2015_01_16_Rozeznainie rynku_GRA MIEJSKA

Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/25/1/AB/15/SW
Szanowni Państwo,
Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty
cenowej dotyczącej Wykonanie usługi dotyczącej opracowania koncepcji i zorganizowania w
Szczecinie rowerowej gry miejskiej promującej projekty transportowe realizowane w
ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013.
Przedstawiona wycena posłuży Zamawiającemu do ustalenia szacunkowej wartości
zamówienia, w celu przeprowadzenia zamówienia publicznego w trybie przetargu
nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
SZCZEGÓŁOWY OPIS I ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
I – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA OBEJMUJE NASTĘPUJĄCE CZYNNOŚCI:
1. Opracowanie koncepcji i organizacja rowerowej gry miejskiej: obsługa techniczna,
redakcyjna i produkcyjna, organizacja i koordynacja imprezy..
2. Opracowanie koncepcji, strategii (w tym kampanii PR) oraz hasła akcji promującej rowerową
grę miejską – całość akcji promocyjnej musi być spójna wizerunkowo dla wszystkich form
przekazu.
3. Opracowanie kreacji graficznej i audiowizualnej akcji promocyjnej (z wykorzystaniem
rysunków i/lub zdjęć, filmów wykonanych przez Wykonawcę oraz muzyki zakupionej przez
Wykonawcę).
4. Zakup mediów i nośników.
5. Kompleksowa realizacja akcji promocyjnej tj.:
produkcja materiałów reklamowych,
emisja, ekspozycja i dystrybucja materiałów reklamowych.
6. Zakup oraz uroczyste wręczenie nagród dla uczestników rowerowej gry miejskiej.
Przedmiot umowy współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.1
II - CELE ORAZ KLUCZOWE ZAŁOŻENIA ORGANIZACJI ROWEROWEJ GRY MIEJSKIEJ
1. Cele
Do głównych celów przedsięwzięcia należą promocja wybranych projektów transportowych
zrealizowanych w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko oraz upowszechnienie wiedzy
na temat efektów wdrażania funduszy europejskich wśród mieszkańców Szczecina i okolic.
Koncepcja i formuła akcji promocyjnej ma zapewnić skuteczność w dotarciu do możliwie
szerokiej rzeszy odbiorców oraz przyczynić się do wzrostu świadomości mieszkańców na temat
tego, jak fundusze europejskie przyczyniły się do rozwoju Szczecina.
2. Grupa docelowa
Przedsięwzięcie skierowane jest do mieszkańców Szczecina i okolic, przy czym uczestnikami gry
mogą być osoby w wieku 18+.
3. Zasięg
Miasto Szczecin
4. Czas trwania
Gra miejska: 1 dzień.
Minimalny czas trwania głównej części akcji promocyjnej w radiu, portalach internetowych oraz
w środkach transportu miejskiego to co najmniej 32 dni.
III - ZAKRES RZECZOWY
1. KONCEPCJA I ORGANIZACJA ROWEROWEJ GRY MIEJSKIEJ.
1.1. Miejsce i termin rozgrywek
Szczecin – wiosna/lato 2015
1.2. Szacowany czas i przebieg rozgrywek
a)
czas gry: impreza całodzienna trwająca co najmniej 5 godzin, obejmująca min. 18 punktów
(w tym 6 punktów niewymagających obsługi tzw. bezosobowych) oraz 1 dodatkowy punkt lotny
z wykorzystaniem tramwaju zakupionego ze środków w ramach POIiŚ;
b) zakończenie imprezy: po zakończeniu rozgrywek przez co najmniej 30 min. Nastąpi
uroczyste ogłoszenie wyników oraz wręczenie nagród o określonej godzinie, w określonym
miejscu w centrum Szczecina.
1.3.
Organizacja gry, system motywacyjny dla uczestników
Ustalenia dla rozgrywek:
- gra z rejestracją uczestników przez Internet;
- wiek uczestników: 18+;
- uczestnicy tworzą zespoły 3 osobowe, min. 90 zespołów, tj. 270 uczestników;
- możliwość wypożyczenia nieodpłatnie przez uczestników rowerów na czas rozgrywek min. 20
sztuk (z czego min. 8 sztuk z tzw. damską ramą);
- nagrody (zgodne z zapisami pkt. 1.4 e) zapewnia Wykonawca
- przejazdy specjalnie wynajętym na potrzeby imprezy co najmniej 1 tramwajem (z możliwością
przejazdu z rowerem),
- uroczyste zakończenie rozgrywek z oprawą zapewnia Wykonawca;
- dyplomy dla każdego z graczy wręczane po zakończeniu gry zapewnia Wykonawca.
