Koresponencja handlowa

Koresponencja handlowa
K
orespondencja handlowa służyć może
wielu celom – najogólniej rzecz ujmując, zapewnia dobrą współpracę między partnerami handlowymi. Większość pism
i e-maili służy ustaleniu bieżących i długofalowych warunków współpracy (finansowych,
promocyjnych, handlowych, rabatowych itp.).
Konkretne liczby
Czas to pieniądz. Korespondencja handlowa
powinna być konkretna. Będzie w niej mowa o
ilościach (quantity), rabatach (discount), fakturach (invoice), dostawach (delivery). Wszystkie
konkrety opierać się będą na liczbach – dlatego nie możemy popełnić najmniejszego błędu
w posługiwaniu się liczbami.
Musimy zatem pamiętać, że w języku angielskim:
– liczbę milion zapiszemy z użyciem przecinków: 1,000,000 (w jęz. polskim użylibyśmy
kropek lub spacji);
– miejsca dziesiętne oddzielamy kropką (w
polskim – przecinkiem, np. 12,20 zł – zapis polski, 12.20 – zapis angielski);
– milion to million, zaś polski miliard
to angielski billion; polskie zaś słowo
bilion na język angielski przetłumaczymy
jako trillion;
– dla uniknięcia dwuznaczności słowa billion, często stosuje się zamiennie skrót
‘000 m (thousand million);
– podając liczby słownie, słowa thousand
i million używać będziemy w liczbie pojedynczej, np. ten million (dziesięć milionów
– nigdy zaś *ten millions); one hundred
thousand (sto tysięcy – nigdy zaś *one
hundred thousands);
– przed liczbą dziesiątek i jedności podawaną słownie zawsze pojawia się spójnik
and, np. one hundred and twelve (sto dwanaście), two hundred thousand five hundred and twenty one (dwieście tysięcy
pięćset dwadzieścia jeden);
– przed liczebnikiem porządkowym użyjemy zawsze przedimka określonego the
– za wyjątkiem takich połączeń wyrazowych, gdzie przed liczebnikiem porządkowym pojawia się zaimek dzierżawczy, np.
our first offer (nasza pierwsza oferta), your
second delivery (wasza druga dostawa),
our third national sales conference (nasza
trzecia krajowa konferencja sprzedażowa).
Dla chcącego…
…nic trudnego – Anglicy powiedzieliby: when
there is a will, there is a way. Uprzejmie acz
wyraźnie wyrażajmy nasze prośby i oczekiwania. Nasz partner biznesowy, któremu również zależy na rozpoczęciu z nami współpracy, będzie starał się sprostać naszym
oczekiwaniom. Oczywiście nasze wymagania
muszą być realistyczne.
Nasze oczekiwania warto uzupełnić uzasadnieniem – wtedy od razu zwiększymy nasze
szanse na spełnienie prośby:
I hope it would be possible for you to raise
your discount above the 10% level – we have
analysed the offers of several suppliers, and
they all offered us 10%+ discount.
(Mam nadzieję, że uda się Państwu podnieść
rabat powyżej poziomu 10% – przeanalizowaliśmy oferty kilku dostawców i wszyscy zaoferowali nam rabaty powyżej 10%.)
We have checked a number of offers, and
yours was among the most attractive ones.
However, the payment term you offered is
significantly different from our industry
standards. Would it be possible for us to pay
within 30 days of the invoice date?
(Sprawdziliśmy szereg ofert – Państwa oferta należała do najatrakcyjniejszych. Niemniej
jednak zaoferowany przez Państwa termin
płatności znacząco odbiega od standardów
w naszej branży. Czy byłoby możliwe, żebyśmy dokonali płatności w ciągu 30 dni od
dnia wystawienia faktury?)
