Regulamin Targów MTAS

REGULAMIN TARGÓW MTAS-FruitPRO 2017
XIII Międzynarodowe Targi Agrotechniki Sadowniczej – FruitPRO
Warszawa: 1-2 lutego 2017 r.
INFORMACJE PODSTAWOWE
Organizator:
BASF Polska Sp. z o.o.
Aleje Jerozolimskie 154
02-326 Warszawa
Termin imprezy:
1-2 lutego 2017 r.
Miejsce imprezy:
Expo XXI, ul. Prądzyńskiego 12/14; Warszawa
Godziny otwarcia Targów:
a) dla Wystawców: 8.00-18.00
b) dla Odwiedzających: 1 lutego: 9.00-17.00; 2 lutego: 9.00-16.00
Biuro Targów i Operator Targów:
LEAF MEDIA Kawalec Kulawik Sp.J.
Trześniowska 9, 27-600 Sandomierz
Więcej informacji: www.mtas.pl
1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1. Przepisy niniejszego regulaminu (dalej: „Regulamin”) dotyczą uczestników (zwanych dalej:
„Wystawcami”) Targów MTAS FruitPRO 2016, które odbędą się w dniach: 1-2 lutego 2017 r. w hali Expo
XXI przy ulicy Prądzyńskiego 12/14 w Warszawie (dalej Expo XXI), organizowanych przez BASF Polska Sp.
z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy Al. Jerozolimskich 154; 02-326 Warszawa, wpisaną do rejestru
przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy
Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000063691, posiadającą NIP: 526-02-12-687, Regon
010598277, kapitał zakładowy w wysokości 21.313.240 złotych (zwaną dalej: „Organizatorem”).
1.2. Do obsługi części wystawienniczej imprezy MTAS FruitPro Organizator upoważnia firmę Leaf Media
Sp.J., i powierza jej rolę Operatora Targów i Generalnego Wykonawcy (zwaną dalej „Operatorem
Targów”), upoważniając go do kontaktowania się, prowadzenia rozmów, zawierania umów i rozliczenia
usług dotyczących części wystawienniczej imprezy.
1.3. Wystawcą może być jedynie przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium
Rzeczpospolitej Polskiej lub poza jej granicami.
1.4. Wystawca zobowiązuje się do zapoznania się z Regulaminem i stosowania wymogów niniejszego
Regulaminu.
1
1.5. Wystawca zobowiązuje się do zapoznania się z treścią oraz przestrzegania przepisów
obowiązujących w Expo XXI, które dostępne są na stronie internetowej: www.mtas.pl. Gdyby Wystawca
nie miał dostępu do strony internetowej ma obowiązek zażądać wersji pisemnej od Organizatora.
1.6. Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania poleceń porządkowych wydanych przez Organizatora,
Operatora Targowego oraz Expo XXI.
2. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA
2.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Targach MTAS-FruitPRO 2016 (dalej: „Targi”) następuje poprzez
wypełnienie formularza zgłoszeniowego, w którego skład wchodzą: zgłoszenie uczestnictwa,
oświadczenie, zgłoszenie do katalogu, akceptacja treści Regulaminu Targów oraz regulaminu Expo XXI.
Zgłoszenia można dokonać bezpośrednio na stronie internetowej Targów: www.mtas.pl. Prawidłowe
zgłoszenie zawiera: pełną nazwę i formę organizacyjno-prawną Wystawcy, adres siedziby Wystawcy, NIP
Wystawcy, dane osoby zgłaszającej uczestnictwo w imieniu Wystawcy (telefon, e-mail), wybór waluty
płatności, inne informacje niezbędne do wpisania Wystawcy do katalogu Wystawców, wybór
określonego rodzaju stoiska wystawowego wraz z danymi technicznymi prezentowanych maszyn.
2.2. Ze względu na ograniczoną powierzchnię wystawienniczą w Expo XXI Organizator i Operator Targów
nie gwarantuje możliwości wyboru konkretnego rodzaju stoiska wystawienniczego, a o możliwości
wyboru przez Wystawcę rodzaju stoiska wystawienniczego decyduje kolejność zgłoszeń.
