Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące konkursu

Najczęściej zadawane pytania w ramach konkursu nr POWR.02.05.00-IP.03-00-006/16
„Wdrożenie usprawnień organizacyjnych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej
przez nakiero-wanie działań na poprawę obsługi klienta"
Data aktualizacji: 15.06.2016 r.
1. Czy w ramach konkursu mogą składać wnioski OPS z poszczególnych dzielnic miasta?
Zgodnie z Regulaminem konkursu Wnioskodawcą w projekcie może być wyłącznie ośrodek
pomocy społecznej. W związku z powyższym jeżeli OPS z dzielnicy X posiada w swoim
statucie stosowne umocowania prawne umożliwiające mu ubieganie się o dofinansowanie z
funduszy europejskich oraz może zaciągać zobowiązania finansowe wynikające z umowy o
dofinasowanie może składać wnioski w przedmiotowym konkursie. Np. jeżeli Dyrektor OPS
zostanie wskazany jako osoba uprawniona do podejmowania decyzji wiążących w imieniu
wnioskodawcy i w części VIII podpisze wniosek, wymagane jest aby posiadanie stosownego
pełnomocnictwa/upoważnienia. Ww. pełnomocnictwo/upoważnienie do reprezentowania
wnioskodawcy wymagane będzie na etapie podpisania umowy o dofinansowanie. Należy
jednak pamiętać, iż wystawiono powinno być przed data złożenia wniosku o dofinansowanie.
2. Czy w ramach konkursu mogą składać wnioski filie OPS lub ewentualnie OPS wdroży
zmiany organizacyjne w jednej tylko filii OPS?
Zgodnie z Regulaminem konkursu Wnioskodawcą w projekcie może być wyłącznie ośrodek
pomocy społecznej. W związku z powyższym fila X czy Y OPS-u samodzielnie nie może złożyć
wniosku o dofinansowanie, natomiast może złożyć wniosek OPS, który wdroży zmiany
organizacyjne zgodne z zapisami Regulaminu konkursu w filii X oraz Y. Jednocześnie
przypominamy, iż Wnioskodawca (OPS) może złożyć 1 wniosek w ramach konkursu.
3. Czy w ramach projektu wdrożenie zmian organizacyjnych zgodne z zapisami konkursu,
może nastąpić/zostać wprowadzone w części OPS lub zmianami organizacyjnymi można
objąć tylko część zespołów OPS?
Zgodnie z Regulaminem konkursu wdrożenie zmian organizacyjnych w ramach zmiany
struktury ośrodka pomocy społecznej musi polegać na wyodrębnieniu minimum 4 Zespołów/
Stanowisk, tj. Zespół/Stanowisko ds. pierwszego kontaktu, Zespół/ Stanowisko ds. pracy
socjalnej, Zespół/ Stanowisko ds. usług socjalnych, oraz Zespół/Stanowisko ds. świadczeń
przyznawanych decyzją (nie dotyczy samej organizacji usług). Jednocześnie obligatoryjnym
wskaźnikiem rezultatu do osiągnięcia w projekcie jest „Liczba jednostek organizacyjnych
pomocy społecznej, w których w wyniku wsparcia EFS nastąpiło oddzielenie zadań
związanych z prowadzeniem postępowania administracyjnego od wykonywania pracy
socjalnej oraz świadczenia usług socjalnych”. W związku z powyższym, projektodawca musi
zaplanować działania w projekcie w taki sposób aby spełnione zostały powyższe warunki.
4. Czy można wydzieloną organizacyjne grupę pracowników socjalnych nazwać zespołem
lud sekcją czy musi to być Dział?
Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu w ramach zmiany struktury ośrodka pomocy
społecznej muszą zostać wyodrębnione minimum 4 Zespoły/ Stanowiska (Stanowisko – do 2
zatrudnionych osób, Zespół – od 3 zatrudnionych osób):




Zespół/Stanowisko ds. pierwszego kontaktu;
Zespół/ Stanowisko ds. pracy socjalnej;
Zespół/ Stanowisko ds. usług socjalnych;
Zespół/Stanowisko ds. świadczeń przyznawanych decyzją (nie dotyczy samej
organizacji usług).
W skład Zespołu/Stanowiska ds. pracy socjalnej musi wchodzić, bądź zostać zatrudniony,
przynajmniej jeden pracownik socjalny posiadający specjalizację I lub II stopnia w zawodzie
pracownik socjalny i w skład Zespołu/Stanowiska ds. usług socjalnych także musi wchodzić,
bądź zostać zatrudniony, przynajmniej jeden pracownik socjalny posiadający specjalizację I
lub II stopnia w zawodzie pracownik socjalny.