31
Korespondencja handlowa
Celowo użyjmy formy we are
considering the purchase (rozważamy zakup). Nie oznacza to
jeszcze, że chcemy złożyć zamówienie. Dostawca powinien
się przecież postarać i zrobić
na nas pozytywne wrażenie –
najlepiej atrakcyjnym rabatem z
długim terminem płatności.
Jeśli z potencjalnym dostawcą czy partnerem handlowym kontaktujemy się po raz
pierwszy, warto wspomnieć,
skąd uzyskaliśmy informację
o jego ofercie, np. We have
analysed the offer presented
on your website.
(Przeanalizowaliśmy Państwa
ofertę, zamieszczoną na stronie internetowej.)
Your services have been recommended to us by one of
our business partners.
(Waszą ofertę polecił nam jeden z partnerów handlowych.)
Angielski czasownik customise niestety coraz częściej
pojawia się w języku polskim
jako kustomizować. A oznacza on przecież dostosowanie
produktu do konkretnych potrzeb zamawiającego – w tym
przypadku chodzi zapewne
o nadruk logo firmy.
Uprzejmy ton naszej wiadomości podkreślają takie sformułowania, jak: I would appreciate…
(Byłbym wdzięczny...)
I would be very grateful if
you would… (Byłbym bardzo
wdzięczny, gdyby Państwo...)
It would be great if you could...
(Byłoby wspaniale, gdyby mogła Pani...)
I hope it would be possible if
you could... (Mam nadzieję, że
byłoby możliwe, gdyby Pan...)
32
Dear Madam,
We are considering the purchase of 1500
canvas shoulder conference bags for
promotion purposes.
The bags presented on your website look
very attractive, and we would like to ask
you for a detailed quotation.
We need 1500 bags (product number 72.21).
The delivery has to be split between our
two offices: 1000 items to our Warszawa
office (Marszałkowska 516d), and 500
items to our Lublin office (Stary
Rynek 18).
The delivery has to take place by 30
November at the latest, as we need to
customise all the bags.
I would appreciate if you could get back
to me with your quotation, and a detailed
specification of delivery and payment
dates and terms.
I would be grateful if you could send me
the e-mail with your quotation by the end
of this week.
Yours faithfully,
Edyta Święs
Promotion Manager
T +48 22 127 44 44
M +48 400 122 122
Przy podawaniu numerów telefonicznych możemy zastosować skróty:
dla oznaczenia telefonu
stacjonarnego – T (telephone), a telefonu komórkowego – M (mobile
phone). Ponieważ nasz
dostawca może kontaktować się z nami z zagranicy, nie zapomnijmy o
numerze kierunkowym
do Polski.
Prośbę o wysłanie oferty możemy
wyrazić na wiele sposobów, np.
We would appreciate if you could
provide us with a detailed offer.
(Bylibyśmy wdzięczni za przesłanie
szczegółowej oferty.)
We hope it would be possible for
you to prepare a more detailed offer by the end of this week.
(Mamy nadzieję, że zdołają Państwo przedstawić nam bardziej
szczegółową ofertę przed końcem
tygodnia.)
Zapytanie ofertowe
Szanowna Pani,
Rozważamy zakup 1500 płóciennych toreb konferencyjnych (na ramię) do celów
promocyjnych.
Torby przedstawione na Państwa stronie
internetowej wydają się bardzo atrakcyjne. Chcielibyśmy zatem poprosić o
szczegółową ofertę.
Ceny poszukiwanych przez
nas towarów mogą się bardzo różnić zależnie od kraju,
w którym funkcjonuje dostawca. Skoro Polska jest jednym
z krajów Unii Europejskiej,
nic nie stoi na przeszkodzie,
aby wykorzystać Internet i poszukać dostawców w innych
krajach Unii.
Potrzebujemy 1500 toreb (numer produktu
72.21). Dostawa musi zostać podzielona na
nasze dwa biura: 1000 toreb powinno trafić do Warszawy (Marszałkowska 516d), zaś
500 – do naszego biura w Lublinie (Stary
Rynek 18).