2.3. Operator Targów poinformuje o otrzymaniu zgłoszenia, przesyłając poszczególnym Wystawcom w
terminie 3 tygodni od otrzymania zgłoszenia „Potwierdzenie przyjęcia zamówienia” pocztą
elektroniczną. Z chwilą otrzymania przez Wystawcę „Potwierdzenia przyjęcia zamówienia” umowa
pomiędzy Operatorem Targów a Wystawcą dotycząca uczestnictwa w Targach uznawana jest za zawartą.
2.4. Niniejszy Regulamin dostępny jest w siedzibie Organizatora i Operatora Targów.
2.5. Regulamin znaleźć można również w Internecie na stronie: www.mtas.pl.
2.6. Organizator i Operator Targów zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia bez podania
przyczyny. O odmowie przyjęcia zgłoszenia Operator Targów powiadomi zgłaszający się podmiot nie
później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.
2.7. Organizator i Operator Targów ma prawo nie dopuścić Wystawcy do udziału w Targach, gdy nie uiści
on w terminie opłat za udział w Targach oraz w przypadku, gdy Wystawca dopuszcza się naruszenia
postanowień niniejszego Regulaminu lub przepisów obowiązujących na terenie Expo XXI.
Niedopuszczenie z powyższych przyczyn Wystawcy do udziału w Targach nie zwalnia Wystawcy od
uiszczenia opłat i nie upoważnia go do jakiegokolwiek odszkodowania w tym zakresie.
2.8. Organizator i Operator Targów nie ponosi odpowiedzialności za funkcjonowanie sieci Internet, za
pośrednictwem której Wystawcy zgłaszają swoje uczestnictwo w Targach. Organizator i Operator
Targów nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek zakłócenia w działaniu łącz teleinformatycznych,
serwerów, interfejsów, przeglądarek, platformy internetowej.
2
2.9. Wystawca ma prawo do bezkosztowej rezygnacji z udziału w Targach do chwili wysłania
„Potwierdzenia przyjęcia zamówienia” przez Operatora Targów, jednakże w żadnym wypadku nie
później niż do dnia 18 grudnia 2016 r. poprzez: wysłanie e-maila na adres: [email protected] z informacją o
rezygnacji z udziału w Targach. W takim przypadku Operator Targów zobowiązany jest do usunięcia
wszelkich danych przesłanych przez Wystawcę związanych z jego uczestnictwem w Targach przesłanych
poprzez aplikację internetową.
2.10. Po terminie wskazanym w pkt. 2.9. Wystawca nie ma możliwości rezygnacji z udziału w Targach bez
uiszczenia pełnej kwoty wynajmu powierzchni wystawowej wraz z kosztami wszystkich zamówionych
wcześniej wpisów (m.in. kosztami wpisu do katalogu, tekstu oferty handlowej, reklamy).
3. STOISKO
3.1. Umiejscowienie stoiska uzależnione jest od kolejności zgłoszeń oraz warunków organizacyjnotechnicznych wynikających z projektu zabudowy powierzchni wystawienniczej oraz specyfikacji
wynikających z kart technicznych maszyn wystawienniczych.
3.2. Operator Targów wedle własnego uznania decyduje o lokalizacji stanowisk wystawienniczych
poszczególnych Wystawców.
3.3. Operator Targów zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji i zamówionej powierzchni stoiska jeśli
wymagają tego względy organizacyjne.
3.4. Cennik za wynajmowaną powierzchnię stanowi załącznik nr 1.
3.5. Rozliczenie za zużycie energii elektrycznej powyżej 1 kW nastąpi na podstawie cen zawartych w
umowie z Expo XXI. Koszty przyłączy elektrycznych będą rozliczane wg następującego cennika:
Przyłącze elektryczne:
Do 2 kW - 100 zł
Do 9 kW - 380 zł
Do 25 kW - 660 zł.
