ZARZĄDZENIE Nr 151/2006 Prezydenta Miasta Otwocka

ZARZĄDZENIE Nr 151/2006
Prezydenta Miasta Otwocka
z dnia 18 października 2006 r.
w sprawie zatwierdzenia Regulaminu organizacyjnego
Urzędu Stany Cywilnego Urzędu Miasta Otwocka
Na podstawie § 13 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Otwocka
wprowadzonego Zarządzeniem Prezydenta Miasta Otwocka Nr 113/2004 z dnia 29 września
2004 roku zarządzam co następuje:
§1
Zatwierdzam Regulamin organizacyjny Urzędu Stanu Cywilnego w Otwocku w brzmieniu
określonym w załączniku do niniejszego Zarządzenia.
§2
Traci moc uchwała Nr 52/CXV/97 Zarządu Miasta Otwocka z dnia 16 grudnia 1997 roku w
sprawie zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Stanu Cywilnego Urzędu Miasta
Otwocka.
§3
Wykonanie Zarządzenia powierza się Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego
§4
Zarządzenie wchodzi z dniem podjęcia.
Prezydent Miasta Otwocka
mgr Andrzej Szaciłło
Załącznik Nr 1
Do Zarządzenia Nr 151/2006
Prezydenta Miasta Otwocka
Z dnia 18 października 2006 r.
Regulamin organizacyjny
Urzędu Stanu Cywilnego
w Otwocku
Na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Otwocka wprowadzonego
Zarządzeniem Prezydenta Miasta Otwocka z dnia 29 września 2004 roku Nr 113/2004 –
Urząd Stanu Cywilnego jest Wydziałem Urzędu Miasta.
§1
Do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego należy realizowanie zadań, wynikających w
szczególności z ustaw prawa o aktach stanu cywilnego, prawo prywatne międzynarodowe, o
ewidencji ludności i dowodach osobistych, o zmianie imion i nazwisk, z
kodeksów:
cywilnego, rodzinnego i opiekuńczego, postępowania cywilnego oraz z konwencji
międzynarodowych i innych przepisów prawnych, w tym:
1. Załatwianie spraw związanych z zawieraniem małżeństw a w szczególności:
- przyjmowanie wymaganych dokumentów i oświadczeń o nieistnieniu przeszkód
prawnych do zawarcia małżeństwa przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego,
- przyjmowanie oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński,
- przyjmowanie wymaganych dokumentów i oświadczeń o nieistnieniu przeszkód
prawnych do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkami cywilnymi i wydawanie
stosownych zaświadczeń,
- sporządzanie aktów na podstawie złożonych dokumentów i oświadczeń składanych w
sposób określony przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz prawa o aktach
stanu cywilnego,
- prowadzenie ksiąg małżeństw i akt zbiorczych oraz skorowidzów,
- aktualizacja ksiąg przez stosowne nanoszenie wzmianek marginesowych i przypisków,
- wydawanie wypisów i zaświadczeń z tych ksiąg – stosownie do art. 79 p.o.a.s.c.,
- wydawanie zaświadczeń w trybie art. 71 p.o.a.s.c. dla obywatela polskiego lub
zamieszkałego w Polsce cudzoziemca nie mającego obywatelstwa żadnego państwa
zamierzającego zawrzeć małżeństwo za granicą,
- rejestracja małżeństw, które nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu
cywilnego,
- umiejscawianie, odtwarzanie i ustalenie treści aktów małżeństw zawieranych za granicą,
2. Prowadzenie spraw związanych z rejestracją urodzeń i zgonów a w szczególności:
- sporządzanie aktów urodzeń i zgonów w oparciu o dokonane zgłoszenia, decyzje
administracyjne, orzeczenia sądowe i inne dokumenty przewidziane prawem,
- prowadzenie ksiąg urodzeń i zgonów oraz dokumentów zbiorczych i skorowidzów,
- dokonywanie w aktach przypisków i wzmianek marginesowych oraz ustalanie treści i
odtwarzanie dokumentów w przypadku gdy zdarzenie miało miejsce za granicą.