Drobny komplement na temat wysokiej jakości produktu nie zaszkodzi – może nam
tylko pomóc zdobyć sympatię
dostawcy.
Dostawa toreb powinna nastąpić nie później niż 30 listopada – musimy jeszcze
przygotować nadruki na wszystkie torby.
Dokładny opis zamawianego
produktu – w tym przypadku oznaczenie liczbowe – pozwoli uniknąć nieporozumień.
Bardzo proszę o ofertę cenową wraz z
wyszczególnieniem dat i warunków płatności oraz dostawy.
Byłabym wdzięczna, gdyby udało się Pani
przesłać do mnie e-mail z ofertą do
końca tego tygodnia.
Z poważaniem,
Edyta Święs
Kierownik ds. Promocji
Biuro +48 22 127 44 44
Tel. kom. +48 400 122 122
Oferta to nie tylko cena
produktu, ale również
elementy dodatkowe
(koszty dostawy, termin
płatności). Nie zapomnijmy poprosić o ich wyszczególnienie – trzeba
jednak przyznać, że dobry dostawca poda nam
wszystkie niezbędne informacje, nawet jeśli
o nich w e-mailu nie
wspomnimy.
W naszej prośbie o bardziej szczegółową ofertę zawsze warto podać
termin, przed którym oferta powinna do nas dotrzeć, np.
– by the end of the week (przed
końcem tygodnia);
– in the next couple of days (w ciągu najbliższych kilku dni);
– by 14 November (do 14 listopada);
– by next Wednesday at the latest
(najpóźniej do przyszłej środy);
– not later than 31 November (nie
później niż do 31 listopada).
W zapytaniu ofertowym należy podać nie tylko informację o liczbie zamawianych
egzemplarzy produktu, ale
również inne szczegóły, które mogą wpłynąć na koszt. W
tym przypadku konieczność
dostarczenia toreb pod dwa
adresy oznacza podwójne
koszty przesyłki kurierskiej.
Nie musimy uzasadniać naszych oczekiwań. Jednak badania behawioralne pokazują,
że szanse na realizację prośby uzasadnionej rosną prawie
dwukrotnie.
Podajmy termin przygotowania oferty – najlepiej 2-3 dni, jeśli nasze zamówienie nie jest
zbyt skomplikowane. Możemy
też zachęcić dostawcę do nawiązania z nami kontaktu telefonicznego, jeśli wystąpiłaby
konieczność doprecyzowania
szczegółów zamówienia.
33
Korespondencja handlowa
Podziękowanie za zainteresowanie ofertą jest absolutnie
obowiązkowe. Każda oferta,
która jest odpowiedzią na złożone zapytanie ofertowe, powinna rozpoczynać się tego typu
formułką: We are very glad that
you have expressed interest in
our offer. (Bardzo się cieszymy,
że wyrazili Państwo zainteresowanie naszą ofertą.)
We are pleased that our offer
sounds interesting to you.
(Cieszymy się, że nasza oferta brzmi dla Państwa interesująco.)
W ofercie warto napisać kilka
zdań, które dodatkowo podkreślą wysoką jakość naszych
produktów:
Our clients are fully satisfied
with the quality of our products. (Nasi klienci są w pełni
usatysfakcjonowani jakością
naszych produktów.)
W ofercie warto wyjść poza
oczekiwania klienta, co zawsze
zostanie dobrze przyjęte. Można zaproponować np. dodatkowy rabat na kolejne zamówienia, lub wydłużenie terminu
płatności. Dodatkowy element
wprowadzić można takimi wyrażeniami, jak:
– additionally (dodatkowo);
– in addition (w dodatku);
– what’s more (co więcej);
– moreover (ponadto);
– besides (do tego).
Otwarcie i uprzejmie piszmy,
na czym nam zależy:
I hope you will find our offer
interesting – we are looking
forward to your order.