1.4. Zakres prac Wykonawcy
a) Kompleksowe opracowanie koncepcji rowerowej gry miejskiej, w tym: hasło przewodnie,
scenariusz gry, zaproponowanie rozwiązań dotyczących uczestnictwa i oceny graczy oraz
realizacji systemu motywacyjnego (ranking, uszczegółowienie systemu motywacyjnego,
wręczanie nagród itp.).
b)
Zapewnienie obsługi prawnej całego przedsięwzięcia, odpowiadającej m.in. za opracowanie
regulaminu gry.
c) Koordynacja przebiegu rowerowej gry miejskiej, obejmująca:
Przeprowadzenie rejestracji uczestników – rejestracja przez Internet.
Wykonanie i wręczenie zestawów rejestracyjnych/powitalnych oraz na zakończenie gry
dla każdego z uczestników, obejmujących minimum:
-
mapki z zaznaczonymi lokalizacjami rozgrywek (format A 4, kolor 4+4 CMYK, papier
offset min. 150 g) w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn + 10%;
-
kamizelki odblaskowe (materiał fluorescencyjny, poliester 100%, dwa poziome pasy
odblaskowe, wykonane ze srebrnej tkaniny zgodnej z normą EN471 (lub równoważną),
obszycie lamówką, zapięcie na rzep, uniseks) 25 % – rozmiar S/M, 50% - rozmiar L,
25 % – rozmiar XL, kolor jednolity do wyboru Zamawiającego, nadruk na jednej stronie
4+0 CMYK), w liczbie zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 10%;
-
baton musli z orzechami, masa min. 40 g, zawartość orzechów min. 25% w liczbie
zgodnej z planowaną liczbą uczestników + 10%;
-
woda mineralna niegazowana 0,5 l, w liczbie równej dwukrotnej liczbie planowanych
uczestników +10%;
-
długopis reklamowy promujący grę miejską (nadruk 4+0 CMYK) w liczbie zgodnej
z planowaną liczbą drużyn + 10%;
-
karta konkursowa (Format dowolny, nie mniejszy niż 15 x 15 cm, kolor 4+4 CMYK,
papier offset, min. 150 gr) w liczbie zgodnej z planowaną liczbą drużyn +10%.
Zapewnienie obsługi w punktach uwzględnionych w grze – minimum 12 animatorów
oraz 3 koordynatorów, posługujących się językiem polskim i angielskim.
Bieżące
dokumentowanie
przebiegu
gry
(fotografowanie
oraz
filmowanie
najciekawszych wydarzeń w tym uroczystego ogłoszenia wyników i wręczenia nagród)
oraz bieżące zamieszczanie relacji z przebiegu gry w Internecie w formie materiału
zawierającego opisy i zdjęcia) oraz zmontowanie 3-minutowego filmu (+/- 5%) z
przebiegu gry.
d) Zapewnie dodatkowych atrakcji, motywujących do udziału w grze miejskiej:
Możliwość wypożyczenia nieodpłatnie przez uczestników sprawnych rowerów na czas
rozgrywek min. 20 sztuk (z czego min. 8 sztuk z tzw. damską ramą).
Zapewnienie lotnego serwisu rowerowego dla uczestników gry (z możliwością wymiany
np. pękniętej dętki, naoliwieniem łańcucha itp.) oraz przegląd roweru przed
wystartowaniem gry.
Wynajem tramwaju zakupionego w ramach POIiŚ, w którym będzie dodatkowy tzw.
„lotny” punkt gry z dodatkowym zadaniem ze specjalnymi nagrodami. W tramwaju
powinna być wyświetlana prezentacja dot. projektów transportowych finansowanych w
ramach VI-VIII priorytetu POIiŚ realizowanych w Szczecinie i okolicach.
e) Zapewnienie nagród rzeczowych:
Nagrody główne za zajęcie pierwszego miejsca: 3 rowery [rama: karbonowa; koło min.
