykonane było przesunięcie międzymagazynowe.
Korekta dokumentów a inwentaryzacja Jeżeli w magazynie wykonana była
inwentaryzacja i dana pozycja powiązana jest z arkuszem inwentaryzacyjnym,
korekta nie będzie możliwa.
Akceptacja inwentaryzacji kontroluje czy dostawa, na której wykazano braki, nie była korygowana w dniu inwentaryzacji lub później. Jeśli taka sytuacja
261
262
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
zaistnieje, trzeba będzie pozycję usunąć z inwentaryzacji lub wykazać zgodność i przeprowadzić ponowną inwentaryzację w dniu po korekcie. Należy
zwrócić uwagę, że jeśli z inwentaryzacji zostanie utworzony niezaakceptowany
rozchodowy dokument poinwentaryzacyjny i przed jego akceptacją, dostawa
w nim zawarta zostanie skorygowana w dniu jego wystawienia lub później, to
takiego dokumentu nie uda się zaakceptować. Należy wtedy kierować się zasadami opisanymi przy akceptacji inwentaryzacji.
Na temat inwentaryzacji czytaj w punkcie II.12.1.
Przeglądanie i usuwanie korekt
Po skorygowaniu dokumentu w oknie Dokumenty korygujące wyświetlane będą symbole dokumentów KR+ i KR- związanych z danym dokumentem PZ. Jeżeli dokument nie był jeszcze korygowany okno to będzie puste.
Wygenerowany dokumenty KR+ i KR- możesz przeglądać po wybraniu
[Magazyny|Redagowanie dokumentów]. Z listy typów dokumentu wybierz odpowiedni typ. Podczas przeglądania dokumentów KR+ i KR- dostępna jest akcja
Powiązany dokument. Wybór tej akcji spowoduje wyświetlenie danych nagłówkowych i pozycji korygowanego dokumentu PZ. Nie ma tutaj jednak możliwości aby wycofać akceptację dokumentu korygującego.
Jeżeli chcesz wycofać korektę dokumentów PZ wybierz [Magazyny|Korekty
dokumentów|Przegląd]. Tutaj wyświetlone będą dokumenty, które były już korygowane w bieżącym miesiącu. Polecenie Zakres umożliwi zmianę miesiąca.
Po wskazaniu właściwego dokumentu i wybraniu akcji Usuń korektę masz
możliwość usunięcia wszystkich dokumentów korygujących które zostały wygenerowane w trakcie korekty cen z danego dokumentu przychodowego.
Jeżeli po korekcie wykonany był już rozchód, przed usunięciem korekty
należy wycofać akceptację wszystkich dokumentów rozchodowych wystawionych po nowej cenie.
10 Przeglądanie i drukowanie dokumentów
Każdy dokument po zredagowaniu zostanie zarejestrowany w programie.
Można go będzie przeglądać nie tylko bezpośrednio po wystawieniu.
Do przeglądania dokumentów magazynowych wykorzystywana jest ta sama funkcja, przy pomocy której dokumenty są rejestrowane w systemie. Z modułu Magazyny wybierz pozycję Redagowanie dokumentów i wskaż odpowiedni typ dokumentu. Po uruchomieniu akcji Ten zostanie wyświetlona lista dokumentów wybranego typu.
II.10. Przeglądanie i drukowanie dokumentów
Wyświetlane informacje dotyczą tylko aktywnego magazynu, jak również
są to dokumenty wystawione w okresie rozliczeniowym wskazanym w parametrach pracy. Jeżeli chcesz przeglądać dane pochodzące z innego oddziału,
magazynu czy też dotyczące innego miesiąca wybierz [Magazyny|Parametry
pracy ] i ustaw odpowiednie parametry.
Na liście dokumentów magazynowych, dla każdego dokumentu wyświetlany jest numer, symbolu, data dokumentu. Dla dokumentów zewnętrznych
wyświetlany jest również symbol faktury, jeżeli z danym dokumentem związany jest dokument sprzedaży. W kolumnie A znajduje się znacznik, czy dokument jest zaakceptowany.
Przeglądanie pozycji dokumentów już wystawionych umożliwia polecenie
Pozycje [Magazyny|Redagowanie dokumentów|Ten|Pozycje].
Warto zwrócić uwagę na sposób wyświetlania w okienkach edycji, przeglądu, podglądu dokładności dla pól związanych z ilością materiału w magazynie
i ceną magazynową. W oknach przeglądu (selekcji) dokładność jest wyświetlana według maksymalnej dokładności odpowiednio dla ilości i ceny magazynowej (maksymalnie do 10 miejsc po przecinku). W okienkach edycji i podglądu
dokładność jest wyświetlana i edytowana według pól w definicji indeksu materiałowego czy usługowego (dokładność ilości, dokładność ceny magazynowej).
Jeżeli dokument jest niezaakceptowany możesz dokument dowolnie modyfikować poprzez dodawanie nowych pozycji, poprawianie czy też usuwanie
pozycji już istniejących.
Dla niezaakceptowanych przychodowych dokumentów magazynowych,
istnieje możliwość zmiany numeru pozycji poprzez mechanizm drag&drop.
Zmiana numeru pozycji następuje poprzez przeciągnięcie rekordu lub grupy
rekordów, dla którego chcemy zmienić pozycję. Przeciągamy rekord lub grupę
rekordów dla których chcemy zmienić pozycję i upuszczamy na rekordzie od
którego przeciągany rekord czy rekordy mają być numerowane. Przeciągnięte
rekordy otrzymają numery od numeru na który zostały upuszczone, natomiast
wszystkie inne rekordy zostaną prenumerowane (tak aby zachować kolejność
numeracji).
Gdy przeciągniemy pozycję nr 1 na pozycję nr 7, przeciągana pozycja o
numerze 1 otrzymuje pozycję numer 7 natomiast wszystkie pozycje od 2 do 7
otrzymują numery od 1 do 6.
Przy pomocy akcji Usuń pozycje można usuwać grupowo.
Dokumenty zaakceptowane nie podlegają żadnym modyfikacjom ani usuwaniu.
263
264
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Dla zaakceptowanych dokumentów magazynowych przychodowych przy
pomocy akcji Popraw można zmienić ilość i cenę — patrz punkt II.9. W trakcie
wyświetlania pozycji dostępne są polecenia:
— Inf.dodatkowe — dodatkowe informacje o dokumencie. Polecenie to będzie dostępne, jeżeli informacje zostaną wprowadzone podczas definiowania dokumentów i przypisane do pozycji. Na temat informacji dodatkowych czytaj w punkcie I.11.3. Informacje dodatkowe mogą być modyfikowane również po zaakceptowaniu dokumentu.
— Koszty — koszty dodatkowe przypisane do pozycji — patrz punkt II.6.
— Rozpisz cechy — polecenie dostępne w oknie z pozycjami dokumentów
przychodowych w magazynie typu DOSTAWY. Cechy mogą być rozpisane jeżeli dany materiał nie ma przypisanych cech. Na temat pola Cecha
czytaj w punkcie II.4.2.
— Wart.do kntolingu — polecenie widoczne jest tylko w sytuacji, kiedy
włączona jest współpraca z systemem Xpertis Projekty, czyli parametr
[Administracja|Lista parametrów|Aktywny moduł Projekty] ustawione na
T. Polecenie jest wykorzystywane do podglądu danych kontrolingowych.
Informacje na temat kontrolingu znajdziesz w podręczniku do systemu
Xpertis Controlling.
Funkcje kontrolingowe nie są dostępne w wersji XpertisXS .
Po naciśnięciu klawisza spacji wyświetlone zostaną informacje szczegółowe dotyczące pozycji.
W oknie z pozycjami magazynowych dokumentów zewnętrznych, dostępna jest zakładka Opakowania. Zakładka zawiera informacje o opakowaniach
zwrotnych związanych z danym towarem. Jeżeli wydawany materiał nie jest
powiązany z opakowaniem zwrotnym, okno będzie puste.
Na temat opakowań zwrotnych czytaj w punkcie II.13.
Okno z pozycjami dokumentów magazynowych rozchodowych zewnętrznych zawiera również zakładkę Wart.sprzedaży. W zakładce tej znajdują się informacje związane ze sprzedażą: wartości netto, brutto, VAT.
Po zakończeniu redagowania dokumentu, zarówno przed jego zaakceptowaniem jak i po nim, możesz dokument wydrukować przy pomocy funkcji
Drukuj — patrz punkt II.10.1.
W oknie z nagłówkami dokumentów magazynowych, oprócz poleceń standardowych, dostępne są również polecenia:
II.10. Przeglądanie i drukowanie dokumentów
— Inf.dodatkowe — dodatkowe informacje o dokumencie. Polecenie to będzie dostępne, jeżeli informacje zostaną wprowadzone podczas definiowania dokumentów i przypisane do nagłówka. Na temat informacji dodatkowych czytaj w punkcie I.11.3.
— Koszty — koszty dodatkowe przypisane do nagłówka — patrz punkt II.6.
— Oblicz — polecenie dostępne tylko dla rozchodowych, zewnętrznych
dokumentów magazynowych. Po jego wybraniu wyświetlone zostanie
okienko z informacjami o wartości netto, brutto i VAT dla danego dokumentu.
— Zamówienia — polecenie dostępne jest dla przychodowych dokumentów magazynowych. Umożliwia pokazanie listy zamówień, wprowadzonych na materiały znajdujące się w pozycjach dokumentu. Wyświetlane
są tylko te pozycje z aktywnych zamówień, dla których ilość pozostała jest większa od zera. Po uruchomieniu tej akcji na ekranie zostanie
wyświetlone okno, w którym po lewej stone znajdować się będzie lista
kontrahentów „czekający” na materiały, po prawej szczegóły zamówienia.
— Faktura — funkcja umożliwia utworzenie faktury na podstawie niezafakturowanych jeszcze dokumentów magazynowych rozchodowych. Jeżeli z dokumentem związana jest już faktura, wybór polecenia umożliwia
przegląd dokumentu sprzedaży. Akcja dostępna jest tylko dla rozchodowych, zewnętrznych dokumentów magazynowych.
Na temat tworzenia faktury do rozchodowego dokumentu magazynowego i przeglądania faktur czytaj w punkcie II.7.
— Faktura wewnętrzna — funkcja umożliwia utworzenie faktury wewnętrznej na podstawie przychodowych, magazynowych dokumentów unijnych. Polecenie widocznie jest tylko w oknie z listą dokumentów magazynowych unijnych.
— Faktura zakupowa — funkcja umożliwia utworzenie dokumentu zakupu
na podstawie przychodowych, zewnętrznych magazynowych dokumentów przychodowych. Akcja widoczna jest tylko dla dokumentów Akcja
dostępna jest tylko dla przychodowych, zewnętrznych dokumentów magazynowych i magazynowych dokumentów unijnych.
Na temat tworzenia dokumentu zakupu i faktury wewnętrznej na podstawie dokumentów magazynowych czytaj w punkcie II.8.
265
266
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Akceptuj — przy pomocy tego polecenie można dokonać akceptacji wystawionego dokumentu. Można również wykonać akceptację zbiorowo,
dla wszystkich dokumentów, które dotąd pozostały niezaakceptowane
— na temat akceptacji dokumentów czytaj w punkcie II.5.
— Wycofaj — polecenie umożliwia wycofanie akceptacji dokumentu —
patrz punkt II.5.1.
Po naciśnięciu klawisza spacji wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące nagłówka dokumentu.
10.1 Wydruk dokumentu magazynowego
Każdy dokument magazynowy, zaakceptowany czy też jeszcze przed akceptacją może zostać wydrukowany. W tym celu należy wybrać funkcję [Magazyny|
Redagowanie dokumentów|Ten|Drukuj|Dokument magazynowy].
Wydruk dokumentu zawiera dane nagłówkowe takie jak data dokumentu, numer i symbol dokumentu, dla dokumentów zewnętrznych — informacje
o kontrahencie. Wyszczególnione są również wszystkie pozycje dokumentu.
W zależności od wybranej opcji, na dokumencie może być drukowana tylko
ilość lub też informacje o cenie i wartości.
Drukowany jest NIP UE jeśli jest podany i dokument WZ jest powiązany
z fakturą od której podatek rozlicza nabywca usługi.
— Drukując dokument magazynowy można uzyskać wydruk ilościowy
bądź ilościowo-wartościowy.
— Istnieje również możliwość grupowego wydruk dokumentów magazynowych. Należy wówczas zaznaczyć (klawisz Insert ) dokumenty przeznaczone do drukowania. Parametry wydruku ustawiane tylko raz. Wydruk każdego dokumentu rozpoczyna się od nowej strony.
— Podczas drukowania dokumentu magazynowego, na którym podaje się
wartości sprzedaży, można wybrać opcję, która pozwala je wydrukować.
Wartości sprzedaży będą wykazywane jako netto lub brutto zależnie od
definicji dokumentu magazynowego.
— Dokument kompletacji zawiera dodatkowo informację ilościową o składowych kompletu.
— Istnieje możliwość drukowania na życzenie dodatkowych kolumn: lokalizacja, cecha, zlecenie, termin ważności. Cecha, Lokalizacja, Zlecenie,
II.10. Przeglądanie i drukowanie dokumentów
Termin ważności będą widoczne na wydruku pod warunkiem, że dokument zawiera powyższe informacje. Jeśli włączono lokalizację to wydruk
sortowany jest po lokalizacji. Drukowanie powyższych kolumn jest niedostępne przy drukowaniu wartości sprzedaży.
— Istnieje możliwość sortowanie pozycji według jednej z następujących
kolumn: cecha, lokalizacja, zlecenie, termin ważności. Pozycje sortowane są rosnąco. W wariancie standardowym pozycje sortowane są wg numeru pozycji.
— Nie ma możliwości drukowania wartości w wariancie z lokalizacją czy
terminem ważności.
— W parametrach wydruku istnieje sekcja Dodatkowa kolumna, w której
można podać nazwę kolumny i jej szerokość. Dodatkowa kolumna będzie się drukować gdy szerokość będzie większa od zera. Kolumna na
wydruku jest niewypełniona.
— Istnieje możliwość drukowanie uwag pozycji dokumentu. Uwagi umieszczane są po przecinku w kolumnie materiału po uprzednim zaznaczeniu
w parametrach wydruku opcji Drukować uwagi pozycji dokumentu.
— Istnieje możliwość grupowania pozycji na wydruku. Parametry grupowania: indeks, jm, cena (tylko w wydruku wartościowym wartościowym), lokalizacja (jeśli jest włączona w parametrach wydruku), cecha
(jeśli jest włączona w parametrach wydruku). Przy włączonym grupowaniu może zmienić się kolejność pozycji. Sortowanie będzie wg następującego klucza: lokalizacja, indeks, jednostka, cecha, cena. W przypadku rezygnacji z lokalizacji czy cech kolejność będzie wyznaczana według
powyższego klucza z odpowiednimi wyłączeniami.
— Na wydruku magazynowego dokumentu zewnętrznego, obok danych
kontrahenta, można wydrukować jego adres korespondencyjny. Drukowany jest adres korespondencyjny obowiązujący w chwili wydruku.
W celu włączenia opcji drukowania adresu korespondencyjnego należy
ustawić formułę [Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis|100222 Czy drukować adres korespondencyjny?] na wartość T.
— Jeżeli dokument jest niezaakceptowany, to drukowany jest napis Wydruk
w trybie próbnym.
Na ekranie XI.27 przedstawione są parametry wydruku dokumentu magazynowego, na ekranie XI.1 — przykładowy wydruk dokumentu WZ.
267
268
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Zbiorcze zestawienie pozycji dokumentów magazynowych zaakceptowanych Po wybraniu polecenia [Magazyny|Redagowanie dokumentów|Ten|
Drukuj] istnieje również możliwość wybrania opcji Zbiorcze zestawienie pozycji dokumentów magazynowych zaakceptowanych. Wydruk jak nazwa wskazuje, dotyczy tylko dokumentów zaakceptowanych. Wydruk może dotyczyć zaznaczonych dokumentów magazynowych. W pierwszej części drukowana jest
lista danych związanych z nagłówkami dokumentów — symbol dokumentu,
symbol magazynu, data, kontrahent, ewentualnie symbol faktury związanej z
danym dokumentem.
Druga część zawiera listę materiałów z zaznaczonych dokumentów z sumą
ilości ze wszystkich podanych dokumentów.
Wydruk etykiet dla pozycji dokumentu magazynowego Dla dokumentów
magazynowych istnieje również możliwość wydruku kodów kreskowych związanych z danym dokumentem (indeksy materiałowe, palety). Po wybraniu
[Magazyny|Redagowanie dokumentów|Ten|Drukuj] należy wskazać pozycję
Etykiety dla dokumentu - kody kreskowe.
Raport umożliwia wydrukowanie kodów kreskowych wszystkich indeksów materiałowych znajdujących się na pozycjach dokumentu (w przypadku
magazynu z obsługą palet pogrupowanych według ich występowania na paletach wraz z kodami kreskowymi palet).
W raporcie ujęte są wyłącznie indeksy materiałowe z przypisanym do nich
kodem kreskowym.
10.2 Podgląd dokumentów
Wystawione dokumenty można przeglądać również po wybraniu funkcji Podgląd dokumentów w menu Magazyn ([Magazyny|Podgląd dokumentów]).
Na liście wyświetlane są wszystkie dokumenty z magazynu wybranego w
parametrach pracy systemu. Dla poszczególnych lat tworzone są zakładki (dla
każdego roku osobna zakładka z dokumentami). Dodatkowo jeżeli w systemie
magazyn nie jest związany z magazynem opakowań okienko prezentujące informacje o opakowaniach jest wyłączane.
W widoku wszystkich dokumentów nie są dostępne żadne funkcje zezwalające na modyfikacje (dołączanie, poprawianie, usuwanie), natomiast można
tu dokument wydrukować przy pomocy akcji Drukuj.
II.11. Stany magazynowe
11 Stany magazynowe
Funkcja Stany magazynowe [Magazyny|Stany magazynowe] jest jedną z funkcji służących do analizy danych magazynowych.
Po wybraniu tej funkcji, wyświetlone okno będzie zawierało listę towarów
w aktywnym magazynie.
Dla każdego towaru widoczne są następujące informacje:
Indeks indeks materiału.
Nazwa nazwa materiału.
jm
jednostka miary pobierana dla materiału z kartoteki materiałowej.
Stan aktualny stan magazynowy, wynikający z dokumentów dotychczas zarejestrowanych i zaakceptowanych dotyczących danego materiału.
W wydaniu — sumy wszystkich ilości zadysponowanych na niezaakceptowanych dokumentach rozchodowych,
— niezaakceptowanych faktur sprzedaży typu G (patrz punkt III.1.4),
— kompletacji wysyłki (patrz punkt II.18.5).
Zarezerwowano zarezerwowana ilość materiału wynikająca z ilości rezerwowanej poprzez akcję Rezerwuj w oknie stanów magazynowych — patrz
punkt II.11.3 jak również z rezerwacji dokonanych na pozycjach zamówień klientów — patrz punkt VI.9.1.
Do rezerwacji wartość z różnicy między ilością pozostałą do zrealizowania i
ilością rezerwacji z pozycji zamówień, z automatyczną rezerwacją.
Zamówienia ilość towaru wynikająca z ilości pozostałych do realizacji w pozycjach zamówień klienta, ale nie objęta rezerwacją.
W drodze ilość towaru w drodze wynikająca z ilości pozostałych do realizacji
w pozycjach zamówień dostaw.
Jeżeli w systemie dostępna jest funkcjonalność związana z potwierdzenie zamówień dostaw (patrz punkt VI.22), w polu W drodze wyświetlana
jest ilość pozostała do realizacji na podstawie pozycji potwierdzeń powiązanych z aktywnymi pozycjami zamówień dostaw.
Dostępne ilość dostępna towaru w magazynie. Jest to różnica pomiędzy faktyczną ilością na stanie magazynowym, a sumą rezerwacji i ilości w wydaniu.
269
270
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Podczas przeglądania stanów materiałowych dostępne są polecenia:
Drukuj funkcja umożliwia wydruk stanów materiałowych dla towarów w aktywnym magazynie.
Dokumenty polecenie umożliwia wyświetlenie listy dokumentów dla wskazanego materiału z bieżącego okresu — patrz punkt II.11.1.
Wszystkie dokumenty polecenie umożliwia wyświetlenie listy wszystkich
wprowadzonych dokumentów dla wskazanego materiału — patrz
punkt II.11.1.
Dostawy po wykonaniu tego polecenia zostanie wyświetlona lista dokumentów przychodowych związanych z danym materiałem — patrz punkt
II.11.2.
Wg wymiarów akcja jest dostępna tylko w magazynie, który w swojej definicji
([Definicje|Miejsca wystawienia—?Magazyny]) ma zaznaczony parametr
Stosować wymiary. Akcja umożliwia podgląd lokalizacji i terminu ważności dla danego indeksu materiałowego w danym magazynie.
Na temat lokalizacji i terminów ważności czytaj w punkcie II.17.
Rezerwuj wybranie tego polecenia umożliwia nadanie rezerwacji tymczasowej — patrz punkt II.11.3.
Rezerwacje akcja umożliwia przeglądanie rezerwacji dla wybranego materiału — patrz punkt .
W widoku stanów magazynowych dostępne są klawisze funkcyjne:
Suma funkcja obliczaa sumy kolumn ilościowych dla wyświetlanych stanów
magazynowych dla zaznaczonych pozycji stanów, w podziale na jednostki miary (danych indeksów materiałowych);
Szczegóły polecenie wywoła ekran z listą dodatkowych informacji o stanach
magazynowych, ilości w wydaniu, rezerwacjach tymczasowych, rezerwacjach z zamówień, ilości w drodze, stanach dostępnych w magazynie.
Atrybuty klawisz dostępny tylko dla magazynu typu DOSTAWY. Dla zaznaczonych rekordów zostanie wyświetlona informacja o sumarycznych ilościach danych indeksów materiałowych w podziale na ich cechy dostaw
(w przypadku braku cechy pozycja wykazywana jest jako brak cechy dostawy).
II.11. Stany magazynowe
271
Wyszukaj klawisz dostępny tylko dla magazynu typu DOSTAWY. Polecenie
umożliwia wyszukiwanie kontekstowe po atrybutach cech dostaw według zadanych dziesięciu kryteriów wartości.
Jeżeli w programie włączony jest parametr Indeks dla materiałów i usług
tworzony wg słowników? (patrz punkt I.13.2), podczas przeglądania stanów
magazynowych istnieje możliwość wyświetlenia informacji o atrybutach.
Należy wówczas wykorzystać systemową funkcjonalność dołączania kolumn do okna. Zarówno dla kartoteki materiałowej, jak i kartoteki stanów w
magazynie pola przechowujące wartości atrybutów danego indeksu materiałowego są opisane jako Wartość n, gdzie n jest liczbą od 1 do 10.
Funkcja Stany magazynowe dostępna jest również:
— w module Faktury po wybraniu [Faktury|Stany magazynowe] — tu stany wyświetlane są dla wszystkich dostępnych dla danego użytkownika
magazynów, oprócz magazynów z obsługą palet (patrz punkt II.19),
— w module Zamówienia po wybraniu [Zamówienia|Stany magazynowe]
— tu stany wyświetlane są dla magazynów udostępnionych do realizacji
zamówień,
— w module Firma po wybraniu [Firma|Stany magazynowe] — tu stany
wyświetlane są dla wszystkich magazynów zdefiniowanych w systemie,
również dla tych do których użytkownik nie ma uprawnienia.
— po wybraniu akcji Dołącz dla pozycji zamówień sprzedaży.
— po wybraniu akcji Dołącz dla pozycji zamówień wewnętrznych.
Dla akcji [Zamówienia|Stany magazynowe] istnieje możliwość zmiany wyświetlania stanów magazynowych wg uprawnionych magazynów odpowiednio:
— widok według uprawnień zamówień sprzedaży — magazyny uprawnione do realizacji zamówień sprzedaży,
— widok według uprawnień zamówień wewnętrznych — magazyny
uprawnione do realizacji zamówień wewnętrznych.
Informacja o tym według jakich uprawnień pokazywane są stany magazynowe
znajduję się w nagłówku okienka.
Dostępność funkcji klawiszy Atrybuty i Wyszukaj ustalana jest według następujących kryteriów:
Przegląd stanów
magazynowych wg
atrybutów indeksu
materiałowego
272
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— dla stanów magazynowych — czy dany magazyn jest typu DOSTAWY,
— dla faktur sprzedaży — czy choć jeden z uprawnionych magazynów jest
typu DOSTAWY,
— dla zamówień sprzedaży — czy choć jeden z uprawnionych magazynów
do realizacji zamówień sprzedaży jest typu DOSTAWY,
— dla zamówień wewnętrznych — czy choć jeden z uprawnionych magazynów do realizacji zamówień wewnętrznych jest typu DOSTAWY.
11.1 Dokumenty dla wybranego materiału
Po wskazaniu na liście właściwego materiału i wykonaniu polecenia Dokumenty, na ekranie wyświetlone zostaną informacje o stanie ilościowym i wartościowym wybranego towaru oraz lista wszystkich pozycji dokumentów magazynowych, które go dotyczą.
Wyświetlone pozycje dokumentów sortowane są według dat ich wystawienia. Sumując ilości w pozycjach dokumentów przychodowych i odejmując od
nich sumę ilości w pozycjach dokumentów rozchodowych, otrzymasz stan magazynowy wybranego towaru. Przy sumowaniu uwzględniane są jedynie pozycje dokumentów zaakceptowanych, ponieważ tylko one wpłynęły na aktualny
stan towaru w magazynie.
Przy pomocy polecenia Pokaż dokument możesz obejrzeć dokument nagłówek i pozycje dokumentu związanego z daną pozycją.
Polecenie Dokumenty wyświetla dokumenty tylko z bieżącego miesiąca.
Po wybraniu akcji Wszystkie dokumenty wyświetlane są wszystkie dokumenty,
również z innych okresów rozliczeniowych.
11.2 Dostawy
Polecenie [Magazyny|Stany magazynowe|Dostawy] to kolejna możliwość analizowania danych dotyczących wybranego towaru. Gdy zostanie ono wybrane,
na ekranie pojawi się okno przeglądania zawierające listę pozycji dokumentów
magazynowych przychodowych, które go dotyczą.
Podczas przeglądania dostaw można wyświetlić listę dokumentów — przychodowych i rozchodowych związanych z daną dostawą.
Po wybraniu polecenia [Magazyny|Stany magazynowe|Dostawy|Koszty]
można przeglądać koszty dodatkowe związane z danym towarem (patrz
punkt II.6).
II.11. Stany magazynowe
11.3 Zakładanie rezerwacji tymczasowych
Wybranie polecenia Rezerwuj umożliwia nadanie rezerwacji tymczasowej dla
wybranego kontrahenta. Na podstawie rezerwacji tymczasowych można będzie wystawiać magazynowe dokumenty zewnętrzne, rozchodowe jak również faktury sprzedaży generujące dokumenty magazynowe. Po nadaniu odpowiednich uprawnień, z rezerwacji tymczasowych mogą być tworzone również
zamówienia klienta.
Na temat uprawnień do obsługi zamówień czytaj w punkcie I.10.4.
Aby akcja Rezerwuj była dostępna w oknie z listą stanów magazynowych,
użytkownik musi mieć uprawnienia do wystawiania rezerwacji tymczasowych.
Aby użytkownikowi nadać takie uprawnienia należy wybrać [Definicje|Parametry |Użytkownicy|Formuły|Zamówienia] i parametr Rezerwacje tymczasowe
ustawić na T. W oknie z parametrami zamówień dla użytkownika należy również ustawić parametr Ilość dni na rezerwację.
Na temat ustawiania parametrów dla użytkownika czytaj w punkcie I.10.8.
Po wybraniu akcji Rezerwuj należy wypełnić pola:
Rez.w jedn. dod. ilość rezerwowanego towaru w jednostce dodatkowej. Aby
pole to było odpowiednio przeliczane czy dostępne do redakcji program
musi być odpowiednio sparametryzowany.
Wartości pól dotyczących ilości są obliczane na podstawie przeliczników wpisanych podczas definiowania dodatkowych jednostek — patrz
punkt Dodatkowe jednostki dla materiału i I.13.8.
Rezerwuj ilość rezerwowanego towaru. Ilość rezerwowana nie może być
większa niż ilość dostępna w bieżącym magazynie.
Wg dostaw pole widoczne tylko w magazynie typu Dostawy. Zaznaczenie pola umożliwia wybrania ilości zarezerwowanej według dostępnych dostaw w magazynie typu DOSTAWY.
Liczba dni rezerw. ilość dni trzymania rezerwacji towaru. Liczba wpisana w te
pole informuje ile dni roboczych towar ma być rezerwowany w magazynie. Jeżeli na podstawie rezerwacji tymczasowych nie zostanie utworzony żaden dokument a rezerwacja przekroczy tą ilość dni, taka rezerwacja będzie „zdejmowana” automatycznie. Przeterminowane rezerwacje
będą usuwane przez system. Po uruchomieniu programu po raz pierwszy w danym dniu, system sprawdza czy są przeterminowane rezerwacje
i jeżeli znajdzie takie rezerwacje automatycznie je usunie.
273
274
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Program kontroluje, aby liczba wprowadzona w pole Liczba dni rezerw.
nie przekroczyła dni podanych w parametrze Ilość dni na rezerwację.
Kontrahent kontrahenta dla którego towar jest rezerwowany.
Uwagi pole umożliwia zamieszczanie uwag do rezerwacji. Uwagi dla jednej
rezerwacji mogą mieć maksymalnie 100 znaków.
W pole Dzień rezerwacji system wpisuje datę bieżącą i pole jest niedostępne
do redakcji.
Wprowadzone rezerwacje tymczasowe będzie można przeglądać po wybraniu [Zamówienia|Tymczasowe rezerwacje].
Na temat rezerwacji tymczasowych czytaj również w punkcie VI.9.3.
Rezerwacje tymczasowe nie są dostępne w magazynie z obsługą palet.
11.4 Przeglądanie rezerwacji dla materiału
Po wybraniu funkcji [Magazyny|Stany magazynowe|Rezerwacje] dostępne są
kolejne polecenia:
Wszystkie wybór tej akcji spowoduje wyświetlenie listy wszystkich rezerwacji założonych w systemie, czyli rezerwacji tymczasowych użytkownika
(patrz punkt II.11.3), rezerwacji z projektów (patrz punkt IX.5), rezerwacji do limitów zleceń (patrz punkt IX.3), jak i rezerwowanych w trakcie wystawiania zamówienia klienta (patrz punkt VI.9.1).
Tymczasowe polecenie umożliwia przeglądanie rezerwacji materiałów dla
których w programie wprowadzono rezerwacje tymczasowe użytkownika, a także rezerwacje z projektów.
Na temat zakładania rezerwacji tymczasowych użytkownika czytaj
w punkcie II.11.3, na temat rezerwacji z projektów czytaj w punkcie IX.5.
Do zleceń przy pomocy tego polecenia można przeglądać rezerwacje do limitów. Jeżeli aktywny użytkownik programu ma ustawioną możliwość wycofywania rezerwacji do limitów zleceń (parametr użytkownika [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe|Czy wycofywać rezerwacje do limitów zleceń?]), to dostępna jest tu akcja Usuń
i użytkownik może usunąć takie rezerwacje.
Polecenie ma znaczenie jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem
Produkcja.
Na temat wprowadzania zleceń, limitów do zleceń i rezerwacji do limi-
II.11. Stany magazynowe
tów czytaj w podręczniku do systemu Produkcja. Na temat współpracy
systemu Logistyka z systemem Produkcja czytaj w punkcie IX.3.
11.5 Atrybuty
Przycisk Atrybuty dostępny po wybraniu [Magazyny|Stany magazynowe] działa dla zaznaczonych pozycji w kartotece stanów materiałowych. Dostępny jest
tylko w magazynach typu DOSTAWY. Analizowane są wyłącznie pozycję, które
wykazują stan większy od zera. Wynikiem funkcji jest lista indeksów w podziale na znalezione cechy dostaw. Pozycje bez przypisanych cech dostaw wyszczególniane są jako pozycje o statusie brak cechy dostawy. W kolejnych kolumnach pokazywane są atrybuty cechy dostawy, natomiast w kolumnie Stan
wykazywany jest sumaryczny stan dostaw dla danej cechy. W przypadku wykonania funkcji na stanach zbiorczych dla kilku magazynów dodatkowo zostanie
uwzględniony podział danej cechy w tych magazynach.
11.6 Wyszukaj
Przycisk Wyszukaj dostępny jest dla magazynów typu DOSTAWY, po wybraniu
[ Magazyny|Stany magazynowe]. Po wybraniu funkcji, na ekranie zostanie wyświetlone okno z możliwością wprowadzenia dziesięciu wartości poszukiwanych atrybutów. Wyszukiwanie jest kontekstowe według atrybutów cech dostawy. Wynik poszukiwań jest wyświetlany w dwóch kategoriach:
— Wyszukiwanie główne (zgodność położenia) — zakwalifikowane zostaną dostawy, które zgadzają się co do każdej wartości i zgadzają się co do
kolejności ich podania;
— Wyszukiwanie szczegółowe (nieistotne położenie) — zakwalifikowane
zostaną dostawy, które zgadzają się co do każdej wartości lecz ich kolejność jest dowolna (miejsce wystąpienia).
Wyszukiwane są cechy dostaw, a w konsekwencji indeksy materiałowe dla
danej cechy dostawy. Wynikiem jest indeks materiałowy o danej cesze dostawy
(symbol w nawiasach kwadratowych). W kolejnych kolumnach wyświetlone
zostaną atrybuty znalezionych cech dostaw, natomiast w kolumnie Stan sumaryczny stan dostaw dla danej cechy.
Bezpośrednio z poziomu okna wyników funkcji, można przejść do danego
indeksu materiałowego w kartotece stanów materiałowych po użyciu akcji Idź
do indeksu.
275
276
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
12 Funkcje magazynowe
12.1 Inwentaryzacja
Podstawowym aktem prawnym regulującym sprawy inwentaryzacji w magazynie jest ustawa z 29 września 1994 r o rachunkowości (Dz.U nr 121 , poz.
591).
Zgodnie z rozdziałem 3 (art.26) tej ustawy, inwentaryzacja zapasów magazynowych ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu oraz wykrycie niedoborów lub nadwyżek i określenie ich przyczyn. Ważne jest jednak, aby realizacja
tego zadania nie powodowała utrudnień lub zahamowań w produkcji lub zaopatrzeniu konsumentów. Zmniejszenie negatywnych skutków inwentaryzacji
można osiągnąć poprzez odpowiedni dobór rodzaju inwentaryzacji - pełna lub
ciągła.
Funkcja Inwentaryzacja została tak zaprojektowana, aby maksymalnie ułatwić czynności, których wykonanie jest niezbędne podczas inwentaryzacji.
Aby rozpocząć przygotowywanie inwentaryzacji, wybierz [Magazyny|Inwentaryzacja].
Rejestrowanie inwentaryzacji
Po wykonaniu polecenia Dołącz można rozpocząć redagowanie danych, które będą dokumentować w programie wykonywaną inwentaryzację. Na temat
inwentaryzacji wyświetlane są następujące dane:
Typ inwentaryzacji należy zaznaczyć jeden z typów inwentaryzacji:
— pełna — inwentaryzacja przeprowadzana dla wszystkich towarów
w magazynie;
— ciągła — inwentaryzacja przeprowadzana dla wszystkich lub wybranych towarów;
Data rozpoczęcia data rozpoczęcia inwentaryzacji. Stany magazynowe weryfikowane podczas inwentaryzacji to stany obowiązujące na dzień zgodny
ze wskazaną datą. Data rozpoczęcia inwentaryzacji musi zawierać się w
danym okresie.
Wg arkuszy pomocniczych zaznaczenie tego pola skutkuję wprowadzaniem
inwentaryzacji tylko na podstawie arkuszy pomocniczych. Jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony wprowadzanie inwentaryzacji poprzez arkusze pomocnicze zostanie zablokowana. Jeżeli magazyn wykorzystuję
II.12. Funkcje magazynowe
wymiary, w celu inwentaryzacji lokalizacji i terminów ważności należy
korzystać z arkuszy pomocniczych.
Rejestrowanie inwentaryzacji poprzez arkusze pomocnicze opisane jest
w punkcie II.12.1. Na temat stosowania wymiarów w magazynie czytaj
w punkcie II.17. W punkcie II.17.5 opisana jest inwentaryzacja według
wymiarów.
Inwentaryzacja pełna Inwentaryzacja pełna obejmuje wszystkie towary
w magazynie. Inwentaryzacji pełnej nie można rozpocząć w przypadku kiedy:
— istnieją dokumenty niezaakceptowane w magazynie lub niezaakceptowane dokumenty sprzedaży generujące dokument magazynowy,
— istnieją dokumenty zaakceptowane z datą późniejszą niż data rozpoczęcia inwentaryzacji,
— istnieją niewycenione dokumenty,
— rozpoczęta jest przecena (dotyczy tylko magazynów prowadzonych według cen ewidencyjnych).
Po wygenerowaniu arkusza dla inwentaryzacji pełnej:
— Nie można wprowadzać żadnych dokumentów z datą wcześniejszą lub
równą dacie rozpoczęcia inwentaryzacji.
— Nie można wycofać akceptacji dokumentów z datą wcześniejszą lub równą dacie rozpoczęcia inwentaryzacji.
— Nie można wprowadzać dokumentów z datą późniejszą od daty rozpoczęcia inwentaryzacji, na materiały, które znajdują się w arkuszu inwentaryzacyjnym.
— Nie można korygować ceny i ilości zaakceptowanych, zewnętrznych,
przychodowych dokumentów magazynowych.
— Można wystawiać dokumenty magazynowe z datą późniejszą niż data
rozpoczęcia inwentaryzacji na materiały, które nie znajdują się na arkuszu inwentaryzacyjnym, czyli na towary, których wcześniej w magazynie
nie było.
277
278
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Inwentaryzacja ciągła Inwentaryzację ciągłą można wprowadzać dla wybranych lub dla wszystkich towarów w magazynie — podczas generowania
arkusza towary mogą być wprowadzone według różnych kryteriów. Inwentaryzacji ciągłej nie można rozpocząć w przypadku kiedy:
— istnieją dokumenty niezaakceptowane w magazynie lub niezaakceptowane dokumenty sprzedaży generujące dokument magazynowy, z datą
wcześniejszą lub równą dacie rozpoczęcia inwentaryzacji,
— rozpoczęta jest przecena (dotyczy tylko magazynów prowadzonych według cen ewidencyjnych).
Można natomiast wprowadzić nagłówek inwentaryzacji ciągłej, jeżeli
w systemie znajdują się nie zaakceptowane lub zaakceptowane dokumenty
z datą późniejszą niż data rozpoczęcia inwentaryzacji. Inwentaryzację ciągłą
można również rozpocząć w przypadku kiedy w magazynie znajdują się dokumenty z ceną zerową.
Wybór inwentaryzacji ciągłej umożliwia rejestrowanie dokumentów z datą mniejszą lub równą dacie rozpoczęcia inwentaryzacji, ale tylko na towary,
które na arkuszu się nie znajdują. Data dokumentu może być mniejsza, równa
czy też większa niż data rozpoczęcia inwentaryzacji ciągłej.
Można wystawiać dokumenty magazynowe z datą późniejszą niż data rozpoczęcia inwentaryzacji zarówno na materiały, które nie znajdują się na arkuszu inwentaryzacyjnym, jak i na towary objęte inwentaryzacją.
W chwili kończenia inwentaryzacji ciągłej, program kontroluje czy wszystkie dokumenty do daty rozpoczęcia inwentaryzacji są zaakceptowane. W przypadku kiedy w magazynie znajdują się niezaakceptowane dokumenty, których
data jest wcześniejsza lub równa dacie rozpoczęcia inwentaryzacji, inwentaryzacji nie można zakończyć.
W przypadku inwentaryzacji ciągłej, na zaakceptowanych, zewnętrznych
dokumentach przychodowych można będzie poprawiać zarówno ilość jak i cenę. Po wszelkich modyfikacjach należało będzie zaktualizować arkusz — patrz
punkt II.12.1, lub jeszcze raz wygenerować arkusz.
Na temat korygowania zaakceptowanych dokumentów magazynowych
czytaj w punkcie II.9.1.
Podgląd i modyfikacja dokumentów blokujących generację arkusza inwentaryzacyjnego Jak zostało opisane, podczas generacji arkusza spisu z natury
kontrolowane są dokumenty w magazynie (niezaakceptowane, zaakceptowane
po dacie otwarcia inwentaryzacji).
II.12. Funkcje magazynowe
W poprzednich wersjach istniała możliwość wyświetlenia listy niezgodnych dokumentów (blokujących założenie arkusza spisu z natury). W oknie
z listą dokumentów znajdują się akcje umożliwiające skorygowanie „blokad”
bezpośrednio z poziomu arkusza spisowego, mianowicie:
Pokaż dokument wybór tej akcji powoduje wyświetlenie pozycje danego dokumentu. Podczas przeglądania dokumentu dany dokument można zaakceptować.
Usuń dokument wybór tego polecenia powoduje usunięcie danego dokumentu. Akcja dotyczy wyłącznie dokumentów niezaakceptowanych,
z pełnym zakresem kryteriów uprawniających do modyfikacji dokumentów przez danego użytkownika, m.in. uprawnień do magazynu.
Jeżeli w wyniku działania powyższych operacji uzyskamy pustą listę dokumentów to system pozwoli na wygenerowanie arkusza spisowego (ponowne
zatwierdzenie parametrów inwentaryzacji).
Nagłówek inwentaryzacji Po wprowadzeniu typu i daty rozpoczęcia inwentaryzacji, zostanie utworzony nagłówek, zawierający również pola wypełniane
po zakończeniu inwentaryzacji:
— Data zakończenia — data zakończenia inwentaryzacji, wprowadzana
przez użytkownika.
— INW+ — dla zakończonych inwentaryzacji program umieści w tym polu
numer dokumentu przychodowego, który powstał w wyniku inwentaryzacji. Jeżeli nie było nadwyżek, dokument nie powstanie i pole pozostanie puste.
— Symbol INW+ — dla zakończonych inwentaryzacji program umieści
w tym polu symbol dokumentu przychodowego, który powstał w wyniku inwentaryzacji. Jeżeli nie było nadwyżek, dokument nie powstanie
i pole pozostanie puste.
— INW- — pole analogiczne do pola INW+, dotyczy dokumentu rozchodowego i ewentualnych niedoborów magazynowych.
— INW- — symbol rozchodowego dokumentu poinwentaryzacyjnego.
W pierwszej kolumnie okna przeglądania nagłówków inwentaryzacji znajduje się oznaczenie typu inwentaryzacji:
— litera A — inwentaryzacja pełna,
— litera C — inwentaryzacja ciągła.
279
280
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Generowanie arkusza
Po wprowadzeniu danych ogólnych dotyczących inwentaryzacji (tj. daty jej
rozpoczęcia i typu) w przypadku inwentaryzacji pełnej system wygeneruje arkusz inwentaryzacyjny.
Dla inwentaryzacji ciągłej arkusz należy wygenerować, natomiast w przypadku inwentaryzacji pełnej, jeżeli zajdzie taka potrzeba, arkusz można wygenerować ponownie.
Jeżeli wprowadzono nagłówek inwentaryzacji, ale inwentaryzacja nie zawiera arkusza, w przypadku inwentaryzacji ciągłej można wycofać akceptację
dokumentów.
W przypadku inwentaryzacji pełnej nie jest możliwe wycofanie akceptacji
dokumentów z datą wcześniejszą lub równą dacie wprowadzenia inwentaryzacji, nawet jeżeli inwentaryzacja nie zawiera arkusza.
Aby wygenerować arkusz wybierz polecenie [Magazyny|Inwentaryzacja|
Generowanie arkusza].
W przypadku inwentaryzacji pełnej na wygenerowanym arkuszu znajdą
się wszystkie materiały znajdujące się aktualnie w magazynie.
Dla inwentaryzacji ciągłej program umożliwia wygenerowanie arkusza dla
wybranych towarów. Można wybrać jedną z trzech opcji generowania arkusza:
— Zakres od.. do.. — wskazanie tej opcji umożliwia wybór materiałów według zakresu indeksów lub grup materiałowych. W szczególnym wypadku można wybrać wszystkie towary.
— Wg maski — po wybraniu tej opcji można podać fragment grupy lub indeksu materiałowego, resztę uzupełniając znakami zapytania. Przykładowo jeżeli zaznaczysz pole Wg indeksu i wpiszesz 00??????????????????
w arkuszu zostaną wyświetlone wszystkie materiały o kodzie rozpoczynającym się od 00.
— Wybór pozycji — po wybieraniu tej opcję zostanie wyświetlone okno
z materiałami dostępnymi w magazynie. Na liście wskazujesz materiały, dla których chcesz przeprowadzić inwentaryzację (klawisz Insert ).
Po wskazaniu polecenia Akceptuj wybrane materiały zostaną przepisane
do arkusza inwentaryzacji.
— Wg kartoteki mat. — po wybieraniu tej opcję zostanie wyświetlona kartoteka materiałowa. Wybierając opcję według kartoteki materiałowej, do
II.12. Funkcje magazynowe
arkusza można wprowadzać towary, których nie ma w magazynie. Na liście wskazujesz materiały, dla których chcesz przeprowadzić inwentaryzację (klawisz Insert ). Po wskazaniu polecenia Akceptuj wybrane materiały zostaną przepisane do arkusza inwentaryzacji.
Dla magazynów typu DOSTAWY, ŚREDNIE, FIFO, LIFO inwentaryzacja przeprowadzana jest według dostaw, dla magazynów typu EWIDENCYJNE — według
stanów ogólnych.
Po wygenerowaniu arkusza zostanie wyświetlone okno z pozycjami inwentaryzacji. Na każdą z nich składają się informacje:
— Indeks –– unikalny indeks materiału.
— Nazwa –– pełna nazwa materiału.
— Data –– data dostawy. Pole nie jest wyświetlane dla magazynu typu EWIDENCYJNE.
— Cena –– dla magazynu typu EWIDENCYJNE wyświetlana jest cena ewidencyjna towaru, dla innych magazynów w polu tym znajduje się cena
materiału z danej dostawy.
— Stan –– stan generowany automatycznie z ewidencji. Dla magazynów
innego typu niż EWIDENCYJNE będzie to stan z danej dostawy.
— Ze spisu –– stan ze spisu wprowadzany przez użytkownika.
— Nadmiar –– informacja o różnicy poinwentaryzacyjnej. W polu tym będzie wartość większa od zera w przypadku kiedy ilość towaru w magazynie jest większa niż wynikająca z dokumentów.
— Niedobór –– informacja o różnicy poinwentaryzacyjnej. W polu tym będzie wartość większa od zera w przypadku kiedy ilość towaru w magazynie jest mniejsza niż wynikająca z dokumentów.
— Jm — jednostka miary.
— Grupa mat. — grupa materiałowa.
Kolumna A oznacza akceptację pozycji i jest zaznaczona jeżeli dana pozycja arkusza była modyfikowana. Wycofanie akceptacji nastąpi po wybraniu
polecenia Wycofaj.
Przy pomocy akcji Wycofaj można wycofać akceptację również wszystkich
zaznaczonych pozycji (klawisz Insert ).
281
282
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Po wygenerowaniu arkusza, dla inwentaryzacji ciągłej, nie można wprowadzać dokumentów z datą arkusza lub wcześniejszą, na materiały, które znajdują
się na arkuszu. Program umożliwia natomiast wprowadzanie dokumentów na
towary, których arkusz nie obejmuje. Po wprowadzeniu dodatkowych dokumentów należy ponownie wygenerować arkusz.
W przypadku inwentaryzacji pełnej nie można wprowadzać żadnych dokumentów z datą rozpoczęcia inwentaryzacji lub wcześniejszą.
Istniejący już arkusz można wyświetlić i edytować przy pomocy polecenia
Pozycje arkusza. Polecenie to umożliwia również wprowadzanie inwentaryzacji
ręcznie.
Funkcja Generuj arkusz dla inwentaryzacji pełnej powoduje zawsze wstępne wyczyszczenie arkusza i na życzenie użytkownika udostępnienie do redakcji arkusza pustego. Tak więc jeżeli ponownie chcesz redagować istniejący już
arkusz, korzystaj zawsze z opcji Pozycje arkusza.
Dla inwentaryzacji ciągłej ponowne generowanie arkusza nie spowoduje
usunięcia już naniesionych danych.
Arkusz spisu z natury Po wygenerowaniu arkusza zalecaną czynnością (choć
nie bezwzględnie wymaganą) jest wydrukowanie arkusza spisu z natury. Arkusz można wydrukować przy pomocy funkcji [Magazyny|Inwentaryzacja|
Drukuj|Arkusz spisu z natury].
Przed wykonaniem wydruku należy wprowadzić parametry wydruku:
Drukować zaznaczenie tego pola spowoduje wydrukowanie arkusza spisu
z natury, na którym znajdzie się lista materiałów z wygenerowanego arkusza.
Dostawy zaznaczenie tego pola spowoduje, że na arkuszu zostaną wydrukowane dostawy.
Porządek materiałów wg nazwy zaznaczenie tego pola spowoduje, że na wydruku materiały będą posortowane według nazwy.
Porządek materiałów wg indeksu zaznaczenie tego pola spowoduje, że na
wydruku materiały będą posortowane według indeksu.
Ilość wg ewidencji zaznaczenie tego pola spowoduje, że wydrukowany arkusz
będzie zawierał stan towaru wynikający z dokumentów.
Ilość pustych stron wprowadzenie tu liczby większej od zera spowoduje wydruk arkusza spisu z natury nie zawierającego danych. Puste strony mogą być drukowane niezależnie od wydruku arkusza z danymi.
II.12. Funkcje magazynowe
Wydrukowany arkusz zawiera listę towarów, które powinny zostać policzone w naturze. Zawiera również rubrykę przeznaczoną do wpisania ilości
policzonej w trakcie spisu.
Aktualizacja arkusza
Dla inwentaryzacji ciągłej dostępna jest akcja [Magazyny|Inwentaryzacja|Aktualizacja arkusza]. Dla inwentaryzacji pełnej funkcja nie jest dostępna.
Polecenie Aktualizacja arkusza powoduje ponowne naliczenie arkusza inwentaryzacyjnego dla pozycji, które w arkuszu występują. Akcję warto użyć,
jeżeli po wygenerowaniu arkusza zmodyfikowano zaakceptowany dokument
przychodowy (patrz punkt II.9.1) lub zaakceptowano dokument, którego akceptacja została wycofana przed wygenerowaniem arkusza.
Funkcja Aktualizacja arkusza nie spowoduje natomiast dodania nowych pozycji do arkusza.
Jeżeli po wygenerowaniu arkusza zostały wprowadzone dokumenty —
zgodnie z założeniem na materiały których w arkuszu nie ma, należy ponownie
wykonać akcję Generuj arkusz.
Rejestrowanie spisu z natury
Po wypełnieniu arkusza bądź innej listy spisu z natury należy przystąpić do
wprowadzania danych do programu. W tym celu wybierz polecenie Wg spisu.
Zostanie wyświetlone wówczas okno Pozycja inwentaryzacji.
Dla każdej pozycji oprócz indeksu i nazwy materiału znajdziesz informację
o dacie i cenie dostawy a także o stanie według dokumentów zarejestrowanych
w programie. W pole Ze spisu wprowadzasz ilość materiału jaka jest faktycznie
w magazynie. Jeżeli stan towaru w magazynie jest większy niż wynikający z dokumentów, nadwyżkę można rozpisać na pierwszą czy też ostatnią dostawę lub
pozostawić na bieżącej dostawie.
Podczas redagowania inwentaryzacji można skorzystać z funkcji Zgodny.
Funkcja jest wykorzystywana w przypadku jeżeli ilość danego materiału według spisu jest taka sama jak ilość według dokumentu. Wybór tej akcji powoduje wpisanie w pole Stan ze spisu wartości znajdującej się w polu Stan z ewidencji. Działanie funkcji Zgodny ma znaczenie tylko dla pozycji, które mają
wartość w polu Stan z ewidencji.
Akcję Zgodny wg kryterium można natomiast wykonać jednocześnie dla
grupy pozycji arkusza. Po wybraniu tego polecenia należy wybrać jedną z opcji:
— uzgadnianie dla wskazanego indeksu materiałowego — wówczas funkcja zostanie wykonana dla wszystkich dostaw danego materiału,
283
284
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— dla grupy materiałowej, w której znajduje się wskazany towar,
— dla wszystkich pozycji arkusza.
Uzgodnienie według kryterium może polegać na:
— uzgadnianiu stanów według spisu ze stanami z ewidencji,
— zerowaniu pola Stan ze spisu,
— inwersji — czyli w zależności od wcześniej wybranej opcji — zerowaniu
lub uzgadnianiu.
Każda zmieniana pozycja uzyska znacznik akceptacji, czyli kolumna A
w oknie Pozycje inwentaryzacji będzie zaznaczona. Pozycje zaakceptowane będą pomijane w trakcie wykonywania akcji Zgodny wg kryterium. Również akcje
Zgodny można stosować tylko dla niezaakceptowanych pozycji.
Może się zdarzyć, że podczas spisu znajdzie się pozycja dotąd nie zarejestrowana. Należy ją wówczas wprowadzić przy pomocy funkcji Dołącz.
Jeżeli arkusz nie był w ogóle generowany i wszystkie pozycje będą wprowadzane przy pomocy funkcji Edytuj arkusz, aby dodać pierwszą i kolejne pozycję
wybierz polecenie Dołącz.
Wprowadzając nową dostawę, oprócz indeksu materiału i ilości wg spisu
należy podać również cenę dostawy.
Istnieje możliwość wydrukowania różnic poinwentaryzacyjnych po wybraniu [Magazyny|Inwentaryzacja|Drukuj|Różnice poinwentaryzacyjne].
Wprowadzanie inwentaryzacji poprzez arkusze pomocnicze
Istnieje możliwość przypisania do arkusza spisowego arkuszy pomocniczych.
Użytkownik może zarejestrować arkusz inwentaryzacyjny trzy sposoby:
— ręczne wprowadzenie spisu z natury,
— generacja, aktualizacja arkusza na podstawie arkuszy pomocniczych,
— generacja, aktualizacja arkusza z wykorzystaniem urządzeń mobilnych
na podstawie arkuszy pomocniczych — patrz punkt II.18.
Jeżeli do danego arkusza spisowego został dołączony chociaż jeden arkusz
pomocniczy, blokowana jest edycja pozycji arkusza spisowego. Jego aktualizacja następuje poprzez przeniesienie danych z arkuszy pomocniczych przy
II.12. Funkcje magazynowe
pomocy akcji [magazyny|Inwentaryzacja|Arkusze pomocnicze|Przenieś na arkusz ].
Akcja Przenieś na arkusz dostępna jest również dla zaznaczonych arkuszy
pomocniczych.
Przeniesienie danych z arkuszy pomocniczych jest realizowane wg jednego
z wybranych schematów:
Od pierwszej dostawy pozycje dla danego indeksu materiałowego są uzgadniane kolejno od pierwszej do ostatniej dostawy — w przypadku nadmiaru (większa ilość wg spisu niż ewidencji w systemie) jej ilość dopisywana jest do ostatniej dostawy wyszczególnionej na arkuszu spisowym,
Od ostatniej dostawy działanie analogiczne jak opisane powyżej, z tym, że
zmieniona jest kolejność aktualizowania pól - od ostatniej do pierwszej
dostawy,
Od pierwszej dostawy nadmiar jako nowa pozycja operacja analogiczna jak
dla od Pierwszej dostawy - w przypadku nadmiaru wpisywany jest on
jako nowa pozycja na arkuszu spisowym,
Od ostatniej dostawy nadmiar jako nowa pozycja działanie analogiczne jak
opisane powyżej, z tym, że zmieniona jest kolejność aktualizowania pól
- od ostatniej do pierwszej dostawy.
Jeśli do arkusza zostanie dodana nowa pozycja to należy uzupełnić jej cenę
i datę dostawy korzystając z akcji na arkuszu spisowym Uzupełnij dane. Przy
akceptacji inwentaryzacji kontrolowane jest uzupełnienie ceny i daty dostawy
dla nowych dostaw.
Aktualizacja arkusza dostępna jest każdorazowo po uruchomieniu akcji
Przenieś na arkusz.
Wszystkie informacje przeniesione do arkusza przy pomocy akcji Przenieś
na arkusz mogą być wycofane poprzez polecenie Wyzeruj arkusz.
Dokumenty poinwentaryzacyjne
Polecenie Akceptuj akceptuje inwentaryzację.
Po zakończeniu wypełniania arkusza inwentaryzacyjnego i sprawdzeniu
poprawności wprowadzonych danych, aby zakończyć inwentaryzację należy
wybrać funkcję Akceptuj. Po wybraniu tego polecenia należy podać datę zakończenia inwentaryzacji. Data zakończenia inwentaryzacji nie może być mniejsza
od daty rozpoczęcia inwentaryzacji, może natomiast zawierać się w kolejnym
okresie. Polecenie Akceptuj zakończy redagowaną inwentaryzację i utworzy
285
286
Akceptacja
dokumentów poinwentaryzacyjnych
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
dokumenty poinwentaryzacyjne. Data tych dokumentów jest to data zakończenia inwentaryzacji. Jeżeli w wyniku inwentaryzacji wykryte zostały fizyczne niedobory towarów w magazynie, powstanie dokument rozchodowy INWzawierający te pozycje towarowe, dla których zaistniały niedobory. Akceptacja tego dokumentu spowoduje, że stany ewidencjonowane w bazie danych
programu zostaną odpowiednio pomniejszone i tym samym dostosowane do
stanów rzeczywistych. Analogicznie, jeżeli inwentaryzacja wykazała nadwyżki
towarów w magazynach, powstanie dokument przychodowy INW+ z pozycjami, dla których wykryto nadwyżki. Pozwoli to uwzględnić ilości towarów
dotąd niewykazywane w ewidencji komputerowej.
Dokumenty powstają jako niezaakceptowane, więc nie od razu w wyniku
użycia funkcji Akceptuj korygowane są stany magazynowe. Akceptacja dokumentów poinwentaryzacyjnych przebiega identycznie jak innych dokumentów
magazynowych — z modułu magazynowego należy wybrać funkcję Redagowanie dokumentów a następnie wskazać odpowiednio INW+ i INW-. Należy pamiętać, że jeżeli data zakończenia inwentaryzacji jest datą z kolejnego okresu,
przed wybraniem dokumentów do akceptacji należy zmienić okres rozliczeniowy w parametrach pracy.
Istnieje również możliwość akceptowania dokumentów bezpośrednio z
okna inwentaryzacji. Po wybraniu akcji Powiązane dokumenty dla zaakceptowanego arkusza zostanie wyświetlona lista dokumentów różnicowych. Dostępne są dla listy dwie akcje (również grupowe):
— Akceptuj — akceptacja danego dokumentu lub zaznaczone dokumentów,
— Wycofaj — wycofanie akceptacji danego dokumentu lub zaznaczonych
dokumentów.
Akceptacja dokumentów poinwentaryzacyjnych może również nastąpić
w chwili akceptacji inwentaryzacji, w celu ograniczenia pobrań materiałów
podlegających inwentaryzacji.
Akceptacja dokumentów bezpośrednio po zakończeniu inwentaryzacji zależna jest od ustawienia parametru 600002 Czy akceptować dokumenty poinwentaryzacyjne po akceptacji inwentaryzacji? (patrz punkt I.7). Parametr dostępny jest po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn].
W zależności od ustawienia parametru 600002 akceptowane będą również
dokumenty różnic w magazynie z obsługą wymiarów (patrz punkt II.17.5).
Dla pozycji odnalezionych w wyniku inwentaryzacji i wprowadzonych od
nowa, zostanie utworzony dokument INW+. Dla takich towarów data dokumentu INW+ będzie datą dostawy.
II.12. Funkcje magazynowe
Numery i symbole dokumentów poinwentaryzacyjnych widoczne są w odpowiednich kolumnach w oknie z listą nagłówków inwentaryzacji.
Dokumenty poinwentaryzacyjne nie są dostępne do redakcji.
Jeżeli podczas inwentaryzacji wykazano dostawy, dla których wystąpiły
różnice, to akceptacja rozchodowych dokumentów inwentaryzacyjnych dla
magazynów typu FIFO i LIFO spowoduje rozchód towarów ze wskazanych
dostaw (nie według zasady FIFO lub LIFO).
Wycofanie inwentaryzacji
Po zakończeniu inwentaryzacji można ją wycofać. Jeżeli dokumenty poinwentaryzacyjne nie są jeszcze zaakceptowane, wystarczy użyć funkcji Wycofaj. Jeżeli dokumenty zaakceptowano, najpierw należy anulować akceptację dokumentów, a następnie wykonać akcję Wycofaj, bądź to po wybraniu polecenia
Powiązane dokumenty lub też z poziomu redakcji dokumentów.
Na temat anulowania akceptacji dokumentów magazynowych czytaj
w punkcie II.5.1.
Dokumentów poinwentaryzacyjnych, nawet niezaakceptowanych nie można usunąć poprzez standardową akcję Usuń. Funkcja Wycofaj dla zaakceptowanej inwentaryzacji spowoduje usunięcie dokumentów i wyzerowania pola Data
zakończenia.
Rozliczenie inwentaryzacyjnych
Funkcja Inwentaryzacja pozwala dodatkowo wydrukować arkusz różnic inwentaryzacyjnych. Różnice inwentaryzacyjne można drukować używając polecenia Drukuj a następnie wskazując pozycję Rozliczenie inwentaryzacji. Wydruk sporządza się, aby udokumentować przeprowadzoną inwentaryzację lub
zweryfikować dane.
12.2 Przecena
Przecena umożliwia zmianę ceny ewidencyjnej lub ustalenie tej ceny, jeżeli na
dany materiał nie był wprowadzony jeszcze żaden dokument.
