Wywołanie zapotrzebowania

Obszar Logistyka
Wywołanie zapotrzebowania
Instrukcja uŜytkownika
EG_LOG – Wywołanie zapotrzebowania – Instrukcja UŜytkownika.
2
Spis treści
SPIS TREŚCI .................................................................................................................................................................................... 3
NAWIGACJA PO SYSTEMIE........................................................................................................................................................ 4
1.
2.
3.
Podstawowa nawigacja po systemie ..................................................................................................................................... 4
Wyszukiwanie w listach wyboru. ......................................................................................................................................... 6
Tryb wyszukiwania. .............................................................................................................................................................. 7
OPERACJE ..................................................................................................................................................................................... 11
4.
5.
Logowanie do systemu i przejście do modułu "Zakupy”.................................................................................................... 11
Rejestracja wywołania zapotrzebowania WYWZ............................................................................................................... 12
-
Nawigacja po systemie
1. Podstawowa nawigacja po systemie
W formularzach moŜna poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą:
•
myszy - moŜna poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na
wybranym polu,
•
poleceń podręcznego menu rozwijalnego,
•
przycisków paska narzędzi,
• klawiatury.
W tabeli zamieszczonej poniŜej znajduje się zestawienie operacji słuŜących do poruszania się w formularzu i sposoby
ich wykonania:
Nazwa operacji
Klawisz
Przycisk
narzędzi
Polecenie menu
podręcznego
Przejście do następnego pola
[Tab], [Enter]
-
Pole>Następne
Przejście do poprzedniego pola
[Schift+Tab]
-
Pole>Poprzednie
Przejście do następnego bloku
[Ctrl+Page Down]
Blok>Następny
Przejście do poprzedniego bloku
[Ctrl+Page Up]
Blok>Poprzedni
Poruszanie się wewnątrz pola
Klawisze
kierunkowe
-
-
Poruszanie się w liście wyboru
Klawisze
kierunkowe
↑↓
-
-
-
-
Przejście na
zapisu w polu
początek/koniec [Home]/[End]
Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia
następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie
przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury
uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są równieŜ przy pomocy skrótów klawiszowych.
Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi:
Zachowaj [F10]
Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza.
Wstaw rekord [F6]
Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi.
Usuń rekord [Shift+F6]
Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie naleŜy w następnej kolejności uruchomić
polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemoŜliwe, jeŜeli istnieją powiązane z nim
inne rekordy. W takim przypadku naleŜy najpierw usunąć zaleŜne rekordy.
4/26
-
Wyczyść
[Shift+F4]
rekord Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. JeŜeli nie jest to ostatni z wybranych
z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie
automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami.
Kopiuj rekord [F4]
Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku.
Kopiuj pole [F3]
Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie
danego bloku.
Wprowadź zapytanie
[F7]
Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów naleŜy wprowadzić
warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie
wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne:
% - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak.
Wykonaj zapytanie
[F8]
Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje
je z bazy. Znalezione rekordy moŜna przeglądać w formularzu.
Zlicz rekordy zapytania Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę
[Shift+F2]
w pasku komunikatów.
Poprzedni blok
[Ctrl+Page Up]
JeŜeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku.
Następny blok
[Ctrl+Page Down]
Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce.
Pierwszy rekord
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich
odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy.
Poprzedni rekord []
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich
odczytanych przez zapytanie do bazy.
Następny rekord []
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich
odczytanych przez zapytanie do bazy.
Ostatni rekord
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich
odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy.
Edytor tekstu
Wywołuje formularz słuŜący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu.
Informacje dodatkowe
Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o uŜytkowniku,
który te operacje wykonał.
Pola definiowalne
MoŜliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na
formularzu standardowo, lecz dopiero po uŜyciu tegoŜ przycisku.
Filtr
UmoŜliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS.
Sortowanie
UmoŜliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS.
Raporty uŜytkownika
Przycisk uruchamia Generator Raportów umoŜliwiający stworzenie poŜądanego raportu,
jeŜeli uŜytkownik posiada odpowiednie uprawnienia.
Pomoc [F1]
Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc moŜe dotyczyć bloków lub pól.
Wyjście [Ctrl+q]
Zakończenie pracy w aktywnym formularzu.
Lista wartości [F9]
Rozwija listę moŜliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja
o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor
znajduje się w polu z listą.
5/26
-
2. Wyszukiwanie w listach wyboru.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Uruchomienie
1.
listy
Filtrowanie listy
2.
Lista czynności:
W niektórych polach dostępne są listy wyboru. Listy uruchamiane są poprzez dwuklik
myszką w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury.
