ASAP Instrukcja dla operatora

Instrukcja użytkownika
OPERATORA
Akademickiego Systemu Archiwizacji Prac
Akademicki System Archiwizacji Prac (ASAP) to nowoczesne, elektroniczne archiwum prac
dyplomowych zintegrowane z systemem antyplagiatowym Plagiat.pl. Zadaniem użytkownika
o uprawnieniach operatora jest koordynowanie obiegu prac dyplomowych lub zaliczeniowych w systemie
oraz tworzenie kont użytkownikom.
1.
Logowanie do systemu ASAP
Logowanie do systemu ASAP odbywa się poprzez zalogowanie się do systemu dziekanatowego (eHms). Po
wpisaniu danych do logowania należy kliknąć na zakładkę ASAP, która pozwala na przeniesienie do konta
Użytkownika w Akademickim Systemie Archiwizacji Prac. W przeglądarce internetowej należy mieć
odblokowaną opcję dotyczącą tzw. wyskakujących okienek. Po kliknięciu otworzy się nowa karta z domyślnym
widokiem na dokumenty Użytkownika.
2.
Edycja Ustawień
Podczas pierwszego logowania do konta użytkownika systemu ASAP operator ma możliwość dostosowania
ustawień do własnych wymagań.
Może zdecydować czy chce otrzymywać na swoją skrzynkę mailową:



powiadomienia o nowym zadaniu,
powiadomienie o gotowych pracach do obrony,
powiadomienia o pracach niezakwalifikowanych do obrony.
W tym celu należy przy każdej z pozycji dokonać wyboru jednego z pól: Tak lub Nie.
Rysunek 1. Edycja ustawień.
Po dostosowaniu ustawień należy zatwierdzić zmiany wybierając zielony przycisk Zapisz.
Ustawienia mogą być edytowane przez użytkownika w dowolnej chwili.
3.
Dane użytkownika
Operator systemu ASAP nie ma możliwości wprowadzenia zmian w swoich danych. Aby zweryfikować
poprawność danych wprowadzonych do systemu podczas zakładania konta przez administratora należy
najechać kursorem na zakładkę Moje konto w menu głównym, a następnie wybrać z rozwijalnej listy
pozycję Moje dane.
Użytkownik ma wgląd do danych ogólnych oraz danych szczegółowych dotyczących wydziałów i kierunków,
do których został przypisany.
Rysunek 2. Konto o uprawnieniach operatora - dane użytkownika.
4.
Zakładka Dokumenty » Lista dokumentów
Operator na swoim koncie ma dostęp do wszystkich prac dyplomowych wprowadzanych przez studentów
kierunków, do których jest przypisany.
Posiada możliwość zapisania dowolnej pracy dyplomowej do pliku w formacie PDF klikając ikonę Pobierz w
odpowiednim wierszu tabeli z zestawieniem dokumentów.
Kliknięcie dowolnego wiersza w tabeli powoduje rozwinięcie szczegółów dokumentu, dzięki czemu
wykładowca ma dostęp do:



podstawowych informacji dotyczących pracy (rodzaj pracy, słowa kluczowe, data dodania, nazwisko
recenzenta, treść streszczenia),
wersji archiwalnych pracy (jeśli student wgrywał więcej niż jedną wersję pracy),
dokumentów do druku (regulamin antyplagiatowy, ocena raportu podobieństwa, oświadczenia
studenta oraz raport podobieństwa).
Rysunek 3. Lista dokumentów w zakładce „Dokumenty”.
Operator ma również możliwość edycji podstawowych informacji dotyczących pracy, wprowadzanych przez
studenta podczas dodawania dokumentu do systemu. Przejście do panelu edycji odbywa się po kliknięciu
Edycja pracy dyplomowej
Operator systemu ASAP posiada możliwość:



wprowadzenia zmian w tytule pracy,
zmiany rodzaju pracy,
zmiany promotora,


zmiany recenzenta,
zmiany drugiego recenzenta.
Rysunek 4. Edycja danych pracy dyplomowej.
Edycja pracy zaliczeniowej
Operator posiada możliwość:




