docSprawozdanie z opisów funkcji Komendy
download 
Reklamacja Transkrypt
Sprawozdanie z opisów funkcji Komendy
Sprawozdanie z opisów funkcji komendy Chorągwi Stołecznej ZHP za rok 2012/ 2013 Chorągiew Stołeczna ZHP im. Bohaterów Warszawy 2013-06-01 Spis treści Wprowadzenie - str. 3 Podsumowania opisów funkcji - str. 3 Metodologia - str. 3 Komendant chorągwi - str. 4 Skarbnik chorągwi - str. 6 Zastępca komendanta chorągwi - str. 8 Członek komendy chorągwi ds. kształcenia - str. 10 Członek komendy chorągwi ds. programu i pracy z kadrą - str. 13 Członek komendy chorągwi ds. strategii i wizerunku - str. 16 Członek komendy chorągwi ds. gospodarczych – str. 17 Aneks - str. 19 Wzór opisu funkcji poziomu komendy Chorągwi Stołecznej ZHP - str. 19 Kwestionariusz podsumowania opisu funkcji - str. 19 2 Wprowadzenie Opisy funkcji w Chorągwi Stołecznej wprowadzane są w sposób systematyczny od września 2012 roku. Przygotowany został chorągwiany wzór opisu funkcji. Jednocześnie uzgodniony został wzór opisu zespołu (komenda chorągwi uznała, że powstawanie opisu zespołu jest konieczne, by kompetencje i odpowiedzialności w chorągwi - gdzie oprócz funkcji działają różne zespoły - zorganizowane były systemowo). Wzory opisu funkcji znajduje się w Aneksie. Opisy funkcji członków komendy chorągwi zostały wprowadzone jako załączniki do Regulaminu pracy komendanta i komendy Chorągwi Stołecznej ZHP. Są dostępne w formie elektronicznej na stronie internetowej chorągwi, w zakładce 'pliki'. Po wprowadzeniu standardu opisu funkcji ustalona została procedura, zgodnie z którą każde mianowanie na funkcję rozkazem komendanta chorągwi musi być poprzedzone opisaniem funkcji i podpisaniem opisu przez komendanta chorągwi oraz osobę delegowaną do pełnienia funkcji. Biuro komendy chorągwi prowadzi elektroniczną ewidencję funkcji oraz dokumentację papierową. Niniejsze sprawozdanie przedkładane jest Komisji Rewizyjnej Chorągwi Stołecznej ZHP oraz Radzie Chorągwi Stołecznej ZHP jako materiał pomocniczy służący ocenie działań komendy chorągwi. Sprawozdanie będzie opublikowane na stronie internetowej chorągwi, o czym komenda poinformuje wspólnotę instruktorską chorągwi do końca czerwca 2013 roku. Podsumowania opisów funkcji Metodologia Sprawozdanie z opisu funkcji członków komendy chorągwi za rok 2012/ 2013 tworzone jest po raz pierwszy. Celem sprawozdania jest zaprezentowanie podsumowań przygotowanych przez poszczególnych członków komendy. Podsumowanie opisów funkcji jest standaryzowane i odbyło się w oparciu o przygotowany w tym celu kwestionariusz. Kwestionariusz podsumowania opisu funkcji składa się z następujących części: część A - samoocena relacji: funkcja - osoba pełniąca funkcję, część B - samoocena trafności opisu funkcji w relacji: opis funkcji - praktyka, część C - samoocena skuteczności i efektywności działań na funkcji, część D - informacja zwrotna na temat kwestionariusza. Wzór kwestionariusza znajduje się w Aneksie. W zasadniczej części sprawozdania tj. w Podsumowaniu opisów funkcji, znajdują się: • • opis funkcji w formie zatwierdzonej uchwałą komendy chorągwi, wypis odpowiedzi z kwestionariusza podsumowania opisu funkcji (część B, C). Sprawozdanie odnosi się do działań komendy w okresie 16 czerwca 2012 roku - 31 maja 2013 roku. 3 KOMENDANT CHORĄGWI hm. Paulina Gajownik mp. Zakres obowiązków i odpowiedzialności: • • • • • • • • • • • • zarządza (wspólnie ze skarbnikiem chorągwi) majątkiem chorągwi i prowadzi gospodarkę na zasadach określonych przepisami ZHP kieruje pracą Komendy Chorągwi Stołecznej ZHP współpracuje z komendantami hufców i sprawuje nadzór nad poprawnością ich działań współpracuje z szefami jednostek organizacyjnych na szczeblu chorągwi i sprawuje nadzór nad poprawnością ich działań sprawuje nadzór nad osobami zatrudnionymi w Chorągwi (pracownikami, zleceniobiorcami, wykonawcami oraz wolontariuszami), wyznacza zadania i rozlicza z efektów pracy reprezentuje Chorągiew Stołeczną ZHP w relacjach zewnętrznych, odpowiada za współpracę z władzami samorządowymi współpracuje z innymi organizacjami harcerskimi i pozarządowymi kieruje bieżącą działalnością chorągwi, delegując zadania wydaje rozkazy podejmuje decyzje dotyczące Chorągwi Stołecznej ZHP, ceduje decyzyjność na pozostałych członków komendy chorągwi oraz funkcyjnych chorągwi wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP wypełnia polecenia Naczelnika ZHP Dokumentacja: • • • • • rozkazy komendanta chorągwi decyzje i zarządzenia wnioski opinie o kadrze sprawozdania komendy chorągwi Podległe funkcje, stanowiska i zespoły: • • • • • • członkowie komendy chorągwi komendanci hufców szefowie jednostek organizacyjnych na szczeblu chorągwi mianowani pełnomocnicy osoby zatrudnione (pracownicy, zleceniobiorcy, wykonawcy, wolontariusze) wszyscy instruktorzy oraz członkowie chorągwi Stołecznej ZHP Przełożony: Decyzyjność i wnioskodawczość: • • • • • wydaje rozkazy i zarządzenia mianowanie funkcyjnych chorągwi powoływanie pełnomocników oraz zespołów stałych i zadaniowych zatrudnianie pracowników, zleceniobiorców, wykonawców, wolontariuszy oraz wszystkie inne decyzje wynikające z przepisów ZHP, właściwych komendantowi chorągwi Naczelnik ZHP Wsparcie: • • • • telefon służbowy bez limitu rozmów i z pakietem mobilnego Internetu zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji (w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi) dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy Tryb i kryteria oceny: • • • • • roczne sprawozdanie komendanta chorągwi z działań i realizacji programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych przedkładane Radzie Chorągwi oraz Komisji Rewizyjnej Chorągwi w terminie na 2 tygodnie przed zbiórką absolutoryjną Rady Chorągwi coroczne absolutorium sprawozdanie przedzjazdowe absolutorium zjazdowe przejrzystość procesu zarządzania chorągwią, podejmowanych decyzji oraz dostępność do informacji dotyczących sytuacji chorągwi, niesklasyfikowanych jako poufne (status poszczególnych informacji i danych określa odrębna procedura zatwierdzona przez komendę chorągwi) 4 [hm. Paulina Gajownik] Moje trzy działania, które uważam za najbardziej istotne dla działania chorągwi 