26”, hamulce tarczowe (przód/tył), widelec z blokadą skoku (min. 100 mm), kaseta tył –
min. 9-rzędowa, kaseta przód – min. 3-rzędowa; waga roweru z osprzętem maks. 12,5
kg)] z czego 2 rowery rama o rozm. 20” i jeden rama o rozm. 18”.
Nagrody za drugie miejsce: 3 tablety z oprogramowaniem (o następujących min.
parametrach: przekątna ekranu LCD: 9”, rozdzielczość LCD: 1280 x 768 pikseli, system
operacyjny: Android 3.x lub równoważny, waga: poniżej 0,8 kg, procesor: 2 x 1.0GHz,
pamięć wewnętrzna: 32GB, pamięć operacyjna: 1GB, wbudowany modem, kamera,wi-fi)
Nagrody za trzecie miejsce: 3 longboardy (sklejka: klon kanadyjski, min. 7-warstwowa,
długość min. 36”, szerokość maks 8,5”, kółka kauczukowe wielkość min. 69 mm,
szerokość min. 51mm twardość 78a).
Nagroda za IV miejsce: 3 czytniki e-książek (ekran: wykonany w technologii papieru
elektronicznego, podświetlany, dotykowy, przekątna min. 6 cali, co najmniej 16
poziomów szarości; możliwość wyboru typu i rozmiaru czcionek; pamięć wewnętrzna
min. 2 GB; wyjście audio, łączność: wi-fi i USB, waga od 200 gr do 225 gr, model w
produkcji
od
2013
r.)
+
3
futerały
na
czytniki
(zamykane
na
magnes,
otwieranie/zamykanie – jako funkcja wybudzania/zasypiania czytnika, materiał:
zewnątrz skóra, wewnątrz – tkanina przypominająca denim).
Nagrody za V miejsce: 3 specjalistyczne zapięcia rowerowe typu u-lock (szekla: o
długości min. 22 cm,, średnicy min 13 mm, i kwadratowym przekroju; jarzmo i
najważniejsze elementy wykonane zostały ze stali hartowanej w specjalnej,
zapewniającej dużą wytrzymałość, technologii; zamek: wyposażony w automatyczną
zaślepkę chroniącą przed kurzem, otwierany tylko odpowiednim kluczem; w
zestawie z dwoma kluczami - w tym jeden z ułatwiającą jego znalezienie diodą LED /
przypadku ich zgubienia możliwość zamówienia zapasowych sztuk/; waga maks.
-1650 g).
Nagrody (gadżety rowerowe) w konkursach w ramach kampanii PR – propozycja
Wykonawcy.
Nagrody w ramach konkursów przeprowadzonych na portalu społecznościowym – 3
sztuki odtwarzaczy mp3 (pojemność min. 4GB, funkcja cyfrowego dyktafonu;
wbudowany mikrofon; kolorowy wyświetlacz o przekątnej min. 1.8"; wbudowane radio
FM).
Nagrody (gadżety rowerowe) w ramach punktu lotnego (15 sztuk tj. zestawy dla 5
drużyn) – propozycja Wykonawcy.
f) Zapewnienie podczas zakończenia gry: sceny o wymiarach min. 5m x 5m, nagłośnienia, co
najmniej godzinny występ profesjonalnego dj-a, profesjonalnego konferansjera (z co najmniej
2-letnim udokumentowanym doświadczeniem) zaakceptowanego przez Zamawiającego oraz
opłaty za ZAiKS.
g) Zapewnienie zabezpieczenia imprezy: ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej imprez
(OC), ambulans medyczny w liczbie: 1 szt. z obsadą personalną: kierowca (1 osoba), ratownik
(1 osoba), lekarz medycyny posiadający odpowiednie uprawnienia; uzyskanie zezwoleń
niezbędnych do zorganizowania i przeprowadzenia imprezy; odpowiedzialność za wszelkie
szkody na osobie lub mieniu zaistniałe podczas rowerowej gry miejskiej, wynikające z winy
Wykonawcy lub osób obsługujących imprezę; uprzątnięcie zanieczyszczeń spowodowanych
w trakcie organizacji i przeprowadzania imprezy przez Wykonawcę.