wprowadzenia zmian w tytule pracy,
zmiany rodzaju pracy,
zmiany przedmiotu, na który praca była pisana,
zmiany wykładowcy odpowiedzialnego za ocenę pracy.
Rysunek 5. Edycja danych pracy zaliczeniowej.
Zatwierdzenie zmian następuje po wybraniu przycisku Zapisz. Edycję dokumentu można przerwać
w dowolnym momencie bez zapisywania zmian wybierając przycisk Anuluj.
Nie ma możliwości edytowania informacji dotyczących prac, które zostały już zarchiwizowane.
5.
Zakładka Dokumenty » Statystyki
Zakładka Statystyki umożliwia generowanie zestawień, zawierających rozkład liczebności prac w zależności
od wartości współczynników podobieństwa.
Rysunek 6. Statystyki.
6.
Zakładka Użytkownicy Systemu
W zakładce Użytkownicy systemu operator ma dostęp do listy wszystkich użytkowników systemu ASAP
(nauczyciele, studenci) powiązanych z kierunkami studiów i wydziałami, które zostały do niego przypisane.
Kliknięcie na wybrany wiersz tabeli powoduje rozwinięcie panelu zawierającego szczegółowe dane
Użytkownika.
Rysunek 7. Lista użytkowników systemu ASAP.
Dodawanie użytkownika
Operator posiada możliwość utworzenia nowego konta użytkownika o uprawnieniach studenta lub
nauczyciela akademickiego. Służy temu ikona Dodaj znajdująca się powyżej tabeli z lista użytkowników
systemu.
W odpowiednich polach operator wpisuje dane otrzymane od studenta lub nauczyciela akademickiego:
 imię,
 nazwisko,
 e-mail,
 liczbę testów do wykorzystania.
Rysunek 8. Dodawanie nowego użytkownika.
Wprowadzenie tych informacji jest obowiązkowe. W przypadku podjęcia próby zapisania użytkownika
przed uzupełnieniem pól, przy każdej z nieuzupełnionych pozycji pojawi się komunikat Pole jest wymagane.
Następnym krokiem jest wybór odpowiedniego typu uprawnień. W przypadku podjęcia próby zapisania
użytkownika bez wybranych uprawnień pojawi się komunikat o treści: Proszę wybrać przynajmniej jeden
typ uprawnień.
Dodawanie użytkownika o uprawnieniach studenta
W przypadku tworzenia konta studenta należy zaznaczyć pole Uprawnienia studenta, co skutkuje
pojawieniem się okna o tytule Tok studiów. W oknie tym operator wprowadzana szczegółowe informacje
dotyczące studenta:
 numer indeksu,
 wydział (wybór z rozwijalnej listy),
 kierunek (wybór z rozwijalnej listy),
 specjalizacja (wybór z rozwijalnej listy),
 rodzaj studiów (wybór z rozwijalnej listy),
 system studiów (wybór z rozwijalnej listy).
Wypełnienie wszystkich pozycji z wyjątkiem specjalizacji jest obowiązkowe.
Rysunek 9. Tworzenie użytkownika o uprawnieniach studenta - dodawanie toku studiów.
Możliwe jest przerwanie dodawania toku studiów bez zapisywania wprowadzonych informacji poprzez
wybranie niebieskiego przycisku Anuluj.
Aby zapisać wprowadzone dane należy wybrać zielony przycisk Zapisz.
Po zapisaniu toku studiów użytkownik zostaje przeniesiony do panelu edycji, w którym pojawia się tabela z
zestawieniem toków studiów. Do każdego użytkownika o uprawnieniach studenta można przypisać więcej
niż jeden tok studiów.
Każdy z utworzonych toków studiów można edytować i usunąć, przy wykorzystaniu ikon znajdujących się w
tabeli: Edytuj, Usuń.
Rysunek 10. Tworzenie użytkownika o uprawnieniach studenta - toki studiów.
Po wprowadzeniu informacji dotyczących toku studiów konieczne jest dodanie zajęć, na które uczęszcza
student. W przeciwnym przypadku student nie będzie miał możliwości wprowadzania do systemu prac
zaliczeniowych.
W tym celu należy skorzystać z przycisku Zajęcia, znajdującego się w tabeli z zestawieniem toków studiów.
Po jego kliknięciu użytkownik zostaje przeniesiony do panelu zarządzania zajęciami, w którym może
przypisać studentowi dowolną liczbę przedmiotów.
Aby tego dokonać należy wybrać zielony przycisk Dodaj znajdujący się powyżej tabeli. W otwartym w ten
sposób oknie operator z rozwijanych list wybiera:
 nazwę przedmiotu,
 rodzaj zajęć,
 nauczyciela akademickiego.
Zapisanie następuje po wybraniu zielonego przycisku Dodaj.
Wybranie przycisku Anuluj przerywa procedurę bez zapisywania wprowadzonych danych.
Rysunek 11. Tworzenie użytkownika o uprawnieniach studenta – dodawanie zajęć.
Po dodaniu odpowiedniej liczby zajęć, należy wybrać znajdujący się pod tabelą niebieski przycisk Wróć,
który pozwala wrócić do panelu edycji użytkownika.
Operator może również tworzonemu użytkownikowi przydzielić uprawnienia czytelnika, wybierając z trzech
ich rodzajów: czytelnik 1, czytelnik 2, czytelnik 3.
Rysunek 12. Dodawanie dostępu do archiwum.
Wybranie znajdującego się u dołu lub u góry panelu przycisku Zapisz, powoduje utworzenie nowego
użytkownika i przesłanie na podany adres mailowy automatycznie wygenerowanego hasła dostępu do
systemu. Operator zostaje przeniesiony do listy użytkowników systemu.
Dodawanie użytkownika o uprawnieniach nauczyciela akademickiego
W przypadku tworzenia konta wykładowcy
należy zaznaczyć pole Uprawnienia nauczyciela
akademickiego, co skutkuje pojawieniem się okna o tytule Wybierz kierunek. W oknie tym operator
przypisuje wykładowcy:
 wydział
 oraz kierunek studiów.
Wypełnienie wszystkich pozycji jest obowiązkowe.