1. Dialog z Komendantami Hufców – regularne spotkania indywidualne z Komendantami i Komendami Hufców, uczestnictwo w przedsięwzięciach i imprezach i udział w rozwiązywaniu problemów hufcowych, w których dotychczas nie uczestniczyły władze Chorągwi (Hufiec ZHP Błonie, Hufiec ZHP Warszawa Ochota, Hufiec ZHP Pruszków, Hufiec ZHP Garwolin, Hufiec ZHP Piastów, Hufiec ZHP Wołomin, Hufiec ZHP Zalew, Hufiec ZHP Milanówek) 2. Uporządkowanie i diagnoza sytuacji formalno-finansowej Chorągwi – określenie wysokości zobowiązań Chorągwi wobec zewnętrznych wierzycieli oraz Głównej Kwatery ZHP, która pozwoliła na stworzenie „Bilansu Chorągwi” przedstawionego na konferencji 3. Podjęcie negocjacji z Miastem Stołecznym Warszawa w temacie nieruchomości Chorągwi Stołecznej (Cypel Czerniakowski, Harcerski Ośrodek Wodny, siedziba Hufca ZHP Warszawa Praga Południe – Nurt) Wartość dodana moich działań na funkcji • • • Zespół Doradców Ekonomicznych - powołanie 3 instruktorów - ekspertów, wyznaczenie kierunków działania ekonomicznego chorągwi Gazeta Instruktor - stworzenie roboczego zespołu przygotowanie działań na rok 2013 Wstęp do uporządkowanie Baz Chorągwianych - remanent i analiza sytuacji." Aktualne zadania na mojej liście "pilne i ważne" • • • • Wodniactwo stołeczne - pilne Ostateczne uregulowanie spraw prawno-finansowych z Miastem St. Warszawa - pilne Zespól ds. Pozyskiwania Środków - pilne Zbudowanie zespołu ds. promocji (przebudowa strony internetowej, ujednolicenie wizualizacji Chorągwi) – ważne Synteza moich działań Rozpoczęły się rozmowy z Miastem dotyczące uregulowania formalnego i finansowego nieruchomości warszawskich. Uporządkowane zostały bazy chorągwiane, został stworzony wstęp do budżetu zadaniowego chorągwi. Jest regularna współpraca z komendantami hufców. Brak środków finansowych na bieżąca działalność statutowa chorągwi oraz na bieżące funkcjonowanie biura, określiliśmy wysokość długów Chorągwi, który został przedstawiony na konferencji „Bilans”. Dzięki głębokiej analizie, wiemy w którą stronę ekonomiczną i gospodarczą ma iść Chorągiew. Zdecydowanie większy nacisk należy położyć na pracę z komendami hufców, aby czuli permanentne wsparcie, a nie tylko wsparcie w trudnych sytuacjach. 5 SKARBNIK CHORĄGWI hm. Bartosz Kowalewski mp. Zakres obowiązków i odpowiedzialności: • • • • • • • • • • • • • • zarządza (wspólnie z komendantem chorągwi) majątkiem chorągwi i prowadzi gospodarkę na zasadach określonych przepisami ZHP realizuje politykę finansową chorągwi w zakresie określonym w przepisach ZHP odpowiada za przygotowanie budżetu rocznego oraz jego realizację przygotowuje niezbędne analizy finansowo-gospodarcze w celu optymalizacji kosztów i maksymalizacji przychodów chorągwi odpowiada za pozyskiwanie środków finansowych niezbędnych do prowadzenia działalności chorągwi, kreuje politykę pozyskiwania środków odpowiada za zaciągnięte zobowiązania finansowe chorągwi względem innych podmiotów oraz nadzoruje spłatę zobowiązań zaciągniętych względem chorągwi wykonuje decyzje, zarządzenia oraz uchwały w zakresie finansów i majątku chorągwi sprawuje nadzór nad kwestiami księgowymi przynależnymi hufcom i chorągwi sprawuje nadzór nad podmiotem odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości chorągwi nadzoruje przeprowadzanie spisów z natury w chorągwi współpracuje ze skarbnikami hufców i sprawuje bezpośredni nadzór nad prawidłowością ich działań systematycznie bierze udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend hufców wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Stołecznej ZHP Dokumentacja: • • • • • • • • dokumentacja źródłowa raporty kasowe i bankowe budżet wewnętrzne instrukcje finansowo-gospodarcze opracowania, analizy i raporty sprawozdania finansowe wnioski dotacyjne dokumentacja środków z 1% Decyzyjność i wnioskodawczość: • • • • • współdecyduje (wspólnie z komendantem chorągwi) o polityce finansowo-gospodarczej chorągwi wydawanie decyzji (wspólnie z komendantem chorągwi) współdecyduje (wspólnie z komendantem chorągwi) o bieżącym wydatkowaniu środków finansowych wnioskuje o powołanie pełnomocników i zespołów ds. finansowych i gospodarczych oraz wszystkie inne decyzje wynikające z przepisów ZHP, właściwych skarbnikowi chorągwi Podległe funkcje, stanowiska i zespoły: • • • • dział księgowości / Główna Księgowa/ podmiot prowadzący księgowość specjaliści/ zespół ds. pozyskiwania środków skarbnicy hufców pełnomocnicy oraz zespoły zadaniowe ds. finansowych i gospodarczych Przełożony: Komendant Chorągwi Stołecznej ZHP Wsparcie: • • • • telefon służbowy bez limitu rozmów zwrot kosztów reprezentacyjnych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta chorągwi dofinansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje skarbnika (w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi) dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy Tryb i kryteria oceny: • • • • • roczne sprawozdanie skarbnika chorągwi z działań i realizacji polityki finansowo-gospodarczej chorągwi oraz planów operacyjnych przedkładane Radzie Chorągwi oraz Komisji Rewizyjnej Chorągwi w terminie na 2 tygodnie przed zbiórką absolutoryjną Rady Chorągwi coroczne absolutorium sprawozdanie przedzjazdowe w zakresie finansowo-gospodarczym absolutorium zjazdowe przejrzystość procedur finansowo-księgowych oraz dostępność do informacji dotyczących sytuacji finansowo-gospodarczej chorągwi, niesklasyfikowanych jako poufne (status poszczególnych informacji i danych określa odrębna procedura zatwierdzona przez komendę chorągwi) 6 [hm. Bartosz Kowalewski] Moje trzy działania, które uważam za najbardziej istotne dla działania chorągwi 1. Zespół księgowy - stworzenie zespołu (pozyskanie pracowników i współpracowników) uporządkowanie dokumentacji finansowej, zaksięgowane na bieżąco dokumenty. 2. Zatrudnienie kadrowej - zaprowadzenie w chorągwi dokumentacji kadrowo płacowej bieżąca wiedza dotycząca zatrudnienia, wysokości podatków i pochodnych od zatrudnienia. 