3.6. Organizator poinformuje drogą e-mailową lub telefonicznie Wystawców o lokalizacji stoiska na
minimum 14 dni przed rozpoczęciem Targów.
4. PŁATNOŚĆ
4.1. Płatności za wynajętą powierzchnię wystawową oraz dodatkowe opłaty wynikające ze zgłoszenia,
Wystawcy dokonywać będą na podstawie „Potwierdzenia przyjęcia zamówienia” do realizacji wraz z
kalkulacją kosztów, przelewem na konto Operatora Targów:
Konto do wpłat w PLN: 80 1500 1735 1217 3004 5661 0000
Konto do wpłat w EUR: PL 41 1140 2004 0000 3112 0075 4622, BIC: BREXPLPWMBK
Wpłat należy dokonywać na podstawie faktury Pro Forma przesłanej przez Operatora Targów. Płatności
należy dokonać w ciągu 14 dni od otrzymania faktury pro forma. Wpłata podanej kwoty w tym terminie
jest warunkiem uczestnictwa w Targach. Wpłata zostanie potwierdzona fakturą VAT.
3
4.2. Opłata za wynajem powierzchni wystawowej obejmuje: dozór wystawy i promocję Targów oraz
koszty związane z organizacją konferencji. Pozostałe koszty pozostają po stronie Wystawcy.
4.3. W przypadku, gdy Wystawca nie zapewni ekspozycji eksponatów podczas Targów lub nie
zagospodaruje bądź nie zabuduje zamówionego stoiska bądź nie weźmie udziału w Targach, Wystawca
zapłaci Organizatorowi karę umowną w wysokości kwoty, o której mowa w pkt. 4.1. wynikającej z
potwierdzenia przyjęcia zamówienia. Zapłata kary umownej nie wyłącza możliwości żądania
odszkodowania przekraczającego jej wartość.
5. ZABUDOWA STOISKA
5.1. Istnieje obowiązek zabudowy stoisk według zasad określonych przez Organizatora.
5.2. W przypadku wyboru innej Firmy niż zalecana przez Operatora Targów Wystawca zobowiązany jest
przed rozpoczęciem zabudowy Stoiska, nie później niż do dnia 18 grudnia 2016 r. do uzgodnienia jej
zakresu, przedstawienia stosownego projektu i uzyskania zgody Operatora Targów. Brak zgody jest
podstawą do odmowy uczestnictwa bez prawa do odszkodowania ze strony Wystawcy.
5.3. Zlecenie zabudowy stoiska firmie innej niż wskazana przez Operatora Targów wiąże się z
obowiązkiem opłaty w wysokości 24 zł/m2 stoiska. Tak samo traktowana będzie zabudowa samodzielna
realizowana przez Wystawcę.
5.4. Zabudowa stoisk targowych przez firmy zajmujące się zabudową targową rozpocznie się dnia 30
stycznia 2017 i będzie prowadzona w godzinach: 08.00-22.00 (na hali nr 1) i od 13.00-22.00 (na hali nr 4)
oraz 06.00-24.00 w dniu 31 stycznia 2017. Inny termin budowy stoisk musi być uzgodniony z
Organizatorem i może wiązać się z dodatkowymi opłatami.
5.5. Zajmowanie stoisk przez wystawców i aranżacja możliwa jest 31 stycznia 2017 od godziny 14.00.
Inny termin budowy stoisk musi być uzgodniony z Operatorem Targów.
5.6. Rozbiórka stoisk możliwa jest wyłącznie po zakończeniu Targów, tj. dnia 2 lutego 2017 r. w
godzinach: 17.00-24.00 r. Wystawcy zobowiązani są do usunięcia z terenu Targów wszelkich eksponatów
w ww. terminie. Brak dopełnienia tego obowiązku może się wiązać z dodatkowymi kosztami usuwania
stoisk/śmieci związanych z ich demontażem na koszt Wystawcy.
5.7. Wystawcy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za szkody wynikłe z wystawienia, w tym z
funkcjonowania ich urządzeń w trakcie przygotowania, trwania i likwidacji Targów.
