docpytania ze spotkania informacyjnego na temat
download 
Reklamacja Transkrypt
pytania ze spotkania informacyjnego na temat
PYTANIA ZE SPOTKANIA INFORMACYJNEGO NA TEMAT DOKUMENTACJI KONKURSOWEJ 9.1.2 1. Czy w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych można używać skrótów? We wniosku aplikacyjnym można używać skrótów, pod warunkiem, że przy pierwszym użyciu zostaną one wyjaśnione oraz że ich używania pozwala jednocześnie na jednoznaczne odczytanie treści wniosku. 2. Czy jako Partner można występować tylko w 2 wnioskach o dofinansowanie. Czy będąc Partnerem w projekcie można składać 2 inne wnioski jako Lider? Ograniczenie liczby składanych wniosków do 2 dotyczy występowania w roli Wnioskodawcy. Nie ograniczono liczby projektów, w których można być partnerem, jak również nie uzależniono tego od faktu bycia liderem w innym projekcie. 3. Czy Partner projektu może mieć siedzibę poza terenem województwa podkarpackiego? Tak. Jednocześnie zastrzeżenie stworzenia biura projektu dotyczy lidera projektu, w związku z czym nie ma konieczności tworzenia dodatkowego biura dla partnera, ani zastrzegania tej kwestii w treści wniosku. 4. W jakim zadaniu w ramach projektu ma znaleźć się akcja promocyjno – informacyjna, a w jakim promocja projektu (czy w zadaniu: Zarządzanie projektem)? Zgodnie z zapisami Zasad finansowania PO KL z dnia 25 marca 2009 r., w ramach zadania „Zarządzanie projektem” powinny znaleźć się m.in. koszty działań informacyjnopromocyjnych, z czego wynika, że akcja ta powinna stanowić jeden z etapów ww. zadania. 5. Czy monitoring i ewaluacja mają znaleźć się w zadaniu: Zarządzanie projektem? Zgodnie z zapisami Zasad finansowania PO KL z dnia 25 marca 2009 r., w ramach zadania „Zarządzanie projektem” powinny znaleźć się m.in. koszty ewaluacji projektu, jak również inne – o ile są związane bezpośrednio z koordynacją i zarządzaniem projektem. Z tego względu na pewno ewaluacja, ale również monitoring powinny znaleźć się w tym zadaniu. 6. Czy środki przeznaczone na wynagrodzenie dla księgowej mogą być ujęte w ramach kosztów bezpośrednich projektu? Koszty obsługi księgowej należą do katalogu kosztów pośrednich, ale jednocześnie koszty z tego katalogu mogą stanowić koszty bezpośrednie, o ile zostaną bezpośrednio przypisane i rozliczane w odniesieniu do danego zadania. 7. Jak wynagrodzić dodatkową pracę przy projekcie księgowej, która na co dzień pracuje w danej jednostce? Czy księgowa zatrudniona w szkole do księgowania wydatków szkoły (w tym projektowych) może zostać zatrudniona dodatkowo na umowę zlecenie przy projekcie (do opisywania dokumentów projektowych, przygotowywania wniosków o płatność …)? W budżecie projektu powinno zostać ujęte wynagrodzenie księgowego. W ramach projektów realizowanych w ramach PO KL dopuszczalne są wszelkie formy prawne świadczenia pracy przez personel projektu – tak na podstawie umowy o pracę, jak i na podstawie umów cywilno-prawnych (kwalifikowalne są więc wszelkie koszty wynagrodzenia – rozliczane na podstawie list płac, jak również rachunków lub faktur w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, która nie zatrudnia innych pracowników). Jednocześnie Beneficjent realizujący projekt zobowiązany jest to jego realizacji zgodnie z obowiązującym prawem. W sytuacji, gdy dana osoba zatrudniana jest u Beneficjenta na etacie, jednym z warunków podpisania z nią dodatkowej umowy cywilno-prawnej (wynikającym z przepisów krajowych) jest zastrzeżenie rozbieżności zakresów zadań realizowanych na mocy poszczególnych umów. W przypadku księgowych (zakres zadań dotyczy księgowania wydatków w ramach projektu) istnieje duże prawdopodobieństwo stwierdzenia w tego typu dodatkowych umowach cywilno-prawnych znamion umowy o pracę. Najbezpieczniejszą formą jest więc sfinansowanie w ramach projektu części wynagrodzenia danej osoby, ewentualnie przyznanie jej dodatku specjalnego, na warunkach określonych w instytucji. W przypadku innych zadań, nie związanych bezpośrednio z księgowaniem (np. przygotowywanie wniosków o płatność itp.), oddzielność zadań jest dużo łatwiej wykazać, w związku z czym osoby, którym przypisano taki zakres obowiązków mogą być zatrudniane na podstawie umów cywilno-prawnych (o ile jednocześnie nie zajmują się księgowaniem wydatków – co pociąga za sobą wyżej przedstawione zastrzeżenia). 