3. Określenie wysokości kosztów chorągwi oraz źródeł ich pochodzenia - wskazanie miejsc powstawania kosztów, wskazanie źródeł ich finansowania. Wartość dodana moich działań na funkcji • • • Szkolenia dla kierowników HALiZ - przeszkolonych przeszło 60 osób - ujednolicona procedura przygotowania dokumentów przed obozem i po obozie. OSW Dąbrowa - przejęcie ośrodka, instruktorska majówka, rozpropagowanie ośrodka wśród instruktorów chorągwi. Event: Dzień Harcerski - impreza z zakresu CSR (społeczna odpowiedzialność biznesu). Duża firma farmaceutyczna (mecenas imprezy) dowiedział się czym się zajmujemy, jakie są problemy naszej organizacji i jaka jest wartość pracy instruktorów harcerskich. Aktualne zadania na mojej liście "pilne i ważne" • • • • • Stworzenie budżetu zadaniowego (pilne, ważne) Pozyskanie środków na lato (pilne, ważne) Przygotowanie bilansu (pilne, ważne) Zatrudnienie nowej kadrowej (pilne, ważne) Wykupienie OSW Dąbrowa (ważne) Synteza moich działań Mamy dział księgowości, skorygowany VAT za lata 2011 i 2012, zaprowadzone teczki kadrowe, bilans w trakcie tworzenia, zlikwidowaną bazę w Zdbicach, Baza w Lisznej w likwidacji, z miastem w sprawie "Nurtu" i "Cypla" prowadzimy rozmowy, w sprawie OSW "Dąbrowa" jest porozumienie - czekamy na propozycję umowy w formie aktu notarialnego, nie pozyskaliśmy żadnych środków pomimo 14 złożonych wniosków. Pierwszy raz złożyliśmy wniosek do FIO i do funduszy szwajcarskich (w obydwu wnioskach zabrakło kilku punktów aby uzyskać dofinansowanie w wys. 200 000 zł). Określiliśmy wysokość długu chorągwi, odbyła się konferencja "Bilans", na której przedstawiliśmy założenia planu naprawczego sytuacji finansowo-gospodarczej. W roku 2012 chorągiew po raz pierwszy od lat zapłaciła składki członkowskie za cały rok, a ściągalność składek znacznie się poprawiła (prawie 90%), uszczelniamy system przekazywania 4%, podatków i VAT, tworzymy budżet zadaniowy. 7 ZASTĘPCA KOMENDANTA CHORĄGWI phm. Karolina Burns mp. Zakres obowiązków i odpowiedzialności: • • • • • • • • • • • • • • • • • • zastępuje i reprezentuje komendanta chorągwi w zadaniach określonych w zakresie obowiązków komendanta na podstawie pełnomocnictwa organizuje i nadzoruje pracę Biura Komendy Chorągwi odpowiada za kompletność niezbędnej dokumentacji chorągwi oraz za jej archiwizację odpowiada za zbieranie wniosków do rozkazów komendanta chorągwi oraz za ich tworzenie współpracuje z szefami jednostek organizacyjnych na szczeblu chorągwi i sprawuje nadzór nad poprawnością ich działań sprawuje nadzór nad osobami współpracującymi z chorągwią (pracownikami, zleceniobiorcami, wolontariuszami), wyznacza zadania i rozlicza z efektów pracy, reprezentuje Chorągiew Stołeczną ZHP w relacjach zewnętrznych, reprezentuje komendanta chorągwi we współpracy z władzami publicznymi odpowiada za współpracę chorągwi ze służbami (Wojsko, Policja, Straż Pożarna, Straż Miejska, i in.) odpowiada za realizację założeń współpracy z organizacjami harcerskimi i pozarządowymi odpowiada za przeprowadzenie i przygotowanie uroczystości i imprez o zasięgu chorągwianym odpowiada za udział reprezentacji chorągwi w uroczystościach państwowych, regionalnych i lokalnych odpowiada za zabezpieczenie sztandaru oraz wyposażenia reprezentacji chorągwi w niezbędne elementy umundurowania oraz barwy chorągwi wspiera komendy hufców w budowaniu relacji z władzami publicznymi odpowiada za bieżące zarządzanie lokalem chorągwi oraz zapewnienie w nim porządku dysponuje kompletami kluczy do lokalu chorągwi zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Stołecznej ZHP Dokumentacja: • • • • • • • • rozkazy komendanta chorągwi (podsumowanie wniosków, redagowanie) decyzje i zarządzenia, wnioski opinie o kadrze - konsultacja pełnomocnictwa pisma wychodzące dokumentacja rejestrowa (KRS, NIP, REGON) sprawozdanie merytoryczne z działalności chorągwi rejestry prowadzone przez biuro Decyzyjność i wnioskodawczość: Podległe funkcje, stanowiska i zespoły: • • Przełożony: Komendant Chorągwi Stołecznej ZHP Wsparcie: • Wnioskodawczość w sprawach: • mianowania funkcyjnych chorągwi • powoływania pełnomocników oraz zespołów stałych i zadaniowych • zatrudniania pracowników, zleceniobiorców, wolontariuszy szefowie jednostek organizacyjnych (m.in. inspektoratu ratowniczego, referatu seniorów) osoby zatrudnione (pracownik sekretariatu, zleceniobiorcy, wolontariusze) • • • telefon służbowy bez limitu rozmów i z pakietem mobilnego Internetu zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji (w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi) dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy Tryb i kryteria oceny: • • • • • roczne sprawozdanie z działań coroczne absolutorium, sprawozdanie przedzjazdowe, absolutorium zjazdowe przejrzystość procesu zarządzania chorągwią, podejmowanych decyzji oraz dostępność do informacji dotyczących sytuacji chorągwi, niesklasyfikowanych jako poufne (status poszczególnych informacji i danych określa odrębna procedura zatwierdzona przez komendę chorągwi) 8 [phm. Karolina Burns] Moje trzy działania, które uważam za najbardziej istotne dla działania chorągwi 1. Bieżąca praca w biurze Chorągwi. Sprawy nie są odkładane, każda osoba, która potrzebuje szybkiego działania lub informacji uzyskuje ja "od ręki"", bez zbędnej zwłoki. Dotyczy to różnych kwestii, zarówno uzyskania informacji archiwalnych, jak i uzyskania pełnomocnictw, po wsparcie i poradnictwo w kwestiach wewnątrzzwiązkowych. 2. Stworzenie przyjaznej atmosfery w siedzibie komendy chorągwi. Poprzez częstą pracę w konwencji open space (duża sala) budujemy wspólnotę. Instruktorzy często przychodzą do chorągwi, poruszają wiele tematów, problemów charakterystycznych dla ich hufców. 