I. Korespondencja seryjna
Transkrypt
I. Korespondencja seryjna
I. Korespondencja seryjna Korespondencja seryjna to technika szybkiego tworzenia, różniących się tylko niektórymi elementami, szeregu identycznych dokumentów (seria), przy wykorzystania bazy adresowej np.: do drukowania kopert i etykiet itp. W ćwiczeniu wykorzystamy korespondencję seryjną do adresowania kopert według poniższych punktów. 1. Tworzymy bazę danych osobowych w Excelu, która powinna zawierać: imię, nazwisko, ulica, kod, miasto (każdy element w osobnej kolumnie). Następnie zapisujemy plik w swojej lokalizacji. 2. Edytujemy adres zwrotny (MsWord). Z paska menu wybieramy Korespondencja → Koperty. W wyświetlonym okienku w zakładce: Koperty (patrz rys. poniżej) wypełniamy odpowiednie miejsca (wpisujemy adres zwrotny) i wybieramy przycisk Dodaj do dokumentu. Następnie wybieramy ikonę Rozpocznij koresp. ser. i wybieramy Koperty. Ćwiczenie kontynuujemy na dwa sposoby: - korzystając z kreatora - wstawiając wszystkie elementy "ręcznie". Sposób "ręczny" przebiega następująco: Ustawiamy kursor w miejscu gdzie powinien być adresat i klikamy Wybierz adresatów → Użyj istniejącej listy.... Wyszukujemy plik w którym zapisana jest baza z danymi osobowymi adresatów. Na koniec pozostało jedynie wstawić odpowiednie pola z bazy danych czyli Wstaw pola koresp. ser. Gotową korespondencję przeglądamy poprzez Podglad wyników oraz przegląd rekordów pobranych z bazy danych. Jeżeli chcemy zapisać korespondencje jako wielostronicowy dokument to wystarczy wybrać opcje Zakończ i scal → Edytuj poszczególne elementy. Dokument w tej formie nie wymaga pobierania danych z bazy danych. 2.Korespondencja seryjna (kreator) Przygotować dokument główny korespondencji seryjnej o treści pokazanej na rysunku poniżej lub podobny. Dokument zapisać w swoim pliku na dysku D jako Oferta konkursowa. Wpisać 5 adresów. Dane adresowe zapisać jako Czytelnicy. Wybrać polecenia: Narzędzie/Korespondencja seryjna-Listy Użyć bieżącego dokumentu Wybrać adresatów Wpisać Nową Listę-Utwórz Wpisać 5 adresów Zamknąć i Zapisać jako czytelnicy w swoim folderze na dysku D. Do wzorca listu wstawić pola, które będą automatycznie wypełnione przez edytor danymi kolejnych adresów (ustawić kursor tekstowy w określonym miejscu -patrz rys. poniżej i wstawić kolejno np. Imię, Nazwisko itp) wybierając Wstawianie pól korespondencji seryjnej Zapisać dokument główny jako Oferta konkursowa Kliknąć Scal w nowy dokument (lub Korespondencja seryjna do dokumentu) i zapisać pod nazwą Konkurs seryjny II. Tworzenie automatycznego spisu treści Co to jest automatyczny spis treści i kiedy go stosować? Automatyczny spis treści to zestawienie tytułów i śródtytułów rozmaitego szczebla, wyróżniających rozdziały i podrozdziały, ujęte w postaci oddzielnego wykazu, najczęściej na osobnej stronie, pełniące rolę podstawowego przewodnika po zawartości dokumentu. Tworzenie automatycznego spisu treści w Ms Word polega na samoczynnym zebraniu przez edytor wszystkich fragmentów tekstu pełniących rolę tytułów i śródtytułów i umieszczeniu zestawienia w miejscu wskazanym przez autora dokumentu. Najczęściej tworzenie spisu treści opiera się na stylach wyróżnionych jako tytuły. Lista tytułów jest hierarchicznie uporządkowana i opatrzona numerami stron, na których te tytuły się pojawiają. Istotne znaczenie w procesie tworzenia spisu treści jest możliwość automatycznego aktualizowania spisu treści za każdym razem, gdy zmieni się zawartość tytułu lub śródtytułu oraz jego położenie w dokumencie. Po wydaniu polecenia aktualizacji program komputerowy generuje na nowo spis. Pozwala to zachować pełną aktualność spisu po wprowadzeniu poprawek i uzupełnień w dokumencie. Automatyczny spis treści najlepiej sprawdza się w dokumentach zawierających większą liczbę stron (co najmniej kilkanaście). 