Przecena może być przeprowadzona tylko w magazynie prowadzonym według cen ewidencyjnych. Przecena może dotyczyć wszystkich towarów znajdujących się w magazynie (np. o zadany procent) lub tylko wybranych.
Aby dokonać przeceny należy wybrać [Magazyny|Funkcje pomocnicze|
Przecena]. Funkcja jest widoczna tylko w magazynie typu EWIDEN. Przy pomocy polecenia Dołącz rozpoczniesz redagowanie danych dotyczących prze-
287
288
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
ceny. Pierwszą informacją jaką podasz na temat przeceny będzie jej data. Data
przeceny musi się różnić od daty poprzednich cenników. Nie jest też możliwe
wprowadzenie przeceny z datą wcześniejszą niż poprzednie.
Po podaniu daty cennika możesz przystąpić do wprowadzania nowego cennika cen magazynowych.
Bezpośrednio po wprowadzeniu nagłówka przeceny zostanie wyświetlone
puste okno arkusza przeceny. Jeżeli cennik redagujesz nie od razu po zredagowaniu nagłówka, w celu wyświetlenia okna z pozycjami przeceny wybierz
polecenie Arkusz przecen.
W oknie Ceny materiałów, wykonując polecenie Generuj arkusz lub Dołącz
rozpoczniesz redagowanie cennika.
Wybór opcji Generuj arkusz spowoduje zawsze usunięcie wszystkich wartości z cennika, dlatego nie należy z niej korzystać, kiedy korygowany jest zredagowany wcześniej cennik.
Po wybraniu Generuj arkusz pozycje przeceny można wygenerować automatycznie, pobierając towary z kartoteki materiałowej lub z kartoteki stanów.
Można wybrać jedną z czterech opcji generowania arkusza:
— Wg stanów — po zaznaczeniu tej opcji w oknie Ceny materiałów znajdą
się tylko towary, które aktualnie znajdują się w danym magazynie lub
jeżeli kiedykolwiek były do magazynu przyjęte.
— Zakres od.. do.. — wskazanie tej opcji umożliwia wybór materiałów według zakresu indeksów lub grup materiałowych. W szczególnym wypadku można wybrać wszystkie towary.
— Wg maski — po wybraniu tej opcji można podać fragment grupy lub indeksu materiałowego, resztę uzupełniając znakami zapytania. Przykładowo jeżeli zaznaczysz pole Wg indeksu i wpiszesz 00??????????????????
w cenniku zostaną wyświetlone wszystkie materiały o kodzie rozpoczynającym się od 00.
— Z wyborem — po wybieraniu tej opcję zostanie wyświetlone okno z listą wszystkich materiałów. Na liście wskazujesz materiały, dla których
chcesz przeprowadzić przecenę (polecenie Wybierz). Po naciśnięciu klawisza Esc wybrane materiały zostaną przepisane do okna cennika.
W wygenerowanym cenniku można poprawiać poszczególne pozycje.
II.12. Funkcje magazynowe
Pozycje cennika
Po wygenerowaniu arkusza zostanie wyświetlone okno z pozycjami cennika.
Na każdą z nich składają się informacje:
— Indeks –– unikalny indeks materiału,
— Nazwa –– pełna nazwa materiału,
— Stara cena — w polu znajduje się cena ewidencyjna obowiązująca
w chwili dodawania pozycji.
— Nowa cena — nowa cena magazynowa materiału. Po wygenerowaniu arkusza, przepisywana jest tu dotychczasowa cena.
— Jm — jednostka miary.
— Grupa mat. — grupa materiałowa.
Nową cenę można podać wybierając dla każdej pozycji akcję Popraw. Aby
móc wprowadzić propozycje cen globalnie, tj. dla wybranego zakresu materiałów, wskazuje się funkcję Ceny wg kryterium. Polecenie to umożliwia, w zależności od wskazania odpowiedniego przycisku, zmianę ceny jednocześnie dla:
— dla wskazanego indeksu materiałowego,
— dla grupy materiałowej, w której znajduje się wskazany towar,
— dla wszystkich pozycji arkusza.
Po wybraniu zakresu materiałów dla których zastosowane będzie kryterium zmiany ceny można wybrać jedną z opcji:
— Procent — umożliwia wprowadzenie procentu o jaki mają zostać zmienione ceny wybranych towarów w magazynie.
— Przepisz cenę — powoduje przepisanie starej ceny w pole Nowa cena.
Może się również zdarzyć, że podczas redagowania cennika chcesz dodać
nową pozycję materiałową, dla której chcesz zmienić lub ustalić cenę. Należy
ją wówczas wprowadzić przy pomocy funkcji Dołącz.
Istnieje kontrola wprowadzania dokumentów w magazynach typu CENY
EWIDENCYJNE w przypadku istnienia w tym magazynie arkuszy przeceny.
289
290
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Data dokumentu nie może być mniejsza lub równa od daty przeceny. Kontrola dotyczy wprowadzanych indeksów materiałowych. W przypadku stwierdzenia, że dany indeks materiałowy został wprowadzony na arkusz przecen,
blokowana jest możliwość wprowadzenia go na pozycję dokumentu (jeśli data
dokumentu jest mniejsza lub równa od znalezionego arkusza przecen).
Opisana kontrola dotyczy również dokumentu przesunięć magazynowych
z danego magazynu do magazynu typu CENY EWIDENCYJNE (sprawdzane
tam jest istnienie arkuszy przecen pod kątem wprowadzonych indeksów na
pozycjach dokumentu).
Zakończenie przeceny
Wartość przeceny jest obliczana po uruchomieniu polecenia Akceptuj. Podstawą do wyliczenia wartości przeceny są stany magazynowe, obowiązujące
w chwili uruchomienia funkcji Akceptuj, a także stara cena magazynowa i nowa cena.
Pozycje przeceny, które nie miały ustalonej ceny ewidencyjnej (cena ewidencyjna równa 0), nie wypływają na wartość przeceny.
W wyniku zakończenia przeceny zostaną wygenerowane dwa dokumenty:
— PRC- — wydanie materiałów po starej cenie;
— PRC+ — przyjęcie materiałów po nowej cenie.
Numery i symbole tych dokumentów będą wyświetlane w oknie z nagłówkami przeceny.
W oknie z nagłówkami przecen znajduje się polecenie Powiązane dokumenty. Po wybraniu tej akcji dla zaakceptowanego arkusza zostanie wyświetlona lista dokumentów różnicowych. Dostępne są dla listy dwie akcje (również
grupowe):
— Akceptuj — akceptacja danego dokumentu lub zaznaczone dokumentów,
— Wycofaj — wycofanie akceptacji danego dokumentu lub zaznaczonych
dokumentów.
Akceptacja dokumentów przeceny może nastąpić również w chwili akceptacji arkusza przeceny, w celu ograniczenia pobrań materiałów podlegających
przecenie.
II.12. Funkcje magazynowe
Akceptacja dokumentów przeceny bezpośrednio po zakończeniu przeceny
zależna jest od ustawienia parametru 600012 Czy akceptować dokumenty przeceny po akceptacji arkusza przeceny? (patrz punkt I.7). Parametr dostępny jest
po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn].
Zakończoną przecenę można wycofać wybierając akcję Wycofaj. Aby przecena mogła być anulowana dokumenty przeceny nie mogą być zaakceptowane.
Po zakończeniu przeceny można wykonać wydruk wykazujący szczegółowe dane o przecenie jak również wartość przeceny. W tym celu należy wybrać
[ Magazyny|Funkcje pomocnicze|Przecena|Drukuj].
Nie będzie można zaakceptować arkusza przecen, jeżeli w magazynie są
niezaakceptowane dokumenty z datą wcześniejszą lub zaakceptowane dokumenty z datą późniejszą.
Jeżeli jednak, dokumenty będą wystawione na materiały, których nie będzie arkuszu spisowym, przecenę można zakończyć.
Zbiorcza przecena
W systemie istnieje możliwość wykonania przeceny dla wszystkich dostępnych
magazynów ewidencyjnych.
W celu wykonania zbiorczej przeceny należy wybrać funkcję [Firma|Funkcje pomocnicze|Przecena w magazynach ewidencyjnych]. Umożliwia ona wygenerowanie arkuszy przeceny we wszystkich dostępnych dla danego użytkownika magazynach typu ceny ewidencyjne. Funkcja jest dostępna wyłącznie dla
użytkowników mających dostęp (uprawnienia) do choć jednego magazynu typu EWIDEN.
Po wybraniu funkcji należy podać datę przeceny. Podobnie jak w przypadku przeceny w poszczególnych magazynach, według tej daty wykazywane są
aktualne ceny ewidencyjne dla danego materiału w dostępnych magazynach.
Po podaniu daty wyświetlona zostanie pełna kartoteka materiałowa. W oknie
z listą materiałów dostępne są akcje:
— Popraw — akcja umożliwia wprowadzenie, poprawę nowej ceny ewidencyjnej,
— Z pliku — funkcja umożliwia podczytanie danych z pliku tekstowego ścieżka: work
emag
imex
przewide.txt,
291
292
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Do pliku — umożliwia zapis danych do pliku tekstowego - ścieżka: work
emag
imex
przewide.txt,
— Akceptuj — generuje arkusze przecen w wybranych uprawnionych magazynach.
Podczas generacji arkuszy przecen kontrolowana jest możliwość ich utworzenia - analogicznie jak dla pojedynczego arkusza przeceny w magazynie. Arkusze przecen należy pojedynczo zaakceptować w każdym magazynie. Podczas
generacji arkuszy przecen istnieje możliwość wyboru magazynów gdzie zostaną wygenerowane arkusze przecen.
Akceptacja przeceny w magazynach ewidencyjnych nie usuwa pliku tekstowego.
Obsługa rezygnacji W przypadku rezygancji przez operatora z wprowadzania cen w arkuszu zbiorczej przeceny (naciśnięcie klawisza ESC ), system pozwala wybrać jedną z opcji:
— Powrót do edycji — dalsza edycja cen dla materiałów;
— Zapis do pliku — zapisanie aktualnie wprowadzonych danych do pliku
tekstowego (umożliwia to późniejsze ich podczytanie);
— Anuluj — rezygnacja z funkcji.
12.3 Uzgadnianie i odtwarzanie stanów materiałowych
Uzgadnianie stanów to funkcja kontrolna, pozwalająca sprawdzić zgodność stanów magazynowych z dokumentami zarejestrowanymi w programie. Nie powoduje ona żadnych działań w magazynie, a jedynie dostarcza informacji o jego spójności. Zalecane jest aby wykonać tą funkcję przed zamknięciem okresu
dla wybranego magazynu w celu uniknięcia niezgodności i błędów. Po wybraniu [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Uzgadnianie stanów] zostanie wyświetlone okno, zawierające następujące informacje:
Indeks indeks materiału, dla którego występują niezgodności;
Il. wg dok. naliczona podczas wykonywania funkcji ilość materiału w magazynie wynikająca z zarejestrowanych i zaakceptowanych dokumentów;
II.12. Funkcje magazynowe
Il. wg. dostaw naliczona podczas wykonywania funkcji ilość materiału w magazynie wynikająca z poszczególnych dostaw;
Il. wg. stanów zb. ilość materiału, jaką program przechowuje jako aktualny
stan towaru w magazynie;
Il. wg. stanów r. ilość materiału według stanów rocznych;
Wart. wg. dok. naliczona podczas wykonywania funkcji wartość materiału
w magazynie wynikająca z zarejestrowanych i zaakceptowanych dokumentów;
Wart. wg. dostaw. naliczona podczas wykonywania funkcji wartość materiału w magazynie wynikająca z poszczególnych dostaw.
Polecenie Uzgodnij stan spowoduje naliczenie stanu według dokumentów
dla wskazanego indeksu. Jeżeli lista niezgodności jest długa zalecane jest aby
uruchomić funkcję Odtworzenie stanów.
Jeżeli w wyniku wykonania funkcji Uzgadnianie stanów nie zostaną wykryte żadne niezgodności, zostanie wyświetlona odpowiednia informacja i okienko wykazujące różnice nie zostanie wyświetlone.
Funkcja Uzgadnianie stanów jest niedostępna jeśli w magazynie wystawiono dokumenty korekty przychodowych dokumentów magazynowych — patrz
punkt II.9.
Funkcja Odtwarzanie stanów przeznaczona jest do odtwarzania stanów materiałowych i dostaw na podstawie dokumentów. Uruchamiana będzie po wybraniu z modułu Magazyny funkcji Funkcje pomocnicze, a następnie pozycji Odtwarzanie stanów [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Odtwarzanie stanów].
Funkcja działa tylko dla magazynu wskazanego w parametrach pracy.
Funkcje Uzgadnianie stanów i Odtwarzanie stanów dostępne będą dla użytkownika po ustawieniu parametru Funkcje pomocnicze — dostępne odtwarzanie, uzgadnianie stanów z listy parametrów użytkownika na T. Parametr jest
dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe ] — patrz punkt I.10.8.
12.4 Regulacja magazynu
W każdym z typów magazynów może zdarzyć się sytuacja, że dokumenty
z wcześniejszą datą mogą być zarejestrowane później. Użytkownik może też
293
294
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
wycofać akceptację dokumentu i ponownie go zaakceptować. Tego typu sytuacje (a mogą się zdarzyć w warunkach rzeczywistej pracy) powodują w magazynach typu FIFO i LIFO zaburzenie kolejki (odpowiednio FIFO czy LIFO),
a w magazynach typu ŚREDNIE wpływają na zmianę ceny.
Funkcja Regulacja magazynu, dostępna po wybraniu [Magazyny|Funkcje
pomocnicze|Regulacja magazynu] powoduje odtwarzanie kolejki w magazynach FIFO i LIFO, natomiast dla magazynu typu ŚREDNIE w wyniku działania
funkcji cena średnia zostanie wyliczona na nowo.
Funkcja dostępna jest tylko dla magazynu typu FIFO, LIFO i ŚREDNIE.
Aby użytkownik miał dostęp do tej funkcji, parametr Funkcje pomocnicze - dostępna regulacja magazynów typu FIFO, LIFO, ŚREDNIE z listy parametrów użytkownika, należy ustawić na T. Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe] —
patrz punkt I.10.8.
W wyniku działania funkcji Regulacja magazynu mogą zmieniać się wartości magazynowe dokumentów rozchodowych, w związku z tym funkcję należy
uruchomić każdorazowo przed księgowaniem dokumentów magazynowych,
jak również przed funkcjami obliczającymi marże.
Jeśli w regulowanym magazynie występowały dokumenty przesunięć magazynowych do innych magazynów, to po zakończeniu regulacji wymagane
będzie uruchomienie funkcji Sprawdzenie wartości na przesunięciach magazynowych [Magazyn|Funkcje pomocnicze|Sprawdzenie wartości na przesunięciach magazynowych] (patrz punkt II.12.5).
12.5 Sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych
Funkcja [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych] sprawdza czy wartości na dokumentach MM i wygenerowanych z nich MP są zgodne. Jeżeli okaże się, że są niezgodności, funkcja
ponownie wyceni dokument MP.
Aby użytkownik miał dostęp do tej funkcji, parametr Funkcje pomocnicze — dostępne sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych
z listy parametrów użytkownika, należy ustawić na T. Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe] —
patrz punkt I.10.8.
Funkcja Sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych wyszukuje i wyświetla niezgodności pomiędzy dokumentami przesunięć maga-
II.12. Funkcje magazynowe
295
zynowych. Niezgodności mogą powstać w wyniku rozpisania dokumentu rozchodowego według nowej kolejki FIFO. Możliwe są różnice wartościowe lub
niezgodności pozycji między dokumentami. Funkcja umożliwia wycenę dokumentu powiązanego oraz odtworzenie niezgodnych pozycji.
Uzgodnienie pozycji nie będzie możliwe i wycena nie powiedzie się, jeśli
dla odtwarzanego magazynu wprowadzony został arkusz inwentaryzacyjny.
12.6 Generowanie dokumentów wartościowych
W systemie Logistyka dostępny jest mechanizm dostarczający użytkownikowi
możliwość wygenerowani dokumentu kompensującego różnice między wartością stanu a wartością dokumentów wynikające z zaokrągleń wartości. Dodatkowo istnieje możliwość sparametryzowania automatycznej dekretacji wygenerowanych dokumentów kompensujących zaokrąglenia.
Aby prawidłowo działała funkcja generowania dokumentu rozliczającego
zaokrąglenia należy odpowiednio przygotować program. W tym celu należy:
— Sprawdzić w [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych] (patrz punkt I.11.3)
czy występuje dokument rozliczający zaokrąglenia magazynowe. Jeżeli
nie należy dodać nowy typ dokumentu o następujących parametrach:
– Typ — np. KRW;
– Nazwa — np. Korekta wartości - indeksów
– Typ dokumentu — Rozchodowy;
– Rodzaj dokumentu — Wewnętrzny
– Rodzaj dokumentu — Wartościowy
— Ustawić parametr Funkcje pomocnicze — Generowanie dokumentów
wartościowych z listy parametrów użytkownika na T. Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe] — patrz punkt I.10.8.
Gdy program jest prawidłowo przygotowany, można przystąpić do generowania dokumentu rozliczającego zaokrąglenia w magazynie. W tym celu należy wybrać [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Generowanie dokumentów wartościowych].
Po wykonaniu funkcji, w przypadku gdy występowały różnice wynikające z
zaokrągleń zostanie wygenerowany dokument. Jeżeli nie było różnic wynikających z zaokrągleń dokument nie zostanie wygenerowany i zostanie wyświetlona informacja, że nie stwierdzono odchyleń wynikających z zaokrągleń. Po wy-
296
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
generowaniu i zaakceptowaniu dokumentu, różnice wynikające z zaokrągleń
zostaną zniwelowane.
Funkcja [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Weryfikacja cen rozchodów i powiązanych dostaw] sprawdza czy wartość przychodu jest zgodna z wartością
rozchodu i wyświetla informacje w oknie.
13 Opakowania zwrotne
W systemie Logistyka istnieje możliwość pełnego zarządzania obrotem opakowaniami zwrotnymi. Program pozwala na przeprowadzenie analiz zalegania
opakowań zwrotnych powierzonych kontrahentom oraz opakowań, które należy kontrahentom zwrócić.
W standardowym pakiecie XpertisXS nie występuje funkcjonalność związana
z obsługą opakowań zwrotnych. Można ją dołączyć na życzenie licencjobiorcy,
jako opcję dodatkową.
13.1 Powiązanie magazynu z magazynem opakowań
Aby opakowania zwrotne dostępne były w programie, przynajmniej jeden ze
zdefiniowanych magazynów trzeba powiązać z magazynem opakowań. W tym
celu wybierz [Definicje|Miejsce wystawienia|Magazyny] i w pole Magazyn opakowań wprowadź dowolny napis do ośmiu znaków. Napis ten będzie symbolem
magazynu opakowań zwrotnych. W ten sposób magazyn opakowań zostanie
wprowadzony do systemu.
Należy zwrócić uwagę, że magazyn opakowań zwrotnych nie musi istnieć
w firmie. Opakowania mogą być składowane również w „zwykłym” magazynie. Przypisując do magazynu identyfikator magazynu opakowań decydujesz,
że do danego magazynu będzie przyjmowany towar z opakowaniami zwrotnymi.
Symbol magazynu opakowań zwrotnych będzie można dowolnie poprawiać dopóki w magazynie opakowań nie zostanie wystawiony dokument —
patrz punkt II.13.3.
W systemie nie ma innej możliwości wprowadzenia magazynu opakowań
zwrotnych niż poprzez wprowadzenie symbolu w pole Magazyn opakowań
podczas definiowania magazynu.
Na temat definiowania magazynów czytaj w punkcie I.12.1.
II.13. Opakowania zwrotne
13.2 Wprowadzanie opakowań zwrotnych do kartoteki materiałowej
Jeżeli towar ma być przyjmowany i wydawany z magazynu w opakowaniu
zwrotnym, do kartoteki materiałowej ([Definicje|Słownik materiałów]) należy wprowadzać materiał, nadając mu status opakowania (patrz punkt I.13.4).
W celu powiązania opakowania zwrotnego z towarem należy wskazać kursorem odpowiedni towar, następnie w oknie poniżej wybrać zakładkę Opakowania. Wybierając standardowe polecenie Dołącz można przypisać opakowanie
do materiału, wypełniając pola:
Indeks indeks opakowania zwrotnego. Po naciśnięciu klawisza F3 wyświetlony zostanie słownik opakowań.
Nazwa nazwa opakowania zwrotnego, pole wypełniane przez program.
Pojemność opakowania ilość towaru, jaką można umieścić w lub na opakowaniu (dopuszczalne wartości większe od zera).
Do materiału można przypisać dowolną ilość opakowań zwrotnych.
Jeżeli materiał ma znaczone pole Opakowanie nie będzie można powiązać
go z opakowaniem zwrotnym.
13.3 Wystawianie dokumentów z opakowaniami
Przed wystawieniem pierwszego dokumentu należy zadbać aby w systemie
znalazł się typ numeracji OPK. Jeżeli typu OPK nie ma na liście numeracji ([ Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]), należy go zaimportować.
W tym celu wybierz [Administracja|Import tabel|Definicje numeracji].
Na temat numeracji dokumentów czytaj w punkcie I.11.1.
Z rejestracją opakowań zwrotnych związane są przypadki:
— Przychód bez kaucji — jest to zakup opakowań. W takiej sytuacji opakowanie traktowane jest jak każdy towar.
— Przychód z kaucją — zakup towaru z opakowaniem zwrotnym. Rejestrowana jest wówczas kaucja płacona dostawcy.
— Przychód jako zwrot kaucji — przyjęcie opakowań od klienta związane
ze zwrotem kaucji.
— Wydanie bez kaucji — sprzedaż opakowań jako towarów. W takiej sytuacji opakowanie traktowane jest jak każdy towar.
297
298
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Wydanie z kaucją — sprzedaż towaru z opakowaniem zwrotnym. Rejestrowana jest wówczas kaucja jaką płaci klient.
— Wydanie jako zwrot kaucji — oddanie opakowań klientowi, przyjęcie
kaucji.
Wszystkie te opcje, w zależności czy jest to przychód czy rozchód, mogą
być realizowane poprzez zewnętrzne dokumenty magazynowe i sprzedaży.
Dokumentem zakupu nie można rejestrować opakowań. Podczas przeglądania dokumentów zakupu, jeżeli taki dokument powiązany jest z dokumentem magazynowym, z którym powiązane są opakowania, informacja na temat
tych opakowań będzie wyświetlana.
Podczas przyjmowania czy wydawania towaru z przypisanym opakowaniem, czy też samego opakowania, automatycznie zostaną wygenerowane dokumenty opakowań — Przychód (OPK+) dla przychodu, Rozchód (OPK-) dla
rozchodu.
Wewnętrzne dokumenty magazynowe (PW, RW) nie powodują wygenerowania dokumentów opakowań.
Z chwilą wystawiania zamówienia od klienta czy do dostawcy na towar
z przypisanym opakowaniem, na zamówieniu opakowania rejestrowane nie
będą. Podczas realizacji zamówienia, opakowania zostaną wygenerowane na
odpowiednich dokumentach realizujących.
Zakup i sprzedaż opakowań
Przyjmowanie czy wydawanie opakowań traktowanych jako towar nie różni
się zasadniczo od zakupu czy sprzedaży materiałów. W zależności czy jest to
przychód czy rozchód, po wybraniu z modułu Magazyny pozycji Redakcja dokumentów, należy wskazać odpowiedni typ dokumentu — patrz punkt II.4.
Redagując pozycję dokumentu magazynowego w pole Indeks wprowadzasz indeks opakowania zwrotnego wybierając go ze słownika materiałów. Opakowanie zwrotne zostanie zarejestrowane w programie po uaktywnieniu zakładki
Opakowania dostępnej w oknie przeglądania pozycji lub też podczas akceptacji dokumentu.
W przypadku zakupu czy sprzedaży opakowań nie ma konieczności uaktywniania zakładki Opakowania. Wszelkie niezbędne informacje zostaną zarejestrowane w trakcie akceptacji dokumentu. Na temat zakładki Opakowania
czytaj w punkcie II.13.3.
Stan opakowania zwrotnego zarejestrowanego w systemie poprzez dokument magazynowy będzie widoczny na liście stanów magazynowych jak
II.13. Opakowania zwrotne
każdy innych towar ([Magazyny|Stany magazynowe] — patrz punkt II.11).
Widoczny jest również na liście stanów opakowań, jak stan dla magazynu
([ Opakowania|Stany opakowań] — patrz punkt II.13.6).
Przyjmowanie i wydawanie opakowań z kaucją
Podczas wystawiania dowolnego dokumentu, jeżeli towar ma przypisane opakowania zwrotne, po wybraniu zakładki Opakowania, program automatycznie wygeneruje pozycje opakowań zwrotnych. W takim przypadku w zakładce
Opakowania dla każdej pozycji należy wybrać polecenie Popraw i wprowadzić
wartość w pole Kaucja i ewentualnie podać planowaną datę zwrotu. Pole Kaucja
oznacza kaucję jednostkową i wraz z polem Ilość będzie stanowić podstawę do
wyliczenia kaucji.
Poprawienie ilości lub zmiana indeksu materiałowego w pozycji dokumentu magazynowego lub sprzedaży spowoduje aktualizację pozycji dokumentu
opakowań pod warunkiem, że wcześniej nie nastąpiła ręczna modyfikacja wygenerowanych powiązanych pozycji.
Wartość pola Ilość (ilość opakowania zwrotnego) podpowiadana jest jako:
najmniejsza liczba całkowita nie mniejsza niż iloraz (Ilość towaru na pozycji /
Ilość towaru jaką można umieścić w lub na opakowaniu).
Jeżeli pole Planowana data zwrotu, oznaczające planowaną datę zwrotu
opakowań, zostanie wypełnione, będzie możliwe wystawienie faktur na przeterminowane opakowania — patrz punkt II.13.7.
Dla dokumentów magazynowych i sprzedaży, w celu dodatkowego dołączenia pozycji opakowania zwrotnego do pozycji towarowej należy wybrać zakładkę Opakowania i przy pomocy akcji Dołącz dodać pozycję z opakowaniem.
W ten sposób można powiązać z opakowaniem również towar, który opakowania nie ma przypisanego w słowniku materiałów.
Jeżeli opakowania zostaną dołączone w zakładce Opakowania ale dokument nie będzie zawierał żadnych pozycji materiałowych, dokumentu nie
można będzie zaakceptować.
Jeżeli zakładka Opakowania nie zostanie uaktywniona, dokumenty opakowań zwrotnych zostaną wygenerowane podczas akceptacji dokumentu. W takiej sytuacji kaucja za opakowanie nie zostanie zarejestrowana.
Zakładka Opakowania nie jest widoczna dla magazynów bez powiązanych
magazynów opakowań.
W zakładce Opakowania znajdują się polecenia: Pozycje rozchodowe, Składowe ilości, Rozliczenie kaucji — na temat tych poleceń czytaj w punkcie II.13.6.
299
300
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Jeżeli dokumenty opakowań zwrotnych zostaną zarejestrowane w wyniku
przyjęcia czy wydania towaru z przypisanym opakowaniem, jako opakowania
z kaucją nie będą widoczne na liście stanów magazynowych. Będą natomiast
widoczne na liście stanów opakowań ([Opakowania|Stany opakowań] — patrz
punkt II.13.6).
13.4 Przeglądanie i redagowanie dokumentów opakowań
Z chwilą wystawienia dokumentu związanego z przyjęciem lub wydaniem opakowań zwrotnych i uaktywnieniu zakładki Opakowania zostanie wygenerowany dokument odpowiednio OPK+ lub OPK-. Dokumenty te zostaną zarejestrowane w magazynie opakowań zwrotnych, który został przypisany do magazynu wybranego aktualnie w parametrach pacy. Dokumenty opakowań można przeglądać w module Opakowania. Po wybraniu [Opakowania|Redagowanie
dokumentów] zostanie wyświetlone okno Dokumenty opakowań zwrotnych.
W oknie Magazyn znajduje się lista magazynów opakowań zwrotnych. Widoczne są tu tylko te magazyny opakowań, które związane są z oddziałem ustawionym w parametrach pracy systemu. Po wskazaniu magazynu, w prawym,
górnym oknie zostaną wyświetlone nagłówki dokumentów opakowań związanych z danym magazynem. Jeżeli dodatkowo dla magazynu zostanie wskazany Przychód, wyświetlane będą tylko dokumenty typu OPK+, jeżeli Rozchód
— wyświetlane będą dokumenty typu OPK-. W kolumnie Nr i Symbol znajduje się odpowiednio numer i symbol dokumentu opakowania zwrotnego. Pole
Dok. magazynowy zawiera symbol powiązanego dokumentu magazynowego,
w kolumnie Dok. sprzedaży znajduje się symbol dokumentu sprzedaży.
Jeżeli dokument magazynowy czy sprzedaży, powiązany z danym dokumentem opakowań, nie został zaakceptowany w module magazynowym czy
sprzedaży, dane dotyczące opakowań można modyfikować ale redakcja dokumentów opakowań powiązanych z dokumentem magazynowym lub fakturą
możliwa jest tylko poprzez zakładkę Opakowania w powiązanym dokumencie
magazynowym czy fakturze.
Opakowania zwrotne mogą być rejestrowane również niezależnie od dokumentów magazynowych czy sprzedaży. Aby wystawić dokument opakowań
wybierz [Opakowania|Redagowanie dokumentów], z listy magazynów wskaż
magazyn opakowań zwrotnych i wybierz typ dokumentu jaki będziesz redagował — Przychód lub Rozchód. Wybierając standardowe polecenie Dołącz przystąpisz do redakcji dokumentu. Nagłówek dokumentu opakowań zawiera następujące pola:
Magazyn symbol wybranego magazynu opakowań zwrotnych.
II.13. Opakowania zwrotne
Typ pole wypełniane automatycznie. Na podstawie wybranego typu może tu
być zaznaczone pole Przychód albo Rozchód.
Rok, Miesiąc rok i miesiąc wskazany w parametrach systemu.
Numer kolejny numer dokumentu.
Data data wystawienia dokumentu opakowań.
Kod kod kontrahenta. W zależności od typu dokumentu będzie to kod kontrahenta, któremu opakowanie jest wydawane lub też kod dostawcy, od
którego opakowania są pobierane.
Pozycja dokumentu opakowań zawiera pola:
Pozycja kolejny numer pozycji dokumentu. Pole wypełniane przez program.
Zwrot pole to należy zaznaczyć jeżeli wystawiany dokument dotyczy zwrotu
opakowań i tym samym zwrotu kaucji — patrz punkt II.13.5.
Indeks indeks opakowania zwrotnego. Przy redagowaniu tego pola dostępny
jest słownik materiałów, zawierający listę opakowań.
Nazwa nazwa opakowania zwrotnego. Pole wypełniane automatycznie po
wprowadzeniu indeksu.
Ilość ilość przyjmowanego lub wydawanego opakowania zwrotnego.
Kaucja jednostkowa kaucja pobierana za opakowanie.
Wartość wartość kaucji wyliczana przez program.
Wartość po zwrocie wartość kaucji po zwrocie opakowań. W przypadku, kiedy wszystkie opakowania zostały zwrócone wartość będzie równa zero.
Planowana data zwrotu data zwrotu opakowań zwrotnych. Jeżeli pole to zostanie wypełnione, po tym terminie zostanie wystawiona faktura na kaucję — patrz punkt II.13.7.
Jeżeli pole Kaucja zawiera wartość różną od zera, zostanie zaznaczone pole
Dotyczy kaucji.
Podczas wystawiania dokumentu rozchodowego opakowań, po wprowadzeniu indeksu opakowania zostanie wyświetlone okno Szczegółowy stan opakowań. Okno zawiera listę opakowań, które znajdują się w wybranym magazynie opakowań z dostępną ilością. Przy każdej pozycji znajduje się informacja
301
302
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
od jakiego kontrahenta pochodzą opakowania. Jeżeli pozycja związana jest ze
zwrotem opakowania, kolumna Zwr jest zaznaczona.
Polecenie Dok.magazynowy dla dokumentu opakowań, umożliwia wyświetlenie informacji o powiązanym dokumencie magazynowym.
Jeżeli dokument typu OPK- czy OPK+ wystawiony był w module opakowań
i nie jest powiązany z dokumentem magazynowym, polecenie Dok.magazynowy
umożliwi powiązanie dokumentów. Po wybraniu polecenia, zostanie wyświetlone okno z listą dokumentów do powiązania. Na liście znajdą się dokumenty wystawione na tego samego kontrahenta, odpowiednio rozchodowe lub
przychodowe, zaakceptowane lub niezaakceptowane (zgodnie ze stanem dokumentu opakowań). Magazyn w którym wystawiane były odpowiednie dokumenty magazynowe musi być powiązany z magazynem opakowań, w którym
wystawiane są dokumenty OPK- czy OPK+.
Analogicznie polecenie Dok.sprzedaży umożliwia wyświetlenie powiązanych dokumentów sprzedaży lub też powiązać dokument opakowań z dokumentem sprzedaży.
W oknie z pozycjami dokumentu opakowań znajdują się polecenia: Pozycje
rozchodowe, Składowe ilości, Rozliczenie kaucji — na temat tych poleceń czytaj
w punkcie II.13.6.
Dokument opakowań jest osobnym dokumentem. Dopóki pozycje na tym
dokumencie były generowane automatycznie według pozycji dokumentu magazynowego, usunięcie dokumentu magazynowego spowoduje usunięcie także
dokumentu opakowań. Jeśli pozycje w dokumencie w zakładce Opakowania są
modyfikowane np. poprawiane, czy zostanie dodana nowa pozycja, to po usunięciu dokumentu magazynowego dokument opakowań nie zostanie usunięty.
Zostanie usunięte powiązanie z dokumentem magazynowym.
Istnieje możliwość wydrukowania dokumentu opakowań. Wydruk dostępny jest z poziomu nagłówka dokumentu opakowań po wybraniu [Opakowania|
Redakcja dokumentów|Drukuj]. Na wydruku znajdują się między innymi informacje dotyczące ilości opakowań, wartości kaucji i planowanej daty zwrotu.
13.5 Zwroty opakowań
Rejestrując zwrot opakowań od klienta lub do dostawcy, w oknie redakcji pozycji opakowania, należy zaznaczyć pole Zwrot. Pole Kaucja i Planowana data zwrotu nie będą dostępne do redakcji. Zostanie wyświetlone okno z listą
opakowań do zwrotu. Przy pomocy akcji Ten w pole Do rozlicz. wprowadzana
II.13. Opakowania zwrotne
jest maksymalna ilość opakowań do rozliczenia. Jeżeli nie wszystkie opakowania będą zwracane należy wybrać akcję Popraw i w pole Do rozlicz. wprowadzić ilość zwracaną. W pole Wartość po zwrocie zostanie wprowadzona wartość
kaucji po zwrocie opakowań.
13.6 Stany opakowań
Wybierając [Opakowania|Stany opakowań] można obejrzeć stan opakowań w
podziale na magazyny opakowań zwrotnych. Widoczne są tu tylko te magazyny opakowań, które związane są z oddziałem ustawionym w parametrach
pracy systemu. W kolumnie Stan wyświetlany jest obecny stan opakowań. Dla
każdego z magazynów stan opakowań można obejrzeć również dla każdego
kontrahenta.
Polecenie Wg kontrahentów umożliwi przełączenie widoku na stan opakowań według kontrahentów. Wówczas w polu Stan wg dokumentów znajduje
się stan opakowania związanego z danym kontrahentem. Pole Kaucje po rozliczeniu oznacza bilans wartościowy opakowań dla danego kontrahenta. Jeżeli
w polu Stan wg dokumentów i Kaucje po rozliczeniu są wartości ujemne, oznacza to, że opakowania są u klienta.
Wybranie polecenia Wg magazynów spowoduje zmianę widoku na stan
opakowań według magazynów.
Po wskazaniu na liście odpowiedniego opakowania i wykonaniu polecenia
Dokumenty, na ekranie wyświetlone zostaną pozycje dokumentów opakowań,
które go dotyczą. Wyświetlone pozycje dokumentów sortowane są według dat
ich wystawienia.
W oknie pozycji opakowań dostępne są polecenia:
Pozycje rozchodowe polecenie dostępne jest dla dokumentów przychodowych. Po wybraniu tego polecenia zostanie wyświetlona lista pozycji
opakowań wydanych z danej dostawy. Jeżeli z daną dostawą związane
są zwroty, na liście znajdą się również dokumenty zwrotu.
Składowe ilości polecenie jest dostępne dla dokumentów rozchodowych.
Wybór polecenia spowoduje wyświetlenie dokumentów przychodowych (dostaw) powiązanych z danym opakowaniem.
Rozliczenie kaucji polecenie jest dostępne dla dokumentów rozchodowych.
Jeżeli z danym opakowaniem związane są rozliczenia kaucji (zwroty lub
faktury za niezwrócone opakowania), po wybraniu polecenia zostanie
wyświetlone okno z listą dokumentów rozliczających.
303
304
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Istnieje możliwość odtworzenia stanów w magazynie opakowań. W tym
celu należy wybrać [Opakowania|Funkcje pomocnicze|Odtwarzanie stanów magazynów opakowań]. Funkcja aktualizuje stany na podstawie wszystkich dokumentów opakowań dla bieżącego oddziału.
13.7 Fakturowanie kaucji
Jeżeli opakowania zwrotne nie zostaną zwrócone w wyznaczonym terminie,
będzie skutkowało to wystawieniem faktury VAT za te opakowania. Faktura
taka rozlicza wartościowo zalegające opakowania zwrotne u kontrahenta.
Wystawienia faktury sprzedaży za niezwrócone opakowania realizuje się
poprzez wybranie [Faktury|Wystaw dokument|Opakowania zwrotne po terminie] lub też po wybraniu [ Faktury|Wszystkie dokumenty|Dołącz|Opakowania
po term.]
W systemie istnieje możliwość zarówno fakturowania opakowań z podaną
kaucją jak i fakturowania opakowań bez podanej kaucji.
Wystawiając dokumenty sprzedaży za opakowania niezwrócone w terminie wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać termin do którego mają
być wyświetlane niezwrócone opakowania. Należy tutaj również podać, które
opakowania mają być fakturowane:
— T — tylko z pobraną kaucją (domyślnie),
— W — wszystkie.
Zostanie wyświetlona lista opakowań, dla których upłynął termin zwrotu.
Ze wszystkich dostępnych pozycji należy zaznaczyć te dla których faktura
ma być wystawiona wprowadzając ilość do fakturowania.
Dla opakowań bez podanej kaucji należy uzupełnić pole Cena brutto.
Po wybraniu akcji Faktura wyświetlone zostanie pytanie: Wystawić dokument sprzedaży z generacją dokumentów magazynowych?. Po wskazaniu Nie
z okna z listą typów dokumentów sprzedaży należy wybrać typ faktury. Zostanie wyświetlony nagłówek faktury, który należy ewentualnie uzupełnić. Po
zatwierdzeniu nagłówka, zaznaczone pozycje wraz z ilościami przepisują się
na fakturę rozliczając w ten sposób dane opakowania zwrotne.
Istnieje również możliwość wystawienie faktury z generacją dokumentów
magazynowych za opakowania zwrotne z przekroczonym terminem zwrotu.
Daje to możliwość automatycznego pomniejszania stanów magazynowych dla
indeksów typu opakowanie zwrotne podczas wystawiania faktury za opakowania z przekroczonym terminem zwrotu.
II.14. Kompletowanie wyrobów
305
W tej sytuacji na pytanie Wystawić dokument sprzedaży z generacją dokumentów magazynowych? należy dać odpowiedź Tak.
Wówczas po wskazaniu typu dokumentu sprzedaży i uzupełnieniu danych
nagłówkowych — tutaj dostępne do redakcji będzie pole Magazyn, dla każdej
z pozycji należy rozpisać ilość do wydania według uprawnionych magazynów.
Jest to taka sama funkcjonalność jak dla faktury typu G — patrz punkt III.1.4.
Jeśli wymagana ilość nie zostanie rozpisana, pozycja faktury nie zostanie
dodana i opakowanie z przekroczonym terminem zwrotu pozostanie nierozliczone.
Faktura rozliczająca opakowania, mimo, że zawiera opakowania zwrotne
nie będzie generowała dokumentów opakowań zwrotnych.
W celu sprawdzenia rozliczenia opakowań zwrotnych dla danego kontrahenta należy wybrać [Opakowania|Stany opakowań] — patrz punkt II.13.6.
Informacje na temat wartości kaucji niezwróconych od poszczególnych
kontrahentów można uzyskać na podstawie wydruku Niezwrócone kaucje pobrane od kontrahentów dostępnego po wybraniu [Opakowania|Wydruki].
Przykład takiego wydruku przedstawiony jest na ekranie XI.91.
14 Kompletowanie wyrobów
W standardowym pakiecie XpertisXS nie występuje funkcjonalność związana z
kompletacją. Można ją dołączyć na życzenie licencjobiorcy, jako opcję dodatkową.
W ramach gospodarki materiałowej prowadzonej z użyciem programu
Logistyka możliwe jest ewidencjonowanie obrotu towarami, w których skład
wchodzą inne towary wykazywane w ramach stanów magazynowych. W takim przypadku mówić będziemy o kompletach (produktach finalnych) oraz
o komponentach (elementach składowych). Zarówno komplety jak i elementy, które się na nie składają, funkcjonują w programie na podobnych zasadach
jak pozostałe towary. Na bieżąco rejestrowane i wykazywane są ich stany ilościowe oraz wartościowe, ewidencjonowany obrót magazynowy i sprzedaż.
Warto zauważyć, że w ramach programu możliwy jest niezależny obrót elementami składowymi kompletów. Mogą one być wydawane z magazynu (na
przykład sprzedaż) niezależnie od wydań produktów finalnych, na takich samych prawach jak wszystkie pozostałe towary.
Rejestrowany w programie proces kompletowania wyrobów gotowych Etapy kompletowania
rozpoczyna się od wprowadzenia na stan magazynowy odpowiedniej ilości wyrobów
materiałów potrzebnych do skompletowania wyrobu. Następnym etapem jest
306
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
zarejestrowanie przychodu produktu finalnego z jednoczesną rejestracją rozchodu odpowiednich ilości komponentów. Jednak zanim będzie możliwe prowadzenie ewidencji przychodu i rozchodu produktów finalnych, należy zdefiniować ich strukturę, określając tworzące je elementy składowe. W kolejnych punktach znajdziesz wszystkie informacje na temat definiowania struktury kompletów oraz zasad, według których ewidencjonowany jest przychód
i rozchód kompletów z magazynu.
14.1 Struktura wyrobów
Elementy składowe
Zarówno komplety, jak i ich składowe rejestrowane są w kartotece materiałów
jako odrębne pozycje. Ponieważ, jak wspomniano, możliwy jest niezależny obrót magazynowy elementami kompletów, towary te są definiowane w kartotece jak wszystkie inne pozycje. Należy zatem zredagować takie ich atrybuty jak
przynależność do grupy materiałowej, jednostka miary, stawka VAT.
Jeżeli materiały składowe podlegają sprzedaży niezależnie od kompletów,
można również zredagować dane dotyczące cen sprzedaży.
Liczba elementów składających się na komplet może być dowolna, zależy
to wyłącznie od stopnia złożoności wyrobu.
W kartotece towarów wszystkie komplety — towary, dla których zdefiniowano przynajmniej jeden element składowy — zostały wyróżnione graficznie.
W trakcie pracy z programem definicję struktury kompletów można dowolnie modyfikować, usuwając zbędne lub dodając nowe elementy, zmieniając
proporcje ilościowe etc. Każda zmiana będzie miała wpływ jedynie na operacje
magazynowe realizowane po jej wprowadzeniu (nie jest możliwe dokonywanie
zmian ze skutkiem wstecznym).
Nanoszenie danych o wyrobach gotowych
Gdy do kartoteki zostaną wprowadzone wszystkie pozycje, które stanowić będą części składowe, można przystąpić do redagowania definicji towarów stanowiących komplety. Także w tym przypadku, podobnie jak dla składowych,
jest to standardowy zestaw atrybutów każdego towaru.
Szczegóły na temat redagowania danych o materiałach znajdziesz w punkcie I.13.4. Informacje tam zawarte mają zastosowanie także dla kompletów
i składowych.
II.14. Kompletowanie wyrobów
Definiowanie struktury kompletu
Po zredagowaniu wszystkich danych ogólnych opisujących materiał można
przystąpić do definiowania struktury kompletu. W tym celu w kartotece materiałów wybierz towar, który ma stanowić komplet, a następnie wybierz akcję
Kartoteki i wykonaj polecenie Składowe [Definicje|Słownik materiałów|Kartoteki | Składowe].
Składowe można wprowadzać tylko dla materiału będącego wyrobem gotowym lub półproduktem, natomiast składowymi mogą być towary zdefiniowane jako surowiec lub półprodukt.
Wybór polecenia Składowe spowoduje wyświetlenie okna, które zawiera
tabelę specyfikującą poszczególne części składowe danego wyrobu. Aby wprowadzić pierwszy, a następnie każdy kolejny element kompletu, wykonaj standardowe polecenie Dołącz i w poszczególne rubryki tabeli wprowadź następujące dane:
Lp.
numer kolejnej składowej. Pole wypełniane jest przez program i nie jest
dostępne do redakcji.
Materiał indeks materiału stanowiącego element wyrobu finalnego. Redagując to pole możesz posłużyć się słownikiem, w którym znajdziesz wszystkie materiały wprowadzone do kartoteki wraz z ich jednostkami miary.
Jako element składowy może być wskazany każdy towar, który jest surowcem lub półproduktem, niezależnie od jego przynależności do grupy
towarowej. Indeks wprowadzonej składowej nie może być taki sam jak
indeks kompletu. Następne pole to nazwa materiału będącego elementem kompletu. Jest ona uzupełniana automatycznie na podstawie kodu.
Ilość ilość jednostek miary towaru stanowiącego część składową przypadająca
na jedną jednostkę miary towaru stanowiącego komplet. W następnym
polu znajduje się jednostka miary. Wartość ta jest uzupełniana automatycznie.
Opis dowolny, dodatkowy opis składowej. Pole nie musi być wypełnione.
Tak zdefiniowana struktura decyduje o udziale poszczególnych elementów
w komplecie w odpowiednich proporcjach. Jest to niezbędne dla rozliczeń ilościowych — przychód kompletu powoduje proporcjonalny rozchód jego składowych.
W oknie przeglądania składowych, kolumna W oznacza rodzaj materiału: wyrób zewnętrzny (H), Wyrób gotowy (W), Półprodukt (P), Surowiec (S).
W ten sposób można utworzyć kilka poziomów składowych.
307
308
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Przy pomocy polecenia Składowe można wprowadzać kolejne składowe dla
danego materiału.
Po zdefiniowaniu kompletu, w oknie Słownik materiałów w kolumnie S zostanie umieszczona liczba składowych.
Wykorzystanie składowej
Wybór polecenia [Definicje|Słownik materiałów|Kartoteki|Wykorzystanie] umożliwia wyświetlenie okna Wykorzystanie materiału jako składowej. Jeżeli dany
materiał stanowi składową dla wyrobu czy wyrobów w oknie wyświetlona zostanie lista tych wyrobów. Dla każdego wyrobu wyświetlany jest indeks, nazwa,
ilość składowej przypadająca na jedną jednostkę miary materiału stanowiącego komplet, jednostka miary wyrobu.
14.2 Definicja dokumentów tworzących komplety
Do prowadzenia prawidłowych rozliczeń ilościowych i wartościowych towarów będących kompletami i ich składowych niezbędne jest odpowiednie zdefiniowanie dokumentów magazynowych. Rejestrowanie przychodu materiałów
składających się na wyroby gotowe odbywa się w oparciu o dokument przychodowy (przychód kompletu).
Aby mógł zostać zarejestrowany przychód w przypadku kompletów, należy wcześniej zdefiniować również typ dokumentu, taki który pozwoli ująć
w ramach jednej operacji magazynowej odpowiedni rozchód części składowych kompletu (rozchód tworzący komplet).
Definiowanie dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi
w punkcie I.11.
Dokument rozchodowy tworzący komplet jest to wewnętrzny dokument
magazynowy rozchodowy powodujący rozchód towarów składowych. Redagując definicję takiego dokumentu należy więc zaznaczyć pola: Rozchodowy
Wewnętrzny, Zwykły. W pole Typ dokumentu można wpisać np. RKOM, w pole
Nazwa — Rozchód tworzący komplet.
Definiując dokument przychodowy, który stanowi przychód kompletu należy zaznaczyć pola:
— Przychodowy
— Przychód kompletu
— Wewnętrzny
II.14. Kompletowanie wyrobów
— Zwykły
W pole Typ dokumentu można wpisać np. PKOM, w pole Nazwa — Przychód
kompletu.
W polu Tworzy dokument należy podać symbol typu dokumentu rozchodowego — rozchodu tworzącego komplet. W zależności czy tworzony dokument ma być zaakceptowany automatycznie, należy odpowiednio ustawić pole
Zaakceptowany.
Dokument taki będzie automatycznie tworzony po zredagowaniu dokumentu dotyczącego kompletów.
14.3 Redagowanie dokumentów dotyczących kompletacji wyrobów
Aby w programie odzwierciedlić proces kompletowania wyrobów gotowych,
należy zredagować dokument transakcji związanej z kompletowaniem (definicja takiego dokumentu została opisana w poprzednim punkcie), co jest równoznaczne z zarejestrowaniem dokumentu przychodowego dla wyrobów i utworzeniem dokumentu rozchodowego dla składników. W wyniku tych operacji
stany magazynowe składników zostaną zmniejszone, a stany kompletów odpowiednio wzrosną.
Rejestrowany w programie proces kompletacji wyrobów można przedstawić według następujących kroków:
1. W parametrach pracy ustawić magazyn, do którego mają być przyjęte
tworzone wyroby [Magazyny|Parametry pracy].
2. Zredagowanie dokumentu dotyczącego kompletowania. Aby zredagować ten dokument, z menu Magazyny wybierz funkcję Redagowanie dokumentów. Następnie wybierz odpowiedni typ dokumentu będący przychodem kompletu (np. PKOM) i — po wyświetleniu listy dotychczas
wprowadzonych zapisów — polecenie Dołącz. Na ekran zostanie wywołane standardowe okno redagowania danych nagłówkowych. Należy umieścić w nim odpowiednie dane kierując się ogólnymi zasadami
redagowania nagłówków wewnętrznych dokumentów magazynowych.
Zasady te zostały opisane w punkcie II.4. W przypadku dokumentu będącego przychodem kompletu należy wypełnić pole Pobierz z magazynu.
W polu tym należy wskazać magazyn, w którym znajdują się materiały
będące składowymi danego kompletu.
3. Po zredagowaniu danych nagłówkowych dokumentu można przejść do
nanoszenia jego pozycji. W tym przypadku zasady postępowania są po-
309
310
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
dobne jak w przypadku pozostałych dokumentów. Użytkownik redaguje
pozycję wpisując dane odnoszące się do wyrobu.
4. Po wykonaniu polecenia Dołącz na ekranie wyświetlone zostanie okno
redagowania pozycji dokumentu. W polach tego okna należy umieścić
informacje dotyczące kompletu:
— Indeks — indeks materiału stanowiącego kompletowany wyrób.
Redagując to pole możesz posłużyć się słownikiem.
— Ilość — ilość wyrobów gotowych, które powstaną w wyniku kompletacji. Pamiętaj, że ilość tę determinuje aktualny stan składników
we wskazanym w nagłówku magazynie.
— Cena — cena wyrobu. W zależności od parametryzacji programu,
cenę można podać lub cena będzie wyliczona przez program na
podstawie rozchodowanych składowych.
Za wycenę kompletu odpowiada parametr 600300 Czy wycena
kompletu wg składowych?. Parametr może przyjmować wartości:
– T — wyrób jest wyceniany na podstawie wartości składowych
— wartość pozycji obliczona jest jako iloczyn ceny i ilości:
Wartość wyrobu = Cena wyrobu × Ilość wyrobu
Cena wyrobu obliczona jest na podstawie wartości składowych;
– W — wyrób jest wyceniany na podstawie wartości składowych
— wartość pozycji jest równa wartości pozycji składowych
(nie dotyczy to magazynów typu ceny ewidencyjne):
Wartość wyrobu = Suma wartości wg składowych
– N — wyrób nie jest wyceniany.
Jeżeli cena będzie ustawiony na T lub W, cena nie będzie dostępna
do redakcji. W chwili akceptacji dokumentu cena będzie wyliczana
przez system. Nie będzie zmieniana mimo np. ponownej wyceny
dokumentu RKOM czy też regulacji magazynu.
Podczas wystawiania dokumentów PKOM i RKOM pomiędzy dokumentami mogą powstawać różnice groszowe wynikające z zaokrągleń.
Po odpowiednim sparametryzowaniu programu, dla zaakceptowanego dokumentu PKOM cenę będzie można poprawić — patrz
punkt II.9.
II.15. Zlecenia
Po ustawieniu parametru na N cena przyjmowanego kompletu musi być wprowadzona przez użytkownika.
Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Magazyn (patrz punkt I.7).
5. Każdy dokument kompletowania wyrobów może dotyczyć jednego bądź
wielu wyrobów gotowych.
6. Wykonanie polecenia akceptacji dokumentu. Jeśli stany ilościowe składników pozwalają na zaakceptowanie dokumentu, w kolejnym etapie
tworzony jest odpowiedni dokument rozchodowy (np. RKOM), powodujący rozchód materiałów — składowych danego kompletu. Dokument
powstanie w magazynie wskazanym w nagłówku dokumentu stanowiącego przychód kompletu. Każda pozycja utworzonego dokumentu opisuje jeden składnik wyrobu zgodnie z definicją jego struktury. W polu
Ilość dla składowych jest to łączna ilość każdego z elementów użytego do
skompletowania wskazanej ilości danego wyrobu.
Jak już wspomniano, ceny w dokumencie przyjęcia wyrobu, w zależności
od parametryzacji, mogą być skalkulowane przez program na podstawie
cen składników.
Po zaakceptowaniu dokumentu przyjęcia stan magazynu zostanie powiększony o odpowiednią ilość wyrobów.
Zaakceptowany dokumentu PKOM, po odpowiedniej parametryzacji będzie można poprawiać jak inne dokumenty przychodowe — patrz punkt II.9.1.
Oprócz ceny można poprawić ilość. Zmiana ilości na zaakceptowanym dokumencie PKOM nie będzie miała wpływu na zmianę ilości w dokumencie RKOM.
15 Zlecenia
Funkcje opisane w tym rozdziale dotyczą przypadku kiedy system Logistyka
nie współpracuje z systemem Produkcja.
Funkcje programu umożliwiające rejestrowanie i ewidencjonowanie zleceń będą miały zastosowanie w tych przedsiębiorstwach, gdzie towar jest wydawany z magazynu dla celów produkcyjnych, budowlanych, montażowych,
na potrzeby innych oddziałów firmy — wszędzie tam, gdzie wydania materiałowe mogą być zrealizowane jedynie częściowo i trzeba się liczyć z tym, że
towar objęty zleceniem może powrócić do magazynu.
311
312
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Zlecenia wystawiane są dla poszczególnych działów przedsiębiorstwa. Każde zlecenie wydania z magazynu może dotyczyć jednego lub wielu towarów.
W zależności od tego, ilu towarów będzie dotyczyło, tyle pozycji będzie obejmować dane zlecenie. Dla każdego towaru na bieżąco aktualizowany jest stan
zlecenia według zarejestrowanych dokumentów.
Zlecenia w systemie Logistyka obsługiwane są w różny sposób w zależności
od tego czy program współpracuje z systemem Produkcja.
Jeżeli współpraca z systemem Produkcja jest włączona, w systemie Logistyka
funkcjonalność związana z wystawianiem zleceń będzie niedostępna. Zlecenia
będą wówczas wystawiane tylko w systemie Produkcja.
Na temat współpracy systemu Logistyka z systemem Produkcja czytaj
w punkcie IX.3.
Mechanizm współpracy z systemem Produkcja jest niedostępny w wersji
XpertisXS .
W przypadku gdy system Logistyka nie współpracuje z systemem Produkcja, możliwe będzie wprowadzanie zleceń.
Przed wystawieniem zlecenia należy program odpowiednio przygotować:
— Parametr Czy współpraca z produkcją? ustawić na N. Parametr znajdziesz
po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis].
— Sprawdzić czy zdefiniowano numerację dla zleceń. Jest to możliwe
po wybraniu [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]. Numeracja
dla zleceń musi być typu ZLC. Na temat definiowania numeracji czytaj
w punkcie I.11.1. Definicje numeracji zleceń można również zaimportować po wybraniu [Administracja|Import tabel|Definicje numeracji].
15.1 Rejestracja zleceń
Aby zarejestrować nowe zlecenie, wybierz [Firma|Zlecenia]. Na ekranie zostanie wyświetlone okno przeglądania zawierające kartotekę zleceń.
Znajdziesz w nim dla każdego zlecenia jego symbol, opis (jeśli został wprowadzony), nazwę jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa, dla której zlecenie będzie realizowane, datę jego otwarcia i zamknięcia oraz znacznik, czy zlecenie pozostaje aktywne. Po wybraniu polecenia Dołącz wyświetlone zostanie
okno redagowania nagłówka zlecenia, zawierające następujące pola:
Numer kolejny numer zlecenia nadawany przez system zgodnie z definicją numeracji zlecenia.
II.15. Zlecenia
Symbol symbol zlecenia nadawany przez system zgodnie z definicją numeracji zlecenia.
Opis wprowadzony przez użytkownika dowolny tekst opisujący zlecenie.
Jednostka org. kod i nazwa jednostki organizacyjnej, dla której będzie realizowane wystawiane zlecenie. Redagując to pole dysponujesz słownikiem
jednostek organizacyjnych. Po wprowadzeniu kodu nazwa uzupełniana
jest automatycznie.
Konto kosztowe może być wykorzystane do rozliczania zlecenia.
Data otwarcia data otwarcia zlecenia. System podpowiada datę bieżącą.
Data zamknięcia data zamknięcia zlecenia. Pole niedostępne do redakcji, wypełniane przez program po zamknięciu zlecenia.
Stan stan zlecenia. Zlecenie może być otwarte lub zamknięte. Pole nie jest dostępne do redakcji. Podczas wprowadzania nowego zlecenia zaznaczone jest zawsze pole Otwarte. Gdy zapadnie decyzja o zamknięciu zlecenia, wykonaj polecenie Zamknij. Wówczas zlecenie zostanie zamknięte,
a w polu Data zamknięcia zostanie automatycznie wpisana data przeprowadzenia tej operacji.
W oknie przeglądania zleceń, w kolumnie ? zlecenia otwarte oznaczane
są literą O, zamknięte Z.
15.2 Stany zleceń
Kolejne pozycje zlecenia wprowadzisz po wybraniu polecenia Stan.
Na ekranie wyświetlone zostanie okno przeglądania pozycji zlecenia. Każda z nich to zlecenie pobrania z magazynu jednego materiału.
W polu Indeks / Okres zawiera indeks materiału, którego pobranie z magazynu jest zlecane lub okres obrachunkowy w którym materiał został pobrany
lub zwrócony na dane zlecenie.
Po wykonaniu polecenia Dołącz na ekranie zostanie wyświetlone okno redagowania danych dotyczących pozycji.
Okno zawiera kolumny:
Indeks materiału indeks materiału, którego pobranie z magazynu jest zlecane
lub okres obrachunkowy w którym materiał został pobrany lub zwrócony na dane zlecenie.
313
314
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Nazwa materiału nazwa materiału uzupełniana automatycznie na podstawie
indeksu.
Okres okres obrachunkowy w którym wprowadzono stan początkowy, materiał został pobrany lub zwrócony na dane zlecenie.
Wydział kod jednostki organizacyjnej, dla której wprowadzono dokument
na dane zlecenie związany z danym materiałem.
Ilość Początkowa, Wartość Początkowa ilość i wartość materiału podawana
przy zakładaniu danego zlecenia.
Operator może modyfikować tylko te wartości, wartości związane z pobraniem i zwrotem obliczają się automatycznie.
Ilość pobrana, Wartość pobrana ilość i wartość materiału pobrana na dane
zlecenie. Pola aktualizowane automatycznie na podstawie wprowadzonych dla danego zlecenia dokumentów pobrań (np. RW).
Ilość zwrócona, Wartość zwrócona ilość materiału zwrócona na dane zlecenie. Pola aktualizowane automatycznie na podstawie wprowadzonych
dla danego zlecenia dokumentów zwrotu, (np. ZW).
Ilość końcowa, Wartość końcowa stan zlecenia w danym miesiącu.
15.3 Aktualizacja zleceń
Zlecenie jest aktualizowane podczas akceptacji dokumentu RW (lub innego wewnętrznego dokumentu rozchodowego) i ZW (lub innego dokumentu zwrotu
do magazynu) pod warunkiem wskazania w nagłówku dokumentu danego zlecenia.
Jeżeli wystawiany jest dokument RW dla zlecenia, dla którego nie było jeszcze stanu, program utworzy stan automatycznie.
Aby w programie można było wystawiać dokumenty ze zleceniem, dokument musi być odpowiednio zdefiniowany. Na temat definiowania i wystawiania dokumentów ze zleceniem czytaj w punkcie II.4.3.
15.4 Zamykanie/otwieranie zleceń
Podczas wyświetlania listy zleceń widoczna jest funkcja Zamknij ([Firma|Zlecenia|Zamknij]). Jeżeli zlecenie wskazane kursorem jest otwarte, użycie polecenia
II.16. Magazyn jako skład celny
spowoduje wpisanie daty bieżącej w pole Data zamknięcia w nagłówku zlecenia
i zmianę statusu zlecenia na Z (zamknięte).
Dla zamkniętych zleceń nie będzie można wystawiać dokumentów (pobrań i zwrotów).
Wybór funkcji Otwórz ([Firma|Zlecenia|Otwórz] dla zlecenia zamkniętego
spowoduje otwarcie zlecenia.