3. W miarę regularne dostarczanie dokumentacji chorągwi do GK ZHP. Wartość dodana moich działań na funkcji • • • Zacieśnienie współpracy w wojskiem - porozumienie podpisane z MON. Dzięki porozumieniu z 10. Pułkiem Samochodowym, harcerze Chorągwi Stołecznej, a zwłaszcza Hufca ZHP Pruszków, mieli możliwość z nieodpłatnego korzystania z transportu autokarowego. Dzięki tej współpracy mamy również możliwość nieodpłatnego korzystania z pomieszczeń, organizowania tam harcerskich spotkań i szkoleń. Organizacja Reprezentacyjnego Chóru Chorągwi (około 25 aktywnych członków). Praca reprezentacyjnego Chóru Chorągwi przyniesie efekty dopiero w roku 2013., ale dzięki wysiłkowi włożonemu w roku poprzednim, działania te mogą być rozwijane. Powołanie kapelana chorągwi i współpraca z nim; zacieśnienie kontaktów i współpracy z władzami kościelnymi - Biskupem Polowym WP. Od czasów powojennych Chorągiew Stołeczna nie miała Kapelana Chorągwi. Powołanie Kapelana – ks. Rafała Łaskawskiego – nadaje wyższą rangę rozmowom z władzami kościelnymi i jest dużą pomocą przy współpracy z Biskupem Polowym Wojska Polskiego. Aktualne zadania na mojej liście "pilne i ważne" • • • • • Archiwizacja rozkazów i uchwał i innych dokumentów poszczególnych hufców, stworzenie zespołu oraz narzędzi (pilne). Pełnomocnictwa. Wypracowanie odpowiedniej formy ich numeracji oraz rozróżnienia treści w zależności od przypisanego celu (pilne) Dokładny podział obowiązków w biurze Chorągwi (pilne, ważne) Komisje Dialogu Społecznego, aktywizacja instruktorów do współpracy w lokalnych KDS (ważne) Praca z komendantami, którzy popełniają poważne błędy w prowadzeniu dokumentacji hufca (ważne) Synteza moich działań Moje obowiązki są wielotematyczne i dotyczą każdego problemu pojawiającego się każdego dnia. Aktualnie współpracuje również z prawnikiem, co zabiera ogromna ilość czasu. 9 CZŁONEK KOMENDY CHORĄGWI DS. KSZTAŁCENIA hm. Magdalena Dąbrowska mp. Zakres obowiązków i odpowiedzialności: • • • • • • • • • • • odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał, zarządzeń i decyzji w obszarze kształcenia na poziomie chorągwi odpowiada za przeszkolenie do pełnienia funkcji funkcyjnych chorągwi oraz komendantów i skarbników hufców odpowiada za szkolenie i kondycję kadry kształcącej chorągwi organizuje i nadzoruje chorągwiany zespół kadry kształcącej odpowiada za opracowanie i zatwierdzanie przez komendę chorągwi rocznych planów kształcenia chorągwi oraz sprawozdań z realizacji planu kształcenia chorągwi (przekazywanie sprawozdań do Centralnej Szkoły Instruktorskiej ZHP) współpraca z hufcowymi i między hufcowymi zespołami kadry kształcącej i nadzór nad prawidłowością ich działań systematyczny udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend hufców systematycznie uczestniczy w spotkaniach chorągwianego zespołu kadry kształcącej zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Stołecznej ZHP Dokumentacja: • • • • • • • chorągwiany plan kształcenia, sprawozdania z jego realizacji dokumentacja form kształceniowych chorągwi dokumentacja zespołu kadry kształcącej dokumentacja dot. hufcowych zespołów kadry kształcącej prowadzenie i aktualizacja ewidencji odznak kadry kształcącej wnioski dotyczącej odznak kadry kształcącej gromadzenie zatwierdzonych i przekazanych planów kształcenia hufców i sprawozdań z ich realizacji, Decyzyjność i wnioskodawczość: • • • • • • • • opiniowanie wniosków o przyznanie odznaki kadry kształcącej dla instruktorów z terenu działania chorągwi opiniowanie przekazywanych corocznie do Zespołu Kadry Kształcącej Chorągwi zatwierdzonych planów kształcenia Hufcowych Zespołów Kadry Kształcącej oraz ich sprawozdań z realizacji poprzednich planów opiniowanie wniosków o powołanie między hufcowych zespołów kadry kształcącej opiniowanie hufcowych planów kształcenia opiniowanie planów pracy form kształceniowych realizowanych przez ZKKH, które mają uzyskać status chorągwianej formy kształceniowej. wnioskowanie do komendanta chorągwi o powołanie zespołów stałych i doraźnych oraz szefów zadań niezbędnych do realizacji celów kształceniowych wnioskowanie do komendanta chorągwi o przyznanie odznak kadry kształcącej wybór kadry form chorągwianych kształceniowych Podległe funkcje, stanowiska i zespoły: • • • • Zespół Kadry Kształcącej Chorągwi Stołecznej ZHP Szef Zespołu Kadry Kształcącej Chorągwi Stołecznej ZHP szefowie i komendy chorągwianych form kształceniowych komenda oraz instruktorzy Chorągwianej Szkoły Instruktorskiej Przełożony: Komendant Chorągwi Stołecznej ZHP Wsparcie: • • • • • zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji (w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi) dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy wsparcie techniczne związane z administracją strony WWW chorągwi Tryb i kryteria oceny: • • • • • • terminowe zatwierdzenie oraz stopień realizacji chorągwianego planu kształcenia coroczna ocena działań chorągwianego zespołu kadry kształcącej coroczne sprawozdanie z działalności wraz z oceną pracy każdego członka zespołu kadry kształcącej coroczne absolutorium sprawozdanie przedzjazdowe w zakresie kształceniowym przejrzystość realizacji działań kształceniowych chorągwi, podejmowanych decyzji oraz dostępność do informacji dotyczących kształcenia chorągwi, niesklasyfikowanych jako poufne (status poszczególnych informacji i danych określa odrębna procedura zatwierdzona przez komendę chorągwi). 10 [hm. Magdalena Dąbrowska] Moje trzy działania, które uważam za najbardziej istotne dla działania chorągwi 1. Budowanie komend chorągwianych kursów i osobisty udział w tych komendach w celu poznania kadry kształcącej chorągwi i doprowadzenia do samodzielnego kierowania przez najlepszych kształceniowców chorągwianymi formami kształceniowymi. Efekt: chorągwiany Kurs Kadry Kształcącej TON II oraz chorągwiany kurs podharcmistrzowski "Drogowskazy" zorganizowane bez mojego udziału w komendach i przeprowadzone na bardzo wysokim poziomie. 2. Uzyskanie/ odnowienie SOKK przez 3 instruktorów oraz złożenie 2 kolejnych wniosków o SOKK. Mój cel, aby jak największa liczba dobrych kształceniowców przestała tkwić latami na BOKK i zdobywała SOKK, która - stosownie do zasad kształcenia ZHP - daje uprawnienia do samodzielnego organizowania chorągwianych formom kształceniowych. Efekt: w stosunku do stanu zastanego w czerwcu 2012 r. (5 aktualnych SOKK) jest to podwojenie liczby SOKK (wliczając składane wnioski). 