5. Czy można zaplanować w budżecie projektu zadania szkoleniowe z zakresu superwizji
skierowane pracowników socjalnych nt. zasad funkcjonowania nowego modelu
organizacyjnego. (konsultacje z prawnikiem, organizacja wizyt studyjnych w ośrodkach
w których realizowane jest już oddzielenie pracy socjalnej od świadczeń).
W ramach realizacji projektu, w którym zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu nastąpi
wdrożenie usprawnień organizacyjnych polegających na oddzieleniu pracy administracyjnej
od pracy socjalnej oraz usług socjalnych, mogą zostać sfinansowane wszelkie działania, które
będą niezbędne do realizacji projektu i osiągnięcia jego celów a racjonalność i efektywność,
w tym efektywność zaproponowanych kosztów w relacji nakład rezultat będą oceniane na
etapie oceny merytorycznej.
6. W charakterystyce grupy docelowej (punkt 3.2) należy podać informacje nt. rekrutacji
uczestników z podziałem na płeć oraz potrzeb i barier. Czy zmiana struktury
organizacyjnej ma uwzględniać równościowy podział ze wzgl. na płeć i czy potrzeby i
bariery odnoszę się jedynie do realizacji zadań ośrodka bez uwzględnienia potrzeb
pracowniczych?
Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu grupa docelową mogą być wyłącznie ośrodki
pomocy społecznej a co za tym idzie ich pracownicy. Tak rozumianą grupę docelową należy
scharakteryzować zgodnie z zapisami Instrukcji wypełniania wniosku o dofinasowanie
projektu w ramach PO WER 2014-2020 oraz Wytyczne w zakresie realizacji zasady równości
szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady
równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020.
7. Czy w ramach ogłoszonego konkursu może składać wniosek ośrodek, który na dzień
dzisiejszy nie posiada kadry ze specjalizacją w zawodzie pracownik socjalny (I lub II
stopień)?
Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu w skład Zespołu/Stanowiska ds. pracy socjalnej
musi wchodzić, bądź zostać zatrudniony, przynajmniej jeden pracownik socjalny posiadający
specjalizację I lub II stopnia w zawodzie pracownik socjalny i w skład Zespołu/Stanowiska ds.
usług socjalnych także musi wchodzić, bądź zostać zatrudniony, przynajmniej jeden
pracownik socjalny posiadający specjalizację I lub II stopnia w zawodzie pracownik socjalny.
W związku z powyższym Wnioskodawca może zatrudnić niezbędną liczbę pracowników
socjalnych posiadających specjalizacje I lub II stopnia w ramach projektu.
8. Czy można aplikować ww. konkursie m.in. o środki na dostosowanie lub adaptacje
pomieszczeń przyszłej/nowej siedziby Ośrodka Pomocy Społecznej?
Zgodnie z regulaminem konkursu nr POWR.02.05.00-IP.03-00-006/16, celem konkursu jest
wyłonienie OPS, w których nastąpi wdrożenie usprawnień organizacyjnych polegających na
oddzieleniu pracy administracyjnej od pracy socjalnej oraz usług socjalnych. W związku z
powyższym wszystkie wydatki, które beneficjent planuje ponieść w ramach projektu muszą
mieć uzasadnienie w kontekście celu projektu.
9. Czy projekt można realizować w okresie od stycznia 2017 r. do grudnia 2018 r. (24 m-ce).
Czy też konieczne jest rozpoczęcie działań projektowych od listopada 2016 r.?
Realizację projektu można rozpocząć np. od 1 stycznia 2017 r. Jednakże należy pamiętać, iż
zgodnie z Regulaminem konkursu nie może być ona dłuższa niż 24 miesiące.
10. Czy wydatkiem kwalifikowalnym będzie sfinansowanie szkoleń i wizyt studyjnych dla
pracowników socjalnych?
Konieczność przeprowadzenia szkoleń pracowniczych czy wizyt przygotowujących do
wdrożenia modelu powinna wynikać z zaplanowanych działań projektu i znajdować w nich
swoje uzasadnienie, a przede wszystkim wynikać z celu projektu, jakim jest oddzielenie pracy
administracyjnej od pracy socjalnej oraz usług socjalnych. Natomiast ostateczna decyzja w
tym zakresie należy do Wnioskodawcy.
11. Czy w ramach konkursu możliwe jest sfinansowanie kosztów doposażenia stanowisk
pracy pracowników socjalnych, dotychczas zatrudnionych w OPS, którzy realizowaliby
zadania w poszczególnych zespołach (np. biurko, laptop przenośny)?
W ramach projektu można sfinansować wyposażenie stanowisk pracy, które zostaną
utworzone w wyniku zmiany systemu organizacyjnego OPS, zgodnie z założeniami
regulaminu konkursu. Należy jednak pamiętać, aby ww. raz być zgodne z wytycznymi
kwalifikowalności wydatków w ramach POWER odnoście wydatków przeznaczonych na
cross-financing i środki trwałe.