8. Czy jest „odgórnie określona” rola dyrektora szkoły i głównej księgowej w projekcie?, czy koszty związane z ich wynagrodzeniem za pracę przy projekcie mogę być ujęte jedynie w kosztach zarządu w ramach kosztów pośrednich? W katalogu kosztów pośrednich przewidziano koszty zarządu – czyli koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki (wg Zasad finansowania PO KL z dnia 25 marca 2009 r.). Koszty zarządu mogą być finansowane wyłącznie na podstawie części etatu, bez możliwości finansowania dodatkowych umów cywilno-prawnych – ponieważ zadania w ramach kosztów zarządu wynikają z zakresu czynności przypisanego do stanowiska dyrektora lub głównego księgowego, zajmowanego na podstawie podpisanej umowy o pracę. Jeżeli jednak dyrektor szkoły lub jej główny księgowy pracuje merytorycznie w ramach projektu (np. pełni funkcję koordynatora projektu, specjalisty ds. rozliczeń itp.), wynagrodzenia tych osób mogą być wypłacane w ramach kosztów bezpośrednich (z zastrzeżeniem form zatrudnienia – patrz pyt. Nr 7). Dyrektora szkoły i głównego księgowego nie należy więc automatycznie wiązać z określeniem kosztów zarządu – zależy to od roli w projekcie, a nie tylko od zajmowanego stanowiska w instytucji. 9. Czy dyrektor szkoły może pełnić zadania merytoryczne w projekcie (być koordynatorem czy kierownikiem projektu, prowadzić zajęcia itp.)? Nie jest wskazane, aby dyrektor placówki wykonywał zadania merytoryczne w ramach projektu, zwłaszcza pełnił funkcję koordynatora projektu ponieważ jego zadaniem jest nadzór nad funkcjonowaniem placówki jako całości. 10. Jeśli dyrektor reprezentuje szkołę przy realizacji projektu, kto może przyznać mu dodatek pieniężny za sprawowanie tej funkcji? Każdorazowo (niezależnie od formy zatrudnienia: przyznanie dodatku specjalnego, podpisanie umowy cywilno-prawnej) umowa podpisywana jest pomiędzy dyrektorem szkoły a organem prowadzącym, a co za tym idzie, decyzja o wypłacie wynagrodzenia podejmowana jest przez organ prowadzący danej szkoły. 11. Czy w przypadku jednostek sektora finansów publicznych korzystniejsze jest rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem czy na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków? Przyjęcie zasady rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem w ramach projektu w instytucjach sektora finansów publicznych niesie ze sobą kilka problemów: Konieczność przygotowania poprawnej metodologii wyliczania kosztów pośrednich (w przypadku przyjęcia zasady rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, wystarczająca jest kalkulacja); Wydatki pośrednie, pomimo, że nie są rozliczane przez IP, stanowią część planu finansowego jednostki, która realizuje projekt, a w związku z tym – muszą zostać rozliczone w jej wydatkach (co jest kontrolowane przez inne służby) – de facto jednostka jest więc zmuszona do rozliczenia ryczałtu zgodnie z wydatkami placówki, a więc w praktyce przyjęcie tej zasady w projekcie (wypłacania środków ryczałtem) nic nie zmienia; Możliwość rozliczania kosztów pośrednich jedynie proporcjonalnie do wydatków bezpośrednich, podczas gdy w rzeczywistości mogą się one kształtować w inny sposób; Niemożność sfinansowania kosztów pośrednich z poprzedniego roku budżetowego w kolejnym (w sytuacji, gdy możliwość pobrania kosztów pośrednich z konta projektowego przeciągnie się w czasie ze względu na niskie wydatki w kosztach bezpośrednich); Jednocześnie przyjęcie zasady rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków ma dodatkową zaletę: Koszty pośrednie rozliczane wg rzeczywiście poniesionych wydatków traktowane są jak jedno z zadań, w związku z czym istnieje możliwość dokonywania przesunięć w budżecie pomiędzy nimi a innymi zadaniami; w przypadku ryczałtu niewykorzystana część środków musi zostać zwrócona. 12. Czy w przypadku planowania kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków potrzebne jest przedstawienie we wniosku metodologii wyliczania tych kosztów? Co powinno znaleźć się w uzasadnieniu kosztów pośrednich zaplanowanych do rozliczania na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków? Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL z dnia 25 marca 2009 r., w przypadku przyjęcia zasady rozliczania kosztów pośrednich wg rzeczywiście poniesionych wydatków, wystarczające jest przedstawienie uzasadnienia tych kosztów w postaci wyliczenia kwot poszczególnych kategorii kosztów pośrednich (na podobnych zasadach jak szczegółowy budżet projektu dla wydatków bezpośrednich). 