3. Zdobycie akredytacji CSI dla 5 przeprowadzonych kursów chorągwianych w celu odpowiedniego umotywowania wniosku do CSI o powołanie Chorągwianej Szkoły Instruktorskiej (realizacja uchwały Zjazdu Chorągwi Stołecznej ZHP). Efekt: rozpoczęcie chorągwianej kampanii (konkurs na nazwę i logotyp ChSI) zmierzającej do złożenia na jesieni 2013 r. wniosku o powołanie szkoły. Wartość dodana moich działań na funkcji • • • • Przeszkolenie na trzech chorągwianych kursach podharcmistrzowskich: 48 instruktorów, jednym kursie komendantów szczepów: 24 instruktorów oraz na dwóch kursach chorągwianych kadry kształcącej: 31 instruktorów. Razem przeszkolenie na sześciu chorągwianych kursach: 103 instruktorów. Efekt: większość tych instruktorów już poprowadziło lub weszło w skład komend kursów hufcowych i między hufcowych: przewodnikowskich oraz drużynowych. Podwojenie liczby SOKK. Efekt: nowi kształceniowy z uprawnieniami do prowadzenia chorągwianych form kształceniowych, którzy weszli w skład komend chorągwianych kursów lub poprowadzili te kursy. Powołanie nowego chorągwianego Zespołu Kadry Kształcącej: 5 członków ze SOKK i ZOKK oraz 2 członków wspierających z BOKK. Efekt: opracowanie kalendarium przedsięwzięć kształceniowych do końca bieżącej kadencji (zaplanowano w nim wszystkie formy kształceniowe przewidziane dla poziomu chorągwianego w Systemie pracy z kadrą ZHP) i jego skuteczna realizacja. Podział zadań w ZKK (każdemu członkowi podlega jeden obszar lub dwa obszary), który skutkuje wysokim jakościowo kształceniem na forum chorągwianym w obszarach: szkoleń podharcmistrzowskich, szkoleń kadry kształcącej, szkoleń komend szczepów oraz sprawnej weryfikacji OKK i prężnej kampanii promującej powołanie CHSI. 11 Aktualne zadania na mojej liście "pilne i ważne" • • • • • • Kampania o powołanie ChSI - pilne i ważne. Uchwała Komendy Chorągwi w sprawie zatwierdzenia planu kształcenia chorągwi obejmującego przedsięwzięcia kształceniowe do końca bieżącej kadencji - pilne i ważne. Kurs umiejętności trenerskich dla członków chorągwianego ZKK, komendy chorągwi, KSI, członków komend chorągwianych kursów - pilne i ważne. Powołanie nowych między hufcowych ZKK w szczególności dla kilku hufców podmiejskich pilne i ważne. Kurs dla komend hufców (komendantów, skarbników, z-ców ds. programowych i pracy z kadrą, z-ców ds. organizacyjnych) - ważne. Szkolenia dla namiestników - ważne. Synteza moich działań Udało się powołać nowy, prężny ZKK z instruktorów posiadających SOKK-i i ZOKK-i. Przeprowadziliśmy od czerwca 2012 r. 6 kursów chorągwianych (phm, kkk, kom. szczepów) i przeszkoliliśmy na nich 103 instruktorów. Bez żadnych zakłóceń przebiega moja współpraca z pozostałymi członkami komendy chorągwi oraz komendantką. Jestem usatysfakcjonowana z działań kształceniowych realizowanych przez ZKK. Dokonaliśmy aktualizacji i weryfikacji OKK w chorągwi. Działania kształceniowe na forum chorągwi uzyskują aprobatę społeczności instruktorskiej, o czym świadczy udział kadry w naszych przedsięwzięciach, zaangażowanie w komendy kursów chorągwianych oraz realizacja większej ilości między hufcowych form kształceniowych. 12 CZŁONEK KOMENDY CHORĄGWI DS. PROGRAMU I PRACY Z KADRĄ hm. Marcin Adamski mp. Zakres obowiązków i odpowiedzialności: • • • • • • • • • • • • • • • • • odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał, zarządzeń i decyzji w obszarze programu i pracy z kadrą na poziomie chorągwi odpowiada za realizację polityki kadrowej komendy chorągwi wspiera procesy wyboru osób na funkcje i stanowiska na poziomie chorągwi (w tym procedury konkursowe) opracowuje opisy funkcji funkcyjnych chorągwi, odpowiada za tworzenie umów wolontariackich konsultuje opisy zakresu działań i odpowiedzialności powoływanych zespołów współpracuje z hufcowymi instruktorami ds. programu i pracy z kadrą, wspierając ich w realizacji celów z zakresu programu i pracy z kadrą hufca, sprawuje nadzór nad poprawnością ich działań wspiera komendy hufców w kreowaniu polityki kadrowej odpowiada za wdrażanie na poziomie chorągwi "Systemu pracy z kadrą ZHP" oraz wspiera i nadzoruje wprowadzanie jego założeń w hufcach organizuje i nadzoruje działanie chorągwianej komisji stopni instruktorskich, wspiera i nadzoruje działania hufcowych komisji stopni instruktorskich systematyczny udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend hufców odpowiada za organizację wydarzeń programowych zaplanowanych przez komendę chorągwi odpowiada za upowszechnianie w chorągwi propozycji programowych Głównej Kwatery ZHP oraz kolportaż materiałów programowych skierowanych do hufców wspiera i nadzoruje działanie pełnomocników oraz zespołów zadaniowych w obszarze programowym odpowiada za planowanie i wdrażania systemów motywacyjnych dla kadry chorągwi zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Stołecznej ZHP Dokumentacja: • • • • • • • • • opisy funkcji i stanowisk ewidencja umów wolontariackich opinie o instruktorach dokumentacja komisji stopni instruktorskich regulamin Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich wnioski dotyczące odznaczeń instruktorskich dokumentacja wydarzeń programowych (plany oraz podsumowania) dokumentacja zespołów oraz pełnomocników z obszaru programu chorągwiany plan wdrożenia "Systemu pracy z kadrą w ZHP" Decyzyjność i wnioskodawczość: • • • • • • opiniowanie wniosków o powołanie instruktorów na funkcje na poziomie chorągwi opiniowanie programów pracy hufców (programów rozwoju) wnioskowanie do komendanta chorągwi o powołanie członków Komisji Stopni Instruktorskich, szefów oraz członków zespołów z obszaru programu i pracy z kadrą wnioskowanie do komendanta chorągwi o przyznanie odznaczeń i wyróżnień rekomendacja decyzji dotyczących sposobów i form motywowania kadry chorągwi wnioskowanie do komendanta chorągwi o powołanie zespołów stałych i doraźnych oraz szefów zadań niezbędnych do realizacji celów z obszaru programu i pracy z kadrą Podległe funkcje, stanowiska i zespoły: • • • • Przewodniczący i członkowie Komisji Stopni Instruktorskich Chorągwi Stołecznej ZHP Pełnomocnik Komendanta Chorągwi Stołecznej ZHP ds. zagranicznych pozostali pełnomocnicy i zespoły stałe oraz zadaniowe w obszarze programowym (m.in. specjalności, metodyki, komisja historyczna) członkowie komend hufców ds. programu i pracy z kadrą Przełożony: Komendant Chorągwi Stołecznej ZHP Wsparcie: • • • • zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji (w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi) dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy 13 Tryb i kryteria oceny: • • • • • • • coroczne sprawozdanie z