Kontrola działalności agencji zatrudnienia
Transkrypt
Kontrola działalności agencji zatrudnienia
Kontrola działalności agencji zatrudnienia Zbigniew Tomala 03.06.2014 Zgodnie z art. 18o ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, marszałek województwa sprawuje kontrolę w zakresie przestrzegania warunków prowadzenia działalności agencji zatrudnienia, o których mowa w art. 19, art. 19e i art. 19f ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 149). W stosunku do podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, mających siedzibę na terenie województwa mazowieckiego kontrolę sprawuje - z upoważnienia Marszałka Województwa Mazowieckiego dyrektor i wicedyrektorzy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie Dla usprawnienia kontroli i zmniejszenia jej uciążliwości dla podmiotu kontrolowanego zaleca się: • posiadanie w czasie kontroli dokumentów potwierdzających stan rozliczeń podmiotu kontrolowanego z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędem Skarbowym (zaświadczenia z ZUS-u i US o niezaleganiu w opłatach z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub potwierdzenia dokonania przelewów do ZUS na podstawie deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wraz z ww. deklaracjami za okres objęty kontrolą oraz potwierdzenia dokonania przelewów do US z tytułu podatków wraz ze stosownymi deklaracjami podatkowymi za okres objęty kontrolą). • przygotowanie dokumentów (umów, faktur, porozumień itp.) na podstawie których została sporządzona informacja składana corocznie do Wojewódzkiego Urzędu Pacy w Warszawie z działalności agencji zatrudnienia. • w przypadku nieobecności podczas kontroli kierującego podmiotem kontrolowanym, zadbanie o posiadanie przez osobę reprezentującą podmiot kontrolowany pisemnego upoważnienia od kierującego podmiotem kontrolowanym. • posiadanie książki kontroli. Należy pamiętać! Dokumentacja wykorzystywana do sporządzenia informacji o działalności agencji zatrudnienia winny być przechowywane co najmniej do czasu sporządzania kolejnej informacji rocznej o działalności agencji zatrudnienia (przykład: dokumenty i dane na podstawie których sporządzono informację za 2012 rok winny być przechowywane do czasu dostarczenia do WUP informacji za 2013 rok). Przypominamy! Jeśli w wyniku kontroli ujawniono co najmniej jedno z niżej wymienionych naruszeń warunków prowadzenia agencji zatrudnienia, konsekwencją zgodnie z art. 18m ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy może być wykreślenie, w drodze decyzji, agencji zatrudnienia z rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, bez uprzedniego wzywania do usunięcia naruszeń: 1. otwarcie likwidacji, 2. ogłoszenie upadłości, 3. karalność za przestępstwa lub wykroczenia, o których mowa w art. 121 ustawy o promocji zatrudnieniach i instytucjach rynku pracy, Interpretacje i wyjaśnienia otrzymane w odpowiedzi na pytania WUP od instytucji właściwych do udzielania wyjaśnień: 1. Czy proces rekrutacji osób prowadzony przez agencje zatrudnienia, który jest elementem ciągu zadań agencji zatrudnienia dokonywanych na zlecenie klienta tej agencji, tj. rekrutacja, dobór, selekcja i weryfikacja kandydatów do pracy dla tych firm jest w rozumieniu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy pośrednictwem pracy czy też doradztwem personalnym oraz czy prowadzenie przez agencje zatrudnienia rekrutacji osób do pracy za granicą na zlecenie zagranicznego podmiotu jest kierowaniem osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych w rozumieniu ww. ustawy. Podmiot, który chce świadczyć usługi w zakresie pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego, doradztwa personalnego oraz pracy tymczasowej musi być wpisany do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia. Zgodnie z art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy o promocji zatrudnienia (...) usługi doradztwa personalnego, polegają w szczególności na: • prowadzeniu analizy zatrudnienia u pracodawców, określaniu kwalifikacji pracowników i ich predyspozycji oraz innych cech niezbędnych do wykonywania