PrzewaŜnie w otwieranych listach w dolnej części okna znajdują się pola słuŜące
filtrowaniu. W zaleŜności od kolumny, którą chcemy przefiltrować w odpowiednim polu
wpisujemy szukany tekst.
Przy wyszukiwaniu naleŜy korzystać ze znaków specjalnych:
• ‘%’ – oznacza dowolny ciąg znaków
• lub ‘_’ – oznacza dowolny pojedynczy znak.
Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zaopatrzenia po kluczowym ciągu
występującym w szukanym tekście opatrz naleŜy w polu w kolumnie z nazwą jednostki
wprowadzić zapis %opatrz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w
wartości posiadają szukany ciąg znaków.
UWAGA: wielkość liter moŜe mieć znaczenie przy filtrowaniu.
6/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
3.
Zatwierdzenie
wyboru
Poszukiwana wartość powinna być oznaczona na Ŝółto na liście. Po czym wybór
zatwierdzamy przyciskiem [Wybierz].
3. Tryb wyszukiwania.
W systemowych formularzach moŜliwe jest wyszukiwanie wcześniej zarejestrowanych danych. Wyszukiwanie jest
moŜliwe w tzw. trybie wyszukiwania oznaczonym kolorem niebieskim. Tryb wyszukiwania wprowadzamy przyciskiem
lub klawiszem F7. W przypadku niektórych formularzy ich otwarcie automatycznie powoduje wprowadzenie trybu
zapytania. W uruchomionym trybie zapytania moŜna w danym polu wpisać szukaną wartość. Po wpisaniu
poszukiwanych wartości naleŜy wybrać przycisk
lub klawisz F8.
UWAGA: W trybie wyszukiwania (kolor niebieski) moŜna szukać po wielu polach w ramach tego samego bloku
danych. NaleŜy zwracać uwagę na wielkość wpisywanych znaków, gdyŜ w niektórych formularzach ma ona
znaczenie. Przy wyszukiwaniu naleŜy korzystać ze znaków specjalnych:
• ‘%’ – oznacza dowolny ciąg znaków
• lub ‘_’ – oznacza dowolny pojedynczy znak.
Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zaopatrzenia po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście
opatrz naleŜy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %opatrz% - co spowoduje przeszukanie tych
pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków.
7/26
-
JeŜeli podczas wykonywania zapytania nie znika kolor niebieski oznacza to, Ŝe brak jest odpowiadających danych do
podanego zapytania.
Wprowadzenie trybu wyszukiwania poprzez podwójny wybór przycisku
lub klawisza F7 powoduje podpowiedź
ostatniego zapytania. PoniŜej przedstawiono przykład wyszukania wniosku po miesiącu wystawienia i realizatorze do,
którego skierowano wniosek.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Wprowadzenie
1.
trybu zapytania
2.
Wprowadzenie
wyszukiwanych
wartości
Lista czynności:
W formularzu do obsługi wniosku wprowadzamy tryb zapytania wybierając przycisk
lub klawisz F7.
Przy wyszukiwaniu naleŜy korzystać ze znaków specjalnych:
• ‘%’ – oznacza dowolny ciąg znaków
• lub ‘_’ – oznacza dowolny pojedynczy znak.
Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Zespół Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz
Ochrony Przeciwpo po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ezpiecz
oraz racy naleŜy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis
%ezpiecz%racy% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości
posiadają szukany ciąg znaków.
W przypadku daty aby wyszukać wnioski z danego miesiąca naleŜy podać zapis np.
%12-2012.
UWAGA: wielkość liter moŜe mieć znaczenie przy filtrowaniu.
8/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
3.
Wykonanie
zapytania
Po wprowadzeniu filtru wyszukiwania naleŜy wybrać przycisk
lub klawisz F7.
System wyszuka pasujące do zapytania rekordy danych.
9/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
10/26
-
Operacje
4. Logowanie do systemu i przejście do modułu "Zakupy”.
Lista Czynności:
Lp Opis:
1.
Logowanie do
systemu i
przejście do
modułu „Zakupy”
Lista czynności:
Po uruchomieniu aplikacji za pomocą skrótu utworzonego na pulpicie stacji
roboczej pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się.
Wprowadzamy swoją nazwę uŜytkownika, hasło (pomiędzy polami moŜna
przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz].
Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. NaleŜy wybrać
aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu ‘Zakupy’.
11/26
-
5. Rejestracja wywołania zapotrzebowania WYWZ.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Uruchomienie
1.
formatki
„Generacja
dokumentów” w
module Zakupy;
wybór szablonu
generacji
Lista czynności:
Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Generacja dokumentów.