działalności programowej chorągwi oraz realizacji założeń i celów polityki pracy z kadrą ocena jakości i efektywności chorągwianych wydarzeń programowych stosunek liczby opisów funkcji i stanowisk do liczby pełnionych funkcji i stanowisk ocena sprawności i efektywności działania chorągwianej komisji stopni instruktorskich coroczne absolutorium sprawozdanie przedzjazdowe w zakresie programu i pracy z kadrą przejrzystość realizacji działań z obszaru programu i pracy z kadrą w chorągwi, podejmowanych decyzji oraz dostępność do informacji niesklasyfikowanych jako poufne (status poszczególnych informacji i danych określa odrębna procedura zatwierdzona przez komendę chorągwi) [hm. Marcin Adamski] Moje trzy działania, które uważam za najbardziej istotne dla działania chorągwi 1. Opracowanie, po przeprowadzeniu cyklu spotkań instruktorskich, dokumentów wdrożeniowych dwóch instrukcji: Systemu pracy z kadrą w ZHP oraz Zasad wspierania metodyczno-programowego drużynowych w ZHP. W efekcie mamy zaplanowane celowe działania bieżące w tych dwu obszarach, punkt odniesienia do oceny realizacji działań. 2. Rekonstrukcja KSI, ukierunkowanie na reprezentatywność hufców, zmiana kierownictwa KSI. W efekcie mamy zespół KSI, który oceniam jako zaangażowany (zadowalająca frekwencja, podział na zespoły zadaniowe) i skuteczny (m.in. zwiększenie liczby hufcowych komisji uprawnionych do prowadzenia prób podharcmistrzowskich) 3. Skupienie (poprzez spotkania) kilkunastu instruktorów chorągwi wokół zagadnienia pracy z kadrą oraz wsparcia metodycznego (obszary względnie nowe w ZHP, wprowadzane niedawno zatwierdzonymi instrukcjami). W efekcie spotkań udało się wypracować wizję działań i ukierunkować potencjał instruktorski na współpracę. Powoli ludzie zaczynają się gromadzić, budować relacje, uczyć od siebie i planować wspólne działania. Wartość dodana moich działań na funkcji • • • • Zainicjowanie współpracy instruktorów ds. programu oraz pracy z kadrą. Istnieje lista mailingowa. Odbyły 3 zbiórki z obszaru pracy z kadrą (listopad 2012, kwiecień 2013, czerwiec 2013), trzy spotkania z obszaru wsparcia metodycznego (styczeń 2013 - wizja, luty 2013 seminarium namiestników, kwiecień 2013 - projekty metodyczne). Podsumowania tych działań można poznać na blogu komendy. Chorągwiane zbiórki dla instruktorów ds. pracy z kadrą. Odbyła się zbiórka zapoznawcza (listopad 2012, uczestnicy z 11 hufców) oraz pierwsza zbiórka merytoryczna (kwiecień 2013, uczestnicy z 5 hufców). Kolejne zbiórki w czerwcu, we wrześniu oraz w grudniu. Hufcowi instruktorzy ds. pracy z kadrą poznają założenia Systemu pracy z kadrą w ZHP i definiują stopniowo swoją rolę w hufcach w tym obszarze. Pozyskanie instruktorów do współpracy w ramach wsparcia metodycznego (m.in. szef zespołu zuchowego, dwoje instruktorów zespołu wędrowniczego oraz koordynatorzy startujących projektów metodycznych: śpiewnika chorągwianego, wsparcia wychowania duchowego, kanonu (biblioteki) metodycznego chorągwi, współpracy drużyn z różnych organizacji harcerskich, badania dotyczącego projektu starszoharcerskiego). Stworzenie chorągwianego standardu opisu funkcji oraz opisu zespołu, elektroniczna ewidencja funkcji i zespołów. Efektem jest działający standard, wg którego opisujemy 14 • • • • wszystkie funkcje przed mianowaniem (w ewidencji znajduje sie obecnie 28 funkcji, z czego 16 funkcji posiada opisy). Działania koordynujące powstawanie planów operacyjnych do strategii ZHP w hufcach. W efekcie 17 hufców stworzyło plany operacyjne, które są aktualnie (czerwiec) podsumowywane w formule spotkań z komendami hufców. Powołanie pełnomocnika ds. wdrażania strategii ZHP (maj 2013) - istotne kompetencje, które miał w opisie funkcji Grzegorz Parys. Pełnomocnik zajmie się również skonsultowaniem w chorągwi projektu "Programu rozwoju Chorągwi na lata 2014-2018" do przedłożenia zjazdowi chorągwi w 2014 r. Przygotowanie i prowadzenie bloga komendy chorągwi - jako medium dostarczające wiedzę o działaniach komendy (głównie kształceniowych i dotyczących pracy z kadrą oraz wsparcia metodycznego). W efekcie opublikowano na blogu ponad 30 artykułów w ciągu minionego roku http://komendastoleczna.wordpress.com/ . Stworzenie forum wymiany opinii i pomysłów, służącego prowadzeniu konsultacji (maj 2013) - http://choragiew.sugester.pl/ . Aktualne zadania na mojej liście "pilne i ważne" • • • • Dokończenie spotkań z komendami hufców mających na celu podsumowanie realizacji hufcowych planów operacyjnych do Strategii ZHP (pilne, ważne) Pozyskanie do współpracy szefów zespołów metodycznych (na razie jest pozyskany szef zespołu zuchowego) (ważne) Przygotowanie spotkania zapoznawczego z instruktorami zajmującymi się w chorągwi specjalnościami (ważne) Organizacja warsztatów z programowania (ważne)" Synteza moich działań Funkcją moich działań w komendzie ma być wsparcie hufców w ich działaniach wspierających rozwój kadry. W ciągu mijającego roku udało się podkreślić te obszary działań chorągwi, których kwintesencją jest właśnie wspieranie. Mam na myśli Komisję Stopni Instruktorskich (zrekonstruowaną, aktywną, skuteczną), spotkania i zbiórki z obszaru prac z kadrą (z umiarkowaną frekwencję, ale powoli zyskujące na popularności), działania wokół planów operacyjnych do Strategii ZHP (spotkania podsumowujące z komendami hufców, powołanie pełnomocnika ds. wdrażania strategii), integrację grona instruktorskiego gotowego do współpracy na polu chorągwi, dzielenia się doświadczeniami, budowania wartości dodanej (zalążki projektów wspierających oraz zespołów metodycznych). Są to osiągnięcia, które w kolejnym roku pracy należy rozwijać. 