13. Czy istnieje możliwość przygotowania projektu, w ramach którego nauczyciele najpierw są szkoleni, a następnie (po ukończeniu szkolenia) w tym samym projekcie prowadzą zajęcia dla uczniów? Zasadniczo Działaniem, którego celem jest podnoszenie kwalifikacji nauczycieli jest 9.4 PO KL i tam powinny być realizowane działania szkoleniowe kierowane do nauczycieli. Jednocześnie, objęcie nauczycieli formami szkoleniowymi jest możliwe w projekcie w ramach Poddziałania 9.1.2 (w tym z założeniem, że umiejętności wyniesione ze szkolenia są wykorzystywane do pracy z uczniami w tym samym projekcie), jeżeli stanowi to jedynie jeden z elementów programu rozwojowego szkoły finansowanego w Poddziałaniu 9.1.2 PO KL, gwarantując efektywność pozostałych elementów programu. Przeszkolenie nauczyciel nie powinno jednak stanowić podstawowej części projektu. 14. Czy w projekcie 9.1.2 można objąć wsparciem rodziców dzieci uczęszczających do szkoły, która realizuje projekt? Podobnie, jak w przypadku nauczycieli, rodzice mogą stanowić grupę objętą wsparciem w tym sensie, że kierowane są do nich pewne formy szkolenia lub doradztwa. Jednocześnie należy zaznaczyć, że celem tych działań każdorazowo jest wsparcie dla uczniów, a praca z rodzicami ma jedynie zapewnić efektywność innych działań przewidzianych w projekcie lub rozwiązywanie problemów dotyczących faktycznej grupy docelowej Poddziałania – uczniów. 15. Czy w przypadku kompleksowego programu realizowanego przez szkołę 1 uczeń może uczestniczyć w więcej niż jednej formie wsparcia? Tak, przy czym we wniosku powinna być zawarta taka informacja – opis planowanej lub dopuszczanej „ścieżki wsparcia” dla uczestnika projektu, wraz z informacją o ewentualnej możliwej zmianie liczby uczestników projektu. 16. Czy umieszczając w punkcie 3.2. GWA dane o nauczycielach objętych w wsparciem o tym, czy są to osoby z terenów wiejskich decyduje ich miejsce zamieszkania, czy miejsce pracy? Zgodnie z logiką wsparcia przewidziane w Działaniu 9.4 PO KL (analogiczna sytuacja), nauczyciele powinni być wskazywani wg obszaru administracyjnego (miejski – wiejski), na którym znajduje się szkoła, w której pracują. 17. Czy w przypadku gdy Wnioskodawca kończy realizować jeden projekt, a niebawem planuje rozpocząć nowy, konieczne jest tworzenie nowego rachunku bankowego do nowego projektu, czy po zakończeniu jednego projektu, rachunek może zostać przyporządkowany do nowego projektu? Rachunek bankowy musi być wyodrębniony na potrzeby realizacji projektu, a więc w czasie realizacji projektu nie można za jego pomocą dokonywać żadnych operacji bankowych niedotyczących projektu. Jeden rachunek bankowy nie może być używany przy dwóch równolegle realizowanych projektach. Sugerujemy, aby nawet w przypadku „przerwy” pomiędzy realizacją projektów prowadzone były odrębne rachunki bankowe m.in. z uwagi na przypadki dokonywanych np. przez IP zwrotów środków i trudności wynikające z ustaleniem, którego projektu one dotyczą. 18. Jak będą liczone szkoły wchodzące w skład Zespołów Szkół (w związku z limitem 2 wniosków, które może złożyć 1 wnioskodawca)? Jest to uzależnione od wskazanego w punkcie 2.1 wniosku Wnioskodawcy – jeżeli projekt ma być realizowany w jednej ze szkół i szkoła ta zostania wskazana we wniosku, limit dotyczy tej konkretnej szkoły i każdej kolejnej z zespołu. Jeżeli projekt ma być realizowany we wszystkich szkołach zespołu i w związku z tym zespół został wskazany w punkcie 2.1 wniosku jako projektodawca – limit dotyczyć będzie zespołu szkół. 19. Czy w przypadku, gdy nie można określić dokładnie statusu uczestnika projektu, można nie wypełniać punktu 3.2.1 we wniosku o dofinansowanie projektu? Zgodnie z Podręcznikiem przygotowania wniosków o dofinansowanie projektów w ramach PO KL z dnia 1 kwietnia 2009 r., w przypadku, gdy nie jest możliwe zakwalifikowanie osoby do żadnej ze wskazanych kategorii, w tabeli 3.2.1 należy wpisać „0”, natomiast odpowiedni opis grupy docelowej powinien znaleźć się w punkcie 3.2 wniosku (oraz ewentualnie również w punkcie 3.4 wniosku jako odpowiednio skwantyfikowany rezultat wsparcia). 20. Czy uczniowie z klas liceum profilowanego mogą być objęci wsparciem w ramach Poddziałania 9.1.2? Tak. Poddziałanie 9.1.2 kierowane jest do szkół prowadzących kształcenie ogólne, czyli: szkół podstawowych, gimnazjów, liceów ogólnokształcących, liceów profilowanych oraz uzupełniających liceów ogólnokształcących. Szkoły prowadzące kształcenie zawodowe (zasadnicze szkoły zawodowe, technika oraz szkoły policealne) aplikują do Działania 9.2 PO KL. W przypadku istnienia różnych typów szkół w jednym zespole szkół, konieczne jest przygotowanie dwóch różnych projektów, skierowanych odpowiednio do uczniów dwóch ww. typów szkół. 21. Czy w ramach konkursu wsparciem może zostać objęta szkoła specjalna? Tak, przy czym powinna ona posiadać status szkoły prowadzącej kształcenie ogólne. 