1958_AG_zasady zamawiania pieczęci urzędowych i pieczątek

Zarządzenie Nr 1958/AG/2014
Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle
z dnia 22 maja 2014 roku
w sprawie zasad zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania
oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych stosowanych
w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001
r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.), art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i
hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2012 r. Nr 490 poz.
436) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci
urzędowych (Dz. U. z 1991 r. Nr 33, poz. 139) zarządza się, co następuje:
§ 1. Określa się zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci urzędowych i pieczątek
służbowych na potrzeby Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle, ich ewidencjonowania, używania,
przechowywania oraz likwidacji w przypadku utraty przez nie cech użytkowych i braku celowości
dalszego ich używania w brzmieniu określonym w Instrukcji stanowiącej załącznik do niniejszego
Zarządzenia.
§ 2. Wykonanie Zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta
Kędzierzyn-Koźle.
§ 3. Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Kędzierzyn-Koźle.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
PREZYDENT MIASTA
KĘDZIERZYN-KOŹLE
T o m a s z W a n t u ł a (-)
Odpowiedzialny za sporządzenie informacji:
Kierownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego
Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle
Agnieszka Zimny-Ilnicka (-)
1
Załącznik do Zarządzenia Nr 1958/AG/2014
Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle z dnia 22 maja 2014 r. w sprawie
zasad zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania
oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych stosowanych
w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle
Instrukcja
zasad zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania
oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych stosowanych
w Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§1
Instrukcja określa zasady zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz
likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek służbowych stosowanych w Urzędzie Miasta
Kędzierzyn-Koźle. Zawiera rozwiązania i uporządkowanie kwestii dotyczących pieczęci
urzędowych i pieczątek służbowych używanych przez pracowników Urzędu Miasta KędzierzynKoźle poprzez ujednolicenie postępowania od momentu zapotrzebowania na pieczęć bądź
pieczątkę do momentu jej fizycznej likwidacji.
§2
Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:
1) Urzędzie Miasta – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle,
2) Prezydencie Miasta – należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle,
3) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć Wydział, Referat, Biuro lub samodzielne
stanowisko, zgodne z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle,
4) kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć osobę kierującą komórką
organizacyjną Urzędu Miasta Kędzierzyn-Koźle,
5) pieczęci lub pieczęci urzędowej – należy przez to rozumieć pieczęć metalową, tłoczoną
pieczęć okrągłą zgodną z ustawą o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o
pieczęciach państwowych,
6) pieczątce służbowej lub pieczątce – należy przez to rozumieć każdą inną pieczęć używaną w
Urzędzie Miasta Kędzierzyn-Koźle,
Rozdział II
Pieczcie urzędowe
§3
1. Komórki organizacyjne Urzędu Miasta używają, o ile przepisy szczegółowe nie stanowią
inaczej, następujących pieczęci urzędowych:
1) pieczęć urzędową okrągłą zawierającą pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła
Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis „PREZYDENT MIASTA KĘDZIERZYNKOŹLE”,
2) pieczęć urzędową okrągłą zawierającą pośrodku wizerunek herbu Gminy KędzierzynKoźle, a w otoku napis „PREZYDENT MIASTA KĘDZIERZYN-KOŹLE”,
2
3) pieczęć urzędową okrągłą zawierającą pośrodku wizerunek herbu Gminy KędzierzynKoźle, a w otoku napis „RADA MIASTA KĘDZIERZYN-KOŹLE”,
4) pieczęć urzędową okrągłą zawierającą pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła
Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis „URZĄD STANU CYWILNEGO
W KĘDZIERZYNIE-KOŹLU”.
2. Odcisk pieczęci umieszcza się na dokumentach i pismach, które zgodnie z odrębnymi
przepisami wymagają tego dla swojej ważności.
3. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt Urzędu Miasta.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za używanie pieczęci zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa.
§4
1. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani zapewnić kierowanym przez siebie
komórkom organizacyjnym stosowne pieczęcie urzędowe w liczbie odpowiadającej
uzasadnionym potrzebom.
2. Za treść pieczęci urzędowej odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych.
3. Zamówienie pieczęci urzędowych następuje na wniosek kierownika komórki organizacyjnej.
4. Komórki organizacyjne przekazują wnioski o wykonanie pieczęci do Wydziału
Administracyjno – Gospodarczego, celem realizacji.
