Zarządzanie infrastrukturą.

Transkrypt

Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Numer dokumentu:
ZABEZPIECZENIE BUDYNKU, ZASADY POSTĘPOWANIA Z KLUCZAMI
ORAZ DOSTĘPU DO POMIESZCZEŃ BIUROWYCH
PW.8.4
1/12
Wydanie: I
URZĘDU MIASTA NOWY TARG
ZABEZPIECZENIE BUDYNKU, ZASADY POSTĘPOWANIA Z KLUCZAMI ORAZ DOSTĘPU DO
POMIESZCZEŃ BIUROWYCH
Opracował: (imię i nazwisko, podpis)
mgr Andrzej Zając
Data: 30 sierpnia 2007 r.
Obowiązuje od: 1 października 2007 r.
Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis)
Data: 3 września 2007 r.
Nr egz.:
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeżone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
Numer dokumentu:
PW.8.4
2/12
Wydanie: I
KARTA ZMIAN
Lp.
Wprowadzono
Anulowano
Data zmiany
Wprowadzający
zmianę
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
Numer dokumentu:
PW.8.4
3/12
Wydanie: I
PROCEDURA SYSTEMU
Urząd Miasta
Nowy Targ
Numer dokumentu:
PW.8.4
4/12
Wydanie: I
ROZDZIELNIK
Lp.
Otrzymujący procedurę
Nr
egz.
1.
Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością
1
2.
Burmistrz Miasta
2
3.
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego
3
4.
Skarbnik Miasta
4
5.
6.
Naczelnik Wydziału Gospodarki
Nieruchomościami i Planowania Przestrzennego
Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej
i Drogownictwa
Data
otrzymania
5
6
7.
Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji
7
8.
Naczelnik Wydziału Infrastruktury Społecznej
i Promocji
8
9.
Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich
9
10. Naczelnik Wydziału Oświaty
10
11. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
11
12. Kierownik Referatu d.s. Zamówień Publicznych
12
13. Kierownik Referatu d.s. Ochrony Środowiska
13
14. Audytor Wewnętrzny
14
15. Komendant Straży Miejskiej
15
16. Radca Prawny
16
17. Pełnomocnik ds. Rozwoju Lokalnego
17
18. Dozorca
18
Podpis
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
Numer dokumentu:
PW.8.4
5/12
Wydanie: I
SPIS TREŚCI
1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY ................................................................................................. 6
2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA ......................................................................................................... 6
1. TERMINOLOGIA I SKRÓTY............................................................................................................ 6
2. WŁAŚCICIEL PROCEDURY.............................................................................................................6
3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE..................................................................................... 6
4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA............................................................................... 7
4.1 Organizacja pracy.
7
4.2 Zabezpieczenie budynku.
8
4.3 Obowiązki pracowników w zakresie postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń biurowych..... 8
4.4 Zabezpieczenie pomieszczeń specjalnych.
10
4.5 Zabezpieczenie Ratusza.
11
4.6 Postanowienia końcowe.
11
7. ZAPISY.............................................................................................................................................. 11
8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW................................................................................12
9. DOKUMENTY ZWIĄZANE............................................................................................................ 12
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
Numer dokumentu:
PW.8.4
6/12
Wydanie: I
1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY
Celem procedury jest uprządkowanie zasad dotyczących zabezpieczenia budynku,
przechowywania kluczy do pomieszczeń biurowych oraz dostępu pracowników do tych pomieszczeń.
Niniejszą procedurą Burmistrz Miasta Nowy Targ reguluje obowiązki w ww. zakresie, w celu
prawidłowego zabezpieczenia przechowywanych w biurach zbiorów danych osobowych oraz
zabezpieczenia mienia Urzędu Miasta.
2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA
Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miasta Nowy Targ.
1. TERMINOLOGIA I SKRÓTY
Urząd – Urząd Miasta Nowy Targ
USC – Urząd Stanu Cywilnego
Ratusz – budynek Ratusza Miejskiego w Nowym Targu, ul. Rynek 1.
Muzeum – Muzeum Podhalańskie PTTK mieszczące się na drugim piętrze Ratusza Miejskiego
czas pracy – czas pracy pracowników Urzędu, ustalony w Regulaminie Pracy Urzędu Miasta oraz
bieżącym zarządzeniem Burmistrza Miasta w sprawie czasu pracy.
bezpośredni przełożony – dla naczelników wydziałów/ kierowników referatów oraz samodzielnych
stanowisk – Burmistrz lub odpowiedni Zastępca Burmistrza; dla pozostałych pracowników – naczelnik
wydziału/kierownik referatu;
gablota na klucze – gablota, w której przechowywane są klucze od pomieszczeń biurowych Urzędu
Miasta Nowy Targ, mieszcząca się w pomieszczeniu dozorcy pok. nr 24a.
Osoba nadzorująca – osoba z którą zawarto umowę o nadzór nad budynkiem Ratusza Miejskiego
2. WŁAŚCICIEL PROCEDURY
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego.
3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE
5.1
Pełnomocnik ds. ZJ jest odpowiedzialny za:
- rozpowszechnianie procedury użytkownikom za potwierdzeniem w rozdzielniku,
- właściwą numerację procedury,
PROCEDURA SYSTEMU
Urząd Miasta
Nowy Targ
Numer dokumentu:
PW.8.4
7/12
Wydanie: I
-
wyrażanie zgody na udostępnianie procedury osobom nie ujętym w rozdzielniku
i oznaczanie odpowiednim oznaczeniem,
podjęcie decyzji o wprowadzeniu nowego wydania procedury,
przechowywanie egzemplarza nr 1 procedury,
archiwizowanie wycofanej procedury.
5.2
Burmistrz Miasta Nowy Targ jest odpowiedzialny za:
- zatwierdzenie procedury.
5.3
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego:
- aktualizacja procedury,
- nadzór nad przestrzeganiem procedury.
5.4
Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zajmujący samodzielne niezależne
stanowiska są odpowiedzialni za:
- przestrzeganie procedury,
- nadzorowanie przekazanej przez Pełnomocnika ds. ZJ procedury.
5.5
Wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za:
- zapoznanie się z procedurą,
- postępowanie zgodnie z opisanymi w procedurze wytycznymi,
- zgłaszanie wniosków dotyczących zmian doskonalących.
4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA.
4.1
Organizacja pracy.
1.Siedzibą Urzędu Miasta jest MIASTO-NOWY TARG, ul. Krzywa 1, powiat nowotarski,
województwo małopolskie.
2.Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Ratusza Miejskiego w Nowym Targu, ul. Rynek 1
3.W Urzędzie Miasta Nowy Targ obowiązuje pięciodniowy tydzień pracy z następującym
rozkładem i wymiarem czasu pracy w poszczególnych dniach tygodnia:
− poniedziałek od godz. 900 do 1700
− od wtorku do piątku od godz. 730 do 1530
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
Numer dokumentu:
PW.8.4
8/12
Wydanie: I
za wyjątkiem harmonogramu pracy sprzątaczek - od poniedziałku do piątku od godz. 1200 do
2000, 2 dozorców - od poniedziałku do piątku w godz. od 600 do 1400 i od 1300 do 2100 oraz czasu
pracy Straży Miejskiej, tj.: poniedziałek, wtorek, środa, piątek w godz. od 700 do 2100 czwartek,
sobota w godz. od 500 do 2000
4.2
Zabezpieczenie budynku.
1. Otwarcia budynku Urzędu rano dokonuje dozorca nie wcześniej niż na 45 minut przed godziną
rozpoczęcia pracy Urzędu, do którego obowiązków, oprócz określonych w zakresie czynności,