22. Jak będą traktowane wnioski składane przez organizacje pozarządowe lub firmy, które chcą działać na rzecz szkół? Istotna jest w tym przypadku forma wsparcia, która polega na zrealizowaniu programu rozwojowego szkoły. Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu oraz podejmowane działania powinny potwierdzać to założenie, ale nie ma konieczności, aby szkoła aplikowała samodzielnie – projekt na jej rzecz może zrealizować instytucja zewnętrzna. W takiej sytuacji wskazane jest, aby szkoła objęta wsparciem miała status partnera projektu (choć nie stanowi to wymogu formalnego). 23. Czy organizacja pozarządowa lub firma może złożyć projekt, w ramach którego dopiero przeprowadzi nabór szkół, które będę mogły w nim uczestniczyć; (nabór otwarty)? Istnieje taka możliwość, przy czym w treści wniosku należy wskazać problemy szkół oraz udowodnić istnienie zapotrzebowani na wsparcie (ten sposób realizacji projektu nie zmienia faktu, że kwalifikowalną formą wsparcia jest program rozwojowy szkoły). 24. Czy w ramach zadania: Zarządzanie projektem można przeszkolić kadrę – zespół projektowy, np. z zakresu równości płci czy zarządzania projektami? Wnioskodawca składając wniosek powinien deklarować możliwość jego prawidłowej realizacji. Przeszkolenie personelu administrującego projektem nie jest niezbędne do jego realizacji – w miejsce osób nieprzeszkolonych istnieje możliwość zatrudnienia personelu o odpowiednich kwalifikacjach. W związku z tym należy to uznać za formę niekwalifikowalną. Szkolenia dotyczące realizacji projektów przez kadry systemu oświaty (w ramach podnoszenia kwalifikacji kadr systemu oświaty) możliwe jest w ramach Działania 9.4 PO KL. 25. W przypadku kryterium strategicznego „przygotowanie a następnie wykorzystanie programów, metod i narzędzi dydaktycznych o gwarantowanej jakości …”: co jest wyznacznikiem „gwarantowanej jakości”? Kwestia ta nie została w żaden sposób zdefiniowana w dokumentach programowych, ani w dokumentacji konkursowej. Zapisy wniosku każdorazowo powinny wskazywać, w jaki sposób zagwarantowana zostanie jakość przygotowanego narzędzia. Realizacja projektu powinna więc przewidywać etap weryfikacji narzędzia przed jego użyciem przez np. uzyskanie certyfikatu jakości instytucji certyfikujących, uzyskanie ekspertyzy metodyka lub innej osoby o wskazanych we wniosku kwalifikacjach itp. czy „przygotowanie” należy rozumieć jako stworzenie ich przez nauczycieli z danej szkoły, czy programy/metody/narzędzia mogą być zaadaptowane (np. z innych programów, np. PIW EQUAL, co wówczas – w przypadku EQUALa z prawami autorskimi)? Istnieje możliwość zaadaptowania narzędzi dostępnych na rynku – komercyjnie, wypracowanych w innych projektach itp. W przypadku narzędzi wypracowanych w projektach PIW EQUAL, prawa autorskie mają być przekazane do powszechnego użytku. Istnieje możliwość wskazania we wniosku użycia tego typu narzędzia, wraz z zastrzeżeniem użycia go dopiero w momencie uzyskania praw autorskich. 26. Czy w ramach projektu można zakupić elektroniczny system zarządzania szkołą / placówką oraz przeszkolić nauczycieli / pracowników do korzystania z systemu? Tak. Jest to element programu rozwojowego szkoły związany z podwyższaniem efektywności zarządzania placówką oświatową, co przyczynia się do poprawy jakości nauczania (forma wsparcia 1.7 wg dokumentacji konkursowej). Przeszkolenie nauczycieli, traktowane jako uzupełnienie podstawowej części projektu, zapewniające efektywność wprowadzanych rozwiązań – jest w tym przypadku dopuszczalne. Zakup oprogramowania nie wchodzi do puli środków objętych limitem 10% crossfinancingu. 27. Czy projekt może być odrzucony z powodu zbyt wysokich stawek (dla zespołu projektowego, trenerów …)? Budżet projektu (część IV wniosku) podlega ocenie merytorycznej (możliwość uzyskania maksymalnie 15 punktów, minimum dla uznania za ocenę pozytywną to 60% możliwych do uzyskania punktów, czyli 9). W razie prawidłowego przygotowania budżetu, jednak z ujęciem kosztów zawyżonych w stosunku do cen rynkowych, możliwe jest przeprowadzenie negocjacji, w ramach których koszty odbiegające od rynkowych zostaną zmienione – i takie rozwiązanie jest najczęściej stosowane. Należy jednak zaznaczyć, że zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 25 marca 2009 r., zmniejszenie wartości projektu nie może być wyższe niż 25% początkowej wartości projektu. W takiej sytuacji (zawyżenia wartości wydatków w stosunku do cen rynkowych o więcej niż 25% wartości projektu), nie będzie możliwości prowadzenia negocjacji, a budżet będzie musiał być oceniony negatywnie. 