15 CZŁONEK KOMENDY CHORĄGWI DS. STRATEGII i WIZERUNKU phm. Grzegorz Parys mp. Zakres obowiązków i odpowiedzialności: • • • • • • • • • • • • • odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał, zarządzeń i decyzji w obszarze kontroli realizacji strategii i wizerunku na poziomie chorągwi (MA) odpowiada za opracowanie i kontrolę terminowej realizacji planów operacyjnych chorągwi (MA) wpiera promocję wydarzeń zaplanowanych przez komendę chorągwi (webmaster) odpowiada za jakość i spójność wprowadzanych standardów, instrukcji, regulaminów, oraz wszelkich regulacji wewnętrznych chorągwi i ZHP (PG) kontroluje działania chorągwi oraz hufców w zakresie zgodności z instrukcjami wewnętrznymi ZHP odpowiada za spójność identyfikacji wizualnej chorągwi (PG) odpowiada za realizację założeń polityki informacyjnej oraz promocyjnej chorągwi (PG) wspiera proces programowania pracy hufców, organizuje proces ewaluacji procesu programowania pracy hufców (MA) wspiera komendy hufców w zakresie promocji i wizerunku systematycznie bierze udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend hufców zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Stołecznej ZHP Dokumentacja: • • • • • program rozwoju chorągwi plany operacyjne chorągwi programy rozwoju i plany operacyjne hufców standardy programowania i ewaluacji procesu programowania dokumentacja z zakresu strategii oraz wizerunku Decyzyjność i wnioskodawczość: • • Podległe funkcje, stanowiska i zespoły: • • • • • Przełożony: Komendant Chorągwi Stołecznej ZHP Wsparcie: • wnioskowanie do komendanta chorągwi o powołanie szefów oraz członków zespołów z obszaru strategii oraz wizerunku wnioskowanie do komendanta chorągwi o powołanie zespołów stałych i doraźnych oraz szefów zadań niezbędnych do realizacji celów z obszaru strategii oraz wizerunku administrator serwera chorągwi redaktorzy oficjalnych serwisów i mediów chorągwi stołeczny korespondent serwisu regionalnego ZHP pozostali pełnomocnicy i zespoły stałe oraz zadaniowe w obszarze strategii oraz wizerunku członkowie komend hufców ds. promocji oraz wizerunku • • • zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych oraz dostępu do mobilnego Internetu w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji (w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi) dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy Tryb i kryteria oceny: • • • • • • coroczne sprawozdanie z działalności ocena jakości i efektywności chorągwianych planów operacyjnych ocena jakości i efektywności chorągwianych wydarzeń w zakresie promocji coroczne absolutorium sprawozdanie przedzjazdowe w zakresie realizacji strategii i wizerunku przejrzystość realizacji działań z obszaru strategii i wizerunku w chorągwi, podejmowanych decyzji oraz dostępność do informacji niesklasyfikowanych jako poufne (status poszczególnych informacji i danych określa odrębna procedura zatwierdzona przez komendę chorągwi) Grzegorz od września 2012 roku nie pełni aktywnie swojej funkcji ze względu na wypadek, któremu uległ. Kluczowe odpowiedzialności rozdzielone zostały między komendanta chorągwi (PG), członka komendy ds. programu i pracy z kadrą (MA) lub innych funkcyjnych. 16 CZŁONEK KOMENDY CHORĄGWI ds. GOSPODARCZYCH hm. PAWEŁ CHEMPIŃSKI mp. Zakres obowiązków i odpowiedzialności: • • • • • • • • • • • • • • • odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu gospodarczo-ekonomicznego chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał, zarządzeń i decyzji w obszarze programu gospodarczo-ekonomicznego na poziomie chorągwi sprawuje nadzór nad chorągwianymi bazami/ ośrodkami, koordynuje powstawanie i realizację ich budżetów odpowiada za odpowiada za optymalizację kosztów oraz maksymalizację zysków związanych z działaniem baz/ ośrodków chorągwianych współpracuje z szefami chorągwianych oraz hufcowych baz/ ośrodków i sprawuje nadzór nad poprawnością ich działań odpowiada za pozyskanie dodatkowych zewnętrznych środków finansowych i rzeczowych oraz za pozyskanie sponsorów/ fundatorów dla baz chorągwianych i hufcowych oraz na bieżącą działalność Chorągwi odpowiada za formalną część organizacji chorągwianej akcji letniej i zimowej nadzoruje organizowane w chorągwi akcje zarobkowe "Znicz" i "Parking", współpracując ze skarbnikiem chorągwi oraz komisją rewizyjną w ustalonym zakresie odpowiada za sprawy kwatermistrzowskie chorągwi, w tym za przeprowadzenie inwentaryzacji ciągłej i okresowej w Chorągwi odpowiada za prawidłowe przeprowadzenie kasacji majątku ZHP odpowiada za przygotowanie rozdzielenia spraw gospodarczych od statutowych współpracuje z odpowiednimi jednostkami Głównej Kwatery ZHP oraz innych chorągwi zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Stołecznej ZHP Dokumentacja: • • • • • • • dokumenty baz: akty notarialne, budżety, umowy, standardy i procedury raport otwarcia dla baz/ ośrodków arkusze spisu z natury, książka inwentarzowa chorągwi dokumentacja akcji letniej i zimowej pisma sponsorskie program wychowania gospodarczo-ekonomicznego inne dokumenty związane z pełnioną funkcją Decyzyjność i wnioskodawczość: • • • • • • • zatwierdzanie budżetów baz/ ośrodków wraz z rocznymi planami działania i planami inwestycyjnymi ocena pracy kierowników baz/ ośrodków wnioskowanie o powołanie/ odwołanie kierowników baz/ ośrodków wnioskowanie o powołanie/ odwołanie pełnomocników HALiZ, Akcji "Znicz" i "Parking" wnioskowanie o powołanie/ odwołanie szefa i członków Zespołu gospodarczo-ekonomicznego opiniowanie pracy podległych mu instruktorów, zespołów i jednostek organizacyjnych oraz wszystkie inne decyzje wynikające z działań gospodarczo-kwatermistrzowskich chorągwi Podległe funkcje, stanowiska i zespoły: • • • • • kierownicy chorągwianych baz/ ośrodków kwatermistrz chorągwi pełnomocnicy akcji letniej i zimowej oraz akcji zarobkowych kwatermistrzowie hufców zespoły stałe i zadaniowe ds. gospodarczych oraz wychowania ekonomicznego Przełożony: Komendant Chorągwi Stołecznej ZHP Wsparcie: • • • • • zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji (w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi) dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy pełnomocnictwo komendanta i skarbnika w zakresie czynności związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych Tryb i kryteria oceny: • • • • • • coroczne sprawozdanie z działalności w obszarze gospodarczo-ekonomicznym oraz realizacji założeń i celów programu gospodarczo-ekonomicznego coroczna ocena rentowności chorągwianych baz/ ośrodków stopień realizacji założeń programu gospodarczo-ekonomicznego coroczne absolutorium, absolutorium zjazdowe sprawozdanie przedzjazdowe dotyczące części gospodarczo-ekonomicznej przejrzystość realizacji działań z obszaru