określonej pracy, • wskazywaniu źródeł i metod pozyskania kandydatów na określone stanowiska pracy, • weryfikacji kandydatów pod względem oczekiwanych kwalifikacji i predyspozycji, • W myśl art. 18 ust. 1 pkt 1 usługa pośrednictwa pracy polega w szczególności na: • udzielaniu pomocy osobom w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych, • pozyskiwaniu i upowszechnianiu ofert pracy, • udzielaniu pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy, • informowaniu kandydatów do pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy, • inicjowaniu i organizowaniu kontaktów osób poszukujących odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej z pracodawcami, • kierowaniu osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych, o którym mowa w art. 85 ust. 2, Działanie agencji zatrudnienia[...], która na terenie Polski prowadzi na podstawie ustnych umów działanie na rzecz zagranicznych firm polegające na rekrutacji, doborze, selekcji i weryfikacji kandydatów do pracy dla tych firm [...] nosi znamiona pośrednictwa pracy, o którym mowa w art. 18 ust. 1 cytowanej ustawy. Aby wyczerpać znamiona pośrednictwa pracy z wyżej wymienionego przepisu nie ma obowiązku spełnienia wszystkich przesłanek jednocześnie. Wystarczy działanie polegające na udzielaniu pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia lub udzielaniu pomocy pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych. Skoro agencja zatrudnienia [...] udziela pomocy pracodawcy zagranicznemu w pozyskaniu pracowników o określonych kwalifikacjach zawodowych z Polski to ma obowiązek zgodnie z art. 85 ust. 3 ustawy o promocji (...), zawarcia z tym pracodawcą pisemnej umowy określającej w szczególności: • liczbę miejsc pracy; • okres zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej; • rodzaj oraz warunki pracy, zasady wynagradzania, a także przysługujące osobom podejmującym pracę świadczenia socjalne; • zakres odpowiedzialności cywilnej stron w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy zawartej między pracownikiem a pracodawcą, w tym stronę pokrywającą koszty dojazdu i powrotu osoby skierowanej do pracy w razie niewywiązania się pracodawcy zagranicznego z warunków umowy, oraz tryb dochodzenia związanych z tym roszczeń. Naruszenie warunków prowadzenia agencji zatrudnienia skutkuje sankcjami określonymi w art. 18 m oraz art. 121 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. 2. Czy dokumenty zawierające dane osobowe na podstawie, których agencja zatrudnienia sporządza informację roczną o działalności agencji zatrudnienia mogą być usunięte przez agencje zatrudnienia powołując się na zapisy art. 26 ust. 1pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.) przed przeprowadzeniem kontroli. Dokumenty te stanowią przecież materiał dowodowy w postępowaniu kontrolnym do sprawdzenia zgodności informacji rocznej o działalności agencji zatrudnienia ze stanem faktycznym. [...] pomocniczo wskazuję, że na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm), zwanej dalej ustawą, legalność przetwarzania danych osobowych tzw. zwykłych uzależniona jest od spełnienia jednej z przesłanek wymienionych w art. 23 ust. 1 pkt 1-5. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy, przetwarzanie danych jest dopuszczalne wtedy, gdy jest to niezbędne dla realizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Art. 19f ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 149) stanowi natomiast, że agencja zatrudnienia ma obowiązek przedstawiania marszałkowi województwa informacji o działalności agencji zatrudnienia - w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku, za rok poprzedni - zawierającej w szczególności liczbę: 1) osób, które podjęły pracę za pośrednictwem agencji zatrudnienia według grup elementarnych zawodów zgodnie z obowiązującą klasyfikacją zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy, z podaniem państw zatrudnienia; 2) pracodawców oraz osób korzystających z usług doradztwa personalnego i poradnictwa zawodowego; 3) osób skierowanych przez agencję zatrudnienia do wykonywania pracy tymczasowej według grup elementarnych zawodów, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy, z podaniem państwa zatrudnienia. Oczywistym jest, że dla potrzeb realizacji procesu kontroli niezbędnym jest przetwarzanie informacji, których zakres powinien być każdorazowo determinowany celem i przedmiotem kontroli. 