28. Czy premiowane są projekty, w których wszyscy uczestnicy biorą udział we wszystkich formach wsparcia? Nie, kryteria strategiczne nie przewidują takiej preferencji. „Ścieżka wsparcia” dla każdej osoby w ramach projektu powinna wynikać ze zdefiniowanego problemu i uzasadnienia. 29. Czy jeśli pomimo kilku kryteriów rekrutacji, jest zbyt dużo chętnych do uczestnictwa w projekcie, kryterium kolejności zgłoszeń może być „kryterium rozstrzygającym”? Kryterium kolejności zgłoszeń w większości przypadków, jako nieodpowiadające na zdiagnozowany problem, nie jest oceniane pozytywnie. Jeżeli jednak w ramach rekrutacji przewidziano prawidłowe (biorąc pod uwagę uzasadnienie grupy docelowej projektu) kryteria merytoryczne, kryterium kolejności zgłoszeń można potraktować jako rozstrzygające. 30. Czy jedna osoba/placówka może uczestniczyć np. w 2 projektach w ramach PO KL (równocześnie lub w niedalekim odstępie czasowym)? Nie ma ograniczenia co do liczby projektów realizowanych równolegle w ramach placówki. Zasadą jest, że żaden uczestnik projektu nie może uczestniczyć w tej samej formie wsparcia finansowanej z EFS kilkakrotnie (np. zajęcia językowe na tym samym poziomie zaawansowania). Realizacja kilku projektów może wpływać na formę zabezpieczeń (o ile Wnioskodawca, jako jednostka spoza sektora finansów publicznych, jest zobowiązany do zaciągnięcia zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu) – wartość wszystkich równolegle realizowanych projektów sumuje się i po przekroczeniu kwoty 4 mln zł, konieczne jest zaciągnięcie zabezpieczenia innego niż weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową (katalog możliwych zabezpieczeń został przedstawiony w dokumentacji konkursowej). 31. Jak traktować projekt, który miał wyrównywać braki edukacyjne (np. u określonej grupy młodzieży z danej szkoły)? Czy w przypadku kiedy nie przeprowadzono jeszcze ewaluacji w tym projekcie, można starać się o dofinansowanie na jego kontynuację? We wniosku o dofinansowanie powinna znaleźć się analiza sytuacji (w ramach uzasadnienia) – i powinna ona odnosić się w takim przypadku również do rezultatów poprzednio realizowanych projektów. W razie niedokonania jeszcze ewaluacji projektu, posłużyć się można danymi zbieranymi w ramach bieżącego monitoringu realizacji projektu i w możliwie najbardziej precyzyjny sposób określić, na ile projekt na obecnym etapie osiąga przewidywane efekty (np. osiągnięcie przewidywanych kamieni milowych) i na ile może stanowić podstawę do dalszych działań. 32. Jak wpisać we wniosku o dofinansowanie projektu Nazwę Projektodawcy w przypadku, gdy wnioskodawcą jest szkoła X, dla której organem prowadzącym jest gmina Y? Kto podpisuje wniosek o dofinansowanie? Każdorazowo wniosek szkoły jest traktowany jako wniosek jej organu prowadzącego (szkoła nie ma osobowości prawnej, dyrektor działa z upoważnienia organu prowadzącego). Z tego względu konieczne jest wpisanie w punkcie 2.1 wniosku (nazwa projektodawcy) nazwy organu prowadzącego – np. Gmina Y, a dopiero po przecinku, pauzie lub ukośniku nazwy szkoły X. Możliwe jest też pozostawienie w punkcie 2.1 wniosku wyłącznie nazwy gminy – w takim przypadku pozostałe dane adresowe w części II wniosku powinny dotyczyć gminy (w przypadku wskazania szkoły obok gminy – dane adresowe powinny dotyczyć szkoły). Jest to wskazane zwłaszcza w przypadku realizacji projektu w kilku szkołach, ale nawet jeżeli projekt dotyczy wyłącznie jednej szkoły, możliwe jest wskazanie jako wnioskodawcy wyłącznie jej organu prowadzącego. Niezależnie od tego, czy w punkcie 2.1 wniosku wskazano tylko gminę, czy gminę ze wskazaniem szkoły – wniosek podpisuje wójt/burmistrz lub inna osoba (np. dyrektor szkoły) – o ile posiada upoważnienie od wójta/burmistrza. W punkcie 2.6 wniosku powinna zostać wskazana osoba, która rzeczywiście podpisze wniosek (wójt/burmistrz lub osoba przez niego upoważniona). Analogiczne zasady dotyczą wniosków składanych przez powiaty i szkoły, dla których powiat jest organem prowadzącym. 33. Czy w punkcie 3.5 GWA należy (opisując doświadczenie Wnioskodawcy) uwzględniać projekty, które są w trakcie realizacji? Tak, przy czym jeżeli chodzi o informacje o prawidłowości realizacji projektu – należy zaznaczyć, że nie został on jeszcze zamknięty. Jeżeli jest taka możliwość, należy odnieść się do etapów zakończonych już w momencie przygotowania kolejnego wniosku (np. osiągnięcie kamieni milowych). 