Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo 1

Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo 1

Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
wszystkie arkusze:
Arkusze inwentaryzacyjne zasobów ochrony danych osobowych przeznaczone są do
umieszczenia w nich WSZYSTKICH informacji związanych z przetwarzaniem danych
osobowych w jednostce organizacyjnej. Informacje te zostaną wykorzystane w celu
opracowania polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemami informatycznymi i
nowelizacji zarządzenia Rektora ws. ochrony danych osobowych. Dlatego też niezbędne jest
staranne i rzetelne wypełnienie arkuszy inwentaryzacyjnych.
WAŻNE! Arkusze inwentaryzacyjne należy wypełniać w ustalonej kolejności
MDPZNKWTSEOU dlatego, że przy wypełnianiu kolejnych arkuszy będą potrzebne
informacje zawarte w arkuszach wypełnionych wcześniej. Informacje zawarte w arkuszach
muszą być ze sobą spójne.
Arkusze inwentaryzacyjne należy wypełniać zwiększając liczbę wierszy (Word:
Tabela/Wstaw wiersze poniżej) w tabeli umieszczonej w arkuszu. Pomiędzy stroną z tytułem
arkusza a stroną z podpisami może wystąpić kilka stron z informacjami.
Wypełnione i podpisane arkusze inwentaryzacyjne (w postaci papierowej) należy przekazać
do Pełnomocnika Rektora ds. Danych Osobowych w terminie do 21 marca 2008 r.
Jednocześnie pliki (.doc) z tymi samymi arkuszami należy przesłać pocztą elektroniczną na
adres [email protected] .
nr arkusza: - nie wypełniać
kod jednostki organizacyjnej – kod jednostki organizacyjnej według NOWEJ struktury
pieczątka jednostki organizacyjnej – odcisk pieczątki jednostki
podpis kierownika jednostki – podpis dziekana, dyrektora, kierownika jednostki
podpis pełnomocnika lokalnego administratora danych – podpis pełnomocnika (kierownik
dziekanatu, z-ca dyrektora BUŚ, itp.)
podpis lokalnego administratora bezpieczeństwa informacji – podpis LABI
data – data podpisania arkusza przez kierownika jednostki
1
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
arkusz M:
W arkuszu M umieszczamy informacje o WSZYSTKICH pomieszczeniach zarządzanych
przez jednostkę organizacyjną, w których przetwarzane są dane osobowe.
lp – liczba porządkowa, unikalna w ramach jednostki
pomieszczenie – cyfry i/lub litery jednoznacznie oznaczające pomieszczenie, w którym
przetwarzane są dane
adres – ulica i numer budynku, w którym przetwarzane są dane
miejscowość – nazwa miasta, w którym przetwarzane są dane (bez kodu pocztowego)
rodzaje zbiorów – litera T dla zbiorów przetwarzanych w postaci tradycyjnej, litera E dla
zbiorów przetwarzanych w postaci elektronicznej, litery TE dla zbiorów przetwarzanych
zarówno w postaci tradycyjnej, jak i elektronicznej
Jeśli dane osobowe przetwarzane są za pomocą komputerów przenośnych, należy to
zaznaczyć umieszczając dodatkowo w polu „znak pomieszczenia” oznaczenie „(M)”.
Informacja o miejscu przetwarzania danych powinna w takim przypadku wskazywać
pomieszczenie, w którym komputer przenośny używany jest najczęściej.
Przykład prawidłowego wypełnienia arkusza M:
RODZAJE
LP
POMIESZCZENIE
ADRES
MIEJSCOWOŚĆ
1
12
Żeromskiego 3
Sosnowiec
TE
2
15 (M)
Żeromskiego 3
Sosnowiec
E
2
ZBIORÓW
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
arkusz D:
W arkuszu D umieszczamy informacje o WSZYSTKICH producentach (a nie sprzedawcach!)
oprogramowania, wykorzystywanego w jednostce do przetwarzania danych osobowych.
lp – liczba porządkowa, unikalna w ramach jednostki
nazwa firmy – nazwa PRODUCENTA oprogramowania, wykorzystywanego do
przetwarzania danych. W przypadku użytkowania oprogramowania, dostępnego nieodpłatnie
w Internecie, należy w tym polu umieścić wyraz „Internet” i podać nazwę strony WWW
oprogramowania.
