Excel Zaawansowany

Transkrypt

Excel Zaawansowany

„Nowoczesność i doświadczenie. Akademia rozwoju kompetencji pracowników HS
Wrocław Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Nr projektu: WND-POKL.08.01.01-02-094/11
WROcomp
Excel Zaawansowany
MATERIAŁ DYDAKTYCZNY
CZŁOWIEK – NAJLEPSZA INWESTYCJA
Spis treści:
II. ARKUSZE KALKULACYJNE, POZIOM ZAAWANSOWANY ................................................................................ 4
1. PRACA Z ARKUSZEM ..................................................................................................................................... 4
1.1.TWORZENIE NOWEGO SKOROSZYTU WEDŁUG DOMYŚLNEGO WZORCA (SZABLONU) ......................................................... 4
1.2. ZAPISYWANIE SKOROSZYTU JAKO PLIKU TYPU: SZABLON, PLIK TEKSTOWY, Z OKREŚLONYM ROZSZERZENIEM, WERSJĄ .............. 5
1.3 USTAWIANIE PODSTAWOWYCH OPCJI/PREFERENCJI W APLIKACJI .................................................................................. 6
1.4. WYŚWIETLANIE, UKRYWANIE WSTĄŻKI .................................................................................................................. 7
2. KOMÓRKI ..................................................................................................................................................... 8
2.1 WPROWADZANIE, ZAZNACZANIE ........................................................................................................................... 8
2.2. WPROWADZENIE LICZBY, DATY, TEKSTU DO KOMÓRKI............................................................................................... 8
2.3. ZAZNACZANIE KOMÓRKI, BLOKU SĄSIEDNICH KOMÓREK, BLOKU DOWOLNYCH KOMÓREK, CAŁEGO ARKUSZA ........................ 9
2.4. SORTOWANIE BLOKU KOMÓREK WEDŁUG JEDNEGO KRYTERIUM, W PORZĄDKU ROSNĄCYM LUB MALEJĄCYM DLA DANYCH
LICZBOWYCH LUB TEKSTOWYCH ................................................................................................................................ 10
2.5. AUTOMATYCZNE WYPEŁNIANIE KOMÓREK DANYMI NA PODSTAWIE ZAWARTOŚCI SĄSIEDNICH KOMÓREK ........................... 11
3. ZARZĄDZANIE ARKUSZAMI ......................................................................................................................... 12
3.1. WSTAWIANIE, USUWANIE WIERSZY I KOLUMN....................................................................................................... 12
3.2. ZMIANA SZEROKOŚCI KOLUMN, WYSOKOŚCI WIERSZY O OKREŚLONĄ WIELKOŚĆ LUB O OPTYMALNEJ SZEROKOŚCI I WYSOKOŚCI13
3.3. BLOKOWANIE, ODBLOKOWYWANIE TYTUŁÓW WIERSZY I/LUB KOLUMN ...................................................................... 14
3.4. ZAMIANA POMIĘDZY ARKUSZAMI........................................................................................................................ 15
4. REGUŁY I FUNKCJE ...................................................................................................................................... 16
4.1. STOSOWANIE DOBRYCH PRAKTYK W TWORZENIU REGUŁ: KIEROWANIE SIĘ ODWOŁANIAMI DO KOMÓREK W MIEJSCE
WPISYWANIA LICZB DO REGUŁ................................................................................................................................... 16
4.2. TWORZENIE REGUŁ PRZY UŻYCIU ODWOŁAŃ DO KOMÓREK I OPERATORÓW ARYTMETYCZNYCH (DODAWANIA, ODEJMOWANIA,
MNOŻENIA, DZIELENIA) ........................................................................................................................................... 17
4.3. ROZPOZNAWANIE I WŁAŚCIWA INTERPRETACJA PODSTAWOWYCH BŁĘDÓW ZWIĄZANYCH Z UŻYCIEM REGUŁ: #NAME?,
#DIV/0, #REF! .................................................................................................................................................... 18
4.4. ZNAJOMOŚĆ ADRESOWANIA WZGLĘDNEGO I BEZWZGLĘDNEGO (ABSOLUTNEGO) PRZY TWORZENIU REGUŁ ........................ 19
5. FUNKCJE ..................................................................................................................................................... 20
5.1. UŻYWANIE FUNKCJI SUMOWANIA, OBLICZANIA ŚREDNIEJ, WYZNACZANIA MINIMUM, MAKSIMUM, ZLICZANIA, LICZENIA
NIEPUSTYCH, ZAOKRĄGLANIA.................................................................................................................................... 20
5.2. UŻYWANIE FUNKCJI LOGICZNEJ IF (JEŻELI) WYBIERAJĄCEJ JEDNĄ Z DWÓCH MOŻLIWYCH WARTOŚCI, Z OPERATOREM
PORÓWNAWCZYM =, >, < ....................................................................................................................................... 23
5.3. FORMATOWANIE KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH LICZBY: WYŚWIETLANIE OKREŚLONEJ LICZBY MIEJSC DZIESIĘTNYCH,
WPROWADZENIE LUB POMINIĘCIE SEPARATORA GRUP TYSIĘCY......................................................................................... 24
5.4. FORMATOWANIE KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH DATY: KOLEJNOŚĆ I SPOSÓB WYŚWIETLANIA DNI, MIESIĘCY I LAT, FORMATOWANIE
KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH LICZBY W CELU WYŚWIETLENIA SYMBOLU WALUTY.................................................................... 25
5.5. FORMATOWANIE KOMÓREK ZAWIERAJĄCYCH LICZBĘ W CELU WYŚWIETLENIA POSTACI PROCENTOWEJ .............................. 26
5.6. ZAWIJANIE TEKSTU W KOMÓRCE, BLOKU KOMÓREK................................................................................................ 27
6. TWORZENIE WYKRESÓW ............................................................................................................................ 27
6.1. TWORZENIE WYKRESÓW RÓŻNYCH TYPÓW NA PODSTAWIE DANYCH ZAWARTYCH W ARKUSZU: WYKRES KOLUMNOWY,
SŁUPKOWY, LINIOWY, KOŁOWY ................................................................................................................................. 28
6.2. ZAZNACZENIE WYKRESU.................................................................................................................................... 30
Strona 2 z 61
6.3. PRZENIESIENIE, ZMIANA RODZAJU, USUNIĘCIE WYKRESU ......................................................................................... 30
6.3. ZMIANA KOLORU TŁA WYKRESU, KOLORU LEGENDY ................................................................................................ 31
6.4. ZMIANA KOLORÓW KOLUMN, SŁUPKÓW, LINII, WYCINKÓW KOŁA W WYKRESIE............................................................. 31
7. FORMATOWANIE ARKUSZA ........................................................................................................................ 33
7.1 USTAWIENIA ................................................................................................................................................... 33
7.2. ZMIANA WIELKOŚCI MARGINESÓW STRONY: GÓRNEGO, DOLNEGO, LEWEGO I PRAWEGO ............................................... 33
7.3. ZMIANA ORIENTACJI STRONY: PIONOWA, POZIOMA. ZMIANA ROZMIARU PAPIERU ........................................................ 34
7.4. ROZMIESZCZENIE ZAWARTOŚCI ARKUSZA NA OKREŚLONEJ LICZBIE STRON .................................................................... 35
7.5. DODAWANIE, EDYCJA, USUWANIE TEKSTU NAGŁÓWKA, STOPKI ARKUSZA .................................................................... 36
7.6. WSTAWIANIE I USUWANIE DO NAGŁÓWKA I STOPKI NUMEROWANIA STRON, DATY, CZASU, NAZWY PLIKU I ARKUSZA ........... 37
7.7. WŁĄCZANIE I WYŁĄCZANIE WYŚWIETLANIA/DRUKOWANIA LINII SIATKI, WYŚWIETLANIE/DRUKOWANIE NAGŁÓWKÓW KOLUMN I
WIERSZY (ADRESÓW KOLUMN I WIERSZY) .................................................................................................................... 38
7.8. ZASTOSOWANIE AUTOMATYCZNEGO POWTARZANIA NAGŁÓWKÓW KOLUMN I WIERSZY (ADRESÓW KOLUMN I WIERSZY) NA
KAŻDEJ DRUKOWANEJ STRONIE ARKUSZA .................................................................................................................... 39
7.9. DRUKOWANIE ZAZNACZONEGO BLOKU KOMÓREK ARKUSZA, CAŁEGO ARKUSZA, WSKAZANEGO WYKRESU, CAŁEGO SKOROSZYTU.
USTALANIE LICZBY KOPII WYDRUKU............................................................................................................................ 40
8. DODATKI .................................................................................................................................................... 42
9. TABELE PRZESTAWNE ................................................................................................................................. 42
9.
10.
WPROWADZENIE DO MAKR. .................................................................................................................. 57
SKRÓTY KLAWISZOWE EXCEL ............................................................................................................. 61
Strona 3 z 61
II. Arkusze kalkulacyjne, poziom zaawansowany
Informacje przekazane w tym module zostały opracowane pod kontem arkusza kalkulacyjnego
EXCEL w wersji 2007 wchodzącego w składa pakietu Microsoft Office 2007. Większość informacji
będzie przydatna również podczas korzystania z innych arkuszy kalkulacyjnych Jednak wszystkie
prezentacje oraz rysunki będą dotyczyły tej konkretnej wersji EXCEL.
1. Praca z arkuszem
1.1.Tworzenie nowego skoroszytu według domyślnego wzorca (szablonu)
Rozpoczęcie pracy z edytorem wiąże się z utworzeniem nowego skoroszytu. Skoroszyt ten może
otworzyć się automatycznie, będzie to wtedy czysta tabelka lub możemy sami wybrać dla niego
szablon. Szablon to szkielet skoroszytu wpływający na jego strukturę, tzn. zamiast czystej tabelki
możemy otrzymać tabelę przygotowaną do określonej sytuacji, np. bilansu. Do dyspozycji w EXCELu
mamy kilka różnego rodzaju szablonów skoroszytów oraz możliwość utworzenia własnego szablonu.
Standardowe tworzenie nowego skoroszytu odbywa się na kilka sposobów:
1. Uruchomienie arkusza kalkulacyjnego, uruchamia automatycznie nowy skoroszyt.
2. Jeżeli pracujemy z dowolnym skoroszytem używamy skrótu klawiszowego: CTRL+N,
spowoduje to otwarcie nowego okna z nowym skoroszytem.
3. Możemy skorzystać z paska menu wybierając Przycisk Office → Nowy
RYSUNEK 1 TWORZENIE NOWEGO SKOROSZYTU
Strona 4 z 61
Spowoduje to otwarcie nowego skoroszytu wraz z oknem zadań z prawej strony, gdzie mamy
możliwość wyboru szablonu dla tego nowego skoroszytu, np. amortyzacji pożyczki, bilansu.
RYSUNEK 2 WYBÓR SZABLONU DLA NOWEGO SKOROSZYTU
Teraz z prawej strony ekranu wybieramy Na moim komputerze… Otworzy nam się okno
Szablony z którego wybieramy interesujący nas szablon. Szablony te są zgrupowane na
zakładkach. Po wybraniu interesującego nas szablony klikamy OK.
1.2. Zapisywanie skoroszytu jako pliku typu: szablon, plik tekstowy, z
określonym rozszerzeniem, wersją
Zapisując skoroszyt pod wybraną nazwą możemy jeszcze dodatkowo zdecydować o rodzaju tego
skoroszytu (o rozszerzeniu zapisanego na dysku pliku). EXCEL umożliwia nam zapisywanie naszej
pracy w różnej postaci.
W tym celu w trakcie zapisywania skoroszytu poniżej pola Nazwa pliku, wybieramy z listy Zapisz
jako typ interesującą nas opcję – odpowiedni typ pliku:
Strona 5 z 61
Mamy do wyboru cała listę różnego rodzaju typów. Domyślnie (automatycznie) edytor proponuje nam
typ: Skoroszyt programu Excel, oznacza to plik w formacie EXCELa odpowiedni do
wykorzystywanej wersji edytora, czyli w naszym przypadku będzie to EXCEL 2007 (z rozszerzeniem
pliku xlsx).
Poniżej omówione zostaną te najważniejsze i najczęściej stosowane typy plików:






Arkusz kalkulacyjny XML (Extensible Markup Language) – jest to tekst uniwersalny język
przeznaczony do przedstawiania różnych danych przy pomocy określonej struktury, przy
pomocy tego formatu możemy przenosić skoroszyty pomiędzy systemami.
HTML – strona internetowa, dorabia znaczniki.
Szablon – możemy wykorzystać do tworzenia nowych dokumentów na podstawie tego
właśnie szablonu.
Tekst rozdzielany znakami tabulacji – pozwala zapisać dane w usystematyzowany sposób
przy pomocy zwykłego edytora tekstu (np. notatnika), które można zaimportować do
EXCELA
CSV – plik zawierający dane w postaci tekstu oddzielonego średnikami. Pozwala zapisać dane
w usystematyzowany sposób przy pomocy zwykłego edytora tekstu (np. notatnika), które
można zaimportować do EXCELA
Skoroszyt programu Excel 97-2003 – dokument zgodny ze starszymi wersjami programu
(.xls)
1.3 Ustawianie podstawowych opcji/preferencji w aplikacji
W tym podrozdziale nauczymy się ustawiać podstawowe opcje arkusza kalkulacyjnego, które pomogą
nam zwiększyć komfort pracy oraz dopasować program do konkretnych potrzeb. Zmian tych
dokonujemy korzystając z Przycisku Office → Opcje Programu Excel (w prawym dolnym rogu
wyświetlonego okienka) oraz odpowiedniej zakładki.
Podczas pierwszego uruchomienia EXCELa na komputerze wyświetla nam się okienko, gdzie
podajemy inicjały dla nazwy użytkownika tworzącego dokumenty w systemie. Każdy utworzony
skoroszyt posiada w swoich właściwościach nazwę użytkownika, który go stworzył. Nazwę tą można
zmieniać, w tym celu należy korzystając z paska menu wybrać pozycję Przycisk Office → Opcje
Programu Excel oraz zakładkę Popularne, gdzie możemy podać w polu Nazwa użytkownika, swoją
nazwę użytkownika.
Kolejnym parametrem do ustawienia jest folder, w którym domyślnie EXCEL zapisuje tworzone
skoroszyty. Standardowe ustawienie to Moje dokumenty, jednak w razie potrzeby możemy to
zmienić korzystając tym razem z pola Domyślna lokalizacja plików w zakładce Zapisywanie.
Możemy tutaj zadecydować o ścieżkach dostępu do miejsca zapisywania skoroszytów. W celu zmiany
domyślnej ścieżki, wpisujemy w tym miejscu nową. Wszystkie zmiany dla całego okna potwierdzamy
przyciskiem OK.
Strona 6 z 61
RYSUNEK 3 ZMIANA NAZWY UŻYTKOWNIKA W ARKUSZU KALKULACYJNYM EXCEL
W zakładce Zapisywanie możemy ustawić także czas, po którym skoroszyt będzie automatycznie
zapisywany (aktualizowany) w celu możliwości odtworzenia go w przypadku awarii. Należy pamiętać
o zapisaniu wprowadzonych zmian poprzez kliknięcie przycisku OK.
1.4. Wyświetlanie, ukrywanie wstążki
Wstążka (ang. Ribbon) umożliwia wygodną pracę z arkuszem. Szybki sposób na jej zminimalizowanie
to wciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+F1. Na Wstążce umieszczone zostały ikony odpowiadające za
określone funkcje programu. Poszczególne opcje są połączone w Grupy poleceń, które z kolei
umieszono na Kartach poleceń. Standardowo dostępne są następujące karty poleceń: Narzędzia
główne, Wstawianie, Układ strony, Formuły, Dane, Recenzja oraz Widok.
Strona 7 z 61
2. Komórki
2.1 Wprowadzanie, zaznaczanie
Podstawową jednostką którą będziemy tutaj operować jest komórka. Wszystkie dane w arkuszu są
przechowywane w komórkach. Komórek będzie używać do wykonywania obliczeń, do sortowania i
do wszystkich innych czynności, które można przy pomocy arkusza kalkulacyjnego wykonać. Każda
komórka posiada swój adres składający się z oznaczenia kolumny w której się znajduje oraz wiersza –
np. B2. Dzięki temu adresowi możemy dokładnie zorientować się, o którą komórkę nam chodzi.
Poruszanie się po arkuszu polega na wskazywaniu odpowiednich komórek przy pomocy myszki lub
przemieszczania się po nich przy pomocy klawiatury.
Komórka
Kolumna
Wiersz
RYSUNEK 4 WIERSZE, KOLUMNY I KOMÓRKI W EXCELU
Jak widać na powyższym rysunku, oprócz komórki będziemy jeszcze operować pojęciem wiersza –
posiada oznaczenie w postaci numeru oraz pojęciem kolumny – posiada oznaczenie w postaci litery.
Zarówno wiersze jaki i kolumny składają się z komórek.
W odróżnieniu od WORDa, gdzie praca z dokumentem odbywała się w miejscu ustawienia kursora, w
EXCELu pracujemy z tą komórką jest zaznaczona pogrubioną ramką. Kursor znany nam z WORDa
pojawi się dopiero w momencie, gdy będziemy chcieli zmieniać zawartość wypełnionych już
komórek, jednak więcej na ten temat dowiemy się później.
2.2. Wprowadzenie liczby, daty, tekstu do komórki
Przyszedł czas na wprowadzenie danych do komórek arkusza. Komórki mogą zawierać różnego
rodzaju dane, podstawowe z nich to:
 liczby w różnym formacie (procentowym, dziesiętnym, walutowym, itd.)
 tekst
 daty
Przed wprowadzaniem danych do wybranej komórki musimy ją zaznaczyć przy pomocy myszki,
klikając na niej. Zaznaczenie polega na sprowadzaniu na wybraną komórkę pogrubionego okienka
(widać je na rysunku 8 – komórka B2). Po uruchomieniu nowego arkusza domyślnie zaznaczona
komórka to komórka o adresie A1. Gdybyśmy nie wskazali innej komórki i zaczęli wprowadzać tekst
z klawiatury, pojawiłby się on właśnie w tej komórce. Dlatego przed rozpoczęciem wprowadzania
Strona 8 z 61
zawartości komórki musimy najpierw wybrać tą, do której chcemy coś wpisać. Możemy to zrobić na
kilka sposobów:
1. Klikamy przy pomocy myszki lewym przyciskiem na wybranej komórce.
2. Wykorzystując klawisze strzałek sprowadzamy okienko do właściwej komórki.
3. Wykorzystując klawisz TAB możemy przesuwać okienko w prawo, natomiast SHIFT+TAB
w lewo.
Teraz pozostaje nam tylko wpisać zawartość przy pomocy klawiatury. Musimy jeszcze wyjaśnić
sposób zatwierdzania zawartości w komórce. W WORDzie sprawa była prosta, po wpisaniu tekstu
pojawiał się on w dokumencie i na tym koniec. Tutaj jest to trochę bardziej skomplikowane. Każda
komórka w momencie wprowadzania do dniej danych musi przejść przez dwa stany:
 edycji
 zatwierdzenia danych
Po rozpoczęciu pisania, komórka przejdzie w tryb edycji, wewnątrz komórki pojawia się dobrze nam
znany kursor w postaci mrugającej pionowej kreski. Po zakończeniu wpisywania wybranego tekstu
musimy potwierdzić zawartość komórki w jeden z wybranych sposobów:
1. Najprościej jest skorzystać z klawisza ENTER. Jest to sposób działający w każdej sytuacji i
dający 100% pewności, że wprowadzone do komórki dane, w jakiej postaci by nie były
zostały zatwierdzone.
2. Można również kliknąć przy pomocy myszki na innej dowolnie wybranej komórce.
Spowoduje to przeniesienie okienka w nowe miejsce i tym samym zatwierdzenie wartości
wpisanej do komórki. UWAGA! Ten sposób nie zadziała dla formuł i działań
arytmetycznych.
3. Można użyć klawiszy strzałek, np. strzałki w prawo. Spowoduje to przeniesienie okienka do
nowej komórki i jednoczesne zatwierdzenie wpisanej wcześniej wartości. UWAGA!
Podobnie jak poprzedni sposób, nie działa dla formuł i działań arytmetycznych.
4. Można użyć specjalnych klawiszy umieszczonych na lewo od paska formuł i na prawo od
pola nazwy. Pojawiają się one tylko w przypadku edytowania zawartości dowolnej komórki:
– oznacza zatwierdź, natomiast
– oznacza anuluj (klawisz ESC)
2.3. Zaznaczanie komórki, bloku sąsiednich komórek, bloku dowolnych komórek,
całego arkusza
Wiemy już że pracować w danej chwili możemy z wybraną komórką lub blokiem komórek, np.
wierszem lub kolumną. W tym celu musimy tą komórkę lub ten blok komórek zaznaczyć. W
poprzednim podrozdziale dowiedzieliśmy się jak zaznaczać pojedyncze komórki, teraz czas na
poznanie metod zaznaczania większej liczby komórek jednocześnie. Z poprzednich modułów wiemy
już jak zaznaczać pliki oraz wyrazy, tutaj sytuacji będzie wyglądała podobnie. Zaznaczanie komórek
możemy wykonać przy użyciu myszki lub klawiatura, w szczególnych przypadkach łącząc oba te
narzędzia razem:
Strona 9 z 61
Strona 10 z 61
1. W celu zaznaczenia bloku komórek należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na pierwszej
komórce, którą chcemy zaznaczyć i teraz nie zwalniając tego przycisku wskazać resztę
komórek do zaznaczenia. Wszystkie komórki znajdujące się wewnątrz pogrubionej krawędzie
i podświetlone na niebiesko, po zwolnieniu lewego przycisku zostaną zaznaczone (biała
będzie tylko komórka z której rozpoczynaliśmy zaznaczanie). W ten sposób zaznaczamy bloki
sąsiadujących z sobą komórek, wierszy lub kolumn. Komórki zaznaczone muszą stanowić
ciągłość, tzn. nie można w danym zakresie żadnej z nich pominąć.
2. W celu zaznaczenia wybranego wiersza lub kilku wierszy należy przy pomocy myszki
kliknąć na wybranym numerze wiersza. Po najechaniu na niego wskaźnik myszki zmieni się w
grubą czarną strzałkę:
Zostanie on wtedy w całości podświetlony, tzn. zaznaczone
zostaną wszystkie komórki w tym wierszu. Jeżeli na wysokości wybranych wierszy
przytrzymamy wciśnięty lewy przycisk myszki i przeciągniemy po nich wskaźnikiem myszki
– zaznaczymy dowolną ilość wybranych wierszy.
3. W celu zaznaczenia wybranej kolumny lub kilku kolumn należy przy pomocy myszki kliknąć
na wybranej literze opisującej kolumnę. Po najechaniu na nią wskaźnik myszki zmieni się w
grubą czarną strzałkę skierowaną w dół:
Zostanie ona wtedy w całości podświetlona, tzn.
zaznaczone zostaną wszystkie komórki w tej kolumnie. Jeżeli na wysokości wybranych
kolumn przytrzymamy wciśnięty lewy przycisk myszki i przeciągniemy po nich wskaźnikiem
myszki – zaznaczymy dowolną ilość wybranych kolumn.
4. W celu zaznaczenia wszystkich komórek w arkuszu należy kliknąć na pierwszej komórce
arkusza – nieopisanej ani literą ani cyfrą, znajdującej się w górnym lewym jego rogu.
5. W celu zaznaczenia bloku dowolnych komórek musimy zaznaczyć wybrany blok w dowolny
znany nam sposób, następnie przytrzymując CTRL zaznaczamy kolejne fragmenty.
Przytrzymanie tego klawisza powoduje zaznaczenie wybranych dowolnych fragmentów w
całym tekście.
Możemy również zaznaczać komórki przy użyciu klawiatury, w tym celu ustawiamy okienko
na wybranej komórce, następnie wciskamy klawisz SHIFT i trzymając go wciśnięty klawiszami
strzałek wskazujemy kierunek zaznaczania komórek. Korzystając z samej klawiatury mamy
ograniczone możliwości w porównaniu do wykorzystania w tym celu myszki. Jednak czasami
wygodniej jest skorzystać właśnie z klawiatury, szczególnie w przypadku zaznaczania komórek
położonych obok siebie.
Poniżej spis przydatnych kombinacji klawiszy wykorzystywanych do zaznaczania komórek:




CTRL+SHIFT+← lub → – zaznacza komórkę na lewo lub prawo od okienka
SHIFT+↑ – zaznacza jedną komórkę w górę od okienka
SHIFT+↓ – zaznacza jedną komórkę w dół od okienka
CTRL+A – zaznacza wszystkie komórki arkusza
2.4. Sortowanie bloku komórek według jednego kryterium, w porządku rosnącym
lub malejącym dla danych liczbowych lub tekstowych
Wiemy już, że arkusz kalkulacyjny jest wygodnym narzędziem do gromadzenia dużej ilości danych.
Wspominaliśmy we wstępie o tym, że dane te będzie można w wygodny sposób sortować. Poznamy
Strona 11 z 61
teraz metodę uproszczonego sortowania dla jednego kryterium. Dane takie możemy posortować
rosnąco lub malejąco. W tym celu musimy wybrać dowolną komórkę w kolumnie według której ma
nastąpić sortowanie – klikamy na nią po prostu lewym przyciskiem myszki. Następnie z grupy
poleceń Edycja wybieramy przycisk Sortuj i filtruj, później klikamy odpowiednią ikonę:

odpowiada za sortowanie w porządku rosnącym

odpowiada za sortowanie w porządku malejącym
Oczywiście dane wprowadzone do arkusza są przestawiane wierszami, tzn. jeden wiersz jest
traktowany jako całość (jeden rekord). Podczas sortowania według wybranej kolumny, będą
zamieniane całe wiersze.
2.5. Automatyczne wypełnianie komórek danymi na podstawie zawartości
sąsiednich komórek
EXCEL posiada bardzo pomocną i ciekawą funkcję służącą do automatycznego wypełniania komórek
danymi – tzw. uchwyt do danych. Narzędzie to pozwala nam na wypełnienie określonego zakresu
komórek serią danych bazującą na zawartości sąsiednich komórek. Narzędzie to działa różnie w
zależności od zawartości komórek na podstawie których wypełniamy kolejne komórki, komórka
źródłowa może zawierać:

pojedyncze dowolne słowo – w skutek działania funkcji słowo to zostanie powtórzone w
wybranej ilości komórek
 pojedynczą cyfrę – w skutek działania funkcji cyfra ta zostanie powtórzona w wybranej ilości
komórek
 datę (w odpowiednim formatowaniu) – w skutek działania funkcji wybrane komórki będą
zawierały kolejne daty
 zawartość specjalną – np. nazwę dnia tygodnia, miesiąca, można również stworzyć własną
listę takich słów (tym się jednak zajmować nie będziemy)
W celu skorzystania z tego narzędzia należy, po zaznaczeniu komórki którą będziemy wykorzystywać
do wypełniania kolejnych, ustawić się wskaźnikiem myszki w prawym dolnym rogu tej komórki
(wskaźnik myszki z dużego białego krzyżyka powinien zmienić się w cienki czarny krzyżyk – jak na
poniższym rysunku):
Następnie przytrzymując wciśnięty lewy przycisk myszki przeciągamy okienko dowolnie daleko w
dół – aż do komórki, na której wypełnianie chcemy zakończyć. Po zwolnieniu przycisku w zależności
od danych, które znajdowały się w źródłowej komórce, nowe komórki wypełnią się danymi z komórki
przeciąganej lub kolejnymi wartościami.
Najczęstszym wykorzystaniem tej metody jest tworzenie serii danych dla komórek zawierających
cyfry. W takim przypadku nie wystarczy do wypełniania użyć jednej komórki – musimy wykorzystać
dokładnie dwie. Opiszemy teraz dokładnie jak wygląda taki proces:
Strona 12 z 61
1. Zaznaczamy dokładnie dwie sąsiadujące z sobą wybrane komórki (wykorzystamy dowolną ze
znanych nam metod zaznaczania komórek). Uwaga! Komórki muszą zawierać cyfry –
cyfry mogą być dowolne.
2. Zwalniamy lewy przycisk myszki wykorzystywany podczas zaznaczania i przesuwamy
wskaźnik myszki w prawy dolny róg zaznaczonych komórek – kursor powinien zmienić się w
cienki czarny krzyżyk. Arkusz obliczy sobie jaka jest różnica pomiędzy zaznaczonymi
komórkami i dokładnie na jej podstawie będzie tworzył kolejne liczby serii.
3. Wciskamy ponownie lewy przycisk myszki i trzymając go wciśnięty przeciągamy okienko o
wybraną ilość komórek.
4. W wybranym miejscu zwalniamy przytrzymywany przycisk co spowoduje pojawienie się w
wybranych komórkach nowych wartości – obliczonych, tak jak już wspominaliśmy, na
podstawie różnicy tych dwóch zaznaczonych na początku.
Inną metodą na wykorzystanie uchwytu do danych jest przypadek, gdy chcemy szybko wypełnić
danymi komórki przylegające do wybranego zakresu komórek, np. gdy na lewo od komórki w
kolumnie A znajdują się cztery wypełnione danymi komórki. Możemy poprzez podwójne kliknięcie
na uchwyt wypełnienia komórki z kolumny B wypełnić automatycznie komórki znajdujące się pod nią
– wypełni się dokładnie tyle komórek, ile jest wypełnionych w kolumnie obok.
RYSUNEK 5 AUTOMATYCZNE
SĄSIADUJĄCYCH
WYPEŁNIANIE
KOMÓREK
NA
PODSTAWIE
KOMÓREK
3. Zarządzanie arkuszami
3.1. Wstawianie, usuwanie wierszy i kolumn
Przejdziemy teraz do potrzebnej i bardzo często wykorzystywanej czynności, czyli do wstawiania
nowych wierszy i kolumn w arkuszu. Praktycznie zawsze zachodzi taka sytuacja, że mamy
przygotowane jakieś dane i nagle okazuje się, że przydały by się nowe wiersze oraz kolumny
wewnątrz tych danych. Równie często zachodzi potrzeba działania odwrotnego, tzn. chcemy się z
gotowego arkusza pozbyć wybranych wierszy oraz kolumn. Z pomocą przychodzi nam funkcja
wstawiania oraz usuwania wierszy i kolumn:

Wstawianie nowego wiersza
Musimy zapamiętać, że nowo wstawiany wiersz będzie pojawiał się zawsze powyżej miejsca
wstawiania, tzn. chcemy wstawić nowy wiersz pomiędzy wiersze 1 i 2, należy operację
przeprowadzić z wiersza 2.
W tym celu klikamy na wybranym wierszu (tym, powyżej którego chcemy wstawić nowy)
prawym przyciskiem i z pojawiającego się menu wybieramy pozycję Wstaw
Strona 13 z 61
Druga możliwość to po wybraniu dowolnej komórki z wiersza, powyżej którego chcemy
wstawić nowy, wybieramy z menu Wstaw
→ Wiersze

Wstawianie nowej kolumny
Musimy zapamiętać, że nowo wstawiana kolumna będzie pojawiała się zawsze przed
miejscem wstawiania, tzn. chcemy wstawić nową kolumnę pomiędzy kolumny A i B, należy
operację przeprowadzić z kolumny B.
W tym celu klikamy na wybranej kolumnie (tej, przed którą chcemy wstawić nową) prawym
przyciskiem i z pojawiającego się menu wybieramy pozycję Wstaw
Druga możliwość to po wybraniu dowolnej komórki z kolumny, przed którą chcemy wstawić
nową, wybieramy z menu Wstaw
→ Kolumny

Usuwanie wybranego wiersza
W tym celu na numerze wybranego wiersza (jego oznaczeniu cyfrowym – pierwsza specjalna
kolumna) klikamy prawym przyciskiem i wybieramy z pojawiającego się menu pozycję Usuń

Usuwanie wybranej kolumny
W tym celu na literze określającej wybraną kolumnę (jej oznaczeniu literowym – pierwszy
specjalny wiersz) klikamy prawym przyciskiem i wybieramy z pojawiającego się menu
pozycję Usuń
3.2. Zmiana szerokości kolumn, wysokości wierszy o określoną wielkość lub
o optymalnej szerokości i wysokości
W tym podrozdziale nauczymy się ustawiać wybraną szerokość wierszy oraz wysokość kolumn.
Poznamy kilka metod na wykonanie tej czynności. Parametry te możemy ustawić zgodnie z naszymi
wymaganiami lub wykorzystać metodę automatycznego dostosowywania do zawartości kolumny lub
wiersz.
Najczęściej zmieniamy szerokość kolumn, ponieważ ilość danych wprowadzana do komórek bardzo
często przekracza domyślnie ustawiony rozmiar. Powoduje to nieczytelność arkusza, po prostu nie
widzimy jakie dane zawierają komórki.
Nauczymy się kilku metod zmiany szerokości:
1. Metoda na oko – polega na ustawieniu szerokości przy pomocy myszki, o nowej szerokości
decydujemy my. W tym celu najeżdżamy wskaźnikiem myszki pomiędzy oznaczenia kolumn
lub wierszy, gdy zobaczymy, że kursor zmienił się w strzałki na:
przytrzymując lewy przycisk przeciągamy komórkę w prawo lub w lewo, aż do uzyskania
żądanej szerokości.
2. Auto dopasowanie komórki do zawartości – polega na automatycznym doborze optymalnej
szerokości poprzez EXCELa. W tym celu klikamy dwa razy lewym przyciskiem na prawym
końcu komórki – ale dopiero po zmianie kursora w strzałki, dokładnie tak jak na powyższym
rysunku.
Strona 14 z 61
3. Dodatkowo możemy sterować szerokością kolumn i wierszy wybierając z menu pozycję
Format → Kolumna lub Wiersz i w zależności od tego co chcemy ustawić odpowiednią
opcję.
Uwaga dodatkowa: Jeżeli w komórce widzimy znaki [######] oznacza to, że kolumna jest za wąska,
należy ją rozciągnąć. Więcej o oznaczeniach błędów dowiemy się w kolejnych rozdziałach.
3.3. Blokowanie, odblokowywanie tytułów wierszy i/lub kolumn
Podczas dotychczasowej pracy z arkuszami dało się zauważyć jak komplikuje się sprawa podczas
przeglądania arkuszy z dużą liczbą wypełnionych komórek. Bardzo często pierwszy wiersz jest
wykorzystywany do opisu zawartości poszczególnych kolumn (jest to wiersz tytułowy), kolejne
wiersze zawierają dane. Przewijając wiersze w dół, przewija nam się wszystko – łącznie z wierszem
tytułowym, co zmniejsza czytelność danych. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku kolumn,
również przewijając arkusz w prawo, tracimy z oczu to co było wpisane w początkowe kolumny.
Z pomocą przychodzi nam możliwość zablokowania wybranej liczby komórek. W praktyce
najczęściej blokuje się pierwszy wiersz lub pierwszych kilka wierszy:

Blokowanie wybranego wiersza/wierszy
W tym celu zaznaczamy wiersz poniżej wiersza, który chcemy zablokować i następnie
wybieramy z menu opcję Okno → Zablokuj okienka.

Blokowanie wybranej kolumny/kolumn
Identycznie postępujemy w przypadku blokowania kolumn. Chcąc zablokować wybraną
kolumnę, zaznaczamy kolumnę następna za tą, którą chcemy zablokować i następnie
wybieramy z menu opcję Okno → Zablokuj okienka.

Blokowanie wybranego obszaru komórek
W tym celu ustawimy się w wybranej komórce, które musi znajdować się poniżej prawego
dolnego rogu blokowanego obszaru. Po wybraniu z menu opcji Okno → Zablokuj okienka
zablokowany zostanie obszar ograniczony przez wiersz powyżej i kolumnę na lewo od
wybranej komórki.
W celu odblokowania wybranego wariantu blokowania wierszy lub kolumn, ponownie wybieramy z
menu opcję Okno → Zablokuj okienka. Uwaga! W danej chwili może być zablokowany tylko
jeden wariant: wiersze, kolumny lub obszar. Przed zablokowaniem innego obszaru, należy
odblokować ten wcześniej używany.
Strona 15 z 61
3.4. Zamiana pomiędzy arkuszami
Wykorzystując podstawowe informacje zdobyte we wstępnych rozdziałach oraz dotychczasową
wiedzę wiemy, że skoroszyt składa się z arkuszy. Liczba tych arkuszy w nowo stworzonym
skoroszycie wynosi trzy (można to zmienić w opcjach). Arkusze te posiadają swoje domyślne nazwy i
są umieszczone w określonym porządku:
RYSUNEK 6 DOMYŚLNE ARKUSZE DLA NOWEGO SKOROSZYTU
Jak widać powyżej domyślnie dostępne arkusze to: Arkusz1, Arkusz2, Arkusz3.
Mamy możliwość zamiany miejscami tych arkuszy, możemy to zrobić na dwa sposoby:
1. Klikamy przy pomocy lewego przycisku myszki na wybranym arkuszu i nie zwalniając tego
przycisku przeciągamy go w wybrane miejsce. Wskaźnik myszy zmieni się w małą kartkę
zakończoną strzałką. Operując myszką ustawiamy strzałkę w miejsce, gdzie chcemy przenieść
wybrany arkusz.
2. Klikamy prawym przyciskiem myszki na wybranym arkuszu i z pojawiającego się menu
wybieramy pozycję Przenieś lub kopiuj:
RYSUNEK 7 OKNO PRZENIEŚ LUB KOPIUJ DLA ARKUSZA
Teraz wybieramy przy pomocy myszki przed którym arkuszem z dostępnych ma się znaleźć
przenoszony arkusz i klikamy OK.
Strona 16 z 61
4. Reguły i funkcje
W tym rozdziale zajmiemy się tym, do czego EXCEL został stworzony, czyli wykonywaniem różnego
rodzaju obliczeń matematyczno – logicznych z wykorzystaniem reguł arytmetycznych. Nauczymy się
budować proste reguły oparte o wartości liczbowe oraz odwołania do komórek. Reguły będą składały
się z podstawowych działań arytmetycznych, czyli dodawania, odejmowania, mnożenia oraz dzielenie.
Dodatkowo nauczymy się właściwie interpretować błędy zgłaszane przez arkusz kalkulacyjny, w celu
nabycia umiejętności skutecznego ich usuwania.
4.1. Stosowanie dobrych praktyk w tworzeniu reguł: kierowanie się odwołaniami
do komórek w miejsce wpisywania liczb do reguł
Do tej pory wpisywaliśmy do komórek arkusza tekst oraz cyfry. Nie wykonywaliśmy jednak przy
pomocy tych komórek żadnych działań. Wiemy już, że będziemy mogli na zawartości komórek liczyć.
Oczywiście jeżeli dana komórka będzie zawierała niewłaściwe dane, proces liczenia nie powiedzie się
– o tym szerzej w kolejnych podrozdziałach. Jeżeli natomiast komórki będą zawierały liczby, będzie je
można wykorzystać do obliczeń. Komórka na której liczymy zawiera regułę, żeby tak było zawartość
wpisana do komórki musi zostać poprzedzona znakiem ”=”. Jest to bardzo ważne! Jeżeli komórka nie
będzie zaczynała się znakiem =, jej zawartość zostanie potraktowana jak zwykły tekst, co oczywiście
będzie skutkowało nie wykonaniem obliczeń.
Cały problem polega na tym, że wykonywanie obliczeń na liczbach jest nieefektywne. Powinno się
podczas tworzenia reguł korzystać z odwołań do komórek, mówiąc inaczej z adresów komórek.
Wiemy już, korzystając informacji wstępnych zdobytych w pierwszych rozdziałach, że każda komórka
posiada swój adres mówiący o jej położeniu składający się oznaczenia kolumny oraz numeru wiersza,
np. A1. Ten właśnie adres (odwołanie) powinien zostać użyty w regule obliczeniowej. Zastosowanie
takie odwołania, zamiast wpisywania na sztywno konkretnej liczby uniezależni nas od zawartości
komórki. Oznacza to tyle, że zmieniając zawartość komórki nie będziemy musieli tworzyć na nowo
reguły.
Strona 17 z 61
Najlepiej zobrazuje to konkretny przykład:
wersja 1
wersja 2
Wersja 1 – wykorzystano zawartość komórek w regule, natomiast w wersji 2 – wykorzystano
odwołania do komórek. Należy używać wersji 2, ponieważ gdybyśmy zmienili zawartość komórki A1
na 5 oraz komórki B1 na 10, wynik dla wersji1 byłby już nieprawidłowy, natomiast dla wersji 2 ciągle
właściwy.
4.2. Tworzenie reguł przy użyciu odwołań do komórek i operatorów
arytmetycznych (dodawania, odejmowania, mnożenia, dzielenia)
Wiem już co to reguła oraz odwołanie do komórki. Teraz nauczymy się budowania reguł
obliczeniowych z wykorzystaniem operatorów arytmetycznych. Przypomnijmy sobie, jak zbudowana
musi być zawartość komórki, żeby można było wykonać w niej regułę. Komórka musi zaczynać się
od =. Następnie powinna zawierać odwołania do wybranych komórek połączone operatorem lub
kilkoma operatorami. W bardziej zaawansowanych przypadkach mogą jeszcze pojawić się nawiasy,
które będą miały wpływ na kolejność wykonywania działań. Standardowo działania wykonują się
zgodnie z kolejnością wykorzystywania operatorów arytmetycznych, czyli: mnożenie, dzielenie,
dodawanie, odejmowanie.
Zakładamy, że znajdujemy się w komórce C1 i będziemy operować komórkami A1 oraz B1,
odpowiednie wykorzystując poniższe operatory:

dodawanie
=A1+B1
Jak widzimy, operator dodawania przedstawiony jest za pomocą znaku +, czyli dokładnie tak
jak oznaczamy go ręcznie na kartce. Reguła może składać się z jednego plusa lub z kliku.
Pomiędzy plusami powinny znajdować się odwołania do wybranych komórek.

odejmowanie
=A1-B1
Jak widzimy, operator odejmowania przedstawiony jest za pomocą znaku –, czyli dokładnie
tak jak oznaczamy go ręcznie na kartce. Reguła może składać się z jednego minusa lub z
kliku. Pomiędzy minusami powinny znajdować się odwołania do wybranych komórek.

mnożenie
=A1*B1
Strona 18 z 61
Jak widzimy, operator mnożenia przedstawiony jest za pomocą znaku *, czyli podobnie do
oznaczenia wykorzystywanego w obliczeniach ręcznych na kartce. Reguła może składać się z
jednej gwiazdki lub z kliku. Pomiędzy gwiazdkami powinny znajdować się odwołania do
wybranych komórek.

dzielenie
=A1/B1
Jak widzimy, operator dzielenia przedstawiony jest za pomocą znaku ukośnika /, czyli
zupełnie inaczej niż w obliczeniach ręcznych na kartce, gdzie jest to dwukropek. Reguła może
składać się z jednego ukośnika lub z kliku. Pomiędzy ukośnikami powinny znajdować się
odwołania do wybranych komórek.
4.3. Rozpoznawanie i właściwa interpretacja podstawowych błędów związanych z
użyciem reguł: #NAME?, #DIV/0, #REF!
W poprzednim podrozdziale nauczyliśmy się tworzyć proste reguły z wykorzystaniem operatorów
arytmetycznych. Wcześniej zostało zasygnalizowane, że w przypadku pełnienie różnego rodzaju
błędów, obliczenie z użyciem reguły może się nie powieść. Omówimy sobie podstawowe błędy
popełniane podczas tworzenia formuł oraz sposób ich oznaczania przez arkusz kalkulacyjny:

#NAME? – jest to błąd mówiąc o tym, że reguła zawiera funkcję o niewłaściwej nazwie
(funkcjami szczegółowo zajmiemy się w podrozdziale 4.2).
Sposób na usunięcie: należy dokładnie przejrzeć nazwy zastosowany w regule funkcji,
najczęściej popełniany błędy polegają na pojawieniu się literówek, np. zamiast suma wpisano
sumy, brakuje polskiego znaku np. srednia zamiast średnia.

