E-ADMINISTRACJA - URZĘDY CORAZ BLIŻEJ OBYWATELI

E-ADMINISTRACJA - URZĘDY CORAZ BLIŻEJ OBYWATELI
Ostatnich kilka lat charakteryzuje się niespotykanym wcześniej tempem rozwoju
społeczeństwa informacyjnego oraz nowych technologii. Coraz więcej osób w Polsce posiada
komputer osobisty z dostępem do sieci Internet. Z badań opublikowanych przez EUROSTAT
wynika, że w Polsce, w roku 2009 ponad 59% gospodarstw domowych ma dostęp do
Internetu. Stwarza to możliwości kształtowania się całkowicie nowych kanałów komunikacji
i wymiany informacji. W ciągu zaledwie kilku sekund informacja może obiec cały świat
docierając do milionów odbiorców w tym samym czasie.
To stwarza warunki, pozwalające na ukształtowanie się całkowicie nowej formy komunikacji
pomiędzy podmiotami komercyjnymi, administracją publiczną oraz osobami fizycznymi.
Szczególnie w sferze kontaktów obywateli z administracją publiczną zaobserwować można
rozpoczynającą się rewolucję. Celem zmian jest umożliwienie petentom, załatwienia
praktycznie wszystkich spraw przez Internet - bez konieczności składania osobistej wizyty w
danym urzędzie.
Czy możemy mówić o prawdziwej rewolucji, czy może jest ona dopiero przed nami?
Ile i jakie sprawy możemy już dzisiaj załatwić drogą elektroniczną?
Podpis elektroniczny – pierwszy krok w kierunku e-administracji
E-Administracja (e-Government) oznacza wykorzystanie technologii informatycznych i
telekomunikacyjnych w połączeniu z przemianami organizacyjnymi, do poprawienia jakości
usług realizowanych przez instytucje publiczne oraz usprawnienia ich funkcjonowania.
Oznacza to przede wszystkim przeniesienie większej części zadań realizowanych przez
instytucje rządowe na płaszczyznę elektroniczną, do której dostęp jak powinna mieć jak
największa ilość obywateli. Administracja elektroniczna to również zautomatyzowanie i
skomputeryzowanie dotychczasowych procedur, opartych przede wszystkim na dokumentach
papierowych oraz zmianę podejścia w stylu rządzenia, planowania strategicznego,
debatowania, komunikacji z przedsiębiorstwami oraz ze społeczeństwem.
Rozwiązaniem, będącym jednym z pierwszych impulsów w rozwoju e-administracji w
Polsce, było wprowadzenie możliwości składania bezpiecznego podpisu elektronicznego,
poprzez uchwalenie Ustawy o podpisie elektronicznym w dniu 18 września 2001 roku.
Została ona przygotowana na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady
2999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów
elektronicznych.
Ustawa zrównała bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego
certyfikatu kwalifikowanego z podpisem własnoręcznym. Tym samym możliwe stało się
tworzenie dokumentów elektronicznych, posiadających moc prawną – niezbędną w wielu
procedurach urzędowych. Wraz z pojawieniem się przepisów prawa, na rynku pojawiły się
komercyjne podmioty oferujące zestawy do składania podpisu elektronicznego - składające
się z karty kryptograficznej wraz z czytnikiem, oprogramowania oraz certyfikatu
kwalifikowanego przypisanego do posługującej się nim osoby, niezbędnego w procesie
składania bezpiecznego podpisu elektronicznego.
Jednak do niedawna tylko nieliczni obywatele i przedsiębiorcy stosowali go w kontaktach z
administracją publiczną. Wynikało to przede wszystkim z niewielkiej liczby rozwiązań po
stronie administracji publicznej, w których można było e-podpis stosować. Problem dotyczył
zarówno braku odpowiednich narzędzi, zaplecza teleinformatycznego jak również
skomplikowanych procedur oraz urzędniczej mentalności związanej z przyzwyczajeniem do
tradycyjnej papierowej formy dokumentów.
Rozwiązania z zakresu e-administracji, wykorzystujące bezpieczny podpis elektroniczny, w
trakcie wdrażania trafiły przez to na poważne przeszkody. Sytuacja ta dotknęła np.
rozwiązania zdefiniowane w ramach Strategii Informatyzacji Kraju (ePolska) na lata 20042006. Przygotowywane w jej ramach projekty informatyczne przekładały się na konkretne eusługi – skierowane przede wszystkim do podmiotów gospodarczych. Obejmowały one m.in.
kwestie podatków, opłat celnych, statystyki.