5. O potrzebie i celowości zamówienia pieczęci urzędowej decyduje kierownik komórki
organizacyjnej.
6. Wydział Administracyjno–Gospodarczy koordynuje czynności w zakresie wyrobu i kasacji
pieczęci urzędowych związanych ze współpracą z Mennicą Państwową. W przypadku pieczęci
urzędowych zawierających herb gminy Wydział Administracyjno – Gospodarczy koordynuje
czynności w zakresie wyrobu pieczęci z wyspecjalizowanymi podmiotami gospodarczymi
innymi niż Mennica Państwowa.
7. Pieczęcie urzędowe rejestrowane są przez Wydział Administracyjno – Gospodarczy w
Rejestrze pieczęci urzędowych, zgodnym z załącznikiem nr 1 do Instrukcji.
8. Zamówioną i zarejestrowaną pieczęć urzędową odbiera w Wydziale AdministracyjnoGospodarczym osobiście pracownik, który będzie za nią odpowiedzialny, potwierdzając jej
odbiór własnoręcznym podpisem.
§5
1. Pieczęcie urzędowe należy przechowywać w metalowych kasetach lub w żelaznych szafach.
Podczas urzędowania pieczęć powinna znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla
pracownika za nią odpowiedzialnego.
2. W przypadku odejścia pracownika lub przeniesienia na stanowisko, na którym nie będzie
używana pieczęć urzędowa, zdanie pieczęci następuje protokolarnie do Wydziału
Administracyjno-Gospodarczego.
§6
1. W przypadku utraty (zgubienia, kradzieży) kierownik komórki organizacyjnej, która pieczęć
utraciła, zawiadamia niezwłocznie o tym fakcie Prezydenta Miasta za pośrednictwem Kierownika
Wydziału Administracyjno-Gospodarczego, z podaniem okoliczności utraty pieczęci
i wskazaniem osoby odpowiedzialnej za pieczęć.
2. Prezydent Miasta zawiadamia niezwłocznie o tym fakcie właściwą jednostkę Policji lub
prokuratury oraz Mennicę Państwową przekazując niezbędne informacje identyfikujące utraconą
pieczęć oraz podając okoliczności jej utraty.
3. Utracona pieczęć podlega unieważnieniu i wyrejestrowaniu z Rejestru pieczęci urzędowych po
otrzymaniu zgody z Mennicy Państwowej.
3
4. Na stronie internetowej Urzędu Miasta umieszcza się ogłoszenie o unieważnieniu treści pieczęci
wraz z jej numerem nadanym przez Mennicę Państwową na okres 60 dni.
5. Zamówienie wtórnika zagubionej pieczęci będzie odbywało się na koszt osoby, która była za
pieczęć odpowiedzialna.
§7
1. Pieczęcie, które nie mogą być używane z powodu ich zużycia lub uszkodzenia, likwidacji
komórki organizacyjnej oraz zmiany przepisów uprawniających do używania pieczęci
urzędowych, kierownicy komórek organizacyjnych niezwłocznie przekazują za pismem
przewodnim do Wydziału Administracyjno-Gospodarczego.
2. Pracownik odpowiedzialny za pieczęć urzędową osobiście podpisuje zdanie pieczęci
w Rejestrze pieczęci urzędowych.
3. Pracownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego przekazuje protokolarnie pieczęcie
urzędowe do Mennicy Państwowej celem kasacji.
4. Na podstawie potwierdzonego za zgodność z oryginałem otrzymanego z Mennicy Państwowej
protokołu zniszczenia pieczęci urzędowej dokonuje się w Urzędzie Miasta wypisu pieczęci
urzędowej z Rejestru pieczęci urzędowych.
5. Likwidacja pieczęci urzędowych wykonanych przez inny podmiot gospodarczy niż Mennica
Państwowa zostanie przekazana protokolarnie przedsiębiorstwu zajmującemu się gospodarką
odpadami celem zniszczenia.
6. Jeżeli w Rejestrze pieczęci urzędowych nie figuruje pieczęć, która została przeznaczona do
likwidacji, to pracownik prowadzący sprawy dotyczące pieczęci urzędowych uzupełnia
w Rejestrze wszystkie kolumny poza kolumną wprowadzającą pieczęć do użytkowania
dokonując w niej adnotacji o treści: „brak wprowadzenia pieczęci do użytkowania”.