#DIV/0 – jest to błąd mówiący o tym, że w wyniku zastosowania reguły dochodzi do
niedozwolonego dzielenia przez zero.
Sposób na usunięcie: należy dokładnie przejrzeć konstrukcję reguły, szczególnie odwołania
do komórek i poprawić je tak, aby dzielenie przez zero nie występowało.

#REF! – jest to błąd mówiący o zastosowaniu w regule niewłaściwego odwołania, dzieje się
tak najczęściej podczas przypadkowego skasowania kolumn lub wierszy wykorzystywanych
w takiej regule. Ewentualnie gdy przenieśliśmy lub skopiowaliśmy regułę do innej reguły.
Sposób na usunięcie: należy przejrzeć regułę i poprawić złe odwołania, szczególnie
sprawdzić, czy nie zaistniała jedna z powyżej opisanych sytuacji.

#LICZBA! – jest to błąd mówiący o niewłaściwej liczbie w regule lub w funkcji.
Sposób na usunięcie: należy sprawdzić wykorzystane liczby.

#ADR! – jest to błąd mówiący o zastosowaniu błędnego odwołania do komórki, np.
nieistniejącej.
Sposób na usunięcie: należy sprawdzić odwołania komórek wykorzystanych w regule.

#ARG! – jest to błąd występujący tylko w przypadku wykorzystywania funkcji, mówiący o
tym, że używany jest błędny rodzaj argumentu, np. brakuje argumentów lub zostały źle użyte.
Sposób na usunięcie: należy sprawdzić argumenty wykorzystywanych funkcji.
Strona 19 z 61

[#######] – jest to błąd występujący zawsze, gdy zawartość komórki jest większa od jej
szerokości i nie ma możliwości wyświetlenie całości wpisanych danych
Sposób na usunięcie: należy powiększyć szerokość kolumny zawierającej komórkę z błędem.
4.4. Znajomość adresowania względnego i bezwzględnego (absolutnego) przy
tworzeniu reguł
W poprzednich podrozdziałach nauczyliśmy się tworzyć proste reguły, zarówno z wykorzystaniem
liczb jak i odwołań. Okazuje się, że wykorzystywane przez nas odwołania (adresy komórek) do
komórek mogą być kilku rodzajów. Do tej pory (nieświadomie) wykorzystywaliśmy odwołania
względne, np. A1. Mamy jeszcze możliwość wykorzystania odwołań bezwzględnych $A$1 lub
odwołań mieszanych $A1 lub A$1.
Na czym polega różnica pomiędzy tymi odwołaniami oraz w jakim przypadku, które z nich należy
zastosować, postaramy się wytłumaczyć poniżej.

Odwołania względne
Odwołania te charakteryzują się tym, że podczas kopiowania lub przenoszenia reguł
zawierających taki rodzaj odwołań, wartości tych odwołań zmieniają się zgodnie z miejscem
docelowym:
Reguła z komórki C1 (C1=A1+B1), po przeciągnięciu do komórki C2 automatycznie
zmieniała się na C2=A2+B2, czyli przyjęła do odwołań numer wiersza, w którym się
znajduje. Nie wymagało to od nas żadnych dodatkowych działań.

Odwołania bezwzględne
Odwołania te charakteryzują się tym, że podczas kopiowania lub przenoszenia reguł
zawierających taki rodzaj odwołań, wartości tych odwołań nie zmieniają się bez względu na
miejsce docelowe:
Strona 20 z 61
Reguła z komórki C1 (C1=$A$1+$B$1), po przeciągnięciu do komórki C2 nie zmieniła się na
C2=A2+B2, tylko ciągle wygląda tak samo C2=$A$1+$B$1.

Odwołania mieszane
To połączenie dwóch opisanych powyżej przypadków, są stosowane w bardziej
zaawansowanych regułach, o których w tym module mówić nie będziemy.
5. Funkcje
W tym podrozdziale poznamy podstawowe funkcje obliczeniowe oraz logiczne. Podobnie jak reguły
służą one do wykonywania różnych działań na komórkach. Funkcja to swego rodzaju prosty program
wykonujący określone działanie na podstawie podanych mu argumentów. Każda funkcja posiada
swoją nazwę oraz argumenty (podawane w nawiasach, oddzielone od siebie średnikami), np.
=suma(A1:A10).
Przewaga funkcji jest widoczna w przypadku wykorzystywania ich do obliczeń na dużej liczbie
komórek. Funkcje można wpisywać ręcznie przy pomocy klawiatury lub wykorzystać narzędzie
Wstaw funkcję dostępne z interfejsu EXCELa.
Poznamy budowę oraz przykładowe zastosowania dla najpopularniejszych funkcji takich jak: suma,
średnia, minimum, maksimum, zaokrąglania oraz funkcję logiczną jeżeli.
5.1. Używanie funkcji sumowania, obliczania średniej, wyznaczania minimum,
maksimum, zliczania, liczenia niepustych, zaokrąglania
Tak ja wspomnieliśmy we wstępie funkcja posiada określoną składnię, jeżeli chcemy jej użyć w
wybranej komórce, musimy się tej składni bezwzględnie trzymać.
Każda funkcja składa się z:




znaku równa się (=) na początku
nazwy funkcji – nie wolno jej zmieniać lub odmieniać, określa działanie funkcji, np. suma,
średnia, min, max,… Nazw funkcji nie musimy uczyć się na pamięć, istnieje pomoc oraz
narzędzie Wstaw funkcję, które pomogą nam znaleźć odpowiednią do potrzeb. Dodatkowo
nazwy funkcji są bardzo zbliżone do sposobu ich działania, co również ułatwia używanie tych
właściwych
nawiasów () – wewnątrz podajemy argumenty funkcji
argumentów funkcji – oddzielane są średnikami, mogą nimi być odwołania do komórek lub
inne funkcje, ewentualnie reguły (formuły)
Przykładowa funkcja sumowania dla komórki C1 wygląda tak: C1=suma(A1:10;B1:B10),
pogrubione i wyróżnione na czerwono zostały elementy składowe funkcji. Bardzo ważna uwaga!
Wewnątrz funkcji nie używamy SPACJI!
Strona 21 z 61
Używanie funkcji polega na jej wpisaniu do wybranej komórki, tak jak już wspomnieliśmy można to
zrobić na dwa sposoby:
1. Wykorzystując klawiaturę, po prostu wpisując konkretną funkcję, pamiętajmy, że pierwszym
znakiem w komórce musi być znak: równa się =
2. Wykorzystując narzędzie Wstaw funkcję
znajdujące przed paskiem formuł
Po kliknięciu na fx pojawi nam się okno Wstawianie funkcji, gdzie korzystając z pierwszego
okna Wyszukaj funkcję, możemy opisać problem, który przy pomocy funkcji chcemy
rozwiązać. Następnie wcisnąć przycisk Przejdź. EXCEL zaproponuje nam funkcje, które jego
zdaniem odpowiadają naszym potrzebom. Funkcję wybieramy poprzez podwójne kliknięcie
na jej nazwie, w części Wybierz funkcję. Wybór potwierdzamy poprzez kliknięcie na
przycisku OK.
RYSUNEK 8 OKNO WSTAWIANIE FUNKCJI
Następnie wypełniamy pole odpowiednie dla wybranej funkcji.
Zajmiemy się teraz szczegółowym opisem najczęściej wykorzystywanych funkcji:
1. Funkcja sumowania: =suma(), np. C1=suma(A1;A2)
Funkcja ta służy do sumowania wybranych komórek lub wybranych zakresów komórek. W
powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A2 można wpisać ręcznie lub po wpisaniu
znaku =, wskazać wybrane komórki przy pomocy kliknięcia na nich myszką.
Argumenty funkcji – podawane w nawiasach (), są to adresy poszczególne komórek, który
mogą być oddzielone od siebie średnikiem ; lub dwukropkiem :
Strona 22 z 61
Średnik – powoduje sumowanie pojedynczych wybranych komórek, natomiast dwukropek –
sumuje komórki w zakresie od … : do … (np. od A1 do A10).
2. Funkcja obliczania średniej: =średnia(), np. C1=średnia(A1;A2)
Funkcja ta służy do obliczania średniej z wybranych komórek lub wybranych zakresów
komórek. W powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A2 można wpisać ręcznie lub
po wpisaniu znaku =, wskazać wybrane komórki przy pomocy kliknięcia na nich myszką.
Średnik – powoduje liczenie średniej z pojedynczych wybranych komórek, natomiast
dwukropek – bierze pod uwagę komórki w zakresie od … : do … (np. od A1 do A10).
3. Funkcja obliczania wartości minimalnej: =min(), np. C1=min(A1:A10)
Funkcja ta służy do obliczania minimum z wybranych komórek lub wybranych zakresów
po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wybrane komórki przy pomocy myszki.
Średnik – powoduje liczenie minimum z pojedynczych wybranych komórek, natomiast
4. Funkcja obliczania wartości maksymalnej: =max(), np. C1=max(A1:A10)
Funkcja ta służy do obliczania maksimum z wybranych komórek lub wybranych zakresów
po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wybrane komórki przy pomocy myszki.
Średnik – powoduje liczenie maksimum z pojedynczych wybranych komórek, natomiast
5. Funkcja zliczania: =ile.liczb(), np. C1=ile.liczb(A1:A10)
Funkcja ta służy do podania ilości komórek zawierających liczby dla wybranych komórek lub
wybranych zakresów komórek. W powyższym przykładzie adresy komórek, A1 oraz A10
można wpisać ręcznie lub po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wybrane komórki przy pomocy
myszki.
Średnik – powoduje zliczanie liczb z pojedynczych wybranych komórek, natomiast
6. Funkcja zaokrąglania do wybranej ilości miejsc po przecinku: =zaorkr(), np. C1=zaokr(A1;2)
Strona 23 z 61
Funkcja ta służy do zaokrąglania liczby ze wskazanej komórki do wybranej liczby miejsc po
przecinku. W powyższym przykładzie adresy komórki której zawartość będziemy zaokrąglać
– A1 można wpisać ręcznie lub po wpisaniu znaku =, zaznaczyć wskazać przy pomocy
myszki. Następnie po średniku wpisujemy ilość miejsc po przecinku.
Argumenty funkcji – podawane w nawiasach (), na pierwszym miejscu adres komórki, której
zawartość będziemy zaokrąglać, następnie po przecinku ilość miejsc po przecinku, które do
tego zaokrąglania wykorzystamy
5.2. Używanie funkcji logicznej if (jeżeli) wybierającej jedną z dwóch możliwych
wartości, z operatorem porównawczym =, >, <
Funkcja logiczna jeżeli, zaliczana jest do grona funkcji, czyli obowiązują w jej przypadku wszystkie
zasady poznane w poprzednim podrozdziale. Dodatkowo funkcja ta zaliczana jest do grona funkcji
logicznych, dzięki czemu jej budowa jest bardziej skomplikowania, niż w przypadku funkcji
arytmetycznych. Funkcja ta pozwala nam na wybór jednego z dwóch wariantów działania, które
zostanie wykonane po sprawdzeniu określonego warunku logicznego, np. możemy po porównaniu
wartości dwóch komórek i stwierdzeniu, że wartość pierwszej jest większa od drugiej wyświetlić
określony tekst lub wykonać jakieś działanie.
Funkcję jeżeli możemy wpisać przy pomocy klawiatury lub wstawić ze znanego już nam narzędzia
wstaw funkcję, jej składnia wygląda następująco:
=jeżeli(warunek_logiczny;Co_jeżeli_prawda;Co_jeżeli_fałsz)
Legenda:



=jeżeli – nazwa funkcji (bardzo ważne użycie polskich znaków – ż)
warunek_logiczny – tutaj wprowadzamy wybrane porównanie zawartości dwóch komórek,
dwóch zakresów komórek, liczby i komórki, liczby i zakresu komórek. Porównanie może
wykorzystywać jeden z wybranych operatorów porównawczych:
 = – czyli równy
 > – czyli większy
 < – czyli mniejszy
 >= – czyli większy lub równy
 <= – czyli mniejszy lub równy
Co_jeżeli_prawda – tutaj wprowadzamy działanie, które ma zostać wykonane jeżeli podany
wcześniej warunek logiczny zostanie spełniony. Działaniem tym może być:
 Wyświetlenie się określonego tekstu, np. Tak, w tym celu po pierwszym średniku
wpisujemy w cudzysłowie określony tekst, w naszym przypadku ”Tak”
 Wyświetlenie zawartości określonej komórki, np. A3, w tym celu po pierwszym
średniku wpisujemy adres tej komórki, w naszym przypadku A3
 Wykonanie jakiegoś działania arytmetycznego, np. A3+A4, w tym celu po pierwszym
średniku wpisujemy adresy komórek biorących udział w określonym działaniu, w
naszym przypadku A3+A4
 Wykonanie jakieś funkcji, np. suma(A1:A10), w tym celu po pierwszym średniku
wpisujemy wybraną funkcję wraz z argumentami, np. suma(A1:A10)
Strona 24 z 61