16 Magazyn jako skład celny
System Logistyka umożliwia zarządzanie składami celnymi.
Mechanizm związany z obsługą składu celnego jest niedostępny w wersji
XpertisXS .
Procedura składu celnego pozwala na składowanie w składzie celnym towarów niekrajowych, które w czasie tego składowania nie podlegają cłu ani
ograniczeniom i zakazom określonym w przepisach odrębnych, z wyjątkiem
ograniczeń i zakazów stosowanych do ochrony porządku lub bezpieczeństwa
publicznego, obyczajności, higieny lub zdrowia ludzi, zwierząt i roślin oraz
ochrony środowiska, towarów krajowych, w wypadkach określonych w przepisach szczególnych.
Składem celnym jest miejsce określone w pozwoleniu wydanym przez organ celny, podlegające dozorowi celnemu i kontroli celnej, w którym towary
mogą być składowane zgodnie z ustalonymi warunkami.
Skład celny może być prowadzony w walucie innej niż narodowa.
Informacje jakie można rejestrować:
— Pozwolenia na składowanie
— Powiadomienia
— Kody CN wraz z terminami obowiązywania
— Stawki celne dla poszczególnych kodów CN
— Walutę oraz kurs celny waluty
— Koszty celne
Jeśli przy rejestrowaniu kosztu zaznaczymy, iż jest to koszt dla składu celnego to w wyniku rozpisania na pozycje i wydania na magazyn krajowy, rozpisany koszt będzie zawarty w kalkulacji ceny magazynowej w walucie narodowej. Dodatkowo w kalkulacji tej będzie uczestniczył odpowiedni % cła, w celu
podniesienia wartości magazynowej.
315
316
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
16.1 Definiowanie magazynu składu celnego
Aby funkcjonalności związana ze składem celnym była dostępna należy zdefiniować przynajmniej jeden magazyn typu skład celny ([Definicje|Miejsca wystawiania|Magazyny]). W tym celu w definicji magazynu należy zaznaczyć pole
Skład celny jak również podać domyślną walutę dla składu celnego.
Magazyn obsługiwany jako skład celny może być tylko typu DOSTAWY.
Magazyn typu Skład celny może być prowadzony tylko w walucie innej niż
narodowa, niezależnie od tego, czy w systemie włączona jest wielowalutowość.
W składzie celnym nie ma możliwości wprowadzania usług.
Do magazynu typu Skład celny należy przypisać dokumenty [Definicje|
Miejsca wystawiania|Magazyny|Typy dokumentów].
Tutaj mogą być obsługiwane tylko wybrane dokumenty:
— dokument przychodowy zewnętrzny,
— dokument rozchodowy zewnętrzny,
— dokument rozchodowy wewnętrzny generujący przesunięcie do magazynu krajowego.
16.2 Słowniki dla składu celnego
Kolejny etap parametryzacji systemu związanym ze składem celnym jest wprowadzenie informacji do słowników dla składu celnego.
W programie dostępne są następujące słowniki związane ze składem celnym;
Pozwolenia słownik pozwoleń zawiera pozwolenia na stosowanie procedur
celnych wydawanych czasowo bądź bezterminowo. Dostępny jest po wybraniu [Definicje|Słowniki skład celny|Pozwolenia]. Po wybraniu standardowej akcji Dołącz można wprowadzić kolejne pozwolenie uzupełniając pola dotyczące daty wydania pozwolenia oraz jego symbolu.
Pozwolenia do systemu można wprowadzić również z poziomu wprowadzania nagłówka dokumentu.
Powiadomienia wprowadzanie powiadomień do systemu możliwe jest po wybraniu [Definicje|Słowniki skład celny|Powiadomioenia]. Są to powiadomienie urzędu celnego o przystąpieniu do procedury uproszczonej. Tutaj należy uzupełnić symbol powiadomienia oraz datę jego wystawienia.
Powiadomienia do systemu można wprowadzić również z poziomu
wprowadzania nagłówka dokumentu.
II.16. Magazyn jako skład celny
Kody CN Ostatni etap definiowania i parametryzacji mechanizmu składów
celnych to zdefiniowanie kodów CN oraz odpowiednich dla nich stawek celnych. W tym celu z poziomu [Definicje|Słowniki skład celny|Kody
CN?] należy wprowadzić ośmiocyfrowy kod CN oraz jego opis. W pole
Kod CN nie ma możliwości wprowadzania liter. W pole jm można wprowadzić jednostkę miary. Po przypisaniu kodu CN do materiału (patrz
niżej), kod CN i opis kodu mogą być wykorzystane podczas wystawiania
dokumentów unijnych jako odpowiednio kod i opis towaru, a jednostka
miary jako uzupełniająca jednostka miary do Intrastat — patrz punkt V.
Po utworzeniu kodu, za pomocą akcji menu STAWKI CELNE można przeglądać lub definiować dla wybranego kodu stawki cła. Przy wprowadzeniu stawki cła należy podać:
— kraj pochodzenia (różne stawki cła obowiązują dla różnych krajów
pochodzenia),
— zakres dat obowiązywania stawki cła,
— procent stawki cła.
Po prawidłowym zdefiniowaniu kodów CN oraz stawek celnych, podczas wprowadzania pozycji dokumentu, stawki celne dla danego kraju
pochodzenia zostaną wypełnione przez program zgodnie z datą dokumentu.
W oknie z listą kodów celnych można też przeglądać jakie materiały
są aktualnie przypisane do danego kodu CN lub jakie były historycznie
przypisane. Służy do tego akcja Materiały.
Kody CN dla materiału W celu przypisania kodu CN do konkretnego materiału należy wybrać [Definicje|Słowniki skład celny|Kody CN dla materiału]. Wyświetlone zostanie okno z kartoteką materiałową oraz przypisaniami kodów CN w zakresie dat. Akcja domyślna Kod CN pozwala na
dopisanie nowego kodu CN w zakresie dat lub poprawę istniejącego już
zakresu dat obowiązywania kodu CN dla danego materiału. Jeżeli dla
jednego materiału wprowadzane jest więcej niż jeden kod CN, zakres
dat obowiązywania kodu nie może się nakładać.
16.3 Wprowadzanie dokumentów w składzie celnym
Po prawidłowej parametryzacji systemu można przystąpić do wystawiania dokumentów magazynowych.
317
318
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Wprowadzanie dokumentów do magazynu typu Skład celny nie różni się od
wprowadzania innych dokumentów magazynowych — patrz punkt II.4. Tutaj
wymagane do wypełnienia będą dodatkowe pola. Dla nagłówka dokumentu
magazynowego są to:
— pozwolenia na stosowanie procedur celnych, powiadomienie urzędu
celnego,
— w przypadku dokumentów przyjęcia do składu celnego i wydania do
klienta — warunki dostawy,
— w przypadku dokumentów przyjęcia do składu celnego i wydania do magazynu krajowego — kurs celny.
Wprowadzając pozycję dokumentu w składzie celnym należy wypełnić pola:
— kod CN, % cła,
— w przypadku dokumentu przychodowego — kraj pochodzenia.
W magazynie typu Skład celny w porównaniu z magazynem krajowym, istnieją pewne ograniczenia dotyczące obsługi magazynu i dokumentów:
— magazyn typu Skład celny nie obsługuje magazynów wydziałowych,
— niedostępna jest funkcja poprawiania pozycji zaakceptowanych dokumentów przychodowych,
— nie ma możliwości korygowania zaksięgowanych, przychodowych dokumentów magazynowych,
— do magazynu typu skład celny nie można wykonać przesunięcia międzymagazynowego,
— w magazynie typu skład celny nie można zakładać rezerwacji tymczasowych,
— nie obsługiwane są dokumenty powiązanych z produkcją,
— nie ma możliwości uproszczonego wystawiania rozchodowych, zewnętrznych dokumentów magazynowych,
— nie ma możliwości uproszczonego wystawiania rozchodowych, zewnętrznych dokumentów magazynowych typu AUTO FIFO/LIFO,
319
II.16. Magazyn jako skład celny
— nie ma obsługi realizacji dokumentów WZ z zamówień sprzedaży (natomiast można tworzyć dokument PZ jako realizację z zamówień dostaw),
— nie ma obsługi dokumentów rozchodu wewnętrznego, które nie generują dokumentu powiązanego.
— do magazynu typu skład celny nie ma możliwości wystawienia faktury
typu G (z generacją dokumentu magazynowego), natomiast do dokumentu WZ wystawionego w składzie celnym można wystawić fakturę.
— Zgodnie z art. 527 ust. 2 RWKC w składzie celnym jest zakaz sprzedaży detalicznej. W związku z tym dokument WZ wystawiony w składzie
celnym nie może być powiązany z paragonem.
16.4 Koszty dodatkowe w składzie celnym
Do dokumentów obsługiwanych w magazynie typu Skład celny, można przypisywać koszty dodatkowe, podobnie jak w magazynie krajowym — patrz punkt
II.6. Służy do tego akcja Koszty.
W magazynach typu Skład celny wprowadzając koszt dla niezaakceptowanego dokumentu przychodowego, można go oznaczyć jako Koszt składu celnego. Koszt taki będzie rozpisywany w dokumencie rozchodowym proporcjonalnie do wartości rozchodu (w chwili akceptacji dokumentu rozchodowego).
Dodatkowo, jeśli będzie to przesunięcie z magazynu celnego, koszt składu celnego zostanie doliczony do ceny, w dokumencie przyjęcia do magazynu krajowego. Cena w walucie narodowej w dokumencie przyjęcia liczona jest wg
wzoru:
cena = wartość + koszt × kurs
cena =
cena
cena × cło 100
+
ilość
Koszty w składzie celnym są rejestrowane w walucie składu celnego określanej na dokumencie.
Nie można modyfikować kosztów celnych w zaakceptowanych dokumentach.
320
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
16.5 Księga magazynowa składu celnego
Dla magazynu typu skład celny dostępny jest wydruk księgi magazynowej. Wydruk można uruchomić po wybraniu [Magazyn|Funkcje pomocnicze|Księga
magazynowa składu celnego].
Wydruk należy traktować jako wzór ponieważ zgodnie z Dz. U. Nr 18, poz.
214 z 2001 r. § 29. 1. wzór ewidencji oraz sposób jej prowadzenia powinny
zostać uzgodnione z organem celnym.
Zgodnie z powyższym rozporządzeniem ewidencje towarowe dotyczące
towarów objętych procedurą składu celnego powinny zawierać:
1. liczbę porządkową,
2. numer i datę pozwolenia na korzystanie z procedury składu celnego,
3. datę wprowadzenia towarów do składu celnego,
4. datę wyprowadzenia ze składu celnego ostatniej partii towarów z danej
dostawy,
5. dane wynikające ze zgłoszenia celnego o objęcie towarów procedurą
składu celnego.
17 Lokalizacja towarów w magazynie i termin ważności
W systemie Logistyka podczas wprowadzania dokumentów, istnieje możliwość
rejestracji miejsca składowania (lokalizacji) materiałów w danym magazynie,
a także wprowadzanie terminu ważności. Wymienione pojęcia nazywane będą
w dalszej części opisu wymiarami.
Mechanizm obsługujący wymiary w systemie jest niedostępny w wersji
XpertisXS .
Funkcjonalność daje możliwość:
— odizolowanie lokalizacji od dostaw,
— możliwość rejestracji zmian na lokalizacji wg stanów rzeczywistych
(m.in. możliwość rejestracji stanu ujemnego na lokalizacji),
— reorganizacja magazynu od strony magazynu.
W systemie jest możliwość również analizy wartościowej przeterminowanych materiałów w aktywnym magazynie na zadaną datę [Magazyny|Zapytania
SQL|Materiały przeterminowane].
II.17. Lokalizacja towarów w magazynie i termin ważności
17.1 Parametryzacja
Aby funkcjonalność związana z obsługą wymiarów była dostępna w systemie,
program należy odpowiednio sparametryzować.
— Lokalizacja i termin ważności ściśle związane są z magazynem. W definicji magazynu [Definicje|Miejsca wystawiania|Magazyny] znajdują się
parametry związane z obsługą wymiarów — sekcja Wymiary w magazynie. Aby w magazynie dostępna była lokalizacja czy terminy ważności
należy zaznaczyć pole Stosować wymiary. Na temat znaczenia poszczególnych parametrów czytaj w punkcie I.12.1.
— W definicji materiału [Definicje|Słownik materiałów|Dołącz/Popraw]
znajduje się pole Wymagany termin ważności. W przypadku zaznaczenia
tego parametru, przy akceptacji dokumentu przychodowego jest kontrolowane rozpisanie danej pozycji dokumentu na wymiary posiadające
niezerowe terminy ważności. Brak poprawnego rozpisania danej pozycji dokumentu, skutkuję niemożliwością zaakceptowania danego dokumentu (informacja o akceptacji dokumentu).
Na temat słownika materiałów czytaj w punkcie I.13.4.
— Na liście parametrów systemu [Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn]
znajduje się parametr Czy spis lokalizacji z uzupełnieniem terminów ważności?. Parametr ten dotyczy rozpisania spisu danej lokalizacji (reorganizacji) na podstawie odczytów z urządzeń mobilnych. Parametr będzie
brany pod uwagę tylko w sytuacji kiedy terminy ważności z czytnika będą zerowe. Po ustawieniu parametru na T system będzie próbował uzupełnić termin ważności według zarejestrowanych par wymiarów lokalizacja i termin ważności. Ustawienie parametru na N spowoduje, że terminy ważności nie będą uzupełniane.
Na temat ustawiania parametrów w programie czytaj w punkcie I.7.
17.2 Definiowanie lokalizacji
Definiowanie lokalizacji odbywa się poprzez wybranie opcji [Definicje|Słowniki dodatkowe|Lokalizacje] lub też podczas wprowadzania dokumentu przychodowego w magazynie po odpowiedniej paramtryzacji systemu — patrz poniżej.
Każda lokalizacja przypisana jest do magazynu. Przed dodaniem lokalizacji
należy wskazać magazyn, a następnie w oknie Lokalizacje wybrać standardowe
polecenie Dołącz. Pola dostępne do wypełnienia to:
321
322
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Kod lokalizacji kod lokalizacji, unikalny w obrębie całej firmy. Pole musi być
wypełnione.
Kod kreskowy kod kreskowy lokalizacji. Pole kontrolowane na niepowtarzalność kodów kreskowych (materiał, kody obce). Pole nie musi być wypełnione. Wpisując kod kreskowy należy używać znaków zgodnych ze
specyfikacją dopuszczalną przez standard, który będzie używany do wydruku.
Opis dowolny opis miejsca lokalizacji. Pole nie musi być wypełnione.
W systemie istnieje możliwość wydrukowania kodów kreskowych lokalizacji. W tym celu należy wybrać funkcję [Definicje|Słowniki dodatkowe|Lokalizacje|Drukuj] . Dla danego magazynu można wydrukować listę wszystkich
kodów, wybranych kodów lub bieżący kod.
17.3 Wprowadzanie dokumentów
Ogólna zasada wprowadzania dokumentów uwzględniających wymiary jest taka sama jak pozostałych dokumentów magazynowych — patrz punkt II.4.
Różnica polega na tym, że po odpowiednim sparametryzowaniu systemu,
na dokumencie przychodowym należało będzie wprowadzić dane związane
z lokalizacją czy terminem ważności.
Jeżeli wcześniej w magazynie lokalizacja nie była używana, po jej włączeniu, dla każdego towaru zostanie przypisana lokalizacja domyślna.
Lokalizację można zmienić używając funkcji reorganizacji — patrz
punkt II.17.4.
Dokumenty przychodowe
Dla każdej pozycji dostawy istnieje możliwość rozpisania ilości według różnych lokalizacji czy terminów ważności. W zależności od parametryzacji systemu, po wskazaniu typu dokumentu przychodowego wyświetlane będzie okienko grupowe lub akcja dla pozycji dokumentu wg Wymiarów.
W celu uproszczenia edycji pozycji dokumentu (np. jeżeli dla danej pozycji jest tylko jedna lokalizacja czy jeden termin ważności) w oknie redakcyjnym znajdują się pola Lokalizacja i Termin ważności. Ich dostępność do redakcji uwarunkowana jest już wprowadzonymi wymiarami dla danej pozycji. Pole
Lokalizacja jest dostępne do edycji, jeżeli wszystkie wprowadzone wymiary dla
pozycji mają tą samą lokalizację. Analogicznie jest dla pola Termin ważności.
II.17. Lokalizacja towarów w magazynie i termin ważności
Wypełniając pole Lokalizacja, lokalizację można wybrać bezpośrednio z listy lokalizacji w danym magazynie.
Przy akceptacji dokumentu, kontrolowana jest ilość rozpisana (nie może
być większa od ilości wynikającej z pozycji). Jeżeli w definicji magazynu nie jest
zaznaczony parametr Kontrola wprowadzenia lokalizacji a ilość według lokalizacji jest mniejsza od ilości w pozycji dokumentu, to różnica zostanie przyjęta
na lokalizację domyślną określoną dla danego magazynu.
Jeżeli w definicji materiału pole Wymagany termin ważności nie jest zaznaczone, to w przypadku jeżeli ilość według terminu ważności jest mniejsza od
ilości na pozycji dokumentu, to różnica zostanie przyjęta z zerowym terminem
ważności. Informacje o dopisaniu wymiaru (uzupełnieniu rozpisania) znajdzie
się na liście Informacje o akceptacji dokumentu.
W przypadku kontroli lokalizacji czy terminu ważności, dla poszczególnych pozycji dokumentu (odpowiednio parametr dla magazynu i kartoteki
materiałowej) jeżeli którakolwiek z pozycji nie spełnieni warunków kontroli,
dokumentu nie będzie można zaakceptować.
Akceptacja dokumentu uaktualni stany według wymiarów dla danego magazynu i materiału.
Jeżeli parametr Kontrola wprowadzania lokalizacji w definicji magazynu nie
jest zaznaczony podczas akceptacji np. dokumentu PZ przypina się domyślna
lokalizacja.
Dla dokumentów zwrotu do magazyn (korekta sprzedaży), na którym stosowane są wymiary, przypisywana jest domyślna lokalizacja i zerowy termin
ważności. Do ewentualnych korekt tych wartości należy użyć reorganizacji magazynu.
Istnieje możliwość poprawy wymiarów dla pozycji zaakceptowanego przychodowego dokumentu magazynowego wygenerowanego z dokumentu zakupu.
Dla pozycji dokumentu dla akcji Popraw w okienku edycji w polu Wymiary
pojawi się napis Możliwa zmiana wymiarów. Umożliwia to zmianę wymiarów
dla pozycji (lokalizacji, terminu ważności).
Poprawa nie jest dostępna dla magazynów z zastosowaniem palet.
Dokumenty rozchodowe
Zasady dotyczące wprowadzenia dokumentu rozchodowego są analogiczne
jak dla dokumentu przychodowego (układ okienek, akcje). Dla każdej pozycji
dostawy istnieje możliwość rozpisania ilości po różnych lokalizacjach i terminach ważności. Kontrolowana jest ilość rozpisana (nie może być większa od
323
324
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
ilości wynikającej z pozycji). Istnieje możliwość nie określania zarówno lokalizacji jak i terminu ważności dla poszczególnych pozycji dokumentu. Konsekwencją ich nieokreślenia będzie systemowa aktualizacja informacji w tabeli
stanów według wymiarów (lokalizacja, termin ważności), zgodnie z algorytmami określonymi dla danego magazynu. Algorytm podany jest w definicji
magazynu [Definicje|Miejsca wystawiania|Magazyny] w sekcji Sposób automatycznego określania lokalizacji dla wydań — patrz punkt I.12.1.
Kontrola oraz uzupełnianie wartościami domyślnymi przebiega podczas
akceptacji dokumentu.
Dla dokumentów wydań generowanych na podstawie faktur sprzedaży, lokalizacje uzupełniane są w sposób automatyczny. Do ewentualnych korekt tych
wartości należy zastosować reorganizację magazynu.
Dla dokumentów przesunięć międzymagazynowych, dokument przyjęcia
przyjmowany jest z domyślną lokalizacją. Termin ważności jest przepisywany
z dokumentu MM na dokument MP.
Przepisanie terminów następuje jeśli magazyn wyjściowy i docelowy mają
włączoną obsługę wymiarów (zaznaczone pole Stosować wymiary w definicji
magazynu).
Przenoszone są tylko ilości, które mają określony termin ważności. Pozostałą ilość należy uzupełnić ręcznie lub uzupełniona zostanie automatycznie w
trakcie akceptacji, zależnie od parametryzacji systemu.
Do ewentualnych korekt lokalizacji czy terminu ważności należy użyć reorganizacji magazynu.
Faktura generująca dokumenty magazynowe
W oknie pozycji faktury generującej dokumenty magazynowe znajduje się akcja Wg wymiarów. Pozwala ona na rozpisanie podanej ilości indeksu materiałowego na wymiary (lokalizacja, termin ważności). Lista zawiera wyłącznie magazyny, na których wymiary są stosowane. Jeżeli dla danej pozycji faktury zostały rozpisane wymiary wówczas blokowana jest możliwość poprawy ilości na
pozycji faktury (należy najpierw usunąć przypisane wymiary). Akceptacja faktury powoduje przeniesienie przypisanych wymiarów na odpowiednie pozycje
generowanych dokumentów magazynowych.
17.4 Reorganizacja magazynu
W systemie istnieje możliwość zmiany lokalizacji danej dostawy (całościowe
lub częściowe przeniesienie na inne lokalizacje) jak również zmiana terminu
ważności.
II.17. Lokalizacja towarów w magazynie i termin ważności
Zmianę lokalizacji czy terminu ważności określa się w systemie pojęciem
reorganizacji magazynu.
Funkcja ta dostępna jest tylko dla magazynów obsługujących wymiary
po wybraniu [Magazyny|Reorganizacja].
Zakładając nową reorganizację, operator ma do wyboru dwa rodzaje reorganizacji:
— standardowa — zmiana wymiarów dla podanych ilości materiałów;
— spis lokalizacji — wprowadzenie faktycznych stanów magazynowych na
wybranych lokalizacjach.
Proces generowania pozycji reorganizacji może być wspomagany przez
funkcje:
— Generuj pozycje — akcja umożliwia wygenerowanie pozycji. Przed wygenerowaniem pozycji należy wskazać zakres materiałów, dla których
będą zmieniane wymiary:
– Zakres od ... do — zakresu dla grup lub indeksów materiałowych;
– Wg maski — z wyborem maski dla grup lub indeksów materiałowych;
– Ujemny stan — wyszczególnione są materiały, których stan według
wymiarów w danym magazynie jest ujemny (dopuszczona jest taka
możliwość).
— Drag & Drop — są tu wykorzystywane dodatkowe okienka:
– dla reorganizacji standardowej — Stany magazynowe i Lokalizacje
– dla reorganizacji spisu lokalizacji — Reorganizacja lokalizacji i Lokalizacje.
Rekord lub zaznaczone rekordy w danym okienku należy „chwycić i
upuścić” odpowiednio na okienko Pozycje reorganizacji dla reorganizacji
standardowej, na okienku Reorganizacja lokalizacji — dla reorganizacji
spisu lokalizacji.
Opisane funkcje przenoszą na reorganizację wyłącznie stany według wymiarów wykazujące ilości dodatnie (nie dotyczy akcji [Generuj pozycje|Ujemny
stan ]).
Stan według wymiarów na podstawie reorganizacji magazynu aktualizowany jest dopiero przy akceptacji dokumentu reorganizacji. Dla uproszczenia zestawień do reorganizacji dodawane są automatycznie pozycje wynikające
325
326
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
z sekcji Do. Pozycje z sekcji Z przyjmowane są ze znakiem przeciwnym do pozycji z sekcji Do. W reorganizacji typu spis lokalizacji lokalizacja Z ma zawsze
wartość domyślną dla magazynu i nie ma możliwości jej edycji. Dla tego typu
reorganizacji lokalizacja Do może przyjmować tylko jedną z wartości lokalizacji wyszczególnionych na liście — okienko Reorganizacja lokalizacji. Usunięcie
pozycji lokalizacji z okienka Reorganizacji lokalizacji powoduje automatyczne
usunięcie pozycji reorganizacji związanych z tą lokalizacją (Do). Akceptacja
reorganizacji typu spis automatycznie dopisuje pozycje według lokalizacji z listy (jeśli jest stan, Z lokalizacji Do domyślnej lokalizacji).
Nie jest kontrolowana różnica par wymiarów (Z i Do) dla pozycji reorganizacji. Wprowadzenie pozycji zgodnej na wymiarach nie ma wpływu na stan
na wymiarach danego materiału. Jeżeli operator nie wypełni, którejś z wartości
lokalizacji (Z lub Do) to uzupełniana jest ona domyślną lokalizacją w magazynie.
Istnieje możliwość wydrukowania reorganizacji [Magazyny|Reorganizacja|
Drukuj].
Wydruk działa również dla kilku zaznaczonych reorganizacji. W efekcie
jego działania można otrzymać następujące wyniki:
— Jeśli wśród drukowanych reorganizacji są takie, które posiadają zapisy
reorganizacyjne tzn. zmiany lokalizacji i/lub zmiany terminu ważności
to wydrukowane zostaną pozycje z wyszczególnieniem zmian, a pominitę pozycje wykazujące lokalizacje do inwentaryzacji.
— Jeśli wszystkie drukowane dokumenty mają tylko listę lokalizacji do inwentaryzacji to zostanie ona wydrukowana plus pusty arkusz do rejestracji stanów na lokalizacjach.
Datę reorganizacji można zmienić po wybraniu [Magazyny|Reorganizacja|
Popraw datę].
17.5 Inwentaryzacja magazynu według wymiarów
Podczas przeprowadzania inwentaryzacji w magazynie istnieje możliwość edycji na pozycji arkuszy pomocniczych wymiarów — na temat inwentaryzacji
czytaj w punkcie II.12.1.
Na ich podstawie, przy akceptacji arkusza inwentaryzacyjnego, generowany jest oprócz dokumentów różnic inwentaryzacyjnych (INW+, INW-), dokument reorganizacji magazynu (tylko w przypadku różnic pomiędzy stanem
II.17. Lokalizacja towarów w magazynie i termin ważności
według wymiarów w danym magazynie i stanem według wymiarów wynikającym z arkuszy pomocniczych). Dla pozycji dokumentów różnic inwentaryzacyjnych przyjmowana jest lokalizacja domyślna magazynu i termin ważności zerowy. Algorytm reorganizacji magazynu na podstawie arkuszy pomocniczych do arkusza inwentaryzacyjnego generuje zapisy różnicowe według aktualnego stanu według wymiarów do danej daty (daty arkusza inwentaryzacyjnego). Do buforowania różnic wykorzystywana jest lokalizacja domyślna i
termin zerowy:
— to czego nie ma na stanie według wymiarów (stan według ewidencji magazynu) przenoszone jest na domyślną lokalizację i termin zerowy,
— to co ma być na stanie wg wymiarów przenoszony jest z domyślnej lokalizacji i terminu zerowego na właściwe wartości (wykazane na arkuszach
pomocniczych).
Arkusz spisowy aktualizowany jest na podstawie wszystkich w danej chwili
wprowadzonych pozycji arkuszy pomocniczych. Dodatkowo podczas akceptacji arkusza spisowego aktualizowany jest on ponownie według arkuszy pomocniczych.
Istnieje możliwość wydrukowania inwentaryzacji według wymiarów. Raport jest dostępny z nagłówka inwentaryzacji [Magazyny|Inwentaryzacja|Drukuj | Inwentaryzacja wg wymiarów]. Wydruk prezentuje ilości według wymiarów z arkuszy pomocniczych.
17.6 Wyświetlenie zajętości lokalizacji w magazynie z obsługą wymiarów
Dla magazynów z obsługą wymiarów, lecz niezdefiniowanych jako typu MWS
wyświetlane jest „uproszczone” drzewko zajętości lokalizacji danego magazynu. Funkcja dostępna jest po wybraniu [Magazyn|Lokalizacje].
Jeżeli zdefiniowane zostaną wymiary danej lokalizacji oraz wymiary materiału znajdującego się na niej, wówczas obliczana będzie zajętość danej lokalizacji według algorytmu obliczania zajętości stosowanego dla magazynu typu
MWS.
Na temat magazynów typu MWS czytaj w punkcie II.20.
17.7 Stany magazynowe według wymiarów
W systemie dostępna jest jest funkcja Stany magazynowe wg wymiarów. Dla
magazynów, które w definicji mają zaznaczony parametr Stosować wymiary,
327
328
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
funkcję można uruchomić wybierając [Magazyny|Stany magazynowe wg wymiarów].
Mechanizm obsługujący wymiary w systemie jest niedostępny w wersji
XpertisXS , w związku z tym funkcja Stany magazynowe wg wymiarów jest niewidoczna.
Na podstawie zarejestrowanych dokumentów magazynowych i dokumentów reorganizacji, operator ma możliwość przeglądania stanów magazynowych wraz z przypisaną lokalizacją i terminem ważności dostawy. Nie są wykazywane stany zerowe na lokalizacjach.
Podgląd stanów według wymiarów skonstruowany jest z trzech okienek
podglądu wzajemnie się aktualizujących na podstawie aktualnej pozycji kursora:
— okienko Stany — wykazywane są wszystkie niezerowe stany według wymiarów w magazynie;
— okienko Stan lokalizacji — wykazywane są wszystkie niezerowe stany
materiałów na danej lokalizacji;
— okienko Stan materiału — wykazywane są wszystkie niezerowe stany na
wymiarach danego materiału.
W okienku Stany dostępna jest akcja Operacje umożliwiająca podgląd operacji (dokumenty magazynowe, dokumenty reorganizacji) związanych z danymi wymiarami i danym indeksem materiałowym.
Funkcja Stany magazynowe wg wymiarów dostępna jest również w module
Firma. Funkcja uruchamiana z modułu Firma dotyczy wszystkich magazynów
w systemie.
18 Obsługa urządzeń mobilnych
Obsługa urządzeń mobilnych jest niedostępna w wersji XpertisXS .
Zastosowanie rozwiązań mobilnych w systemie Xpertis Logistyka daje możliwość obsługi operacji magazynowych za pomocą czytników kodów kreskowych. Ich praca polega na pobieraniu informacji na czytnik i przesyłaniu ich
do systemu Logistyka, w zależności od przeprowadzanej operacji.
Operacje jakie są możliwe do wykonania to:
— przyjęcia,
— wydania,
II.18. Obsługa urządzeń mobilnych
— inwentaryzacje,
— reorganizacja,
— wprowadzanie terminu ważności,
— sprawdzanie informacji o stanach magazynowych zeskanowanego materiału lub lokalizacji.
Rozwiązanie adresowane jest do firm z rozległymi powierzchniami magazynowymi, dla których duże znaczenie ma szybka identyfikacja miejsc składowania materiałów. Oferowane rozwiązanie dzięki zastosowaniu technologii bezprzewodowej znacznie skraca czas przepływu informacja w magazynach posiadających dużą powierzchnię magazynową. Bezpośrednim użytkownikiem rozwiązania są magazynierzy, którzy dzięki zastosowaniu rozwiązania mają bezpośredni dostęp do informacji magazynowych oraz wprowadzane
przez nich informacje są automatycznie rejestrowane w systemie logistycznym.
Dzięki zastosowaniu rozwiązania eliminujemy znaczną część pomyłek związanych z rejestracją informacji w systemie Logistyka.
Dane jakie mogą być wysyłane na urządzenia mobilne to:
— kartoteka materiałów (tylko te z przypisanymi kodami kreskowymi);
— kartoteka opakowań zbiorczych (tylko te z przypisanymi kodami kreskowymi);
— kartoteka lokalizacji (tylko te z przypisanymi kodami kreskowymi);
— kartoteka operatorów czytników;
— kartoteka kontrahentów;
— zlecenie przygotowania wysyłki;
— informacja o stanach magazynowych dla materiału i na lokalizacji.
Dane jakie mogą być pobierane z urządzeń mobilnych to:
— aktualny stan prowadzonych operacji na czytnikach;
— przyjęcie dostawy;
— wydanie,
— zmiana lokalizacji,
329
330
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— inwentaryzacja.
Wszystkie operacje wykonywane na urządzeniu mobilnym muszą być zakończone w systemie Logistyka. W tym celu należy wybrać funkcję [Firma|Obsługa urządzeń mobilnych], a następnie wskazać odpowiednią pozycję.
Aby można było jednak zaakceptować operacje w systemie, operator urządzenia mobilnego musi zakończyć operacje na urządzeniu.
Każdą operację można również anulować. Po ustawieniu parametru użytkownika 4020 Anulowanie niezakończonych operacji na urządzeniach mobilnych
na T można będzie również anulować operacje niezakończone przez operatora
urządzenia.
18.1 Parametryzacja związana z mobilną obsługą magazynów
Aby system Logistyka mógł współpracować z urządzaniami mobilnymi, system
trzeba odpowiednio przygotować.
Do poprawnego działania urządzeń mobilnych od strony systemu Xpertis Logistyka należy:
— zdefiniować liczbę czytników wykorzystywanych do operacji — [Definicje|
Słowniki dodatkowe|Czytniki kodów];
— zdefiniować operatorów czytników — [Definicje|Słowniki dodatkowe|
Operatorzy czytników];
— przypisać lokalizację do magazynów wraz z określeniem kodów kreskowych dla lokalizacji — parz punkt II.17;
— przypisać kody kreskowe do materiałów [Definicje|Słownik materiałów|
Kody towarowe];
— ewentualnie przypisać kody kreskowe do opakowań zbiorczych wraz z
określeniem ilości w opakowaniu — [Definicje|Słownik materiałów|Kody
towarowe];
— ustawić parametr użytkownika 4020 Anulowanie niezakończonych operacji na urządzeniach mobilnych dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły]. Ustawienie parametru na T umożliwi anulowanie wszelkich operacji przeprowadzanych na urządzeniach mobilnych, niezależnie od tego czy operacja jest zakończona czy nie.
II.18. Obsługa urządzeń mobilnych
W systemie kontrolowana jest unikalność kodu kreskowego ze względu na
trzy możliwe miejsca jego wystąpienia: materiał, opakowanie zbiorcze, lokalizacja na magazynie.
Na temat przypisywania kodów kreskowych dla poszczególnych materiałów jak również opakowań zbiorczych czytaj w punkcie I.13.4.
Podczas dodawania, poprawiania operatorów czytników w menu [Definicje|
Słowniki dodatkowe|Operatorzy czytników] istnieje możliwość włączania lub
wyłączania aktywności poszczególnych operatorów. Po wyłączeniu aktywności operatora nie jest on już dostępny z poziomu czytnika na liście operatorów,
którzy mogą się zalogować.
Istnieje możliwość zatwierdzenie operacji kompletacji wysyłki i operacji
reorganiazacji z pominięciem terminów ważności. W związku z tym należy
odpowiednio ustawić parametr Czy spis lokalizacji z uzupełnieniem terminów
ważności? dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn]. Parametr ten dotyczy rozpisania spisu danej lokalizacji (reorganizacji) na podstawie odczytów z urządzeń mobilnych. Parametr będzie brany pod uwagę tylko
w sytuacji kiedy terminy ważności z czytnika będą zerowe. Po ustawieniu parametru na T system będzie próbował uzupełnić termin ważności według zarejestrowanych par wymiarów lokalizacja i termin ważności. Ustawienie parametru na N spowoduje, że terminy ważności nie będą uzupełniane.
Na temat ustawiania parametrów w programie czytaj w punkcie I.7.
Listę urządzeń, które mogą być używane należy definiować w systemie Logistyka. Dla każdego z urządzeń należy zakupić licencję. Licencja jest wystawiana na ilość urządzeń przenośnych jakie mogą być obsługiwane przez system Logistyka.
W systemie Logistyka należy również zdefiniować operatorów urządzenia
mobilnego. Ilość użytkowników jest dowolna i nie wiąże się z koniecznością
zakupu kolejnych licencji.
Definiując użytkownika należy nadać mu login i cyfrowe hasło, które jest
potrzebne aby można było zalogować się na urządzeniu przenośnym. Ewentualnie można wpisać dane o użytkowniku.
18.2 Mobilna obsługa magazynu — technologia
— Wymiana danych pomiędzy systemem logistyka a urządzeniami mobilnymi poprzez wykorzystanie Microsoft SQL Server 2008 (10.0 SP1).
— Na urządzeniu jako baza danych, wykorzystywany jest Microsoft SQL
Server Compact 3.5.
331
332
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Urządzenia mobilne z czytnikiem kodów kreskowych pracujących w
oparciu o system Windows CE.NET. Zalecana rozdzielczość QVGA(240*320).
— Definicje są przygotowane do współpracy z wersją Visual Studio 2008.
— Dowolny rodzaj kodów kreskowych (w zależności od możliwości urządzenia).
— Możliwość wykorzystania jednej instalacji SQL Server 2008 w celu obsługi analiz OLAP oraz obsługi urządzeń przenośnych.
Obecnie wersja przygotowana jest do wpółpracy z Microsoft SQL Server
2008 (10.0 SP1). Zmieniono wersję bazy danych na urządzeniu: obecnie wykorzystywany jest Microsoft SQL Server Compact 3.5. Zmieniono wersji Visual Studio: obecnie definicje są przygotowane do współpracy z wersją Visual
Studio 2008.
18.3 Rozpoczęcie pracy z urządzeniem
Po uruchomieniu na urządzeniu mobilnym aplikacji MacroTerminal, należy podać login i hasło (cyfrowe) nadane w systemie Logistyka.
Po uruchomieniu systemu na urządzeniu mobilnym wyświetlane są informacje:
— Operator — osoba obsługująca urządzenia mobilne;
— Zlecone wysyłki — liczba przygotowanych kompletacji z systemu Logistyka — patrz punkt II.18.5;
— Zakończone przyjęcia — liczba zakończonych przyjęć na urządzeniu mobilnym — patrz punkt II.18.4,
— Synchronizacja — informacja kiedy odbyła się ostatnia synchronizacja
(zakończona powodzeniem).
Na ekranie urządzenia widoczne są następujące akcje:
— Realizacja
— Przyjęcie
— Wydanie
— Inwentura
II.18. Obsługa urządzeń mobilnych
— Reorganizacja
— Stany mag.
Wszystkie funkcje opisane są w poniższych rozdziałach.
Istnieje możliwość szybkiego sprawdzenia czy urządzenia pracują prawidłowo, a także możliwość sprawdzenia jaki operator aktualnie jest zalogowany
na urządzeniu oraz kiedy ostatnio synchronizował dane. Dodatkowo można
zweryfikować czy lokalne ustawienia daty i czasu są aktualne.
18.4 Przyjęcie dostawy
Przyjęcie nowej dostawy rozpoczniesz po wybraniu funkcji PRZYJĘCIE, a następnie wskazaniu przycisku Nowe przyjęcie. Przyjęcie towaru poprzez urządzenie mobilne, może być tak jak wszystkie przyjęcia w magazynie — zewnętrzne lub wewnętrzne. Należy wskazać odpowiedni typ przyjęcia zaznaczając odpowiednio pole Zewn. lub Wewn.. Każde z tych przyjęć może być
również przyjęciem paletowym czyli związanym z magazynem z zastosowanie palet — patrz punkt II.19.
Przyjęcie zewnętrzne związane jest z kontrahentem. W pole Kod należy
wprowadzić kod lub część kodu kontrahenta i nacisnąć znak Enter . Jeżeli
wprowadzono część kodu, w oknie zostanie wyświetlona lista kontrahentów.
Należy wskazać kontrahenta i nacisnąć przycisk OK. Po wygenerowaniu nagłówka przyjęcia, dla dokumentów zewnętrznych można przystąpić do wprowadzania pozycji. Dla dokumentów wewnętrznych nagłówek nie jest generowany. Po wskazaniu przycisku Dołącz wyświetlona zostaje pozycja dokumentu
składająca się z pól:
— Materiał,
— Lokalizacja,
— Ilość,
— Termin ważności.
Operator rozpoczyna proces skanowania kolejnych pozycji dostawy. Kolejność skanowania nie ma znaczenia — skanować można zgodnie z kolejnością
pól — najpierw kod kreskowy materiału, potem kod lokalizacji, jak również
można zacząć od skanowania lokalizacji. Skanowane pole musi być aktywne.
Skanowanie można również rozpocząć nie wskazując akcji Dołącz. Wówczas należy zadbać aby przycisk w prawym górnym rogu ustawiony był na
333
334
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
ON. Zeskanowanie kodu kreskowego materiału lub lokalizacji włącza okienko z uzupełnionym sczytanym kodem kreskowym.
Po wprowadzeniu kodu kreskowego towaru, zostaje wyświetlony kod i nazwa towaru jak również jednostka miary.
Jeżeli towaru o podanym kodzie nie ma w systemie, wyświetlona zostanie
informacja Nie znaleziono materiału.
Możliwe jest również ręczne wprowadzanie kodu kreskowego materiału
lub lokalizacji. Wprowadzając dane ręcznie, wypełniane pole musi być również aktywne. Po wprowadzeniu kodu należy wcisnąć klawisz Enter .
Pole Materiał może zostać niewypełnione lub można — wówczas towar będzie uzupełniany od strony systemu Logistyka. Natomiast pola Lokalizacja nie
można zostawić niewypełnionego.
W pole Ilość należy wprowadzić ilość przyjmowanego towaru.
Aby wartość pola Termin ważności była wykorzystana w programie, pole
należy zaznaczyć i wprowadzić datę.
Podczas dodawania kolejnej pozycji, w polu Lokalizacja podpowiadany jest
kod kreskowy lokalizacji poprzednio wprowadzonej.
Podczas rejestracji dokumentów istnieje obsługa ilości miejsc po przecinku. System zaokrągla ilość miejsc po przecinku dla pól w których ilość jest
uzupełniana zgodnie z ilością miejsc po przecinku podaną w kartotece materiałowej. W przypadku rejestracji pozycji dokumentu dla materiału, który nie
znajduje się w kartotece materiałowej, wprowadzane ilości nie będą zaokrąglane.
W dole okna redakcyjnego pozycji znajdują się przyciski Ok i Anuluj, które
służą do akceptacji lub rezygnacji z wprowadzenia danych.
Po zatwierdzeniu danych, wyświetlone zostanie okno z listą pozycji.
Po dwukrotnym kliknięciu na pozycji wyświetlone zostanie menu:
— Zeruj ilość/termin — przy pomocy tej akcji można wyzerować ilość
czy termin ważności. Dodanej pozycji usunąć nie można, po wyzerowaniu ilości pozycja nie będzie brana pod uwagę.
— Zmień ilość/termin — akcja umożliwia poprawienie ilości czy terminu
ważności. Należy pamiętać, że jeżeli termin ma być uwzględniany w systemie, pole Termin ważności musi być zaznaczone.
— Stany magazynowe — akcja powoduje wyświetlenie stanów magazynowych danego materiału.
II.18. Obsługa urządzeń mobilnych
335
Chcąc dodać nową pozycję do danego przyjęcia należy wskazać przycisk
Dołącz lub rozpocząć skanowanie (patrz opis powyżej).
Po zakończonym procesie przyjęcia dostawy na urządzeniu mobilnym
operator zamyka dany dokument – przycisk Zakończ.
Po wskazaniu Zakończ pojawi się informacja o zakończonych przyjęciach.
Dla każdego z przyjęć można przeglądać pozycje — zakładka Pozycje.
Wybranie przycisku Rezygnacja powoduje powrót do głównego menu.
Przyjęcie dostawy w systemie Logistyka
Ze względu na synchronizację z systemem Logistyka użytkownik systemu na
bieżąco może śledzić operacje przyjęcia dostaw. Odpowiedni widok dostępny
jest w menu [Firma|Obsługa urządzeń mobilnych|Przyjęcie dostawy]. Od strony
systemu użytkownik może:
— anulować daną dostawę - przesyłana jest do archiwum,
— przyjąć daną dostawę zarejestrowaną na urządzeniu mobilnym za pomocą dokumentu — akcja Przyjmij dostawę.
Generacja dokumentów dostaw na podstawie operacji na urządzeniu mobilnym w systemie Logistyka odbywa się na podstawie kryteriów grupowania:
— magazyn w systemie wynikający z lokalizacji materiału,
— kontrahent.
Akcje anulowania i przyjęcia dostawy są również akcjami grupowymi.
Po wybraniu [Firma|Obsługa urządzeń mobilnych|Przyjęcie dostawy] w oknie
Operacje na urządzeniach mobilnych wyświetlana jest lista nagłówków i pozycji
przyjęć z urządzeń mobilnych.
Aby dana dostawa została zarejestrowana w systemie Logistyka należy
wskazać polecenie Przyjmij dostawę. Wyświetlone zostanie okno z parametrami przyjęcia:
— Data dokumentu — data dokumentu przyjęcia. Data dokumentu przychodowego rejestrowanego w systemie może być datą wcześniejszą niż
data rejestracji dostawy na urządzeniu mobilnym;
— Dokument przyjęcia — typ magazynowego dokumentu przyjęcia. Dla
przyjęć zewnętrznych będzie to dokument przychodowy zewnętrzny,
np. PZ, dla wewnętrznych — dokument przychodowy wewnętrzny;
336
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Realizacja zamówień dostaw — zaznaczenie tego pola spowoduje, że podczas przyjmowania dostawy można będzie zrealizować wcześniej utworzone zamówienie dostaw — patrz opis poniżej.
Po wypełnieniu parametrów zostanie utworzony magazynowy dokument
przyjęcia.
Tworzony dokument przyjęcia jest niezaakceptowany i bez cen dostaw.
Dokumenty przyjęć powstałe na podstawie użycia operacji na urządzeniach mobilnych oznaczone są znaczkiem w kolumnie W w okienku przeglądu
dokumentów.
Jak było opisane wcześniej, rejestrując przyjecie poprzez urządzenie mobilne, można będzie wprowadzić kod kreskowy towaru, którego nie ma w systemie. W takiej sytuacji, zanim użyte zostanie polecenie Przyjmij dostawę, należy
uzupełnić materiał. W oknie Pozycje operacji na urządzeniach mobilnych należy wybrać akcję Dodaj materiał. Istnieje możliwość założenia nowego indeksu,
albo po wybraniu Kod dla indeksu wskazać kod ze słownika.
Realizacja zamówień dostaw podczas przyjęcia dostawy na urządzeniu mobilnym Dla operacji przyjęcia dostawy istnieje możliwość realizacji zamówienie dostaw. W tym celu należy przede wszystkim ustawić naT parametr
100600 Realizacja zamówień dostaw na podstawie przyjęcia dostawy na urządzeniu mobilnym? dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis].
Jeżeli podczas przyjęcia dostawy zaznaczamy znacznik Realizacja zamówienia to po utworzeniu dokumentów magazynowych pojawi się lista aktywnych
(do realizacji) zamówień dostaw dla danego kontrahenta. Przypisanie (akcja Przypisz dokument) wygenerowanych dokumentów na podstawie operacji
przyjęcia dostawy na urządzeniu mobilnym i akceptacja przypisania (akcja Akceptuj) spowoduję realizację wskazanych zamówień. Dodatkowo pozycje dokumentów magazynowych zostaną uzupełnione ceną wynikającą z pozycji zamówienia dostaw.
Realizacja kilku zamówień dostaw z urządzeń mobilnych Istnieje również
możliwość realizacji kilku zamówień dostaw daną operacją przyjęcia na urządzeniu mobilnym. Ilości na dane indeksy materiałowe zarejestrowane na urządzeniu mobilnym są przenoszone na dokumenty dostawy w danym magazynie. Każdy z tych dokumentów można przypisać do listy zamówień dostaw
(tworzonej na podstawie listy przyjmowanych indeksów materiałowych). Istnieje możliwość rozpisania ilości odczytanej do kilku wskazanych zamówień
dostaw. Zatwierdzenie operacji przypisania skutkuję realizacją zamówień dostaw (utworzenie informacji o ilościach realizowanych i stworzeniem powią-
II.18. Obsługa urządzeń mobilnych
zań pomiędzy dokumentem przyjęcia i zamówienia dostaw). W przypadku gdy
na zamówieniu dostaw ilość danego indeksu materiałowego jest większa niż
ilość odczytana (na dokumencie przyjęcia) w liście zamówień tworzona jest
dodatkowa „gałąź” związana z danym zamówieniem, na ilości pozostałe na
zamówieniu. Akcja Przypisz dokument dla danego zamówienia dostaw przypisuję maksymalne ilości do realizacji na dane indeksy materiałowe dokumentu przyjęcia. Przypisać można wszystkie lub wybrane utworzone dokumenty
przyjęcia w magazynie. Akcja Wycofaj przypisanie usuwa powiązania do realizacji. Operacja realizacji zamówień dostaw zostanie wykonana po wybraniu
akcji Akceptuj.
Konsekwencją realizacja kilku zamówień dostaw przy przyjęciu dostawy na
urządzeniu mobilnym, jest możliwość powiązania jednego dokumentu przyjęcia z kilkoma realizacjami zamówień dostaw. Dodatkowo usunięcie dokumentu przyjęcia powoduję usunięcie realizacji zamówień dostaw dla wszystkich
powiązanych z danym dokumentem przyjęcia realizacji zamówień dostaw.
18.5 Przygotowanie wysyłki
Operacja przygotowania wysyłki dostępna jest z poziomu zamówień sprzedaży
i wewnętrznych. W tym celu należy wybrać [Zamówienia|Zamówienia sprzedaży ] czy też [Zamówienia|Zamówienia wewnętrzne] i dołączyć zamówienie.
Wprowadzanie zamówień przeznaczonych do wysyłki zasadniczo nie różni się
od wprowadzania pozostałych zamówień — patrz punkt VI czy VI.14. Różnica polega na tym, że tu obowiązkowe jest podanie magazynu, do którego
zamówienie jest wystawiane, czyli pole Tylko z magazynu musi być wypełnione. Magazyn do realizacji zamówienia musi mieć włączoną obsługę wymiarów
(patrz punkt I.12.1). Dodatkowo towary wprowadzane na pozycje zamówienia
muszą mieć przypisany kod kreskowy.
Po wystawieniu i zaakceptowaniu zamówienia należy wybrać polecenie
[ Wystaw|Do wysyłki]. Jeżeli we wskazanym magazynie jest wyłączona obsługa wymiarów, przygotowanie wysyłki nie będzie możliwe. Jeżeli w pozycji zamówienia znajdują się materiały, których stan w magazynie jest zerowy, to ta
pozycja nie będzie przesłana do wysyłki.
Polecenie przygotowania wysyłki wysyłane jest na wybrane urządzenie
mobilne. Przy wysyłaniu pozycje rozbijane są według lokalizacji.
Polecenie Do wysyłki można również stosować jako akcję zbiorczą dla zaznaczonych zamówień.
Użytkownik systemu określa, które z pozycji zamówienia czy zamówień i w
jakiej ilości mają zostać skompletowane przy użyciu urządzeń mobilnych, podobnie jak to wygląda podczas realizacji zamówienia. Po akceptacji ilości i po-
337
338
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
zycji, zamówienie takie oznaczane jest znaczkiem w kolumnie W. Widoczne
jest również na liście operacji na urządzeniach mobilnych widocznej po wybraniu [Firma|Obsługa urządzeń mobilnych|Kompletacja wysyłki].
Wszelkie akcje dostępne w tym oknie (realizowanie czy anulowanie kompletacji) będą mogły być użyte po zakończeniu operacji na urządzeniu mobilnym.
Jeżeli zamówienie zostanie przesłane na urządzenie mobilne, „zwykła” realizacja nie będzie możliwa.
Po przesłaniu zamówienia, na urządzeniu mobilnym, w polu Zlecone wysyłki wyświetlana jest liczba przygotowanych zamówień.
Lista wysłanych kompletacji widoczna jest po wskazaniu polecenia Realizacja.
Wyświetlany jest symbol zamówienia, symbol magazynu, z którego ma być
pobrany towar, w przypadku zamówień zewnętrznych — nazwa kontrahenta.
Dla każdego zamówienia można przeglądać pozycje po wskazaniu zakładki
Pozycje. Symbol O oznacza, że zamówienie oczekuje na realizację, symbol R, że
realizacja została rozpoczęta.
Operację kompletacji wysyłki przeprowadzana jest w analogiczny sposób
jak operację przyjęcia dostawy – skanowanie kodu lokalizacji, kodu materiału,
określenie ilości do kompletacji. Można podać też termin ważności.
Skanowanie rozpoczniesz po wskazaniu przycisku Rozpocznij skanowanie,
a następnie Realizuj.
Jeżeli zostanie zeskanowany kod towaru, którego nie ma na zamówieniu,
zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i pozycji takiej nie będzie można
zatwierdzić. System kontroluje również aby w pole Ilość nie wprowadzić ilości większej niż ilość do realizacji, podobnie jak w realizacji zamówień bezpośrednio w systemie Logistyka. Podczas realizacji zamówienia można natomiast
wskazać inną lokalizację niż jest na zamówieniu.
Po zakończeniu czynności należy wskazać przycisk Zakończ.
Jeżeli po wybraniu akcji Rozpocznij skanowanie chcesz przerwać realizację,
należy zamknąć oknie z pozycjami zamówienia poprzez wskazanie krzyżyka
w prawym górnym rogu. Polecenie Zakończ powoduje całkowite zakończenie
realizacji. Wybranie tego polecenia w sytuacji, kiedy żaden kod nie został zeskanowany, spowoduje, że ilość odczytana będzie równa zero i nie uda się dokończyć realizacji.
II.18. Obsługa urządzeń mobilnych
Realizacja wysyłki w systemie Logistyka
Po zakończeniu operacji realizacji na urządzeniu mobilnym, aby dokończyć
realizację zamówienia, w systemie Logistyka należy wskazać [Firma|Obsługa
urządzeń mobilnych|Kompletacja wysyłki].
Jak wspomniano wcześniej, aby realizacja od strony systemu Logistyka mogła być zakończona, operacje związane z realizacją muszą być zakończone na
urządzeniu mobilnym. Operacje zakończone mają wypełnione pole Czas-end.
Kolumna S oznacza status kompletacji i może przyjmować — podobnie jak
na urządzeniu mobilnym — wartości:
— O — oczekiwanie na realizację, realizacja na urządzeniu mobilnym nie
została rozpoczęta,
— R — rozpoczęcie realizacji na urządzeniu mobilnym,
— Z — zakończenie realizacji na urządzeniu mobilnym.
W oknie dostępne są akcje anulowania przygotowania wysyłki i realizacji
przygotowanej wysyłki w postaci realizacji zamówienia sprzedaży.
Aby zrealizować zamówienie należy wybrać akcję Realizuj wysyłkę. Wyświetlone jest okno z parametrami realizacji jak w przypadku realizacji „zwykłego” zamówienia, czyli Data realizacji, Dokument wydania (np. WZ), Dokument sprzedaży — parametr w tym wypadku niedostępny i dodatkowo pole —
Czy uzupełnić terminy ważności?.
Po dokończeniu realizacji, realizację można obejrzeć tak jak realizacje innych zamówień [Zamówienia|Zamówienia sprzedaży|Realizacje|Realizacja].
Operację przygotowania wysyłki można analizować z poziomu menu
[ Firma|Obsługa urządzeń mobilnych].
Jeżeli ilość odczytana na urządzeniu mobilnym jest równa zeru można anulować wysyłkę wybierając akcję Anuluj.
18.6 Wydanie
Istnieje możliwość rejestracji dokumentów wydania magazynowego za pomocą urządzeń mobilnych niezwiązanych z realizacją zamówień.
Funkcjonalność jest podobna jak dla funkcji Przyjęcia dostawy. Tutaj również można wskazać czy to ma być wydanie zewnętrzne (Zewn.) czy wewnętrzne (Wewn.) Wybierając wydanie zewnętrzne należy wprowadzić kontrahenta.
Po zaznaczeniu na dokumencie znacznika dokumentu wewnętrznego nie
mamy możliwość wyboru kontrahenta, następuje przejście od razu do redakcji
pozycji dokumentu magazynowego.
339
340
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Podczas wydania urządzenie nie kontroluje stanów magazynowych. Weryfikacja następuje w momencie akceptacji dokumentu magazynowego w systemie Logistyka. Dokument zarejestrowany za pomocą urządzenia mobilnego można zarejestrować w systemie korzystając z akcji Utwórz dokument po
wybraniu [Firma|Obsługa urządzeń mobilnych|Wydanie magazynowe]. Historia operacji typu Wydanie magazynowe dostępna jest w menu [Firma|Funkcje
pomocnicze|Historia operacji na urządzeniach mobilnych|Wydania magazynowe].
Przy generacji pozycji dokumentu nie jest kontrolowany stan magazynowy (wykorzystywana jest standardowa kontrola przy akceptacji dokumentu).
W przypadku tworzenia dokumentu w magazynie typu DOSTAWY (bez funkcji AUTOFIFO lub AUTOLIFO), ilość przesłana z urządzenia mobilnego zostanie
rozpisana według kolejnych aktywnych dostaw. Ewentualna pozostała różnica
zostanie zarejestrowana z zerową datą dostawy.
18.7 Inwentaryzacja za pomocą urządzenia mobilnego
Operacja inwentaryzacji od strony urządzenia mobilnego przeprowadzana
analogicznie jak operacja przyjęcia dostawy.
Aby rozpocząć inwentaryzację, na czytniku należy wskazać pozycję INWENTURA, a następnie Nowa inwentura. Użytkownik ma wybór czy inwentaryzacja
ma przebiegać według palet.
Na temat magazynu z wykorzystaniem palet czytaj w punkcie II.19.
Wybierając polecenie Dołącz wyświetlone zostanie identyczne okno jak dla
przyjęć. Skanując kolejne kody towarowe i lokalizacje wprowadzamy spis z natury.
Spis na urządzeniu mobilnym zakończysz po wskazaniu przycisku Zakończ.
Po wybraniu zakładki Pozycje można przeglądać pozycje inwentaryzacji.
Po wskazaniu Rezygnacja zakończona zostanie operacja inwentaryzacji.
W systemie Logistyka operacja dostępna jest w menu [Firma|Obsługa urządzeń mobilnych|Inwentaryzacja]. Na podstawie zeskanowanych danych istnieje możliwość anulowania inwentaryzacji lub wygenerowania pomocniczego
arkusza inwentaryzacyjnego — patrz punkt II.12.1. Aby inwentaryzację wprowadzoną przez urządzenie mobilne umieścić na arkuszu należy wybrać polecenie Przenieś na arkusz.
Obsługa wygenerowanego arkusza jest standardowa jak dla innych arkuszy
wprowadzonych ręcznie do systemu.
Na temat przeprowadzania inwentaryzacji w systemie czytaj w punkcie
II.12.1.
II.18. Obsługa urządzeń mobilnych
18.8 Reorganizacja
W systemie istnieje możliwość obsługi reorganizacji magazynu poprzez urządzenia mobilne.
Pozycje rejestrowane są (nowy dokument reorganizacji) lub aktualizowane
(reorganizacja wysłana na urządzenie mobilne) z informacjami o wymiarach.
Operacja reorganizacji umożliwia rejestrowanie zmiany lokalizacji czy terminu ważności dostawy przy pomocy urządzenia mobilnego.
Opis reorganizacji w systemie znajduje się w punkcie II.17.
Aby rozpocząć reorganizację na urządzeniu mobilnym, z głównego menu
należy wybrać przycisk REORGANIZACJA, a następnie Dołącz.
Zakładając nową reorganizację, operator, podobnie jak w systemie Logistyka ma do wyboru dwa rodzaje reorganizacji:
— spis całej lokalizacji (wybór Yes) — wprowadzenie faktycznych stanów
magazynowych na wybranych lokalizacjach,
— standardowa (wybór No) — zmiana wymiarów dla podanych ilości materiałów.
Reorganizacja może być również wykonana według palet — patrz
punkt II.19.
Reorganizacja standardowa
Reorganizacja standardowa polega na przesunięciu materiału z jednej lokalizacji na inną. Może dotyczyć również zmiany terminu ważności.
Po wybraniu reorganizacji standardowej, pojawia się okno, podobne jak
w przypadku przyjęć czy innych funkcji wykonywanych na urządzeniu mobilnym. Przystępujemy do sanowania kodu towaru i lokalizacji. Należy również
podać ilość i ewentualnie termin ważności. Po wypełnieniu okna redakcyjnego
należy wskazać przycisk Lok. docelowa i wprowadzić kod lokalizacji, na jakiej
faktycznie ma się znaleźć towar.
Ponowne wybranie Dołącz powoduje, że można wprowadzić kolejną pozycję.
Reorganizację należy zakończyć w systemie Logistyka. W tym celu należy
wybrać [Firma|Obsługa urządzeń mobilnych|Reorganizacja magazynu] i wskazać akcję ZATWIERDŹ REORGANIZACJĘ. Pojawia się okno z parametrami lokalizacji:
— Czy z akceptacją reorganizacji?,
341
342
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Czy uzupełniać terminy ważności?.
Operacje reorganizacji wprowadzone na czytniku można też anulować wybierając polecenie Anuluj.
Dokument reorganizacji widoczny jest po wybraniu [Magazyny|Reorganizacja]. Dostępne są tu wszystkie polecenia, jakie są dostępne dla reorganizacji
wykonywanej również tylko w systemie Logistyka (patrz punkt II.17.4).
Reorganizacja według spisu lokalizacji
Reorganizacja według spisu lokalizacji, polega na przypisaniu materiałów do
wybranej lokalizacji.
Po wybraniu Spis całej lokalizacji? wyświetlone zostanie okno, w którym należy podać (czy zeskanować) kod lokalizacji. Jest to lokalizacja, na którą będą
przesuwane materiały. Po wpisaniu lokalizacji należy przystąpić do skanowania kodów materiałów (lub ewentualnie do wpisania przy pomocy klawiatury).
Sposób wprowadzania danych nie różni się zasadniczo od wprowadzania danych przy okazji innych operacji, przy czym w wypadku reorganizacji według
spisu lokalizacji, pole Lokalizacja jest wypełnione (wartością wczesnej wprowadzoną) i nie jest dostępne do redakcji.