należy także:
1/ wydawanie kluczy od pomieszczeń biurowych i administracyjnych pracownikom urzędu
rozpoczynającym pracę,
2/ przyjmowanie zdawanych kluczy przez pracowników na koniec dnia pracy urzędu,
3/ zamknięcie dostępu zewnętrznego do budynku Urzędu po zakończeniu dnia pracy.
2. Komplety kluczy wejściowych na teren budynku Urzędu są w osobistym posiadaniu
następujących osób:
1/ Burmistrza oraz Zastępców Burmistrza,
2/ dozorcy.
3. Na komplet kluczy, o których mowa w ust.1, składają się klucze od:
1/ drzwi wejściowych budynku,
2/ kraty na korytarzu na I piętrze,
3/ sekretariatu,
4/ podwórza.
4. Utrzymanie skutecznego zabezpieczenia technicznego budynku Urzędu, stosownie do
obowiązujących wymogów w tym zakresie (zamknięcia, systemy zamknięć, kraty, kłódki)
podlega nadzorowi Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.
4.3
Obowiązki pracowników w zakresie postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia
pomieszczeń biurowych.
1.Pracownik, który pobrał klucz od pomieszczenia, przed otwarciem zamków sprawdza od strony
wizualnej stan tych zamków i ewentualnych zabezpieczeń zastosowanych przy zamykaniu
pomieszczeń.
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
Numer dokumentu:
PW.8.4
9/12
Wydanie: I
2. Po otwarciu pomieszczeń biurowych, jeszcze przed przystąpieniem do pracy, pracownicy
sprawdzają stan zastosowanych zabezpieczeń sprzętu biurowego i komputerowego, a także
składowanej w tych pomieszczeniach dokumentacji i innego wyposażenia.
3. W przypadku stwierdzenia zmian lub naruszenia stanu zabezpieczeń, o których mowa w ust.1 i 2,
pracownik, który to stwierdził, natychmiast powiadamia o tym swojego bezpośredniego
przełożonego.
4. Od momentu pobrania kluczy do momentu ich zdania, na pracownikach pomieszczeń biurowych
spoczywa pełna odpowiedzialność za ochronę pomieszczeń biurowych w godzinach pracy
Urzędu.
5. Po zakończeniu dnia pracy, pracownicy Urzędu zobowiązani są do uporządkowania swoich
stanowisk pracy, wykonania czynności zabezpieczających adekwatnych do zastosowanych
rozwiązań technicznych i organizacyjnych, głównie polegających na:
1/ zabezpieczeniu dokumentacji,
2/ zabezpieczeniu komputerów, dyskietek i płyt CD,
3/ wyłączeniu wszystkich urządzeń energetycznych zasilanych energią elektryczną, grzejniki,
czajniki, wentylatory itp.) zgodnie z zasadami bhp,
4/ zamknięciu okien i drzwi,
5/ zdaniu kluczy od pomieszczeń dozorcy.
6. Klucze od biurek stanowiskowych i szaf biurowych są w posiadaniu pracowników, którzy
ponoszą pełną odpowiedzialność za ich należyte zabezpieczenie.
7. Pracownicy mogą przebywać na terenie Urzędu tylko w godzinach pracy. Przebywanie na terenie
Urzędu poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy jest dozwolone za zgodą Burmistrza
Miasta lub Sekretarza Miasta.
8. Do otwierania pomieszczeń dla potrzeb wykonania czynności związanych ze sprzątaniem
wykorzystywane są komplety kluczy przydzielonych każdej sprzątającej wg rewirów. Po
zakończeniu sprzątania, komplety kluczy zdawane są do gabloty na klucze.
9. Przy opuszczaniu pokoju podczas sprzątania, sprzątająca każdorazowo powinna zamykać drzwi.
10. Z uwagi na publiczny charakter działania urzędu oraz ilość wyjść/wejść do budynku, w godzinach
pracy Urzędu pracownicy zobowiązani są do reagowania na nietypowe zachowanie osób
wchodzących, przebywających i wychodzących z Urzędu, a w szczególności do:
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
Numer dokumentu:
PW.8.4
10/12
Wydanie: I
− reagowania na wejście do budynku i przebywanie w budynku Urzędu osób będących pod
wpływem działania alkoholu lub innych środków odurzających,
− reagowania na próby niszczenia, wynoszenia lub wywożenia mienia z budynku Urzędu,