(Mam nadzieję, że uznają
Państwo naszą ofertę za interesującą – będziemy oczekiwać Państwa zamówienia.)
34
Dear Ms Swies,
Thank you very much for your interest
in our offer. Our bags are of the highest
quality, and are much praised by our
clients. I am sure that both you and your
customers will be highly satisfied with
our products.
The quantity you have asked for entitles
you to a discount which I am pleased to
offer:
Product no. 72.21
Product name: Littlehorn Conference
Shoulder Bag
Catalogue net price: 16.95 GBP
Discount: 10%
Net price after discount: 15.26 GBP
Delivery terms (courier: FastExpress.
Co.Uk)
Warszawa office: 199.00 GBP
Lublin office: 129.00 GBP
The delivery cost includes insurance.
Subtotals:
Bags (at 10% discount): 1,500 pcs x 15.26
GBP = 22,890 GBP
VAT (17,5%) = 4,005.75 GBP
Delivery (2 locations, incl. VAT): 199.00
+ 129.00 = 328.00 GBP
Total: 27,223.75 GBP
The invoice will bear a 7-day payment
date, and will be included with to the
Warszawa office delivery.
Additionally, you will be entitled to 15%
discount on all your subsequent orders.
Currently, we have large stocks of these bags. I have marked the quantity you
require as your potential order, so we
can guarantee their availability until
Tuesday next week (10 November).
I hope you will be satisfied with our
prices and terms, and I hope to receive
your order soon.
Yours sincerely,
Sarah Uterine
Oferta
Szanowna Pani,
Dziękuję za zainteresowanie naszą ofertą.
Nasze torby charakteryzują się najwyższą
jakością; klienci bardzo je cenią. Jestem
pewna, że zarówno Pani, jak i klienci
Pani firmy będą z nich zadowoleni.
Podana przez Panią liczba uprawnia do
rabatu, który niniejszym z przyjemnością
oferuję:
Nr produktu: 72.21
Nazwa: Littlehorn Conference Shoulder
Bag
Cena katalogowa netto: 16,95 GBP
Rabat: 10%
Cena netto po rabacie: 15,26 GBP
Warunki dostawy (kurier FastExpress.Co.Uk)
Biuro w Warszawie: 199,00 GBP
Biuro w Krakowie: 129,00 GBP
Koszt dostawy obejmuje ubezpieczenie.
Torby (po uwzględnieniu rabatu):
1.500 szt. x 15,26 GBP = 22.890 GBP
VAT (17,5%) = 4.005,75 GBP
Dostawa (2 lokalizacje, z VAT): 199,00 +
129,00 = 328,00 GBP
Razem: 27,223.75 GBP
Termin płatności wyniesie 7 dni. Faktura
będzie dołączona do toreb wysłanych do
biura w Warszawie.
Ponadto będą Państwo uprawnieni do rabatu 15% na kolejne zamówienia.
Obecnie dysponujemy dużymi zapasami toreb. Odznaczyłam liczbę egzemplarzy,
którą Pani zamówiła – gwarantujemy ich
dostępność do wtorku w przyszłym tygodniu (10 listopada).
Mam nadzieję, że nasze ceny i warunki
będą dla Pani odpowiednie i że niebawem
możemy spodziewać się zamówienia.
Z poważaniem,
Sarah Uterine
Podajmy jednoznaczny opis
produktu, żeby obie strony
potencjalnej transakcji – zamawiający i dostawca – miały pewność, że ich negocjacje dotyczą tego samego produktu.
Niewykluczone, że to krótkie
zdanie uprzedzi pytanie zamawiającego. Przy zamówieniach
o znaczącej wartości ubezpieczenie przesyłki jest niezbędne. Zamawiający zapewne doceni fakt, że nie musi ponosić
żadnych dodatkowych kosztów
ubezpieczenia dostawy.
Niejedna transakcja nie doszła do skutku ze względu na
nieporozumienia związane z
cenami netto i cenami brutto (czyli z podatkiem VAT).