3. Jaka działalność mieści się pod pojęciem „gromadzenia w postaci dokumentu elektronicznego i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych" a jakie działania są kwalifikowane jako „pozyskiwanie i upowszechnianie ofert pracy" oraz czym różni się „informacja o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy" od „oferty pracy". Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy działalność agencji zatrudnienia w zakresie prowadzenia pośrednictwa pracy, w tym pozyskiwania i upowszechniania ofert pracy - jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej [...] i wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia. Natomiast art. 18c ust. 2 ww. ustawy zawiera specyfikę działań nie wymagających wpisu do ww. rejestru. Do działalności tej zalicza się gromadzenie w postaci dokumentu elektronicznego i udostępnianie informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych (pkt 4). Przepisy te posługują się pojęciami: „oferta pracy" i „informacja o wolnym i poszukiwanym miejscu pracy". Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 16a ww. ustawy oferta pracy to „wolne od wymagań naruszających zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, w rozumieniu przepisów prawa pracy, zgłoszenie przez pracodawcę do powiatowego urzędu pracy co najmniej jednego wolnego miejsca zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w określonym zawodzie lub specjalności w celu uzyskania pomocy w znalezieniu odpowiedniego pracownika". Warto podkreślić jednak, że powyższa definicja może mieć zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do publicznych służb zatrudnienia, dotyczy bowiem zgłoszenia wolnego miejsca pracy do powiatowego urzędu pracy. Ustawa o promocji (...) nie definiuje natomiast pojęć „oferta pracy" oraz „informacja o wolnym i poszukiwanym miejscu pracy" na potrzeby działalności agencji zatrudnienia, określonej w art. 18 ust. 1, jak również podmiotów, które korzystają z wyłączeń zgodnie z art. 18c ww. ustawy. W związku z powyższym nie można jednoznacznie wskazać różnic pomiędzy pojęciem „informacje o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy" i pojęciem „oferta pracy" w rozumieniu przepisów art. 18 ust. 1 pkt 1 lit. a i art. 18c ust. 2 pkt 4 ww. ustawy. Zdaniem Departamentu Rynku Pracy pod pojęciem „oferta pracy" występującym w art. 18 ust. 1 ww. ustawy można rozumieć dowolne informacje zgłaszane przez pracodawcę do agencji zatrudnienia, które dotyczą oferowanego przez niego wolnego miejsca pracy, o ile nie zawierają one treści naruszających przepisy art. 19c ww. ustawy. Natomiast pod pojęciem „informacje o wolnym i poszukiwanym miejscu pracy", o którym mowa w art. 18c ust. 2 pkt 4 ustawy o promocji (...) - zdaniem Departamentu Rynku Pracy - można rozumieć informację lub informacje zgłaszane do podmiotu działającego na podstawie tego przepisu: • o wolnym miejscu pracy tj. dowolne informacje zgłaszane przez pracodawcę, które dotyczą oferowanego przez niego wolnego miejsca pracy i nie zawierają treści naruszających przepisy art. 19c ww. ustawy, informacje te mogą być takie same pod względem treści jak informacje zawarte w ofercie pracy w rozumieniu art. 18 ust. 1 ww. ustawy oraz • o poszukiwanym miejscu pracy tj. dowolne informacje zgłaszane przez osobę zainteresowaną znalezieniem zatrudnienia oraz innej pracy zarobkowej. Należy jednocześnie podkreślić, że ustawodawca nie uważał za celowe definiowanie ww. pojęć i tym samym wskazywania różnic pomiędzy nimi. Stąd też w świetle art. 18 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy każda działalność podmiotu świadczącego pośrednictwo pracy, w tym w zakresie pozyskiwania ofert pracy, podlega temu przepisowi, jeśli podmiot lub jego specyficzna działalność nie zostały wyłączone z tego