34. W przypadku realizacji projektu przez firmę komercyjna oraz Poradnię Psychologiczno – Pedagogiczną wystarczy podać z jakiego obszaru będą pochodzić uczniowie – uczestnicy projektu, czy należy konkretnie wskazać te szkoły? Czy szkoły te, (z których pochodzić będą uczestnicy projektu) powinny być Partnerami projektu? Jedyną formą wsparcia w ramach Poddziałania 9.1.2 są programy rozwojowe szkół lub placówek oświatowych, w związku z czym, jeżeli projekt ma być skierowany do szkół (poradnia psychologiczno-pedagogiczna potraktowana jako wykonawca wsparcia), we wniosku powinno znaleźć się odniesienie do szkół i ich sytuacji, a nie tylko do samych uczniów. Wskazane jest, aby szkoły objęte wsparciem w postaci ich programu rozwojowego były partnerami projektu, jednak nie stanowi to wymogu formalnego – możliwe jest przygotowanie prawidłowego wniosku, w którym szkoła nie występuje w roli partnera. 35. Czy w przypadku takiego projektu (realizowanego w Partnerstwie przez firmę i poradnię) można określić, czy spełnia się kryteria strategiczne „projekt kierowany wyłącznie do placówek, które do momentu składania wniosku w ramach PO KL otrzymały wsparcie współfinansowane z funduszy strukturalnych, skoro jeden z Partnerów – Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna, takie wsparcie otrzymała? Dodatkowe punkty za spełnianie kryteriów strategicznych konieczne są przyznawane wyłącznie w sytuacji, kiedy wszystkie placówki objęte wsparciem (których programy rozwojowe są realizowane w ramach projektu) korzystały wcześniej ze wsparcia z funduszy strukturalnych. W rozpatrywanym przypadku poradnia psychologicznopedagogiczna nie jest odbiorcą wsparcia (nie jest realizowany jej program rozwojowy), a jedynie udziela wsparcia innym podmiotom – nie jest to więc tym bardziej brane pod uwagę, jeżeli chodzi o przyznanie punktów strategicznych. 36. Czy planując projekt, który będzie trwał 3 lata podając liczbę jego uczestników należy określić dokładnie, ile osób będzie brać udział w poszczególnych latach realizacji projektu, czy można podać jedynie liczbę uczestników ogółem? W punktach 3.2 i 3.3 wniosku powinny znaleźć się precyzyjne informacje dotyczące sposobu realizacji projektu oraz grupy docelowej. Uzasadnienie (3.2) powinno dotyczyć m.in. liczebności grupy objętej wsparciem, jak również powinna ona zostać wskazana w tabeli 3.2.1 oraz w harmonogramie w odniesieniu do poszczególnych zadań i czasu (miesięcy i kwartałów). Konieczne jest więc wskazanie liczby uczestników na każdym kolejnym etapie realizacji projektu, a nie jedynie ogółem. 37. Czy w przypadku kryterium strategicznego „przygotowanie a następnie wykorzystanie programów, metod i narzędzi, które wykorzystane będą do prowadzenia nauczania z wykorzystaniem trybu także na odległość”, nauczaniem e-lerningowym muszą zostać objęci wszyscy uczestnicy projektu? Intencją IP było, aby szkolenia e-learningowe były skierowane do wszystkich uczestników projektu, jednak zapis (brzmienie kryterium) do tego nie zobowiązuje. 38. Czy Indywidualne Plany Działania / czy Indywidualne Plany Rozwoju / dla uczestników projektu powinny być tworzone przez wykwalifikowanych psychologów/ pedagogów, czy mogą być przez nauczycieli? Czy w przypadku, jeśli taki plan będzie tworzony dla 1 czy 2 osób (które np. wykazują szczególne uzdolnienia) należy zatrudnić specjalnie psychologa, który ma uprawnienia do tworzenia IPD (skoro szkoła nie zatrudnia psychologa)? Wsparcie oferowane w projekcie musi być udzielane zgodnie z prawem (np. uprawnienia do wykorzystywania części narzędzi wyłącznie przez psychologów), jak również realizacja projektu powinna gwarantować jakość udzielanego wsparcia. W związku z tym w opisywanej sytuacji do projektu powinien być zatrudniony psycholog i/lub doradca zawodowy, którego zadaniem będzie stworzenie wraz z uczestnikiem projektu IPD. 39. Czy realizowane w ramach projektu zajęcia dydaktyczne muszą trwać 45 minut? Dokumenty programowe PO KL nie precyzują czasu trwania zajęć w ramach projektów. Takie założenie powinien przyjąć indywidualnie Wnioskodawca i opisać we wniosku (punkt 3.3 – działania). 40. Jaką umowę powinno zawrzeć się z nauczycielem, który kończy jeden moduł zajęć w czerwcu (wraz z końcem roku szkolnego) a następny rozpoczyna we wrześniu (z początkiem nowego roku). Czy w przypadku umowy o pracę z nauczycielem może on pobierać wynagrodzenie ze środków projektowych w czasie nieprowadzenia zajęć (wakacje), czy umowa z nauczycielem powinna być rozwiązana w czerwcu a nowa zawarta we wrześniu? Podobnie, jak w pozostałych przypadkach, Wnioskodawca ma dowolność w formie zatrudniania personelu (z zastrzeżeniem przestrzegania prawa). W przypadku umów o pracę, prawa i obowiązki pracownika określa kodeks pracy, a w przypadku nauczycieli – również Karta Nauczyciela. Jeżeli nauczyciel w projekcie zostanie zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a jednocześnie na podstawie przepisów krajowych należy mu się urlop w trakcie wakacji szkolnych – może być on sfinansowany w ramach projektu. 