− reagowania na próby wnoszenia do budynku lub wwożenia do budynku Urzędu
przedmiotów niebezpiecznych, materiałów lub substancji budzących podejrzenie, itp.,
− natychmiastowego reagowania, poprzez powiadomienie odpowiednich służb oraz osób
o zaobserwowanych próbach stworzenia zagrożenia dla życia i zdrowia, a także utraty lub
zniszczenia mienia.
4.4
Zabezpieczenie pomieszczeń specjalnych.
1. Pomieszczenia oznaczone numerami:
1/ 6 – kasa,
2/ 49 – kancelaria tajna,
3/ 77 – biuro dowodów osobistych,
4/ 78 – ewidencja ludności,
sprzątane są wyłącznie w godzinach pracy urzędu i w obecności zatrudnionych tam
pracowników.
2. Komplety kluczy od pomieszczenia „6 - kasa” przechowują:
1/ kasjerki, ponoszące odpowiedzialność za ich zabezpieczenie,
2/ dozorca – w zaplombowanym woreczku na klucze.
3. Komplety kluczy od pomieszczenia „49 - kancelaria tajna” przechowują:
1/ Burmistrz Miasta,
2/ Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich,
4. Komplety kluczy od pomieszczeń „77 – biuro dowodów osobistych” oraz „78 – ewidencja
ludności przechowują:
1/ pracownicy biur, ponoszący odpowiedzialność za ich zabezpieczenie,
2/ Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich,
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
Numer dokumentu:
PW.8.4
11/12
Wydanie: I
4.5
Zabezpieczenie Ratusza.
1.W budynku Ratusza mieści się Urząd Stanu Cywilnego oraz Muzeum Podhalańskie PTTK.
2.USC pracuje w godzinach: poniedziałek - 900 do 1700, wtorek - piątek - 730 - 1530
3.Muzeum Podhalańskie otwarte jest w godz.: poniedziałek - 900 do 1800, wtorek - piątek - 830 1530
4.Nadzór nad budynkiem Ratusza sprawuje osoba, z którą zawarto umowę na nadzór.
5.Budynek podlega ochronie całodobowej, sprawowanej przez wyspecjalizowaną
ochroniarską na podstawie zawartej umowy, która określa szczegóły monitoringu.
firmę
6.Klucze oraz hasło do systemu alarmowego w budynku Ratusza są w posiadaniu:
1/ osoby nadzorującej, o której mowa w pkt. 4
2/ pracowników USC,
3/ sprzątającej, która zamyka budynek po zakończeniu pracy USC i Muzeum,
4/ zegarmistrza, który ustawia czas zegara ratuszowego,
5/ Naczelnika Wydziału Organizacyjnego.
7.Przebywanie w budynku poza godzinami pracy możliwe jest tylko za zgodą Burmistrza. Jeżeli
Ratusz otwarty jest na w związku z innymi zadaniami niż związane z wykonywaniem pracy przez
USC, w budynku powinna obecna być osoba nadzorująca.
4.6
Postanowienia końcowe.
1. Instrukcja wprowadzona jest do użytku służbowego zarządzeniem Burmistrza.
2. Zmiany w instrukcji mogą być dokonywane w trybie przewidzianym dla jej wprowadzenia.
7. ZAPISY
Wszelka dokumentacja związana z gospodarowaniem, zabezpieczeniem budynku gromadzona jest
w Wydziale Organizacyjnym na stanowisku ds. administracyjnych i gospodarczych – zgodnie
z jednolitym rzeczowym wykazem akt w teczkach rzeczowych o nr: 2015 – Gospodarka
Urząd Miasta
Nowy Targ
PROCEDURA SYSTEMU
Numer dokumentu:
PW.8.4
12/12
Wydanie: I
nieruchomościami, lokalami i pomieszczeniami; 2016 – Eksploatacja nieruchomości, lokali
i pomieszczeń; Książka obiektu budowlanego (UM, Ratusz).
8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW
Brak
9. DOKUMENTY ZWIĄZANE
1/ Regulamin Pracy Urzędu Miasta.
2/ Zarządzenie Burmistrza Miasta w sprawie czasu pracy Urzędu Miasta Nowy Targ w bieżącym
kwartale/półroczu.
3/ Ustawa o ochronie danych osobowych.

Zarządzanie infrastrukturą.

Transkrypt

Podobne dokumenty

Mapy Google - Miasto Nowy Targ

1. -Stary DwÓr $2. - Urząd Gminy Stary Targ

XXVI Przegląd Teatrów Dzieci i Młodzieży „BAJDUREK

w sprawie wyboru realizatorów programu zdrowotnego

WNIOSEK o przyznanie pomocy zdrowotnej. I. Informacje ogólne 1

lokal handlowy w centrum białego dunajca. - GS

ZAKŁAD OPTYCZNY Łowicz, Plac Koński Targ 7