Reorganizację według spisu lokalizacji, jak każdą inną operację rozpoczętą
na urządzaniu mobilnym, należy zakończyć w systemie Logistyka, po wybraniu [Firma|Obsługa urządzeń mobilnych|Reorganizacja magazynu]. Zakończenie wygląda tutaj tak samo, jak w przypadku reorganizacji standardowej.
Reorganizacja w systemie Logistyka z przesłaniem na urządzenie mobilne
Reorganizacji w magazynie może również być rozpoczęta w systemie Logistyka, potwierdzona na urządzeniu mobilnym i zakończona w systemie.
Reorganizację rozpoczniesz tak jak to jest opisane w punkcie II.17.4.
Po wprowadzeniu nagłówka i pozycji reorganizacji, należy wskazać polecenie
Do wysyłki. Akcja spowoduje wysłanie informacji na urządzenie mobilne.
Na czytniku należy wybrać przycisk REORGANIZACJA. Rozpoczęta w systemie Logistyka reorganizacja znajduje się na liście. Kolejnym korkiem jest wskazanie akcji Rozpocznij i dołączanie pozycji poprzez sanowanie kodów kreskowych materiałów. W polu Lokalizacja wyświetlany jest kod lokalizacji podany w
systemie Logistyka, ale kod lokalizacji może być również zeskanowany. Można
zeskanować inny kod niż podał operator systemu. W polu Ilość można podać
również inną ilość niż była podana w systemie.
II.18. Obsługa urządzeń mobilnych
Po zakończeniu operacji na urządzeniu mobilnym, reorganizacja będzie
zakończona, jak i w pozostałych wypadach, po wybraniu w systemie Logistyka [ Firma|Obsługa urządzeń mobilnych|Reorganizacja magazynu] i wskazaniu
polecenia Zatwierdź reorganizację.
18.9 Podgląd stanów
Od strony urządzenia mobilnego operator ma możliwość uzyskania informacji
na podstawie zeskanowanego kodu kreskowego:
— stanu materiałów na danej lokalizacji — kod kreskowy lokalizacji,
— stanu materiału na lokalizacjach — kod kreskowy materiału.
Aby uzyskać informację na temat stanu magazynowego materiałów przy
pomocy urządzenia mobilnego należy wybrać funkcję STANY MAG..
Po zeskanowaniu kodu kreskowego materiału (lub wpisaniu kodu ręcznie)
i wskazaniu przycisku (lub zakładki) Stany wg towaru, wyświetlona zostanie lista magazynów wraz z lokalizacjami, na jakich towar się znajduje. Dla każdego
magazynu i lokalizacji wyświetlony będzie aktualny stan materiału.
Po zeskanowaniu natomiast kodu lokalizacji, a następnie wskazaniu funkcji Stany wg lokalizacji, wyświetlona będzie lista materiałów, jakie na danej lokalizacji się znajdują, wraz z aktualnymi stanami magazynowymi.
W systemie Logistyka stany w rozbiciu na lokalizacje czy terminy ważności
można podglądnąć wybierając odpowiednią akcję menu:
— dla danego magazynu — [Magazyny|Stany magazynowe wg wymiarów],
— dla wszystkich magazynów — [Firma|Stany magazynowe wg wymiarów].
18.10 Funkcje dodatkowe
Istnieje możliwość podglądu historii zarejestrowanych w systemie operacji na
urządzeniach mobilnych. Opcje dostępne w poniższych menu systemu:
— [Firma|Funkcje pomocnicze|Historia operacji na urządzeniach mobilnych
- przyjęcie dostawy],
— [Firma|Funkcje pomocnicze|Historia operacji na urządzeniach mobilnych
- kompletacja wysyłki],
— [Firma|Funkcje pomocnicze|Historia operacji na urządzeniach mobilnych
- reorganizacja magazynu],
343
344
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— [Firma|Funkcje pomocnicze|Historia operacji na urządzeniach mobilnych
- inwentaryzacja],
— [Firma|Funkcje pomocnicze|Historia operacji na urządzeniach mobilnych
- wydania magazynowe].
Istnieje możliwość podglądu stanów zajętości urządzeń mobilnych dostępne po wywołaniu akcji dla zamówień sprzedaży po wybraniu [Zamówienia|
Zamówienia sprzedaży|Inne|Stan czytników].
19 Magazyn z zastosowaniem palet
W systemie Logistyka istnieje możliwość obsługi palet w magazynie. Dotyczy
to zarówno magazynów z zastosowaniem wymiarów, jak też magazynów typu
MWS (patrz punkt II.20). Obsługa obiegu dokumentów w magazynie paletowym różni się od obsługi w magazynie bez zastosowania palet. Wszelkiego
rodzaju obrót magazynowy prowadzony jest na podstawie zawartości palet.
Funkcjonalność związana z obsługą palet jest niedostępna w wersji
XpertisXS .
Funkcjonalność związana z obsługą palet dotyczy między innymi:
— Wspomaganie obsługi palet jednorodnych. Wyszukiwanie wg indeksu
materiałowego;
— Nowe palety;
— Przenoszenie palet na pozycję dokumentu w magazynie typu DOSTAWY;
— Możliwosć realizacji zamówienia sprzedaży lub wewnętrznego wg wskazanych wcześniej palet (rezerwacja palet);
— Rozpakowywanie palet;
— Wspomaganie inwentaryzacji w przypadku nie stosowania urządzeń
mobilnych (magazyn z obsługą palet).
Opis wymienionej funkcjonalności został opisany poniżej.
Aby w magazynie była możliwość obsługi palet, w definicji magazynu należy zaznaczyć parametr Czy obsługa palet?. Magazyn zdefiniujesz po wybraniu
[Definicje|Miejsca wystawiania|Magazyny] — patrz punkt I.12.1.
II.19. Magazyn z zastosowaniem palet
345
Parametr ten jest dostępny do redakcji tylko po uprzednim zaznaczeniu
pola Stosować wymiary, gdyż palety są kolejnym wymiarem w magazynie.
Po zaznaczeniu parametru Czy obsługa palet?, dostępne do reakcji będą pola w sekcja Domyślne parametry palet, których wartość będzie podpowiadana
podczas dołączania nowych palet — patrz punkt II.19.2.
Na temat magazynów z zastosowaniem wymiarów czytaj w punkcie II.17.
W magazynie z obsługą palet, edycja pozycji dokumentów magazynowych
przyjęć i wydań przebiega wyłącznie na podstawie zdefiniowanych w systemie palet. W tym magazynie dla pozycji dokumentów zostały wyłączone akcje
Dołącz i Popraw. Akcja Dołącz została zastąpiona akcją Z palet — pozycje wyszczególnione na palecie są przepisywane na pozycje dokumentu magazynowego. Wybraną paletę można dopisać do danego dokumentu tylko jeden raz
(jeżeli została już ujęta na dokumencie nie zostanie dopisana ponownie). W
przypadku dokumentów związanych ze zleceniem (odpowiedni parametr typu dokumentu), w magazynie z obsługą palet kontrolowane jest wypełnienie
zlecenia w nagłówku dokumentu i pozycje palety zostaną dołączone do dokumentu wyłącznie wtedy jeżeli spełniają kryteria podanego w nagłówku zlecenia
(surowce, ilość).
Inna jest też funkcjonalność akcji Usuń - usunięcie pozycji dokumentu (z
palety) skutkuje usunięciem wszystkich pozycji dokumentu związanych z daną
paletą.
Przy zmianie ceny na pozycji dokumentu magazynowego powstałej z palety aktualizowana jest odpowiednia cena na pozycji palet. Jednakże nie są wyceniane wcześniejsze dokumenty związane z tą paletą.
Aktualnie aktywne palety w systemie można obsługiwać w menu [Magazyny|
Palety ]. Akcja menu dostępna jest wyłącznie w magazynach z obsługą palet.
Każda paleta składa się z nagłówka palety oraz pozycji. Akcje dostępne przy
wprowadzaniu palet:
Dołącz akcja pozwala na dołączenie nowych palet. Po wybraniu akcji operator określa typ nowych palet oraz ich ilość. W przypadku zaznaczenia
wskaźnika Kopia danej palety, nowe palety będą zgodne jeśli chodzi o pozycję do bieżącej. Nowo utworzone palety mają status nie zaakceptowanych. Kod kreskowy palety nadawany jest automatycznie według numeru referencyjnego palety w bazie palet o strukturze: ’.nnnnnnnn’, n-cyfry
(w przypadku powielenia tego numeru do kodu dodawana jest kolejna
wolna liczba). Kody kreskowe palet muszą mieć unikalną wartość.
Więcej na temat wprowadzania nowych palet czytaj w punkcie II.19.2.
346
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Usuń akcja umożliwia usunięcie palet wraz z pozycjami. Usunąć można jedynie palety nie zaakceptowane. Akcja Usuń jest akcją grupową.
Popraw akcja umożliwia poprawę kodu kreskowego i typu danej palety. Akcja
dostępna wyłącznie dla palet, które nie są zaakceptowane.
Akceptuj akcja pozwala zaakceptować strukturę danej palety. Tylko palety zaakceptowane są używany w obiegu dokumentów magazynowych. Funkcja Akceptuj jest akcją grupową.
Wycofaj akcja pozwala wycofać akceptację struktury danej palety. Opcja dostępna wyłącznie dla palet nieużytych w systemie (nie będących na dokumentach).
Drukuj akcja pozwala wydrukować kody kreskowe wybranych palet.
Depaletyzacja akcja pozwala na przeniesienie pozycji danej lub zaznaczonych palet na nowe palety w systemie. Wybrane palety porządkowane są
według aktualnej lokalizacji w magazynie. Przeniesienie pozycji na nową
paletę odbywa się w obszarze danej lokalizacji. Możliwe jest częściowe
przeniesienie pozycji (na kilka nowych palet). Palety, których zmieniamy zawartość automatycznie, rejestrowane są w systemie jako nieaktywne. Pozycje (ilości), które na nich pozostają przypisywane są do nowej
palety. Zatwierdzenie depaletyzacji palet skutkuje powstaniem w systemie dokumentu reorganizacji.
Na temat depaletyzacji palet czytaj również w punkcie II.19.7.
Zmiana znacznika aktywność akcja pozwala na zmianę znacznika czy paleta
jest aktywna czy też nie (do użycia w systemie). Lista nieaktywnych palet
jest dostępna po wybraniu funkcji [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Lista
nieaktywnych palet].
Domyślny magazyn akcja ustawia dla danej palety wskazanie do magazynu.
Wykorzystywane jest to przy wystawianiu dokumentów. Pierwotnie palety są filtrowane domyślnym magazynem. W przypadku innego magazynu niż domyślny paleta i tak będzie dostępna do wyboru po zmianie
zakresu palet (z domyślnego magazynu na wszystkie).
Historia operacji wybranie akcji umożliwia przegląd operacji związanych z
daną paletą w zakresie następujących operacji:
II.19. Magazyn z zastosowaniem palet
— depaletyzacje palety — informacja o tym czy dana paleta była depaletyzowana (na paletę) lub czy powstała na podstawie depaletyzacji (z palety),
— przyjęcia palety — informacja o dokumentach przychodowych powiązanych z daną paletą,
— reorganizacje palety — informacja o dokumentach reorganizacji
powiązanych z daną paletą,
— wydania palety — informacja o dokumentach rozchodowych powiązanych z daną paletą.
Przy zmianie znacznika aktywności palety na nieaktywną nie jest kontrolowany stan na magazynie palety - możliwa zmiana znacznika.
W okienku listy palet widoczne są następujące kolumny:
— Stan — przyjmuję następujące wartości:
– N — paleta niezaakceptowana,
– T — paleta zaakceptowana,
– P — ostatnim dokumentem związanym z paletą jest dokument
przyjęcia,
– R — ostatnim dokumentem związanym z paletą jest dokument reorganizacji,
– W — ostatnim dokumentem związanym z paletą jest dokument
wydania;
— P — paleta występuje na dokumencie przyjęcia;
— R — paleta występuje na dokumencie reorganizacji;
— W — paleta występuje na dokumencie wydania;
— M — stan palety na urządzeniach mobilnych (operacje wydań magazynowych). Kolumna przyjmuje wartości:
– T — zaznaczenie — operacja kompletacji wysyłki,
– W — wyszarzenie — operacja wydania,
– N — brak — paleta nie jest wydawana za pomocą urządzenia mobilnego.
347
348
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Po wprowadzeniu nagłówka, należy wprowadzić pozycje palety. Pola obowiązkowe do wypełnienia to KTM i Ilość oznaczające odpowiednio indeks i ilość
materiału, który znajduje się na palecie. Pola dotyczące jednostki dodatkowej
są polami informacyjnymi, nie ma obowiązku ich wypełniać. Pola te będą dostępne do redakcji niezależnie od ustawienia parametrów dotyczącego jednostek dodatkowych.
Na jednej palecie mogą znajdować się różne materiały.
Po wprowadzeniu ceny czy terminu ważności, wartości te będą się podpowiadały na dokumencie przyjęcia.
Dokumenty i zamówienia z obsługą palet Istnieją ograniczenia funkcjonalności w wystawianiu dokumentów związanych z magazynem z obsługą palet:
— brak możliwości rejestracji faktury sprzedaży generującej dokumenty
wydań magazynowych (w magazynie fakturowanie wydań tylko na podstawie wystawionych dokumentów magazynowych);
— brak możliwości generacji dokumentów przyjęć magazynowych na podstawie faktury zakupu (w magazynie istnieje tylko możliwość powiązania dokumentów z fakturą zakupu);
— realizacja zamówienia sprzedaży w magazynie z obsługą palet jest dostępna wyłącznie dla zamówień z podanym magazynem w nagłówku zamówienia (konkretnie magazynem z obsługą palet).
W magazynie z obsługą palet nie jest dostępne zakładanie rezerwacji tymczasowych.
Obsługa dokumentów przesunięć pomiędzy magazynami w przypadku
gdy materiał jest przesuwany do magazynu z obsługą palet, wygląda inaczej
niż w pozostałych magazynach:
— jeżeli magazyn, z którego wydawany jest materiał jest z obsługą palet,
wówczas do magazynu docelowego na dokumencie przychodowym zarejestrowane są informacje o palecie,
— jeżeli magazyn, z którego wydawany jest materiał jest magazynem zdefiniowanym według wymiarów, ale bez obsługi palet lub magazyn jest bez
wymiarów, wówczas dodatkowo wymagane jest wypełnienie (przypisanie) nowej palety dla każdej pozycji dokumentu na całą ilość. Akceptacja
dokumentu przesunięcia skutkuje zarejestrowaniem w systemie podanych palet wraz z ich pozycjami (na podstawie dokumentu).
II.19. Magazyn z zastosowaniem palet
Niespełnienie powyższych warunków skutkuję niemożliwością zaakceptowania dokumentu przesunięcia pomiędzy magazynami.
Pewne funkcjonalności dla zamówień sprzedaży czy wewnętrznych wystawionych do magazynu z obsługą palet różnią się od od funkcjonalności dla
zamówień wystawianych do magazynów bez palet:
— niedostępne jest wystawienie zamówienia do kilku magazynów — z obsługą i bez obsługi palet (dla magazynu z obsługą palet wprowadzenie
zamówienia jest dostępne w przypadku zadeklarowania go w nagłówku
zamówienia),
— niedostępna jest akcja grupowa Do wysyłki dla zamówień wystawionych
do magazynu z obsługą palet,
— zostały zmienione akcje realizacji zamówienia i kompletacji wysyłki —
operator musi zadeklarować z jakich palet ma zostać wykonana realizacja operacji.
W magazynie z zastosowaniem palet inny jest sposób wyboru ilości do realizacji zamówienia. Operator musi wskazać palety, które mają realizować dane zamówienie. W pierwszym kroku obliczana jest sumaryczna ilość poszczególnych materiałów do realizacji zamówienia, w drugim sporządzana jest lista
palet znajdujących się na stanie magazynowym danego magazynu. Paleta jest
umieszczana na liście jeżeli jej struktura (materiały, ilości) zawiera się w obliczonych ilościach materiałów do realizacji. Operator wybiera z listy palety
(akcja Wybierz), które mają realizować zamówienie. Wybór palety powoduję
analizę dostępności do realizacji innych palet z listy (inne ilości do realizacji
dla materiałów) — palety niedostępne do realizacji zamówienia są odpowiednio zaznaczone i niedostępne do wyboru. Za pomocą akcji Zrezygnuj operator
może wycofać wybór danej palety do realizacji zamówienia. Akcja Akceptuj
zatwierdza realizację zamówienia danymi wybranymi paletami. Okienko wyboru palet do realizacji zamówienia składa się z trzech sekcji: Palety, Pozycje
palet, Pozycje do realizacji zamówienia.
W okienku palet znajdują się dwie kolumny:
— WYD — wskazana paleta jest na zaakceptowanym dokumencie wydania
(wartość zaznaczona), wskazana paleta jest na niezaakceptowanym dokumencie wydania (wartość wyszarzona), nie jest na dokumencie wydania (brak zaznaczenia),
349
350
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— MOB — wskazana paleta jest na kompletacji wysyłki - urządzenie mobilne (wartość zaznaczona), wskazana paleta jest na wydaniu — urządzenie mobilne (wartość wyszarzona), nie jest na pozycjach operacji —
urządzenie mobilne (brak zaznaczenia).
Podczas realizacji zamówienia dostaw w magazynie z obsługą palet wymagane jest do każdej realizowanej pozycji przypisanie nowej (bez pozycji) palety
(do kilku pozycji oczywiście można przypisać jedną paletę). Akceptacja realizacji tworzy (pozycje palety) i akceptuję wyszczególnione palety.
Podczas akceptacji korekty dokumentu sprzedaży generującej zwrot w magazynie z obsługą palet wymagane jest dla każdej pozycji przypisanie nowej
(bez pozycji) palety (do kilku pozycji oczywiście można przypisać jedną paletę). Akceptacja faktury tworzy (pozycje palety) i akceptuję wyszczególnione
palety.
Podczas realizacji zamówienia sprzedaży w magazynie z obsługą palet analizowane są pozycje do realizacji pod kątem występowania ich na aktywnych w
magazynie paletach, jeżeli nie ma palet odpowiadających ilościom i indeksom
pozycje do realizacji są usuwane z listy. Dla realizacji w magazynie z obsługą
palet brak możliwości zmiany ilości do realizacji (dostępna wyłącznie funkcja
Zeruj/Wypełnij).
Funkcje na urządzeniach mobilnych, w magazynach z wykorzystaniem palet różnią się od od funkcji jakie obsługują magazyny bez palet.
Na temat mobilnej obsługi magazynu czytaj w rozdziale II.18. Na temat
obsługi urządzeń mobilnych dla magazynów z obsługą palet i magazynów wysokiego składowania czytaj w punkcie II.20.7.
19.1 Wspomaganie obsługi palet jednorodnych. Wyszukiwanie według indeksu materiałowego
Paleta jednorodna to paleta, której pozycje to ten sam indeks materiałowy.
Ze względu na funkcjonalność wyszukiwania palet, w nagłówku palety
znajduje się również pole KTM. Pole to jest wypełniane:
— kodem indeksu materiałowego — w przypadku palety jednorodnej,
— napisem Kilka pozycji — w przypadku palety niejednorodnej.
Okienko służące do wyszukiwania palet zawiera dwa pola — można szukać
po polu Kod kreskowy jak również po polu Indeks materiałowy.
Wyszukiwanie według pola Indeks materiałowy ma zastosowanie wyłącznie
dla palet jednorodnych.
II.19. Magazyn z zastosowaniem palet
19.2 Nowe palety
Nową paletę można dołączyć na kilka sposobów:
— Nowa paleta — powstanie nowa oznaczona, niezaakceptowana paleta
bez pozycji lub kilka palet (wartość pola Liczba palet większa od 1);
— Kopia palety — zostanie utworzona nowa oznaczona, niezaakceptowana
paleta o strukturze danej palety (typ, pozycje) lub kilka palet (wartość
pola Liczba palet większa od 1);
— Kopia palety z akceptacją — opcja identyczna z opcją Kopia palety, przy
czym utworzona paleta czy palety zostanie automatycznie zaakceptowana;
— Paleta jednopozycyjna — tworzona jest paleta jednorodna (jeden indeks
materiałowy) o danych dostępnych w dolnej części okienka redagowania:
– Indeks materiałowy — indeks materiałowy, który ma być na danej
palecie (paletach);
– Czy dopasować ilość palet wg ilości całkowitej — czy ma być obliczona liczba palet na podstawie podanej całkowitej ilości na dołączanych paletach;
– Całkowita ilość — pole dostępne w zależności od znacznika Czy dopasować ilość palet wg ilości całkowitej. Oznacza całkowitą ilość materiału do przyjęcia na paletach;
– Ilość — ilość na jednej palecie oraz w drugim polu ilość dodawanych palet,
– Cena — cena magazynowa dla pozycji palety,
– Termin ważności — termin ważności na pozycji palety;
— Paleta jednopozycyjna z akceptacją - dodatkowo dołączane palety jednopozycyjne zostaną od razu zaakceptowane.
Ilość palet obliczona na podstawie ilości całkowitej to liczba całkowita wynikająca z ilorazu ilości całkowitej i ilości. Jeżeli w wyniku działania pozostanie
reszta, wówczas utworzona zostanie jeszcze jedna paleta o ilości równej obliczonej reszcie.
Dla ułatwienia dodawania nowych palet, w sekcji Domyślne parametry palet
w definicji magazynu ([Definicje|Miejsca wystawiania|Magazyny]), warto wypełnić pola:
351
352
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Typ palety,
— Sposób dołączenia palety,
— Czy dopasować ilość palet.
Wprowadzone tu wartości będą podpowiadane w oknie definicji nowej palety (patrz opis powyżej).
Na temat definiowania magazynów czytaj w punkcie I.12.1.
19.3 Przenoszenie palet na pozycje dokumentu w magazynie typu
DOSTAWY
W magazynie typu DOSTAWY z obsługą palet wystawienie rozchodowego dokumentu magazynowego odbywa się z uwzględnieniem ostatnich dostaw, z
którymi związana jest dana wybrana paleta — akcja Z palet powoduje automatycznie przepisanie dostaw, z którą związane są pozycje palety. Przy realizacji
zamówień sprzedaży i zamówień wewnętrznych w magazynie typu DOSTAWY
z obsługą palet dokument rozchodowy tworzony jest również według powyższych zasad.
19.4 Możliwość realizacji zamówienia sprzedaży lub zamówienia
wewnętrznego wg wskazanych wcześniej palet
Istnieje możliwość wskazania z poziomu zamówienia sprzedaży (wewnętrznego) palet, którymi to zamówienie ma zostać zrealizowane. Opcja ta jest dostępna dla zamówień sprzedaży i zamówień wewnętrznych realizowanych na
magazynie z obsługą palet. W pozycjach danego zamówienia dostępna jest akcja Realizuj paletami. Jej wybranie umożliwia wskazanie palet jakimi ma zostać
realizowane dane zamówienie.
Dostępne są wyłącznie palety będące na stanie magazynowym danego magazynu (do podglądu [Magazyny|Stany magazynowe wg wymiarów]) zgodne
co do zawartości (pozycje palety) z zamawianym asortymentem na pozycjach
całego zamówienia.
Zatwierdzenie wybrania palet do realizacji danego zamówienia skutkuję
zablokowaniem ich dla innych wydań magazynowych poza realizacją danego
zamówienia. Podczas realizacji zamówienia wskazane palety zostaną podpowiedziane jako realizujące dane zamówienie. Zatwierdzenie realizacji zamówienia usuwa zapisy o przyporządkowaniu poszczególnych palet do realizacji
II.19. Magazyn z zastosowaniem palet
danego zamówienia. W kartotece palet widoczna jest kolumna Z — jej zaznaczenie oznacza, że dana paleta została zablokowana do realizacji zamówienia
sprzedaży lub zamówienia wewnętrznego.
Usunięcie realizacji zamówienia nie przywraca stanu blokowania danych
palet pod zamówienie.
Dla dokumentów wydania istniej możliwość wydania z palety, którą określono jako realizującą jakieś zamówienie sprzedaży (wewnętrzne). W systemie znajduje się parametr użytkownika 1400 Odblokowywanie palet z zamówień sprzedaży/wewnętrznych? dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|
Użytkownicy|Magazynowe].
Ustawienie tego parametru na wartość T (tak) pozwoli wydać z palety pomimo tego, że została ona określona jako realizująca zamówienie. Wybór takiej
palety na dokument wydania skutkuje tym, że usuwana jest rezerwacja palety
pod dane zamówienie.
Usunięcie pozycji dokumentu wydania powstałej w wyniku powyższej operacji nie przywraca stanu blokowania danych palet pod zamówienie.
19.5 Rozpakowywanie palet
Istnieje możliwość częściowego wydawanie pozycji z danej palety (palet). Częściowe wydania z palet są możliwe:
— dla dokumentów wydania w magazynie,
— dla reorganizacji,
— podczas realizacji zamówień sprzedaży, zamówień wewnętrznych.
Przeniesienie części pozycji palety odbywa się zawsze na paletę. Wyróżniamy trzy rodzaje palet, na które można przenieść częściowo pozycje z innej
palety. Dla spójności danych w systemie każda paleta jest oznaczana (pole Kod
kreskowy), jednakże według tych oznaczeń możemy określić na jakiej palecie w
danym momencie towar jest składowany. Trzy rodzaje palety, na które można
przenieść pozycje to:
— paleta oznaczona –– oznaczana standardowym kodem kreskowym; paleta ta staję się skompletowana na podstawie dokumentu, z którego powstaje (rozpakowanie innych palet);
— paleta nieoznaczona –– paleta bez standardowego kodu kreskowego
(nadawany jest kolejny kod tymczasowy, niedostępny dla urządzeń mobilnych); paletę taką po skompletowania (z rozpakowania palet) można
353
354
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
przenieść do kartoteki palet oznaczonych (nadawany jest dla niej standardowy kod kreskowy);
— wózek –– miejsce służące do kompletacji palety; oznaczony kolejnym
kodem numerem; w odróżnieniu od palety nieoznaczonej zatwierdzenie kompletacji wózka odbywa się na zasadzie przeniesienia całej jego
zawartości na paletę oznaczoną (standardowy kod kreskowy). Przenoszone są pozycje wózka co w konsekwencji skutkuję możliwością ponownego wykorzystania go do kompletacji kolejnej palety (z palet rozpakowywanych).
Do palety rozpakowanej nie można dodawać pozycji, zwiększać ilości. W
przypadku potrzeby np. połączenia dwóch palet w jedną paletę należy użyć do
tego funkcji depaletyzacji — patrz punkt II.19.7.
Dodatkowo w kartotece palet znajduje się stan oznaczony symbolem B.
Oznacza on paletę, na której składowane są pozycje wynikające z rozpakowania innych palet. Stan ten dotyczy palet oznaczonych tworzonych na potrzeby
rozpakowania, nieoznaczonych oraz wózków.
Rozpakowanie palety podczas dołączania pozycji dokumentu wydania w
magazynie Po wybraniu akcji Z palet podczas dołączania pozycji do dokumentu, pojawi się okienko podglądu palet podzielone na trzy sekcje:
— Lista dostępnych palet,
— Pozycje danej palety,
— Aktualnie dodane pozycje redagowanego dokumentu magazynowego.
Przy dołączaniu pozycji dokumentu mamy dwie możliwości:
— dołączenie całej palety lub wybranych palet — (klawisz Wybierz);
— wybraniu indeksu materiałowego i wydanie go z pozycji palet — (klawisz
Indeks).
W przypadku tej drugiej opcji po naciśnięciu klawisza Wybierz wyświetlone zostaną następujące sekcje:
— Indeksy — lista indeksów materiałowych wraz z informacją o ich aktualnym stanie w magazynie,
— Pozycje palet — pozycje palet o danym indeksie materiałowym (z symbolami palet),
II.19. Magazyn z zastosowaniem palet
— Aktualnie dodane pozycje redagowanego dokumentu magazynowego.
W oknie dostępne są klawisze:
— Wybierz — zatwierdzenie wyboru pozycji z palet dla danego indeksu materiałowego;
— Palety — przełączenie na okienko wyboru pełnych palet.
Po naciśnięciu klawisza Wybierz w przypadku, gdy dany indeks materiałowy ma stan w magazynie, pokaże się lista pozycji palet, na których ten indeks
występuje. Każdą z pozycji można przenieść na dokument pod warunkiem,
że aktualna ilość nie jest wartością zerową i pozycja nie została już dołączona
do dokumentu jak cała paleta. Do tego, żeby przenieść daną pozycję palety na
dokument magazynowy (rozpakować paletę) należy podać ilość Do wydania i
Nową paletę (oznaczona, nieoznaczona, wózek).
W oknie wyboru pozycji palet znajdują się akcje:
— Popraw — umożliwia zmianę zawartości pól Do wydania i Nowa paleta;
— Akceptuj — akceptacja rozpakowania palet — wszystkie pozycje o niezerowej ilości Do wydania i uzupełnionym polu Nowa paleta zostaną przeniesione na pozycje dokumentu ilość danego indeksu materiałowego to
aktualna ilość pola Suma wydania;
— Zeruj/wypełnij — uzupełnienie wartością pola Aktualna ilość lub wyzerowanie pola Do wydania dla wszystkich zaznaczonych pozycji. Akcje
działa również dla zaznaczonych pozycji;
— Nowa paleta — przypisanie wskazanej nowej palety (oznaczona, nieoznaczona, wózek) do wszystkich zaznaczonych pozycji. Akcje działa
również dla zaznaczonych pozycji.
Od strony pozycji dokumentów, akcja Wg wymiarów lub sekcja okienka Wg
wymiarów dla pozycji palety powstałej z rozpakowania palety ma uzupełnione
pole Na paletę wartością wskazanej palety, na którą towar jest przenoszony.
Każdy z opisywanych tu stanów palet jest w ich przeglądzie odpowiednio
oznaczany (ikonka, pole Stan). Pełna lista stosowanych oznaczeń jest dostępna
po wybraniu akcji Legenda dla palet.
W systemie znajduje się parametr globalny 600500 Czy automatyczne oznaczanie palety przy akceptacji dokumentów?, dostępny po wybraniu [Definicje|
Parametry|Formuły|Magazyn].
Parametr może przyjmować wartości:
355
356
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— N — nieoznaczone palety nie zostaną oznaczone, co w konsekwencji nie
pozwoli na zaakceptowanie dokumentu;
— T — palety zostaną automatycznie oznaczone i dokument zostanie zaakceptowany;
— P — jeżeli na dokumencie są nieoznaczone palety wówczas zostaną one
oznaczone po zatwierdzeniu takiej opcji (odpowiedź twierdząca na pytanie).
Rozpakowywanie palet podczas edycji pozycji reorganizacji W przypadku
reorganizacji w magazynie dla pozycji reorganizacji znajduje się akcja Rozpakuj. Po jej wybraniu na ekranie zostanie wyświetlone okienko podzielone na
trzy sekcje:
— Indeksy — lista indeksów materiałowych wraz z informacją o ich aktualnym stanie w magazynie,
— Pozycje palet — pozycje palet o danym indeksie materiałowym (z symbolami palet),
— Aktualnie dodane pozycje redagowanej reorganizacji w magazynie.
W oknie znajduje się aktywny klawisz Wybierz (zatwierdzenie wyboru pozycji z palet dla danego indeksu materiałowego). Jego działanie jest adekwatne
do opisywanej funkcjonalności przy rozpakowywaniu palet podczas edycji dokumentu wydania.
Rozpakowywanie palet podczas realizacji zamówień sprzedaży lub zamówień wewnętrznych W oknie realizacji pozycji zamówienia sprzedaży znajduje się akcja Dodaj z rozpakowania. Po jej wybraniu zostanie wyświetlona lista pozostałych ilości dla indeksów materiałowych do realizacji zamówienia.
Podobnie jak w przypadku rozpakowywania palet dla dokumentów i reorganizacji należy podać Ilość do realizacji oraz wskazać nową paletę (oznaczona,
nieoznaczona, wózek). W onie dostępne są akcje:
— Popraw — umożliwia zmianę ilości do realziacji;
— Akceptuj — akceptacja rozpakowania palet;
— Nowa paleta — przypisuję wskazaną nową paletę do wszystkich zaznaczonych pozycji. Akcje działa również dla zaznaczonych pozycji.
II.19. Magazyn z zastosowaniem palet
Rozpakowane zostaną wyłącznie palety, dla których podano ilość do realizacji większą od zer i wskazano nową paletę — inne pozycje zostaną pominięte.
Zatwierdzenie rozpakowania palet skutkuje powstaniem na liście palet według pozycji realizowanych zamówień pozycji na dany indeks materiałowy
(umieszczony w nawiasach Indeks materiałowy), o wskazaniu na nową paletę i
wyszczególnieniu jaka ilość ma zostać rozpakowana. W sekcji Pozycje palety
wyświetlana jest lista pozycji z palet (z ich oznaczeniami) na dany indeks materiałowy. W sekcji Pozycje do realizacji wg indeksów materiałowych znajduje
się kolumna Do rozpakowania wskazującą na ilości dla danego indeksu materiałowego do rozpakowania. Indeksy materiałowe wyszczególnione do rozpakowania mają najniższy priorytet wyboru dla realizacji zamówienia sprzedaży.
Oznacza to, że wskazanie całej palety, która ma realizować w części ilość danego indeksu materiałowego wskazanego do rozpakowania analizuję ilość do
realizacji pod kątem dostępności ilości na paletach — ilość do rozpakowania
zostanie pomniejszona o ilości wynikające z całych palet (w szczególnym przypadku rekord wskazujący na ilości do rozpakowania może zostać usunięty —
wszystko jest realizowane całymi paletami).
Zatwierdzenie realizacji zamówienia stworzy dokument magazynowy według zasad opisanych dla dokumentów wydania (zarówno pozycje z całych palet, jak i rozpakowanych).
Obsługa urządzeń mobilnych Akcja Do wysyłki zarówno dla reorganizacji jak i zamówień sprzedaży (zamówień wewnętrznych) uwzględnia zmiany
związane z rozpakowywaniem palet. Pozycje wynikające z rozpakowania palet rejestrowane są z następującymi informacjami (w odróżnieniu od pozycji
wynikających z realizacji całej palety):
— Materiał — indeks materiałowy do pobrania z palety,
— Paleta — rozpakowywana paleta — czyli ta paleta, z której pobieramy,
— Ilość — ilość do rozpakowania — do ściągnięcia z palety,
— Paleta do — paleta, na którą jest przenoszony dany indeks materiałowy (oznaczona, nieoznaczona, wózek). Pole należy dołączyć do okienka
przeglądu, jeżeli ta informacja jest potrzebna.
Akcje zatwierdzenia operacji na urządzeniach mobilnych również uwzględniają rozpakowanie palet, tworzone są odpowiednie dokumenty według zasad
przyjętych dla rozpakowania palet i opisanych powyżej.
357
358
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Historia operacji Dla palet, po wybraniu akcji Historia operacji znajduje się
gałąź Rozpakowanie. Umieszczane są tam informacje o tym, czy dana paleta
powstała z rozpakowania innej palety.
19.6 Wspomaganie inwentaryzacji w przypadku nie stosowania
urządzeń mobilnych w magazynie z obsługą palet
Do obsługi arkuszy pomocniczych dla arkusza spisowego inwentaryzacji w
przypadku magazynu z obsługą palet dostępna jest akcja Wg palet. Umożliwia ona tworzenie arkuszy pomocniczych na podstawie wybranych palet. Po
jej wybraniu na ekranie pojawi się okno aktualnie aktywnych w danym magazynie palet (według stanu według wymiarów dla danego magazynu). W oknie
dostępne są operacje:
— Akceptuj — akceptacja inwentaryzacji według palet — przepisanie pozycji wybranych palet na arkusz pomocniczy;
— Wybierz — wybranie palety (palet) do arkusza pomocniczego inwentaryzacji;
— Zrezygnuj — rezygnacja z wyboru palety (palet) do arkusza pomocniczego inwentaryzacji;
— Dołącz — dołączenie innej palety (nie znajdującej się na stanie wg wymiarów) z kartoteki palet aktywnych, zaakceptowanych;
— Przypisz lokalizację — przypisanie lokalizacji, na której znajduję się dana
paleta według arkusza pomocniczego inwentaryzacji.
Akceptacja wyboru przenosi tylko pozycje wybrane o uzupełnionej lokalizacji. W przypadku pozycji palet wykazanych już na arkuszach pomocniczych
przenoszona jest tylko ich różnica (to co brakuję by paleta była wprowadzana
w całości na arkusze pomocnicze — indeksy materiałowe z ilością pozostałą).
Dla arkusza inwentaryzacyjnego w magazynie z obsługą palet dostępny jest
wydruk E. Arkusz spisu z natury (wg palet). Na wydruku znajdują się kolumny:
— Poz. — kolejna pozycja arkusza spisowego;
— Kod palety — kod kreskowy palety;
— Pozycje palety (indeks ilość) — indeksy materiałowe z ilościami na palecie oddzielone przecinkami;
II.19. Magazyn z zastosowaniem palet
— Kod dostawy
— Typ palety
— Czy jest x
— Uwagi — dodatkowe uwagi.
19.7 Depaletyzacja palet
Funkcja depaletyzacji ma zastosowanie w przypadku, kiedy ma być zmieniona
zawartość palety lub zawartość palety ma być przeniesiona na inną paletę.
Proces depaletyzacji dla danej palety lub zaznaczonych palet rozpoczniesz
wybierając akcję [Magazyny|Palety|Depaletyzacja]. Funkcja działa tylko dla
palet zaakceptowanych i aktywnych. Wybrane palety porządkowane są według aktualnego miejsca położenia (lokalizacji). Palety, które nie znajdują się
na żadnej lokalizacji (brak dokumentów) grupowane są jako palety bez określonego miejsca składowania. Nowa zawartość materiałów na paletach zawsze
tworzona jest jako nowe palety. Palety poddane depaletyzacji przestają być dostępne w systemie – nadawany jest im znacznik nieaktywności. Przemieszczenie materiału pomiędzy paletami odbywa się w zakresie miejsca ich składowania – lokalizacji (odpowiednia „gałąź drzewa”). Możliwe jest częściowe rozchodowanie danej palety na kilka nowych palet. Zatwierdzenie depaletyzacji
skutkuj w systemie:
— wygenerowaniem zaakceptowanego dokumentu reorganizacji magazynu,
— utworzeniem i zaakceptowaniem wskazanych nowych palet o zdefiniowanej zawartości,
— zmianą znacznika aktywności palet, które zostały poddane procesowi
depaletyzacji.
Dokument reorganizacji powstały na podstawie depaletyzacji nie podlega
edycji (wyłączone są akcje Dołącz, Usuń, Popraw).
W oknie depaletyzacji dla nagłówka palety znajdują się akcje:
Dodaj nową paletę dodaje nową paletę do systemu (bez pozycji) –– paleta, na
którą chcemy przenieść wskazany materiał w wyniku akcji depaletyzacji.
359
360
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Przypisz paletę przypisuję nową paletę do danej (bez pozycji) –– paleta, na
którą zostanie przeniesiony automatycznie materiał, który pozostał na
danej. W przypadku nie przypisania nowej palety, nowa paleta zostanie
utworzona automatycznie (jako kolejna).
Akceptuj akceptacja depaletyzacji.
W oknie pozycji palety znajduje się akcja Popraw/przenieś przy pomocy
której zmieniana jest ilość materiału na danej palecie czy też przenoszona jest
całość bądź część materiału na wskazaną, nową paletę.
Dla palety depaletyzowana automatycznie po zatwierdzeniu akcji depaletyzacji nadawany jest znacznik nieaktywana oraz zaznaczany znacznik depaletyzacji (inna ikonka na liście palet nieaktywnych). Istnieje możliwość odwrócenia operacji depaletyzacji. Służy do tego akcja dostępna na liście nieaktywnych
palet [Magazyn|Funkcje pomocnicze|Lista nieaktywnych palet|Wycofaj depaletyzację]. Akcja dostępna tylko dla depaletyzowanych palet.
Depaletyzację danej palety można wycofać wyłacznie w przypadku, gdy
wszystkie palety powiązane z depaletyzacją nie zostały wykorzystane na dokumentach oraz nie były odrębnie depaletyzowane. Jeżeli operacja jest dostępna
wówczas operator powinien zdecydować się na jedną z opcji zmiany stanu palet powstałych na podstawie depaletyzacji. Dostępne są poniższe opcje:
— usunięcie palet,
— usunięcie pozycji palet,
— usunięcie powiązań palet.
Jeżeli na podstawie depaletyzacji danej palety został utworzony dokument
reorganizacji magazynu wówczas wycofanie depaletyzacji automatycznie usuwa dany dokument z systemu. Uwaga. wycofanie depaletyzacji danej palety (w
konsekwencji również innych powiązanych palet) nie zmienia znacznika aktywności palety na aktywną jedynie usuwa informację o depaletyzacji danej
palety.
20 Magazyn wysokiego składu
Obsługa magazynu wysokiego składowania jest niedostępna w wersji XpertisXS .
Obsługa Magazynu Wysokiego Składowania (w skrócie MWS) z założenia
odbywa się z wykorzystaniem urządzeń mobilnych (czytników kodów kreskowych) — patrz punkt II.18.
II.20. Magazyn wysokiego składu
Wymagane jest zatem stosowanie w danym magazynie lokalizacji (odpowiedni parametr w definicji magazynu). Jeżeli spełniony jest powyższy warunek żeby magazyn był traktowany w systemie jako MWS wymagane jest zaznaczenie znacznika Czy magazyn wysokiego składowania? ([Definicje|Miejsca
wystawienia|Magazyny|Dołącz/Popraw]).
Magazyn wysokiego składowania może być magazynem z obsługą palet lub
nie wykorzystywać palet.
Na temat magazynu z wykorzystaniem palet czytaj w rozdziale II.19.
Struktura lokalizacji stosowanych w magazynie jest jednolita, według poniższego schematu KK-RR-PP-OO, gdzie każde z podanych miejsc to oznaczenie numeryczne (kolejne numery):
— KK-Korytarz,
— RR-Regał,
— PP-Półka,
— OO-Pojemnik.
Każdy kod lokalizacji ma wymagane pole Korytarz, pozostałe składowe kodu nie są wymagane i w przypadku ich nie podania zastępowane są wartościami zerowymi tzn. 00. Takie podejście pozwala zarówno szczegółowe określenie
miejsca składowania danego towaru, jak też uproszczone.
Na przykład jeżeli chcemy wyróżnić miejsce składowania w magazynie bez
regału, to wystarczy zdefiniować kod lokalizacji w następujący sposób 01-0000-01, co oznacza Korytarz nr 1 miejsce nr 1.
Wyróżniamy dwa rodzaje lokalizacji dla MWS:
— miejsce składowania,
— dok załadunkowy lub wyładunkowy (zaznaczamy na typie lokalizacji, że
jest to dok załadunkowy/wyładunkowy).
W przypadku definiowania doków załadunkowych czy wyładunkowych
stosowana jest następująca zasada przydzielania kodów lokalizacji: D0-00-0000, gdzie D0-00-00 zawsze na stałe (po zaznaczeniu znacznika dok załadunkowy/wyładunkowy na TAK), 00 - kolejny numer dok-u. Do prawidłowej
funkcjonalności magazynu wysokiego składowania wymagana jest poprawna
struktura lokalizacji w magazynie oraz zdefiniowanie przynajmniej jednego
361
362
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
doku załadunkowego czy wyładunkowego. Definicja struktury jest kontrolowana dla magazynu. W przypadku jej nieprawidłowości znacznik Czy magazyn wysokiego składowania? zostanie usunięty (w systemie będzie widziany jak
zwykły magazyn, na którym stosowane są lokalizacje).
W skrócie definiowanie nowego magazynu typu MWS (Magazyn Wysokiego Składowania) polega na:
— zaznaczeniu znacznika Stosować wymiary,
— zaznaczeniu znacznika Czy magazyn wysokiego składowania?,
— zdefiniowaniu przynajmniej jednej lokalizacji typu Dok załadunkowy/wyładunkowy,
— przypisaniu lokalizacji typu Dok załadunkowy/wyładunkowy jako domyślnej lokalizacji w magazynie.
Zamiana aktualnie stosowanej definicji magazynu na Magazyn Wysokiego
Składowania jest możliwa:
— dla magazynu z zastosowanie wymiarów — tylko w przypadku zgodnej
struktury (wg opisanego schematu dla magazynu typu MWS) wszystkich kodów lokalizacji danego magazynu,
— dla magazynu bez zastosowania wymiarów — jeżeli zostaną spełnione
wszystkie kryteria potrzebne do zdefiniowania nowego magazynu typu
MWS.
Magazyn zdefiniujesz po wybraniu [Definicje|Miejsca wystawienia|Magazyny|Dołącz/Popraw] — patrz punkt I.12.1.
20.1 Definiowanie struktur magazynowania
Przez strefę magazynowania należy rozumieć uporządkowany zbiór lokalizacji
w magazynie czy magazynach. Strefy magazynowania definiowane są w menu
Definicje|Słowniki dodatkowe|Strefy magazynowania. Przy definicji strefy magazynowania należy wypełnić pola:
— Kod — unikalny kod strefy magazynowania,
— Opis — dodatkowy opis strefy magazynowania,
— Kontrahent — kontrahent, któremu jest wynajmowana część magazynu
(strefa magazynowania),
II.20. Magazyn wysokiego składu
— Analiza — czy podlega analizie zajętości.
Pozycje strefy magazynowania to lokalizację magazynu czy magazynów.
Istotna jest ich kolejność (wykorzystywane w procesie podpowiadania wolnych lokalizacji na magazynie). Renumeracja pozycji strefy magazynowania
odbywa się za pomocą mechanizmu drag&drop. Do strefy magazynowania
można przypisać indeks materiałowy czy indeksy materiałowe. Należy do tego
wykorzystać akcję Przypisz do materiału (z poziomu definiowania Strefy Magazynowania) lub poprzez bezpośrednie wprowadzenie Strefy Magazynowania do
danego indeksu w kartotece materiałowej — zakładka Strefy Magazynowania.
Dla danego indeksu materiałowego można przypisać różne strefy magazynowania. Istotna jest ich kolejność (renumeracja według drag&drop). Pozycjami
strefy magazynowania są lokalizację nie będące dokami wyładunkowymi czy
załadunkowymi.
W oknie definiowania stref magazynowych [Definicje|Słowniki dodatkowe|
Strefy magazynowania] znajduje się m.in. akcja blokowania i odblokowywania
lokalizacji przypisanych do danej strefy magazynowania (dostępna również jako akcja grupowa). Akcja Blokada dostępna jest wyłącznie jeśli ustawiono parametr użytkownika 1300-Blokowanie/odblokowywanie lokalizacji? na wartość
T. Po jej wybraniu i zatwierdzeniu blokowane lub odblokowywane są wszystkie lokalizację należące do danej strefy magazynowania (stref magazynowania
— w przypadku akcji dla kilku zaznaczonych stref). Blokada nie jest zapamiętywana dla danej strefy, czyli np. dodanie nowej pozycji do danej strefy nie
powoduję jej automatyczne zablokowanie.
Wolna lokalizacja w magazynie podpowiadana jest wg kolejnych kryteriów
(kolejność stref magazynowania przypisanych do indeksu materiałowego według pola LP, kolejność lokalizacji w strefie magazynowania według pola LP).
Algorytm podpowiadania miejsc składowania przyjętego materiału dla reorganizacji magazynu tworzonej na podstawie przyjęcia jest oparty o następującą kolejność analizy dostępności miejsc składowania:
— pomijane są lokalizacje zablokowane i nieaktywne,
— analizowana jest strefa magazynowania przypisana do danego kontrahenta (w przypadku przypisania go do dokumentu — pole Dla kontrahenta — pod kątem danego indeksu i dostępnego miejsca,
— analizowana jest strefa magazynowania przypisana do danego kontrahenta (w przypadku przypisania go do dokumentu — pole Dla kontrahenta — pod kątem dostępnego miejsca,
363
364
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— analizowana jest strefa magazynowania przypisana do danego indeksu
materiałowego — pod kątem dostępnego miejsca,
— analizowana są lokalizacje całego magazynu — pod kątem dostępnego
miejsca.
Algorytm podpowiadania miejsc składowania wydawanego materiału dla
reorganizacji magazynu tworzonej na podstawie wydania jest oparty o zadeklarowany sposób automatycznego określenia lokalizacji dla wydań (odpowiedni znacznik w definicji magazynu). W przypadku zaznaczenia w definicji danego magazynu dodatkowo znacznika Wg stref magazynowania algorytm automatycznego określenia lokalizacji będzie uwzględniał kolejność stref
magazynowania według zasad określonych powyżej, jeżeli go nie zaznaczymy
strefy nie będą uwzględniane, jednakże wyjątkiem jest przypisanie dokumentu (wydanie, zamówienie) do kontrahenta, dla którego stworzono w danym
magazynie strefy magazynowania.
Akcja Wg stref magazynowania przy wyborze lokalizacji dla pozycji reorganizacji (dla magazynu typu MWS) zawiera dwie opcje:
— Lokalizacje dla materiału — sporządzona jest lista wolnych lokalizacji
według algorytmów składowania towaru na magazynie typu MWS,
— Lokalizacje wybranej strefy — sporządzona jest lista lokalizacji wybranej
strefy z wyszczególnieniem wolnego miejsca na danych lokalizacjach z
listy.
Ustawienie znacznika Sposób automatycznego określenia lokalizacji dla wydań na wartość Brak skutkuje podpowiadaniem zawsze domyślnej lokalizacji
danego magazynu przy automatycznym uzupełnianiu lokalizacji. Dodatkowo
w przypadku ustawienia nadmienionego znacznika na wartość Brak niemożliwe jest zaznaczenie wskaźnika Wg stref magazynowania.
Algorytm podpowiadania miejsc składowania dla palety analizuję kolejno
materiały znajdujące się na palecie (kolejność według materiałów na palecie).
W przypadku natrafienia na wolne lokalizacje (inne od domyślnej dla magazynu) proces ustalania lokalizacji jest przerywany, czyli wybierana jest pierwsza
wolna lokalizacja dla kolejnego materiału z palety. Jeśli operacja nie znajdzie
wolnej lokalizacji różnej od domyślnej, wówczas proponowana jest lokalizacja
domyślna w magazynie. Warto zauważyć, że zajętość miejsc magazynowania
(lokalizacji) w przypadku magazynu z obsługą palet jest określona liczbą palet.
Podstawowe różnice obsługi magazynu typu Wysoki Skład od magazynu,
na którym stosowane są wymiary to:
II.20. Magazyn wysokiego składu
— możliwość zastosowania trzeciego wymiaru — palet,
— przyjmowanie i wydawanie towarów wyłącznie z lokalizacji typu dok
wyładunkowy czy załadunkowy,
— każde przyjęcie lub wydanie w magazynie to operacja złożona z dwóch
dokumentów — dokument magazynowy i reorganizacja,
— stała struktura kodu lokalizacji,
— możliwość zablokowania wybranych lokalizacji — do przyjęć w magazynie zastosowano algorytm rozmieszczenia towaru według zadanych
stref magazynowania bazujący na analizie zajętości poszczególnych lokalizacji,
— możliwość określenia wielkości lokalizacji — objętość w m3 lub ilość
palet,
— możliwość sprawdzenia zajętości magazynu, m.in. pod kątem zadanych
obszarów (strefy magazynowania kontrahenta).
W menu definicji istnieją dwie akcję pozwalające zdefiniować palety stosowane w systemie, mianowicie:
— [Definicje|Słowniki dodatkowe|Typy palet] — pozwala na zdefiniowanie
typów palet stosowanych w systemie,
— [Definicje|Słowniki dodatkowe|Palety] — pozwala na zdefiniowanie palet stosowanych w systemie.
Definicja typu palety składa się z następujących pól:
— STD — czy typ standardowy (zablokowane są do redakcji pola) — importowany z pliku poprzez menu [Administracja|Import tabel|Typy palet
(standardowe i niestandardowe)], czy też nie definiowany przez użytkownika systemu,
— Typ — oznaczenie literowe typu palety (np. EUR),
— Szerokość — szerokość palety podawana w metrach,
— Długość — długość palety podawana w metrach,
— Wysokość — maksymalna wysokość towaru przechowywanego na palecie w metrach,
365
366
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Objętość — objętość całości towaru składowanego na palecie w m3,
— Ładowność — maksymalny tonaż możliwy do przechowywania na palecie w kilogramach,
— Kontener — znacznik czy paleta (N) czy kontener (T).
W menu [Administracja|Eksport tabel] i [Administracja|Import tabel] istnieje funkcja Typy palet (standardowe i niestandardowe). Przy pomocy funkcji
można eksportować lub importować (plik tekstowy) dane dotyczące typów palet zdefiniowane w systemie.
Definicja palety to następujące pola:
— Typ palety — rodzaj palety,
— Kod kreskowy — oznaczenie palety dla urządzeń mobilnych.
20.2 Lokalizacje w magazynie typu MWS
W definicji lokalizacji w magazynie typu MWS istnieje możliwość automatycznego zdefiniowania lokalizacji — służy do tego akcja Kreator. Przy użyciu tej
funkcji można w szybki sposób zdefiniować prawie całą strukturę lokalizacji w
magazynie zakładając, że specyficzne lokalizacje (o innych nie standardowych
parametrach) zostaną wprowadzone pojedynczo. Właściwa struktura lokalizacji, czyli przede wszystkim podanie parametrów związanych z zajętością objętość w metrach sześciennych lub liczbę składowania palet, skutkuje wykorzystaniem funkcjonalności magazynu typu MWS.
Kreator lokalizacji w magazynie pozwala w szybki sposób zdefiniować:
— liczbę korytarzy w magazynie,
— liczbę regałów w podanym zakresie korytarzy,
— liczbę półek w podanym zakresie korytarzy,
— liczbę pojemników w podanym zakresie korytarzy,
— parametry lokalizacji (objętość, liczba palet, ładowność, temperatura
składowania)
— liczbę doków wyładunkowych czy załadunkowych w magazynie (akcja
Liczba doków).
II.20. Magazyn wysokiego składu
Dla przykładu jeżeli w magazynie ustawiono w 20 korytarzach tego samego
typu regały (identyczne parametry rozmieszczenia i pojemności składowania),
to wystarczy w kreatorze zadać parametry: Korytarz od =1, Korytarz do=20
oraz pozostałe dane. Wówczas zatwierdzenie takiej definicji magazynu (akcja
Akceptuj) spowoduję automatyczne wygenerowanie lokalizacji dla 20 korytarzy (odpowiednia wielokrotność liczby regałów, półek, pojemników). Zakładając, że użytkownik definiując strukturę kieruje się gotowym schematem magazynu powinien przy wykorzystaniu opisanego kreatora szybko zdefiniować
jego strukturę.
W oknie kreatora lokalizacji znajduje się okienko informujące o ilości poszczególnych elementów lokalizacji magazynów powstających na podstawie
kreatora, czyli:
— liczba doków,
— liczba korytarzy,
— liczba regałów,
— liczba półek,
— liczba pojemników,
— liczba lokalizacji.
Przy wprowadzaniu lokalizacji:
— wymagana i sprawdzana jest rozłączność definiowanych korytarzy (np.
jeżeli zdefiniowano wcześniej korytarze od 1 do 4 to nie można zadeklarować korytarzy od 2 do 6),
— dla poszczególnych elementów lokalizacji nie można wprowadzić liczby
większej lub równej 100,
— istnieje akcja Akceptuj dla pustej dziedziny — użytkownik definiuje tylko
doki załadunkowe czy wyładunkowe.
Lokalizację w magazynie typu MWS można zablokować lub odblokować
odpowiednio akcją [Blokada|Zablokuj], [Blokada|Odblokuj] (możliwa akcja
grupowa). Lokalizację zablokowane nie są dostępne podczas wprowadzania
dokumentów magazynowych. Blokada lub odblokowanie lokalizacji dostępne
jest wyłącznie dla użytkowników, którzy mają ustawiony parametr użytkownika 1300 - Blokowanie/odblokowanie lokalizacji? na wartość T. Chcąc zablokować lub odblokować lokalizację uprawniony operator może zrobić to w dwóch
miejscach systemu:
367
368
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— [Definicje|Słowniki dodatkowe|Lokalizacje|Blokada],
— [Magazyn|Lokalizacje|Blokada].
Jeżeli w magazynie była wcześniej wykorzystywana obsługa przez urządzenia mobilne, konieczna jest konwersja kodów lokalizacji na aktualne (SQL serwer - baza synchronizacji danych). Istotnymi danymi na lokalizacji dla magazynu MWS są dane informujące o wielkości danego miejsca składowania
(wymiary, ładowność, temperatura składowania, ilość palet). Na ich podstawie tworzone są listy operacji w magazynie.
20.3 Rozbudowa kartoteki materiałowej
W kartotece materiałowej istnieją dodatkowe pola pogrupowane w sekcji Dane
dla Magazynu Wysokiego Składowania:
— Szerokość [m] — wymiar materiału lub opakowania zbiorczego materiału
— szerokość,
— Długość [m] — wymiar materiału lub opakowania zbiorczego materiału
— długość,
— Wysokość [m] — wymiar materiału lub opakowania zbiorczego materiału
— wysokość,
— Objętość [m3] — wartość obliczana automatycznie na podstawie podanych wymiarów — iloczyn pól Szerokość, Długość, Wysokość,
— Dla [jm] — ilość w opakowaniu zbiorczym materiału w podstawowej jednostce miary materiału - wartość 0 oznacza, że wymiary dotyczą jednej
jednostki miary danego materiału,
— Temperatura składowania (granica dolna) [C] — minimalna temperatura
składowania danego materiału — pole informacyjne,
— Temperatura składowania (granica górna) [C] — maksymalna temperatura
składowania danego materiału — pole informacyjne.
Pole Objętość ma szczególne znaczenie przy obliczaniu zajętości — objętości podanej ilości materiału, według wzoru:
Dla ilości w opakowaniu zbiorczym różnym od zera:
POLOK =
Gdzie:
OMATER
× ILMAT
ILOPZB
II.20. Magazyn wysokiego składu
— POLOK — potrzebna objętość lokalizacji,
— OMATER — objętość materiału,
— ILOPZB — ilość w opakowaniu zbiorczym,
— ILMAT — ilość materiału.
Dla ilości w opakowaniu równym zero:
POLOK = OMATER × ILMAT
Gdzie:
— POLOK — potrzebna objętość lokalizacji,
— OMATER — objętość materiału,
— ILMAT — ilość materiału.
Pola określające wymiary danego materiału są wykorzystywane przy planowaniu zajętości i organizacji położenia materiału w magazynie typu MWS.
Niewypełnienie tych pól powoduję przyjęcie w procesie planowania maksymalnej zajętości danej lokalizacji przez wskazaną ilość danego materiału (cała
lokalizacja). Łatwo więc zauważyć, że szczególnie istotne jest podanie tychże
wartości dla prawidłowej pracy magazynu typu MWS bez obsługi palet (w planowaniu posługujemy się objętością lokalizacji).
20.4 Rejestracja dokumentów magazynowych w magazynie MWS
W magazynie typu MWS lokalizacjami na pozycjach dokumentów zarówno
przyjęć jak i wydań mogą być wyłącznie lokalizacje typu dok wyładunkowy
czy załadunkowy (jak już wspomniano wcześniej nie zablokowane). W przypadku magazynu z obsługą palet odblokowywany jest dla pozycji dokumentu
trzeci wymiar, czyli paleta. System kontroluje powiązanie miejsca składowania (lokalizacji) z konkretną paletą - innymi słowy niedostępne są palety, które
są składowane na innych lokalizacjach od podanej. W przypadku stosowania
palet w magazynie system kontroluję ich podanie na pozycjach dokumentów
magazynowych. Warto zauważyć, że inne są widoki informujące o stanach na
wymiarach (dodatkowa kolumna Paleta - w magazynie z zastosowaniem palet).
369
370
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
W magazynie typu MWS zarówno dla dokumentów przychodowych jak
i rozchodowych, dostępna jest akcja Generuj reorganizację. Umożliwia ona automatyczne utworzenie reorganizacji w magazynie na podstawie danego dokumentu magazynowego. Pozycje reorganizacji (dokładniej lokalizacje dla pozycji) tworzone są dla:
— dokumentu przychodowego — na podstawie zdefiniowanych stref magazynowania,
— dokumentu rozchodowego — na podstawie automatycznego określenia
lokalizacji dla wydań.
Wygenerowany dokument reorganizacji można bezpośrednio podglądnąć
z poziomu nagłówka danego dokumentu magazynowego — akcja Powiązany
dokument. Ograniczona jest możliwość edycji dokumentu magazynowego, dla
którego wygenerowano reorganizację — nie można modyfikować indeksu materiałowego, ilości, wymiarów. Dokument, dla którego chcemy wygenerować
reorganizację musi mieć wypełnione dla każdej pozycji na pełną ilość wymiary.
W przypadku, gdy tak nie jest, istnieje możliwość automatycznego wypełnienia lub uzupełnienia wymiarów (domyślną lub wybraną lokalizacją) wszystkich pozycji dokumentu rozchodowego — odpowiednia opcja przy wybraniu
akcji generacji reorganizacji na podstawie dokumentu magazynowego. Generacja reorganizacji dla dokumentu przychodowego uzupełnia brakujące lokalizacje domyślną lokalizacją magazynu, również kontroluje możliwość akceptacji takiego dokumentu pod kątem wypełnienie dwóch wymiarów: lokalizacji
(jeśli ustawiono kontrolę dla magazynu), terminu ważności (jeśli ustawiono
kontrolę dla indeksu materiałowego). W przypadku niewypełnienia kontrolowanych wymiarów nie będzie możliwe automatyczne wygenerowanie dokumentu reorganizacji magazynu na podstawie dokumentu przychodowego.