Rysunek 13. Tworzenie użytkownika o uprawnieniach nauczyciela – dodawanie kierunku.
Możliwe jest przerwanie wybierania bez zapisywania wprowadzonych informacji poprzez wybranie
niebieskiego przycisku Anuluj.
Aby zapisać wprowadzone dane należy wybrać zielony przycisk Zapisz.
Po zapisaniu kierunku operator zostaje przeniesiony do panelu edycji, w którym pojawia się tabela z
zestawieniem dodanych kierunków. Do każdego użytkownika o uprawnieniach nauczyciela akademickiego
można przypisać więcej niż jeden wydział i kierunek studiów.
Każdy z przypisanych kierunków można edytować i usunąć, przy wykorzystaniu ikon znajdujących się w
tabeli: Edytuj, Usuń.
Powyżej powstałej tabeli znajduje się pozycja, w której z rozwijalnej listy operator wybiera tytuł naukowy,
jaki posiada wykładowca, dla którego tworzone jest konto.
Operator może również tworzonemu użytkownikowi przydzielić uprawnienia czytelnika, wybierając z trzech
ich rodzajów: czytelnik 1, czytelnik 2, czytelnik 3.
Rysunek 14. Tworzenie użytkownika o uprawnieniach studenta – dodane kierunki studiów.
Wybranie znajdującego się u dołu lub u góry panelu przycisku Zapisz, powoduje utworzenie nowego
użytkownika i przesłanie na podany adres mailowy automatycznie wygenerowanego hasła dostępu do
systemu. Operator zostaje przeniesiony do listy użytkowników systemu.
Edycja danych użytkownika
Operator posiada możliwość edytowania danych użytkowników. Przejście do panelu edycji odbywa się po
kliknięciu w ikonę Edytuj w odpowiednim wierszu tabeli zawierającej zestawienie użytkowników.
Oprócz informacji wpisanych podczas tworzenia kont użytkowników, w panelu edycji znajduje się przycisk
Resetuj hasło, który pozwala na ponowne automatyczne wygenerowanie hasła dostępu do danego konta
użytkownika.
Zatwierdzanie zmian wprowadzonych w panelu edycji odbywa się poprze wybranie przycisku Zapisz. Panel
edycji można opuścić bez zapisywania wprowadzonych zmian po wybraniu przycisku Anuluj.
7.
Koordynowanie obiegu pracy dyplomowej
Głównym zadaniem operatora systemu jest koordynowanie obiegu pracy dyplomowej w systemie ASAP.
Czynności wykonywane przez operatora:
 wysyłanie pracy do systemu antyplagiatowego,
 kwalifikowanie pracy do obrony,
 archiwizowanie pracy.
Wysyłanie pracy do systemu antyplagiatowego
Dokument wprowadzony do systemu ASAP przez studenta, a następnie zweryfikowany i zaakceptowany
przez promotora otrzymuje status Zaakceptowany przez nauczyciela.
Zadaniem operatora jest przesłanie pracy do systemu Plagiat.pl w celu przeprowadzenia analizy
antyplagiatowej. Odbywa się to poprzez wybranie ikony Wyślij do systemu antyplagiatowego, znajdującej
się w kolumnie Akcje w tabeli w zakładce Lista dokumentów, a następnie potwierdzenie przyciskiem Ok w
oknie z zapytaniem Czy na pewno chcesz wysłać pracę do systemu antyplagiatowego?
W celu rezygnacji z akcji należy wybrać niebieski przycisk Anuluj.
Rysunek 15. Wysyłanie pracy do systemu antyplagiatowego.
Kwalifikowanie pracy do obrony
Dokument przeanalizowany przez system antyplagiatowy jest następnie oceniany przez promotora, po
czym następuje wystawienie recenzji przez recenzenta.
Dokument o statusie Oceniony przez recenzenta może zostać zakwalifikowany do obrony.
W tym celu operator korzysta z ikony Recenzja wystawiona, znajdującej się w kolumnie Akcje w tabeli w
zakładce Lista dokumentów. Po kliknięciu w ikonę otwiera się okno, w którym operator może dokonać
wyboru pomiędzy następującymi akcjami:
 obrona pracy – dokument zostaje zakwalifikowany do obrony,
 poprawa pracy – student musi wgrać nową wersję pracy,
 ponowna ocena recenzenta – recenzent musi ponownie zrecenzować pracę,
 brak kwalifikacji do obrony – praca nie zostaje zakwalifikowana do obrony.
Rysunek 16. Kwalifikowanie pracy do obrony.
Aby zrezygnować należy wybrać przycisk Anuluj.
Po wybraniu przycisku Obrona pracy dokument otrzymuje status Zakwalifikowany do obrony. Student
może wówczas dopełniać formalności związanych z procesem dyplomowania.
Archiwizowanie pracy
Praca dyplomowa, która została pozytywnie oceniona i której autor uzyskał pozytywny wynik podczas
obrony może zostać zarchiwizowana.
Rysunek 17. Archiwizowanie pracy.
Służy temu ikona Zakwalifikowana do obrony, znajdująca się w kolumnie Akcje w tabeli z listą
dokumentów. W otwierającym się oknie operator decyduje czy dodać pracę do archiwum. Wybranie
przycisku Dodaj do archiwum skutkuje przeniesieniem dokumentu do zasobów elektronicznego archiwum
prac dyplomowych. Pozostaje on jednak na liście dokumentów ze statusem Zarchiwizowany.
8.
Zakładka Zadania
Każdy z użytkowników systemu ASAP o uprawnieniach nauczyciela lub studenta może przesłać operatorowi
systemu wiadomość z prośbą o dokonanie zmian w danych użytkownika. O tym że na koncie operatora są
zadania do wykonania informuje niebieski dymek zawierający informacje o ich aktualnej liczbie. Znajduje się
on w prawym górnym rogu okna aplikacji.
Do otrzymanych wiadomości operator ma dostęp poprzez zakładkę Zadania znajdującą się w lewym menu
głównym. Po jej wybraniu operator może zapoznać się z listą otrzymanych zadań. Lista zawiera następujące
informacje:





imię i nazwisko użytkownika wysyłającego prośbę,
fragment przesłanej wiadomości,
datę wysłania wiadomości,
datę wykonania zadania,
status zadania.
Rysunek 18. Konto operatora - zadania.
Po kliknięciu w pole tabeli zawierające fragment wiadomości, otwiera się okno z pełną treścią otrzymanej
prośby. Aby zamknąć okno należy wybrać zielony przycisk Zamknij lub krzyżyk znajdujący się w prawym
górnym rogu okna.
Rysunek 19. Konto operatora - treść zadania.
Po zapoznaniu się z treścią wiadomości operator może w prosty sposób przejść do panelu edycji
użytkownika bez konieczności opuszczania zakładki Zadania. W tym celu należy kliknąć nazwę użytkownika
w odpowiednim wierszu tabeli. Nazwa użytkownika jest aktywna tylko w przypadku zadań niewykonanych.
Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz.
Jeżeli prośba otrzymana od użytkownika zostanie zrealizowana, zadanie należy oznaczyć jako wykonane. W
tym celu należy w odpowiednim wierszu kliknąć w pole Zakończ zadanie znajdujące się w ostatniej
kolumnie tabeli, a w pojawiającym się wówczas oknie z pytaniem Czy na pewno chcesz oznaczyć zadanie
jako wykonane? potwierdzić przyciskiem Tak.
Po tej akcji status zadania zmienia się z do wykonania na wykonane, a w tabeli pojawia się dodatkowo
data wykonania zadania.
9.
Zakładka Pomoc
W menu głównym aplikacji znajduje się zakładka Pomoc, po której wybraniu użytkownik otrzymuje dostęp
do danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za Akademicki System Archiwizacji Prac na uczelni.
Znajduje się w niej również gotowy do pobrania plik z Instrukcją interpretacji Raportu podobieństwa.
Rysunek 20. Zakładka "Pomoc".
10. Wylogowanie z systemu ASAP.
Wylogowanie z systemu ASAP odbywa się po wybraniu zakładki Wyloguj znajdującej się w prawym górnym
rogu okna aplikacji.
Rysunek 21. Wylogowanie z systemu ASAP.
Ze względów bezpieczeństwa po 30 minutach bezczynności następuje automatyczne wylogowanie z
systemu.