obowiązku na mocy art. 18c ww. ustawy. Przepis art. 18c ust. 2 pkt 4 dotyczący gromadzenia i udostępniania informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy wskazuje jednoznacznie, że czynnikami wyłączającymi tę działalność jest wykorzystywanie w relacjach z pracodawcami i osobami zainteresowanymi podjęciem pracy wyłącznie dokumentów elektronicznych i systemów teleinformatycznych. Stąd też jeśli określony podmiot gromadzi informacje o wolnych miejscach pracy, które zostały zgłoszone mu bez konieczności bezpośredniego kontaktu osobistego lub telefonicznego (np. przekazane z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi udostępnianych pracodawcy w internecie czy poczty elektronicznej) i udostępnia takie informacje z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych - to jego działalność kwalifikuje się do działalności, o której mowa w art. 18c ust. 2 pkt 4 ww. ustawy. Z art. 18c ust. 2 pkt 4 ww. ustawy wynika także jednoznacznie, że jeśli w relacjach pomiędzy podmiotem prowadzącym działalność na podstawie tego przepisu a pracodawcą lub osobą zainteresowaną podjęciem pracy mają pojawiać się lub pojawią się dokumenty nie będące dokumentami elektronicznymi to działalność taką należy uznać za działalność w zakresie pośrednictwa pracy w rozumieniu art. 18 ust. 1 ww. ustawy, nie podlegającą wyłączeniu na podstawie art. 18c ust. 2 pkt 4. Tak samo należy potraktować działalność podmiotu, jeśli planuje on kontakty z pracodawcą czy osobami zainteresowanymi w inny sposób niż z wykorzystaniem ww. systemów (np. spotkania z pracodawcą) albo organizuje lub uczestniczy w takich kontaktach. 4. Agencja zatrudnienia działa jako przedstawiciel firmy zagranicznej, będącej sponsorem programu wymiany studenckiej i pracy, regulowanego przepisami danego kraju i administrowanego przez instytucje tego kraju. Program ten umożliwia pełnoprawnym studentom uczelni wyższych pracować za granicą w trakcie ich letnich wakacji. Do jakiej kategorii w świetle przepisów ww. ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy należy zakwalifikować działania agencji zatrudnienia wykonywane w ramach programu, o którym mowa powyżej? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie ma możliwości rozstrzygnięcia kwestii zastosowania przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w określonym stanie faktycznym. Jednocześnie uprzejmie informujemy, że: Zgodnie z art. 18 ust. 1 pkt 1 cytowanej ustawy usługa pośrednictwa pracy polega w szczególności na: • udzielaniu pomocy osobom w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia lub innej • • • • • pracy zarobkowej oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych, pozyskiwaniu i upowszechnianiu ofert pracy, udzielaniu pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy, informowaniu kandydatów do pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy, inicjowaniu i organizowaniu kontaktów osób poszukujących odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej z pracodawcami, kierowaniu osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych, o którym mowa w art. 85 ust. 2 ww. ustawy. Aby wyczerpać znamiona pośrednictwa pracy z wyżej wymienionego przepisu nie ma obowiązku spełnienia wszystkich przesłanej jednocześnie. Wystarczy działanie polegające na udzielaniu pomocy osobom w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia lub kierowaniu osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych. Jednocześnie należy zaznaczyć, iż świadczenie przez agencję zatrudnienia usługi kierowania osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych powinno odbywać się w trybie art. 85 ust. 2 cytowanej ustawy. Mając powyższe na uwadze, należy zaznaczyć, że program [wymiany studenckiej i pracy -przypis]co prawda jest programem służącym poznaniu języka i kultury amerykańskiej ale jednocześnie umożliwia otrzymanie legalnej pracy [...]