gospodarczo-ekonomicznego chorągwi, podejmowanych decyzji oraz dostępność do informacji niesklasyfikowanych jako poufne (status poszczególnych informacji i danych określa odrębna procedura zatwierdzona przez komendę chorągwi) 17 Paweł Chempiński, uchwałą komendy chorągwi z dnia 8 kwietnia 2013 roku, został wykluczony ze składu komendy, po uprzednim złożeniu rezygnacji z pełnienia funkcji. Odpowiedzialności z zakresu spraw gospodarczych przejął skarbnik chorągwi. Efekty działań Pawła Chempińskiego na funkcji zaprezentowane zostały podczas konferencji "Bilans" w marcu 2013 roku. Materiał dostępny jest pod adresem: http://komendastoleczna.files.wordpress.com/2013/03/bilans_prezentacja.ppt 18 ANEKS 1. Wzór opisu funkcji poziomu Komendy Chorągwi Stołecznej ZHP FUNKCJA IMIĘ I NAZWISKO mp. Zakres obowiązków i odpowiedzialności: • • . . Dokumentacja: • • prowadzi... nadzoruje... Decyzyjność i wnioskodawczość: • • Podległe funkcje, stanowiska i zespoły: • • Przełożony: Wsparcie: • • ... ... ... ... ... ... Tryb i kryteria oceny: • • ... ... funkcyjny przełożony 2. Kwestionariusz podsumowania opisu funkcji Witaj! Formularz ten służy corocznemu podsumowaniu realizacji Twojego opisu funkcji. Oceny dokonujesz samodzielnie. Jest ona ważna z dwóch względów. Po pierwsze, pomaga Ci ocenić własne działania z perspektywy czasu, zmierzyć Twoją efektywność, wyciągnąć wnioski. Po drugie, pozwoli na stałe udoskonalanie przydziału zadań do funkcji i da możliwość sprawozdawania z realizacji opisów funkcji wielu osób wg podobnego schematu. 1. Przy odpowiedzi na niektóre pytania konieczne będzie zaglądanie do własnego opisu funkcji. 2. Odpowiadając na pytania odnosisz sie zawsze do funkcji, której dotyczy opis. 3. Oceniasz okres po 16 czerwca 2012 roku. 4. Na wypełnienie formularza potrzebujesz min. 30 minut. 5. Proszę Cie o zmierzenie czasu wypełniania formularza (pytanie na samym końcu ankiety). Czuwaj! hm. Marcin Adamski członek komendy ds. programu i pracy z kadrą 19 1 Nazwa funkcji Przekopiuj ze swojego opisu funkcji. 2 Imię i nazwisko CZĘŚĆ A Poniżej znajdziesz listę stwierdzeń. O każdym powiedz na ile sie z nim zgadzasz lub nie zgadzasz, korzystając z dostępnej skali 1-5, gdzie 1 oznacza "zdecydowanie się nie zgadzam", a 5 oznacza "zdecydowanie się zgadzam". Pamiętaj, aby odnosić sie do funkcji zawartej w opisie funkcji, a nie do innych funkcji harcerskich (jeśli takie pełnisz). 3 Funkcja jaką pełnie jest istotna dla działania Chorągwi Stołecznej 4 Pełniąc swoją funkcje czuje, że jestem na właściwym miejscu 5 Znam opis swojej funkcji 6 W pełnieniu funkcji otrzymuje odpowiednie wsparcie ze strony przełożonych 7 Pełnienie funkcji angażuje mnie ponad czas, jaki chce mu poświęcać 8 Pełniąc swoją funkcje mam poczucie wpływu na rzeczywistość w chorągwi 9 Spełniam sie osobiście pełniąc swoją funkcje 10 Pełnienie funkcji bywa powodem rezygnacji z działań w innych obszarach 11 Efekty mojej pracy na funkcji są widoczne 12 Moja funkcja ma charakter prestiżowy 13 Pełniąc funkcje mogę liczyć na wsparcie swoich współpracowników 14 Lubię to co robie 15 Mam stworzone optymalne warunki do pełnienia swojej funkcji 16 Czuje satysfakcje z efektów swojej pracy na funkcji 17 Opis funkcji dobrze opisuje to czym sie w rzeczywistości zajmuje 18 Pełniona funkcja realizuje moje harcerskie aspiracje CZĘŚĆ B Odpowiedz na poniższe pytania w oparciu o treść opisu funkcji. Pamiętaj, że odnosisz sie do okresu po 16 czerwca 2012 r. Do których odpowiedzialności najczęściej nawiązywały Twoje działania? 19 Wybierz maksymalnie 5 punktów z części "Zakres obowiązków i odpowiedzialności" swojego opisu funkcji. Odpowiedzialności, do których nie udało Ci sie nawiązać w działaniu Wybierz odpowiednie punkty z części "Zakres obowiązków i odpowiedzialności" 20 swojego opisu funkcji. Odpowiedź "nie dotyczy" będzie oznaczać, że do każdej z odpowiedzialności udało Ci sie nawiązać. 20 Niewykorzystane uprawnienia decyzyjności i wnioskodawczości. Z części "Decyzyjność i wnioskodawczość" swojego opisu funkcji skopiuj te pozycje, z 21 których w ocenianym okresie nie skorzystałaś/ skorzystałeś. Powód nie jest istotny. Odpowiedź "nie dotyczy" oznacza, że przynajmniej raz skorzystałaś/ skorzystałeś z każdego uprawnienia. Wykorzystanie form wsparcia Z części "Wsparcie" swojego opisu funkcji skopiuj te pozycje, z których w ocenianym 22 okresie nie skorzystałaś/ skorzystałeś. Powód nie jest istotny. Odpowiedź "nie dotyczy" oznacza, że przynajmniej raz skorzystałaś/ skorzystałeś z każdej z form wsparcia. Sugerowane zmiany treści opisu funkcji Napisz jakie zmiany w opisie Twojej funkcji będą korzystne dla jego realizacji. Czegoś 23 brakuje, coś jest niepotrzebne? Odpowiedź "nie dotyczy" będzie oznaczać, że nie widzisz konieczności wprowadzania zmian do swojego opisu funkcji. CZĘŚĆ C Odpowiedz na poniższe pytania dotyczące działań, które udało Ci sie zrealizować w omawianym okresie (od 16 czerwca 2012). 24 Twoje trzy działania, które uważasz za najbardziej istotne dla działania chorągwi Wypunktuj działania, krótko opisując każde z nich - zdradzając cel i efekt końcowy. Opisz wartość dodaną swoich działań na funkcji. Wartość jakościowa i/ lub ilościowa. Wymień rzeczy, które zaistniały dzięki Twoim działaniom i opisz mierzalny efekt ich wdrożenia. Przykład: organizacja zespołu 25 duchowego, w którego prace zaangażowało sie 5 instruktorów. Zespół przygotował przewodnik duchowy dla drużynowych, który został opublikowany na stronie internetowej. Aktualne zadania na Twojej liście "pilne i ważne". 26 Wypunktuj działania z Twojego obszaru, którym przypisujesz jeden z trzech statusów: 1) pilne, 2) ważne lub 3) pilne i ważne. Do każdej pozycji przypisz odpowiedni status. Synteza działań wynikających z pełnionej funkcji 27 Tekst ciągły (NIE punkty). Podsumuj w skrótowy i konkretny sposób swoją działalność wynikającą z funkcji. Skup sie na faktach i efektach, nie oceniaj działań. CZĘŚĆ D 28 Poniższe pole możesz wykorzystać w dowolny sposób. Jeśli masz jakieś sugestie lub uwagi, napisz. 29 Ile minut trwało wypełnianie formularza? Jeśli były przerwy, należy je odliczyć. Dziękuję Ci za poświęcony czas. Czuwaj! Marcin Adamski [email protected] 21