3. Wydawanie decyzji administracyjnych w oparciu o przepisy prawa o aktach stanu
cywilnego oraz kodeksu rodzinnego i opiekuńczego a dotyczących:
− prostowania oczywistych błędów pisarskich,
− uzupełnienia treści aktów stanu cywilnego,
− wydawanie decyzji o skróceniu terminu miesięcznego wyczekiwania na zawarcie związku
małżeńskiego,
− transkrypcji aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą,
− ustalanie i odtwarzanie treści aktów, jeżeli fakt zdarzenia (urodzenia, małżeństwa lub
zgonu) nastąpił za granicą,
− wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za
granicą,
4. Orzekanie w sprawach zmiany imion i nazwisk, ustalania pisowni imienia lub nazwiska
oraz dostosowania pisowni imion i nazwisk do zasad pisowni polskiej zgodnie z
fonetycznym brzmieniem,
5. Wykonywanie innych czynności przewidzianych prawem tj. prawo o aktach stanu
cywilnego, prawo prywatne międzynarodowe, o ewidencji ludności i dowodach
osobistych, o zmianie imion i nazwisk, z
kodeksów: cywilnego, rodzinnego i
opiekuńczego, postępowania cywilnego oraz z konwencji międzynarodowych i innych
przepisów prawnych,
6. załatwianie korespondencji konsularnej z konsulami R.P. oraz przygotowywanie
dokumentów dla obcych placówek dyplomatycznych,
7. przechowywanie ksiąg stanu cywilnego, dokonywanie w nich wzmianek marginesowych,
przypisków oraz wydawanie odpisów skróconych i zupełnych z aktów dla potrzeb
obywateli i instytucji. Prowadzenie skorowidzów oraz akt zbiorczych w archiwum Urzędu
Miasta a po stu latach przekazywanie wraz z księgami do archiwum państwowego,,
8. Współpraca z jednostkami ewidencji ludności i dowodów osobistych w zakresie:
- dostarczania informacji niezbędnych do zameldowania noworodków oraz w celu
wymeldowania osoby zmarłej,
- zawiadamianie o zawieraniu małżeństw i nadsyłanie innych informacji dotyczących
zmiany stanu cywilnego obywateli,
- wydawanie odpisów i udostępnianie innych informacji do teczek osobowych w celu
prawidłowego sporządzenia dowodów osobistych.
§2
W strukturze organizacyjnej Urzędu Stanu Cywilnego przewidziane są następujące
stanowiska pracy:
- Kierownik
- Zastępca Kierownika
- II zastępca Kierownika
- Inspektor
§3
Zakres zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego obejmuje:
- kierowanie, planowanie i organizowanie pracy Urzędu Stanu Cywilnego, dokonywanie
czynności związanych z podziałem pracy/zadań między stanowiska,
- analizowanie prawidłowości przydzielonych zadań i ich realizacji,
- szkolenie pracowników w zakresie obowiązujących przepisów przy wykonywaniu
powierzonych zadań,
- przyjmowanie oświadczeń:
o wstąpieniu w związek małżeński
o uznaniu dziecka
o nadaniu dziecku nieznanego ojca nazwiska matki
o nadaniu dziecku nazwiska męża matki
o powrocie osoby rozwiedzionej do nazwiska, które nosiła przed zawarciem związku
małżeńskiego
o zmianie imienia wpisanego do aktu urodzenia dziecka przez rodziców,
- przyjmowanie zapewnień od osób zamierzających wstąpić w związek małżeński,
- prowadzenie korespondencji konsularnej,
- rejestrowanie korespondencji wpływającej do wydziału od obywateli i instytucji,
dekretacja i przekazywanie do załatwienia,
- załatwianie spraw oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach należących do
zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego,
- załatwianie spraw oraz wydawanie decyzji administracyjnych orzekających w sprawach
zmiany imion i nazwisk, ustalania pisowni imienia lub nazwiska oraz dostosowania
pisowni imion i nazwisk do zasad pisowni polskiej zgodnie z fonetycznym brzmieniem,
- przygotowywanie zawiadomień do odpowiednich instytucji o wydaniu decyzji
orzekających w sprawach zmiany imion i nazwisk, ustalania pisowni imienia lub
nazwiska oraz dostosowania pisowni imion i nazwisk do zasad pisowni polskiej zgodnie z
fonetycznym brzmieniem,
- nanoszenie wzmianek marginesowych w księgach stanu cywilnego w oparciu o wyroki i
postanowienia Sądu oraz decyzji administracyjnych,
- sporządzanie sprawozdań dla potrzeb GUS-u o zarejestrowanych zdarzeniach,
- kompletowanie akt zbiorczych w teczkach małżeństw, posegregowanych na rodzaj akt i
roczniki, sporządzanie skorowidzów alfabetycznych,
- pobieranie opłat skarbowych od wydawanych dokumentów.
§4
Zakres zadań Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego obejmuje:
- prawidłowe rejestrowanie aktów urodzeń, wydawanie odpisów skróconych i zupełnych z
tych aktów,
- sporządzanie aktów małżeństw i zgonów,
- przyjmowanie oświadczeń:
wstąpieniu w związek małżeński
uznaniu dziecka
nadaniu dziecku nieznanego ojca nazwiska matki
nadaniu dziecku nazwiska męża matki
powrocie osoby rozwiedzionej do nazwiska, które nosiła przed zawarciem związku
małżeńskiego
zmianie imienia wpisanego do aktu urodzenia dziecka przez rodziców,
- przyjmowanie zapewnień od osób zamierzających wstąpić w związek małżeński,
- wydawanie zaświadczeń o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa konkordatowego,
- kompletowanie akt zbiorczych w teczkach urodzeń, posegregowanych na rodzaj akt i
roczniki, sporządzanie skorowidzów alfabetycznych,
- przygotowywanie zaświadczeń dla potrzeb ewidencji ludności oraz biura dowodów
osobistych w zarejestrowanych zdarzeniach i zachodzących zmianach w treści danych
aktów,
- nanoszenie wzmianek i przypisków w księgach stanu cywilnego,
-
-
-
nanoszenie wzmianek i przypisków w księgach stanu cywilnego w oparciu o
postanowienia Sądu i decyzji administracyjnych,
kierowanie i koordynowanie pracą Urzędu Stanu Cywilnego czasie nieobecności
kierownika,
załatwianie spraw oraz wydawanie decyzji administracyjnych z upoważnienia kierownika
Urzędu Stanu Cywilnego w sprawach należących do zakresu orzekania w sprawach
zmiany imion i nazwisk, ustalania pisowni imienia lub nazwiska oraz dostosowania
pisowni imion i nazwisk do zasad pisowni polskiej zgodnie z fonetycznym brzmieniem,
przygotowywanie zawiadomień do odpowiednich instytucji o wydaniu decyzji
orzekających w sprawach zmiany imion i nazwisk, ustalania pisowni imienia lub
nazwiska oraz dostosowania pisowni imion i nazwisk do zasad pisowni polskiej zgodnie z
fonetycznym brzmieniem,
sporządzanie aktów zgonów w czasie nieobecności osób odpowiedzialnym na tym
odcinku,
współpraca z jednostkami służby zdrowia w zakresie rejestracji noworodków,
sporządzanie sprawozdań dla potrzeb GUS,
pobieranie opłat skarbowych od wydawanych dokumentów.
§5
Zakres zadań II Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego obejmuje:
- sporządzanie aktów urodzeń i zgonów, wydawanie odpisów skróconych i zupełnych z
tych aktów,
- przyjmowanie oświadczeń o uznaniu dziecka i zmianie imion noworodków przewidziane prawem
art. 51 p.o.a.s.c.,
-
-
-
kompletowanie akt zbiorczych w teczkach zgonów, posegregowanych na rodzaj akt i
roczniki, sporządzanie skorowidzów,
wydawanie odpisów z ksiąg stanu cywilnego (archiwum od 1911 roku do lat bieżących),
prowadzenie skorowidzów alfabetycznych zgonów,
staranne nanoszenie przypisków w księgach stanu cywilnego,
nanoszenie wzmianek i przypisków w księgach stanu cywilnego w oparciu o
postanowienia Sądu i decyzji administracyjnych,
terminowe załatwianie korespondencji przekazanej przez kierownika,
pobieranie opłat skarbowych od wydawanych dokumentów,
prowadzenie rejestru wniosków odnośnie wydawanych odpisów,
telefoniczne udzielanie informacji pracownikom Biura Ewidencji Ludności,
załatwianie korespondencji wpływającej do wydziału od obywateli i instytucji,
nadzór nad archiwum Urzędu Stanu Cywilnego w sprawach bieżących i archiwalnych,
przyjmowanie zapewnień od osób zamierzających wstąpić w związek małżeński oraz
oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński podczas nieobecności Kierownika i I
Zastępcy Kierownika,
przygotowywanie projektów decyzji do podpisu Kierownika /a w razie nieobecności
Kierownika do Zastępcy Kierownika/ w sprawach należących do zakresu orzekania w
sprawach zmiany imion i nazwisk, ustalania pisowni imienia lub nazwiska oraz
dostosowania pisowni imion i nazwisk do zasad pisowni polskiej zgodnie z fonetycznym
brzmieniem,
wydawanie zaświadczeń o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa konkordatowego
podczas nieobecności Kierownika i I Zastępcy Kierownika,
§6
Zakres zadań inspektora Urzędu Stanu Cywilnego obejmuje:
− wydawanie odpisów z ksiąg stanu,
− załatwianie korespondencji wpływającej do wydziału od obywateli i instytucji,
− przekazywanie dowodów osobistych osób zmarłych do zamiejscowych biur ewidencji
ludności i dowodów osobistych w drodze korespondencyjnej,
− przekazywanie dowodów osobistych osób zmarłych do miejscowego biura ewidencji
ludności i dowodów osobistych,
− przygotowywanie projektów aktów urodzeń do podpisu Zastępcy Kierownika,
− przygotowywanie projektów aktów zgonów do podpisu Kierownika,
−
−
−
przygotowywanie dokumentów do GUS-u,
przesyłanie zawiadomień o urodzeniach, zgonach, zawartych małżeństwach, rozwodach,
separacjach do innych USC oraz biur ewidencji ludności,
prowadzenie rejestru wyroków sądowych,
§7
W Urzędzie Stanu Cywilnego obowiązują następujące zasady zastępstwa:
Zastępstwa.
1. Kierownik – jest zobowiązany do podjęcia wszelkich czynności nie cierpiących zwłoki na
każdym stanowisku pracy zarówno z zakresu rejestracji stanu cywilnego jak i
innych czynności wynikających z działalności Urzędu Stanu Cywilnego,
2. I Zastępca Kierownika – zobowiązany jest w czasie nieobecności kierownika do
prowadzenia wszystkich spraw dla niego przeznaczonych,
- w razie nieobecności II Zastępcy Kierownika bądź inspektora zobowiązany jest
do załatwiania spraw należących do jego obowiązków,
3. II Zastępca Kierownika – zobowiązany jest do prowadzenia spraw I-go Zastępcy oraz
inspektora w razie nieobecności jednocześnie,
4. Inspektor – jest zobowiązany do przygotowywania projektów aktów zgonów i urodzeń w
elementarnym zakresie, z tym że odpisy podpisuje osobiście a projekty aktów
przedkłada do podpisu Kierownika lub jego Zastępcy.
§8
W oznakowaniu akt używa się symboli “USC” i stosuje się obowiązujący jednolity
wykaz akt:
5130 – rejestracja urodzeń, księgi, akty, skorowidze i akta zbiorowe,
5131- rejestracja małżeństw, księgi, akty, skorowidze i akta zbiorowe,
5132 - rejestracja zgonów, księgi, akty, skorowidze i akta zbiorowe,
5133 – zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą,
5134 – wnioski w sprawach unieważnienia aktów stanu cywilnego dotyczących tego samego
zdarzenia,
5135 – postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu
cywilnego,
5136 – postępowanie w sprawach wyniesienia ksiąg stanu cywilnego poza lokal Urzędu Stanu
Cywilnego, udostępniania ksiąg stanu cywilnego i sporządzania odpisu księgi stanu
cywilnego,
5140 – odpisy zupełne aktów stanu cywilnego i korespondencja
5141 – odpisy skrócone aktów stanu cywilnego i korespondencja
5142 – zaświadczenia o wpisach dokonanych w księgach stanu cywilnego lub ich braku,
5143 – zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego,
5144 - kopie aktów stanu cywilnego,
5145 – wnioski w sprawach o nadanie medalu za 50-lecia pożycia małżeńskiego,
5150 – wpisywanie treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu
cywilnego,
5152 – odtwarzanie treści aktów stanu cywilnego sporządzanych za granicą,
5153 – statystyka urodzeń. Małżeństw i zgonów,
5154 – sprawy przekazywane do rozstrzygnięcia sądom opiekuńczym,
5155 – poświadczanie dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych,
5156 – zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego,
5157 – postanowienia wynikające z artykułu 65 Kpa,
5137 – decyzje w sprawie zmiany imion i nazwisk,
5139 – ustalenie pisowni imion i nazwisk.
Prezydent Miasta Otwocka
mgr Andrzej Szaciłło