h) Zapewnienie nadzoru przygotowań i samej imprezy przez Zamawiającego:
Na min. tydzień przed grą miejską wyjazd organizacyjny z przedstawicielem Wykonawcy
do Szczecina dla 1 przedstawiciela Zamawiającego w celu skontrolowania przygotowań
do gry i przebiegu kampanii promocyjnej, w jego ramach przelot na trasie Warszawa –
Szczecin – Warszawa, nocleg w min. 3-gwiazdkowym hotelu, położonym w centrum
miasta; całodzienne wyżywienie; transport na trasie lotnisko – hotel – lotnisko;
Przelot na trasie Warszawa – Szczecin – Warszawa i 2 noclegi w pokojach
jednoosobowych
lub
do
pojedynczego
wykorzystania
wraz
z
całodziennym
wyżywieniem w min. 3-gwiazdkowym hotelu, położonym w centrum miasta dla 2
przedstawicieli Zamawiającego na czas gry oraz transport po Szczecinie tj. przejazd
przez trasę gry miejskiej z przedstawicielem Wykonawcy dla przedstawicieli
Zamawiającego; transport na trasie lotnisko – hotel – lotnisko.
2. KREACJA I PRODUKCJA ELEMENTÓW REKLAMOWYCH
2.1. Elementy graficzne
a) Wszystkie projekty muszą posiadać spójną kreację, dostosowaną do wymiarów
poszczególnych nośników.
b) Projekt logotypu akcji promującej rowerową grę miejską, uwzględniający nazwę gry, który
będzie używany we wszystkich materiałach promocyjnych.
c) Projekty graficzne i produkcja materiałów promocyjnych wykorzystywanych w przebiegu
gry miejskiej:
mapki gracza,
kamizelki odblaskowe,
długopisy,
karty gracza.
d) Kompleksowe przygotowanie materiałów graficznych na stronę portalu społecznościowego
promującej rowerową grę miejską.
e) Kreacja i produkcja banneru na stronę internetową Zamawiającego.
2.2. Spot radiowy
a) Produkcja przez doświadczone w tym zakresie studio nagrań 1 spotu zapowiadającego o
długości 30 sekund (w tym formułka o źródle finansowania) czytanego przez co najmniej 2
doświadczonych profesjonalnych lektorów (głos damski i męski).
b) Udział
przedstawiciela
Zamawiającego
w
trakcie
nagrań
spotu
radiowego
wraz z dojazdem do studia nagrań (w przypadku nagrań w studiu zlokalizowanym powyżej
200 km od siedziby Zamawiającego Wykonawca dodatkowo zapewni nocleg w hotelu 3gwiazdkowym dla 1 przedstawiciela Zamawiającego wraz z całodziennym wyżywieniem).
2.3. Reklama w środkach komunikacji miejskiej (tramwaje)
a) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru 2 warianty projektów graficznych
reklamy dostosowanych do wymiarów nośników.
b) Wykonawca zapewni wydruk 120 plakatów w formacie A3 (CMYK 4+0, papier kreda min.
150 gr).
c) Wykonawca dostarczy wydrukowane plakaty do miejsca wskazanego przez Zamawiającego.
2.4. Reklama w Internecie
a) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru 2 warianty projektów graficznych
reklamy tj. animowanego banneru w formacie dostosowanym do wymogów strony, na której
będzie wyświetlana reklama.
3. ZAKUP CZASU ANTENOWEGO, ZAKUP NOŚNIKÓW, EMISJA I EKSPOZYCJA ITP..
3.1. Radio
Emisja minimum 180 spotów zapowiadających w stacji/stacjach o zasięgu obejmującym cały
Szczecin. Rozpoczęcie emisji na minimum 18 dni
przed terminem gry miejskiej
w Szczecinie, emisja do dnia gry miejskiej – minimum 5 razy dziennie w godzinach największej
słuchalności. Spoty muszą dotrzeć do jak największej liczby słuchaczy na terenie Szczecina (w
grupie wiekowej 18-35 lat) i zbudować jak największy zasięg efektywny.
3.2. Ekspozycja reklamy w środkach komunikacji miejskiej
Ekspozycja 120 plakatów w gablotach umieszczonych w tramwajach w Szczecinie przez 21 dni
poprzedzających dzień rozgrywek.
3.3. Internet
50 tys. odsłon banneru we flash’u (przy capping’u = 1) w najpopularniejszym wśród
użytkowników ze Szczecina miejskim/regionalnym portalu internetowym w grupie wiekowej
18-35 lat przez 28 dni poprzedzających dzień rozgrywek. 60% odsłon banneru na górze strony
głównej, a 40% w dowolnej części strony na stronach tematycznych, powiązanych z
charakterem imprezy tj. rowerowej gry miejskiej. Minimalny format banneru to 700 x 120
pikseli.