5.8. Wystawcy przejmują stanowiska od Operatora Targów na podstawie protokołu przekazania–
przejęcia i są zobowiązani do jego zwrotu w stanie niepogorszonym.
5.9. Za braki wyposażenia na stoisku (zaginięcie lub uszkodzenie) Wystawcy odpowiadają na podstawie
protokołu przekazania-przejęcia, o którym mowa w pkt 5.8. i zostaną obciążeni równowartością
aktualnej ceny zaginionego lub uszkodzonego sprzętu.
5.10. Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania przydzielonej
powierzchni (stoiska).
4
5.11. Wystawca wykupując powierzchnię wystawienniczą lub stoisko z zabudową standardową
zobowiązuje się do usunięcia wszelkich materiałów reklamowych ze stoiska w dniu zakończenia targów i
pozostawi stoisko w takim stanie, w jakim je otrzymał do użytku. Wystawca, który nie spełni powyższego
warunku zostanie obciążony opłatą porządkową w wysokości 1000 zł.
5.12. W przypadku zabudowy własnej Wystawca jest zobowiązany do usunięcia również taśmy
montażowej z posadzki. Wystawca, który nie spełni powyższego warunku zostanie obciążony opłatą
porządkową w wysokości 35 zł netto za mb nie usuniętej taśmy.
5.13. Stoisko targowe nie może zostać w całości lub częściowo uprzątnięte i opuszczone przed
regulaminową godziną rozpoczęcia demontażu.
6. EKSPONATY
6.1. Rodzaj prezentowanych eksponatów powinien być określony na formularzu zgłoszeniowym.
6.2. Maszyny i urządzenia o ciężarze przekraczającym 200 kg muszą być określone w formularzu
zgłoszeniowym, z uwzględnieniem ich podstawowych wymiarów: długość, szerokość, wysokość oraz
wskazaniem rozkładu osi.
6.3. Operator Targów dokona weryfikacji i akceptacji warunków technicznych maszyn i potwierdzi
możliwość wystawiania, wraz z określeniem miejsca w których mogą być eksponowane.
6.4. Maszyny i urządzenia będą obsługiwane przez wyznaczone przez Organizatora firmy rozładunkowe.
Nie jest możliwy rozładunek maszyn i urządzeń w zakresie własnym.
6.5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wystawienia eksponatów, które uzna za odbiegające
od ogólnie przyjętej estetyki lub za niebezpieczne.
6.6. Celem sprawnego przeprowadzenia rozładunku maszyn Wystawca zobowiązany jest do
przestrzegania wyznaczonego przez Operatora Targów harmonogramu rozładunku, który zostanie
wysłany do Wystawców najpóźniej do 20 stycznia 2017 r.
6.7. Po omówionym z Operatorem Targów rozładunku maszyn-eksponatów samochody ciężarowe o
masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony zobowiązane są opuścić teren przylegający bezpośrednio do
hal targowych. Maksymalny czas rozładunku to 2 godziny.
6.8. W przypadku niezastosowania się Wystawcy do obowiązku (wskazanego w pkt 6.7 powyżej) tj. w
przypadku nie usunięcia z terenu Expo XXI samochodów o masie powyżej 3,5 t po zakończonym
rozładunku eksponatów, Organizator ma prawo żądać od Wystawcy zapłaty kary umownej w wysokości
1.000 złotych (słownie: jeden tysiąc złotych). Kara umowna powinna być zapłacona w terminie 14 dni, od
daty żądania jej zapłaty przez Organizatora. Organizator może dochodzić na zasadach ogólnych
odszkodowania przewyższającego ww. karę umowną.
7. MATERIAŁY TARGOWE
5
7.1. Organizator przygotuje materiały targowe w postaci Katalogu Wystawców i Materiałów
Konferencyjnych. Dane niezbędne do ich przygotowania Wystawcy zobowiązani są dostarczyć do dnia
6 stycznia 2017 r.