Pamiętajmy o umieszczeniu
w naszych ofertach informacji o sposobie przedstawiania
ceny (netto czy z VAT-em).
Jeśli opieramy się na cenach
netto, w ofercie umieszczajmy zawsze informację o wysokości podatku VAT.
Nie proponujmy klientowi najlepszych możliwych warunków na początku. Ofertę należy potraktować jako pierwszy
etap negocjacji – powinna być
atrakcyjna, ale nie musi być
ostateczna. Pozostawimy sobie w ten sposób pole manewru, jeśli zamawiający poprosi
nas o lepsze warunki.
Zasada ta nie dotyczy przetargów, gdzie dokument typu
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia dokładnie
określa, które elementy oferty
będą poddawane ocenie.
35
Korespondencja handlowa
Nie bójmy się drobnych
uprzejmości. Krótkie podziękowanie czy grzecznie wyrażona prośba pomogą zbudować dobrą relację pomiędzy
zamawiającym a dostawcą.
Ludzie, którzy się lubią, lepiej
ze sobą współpracują, wzajemnie sobie pomagają, a także chętniej wybaczają potknięcia i błędy:
Thank you for sending the offer. (Dziękuję za przesłanie
oferty.)
I would like to thank you for
preparing the offer. (Chciałbym podziękować za przygotowanie oferty.)
Dear Ms Uterine,
Thank you very much for your offer. I
have discussed it with my colleagues, and
we found it most interesting.
However, there are a couple of details in
your quotation that I would like you to
address:
1) The quantity we need is substantial. I
would appreciate if you could check whether it is possible to increase the discount to 15%. Please note that when we
are satisfied with the goods and the delivery, you may expect regular orders
from us.
2) The delivery rates are rather high.
Zachęta polegająca nawet na
mglistej obietnicy kolejnych zamówień może zdziałać cuda.
Unikajmy jednak kłamstw – jeśli w przyszłości nie będziemy
zamawiać więcej toreb, napiszmy np. We will recommend
your company to our business
partners. (Będziemy polecać
Pani firmę naszych partnerom
biznesowym.)
Choć nasza reakcja na ofertę zawiera prośbę o zmianę
wszystkich podanych warunków – rabatu, kosztów dostawy i terminów płatności – pozostajemy uprzejmi, co odzwierciedlają zwroty I would
appreciate…, Could you
please…, I hope that… Unikajmy nadmiernie stanowczych
sformułowań – mogą zostać
odebrane jak walnięcie pięścią w stół:
Zamiast: I want you to change
the conditions of your offer.
(Chcę, żebyście zmienili warunki oferty.)
Lepiej napisać: I would appreciate if you could change the
conditions of your offer.
36
Could you please recalculate and quote the delivery rate to one location
only (Warszawa)? It may be more cost-effective for us to arrange the Lublin
delivery with our domestic courier service.
3) The payment date you specified in
your quotation may be a bit of a problem for us. We have got strict accounting procedures at our company. A
14-day payment date is much more realistic. I hope you will be able to change
this detail.
I would appreciate if you could comment
on the issues above as soon as possible.
We are ready to place our order, and I
hope these minor suggestions from us are
acceptable.
Yours sincerely,
Edyta Święs
Informując dostawcę o naszej gotowości do złożenia zamówienia (We are ready to place our order), podkreślamy, że niewiele dzieli nas od szczęśliwego finału transakcji. Celowo marginalizujemy wagę naszych sugestii co do zmiany warunków zamówienia. Rabat, koszt dostawy, termin płatności – czymże są te
drobnostki przy tak wspaniałej transakcji?
Reakcja na ofertę
Szanowna Pani,
Bardzo dziękuję za Pani ofertę.
Omówiłam ją z moimi współpracownikami –
przedstawia się bardzo ciekawie.
Niemniej jednak jest kilka szczegółów,
o których powtórne rozważenie chciałabym poprosić:
1) Nasze zamówienie jest pokaźne.
Chciałabym prosić o sprawdzenie, czy
nie ma możliwości zwiększenia rabatu do
15%. Chciałabym podkreślić, że gdy będziemy zadowoleni z toreb i dostawy,
mogą Państwo spodziewać się od nas regularnych zamówień.
2) Opłaty za dostawę są raczej wysokie.
Czy mogę prosić o przygotowanie wyliczenia kosztów dostawy tylko do jednej lokalizacji – w Warszawie? Może będzie to bardziej korzystne pod względem
kosztów, jeśli zorganizujemy dostawę do
Lublina przy pomocy krajowej firmy kurierskiej.
3) Termin płatności, podany przez Panią
w ofercie, może być dla nas problematyczny. W naszej firmie obowiązują ściśle określone procedury. 14-dniowy termin płatności byłby znacznie bardziej
realistyczny. Mam nadzieję, że uda się
Pani skorygować ten drobny detal.
Byłabym wdzięczna za komentarz na temat
powyższych punktów możliwie jak najszybciej. Możemy już składać zamówienie
– mam nadzieję, że po uwzględnieniu naszych drobnych sugestii.
Z poważaniem,
Edyta Święs
Gdy zależy nam na zmianie warunków oferty, poprośmy
o to wprost. Pozostańmy jednak uprzejmi – nie traktujmy dostawcy protekcjonalnie. Unikajmy sformułowań typu „Bez rabatu 15% nie mamy o czym rozmawiać”. Możemy wywołać
wrogość u rozmówcy, a przecież naszym celem jest udana
transakcja.
Nie wszystkie elementy oferty
do nas przesłanej idealnie odpowiadają naszym oczekiwaniom. Mówiąc mniej dyplomatycznie, wszystkie najważniejsze warunki oferty – w naszej
ocenie – wymagają korekty:
rabat, koszty dostawy
i termin płatności.
Prośba o „powtórne rozważenie” daje dostawcy możliwość
zachowania twarzy nawet
przy zmianie warunków oferty
zgodnie z naszą prośbą.
Uzasadnienie wydłużenia
terminu płatności obowiązującymi w naszej firmie procedurami (procedures) lub polityką firmy (corporate
policy) jest bardzo rozsądnym posunięciem. Dostawca nie może z naszymi procedurami dyskutować – i zapewne zgodzi się na wydłużenie terminu płatności.
Jeśli nie mamy jeszcze doświadczenia w negocjowaniu
warunków oferty, poprośmy
o pomoc naszego przełożonego lub bardziej doświadczonego pracownika.
Zawsze też warto porozmawiać z pracownikami działu
obsługi klienta – są świetnie
zorientowani w obowiązujących warunkach handlowych.
Order, czyli zamówienie,
z punktu widzenia dostawcy
będzie zamówieniem sprzedaży (sales order), zaś z
punktu widzenia sprzedawcy
– zleceniem zakupu (purchase order).
37
Korespondencja handlowa
Przesyłając skorygowaną ofertę, można pokusić się o podkreślenie elastyczności naszej
firmy i gotowości do zapewnienia naszym klientom jak najlepszych warunków transakcji, np. We would like to start
cooperation with you, and
we are willing to offer you the
best possible conditions for
your first order. (Chcemy rozpocząć z Państwem współpracę, jesteśmy gotowi zaoferować Państwu możliwie najlepsze warunki przy pierwszym
zamówieniu.)
As we would like to expand
the portfolio of our clients, we
are the most flexible supplier
in the market. (Jako że zależy
nam na rozszerzeniu portfolio naszych klientów, jesteśmy
najbardziej elastycznym dostawcą na rynku.)
Skoro wszystkie sugestie zamawiającego zostały uwzględnione w nowej wersji oferty, nic nie
stoi na przeszkodzie, aby zamówienie zostało potwierdzone: I
hope this amended offer meets
all your requirements, and you
are ready to confirm your order.
(Mam nadzieję, że poprawiona
oferta spełnia wszystkie Pani
wymagania i możemy liczyć na
potwierdzenie zamówienia.)
Często się zdarza, że po osiągnięciu porozumienia co do
szczegółów transakcji, następuje automatyczna zmiana tonu
prowadzonej korespondencji na
mniej formalny. W tym przypadku widać to wyraźnie w nagłówku. W języku angielskim zmiana pomiędzy Dear Ms Uterine a
Dear Sarah jest znacznie mniej
wyraźna niż pomiędzy Szanowna Pani a Droga Edyto. Tym
bardziej nie musimy się obawiać takiej zmiany.
38
Dear Ms Swies,
Thank you for your e-mail. We have considered your suggestions and I am glad to inform you that we can make the offer to you
even more attractive.
We are pleased to offer you a 15% discount.
Catalogue unit net price: 16.95 GBP
Subtotal: 1,500 pcs x 16.95 GBP =
25,425.00 GBP
Discount: 15%
Subtotal after discount: 21,611.25 GBP
Warszawa office courier delivery: 229.00
GBP
As for the payment date, the invoice will
bear the 14-day payment date that you
suggested.
I am looking forward to your confirmation
of the order.
Yours sincerely,
Sarah Uterine
Dear Sarah,
Thank you very much for the new terms of
the order. The details you have specified are satisfactory for us, and I am
pleased to confirm our order.
The delivery address in Warszawa is
Marszałkowska 516d.
The details for the invoice are as follows:
Company name: ApaMed Sp. z o.o.
Address: Marszałkowska 516d, 00-950
Warszawa
VAT no: 712-100-66-26
Please make sure that the VAT number is
printed on the invoice.
I would appreciate if you could send me a
short e-mail to confirm that the order has
been despatched.
Best regards,
Edyta
Korekta oferty i zamówienie
Szanowna Pani,
Dziękuję za Pani e-mail. Przeanalizowaliśmy
Pani sugestie – z przyjemnością informuję,
że możemy przedstawić Pani jeszcze korzystniejszą ofertę.
Miło nam zaoferować Pani rabat w wysokości 15%.
Cena katalogowa netto: 16.95 GBP
Razem: 1,500 szt. x 16.95 GBP = 25,425.00
GBP
Rabat: 15%
Cena netto po rabacie: 21,611.25 GBP
Dostawa do biura w Warszawie: 229.00 GBP
Jeśli zaś chodzi o termin płatności, na
fakturze umieścimy termin 14-dniowy –
zgodnie z Pani sugestią.
Będę wdzięczna za potwierdzenie Pani zamówienia.
Z poważaniem,
Sarah Uterine
Droga Saro,
Bardzo dziękuję za nowe warunki oferty.
Przesłane szczegóły są dla nas satysfakcjonujące – mogę zatem potwierdzić zamówienie.
Proszę o dostawę na adres:
Warszawa, ul. Marszałkowska 516d.
Niżej podaję dane do faktury:
Nazwa firmy: ApaMed Sp. z o.o.
Adres: Marszałkowska 516d, 00-950 Warszawa
NIP: PL7121006626
Bardzo proszę, aby numer NIP został
umieszczony na fakturze.
Byłabym też wdzięczna za krótki e-mail
potwierdzający wysyłkę zamówienia.
Serdecznie pozdrawiam,
Edyta
Po uwzględnieniu próśb klienta raz jeszcze przedstawmy
wyliczenie wartości transakcji.
W ten sposób aktualna oferta w całości zostaje zawarta w
jednym e-mailu – co pozwala
nam oszczędzić czas na poszukiwaniu szczegółów, opisanych w innych e-mailach.