Co_jeżeli_fałsz – oznaczony na czerwono, ponieważ jest to część opcjonalna, można ją
pominąć. W takim przypadku jeżeli warunek logiczny nie zostanie spełniony funkcja zwróci
wartość FAŁSZ. Możemy jednak dzięki wykorzystaniu tej części zadecydować co ma się stać
po niespełnieniu warunku. Mamy możliwości identyczne jak w przypadku pierwszego
warunku:
 Wyświetlenie się określonego tekstu, np. Nie, w tym celu po drugim średniku
wpisujemy w cudzysłowie określony tekst, w naszym przypadku ”Nie”
 Wyświetlenie zawartości określonej komórki, np. A3, w tym celu po drugim średniku
wpisujemy adres tej komórki, w naszym przypadku A3
 Wykonanie jakiegoś działania arytmetycznego, np. A3+A4, w tym celu po drugim
średniku wpisujemy adresy komórek biorących udział w określonym działaniu, w
naszym przypadku A3+A4
 Wykonanie jakieś funkcji, np. suma(A1:A10), w tym celu po drugim średniku
wpisujemy wybraną funkcję wraz z argumentami, np. suma(A1:A10)
Warunki jak również porównania wpisywane jako argumenty funkcji mogą być bardzo proste lub
bardzo skomplikowane, wewnętrznie mogą zawierać nawiasy. Ważne jest tylko prawidłowy zapis
funkcji, nie naruszający jej struktury.
5.3. Formatowanie komórek zawierających liczby: wyświetlanie określonej liczby
miejsc dziesiętnych, wprowadzenie lub pominięcie separatora grup tysięcy
W pierwszych rozdziałach dowiedzieliśmy się jakie dane możemy wpisywać do komórek arkusza.
Podstawowym rodzajem danych używanym w EXCELu są oczywiście liczby. Właśnie wykorzystując
liczby dokonujemy wszystkich obliczeń. Z każdą komórką EXCELa związany jest format tej komórki,
domyślnie każda komórka ma ustawiony format ogólny. Format taki umożliwia wprowadzenie liczb
oraz tekstu do komórki, czyli również wykonywanie obliczeń.
Sprawdzenie ustawionego formatu lub jego zmiany dla wybranej komórki wykonujemy przy pomocy
opcji Formatuj komórki… Możemy ją włączyć na dwa sposoby, po kliknięciu wybraniu dowolnej
komórki:
1. Klikamy na niej prawym przyciskiem myszki i wybieramy z dostępnego menu pozycję
Formatuj komórki… Pojawi się okno Formatowanie komórek, gdzie na zakładce Liczby,
widzimy zastosowane formatowanie. W tym właśnie miejscu klikając na odpowiedniej
pozycji lity Kategoria, ustawiamy wybrane formatowanie. W zależności od wybrania
konkretnej propozycji mamy dostępne określone dodatkowe właściwości – w prawej części
okna.
W celu uzyskania możliwości ustawienia określonej liczby miejsc dziesiętnych musimy
przełączyć format komórki na Liczbowe oraz ustawić wybraną liczbę miejsc po przecinku.
Robimy to wpisując określoną wartość lub korzystając z przycisków strzałek. Dodatkowo
możemy zaznaczając kwadrat Użyj separatora 1000 (), włączyć separator, co spowoduje
czytelniejszą prezentację liczb:
Strona 25 z 61
RYSUNEK 9 OKNO FORMATOWANIE KOMÓREK – FORMAT LICZBOWY
2. Wybieramy z głównego menu Format → Komórki… lub korzystamy ze skrótu klawiszowego
CRTL+1.
Wszystkie wprowadzone zmiany zatwierdzamy klikając na przycisk OK.
5.4. Formatowanie komórek zawierających daty: kolejność i sposób wyświetlania
dni, miesięcy i lat, formatowanie komórek zawierających liczby w celu
wyświetlenia symbolu waluty
Zajmiemy się teraz formatem daty, warto przy tej okazji wspomnieć, że EXCEL przechowuje daty w
postaci liczby oznaczającej liczbę dni od 1.01.1900, czyli na datach możemy wykonywać obliczenia.
W celu ustawienia formatu daty dla wybranej komórki, musimy przejść do jej formatowania
wykorzystując jedną z metod poznanych w poprzednim podrozdziale, np. korzystając ze skrótu
klawiszowego CTRL+1. Zobaczymy dobrze nam już znane okno Formatowanie komórek, gdzie po
wybraniu z lewej strony pozycji Data, możemy z prawej strony zmienić kolejności i sposób
wyświetlania tej daty. Mamy różne możliwości, wybieramy z listy tą, która nam odpowiada poprzez
kliknięcie na niej myszką. Dodatkowo możemy jeszcze zmienić lokalizację z polskiej na inną, nie ma
jednak potrzeby wprowadzania zmian w tym parametrze. Następnie musimy zatwierdzić
wprowadzone zmiany, w tym celu klikamy na przycisk OK.
Strona 26 z 61
RYSUNEK 10 OKNO FORMATOWANIE KOMÓREK – FORMAT DATY
W celu zamiany liczby w komórce na walutę musimy wybrać na omawianej zakładce kategorię
Walutowe. Jest ona podobna do opcji liczbowe, z tą tylko różnicą, że dodatkowo w komórce
zobaczymy znak waluty. Rodzaj waluty możemy zmieniać przy pomocy dostępnego okna
rozwijalnego Symbol.
5.5. Formatowanie komórek zawierających liczbę w celu wyświetlenia postaci
procentowej
Podobnie jak w poprzednim przypadku musimy skorzystać z okna Formatowanie komórek oraz
zakładki Liczby. Włączamy ją w jeden ze znanych nam sposobów, np. klikając prawym przyciskiem
myszki na wybranej komórce i wybierając z menu pozycję Formatuj komórki. Następnie klikamy na
pozycji procentowe. Zmiany zatwierdzamy poprzez OK.
Mamy również inny sposób, możemy wykorzystać ikonę na pasku narzędziowym formatowanie,
klikamy na drugą ikonę oznaczoną symbolem %:
Jest jeszcze inna możliwość, jeżeli wpiszemy do komórki liczbę zakończoną znakiem procentów, np.
12% – komórka automatycznie zmieni swój format na procentowy. Musimy pamiętać jeszcze o jednej
sprawie, jeżeli zmieniamy formatowanie na procentowe dla komórki, która już zawiera jakąś liczbę,
liczba to zostanie zamieniona na jej procentowy odpowiednik, np. było 1 – zrobi się z tego 100%, było
120 → powstanie 12000%.
Strona 27 z 61
5.6. Zawijanie tekstu w komórce, bloku komórek
Na początku zajmiemy się sprawą zawijania tekstu w komórce lub bloku komórek. Jest to bardzo
ciekawa i często wykorzystywana funkcja, która domyślnie dla każdej komórki jest wyłączona.
Zastosowanie zawijania tekstu powoduje, że wprowadzając tekst do komórek jesteśmy w stanie
trzymać się wydzielonej szerokości kolumny, tzn. jeżeli ilość tekstu powoduje, że nie mieści się on w
jednym wierszu komórki, automatycznie kolejne wyrazy są przenoszone do kolejnej linijki – coś na
wzór standardowego zachowania tekstu wprowadzanego w WORDZie w ramach jednego akapitu.
W celu włączenia tej funkcji dla po wskazaniu wybranej komórki lub wybranego bloku komórek
przechodzimy do omawianego już okna Formatowanie komórek i udajemy się na zakładkę
Wyrównanie:
RYSUNEK 11 OKNO FORMATOWANIE KOMÓREK – ZAKŁADKA WYRÓWNANIE
Teraz wystarcz zaznaczyć przy pomocy myszki kwadrat Zawijaj tekst i funkcja jest aktywna.
Oczywiście musimy potwierdzić zmiany klikając na przycisk OK.
6. Tworzenie wykresów
Przy pomocy arkusza kalkulacyjnego EXCEL możemy tworzyć przeróżne wykresy. Wykresy są
tworzone na podstawie danych zawartych we wskazanych przez nas komórkach. Wykres jest w
sposób ciągły połączony z tymi komórkami, tzn. że zmieniając dane w komórkach, zobaczymy
automatyczną zmianę kształtu wykresu. Przy pomocy EXCELa możemy tworzyć wykresy
przeróżnych typów, ilość dostępnych opcji jest praktycznie nie ograniczone. Możemy być pewni, że
znajdziemy odpowiedni typ do konkretnej sytuacji. W kolejnym podrozdziałach opiszemy cały proces
Strona 28 z 61
tworzenia wykresów, który okaże się bardzo prosty i intuicyjny. Tworzenie wykresu będzie opierało
się o cztery kroki kreatora, który zbierając informacje pozwoli nam przygotować odpowiedni wykres.
Dodatkową zaletą jest to, że w dowolnym momencie będziemy mogli taki wykres modyfikować, bez
potrzeby usuwania go i tworzenia od nowa w celu np. zmiany jego typu.
6.1. Tworzenie wykresów różnych typów na podstawie danych zawartych w
arkuszu: wykres kolumnowy, słupkowy, liniowy, kołowy
Zakładamy, że mamy otwarty skoroszyt oraz wybrany arkusz, gdzie znajdują się komórki zawierające
dane, które chcemy przedstawić na wykresie. Komórki te zostały zaznaczone i od tego momentu
zaczynamy procedurę polegającą na stworzeniu wykresu z tych danych. Oczywiście można rozpocząć
tworzenie wykresu z dowolnego miejsca i następnie w odpowiednim momencie wskazać dane, które
ma wykres przedstawiać, jednak taka metoda nie jest wskazana.
Tak jak wspomnieliśmy we wstępie, cały proces rysowania wykresu będzie składał się z kilku części.
Jednak utworzenie samego wykresu o domyślnych parametrach sprowadza się do kliknięcia w jedną
ikonę.
W celu narysowania wykresu zaznaczamy dane i przechodzimy na zakładkę Wstawianie oraz
wybieramy z grupy narzędziowej wykresy ikonę z typem wykresu, który chcemy wstawić:
RYSUNEK 12 RYSOWANIE WYKRESÓW – TYP WYKRESU
Kliknięcie powoduje narysowanie wykresu o domyślnych ustawieniach. Tak utworzony wykres
możemy modyfikować.
Po kliknięciu na wykresie na wstążce z prawej strony pojawiają się trzy nowe zakładki:

Projektowanie
Poniżej widzimy narzędzia projektowania, które umożliwiają zmianę wyglądu wykresu, typu, zakresu
danych.
Strona 29 z 61
Po kliknięciu na zaznacz dane zobaczymy okno widoczne poniżej, gdzie możemy zmienić zakres
danych widocznych na wykresie:
Zostały tutaj opisane komórki arkusza, które są na wykresie przedstawione, dla powyższego przykładu
wygląda to następująco:
 =Arkusz1 – mówi nam o nazwie arkusza, którego dane są na wykresie
 !$A$1 – mówi nam o początku danych na wykresie (pierwsza komórka danych)
 :$A$5 – mówi nam o końcu danych na wykresie (ostatnia komórka danych)
Mamy jeszcze możliwość przełączenie pola wyboru Przełącz wiersz/komnę: nie robimy tego jednak,
ponieważ standardowy sposób tworzenia wykresów opiera się właśnie o serie w kolumnach.
Uwagi dodatkowe!
1. Dzięki temu, że zaczęliśmy tworzenie wykresu od zaznaczenia komórek, które chcemy
przestawić na wykresie nie mamy potrzeby wprowadzania żadnych zmian w tym kroku,
należy po prostu przy pomocy przycisku Dalej przejść do kolejnego kroku.
2. Musimy pamiętać, że wprowadzenia zmian w zakresie danych, może spowodować zmianę
komórek dla których wykres jest rysowany, co będzie skutkowało powstaniem wykresu z
danych zupełnie innych niż założyliśmy na początku.

Układ
W tym miejscu możemy ustawić parametry dodatkowe związane z rysowanym przez nas wykresem.
Przy pomocy poszczególnych grup narzędziowych możemy edytować wybrane elementy wykresu od
zmiany tytułów osi po zmiany tła.

Formatowanie
Strona 30 z 61
Przy pomocy tej zakładki możemy stosować dodatkowe efekty graficzne do elementów wykresu oraz
zmieniać ogólnie jego wygląd.
6.2. Zaznaczenie wykresu
W tym podrozdziale nauczymy się zaznaczać gotowy wykres oraz jego elementy w celu zmiany ich
właściwości lub powiększenia, przesunięcia. Musimy rozróżnić dwie sytuacje:
1. Wykres został stworzony jako obiekt w arkuszu – tutaj wystarczy kliknąć przy pomocy
myszki w dowolnym miejscu okna zawierającego wykres. Skutkuje to zaznaczeniem wykresu.
2. Wykres został stworzony jako nowy arkusz – tutaj musimy wybrać przy pomocy myszki
arkusz zawierający wykres.
Poniżej widać elementy wykresu, które można zaznaczać oraz modyfikować:
pole tytułu wykresu
obszar wykresu
serie
obszar kreślenia
osie danych
RYSUNEK 13 RYSOWANIE WYKRESÓW, KROK CZWARTY KREATORA – POŁOŻENIE WYKRESU
6.3. Przeniesienie, zmiana rodzaju, usunięcie wykresu
W tym podrozdziale dowiemy się jak gotowy wykres przenieść w obrębie jednego skoroszytu lub
pomiędzy różnymi skoroszytami. Nauczymy się również usuwać wykresy. Zajmiemy się w pierwszej
kolejności przenoszeniem wykresu. Podobnie jak w przypadku zaznaczania wykresu, procedura
postępowania będzie zależna od rodzaju wykresu:
myszki w dowolnym miejscu obszaru wykresu prawym przyciskiem myszki i wybrać z
pojawiającego się menu pozycję Wytnij (można również skorzystać ze znanego nam już
skrótu klawiszowego CTRL+X lub innej metody wycinania). Następnie przechodzimy do
miejsca docelowego i wklejamy wykres dowolną metodą, np. prawym przycisk myszki i
wklej.
Strona 31 z 61
2. Wykres został stworzony jako nowy arkusz – tutaj musimy kliknąć prawym przyciskiem
myszki na arkuszu zawierającym wykres i z pojawiającego menu wybrać pozycję Kopiuj lub
przenieś… (szczegółowo omówiliśmy tą funkcję w rozdziale 3.2.4). Następnie przy pomocy
myszki wybieramy nowe miejsca dla arkusza i klikamy OK.
Teraz przejdziemy do usuwania wykresu. Podobnie jak w przypadku zaznaczania wykresu, procedura
postępowania będzie zależna od rodzaju wykresu:
myszki w dowolnym miejscu obszaru wykresu prawym przyciskiem myszki i wybrać z
pojawiającego się menu pozycję Usuń (można również po zaznaczeniu wykresu wcisnąć
klawisz DELETE).
2. Wykres został stworzony jako nowy arkusz – tutaj musimy kliknąć prawym przyciskiem
myszki na arkuszu zawierającym wykres i z pojawiającego menu wybrać pozycję Usuń.
6.3. Zmiana koloru tła wykresu, koloru legendy
Kolejnym elementem wykresu, który możemy modyfikować jest kolor tła wykresu oraz obszaru
kreślenia. Te zmiany wprowadzamy bezpośrednio na wykresie formatując wymienione elementy:


Obszar wykresu – możemy zmienić kolor tła, klikamy prawym przyciskiem na białym
(domyślnie) obszarze wokół wykresu i wybieramy Formatuj obszar wykresu… zakładka
Wypełnienie
Obszar kreślenia – podobnie jak w przypadku obszaru wykresu, możemy zmienić tło pod
samym wykresem. Tutaj tylko należy uważać klikając prawym przyciskiem – musimy trafić
pomiędzy linie siatki, następnie wybieramy z menu Formatuj obszar wykresu… zakładka
Wypełnienie
RYSUNEK 14 FORMATOWANIE OBSZARU WYKRESU - ZMIANA KOLORU TŁA
6.4. Zmiana kolorów kolumn, słupków, linii, wycinków koła w wykresie
W tym podrozdziale dowiemy się jak zmienić kolor ogólnie mówiąc serii danych, które mogą być
przedstawione jako kolumny, słupki, linie, wycinki koła. Przed rozpoczęciem zmian musimy sobie
Strona 32 z 61
powiedzieć o jednej ważnej sprawie. Jeżeli będziemy chcieli zmienić całą serię danych musimy
postąpić zgodnie z poniższym opisem:

Serie – możemy zmienić kolor linii wykresu, kształt oraz kolor punktów obrazujących kolejne
wartości, klikamy jednokrotnie prawym przyciskiem na wybranym punkcie danych lub linii i
wybieramy Formatuj serie danych… zakładka Wypełnienie.
Bardzo ważne w tym przypadku jest kliknięcie na dowolnym punkcie danych lub linii
dokładnie raz. W takim przypadku zostanie zaznaczona cała seria i zmiana będzie dotyczyła
całości serii.
RYSUNEK 15 FORMATOWANIE SERII DANYCH - ZMIANA KOLORU SERII
Jeżeli natomiast klikniemy jeszcze drugi raz, ale wskazując już konkretny punkt danych oraz
dokonamy opisanych powyżej zmian, zmiany te będą dotyczyły tylko tego konkretnego punktu.
Strona 33 z 61
7. Formatowanie arkusza
7.1 Ustawienia
Do tej pory zajmowaliśmy się pracą z poszczególnymi elementami arkusza kalkulacyjnego,
poznawaliśmy zasady wprowadzania oraz edycji danych. W tym momencie omówimy właściwości
związane z prezentacją zawartości oraz zarządzaniem wyglądem arkuszy na wydruku.
Wszystkie te parametry będziemy ustawiać w zakładce Układ strony → Ustawienia strony…,
korzystając z odpowiednich zakładek:
RYSUNEK 16 OKNO USTAWIEŃ STRONY
7.2. Zmiana wielkości marginesów strony: górnego, dolnego, lewego i prawego
Podstawową sprawą związaną z organizacją zawartości arkusza na określonej wielkości kartce są
ustawienia marginesów. W przypadku EXCELa wygląda to zupełnie inaczej, niż w przypadku
WORDAa. Tutaj nie widzimy ustawień marginesów od razu na stronie, musimy w tym celu przejść do
Ustawień strony i skorzystać z zakładki Marginesy.
Strona 34 z 61
RYSUNEK 17 OKNO USTAWIEŃ STRONY – ZMIANA WIELKOŚCI MARGINESÓW
Teraz korzystając z odpowiednich okien ustawimy wybrane wartości dla poszczególnych marginesów.
Możemy wpisać wybraną wartość lub korzystając z klawiszy strzałek dostosować ją do naszych
potrzeb. Wszystkie zmiany potwierdzamy klikając na przycisk OK. Na zakładce tej mamy dodatkowo
dwa kwadraty – wyśrodkuj na stronie. Służą one do ustawienia zawartości dokładnie w środku kartki.
Dodatkowo mamy wizualizację wprowadzanych przez nas zmian, w postaci miniatury strony.
7.3. Zmiana orientacji strony: pionowa, pozioma. Zmiana rozmiaru papieru
Ustawienia odnośnie orientacji strony: pionowa czy pozioma wprowadzamy z zakładki Strona,
omawianego okna Ustawienia strony. Sprowadza się ona do przestawienia pola wyboru w górnej
części okna – nazwanej Orientacja. Oczywiście wszystkie strony arkusza mogą być albo ustawione
poziomo albo pionowo. Natomiast ustawienia dla poszczególnych arkuszy mogą być różne.
Poniżej natomiast mamy listę rozwijalną służącą do wyboru rozmiaru papieru. W tym celu klikamy na
liście i wybieramy wybrany rozmiar.
Wszystkie zmiany potwierdzamy klikając na przycisk OK.
Strona 35 z 61
RYSUNEK 18 OKNO USTAWIEŃ STRONY – ZMIANA ORIENTACJI STRONY ORAZ ROZMIARÓW
PAPIERU
7.4. Rozmieszczenie zawartości arkusza na określonej liczbie stron
Bardzo często zachodzi potrzeba wydrukowania zawartości arkusza w celu przeglądnięcia danych lub
ich archiwizacji w formie papierowej. Wtedy przydaje się możliwość zmieszczenia całości danych na
określonej liczbie stron, nie zmieniając jednocześnie ustawień czcionki w arkuszu. Tutaj z pomocą
przychodzi nam opcja skalowania. Skalowanie to mechanizm podobny do tego w urządzeniach ksero,
zmniejsza on optycznie wielkość całości strony do wybranego rozmiaru. Znajdziemy go na omawianej
w poprzednim podrozdziale zakładce Strona okna Ustawienia strony . EXCEL w tej kwestii oferuje
nam dwie możliwości:


dopasowanie do określonej w procentach wielkości rzeczywistej, np. pomniejszenie
o połowę, czyli 50%
wpasowanie w strony, polega to na tym, że podajemy na ilu stronach docelowo chcielibyśmy
dany arkusz zobaczyć, np. 2. Robimy to używając dwóch parametrów:
 H – liczba stron w poziomie (na szerokość)
 V – liczba stron w pionie (na wysokość)
Po podaniu tych parametrów EXCEL automatycznie zmniejsza do celów wydruku całość
arkusza, żeby zmieścił się on w podanej przez użytkownika liczbie stron. W celu powrotu do
domyślnych ustawień musimy wybrać pozycję Dopasuj do oraz ustawić tam wartość 100%.
Strona 36 z 61
7.5. Dodawanie, edycja, usuwanie tekstu nagłówka, stopki arkusza
Kolejną kwestią, którą omówimy w tym podrozdziale jest dodawanie oraz edycja tekstów nagłówka
oraz stopki. Podobnie jak w przypadku ustawiania marginesów, również w tej sprawie, w EXCELu to
wygląda zupełnie inaczej, niż w WORDzie. Nagłówek oraz stopkę zobaczymy dopiero na podglądzie
wydruku lub wydrukowanej stronie.
W celu wpisania tekstu do nagłówka lub stopki po raz kolejny udajemy się do omawianego okna
Ustawień strony , tym razem na zakładkę Nagłówek/Stopka:
RYSUNEK 19 OKNO USTAWIEŃ STRONY – ZMIANA ORIENTACJI STRONY ORAZ ROZMIARÓW
PAPIERU
Wpisywania tekstów zarówno do nagłówka jak i stopki przebiega w identyczny sposób. Różnica
polega tylko na tym, że korzystamy w odpowiedniej listy rozwijalnej lub przycisku. Są one wyraźnie
opisane: nagłówek lub stopka.
Mamy dwie możliwości wpisywania treści do nagłówka i stopki. Możemy użyć gotowych propozycji
lub wpisać swój tekst:
1. W celu użycia gotowej propozycji rozwijamy odpowiednią listę i wybieramy odpowiednią
pozycję, np. Strona 1 – czyli automatyczna numeracja stron.
Strona 37 z 61
2. W celu wpisania swojego tekstu klikamy na wybranym przycisku, co spowoduje otwarcie
kolejnego okna (rysunek 41 na kolejnej stronie). W oknie tym korzystając z odpowiedniej
sekcji wpisujemy wybrany tekst. Możemy również wykorzystać dostępne ikony narzędziowe
w celu wstawienia pól specjalnych (o tym więcej w kolejnym podrozdziale) lub zmiany
ustawień czcionki. Do zmiany ustawień czcionki służy ikona
zobaczymy dobrze nam znane okno ustawień czcionki.
. Po kliknięciu na niej
RYSUNEK 20 OKNO SŁUŻĄCE DO TWORZENIA NIESTANDARDOWYCH NAGŁÓWKÓW I STOPEK
7.6. Wstawianie i usuwanie do nagłówka i stopki numerowania stron, daty, czasu,
nazwy pliku i arkusza
Wiemy już jak utworzyć nagłówek oraz stopkę. Poznaliśmy również możliwości wprowadzania do
nich treści. Teraz zobaczymy jak zbudować nagłówek lub stopkę zawierający określone informacje
taki jak numery stron, daty, czas, nazwę pliku i arkusza.
W tym celu musimy wykorzystać przycisk Nagłówek niestandardowy lub Stopka niestandardowa
umieszone na zakładce Nagłówek/Stopka okna Ustawienia strony.
Procedura postępowania zarówno dla nagłówka jak i dla stopki będzie identyczna, posłużymy się więc
dla przykładu nagłówkiem.
Tak jak wspomnieliśmy w poprzednim podrozdziale do dyspozycji mamy trzy sekcje: lewą, środkową
oraz prawą. Każda z tych sekcji może zawierać te same pola specjalne lub różne od siebie. Należy
tylko pamiętać, że na stronie cały ten nagłówek zostanie połączony w jedną całość i jeżeli
przesadzimy z ilością informacji tam umieszonych, efekt końcowy będzie nieciekawy (całość będzie
nieczytelna, pole mogą zachodzić na siebie). Ustawimy kursor w wybranej sekcji i korzystając
umieszonych powyżej sekcji ikon wstawiamy określone pola:
Strona 38 z 61
W kolejności od lewej strony:
 zmiana ustawień czcionki – pojawia się okno Czcionka
 wstawienie pola numeru aktualnej strony – pojawia się napis: &[Strona]
 wstawienie pola określającego liczbę wszystkich stron – pojawia się napis: &[Strony]
 wstawienie pola daty – pojawia się napis: &[Data]
 wstawienie pola godziny – pojawia się napis: &[Czas]
 wstawienie ścieżki dostępu wraz z nazwą pliku – pojawia się napis: &[Plik][Karta]
 wstawienie nazwy pliku – pojawia się napis: &[Plik]
 wstawienie nazwy arkusza – pojawia się napis: &[Karta]
 wstawienie obrazka – pojawia się okno Wstawianie obrazu
Po zbudowaniu naszej wersji nagłówka lub stopki, wprowadzone zmiany zatwierdzamy klikając na
przycisk OK.
7.7. Włączanie i wyłączanie wyświetlania/drukowania linii siatki,
wyświetlanie/drukowanie nagłówków kolumn i wierszy (adresów kolumn i
wierszy)
Tak jak wspomnieliśmy na samym początku tego rozdziału, przed końcowym wydrukiem arkusza,
mamy możliwość zadecydowania o kilku jego parametrach wpływających na jego końcowy wygląd.
Możemy zadecydować czy na wydruku będą znajdowały się takie elementy jak: linie siatki, nagłówki
kolumn i wierszy. Ustawienia te wprowadzamy w oknie Ustawień strony na zakładce Arkusz
(Zakładka Układ strony → Ustawienia strony…):
Strona 39 z 61
RYSUNEK 21 OKNO SŁUŻĄCE DO TWORZENIA NIESTANDARDOWYCH NAGŁÓWKÓW I STOPEK
W tym celu należy zaznaczyć odpowiedni kwadrat w części Drukuj powyższego okna. Wszystkie
wprowadzone ustawienia potwierdzamy klikając na przycisk OK.
7.8. Zastosowanie automatycznego powtarzania nagłówków kolumn i wierszy
(adresów kolumn i wierszy) na każdej drukowanej stronie arkusza
Bardzo często drukując wypełniony danymi arkusz dochodzi do sytuacji, że dane te nie mieszczą się
na jednej stronie. Często liczba wierszy jest tak duża, że musimy wykorzystać klika lub kilkadziesiąt
kartek. Przeglądając te dane na ekranie komputera możemy wykorzystując mechanizm blokowania
okna, który poznaliśmy wcześniej, zablokować sobie wiersz nagłówkowy. Jest to bardzo pomocne
przy przeglądaniu danych z kolejnych wierszy, ponieważ dzięki temu cały czas widzimy nagłówki
określonych kolumn lub wierszy.
EXCEL umożliwia nam zastosowani podobnego mechanizmu dla wydruków takich arkuszy. Mamy
możliwość ustawić sobie wiersze lub kolumny, które będą powtarzane na każdej kolejnej nowo
drukowanej stronie. Dzięki temu przeglądanie takich danych jest komfortowe, zawsze wiemy jakie
rodzaju informacje dana komórka zawiera.
Ustawienie takie wprowadzamy w omawianym już oknie Ustawienia strony na zakładce Arkusz, w
części tytuł:
Strona 40 z 61
Jeżeli chcemy powtórzyć wybrany wiersz, klikamy na kolorowym kwadracie umieszczonym na końcu
okna. Otworzy się okno U góry powtarzaj wiersze:
Teraz przy pomocy myszki klikamy na numerze wiersz, który chcemy powtórzyć na kolejnych
stronach wydruku i ponownie klikamy na kolorowym kwadracie z prawej strony omawianego okna.
Spowoduje to zamknięcie okna i wpisanie wybranego wiersza. Musimy pamiętać, że powtarzać
możemy jeden lub klika wierszy pod warunkiem, że są to wiersze ułożone kolejno po sobie, np.
1,2,3,4. Nie da się ustawić kombinacji np. 1,3.
Teraz pozostaje nam zatwierdzenie wybranych wierszy poprzez kliknięcie na przycisk OK.
7.9. Drukowanie zaznaczonego bloku komórek arkusza, całego arkusza,
wskazanego wykresu, całego skoroszytu. Ustalanie liczby kopii wydruku
Po przejściu przez opisane powyżej narzędzia, nie pozostaje nam nic innego jak wydrukować gotowy
arkusz. Nie zawsze jednak zachodzi potrzeba drukowania całości arkusza. EXCEL umożliwiam nam
wydrukowanie tylko wybranego obszaru arkusza – poprzez ustawienie obszaru wydruku lub
skorzystanie z innych opcji, np. wydruku pojedynczego wykresu, całego skoroszytu. Oczywiście
przed samym wydrukiem mamy jeszcze możliwość ustalenie liczby kopii, wyboru drukarki oraz w
razie potrzeby zmiany jej ustawień.
W celu wydrukowania arkusza z domyślnymi ustawieniami klikamy na ikonę drukarki znajdującą się
na pasku narzędziowym Standardowy
(CTRL+P). Skutek będzie taki, że wydrukowany zostanie
aktywny arkusz, w jednej kopii, na domyślnej drukarce.
Jeżeli chcemy mieć wpływ na parametry wydruku musimy skorzystać z menu Plik, gdzie wybierzemy
opcję Drukuj (Plik → Drukuj…):
Strona 41 z 61
RYSUNEK 22 OKNO DRUKOWANIA
Możemy tutaj w części Zakres wydruku zdecydować czy drukujemy wszystko, czy wybrane strony.
W części Kopie ustawiamy liczbę kopii. Mamy jeszcze sekcję Drukuj, gdzie możemy wybrać czy
drukowany ma być aktywny arkusz (domyślnie), zaznaczony obszar, czy cały skoroszyt, Proces
drukowanie uruchamiamy klikając na przycisk OK.
Wspomnieliśmy na początku tego podrozdziału o ustawieniu obszaru wydruku, w tym celu znajdując
się na arkuszu należy zaznaczyć wybrany obszar arkusza (w dowolny znany nam sposób), następnie
wybrać z menu Plik pozycję Obszar wydruku oraz Ustaw obszar wydruku. W tym momencie każde
kolejne wybranie opcji drukuj będzie zawsze drukowało ustawiony obszar. Możemy to sprawdzić
wybierając Podgląd wydruku, gdzie na pokazanej stronie powinny znajdować się tylko komórki z
ustawionego obszaru.
Jeżeli chcemy się pozbyć tego ustawienia musimy ponownie wjeść do menu Plik → Obszar wydruku
→ Wyczyść obszar wydruku.
W celu wydrukowanie jakiegoś obiektu znajdującego się w arkuszu, np. wykresu, należy go wybrać
przy pomocy myszki (klnąc go lewym przyciskiem myszki) i wybrać drukuj.
Strona 42 z 61
8. Dodatki
9. Tabele przestawne
Wprowadzenie
Arkusz kalkulacyjny jest zwykle postrzegany, jako narzędzie do wykonywania prostych lub
bardziej zaawansowanych obliczeń, z wykorzystaniem wbudowanych funkcji lub własnych
formuł, tworzonych przez użytkownika. Arkusz może jednak w znakomity sposób pełnić rolę
bazy danych.
W poprzednich rozdziałach zostały przedstawione przykłady prezentacji danych za pomocą
konsolidacji i sum pośrednich. Tabele przestawne to jeszcze jedno narzędzie umożliwiające
obsługę i zarządzanie danymi.
Tabele przestawne łączą w sobie wszystkie zalety konsolidacji i sum pośrednich, są jednak
bardziej elastyczne. Pozwalają, bowiem z dużych baz danych wybrać i wyświetlić informacje
potrzebne do prezentacji analizowanego zjawiska, dowolnie zmieniać układ danych i poziom
wyświetlania szczegółów.
Najistotniejszą cechą tabel przestawnych jest ich trójwymiarowość. W zwykłych tabelach
wartości wyrażają jedynie zależności między elementami ułożonymi w kolumny i wiersze; w
tabelach przestawnych istnieje możliwość odnajdowania i prezentowania również innych
powiązań.
Modyfikowanie układu tabeli odbywa się w prosty sposób – przez zwykłe przeciąganie
odpowiednich pól myszką. W ten sposób można szybko przestawiać poszczególne elementy np.
zamieniać dane ułożone w wierszach w kolumny i odwrotnie, można dodawać nowe pola lub
usuwać zbędne. Pole Strona daje możliwość filtrowania danych, co jest dodatkowym atutem
przy prowadzaniu różnych analiz.
Tworzenie tabeli przestawnej
Tabela danych musi być opatrzona odpowiednimi nagłówkami kolumn, które będą przyciskami
w tabeli przestawnej. Tworząc tabelę danych należy unikać scalania komórek w wierszu
nagłówkowym oraz wprowadzania sum do komórek - wyliczenia pojawią się po odpowiednim
zdefiniowaniu tabeli przestawnej.
Konstrukcja wiersza nagłówkowego, widoczna na rys 11.1 uniemożliwiłaby utworzenie tabeli
przestawnej, dlatego tabelę należy skonstruować wg rys 11.2.
Rysunek 11.1. Nieprawidłowy wiersz nagłówkowy (wprowadzone scalanie komórek)
Ćwiczenie 11.1
Przygotować bazę danych przedstawioną na rysunku 11.2.
Strona 43 z 61
Zapisać tabelę w pliku o nazwie Tabela przestawna.xls
W komórce F2 należy wprowadzić formułę obliczającą Sprzedaż wartość =D2*E2, zatwierdzić i
skopiować do zakresu F3:F31. W komórce I2 należy obliczyć Skup wartość, korzystając z formuły
=G2*H2 i po zatwierdzeniu skopiować do zakresu I3:I31
Rysunek 11.2. Tabela danych
Ćwiczenie 11.2
Przeprowadzić analizę sprzedaży wszystkich walut w poszczególnych dniach.
1. Uaktywnić dowolną komórkę w tabeli danych i wybrać z menu Dane funkcję Raport
tabeli przestawnej i wykresu przestawnego. W efekcie pojawi się pierwsze z trzech
okien dialogowych. Krok pierwszy to wybór źródła danych oraz rodzaju raportu.
Użytkownik ma do wyboru:
a. Listę lub bazę danych Microsoft Excel, przygotowaną w bieżącym skoroszycie
lub innym skoroszycie zapisanym na dysku,
b. Zewnętrzne źródło danych, czyli bazę przygotowaną za pomocą innego
programu np. Dbase, Fox-Pro, Access,
c. Konsolidację wielu zakresów, czyli połączenie wielu zakresów, a nawet
wykorzystanie wcześniej utworzonych innych tabel przestawnych.
Strona 44 z 61
Ponieważ zaznaczona była komórka w tabeli danych, Excel domyślnie zaznacza pierwszą opcję.
Domyślnie również została zaznaczona opcja dotycząca rodzaju raportu – Tabela przestawna.
Należy pozostawić ustawienia widoczne na rys 11.3 i wybrać przycisk Dalej.
Rysunek 11.3 Okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych – krok 1
2. Drugie okno umożliwia zaznaczenie obszaru danych na podstawie, których będzie
tworzona tabela przestawna. Automatycznie zaznaczana jest cała tabela.
Rysunek 11.4.Okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych – krok 2
3. Po wybraniu przycisku Dalej nastąpi przejście do trzeciego ekranu, w którym należy
zdecydować, gdzie zostanie umieszczona tabela przestawna: w nowym lub w istniejącym
arkuszu z tabelą danych. Należy uaktywnić opcję Nowy arkusz.
Rysunek 11.5. Okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych – krok 3
Strona 45 z 61
4. Jednak najważniejsze decyzje, związane z określeniem struktury tabeli przestawnej,
podejmuje użytkownik po wybraniu przycisku Układ... w oknie dialogowym Kreatora –
krok 3 z 3 (rys. 11.6)
Rysunek 11.6. Okno dialogowe Kreator tabel i wykresów przestawnych – Układ
Przyciski po prawej stronie okna reprezentują wszystkie pola bazy danych. Przeciągając je
myszką do odpowiednich miejsc schematu tabeli, można tworzyć dowolne zestawienia i raporty.
Do każdego obszaru można przeciągnąć dowolną liczbę przycisków; dopuszczalne są również
obszary bez przycisków. Wyjątkiem jest obszar Dane, do którego należy przenieść przynajmniej
jeden przycisk reprezentujący wybrane wartości, inaczej tabela straci sens.
Pole umieszczone w obszarze Kolumna stanie się nagłówkiem kolumn tabeli przestawnej, pole
przeniesione w obszar Wiersz będzie tytułem dla wierszy tabeli, wartości umieszczone w
obszarze Dane pojawią się na przecięciu odpowiednich kolumn i wierszy.
5. Przycisk reprezentujący pole Waluta przeciągnąć do zakresu z nagłówkiem Kolumna.
6. Przycisk Data przeciągnąć do zakresu opatrzonego etykietą Wiersz.
7. Przycisk Sprzedaż wartość przeciągnąć do zakresu Dane.
8. Rysunek 11.6 prezentuje okno dialogowe Układ z określoną strukturą tabeli
przestawnej.
W przypadku, gdy do zakresu Dane zostanie przeniesione pole zawierające wartości liczbowe,
Excel automatycznie zastosuje funkcję SUMA. Jeżeli do zakresu Dane zostanie przeniesione pole
zawierające wartości tekstowe, zostanie użyta funkcja LICZNIK. Użytkownik może zmienić
sugerowaną przez program funkcję, klikając dwukrotnie na nazwie pola, w tym przypadku jest
to pole Suma: Sprzedaż wartość. Pojawi się okno dialogowe, które umożliwia zmianę
automatycznie ustawionej funkcji na inną, zależną od charakteru raportu, jaki użytkownik
tworzy (rys 11.7).
Strona 46 z 61
Rysunek 11.7. Okno dialogowe Pole tabeli przestawnej
9. Należy pozostawić funkcję SUMA i zatwierdzić przyciskiem OK.
10. W oknie Układ zatwierdzić budowę tabeli przestawnej OK, a w oknie Kreatora wybrać
przycisk Zakończ.
W arkuszu o nazwie Arkusz4 pojawi się gotowe zestawienie, pozwalające na prezentację
wartości sprzedaży walut w obu kantorach razem w poszczególnych dniach wraz
z podsumowaniem wartości w wierszach i kolumnach (rys. 11.8).
Rysunek 11.8. Tabela przestawna do analizy sprzedaży i pasek narzędzi Tabela przestawna
Modyfikacja tabeli przestawnej
Sposób prezentowania danych w tabeli można w każdej chwili zmienić, modyfikując jej układ:

bezpośrednio w arkuszu przemieszczając przyciski pól,

za pomocą Kreatora tabel przestawnych lub

korzystając z paska narzędzi Tabela przestawna.
Ćwiczenie 11.3
Strona 47 z 61
Zmienić układ tabeli przestawnej w taki sposób, aby w wierszach znalazły się waluty, a w
kolumnach kolejne dni. Zastosować metodę polegającą na przemieszczaniu przycisków pól
bezpośrednio w arkuszu.
1. Uchwycić przycisk
i przemieścić w dół i w lewo, w obszar kolumny. W
czasie przemieszczania przycisku, obok kursora pojawia się ikona przedstawiająca
miniaturę tabeli z zaznaczonym niebieskim kolorem: wierszem, kolumną lub obszarem
wartości. Przycisk waluty przemieszczamy do momentu, gdy zaznaczona będzie
kolumna.
2. Uchwycić przycisk
i przemieszczać w prawo i w górę, do momentu, gdy w
ikonie tabeli zaznaczony będzie wiersz.
3. W efekcie powinna pojawić się tabela przestawna o zmienionej orientacji.
(rys. 11.9)
Rysunek 11.9. Zmiana orientacji tabeli
Ćwiczenie 11.4.
Dołączyć do tabeli dane dotyczące skupu oraz wyświetlanie wartości z podziałem na kantory.
1. Z paska narzędzi Tabela przestawna przeciągnąć przycisk Skup wartość w obszar
wartości tabeli lub na przycisk Suma: Sprzedaż wartość.
Rysunek 11.10. Pasek narzędzi Tabela przestawna z przyciskami reprezentującymi wszystkie pola
bazy danych
Ikona tabeli obok kursora powinna tym razem mieć niebieski
obszar wartości.
2. Możliwość wyświetlania wartości z podziałem na kantory można uzyskać dołączając
nowe pole do tabeli przestawnej – pole Kantor w obszar Strony.
3. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy w obszarze tabeli przestawnej wywoła menu
kontekstowe, z którego należy wybrać funkcję Kreator...
Strona 48 z 61
4. Pojawi się okno dialogowe Kreator tabel przestawnych krok 3 z 3, w którym należy
wybrać przycisk Układ...
5. W oknie dialogowym Układ przycisk Kantor przeciągnąć w obszar Strona i zatwierdzić
zmiany OK i dalej Zakończ.
6. Efektem jest zmodyfikowana tabela przestawna, która ułatwia analizę danych skupu i
sprzedaży oraz umożliwia zastosowanie filtra (wybór kantoru).
Rysunek 11.11. Tabela z dodanym polem strony i wartością skupu
Usunięcie pola z tabeli przestawnej można uzyskać ściągając myszką z tabeli odpowiadający mu
przycisk. Jeśli jednak przycisk pola jest niewidoczny - na rys. 11.11 Skup wartość, Sprzedaż
wartość nie są reprezentowane przez przyciski - należy skorzystać z okna Kreatora i ściągnąć
odpowiedni przycisk z diagramu tabeli.
Liczby w tabeli są sformatowane z zastosowaniem formatu ogólnego, który jak widać na rys.
11.11 nie wpływa korzystnie na czytelność prezentowanych wartości.
Liczby w tabeli można formatować na dwa sposoby: korzystając z funkcji Autoformatowanie z
menu Format lub tworząc własny format liczbowy.
Ćwiczenie 11.5
Zastosować własny format prezentujący liczby z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Ponieważ w zakresie Dane znajdują się dwa pola Sprzedaż wartość i Skup wartość
formatowanie liczb należy przeprowadzić dla każdego z nich oddzielnie.
1. Zaznaczyć dowolną komórkę należącą do pola Sprzedaż wartość np. komórkę o adresie
C5, kliknąć na niej prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu podręcznego funkcję
Ustawienia pola...
2. W oknie dialogowym Pole tabeli przestawnej kliknąć przycisk Liczby
Strona 49 z 61
Rysunek 11.12. Menu podręczne tabeli przestawnej
3. W oknie Formatuj komórki wybrać kategorię Liczbowe i ustawić 2 miejsca dziesiętne.
Zatwierdzić przyciskiem OK. W ten sposób wszystkie wartości liczbowe pola Sprzedaż
wartość przyjmą ustalony format.
Rysunek 11.13. Formatowanie licz
4. Zaznaczyć dowolną komórkę należącą do pola Skup wartość np. komórkę o adresie C6 i
wykonać jeszcze raz działania opisane powyżej. Wszystkie wartości z pola Skup wartość
przyjmą ustalony, jednolity format liczbowy.
Po sformatowaniu liczb w sposób opisany w ćwiczeniu 11.5, Excel zachowa ten sam format w
przypadku zmian struktury tabeli przestawnej. Jeśli liczby zostaną sformatowane w tradycyjny
sposób z menu Format-Komórki, po przekształceniu tabeli zostanie ponownie wprowadzony
format ogólny i formatowanie trzeba będzie przeprowadzać ponownie.
Ćwiczenie 11.6
Poprawnie skonstruowana tabela przestawna daje możliwość wyświetlania różnego poziomu
dokładności informacji, co ułatwia wszelkiego rodzaju analizy i porównania.
Wyświetlić w tabeli, dane dotyczące skupu i sprzedaży marki niemieckiej w kantorze A w
poniedziałek i piątek (2001-05-04 i 2001-05-08).
1. Rozwinąć listę Kantor i zaznaczyć Kantor A (rys. 11.14).
Strona 50 z 61
Przycisk listy
rozwijalnej
Rysunek 11.14. Lista wyboru kantoru
Rysunek 11.15. Listy wyboru Waluty i Daty
2. W podobny sposób rozwinąć listę Waluta, wyłączyć wszystkie oprócz marki niemieckiej
oraz listę Data i pozostawić włączone 2001-05-04 i 2001-05-08.
3. W efekcie powinna pojawić się tabela przestawna przedstawiająca tylko oczekiwane
wartości.
Rysunek 11.16. Tabela przestawna z ograniczonym wyświetlaniem informacji
Ćwiczenie 11.7
Wyłączyć wyświetlanie sumowania wierszy i kolumn. W tym zestawieniu te wartości są zbędne.
1. Zaznaczyć dowolną komórkę tabeli. Kliknąć na niej prawym przyciskiem myszy.
Strona 51 z 61
2. Z menu podręcznego wybrać Opcje tabeli...
3. W oknie dialogowym Opcje tabeli przestawnej wyłączyć opcje Sumy całkowite
kolumn oraz Sumy całkowite wierszy. Zatwierdzić OK.
Rysunek 11.18. Dane poddane filtrowaniu
Teraz można porównać jak z rozbudowanej tabeli danych, widocznej na rysunku 11.2 drogą
kolejnych zawężeń otrzymać tabelę prezentującą tylko dane poddawane bieżącej analizie –
rysunek 11.18.
Dodatkowe funkcje tabel przestawnych
Oprócz zmiany funkcji podsumowującej (rys. 11.7), kreator tabel przestawnych umożliwia
również prowadzenie innego rodzaju obliczeń np. można szybko określić, jaki procent skupu
wszystkich walut w całym tygodniu stanowiły wartości skupu w poszczególnych dniach.
Ćwiczenie 11.8
Określić procentowy udział skupu walut w poszczególnych dniach w odniesieniu do skupu
ogółem w tygodniu.
1. Rozwinąć listę wyboru Waluta – włączyć wszystkie opcje.
2. Rozwinąć listę wyboru Data – włączyć wszystkie opcje.
Strona 52 z 61
3. Rozwinąć listę wyboru Kantor – włączyć opcję Wszystkie.
4. Rozwinąć listę wyboru Dane – wyłączyć opcję Suma: Sprzedaż wartość.
5. Włączyć sumowanie kolumn i wierszy – kliknąć prawym przyciskiem dowolną komórkę
tabeli, z menu podręcznego wybrać Opcje tabeli..., zaznaczyć opcje: Sumy całkowite
kolumn, Sumy całkowite wierszy. W efekcie tabela powinna wyglądać tak, jak na rys.
11.19.
Rysunek 11.19
6. Kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę tabeli, z menu podręcznego
wybrać funkcję Ustawienia pola...
7. W oknie dialogowym Pole tabeli przestawnej wybrać przycisk Opcje>>.
8. Rozwinąć listę Pokaż dane jako: i wybrać pozycję % wiersza.
Rysunek 11.20. Opcje pola tabeli przestawnej
Ćwiczenie 11.9
Excel pozwala użytkownikowi tworzyć w raportach tabel przestawnych niestandardowe
formuły, w oparciu o istniejące pola i elementy. Jeśli na przykład okazuje się, że skup walut
przewyższa oczekiwane wartości, można spróbować ograniczyć go o 10% i sprawdzić, czy
przyniesie to oczekiwane rezultaty.
Wprowadzić do tabeli dodatkowe pole obliczeniowe o nazwie Prognoza, dające możliwość
porównania bieżącej wartości skupu ze skupem ograniczonym do 90%.
Strona 53 z 61
1. Zmienić opcje wyświetlania pól na normalne (Ustawienia pola – Opcje - Pokaż dane jako:
Normalne). – KLIKAMY NA CZESCI DANE…
2. Kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolną komórkę tabeli, z menu kontekstowego
wybrać Formuły i dalej Pole obliczeniowe...
3. Wprowadzić w pole Nazwa: nazwę Prognoza.
4. Odszukać na liście Pola: nazwę Skup wartość, zaznaczyć ją i wybrać przycisk Wstaw
pole. W ten sposób do pola Formuła po znaku = zostanie wstawiona nazwa ‘Skup
wartość’. Dopisać do tworzonej formuły *90%.
Rysunek 11.21. Okno dialogowe Wstaw pole obliczeniowe
5. Ustawienia powinny być takie, jak na rys. 11.21
6. Wybrać przycisk Dodaj, a następnie OK.
7. Do tabeli zostanie dodane nowe pole Prognoza (rys. 11.22), którego wartości są
wynikiem działania utworzonej formuły.
W czasie pracy z tabelą można tworzyć wiele formuł, wyświetlając tylko te, które w bieżącym
raporcie są niezbędne.
Usunięcie formuły z raportu następuje po wybraniu jej nazwy i przycisku Usuń w oknie
dialogowym Wstaw pole obliczeniowe (rys. 11.21).
Rysunek 11.22. Dodatkowe pole obliczeniowe Prognoza
Strona 54 z 61
Gdy element obliczeniowy zostaje utworzony, formuła jest taka sama dla wszystkich pól,
wierszy, stron i kolumn w obszarze danych raportu tabeli przestawnej, dlatego zmiany związane
z wyborem elementu tablicy nie deformują pola obliczeniowego.
Wykresy przestawne
W najnowszej wersji Excela istnieje możliwość tworzenia wykresu przestawnego dla już
utworzonej tabeli lub tworzenie równolegle wykresu z tabelą (rys. 11.3). Wykresy te nie mogą
istnieć samodzielnie i są sprzężone z tabelą, każda zmiana w tabeli jest natychmiast
odzwierciedlana na wykresie.
Standardowo w nowym arkuszu tworzony jest skumulowany wykres kolumnowy, w którym
pola wierszy tabeli są polami kategorii na osi X, pola kolumn – seriami danych opisanymi w
legendzie, pola stron zachowują funkcję filtrów, a wartości pola danych są odkładane na osi Y.
Ćwiczenie 11.10
Utworzyć wykres przestawny dla tabeli widocznej na rys. 11.22
1. Uaktywnić dowolną komórkę w tabeli przestawnej.
2. Kliknąć prawym przyciskiem myszy, wywołując menu podręczne – wybrać z niego
funkcję Wykres przestawny lub wybrać z paska narzędzi Tabela przestawna przycisk
Kreator wykresów (rys. 11.23).
Strona 55 z 61
3. W ten sposób do skoroszytu zostanie dodany nowy arkusz o nazwie Wykres1
z wykresem przestawnym. Widoczne są na nim przyciski list rozwijalnych, które
pozwalają modyfikować wykres przestawny z równoczesnym odzwierciedleniem tych
zmian w sprzężonej z nim tabeli.
Rysunek 11.24. Wykres przestawny
Ćwiczenie 11.12
Usunąć z wykresu pole Prognoza, zmienić orientację wykresu tak, aby na osi wartości X
pojawiły się dni tygodnia a w legendzie waluty.
Aby obserwować zmiany zachodzące w układzie tabeli w czasie zmian konstrukcji wykresu,
wyświetlić na ekranie jednocześnie okno tabeli i wykresu.
1. W menu Okno wybrać funkcję Nowe okno. Po ponownym otwarciu menu Okno będą
widoczne nazwy plików: Tabela przestawna.xls:1 oraz Tabela przestawna.xls:2
2. Rozmieścić ich okna sąsiadująco w poziomie – wybrać z menu Okno – Rozmieść... – w
oknie dialogowym Rozmieść okna – zaznaczyć opcję Poziomo. Efekt powinien być
podobny do układu na rys. 11.25
Rysunek 11.25. Rozmieszczenie okna wykresu i tabeli
3. Rozwinąć na wykresie listę Dane, wyłączyć opcję Prognoza.
4. Przeciągnąć przycisk Waluta w obszar legendy.
5. Przeciągnąć przycisk Data w obszar osi kategorii X.
6. Efekt zmian powinien być widoczny w arkuszu wykresu i arkuszu tabeli.
Rysunek 11.26. Modyfikacja wykresu i tabeli przestawnej
Strona 56 z 61
Strona 57 z 61
9. Wprowadzenie do Makr.
Nagrywanie i przypisywanie makr.
W tym rozdziale zostaną omówione podstawowe funkcje związane z makrami. Narzędzia te
dostępne są na wstążce „Widok” w grupie makra.
Przycisk uruchomiający
makra
Makra są to niewielkie programy tworzone w języku Microsoft Visual Basic. Funkcja ta
występuje we wszystkich aplikacjach z rodziny Office. Jej zadaniem jest tworzenie nowej
funkcjonalności programu. W grupie Makra został udostępniony tylko jedne przycisk. Zawiera
on narzędzia do zarządzania makrami oraz kodem języka Visual Basic.
Strona 58 z 61
Należy pamiętać że w przeciwieństwie do innych aplikacji pakietu Office, w tym wydaniu
zrezygnowano z tzw. rejestratora makr. W Power Poincie 2007 tworzyć je możemy wyłącznie
przez pisanie skryptów programowych bezpośrednio kodem w udostępnionym edytorze języka
Visual Basic.
Użytkownicy, którzy mają doświadczenie z programem Visual Basic mogą aktywować kartę
„Deweloper”.
Aby ją aktywować należy wybrać opcję programu Power Point, następnie w sekcji „Popularne”
zaznaczyć tak jak na zdjęciu poniżej.
Włączenie karty
Deweloper
Po aktywowaniu tej funkcji pojawi się dodatkowa zakładka „Deweloper”. Poniże zdjęcie
przedstawia zawartość jej.
Wstążkę karty „Deweloper” została podzielona na dwie grupy: Kod i Format.
Grupa
Zawiera narzędzia przeznaczone do rejestrowania i pracy z makrami
Format
W tej grupie możemy znaleźć komponenty wykorzystywane w pracy z językiem Visual Basic
Po kliknięciu ikony Visual Basic w zakładce „Deweloper” otwiera nam się okno w którym
będziemy programować. Poniże zdjęcie pokazuje okno programu Visual Basic.
Strona 59 z 61
Strona 60 z 61
10. Skróty klawiszowe EXCEL
CTRL+C kopiuj
CTRL+V Wklej
CTRL+X Wytnij
CTRL + klawisz strzałki (odpowiednie w prawo, w lewo, w dół, w góre) – przenosi nas do
ostatniej kolumny (lub ostatniej użytej), ostatniego wiersza (ostatniego użytego)
CTRL+HOME – zawsze przenosi nas do pierwszej komórki w arkuszu
CTRL+END – do ostatniej wykorzystanej komórki (dokładnie przecięcia ostatniego
wykorzystanego wiersza z ostatnią wykorzystana kolumną)
CTRL+F4 Zamknij okno
ALT+F4 Koniec programu Excel
CTRL+1 Formatuj komórki
CTRL+B lub CTRL+2 Pogrubienie
CTRL+I lub CTRL+3 Kursywa
CTRL+U lub CTRL+4 Podkreślenie
CTRL+F3 Definiuje nazwę
SHIFT+F3 Wyświetla Kreatora funkcji
CTRL+O lub CTRL+F12 Otwórz
CTRL+P lub CTRL+SHIFT+F12 Drukuj
F12 Zapisz jako
CTRL+S lub SHIFT+F12 Zapisz
CTRL+0 (zero) Ukryj kolumny
CTRL+9 Ukryj wiersze
CTRL+SHIFT+( Odkryj wiersze
CTRL+SHIFT+) Odkryj kolumny
CTRL+H Zastąp
CTRL+F lub SHIFT+F5 Znajdź
CTRL+PAGE DOWN Następny arkusz skoroszytu
CTRL+PAGE UP Poprzedni arkusz skoroszytu
CTRL+C lub CTRL+Insert Kopiuj
CTRL+V lub SHIFT+Insert Wklej
CTRL+X lub SHIFT+Delete Wytnij
DEL Wyczyść zawartość (w arkuszach)
F2 Uaktywnia pasek formuły
SHIFT+F2 Edytuje notatkę komórki
ALT+= Wstawia formułę =SUMA()
ALT+ENTER Wstawia znak końca wiersza (pisz w nowej linii wewnątrz komórki)
F4 Powtarza ostatnie polecenie
ALT+BACKSPACE lub CTRL+Z Cofnij ostatnie polecenie
F4 W czasie edycji formuły zamienia adres względny na bezwzględny itd..
Strona 61 z 61

Excel Zaawansowany

Transkrypt

Podobne dokumenty

MS Outlook

WORD Zaawansowany

raport z kursu obsługi komputera dla dzieci ze

STATYSTYKA MATEMATYCZNA Będlewo 2014

Cascina Biblioteca. Zintegrowany system pomocy dla osób