20.5 Rejestracja reorganizacji magazynu
W magazynie typu MWS podstawowe operacje przyjęcia i wydania zawsze realizowane są dwoma operacjami, np. przyjęcie dostawy na lokalizację typu dok
wyładunkowy czy załadunkowy, reorganizacja przyjęcia, czyli przemieszczenie
towaru z doków do lokalizacji magazynu. Warto, więc zauważyć jak szczególne
znaczenie ma reorganizacja w magazynie. Dla dokumentów przyjęcia istnieje
dodatkowa akcja (dostępną z poziomu nagłówka dokumentu) Generuj reorganizację. Operacja ta tworzy automatycznie dokument reorganizacji magazynu
na podstawie zdefiniowanej jego struktury (strefy magazynowania danego materiału, zajętości poszczególnych lokalizacji). Operacja ta jest odpowiednikiem
II.20. Magazyn wysokiego składu
operacji dostępnej przy obsłudze urządzeń mobilnych dotyczącej przyjęcia dostawy. W odróżnieniu od magazynu, na którym stosowane są wymiary, przy
redagowaniu pozycji reorganizacji dostępne są dodatkowe dwa pola: Paleta z i
Paleta do (wyłącznie w magazynie z zastosowaniem palet). Pozwala to na przeprowadzenie w magazynie operacji depaletyzacji (innego rozmieszczenia towaru na paletach) — stała lokalizacji inne palety Z i Do. Operacja reorganizacji
przyjętej na doku wyładunkowym dostawy jest dostępna z poziomu operacji
przyjęcia dostawy — akcja Generuj Reorganizację.
20.6 Inwentaryzacja w magazynie MWS
Różnica dotyczy magazynu z obsługą palet. Dla tak zdefiniowanego magazynu inwentaryzacja tworzona jest tylko przy użyciu arkuszy pomocniczych (zaznaczony znacznik Wg arkuszy pomocniczych). W arkuszach pomocniczych
znajduje się kolumna Paleta. Akceptacja arkusza spisowego w przypadku magazynu z zastosowaniem palet kontroluję wszystkie arkusze pomocnicze pod
względem struktury palety oraz przypisania pozycji palet do jednej lokalizacji
(niekoniecznie tej, na której według danych na stanie magazynowym według
wymiarów dana paleta się znajduję). W przypadku niezgodności arkusz nie
zostanie zaakceptowany.
Chcąc zmienić strukturę palety należy skorzystać z funkcji depaletyzacji
palet, a nie z inwentaryzacji.
20.7 Obsługa urządzeń mobilnych
W magazynie wysokiego składowania pewne funkcje związane z obsługą urządzeń mobilnych różnią się od funkcji w „zwykłych” magazynach. Są to funkcje:
— kompletacja wysyłki (generowana na podstawie zamówienia sprzedaży
czy wewnętrznego),
— przyjęcie lub wydanie dostawy,
— reorganizacja,
— inwentaryzacja.
W magazynie typu MWS kompletacja wysyłki to operacja złożona z dwóch
etapów:
— reorganizacji magazynu (przeniesienia towaru z stref magazynowania
do wskazanego doku załadunkowego czy wyładunkowego),
371
372
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— wydania z lokalizacji typu Dok.
Reorganizacja magazynu zostaje wygenerowana automatycznie na podstawie opisanych algorytmów wydania dla magazynu typu MWS. Dlatego dla
kompletacji wysyłki w przypadku wysyłania jej na magazyn typu MWS należy
podać parametry:
— Dok załadunkowy — lokalizacja, z której będzie wydawany towar (na nią
zostanie przeniesiony towar automatycznym dokumentem reorganizacji),
— Numer czytnik (reorganizacja) — czytnik, na który zostanie przesłane zadanie reorganizacji,
— Numer czytnik (kompletacja) — czytnik, na który zostanie przesłane zadanie kompletacji wysyłki.
Dodatkowo istnieje możliwość podziału pozycji reorganizacji generowanej na podstawie kompletacji wysyłki na różne urządzenia mobilne (numery
czytników). Służy do tego akcja Czytnik (dostępna z poziomu pozycji do wysłania na kompletację). Umożliwia ona zmianę (podział) przypisania numeru
czytnika (reorganizacja). Akcja działa również dla grupy rekordów.
W magazynie z zastosowaniem palet zmieniono sposób wyboru ilości wysyłanych na czytnik. Operator musi wskazać palety, które mają zostać wysłane na czytnik. W magazynie z zastosowaniem palet w przypadku kompletacji
wysyłki sprawdzana jest dostępność danego asortymentu pod kątem struktury
i dostępności palet. W pierwszym kroku obliczana jest sumaryczna ilość poszczególnych materiałów do wysyłki z zamówienia, w drugim sporządzana jest
lista palet znajdujących się na stanie magazynowym danego magazynu. Paleta jest umieszczana na liście jeżeli jej struktura (materiały, ilości) zawiera się
w obliczonych ilościach materiałów do wysyłki. Operator wybiera z listy palety (akcja Wybierz), które mają realizować kompletację wysyłki. Wybór palety
powoduję analizę dostępności do realizacji innych palet z listy (inne ilości do
realizacji dla materiałów) — palety niedostępne do realizacji wysyłki są odpowiednio zaznaczone i niedostępne do wyboru. Za pomocą akcji Zrezygnuj
operator może wycofać wybór danej palety do realizacji wysyłki. Akcja Akceptuj zatwierdza kompletację wysyłki danymi wybranymi paletami. Okienko wyboru palet do wysyłki ma analogiczną strukturę, jak dla realizacji zamówienia.
W magazynie z zastosowaniem palet operacja kompletacji wysyłki zawiera pozycje według palet (tylko palety a nie towary składowane na nich).
II.20. Magazyn wysokiego składu
Dla przyjęcia dostawy od strony operacji na urządzeniach mobilnych w
przypadku lokalizacji związanych z magazynem typu MWS dodano możliwość
wygenerowania reorganizacji magazynu na podstawie danej operacji.
Podobnie jak dla kompletacji również i tu istnieje możliwość wygenerowania reorganizacji na jedno lub kilka urządzeń mobilnych (wybranie odpowiedniej opcji: Jedno urządzenie lub Kilka urządzeń). Operacje przyjęcia dostawy na
urządzeniu mobilnym są podzielone na dwa rodzaje w zależności od typu dokumentu i od zastosowania palet. W konsekwencji dla operacji ustawiany jest
znacznik rodzaju operacji wg poniższej listy:
— Z — dokumenty dla kontrahenta (np. PZ, WNT) bez zastosowania palet,
— W — dokumenty wewnętrzne (np. PW, PKOM) bez zastosowania palet,
— ZP — dokumenty dla kontrahenta (np. PZ, WNT) według palet,
— WP — dokumenty wewnętrzne (np. PW, PKOM) według palet.
W magazynie z zastosowaniem palet operacja przyjęcia dostawy ma dwie
możliwości rejestracji w systemie:
wg palet palety już zarejestrowane w systemie — skanujemy wyłącznie kod
palety — pozycje dokumentu magazynowego są tworzone na podstawie
pozycji palety;
wg towaru z przypisanymi do ilości kodami kreskowymi palet. W tym przypadku przed zatwierdzeniem operacji do systemu (dokument magazynowy) kontrolowane jest istnienie wskazanych palet w systemie. Jeżeli palety nie ma w systemie wówczas jest ona automatycznie tworzona
— pozycjami palety są odpowiednie pozycję odczytane na urządzeniu
mobilnym (indeks materiałowy, ilość, termin ważności). Zatwierdzenie
operacji jest możliwe jedynie w przypadku zarejestrowania w systemie
wszystkich palet występujących na pozycjach operacji z urządzenia mobilnego. Podobnie jak w poprzednim przypadku dokument magazynowy tworzony jest na podstawie struktury palety. Dla tego typu operacji
w liście pozycji takiej operacji dostępna jest akcja Dodaj paletę(y) — rejestracja wskazanych palet w systemie.
Podobnie jak operacja przyjęcia dostawy operacje wydania magazynowego również zostały podzielone według typu dokumentu magazynowego i zastosowaniu lub nie palet. Działanie akcji Utwórz dokument podlega zasadom
operacji przyjęcia dostawy.
Operację reorganizacji magazynu można podzielić na dwa sposoby rejestracji:
373
374
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— wymiary w magazynie bez zastosowania palet — reorganizacja według
wskazanego asortymentu,
— wymiary w magazynie z zastosowaniem palet — reorganizacja według
wskazanych palet.
Na urządzeniu mobilnym nie będzie realizowana operacja reorganizacji
magazynu typu depaletyzacji. Taką reorganizację można utworzyć wyłącznie
w systemie.
Na temat depaletyzacji czytaj w rozdziale II.19.
Operację inwentaryzacji magazynu można podzielić na dwa sposoby rejestracji:
— wymiary w magazynie bez zastosowania palet - reorganizacja według
wskazanego asortymentu,
— wymiary w magazynie z zastosowaniem palet — reorganizacja według
wskazanych palet.
20.8 Informacja o zajętości magazynu typu MWS
Informacja o zajętości poszczególnych lokalizacji w magazynie jest dostępna
po wybraniu opcji [Magazyn|Lokalizacje]. Informacja jest wyświetlana w formie procentowego wykresu dla poszczególnych poziomów lokalizacji (korytarz, regał, półka, pojemnik).
W nagłówkach dokumentów magazynowych i nagłówkach zamówień
sprzedaży i wewnętrznych znajduje się pole Dla kontrahenta (wg sfer magazynowania). Pole to jest dostępne do edycji w przypadku zdefiniowania w systemie przynajmniej jednej strefy magazynowania przypisanej do kontrahenta. Opisywane pole może przyjmować wartość kodów kontrahentów — tylko
tych, którym zdefiniowano strefy magazynowania. Wypełnienie tego pola kodem kontrahenta powoduję analizowanie dostępności miejsc magazynowania
w pierwszej kolejności wg stref magazynowania kontrahenta np. operacje generacji reorganizacji, kompletacji wysyłki.
Informacja o zajętości stref magazynowania przypisanych do kontrahentów jest dostępna z poziomu menu [Firma|Funkcje pomocnicze|Analiza zajętości stref magazynowania kontrahentów]. Informacja jest wyświetlana dla poszczególnych lokalizacji w zadanym okresie ustawionym w parametrach systemu w podziale na dni. Funkcja jest dostępna jeżeli w systemie została zdefiniowane chociaż jedna strefa magazynowania przypisana do kontrahenta i zawiera chociaż jedną lokalizację. Zestawienie robione jest w podziale na magazyny
II.21. Kwalifikacja dostaw
i kontrahentów, dla których zostały zdefiniowane strefy magazynowania. Zestawienie wykazuję zajętość procentową poszczególnych stref magazynowania
w podziale na dni danego miesiąca. Kolory do zaznaczenie poszczególnych
progów procentowych można zmienić i dostosować do własnych potrzeb po
wybraniu akcji Legenda.
21 Kwalifikacja dostaw
Dla magazynów typu Dostawy istnieje możliwość stosowania jakościowej kwalifikacji dostaw. Jakościowa kwalifikacja dostaw polega na nadaniu poszczególnym pozycjom przychodowych dokumentów magazynowych statusu, który ma wpływ na dostępność danej dostawy dla wydań.
21.1 Parametryzacja związana z kwalifikacją dostaw
Poniżej opisane jest jak należy sparametryzować system, aby możliwe było stosowanie kwalifikacji dostaw.
Słownik dostępnych statusów dostaw Przed przystąpieniem do pracy
należy zdefiniować słownik statusów. Słownik jest dostępny po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe|Kwalifikacja dostaw i badania|Statusy ].
Domyślnie w systemie zdefiniowane są trzy statusy:
— Zgodny,
— Niezgodny
— nieOkreślony.
Dla statusów można określić ikony ustawiając parametry globalne dla kwalifikacji dostaw. Parametry są dostępne po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły | Kwalifikacja dostaw].
Status definiowany jest przez następujące parametry:
— Nazwa statusu,
— Ikona, która będzie wyświetlana przy ilości wg danego statusu,
— Rodzaj statusu (nieOkreślony, Zgodny, Niezgodny),
375
376
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
— Aktywny — parametr można dołączać do zestawów tylko gdy jest aktywny.
Znaczenie Rodzaj statusu jest następujące:
— Zgodny — dostawa zgodna pod względem jakościowym — możliwe wydanie z magazynu,
— Niezgodny — dostawa niezgodna pod względem jakościowym — niemożliwe wydanie z magazynu dokumentem zewnętrznym, możliwe wydanie z magazynu dokumentem wewnętrznym,
— nieOkreślony — dostawa jeszcze nie zweryfikowana (np. w trakcie badania) — niemożliwe wydanie z magazynu zewnętrznym, możliwe wydanie z magazynu dokumentem wewnętrznym.
Definicja magazynu - Domyślny status dostawy W definicji magazynu
znajduje się pole Domyślny status dostawy. Dla magazynu typu Dostawy pole
musi być wypełnione. Podany status będzie brany pod uwagę, podczas ustalania statusów pozycji dokumentów przychodowych w danym magazynie.
Materiały przypisane do magazynu - Domyślny status Po wybraniu [Definicje|
Miejsce wystawienia|Magazyny|Materiały|Popraw], w oknie Indeks materiałowy dla magazynu dostępne jest pole Domyślny status. Pole umożliwia zdefiniowanie statusu, gdy dla danego materiału przypisanego do magazynu, domyślny
status ma być inny niż domyślny status w definicji magazynu.
Typ dokumentu magazynowego - Rodzaj statusu dostaw dla wydań Definicja typu rozchodowego dokumentu magazynowego [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych], umożliwia określenie rodzaju statusów dostaw, które mogą zostać wydane z wykorzystaniem danego typu dokumentu. Dokumenty zewnętrzne mogą i muszą mieć status Zgodny. Dokumenty wewnętrzne
muszą mieć co najmniej jeden ze statusów: Zgodny, Niezgodny, Nieokreślony.
Uprawnienia użytkownika Dla każdego użytkownika możliwe jest zdefiniowanie uprawnień związanych z kwalifikacją dostaw. Po wybraniu akcji [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Kwalifikacja dostaw], operator
może przypisać użytkownikowi następujące uprawnienia:
8801 [Status dostawy] Wycofanie akceptacji dokumentu ze zmodyfikowanymi statusami.
parametr określa, czy użytkownik będzie mógł wycofać akceptację dla
II.21. Kwalifikacja dostaw
377
dokumentu, dla którego pozycji wystąpiły już operacje związane ze
zmianą statusu.
8811 [Status dostawy] Zmiana statusu bez wykonania badań. ustawienie parametru decyduje, czy użytkownik ma prawo zmienić status dostawy korzystając z funkcji [Kwalifikacja|Zmień status].
Na temat zmiany statusu czytaj w punkcie Zmiana statusu.
21.2 Funkcjonalność związana z kwalifikacjami dostaw
Akceptacja przychodowych dokumentów magazynowych Podczas akceptacji dokumentów przychodowych w magazynie typu DOSTAWY, system każdej
pozycji bez statusu, nadaje status określany na podstawie domyślnego statusu
przypisanego dla materiału w magazynie, a gdy ten nie został zdefiniowany, to
domyślnego statusu dla magazynu magazynu.
Na temat nadawania statusów dla magazynu i materiałów czytaj w rozdziale II.21.1.
Dostępne stany magazynowe W stanach magazynowych w magazynie typu DOSTAWY [Magazyny|Stany magazynowe] znajduje się informacja o stanie
dostaw dla rodzaju statusu Niezgodny oraz rodzaju nieOkreślony. Stan dostępny
w takim magazynie pomniejszany jest również o wartość wyżej wymienionych
pól.
Widok statusu dostawy Status dostawy jest uwidoczniony w postaci ikony
w polu Ilość. Ikona jest widoczna w podglądzie pozycji rozchodowych dokumentów magazynowych oraz stanów cenowych.
Historia zmian statusu Dla pozycji dokumentu magazynowego lub stanu
cenowego, możliwe jest prześledzenie zmian statusu. Służy do tego funkcja
[ Kwalifikacja|Historia]. Historia zawiera informacje pozwalające na ustalenie
kto i kiedy zmienił status, status przed i po zmianie oraz ewentualnie dlaczego
(komentarz).
Zmiana statusu Zmiana statusu może być dokonana tylko przez użytkowników, którym nadano odpowiednie uprawnienia. Parametr użytkownika 8811
dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Kwalifikacja dostaw] musi być ustawiony na T.
378
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Ustalony status dostawy może zostać zmieniony z wykorzystaniem funkcji
[Kwalifikacja|Zmień status].
Funkcja dostępna jest zarówno z poziomu pozycji dokumentu magazynowego jak i podglądu dostaw w stanach magazynowych.
Zmieniając status użytkownik określa nowy status dostawy oraz ilość materiału, który użytkownik chce przekwalifikować. Należy pamiętać, że system
zezwala na przekwalifikowanie tylko takiej ilości, która:
— jest dostępna,
— nie została zarezerwowana,
— nie znajduje się w wydaniu.
Zmiana statusu dostawy, która została już w części zużyta, powoduje powstanie nowej pozycji na pozostałą ilość ze zmienionym statusem. Informacja
po podziale zostaje zapisana w historii.
Wycofanie akceptacji dokumentu z pozycjami, które mają status inny od
domyślnego możliwe jest dla uprawnionych użytkowników — parametr użytkownika 8801 ustawiony jest na T.
22 Kwalifikacja dostaw - badania
Podstawowym elementem badań jest rejestracja wyników, czyli zmierzonych wartości badanych parametrów. Mechanizm badań składa się z następujących elementów (obszarów):
— parametry badań,
— źródłowe zestawy badań
— zestawy badań grup materiałowych
— zestawy badań materiałów
— badania
Parametryzacja
systemu dla badań
Aby korzystać z opcji Badania należy odpowiednio ustawić parametry globalne i użytkownika.
Parametry użytkownika dla badań ustawisz po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Kwalifikacja dostaw], parametry globalne — po
wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Kwalifikacja dostaw].
Opis poszczególnych parametrów znajdziesz poniżej, przy okazji opisu poszczególnych funkcjonalności związanych z badaniami lub też w punktach dotyczących opisu odpowiednich parametrów: I.7, I.10.8.
II.22. Kwalifikacja dostaw - badania
22.1 Parametry badań
Parametry badań definiuje się poprzez akcję [Definicje|Kwalifikacja dostaw i badania |Parametry badań].
Parametr badania definiowany jest jedynie poprzez unikalną nazwę (np.
Temperatura, Ziarnistość, Waga).
22.2 Źródłowe zestawy badań
Źródłowe zestawy badań redaguje się po wybraniu opcji [Definicje|Kwalifikacja
dostaw i badania|Źródłowe zestawy badań].
Standardowe zestawy parametrów łączone są w źródłowe zestawy badań.
Zestaw badań opisywany jest przez następujące elementy:
— Nazwa –– unikalna nazwa zestawu,
— Aktywny — status zestawu,
— Atest — akceptacja badania na podstawie atestów, certyfikatów, itd. –
brak parametrów,
— Domyślny status w badaniu — domyślny status jaki otrzymuje dostawa,
gdy zostanie wysłana do badania wg danego zestawu,
— Domyślny status, gdy wynik pozytywny — domyślny status jaki otrzymuje
dostawa, gdy wynik badania wg danego zestawu jest pozytywny,
— Domyślny status, gdy wynik negatywny — domyślny status jaki otrzymuje
dostawa, gdy wynik badania wg danego zestawu jest negatywny,
— Parametry
– Parametr badania — parametr wybrany ze słownika parametrów,
– Domyślne źródło,metodyka — domyślne źródło,metodyka pomiaru
wartości parametru,
– Wartość od — dolna granica prawidłowej wartość parametru,
– Wartość do — górna granica prawidłowej wartość parametru.
System kontroluje, aby w ramach jednego zestawu statusy nie zostały powtórzone.
379
380
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
22.3 Zestawy badań dla grup materiałowych i materiałów
Zestawy badań można zredagować po wybraniu opcji: [Definicje|Słowniki dodatkowe|Kwalifikacja dostaw i badania|Zestawy badań dla grup materiałowych],
[Definicje|Słowniki dodatkowe|Kwalifikacja dostaw i badania|Zestawy badań
dla materiałów].
Źródłowe zestawy badań są wzorcami, na podstawie których jest możliwe
utworzenie zestawów badań dla konkretnych grup materiałowych lub materiałów. Dla zestawu utworzonego na podstawie zestawu źródłowego, gdy lista
parametrów jest pusta, system uzupełni ją na podstawie parametrów i ich domyślnych wartości z zestawu źródłowego. Zarówno parametry jak i domyślne
statusy zestawu można dowolnie modyfikować. Uwaga: Aktywność zestawu
dla grupy lub materiału jest ustalana na podstawie aktywności zestawu źródłowego.
22.4 Obsługa badań
Badanie można dołączyć np. po wybraniu [Badania|Wszystkie badania] lub
[Badania|Wg stanu|Powołane] a następnie polecenia Dołącz.
Uprawnienia do edycji badań posiada użytkownik, dla którego parametr
użytkownika 8821 [Badania] Powoływanie badań. ustawiony jest na T.
Badanie zawiera następujące informacje:
— Numer –– numer badania,
— Symbol –– symbol badania,
— Atest –– atest badania – wymagany jeśli w źródłowym zestawie badań
zaznaczono pole atest,
— Zestaw badań –– Opis zestawu badania dla grupy lub materiału,
— Źródłowy zestaw badań –– pole informacyjne na podstawie zestawu badań,
— Status dostawy w badaniu
— Status dostawy gdy wynik pozytywny
— Status dostawy gdy wynik negatywny
— Stan badania –– stan badania (Powołane, Wykonane, Zaakceptowane),
— Użytkownik, data i godzina powołania badania
II.22. Kwalifikacja dostaw - badania
— Użytkownik, data i godzina wykonania badania (oddania do akceptacji)
— Użytkownik, data i godzina akceptacji badania
— Wynik badania
Wybór akcji [Badania|Wszystkie badania|Szukaj wg dostaw], a następnie
w oknie Dostawy powiązane z badaniami wskazanie akcji TA spowoduje ustawie
kursora na badaniu związanym z daną dostawą.
Powołanie badania Uprawniony użytkownik (decyduje o tym parametr
użytkownika 8821) może powołać badanie wykonując akcję [Badania|Wg stanu | Powołane], a następnie opcję Dołącz. Po wybraniu zestawu badań, system
umożliwi użytkownikowi dostosowanie statusów. Do tak powołanego badania
możliwe jest rejestrowanie wyników za pomocą akcji Parametry.
Redagować wyniki mogą użytkownicy, dla których parametr użytkownika
8822 został ustalony na wartość T.
Gdy rejestracja wyników została zakończona, uprawniony użytkownik
(parametr użytkownika 8822 ustawiony na T) może oddać badanie do akceptacji wykonując akcję Akceptuj.
Dla badań oddanych do akceptacji (o statusie Wykonane), uprawniony
użytkownik (parametr użytkownika 8823 ustawiony na T) może badania zaakceptować wykonując akcję Akceptuj. Podczas akceptacji system poprosi o
podanie wyniku badania Pozytywny, lub Negatywny.
Uprawniony użytkownik (parametr 8824 ustawiony na T) może usunąć dostawę z badania przed jego akceptacją.
Odpowiednie uprawnienia dla użytkowników można ustawić po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Kwalifikacja dostaw].
Badania a statusy dostaw Wywołując akcję [Badania|Kwalifikacja dostaw|
Do zbadania] zarówno dla pozycji dokumentu przychodowego jak i dla pozycji
stanów cenowych, użytkownik może przyłączyć daną dostawę do powołanego
badania lub po świadomym potwierdzeniu do badania wykonanego.
Opcja dostępna po ustawianiu parametru globalnego 540101 na T.
W momencie wysłania dostawy do badania, dostawa otrzymuje status
określony w polu Status w badaniu, a po akceptacji badania, zależnie od jego wyniku, status określony w jednym z pól Status dostawy wynik pozytywny,
Status dostawy wynik negatywny.
Akceptacja badania powoduje zmianę statusów wszystkich dostaw wysłanych do danego badania.
381
382
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
23 Zestawienia dotyczące danych magazynowych
W module magazynowym dostępne są opisane poniżej raporty i zestawienia.
Ich lista może być poszerzona zarówno przez wytwórcę programu, jak i jego
administratora. Wydruk według wybranego wzorca uzyskasz, gdy z menu Magazyny uruchomisz funkcję Wydruki, a następnie wskażesz odpowiednią pozycję [Magazyny|Wydruki].
Przed każdym z wydruków należy podać odpowiednie parametry wydruków, np. zakres dat w którym mają być drukowane dokumenty. Parametry drukowane są na każdej stronie.
Dokładny opis poszczególnych zestawień znajdziesz w rozdziale XI.1.
W systemie dostępne są następujące wydruki związane z gospodarką magazynową:
Aktywny stan magazynowy na podany dzień wydruk umożliwiający uzyskanie historycznych danych o stanie magazynowym, na wybrany dzień.
Na ekranie XI.1 przedstawione są parametry wydruku Aktywny stan magazynowy na podany dzień, na ekranie XI.2 — nagłówek wydruku z przykładowymi danymi.
Skrócone zestawienie obrotów magazynowych wydruk obrotów w magazynie w zakresie dat. Na ekranie XI.3 przedstawione są parametry wydruku, na ekranie XI.4 — nagłówek wydruku z przykładowymi danymi.
Szczegółowe zestawienie obrotów magazynowych wydruk obrotów w magazynie wraz z dokumenami w zakresie dat. Na ekranie XI.5 przedstawione są parametry wydruku, na ekranie XI.6 — nagłówek wydruku z
przykładowymi danymi.
Skrócony raport magazynowy wydruk zestawiający dokumenty magazynowe pogrupowane według typów, zarejestrowane w określonym przy zadawaniu parametrów wydruku przedziale czasowym. Na ekranie XI.7
przedstawione są parametry wydruku, na ekranie XI.8 — przykładowy
wydruk.
Szczegółowy raport magazynowy wydruk zestawiający dokumenty magazynowe zarejestrowane w określonym przy zadawaniu parametrów wydruku przedziale czasowym. Na ekranie XI.9 przedstawione są parametry wydruku, na ekranie XI.10 — nagłówek wydruku z przykładowymi
danymi.
II.23. Zestawienia dotyczące danych magazynowych
383
Towary zalegające w magazynie powyżej ? dni drukowany tu będzie wykaz
towarów z podaniem stanu ilościowo-wartościowego obliczonego na
podany dzień. Na ekranie XI.11 przedstawione są parametry wydruku,
na ekranie XI.12 — przykładowy wydruk.
Towary zalegające w magazynie - wg okresu zalegania przed wydrukiem należy nałożyć przedziały czasowe podawane w dniach zalegania. Obliczony stan na podany dzień zostanie umieszczony w odpowiednim przedziale. Na ekranie XI.13 przedstawione jest okno z zakresami przedziałów czasowych. Ekran XI.14 przedstawia parametry wydruku. Na ekranie XI.15 przedstawiony jest przykładowy wydruk.
Skrócone zestawienie obrotów na kontach raport umożliwiający obliczanie
obrotów na wszystkich kontach, w podanym zakresie dat. Na ekranie XI.16 przedstawione są parametry wydruku, na ekranie XI.17 przedstawiony jest przykładowy wydruk.
Szczegółowe zestawienie obrotów na kontach raport umożliwiający obliczanie obrotów na wskazanych kontach księgowych, w podanym zakresie dat, z wyszczególnieniem dokumentów magazynowych. Na ekranie XI.18 przedstawione są parametry wydruku, na ekranie XI.19 — nagłówek z przykładowymi danymi.
Odchylenia od stanów minimalnych lub maksymalnych wydruk zawiera dane o towarach, których aktualny stan jest niezgodny z określoną poprzez
minimum i maksimum normą. Na ekranie XI.20 przedstawiony jest
przykładowy wydruk odchyleń od stanów kontrolnych.
Wskaźnik rotacji zestawienie przedstawia obliczony wskaźnik rotacji, w
dniach lub razach, ilościowy lub wartościowy (opcja wyboru) dla
wszystkich materiałów z danego magazynu. Na temat wskaźnika rotacji
czytaj w punkcie II.23.1. Ekran XI.21 przedstawione parametry wydruku dla wskaźnika rotacji. Na ekranie XI.22 pokazany jest przykładowy
wydruk ilościowego wskaźnika rotacji w razach.
Stany dostaw na dzień wydruk prezentuje stany ilościowe lub ilościowowartościowe poszczególnych dostaw na podany dzień. Na ekranie XI.23
przedstawiony jest fragment przykładowego wydruku stanów dostaw na
podany dzień.
Przykładowe okno z parametrami znajduje się na ekranie XI.23.
384
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
Stany dostaw w przedziale czasowym wydruk prezentuje stany ilościowe
lub ilościowo-wartościowe poszczególnych dostaw w podanym zakresie
dat. Okno z parametrami wydruku znajduje się na ekranie XI.25.
Na ekranie XI.25 przedstawiony jest fragment przykładowego wydruku
stanów dostaw w przedziale czasowym.
23.1 Wskaźnik rotacji
Zgodnie z teorią są dwa wskaźniki rotacji:
1. Wskaźnik rotacji wyrażony w liczbie obrotów (wskaźnik rotacji w razach) — informuje ile obrotów wykonuje dany zapas w pewnym okresie
tzn. ile razy trzeba odnowić zapas aby można uzyskać określoną wielkość
sprzedaży.
Wskaźnik rotacji w razach obliczany jest na podstawie wzoru:
Ro =
S
Zsr
gdzie:
— S — sprzedaż (wydania) w pewnym okresie
— Zsr - zapas średni w pewnym okresie
2. Wskaźnik rotacji w dniach — informuje na ile dni wystarczy określony
zapas towarów.
Wskaźnik rotacji w dniach obliczany jest na podstawie wzoru:
Rd = Zsr ×
T
S
gdzie:
— T - czas (liczba dni w pewnym okresie)
— Zs - zapas średni w pewnym okresie
— S - sprzedaż (wydania) w pewnym okresie
II.23. Zestawienia dotyczące danych magazynowych
Jest kilka metod na obliczanie zapasu średniego, ale zgodnie z teorią najbardziej dokładna jest metoda obliczania średniej dziennej. W obliczeniach
wskaźników rotacji uwzględniana jest średnia dzienna zapasu.
Przykład na licznie zapasu średniego dziennego:
Zapas towaru X w magazynie przeciągu 10 dni wyglądał następująco:
— 30 szt przez 1 dzień
— 20 szt przez 1 dzień
— 70 szt przez 1 dzień
— 50 szt przez 1 dzień
— 40 szt przez 1 dzień
— 30 szt przez 3 dni
— 10 szt przez 2 dni
 =
30 * 1 + 20 * 1 + 70 * 1 + 50 * 1 + 40 * 1 + 30 * 3 + 10 * 2
= 32
10
Wydruk wskaźnika rotacji Wydruk wskaźnika rotacji dostępny jest po wybraniu [Magazyny|Wydruki|Wskaźnik rotacji].
W zestawieniu ujęte są wyłącznie materiały, które rotowały w podanych
parametrach zestawienia. Dostępne parametry zestawienia to:
— okres — zakres dat,
— zakres materiałów,
— typ wskaźnika rotacji — w dniach lub razach,
— rodzaj wskaźnika rotacji — ilościowy lub wartościowy.
Na wydruku, oprócz odpowiedniego wskaźnika rotacji, przedstawiony jest
średni stan ilościowy lub wartościowy oraz zużycie ilościowe bądź wartościowe.
Ekran XI.21 przedstawione parametry wydruku dla wskaźnika rotacji. Na
ekranie XI.22 pokazany jest przykładowy wydruk ilościowego wskaźnika rotacji w razach.
385
Rozdział III
Sprzedaż
W tym rozdziale zamieszczono informacje dotyczące prowadzenia sprzedaży
przy pomocy programu Logistyka Opisane są tu czynności związanych z redagowaniem konkretnych dokumentów.
— Podobnie jak we wszystkich modułach programu, praca w module
sprzedaży może być zorganizowana wielostanowiskowo — wystawiane
dokumenty mogą być przypisywane do konkretnego stanowisku pracy.
Informacje dotyczące zakładania i przygotowania do pracy stanowisk
sprzedaży zamieszczono w punkcie I.12.2.
— Do każdego stanowiska sprzedaży można przydzielić uprawnienia jednemu bądź wielu operatorom. O tym, w jaki sposób definiowane są
uprawnienia sprzedawców, przeczytasz w punkcie I.10.
— W programie Logistyka forma dokumentów jest elastyczna, może być
modyfikowana przez użytkownika. Punkt I.11.3 został poświęcony zagadnieniu definiowania podstawowych typów dokumentów sprzedaży,
natomiast opis ogólnych zasad definicji wszystkich typów dokumentów
znajduje się w punkcie I.11.
— Ogólna zasada rozliczeń okresowych dotyczy również sprzedaży. Przed
rozpoczęciem wprowadzania lub przeglądania danych należy wybrać,
podobnie jak w module magazynowym, aktywny okres obrachunkowy.
Jest to jeden z parametrów bieżącej pracy stanowiska. O ustalaniu tego
oraz innych parametrów dowiesz się z punktu I.4.1.
— Gdy wszystkie czynności wstępne zostaną zakończone, można przystąpić do sporządzania dokumentów sprzedaży. Metoda redakcji podstawowych typów dokumentów została opisana w punkcie III.1.
386
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
— Dokumentom korygującym poświęcono pkt. III.5.
— Opis sprzedaży detalicznej znajduje się w punkcie III.7,
1 Redagowanie dokumentów sprzedaży
Standardowym dokumentem sprzedaży jest dokument faktura VAT.
Faktura VAT może być tworzona w programie w jednym z wariantów:
— powstawać do wystawionego wcześniej dokumentu wydania zewnętrznego WZ;
— powstawać do wielu wystawionych wcześniej dokumentów wydania zewnętrznego WZ, również pochodzących z różnych magazynów;
— tworzyć przy akceptacji automatycznie odpowiedni dokument wydania
— być niezwiązana z dokumentami magazynowymi.
Wszystkie opisane wyżej możliwości mogą być zrealizowane przy pomocy
różnych typów dokumentów sprzedaży — patrz punkt I.11.3.
Dokument sprzedaży tworzący dokument magazynowy jest to dokument
sprzedaży, którego zaakceptowanie spowoduje automatyczne utworzenie dokumentu bądź dokumentów magazynowych.
Dokument sprzedaży nie tworzący dokumentu magazynowego jest to dokument sprzedaży, którego zaakceptowanie nie powoduje automatycznego
tworzenia dokumentu magazynowego.
Ponadto w programie istnieją inne możliwości związane ze sprzedażą:
— Sprzedaż detaliczna — wystawianie paragonów;
— Sprzedaż usług — sprzedaż odmienna od zasad typowej sprzedaży towarów.
Dokumenty sprzedaży redagować można po wybraniu [Faktury|Wszystkie
dokumenty|Dołącz] lub [Faktury|Wystaw dokument sprzedaży]. Po wybraniu
jednej z tych funkcji, w zależności który z wariantów ma być obsługiwany, należy wskazać jedną z opcji:
— Pozostałą — dokumenty sprzedaży nie będą powiązane z dokumentami
magazynowymi.
387
388
Rozdział III. Sprzedaż
— Z wielu magazynów — na podstawie wcześniej wystawionych rozchodowych dokumentów magazynowych można wystawić dokument sprzedaży. Dokumenty magazynowe mogą pochodzić z jednego magazynu
lub różnych magazynów. W szczególności faktura może być wystawiona do jednego dokumentu magazynowego. Na temat wystawiania faktury VAT na podstawie magazynowego dokumentu rozchodowego czytaj
w punkcie III.1.3.
— Z generacją dokumentów magazynowych — po wystawieniu faktury i jej
zaakceptowaniu zostanie wygenerowany dokument lub dokumenty magazynowe. Dokumenty mogą powstawać w różnych magazynach. Na temat tworzenia dokumentu magazynowego na podstawie faktury czytaj
w punkcie III.1.4.
— Zaliczkowy — wystawianie faktury zaliczkowej — patrz rozdział III.6
— Opakowania zwrotne po terminie — wystawianie faktury na kaucje za nie
zwrócone w terminie opakowania zwrotne. Na temat opakowań zwrotnych czytaj w punkcie II.13.
— Korekta — wystawianie korekt do dokumentów sprzedaży — patrz
punkt III.5.
— Korekta historyczna — wystawianie korekt historycznych — patrz
punkt III.5.2.
— Faktura do paragonu — opcja dostępna po wybraniu [Faktury|Wszystkie
dokumenty|Dołącz]. Fakturę na podstawie paragonu można wystawić
po wskazaniu dokumentu typu PARAGON. Na temat wystawiania paragonów czytaj w punkcie III.7.
Faktury na podstawie zewnętrznych magazynowych dokumentów rozchodowych można wystawiać również z modułu Magazyny — patrz punkt II.7.
Jeżeli faktura wystawiana jest na podstawie magazynowego dokumentu
rozchodowego, który był wystawiony w poprzednim okresie, poprzedni okres
nie może być zamknięty.
Każdy dokument, w tym także dokument sprzedaży, składa się z nagłówka i z pozycji dokumentu. W nagłówku znajdują się informacje odnoszące się
do całego dokumentu, w pozycjach dane dotyczące sprzedaży poszczególnych
pozycji towarowych czy usług.
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
W zależności od ustawienia parametru Czy akceptować dokument sprzedaży po redakcji? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Fotmuły|Sprzedaż ] dokument po redakcji może być automatycznie zaakceptowany.
Parametr może przyjmować wartości:
— N — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży nie będzie zaakceptowany. Aby zaakceptować dokument należało będzie wybrać polecenie
Akceptuj.
— T — po zakończonej redakcji dokument sprzedaży będzie zaakceptowany.
— P — po zakończonej redakcji dokumentu sprzedaży wyświetlane będzie
pytanie czy zaakceptować dany dokument.
1.1 Nagłówek dokumentu sprzedaży
Odpowiednie dane należy wprowadzić w oknie redagowania nagłówka, które
zawiera następujące pola (porównaj ekran III.1):
Ekran III.1
Numer numer ewidencyjny dokumentu nadawany automatycznie. Poszczególne typy dokumentów numerowane są zgodnie z przypisaną im grupą
389
390
Rozdział III. Sprzedaż
numeracji. Mogą być np. numerowane odrębnie dla każdego stanowiska
pracy w ramach miesiąca obrachunkowego bądź roku.
Istnieje również możliwość wykorzystania numerów jeżeli są luki w numeracji — patrz punkt Wykorzystanie wolnych numerów.
Obok numeru dokumentu znajduje się Symbol dokumentu. Budowa
symbolu będzie zgodna z treścią formuły obsługującej nadawanie symboli dokumentom.
Więcej informacji na temat definiowania numeracji i budowy symbolu
dokumentu znajdziesz w punkcie I.11.1.
Pole nie jest dostępne do redagowania.
Konto symbol konta kosztowego. Podczas redakcji pola można skorzystać ze
słownika kont kosztowych programu.
Aby pole to było dostępne do redakcji należy ustawić parametr Czy
można redagować konto w nagłówku faktury?, dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Edycja dokumentów
sprzedaży.
Magazyn pole to jest dostępne do redakcji w przypadku kiedy na podstawie dokumentu sprzedaży będzie generowany dokument magazynowy
(patrz punkt III.1.4). Jeżeli w pole to zostanie wprowadzony symbol magazynu, magazynowy dokument rozchodowy powstanie tylko w tym
magazynie. Dla faktur wystawianych niezależnie od magazynu pole jest
niedostępne do redakcji. Jeżeli parametr Dla faktur sprzedaży z generacją dokumentów podpowiadać magazyn? z listy parametrów użytkownika [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Sprzedaży] ustawiony jest na T, to
w polu tym podpowiadany będzie magazyn z aktualnie ustawionych parametrów pracy systemu (patrz punkt I.4.1).
Typ dok. typu dokumentu, jakim ma zostać zrealizowana faktura sprzedaży
generująca dokumenty magazynowe. Pole dostępne jest wyłącznie dla
dokumentów sprzedaży z generacją dokumentów magazynowych. Dla
akcji Popraw pole można redagować, wyłącznie wtedy, gdy na dokumencie nie wprowadzono pozycji.
Pole ma istotne znaczenie dla magazynów typu DOSTAWY w przypadku przypisania typu dokumentu wydania z ustawiony znacznikiem AUTOFIFO lub AUTOLIFO. Wówczas rozpisywanie pozycji na dokumencie
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
sprzedaży dotyczących magazynu typu DOSTAWY będzie miało znaczenie identyczne jak dla innych magazynów (nie jest wymagane wskazanie
dostawy, z której ma zostać pobrany materiał).
Pole nie musi być wypełnione.
Data wyst. jest to data wystawienia dokumentu sprzedaży. Pole to musi zostać
wypełnione datą, która zawiera się w okresie obrotowym aktualnym na
danym stanowisku sprzedaży.
Data sprz. jest to data sprzedaży towaru, która zgodnie z przepisami powinna
znajdować się na dokumentach sprzedaży VAT. Nierzadko zdarzają się
sytuacje, gdy towar wydawany jest klientowi w innym dniu niż wystawiany dokument sprzedaży (wcześniej bądź później). Jeżeli data sprzedaży
będzie późniejsza niż data dokumentu lub wpiszesz datę wcześniejszą,
ale różnica będzie większa niż siedem dni, na ekranie wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat. W takiej sytuacji program wymaga odpowiedniego skorygowania daty.
Kontrola daty sprzedaży zależna jest od parametru Czy kontrolować datę sprzedaży? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|
Sprzedaż].
Paragon jeśli dla dokumentu drukowany jest paragon to w tym polu automatycznie pojawi się jego symbol.
Kontrahent
Kod symbol kontrahenta, dla którego jest wystawiany dokument sprzedaży.
Przy wypełnianiu pola wygodnie jest skorzystać ze słownika. Jeżeli danych kontrahenta brakuje w słowniku, możesz je uzupełnić nie przerywając redagowania dokumentu. Po wywołaniu słownika wykonaj polecenie Dołącz i wprowadź wszystkie niezbędne informacje.
Po wprowadzeniu kodu kolejne pole — Nazwa czyli nazwa kontrahenta
wypełniane jest automatycznie.
Zablokowanie bezwarunkowe kontrahenta ze strony programu Finanse
i księgowość uniemożliwia wystawienie dokumentu sprzedaży.
Redagowanie danych kontrahenta opisano w punkcie I.14.1.
Odb. kod odbiorcy, któremu wydawany jest towar. Przy wypełnianiu pola wygodnie jest skorzystać ze słownika. W słowniku tym znajdują się dane
tylko tych odbiorców, którzy związani są z kontrahentem wskazanym
391
392
Rozdział III. Sprzedaż
w poprzednich polach. Pole to nie musi być wypełnione. Kiedy je wypełnisz, dane o odbiorcy drukowane będą na dokumencie sprzedaży. Jeżeli
danych właściwego odbiorcy brakuje w słowniku, możesz je uzupełnić
nie przerywając redagowania dokumentu. Po wywołaniu słownika wykonaj polecenie Dołącz i wprowadź wszystkie niezbędne informacje.
Redagowanie słownika odbiorców opisano w punkcie I.14.1.
Handlowiec symbol handlowca związanego z danym kontrahentem. Przy wypełnianiu tego pola można korzystać ze słownika przedstawicieli handlowych. Pole to musi być wypełnione.
Redagowanie słownika handlowców opisano w punkcie I.14.1.
Sposób płatności kod formy płatności dla wystawianego dokumentu. Pole
można redagować przy pomocy słownika form płatności. Przykładowe
formy płatności to: przelew, gotówka, czek potwierdzony itd.
Aby w polu Sposób płatności podpowiadana była domyślna wartość,
można wprowadzić nazwę formy płatności najczęściej stosowanej w odniesieniu do danego kontrahenta w jego karcie danych. O redagowaniu
danych kontrahentów przeczytasz w punkcie I.14.1.
Po odpowiednim sparametryzowaniu programu istnieje możliwość
wprowadzanie wielu płatności dla dokumentu sprzedaży.
Termin płatności data ostatecznego terminu zapłaty za fakturę. Przy niegotówkowych formach płatności wyznacza się klientowi ostateczny termin
zapłaty. Jeśli jako forma płatności występuje gotówka, jako termin zapłaty podpowiadana jest data wystawienia dokumentu.
Więcej informacji o formach i terminie płatności znajdziesz w punkcie
III.1.5.
Rabat % procent rabatu udzielanego kontrahentowi na wszystkie towary
sprzedawane w ramach redagowanego dokumentu. O wartość tego rabatu zostanie odpowiednio pomniejszona cena każdego sprzedawanego
towaru. Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz jego maksymalna wartość wynosi 99,99 %.
Typ rabatu w pozycji ustawienie tego pola ma wpływ jaki typ rabatu będzie
wprowadzany w pozycji dokumentu:
— po ustawieniu pola na P — rabat procentowy;
— po ustawieniu pola na K — rabat kwotowy.
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
Podpowiadana wartość w tym polu zależna jest od ustawienia parametru 800812 Czy w pozycjach dokumentów rabat procentowy? — patrz
punkt I.7.
Typ rabatu w nagłówku dokumentu można zmieniać przed wprowadzeniem pozycji (później pole zostanie zablokowane do redakcji).
Na temat rabatów czytaj w punkcie III.3.3.
Sprzedaż nieopodatkowana pole dotyczy wydruku. Jeżeli wprowadzona zostanie tu litera T na wydruku faktury nie będzie informacji o podatku
VAT i cenach brutto. Wprowadzenie litery O oznacza, że podatek rozlicza nabywca usługi.
Na wydruku faktury będzie umieszczona odpowiednia informacja, a informacje o podatku VAT i cenach brutto nie będą widoczne. W przypadku wprowadzenia litery T lub O wydruk zawierać będzie tylko informacje
o wartościach netto.
Jeśli pole Sprzedaż nieopodatkowana będzie miało wartość O i pole NIP UE
kontrahenta będzie wypełnione, to na wydruku faktury zostanie umieszczony NIP UE (Przepis prawny Dz.U. Nr 212 poz. 1337 § 25 ust. 4).
Jeżeli w definicji faktury zaznaczono pole Przeliczać od brutto (patrz
punkt I.11.3, pole Sprzedaż nieopodatkowana zostało zablokowane do
redakcji.
Numer rachunku numer rachunku bankowego licencjobiorcy. W polu tym
podpowiadany jest rachunek, który podczas wprowadzania rachunków
licencjobiorcy został zaznaczony jako domyślny. Jeżeli licencjobiorca ma
kilka rachunków i żaden z nich nie został oznaczony jako domyślny,
użytkownik musi wybrać odpowiedni rachunek z listy (klawisz F3 ).
Jeżeli kontrahent posiada subkonto, w pole Numer rachunku można będzie wprowadzić numer subkonta.
Na temat wprowadzania rachunków bankowych licencjobiorcy czytaj w punkcie I.15.3, o definiowaniu subkonta przeczytasz w punkcie XII.8.10.
Uwagi dodatkowy komentarz, który może okazać się pomocny podczas analizy danych. Pole to nie musi być redagowane.
Część pól w oknie nagłówka faktury wypełniane jest przez program i użytkownik nie będzie mógł ich zmienić:
393
394
Rozdział III. Sprzedaż
Rok, Miesiąc aktywny rok i miesiąc obrachunkowy — pola określane w parametrach pracy.
Typ dok. redagowany typ dokumentu sprzedaży.
St. sprz. zawartość pola informuje, którego stanowiska sprzedaży dotyczy
wprowadzany dokument. Jest to symbol stanowiska, które zostało wprowadzone przy pomocy funkcji Parametry pracy. Jeżeli użytkownik nie
podał stanowiska w parametrach, pole to jest puste.
Skąd pole określająca rodzaj faktury:
— P — faktura pozostała (nie związana z magazynem)
— M — faktura wygenerowana na podstawie rozchodowego dokumentu magazynowego
— G — faktura z generacją dokumentu magazynowego
— E — dokument wewnątrzwspólnotowy
— Z — faktura zakupowa
— L — faktura zaliczkowa
W polu Wal. narodowa znajduje się symbol waluty narodowej. Pole jest niedostępne do redakcji. Waluta narodowa ustawiana jest w parametrach programu po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry pracy|Słowniki systemu].
Jeżeli w systemie stosowana jest wielowalutowość (patrz punkt I.4.3) dostępne do redakcji są również pola dotyczące dokumentów rozliczanych w walucie innej niż waluta narodowa. Należy wtedy podać walutę, kurs z dnia lub
wybrać bank, którego kurs zostanie podany z tabeli kursów.
Jeżeli redagowany dokument jest dokumentem unijnym, czyli jeżeli w definicji typu tego dokumentu pole Unijny ustawiono na T (patrz punkt I.11.3),
w nagłówku należy wprowadzić NIP UE, a także, w zależności od parametryzacji, ewentualnie muszą być wypełnione pola znajdujące się w zakładce Dane do
INTRASTAT.
Na temat dokumentów walutowych i unijnych czytaj w punkcie III.4, natomiast informacje dotyczące deklaracji INTRASTAT i parametryzacji programu związanej z Intrastatem znajdziesz w rozdziale V.
1.2 Redakcja pozycji dokumentu sprzedaży
Po wprowadzeniu nagłówka dokumentu zostanie wyświetlone okno przeglądania jego pozycji. Początkowo będzie ono puste. Gdy wykonasz polecenie Dołącz, wyświetlone zostanie okno redagowania pozycji (porównaj ekran III.1).
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
Ekran III.2
Dla poszczególnych pozycji dokumentu należy podać następujące dane,
wprowadzając je w odpowiednie pola okna redagowania:
Pozycja numer pozycji dokumentu. Program sam nadaje numery kolejno
wprowadzanym pozycjom dokumentu. Pole to nie jest dostępne do redakcji.
Materiał/Usługa — T — dana pozycja dotyczy towaru, U — pozycja dotyczący
usługi.
Indeks indeks i nazwa materiału lub usługi, której dotyczy dana pozycja dokumentu sprzedaży. Indeks można wprowadzić korzystając z kartoteki
materiałów lub usług naciskając klawisz F3 . W słowniku oprócz indeksu i nazwy towaru znajduje się informacja o aktualnym stanie materiału
w magazynach i ilości dostępnej.
W przypadku faktur z generacją dokumentów magazynowych, w oknie
Słownik materiałów dostępne jest polecenie Szukaj wg kodu umożliwiające wyszukiwanie materiału po kodzie obcym kontrahenta, po kodach
kreskowych i dodatkowych kodach związanych z materiałem. Dokładny
opis tej funkcji znajdziesz w punkcie VI.9.
Po podaniu indeksu materiału program automatycznie wpisuje jego nazwę do następnego pola.
395
396
Rozdział III. Sprzedaż
Il.j.d. ilość sprzedawanego towaru w dodatkowej jednostce miary. Aby pole to
było odpowiednio przeliczane czy dostępne było do redakcji program
musi być odpowiednio sparametryzowany.
Dla faktur z generacją dokumentów magazynowych pole nie jest widoczne.
Wartości pól dotyczących ilości są obliczane na podstawie przeliczników wpisanych podczas definiowania dodatkowych jednostek — patrz
punkt Dodatkowe jednostki dla materiału i I.13.8.
Ilość w ilość sprzedawanego towaru. Obok ilości, wyświetlana jest jednostka
sprzedaży. Podpowiadana jest jednostka, jaka dla danego materiału została wprowadzona w kartotece. Użytkownik może jednostkę zmienić.
Il. mag. ilość w jednostce magazynowej. Obok ilości wyświetlana jest jednostka magazynowa. Pole jest widoczne tylko dla faktur z generacją dokumentów magazynowych.
Więcej na temat jednostek sprzedaży czytaj w punkcie III.1.7.
Cena przed rabatem jednostkowa cena towaru, nie uwzględniająca rabatu.
Jeżeli w definicji dokumentu sprzedaży ([ |Definicje|Typy dokumentów|
Sprzedaży|Dołącz/Popraw] patrz punkt I.11.3) nie zaznaczono pola Przeliczać od brutto wprowadzona tu cena będzie ceną netto, w przeciwnym
wypadku — ceną brutto.
Jeżeli dla danego materiału czy kontrahenta wprowadzony jest cennik,
w polu dotyczącym ceny przed rabatem, cena będzie podpowiadana.
Po naciśnięciu klawisza F3 w tym polu, cena może być również wybrana z aktualnego cennika.Dodatkowo, jeżeli cena zostanie wybrana z
cennika, informacje o cenniku zostaną zapisane w sekcji Cennik — patrz
opis poniżej.
Jeżeli parametr użytkownika 2131 Wymagany cennik? ustawiony jest
na N podpowiadaną cenę można poprawić. Po ustawieniu parametru
2131 na T, należy zadbać aby każdy sprzedawany towar posiadał swój
cennik.
Więcej informacji na temat cen sprzedaży znajdziesz w rozdziale III.3.
Jeżeli w systemie stosowana jest wielowalutowość (patrz punkt I.4.3) dostępne do redakcji jest pole, w którym wprowadzana cena może być ceną
w walucie narodowej lub obcej — w zależności od parametrów nagłówkowych.
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
Jeżeli dokument jest wystawiany w innej walucie niż narodowa, odpowiednimi wartościami zostaną wypełnione pola dla walut handlowej
i podatkowej.
Na temat dokumentów walutowych czytaj w punkcie III.4.
Rabat procent rabatu udzielanego na towar, którego dotyczy redagowana pozycja dokumentu. Jeżeli w nagłówku dokumentu wskazano procent rabatu, będzie on również tutaj wyświetlany. Całkowity rabat będzie sumą
rabatów z nagłówka i pozycji. Procent rabatu nie może być liczbą ujemną
oraz jego maksymalna wartość wynosi 99,99 %. Na pozycji dokumentu
kontrolowany rabat to suma rabatów z nagłówka i pozycji dokumentu.
Wysokość rabatu na pozycji dokumentu kontrolowana jest po okienku.
Jeżeli kwota rabatu będzie na tyle wysoka, że cena sprzedaży po rabacie
będzie równa zero, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Należy wówczas poprawić rabat w nagłówku lub w pozycji dokumentu.
W zależności od ustawienia parametru 800810 [Definicje|Parametry|
Formuły|Cenniki] rabat może być liczony dla ceny lub dla wartości dokumentów.
Na temat możliwości obliczania rabatu czytaj w punkcje III.3.3, na temat
kontroli rabatów w punkcie Powiadomienia o zbyt dużym rabacie.
Cena netto jednostkowa cena netto towaru pomniejszona o rabat. Jeżeli wartość rabatu równa jest zero, cena ta jest oczywiście równa cenie przed
rabatem. Wartość w tym polu zostanie automatycznie obliczona i nie
podlega redakcji.
Cena brutto cena brutto towaru. Cena ta obliczana jest na podstawie ceny netto i stawki podatku VAT. Cena ta uwzględnia również rabat. Pole obliczane jest automatycznie i nie podlega redakcji.
Jeżeli w definicji dokumentu sprzedaży pole Przeliczać od brutto jest zaznaczone, to cena netto będzie obliczana na podstawie stawki VAT i ceny
brutto.
Stawka VAT kod stawki podatku VAT. Program podpowiada taki kod stawki VAT, jaki został przypisany do materiału podczas jego definiowania
w kartotece materiałów. Operator może zmienić ten kod, posługując się
słownikiem stawek VAT zdefiniowanych w programie.
W przypadku dokumentów unijnych i eksportowych podpowiadana
stawka to 0 % (na temat odpowiedniego definiowania dokumentów
sprzedaży czytaj w punkcie I.11.3).
397
398
Rozdział III. Sprzedaż
Słownik stawek podatku VAT jest słownikiem systemowym i pozostaje niedostępny do redagowania. Informacje na jego temat znajdziesz
w punkcie I.2.5.
Wartość netto wartość sprzedaży netto wyliczana przez program jako iloczyn
zredagowanej wcześniej ceny jednostkowej i ilości. Pole nie jest dostępne
do redakcji.
Kwota VAT kwota podatku VAT obliczana jest na podstawie wartości sprzedaży netto i stawki podatku VAT. Pola nie można redagować.
Wartość brutto wartość sprzedaży brutto obliczana jest jako suma wartości
sprzedaży netto i kwoty podatku VAT.
Cennik kod i nazwa cennika. Pola wypełniane są przez system, jeżeli cena zostanie wybrana z cennika. Pola nie są dostępne do redakcji. Więcej na
temat zapamiętywania cenników czytaj w punkcie III.3 w sekcji Zapamiętywanie cenników w pozycjach dokumentów.
Zmiana kontrahenta w nagłówku dokumentu nie wpływa na zawartość
pola Cennik.
Promocja Sekcja umożliwiająca przypisanie promocji do pozycji faktury. Promocje można wybrać ze słownika promocji. Jeżeli cena sprzedaży została wybrana z cennika, a do danego cennika przypisana jest promocja,
promocja jest podpowiadana przez system, ale użytkownik ma możliwość jej zmiany. Na temat promocji czytaj w rozdziale I.14.5 w sekcji Promocje.
Zmiana kontrahenta w nagłówku dokumentu nie wpływa na zawartość
pola Promocja.
Konto symbol konta kosztowego. Podczas redakcji pola można skorzystać ze
słownika kont kosztowych programu.
Aby pole to dostępne było do redakcji należy ustawić parametr Pozycja faktury: czy można redagować pole konto?, dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Edycja dokumentów
sprzedaży.
Uwagi pole umożliwia wpisanie dodatkowych uwag. Pole to nie musi być redagowane.
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
Jeżeli redagowany dokument jest dokumentem unijnym, czyli jeżeli w definicji typu tego dokumentu pole Unijny ustawiono na T (patrz punkt I.11.3),
w zależności od parametryzacji należy również wypełnić pola w zakładce Intrastat.
Na temat dokumentów walutowych i unijnych czytaj w punkcie III.4, natomiast informacje dotyczące deklaracji INTRASTAT i parametryzacji programu związanej z Intrastatem znajdziesz w rozdziale V.
1.3 Wystawianie faktury z wielu dokumentów magazynowych
Na podstawie wcześniej wystawionych rozchodowych dokumentów magazynowych można wystawić dokument sprzedaży. Fakturę można wystawić do
dokumentów pochodzących z jednego magazynu lub różnych magazynów pod
warunkiem, że dokumenty magazynowe będą wystawione na jednego kontrahenta. W szczególności faktura może być wystawiona do jednego dokumentu
magazynowego.
Aby zafakturować dokument magazynowy należy wybrać [Faktury|Wszystkie dokumenty|Dołącz|Z wielu magazynów] lub [Faktury|Wystaw dokument
sprzedaży|Z wielu magazynów].
Wyświetlone zostanie okno, w którym można podać:
— Kontrahent
— Odbiorca
— Miejsce dostawy
— Miesiąc
— Magazyn
Po podaniu np. kontrahenta wyświetlona zostanie lista niezafakturowanych dokumentów magazynowych wystawionych na podanego kontrahenta.
Jeżeli żadne z pól nie zostanie wypełnione, w oknie z listą dokumentów
magazynowych znajdą się wszystkie zewnętrzne dokumenty magazynowe rozchodowe, które nie są powiązane z dokumentem sprzedaży.
W oknie z listą dokumentów rozchodowych wskaż dokument do fakturowania i wybierz polecenie Ten. Z listy można wybrać kilka dokumentów pod
warunkiem, że wystawione są na jednego użytkownika.
Wybrane dokumenty będą wyświetlone w oknie Dokumenty do fakturowania. Po wybraniu polecenia Faktura i wskazaniu typu dokumentu sprzedaży,
399
400
Rozdział III. Sprzedaż
zostanie wyświetlony nagłówek faktury (patrz punkt III.1.1). Po uzupełnieniu
danych faktura zostanie utworzona.
Pozycje dokumentu sprzedaży zostaną wygenerowane na podstawie dokumentów WZ.
Jeżeli w definicji zewnętrznego, rozchodowego dokumentu magazynowego, pole Redakcja cen sprzedaży nie jest zaznaczone, i tym samym dokument
taki nie posiada ceny, to cenę będzie trzeba uzupełnić na dokumencie sprzedaży. Istnieje możliwość sparametryzowania programu tak, aby podczas wystawiania faktury na podstawie dokumentu bez ceny, cena na fakturze była
wyznaczana.
— Jeżeli w parametrach oddziału - [Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Parametry oddziału] pole Ceny sprzedaży ustawione jest na Ceny wg cenników, to po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Ceny] parametr
(Ceny wg cenników) Czy podpowiadać cenę sprzedaży z cennika o najwyższym priorytecie? należy ustawić na T.
— Jeżeli w parametrach oddziału - [Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Parametry oddziału] pole Ceny sprzedaży ustawione jest na Ceny z kartoteki materiałowej, to po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Ceny] parametr (Ceny z kartoteki materiałowej) Czy podpowiadać cenę z pola [Cena
I] słownika materiałów? należy ustawić na T.
Istnieje możliwość łączenia na fakturze pozycji dla tego samego materiału
i tej samej ceny. Po wybraniu funkcji Faktura, jeżeli w pozycjach fakturowanych
WZ-ek towar występuje kilkakrotnie, a zarazem cena sprzedaży dołączanych
pozycji jest taka sama może nastąpić „sklejanie” poszczególnych pozycji.
Łączenie pozycji na fakturze zależne jest od ustawienia parametru Czy grupować pozycje dokumentu sprzedaży podczas wystawiania na podstawie dokumentów magazynowych? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Edycja dokumentów sprzedaży (patrz punkt I.7).
Parametr ten może przyjmować wartości:
— N — pozycje na fakturze nie będą sklejane,
— T — pozycje na fakturze będą sklejane zawsze, jeżeli spełniają warunki,
— P — podczas fakturowania będzie wyświetlane pytanie czy grupować pozycje na fakturze.
Faktury można wystawiać również do dokumentów, które zostały wystawione w zamkniętym już okresie. Jeżeli parametr Czy kontrolować datę sprzedaży? ([Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż]) będzie ustawiony na T, data
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
401
sprzedaży nie będzie mogła się różnić więcej niż o 7 dni od daty wystawienia
dokumentu.