Dokładne dane do faktury pozwolą uniknąć błędów. Dostawca zapewne od razu wprowadzi nasze dane do swojego
systemu komputerowego.
Angielski VAT No (VAT Number lub VAT Reg No – VAT Registration Number) to nic innego jak dobrze nam znany
numer NIP. Uwaga! W transakcjach międzynarodowych należy posługiwać się europejskim
numerem identyfikacji podatkowej! W przypadku transakcji
z firmami z USA, gdzie podatek VAT nie istnieje, na fakturach numeru podobnego do
polskiego NIP nie znajdziemy.
Potwierdzenie wysyłki towaru
na nasz adres, najlepiej wraz z
numerem listu przewozowego,
pozwoli nam kontrolować status dostawy. Jeśli monitorowanie lokalizacji przesyłki możliwe jest wyłącznie na stronie
internetowej w języku angielskim, warto zapamiętać znaczenie kilku słówek:
– shipment (przesyłka);
– tracking (monitorowanie);
– reference number (numer
przesyłki);
– ident code (kod identyfikacyjny);
– customer reference (numer
klienta);
– consignment (partia wysyłek).
39
Faktura
Dane sprzedawcy wraz z europejskim numerem NIP
Numer faktury
Littlehampton Bags Depot Ltd.
Levesley Lane, Dudley
West Midlands DY5 ONX
VAT Reg no GB12300456789
INVOICE BH 21197207
Data wystawienia faktury
Termin płatności
Dane nabywcy
Adres dostawy
Imię i nazwisko odbiorcy
Nagłówki tabeli: ilość, numer
produktu, opis, cena jednostkowa, suma.
Skrót excl. (excluding) umieszczony w nawiasie oznacza, że
podana cena jest ceną netto.
Skrót incl. (including) oznaczałby, że cenę podano wraz
podatkiem VAT.
Szczegółowe wyliczenie należności z wysokością rabatu i
ceną dostawy. Ostatnia linia to
łączna kwota do zapłaty.
Czeki należy wystawiać na Littlehampton Bags Depot Ltd.
Przy płatności należy podać
numer faktury. Płatności należy
dokonać na numer rachunku
bankowego podany wyżej.
Wszystkie prowizje i opłaty
bankowe pokrywa kupujący.
Wszelkie zapytania dotyczące
faktury należy zgłaszać w ciągu tygodnia od jej otrzymania.
Zwrotów należy dokonywać po
wcześniejszym uzgodnieniu.
Fakturę można też wykorzystać
dla celów promocyjnych – podając adres strony internetowej.
40
Date: 20/11/2009
Due date: 04/12/2009
Invoice Address:
Deliver To:
FoodMed Sp. z o.o. FoodMed Sp. z o.o.
Marszałkowska 516d Marszałkowska 516d
00-950 Warszawa
00-950 Warszawa
VAT No: PL7121006626
Method of Despatch: For the Attention of:
FastExpress.Co.Uk
Insured: Yes
Qty
Prod
no
Edyta Swies
Unit
Total
price
(exc)
(exc)
Item(s)
Littlehampton
16.95 25.425,00
1500 72.21 Conference
GBP
GBP
Shoulder Bag
25,425.00 GBP
Subtotal (excl. VAT): Discount:
15%
Subtotal after
discount:
21,611.25
VAT (17,5%)
3,781.97 GBP
Subtotal
(incl. VAT)
25,393.22 GBP
Total postage:
229.00 GBP
Total amount payable:
25,622.22 GBP
BIC (Swift): LOYDGB21029
IBAN: GB78
LOYD 3210 9876 1234 32
Cheques payable to Littlehampton Bags
Depot Ltd.
Please quote above invoice number when
remitting. Invoices to be settled to our
bank account – details above.
All bank transfer charges revert to your
account. Any query concerning this invoice
must be raised within one week of its
receipt. Only authorised returns accepted.
Visit our website: www.lhbags.co.uk
Thank you for your order!
Page 1 of 1