adres – ulica i numer budynku siedziby PRODUCENTA oprogramowania
kod miejscowość – kod i miasto siedziby PRODUCENTA oprogramowania
telefon – telefon PRODUCENTA oprogramowania
fax – fax PRODUCENTA oprogramowania
e-mail – e-mail PRODUCENTA oprogramowania
Przykład prawidłowego wypełnienia arkusza D:
LP
NAZWA FIRMY
ADRES
1
Microsoft
Al. Jerozolimskie
Sp. z o.o.
195A
2
KOD
MIEJSCOWOŚĆ
02-222 Warszawa
Internet:
http://www.openoffic
e.org
3
TELEFON
FAX
(+48-22)
(+48-22)
594-10-00
594-10-02
EMAIL
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
arkusz P:
W arkuszu P umieszczamy informacje o WSZYSTKICH programach lub systemach
komputerowych, wykorzystywanych w jednostce organizacyjnej do przetwarzania danych
osobowych.
lp – liczba porządkowa, unikalna w ramach jednostki
nazwa programu – nazwa programu lub systemu, wykorzystywanego do przetwarzania
danych
nazwa firmy – wpisać liczbę porządkową, oznaczającą nazwę firmy, z arkusza D
umowa serwisowa – jeśli zawarta jest umowa serwisowa na serwis oprogramowania, należy
wpisać datę, do której umowa obowiązuje. Jeśli umowy takiej nie ma, pole zostawić
niewypełnione.
okres wykorzystania od – data początku okresu wykorzystywania programu lub systemu
okres wykorzystania do – jeśli program lub system ma być wykorzystywany tylko na czas
określony, wpisać datę końca okresu wykorzystywania systemu. Jeśli nie wiadomo, do kiedy
program lub system będzie wykorzystywany, pole zostawić niewypełnione.
Przykład prawidłowego wypełnienia arkusza P:
LP
NAZWA
PROGRAMU
NAZWA
FIRMY
1
2
Excel
Kandydat
1
2
UMOWA
SERWISOWA
4
OKRES
WYKORZYSTANIA
OD
OKRES
WYKORZYSTANIA
DO
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
arkusz Z:
W arkuszu Z umieszczamy informacje o WSZYSTKICH zbiorach danych osobowych,
przetwarzanych w jednostce organizacyjnej.
lp – liczba porządkowa, unikalna w ramach jednostki
nazwa zbioru – skrócona nazwa zbioru danych osobowych przetwarzanego w jednostce (np.
„STUDENCI WYDZIAŁU”, „KADRY”, „PŁACE”, „UŻYTKOWNICY” itp.)
opis zbioru – ogólna informacja o zawartości i przeznaczeniu zbioru (np. „zbiór zawiera dane
osobowe studentów Wydziału X i jest przeznaczony do obsługi toku studiów”)
pola informacyjne – kompletna lista nazw pól zbioru, służących do przechowywania danych
osobowych (np. „imię, nazwisko, ulica, nr domu, nr mieszkania, kod pocztowy, miejscowość,
numer albumu, …)”
powiązania pól informacyjnych – wskazać pola informacyjne, które są od siebie zależne.
Jeśli pola nie są ze sobą powiązane, nie wypełniać.
rodzaj zbioru – patrz arkusz M: > rodzaje zbiorów
pomieszczenie – wpisać liczbę porządkową, oznaczającą pomieszczenie, w którym
przetwarzany jest zbiór, z arkusza M
nazwa programu - wpisać liczbę porządkową, oznaczającą nazwę programu lub systemu, za
pomocą którego przetwarzany jest zbiór, z arkusza P
data zgłoszenia – jeśli zbiór został zgłoszony do rejestracji u GIODO, wpisać datę zgłoszenia
data rejestracji – jeśli zbiór został zarejestrowany u GIODO, wpisać datę rejestracji
okres wykorzystania od – patrz arkusz P > okres wykorzystania od
okres wykorzystania do - patrz arkusz P > okres wykorzystania do
uwagi – wpisać ewentualne uwagi, dotyczące zbioru danych
5
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
Przykład prawidłowego wypełnienia arkusza P:
lp
nazwa zbioru
opis zbioru
pola informacyjne
powiązania pól
informacyjnych
rodzaj zbioru
pomieszczenie
nazwa programu
pomieszczenie
data zgłoszenia
data rejestracji
okres wykorzystania od
okres wykorzystania do
uwagi
lp
nazwa zbioru
opis zbioru
pola informacyjne
powiązania pól
informacyjnych
rodzaj zbioru
*** ZBIÓR DANYCH OSOBOWYCH ***
1
CHARAKTERYSTYKA ZBIORU
Kandydaci
zbiór zawiera dane osobowe kandydatów na studia i jest przetwarzany w okresie
rekrutacji na studia
imię, nazwisko, data urodzenia, oceny maturalne, …
brak powiązań
TE
FORMA TRADYCYJNA
1, 3, 7, 11
FORMA ELEKTRONICZNA
2
1, 2, 4, 7
REJESTRACJA U GIODO
2006-03-20
2006-07-14
OKRES PRZETWARZANIA
2008-04-15
2008-10-31
*** ZBIÓR DANYCH OSOBOWYCH ***
2
CHARAKTERYSTYKA ZBIORU
Konkursy
zbiór zawiera informacje o pracownikach wydziału i jest przetwarzany w celu
rejestracji udziału w konkursach o charakterze naukowym
imię, nazwisko, nazwa konkursu, organizator konkursu, data
brak powiązań
E
FORMA TRADYCYJNA
pomieszczenie
FORMA ELEKTRONICZNA
nazwa programu
pomieszczenie
1
10
REJESTRACJA U GIODO
data zgłoszenia
data rejestracji
OKRES PRZETWARZANIA
okres wykorzystania od
okres wykorzystania do
uwagi
6
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
arkusz N:
W arkuszu N umieszczamy informacje o WSZYSTKICH nośnikach komputerowych,
wykorzystywanych w jednostce organizacyjnej do przetwarzania danych osobowych.
lp - liczba porządkowa, unikalna w ramach jednostki
nośnik – jeśli nośnik służy do bieżącego przetwarzania danych, wpisać „A”. Jeśli nośnik
służy do przechowywania kopii bezpieczeństwa, wpisać „B”.
symbol – oznaczenie nośnika (np. HDD_1A, CD_01)
rodzaj – rodzaj nośnika: HDD – magnetyczny dysk twardy, CD/DVD – dysk optyczny,
TAPE – taśma streamera, FD – dyskietka, FLASH -- pendrive
zbiór - wpisać liczbę porządkową, oznaczającą zbiór, z arkusza Z
miejsce - wpisać liczbę porządkową, oznaczającą pomieszczenie, w którym przetwarzany
(przechowywany) jest zbiór, z arkusza M
opis – wpisać opis sposobu przechowywania (np. w serwerze, w zamkniętej szufladzie, w
sejfie, itp.)
okres przechowywania od - data początku okresu przechowywania nośnika
okres przechowywania do - jeśli nośnik ma być wykorzystywany tylko na czas określony,
wpisać datę końca okresu przechowywania nośnika. Jeśli nie wiadomo, do kiedy nośnik
będzie przechowywany, pole zostawić niewypełnione.
Przykład prawidłowego wypełnienia arkusza N:
L
P
NOŚN
IK
SYMB
OL
RODZ
AJ
ZBIÓ
R
MIEJS
CE
1
A
DSK_C
HDD
2
10
2
B
FLASH
2
10
OPIS
w
kompute
rze
w
szufladzi
e biurka
7
OKRES
PRZECHOWYW
ANIA OD
2008-01-01
OKRES
PRZECHOWYW
ANIA DO
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
arkusz K:
W arkuszu K umieszczamy WSZYSTKIE informacje o kopiach bezpieczeństwa, tworzonych
w jednostce organizacyjnej.