Faktury na podstawie zewnętrznych magazynowych dokumentów rozchodowych można wystawiać również z modułu Magazyny — patrz punkt II.7.
1.4 Dokument sprzedaży z generacją dokumentu magazynowego
W systemie Logistyka istnieje możliwość automatycznego wystawienia rozchodowego dokumentu lub dokumentów magazynowych na podstawie faktury
VAT.
Aby funkcjonalność taka była dostępna, w programie musi się być zdefiniowany przynajmniej jeden zewnętrzny, magazynowy dokument rozchodowy, który w swojej definicji zaznaczone ma pole Tworzy dokument sprzedaży.
Dokument zdefiniujesz po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych | Dołącz/Popraw].
Opis sposobu definiowania typów dokumentów znajduje się w punkcie I.11, w szczególności na temat typów dokumentów magazynowych czytaj
w punkcie I.11.3.
Aby wystawić fakturę z generacją dokumentów wybierz [Faktury|Wszystkie
dokumenty|Dołącz|Z generacją dok. mag.] lub też [Faktury|Wystaw dokument
sprzedaży|Z generacją dokumentów magazynowych].
Na ekranie zostanie wyświetlony nagłówek faktury. Zasady wprowadzania
danych do nagłówka są takie same jak dla innych faktur — patrz punkt III.1.1.
W tym wypadku pole Magazyn będzie dostępne do redakcji ale może pozostać
niewypełnione.
Jeżeli parametr Dla faktur sprzedaży z generacją dokumentów podpowiadać
magazyn? z listy parametrów użytkownika [Definicje|Parametry|Użytkownicy|
Sprzedaży] ustawiony jest na T, to w polu Magazyn podpowiadany będzie magazyn z aktualnie ustawionych parametrów pracy systemu (patrz punkt I.4.1).
Po wprowadzeniu nagłówka dokumentu zostanie wyświetlone, jak w przy- Wprowadzanie
padku i innych faktur, okno przeglądania wszystkich jego pozycji. Po wybraniu pozycji
polecenia Dołącz, wyświetlone zostanie okno redagowania pozycji.
Zasada wprowadzania pozycji dokumentu sprzedaży opisana jest w punkcie III.1.2.
Jeżeli w nagłówku dokumentu, pole Magazyn nie zostało wypełnione, lub
podano magazyn typu DOSTAWY, przy wypełnianiu pola Ilość zostanie wyświetlone okno z dostępnymi stanami magazynowymi na dzień wystawienia faktury, w magazynach, do których użytkownik ma uprawnienia. Jeżeli w nagłówku wypełniono pole Magazyn, stany będą wyświetlone tylko z tego magazynu.
402
Rozdział III. Sprzedaż
Dla magazynów typy DOSTAWY stany będą rozbite w podziale na dostawy. Jeżeli w magazynie jest otwarta inwentaryzacja lub przecena magazyny te nie są
uwzględniane.
Dla magazynów o typie innym niż DOATWAY, pole Ilość może być wypełnione jak w przypadku innych dokumentów — po podaniu ilości większej niż
stan dostępny w magazynie użytkownik będzie o tym poinformowany.
Po naciśnięciu klawisza F3 w polu Ilość zostanie również wyświetlone
okno z dostępnym stanem magazynowym w podanym magazynie.
W oknie Ilości do wydania wg dostępnych magazynów przy pomocy funkcji
Popraw należy wpisać wartość w kolumnie Do wydania. Po wprowadzeniu ilości i wybraniu polecenia Akceptuj wartość pola Do wydania zostanie przepisana
do pola Ilość w pozycji dokumentu.
Dla magazynu typu DOSTAWY ilość należy podać dla wybranej czy wybranych dostaw, chyba, że w nagłówku dokumentu sprzedaży w pole Typ dok.
wprowadzono typ dokumentu, który ma włączoną opcję AUTOFIFO lub AUTOLIFO.
Jeżeli magazynu nie wprowadzono do nagłówka dokumentu, różne pozycje
faktury mogą powiązane z różnymi magazynami. W takiej sytuacji powstanie
kilka dokumentów magazynowych z jednej faktury, każdy w innym magazynie.
W trakcie akceptacji faktury do magazynu czy magazynów zostaną automatycznie wygenerowane odpowiednie magazynowe dokumenty zewnętrzne.
Jeżeli w nagłówku dokumentu nie wypełniono pola Typ dok. (typ dokumentu), to magazynowy, zewnętrzny dokument rozchodowy należy wybrać
z listy.
W nagłówku dokumentu magazynowego, wygenerowanego z faktury, która w definicji ([Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży]) ma zaznaczone pole
Przeliczać od brutto, pole Wg brutto zostanie automatycznie zaznaczone.
Dla pozycji faktury generującej dokumenty magazynowe istnieje możliwość wskazania wymiarów, jeżeli dokument ma być utworzony w magazynie,
w którym wymiary są stosowane.
Na temat stosowania wymiarów w systemie czytaj w rozdziale II.17,
o wprowadzeniu dokumentów z uwzględnieniem wymiarów czytaj w punkcie II.17.3.
Obsługa opakowań Jeśli w nagłówku dokumentu w polu Magazyn przypisany zostanie magazyn powiązany z magazynem opakowań lub pole zostanie
nieuzupełnione, w pozycjach dokumentu widoczna będzie zakładka Opakowania. Pozycje opakowań będą generowane zgodnie z pozycjami dokumentu
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
sprzedaży, możliwa będzie modyfikacja pozycji powiązanego dokumentu opakowań.
Jeśli pole Magazyn w nagłówku dokumentu sprzedaży zostanie nieuzupełnione, to podczas tworzenia pozycji opakowań wymagane będzie określenie
magazynu opakowań.
Gdy wybrany magazyn nie będzie powiązany z magazynem opakowań, obsługa opakowań dla takiej faktury nie będzie możliwa.
Dla dokumentów magazynowych wygenerowanych do faktury typu G dokumenty opakowań nie będą dostępne.
Na temat opakowań zwrotnych czytaj w punkcie II.13.
1.5 Płatności i płatności ratalne do dokumentów sprzedaży
Podczas redagowania nagłówka dokumentu sprzedaży należy określić rodzaj
i termin płatności dla kontrahenta.
Na temat wprowadzania nagłówka faktury czytaj w punkcie III.1.1.
Typowe formy płatności to, np. gotówka czy przelew. Użytkownik będzie
mógł wprowadzić formy płatności tylko te, które zostały zdefiniowane w programie.
Listę form płatności można zdefiniować wybierając [Definicje|Rodzaje płatności | Dołącz] (patrz punkt I.14.6).
W zależności od parametryzacji programu, z fakturą może być powiązana
jedna płatność lub też możliwe jest rozbicie kwoty do zapłaty na kilka rat. Decyduje o tym ustawienie parametru Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? Aby możliwe było wprowadzenie wielu płatności do dokumentu sprzedaży, należy wybrać [Definicje|Parametry|Formuły], wskazać zakładkę Płatności
i parametr Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? ustawić na T.
Jeżeli wystawiano dokumenty z wieloma formami płatności, parametru
Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? nie można już ustawiać na N.
Po wprowadzeniu formy płatności, pole Termin płatności zostanie automatycznie wypełnione przez program. Termin zostanie wyliczony zgodnie z liczbą dni jaka została wprowadzona dla danej formy płatności — liczba dni dodawana jest do daty dokumentu. Ponadto, poprzez ustawianie parametru Przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem?, można zadecydować o tym,
czy system ma uwzględniać święta podczas wyznaczania terminu płatności.
Parametr ten znajdziesz w zakładce Płatności po wybraniu [Definicje|Parametry | Formuły].
Na temat parametrów programu, również tych związanych z płatnościami
czytaj w punkcie I.7.
403
404
Rozdział III. Sprzedaż
Dla dokumentów sprzedaży możliwe jest rozbicie kwoty do zapłaty (wartości handlowej dokumentu) na kilka rat. Z każdym dokumentem powiązana
jest lista (w szczególności jednopozycyjna) płatności zawierająca Formę, Termin
i Kwotę płatności. Lista ta jest dostępna w okienku wertowania dokumentów
sprzedaży po wybraniu akcji [Funkcje dod.|Płatność].
Wprowadzanie płatności ratalnych do dokumentów sprzedaży możliwe
jest podczas redakcji nagłówka faktury lub po zakończeniu redakcji dokumentu po wybraniu akcji Płatność z menu Funkcje dod. Po naciśnięciu klawisza
F3 w polu Sposób płatności czy też po wybraniu polecenia Płatność, wyświetlone zostaje okno do którego można wprowadzić listę płatności (w szczególności może to być jedna pozycja). Przy wypełnianiu pola Forma płatności po
wybraniu klawisza F3 zostanie wyświetlona lista zdefiniowanych płatności.
Po wskazaniu formy płatności, wprowadzony zostanie termin płatności, wyliczony przez program. Termin płatności użytkownik może zmienić.
Pole Wartość oznacza kwotę płatności. Można podać wartość lub procent
poszczególnych płatności lub pozostawić te pola niewypełnione. Jeżeli pola
Wartość i Procent nie zostaną wypełnione, po wystawieniu faktury, wartości
zostaną wyliczone automatycznie przez program na podstawie wartości dokumentu. Jeżeli kwota czy procent będą edytowane program wartości nie wyliczy.
Natomiast dla płatności wyliczanych wartość rozpisywana jest modyfikowana
i obliczana jako wartość faktury pomniejszona o wartość sumy płatności edytowanych ręcznie.
Chcąc wprowadzić ratalną zapłatę do dokumentu wprowadź tyle pozycji
na ile rat płatności ma być rozłożona. Po zakończeniu edycji dokumentu wartość faktury rozpisywana jest proporcjonalnie na wszystkie pozycje pod warunkiem, że pozycja nie była redagowana ręcznie. Różnice wynikające z zaokrągleń dopisywane są do ostatniej pozycji, która będzie wyliczana.
Jeżeli płatności były definiowane podczas wprowadzania nagłówka faktury,
po redakcji płatności ratalnych naciśnij klawisz Esc , w ten sposób powrócisz
do redakcji nagłówka. Jeżeli w oknie znajduje się jedna pozycja, rodzaj płatności tu wprowadzony zostanie przepisany w pole Sposób płatności. W przypadku płatności ratalnej pole Sposób płatności nagłówka dokumentu pozostanie
niewypełnione.
Płatności ratalne mogą być też rozpisywane przez program. W oknie z płatnościami należy wówczas wybrać polecenie Rozpisz płatności. Po wybraniu tego polecenia pojawi się okienko, w którym należy podać Formę płatności i Termin płatności. Pole Ilość płatności oznacza liczbę rat na ile płatność ma być
rozłożona. W pole Liczba dni należy wpisać liczbę dni między poszczególnymi
płatnościami. Wartości w polach Ilość płatności i Liczba dni podpowiadane są
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
z odpowiednich parametrów ustawianych po wybraniu [Definicje|Parametry|
Formuły|Płatności] (patrz punkt I.7).
Jeżeli w oknie Płatności użytkownik dokonywał modyfikacji — wprowadzał
kwotę lub procent płatności, w kolumnie R (ręcznie) zostanie wprowadzona
litera T. Dla pozycji generowanych czy modyfikowanych przez program pole
to wypełniane jest literą N.
Na dole okienka znajduje się informacja o kwocie brutto z dokumentu i suma wartości z pozycji płatności. Jeżeli te dwie kwoty różnią się wyświetlana jest
informacja Różnica w wartości płatności i dokumentu.
Podczas akceptacji faktury, program sprawdza czy wartość dokumentu jest
zgodna z sumą płatności przypisanych do danego dokumentu. Jeśli występuje
różnica między nimi pojawia się komunikat sygnalizujący rozbieżność danych.
Jeśli suma kwot płatności na ich liście będzie inna niż wartość handlowa
brutto dokumentu, w szczególności lista będzie pusta, dokumentu takiego nie
uda się zaakceptować.
Podczas wprowadzania zamówienia od klienta (patrz punkt VI.3) nie ma
możliwości wprowadzania płatności w rozbiciu na kilka rat. W pole Płatność
można wprowadzić sposób płatności ale pole to nie jest wymagane do redakcji. Podczas realizacji zamówienia poprzez fakturę VAT, płatność przepisywana jest z zamówienia na fakturę. Jeżeli podczas wprowadzania zamówienia rodzaj płatności nie został podany, w nagłówku faktury należało będzie uzupełnić informację o płatnościach. Można również podany w zamówieniu sposób
płatności zmodyfikować. Wypełniając czy modyfikując pole Sposób płatności
w nagłówku faktury można wprowadzić płatność jednorazową lub też ratalną.
Jeżeli parametr Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? ustawiony jest
na N, podczas redakcji nagłówka, po naciśnięciu klawisza F3 w polu Sposób
płatności wyświetlany jest słownik rodzajów płatności.
Po wybraniu akcji Płatność, w oknie Płatności będzie znajdowała się zawsze
tylko jedna pozycja i nie będą możliwe żadne modyfikacje.
1.6 Akceptacja dokumentu sprzedaży
Akceptację dokumentu sprzedaży wykonuje się przy pomocy polecenia Akceptuj.
Do momentu dokonania akceptacji, możliwe są wszelkie modyfikacje jego zawartości bez konsekwencji dla stanów magazynowych oraz dla rozliczeń
sprzedaży. W dokumencie takim można zmienić ceny i ilości w poszczególnych pozycjach, usunąć wybrane lub wszystkie pozycje. Niezaakceptowany do-
405
406
Rozdział III. Sprzedaż
kument można modyfikować, dokonując zmian w treści pozycji przy pomocy
standardowych poleceń Popraw i Usuń.
Jeżeli okaże się, że dokument był błędnie wystawiony, po zaakceptowaniu
można anulować akceptację (patrz punkt III.1.6) albo wystawić korektę (patrz
punkt III.5).
Ponieważ dokumenty korygujące powinny być wystawiane sporadycznie
(choćby z powodu utrudnień w analizie sprzedaży jakie w ich wyniku powstają), warto przyjąć zasadę weryfikowania dokumentów sprzedaży przed zaakceptowaniem.
W wyniku akceptacji dokumentu aktualizowane są wszystkie wartości
związane ze sprzedażą.
Jeżeli akceptowana faktura jest fakturą generująca dokument magazynowy, w magazynie (lub w magazynach) automatycznie powstaną rozchodowe
dokumenty magazynowe. Utworzony dokument można przeglądać w module
magazynowym. Jeżeli sprzedane towary pochodziły z wielu magazynów, automatycznie w każdym magazynie, z którego dokonano pobrania, powstanie
odrębny dokument rozchodowy.
Podczas akceptacji dokumentu sprzedaży może nastąpić kontrola ceny minimalnej — patrz punkt Kontrola ceny minimalnej.
Jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Kasa a płatność za fakturę
jest gotówkowa, w wyniku akceptacji dokumentu automatycznie jest tworzony
zapis kasowego. Zapis ten widoczny będzie w raporcie kasowym w systemie
Kasa.
Na temat współpracy systemu Logistyka z systemem Kasa i tworzenia raportów kasowych w punkcie IX.4.
W wyniku akceptacji, po odpowiednim sparametryzowaniu programu,
możliwe jest automatyczne zarejestrowanie wystawionego dokumentu w programie Finanse i księgowość — patrz punkt III.8.2. W tym celu należy wybrać [Definicje|Parametry|Formuły], wskazać zakładkę Sprzedaż i odpowiednio
ustawić parametr Czy księgować automatycznie?.
Na temat ustawiania parametrów czytaj w punkcie I.7.
Anulowanie akceptacji
Jeżeli wybierzesz dokument zaakceptowany i wskażesz funkcję Wycofaj, można
będzie anulować akceptację dokumentu sprzedaży, jeśli są spełnione następujące warunki:
1. dokument został wystawiony w otwartym okresie,
III.1. Redagowanie dokumentów sprzedaży
2. dokument nie jest powiązany z innymi dokumentami, a jeżeli jest powiązany to nie został automatycznie wygenerowany z innych dokumentów
(aby usunąć dokument należy anulować dokument źródłowy),
3. dokument nie powstał z realizacji zamówienia (aby usunąć taki dokument należy anulować zamówienie, z którego powstał ten dokument),
4. dokument nie może być zaksięgowany,
5. dany dokument nie jest korektą i nie ma do niego żadnych korekt (jeżeli są, należy je wcześniej usunąć), a jeżeli jest to dokument korygujący,
musi być ostatnią (wg daty akceptacji) korektą korygowanej faktury,
6. dokument nie jest paragonem zarejestrowanym na drukarce fiskalnej,
7. dokument nie tworzy automatycznie innego dokumentu, a dokumenty powiązane spełniają wymienione warunki wycofania akceptacji (program najpierw anuluje i usunie dokumenty automatycznie wygenerowane),
8. dokument typu WDT czy WNT nie został uwzględniony w deklaracji
INTRASTAT.
Po wycofaniu akceptacji zmniejszą się wartości sprzedaży dla wszystkich
towarów, których dotyczył dokument.
1.7 Jednostki sprzedaży na fakturach sprzedaży
W systemie istnieje możliwość określenia jednostki sprzedaży na fakturze
sprzedaży. Wystawiając dowolny typ faktury sprzedaży użytkownik ma możliwość wyboru na pozycji dokumentu jednostki sprzedaży.
W przypadku faktur bez generacji dokumentów magazynowych możliwe
jest przeliczenie ilości według jednostek sprzedaży na podstawie pól związanych z jednostką dodatkową.
W przypadku faktur generujących dokumenty magazynowe ilości według
jednostki sprzedaży przeliczane są automatycznie na ilości w jednostce magazynowej.
Przeliczanie może nastąpić tylko w sytuacji kiedy parametr dla sprzedaży
dotyczącym przeliczników jednostek jest włączony.
Na temat jednostek dodatkowych czytaj w punkcie Dodatkowe jednostki
dla materiału i I.13.8.
407
408
Rozdział III. Sprzedaż
2 Wydruk dokumentu sprzedaży
Po wystawieniu dokumentu sprzedaży można go wydrukować przy pomocy
akcji Drukuj [Faktury|Wszystkie dokumenty|Drukuj|Drukuj]. Wydruk może dotyczyć faktury VAT, korekty faktury, faktury zaliczkowej, faktury proforma.
Fakturę proforma wydrukujesz po wybraniu [Zamówienia|Zamówienia
sprzedaży|Drukuj|Faktura proforma].
Podobnie drukowane są dokumenty zakupu — patrz punkt IV.5.1.
Przed przystąpieniem do wydruku warto ustawić pewne parametry drukowania. Parametry techniczne związane ze sprzedażą ustawiane po wybraniu
[Administracja|Parametry wydruków|Sprzedaży] lub też [Definicje|Parametry|
Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży] — patrz punkt I.10.8.
Informacje drukowane na fakturze Na wydruku faktury znajdują się informacje, które są zgodne z obowiązującym w Polsce prawem. Są to między innymi dane (patrz ekran XI.3):
— nazwy i adresy sprzedawcy i nabywcy oraz ich numery NIP,
— data dokonania sprzedaży (dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży),
— data wystawienia dokumentu,
— napis Faktura VAT oraz numer kolejny faktury,
— nazwa towaru lub usługi,
— jednostka miary i ilość sprzedanych towarów czy wykonanych usług,
— cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
— wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez
kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
— stawki podatku,
— suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
III.2. Wydruk dokumentu sprzedaży
— kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty
dotyczące poszczególnych stawek podatku,
— wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających
opodatkowaniu,
— kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażoną cyframi i słownie.
Na wydruku korekty znajduje się dodatkowo data zwrotu.
Na fakturach unijnych drukowany jest również numer NIP UE.
Istnieje również możliwość drukowania NIP UE licencjobiorcy i kontrahenta oraz prefiks kraju przy numerze konta bankowego dla dokumentów innych niż UE. Aby aktywować takie działanie należy parametr globalny 100221
Czy drukować NIP UE stron transakcji tylko na dokumentach UE? ustawić na wartość N i w nagłówku dokumentu podać NIP UE.
Wydruki prezentują ilość z precyzją zgodną z danymi zapisanymi w bazie
danych.
Na wydrukach dokumentów, dane dotyczące nazwy, adresu kontrahenta
pobierane są z nagłówka dokumentu a nie z kartoteki kontrahenta. Dotyczy
następujących wydruków:
— Faktura VAT;
— Faktura wewnętrzna / Dokument zakupu;
— Faktura RR;
— Korekta faktury VAT;
— Korekta faktury RR.
Jeśli nazwa kontrahenta lub jego dane adresowe zostaną zmienione, to
zmiany te zostaną odnotowane w dokumencie dopiero po poprawieniu nagłówka dokumentu polegającym na przejściu przez pole kod kontrahenta i zatwierdzeniu okienka.
Na wydrukach dokumentów eksportowych, unijnych i faktur proforma
może być umieszczony kod SWIFT (BIC).
Istnieje możliwość drukowania faktur i korekt w dwóch walutach — opodatkowania i handlowej. Po odpowiednim zaznaczeniu parametrów, pozycje
409
410
Rozdział III. Sprzedaż
faktury czy korekty mogą być drukowane tylko w walucie opodatkowania bądź
tylko w handlowej.
Jeżeli faktura jest niezaakceptowana, to drukowany jest napis Wydruk w trybie próbnym.
Parametry wydruku Użytkownik ma możliwość również zdecydować o drukowaniu na fakturze pewnych informacji ustawiając odpowiednio parametry
wydruku dostępne przed wydrukiem faktury.
W zależności od ustawienia parametrów wydruku, na wydruku faktury
VAT istnieje również możliwość drukowania dodatkowych informacji o zamówieniach jak i dokumentach magazynowych powiązanych z tą fakturą. Informacje te będą drukowane poniżej formy płatności.
Okno z parametrami wydruku zostanie wyświetlone bezpośrednio przed
wydrukiem — patrz ekran XI.51.
W oknie tym należy ustawić następujące parametry:
— Ilość kopii — przy pomocy tego pola można określić liczbę drukowanych
egzemplarzy. Jeżeli w pole nie zostanie wpisana żadna wartość, faktura zostanie wydrukowana w jednym egzemplarzu. Po wpisaniu tu liczby
większej od zera zostanie wydrukowany jeden oryginał faktury i tyle kopii ile podano w tym polu.
— Czy informacja o zamówieniach? — po zaznaczeniu tego pola, w przypadku kiedy faktura powstała w wyniku realizacji zamówienia, na wydruku
faktury drukowany będzie symbol zamówienia.
— Czy informacja o dok. mag.? — po zaznaczeniu tego pola, w przypadku
kiedy z daną fakturą powiązane są dokumenty magazynowe, symbole
tych dokumentów będą drukowane na fakturze.
— Duplikat — pole umożliwia wydrukowanie duplikatu. Jeżeli pole to zostanie zaznaczone odpowiednia informacja znajdzie się na wydruku faktury.
— Data wystawienia duplikatu — data tu wprowadzona ma znaczenie jeżeli
poprzednie pole zostało zaznaczone. Jeżeli drukowany jest duplikat faktury, na wydruku obok informacji o duplikacie zostanie wydrukowana
data wystawienia duplikatu.
— Waluta — zaznaczając odpowiednie pole użytkownik ma możliwość wydrukowania faktury i korekty tylko w walucie opodatkowania, tylko handlowej lub w jednej i drugiej.
III.2. Wydruk dokumentu sprzedaży
— Kod materiału lub usługi — po zaznaczeniu tego pola na fakturze drukowany będzie indeks materiału lub usługi.
— Nazwa materiału lub usługi — zaznaczenie tego pola na spowoduje, że na
wydruku faktury widoczna będzie nazwa materiału lub usługi.
— Oznaczenie miesiąca — jeżeli pole to zostanie zaznaczone to na drukowany będzie miesiąc i rok jako data sprzedaży zamiast pełnej daty. Na dokumentach drukowanych w języku innym niż narodowy skrócona data
sprzedaży prezentowana jest w formacie rrrr/mm.
— Uwagi — po zaznaczeniu tego pola w kolumnie Nazwa materiału drukowana będzie zawartość pola Uwagi z pozycji dokumentu.
— Kod obcy kontrahenta — jeżeli dla danego materiału podano kod kontrahenta, zaznaczając ten parametr, kod ten będzie również drukowany w
kolumnie Nazwa materiału. Na temat kodów kontrahenta czytaj w rozdziale I.14.1.
— Cechy — zaznaczenie parametru umożliwia umieszczenie informacji o
cechach w opisie pozycji.
— Do zapłaty słownie — parametr umożliwia opcjonalne drukowanie kwoty słownie do zapłaty. Rozwiązanie jest przydatne jeśli drukowany dokument jest w innym języku niż narodowy.
— Wersja językowa — po wypełnieniu tego pola, faktura będzie drukowana
w wybranym języku. Aby fakturę można było wydrukować w określonym języku obcym należy zadbać aby wprowadzić do programu tłumaczenia tekstów — patrz rozdział I.16.
Wszystkie wydruki które wymagają parametrów pobierają domyślne wartości parametrów, a następnie zapisują zmiany w odpowiedniej tabeli. Parametry przechowywane są dla nazwy wydruku i użytkownika. Przy kolejnym
wyborze danego wydruku, w oknie Parametry podpowiadane jest ustawienie
parametrów z poprzedniego wydruku danego użytkownika.
Istnieje możliwość aby okno z parametrami nie ukazywało się. Należy wówczas odpowiednio ustawić parametr użytkownika Wydruk fakturywyłącz: 1-nic, 2-panel, 4-parametry, 8-panel i parametry dostępny po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży] (patrz punkt I.10.8).
Okno z parametrami wydruku faktury pokazane jest na ekranie XI.51, wydruk faktury VAT przedstawia ekran XI.3, korekty faktury VAT — ekran XI.4,
faktury WDT — ekran XI.6.
411
412
Rozdział III. Sprzedaż
Drukowanie informacji dodatkowych Na wydruku dowolnego dokumentu
sprzedaży, mogą być drukowane informacje dodatkowe, jeżeli wcześniej zostały przypisane do typu dokumentu sprzedaży [Definicje|Typy dokumentów|
Sprzedaży|Inf. dodatkowe].
Po przypisaniu informacji dodatkowych do typu dokumentu, można je poprawiać dla każdego dokumentu osobno, po wybraniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Inf. dodatkowe].
Informacje dodatkowe mogą być przypisane do nagłówka lub pozycji
i w zależności od definicji będą odpowiednio umieszczane na dokumencie.
Na temat informacji dodatkowych — wprowadzania, drukowania, modyfikowania czytaj więcej w punkcie Informacje dodatkowe na dokumentach.
Opis dodatkowy w wybranej wersji językowej Na wydruku faktury, dokumentu korygującego oraz faktury proforma, pod danymi o sprzedaży, może
być umieszczany dowolny opis wcześniej zdefiniowany. Definiowanie opisów
dostępne jest po wybraniu funkcji [Definicje|Tłumaczenia]. Definiowanie opisu dostępne jest dla każdego z języków. Jeżeli podczas wypełniania okna z parametrami wydruku zostanie wybrany język, to uwagi pojawią się w takiej treści
jak zdefiniowano dla wskazanego języka. Gdy język nie zostanie wybrany, uwagi będą drukowane w przypadku, jeżeli zostały zdefiniowane tłumaczenia czy
teksty domyślne (patrz punkt I.16.2), czyli podczas definiowania tekstu, przy
danym zapisie również nie wprowadzono języka.
Dodatkowy opis drukowany będzie na dole faktury.
Na temat wprowadzania tłumaczeń, tekstów i opisów dodatkowych w wybranej wersji językowej czytaj w rozdziale I.16.
Adres korespondencyjny Na wydruku faktury czy korekty, obok danych
kontrahenta, można wydrukować jego adres korespondencyjny. Drukowany
jest adres korespondencyjny obowiązujący w chwili wydruku. W celu włączenia opcji drukowania adresu korespondencyjnego należy ustawić formułę [Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis|100222 Czy drukować adres korespondencyjny?] na wartość T.
Metody liczenia kwoty VAT Istnieją dwie metody liczenia kwoty VAT na fakturze i korekcie od sum wartości w poszczególnych stawkach lub według pozycji. Uzależnione jest to od ustawienia parametru Sposób liczenia VAT dostępnego po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży|Dołącz]. W zależności od ustawienia pola Sposób liczenia VAT w oknie Cechy dokumentu sprzedaży
inaczej wygląda również wydruk faktury VAT czy korekty.
III.2. Wydruk dokumentu sprzedaży
Na temat metod liczenia kwoty VAT czytaj w punkcie I.11.3.
Tryb dwustronnego drukowania Istnieje możliwość dwustronnego drukowania faktury VAT, faktury korygującej, faktury prpforma. Dwustronne drukowanie aktywuje się przez zaznaczanie parametru Duplex w parametrach
wydruków sprzedaży [Administracja|Parametry Wydruków|Sprzedaży] i odpowiednim ustawieniu drajwera drukarki. Parametr Duplex można również ustawić z poziomu formuł użytkownika [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły | Sprzedaży] (parametr użytkownika 2124).
Rabaty na wydrukach dokumentów sprzedaży Jeżeli klientowi udzielono
rabatu, procent lub kwota rabatu będzie widoczny na wydruku.
Rabat procentowy będzie wykazywany jeżeli parametr 800810 Sposób obliczania rabatu C-obliczany wg ceny, W-obliczany wg wartości ustawiony jest na C,
a pole Typ rabatu w pozycji dostępne w nagłówku dokumentu sprzedaży ustawione jest na P (procentowy).
Jeżeli typ rabatu w pozycji będzie kwotowy (pole Typ rabatu w pozycji ustawione jest na K) lub jeżeli rabat jest udzielany od kwoty netto lub brutto (parametr 800810 ustawiony jest na W), to na wydruku dokumentu sprzedaży ukrywana jest kolumna %rabatu i dodawane są dodatkowo wartość netto lub brutto
przed rabatem i kwota rabatu.
Rabat kwotowy wykazywany jest na wydrukach faktury VAT sprzedaży,
faktury korygującej sprzedaż, faktury pro-forma.
Na temat rabatów czytaj w punkcje III.3.3.
QRCode - wykorzystanie dwuwymiarowych kodów kreskowych Istnieje
możliwość drukowania wybranych informacji o kontrahencie w postaci dwuwymiarowego kodu kreskowego. Dane drukowane są w kodzie QRCode. Treść
drukowanych danych określa się w formule 300250 Formuła na treść QRCode
(formuła powinna zwracać ciąg znaków). Dane w postaci kodu QRCode drukowane są na:
— Zewnętrznych dokumentach magazynowych;
— Fakturze VAT, Fakturze korygującej;
— Fakturze pro-forma;
— Dokumencie zakupu, fakturze wewnętrznej i odpowiednich korektach;
— Ofercie;
413
414
Rozdział III. Sprzedaż
— Zamówieniu sprzedaży.
Wydruk z QRCode dostępny jest jeśli parametr 100220 Czy nagłówki dokumentów dostosowane do koperty z okienkiem? ma wartość N.
Uwzględnienie znaku końca wiersza podczas drukowania uwag na dokumentach Podczas drukowania uwag na dokumentach uwzględniany jest
znak końca wiersza, jeśli uwagi były zapisane w kilku liniach. Opcja dotyczy
następujących dokumentów:
— Faktura VAT i korekta,
— Dokument zakupowy, Faktura wewnętrzna, Faktura RR i ich korekty,
— Faktura pro-forma,
— Oferta.
2.1 Wydruk dokumentu w formacie PDF
Po wybraniu akcji Drukuj dostępna jest również funkcja Utwórz PDF [Faktury|
Wszystkie dokumenty|Drukuj|Utwórz PDF]).
Polecenie Utwórz PDF służy do zapisywania wydruków faktur czy korekt
w formie plików PDF.
Bezpośrednio po wykonaniu wydruku można wyświetlić wygenerowany
dokument.
Dokument można też będzie przeglądać po wybraniu akcji Funkcje dod.
a następnie wskazaniu polecenia Załączniki [Faktury|Wszystkie dokumenty|
Funkcje dod.|Załączniki]).
Po wskazaniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Załączniki|Zapisz] plik można zapisać w dowolnie wybranym miejscu na dysku.
Po wygenerowaniu faktury do formatu PDF, fakturę taką, po odpowiednim sparametryzowaniu systemu, można podpisać elektronicznie. Umożliwia
to wybór akcji Podpis.
Przy pomocy funkcji Załączniki można również utworzony dokument wysłać jako załącznik pod wskazany adres e-mail, zarówno podpisany jak i bez
podpisu.
Na temat wprowadzania załączników, a także podpisu elektronicznego czytaj w punkcie IX.9.
Więcej informacji na temat wysyłania wiadomości za pomocą poczty elektronicznej znajduje się w punkcie IX.6.
III.3. Ceny sprzedaży
W formacie PDF w analogiczny sposób mogą być zapamiętywane wydruki
korekt zbiorczych, dokumentów zakupu, oferty i zamówienia, wybierając odpowiednio:
— [Faktury|Korekty zbiorcze|Drukuj|Utwórz PDF],
— [Zakupy|Wszystkie dokumenty|Drukuj|Utwórz PDF],
— [Zamówienia|Oferty|Drukuj|Utwórz PDF],
— [Zamówienia|Zamówienia sprzedaży|Drukuj|Utwórz PDF],
— [Zamówienia|Zamówienia wewnętrzne|Drukuj|Utwórz PDF],
— [Zamówienia|Zamówienia dostaw|Drukuj|Utwórz PDF].
2.2 Wydruk dokumentów powiązanych z fakturą sprzedaży lub zakupu
W systemie istnieje możliwość drukowania dokumentów powiązanych z dokumentem sprzedaży [Faktury|Wszystkie dokumenty|Drukuj|Drukuj powiązane ] czy zakupu [Zakupy|Wszystkie dokumenty|Drukuj|Drukuj powiązane]. Jeśli dla wybranego dokumentu sprzedaży czy zakupu jest tylko jeden dokument
powiązany, to program przejdzie do jego drukowania. W przypadku, kiedy dokumentów jest więcej, drukowanie poprzedzone będzie wyborem dokumentu
do drukowania z listy.
3 Ceny sprzedaży
Cena sprzedaży może być podpowiadana podczas wystawiania dokumentów
sprzedaży, zamówień klienta, ofert czy magazynowych zewnętrznych dokumentów rozchodowych odpowiednio zdefiniowanych. W zależności od ustawienia parametrów cena będzie podpowiadana z cennika bądź też z kartoteki
towarowej. Jest również możliwość włączenia kalkulacji cenowej.
W polu dotyczącym ceny sprzedaży po naciśnięciu klawisza F3 wyświetlane jest okno Cena sprzedaży. Okno to może zawierać:
— Listę zdefiniowanych cenników dla danego materiału wraz z informacją
o cenie i rabacie. Cena tu wyświetlana to cena netto lub brutto — patrz
punkt III.3.1. Aby na liście cen widoczne były ceny z cennika, dla towaru musi być wprowadzony przynajmniej jeden cennik. Cennik musi
415
416
Rozdział III. Sprzedaż
być aktualny, to znaczy bieżąca data nie może być mniejsza od daty obowiązywania cennika lub też data do której cennik obowiązuje nie jest
podana.
Wprowadzając zaległe dokumenty, należy zwrócić uwagę, że cena wyznaczana jest według bieżącej daty, a nie daty dokumentu.
Funkcja [Definicje|Cenniki] opisana jest w punkcie I.14.5.
Aby cenniki były dostępne należy również w parametrach pracy oddziału (patrz rozdział I.4.4) pole Ceny sprzedaży ustawić na Ceny wg cenników.
— Listę cen podanych dla danego materiału w kartotece materiałowej
(patrz rozdział I.13.4). Aby ceny z kartoteki były widoczne w parametrach pracy oddziału (patrz rozdział I.4.4) pole Ceny sprzedaży ustawić
na Cenny z kartoteki mat./usł..
Obydwie listy nie mogą być wyświetlane jednocześnie.
— Kalkulację — patrz rozdział III.3.2.
Po wybraniu akcji TEN na jednej z cen, cena wraz z rabatem (jeśli został podany) zostanie wprowadzona w pozycję dokumentu. Operator ma możliwość
zmiany zarówno ceny jak i rabatu.
Istnieje możliwość sparamtryzowania programu w ten sposób aby cenna
sprzedaży była podpowiadana przez program. Parametry związane z cennikami dostępne są po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Cenniki].
— Jeżeli w parametrach oddziału - [Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Parametry oddziału] pole Ceny sprzedaży ustawione jest na Ceny wg cenników, to po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Ceny] parametr
(Ceny wg cenników) Czy podpowiadać cenę sprzedaży z cennika o najwyższym priorytecie? należy ustawić na T.
— Jeżeli w parametrach oddziału - [Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Parametry oddziału] pole Ceny sprzedaży ustawione jest na Ceny z kartoteki mat./usł., to po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Ceny] parametr (Ceny z kartoteki materiałowej) Czy podpowiadać cenę z pola [Cena I]
słownika materiałów? należy ustawić na T.
W obydwu przypadkach podpowiadaną cenę użytkownik może zmienić
pod warunkiem, że parametr użytkownika 2131 Wymagany cennik? ustawiony
będzie na N (patrz opis poniżej).
III.3. Ceny sprzedaży
Cena sprzedaży zarówno na dokumencie magazynowym jak i sprzedaży
czy zamówieniu może być pobierana tylko z aktywnego cennika. Aktualny cennik to taki, który w polu Od daty ma datę wcześniejszą niż data bieżąca (w tym
wypadku data nie jest porównywana z datą z dokumentu).
Jeżeli cena podpowiadana jest z jednego cennika, ceny kolejno szukane są
w cenniku według kolejności:
1. dla kontrahenta,
2. dla grupy kontrahentów,
3. dla cenników standardowych.
Jeśli w cenniku znajduje się kilka pozycji o tym samym priorytecie i jest
to najwyższy priorytet spośród dostępnych cenników, to wyświetlone zostanie
okno z dostępnymi cennikami, w którym można dokonać wyboru.
W dokumentach generowanych, w powyższym przypadku, cena nie będzie
wyznaczona.
Na temat wprowadzania cenników czytaj w punkcie I.14.5, na temat wprowadzania parametrów związanych z cenami czytaj w punkcie I.7.
Po wskazaniu pozycji Kalkulacja zostaje włączone okno kalkulatora — patrz
punkt III.3.2.
Zapamiętywanie cenników w pozycjach dokumentów Istnieje możliwość
zapamiętywania użytego cennika w pozycji dokumentów magazynowych z cenami sprzedaży, wszystkich dokumentach w module sprzedaży, zamówieniach
sprzedaży i ofertach. Cennik jest zapamiętywany automatycznie, w chwili podpowiedzi ceny czy rabatu z cennika, jeśli wcześniej nie były podane (parametr
800803 ustawiony na T) lub wyboru cennika ze słownika dostępnego w polu
związanym z ceną sprzedaży.
Jeśli uzupełniona zostanie tylko cena to rabat można wprowadzić ręcznie i
odwrotnie, a informacja o cenniku będzie zapamiętana w pozycji. W przypadku kiedy zmienimy podpowiedzianą wartość, informacja o cenniku zostanie
usunięta.
W dokumentach korygujących zasady usuwania cennika z pozycji dotyczą
tylko dodawanych pozycji. W przypadku pozycji już istniejących cennik nie
jest usuwany. W korekcie historycznej informacja o cenniku nie jest uzupełniana.
Pola w sekcji Cennik nie są dostępne do redakcji.
Zmiana kontrahenta w nagłówku dokumentu nie wpływa na zawartość po-
417
418
Rozdział III. Sprzedaż
la cennik.
Jeżeli cena zostanie wybrana z cennika i do danego cennika przypisana jest
promocja, kod i opis promocji również będzie wprowadzany na dokumenty.
Promocję będzie można zmienić lub usunąć. Na temat promocji czytaj w rozdziale I.14.5 w sekcji Promocje.
Ceny tylko z cennika W systemie można ograniczyć wprowadzanie cen
sprzedaży tylko z cenników. Dotyczy to dokumentów magazynowych z cenami sprzedaży, wszystkich dokumentach w module sprzedaży, zamówieniach
sprzedaży i ofertach. Odpowiada za to formuła użytkownika 2131 Wymagany cennik?. Po ustawieniu formuły na T system kontroluje aby cena sprzedaży
wypełniana była z cennika. Pozycja dokumentu zostanie zaakceptowana tylko
wtedy, jeśli w pozycji wypełniona jest sekcja Cennik.
Parametr ustawisz po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży].
Po ustawieniu parametru na T należy zadbać, aby sprzedawany towar posiadał cennik.
Sposób zapamiętania cennika opisany jest w sekcji Zapamiętywanie cenników w pozycjach dokumentów.
W ofertach i zamówieniach sprzedaży można nie podać ceny. Kontrola nastąpi w powiązanych dokumentach magazynowych i sprzedaży.
W zamówieniach sprzedaży podczas grupowego dodawania pozycji niedostępne są pola ceny i rabatu przy włączonej kontroli ceny z cennika.
W zamówieniach sprzedaży, podczas dodawania pozycji z rezerwacji
uwzględniana jest kontrola ceny z cennika.
Kontrola ceny minimalnej W systemie istnieje możliwość kontroli ceny minimalnej w trakcie wystawiania czy akceptacji odpowiednich dokumentów.
W tym celu, w kartotece materiałowej [Definicje|Słownik materiałów|Ceny]
czy usługowej [Definicje|Słownik usług|Ceny] dla danego materiału czy usługi,
należy wprowadzić cenę minimalną.
Kontrola ceny minimalnej następuje w sytuacji:
— Podczas akceptacji dokumentu sprzedaży. W oknie wyświetlanym po
akceptacji dokumentu sprzedaży pojawi się odpowiedni komunikat jeśli
nastąpi sprzedaż poniżej ceny minimalnej;
— Podczas akceptacji dokumentu WZ z cenami sprzedaży. Informacja pojawi się w oknie wyświetlanym po akceptacji dokumentu;
— Po edycji ceny sprzedaży w ofercie;
III.3. Ceny sprzedaży
— Po edycji ceny sprzedaży w zamówieniu sprzedaży.
Kontrola następuje jeśli waluta dokumentu jest zgodna z walutą zapisaną
w kartotece materiałowej lub usługowej.
Sprzedaż poniżej ceny minimalnej nie blokuje akceptacji dokumentu.
3.1 Rodzaj ceny sprzedaży
Chcąc ustalić jaki rodzaj ceny — netto czy brutto ma być podpowiadany
czy wybierany na pozycji dokumentu związanego ze sprzedażą (rozchodowe
dokumenty magazynowe, faktury sprzedaży, zamówienia sprzedaży, oferty),
użytkownik ma możliwość wykorzystania następujących mechanizmów:
— Dla dokumentów sprzedaży odpowiednie ustawienie znacznika Przeliczać od brutto w definicji dokumentu — patrz punkt I.11.3.
— Dla zewnętrznych, magazynowych dokumentów rozchodowych odpowiednie ustawienie znacznika Ceny brutto w definicji dokumentu —
patrz punkt I.11.3.
— Dla zamówień sprzedaży odpowiednie ustawienie znacznika Ceny sprzedaży brutto w nagłówku zamówienia — patrz punkt VI.3.1.
— Dla ofert odpowiednie ustawienie znacznika Ceny brutto w nagłówku
ofert — patrz punkt VI.13.1.
3.2 Kalkulacja
Kalkulacja w systemie Xpertis Logistyka jest rodzajem kalkulatora dla handlowca. Może być pomocna w kalkulacji czy symulacji ceny sprzedaży.
Aby kalkulacja ceny dla handlowca była dostępna w programie, należy
w parametrach programu [Definicje|Parametry|Formuły] w zakładce Cenniki
pole Czy włączona kalkulacja? ustawić na T (patrz rozdział I.7).
Po wybraniu kalkulacji z okna Ceny sprzedaży (patrz punkt III.3) na ekranie
zostanie wyświetlone okno Kalkulacja.
W oknie tym lewa kolumna zawiera wartości rzeczywiste pochodzące
z systemu, natomiast prawa kolumna wartości wyliczone. Wartości dotyczą cen
dostawy i sprzedaży:
— Cena minimalna — cena minimalna materiału pochodząca z kartoteki
materiałowej (Definicje|Słownik materiałów|Dołącz/Popraw);
419
420
Rozdział III. Sprzedaż
— Cena ost. dostawy — cena ostatniej dostawy;
— Min. cena dostawy — minimalna cena dostawy;
— Max. cena dostawy — maksymalna cena dostawy;
— Śr. cena dostawy — średnia cena dostawy;
— Min. cena sprzedaży — minimalna cena sprzedaży;
— Max. cena sprzedaży — maksymalna cena sprzedaży;
— Śr. cena sprzedaży — średnia cena sprzedaży.
Ceny dostawy pobierane są z dokumentów przychodowych, cena sprzedaży z faktur sprzedaży.
W oknie nie będą wyświetlane informacje dotyczące cen dostaw, jeśli dla
wybranego materiału lub usługi ostatnia, minimalna, maksymalna i średnia
ceny dostawy są zerowe.
W zależności od ustawienia parametru Liczba lat przy analizie cen w kalkulacji (0-tylko aktywny rok), ceny pobierane są z bieżącego roku lub poprzednich
lat.
Jeżeli w polu Proponowana wartość zaznaczone zostanie pole Marża, wówczas w polu tym można wprowadzić marżę w procentach. Wszystkie ceny
w kolumnach dotyczących kalkulacji zostaną przeliczone o podaną marżę. Podobnie, po wskazaniu pola Narzut i wprowadzenie w pole Proponowana wartość wartości narzutu, ceny zostaną przeliczone zgodnie z narzutem.
Zarówno procent marży jak i narzutu mogą być podpowiadane przez system, jeżeli dla danego materiału wprowadzono procent marży czy narzutu
podczas definiowania materiału czy grupy materiałowej.
Użytkownik ma możliwość wskazać jedną z cen poprzez zaznaczenia odpowiedniego pola w kolumnie ceny proponowane. Zaznaczona cena zostanie
przepisana w pole Ustalona cena. Po zaakceptowaniu okna Kalkulacja cena ta
zostanie przepisana w pole dotyczące cena sprzedaży w pozycji dokumentu.
Jeżeli zaznaczono pole Cena, wówczas w pole Proponowana cena można
wpisać cenę, a w prawej kolumnie wyliczana jest marża i narzut. Cena wpisana
przez użytkownika zostanie przepisana w pole Ustalona cena, a następnie w
pole związane z ceną sprzedaży w pozycji dokumentu.
Poszczególne wartości wyliczane są według wzorów:
421
III.3. Ceny sprzedaży
— Narzut
narzut(%) =
cena sprzedaży - cena zakupu
× 100
cena zakupu
— Cena sprzedaży liczona na podstawie narzutu
cena sprzedaży = cena zakupu × (1 + narzut × 0,01)
— Marża
marża(%) =
cena sprzedaży - cena zakupu
× 100
cena sprzedaży
— Cena sprzedaży liczona na podstawie marży
cena sprzedaży =
cena zakupu
(1 − marża × 0,01)
3.3 Rabaty
Zarówno w nagłówku jak i pozycjach dokumentów związanych ze sprzedażą
można wprowadzić rabat. Rabat może być przypisany kontrahentowi, wówczas
będzie podpowiadany w nagłówku dokumentów. Rabat może być przypisany
również do cennika. Rabat przypisany do pozycji cennika, będzie podpowiadany w pozycjach dokumentów.
W nagłówku dokumentu rabat podpowiadany jest każdorazowo po zmianie kontrahenta lub formy płatności. Wyjątkiem są korekty historyczne, w których należy go wpisać ręcznie.
Rabat od ceny lub wartości Rabat podawany w dokumentach może być liczony dla ceny lub dla wartości dokumentów. Zależne jest to od sposobu parametryzacji systemu.
Przeliczenia te obowiązują dla faktur sprzedaży, korygujących, dokumentów magazynowych, faktur zakupowych, zamówień klienta oraz ofert.
O sposobie przeliczania rabatu decydują parametry dostępne po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Cenniki.
— Ustawienie parametru 800810 (sposób obliczania rabatu) na C spowoduje, że rabat będzie obliczany według ceny zgodnie ze wzorami:
422
Rozdział III. Sprzedaż
cena_po_rab = cena × (1 −
rabat
)
100
wartosc_po_rab = ilosc × cena_po_rab
— Ustawienie parametru 800810 na W spowoduje, że rabat będzie obliczany według wartości.
W przypadku liczenia rabatu od wartości rabat może być liczony dwiema
metodami dlatego należy odpowiednio ustawić parametr 800011 (sposób obliczania rabatu wartościowego).
Ustawienie parametru jest szczególnie istotne, jeżeli system Logistyka
współpracuje z drukarką POSNET — patrz punkt III.7.1. W drukarce
rabat procentowy obliczany jest dwiema metodami w zależności od konfiguracji urządzenia:
– Metoda 1 — parametr 800011 należy ustawić na 1
wartosc_po_rab = wartosc × (1 −
rabat
)
100
– Metoda 2 — parametr 800011 należy ustawić na 2
rabat_kwotowy = wartosc ×
rabat
100
wartosc_po_rab = wartosc − rabat_kwotowy
W powyższych wzorach przyjęto następujące oznaczenia:
— rabat — wartość procentowa rabatu,
— ilosc — ilość sprzedawanego towaru,
— cena — cena przed rabatem,
— cena_po_rab — cena po rabacie,
— rabat_kwotowy — kwota rabatu,
— wartosc — wartość przed rabatem,
— wartosc_po_rab - wartość po rabacie.
III.3. Ceny sprzedaży
Jeżeli parametr 800010 ustawiony jest na C, ustawienie parametru 800011
nie ma znaczenia.
Opis parametrów programu znajdziesz w punkcie I.7.
Rabat kwotowy W systemie istnieje możliwość rejestracji rabatów kwotowych w magazynowych, zewnętrznych dokumentach rozchodowych z cenami sprzedaży, wszystkich dokumentach w module sprzedaży, zamówieniach
sprzedaży i ofertach. Typ rabatu jest jednolity w ramach dokumentu i określa
się go w nagłówku dokumentu wypełniając pole Typ rabat w pozycji podając
wartość P — procentowy lub K — kwotowy. Wartość w tym polu podpowiadana jest na podstawie parametru 800812 Czy w pozycjach dokumentów rabat
procentowy?, który przyjmuje wartość T lub N.
Typ rabatu w nagłówku dokumentu można zmieniać przed wprowadzeniem pozycji (później pole zostanie zablokowane do redakcji). W dokumentach generowanych, typ rabatu dziedziczony jest z dokumentu wyjściowego.
Wyjątkiem jest fakturowanie wielu dokumentów WZ, które mają różne typy
rabatów ale rabaty są zerowe zarówno w nagłówku jak i pozycjach. Wtedy uda
się takie dokumenty WZ zafakturować jednym dokumentem a typ rabatu będzie wynikał z ustawień parametru 800812.
Rabaty kwotowe dostępne są dla cen z kartoteki materiałowej i cen według
cenników (wybór jednego z nich ustalany jest na etapie parametryzacji w parametrach oddziału). W przypadku cen według cenników, dodatkowo, można
określić rabaty kwotowe w cenniku — patrz punkt I.14.5. W karcie cennika
znajdują się pola, w które można wprowadzić rabat procentowy lub kwotowy
netto czy brutto. Nie można jednocześnie wpisać rabatu procentowego i kwotowego. Rabat brutto nie jest wyliczany na podstawie netto i odwrotnie.
Dokumenty odczytywane przez EDI lub tworzone z portalu mają procentowy typ rabatu.
Uprawnienia do udzielania rabatów W zależności od ustawienia parametru 2130 Uprawnienia do edycji rabatów w dokumentach, rabat może być wprowadzany „ręcznie” lub też tyko przypisywany automatycznie z cenników czy
kartoteki kontrahenta (jeśli został podany).
Parametr może przyjmować wartości:
— B — blokada ręcznego wprowadzania rabatów,
— N — rabaty mogą być redagowane tylko w nagłówkach dokumentów,
— P — rabaty mogą być redagowane tylko w pozycjach,
423
424
Rozdział III. Sprzedaż
— W — rabaty mogą być wprowadzane w nagłówkach i pozycjach.
Nadawanie uprawnień dotyczy dokumentów: magazynowych z cenami sprzedaży, wszystkich dokumentach w module sprzedaży, zamówieniach
sprzedaży i ofertach.
Parametr 2130 ustawisz po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|
Formuły|Sprzedaży].
Powiadomienia o zbyt dużym rabacie W systemie istnieje kontrola wysokości udzielanego rabatu, zarówno w nagłówku jak i pozycji dokumentów.
Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz jego maksymalna wartość
wynosi 99,99 %.
Dla pozycji kontrola wysokości udzielonego rabatu następuje podczas zatwierdzania okienka.
Jeśli rabat jest zbyt duży (większy od 100% w przypadku rabatu procentowego lub większy od ceny w przypadku rabatu kwotowego), zostanie podpowiedziany najmniejszy możliwy, a redakcja powróci do pola Rabat.
Podpowiadanie rabatu następuje według algorytmu:
— dla rabatu procentowego: suma rabatu z nagłówka i pozycji równa
99,99%
— dla rabatu kwotowego: suma rabatu z nagłówka i pozycji równa cenie
pomniejszonej o 0,01.
Jeśli podpowiedziany rabat będzie powodował nadal zerową wartość pozycji, pojawi się stosowny komunikat, przy czym formatka zostanie zatwierdzona. Dalsza kontrola spoczywa na funkcjach akceptacji dokumentów.
Kontrola dotyczy dokumentów magazynowych z cenami sprzedaży,
wszystkich dokumentów w module sprzedaży, zamówień sprzedaży i ofert.
4 Dokumenty walutowe
W systemie Logistyka istnieje możliwość prowadzenia rozliczeń wielowalutowych.
Aby w programie było możliwe wystawianie dokumentów w innej walucie
niż narodowa, należy określić parametry związane z wielowalutowością podczas definiowania parametrów ogólnych ([Definicje|Parametry|Parametry pracy] — zakładka Wielowalutowość). W tym celu zaznacz jedno z pól dotyczące
wielowalutowości — patrz punkt I.4.3.
III.4. Dokumenty walutowe
Podczas rejestrowania dokumentów równolegle w walucie narodowej i obcej, użyteczna jest możliwość automatycznego przeliczania kursów. Do tego
celu konieczne jest zredagowanie tabel kursów walut. Na temat redagowania
tabel kursów walut przeczytasz w rozdziale I.3.
W zależności od tego czy przedsiębiorstwo prowadzi handel z krajami UE
czy transakcje prowadzone są z krajami spoza UE potrzebne są inne dokumenty.
Rozróżnia się następujące dokumenty walutowe:
— opisujące obrót wewnątrzunijny
– WNT — wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru,
– WDT — wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru,
— opisujące obrót spoza UE
W nagłówku faktur wystawianych w innej walucie niż narodowa należy
wypełnić pola:
Wal. handlowa kod waluty handlowej. W polu tym podpowiadany jest kod
waluty wprowadzony w polu Domyślna waluta handlowa w pramatkach
oddziału.
Wal. opodatkowania kod waluty opodatkowania. W polu znajduje się kod
waluty kraju podanego w parametrach oddziału jako kraju dla waluty
opodatkowania. Pole nie jest dostępne do redakcji. Parametry oddziału
ustawisz wybierając [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i w oknie redakcyjnym wskazując zakładkę Parametry oddziału — patrz punkt I.4.4.
Kurs wg kurs waluty, który może być wprowadzony ręcznie lub z tabeli kursów. Kurs z tabeli można wprowadzić naciskając klawisz F3 .
Po naciśnięciu klawisza F3 zostanie wyświetlona lista banków. Należy
wskazać bank z którego kurs będzie pobierany, wybrać polecenie Tabela
kursów i wskazać odpowiednią tabelę. Po wskazaniu typu kursu (sprzedaży, zakupu, średni), wybrany kurs zostanie wprowadzony w pole Kurs
wg.
Na temat wprowadzania tabel kursów walut czytaj w punkcie I.3. Jeżeli
waluta w polu Wal.handlowa różna jest od waluty narodowej, pole musi być wypełnione. Natomiast jeżeli waluta handlowa jest taka sama jak
waluta narodowa pole nie będzie dostępne do redakcji.
425
426
Rozdział III. Sprzedaż
Tab.kurs., Ręcznie odpowiednia wartość jest zaznaczana przez program w zależności czy kurs został wprowadzony ręcznie czy z tabeli kursów (patrz
poprzednie pole).
Z dnia data kursu. Jeżeli waluta w polu Wal.handlowa różna jest od waluty narodowej pole musi być wypełnione. Jeżeli kurs waluty wprowadzony jest
z tabeli kursów, pole jest wypełniane przez program odpowiednią datą
z tabeli i jest niedostępny do redakcji.
W walutowych dokumentach sprzedaży i zakupu istnieje również możliwość wpisanie kursu do wyliczania wartości narodowych. Kurs ten jest wykorzystywany do:
— wyznaczania wartości magazynowej jeśli dokument magazynowy jest
tworzony z dokumentu zakupowego;
— dekretowania.
Kurs dla waluty opodatkowania jest wykorzystywany do rozliczenia VAT.
Wydruki dokumentów, raporty, zapytania sql dotyczące zakupu i sprzedaży są
realizowane wg wartości podatkowych.
Przy włączonej wielowalutowości w oknie pozycji dokumentu sprzedaży, zakupu, magazynowych z cenami sprzedaży wyświetlane jest pole Cena w.
W polu wyświetlany jest symbol waluty podany w nagłówku dokumentu. Jeśli
dokument jest wystawiany w walucie obcej, należy podać cenę w tej walucie.
Przy wypełnianiu ceny walutowej cena może również być podpowiadana
z aktualnego cennika — patrz rozdział III.3.
Pola dotyczące ceny i wartości w walucie narodowej zostaną przeliczone
po kursie podanym w nagłówku.
Jeżeli w nagłówku wprowadzono inną walutę niż narodowa waluty w pozycji nie można zmienić. Jeżeli w nagłówku dokumentu jako walutę handlową wprowadzono walutę narodową, w pozycji faktury czy innego dokumentu
można podać inną walutę niż narodowa. Wówczas należy podać cenę w walucie i wpisać ręcznie kurs dla waluty.
Sposób przeliczania pozycji walutowych Dla dokumentów walutowych należy określić w jaki sposób będą przeliczane pozycje w walucie. Funkcjonalność dotyczy faktur sprzedaży, dokumentów zakupu, dokumentów magazynowych z cenami sprzedaży, zamówieniach sprzedaży i ofert.
Pozycje walutowe mogą być przeliczane:
III.4. Dokumenty walutowe
— według wartości — przejście z waluty handlowej na opodatkowania
przebiega na poziomie wartości netto pozycji dokumentu,
— według ceny — zostanie najpierw wyznaczona cena w walucie opodatkowania (i narodowej), z której następnie zostaną wyliczone pozostałe
wartości pozycji w tych walutach.
Sposób przeliczania pozycji walutowych w zależności od dokumentów
ustawiany jest:
— dla dokumentów sprzedaży — w definicji typu dokumentu sprzedaży
[Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży|Dołącz/Popraw] — pole Sposób
przeliczania pozycji walutowych,
— dla dokumentów zakupu — w definicji typu dokumentu zakupu
[Definicje|Typy dokumentów|Zakupowych|Dołącz/Popraw] — pole Sposób przeliczania pozycji walutowych,
— dla dokumentów magazynowych z ceną sprzedaży — w nagłówku dokumentu — pole Z waluty wg wartości,
— dla zamówień sprzedaży — w nagłówku zamówienia — pole Z waluty wg
wartości,
— dla oferty — w nagłówku oferty — pole Z waluty wg wartości.
Wartość pola Z waluty wg wartości, dostępnego w nagłówku dokumentu
magazynowego, zamówienia sprzedaży czy oferty, podpowiadana jest z parametru 800814 Czy przeliczać pozycje walutowe wg wartości? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Cenniki].
Dokumenty generowane dziedziczą wartość z dokumentu źródłowego.
Zwrócić należy uwagę, że podczas fakturowania WZ lub realizacji zamówienia
sprzedaży, typy dokumentów sprzedaży zostaną ograniczone w ten sposób, że
sposób przeliczania pozycji walutowych musi być zgodny.
Dokumenty odczytywane przez EDI lub tworzone z portalu sposób przeliczania pozycji w walucie mają zgodny z parametrem 800814.
4.1 WDT, WNT
W systemie Logistyka istnieje możliwość właściwej rejestracji dokumentów
VAT w zależności od miejsca - kraju UE, w którym powstał obowiązek podatkowy w stosunku do czynności dokumentowanej fakturą VAT. Każdy dokument VAT jest w systemie przypisany do kraju opodatkowania w ramach
427
428
Rozdział III. Sprzedaż
UE (nie bezpośrednio ale przez oddział, które posiada przypisany dla niego
kraj opodatkowania). Dzięki temu można wyodrębnić dokumenty wpływające na podstawę opodatkowania w Polsce oraz stworzyć ewidencje pomocnicze
(w systemie Finanse i księgowość) do rozliczeń VAT w innych krajach UE.
W momencie pierwszego startu systemu Logistyka (jeśli instalacja obejmuje program Finanse i księgowość następuje to również w tym programie):
— automatycznie wczytywane są informacje o wszystkich krajach wchodzących w skład Unii Europejskiej (dwuliterowy symbol i nazwa państwa, waluta narodowa);
— tworzone są słowniki stawek VAT obowiązujących w poszczególnych
krajach UE.
Dane te pozwolą na późniejsze poprawne zarejestrowanie dokumentów VAT.
Wybór kraju opodatkowania, oddziału na którym dokonujemy obrotu, decyduje o tym jakie stawki VAT mogą być zastosowane dla poszczególnych towarów. Wprowadzając pozycje dokumentu dostępne będą tylko stawki obowiązujące w danym kraju UE (zdefiniowane na starcie programu). Informacje,
dotyczące podsumowania wartości w walucie opodatkowania można znaleźć
także na wydruku dokumentu handlowego, np.faktury VAT.