41. Czy z nauczycielem zatrudnionym w ramach projektu powinna być zawarta umowa zlecenie? Podobnie, jak w pozostałych przypadkach, Wnioskodawca ma dowolność w formie zatrudniania personelu (z zastrzeżeniem przestrzegania prawa) – w związku z czym z nauczycielem może być podpisana umowa zlecenie. 42. Czy w ramach realizacji projektu możliwy jest tzw. „martwy miesiąc”, np. w okresie wakacji, w którym nie zaplanowano działań projektowych? Tak, będzie to wynikać z opisu działań w punkcie 3.3 wniosku oraz harmonogramu zadań. 43. Jaki może być maksymalny koszt procentowy wynagrodzenia kadry zarządzającej w stosunku do budżetu projektu? Czy jest to określone? Zasady finansowania PO KL (wersja z dnia 25 marca 2009 r.) nie określają limitu wynagrodzeń w ramach zadania „Zarządzanie projektem” – ani kwotowo, ani procentowo w odniesieniu do wartości projektu. 44. Czy Liderem projektu może być fundacja, która istnieje mniej niż rok? Tak. Nie postawiono żadnych zastrzeżeń co do statusu Wnioskodawców lub okresu ich działalności (poza wynikającymi ze Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL – wg którego są to wszystkie podmioty z wyłączeniem osób fizycznych – nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie odrębnych przepisów). Jedyną różnicą jest, że Wnioskodawca działający krócej niż rok składa dokument określający sytuację finansową za okres od początku działalności do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym złożono wniosek. 45. Czy Urząd Miasta lub ZEAS może być Partnerem projektu? Urząd miasta (gminy) lub inne jednostki organizacyjne JST poza szkołami nie są grupą docelową Poddziałania 9.1.2 PO KL i jako takie nie powinny występować w roli instytucji realizującej projekt (JST w sytuacji, gdy dysponuje jednostkami organizacyjnymi powołanymi do pełnienia pewnych zadań – w tym przypadku szkołami, nie powinna przekazywać przypisanych im zadań innym swoim jednostkom). Urząd gminy/miasta lub ZEAS mogą być wskazane w treści wniosku (np. w punkcie 3.5 dotyczącym m.in. struktury zarządzania projektem) jako jednostki, w których również realizowany jest projekt (np. przez zatrudnianie księgowego) i jako takie ujęte zostaną w umowie o dofinansowanie projektu. Należy również zaznaczyć, że w przypadku zawiązania tego typu partnerstwa, jeżeli jednocześnie liderem projektu byłaby szkoła (równoległa jednostka organizacyjna tej samej JST) – partnerstwo zawiązywane jest nie w formie umowy partnerskiej, ale uchwały organu stanowiącego. 46. Czy zabezpieczenie finansowe w związku z realizacja projektu może być wniesione przez Partnera, którym jest Urząd Miasta czy GZEAS? Nie, zabezpieczenie musi zostać wniesione przez lidera projektu. Jednostki sektora finansów publicznych są zwolnione z zaciągania zabezpieczeń. 47. Czy typy projektów mogą być łączone? Tak, wręcz wskazana jest kompleksowość udzielanego wsparcia. 48. Czy stowarzyszenie może dołączyć do Wniosku bilans oraz rachunek zysków i strat, czy musi być to Załącznik nr 7.8? Nie. Dokumentacja konkursowa nie przewiduje dowolności w składaniu dokumentów określających sytuację finansową Beneficjenta/partnera. Dokument ten musi być przygotowany wg wzoru wskazanego w załączniku 7.8 do dokumentacji konkursowej. 49. Kiedy planowane jest ogłoszenie kolejnych konkursów w ramach Poddziałania 9.1.2? Plany Działania, które jako jedyne są wiążące dla IP w tych kwestiach są przygotowywane na rok. Plan Działania na rok 2009 przewiduje tylko jeden (toczący się obecnie) konkurs na projekty realizowane w ramach Poddziałania 9.1.2 PO KL. Robocze plany IP zakładają kolejny (i jednocześnie ostatni) konkurs dla Poddziałania 9.1.2 w I kwartale 2011 roku. Plany te mogą ulec zmianie. 50. Czy kierownik projektu może realizować inne merytoryczne zadania w projekcie? Czy w ramach jednego projektu mogą być zawarte dwie umowy zlecenia z jedna osobą: 1) jako kierownikiem projektu, który odpowiada za zarządzanie projektem oraz 2) jako trenerem, wykładowcą, który prowadzi zajęcia merytoryczne (czy jakiś blok tematyczny/ część zajęć)? Nie jest wskazane, aby osoba koordynująca projekt jednocześnie pełniła w nim inne zadania merytoryczne (np. prowadziła zajęcia), nie jest to jednak kwestionowane, dopóki z zapisów wniosku nie wynika, że funkcje te nawzajem się wykluczają (np. wizytowanie zajęć przez koordynatora, zatwierdzanie programów nauczania itp.). 