w ubiegłym roku - Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa

Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera w Krakowie
Konferencja Smart PM 2014
STUDIUM PRZYPADKU
TEMAT: FESTYN, KTÓREGO NIE BYŁO
Władze gminy Świebodzin w województwie lubuskim od kilku lat starają się
przyciągnąć
turystów
promując
się
jako
region
o
wyjątkowych
walorach
przyrodniczych, zapewniający możliwość odpoczynku na łonie natury, umożliwiający
regenerację sił fizycznych i psychicznych oraz uprawianie sportów wodnych.
Przygotowując oraz realizując działania promocyjne współpracują z lokalnymi
przedsiębiorcami działającymi w sektorze turystycznym – właścicielami pensjonatów,
gospodarstw agroturystycznych oraz prywatnych kwater.
Raz na kwartał w Świebodzińskim Domu Kultury odbywają się spotkania władz gminy
z lokalnymi przedsiębiorcami. Frekwencja jest bardzo wysoka, gdyż właściciele firm
dostrzegają wymierne korzyści wynikające ze współpracy z samorządem oraz lubią
być dobrze poinformowani na temat planowanych przedsięwzięć. Na spotkaniu
podsumowującym miniony rok i zrealizowane projekty promocyjne Anna Król,
kierownik Świebodzińskiego Domu Kultury, zauważyła że oprócz dotychczasowych
akcji promocyjnych w prasie i Internecie trzeba pomyśleć o zorganizowaniu
wydarzenia, które wyróżni gminę na tle innych regionów nastawionych na rozwój
turystyki, a zaraz będzie stanowić atrakcję dla mieszkańców gminy. Po ożywionej
dyskusji postanowiono zorganizować na początku lipca przyszłego roku festyn
Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera w Krakowie
Konferencja Smart PM 2014
„Wakacje na łonie natury” skierowany do dzieci i młodzieży z regionu oraz turystów,
który będzie promować aktywne sposoby spędzania wakacji i korzystanie z bogactwa
przyrodniczego gminy.
Problematyczną kwestią okazał się budżet festynu, postanowiono jednak oprzeć się
na funduszach Świebodzińskiego Domu Kultury, zadeklarowanych środkach od
lokalnych przedsiębiorców oraz pozyskać zewnętrznych sponsorów, np. firmy
produkujące odzież sportową, wydawnictwa przyrodnicze i podróżnicze etc.
Kierownikiem projektu „Wakacje na łonie natury” została jednogłośnie wybrana Anna
Króla, inicjatorka pomysłu. Za finanse miała odpowiadać Dorota Skrzypek,
prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą jako księgowa oraz doradca
finansowy, z zamiłowania instruktor żeglarstwa. Dorota pracowała przez pewien czas
w firmie organizującej różnego rodzaju imprezy (koncerty, konferencje etc.), była
osobą posiadającą największe doświadczenie w rozliczaniu tego rodzaju projektów.
Piotr Krzeczkowski pełniący funkcję rzecznika prasowego i asystenta wójta
zadeklarował się, że chętnie zajmie się promocją festynu, gdyż to on do tej pory
odpowiadał za planowanie i realizację akcji promujących region, miał zatem
rozbudowaną sieć kontaktów z mediami. Współpracy z Piotrem chętnie podjęła się
Marzena Kruk, właścicielka małego pensjonatu, a jednocześnie grafik-amator.
Natomiast Pawłowi Ropucha, asystentowi Anny Król w gminnym ośrodku kultury,
powierzono pozyskanie sponsorów zewnętrznych i koordynację przebiegu wydarzenia.
Anna oraz pozostali członkowie zespołu projektowego rozpoczęli prace od
uzupełnienia wstępnej karty projektu. Wspólnie ustalili, że podczas festynu odbędą się
spotkania z właścicielami klubów sportowych i stadnin koni, miłośnikami i badaczami
lokalnej przyrody, autorami publikacji o walorach krajoznawczych i przyrodniczych
regionu, ale także instruktorami żeglarstwa i ratownikami, którzy opowiedzą
o podstawach bezpieczeństwa związanych z uprawianiem sportów wodnych. Do
udziału w festynie zaproszą organizacje i instytucje związane z różnymi formami
spędzania wolnego czasu, m.in. wędkarstwem czy kolarstwem. Oprócz dyskusji i miniwarsztatów organizatorzy zaplanowali przygotowanie zawodów sportowych. Chcieli
pozyskać jako sponsora firmę produkującą odzież sportową, która zaprezentowałaby
Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera w Krakowie
Konferencja Smart PM 2014
w formie pokazu mody nowoczesną i wygodną odzież sportową, dopasowaną do
danego rodzaju dyscyplin sportowych. Oprawę muzyczną podczas wydarzenia miał
zapewnić zaprzyjaźniony DJ, pochodzący ze Świebodzina.
Na spotkaniu zespołu, pół roku przed planowanym terminem realizacji festynu
„Wakacje na łonie natury”, Anna wypisała na flipcharcie, główne zadania, które muszą
wykonać członkowie zespołu:
Zaplanowanie szczegółowego przebieg festynu:
1)
a) Zawarcie umów o współpracy z osobami, organizacjami uczestniczącymi
w festynie – działania do wykonania: nawiązanie współpracy, zawarcie umowy,
przygotowanie planu.
b) Zaplanowanie zawodów sportowych – do określenia: przebieg zawodów,
wymagany sprzęt; działania do wykonania: zorganizować sprzęt, kupić nagrody.
2)
Zapewnienie oprawy muzycznej – umowa z DJ-em.
3)
Promocja wydarzenia – informacje o przedsięwzięciu:
a) Strona www urzędu gminy i Domu Kultury,
b) Serwisy turystyczne, z którymi współpracuje gmina.
c) Tablice informacyjne w szkołach.
d) Portale społecznościowe.
e) Strony firm z sektora turystycznego w gminie.
f)
Radio Zielona Góra.
g) Lokalna prasa i prasa branżowa – turystyczna.
4)
Dopracowanie logistyki – scena, nagłośnienie.
Ani bardzo zależało, aby wspólnie omówić dokładny podział zadań, tak aby było jasno
określone kto za co odpowiada, gdyż nikt z nich wcześniej nie organizował tak dużego
przedsięwzięcia. Z doświadczenia wiedziała, że jasny podział obowiązków może ich
uchronić przed ewentualnymi problemami i konfliktami w zespole. Piotr uważał jednak,
że najpierw powinni dokładniej rozpisać zadania w projekcie, które musza wykonać
podczas przygotowywania festynu. Nikt jednak nie podzielał jego punktu widzenia,
a sama propozycja spotkała się wręcz z niechęcią reszty zespołu. „Po co tracić na to
czas” – zaoponowała Dorota – „Przecież większość podzadań jest oczywista i każdy
Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera w Krakowie
Konferencja Smart PM 2014
kto będzie za dany element odpowiadał sam dopracuje dla siebie dokładny plan”.
Członkowie zespołu zatem szybko podzielił między siebie obowiązki i skupili się na
dyskusji o budżecie projektu. Na koniec, gdy już się rozchodzili, Paweł zwrócił jeszcze
uwagę, że koniecznie muszą pamiętać o zaangażowaniu młodzieży na stałe związanej
z ich gminnym ośrodkiem kultury: „Chętnie pomogą przy przygotowaniach, a potem
mogą pełnić rolę wolontariuszy podczas samego festynu. Wskazywać drogę,
informować o programie itp.”.
Kolejne trzy miesiące upłynęły członkom zespołu na indywidualnej pracy. Każdy
realizował zadania za które odpowiadał, kontaktowali się ze sobą jedynie w sprawach
wymagających konsultacji, głównie za pomocą e-maili. Oczywiście, wszyscy
jednocześnie wykonywali swoje codzienne obowiązki związane z pracą zawodową.
Anna i Paweł cierpieli na chroniczny brak czasu – przygotowywali właśnie końcowe
rozliczenie projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, w ramach
którego w gminie organizowane były zajęcia pozalekcyjne dla dzieci z szkół
podstawowych oraz poszukiwali środków, które pozwoliłby Domowi Kultury nadal
prowadzić takie warsztaty. Piotr miał tak zwane „urwanie głowy” w związku
z ogłoszeniem przez wójta informacji o zamknięciu jednej ze szkół podstawowych
w gminie oraz planowanym przesunięciu prac związanych z remontem części dróg
w gminie. Jednocześnie musiał przygotować materiały na przybycie przedstawicieli
z niemieckiej gminy, z którą wójt chciał nawiązać współpracę. W podobnej sytuacji
znajdowała się Dorota i Marzena.
W połowie kwietnia Anna zwołała spotkanie członków zespołu projektowego. Bowiem
gdy tylko zamknęli z Pawłem rozliczanie projektu unijnego, zaczęli rozmawiać
o działaniach związanych z realizacją festynu i niestety wnioski, do których doszli nie
były optymistyczne. Spotkanie Ania rozpoczęła od propozycji: „Wszyscy zdajemy
sobie sprawę, że ze względu na nasze bieżące zobowiązania zawodowe nie
poświęciliśmy wystarczającej ilości czasu na przygotowania festynu i projekt jest, że
tak się wyrażę, w powijakach. Musimy teraz dokonać analizy, co już mamy zrobione,
czego nie załatwiliśmy oraz czy jesteśmy w stanie w ciągu najbliższych dwóch i pół
miesiąca nadrobić zaległości i zorganizować festyn, który będzie wizytówką naszej
gminy”. Każdy starał się zachować optymizm, jednak podsumowanie zmusiło ich do
Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera w Krakowie
Konferencja Smart PM 2014
realistycznego ocenienia sytuacji. Wynikało z niego jasno, że wciąż nie mają
ostatecznego planu festynu i nie zdążą tym samym przygotować materiałów na plakat
oraz nie mają dość informacji, aby zareklamować „Wakacje na łonie natury” na antenie
Radia Zielona Góra. Przede wszystkim jednak rozmowy z potencjalnymi sponsorami
były dopiero w fazie początkowej i nie sposób było dopracować ostateczny budżet
projektu.
Po długich dyskusjach, zespół podjął decyzję o przesunięciu realizacji projektu na
kolejny rok – uznali, że lepiej będzie wykorzystać dotychczasowe doświadczenia
i przygotować ciekawe wydarzenie w przyszłym roku, niż na szybko realizować festyn,
który nie będzie realizował przyjętych założeń, a tym samym może okazać się
porażką. Następnego dnia Anna miała porozmawiać na ten temat z wójtem. Zespół
postanowił spisać popełnione błędy i zaplanować dokładny plan działań wraz
z szczegółowym harmonogramem, uwzględniającym regularne spotkania członków
zespołu, a także schematem komunikacji który będą mogli wykorzystać w dalszej
współpracy.
Zadanie:
Jesteście zespołem projektowym wydarzenia festyn „Wakacje na łonie natury”:
1) Proszę przedstawić jakie błędy popełnił zespół przygotowujący zeszłoroczny
festyn?
2) Zaproponuj plan działań wraz z szczegółowym harmonogramem uwzględniając
spotkania członków zespołu, a także schemat komunikacji, który będą mogli
wykorzystać w dalszej współpracy.
Uwagi:
Proszę przygotować propozycję rozwiązania – max 4 strony A4.