Rozdział III
Pieczątki służbowe
§8
1. Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle używa, oprócz pieczęci urzędowych, następujące pieczątki
służbowe:
1) nagłówkowe – zawierające pełną nazwę Urzędu Miasta, pełną nazwę komórki
organizacyjnej, adres stanowiący jej siedzibę, numery telefonów, ewentualnie numer NIP
oraz numer REGON,
2) imienne – zawierające stanowisko lub pełnione funkcje, wynikające ze stosunku pracy, tytuł
zawodowy (skrót), imię i nazwisko oraz miejsce do podpisu,
3) imienne „Z up. Prezydenta Miasta” – dla pracowników, w granicach indywidualnego
pisemnego upoważnienia Prezydenta Miasta,
4) wpływowe – zawierające datę wpływu pisma oraz nazwę komórki organizacyjnej,
5) facsimile – pieczątka zawierająca wzór podpisu,
6) specjalne – o treści związanej z określoną kategorią spraw załatwianych przez daną
komórkę organizacyjną,
7) pomocnicze – niezbędne do uproszczenia pracy biurowej, zastępujące wpisywanie często
używanych, powtarzających się tekstów do formularzy pism i druków (np. KędzierzynKoźle, za zgodność z oryginałem, polecona, za potwierdzeniem odbioru etc.).
8) datowniki formatu dd-mm-rrrr, które nie podlegają ewidencjonowaniu w Rejestrze
pieczątek.
4
2. Uprawnionymi do korzystania z imiennych pieczątek są:
1)
2)
3)
4)
Prezydent i Zastępcy Prezydenta Miasta Kędzierzyn-Koźle,
Skarbnik Miasta Kędzierzyn-Koźle,
Sekretarz Miasta Kędzierzyn-Koźle,
pozostali pracownicy Urzędu Miasta, których zakres powierzonych zadań i obowiązków
uzasadnia posługiwanie się ww. pieczątkami.
3. Zgodę na zlecenie wykonania oraz używanie pieczątki facsimile wyraża Prezydent Miasta na
pisemny wniosek pracownika, zawierający uzasadnienie oraz określenie przypadków, w
których pieczątka będzie stosowana.
4. Pieczątki nagłówkowe jednego wzoru i treści są dodatkowo opatrzone numerem w celu
identyfikacji użytkownika.
5. W Urzędzie Miasta do pieczątek nagłówkowych, imiennych i pieczątek wpływu stosuje się
wyłącznie tusz czerwony.
6. W przypadku stosowania pieczątek specjalnych, pomocniczych oraz datowników dopuszcza się
stosowanie innego koloru tuszu.
§9
1. Zamówienie i wykonanie pieczątki następuje na wniosek kierowników komórek
organizacyjnych. Wniosek powinien zawierać treść pieczątki, uzasadnienie oraz potwierdzenie
zasadności wyrobienia pieczątki.
2. Wniosek w sprawie zamówienia wykonania pieczątki należy składać do Kierownika Wydziału
Administracyjno-Gospodarczego, który dokonuje sprawdzenia jego treści pod względem
formalno-prawnym, potwierdza zgodność w zakresie danych personalnych i zajmowanego
stanowiska służbowego, następnie dokonuje stosownego zlecenia wykonania pieczątki.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych są:
1) odpowiedzialni za treść pieczątek i za używanie pieczątek zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi Urzędu Miasta,
2) zobowiązani zapewnić kierowanym przez siebie komórkom organizacyjnym stosowne
pieczątki w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom.
4. Wydanie nowych pieczątek następuje po uprzednim zwrocie pieczątek zniszczonych lub
nieaktualnych.
5. Samowolne dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści pieczątek, a także samodzielne ich
zamawianie na potrzeby Urzędu Miasta jest niedozwolone.
§ 10
1. Wydział Administracyjno – Gospodarczy prowadzi ewidencję pieczątek służbowych
używanych w Urzędzie Miasta wg załącznika nr 2 do Instrukcji.
2. Pieczątki otrzymują numery inwentarzowe wg wzoru:
A B/C
gdzie:
A – symbol komórki organizacyjnej zgodny z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta,
B – numer kolejny, wg ewidencji w rejestrze pieczątek,
C – rok w formacie rrrr.
3. Numer inwentarzowy pieczątki jest przypisany do jednej pieczątki i pozostaje niezmienny.
4. Pracownik potwierdza odbiór pieczątki własnoręcznym podpisem (czytelny podpis i data).
5
§ 11
1. Podczas pracy pieczątka powinna znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika
za nią odpowiedzialnego.