Otworzy się formatka „Generacja dokumentów” wraz z otwartym oknem „Szablony
generacji”, w którym wybieramy na liście pozycję „ZAP -> ZAP – Wywołanie
zapotrzebowania”. (wyboru potwierdzamy przyciskiem „Wybierz”)
Następnie otworzy się okno „Generacje (dokument -> dokument)” z pozycją
„ZAPR:WYWZ (wywołanie zapotrzebowania)”, wciskamy przycisk „Wybierz”
12/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Wyświetli nam się lista towarów / usług, które zostały zapotrzebowane dokumentem lub
dokumentami zapotrzebowania rocznego. (jest to lista towarów / usług, które mogą być
generowane na pozycje wywołanego zapotrzebowania)
2.
Wprowadzenie
nagłówka
wywoływanego
zapotrzebowania
Wciskamy przycisk „Nowy nagłówek”.
13/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Nastąpi przejście na nagłówek wywoływanego zapotrzebowania w stanie edycji
NaleŜy wypełnić pola:
UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne
wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wartości po dwukliku lewym
przyciskiem myszy w dane pole w takim przypadku naleŜy podać w polu wartość za
pomocą listy wartości. W dalszej części opisano, w którym polu kryje się lista.
•
•
•
•
‘Rodzaj dokumentu’ – automatycznie podpowiada się „WYWZ – Wywołanie
zapotrzebowania”
‘Osoba odpowiedzialna’ – naleŜy wybrać pracownika składającego
zapotrzebowanie. Dostępna w polu jest lista wyboru po dwukliku myszką w pole
lub ustawianie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. Domyślnie
podpowiadany jest pracownik przypisany do uŜytkownika.
‘Jednostka org.’ – naleŜy wybrać jednostkę org. składającą zapotrzebowanie.
Dostępna w polu jest lista wyboru po dwukliku myszką w pole lub ustawianie
kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. Domyślnie podpowiadana jest
jednostka przypisana do uŜytkownika.
‘Realizator.’ – naleŜy wybrać jednostkę org. Realizatora do której składane jest
zapotrzebowanie. Dostępna w polu jest lista wyboru po dwukliku myszką w pole
14/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
lub ustawianie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury.
•
‘Rok budŜetowy’ – w polu podajemy rok, na który następuje planowanie
zakupów poprzez zapotrzebowanie.
• ‘Uzasadnienie’ – opisowe pole uzasadnienia zakupu (pole opcjonalne).
• ‘Opis’ – dodatkowy opis dotyczący całego dokumentu (pole opcjonalne).
Po wprowadzeniu danych nagłówka wciskamy przycisk „Zapisz i zamknij”
3.
Generacja pozycji
wywoływanego
zapotrzebowania
Po wciśnięciu przycisku „Zapisz i zamknij” nastąpi powrót na formatkę „Generacja
dokumentów”, gdzie będą widoczne pod pozycjami do generacji (UWAGA! Po
wybraniu realizatora na nagłówku wywoływanego zapotrzebowania lista pozycji
zostanie zawęŜona do pozycji które mogą być zrealizowane przez tego realizatora) :
numer wewnętrzny, rodzaj dokumentu i data wystawienia wywołanego
zapotrzebowania.
Kolejnym krokiem jest wyszukanie pozycji, które mają znaleźć się na wywoływanym
zapotrzebowaniu.
W tym celu ustawiamy się na liście pozycji do generacji i uruchamiamy tryb
15/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
wyszukiwania (pola zmieniają kolor na niebieski) poprzez wciśnięcie klawisza F7 lub
ikony
na pasku ikon.
Danej pozycji moŜemy szukać według indeksu pozycji, wpisując indeks w polu
„Indeks” lub według nazwy pozycji, wpisując nazwę w polu „Nazwa towaru lub
usługi”.
UWAGA: Przy wyszukiwaniu naleŜy korzystać ze znaków specjalnych:
• ‘%’ – oznacza dowolny ciąg znaków
• lub ‘_’ – oznacza dowolny pojedynczy znak.
Po nazwy pozycji wciskamy przycisk F8 lub ikonę
na pasku ikon. JeŜeli szukana
pozycja znajdowała się na liście towarów / usług do generacji, system wyjdzie z trybu
wyszukiwania i ustawi się na tej pozycji
16/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
UWAGA: NaleŜy zwrócić uwagę czy wywoływana pozycja pochodzi z prawidłowego
zapotrzebowania rocznego, stąd naleŜy zweryfikować m.in. wartość w polu ‘Nr własny’
lub ‘Data wystawienia’.