12. Czy wdrożenie usprawnień organizacyjnych w OPS (polegających na oddzieleniu pracy
administracyjnej od pracy socjalnej i usług socjalnych) należy rozumieć jako proces
rozłożony odpowiednio w czasie na prawie cały okres trwania projektu czy powinno to
nastąpić np. już po 2 miesiącach (co jest prawie niewykonalne) i ośrodek ma pracować
już w nowej strukturze organizacyjnej)?
Zaplanowanie zadań oraz harmonogramu realizacji projektu zależy jedynie uwarunkowań
leżących po stronie Wnioskodawcy.
13. Czy konieczne jest utworzenie stanowiska pracy w ramach niniejszego konkursu czy
wystarczy jedynie zmiana struktury organizacyjnej?
Celem konkursu jest wdrożenie usprawnień organizacyjnych polegających na oddzieleniu
pracy administracyjnej od pracy socjalnej i usług socjalnych. Utworzenie nowego stanowiska
pracy powinno wynikać z planowanych zmian organizacyjnych w ośrodku wynikających z
oddzielenia oddzieleniu pracy administracyjnej od pracy socjalnej i usług socjalnych. Oznacza
to, że decyzja o konieczności utworzenia stanowiska zależna jest od Beneficjenta
Zgodnie z zapisami Regulaminu konkursu w ramach zmiany struktury ośrodka pomocy
społecznej muszą zostać wyodrębnione minimum 4 Zespoły/ Stanowiska (Stanowisko – do 2
zatrudnionych osób, Zespół – od 3 zatrudnionych osób):




Zespół/Stanowisko ds. pierwszego kontaktu;
Zespół/ Stanowisko ds. pracy socjalnej;
Zespół/ Stanowisko ds. usług socjalnych;
Zespół/Stanowisko ds. świadczeń przyznawanych decyzją (nie dotyczy samej
organizacji usług).
W skład Zespołu/Stanowiska ds. pracy socjalnej musi wchodzić, bądź zostać zatrudniony,
przynajmniej jeden pracownik socjalny posiadający specjalizację I lub II stopnia w zawodzie
pracownik socjalny i w skład Zespołu/Stanowiska ds. usług socjalnych także musi wchodzić,
bądź zostać zatrudniony, przynajmniej jeden pracownik socjalny posiadający specjalizację I
lub II stopnia w zawodzie pracownik socjalny.
14. Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie podzielony jest na Zespoły Usług Społecznych
(łącznie 5), które znajdują się w różnych częściach miasta. Ośrodek zatrudnia ok. 90
pracowników socjalnych. Czy możliwe jest aby w ramach konkursu wprowadzić
usprawnienia w 3 Zespołach Usług Społecznych, a w pozostałych dwóch zespołach
wdrożyć zmiany już z własnych środków, jednak nie w tym samym okresie co nastąpi
realizacja projektu.
Zgodnie z Regulaminem konkursu przedmiotem konkursu jest wyłonienie ośrodków pomocy
społecznej, w których nastąpi wdrożenie usprawnień organizacyjnych polegających na
oddzieleniu w ośrodku pracy administracyjnej od pracy socjalnej oraz usług socjalnych.
W związku z powyższym w ośrodku należy wprowadzić takie zmiany strukturze
organizacyjnej aby zrealizowany został cel konkursu i spełnione zostały wszystkie kryteria
zapisane w ww. regulaminie, tj. np. kryterium dostępu dotyczące utworzenia minimum 4
stanowiska/zespołów. W związku z powyższym do decyzji Beneficjenta należy sposób
przeprowadzenia ww. zmian i ich zakres w kontekście warunków wskazanych w regulaminie.
Należy jednak pamiętać, że zaproponowana koncepcja wdrożeniowa zmian musi stanowić
spójną całość uzasadnioną tak aby możliwe było zweryfikowanie spełnienia przez projekt
wskaźnika „Liczba jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, w których w wyniku
wsparcia EFS nastąpiło oddzielenie zadań związanych z prowadzeniem postępowania
administracyjnego od wykonywania pracy socjalnej oraz świadczenia usług socjalnych„.
Oznacza to, że beneficjent musi wskazać we wniosku jakiej części/filii/zespołu dotyczą
zmiany, w jaki sposób zostaną wprowadzone i dlaczego.
Należy także uzasadnić, to że zaproponowana koncepcja wpływa na realizację celu konkursu
i osiągnięcia wskaźników.
Natomiast kryterium dotyczące trwałości odnosi się do zapewnienia trwałości
wypracowanych i wdrożonych w ramach projektu nowych rozwiązań organizacyjnych w
ośrodkach pomocy społecznej po jego zakończeniu, w tym zatrudnionych w OPS
pracowników socjalnych.