4. KAMPANIA PR I PROMOCYJNA
4.1 Dobór i uzasadnienie doboru proponowanych kanałów dotarcia do grup docelowych
kampanii i narzędzi, za pomocą których postawione cele zostaną zrealizowane:
a) Kreacja ogólnej koncepcji kampanii PR.
b) Hasło przewodnie i key visual spójne z pozostałymi elementami kampanii promującej
rowerową grę miejską.
c) Partnerstwa i patronaty medialne, które wzmocnią oddziaływanie kampanii
Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania koncepcji i przedstawienia propozycji
wyboru
patronackich/partnerskich
działań
w
mediach
tradycyjnych
i Internecie. Zadaniem Wykonawcy będzie finalizacja rozmów, koordynacja i nadzór nad
działaniami partnerskimi, które polegać będą na bezpłatnym umieszczeniu informacji
prasowej na nośnikach lub antenie partnerów. Wykonawca może pozyskać więcej
patronatów, po uzyskaniu uprzedniej zgody Zamawiającego.
Wykonawca musi pozyskać minimum 3 patronaty, w tym m.in.: 1 radia lokalnego, 1
miejskiego portalu internetowego i 1 portalu branżowego – transport lub/i rowery.
Wykonawca musi zaplanować minimum 3 konkursy, które przeprowadzi z patronami
mediowymi (w tym koncepcja i nagrody).
4.2 Prowadzenie działań w Internecie (social media, zaplanowanie minimum 3 konkursów
mających na celu powiększenie liczby fanów, przygotowanie komunikatów – kontentu na
stronę portalu społecznościowego):
a) Nawiązanie i prowadzenie komunikacji z potencjalnymi uczestnikami i fanami gry poprzez
stworzenie oraz prowadzenie konta/fanpage na minimum 1 z najbardziej popularnych
portali społecznościowych w języku polskim, np. Facebook lub równoważnych, przy czym
liczba polskich użytkowników portalu nie może być mniejsza niż 5 mln.
b) Konto służące pozyskiwaniu fanów i budowaniu odpowiedniego wizerunku musi zostać
założone najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem gry miejskiej i musi być prowadzone jeszcze
przez minimum 7 dni po zakończeniu gry.
c) Na koncie od dnia uruchomienia konta min. jedna informacja dziennie.
4.3 Wybór dziennikarzy i wydawców z mediów lokalnych, zintensyfikowanie bezpośredniej
współpracy z nimi, opracowanie listy teleadresowej (minimum 5 redakcji).
4.4 Opracowanie i wykonanie kompletnych materiałów prasowych; wysyłka zaakceptowanych
przez Zamawiającego materiałów do dziennikarzy i wydawców w wersjach elektronicznych
i/lub papierowych – co najmniej cztery razy w czasie trwania kampanii PR.
4.5 Monitoring mediów obejmujący zakres kampanii public relations, stanowiący element
„Raportu z przebiegu gry miejskiej i kampanii promującej wraz z kampanią PR”.
3. INFORMACJE DOTYCZĄCE WARUNKÓW SKŁADANIA OFERT:
Zamawiający oczekuje złożenia ofert cenowych, zgodnie z poniższym zestawieniem:
L.p.
Nazwa
Wartość
netto w PLN
Stawka
podatku
VAT
Wartość
brutto w
PLN
1
2
3
4
5
1
Organizacja gry miejskiej w Szczecinie
2
Koszt produkcji i emisji spotu radiowego
3
Koszt produkcji i emisji reklamy internetowej
4
Koszt produkcji i emisji reklamy w komunikacji
miejskiej
5
Promocja i kampania PR
6
Nagrody
7
Udzielenie licencji na korzystanie z autorskich
praw majątkowych do Utworów wytworzonych w
trakcie realizacji Umowy
8
RAZEM
UWAGA: Cena powinna być podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Ofertę należy przesłać na adres mailowy: [email protected] do dnia 26.01.2015 r. do godz.
12.00.
Jednocześnie informuję, że oferty przesłane po wymaganym czasie nie będą rozpatrywane.
W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/25/1/AB/15/SW
Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w
rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Przedmiot umowy współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach
pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.1