7.2. Wpis do Katalogu Wystawców jest obowiązkowy i jest zawarty w cenie opłaty rejestracyjnej.
7.3. Każdy Wystawca otrzymuje jeden bezpłatny egzemplarz Katalogu Wystawców.
8. KORZYSTANIE Z PARKINGU
8.1. Wystawcy przysługują wliczone w cenę stoiska maksymalnie 3 karty parkingowe. Upoważniają ona
do wjazdu i parkowania samochodu na terenie Expo XXI w dniach 31.01-02.02.2017. Pozostałe pojazdy
Wystawców mogą korzystać z parkingu według obowiązujących na Expo XXI stawek parkingowych.
8.2. Karty parkingowe zostaną wydane Wystawcom przez Operatora Targów przed rozpoczęciem
Targów, po zgłoszeniu się Wystawcy do Biura Targowego zlokalizowanego na terenie hali Expo XXI w
oznaczonym miejscu.
9. UBEZPIECZENIE
9.1. Wystawcy ponoszą odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju szkody spowodowane przez nich na
terenie całego Expo XXI, dokonane przez ich przedstawicieli, współpracowników oraz każdą osobę
zatrudnioną przez nich bezpośrednio lub pośrednio.
9.2. Wystawcy powinni we własnym zakresie ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz
ubezpieczyć swoje eksponaty i pozostałe mienie, znajdujące się na terenie Targów. Ubezpieczenie
powyższe powinno obejmować nie tylko okres trwania Targów, ale również czas montażu i demontażu
stoisk.
9.3. Organizator i Operator Targów nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu
Wystawców, spowodowane przez osoby trzecie albo zaistniałe z winy poszkodowanego.
9.4. Organizator i Operator Targów nie ponosi odpowiedzialności za szkody w imieniu Wystawców,
spowodowane siłą wyższą np. pożarem, wichurą, eksplozją, uderzeniem pioruna, zalaniem wodą,
niezależną od Organizatora i Operatora Targów przerwą w dostawie prądu lub gazu lub innych mediów.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody spowodowane przerwami w działaniu
lub za niesprawne działania jakichkolwiek mediów, usług lub urządzeń, jeżeli są one powstałe z winy lub
zaniedbania dostawcy mediów, usług bądź urządzeń lub przyczynami leżącymi poza kontrolą
Organizatora i Operatora Targów.
9.5. Wystawcy zobowiązani są do natychmiastowego zgłoszenia Operatorowi Targów powstałej szkody.
9.6. Organizator zapewnia stały dozór Targów przez firmę ochroniarską.
9.7. Organizator i Operator Targów nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek działania lub
zaniechania osób trzecich, świadczących usługi na terenie Targów.
6
9.8. Organizator i Operator Targów ponosi odpowiedzialność za szkody na rzeczy i osobie będące
następstwem wyłącznie umyślnego i zawinionego działania lub zaniechania Organizatora i Operatora
targowego lub jego pracowników.
10. ODWOŁANIE TARGÓW
10.1. Organizator w przypadkach od niego niezależnych zastrzega sobie prawo do skrócenia,
przesunięcia lub częściowego zamknięcia Targów. W takich przypadkach Wystawcom nie przysługuje
odszkodowanie.
11. PRZEPISY PORZĄDKOWE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ WYSTAWCÓW
11.1. Wszelkiego rodzaju działalność Wystawców o charakterze reklamowo-promocyjnym (rozdawanie
materiałów promocyjnych, organizacja konkursu itp.) musi być wcześniej uzgodniona i zaakceptowana
przez Operatora Targów.
11.2. Wystawcy otrzymają od Operatora Targów Identyfikatory, które mają obowiązek nosić.
Zapotrzebowanie na Identyfikatory Wystawcy są zobowiązani zgłosić w ramach rejestracji nie później niż
do 20 stycznia 2017 r. Odbiór identyfikatorów upoważniających do wejścia na stoisko nastąpi przed
rozpoczęciem targów, w Biurze Targowym, gdzie Wystawca powinien się zgłosić bezpośrednio po
przyjeździe na teren Expo XXI.