nośnik - wpisać liczbę porządkową, oznaczającą nośnik, z arkusza N
zbiór - wpisać liczbę porządkową, oznaczającą zbiór, z arkusza Z
okres przechowywania od - data początku okresu przechowywania kopii bezpieczeństwa
okres przechowywania do - jeśli kopia bezpieczeństwa ma być przechowywana tylko na
czas określony, wpisać datę końca okresu przechowywania kopii. Jeśli nie wiadomo, do kiedy
kopia będzie przechowywana, pole zostawić niewypełnione
Przykład prawidłowego wypełnienia arkusza K:
NOŚNIK
2
ZBIÓR
2
OKRES PRZECHOWYWANIA OD
2008-01-01
8
OKRES PRZECHOWYWANIA DO
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
arkusz T:
W arkuszu T umieszczamy informacje o WSZYSTKICH pracownikach jednostki,
upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
znak uprawnień – oznaczenie upoważnienia (??? Pan Cybulski – jakie?)
data nad. – data wystawienia upoważnienia do przetwarzania danych osobowych
nazwisko imię – nazwisko i imię upoważnionego pracownika
jedn. org. – kod jednostki organizacyjnej wg NOWEJ struktury
zakres – patrz arkusz M > rodzaje zbiorów
data rozp. – data rozpoczęcia przetwarzania danych osobowych przez pracownika
zbiory - wpisać liczbę porządkową, oznaczającą zbiór, z arkusza Z
Przykład prawidłowego wypełnienia arkusza T:
ZNAK
UPRAWNIEŃ
XYZ
DATA
NAD.
2008-0105
NAZWISKO,
IMIĘ
Kowalski Jan
JEDN.
ORG.
0801
9
ZAKRES
DATA ROZP.
ZBIORY
TE
2008-01-10
2
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
arkusz S:
W arkuszu S umieszczamy informacje o WSZYSTKICH osobach (również pracownikach
uczelni), upoważnionych do serwisu oprogramowania, wykorzystywanego w jednostce
organizacyjnej do przetwarzania danych osobowych.
znak upr. – oznaczenie upoważnienia do serwisu oprogramowania
data nad. – data nadania upoważnienia do serwisu oprogramowania
nazwisko, imię – nazwisko i imię osoby upoważnionej do serwisu oprogramowania
tel – telefon osoby upoważnionej do serwisu oprogramowania
kom – telefon komórkowy osoby upoważnionej do serwisu oprogramowania
e-mail – adres e-mail osoby upoważnionej do serwisu oprogramowania
prod. – wpisać liczbę porządkową, oznaczającą nazwę firmy, z arkusza D
zbiory - wpisać liczbę porządkową, oznaczającą zbiór, z arkusza Z
data od – wpisać datę, od której upoważnienie jest ważne
data do – wpisać datę, do której upoważnienie jest ważne
Przykład prawidłowego wypełnienia arkusza S:
L
P
1
ZNA
K
UPR.
ABC
DAT
A
NAD.
200801-10
NAZWISK
O, IMIĘ
Nowak Jerzy
TE
L
E-MAIL
KO
M
[email protected]
m
2
10
PRO
D.
ZBIOR
Y
1
1
DAT
A OD
DAT
A DO
200801-10
200812-31
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
arkusz E:
W arkuszu E umieszczamy informacje o wykonanych przeglądach serwisowych
oprogramowania, używanego w jednostce organizacyjnej do przetwarzania danych
osobowych.
data wykonania – data wykonania przeglądu serwisowego oprogramowania
serwisant – wpisać liczbę porządkową, oznaczającą osobę upoważnioną do wykonywania
przeglądów serwisowych, z arkusza A
zbiór - wpisać liczbę porządkową, oznaczającą zbiór, z arkusza Z
opis – opisać czynności serwisowe, wykonane podczas przeglądu
Przykład prawidłowego wypełnienia arkusza E:
DATA WYKONANIA
2008-02-13
SERWISANT
1
ZBIÓR
2
11
OPIS
zainstalowano aktualizację pakietu
biurowego
Instrukcje i przykłady wypełniania arkuszy inwentaryzacyjnych odo
objaśnienia:
dane osobowe
przetwarzanie danych osobowych
przetwarzanie w postaci tradycyjnej
przetwarzanie w postaci elektronicznej
12