Obrót wewnątrzunijny jest rejestrowany w ogólnym przypadku przez parę dokumentów WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru) i WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru). W programie możliwe jest rejestrowanie następujących operacji:
— Wewnątrzwspólnotowe nabycie;
– Wewnątrzwspólnotowe nabycie (obrót wł.) - do dokumentowania przesunięć w ramach przedsiębiorstwa, pomiędzy magazynami
w różnych krajach UE;
– Wewnątrzwsp. nabycie (tr. trójstr.) - do wyodrębnienia transakcji
trójstronnych;
— Wewnątrzwspólnotowa dostawa;
– Wewnątrzwsp. dostawa (obrót wł.) - do dokumentowania przesunięć w ramach przedsiębiorstwa, pomiędzy magazynami w różnych krajach UE;
– Wewnątrzwspólnotowa dostawa (transakcja trójstr.) - do wyodrębnienia transakcji trójstronnych.
III.4. Dokumenty walutowe
Dokumenty WNT i WDT są odpowiednio rejestrowane w module zakupu lub
magazynowym i sprzedaży. Dokumenty te w definicji dokumentu mają zaznaczone pole Unijny (patrz I.11.3).
W systemie istnieje możliwość zdefiniowania tabeli kursów dla każdej waluty i dla dowolnego banku. Na temat redakcji tabel kursów walut możesz przeczytać w rozdziale I.3.
Dokumenty unijne (WDT, faktury wewnętrzne) mogą być wystawiane
również przy wyłączonej wielowalutowości (patrz punkt I.4.3).
Jeżeli redagowany dokument jest dokumentem unijnym, czyli jeżeli w definicji typu tego dokumentu pole Unijny ustawiono na T (patrz punkt I.11.3)
dostępne do redakcji będą również pola:
— Transakcja trójstronna — pole informujące czy dokument dotyczy transakcji trójstronnej. Pole ma znaczenie zwłaszcza przy współpracy systemu Logistyka z systemem Finanse i księgowość, takie dokumenty będą
inaczej księgowane niż dokumenty unijne nie opisujące transakcji trójstronnej.
— NIP UE — w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów faktura stwierdzająca tę dostawę powinna zawierać właściwy i ważny NIP-UE (z dwuliterowym kodem państwa) nabywcy. Dla dokumentów unijnych pole to
musi być wypełnione.
W fakturach wewnętrznych i przychodowych dokumentach unijnych, w
których pominięto informacje Intrastat — w zakładce Dane INTRASTAT
pole Typ deklaracji ustawiono na Nie dotyczy (patrz opis poniżej), można
nie podawać NIP UE.
Podczas wypełniania pozycji dokumentu WDT w polu Stawka VAT podpowiadane jest 0 % - firma, która dokonuje wewnątrz wspólnotowej dostawy towarów, może zastosować stawkę VAT w wysokości zero procent. Użytkownik
może tą stawkę zmienić.
Jeżeli redagowany dokument jest dokumentem unijnym, należy również
wypełnić pola w zakładce Dane do INTRASTAT zarówno w nagłówku jak i pozycji
dokumentu.
W zakładce Dane do INTRASTAT nagłówka dokumentu znajdują się pola:
— Kraj przeznaczenia — pole dostępne do redakcji w przypadku dokumentów WDT.
— Kraj wysyłki — pole dostępne do redakcji w przypadku dokumentów
WNT.
429
430
Rozdział III. Sprzedaż
— Warunki dostawy — pole dostępne do redakcji w przypadku kiedy odpowiedni próg ([Definicje|Intrastat|Progi]) dla wywozu lub przywozu ustawiony jest na S.
— Rodzaj transakcji
— Rodzaj transportu — pole dostępne do redakcji w przypadku kiedy odpowiedni próg ([Definicje|Intrastat|Progi]) dla wywozu lub przywozu ustawiony jest na S.
— Typ deklaracji — dla dokumentów dotyczących wewnąrzwspólnotowej
dostawy będzie tu zaznaczone pole Wywóz, dla wewnątrzwspólnotowego nabycia — pole Przywóz.
Dla dokumentów WDT pole nie jest dostępne do redakcji.
W fakturach wewnętrznych i przychodowych dokumentach unijnych
można zaznaczyć pole Nie dotyczy, wówczas nie będzie możliwości
wprowadzenia wszelkich danych związanych z deklaracją Intrastat.
— Okres deklaracji — pole podpowiadane przez system. Znajduje się tu bieżący rok i miesiąc (czyli rok i miesiąc podany w parametrach pracy), np.
201109. Użytkownik może okres deklaracji zmienić.
Przy wystawianiu korekty do dokumentu unijnego, na korekcie, w polu tym podpowiadana jest wartość z dokumentu, niezależnie od okresu,
w którym korekta jest wystawiana. Jeżeli na podstawie korekty będzie
tworzona deklaracja INTRASTAT należy zadbać aby wprowadzić odpowiedni okres deklaracji.
Wprowadzając pozycję dokumentu unijnego, w zakładce Dane do INTRASTAT znajdują się pola:
— Kod CN
— Opis towaru
— Kraj przeznaczenia
— Warunki dostawy
— Rodzaj transakcji
— Rodzaj transportu
III.4. Dokumenty walutowe
— Kraj pochodzenia — pole dostępne jest do redakcji tylko w przypadku
przychodu czyli w pozycji dokumentu WNT.
— Masa netto
— Il.w uzupeł.jm
— Wartość faktury
— Wartość statystyczna
Wartości niektórych pól przepisywane są z nagłówka dokumentu.
W dokumentach unijnych wartość fakturową i statystyczną podaje się z
precyzją do 2 miejsc po przecinku. Natomiast masę netto i ilość w uzupełniającej jm z precyzją do 6 miejsc po przecinku. Funkcje automatycznego tworzenia deklaracji INTRASTAT zaokrąglają wartości fakturową, statystyczną, masę netto i ilość w uzupełniającej jm do całości po uprzednim sumowaniu (wg
zasad określonych w rozporządzeniu dotyczącym zgłoszeń INTRASTAT) wartości z dokumentów źródłowych (faktur lub dokumentów magazynowych).
Po odpowiedniej parametryzacji, pola w zakładce Dane do Intrastat zostaną
wypełnione przez program.
Jeżeli w definicjach atrybutu dla danego towaru został podany kod CN, pola Kod CN i Opis towaru będą wypełnione. Kod CN z materiałem można powiązać wybierając [Definicje|Intrastat|Definicje atrybutów] i dla wybranego materiału wskazać polecenie Kod CN.
Na temat parametryzacji deklaracji Intrastat czytaj w punkcie V.2.
Istnieje również możliwość powiązania kodu CN z materiałem podczas
wypełniania pozycji dokumentu unijnego. Kod CN zapisywany jest dla materiału wynikającego z pozycji. Jeżeli wprowadzony kod CN nie zostanie odnaleziony na liście kodów CN materiału to system zaproponuje dodanie go.
Wyjątkiem jest sytuacja kiedy na liście znajduje się inny kod z początkową datą obowiązywania zgodną z datą redagowanego dokumentu. W takiej sytuacji
nie ma możliwości zmiany lub zapamiętania kodu na liście.
Na temat kodów CN czytaj również w punkcie II.16.2.
Pola w zakładce Dane do INTRASTAT nie będą redagowalne, jeżeli w firmie
INTRASTAT jest wyłączony.
Wyłączenie INTRAST jest przeznaczone dla firm, które:
— nie przekroczyły progu podstawowego w przywozie lub wywozie;
— nie sporządzają samodzielnie deklaracji INTRASTAT.
431
432
Rozdział III. Sprzedaż
Aby wyłączyć INTRASTAT dla przywozu lub wywozu należy ustawić na N
odpowiednie progi.
Ustawianie progów dostępne jest po wybraniu [Definicje|Intrastat|Progi].
Informacje na temat deklaracji INTRASTAT znajdziesz w rozdziale V.
Faktury wewnętrzne dla usług
Jeśli faktura wewnętrzna dotyczy tylko usług to można pominąć wprowadzanie danych do Intrastatu w jej nagłówku. W tym celu należy w polu Typ deklaracji wskazać wartość Nie dotyczy. Typ deklaracji można zmienić przed dodaniem pierwszej pozycji dokumentu.
Korekta dokumentów unijnych
Dokumenty unijne można korygować jak i inne dokumenty sprzedaży czy zakupu - patrz punkt III.5.
W tym wypadku korekta może dotyczyć danych związanych z Intrastatem.
Istnieje możliwość zmiany danych do Intrastat w zaakceptowanych dokumentach. Dotyczy to unijnych dokumentów magazynowych, sprzedaży i zakupu. Zmian można dokonywać do chwili kiedy dokument zostanie uwzględniony w deklaracji Intrastat.
Modyfikacja może również zostać zablokowana przez uwzględnienie w deklaracji Intrastat co najmniej jednego dokumentu powiązanego (korekty).
Mechanizm uwzględnia również przypadek, kiedy należy uzupełnić dane,
które pierwotnie nie były wymagane. Konieczność ich wypełnienia może pojawić się w sytuacji przystąpienia do składania deklaracji Intrastat lub zmiany
progu z podstawowego na szczegółowy. Wtedy należy wystawić dokument korekty w okresie, w którym obowiązuje Intrastat i cofnąć się do dokumentów
powiązanych, które pierwotnie nie miały danych do Intrastat lub dane te były niepełne i je uzupełnić. Następnie należy wrócić do dokumentu korekty i
ustalić ostateczne wartości danych do Intrastat.
Na uwagę zasługuje sytuacja, kiedy korektą do dokumentu wywozu będzie
dokument przywozu lub dla dokument przywozu będzie korygowany dokumentem wywozu, a dodatkowo wywóz i przywóz mają ustawione różne progi.
Dla wywozu ustawiono próg szczegółowy, dla przywozu — podstawowy.
Wystawiono dokument WNT, czyli zgodnie z przepisami, na dokumencie nie
występuje wartość statystyczna. Do dokumentu WNT zostaje wystawiona korekta, przy czym na korekcie pole Typ deklaracji zostało zanzaczone na Wywóz.
Tutaj należy uzupełnić pola Warunki dostawy i Rodzaj transportu.
III.5. Dokumenty korygujące sprzedaż
W takim wypadku po wprowadzeniu nagłówka korekty, należy „wrócić”
do dokumentu WNT i dla pozycji wybrać akcję Popraw. Pole ’Wartość statystyczna’ jest dostępne do redakcji i należy je uzupełnić.
5 Dokumenty korygujące sprzedaż
Korekty do dokumentów sprzedaży, czyli faktury korygujące VAT, wystawia
się z różnych powodów. Mogą to być błędy operatorskie, reklamacje klienta
lub zwrot towaru. Bardzo różne przyczyny wystawiania korekt powodują, że
można korygować praktycznie wszystkie elementy pozycji dokumentu sprzedaży, to jest:
— ilość towaru,
— cenę jednostkową towaru,
— stawkę podatku VAT.
Z korekty wymienionych wyżej elementów wynikają zmiany wartości netto
i zmiany podatku VAT. Procedury programowe zostały tak zaprojektowane,
że wszelkie zmiany wartości obliczane są automatycznie na podstawie danych
o zmianach wnoszonych przez korektę.
Aby wystawianie korekt było możliwe w systemie, użytkownik musi zdefiniować typy dokumentów korygujących. Po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży|Dołącz], w oknie Cechy dokumentu sprzedaży pole Korekta?
należy zaznaczyć na T. Jeżeli definiowany będzie dokument korygujący fakturę wystawianą według cen brutto, należy zaznaczyć pole Przeliczać od brutto.
W szczególności pole to należy zaznaczyć przy definiowaniu dokumentu korygującego paragon.
Opis sposobu definiowania typów dokumentów znajduje się w punkcie I.11, w szczególności na temat typów dokumentów sprzedaży czytaj
w punkcie I.11.3.
Aby wystawić korektę do faktury wybierz [Faktury|Wszystkie dokumenty],
wskaż fakturę do korekty, a następnie wybierz polecenie Dołącz i pozycję Korektę.
Dokumenty korekty sprzedaży redagować można również po wybraniu
[ Faktury|Wystaw dokument sprzedaży|Korektę]. Przy pomocy tej funkcji można również wystawiać dokumenty korekty do faktur i paragonów na przełomie
lat. Na ekranie zostanie wyświetlone okno z parametrami według których będą
wyświetlane faktury przeznaczone do korygowania. Można tu podać:
433
434
Rozdział III. Sprzedaż
— Rok
— Miesiąc
— Kod kontrahenta
— Odbiorca
Tutaj należy również wskazać czy korekta dotyczy faktury czy korekty historycznej.
Po podaniu np. roku i kontrahenta wyświetlona zostanie lista wszystkich
faktur wystawionych na podanego kontrahenta w danym roku.
Jeżeli żadne z pól nie zostanie wypełnione, w oknie z listą dokumentów
sprzedaży znajdą się wszystkie dokumenty.
W oknie z listą faktur wskaż dokument do korekty i wybierz polecenie Korekta.
Dokument korekty, tak jak dokument faktury, składa się z nagłówka i z pozycji. Najpierw redagowane są pozycje dokumentu. Dokument korekty zawiera
te same pozycje co dokument pierwotnie wystawiony. Wybierz pozycję, którą
należy skorygować, i przy pomocy polecenia Korekta skoryguj ją odpowiednio.
Po wybraniu polecenia Korekta zostanie wyświetlone okno z pozycjami do
korekty. Z lewej strony okna prezentowane są wartości przed korektą — nie są
one dostępne do redakcji. Odpowiednie wartości można wprowadzić po prawej stronie okna.
Redagując korektę nie można zmieniać indeksu towaru, którego dotyczy
pozycja, zmienić można jedynie:
— ilość towaru, wpisując taką jaka ma być po korekcie — program sam
wyliczy ilość towaru do zwrotu;
— cenę jednostkową towaru, jaka ma obowiązywać po korekcie;
— stawkę podatku VAT, jaka ma być po korekcie.
Na dokumencie korekty należy wprowadzić takie wartości, jakie powinny
znaleźć się w prawidłowym dokumencie, a nie różnice wynikające z błędnego
wystawienia pierwotnego dokumentu.
Program umożliwia wprowadzanie ilość po korekcie większej niż ilość
przed korektą.
Polecenie Zwrot w pozycjach dokumentu korygującego sprzedaż redukuje
do zera ilość towaru we wskazanej pozycji — [Zwrot|Bieżącej poz.], lub też we
wszystkich pozycjach — [Zwrot|Wszystkiego].
III.5. Dokumenty korygujące sprzedaż
Oczywiście rzadko się zdarza, że wszystkie elementy dokumentu są jednocześnie zmieniane w wyniku korekty, jednak program dopuszcza taką możliwość. Po naniesieniu danych i zakończeniu redagowania pozycji zostaną obliczone wartości sprzedaży takie, jakie będą obowiązywać dla danej pozycji po
korekcie. Nie są to różnice (do zapłaty lub zwrotu) wynikające z korekty, lecz
zaktualizowane wartości dokumentu.
Po zakończeniu redagowania jednej pozycji należy analogicznie skorygować wszystkie pozostałe, które powinny być zmienione w wyniku korekty.
Korekta faktury sprzedaży może polegać również na zmianie materiału,
dodaniu nowej pozycji, rozbiciu jednej pozycji faktury na kilka pozycji z różnymi cenami. Funkcja działa analogicznie do akcji dostępnej dla korekty zakupu — patrz punkt IV.4.1.
Po zakończeniu redagowania pozycji, zostanie wyświetlony nagłówek korekty. Nagłówek korekty redagowany jest analogicznie jak nagłówek faktury VAT. Szczegóły na temat redagowania danych nagłówkowych faktury VAT
patrz punkt III.1.1.
Wartość pole Data sprz. jest podpowiadane przez system i jest zgodna z analogicznym polem z faktury sprzedaży. Użytkownik może tą datę zmienić.
Pole Data zwrotu oznacza datę zwrotu towaru do magazynu. System podpowiada tu datę wystawienia dokumentu korekty, ale data może być zmieniona
przez użytkownika.
Wyjątkiem jest pole występujące jedynie w korekcie Powód korekty. Można
tu podać dowolną przyczynę korekty, np. reklamacja. Pole nie musi być wypełnione.
Innym polem, które występuje w nagłówku korekty jest Faktura korygowana. Pole jest wypełniane automatycznie i znajduje się tu symbol dokumentu
aktualnie korygowanego.
Gdy zakończone zostanie redagowanie dokumentu, program automatycznie oblicza wszystkie wartości wynikające z korekty na podstawie pierwotnych
pozycji faktury i zredagowanych pozycji po korekcie. Dokument można zaakceptować wykonując polecenie Akceptuj.
Może się zdarzyć, że jeden dokument będzie wymagał wielokrotnego skorygowania. Sposób wystawiania dokumentu kolejnej korekty niczym się nie
różni od opisanego powyżej, ale pozycje, które będą korygowane, zawierają
dane po ostatniej korekcie, a nie z dokumentu pierwotnego. W stosunku do
takich pozycji program wyliczy również wartości wynikające z korekty.
Na fakturze został zarejestrowany fakt sprzedaży 100 sztuk towaru. Klient
zwrócił 30 sztuk. W dokumencie powstałym w wyniku korekty została wpisana
435
436
Rozdział III. Sprzedaż
ilość 70. Klient ponownie zwrócił 20 sztuk towaru. Redagując drugą korektę,
w polu Ilość znajdziesz liczbę 70, tzn. ilość towaru po pierwszej korekcie (a nie
100 jak było na fakturze). Ilość po drugiej korekcie to 50 sztuk — tę liczbę
należy wpisać kolejny raz korygując pozycję.
Za pierwszym i za drugim razem program wyliczy wysokość kwoty do
zwrotu dla klienta. Za pierwszym razem będzie to wartość 30 sztuk towaru,
za drugim razem wartość 20 sztuk.
Po wystawieniu dokumentu korekty można go wydrukować przy pomocy
akcji [Faktury|Wszystkie dokumenty|Drukuj|Drukuj].
Na temat wydruków faktur sprzedaży i korygujących czytaj w punkcie III.2.
5.1 Dokument zwrotu zewnętrznego
Jeżeli korygowanym dokumentem jest dokument sprzedaży powiązany z dokumentem magazynowym, w wyniku akceptacji dokumentu korygującego,
w magazynie lub w magazynach automatycznie powstaną dokumenty zwrotu zewnętrznego. Dokumenty takie powstaną tylko w sytuacji, gdy w wyniku
korekty zmniejszana była ilość sprzedawanego towaru.
Aby możliwe było generowanie do magazynu dokumentu zwrotu, program
musi być odpowiednio sparametryzowany.
Przede wszystkim należy zdefiniować odpowiedni dokument zwrotu zewnętrznego. Po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych|Dołącz] w oknie Typ dokumentu należy podać informacje:
— w pole Typ najczęściej wpisujemy ZZ,
— w pole Nazwa — Zwrot zewnętrzny,
— Typ dokumentu — przychodowy,
— Rodzaj przychodu — zwrotny,
— Rodzaj dokumentu — zewnętrzny, zwykły.
Na temat definiowania dokumentów czytaj w punkcie I.11.3.
Należy również odpowiednio ustawić parametr Czy po korekcie generować dok. zwrotu do magazynu (zmniejszenie ilości)? dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż]. Parametr Typ generowanego dokumentu zwrotu po korekcie. decyduje, jaki typ dokumentu zwrotu zostanie utworzony w wyniku korekty. Najczęściej jest to dokument ZZ.
Na temat ustawiania parametrów czytaj w punkcie I.7.
III.5. Dokumenty korygujące sprzedaż
Numery magazynowych dokumentów zwrotu generowanych do korekty
będą nadawane automatycznie, niezależnie od znacznika Czy wykorzystywać
wolne numery dla numeracji dokumentu zwrotu ([Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]).
Jeżeli korekta dotyczy przypadku, że ilość po korekcie jest większa niż na
fakturze, w wyniku akceptacji dokumentu korygującego dokument magazynowy nie zostanie utworzony. Należy wówczas utworzyć ręcznie dokument WZ.
Dla dokumentów magazynowych typu ZZ dostępna jest akcja Korekta
sprzedaży, która umożliwia wyświetlenie korekty sprzedaży związanej z danym
dokumentem ZZ lub informuje o braku powiązanej korekty.
5.2 Korekta historyczna
W programie Logistyka można wystawiać korekty do faktur, które nie były zarejestrowane w programie. Może to być przydatne np. wówczas, gdy trzeba
wystawić korektę do faktury, wystawionej przed zakupem programu. Korekty
takie nazwano korektami do faktur historycznych.
Przed wystawieniem korekty do niezarejestrowanej faktury należy upewnić się, że zdefiniowano odpowiednie dokumenty. Po wybraniu [Definicje|Typy | Dokumentów sprzedaży|Dołącz/Popraw] należy pola Korekta? i historyczna
ustawić na T.
Opis sposobu definiowania typów dokumentów znajduje się w punkcie I.11, w szczególności na temat typów dokumentów sprzedaży czytaj
w punkcie I.11.3.
Jeżeli program uruchamiany jest po raz pierwszy bez danych, odpowiednie typy dokumentów można zaimportować wybierając [Administracja|Import
tabel | Definicje typów dokumentów sprzedaży i zakupu].
Korekty do faktur historycznych wystawia się podobnie jak korekty do
„zwykłych” faktur, tzn. z modułu Faktury należy wybrać funkcję Wystaw dokument sprzedaży lub funkcję Wszystkie dokumenty i akcję Dołącz, a następnie
wskazać odpowiedni dokument.
Podczas wprowadzania danych do nagłówka należy podać symbol dokumentu korygowanego, wprowadzając go w pole Faktura korygowana, a także
datę tego dokumentu — pole z dnia.
Podczas wprowadzania pozycji korekty do faktury historycznej można redagować również pola Zafakturowano.
Po wprowadzeniu wartości przed korektą pola po stronie Winno być wypełnione są automatycznie. Użytkownik, podobnie jak w korekcie „zwykłej”
nanosi tutaj wartości jakie będą po korekcie.
437
438
Rozdział III. Sprzedaż
Podczas akceptacji faktury historycznej, na życzenie użytkownika można
wygenerować dokument zwrotu zewnętrznego do magazynu. Dla dokumentu
zwrotu należało będzie podać magazyn, cenę i datę dostawy.
Jeżeli magazyn, do którego generowany jest dokument zwrotu, zdefiniowany jest jako magazyn z wymaganymi wymiarami, dokument zwrotu w magazynie nie zostanie zaakceptowany (patrz punkt II.17).
Utworzenie korekty historycznej powoduje jednoczesne utworzenie technicznego dokumentu sprzedaży odzwierciedlającego dokument korygowany
(dokument tworzony jest w masce technicznej). Dane w nagłówku takiego zawierają następujące informacje:
— symbol dokumentu — pochodzi z nagłówka korekty historycznej z sekcji Faktura korygowana;
— kontrahent — pochodzi z nagłówka korekty historycznej;
— data wystawienia — pochodzi z nagłówka korekty historycznej z pola z
dnia z sekcji Faktura korygowana;
— data sprzedaży — pochodzi z nagłówka korekty historycznej z pola z dnia
z sekcji Faktura korygowana;
— waluta handlowa — pochodzi z nagłówka korekty historycznej;
— kurs na walutę opodatkowania — pochodzi z nagłówka korekty historycznej;
— kurs na walutę narodową — pochodzi z nagłówka korekty historycznej;
— data kursu na walutę opodatkowania — pochodzi z nagłówka korekty
historycznej;
— data kursu na walutę narodową — pochodzi z nagłówka korekty historycznej.
Dane pozycji pochodzą z pozycji korekty historycznej z części Przed korektą.
Dokument sprzedaży powiązany z korektą historyczną można przeglądać
po wybraniu dla danej korekty [Funkcje dod.|Powiązane dokumenty].
III.5. Dokumenty korygujące sprzedaż
5.3 Zbiorcza korekta dokumentów sprzedaży
W systemie istnieje możliwość wystawiania korekty zbiorczej do wielu dokumentów sprzedaży.
Dokumenty do korekty wybierane są wg kryteriów:
— dokumenty korygowane zostały wystawione w ramach aktywnego oddziału,
— dokumenty korygowane wystawione były dla kontrahenta wskazanego
w korekcie zbiorczej,
— dokumenty korygowane muszą zawierać się w zadanym okresie,
— typ korygowanego dokumentu odpowiada typowi korekty, określonemu
w korekcie zbiorczej,
— waluta handlowa dokumentów korygowanych i korekty zbiorczej jest
zgodna.
Korekta taka polega na zmianie wartości wybranych dokumentów o zadany procent (uwzględniane są wcześniejsze korekty).
Wystawienie korekty zbiorczej przebiega w następujących krokach:
— dodanie nagłówka korekty zbiorczej,
— przygotowanie listy dokumentów do korekty,
— korekta dokumentów wg przygotowanej listy,
— akceptacja korekty zbiorczej.
Dodanie nagłówka korekty zbiorczej wiąże się z wypełnieniem pól:
— Rok, Miesiąc, Oddział, Zaakceptowana pola wypełniane automatycznie.
— Numer pole wypełniane zgodnie z definicją numeracji korekt zbiorczych
(numeracja o kodzie KZB).
— Data wystawienia w polu podpowiadana jest data bieżąca lub końca okresu jeśli bieżąca data nie zawiera się w aktywnym okresie. Wartość podpowiadaną można zmodyfikować ręcznie.
— Okres od, do pola wypełniane ręcznie. Jest okres według, którego będą
pobierane dokumenty do korekty.
439
440
Rozdział III. Sprzedaż
— Rabat % pole wypełniane ręcznie. Jest to procent o jaki zostanie zmniejszona wartość korygowanych dokumentów.
— Powód korekty pole wypełniane ręcznie. W pole można wpisać przyczynę, dlaczego korekta jest wystawiana. Pole nie musi być wypełnione.
— Kontrahent dane kontrahenta, na którego będzie wystawiana korekta.
Pole wypełniane ręcznie.
— NIP UE pole istotne dla korekt dokumentów unijnych, wypełniane ręcznie.
— Typ zbiór pól — Sposób przeliczania pozycji walutowych, Sposób liczenia
VAT, Ceny brutto, Sprzedaż nieopodatkowana, których przeznaczeniem
jest wybranie typu korekty.
— Sekcja dotycząca walutowości jest analogiczna jak dla dokumentów
sprzedaży.
— Pola dotyczące wartości pełnią rolę informacyjną, są wyliczane automatycznie
Ograniczenia w edycji
nagłówka korekty
zbiorczej
Podanie typu korekty blokuje edycję pól: Sposób przeliczania pozycji walutowych, Ceny brutto, Sposób liczenia VAT, Sprzedaż nieopodatkowana. Utworzenie listy dokumentów do korekty powoduje blokadę edycji pól: Okres od,
Okres do, Kontrahent, Waluta handlowa. Wygenerowanie korekt blokuje możliwość edycji nagłówka korekty zbiorczej.
Uprawnienia edycji rabatu nie dotyczą korekt zbiorczych.
Przygotowanie listy dokumentów do korekty polega na uruchomieniu
opcji Generuj listę dostępnej w oknie Korygowane faktury. Okno aktywowane
jest po wybraniu akcji Korygowane dokumenty dla wybranego nagłówka korekty zbiorczej. Przygotowaną listę można zmienić przez usunięcie wybranych
pozycji. Kolejne uruchomienie opcji Generuj listę uzupełni ją o brakujące dokumenty.
Korygowanie dokumentów według przygotowanej listy polega na uruchomieniu opcji Koryguj. Potwierdzenie chęci utworzenia korekt spowoduje automatyczne wygenerowanie zaakceptowanych korekt do wszystkich dokumentów, które w polu Nr korekty miały wartość 0. Należy zwrócić uwagę, że w ramach korekty zbiorczej tworzonych jest tyle korekt ile dokumentów sprzedaży do korekty. Generowane dokumenty nie są widoczne w widoku [Faktury|
Wszystkie dokumenty]. Numeracja generowanych korekt odbywa się w ramach
III.6. Faktura zaliczkowa
grupy numeracji o kodzie KZF, przy czym symbol jest stały i zgodny z symbolem korekty zbiorczej. Data wystawienia, typ korekty, rabat, informacje walutowe generowanych korekt są zgodne ze wskazanymi w nagłówku korekty
zbiorczej.
Operacja korekty, do momentu akceptacji korekty zbiorczej, jest odwracalna. Wycofanie wybranych korekt można uzyskać na dwa sposoby. Pierwszy,
użycie opcji Usuń powoduje usunięcie wygenerowanej korekty i pozycji z listy dokumentów do korygowania. Drugi, użycie opcji Usuń korektę powoduje
usunięcie tylko wygenerowanej korekty. Dodatkowo możliwy jest podgląd dokumentów do korekty i korekt, zarówno nagłówków jak i pozycji. Nagłówki
można oglądać po naciśnięciu spacji na wybranej pozycji, natomiast pozycje
po wybraniu jednej z opcji Pozycje faktury czy Pozycje korekty. Zbiorczy podgląd pozycji dostępny jest z poziomu nagłówka korekty zbiorczej, opcja Podgląd pozycji.
Akceptacja korekty zbiorczej następuje po wybraniu Akceptuj na wybranym nagłówku. Akceptacja uwzględnia ustawienia parametru 300110 Czy księgować automatycznie?. Akceptacja blokuje możliwość edycji dokumentu.
Wycofanie akceptacji zmienia znacznik akceptacji i przywraca edycję dokumentu.
Wartość dokumentu w podziale na stawki VAT można sprawdzić wybierając akcję Wg stawek VAT. Liczby prezentowane w oknie są wynikiem podsumowania wartości z wygenerowanych dokumentów korygujących.
Korektę zbiorczą można wydrukować [Drukuj|Drukuj] lub utworzyć plik
PDF [Drukuj|Drukuj PDF]. W przypadku PDF można zachować go w postaci załącznika do korekty zbiorczej. Dostęp do załączników jest poprzez opcję
Załączniki.
Więcej na temat tworzenia plików PDF czytaj w punkcie III.2.1, na temat
załączników w punkcie IX.9.
Korekty generowane automatycznie z korekty zbiorczej nie są prezentowane w serwisie www.
6 Faktura zaliczkowa
Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub
całość należności należy wystawić fakturę VAT.
W systemie Logistyka istnieje możliwość wystawienia faktury VAT za pobraną zaliczkę.
Faktura zaliczkowa jest zwykłą fakturą sprzedaży, ale nie jest powiązana z
ruchem towarów. Towary zdejmujemy z magazynu fakturą końcową.
441
442
Rozdział III. Sprzedaż
Aby wystawianie faktur zaliczkowych było dostępne w programie należy
zadbać aby zdefiniować dokument zaliczkowy i dokument rozliczający zaliczki. Po wybraniu [Definicje|Typy|Dokumentów sprzedaży|Dołącz/Popraw] należy zaznaczyć pole Dokument zaliczkowy. W definicji innego dokumentu sprzedaży należy zaznaczyć pole Rozlicza zaliczki. Dokumentem rozliczającym zaliczki, może być „zwykła” faktura VAT.
Opis sposobu definiowania typów dokumentów znajduje się w punkcie I.11, w szczególności na temat typów dokumentów sprzedaży czytaj
w punkcie I.11.3.
Aby wystawić fakturę zaliczkową wybierz [Faktury|Wszystkie dokumenty|
Dołącz|Zaliczkową] lub też [Faktury|Wystaw dokument sprzedaży|Zaliczkowy].
Dokument zaliczkowy, tak jak dokument faktury, składa się z nagłówka
i z pozycji.
Najpierw redagowany jest nagłówek dokumentu, analogicznie jak nagłówek faktury VAT. Szczegóły na temat redagowania danych nagłówkowych faktury VAT patrz punkt III.1.1.
Wyjątkiem jest pole występujące jedynie w dokumencie zaliczki Kwota zaliczki, w które należy wprowadzić kwotę brutto zaliczki.
Inna różnica między dokumentem zaliczkowym a fakturą VAT, że w nagłówku faktury zaliczkowej zamiast pola Data sprz. (data sprzedaży) występuje
pole Data otrz. zal. czyli data otrzymania zaliczki.
Tak jak dla „zwykłych faktur” istnieje również możliwość rejestrowania
faktur zaliczkowych i korekt do nich dla przypadków sprzedaży nieopodatkowanej lub sprzedaży gdzie podatek rozlicza nabywca usługi.
Należy zwrócić uwagę, że podczas rejestracji tego typu dokumentów brak
jest kontroli użytej stawki VAT w pozycjach dokumentów.
Po zakończeniu redagowania nagłówka wyświetlone zostanie okno pozycji dokumentu. Redakcja pozycji faktury zaliczkowej wygląda podobnie jak redakcja „zwyklej” faktury (patrz punkt III.1.2). Dodatkowo w oknie redakcyjnym znajduje się pole Opis. Pozycje faktury zaliczkowej mogą być takie same
jak faktury końcowej, ale można również wprowadzić inne pozycje. Można
również nie wprowadzać indeksu materiału a wprowadzić informację w pole
Opis. Wypełnienie tego pola nie jest jednak obowiązkowe. Pola wymagane do
redakcji to Stawka VAT, Ilość, Cena przed rabatem.
Po wystawieniu faktury zaliczkowej w polu S (skąd) wprowadzona zostanie
litera L.
Dla jednego kontrahenta można wystawić kilka faktur zaliczkowych. Jeżeli dany nabywca wpłacił kolejną zaliczkę przed wydaniem towaru, należy
wystawić dla niego kolejną fakturę. Aby wystawić kolejną fakturę zaliczkową,
III.6. Faktura zaliczkowa
wybierz [Faktury|Wszystkie dokumenty], wskaż poprzednią fakturę zaliczkową, a następnie wybierz polecenie Dołącz i pozycję zaliczkową. Wyświetlone
zostanie pytanie czy ma to być kolejna zaliczka. Po potwierdzeniu na ekranie
wyświetlony zostanie nagłówek. Pola dotyczące kontrahenta będą wypełnione.
Należy wprowadzić kolejną zaliczkę. Po zakończeniu redagowania nagłówka,
wyświetlona zostanie lista pozycji dokumentu w takiej postaci, w jakiej został
on wystawiony w poprzedniej fakturze zaliczkowej. Przy pomocy standardowego polecenia Popraw można pozycje zmodyfikował lub dołączyć nowe pozycje. Jeżeli na pytanie o kolejną zaliczkę wskazana zostanie odpowiedź Nie
zostanie wystawiona faktura nie związana z poprzednią zaliczką.
Jeżeli wystawiana jest zaliczka dla innego kontrahenta lub nie powiązana z
już istniejącymi zaliczkami, nie ma oczywiście potrzeby wskazywania wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej.
Akceptacja dokumentu zaliczkowego wygląda jak akceptacja „zwykłej”
faktury — patrz punkt III.1.6.
W wyniku akceptacji, po odpowiednim sparametryzowaniu programu,
możliwe jest automatyczne zarejestrowanie wystawionego dokumentu w programie Finanse i księgowość.
W zamówieniach klienta zaliczkę można wprowadzić podczas realizacji —
jako dokument realizujący należy wybrać fakturę zaliczkową.
Jeśli w zamówieniu są pozycje w różnych stawkach VAT, zaliczka w danej
stawce jest rozliczana proporcjonalnie do udziału wartości tej stawki w wartości zamówienia.
Na temat realizacji zamówień czytaj w punkcie VI.10.
Do faktury zaliczkowej można wystawić korektę jak do innych faktur. Korekta faktury zaliczkowej pozwala na zmniejszenie kwoty zaliczki. W nagłówku korekty w polu Kwota korekty zaliczki należy podać wartość o jaką kwota
zaliczki zostanie zmniejszona.
6.1 Korekta faktury zaliczkowej
Wystawiając korektę do faktury zaliczkowej użytkownik ma możliwość skorygowania kwoty zaliczki. Korygując fakturę zaliczkową, kwotę zaliczki można
jedynie zmniejszyć.
Zwiększyć kwotę zaliczki można poprzez wystawienie kolejnej zaliczki do
danej faktury zaliczkowej.
Istnieje również możliwość modyfikacji pozycji faktury korygującej zaliczkę. W efekcie korekty zaliczki zmienia się rozpiska VAT nierozliczonej części
443
444
Rozdział III. Sprzedaż
zaliczki. Można modyfikować zarówno kwotę zaliczki ale też samą rozpiskę
przez zmianę np. kursu w nagłówku korekty lub stawki VAT w pozycji.
Rozpiska VAT nierozliczonej części zaliczki wykonywana jest według wartościowego podziału w stawkach VAT wynikającego z pozycji po ostatniej korekcie.
Na temat wystawiania korekt do dokumentów sprzedaży czytaj w punkcie III.5.
6.2 Rozliczenie zaliczek
Aby rozliczyć pobrane poprzednio zaliczki należy wystawić fakturę VAT. Należy pamiętać aby faktura ta w definicji typu miała zaznaczone pole Rozlicza zaliczki — patrz punkt I.11.3. W nagłówku dokumentu należy wprowadzić kontrahenta, dla którego zaliczki będą rozliczane. Redagując pozycje faktury należy wprowadzić towary jakie będą wydane lub dane na temat wykonanych
usług.
Na temat wystawiania faktur czytaj w punkcie III.1.
Fakturę rozliczającą zaliczki należy zaakceptować, jak każdą inną fakturę
— patrz punkt III.1.6.
Podczas akceptacji takiej faktury, zostanie wyświetlone okno z nierozliczonymi zaliczkami dla danego kontrahenta i podanej w nagłówku walucie.
W oknie tym znajdują się następujące akcje:
Pozycje wybór polecenia umożliwi wyświetlenie pozycji faktury zaliczkowej.
Podziel akcja spowoduje podzielenie zaliczki według kwoty, którą użytkownik poda w wyświetlanym okienku. W polu Kwota bieżącej w PLN podpowiadana jest kwota brutto, którą użytkownik wprowadził podczas wystawiania danej faktury zaliczkowej.
Rozlicz polecenie powoduje rozliczenie dokumentu sprzedaży za pomocą faktury zaliczkowej, którą użytkownik wybierze. Przy pomocy tej akcji
można rozliczyć kilka zaliczek. W tym celu należy zaznaczyć wybrane
zaliczki (przy pomocy klawisza Insert ) i wskazać polecenie Rozlicz.
Korekty polecenie powoduje wyświetlenie korekty faktur zaliczkowych.
Wg. stawek VAT akcja pokazuje wartości faktury w rozbiciu według stawek
VAT.
Drukuj polecenie powoduje wydrukowanie wskazanej faktury zaliczkowej.
III.6. Faktura zaliczkowa
W przypadku, jeżeli dana faktura nie jest rozliczającą zaliczki, podczas jej
akceptacji po naciśnięciu klawisza Esc w oknie z listą zaliczek żadna zaliczka
nie zostanie rozliczona, a dokument zostanie zaakceptowany jako „zwykły”
dokument.
Na wydruku faktury utworzonej z paragonu wykazywane są zaliczki, które
rozliczono podczas wystawiania paragonu. W związku z powyższym nie ma
możliwości rozliczania zaliczki dla takich paragonów.
Jeżeli jest więcej niż jeden dokument rozliczający, to suma zadekretowanych wartości na konto 845 może być nie zbilansowana. Należy wówczas wykonać ręczne przeksięgowanie z 8 na 7 w systemie Finanse i księgowość.
Rozliczenie zaliczek z uwzględnieniem stawek VAT Istnieje możliwość rozliczenia zaliczek z uwzględnieniem stawek VAT. Funkcjonalność będzie dostępna po ustawieniu parametru 300306 Zaliczki rozliczać z uwzględnieniem stawek VAT? na T ([Definicje|Parametry|Formuły|Zaliczki]).
W pierwszej kolejności rozliczone zostaną kwoty według stawek zgodnych
z rozliczaną zaliczką. Pozostała część zaliczki niezgodna według VAT z kwotą
z dokumentu rozliczeniowego zostanie rozliczona proporcją, z pozycji zaliczki
po ostatniej korekcie.
Minusowe korekty faktur rozliczających 100% powiększają zaliczkę wg
proporcji korygowanego rozliczenia.
6.3 Faktury 100% rozliczone zaliczką
Istnieje możliwość aby system nadawał osobną numerację dla faktur 100% rozliczonych zaliczką. Należy wówczas zdefiniować odpowiedni typ dokumentu
sprzedaży, w którym należy zaznaczyć pole Dokument 100% rozliczony zaliczką
(patrz punkt I.11.3). Dodatkowo należy ustawić parametr Czy automatycznie
zmieniać typ i numer dokumentu sprzedaży dla dokumentów 100% rozliczonych
zaliczką? na T. Parametr ten dostępny jest po wybraniu [Definicje|Parametry|
Formuły|Zaliczki] (patrz punkt I.7). Po odpowiednim sparametryzowaniu, program będzie automatycznie zmieniał typ i numerację dla dokumentów 100%
rozliczonych zaliczką.
Zaleca się aby utworzyć osobny typ dokumentu sprzedaży rozliczający całościowo zaliczkę i przypisać mu osobną numerację. Można również
taki typ dokumentu i numeracji zaimportować wybierając odpowiednio
[ Administracja|Import tabel|Definicje numeracji] i [Administracja|Import tabel|
Definicje typów dokumentów sprzedaży i zakupu] Import danych tworzy typ do-
445
446
Rozdział III. Sprzedaż
kumentu FAK-100 (dokument liczony od netto), z przypisaną numeracją o kodzie STO.
Tak zdefiniowane typy dokumentów sprzedaży nie będą dostępne do ręcznej edycji.
Podczas akceptacji dokumentu sprzedaży, gdy rozliczana zaliczka będzie
miała wartość większą lub równą wartości faktury, system automatycznie odszuka odpowiedni typ dokumentu.
Jeżeli typów dokumentów rozliczających całkowicie zaliczkę w programie
będzie więcej zostanie wyświetlona lista odpowiednich dokumentów. Użytkownik w takiej sytuacji będzie musiał wskazać odpowiedni typ. Po wybraniu
typu, system automatycznie przypisze go do dokumentu i nada nowy numer,
zgodnie z kolejką dla danego typu.
Jeżeli zaliczka rozliczana jest dokumentem zdefiniowanym jako Przeliczać
od brutto to aby taki dokument został przypisany do typu dokumentu 100
% rozliczanego zalczką, w systemie musi znajdować się dokument, który ma
w definicji zaznaczone zarówno pole Przeliczać od brutto jak i Dokument 100 %
rozliczany zaliczką.
Podczas wycofanie akceptacji usuwane są informacje o rozliczonych zaliczkach. Wymusza to zmianę typu i numeracji dla wycofanego dokumentu
sprzedaży na typ i numer dokumentu z zaznaczonym polem Rozlicza zaliczki.
W obydwu przypadkach nie ma możliwości wyboru wolnego numeru.
Korekta do faktury rozliczającej 100% Istnieje możliwość wystawianie korekt faktur rozliczających 100%. Faktura 100% rozpoznawana jest na podstawie definicji typu dokumentu (zaznaczona opcja Dokument 100% rozliczony
zaliczką). Podczas akceptacji korekty można wskazać zaliczki, które będą rozliczane. Jeśli korekta jest ujemna to zostanie zwiększona wartość zaliczki do rozliczenia. W przeciwnym przypadku korekta będzie traktowana jak zwykła, nie
będzie dotyczyć zaliczek. Jeśli operator zdecyduje się na rozliczanie zaliczek,
system skontroluje czy wskazane zaliczki pokrywają kwotę korekty. Operator
sam decyduje o wyborze typu korekty. Jeśli chce aby numeracja korekt nie była
zaburzona to należy stworzyć osobny typ korekt do faktur rozliczających 100%.
Wydruk korekty nie uwęglenia korekty faktury rozliczającej 100%, dlatego
nie zaleca się drukowania korekt rozliczających faktury 100%.
6.4 Zaliczki walutowe
Zaliczki walutowe w zakresie podziału zaliczki działa analogicznie do przypadku złotówkowego.
447
III.6. Faktura zaliczkowa
Jeśli zaliczka jest wyrażona w walucie obcej, rozliczenie następuje po przeliczeniu zaliczki po wskazanym kursie.
Kwoty netto, vat, brutto w walucie opodatkowania wyliczane są według
wzorów:
PKB = WBFR − WBRZ
Gdzie:
— PKB — pozostała kwota brutto do rozliczenia w walucie
— WBFR — wartość brutto faktury rozliczającej w walucie
— WBRZ — wartość brutto rozliczanych zaliczek w walucie
WBO = PKBR × KFR
Gdzie:
— WBO — wartość brutto w walucie opodatkowania
— PKBR — pozostała kwota brutto do rozliczenia w walucie
— KFR — kurs z faktury rozliczającej
WNO =
WBO
1 + SVAT
100
Gdzie:
— WNO — wartość netto w walucie opodatkowania
— WBO — wartość brutto w walucie opodatkowania
— SVAT — stawka vat
KVAT = WBO − WNO
— KVAT — kwota vat
— WBO — wartość brutto w walucie opodatkowania
— WNO — wartość netto w walucie opodatkowania
448
Rozdział III. Sprzedaż
6.5 Faktura zaliczkowa na podstawie wpłaty gotówkowej
Fakturę zaliczkową można wystawić również na podstawie wpłaty gotówkowej
— patrz punkt III.9.3.
W tym celu należy wybrać [Firma|Mobilny handlowiec|Wpłaty gotówkowe|
Inne|Faktura zaliczkowa].
Z listy należy wybrać odpowiedni typ faktury zaliczkowej. Typ podpowiadany jest na podstawie parametru 300602 Domyślny typ dokumentu typu faktura zaliczkowa dla wpłaty gotówkowej, ale można go zmienić.
Po wybraniu tej opcji faktura tworzona jest automatycznie:
— przenoszony jest kontrahent, handlowiec — odpowiednie dane z wpłaty
gotówkowej;
— przenoszona jest kwota zaliczki (wartość brutto) — kwota wpłaty gotówkowej;
— tworzona jest jedna pozycja bez indeksu materiałowego z opisem: Wpłata gotówkowa pobrana przez handlowca Nazwa handlowca, w dniu Data
pobrania, na kwotę Kwota wpłaty gotówkowej;
— stawka VAT wprowadzana jest na podstawie parametru globalnego
300600 Domyślna stawka VAT dla faktury zaliczkowej wystawianej na podstawie wpłaty gotówkowej — stawkę można zmienić,
— jednostka miary wprowadzana jest na podstawie parametru globalnego
300601 Domyślna jednostka miary dla faktury zaliczkowej wystawianej na
podstawie wpłaty gotówkowej — jednostkę miary można zmienić.
Jeżeli z wpłatą gotówkową powiązane jest zamówienie, to aby do takiej
wpłaty mogła być wystawiona faktura zaliczkowa, zamówienie musi być zaakceptowane.
Na temat jak rejestrować wpłatę gotówkową powiązaną z zamówieniem
czytaj w punkcie III.9.
Jeżeli do wpłaty gotówkowej została już wystawiona faktura zaliczkowa to
wybór akcji [Firma|Mobilny handlowiec|Wpłaty gotówkowe|Inne|Faktura zaliczkowa] pozwoli ją obejrzeć. (widok pozycji faktury).
Usunięcie faktury zaliczkowej wystawionej na podstawie wpłaty gotówkowej usuwa informację o niej na danej wpłacie i możliwe będzie wystawienie
innej faktury zaliczkowej.
Do danej wpłaty gotówkowej można wystawić tylko jedną fakturę zaliczkową o wartości zaliczki równej wpłacie gotówkowej.
III.6. Faktura zaliczkowa
6.6 Wydruk faktur i korekt zaliczkowych oraz rozliczających zaliczki
Wydruk faktur zaliczkowych i rozliczających zaliczki przebiega podobnie jak
innych faktur — patrz punkt III.2.
Dla faktur i korekt zaliczkowych oraz faktur i korekt rozliczających zaliczkę
na wydruku tych dokumentów zostanie wydrukowana tabelka z informacjami o rozliczonym podatku w walucie opodatkowania. Dodatkowo dla faktur
zostaną wydrukowane informacje na temat wystawionych wcześniejszych zaliczek tego dokumentu oraz ich wysokości, a dla korekty w przypadku skorygowania zaliczki informacje z wartościami zaliczek przed korektą i po korekcie.
Istnieje możliwość wydruku walutowej faktury zaliczkowej w walucie opodatkowania (odznaczona opcja Waluta handlowa w parametrach wydruku faktury).
Drukowanie paragonu do faktury zaliczkowej
Do faktury zaliczkowej, jak do każdej innej faktury można wydrukować paragon. Fakturę taką należy odpowiednio zdefiniować czyli w definicji typu dokumentu musi być zaznaczone pole Drukować paragon (patrz punkt I.11.3).
Po wydrukowaniu paragonu fiskalnego do faktury zaliczkowej, VAT z zaliczki zostanie zafiskalizowany.
Po wystawieniu faktury końcowej rozliczającej zaliczkę, kwota przesyłana
na paragon fiskalny może być pomniejszona o wartość rozliczonych zaliczek
lub też wartości na wydruku paragonu fiskalnego nie są pomniejszone o kwotę zaliczki. Decyduje o tym ustawienie parametru Czy na paragonie do faktury
końcowej drukować tylko wartość pozostałą do zapłaty? dostępnego po wybraniu [ Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż].
Parametry programu opisane są w punkcie I.7.
W przypadku kiedy parametr zostanie ustawiony na N, czyli na paragonie drukowane będą wszystkie pozycje faktury bez pomniejszania o wartości
rozliczonych zaliczek, i jeśli decydujesz się na drukowanie paragonu fiskalnego
do faktury zaliczkowej, to tworząc dekret księgowy należy pamiętać o korekcie
VAT-u zafiskalizowanego w drukarce fiskalnej dla faktury zaliczkowej.
449
450
Rozdział III. Sprzedaż
7 Sprzedaż detaliczna
Podatnicy sprzedający towary i świadczący usługi na rzecz osób fizycznych nie
prowadzących działalności gospodarczej, są zobowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
7.1 Definiowanie paragonu
Aby możliwe było obsługiwanie sprzedaży detalicznej, w programie musi być
zdefiniowany typ dokumentu sprzedaży o charakterze paragonu.
Dokument PARAGON może być zaimportowany jak każdy inny typ dokumentu przy pierwszym starcie programu bez danych ([Administracja|Import
tabel|Definicje typów dokumentów sprzedaży i zakupów]), ale również użytkownik może zdefiniować taki typ dokumentu. Wybierz z menu [Definicje|Typy dokumentów|Sprzedaży], a następnie, redagując okno definicji dokumentu
sprzedaży detalicznej, wprowadź następujące wartości:
Typ symboliczne, skrótowe określenie typu dokumentu. Można tu wpisać np.
symbol PARAGON.
Nazwa dokumentu pełna nazwa typu dokumentu, np. Paragon.
Korekta? tu należy wprowadzić znak N.
Przeliczać od brutto pole to należy zaznaczyć, gdyż na paragonie wprowadzana jest cena brutto.
Drukować paragon pole to będzie zaznaczone w przypadku, kiedy będzie
drukowany paragon.
Paragon pole to musi być zaznaczone. Jeżeli pole to nie zostanie zaznaczone,
dokument nie będzie mógł funkcjonować w programie jako paragony.
Tworzy dokument pole to należy wypełnić symbolem dokumentu, który będzie generowany na podstawie paragonu — należy tu wprowadzić symbol faktury, która może być wystawiona na podstawie paragonu. Faktura
wystawiana do paragonu w definicji typu musi mieć również zaznaczone
pole Przeliczać od brutto.
Kontrahent kod kontrahenta, który będzie domyślnie podpowiadany na paragonie. Ten kontrahent to kontrahent fikcyjny, jednorazowy. Zaleca się,
aby taki kontrahent miał odpowiednią nazwę, np. Kontrahent jednorazowy, Kontrahent związany z paragonem; kontrahent ten jest widoczny w
nagłówku paragonu. Pole musi być wypełnione.
III.7. Sprzedaż detaliczna
Konto kosztowe domyślne konto kosztowe dla paragonu. Konto na paragonie
zostanie automatycznie przepisane z typu dokumentu pod warunkiem
włączenia parametru 300101 Czy można redagować konto w nagłówku
faktury?. Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż].
W systemie istnieje również możliwość drukowanie dokumentu sprzedaży
po wydrukowaniu paragonu. W tym celu w definicji dokumentu należy zaznaczyć pole Drukować paragon i nie zaznaczać pola Paragon.
Na temat definiowania typów dokumentów sprzedaży czytaj w punkcie I.11.3.
7.2 Przypisanie drukarki fiskalnej
Aby prawidłowo funkcjonowała sprzedaż detaliczna, konieczne jest wskazanie
w parametrach pracy odpowiedniego modelu urządzenia fiskalnego. W tym
celu wybierz [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Parametry fiskalne] i w oknie
Parametry drukarki fiskalnej użytkownika zaznacz odpowiedni typ drukarki.
W oknie tym należy ustawić również inne parametry związane z drukarką
fiskalną.
Na temat parametrów fiskalnych czytaj w punkcie I.10.9.
Urządzenia fiskalne można również przypisać użytkownikom definiując
stanowiska fiskalne - patrz punkt I.4.7.
7.3 Wystawianie paragonów
Aby rozpocząć sprzedaż połączoną z wystawieniem paragonu fiskalnego, podobnie jak wystawiając fakturę VAT (patrz punkt III.1) wybierz [Faktury|
Wszystkie dokumenty|Dołącz] lub [Faktury|Wystaw dokument sprzedaży]. Paragon, podobnie jak faktura może być tworzony w jednym z wariantów:
— powstawać do wystawionego wcześniej dokumentu wydania zewnętrznego WZ;
— powstawać do wielu wystawionych wcześniej dokumentów wydania zewnętrznego WZ, również pochodzących z różnych magazynów;
— tworzyć przy akceptacji automatycznie odpowiedni dokument wydania
— być niezwiązana z dokumentami magazynowymi.
451
452
Drukowanie
paragonu
Wydruk dokumentu
sprzedaży po
wydrukowaniu
paragonu
Rozdział III. Sprzedaż
Po wybraniu jednej z opcji, a następnie wskazując typ PARAGON przystąpisz do wystawienia paragonu. Paragon, jak wszystkie dokumenty składa się
z nagłówka i pozycji.
W przypadku paragonu najpierw wypełniane są pozycje dokumentu.
Metoda redagowania pozycji paragonu nie odbiega od metody redagowania pozycji faktur VAT — patrz punkt III.1.2.
Cena wprowadzana w pole Cena przed rabatem to jednostkowa cena brutto.
Nagłówek wypełniany jest przez program. Dane o kontrahencie pobierane
są z definicji paragonu.
Jeżeli parametr 300101 Czy można redagować konto w nagłówku faktury?
([Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż]) ustawiony jest na T to podobnie jak
dla faktury VAT w nagłówku paragonu można podać konto. Konto może być
uzupełniane automatycznie po podaniu symbolu konta kosztowego w definicji
paragonu.
Na temat definicji paragonu czytaj w punkcie III.7.1.
Po wystawieniu paragonu można go wydrukować na drukarce fiskalnej
wybierając polecenie Drukuj.
Podczas drukowania paragonu fiskalnego oprócz numeru paragonu zapisywany jest unikatowy numer drukarki fiskalnej dla której został pobrany numer paragonu.
Przy obsłudze wielu drukarek daje to informację z jakiej drukarki pochodził dany numer paragonu oraz na której drukarce został wydrukowany dany
paragon.
W systemie istnieje również możliwość drukowanie dokumentu sprzedaży
po wydrukowaniu paragonu. W tym celu w definicji dokumentu należy zaznaczyć pole Drukować paragon i nie zaznaczać pola Paragon.
Po wybraniu akcji Drukuj dla takiego dokumentu sprzedaży, na drukarce
fiskalnej drukowany będzie zarówno paragon jak i faktura VAT.
7.4 Opis dla materiału lub usługi drukowany na paragonie
Drukarki fiskalne mają określoną ilości znaków opisu pozycji. Na paragonie
drukowany jest zarówno indeks materiałowy jak i nazwa. W systemie Logistyka
indeks z nazwą może zajmować do 150 znaków. Opis jest powiązany ze stawką
VAT. Skracanie opisu może powodować błąd drukarki, ponieważ kod może się
powtórzyć przy innej stawce VAT.
W systemie dostępny jest parametr Ilość znaków w opisie pozycji na wydruku
paragonu (np. ELZAB: 28, POSNET: 40) widoczny w zakładce Sprzedaż po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły].
Parametry programu opisane są w punkcie I.7.
III.7. Sprzedaż detaliczna
Definiując materiał czy usługę ([Definicje|Słownik materiałów|Dołącz|Popraw ], [Definicje|Słownik usług|Dołącz|Popraw]) można wypełnić pole Nazwa
na paragonie. System kontroluje aby w pole to nie można było wpisać więcej
znaków niż określa parametr. Jeśli pole Nazwa na paragonie dla materiału czy
usługi jest wypełnione, to jego wartość wysyłana jest do drukarki fiskalnej jako opis pozycji. Natomiast jeżeli pole pozostanie niewypełnione, do drukarki
fiskalnej jako opis pozycji wysyłany jest Indeks i Nazwa materiału czy usługi
a drukarka fiskalna automatycznie skraca tekst do długości wymaganej przez
producenta.
Jeżeli dla danego materiału czy usługi wykorzystany jest mechanizm historii stawek VAT i oprócz nowej stawki podana jest nowa nazwa na paragonie,
to do wydruku nazwa pobierana jest z okna z historią stawek.
Na temat historii stawek VAT czytaj w punkcie I.13.4.
7.5 Faktura VAT wystawiana z paragonu
W niektórych przypadkach trzeba w powiązaniu z dokumentem sprzedaży detalicznej sporządzić inny dokument sprzedaży — fakturę VAT.
Aby dokonać rejestracji fiskalnej sprzedaży, powinien zostać sporządzony paragon. Następnie na jego podstawie można wystawić imienną fakturę.
Operację taką umożliwia funkcja Fakturę do paragonu, którą znajdziesz po wybraniu akcji Dołącz, dostępną w oknie przeglądania faktur [Faktury|Wszystkie
dokumenty|Dołącz|Fakturę do paragonu].
Jeżeli zaistnieje konieczność wystawienia faktury do paragonu, użytkownik
musi zadbać aby była zdefiniowany odpowiedni dokument sprzedaży (patrz
punkt I.11.3). Faktura taka musi mieć zaznaczone pole Przeliczać od brutto.
W sytuacji kiedy w systemie zdefiniowano więcej niż jeden dokument
sprzedaży liczony według cen brutto, podczas wystawiania faktury do paragonu, wyświetlona zostanie lista, z której należy wybrać odpowiedni dokument.
Jeżeli w definicji paragonu, w polu Tworzy dokument zostanie pdany symbol
faktury VAT, lista nie będzie wyświetlana, a na podstawie paragonu powstanie
faktura wskazanego typu.
Wystawienie korekty uniemożliwi wystawienie faktury do paragonu (o
czym poinformuje użytkownika komunikat). Korektę do paragonu będzie
można wystawić tylko wtedy, gdy do paragonu nie została wystawiona faktura.
453
454
Rozdział III. Sprzedaż
8 Przeglądanie zarejestrowanych dokumentów sprzedaży
Każdy dokument po zredagowaniu zostanie zarejestrowany w programie.
Można go będzie przeglądać i drukować.
Do przeglądania dokumentów sprzedaży wykorzystywana jest ta sama
funkcja, przy pomocy której dokumenty są rejestrowane w systemie. Z modułu Faktury wybierz pozycję Wszystkie dokumenty. Zostanie wyświetlona lista
wcześniej wprowadzonych dokumentów sprzedaży. Są to dokumenty wprowadzone na wszystkich stanowiskach sprzedaży w miesiącu wskazanym w parametrach pracy. Jeżeli parametr Kontrola uprawnień dotyczących stanowiska
sprzedaży? dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkowany|Formuły|
Sprzedaży] ustawiony jest na T, na liście wyświetlane będą dokumenty wystawione na stanowisku wskazanym w parametrach pracy. Użytkownik nie będzie
mógł przeglądać dokumentów wystawionych na stanowiskach, do których nie
ma uprawnień.
Zakres wyświetlanych dokumentów można zmienić poprzez wybór polecenia Zakres.
Na liście faktur, dla każdego dokumentu wyświetlany jest numer, symbol,
data wystawienia dokumentu i data sprzedaży, kod kontrahenta, a także wartości sprzedaży netto i brutto. W kolumnie S (skąd) określony jest rodzaj faktury. Na temat znaczenia poszczególnych liter w tej kolumnie czytaj w punkcie III.1.1.
W kolumnie Akc znajduje się znacznik, czy dokument jest zaakceptowany,
w kolumnie Zak znajdzie się znacznik, jeżeli dokument zaksięgowano.
Przeglądanie pozycji dokumentów umożliwia polecenie Pozycje [Faktury|
Wszystkie dokumenty|Pozycje]. Jeżeli dokument jest niezaakceptowany możesz dokument dowolnie modyfikować poprzez dodawanie nowych pozycji,
poprawianie czy też usuwanie pozycji już istniejących.
Dokumenty zaakceptowane nie podlegają żadnym modyfikacjom ani usuwaniu.
W trakcie wyświetlania pozycji dostępne są polecenia:
Akceptuj przy pomocy tego polecenie można dokonać akceptacji wystawionego dokumentu — na temat akceptacji dokumentów czytaj w punkcie III.1.6.
Inf.dodatkowe dodatkowe informacje o dokumencie. Polecenie to będzie dostępne, jeżeli informacje zostaną wprowadzone podczas definiowania
III.8. Przeglądanie zarejestrowanych dokumentów sprzedaży
dokumentów i przypisane do pozycji. Na temat informacji dodatkowych
czytaj w punkcie I.11.3.