Ustawiamy się na pozycji którą chcemy przenieść na wywoływane zapotrzebowanie
1. w przypadku pozycji rozliczanych wyłącznie ilościowo, po ustawieniu się na tej
pozycji w polu „Ilość” wpisujemy ilość danego towaru, który przenosimy na
wywoływane zapotrzebowanie
Następnie wciskamy przycisk
znajdujący się z prawej strony pola „Ilość”.
17/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Wówczas nastąpi przeniesienie (generacja) wybranej pozycji oraz ilości na pozycję
wywoływanego zapotrzebowania
2. W przypadku pozycji rozliczanych wartościowo system będzie wymuszał podanie
dodatkowo wartości w polu ‘Wartość’ poprzez wcześniejsze wyświetlenie
stosownego komunikatu.
Po ustawieniu się na tej pozycji wpisujemy przenoszoną ilość w polu „Ilość” oraz
wartość przenoszonej pozycji w polu „Wartość”. JeŜeli uŜytkownik nie wie czy
pozycja jest rozliczana wartościowo to w momencie gdy nie poda on wartości w
18/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
polu „Wartość” a będzie próbował przenieść pozycję za pomocą przycisku
to pojawi się stosowny komunikat o konieczności uzupełnienia pola wartość.
Następnie wciskamy przycisk
wywoływanego zapotrzebowania
. Nastąpi wówczas przeniesienie (generacja) pozycji
UWAGA: Dla uproszczenia wyszukiwania. MoŜemy równieŜ zawęzić listę pozycji do
pozycji z danego cennika; w tym celu w polu „Filtr” wybieramy z listy uruchamianej
przyciskiem
pozycję „Cennik”
Otworzy się wówczas okno „Cenniki” zawierające listę zdefiniowanych w systemie
cenników. Na liście wybieramy dany cennik
19/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Po wyborze cennika lista pozycji do generacji zawęzi się do pozycji będących w
wybranym cenniku.
Analogicznie postępujemy z kolejnymi pozycjami do generacji na wywoływane
zapotrzebowanie.
4.
Zatwierdzenie
wywołanego
zapotrzebowania
Po przeniesieniu wszystkich pozycji na wywołane zapotrzebowanie wciskamy przycisk
„Przejdź do dokumentu”
20/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Nastąpi wówczas przejście na wywołane zapotrzebowanie
Aby zatwierdzić wywołane zapotrzebowanie wciskamy ikonę
na pasku ikon
21/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Otworzy się wówczas okno z czynnością „Zatwierdzenie” do wykonania.
Wciskamy przycisk „Wybierz”
22/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Wywołane zapotrzebowanie zostanie zatwierdzone, jednocześnie pojawi się stosowny
komunikat informujący o tym. Wciskamy przycisk „Zamknij”
W momencie zatwierdzenia zapotrzebowania system nada dokumentowi numer zgodny
ze zdefiniowanym wzorcem numeracji, a check-box „Zatwierdzony” zostanie
zaznaczony
23/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Wywołanie moŜemy wydrukować.
Wydruk odbywa się za pomocą przycisku [Wydrukuj].
Po jego wybraniu otwiera się okno z opcją wydruku.
24/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
UWAGA: System automatycznie podpowiada wydruk na ekranie oraz szablon Ocean
Genrap więc moŜna po otwarciu okna od razu wybrać przycisk [Wykonaj].
Po pierwsze wybieramy rodzaj wydruku:
o Wydruk na drukarce
o lub Wyświetlenie na ekranie.
Następnie zaznaczamy znacznik ‘Ocean GenRap’ i wybieramy nazwę szablonu
wydruku ‘Zapotrzebowanie roczne / wywołanie’ po czym wybieramy opcję
[Wykonaj]. Nastąpi wydruk dokumentu. Znacznik powinien być zaznaczony domyślnie
jeŜeli zostanie odznaczony to naleŜy go zaznaczyć.
Za pomocą ikony moŜna wykonać wydruk na drukarkę
Okno podglądu moŜna zamknąć przyciskiem
.
.
25/26
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Rozmiar podglądu w oknie moŜna zmieć pod przyciskiem
Po zamknięciu okna z podglądem przyciskiem
parametrów, które zamykamy przyciskiem [Zamknij].
.
powracamy do okna
JeŜeli chcemy zakończyć pracę w oknie przeglądania dokumentów to wychodzimy z
niego przyciskiem
.
Następnie powracamy do okna generacji, które równieŜ zamykamy przyciskiem
.
26/26