1. Utwórz nowy dokument Ms Word. 2. Na pierwszej stronie (stronie tytułowej) wpisz nazwę Uczelni (TNR 22 pogrubiona, wyśrodkowana), swoje imię i nazwisko (TNR 14, wyśrodkowana), tytuł pracy (Praca dyplomowa) (TNR 26 pogrubiona, pochylona, wyśrodkowana) oraz datę utworzenia dokumentu (TNR 14, wyśrodkowana). Ustawienia strony powinny być następujące: margines górny i dolny na 2,7 cm; lewy i prawy na 2,5 cm i margines na oprawę 0,7 cm. 3. Na drugiej stronie napisz jedynie - Spis treści. Zawartość spisu będzie wygenerowana pod koniec ćwiczenia (ustaw kursor na początku drugiej strony tuż po tytule - Spis treści, następnie wybierz z górnego menu Wstaw -> Podział -> Następna strona). 4. Od trzeciej strony będzie wstawiony Tekst_1. Strony mają mieć znak wodny o treści: wersja robocza. 5. Tytułem każdego rozdziału jest tekst pogrubiony - czcionka TNR 18, wyśrodkowany. Ewentualne podtytuły czcionką TNR 16, wyśrodkowane. Pod tytułem dwa wiersze odstępu. Tekst zasadniczy- czcionka TNR 12, wyjustowany, akapit wcięty na 1cm. Obrazki powinny być wyśrodkowane. Podpisy obrazków - czcionka TNR 10, wyśrodkowane. Nad obrazkiem i pod jego opisem powinien być jeden wiersz odstępu. Po każdym rozdziale wstaw znak podziału. Wszystkie rozdziały zaczynają się od nowej strony. 5. Utworzenie automatycznego spisu treści. W celu wygenerowania automatycznego spisu treści należy do odpowiednich akapitów przypisać style nagłówków. W naszym przypadku przypiszemy style do tytułów rozdziałów. Utwórz odpowiedni styl wybierając Style Widać tutaj kilkanaście gotowych styli ale stworzymy swój własny klikając na klawisz Nowy styl... Ustawienia nowego stylu to: TNR 18, wyśrodkowany, nazwa stylu - "Tytułowy" (oczywiście nazwa stylu może być dowolna). Po kliknięciu OK będzie on widoczny na liście ze stylami. Kolejny krok ćwiczenia to przypisanie nowo utworzonego stylu do tytułów rozdziałów. Wystarczy zaznaczyć wiersz z tytułem rozdziału i wybrać z listy styl o nazwie "Tytułowy". Ostatnia czynność to wygenerowanie automatycznego spisu treści. Ustaw kursor na drugiej stronie dokumentu (dwa wiersze pod tytułem - Spis treści) i wybierz z górnego menu -> Odwołanie -> a następnie zakładka Spis treści. Domyślnie w podglądzie wydruku wyświetlają się style o nazwie Nagłówek1, Nagłówek2 itp. Musimy zmodyfikować listę z podglądem tak aby wyświetlił się styl "Tytułowy". Klikniknąć klawisz Opcje... i wyczyść pola przy nagłówkach 1, 2 itd a wpisz 1 przy stylu "Tytułowy". Jeżeli chcemy tworzyć podrozdziały to musimy wpisać 2 przy kolejnym stylu. Po wciśnięciu klawisza OK powinien być wyświetlony styl "Tytułowy". Kliknij ponownie klawisz OK aby wygenerować spis treści. Podrozdziały tworzymy według własnego uznania. II Statystyka wyrazów: 1. Korzystając z zakładki Recenzja podać liczę wyrazów oraz znaków ze spacjami w utworzonym dokumencie. II. Wydruk dokumentu 1. Wydrukować powstały dokument ustawiając dwie strony na arkusz korzystając z drukarki pdf995.