2. Pieczątkę imienną „Z up. Prezydenta Miasta” powinna używać wyłącznie osoba posiadająca
stosowne upoważnienie do wykonywania określonych czynności.
3. Wszystkie pieczątki powinny być przechowywanie w kasetkach lub zamykanych na klucz
szufladach bądź szafach, chroniących przed dostępem do nich osób niepowołanych.
4. W przypadku rozwiązania umowy o pracę pracownika lub przeniesienia na stanowisko, na
którym nie będzie używana pieczątka lub pieczątki, zdanie pieczątki lub pieczątek następuje
protokolarnie
do
Wydziału
Administracyjno-Gospodarczego.
Fakt
ten
powinien zostać odnotowany w karcie obiegowej pracownika.
5. Pieczątki, które mogą być w dalszym ciągu używane na innym stanowisku pracy, zostaną
przekazane w tym celu właściwemu pracownikowi Urzędu lub właściwej komórce
organizacyjnej, po wcześniejszym zaewidencjonowaniu zmian w Rejestrze pieczątek.
6. W przypadku dłuższej nieobecności pracownika Urzędu pieczątka imienna przekazana
zostaje do depozytu w Wydziale Administracyjno-Gospodarczym.
7. Po ustaniu przyczyn dłuższej nieobecności pracownika pieczątka imienna zostaje zwrócona
pracownikowi z depozytu.
§ 12
1. O zagubieniu lub utracie pieczątki kierownik komórki organizacyjnej, która ją zgubiła lub
utraciła, niezwłocznie zawiadamia pisemnie Prezydenta Maista za pośrednictwem Wydziału
Administracyjno – Gospodarczego z podaniem okoliczności utraty pieczątki, jej numeru
inwentarzowego i wskazaniem osoby odpowiedzialnej za używanie pieczątki.
2. O utracie pieczątki Prezydent Miasta może powiadomić organy Policji z podaniem
okoliczności jej utraty.
3. Pracownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego dokonuje odpowiedniej adnotacji
w Rejestrze pieczątek o zgubieniu lub kradzieży z podaniem okoliczności utraty pieczątki.
4. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego utracona pieczątka podlega unieważnieniu i
wyrejestrowaniu z Rejestru pieczątek.
§ 13
1. Pieczątki, które nie mogą być używane z powodu ich zużycia, uszkodzenia lub dezaktualizacji
kierownik komórki organizacyjnej przekazuje pisemnie do Wydziału Administracyjno–
Gospodarczego, celem ich likwidacji wraz z ich numerami identyfikacyjnymi oraz
wyjaśnieniem, dlaczego pieczątki winny być zlikwidowane.
2. Likwidacji pieczątek dokonuje Komisja ds. likwidacji pieczątek, w której skład wchodzą:
1) Sekretarz Miasta Kędzierzyn-Koźle,
2) Kierownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego,
3) pracownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego.
3. Z czynności likwidacji pieczątek sporządzany jest protokół likwidacji.
4. Likwidacja pieczątek odbywa się nie rzadziej niż raz na pól roku.
5. Jeżeli w Rejestrze pieczątek nie figuruje pieczątka, która została przeznaczona do likwidacji, to
pracownik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego uzupełnia w Rejestrze pieczątek
wszystkie
kolumny
poza
kolumną
wprowadzającą
pieczęć
do użytkowania
dokonując w niej adnotacji o treści: „Brak wprowadzenia pieczątki do użytkowania”.
6. Likwidacji pieczątek dokonuje się poprzez ich fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich
identyfikację i dalsze użycie.
6
7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach likwidacji można dokonać doraźnie, w razie
zaistnienia pilnej potrzeby, w innym terminie niż określony w ust. 4.
Rozdział IV
Przepisy końcowe
§ 14
1. Raz na pięć lat dokonuje się inwentaryzacji pieczęci urzędowych i pieczątek będących
w posiadaniu komórek organizacyjnych wraz z określeniem stanów wszystkich pieczęci i
pieczątek.
2. Pierwsza inwentaryzacja powinna być przeprowadzona w terminie 1 roku od dnia wejścia w
życie niniejszej Instrukcji.
§ 15
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją decyzje podejmuje Prezydent Miasta
Kędzierzyn-Koźle.
4. Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.
7