Wart.do kntolingu polecenie widoczne jest tylko w sytuacji, kiedy włączona jest współpraca z systemem Xpertis Projekty, czyli parametr
[Administracja|Lista parametrów|Aktywny moduł Projekty] ustawione na
T. Polecenie jest wykorzystywane do podglądu danych kontrolingowych.
Informacje na temat kontrolingu znajdziesz w podręczniku do systemu
Xpertis Controlling.
Funkcje kontrolingowe nie są dostępne w wersji XpertisXS .
Po zakończeniu redagowania dokumentu, zarówno przed jego zaakceptowaniem jak i po akceptacji, możesz fakturę wydrukować przy pomocy funkcji
Drukuj [Faktury|Wszystkie dokumenty|Drukuj].
W oknie przeglądania dokumentów sprzedaży dostępne są również polecenia:
Akceptuj przy pomocy tego polecenie można dokonać akceptacji wystawionego dokumentu — na temat akceptacji dokumentów czytaj w punkcie III.1.6.
Wycofaj polecenie umożliwia wycofanie akceptacji dokumentu — patrz
punkt III.1.6.
Pozycje wyświetlanie pozycji faktury sprzedaży.
Zakres wybór akcji umożliwia ograniczenie przeglądanych danych do wybranych faktur — patrz rozdział III.8.1.
Płatność polecenie umożliwia wyświetlarnie informacji o płatnościach za daną fakturę jak również wprowadzenie wielu płatności dla dokumentu
sprzedaży — patrz punkt III.1.5.
Funkcje dod. wybór tego polecenia spowoduje wyświetlenie kolejnych funkcji:
Zaksięguj akcja jest widoczna tylko wtedy jeżeli system Logistyka
współpracuje z systemem Finanse i księgowość, czyli parametr numer 2 — Współpraca z systemem Finanse i księgowość na liście parametrów [Administracja|Lista parametrów] ustawiony jest na T.
Dodatkowo parametr [Definicje|Parametry|Formuły|Sprzedaż|Czy
455
456
Rozdział III. Sprzedaż
księgować automatycznie?] należy ustawić na P. Wybór akcji spowoduje zarejestrowanie faktury sprzedaży w systemie Finanse i księgowość. Więcej na temat polecenia Zaksięguj czytaj w punkcie
III.8.2.
Utwórz zapis w kasie akcja jest widoczna tylko wtedy jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Kasa, czyli parametr numer 3 —
Współpraca z systemem Kasa na liście parametrów [Administracja|
Lista parametrów] ustawiony jest na T. Dodatkowo na T musi być
ustawiony parametr użytkownika Czy tworzyć zapis kasowy dla zapłat gotówkowych? ustawiony jest na T. Parametr jest dostępny
po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży]. Jeżeli przynajmniej jeden z parametrów jest nieaktywny polecenie nie będzie dostępne.
Akcja umożliwia dla bieżącej faktury utworzyć zapis kasowy
w przypadku kiedy utworzenie zapisu nie powiodło się podczas
akceptacji dokumentu. Jeżeli dla danego dokumentu utworzono
wcześniej zapis w systemie Kasa operacji nie można powtórzyć.
Na temat współpracy systemu Logistyka z systemem Kasa i tworzenia raportów kasowych w punkcie IX.4.
Podpis elektroniczny akcja jest widoczna jeżeli parametr użytkownika Podpis elektroniczny ustawiony jest na T. Parametr jest dostępny
po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Edi].
Akcja umożliwia dla bieżącej faktury odczyt komunikatu Edi, podpisanie elektronicznie pliku jak również wysłanie e-maila dla danego zdarzenia EDI.
Podpis elektroniczny nie jest obsługiwany na platformie Linux.
Na temat polecenia Podpis elektroniczny czytaj w punkcie IX.8.9,
na temat komunikatów Edi — w punkcie IX.8.
Powiązane dokumenty wybór polecenia umożliwia wyświetlenie dokumentów powiązanych z danym dokumentem sprzedzaży —
patrz punkt III.8.3.
Funkcje druk. fisk. funkcje techniczne drukarki fiskalnej — — patrz
punkt III.8.4.
Inf.dodatkowe dodatkowe informacje o dokumencie. Polecenie to będzie dostępne, jeżeli informacje zostaną wprowadzone podczas definiowania dokumentów i przypisane do nagłówka. Na temat informacji dodatkowych czytaj w punkcie I.11.3.
III.8. Przeglądanie zarejestrowanych dokumentów sprzedaży
Załączniki polecenie umożliwia przypisanie danej fakturze zewnętrznego dokumentu. Dokumentami mogą być pliki graficzne (bmp,
jpg), pliki tekstowe (doc, pdf), lub dowolne inne pliki. Jeżeli faktura zostanie zapisana do formatu pdf ([Drukuj|Wydruk PDF] — patrz
punkt refWydruk-pdf) system automatycznie przypisze odpowiedni plik pdf do bieżącego dokumentu sprzedaży.
Każdy z przypisanych dokumentów może być wysłany za pomocą
poczty elektronicznej jako załącznik.
Faktura w formacie pdf przechowywana jako załącznik może być
— jak każdy plik załącznika podpisana elektronicznie. Na temat
wprowadzania załączników i podpisywania elektronicznego plików czytaj w punkcie IX.9.
8.1 Zakres przeglądania faktur sprzedaży
Akcji Zakres dostępna w oknie przeglądania dokumentów sprzedaży [Faktury|
Wszystkie dokumenty|Zakres] umożliwia ograniczenie przeglądanych danych
do wybranych faktur.
Wybór funkcji spowoduje wyświetlenie okna Zakres faktur. Okno zawiera
pola:
Miesiąc zmiana aktywnego okresu rozliczeniowego. Miesiąc rozliczeniowy
będzie należał do roku podanego w parametrach pracy. Wybór innego okresu niż podany w lokalnych parametrach umożliwi przeglądanie
faktur z podanego okresu, natomiast wystawiać dokumenty nadal będzie można tylko w bieżącym okresie rozliczeniowym. Wprowadzanie
w pole liczby 0 spowoduje, że faktury będą wyświetlane z całego roku.
Typ dokumentu w pole można wpisać jeden ze zdefiniowanych typów dokumentu sprzedaży (patrz punkt I.11.3). Po wypełnieniu tego pola przegląd
faktur ograniczony będzie do podanego typu.
Stanowisko sprzedaży ograniczenie przeglądania faktur do wybranego stanowiska.
Magazyn podanie symbolu magazynu spowoduje, że w oknie Dokumenty
sprzedaży będą widoczne faktury powiązane z dokumentami magazynowymi wystawionymi w podanym magazynie.
Waluta ograniczenie widoku przeglądania faktur do dokumentów wystawionych w podanej walucie.
457
458
Rozdział III. Sprzedaż
Operator po wprowadzeniu w tym polu użytkownika w oknie przeglądania
faktur będą widoczne faktury wystawione tylko przez tego użytkownika.
Data sprzedaży wyświetlanie faktur z podanego dnia sprzedaży.
Data wystawienia wyświetlanie faktur z podanego dnia wystawienia faktury.
Gdzie wystawiono zakres przeglądania faktur można ograniczyć tylko do
faktur pozostałych (nie związana z magazynem), faktur wygenerowanych na podstawie rozchodowego dokumentu magazynowego, faktur
zaliczkowych, faktura z generacją dokumentu magazynowego.
Korekty zakres przeglądania faktur można ograniczyć tylko do korekt faktur
lub do dokumentów, które nie są korektami.
Zaksięgowane ograniczenie zakresu przeglądania dokumentów do faktur zaksięgowanych lub niezaksięgowanych.
Uwzg. w intrastacie ograniczenie przeglądania faktur do uwzględnionych
w Intrastacie lub można przeglądać tylko faktury, na których podstawie
nie były tworzone deklaracje statystyczne Intrastat (na temat deklaracji
statystycznej Intrastat czytaj w punkcie V).
System ustawienie systemu z którego mają być wyświetlane faktury. Jeżeli w
systemie Logistyka wyświetlane będą dokumenty sprzedaży wystawione w innym systemie np. Faktury, dokumentu takiego nie będzie można
modyfikować. Dokument sprzedaży będzie rozliczał tylko zaliczki pochodzące z aktualnie uruchomionego systemu.
Jeżeli żadne z pól nie zostanie wypełnione w oknie Faktury sprzedaży wyświetlane będą wszystkie dokumenty sprzedaży z okresu rozliczeniowego podanego w parametrach pracy.
Należy też zwrócić uwagę, że jeżeli statusem dokumentów będzie ograniczony, faktura sprzedaży może byc niewidoczna bezpośrednio po wystawieniu. Przykładowo w oknie Zakres faktur w polu Gdzie wystawiono zaznaczono
Zaliczkowe ograniczając zakres przeglądania dokumentów do faktur zaliczkowych. Po wybraniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Dołącz|Pozostałą] i zredagowaniu dokumentu sprzedaży, dokument ten nie będzie widoczny. Aby dokument ten przeglądać czy zaakceptować należy zmienić zakres przeglądania
faktur zaznaczając pole Pozostałe lub Wszystkie.
Ostatnio ustawiony zakres faktur będzie obowiązywał do końca sesji lub
następnej zmiany.
III.8. Przeglądanie zarejestrowanych dokumentów sprzedaży
8.2 Rejestrowanie dokumentów sprzedaży w systemie Finanse i
księgowość
System Logistyka umożliwia rejestrowanie faktur sprzedaży (jak i innych dokumentów) w systemie Finanse i księgowość. Przekazanie dokumentu do systemu finansowo-księgowego jest warunkiem koniecznym aby dokument mógł
być zaksięgowany. Natomiast aby dokument mógł być rejestrowany, system
musi współpracować z systemem Finanse i księgowość, czyli parametr numer 2 — Współpraca z systemem Finanse i księgowość na liście parametrów
[ Administracja|Lista parametrów] należy ustawić na T.
Istnieje możliwość aby faktura była zarejestrowana w systemie finansowoksięgowym bezpośrednio po akceptacji. W tym celu należy wybrać [Definicje|
Parametry|Formuły], wskazać zakładkę Sprzedaż i ustawić parametr Czy księgować automatycznie? na T — dokument zostanie zarejestrowany lub P — rejestrację dokumentu poprzedzi pytanie.
Na temat ustawiania parametrów czytaj w punkcie I.7.
Dodatkowo, jeżeli parametr Czy księgować automatycznie? będzie ustawiony na P, po wybraniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.] dostępne
będzie polecenie Zaksięguj. Akcja Zaksięguj pozwoli w dowolnym momencie
zarejestrować dokument w systemie Finanse i księgowość.
Jeżeli dany dokument jest już zarejestrowany w systemie Finanse i księgowość, po wybraniu polecenia Zaksięguj pojawi się pytanie czy usunąć dany dokument z rejestru księgowego (możliwe wyłącznie wtedy jeżeli dokument księgowy nie jest zaakceptowany).
Na temat współpracy systemu Logistyka z systemem Finanse i księgowość
czytaj w rozdziale IX.2.
8.3 Powiązane dokumenty do dokumentów sprzedaży
Po wybraniu polecenia [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Powiązane dokumenty] zostanie wyświetlone okno Powiązania dokumentów sprzedaży.
Dla dokumentów sprzedaży mogą być dostępne powiązania:
— Dokumenty sprzedaży — dokument sprzedaży, do którego był wystawiony dany dokument korygujący.
— Dokumenty korygujące — lista dokumentów korygujących dany dokument sprzedaży.
— Dokumenty magazynowe — lista powiązanych dokumentów magazynowych rozchodowych.
459
460
Rozdział III. Sprzedaż
— Zamówienia klienta — zamówienie klienta, na którego podstawie została
utworzona dana faktura.
— Stawki VAT — podsumowanie dokumentu sprzedaży w rozbiciu na stawki VAT.
— Zaliczki — zaliczki związane z daną fakturą.
— Rozliczone zaliczki — wykazuje wcześniej pobrane zaliczki analogicznie
jak na wydruku faktury zaliczkowej.
Informacje te są dostępne do wyboru tylko gdy takie powiązania są możliwe do wyświetlenia w systemie.
Ustawiając kursor na symbolu powiązanego dokumentu można obejrzeć
informacje nagłówkowe i pozycje wskazanego dokumentu.
Podczas przeglądania dokumentów powiązanych dostępna jest akcja Historia dostaw.
Podczas przeglądania powiązanych zamówień wyświetlana będzie również
informacja o stanie realizacji zamówienia.
Na temat jakie wartości może przybierać pole Stan czytaj w punkcie VI.8.
8.4 Funkcje techniczne drukarki fiskalnej
Dostęp do funkcji technicznych dla drukarek fiskalnych możliwy jest po wybraniu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje dod.|Funkcje druk.fisk.]. Obecnie obsługiwane są następujące funkcje:
— Raport okresowy
— Raport dobowy (zerujący)
— Kontrola bazy danych
— Raport dobowy kasy/zmiany
— Odczytanie zegara
— Ustawienie zegara
W protokole POSNET uwzględniono obsługę tworzenia kopii bezpieczeństwa dla drukarek z kartą pamięci. Jeżeli w parametrach fiskalnych pole Typ
drukarki zostanie zaznaczone na POSNET to z menu [Faktury|Wszystkie dokumenty|Funkcje druk. fisk.] dostępne będą rózenież opcje:
III.9. Mobilny handlowiec
— Archiwizacja IND (Informatyczny Nośnik Danych)
— Podgląd archiwum IND.
Podczas kontroli zgodności bazy danych pomijane są indeksy bez stawki
VAT lub stawka VAT nie występuje w parametrach fiskalnych. Przypadki takie
odnotowane zostaną w komunikacie po zakończeniu kontroli.
Zawsze ustawiany jest port szeregowy.
9 Mobilny handlowiec
Moduł Mobilny handlowiec przeznaczona jest dla osób prowadzących działania
handlowe w terenie.
Moduł umożliwia rejestrowanie zamówień od kontrahenta, jak również
przyjmowania wpłat gotówkowych.
Aby współpraca systemu Xpertis Logistyka z modułem Mobiln handlowiec była możliwa, należy program odpowiednio sprarametryzować. W tym
wypadku przygotowanie systemu nie odbiega zasadniczo od parametryzacji
umożliwiającej współpracę systemu Xpertis Logistyka z rozwiązaniem Xpertis
CMS — modułem Obsługa klienta.
Przygotowując system do współpracy z mobilnym handlowcem dodatkowo należy:
— aktywować rolę EMmobilny-handlowiec — jeżeli rola nie zostanie aktywowana, nie będzie możliwe zalogowanie się do modułu Mobilny Handlowiec ([Definicje|Funkcje internetowe|Użytkownicy?]),
— parametr użytkownika 3007 Uprawnienia do edycji zamówień klienta rejestrowanych przez portal internetowy ustawić na T ([Definicje|Parametry|
Użytkownicy|Formuły|Zamówień]),
— podać ilość użytkowników (zgodnie z ilością użytkowników z licencji) poprzez ustawienie parametru 900200 Ilość użytkowników wg licencji (Mobilny Handlowiec) ([Definicje|Parametry|Formuły|Portal/Lotus Notes]).
Dokładny opis jak przygotować system do współpracy z internetem znajdziesz w rozdziale VIII.1.
461
462
Rozdział III. Sprzedaż
9.1 Obsługa mobilnego handlowca
Funkcje internetowe nie są dostępne w wersji XpertisXS .
Po zalogowaniu do modułu Xpertis Mobilny Handlowiec dostępne jest menu:
— Grupy produktów — wybór grupy produktów;
— Zawartość koszyka — przeglądanej zawartości koszyka z pozycjami przyszłego zamówienia;
— Zamówienia — przeglądanie dotychczasowych zamówień;
— Kontrahent — dostęp do funkcji związanych z kontrahentem;
— Zadania — zadania handlowca;
— Konfiguracja — parametry mobilnego handlowca;
— Wyloguj — wylogowanie z portalu.
Opis poszczególnych funkcji znajduje się poniżej.
Grupy produktów
Funkcja Grupy produktów umożliwia przegląd produktów udostępnionych
w systemie Logistyka. Przy pomocy tej funkcji można również obsługiwać koszyk.
Po wskazaniu pozycji Grupy produktów na ekranie zostaną wyświetlone
grupy produktów zdefiniowane w systemie Logistyka.
Po wybraniu konkretnej grupy wyświetlona zostanie lista towarów odpowiadających przygotowanej ofercie z wybranej grupy.
Przy każdym z produktów znajduje się odpowiednia cena sprzedaży netto.
Na temat przygotowania oferty towarowej, jak również cen dla produktów
w ofercie internetowej czy też innych cenników czytaj w rozdziale VIII.1.
Istnieje możliwość wyszukiwania materiałów na stronie korzystając z wyszukiwarki kontekstowej (wyszukiwanie nazwy/kodu) znajdującej się ponad
listą produktów.
Po wskazaniu produktu zostanie wyświetlona karta produktu, która zawiera następujące informacje:
— nazwa produktu,
— cena netto,
463
III.9. Mobilny handlowiec
— cena promocyjna (jeżeli jest podana),
— dostępna ilość w magazynach,
— ilość w koszyku,
— zdjęcia produktu,
— opis produktu,
— historia zamówień danego produktu (dla aktualnego kontrahenta).
Dodawanie produktu do koszyka
w etapach:
Dodanie produktu do koszyka przebiega
— Wybór ceny z dostępnych cen, na które składają się cena podstawowa
oraz ewentualnie dostępne ceny promocyjne.
— Istnieje możliwość podania rabatu. Rabat może być podany w formie
procentowej lub kwotowej. W przypadku podania rabatu procentowego kwota rabatu zostanie automatycznie wyliczona. Cena po rabacie jest
wyliczana automatycznie i może być ręcznie korygowana. Cena po rabacie nie może być mniejsza niż 0,01 zł.
— Wybór ilość poprzez kliknięcie na ikonach +/- lub wpisanie ilości.
— Kliknięcie przycisku Aktualizuj — po kliknięciu wartości w koszyku zostają zaktualizowane.
Zawartość koszyka
Wybór opcji Zawartość koszyka powoduje wyświetlenie pozycji znajdujących
się w koszyku i umożliwia utworzenie zamówienia.
Produkty z różną ceną po rabacie widoczne jako jedna pozycja w koszyku,
ale w widoku produktu są widoczne oddzielnie w formie tabeli z podziałem
na ceny i rabaty. Aby edytować lub usuwać taki produkty należy wskazać daną
pozycję za pomocą przycisku Edytuj.
Tworzenie zamówienia Po wybraniu funkcji Zawartość koszyka, jeżeli w koszyku znajduje się przynajmniej jedna pozycja, dostępny jest przycisk Tworzenie zamówienia. Tworząc zamówienie istnieje możliwość dopisania pozycji do
już istniejącego, niezrealizowanego zamówienia, lub też utworzyć nowe zamówienie. Można również wskazać warunki dostawy dla danego zamówienia.
Po poprawnym dodaniu zamówienia można przejść do listy zamówień.
464
Rozdział III. Sprzedaż
Zamówienia
Po wybraniu funkcji Zamówienia zostanie wyświetlona lista zawierająca
wszystkie zamówienia aktualnie wybranego kontrahenta.
Po kliknięciu na ikonę informacji i wyświetlone zostaną dodatkowe informacje o zamówieniu:
— status zamówienia
— ilość do wydania
— ilość wydana
Kliknięcie na symbol zamówienia spowoduje pojawienie się pozycji danego zamówienia.
Kontrahent
Wybór opcji Kontrahenci spowoduje wyświetlenie kolejnego menu:
— Rozrachunki,
— Dokumenty — podgląd dokumentów finansowych klienta,
— Kasa — zgłoszenie wpłaty gotówkowej klienta,
— Dane teleadresowe — podgląd i modyfikacja danych kontrahenta,
— Zestawienia — prezentacja zestawienia: Zestawienie sprzedaży wg. grup
asortymentowych,
— Zmiana kontrahenta — funkcja umożliwia zmianę aktualnie wybranego
kontrahenta z listy kontrahentów przypisanych do handlowca.
Rozrachunki Po wybraniu funkcji [Kontrahenci|Rozrachunki] na ekranie wyświetlone zostanie okno przeglądania zawierające informację o wszystkich rozrachunkach danego kontrahenta w wybranym roku obrachunkowym i dla wybranej waluty. Dla każdego rozrachunku widoczny jest symbol faktury, kwota
po stronie Ma oraz kwota po stronie Winien odpowiedniego konta.
Pozycje nie rozliczone wyświetlane są w kolorze czerwonym.
Na dole okna wyświetlone jest podsumowanie obrotów, czyli bieżące saldo
wszystkich rozrachunków kontrahenta.
III.9. Mobilny handlowiec
Dokumenty Wskazanie opcji Dokumenty spowoduje wyświetlenie listy faktur sprzedaży wystawionych na zalogowanego klienta. Faktury wystawiane są
w systemie Logistyka, Faktury lub Obsługa umów i zgłoszeń. Dla każdej faktury
wyświetlane są dane nagłówkowe. Po kliknięciu na wybrany dokument wyświetlane są pozycje faktury.
Jeśli dokument posiada załączniki to zostaną one wyświetlone poniżej listy
pozycji.
Istnieje możliwość wyszukiwania faktury po jej symbolu.
Kasa Wybór opcji Kasa umożliwi zarejestrowanie wpłaty gotówkowej przez
handlowca.
Aby dodać nową wpłatę należy wybrać [Kontrahent|Kasa|Wpłata gotówkowa ]. Na ekranie zostaną wyświetlone pola:
— Kwota wpłaty PLN — wartość wpłaty gotówkowej. Pole wymagane do wypełnienia.
— Opis wpłaty — dowolny opis. Pole może pozostać puste.
— Powiązane zamówienie — symbol zamówienia, z którym związana jest
wpłata gotówkowa. Symbol zamówienia można wybrać z listy. Pole nie
musi być wypełnione, wówczas wpłata gotówkowa nie będzie połączona
z zamówieniem.
— Email z PDF jeżeli opcja ta zostanie wybrana, to po zatwierdzeniu wpłaty
zostanie przesłane potwierdzenie PDF na podany adres e-mail.
Po wypełnieniu powyższych pól, należy wybrać przycisk Dodaj wpłatę
i wówczas wpłata zostanie zatwierdzona.
Zarejestrowaną wpłatę w module Mobilny Handlowiec można przeglądać,
poprawiać czy usunąć w systemie Logistyka — patrz punkt III.9.3.
Po zarejestrowaniu wpłaty, można przejść do przeglądania raportu kasowego. Raport kasowy można również przeglądać po wybraniu [Kontrahent|Kasa|
Raport kasowy].
Raport zawiera informacje o przyjętych wpłatach gotówkowych oraz o ich
statusie rozliczenia.
Dane teleadresowe Na tej stronie dostępnej po wybraniu [Kontrahent|Dane
teleadresowe] są prezentowane dane wybranego kontrahenta.
Jeśli strona jest wyświetlana na telefonie komórkowym to kliknięcie na numer telefonu powinno spowodować wybranie tego numeru.
465
466
Rozdział III. Sprzedaż
— Akcja Mapa Google - adres przekierowuje na stronę Google Maps oraz
wyświetla lokalizacje podana w adresie firmy.
— Akcja Mapa Google - dojazd przekierowuje na stronę Google Maps oraz
wyświetla proponowaną trasę dojazdu z bieżącej lokalizacji użytkownika
do adresu firmy.
— Akcja Edycja dostępna z nagłówka strony umożliwia edycję adresu emal, telefonu, fax-u.
Zadania
Wybór opcji Zadania powoduje wyświetlenie listy zadań przypisanych dla danego handlowca w systemie Logistyka — patrz punkt III.9.2.
Wskazanie symbol i powoduje wyświetlenie informacji dotyczących zadania.
Jeżeli zadanie nie jest zamknięte, istnieje możliwość zmiany statusu zadania, a także wprowadzenia uwag.
Konfiguracja
Po wybraniu opcji Konfiguracja dostępne są następujące parametry do konfiguracji:
— Zdjęcia na liście produktów: pokazuj/ukryj — czy pokazywać zdjęcia produktów na liście produktów w grupie. W przypadku zmiany tej opcji
należy przeładować stronę z listą produktów.
— Wybór kontrahenta — umożliwia zmianę kontrahenta handlowca.
9.2 Obsługa zadań dla mobilnego handlowca
W systemie Xpertis Logistyka istnieje możliwość rejestracji i ewidencji zadań
dla handlowców obsługujących urządzenia mobilne. Opisywana funkcjonalność dostępna jest w menu [Firma|Mobilny handlowiec].
Po wybraniu funkcji zostanie wyświetlone okienku przeglądu podzielone
na dwie sekcje:
— Lista handlowców — lista wszystkich zarejestrowani w systemie handlowców;
— Lista zadań dla danego handlowca — historia zadań danego handlowca
wraz ze statusami ich realizacji.
III.9. Mobilny handlowiec
W sekcji Lista handlowców dostępne są następujące opcje:
Dołącz zadanie polecenie umożliwia dołączenie jednego nowego zadania dla
danego handlowca lub zaznaczonej grupy handlowców;
Zakres akcja umożliwia zmianę zakresu wyświetlania zadań dla handlowców.
Dostępne zakresy danych to:
— Nowe — nowe niezatwierdzone zadania,
— Zaakceptowane — zatwierdzone zadania,
— W realizacji — zadania w trakcie realizacji,
— Wykonane — zadania wykonane,
— Anulowane — zadania anulowane,
— Aktywne — zadania typu Nowe, Zaakceptowane, W realizacji,
— Nieaktywne — zadania typu Wykonane, Anulowane,
— Wszystkie — pełna lista zadań niezależnie od ich stanu.
W sekcji Zadania dostępne są następujące akcje:
Dołącz akcja umożliwia dołączenie nowego zadania do listy zadań dla danego
handlowca;
Usuń polecenie umożliwia usuniecie wskazanego zadania lub zaznaczonych
zadań. W zależności od ustawienia parametru użytkownika 4030 - Bezwarunkowe usuwanie zadań (mobilny handlowiec) ([Definicje|Parametry|
Użytkownicy|Formuły|Firma]) możliwe są sytuacje:
— możliwe jest usuwanie wyłącznie nowych zadań (parametr ustawiony na N),
— możliwe jest usuwanie wszystkich zadań niezależnie od ich stanu
(parametr ustawiony na T),
— użytkownik decyduje czy usuwać wszystkie zadania niezależnie od
ich stanu (parametr ustawiony na P).
Popraw polecenia pozwala poprawić zadanie. Można poprawiać zadania wyłącznie o statusie Nowe;
Akceptuj akcja umożliwia akceptację zadania. Polecenie jest dostępne tylko
dla zadań o statusie Nowe;
467
468
Rozdział III. Sprzedaż
Wycofaj polecenie umożliwia wycofanie akceptacji zadania. Polecenie jest dostępne dla zadań wyłącznie o statusie Zaakceptowane;
Wykonano akcja umożliwia zatwierdzenie wykonania zadań aktywnych, zaakceptowanych;
Anulowano polecenie powoduje anulowanie zadania. Akcja dotyczy tylko zadań aktywnych, zaakceptowanych;
Legenda akcja umożliwia wyświetlenie informacji o podświetleniu rekordów
i wykorzystanych ikon informujących o statusie zadania.
Przy dołączaniu zadania dla handlowców dostępne są następujące pola:
— Opis zadania — informacja o zadaniu;
— Kontrahent - kontrahent związany z zadaniem;
— Data wymagalności od - planowany zakres wykonania zadania;
— Czas wymagalności od - planowany zakres wykonania zadania;
— Data wymagalności do - planowany zakres wykonania zadania;
— Czas wymagalności od - planowany zakres wykonania zadania;
— Stan zadania - informacja o aktualnym stanie wykonania zadania (pole
niedostępne do edycji):
– Nowe - nowe niezatwierdzone zadanie (niedostępne na urządzeniu
mobilnym),
– Zaakceptowane - zadanie zatwierdzone do wykonania (dostępne na
urządzeniu mobilnym),
– W realizacji - zadanie jest w trakcie realizacji (dostępne na urządzeniu mobilnym),
– Wykonane - zadanie zostało wykonane (dostępne na urządzeniu
mobilnym i w systemie),
– Anulowane - anulowano wykonanie zadania (niedostępne na urządzeniu mobilnym).
— Uwagi handlowca - dodatkowe uwagi wpisane przez handlowca (pole
niedostępne do edycji z poziomu systemu - operacja wykonywana na
urządzeniu mobilnym).
III.9. Mobilny handlowiec
Z poziomu urządzenia mobilnego, handlowiec ma dostęp do listy swoich
zadań i może zmienić ich status wykonania na: W trakcie realizacji lub Wykonane. Dodatkowo ma możliwość wpisania własnych uwag związanych z danym
zadaniem — patrz opis zadań w punkcie III.9.1.
9.3 Obsługa wpłat gotówkowych pobranych przez handlowców
Pakiet Xpertis umożliwia rejestrację wpłat gotówkowych dla mobilnego handlowca.
Funkcjonalność wpłat gotówkowych dostępna jest w systemach Kasa i Logistyka i powiązana jest z funkcjonalnością Mobilnego Handlowca.
Funkcjonalność obsługiwana w systemie Kasa została wyszczególniona w
odpowiednim podręczniku.
Wpłaty gotówkowe rozumiane są w systemie jako pobrania kwot pieniędzy
od kontrahentów, do rozliczenia bez formalnego związku z rejestracją tego w
dokumentach kasowych (księgowych). Jest to np. informacja o tym z czego
np. dany handlowiec powinien się rozliczyć. Rozliczenie wpłaty gotówkowej
skutkuję przeniesieniem jej do raportu kasowego (co w konsekwencji powoduję jej rejestrację w obiegu dokumentacji finansowej). Moduł wpłat gotówkowych jest zsynchronizowany z modułem Mobilnego Handlowca, jednakże
umożliwia również rejestrację wpłat gotówkowych bezpośrednio w systemie.
Ponieważ jest wydzielony od części finansowej pakietu Xpertis jego kontrola
jest po stronie użytkownika systemu. Założeniem jest możliwość wspomagania przepływu informacji o pobranych wpłatach gotówkowych. Przykładowo
zapłatę do faktury należy bezpośrednio zarejestrować w raporcie kasowym, natomiast zapłatę za fakturę pobraną przez handlowca w terenie bezpośrednio od
kontrahenta, można zarejestrować jako wpłatę gotówkową, a po jej rozliczeniu
przenieś do raportu kasowego.
Funkcjonalność wpłat gotówkowych jest dostępna po wybraniu [Firma|
Mobilny handlowiec|Wpłaty gotówkowe]. Na ekranie zostanie wyświetlona lista zarejestrowanych wpłat gotówkowych według zadanego zakresu. Opis dostępnych akcji okienka (akcje grupowe - działające również dla zaznaczonych
pozycji zostały oznaczone: +):
Dołącz dołączenie nowej wpłaty gotówkowej;
Usuń (+) usunięcie wpłaty gotówkowej — dotyczy tylko wpłat niezarejestrowanych w raporcie kasowym;
Popraw modyfikacja wpłaty gotówkowej — dotyczy tylko wpłat pobranych,
niepotwierdzonych i niezarejestrowanych na raporcie kasowym;
469
470
Rozdział III. Sprzedaż
Anuluj (+) anulowanie wpłaty — wpłata wówczas nie jest dostępna do przeniesienia na raport kasowy, jednakże pozostaje ona na liście wpłat gotówkowych (informacja, że było takie pobranie). Nie można anulować
wpłat zarejestrowanych w raporcie kasowym;
Przywróć (+) operacja odwrotna do anulacji wpłaty — nadanie jej statusu pobrania (wpłata dostępna do rejestracji w raporcie kasowym);
Inne
— Faktura zaliczkowa — wystawianie faktury zaliczkowej na podstawie wpłaty gotówkowej — patrz punkt III.6.5;
— Drukuj potwierdzenie — wystawia i drukuje potwierdzenie dla pobranej wpłaty;
— Wyślij e-mail — wystawia potwierdzenie i wysyła na wskazanych
adres skrzynki pocztowej (odpowiednie zdarzenie w systemie
Alert);
Zakres umożliwia wybór jednego z zakresów wyświetlania listy wpłat gotówkowych:
— Pobrane — wpłaty aktywne (oczekujące na rejestrację na raporcie
kasowym);
— Zarejestrowane na raporcie kasowym — wpłaty przeniesione na raport kasowy;
— Anulowane — wpłaty nieaktywne, z różnych powodów niezarejestrowane na raporcie kasowym;
— Wszystkie — pełny widok wszystkich wyszczególnionych wpłat gotówkowych.
Wprowadzanie wpłat gotówkowych
Dołączenie nowej wpłaty gotówkowej odbywa się na dwa sposoby:
— wpłata zarejestrowana w module Mobilnego Handlowca, patrz punkt
III.9.1,
— wpłata wprowadzona bezpośrednio do systemu (akcja [Firma|Mobilny
handlowiec|Wpłaty gotówkowe|Dołącz]).
Pomimo automatycznej rejestracji z modułu Mobilnego Handlowca wpłatę taką również można usunąć od strony systemu (pojawi się komunikat informujący jak została zarejestrowana wpłata).
III.9. Mobilny handlowiec
Przy dołączeniu czy modyfikacji wpłaty gotówkowej dostępne są następujące pola do wypełnienia:
Data pobrania nadawana automatycznie według aktualnej daty systemowej;
Handlowiec przedstawiciel handlowy pobierający daną wpłatę gotówkowa
(osoba rozliczana) — pole wymagane do wypełnienia;
Kontrahent klient od którego została pobrana wpłata gotówkowa — pole wymagane do wypełnienia;
Czy wysyłać e-mail zaznaczenie tego pola decyduje o automatycznym wygenerowaniu potwierdzenia na adres e-mail podany w polu E-mail;
E-mail adres skrzynki pocztowej, na który zostanie wysłane potwierdzenie
wpłaty gotówkowej;
Zamówienie symbol zamówienia, z którym związana jest wpłata gotówkowa;
Kwota wartość wpłaty gotówkowej (wartość musi być liczbą większą od zera),
pole wymagane do wypełnienia.
W przypadku automatycznej rejestracji wpłaty gotówkowej z modułu Mobilny Handlowiec wpłata oznaczana jest odpowiednim znacznikiem w kolumnie MOB
W oknie Wpłaty gotówkowe znajdują się kolumny:
— Pobrano — data rejestracji wpłaty gotówkowej;
— Rozliczono — data rozliczenia wpłaty gotówkowej;
— Han. — kod handlowca;
— Nazwa — nazwa handlowca;
— Kontrah. — kod kontrahenta;
— Skrót — skrót kontrahenta;
— Zamówienie — symbol zamówienia związanego z wpłatą gotówkową;
— Kwota — kwota wpłaty;
— Stan — aktualny stan wpłaty gotówkowej (pełna lista dostępnych stanów
jest dostępna po wybraniu akcji Legenda);
471
472
Rozdział III. Sprzedaż
— Mob. — znacznik czy wpłata zarejestrowana na urządzeniu mobilnym;
— Email — znacznik czy został wysłany e-mail; Uwagi dodatkowe uwagi
opisowe zarejestrowane na urządzeniu mobilnym.
Dodatkowo w dolnej części okna wyszczególnione są następujące informacje:
— Zakres wpłat gotówkowych — aktualny zakres listy wpłat gotówkowych;
— Adres e-mail — adres e-mail, na który zostało lub ma zostać wysłane potwierdzenie;
— Faktura zaliczkowa — symbol wystawionej faktury zaliczkowej do wpłaty.
Faktura zaliczkowa wystawiana jest w systemie Logistyka.
— Potwierdzenie nr - numer (symbol) wystawionego potwierdzenia do
wpłaty;
— Plik - symbol pliku (format PDF) - potwierdzenia wpłaty gotówkowej.
W celu udokumentowania klientowi wpłaconej przez niego kwoty wpłaty
gotówkowej istniej możliwość wystawienia potwierdzenia. W tym celu należy
wybrać [Firma|Mobilny handlowiec|Wpłaty gotówkowe|Inne|Drukuj potwierdzenie]. Potwierdzenia wpłaty numerowane są jako kolejne w danym roku (nie
ma możliwości zdefiniowania numeracji potwierdzeń), ich wygląd przypomina dokument KP. Potwierdzeń nie należy traktować jako dokumentów w sensie
finansowym (nie są księgowane i rejestrowane w rejestrach księgowych).
Na podstawie wpłaty gotówkowej można wystawić fakturę zaliczkową
[Firma|Mobilny handlowiec|Wpłaty gotówkowe|Inne|Faktura zaliczkowa] —
patrz punkt III.6.5.
Z poziomu systemu Kasa wpłatę gotówkową należy rozliczyć (jej wartość
powinna zostać przeniesiona na raport kasowy lub anulowana). Konsekwencją rozliczenia wpłaty gotówkowej jest jej rejestracja w systemie finansowym
(oczywiście jeżeli dana transakcja kasowa rejestrowana jest w systemie Finanse
i księgowość).
10 Zestawienia dotyczące sprzedaży
Analizę danych dotyczących sprzedaży ułatwi szereg sprawozdań, które można sporządzić w formie wydruku. Informacje w ramach sprawozdań pogrupowane są według wielu różnych kryteriów, takich na przykład jak odbiorca
dokumentu lub data wystawienia.
III.10. Zestawienia dotyczące sprzedaży
Zestawienia zawierają informacje o wszystkich faktury, niezależnie od stanowiska wybranego w parametrach pracy.
Jeżeli parametr Kontrola uprawnień dotyczących stanowisk sprzedaży? ustawiony jest na T, to w zestawieniach uwzględniane będą faktury tylko ze stanowisk, do których użytkownik ma uprawniania.
Parametr jest dostępny do redakcji po wybraniu [Definicje|Parametry|
Użytkownicy|Formuły|Sprzedaży] (patrz punkt I.10.8).
Po ustawieniu parametru na N w zestawieniu będą widoczne również faktury wystawione na stanowisku, do którego użytkownik nie ma uprawnień.
W zestawieniach sprzedaży pomijane są paragony w sytuacji jeśli faktury
do nich wystawione mają zaznaczone w typie Uwzględniać w zestawieniach?.
Jeśli z paragonu zostanie utworzona faktura, z opcją Uwzględniać w zestawieniach?, a faktura będzie niezaakceptowana to raporty nie wykażą żadnego z dokumentów.
Dokładny opis poszczególnych zestawień znajdziesz w rozdziale XI.3.
Wzorce wydruków danych o sprzedaży dostępne są po wybraniu [Faktury|
Wydruki]. Znajdziesz tam następujące wzorce wydruków dotyczących wystawionych dokumentów:
Zestawienie dokumentów sprzedaży dla podanego zakresu dat drukowana
jest lista dokumentów sprzedaży.
Szczegółowe zestawienie sprzedaży dla podanego zakresu dat drukowana
jest lista sprzedanych materiałów i usług.
Zestawienie dokumentów korygujących wydruk obejmujący wyłącznie korygujące dokumenty sprzedaży.
Zestawienie sprzedaży w podziale na grupy kontrahentów dla każdej grupy kontrahentów drukowane są wartości sprzedaży netto, kwota VAT,
brutto w podanym zakresie dat.
Szczegółowe zestawienie sprzedaży w podziale na grupy kontrahentów dla
każdej grupy kontrahentów drukowana jest lista sprzedanych towarów.
Dla każdego materiału drukowana jest ilość sprzedana, wartości sprzedaży netto, kwota VAT, brutto. Wartości obliczane są dla podanego zakresu dat.
Zestawienie sprzedaży w podziale na obszary sprzedaży dla każdego obszaru sprzedaży drukowane są wartości sprzedaży netto, VAT, brutto
w podanym zakresie dat.
473
474
Rozdział III. Sprzedaż
Szczegółowe zestawienie sprzedaży w podziale na obszary sprzedaży dla każdego obszaru sprzedaży drukowana jest lista sprzedanych towarów
i usług. Dla każdej pozycji drukowana jest ilość sprzedana, wartości
sprzedaży netto, VAT, brutto. Wartości obliczane są dla podanego zakresu dat.
Zestawienie faktur zaliczkowych w podanym zakresie dat drukowana jest lista faktur zaliczkowych.
Zestawienie dokumentów sprzedaży wg grup kontrahentów (Crystal Reports)
zestawienie dokumentów sprzedaży w podanym zakresie dat w podziale
na grupy kontrahentów.
Na ekranie XI.45 przedstawione są parametry zestawienia, na ekranie
XI.46 przedstawiony jest pierwszy poziom zestawienia, na ekranie XI.47
— drugi poziom zestawienia.
Zestawienie dokumentów sprzedaży wg handlowców (Crystal Reports) wydruk
dokumentów sprzedaży w podanym zakresie dat w podziale na handlowców.
Na ekranie XI.48 przedstawione są parametry zestawienia, na ekranie
XI.49 przedstawiony jest pierwszy poziom zestawienia, na ekranie XI.50
— drugi poziom zestawienia.
Przykładowe zestawienia wraz z parametrami znajdziesz w punkcie XI.3.
11 Zestawienia zbiorcze
Zbiorcze analizowanie danych o sprzedaży, zakupach, magazynach, prowadzonej w przedsiębiorstwie na wszystkich stanowiskach pracy możliwe jest w module Firma. Aby drukować ogólne dane z poszczególnych modułów, wybierz
[Firma|Wydruki].
Dokładny opis poszczególnych zestawień znajdziesz w rozdziale XI.9.
Marża za dany okres wydruk marży wartościowo i procentowo w bieżącym
okresie i roku w podziale na kontrahentów.
Analiza sprzedaży/zakupu według kontrahentów w zależności od ustawienia parametrów, drukowane jest zestawienie sprzedaży, zakupów czy też
obrót ilościowy dla każdego z kontrahentów w bieżącym roku w podziale na okresy.
III.12. Plany sprzedaży
Analiza sprzedaży/zakupu według materiałów i usług w zależności od ustawienia parametrów, drukowane jest zestawienie sprzedaży, zakupów czy
też obrót ilościowy dla każdego z kontrahentów w bieżącym roku w podziale na okresy.
Skrócone zestawienie obrotów na kontach raport umożliwiający obliczanie
obrotów na wszystkich kontach, w podanym zakresie dat.
Szczegółowe zestawienie obrotów na kontach raport umożliwiający obliczanie obrotów na wskazanych kontach księgowych, w podanym zakresie dat, z wyszczególnieniem dokumentów magazynowych obciążających poszczególne konta.
Wykorzystanie limitu kredytowego wydruk prezentuje informacje o wykorzystaniu limitu kredytowego w podziale na kontrahentów.
Przykładowe zestawienia dla wydruków zbiorczych wraz z parametrami
znajdziesz w punkcie XI.9.
12 Plany sprzedaży
W standardowym pakiecie XpertisXS nie występuje funkcja Plany sprzedaży.
Można ją dołączyć na życzenie licencjobiorcy, jako opcję dodatkową.
W systemie Logistyka istnieje możliwość wprowadzenia planu sprzedaży.
Plan można przygotować tylko dla jednego roku. Plan sprzedaży można zdefiniować w podziale na okresy typu kwartał, miesiąc, tydzień, dzień.
Po wybraniu z menu głównego [Firma|Plany sprzedaży] można przeglądać
utworzone wcześniej plany sprzedaży. Plan składał się z nagłówka i pozycji planu. Nowy plan można dodać po wybraniu standardowego polecenia Dołącz.
W nagłówku planu znajdują się pola:
Symbol unikalny identyfikator planu sprzedaży.
Opis nazwa planu.
Waluta waluta, w której podawane są planowane wartości.
Rok rok, dla którego przygotowywany jest plan.
Data akceptacji data akceptacji planu. Pole wypełniane przez system po zaakceptowaniu planu.
475
476
Rozdział III. Sprzedaż
Zaakceptowany znacznik akceptacji. Dopóki plan nie jest zaakceptowany,
można wprowadzać w nim zmiany.
W oknie przeglądania planów sprzedaży znajdują się następujące polecenia:
Struktura po wprowadzeniu nagłówka, zanim zostaną wprowadzone pozycje
należy zdefiniować strukturę planu sprzedaży. W tym celu należy wybrać
akcję Struktura — patrz punkt III.12.1.
Pozycje polecenie umożliwia wprowadzanie i przeglądanie planu sprzedaży
— patrz punkt III.12.2.
Akceptuj funkcja umożliwia zaakceptowanie planu sprzedaży. Po zaakceptowaniu, planu nie będzie można modyfikować. Po zaakceptowaniu system wypełnia pole Data akceptacji datą bieżącą.
Wycofaj przy pomocy tej akcji można wycofać akceptację planu sprzedaży.
Wykonanie polecenie umożliwia porównanie planu z wykonaniem — patrz
punkt III.12.4.
Filtr polecenie umożliwia przełączanie przeglądania planów sprzedaży z widoku planów aktywnych (opcja domyślna) na nieaktywnych lub na odwrót.
Do archiwum polecenie powoduje przeniesienie planu sprzedaży do archiwum. Akcja dostępna jest tylko w oknie z aktywnymi planami sprzedaży.
Do aktywnych polecenie widoczne tylko w oknie z archiwalnymi planami
sprzedaży. Umożliwia zmianę statusu planu z nieaktywnego na aktywny
i tym samym plan taki znajdzie się w widoku planów aktywnych.
Kopiuj akcja umożliwia kopiowanie istniejącego planu — patrz punkt III.12.3.
Drukuj akcja umożliwia wydruk planu sprzedaży. Wydruk zawiera informacje
o ilościach i wartościach planowanych oraz wykonanych, a także procent
wykonania.
Kolumna Akc. jest znacznikiem czy dany plan jest zaakceptowany, natomiast znacznik w pole Akt. świadczy o tym czy plan jest aktywny.
III.12. Plany sprzedaży
12.1 Struktura planu sprzedaży
Przed dodaniem pozycji planu należy zaprojektować struktury planu sprzedaży, według których będą redagowane plany sprzedaży. Po wybraniu [Firma|
Plany sprzedaży|Struktura] na ekranie pojawi się okno Struktura planu sprzedaży. Nowy element dodasz po wybraniu polecenia Dołącz. Z okna Elementy
struktury planu sprzedaży można wybrać:
— Kwartały
— Miesiące
— Tygodnie
— Dni
— Grupy materiałów
— Podgrupy materiałów
— Materiały
— Grupy kontrahentów
— Kontrahenci
— Odbiorcy
— Handlowcy
Wprowadzając kolejne elementy decydujesz według jakich wartości plan
sprzedaży będzie prowadzony.
Jeżeli zostanie wprowadzona pozycja Okresy obrachunkowe, plan sprzedaży
będzie dotyczył poszczególnych okresów. W definicji struktury planu sprzedaży można wskazać okres, jeśli plan sprzedaży będzie dotyczył okresów bardziej
szczegółowych niż rok. Można wybrać jeden z okresów: kwartał, miesiąc, tydzień, dzień.
Po zdefiniowaniu struktury planu będzie można przystąpić do wprowadzania pozycji planu. Struktury planu nie można będzie modyfikować jeżeli
pozycje zostaną już wprowadzone (patrz punkt III.12.2).
477
478
Rozdział III. Sprzedaż
12.2 Pozycje planu sprzedaży
Pozycje planu sprzedaży można przeglądać i dodawać po wybraniu w oknie
Plany sprzedaży opcji Pozycje. Sposób dodawania i wyświetlania pozycji zależy od schematu planu, jaki został zdefiniowany przez użytkownika (patrz
pkt. III.12.1). Dla poszczególnych elementów należy podać planowaną ilość
i wartość sprzedaży.
Nowe pozycje planu można dodawać tylko wtedy, jeśli jest on niezaakceptowany.
Plan zaakceptuje przy pomocy funkcji Akceptuj. Po zaakceptowaniu dokumentu nie będzie można dokonywać w nim żadnych zmian.
12.3 Kopiowanie planu sprzedaży
Istnieje możliwość kopiowania istniejących planów za pomocą funkcji Kopiuj
w oknie przeglądania planów sprzedaży. Po wybraniu z menu [Firma|Plany
sprzedaży] należy wypełnić dane nagłówkowe nowego planu. Podpowiadają
się wartości aktualnie wybranego planu, które można zmienić, w szczególności należy nadać nowy symbol planu. Po zatwierdzeniu danych nagłówkowych
zostanie utworzony nowy plan, który będzie posiadał taką samą strukturę i takie same pozycje jak plan źródłowy.
12.4 Wykonanie planu sprzedaży
Plan sprzedaży można będzie porównać z jego wykonaniem. W tym celu należy wybrać [Firma|Plany sprzedaży|Wykonanie]. Po wybraniu polecenia Aktualizuj zostaną naliczone wartości sprzedaży dla poszczególnych elementów.
W oknie Wykonanie planu sprzedaży można porównać wartości zaplanowane
z rzeczywistymi. W oknie widoczny jest również procent planu wykonania.
Rozdział IV
Ewidencjonowanie zakupów
W standardowym pakiecie XpertisXS nie występuje moduł Zakupy. Można go
dołączyć na życzenie licencjobiorcy, jako opcję dodatkową.
Ewidencja zakupów prowadzona jest w programie Logistyka w odrębnym
module o nazwie Zakupy. Znajdziesz tam funkcje umożliwiające rejestrowanie
dokumentów pochodzących od dostawców towarów.
W tym rozdziale zamieszczono informacje dotyczące prowadzenia zakupów przy pomocy programu Logistyka Opisane są tu czynności związanych
z redagowaniem konkretnych dokumentów.
— Podobnie jak we wszystkich modułach programu, praca w module zakupów może być zorganizowana wielostanowiskowo — wystawiane dokumenty mogą być przypisywane do konkretnego stanowisku pracy. Informacje dotyczące zakładania i przygotowania do pracy stanowisk zakupu
zamieszczono w punkcie I.12.2.
— Do każdego stanowiska zakupów można przydzielić uprawnienia jednemu bądź wielu użytkownikom. O tym, w jaki sposób definiowane są
uprawnienia, przeczytasz w punkcie I.10.
— Podobnie jak w innych modułach, przed przystąpieniem do redagowania faktur zakupu, należy zdefiniować odpowiednie typy dokumentów.Punkt I.11.3 został poświęcony zagadnieniu definiowania podstawowych typów dokumentów zakupu. Opis ogólnych zasad definicji
wszystkich typów dokumentów znajduje się w punkcie I.11.
— Ogólna zasada rozliczeń okresowych dotyczy również zakupów. Przed
rozpoczęciem wprowadzania lub przeglądania danych należy wybrać,
podobnie jak w module magazynowym, aktywny okres obrachunkowy.
479
480
Rozdział IV. Ewidencjonowanie zakupów
Jest to jeden z parametrów bieżącej pracy stanowiska. O ustalaniu tego
oraz innych parametrów dowiesz się z punktu I.4.1.
— Gdy wszystkie czynności wstępne zostaną zakończone, można przystąpić do sporządzania dokumentów zakupu. Metoda redakcji podstawowych typów dokumentów została opisana w punkcie IV.1.
1 Redagowanie dokumentów zakupu
Standardowym dokumentem zakupu jest dokument faktura VAT. Faktura VAT
może być tworzona w programie w jednym z wariantów:
— powstawać do wystawionego wcześniej dokumentu przyjęcia PZ;
— tworzyć po utworzeniu odpowiedni dokument przyjęcia;
— być niezwiązana z dokumentami magazynowymi.
Wszystkie opisane wyżej możliwości mogą być zrealizowane przy pomocy
różnych typów dokumentów zakupu — patrz punkt I.11.3.
Dokumenty zakupu redagować można po wybraniu [Zakupy|Wszystkie dokumenty|Dołącz] lub [Zakupy|Wystawianie dokumentu zakupu]. Po wybraniu
jednej z tych funkcji, w zależności który z wariantów ma być obsługiwany, należy wskazać jedną z opcji:
— Fakturę zakupu — po wskazaniu tej pozycji można będzie wystawić dowolny typ dokumentu zakupu, poza dokumentami, które w definicji mają zaznaczone pole Wewnętrzny.
— Wewnętrzną — wybór funkcji umożliwi wystawianie dokumentu WNT
(wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru) — patrz punkt III.4.1.
— Korekta — wystawianie korekt do dokumentów zakupu — patrz
punkt IV.4.
Każdy dokument, w tym także dokument zakupu, składa się z nagłówka
i z pozycji dokumentu. W nagłówku znajdują się informacje odnoszące się do
całego dokumentu, w pozycjach dane dotyczące zakupów poszczególnych pozycji towarowych czy usług.
W zależności od ustawienia parametru Czy akceptować dokument zakupu
po redakcji? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Zakupy]
dokument po redakcji może być automatycznie zaakceptowany.
Parametr może przyjmować wartości:
IV.1. Redagowanie dokumentów zakupu
— N — po zakończonej redakcji dokument zakupu nie będzie zaakceptowany. Aby zaakceptować dokument należało będzie wybrać polecenie
Akceptuj.
— T — po zakończonej redakcji dokument zakupu będzie zaakceptowany.
— P — po zakończonej redakcji dokumentu zakupu wyświetlane będzie pytanie czy zaakceptować dany dokument.
1.1 Nagłówek dokumentu zakupu
W oknie redagowania nagłówka takim, jak przedstawiono na ekranie IV.1, powinny znaleźć się następujące dane:
Ekran IV.1
Numer numer ewidencyjny dokumentu nadawany automatycznie. Poszczególne typy dokumentów numerowane są zgodnie z przypisaną im grupą
numeracji. Mogą być np. numerowane odrębnie dla każdego stanowiska
pracy w ramach miesiąca obrachunkowego bądź roku.
Istnieje również możliwość wykorzystania numerów jeżeli są luki w numeracji — patrz punkt Wykorzystanie wolnych numerów.
481
482
Rozdział IV. Ewidencjonowanie zakupów
Obok numeru dokumentu znajduje się Symbol dokumentu. Budowa
symbolu będzie zgodna z treścią formuły obsługującej nadawanie symboli dokumentom.
Więcej informacji na temat definiowania numeracji i budowy symbolu
dokumentu znajdziesz w punkcie I.11.1.
Pole nie jest dostępne do redagowania.
Konto symbol konta kosztowego. Podczas redakcji pola można skorzystać ze
słownika kont kosztowych programu.
Aby pole to było dostępne do redakcji należy ustawić parametr Czy
można redagować konto w nagłówku faktury?, dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Zakupy.
Sym.fakt. symbol faktury sprzedaży dostawcy. Symbol należy przepisać z faktury kontrahenta. Pole musi być wypełnione.
Daty
Wystawienia jest to data wystawienia dokumentu przez dostawcę. Datę należy przepisać z faktury sprzedaży kontrahenta.
Sprzedaży jest to data sprzedaży towaru przez dostawcę. Datę należy przepisać z faktury sprzedaży kontrahenta. Pole to musi zostać wypełnione
datą, która zawiera się w aktualnym okresie obrotowym.
Otrzymania data otrzymania faktury od dostawcy.
Kontrahent
Kod symbol dostawcy, od którego jest kupowany towar. Przy wypełnianiu pola wygodnie jest skorzystać ze słownika. Jeżeli danych kontrahenta brakuje w słowniku, możesz je uzupełnić nie przerywając redagowania dokumentu. Po wywołaniu słownika wykonaj polecenie Dołącz i wprowadź
wszystkie niezbędne informacje.
Po wprowadzeniu kodu kolejne pole — Nazwa czyli nazwa kontrahenta
wypełniane jest automatycznie.
Redagowanie danych kontrahenta opisano w punkcie I.14.1.
Odb. kod odbiorcy. Przy wypełnianiu pola wygodnie jest skorzystać ze słownika. W słowniku tym znajdują się dane tylko tych odbiorców, którzy
IV.1. Redagowanie dokumentów zakupu
związani są z kontrahentem wskazanym w poprzednich polach. Pole to
nie musi być wypełnione.
Redagowanie słownika odbiorców opisano w punkcie I.14.1.
Sposób płatności kod formy płatności dla wystawianego dokumentu. Pole
można redagować przy pomocy słownika form płatności. Przykładowe
formy płatności to: przelew, gotówka, czek potwierdzony itd.
Termin płatności data ostatecznego terminu zapłaty za fakturę.
Więcej informacji o formach i terminie płatności znajdziesz w punkcie
III.1.5.
Rabat % procent rabatu udzielanego przez dostawcę na wszystkie towary zakupione w ramach redagowanego dokumentu. O wartość tego rabatu
zostanie odpowiednio pomniejszona cena każdego towaru. Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz jego maksymalna wartość wynosi
99,99 %.
Wg brutto zaznaczenie tego pola spowoduje, że wartości netto i brutto w pozycjach dokumentu zakupu naliczane będą od ceny brutto. Ustalony
sposób wyliczania na dokumencie zakupowym obowiązuje również na
korektach wystawionych do tego dokumentu. Powyższe nie dotyczy faktur wewnętrznych.
Handlowiec symbol handlowca związanego z danym kontrahentem. Przy wypełnianiu tego pola można korzystać ze słownika przedstawicieli handlowych. Pole to musi być wypełnione.
Redagowanie słownika handlowców opisano w punkcie I.14.1.
Numer rachunku numer rachunku bankowego dostawcy. W polu tym podpowiadany jest rachunek, który podczas wprowadzania rachunków kontrahenta został zaznaczony jako domyślny.
Jeżeli kontrahent ma kilka rachunków i żaden z nich nie został oznaczony jako domyślny, użytkownik musi wybrać odpowiedni rachunek z listy
(klawisz F3 ).
Na temat wprowadzania rachunków bankowych kontrahenta czytaj
w punkcie I.14.1.
Uwagi dodatkowy komentarz, który może okazać się pomocny podczas analizy danych. Pole to nie musi być wypełnione.
483
484
Rozdział IV. Ewidencjonowanie zakupów
Część pól w oknie nagłówka faktury wypełniane jest przez program i użytkownik nie będzie mógł ich zmienić:
Rok, Miesiąc aktywny rok i miesiąc obrachunkowy — pola określane w parametrach pracy.
Typ dok. redagowany typ dokumentu zakupu.
St. zakupu zawartość pola informuje, którego stanowiska zakupu dotyczy
wprowadzany dokument. Jest to symbol stanowiska, które zostało wprowadzone przy pomocy funkcji Parametry pracy. Jeżeli użytkownik nie
podał stanowiska w parametrach, pole to jest puste.
Skąd — pole określająca rodzaj faktury:
— P — faktura pozostała (nie związana z magazynem)
— M — faktura wygenerowana na podstawie rozchodowego dokumentu magazynowego
— U — faktura wygenerowana na podstawie umowy
— G — faktura z generacją dokumentu magazynowego
— E — faktura wewnętrzna
— Z — faktura zakupowa
— L — faktura zaliczkowa
Jeżeli w systemie stosowana jest wielowalutowość (patrz punkt I.4.3) dostępne do redakcji są również pola dotyczące dokumentów rozliczanych w walucie innej niż waluta narodowa. Należy wtedy podać walutę, kurs z dnia lub
wybrać bank, którego kurs zostanie podany z tabeli kursów.
Jeżeli redagowany dokument jest dokumentem unijnym, czyli jeżeli w definicji typu tego dokumentu pole Unijny ustawiono na T (patrz punkt I.11.3),
w nagłówku należy wprowadzić NIP UE, a także muszą być wypełnione pola
znajdujące się w zakładce Dane do INTRASTAT.
Na temat dokumentów walutowych i unijnych czytaj w punkcie III.4, natomiast informacje dotyczące deklaracji INTRASTAT znajdziesz w rozdziale V.
1.2 Redakcja pozycji dokumentu zakupu
Po wypełnieniu poszczególnych pól nagłówka dokumentu można przystąpić
do redagowania pozycji dokumentu. Z okna przeglądania pozycji wybierz polecenie Dołącz. Wywołane zostanie okno redagowania takie jak pokazano na
ekranie IV.2.
IV.1. Redagowanie dokumentów zakupu
Ekran IV.2
Dla każdej pozycji należy podać następujące dane:
Pozycja numer pozycji dokumentu. Program sam nadaje numery kolejno
wprowadzanym pozycjom dokumentu. Pole to nie jest dostępne do redakcji.
Materiał/Usługa — T — dana pozycja dotyczy towaru, U — pozycja dotyczący
usługi.
Indeks indeks i nazwa materiału lub usługi, której dotyczy dana pozycja dokumentu zakupu. Indeks można wprowadzić korzystając z kartoteki materiałów lub usług naciskając klawisz F3 . W słowniku oprócz indeksu
i nazwy towaru znajduje się informacja o aktualnym stanie materiału w
magazynach i ilości dostępnej.
W oknie Słownik materiałów dostępne jest polecenie Szukaj wg kodu
umożliwiające wyszukiwanie materiału po kodzie obcym kontrahenta,
po kodach kreskowych i dodatkowych kodach związanych z materiałem.
Dokładny opis tej funkcji znajdziesz w punkcie VI.9.
Po podaniu indeksu materiału program automatycznie wpisuje jego nazwę do następnego pola.
Stawka podatku VAT kod stawki podatku VAT. Program podpowiada taki
kod stawki VAT, jaki został przypisany do materiału podczas jego definiowania w kartotece materiałów. Operator może zmienić ten kod, posługując się słownikiem stawek VAT zdefiniowanych w programie.
485
486
Rozdział IV. Ewidencjonowanie zakupów
Słownik stawek podatku VAT jest słownikiem systemowym i pozostaje niedostępny do redagowania. Informacje na jego temat znajdziesz
w punkcie I.2.5.
Il.j.d. ilość towaru w dodatkowej jednostce miary. Aby pole to było odpowiednio przeliczane czy dostępne do redakcji program musi być odpowiednio sparametryzowany.
Wartości pól dotyczących ilości są obliczane na podstawie przeliczników wpisanych podczas definiowania dodatkowych jednostek — patrz
punkt Dodatkowe jednostki dla materiału i I.13.8.
Ilość ilość kupowanego towaru lub usługi.
Cena w w polu wyświetlany jest symbol waluty podany w nagłówku dokumentu. Jeżeli w nagłówku wprowadzono inną walutę niż narodowa należy podać wartość w tej walucie. Pola dotyczące ceny i wartości w walucie
narodowej zostaną przeliczone po kursie p