Przykładem może być elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP), której
zadaniem jest świadczenie usług publicznych opartych na elektronicznych kanałach
komunikacji poprzez pojedynczy punkt dostępowy w Internecie. Prace nad usługą rozpoczęto
w roku 2004, proces jej uruchamiania trwa nadal, a jej wykorzystanie w dniu dzisiejszym
wciąż jest znikome.
Innym systemem, dla którego impulsem rozpoczęcia prac był powyżej wspomniany
dokument, jest system e-Deklaracje. Podobnie jak w przypadku systemu ePUAP, także i tutaj
prawdziwe uruchomienie systemu nastąpiło z opóźnieniem - najbardziej powszechne
deklaracje podatkowe można przesyłać elektronicznie od 1 lipca 2008 r.
Warto jednak pamiętać, że napotkane trudności przyczyniły się do wprowadzenia
niezbędnych zmian legislacyjnych oraz na uzyskanie przez administrację publiczną
doświadczenia, procentującego w trakcie uruchamianiu e-usług w kolejnych latach.
Elektroniczna Skrzynka Podawcza i ePUAP
Rok 2005 można określić jako przełomowy okres w rozwoju administracji elektronicznej w
Polsce. Był to rok w którym pojawiła się Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP).
Wymagania organizacyjno-techniczne stawiane przed tym rozwiązaniem, zostały określone
przez Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 roku w sprawie
warunków organizacyjno technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom
publicznym.
ESP została określona jako dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do
przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy
wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej. Idea działania ESP była
prosta - obywatel za pomocą Internetu przesyła urzędowi wypełniony formularz po czym
otrzymuje od urzędu potwierdzenie jego otrzymania (Urzędowe Poświadczenie Odbioru –
UPO).
Administracja publiczna zobowiązana została do dostosowania posiadanych systemów
teleinformatycznych do świadczenia usług związanych z elektroniczną wymianą danych w
terminie 2 lat, jednak z powodu braku przygotowania ze strony administracji termin
przesunięto na 1 maja 2008. Dziś skrzynki podawcze zaczynają być normą na stronach
instytucji publicznych.
Równocześnie, coraz większego tempa nabierały prace związane z uruchomieniem platformy
ePUAP. W kwietniu 2008 roku udostępniono w jej ramach funkcjonalność elektronicznej
skrzynki podawczej. Pojawiające się błędy oraz nieprzyjazny interfejs użytkownika były
jednymi z głównych barier przy popularyzacji usługi w początkowym okresie jej
funkcjonowania. Pod koniec roku 2008 funkcjonowało jedynie około 15 tys. kont
użytkowników przy jednoczesnym uruchomieniu około 2,6 tys. skrzynek podawczych w
ramach platformy ePUAP. Do dnia dzisiejszego część z problemów wskazywanych przez
ekspertów z rynku IT wciąż jest nierozwiązanych, a liczba aktywnych użytkowników nadal
jest na niewielkim poziomie, zdecydowanie poniżej oczekiwań.
W tym czasie, coraz większa liczba podmiotów dysponowała możliwością składania
bezpiecznego podpisu elektronicznego. Do końca roku 2008 było to ponad 150 tys.
użytkowników.
Głównym czynnikiem mającym wpływ na wzrost liczby użytkowników e-podpisu była
konieczność przesyłania danych do ZUS za pośrednictwem programu „Płatnik”. Narzędzie,
które otrzymali, użytkownicy e-podpisów zaczęli stosować także do komunikacji z innymi
podmiotami administracji publicznej takimi jak Krajowy Rejestr Sądowy, Urzędy Skarbowe,
czy też urzędy jednostek samorządu terytorialnego. Przedsiębiorcy zaczęli wystawiać efaktury, brać udział w aukcjach elektronicznych czy też podpisywać umowy w formie
elektronicznej. Zgodnie z początkowymi założeniami, użytkownicy bezpiecznego podpisu
elektronicznego otrzymali uniwersalne narzędzie, które pozwalało im na kontakt z różnymi
jednostkami ze sfery administracji publicznej oraz biznesowej. Należy wspomnieć przy
okazji, że wbrew powszechnie panującej opinii podpis elektroniczny nie jest narzędziem ani
drogim (kosztuje poniżej 300 PLN, a w najtańszych wariantach nawet poniżej 200 PLN) ani
jego używanie nie jest rzeczą skomplikowaną.
Pomimo wolnego tempa i licznych przeszkód – technicznych i legislacyjnych – można
stanowczo stwierdzić, że na naszych oczach powoli rodzi się w Polsce e-Administracja.
e-Administracja dzisiaj
Obecnie najpopularniejszym narzędziem do komunikacji z administracją publiczną jest
bezpieczny podpis elektroniczny, do którego dostęp posiada ponad 250 tys. podmiotów
zarówno biznesowych jak i z administracji publicznej. Najpopularniejszym jego
zastosowaniem jest przesyłanie comiesięcznych deklaracji do ZUS przy wykorzystaniu
programu „Płatnik”.
