Do czego służą pomoce archiwalne?

Archiwum Państwowe w Warszawie
Do czego służą pomoce archiwalne?
Pomoce archiwalne to różne postacie opracowań sporządzonych wg ustalonych zasad. Informują one o formie i
treści materiałów archiwalnych przechowywanych w danym archiwum. Są opracowywane na potrzeby ewidencji,
informacji i udostępniania. Zaliczają się do nich: informatory o zasobie archiwum, przewodniki po zasobie archiwum,
przewodniki po zespole (zbiorze) archiwalnym, inwentarze archiwalne, katalogi tematyczne, indeksy, skorowidze,
sumariusze. Służą wszystkim, którzy pracują z materiałami archiwalnymi, zarówno pracownikom archiwum, jak i
korzystającym z archiwaliów w pracowniach naukowych, gdyż pomagają dotrzeć do konkretnych dokumentów.
Informator o zasobie archiwum to opracowanie dostarczające podstawowych informacji o zasobie danego
archiwum. Omawia sumarycznie zawartość i strukturę poszczególnych zespołów (zbiorów) archiwalnych tworzących
jego zasób. Można w nim znaleźć takie dane o zespołach (zbiorach), jak: numer zespołu, jego nazwę, daty skrajne,
liczbę j.a., liczbę m.b., stan opracowania, pomoce archiwalne. Obecnie wiele informatorów dostępnych jest w postaci
publikacji książkowych bądź plików pdf. na stronach internetowych archiwów.
Przewodnik po zasobie archiwum to opracowanie informujące o poszczególnych zespołach (zbiorach)
archiwalnych lub ich grupach, które tworzą zasób danego archiwum. Jest bardziej szczegółowy niż informator o
zasobie archiwum. Zawiera z reguły: historię archiwum, ogólną systematykę jego zasobu, charakterystykę
poszczególnych zespołów (zbiorów) archiwalnych, informację o dostępnych pomocach archiwalnych oraz bibliografię.
Obecnie wiele przewodników dostępnych jest w postaci publikacji książkowych w bibliotekach.
Przewodnik po zespole (zbiorze) archiwalnym to opracowanie informujące o treści materiałów archiwalnych
danego zespołu przy pomocy haseł sformułowanych na podstawie problematyki tych materiałów i
usystematyzowanych według przyjętego schematu, odsyłające za ich pośrednictwem do odpowiednich pozycji
inwentarza archiwalnego lub sygnatury jednostki archiwalnej (przy braku inwentarza). Zazwyczaj dostępny w postaci
publikacji książkowych.
Inwentarz zespołu (zbioru) archiwalnego to pomoc archiwalna zawierająca systematyczny ciąg opisów
poszczególnych jednostek archiwalnych, zgodny zazwyczaj z ich układem w zespole (zbiorze). Służy zabezpieczeniu
całości materiałów archiwalnych jednego zespołu (zbioru) oraz ich udostępnianiu. Umożliwia dotarcie do konkretnego
dokumentu w ramach danego zespołu. Inwentarze archiwalne dostępne są w pracowniach naukowych archiwów,
niektóre zostały opublikowane lub udostępnione na stronach internetowych archiwów.
Sumariusz to zestawienie streszczeń aktów i dokumentów danego zespołu lub jego części. Może być sporządzony w
układzie chronologicznym, geograficznym lub rzeczowym.
Skorowidz archiwalny to pomoc archiwalna zawierająca wykaz haseł usystematyzowanych alfabetycznie,
chronologicznie lub rzeczowo, służąca do szybkiego odszukania sygnalizowanej przez nie treści w opracowanych
materiałach archiwalnych.
Indeks to pomoc archiwalna zawierająca zestawienie haseł osobowych, geograficznych lub rzeczowych w układzie
alfabetycznym, zawartych w jednej bądź w wielu jednostkach archiwalnych ze wskazaniem sygnatury jednostki
archiwalnej i strony, na której dane hasło występuje.
Katalog tematyczny to opracowanie zawierające informacje o treści materiałów archiwalnych jednego lub wielu
zespołów (zbiorów) albo ich części, opracowane według z góry przyjętych założeń i uszeregowane według ustalonych
kryteriów. Bywa sporządzany w celu ułatwienia badań nad określonym zagadnieniem.
1