51. Czy koszt karty do telefonu komórkowego (uwzględniony w ramach kosztów pośrednich) może być wydatkiem kwalifikowanym w ramach projektu? Tak, katalog kosztów pośrednich przewiduje m.in. koszty usług telefonicznych, bez precyzowania używanego typu telefonii. 52. Czy ograniczenie złożenia 2 wniosków o dofinansowanie przez jednego beneficjenta odnosi się do całego POKL czy do danego konkursu? Ograniczenie to dotyczy wyłącznie konkretnego konkursu. 53. Czy partner beneficjenta może pochodzić spoza województwa podkarpackiego? Tak. 54. Czy partner beneficjenta może pochodzić zza granicy? Nie. Taki projekt uznany byłby za projekt z komponentem ponadnarodowym w rozumieniu Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL z dnia 1 kwietnia 2009 r. (mówi o tym punkt 1.6.2 dokumentacji konkursowej), a te nie są dopuszczone do dofinansowania w ramach niniejszego konkursu (zgodnie z zapisem dokumentacji konkursowej w punkcie 2.6.1). 55. Czy wniosek o dofinansowanie może złożyć dom dziecka? Wniosek o dofinansowanie może złożyć każdy podmiot, jednak nie zmienia to faktu, że formą wsparcia finansowaną w Poddziałaniu 9.1.2 jest program rozwojowy szkoły lub placówki oświatowej. Dom dziecka nie ma statusu placówki oświatowej, w związku z czym projekt kierowany do swoich wychowanków musi połączyć z działaniami szkoły/szkół, których są oni uczniami. Program rozwojowy szkoły może w takim przypadku obejmować pracę ze szczególną grupą uczniów, którzy stanowią jednocześnie grupę wychowanków domu dziecka. 56. Czy wniosek o dofinansowanie może składać placówka publiczna? Tak. 57. Czy koszty delegacji można ująć w kosztach pośrednich? Koszty delegacji nie należą do katalogu kosztów pośrednich, w związku z czym nie mogą być w ich ramach ujmowane. Powinny być wykazane w ramach kosztów bezpośrednich projektu. Należy zaznaczyć, że rozliczanie delegacji jest możliwe wyłącznie w przypadku osób zatrudnianych na podstawie umów o pracę. W przypadku osób pracujących na podstawie umów cywilno-prawnych, jak również właścicieli firm realizujących projekt, koszty przejazdu (jako koszt uzyskania przychodu) powinny być ujęte w wynagrodzeniu. 58. Czy można rozliczyć koszty mediów w ramach kosztów pośrednich w pomieszczeniach dodatkowo wynajmowanych na cele projektu? Tak. 59. Czy przy opracowywaniu metodologii kosztów pośrednich dotychczasowe wartości kosztów pomniejszyć o dotację z realizowanego obecnie projektu? Niekoniecznie. Metodologia wyliczenia kosztów pośrednich powinna odnosić się do faktycznych danych historycznych, przy czym odnieść się można np. do budżetu innego projektu, planu finansowego całej jednostki za poprzedni rok itp. 60. Czy dostosowanie pomieszczeń do celów realizacji projektów można ująć w kosztach pośrednich? Dostosowanie pomieszczeń do potrzeb realizacji projektu stanowi wydatek w ramach cross-financingu i jako taki nie może stanowić części kosztów pośrednich. Wydatki te powinny być ujęte w ramach kosztów bezpośrednich projektu. 61. Czy cross-financing można rozliczyć w pierwszym roku trwania projektu, gdy okres realizacji projektu wynosi dwa lata? Tak. Wydatki w ramach cross-financingu są wskazywane w projekcie w kwocie wynikającej z budżetu i kwota ta jest wiążąca do końca realizacji projektu (nawet w razie pomniejszenia ogólnej wartości projektu w związku z oszczędnościami). 62. Czy istnieje limit na koszty zarządu? Nie, natomiast istnieje limit na koszty pośrednie rozliczane ryczałtem (odpowiednio 20, 15 i 10% dla projektów o wartości do 2 mln zł, pomiędzy 2 a 5 mln zł i powyżej 5 mln zł), których elementem mogą być koszty zarządu. Kosztów zarządu nie należy mylić z wydatkami w ramach zadania „Zarządzanie projektem”. Zadanie to nie ma limitu kwotowego, ani procentowego. 63. Czy w ramach projektu można zrobić wycieczkę za granicę? Tak, jeżeli jest to forma uzasadniona (we wniosku udowodnione zostanie, że cele projektu nie mogą być osiągnięte w inny sposób). 64. Czy dany uczeń musi uczestniczyć przez cały okres realizacji projektu? Niekoniecznie, może uczestniczyć w jednej z kilku form wsparcia – a więc (zależnie od przyjętego harmonogramu) – może być to jedynie wycinek czasu realizacji projektu. Możliwość wzięcia udziału w jednej lub kilku formach wsparcia powinna wynikać ze „ścieżki wsparcia” dla uczestnika opisanej we wniosku. 65. Czy są jakieś limity na wynagrodzenia personelu? Nie.