Użytecznym i popularnym systemem jest także elektroniczna skrzynka podawcza Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych (http://eup.zus.pl/). Można z jej pomocą dostarczyć do ZUS
wnioski elektroniczne takie jak m.in.: wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o
niezaleganiu w opłacaniu składek lub wniosek płatnika o zwrot nadpłaconych składek.
Także inne skrzynki podawcze udostępniane przez administrację publiczną, zyskują coraz
większą popularność. Dotyczy to zarówno skrzynek udostępnianych w ramach platformy ePUAP jak również skrzynek stworzonych samodzielnie przez dane jednostki administracji
publicznej. Warunkiem skorzystania z każdej z nich jest posiadanie bezpiecznego podpisu
elektronicznego. Dodatkowo w ramach platformy ePUAP planowane jest uruchomienie tzw.
profilu zaufanego, który pozwoli także osobom nieposiadającym dostępu do e-podpisu
możliwość składania niektórych wniosków drogą elektroniczną.
Coraz więcej użytkowników korzysta także z systemu e-Deklaracje (www.edeklaracje.gov.pl). System ten pozwala na przesłanie za pomocą Internetu, deklaracji
podatkowych. Firmy chcące wysłać wypełnione formularze: PIT, CIT, VAT muszą przy
okazji skorzystać z bezpiecznego podpisu elektronicznego. Z systemu mogą także skorzystać
osoby fizyczne nieposiadające bezpiecznego podpisu elektronicznego - wysyłając
najpopularniejsze formularze (np. PIT-37), mogą złożyć specjalny rodzaj, dopuszczonego w
tym przypadku przez prawo podpisu elektronicznego (tworzony z danych unikalnych danego
petenta tj. np. PESEL).
Bezpieczny podpis elektroniczny może być także wykorzystany w kontaktach z Krajowym
Rejestrem Sądowym (http://pdi.ms.gov.pl/portal_v1/) – można za jego pomocą składać
wnioski do KRS np. związane ze zmianą danych zawartych w dokumentach założycielskich
przedsiębiorstw. Istnieje także możliwość uczestnictwa w aukcjach elektronicznych
(https://aukcje.uzp.gov.pl/index.php), przy wykorzystaniu bezpłatnej platformy udostępnianej
przez Urząd Zamówień Publicznych. Aukcje elektroniczne pozwalają na uzyskanie znacznie
korzystniejszych cenowo ofert. Przykładowo w państwach UE, korzystających z tej formy
zamówień publicznych uzyskano oszczędności rzędu 20 – 25 procent.
Co dalej z e-administracją?
Zarówno Polska, jak i cała Europa stoi obecnie przed ogromnym wyzwaniem jakim jest
rozwój i upowszechnienie usług elektronicznych świadczonych przez administrację
publiczną. Należy jednak pamiętać, że istotne są nie tylko funkcjonalność i powszechność eadministracji, ale także jej interoperacyjność na skalę danego kraju oraz całej Unii
Europejskiej. Jest to czynnik w szczególności podkreślany w ramach obecnej strategii
rozwoju e-Government tworzonej dla całej Unii Europejskiej. Jej celem jest umożliwienie
ukształtowania się takich narzędzi i rozwiązań, które pozwolą na komunikację obywateli
danego kraju z administracją publiczną w całej Unii Europejskiej. Potencjalnymi narzędziami
wskazywanymi przez Unię Europejską, są np. funkcjonujący w Polsce bezpieczny podpis
elektroniczny oraz platforma weryfikacji podpisu elektronicznego WebNotarius
(www.webnotarius.pl), udostępnianą przez polskie kwalifikowane centrum certyfikacji
CERTUM PCC należące do Unizeto Technologies SA.
Zarówno w Polsce jak i w większość krajów Unii Europejskiej (szczególnie krajów
członkowskich przyjętych w ostatnich latach) wiele już osiągnięto, a proces udostępniania
usług elektronicznej administracji wciąż trwa i nabiera coraz szybszego tempa.
Z drugiej strony społeczeństwo europejskie posiada już zarówno technologię jak i wiedzę
niezbędną do korzystania z tego typu usług. W najbliższych latach czynnik ten korzystnie
stymulować będzie rozwój usług elektronicznych administracji publicznej, a to z kolei
znacząco przyczyni się do rozwoju samego społeczeństwa informacyjnego.
Tomasz Litarowicz
Jakub David