11.3. Na terenie Targów obowiązuje zakaz:
a) palenia tytoniu za wyjątkiem miejsc do tego wyznaczonych,
b) pozostawiania bez dozoru wszelkich urządzeń elektrycznych włączonych do sieci, nieprzystosowanych
do ciągłej eksploatacji,
c) wnoszenia na teren Targów substancji niebezpiecznych,
d) wnoszenia na teren Targów broni, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów
pożarowo niebezpiecznych, butli gazowych, napojów alkoholowych, środków odurzających lub
substancji psychotropowych,
e) zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz przejść i wyjść ewakuacyjnych.
11.4. Wystawcy nie przestrzegający niniejszego Regulaminu lub przepisów obowiązujących na terenie
EXPO XXI ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody oraz straty Organizatora i Operatora Targów i
osób trzecich.
11.5. Wystawcy ponoszą pełną odpowiedzialność za wszystkie osoby, którymi posługują się przy
organizacji stoiska, prezentacji eksponatów, demontażu stoiska i dokonywaniu wszystkich innych działań
związanych udziałem w Targach.
11.6. Wystawcy oraz osoby przez nich zatrudniane zobowiązują się do przestrzegania obowiązujących na
terenie wystawowym przepisów bhp i p-poż.
12. REKLAMACJE i ROZWIĄZYWANIE SPORÓW
12.1. Wszelkie reklamacje Wystawców powinny być zgłaszane Organizatorowi i Operatorowi Targów w
formie pisemnej pod rygorem nieważności.
7
12.2. Reklamacje o których mowa w pkt. 12.1 powinny być zgłaszane najpóźniej do 7 dni od zakończenia
Targów. Reklamacje zgłoszone po tym terminie nie będą rozpatrywane.
12.3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy
Kodeksu Cywilnego.
12.4. Wszelkie sprawy sporne wynikłe z zastosowania niniejszego Regulaminu będą rozstrzygane przez
Sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
8
PODSTAWOWY CENNIK MTAS FRUIT PRO 2017
(ceny netto, bez 23% VAT)
Stoiska targowe do zabudowy:



Cena powierzchni stoiska – 200 zł/m2
Opłata rejestracyjna i wpis obowiązkowy w katalogu targowym
za Wystawcę i każdego Podwystawcę – 200 zł.
Samodzielna zabudowa wykonywana poza Operatorem Targów – dopłata 24 zł/m2
(dotyczy powierzchni zabudowanych – kwota dopłaty będzie naliczona po
przedstawieniu planów stoiska)
Stoisko standardowe:



Cena stoiska standardowego 9 m2 – tzw. standard – 3600 zł + VAT
Wyposażenie stoiska 9 m2 (standard):
Zabudowa Octanorm – białe ściany
Fryz z numerem stoiska i nazwą wystawcy, wykonany jednolitą czcionką.
Stolik, 3 krzesła, wieszak, kosz na śmieci, wykładzina, 3 punkty świetlne.
Doprowadzenie prądu i jedno gniazdko elektryczne (2 Kw).
Opłata rejestracyjna i wpis obowiązkowy w katalogu targowym
za Wystawcę i każdego Podwystawcę – 200 zł.
Inne usługi:






Odkurzanie stoiska – wliczone w cenę (1/2 lutego 2017)
Przyłącze elektryczne:
do 2 kW – 100 zł
do 9 kW – 380 zł
do 25 kW – 660 zł
Wpis dodatkowy w katalogu targowym (do 1000 znaków) – 370 zł.
Karty parkingowe – do 3 szt. na stoisko bezpłatnie (karty 3-dniowe obowiązujące: 31
stycznia, 1 i 2 lutego 2017).
Karty parkingowe – dodatkowe (powyżej 3 szt.) – dla wystawców dla samochodów do
DMC 3500 kg
o 2 dniowa (1 i 2 lutego 2017) – 50 zł/szt.
o 3 dniowa (31 stycznia, 1 i 2 lutego 2017) – 65 zł/szt.
Identyfikatory – do 10 szt. bezpłatnie, powyżej 5 zł za identyfikator.
9