. Zatrudnienie wydaje się być głównym celem programu, co sugeruje również nazwa programu, takie są też oczekiwania wyjeżdżających osób. W ramach programu dana instytucja przeprowadza rekrutację uczestników programu oraz umożliwia uzyskanie dokumentu pozwalającego na podjecie legalnego zatrudnienia. Co do zasady instytucja nie ma kontaktu z pracodawcami jednakże nie wyklucza takiego kontaktu oraz gromadzi dane nt. potencjalnych pracodawców na skutek przedstawienia przez studentów danych pracodawców u których zobowiązują się podjąć zatrudnienie. Zgodnie z powyższym, w myśl obowiązujących przepisów prowadzenie działalności, polegającej na udzielaniu różnorakiej pomocy, w wyniku której zainteresowane osoby uzyskują zatrudnienie [...] - wypełnia znamiona pośrednictwa pracy, o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Zatem prowadzenie takiej działalności powinno odbywać się w ramach działalności agencji zatrudnienia posiadającej wpis do rejestru agencji zatrudnienia oraz na warunkach określonych w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Szczególnie istotne przy prowadzeniu tej działalności jest przestrzeganie zasady dotyczącej zakazu pobierania od osób poszukujących pracy opłat innych niż wynikające z art. 85 ust. 2 przywołanej ustawy. 5. Agencje zatrudnienia mają niekiedy podpisane umowy z kontrahentami o realizacje usług doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pośrednictwa pracy, ale nie wykonują tej usługi samodzielnie tylko zlecają jej realizacje innym podmiotom (spółkom prawa handlowego lub osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą) nie będącym agencjami zatrudnienia. Czy takie podmioty, którym agencja zatrudnienia zleca wykonanie usług z zakresu doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pośrednictwa pracy powinny być wpisane do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ)? Jeśli wymienione powyżej podmioty wykonujące na rzecz agencji zatrudnienia zadania zlecone z zakresu doradztwa personalnego, pośrednictwa pracy lub poradnictwa zawodowego powinny być wpisane do KRAZ, to nasuwa się kolejne pytanie - kto powinien w informacji o działalności agencji zatrudnienia uwzględniać wyniki realizacji takiej zleconej usługi: agencja, która zleciła usługę czy agencja, która zrealizowała usługę zleconą? Która agencja zatrudnienia powinna wykazać efekt pracy zleconej w informacji o działalności agencji zatrudnienia w przypadku, gdy agencja zatrudnienia zleca innej agencji zatrudnienia realizacje zawartej z kontrahentem usługi doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pośrednictwa pracy: agencja zlecająca czy agencja wykonująca zlecenie? Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy prowadzona działalność w zakresie agencji zatrudnienia (pośrednictwo pracy, doradztwo personalne, poradnictwo zawodowe oraz praca tymczasowa) jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 584) i wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia. W związku z powyższym działalność każdego podmiotu (również zleceniobiorcy) świadczącego usługi w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pracy tymczasowej, jeśli podmiot lub jego specyficzna działalność nie zostały wyłączone z tego obowiązku na mocy art. 18c ww. ustawy - wymaga posiadania certyfikatu potwierdzającego wpis do rejestru agencji zatrudnienia. Ponadto, w opinii Departamentu Rynku Pracy - jedynie podmioty realizujące faktycznie usługi (w tym zlecone) z zakresu agencji zatrudnienia, o których mowa w art. 18 ust. 1 cytowanej ustawy maja obowiązek wykazywać efektywność (w tym liczbę osób) świadczonych przez nie usług w składanej Marszałkowi Województwa informacji o działalności, o której mowa w art. 19f. Dodatkowych informacji na temat kontroli agencji zatrudnienia udziela: Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie - Zespół ds. Kontroli Agencji Zatrudnienia; 01-402 Warszawa, ul. Ciołka 10A, pokoje nr 318, nr 320 i nr 321, tel. 22 532 22 18, 22 532 22 20, 22 532 22 21, fax 22 532 22 21, adres poczty elektronicznej [email protected] Załączniki Regulamin kontroli.pdf zal nr 1 - zawiadomienie.1.pdf zal nr 3 do reg kontr az (legitymacja).pdf zal nr 2 - upowaznienie.1.pdf zal nr 4 - protokol kontroli.pdf zal nr 5 - wystapienie pokontrolne.pdf Plan kontroli II kw. 2015 roku