ZARZĄDZANIE NGO-KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI
Transkrypt
ZARZĄDZANIE NGO-KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI
ZARZĄDZANIE NGO-KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI NAZWA ORGANIZACJI: KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI, PRZEPŁYW INFORMACJI. WEWNĘTRZNY SYSTEM KOMUNIKOWANIA SIĘ Aby efektywnie realizować zamierzone cele, organizacja powinna posiadać sprawny system wymiany informacji wewnątrz swoich struktur. Organizacja posiadająca wewnętrzny system komunikowania się, powinna mieć opisaną strukturę, kluczowe osoby i sposób komunikacji. REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZĘDZIA ZAPISY/OBOWIĄZUJĄCE DOKUMENTY Pierwszym krokiem w budowaniu systemu wewnętrznej komunikacji jest ustalenie, kto i co powinien wiedzieć oraz określenie trybu przekazywania tych informacji. Należy ustalić, które informacje będą wymagały formalnej drogi przekazu, a które mogą być przekazywane drogą nieformalną. Należy przyjąć zasadę, że im większa odpowiedzialność, tym bardziej formalny charakter informacji. Dotyczy to szczególnie osób nadzorujących i zarządzających organizacją, ponieważ ich odpowiedzialność ma również charakter prawny. KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU PYTANIA POMOCNICZE SPRAWDZAJĄCE/ WERYFIKUJĄCE WDRAŻANIE STANDARDU Czy w organizacji jest spisana ścieżka przekazywania informacji tzw. standard komunikacji wewnętrznej? TAK W JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA DANEGO STANDARDU nie spełnia Minimum: Ustalony system wewnętrznej komunikacji. Dbałość o dostęp do informacji wszystkich Czy w organizacji jest wewnętrznej komunikacji? ustalony NIE W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia system Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia zainteresowanych osób. Przygotowywanie sprawozdań z realizacji zadań (sprawozdania mogą mieć charakter ustny). Czy są przygotowywane z realizacji zadań? sprawozdania nie spełnia Rekomendacje: Spisanie wewnętrznych zasad, kanałów i form komunikacji. podstawowych Czy są spisane wewnętrzne zasady, podstawowe kanały i formy komunikacji? Członkowie wewnętrznego organu nadzoru (komisji rewizyjnej, rady fundacji) otrzymują informacje drogą formalną. Czy członkowie wewnętrznego organu nadzoru (komisji rewizyjnej, rady fundacji) otrzymują informacje drogą formalną? Sporządzanie ważnych sprawozdań na piśmie oraz przygotowanie jednolitego wzoru sprawozdania. Czy w organizacji ważne sprawozdania są przygotowywane na piśmie i według jednolitego wzoru? W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia ZEWNĘTRZNY SYSTEM KOMUNIKOWANIA SIĘ Organizacja powinna mieć określone podstawowe zasady komunikacji z otoczeniem, powinna pamiętać o przekazywaniu aktualnych i rzetelnych informacji o swoich działaniach. REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZEDZIA Organizacja powinna mieć określoną politykę komunikacji z otoczeniem m.in. ustalonych kluczowych adresatów przekazu: • administracja publiczna, • sponsorzy, • grantodawcy, • darczyńcy, • partnerzy w realizacji zadań, • adresaci działań, • beneficjenci, • społeczność lokalna. Określone formy komunikowania się z otoczeniem (przekaz dostosowany do potencjalnego odbiorcy). Wyznaczone osoby odpowiedzialne za komunikację zewnętrzną. Spójny przekaz i otwartość na komunikaty z otoczenia. Budowanie wizerunku organizacji przejrzystej (z uwzględnieniem szczególnej roli, jaką odgrywa sprawozdawczość). KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU PYTANIA POMOCNICZE SPRAWDZAJĄCE/ WERYFIKUJĄCE WDRAŻANIE STANDARDU Minimum: ZAPISY/OBOWIĄZUJĄCE DOKUMENTY Czy w organizacji jest spisana polityka komunikacji zewnętrznej? TAK W JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA DANEGO STANDARDU nie spełnia Przygotowanie na koniec roku merytorycznych i finansowych. sprawozdań NIE W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia Czy organizacja przygotowuje na koniec roku sprawozdania merytoryczne i finansowe? Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia Rekomendacje: nie spełnia Upublicznianie rocznych sprawozdań merytorycznych i finansowych, niezależnie od wymogów prawnych stawianych konkretnym organizacjom. Czy sprawozdania merytoryczne i finansowe przygotowywane przez organizacje są upubliczniane? rzygotowywanie i upublicznianie raportów/relacji z działań realizowanych przez organizacje, Czy organizacja raporty/relacje/notatki ze i udostępnia je na życzenie? Informowanie o partnerach i sponsorach. Czy organizacja informuje o swoich partnerach i sponsorach? W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia przygotowuje swoich działań Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia