BUF_Podręcznik uży..

Transkrypt

Budżetowanie Forte
Podręcznik użytkownika
Wersja 2007
Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody
firmy Sage Symfonia Sp. z o.o. jest zabronione.
Copyright© Sage Symfonia Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.
All Rights Reserved.
Windows™ jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation.
Microsoft® SQL Server™ jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation.
Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi
firmy Adobe Systems Inc.
Opracowanie i skład: Sage Symfonia Sp. z o.o.
Warszawa, styczeń 2008
Symbol dokumentu MXBUFV2007P0001
Spis treści
Spis treści
Wstęp
0-1
®
System SYMFONIA Forte ........................................................................................................................... 0-1
Korzyści dla przedsiębiorstwa decydującego się na system SYMFONIA® Forte:........................................ 0-1
Obszary zarządzania systemem SYMFONIA® Forte .................................................................................. 0-2
Obszar Finanse .............................................................................................................................................. 0-2
Obszar Sprzedaż i marketing ......................................................................................................................... 0-3
Obszar Zarządzanie zasobami ludzkimi ........................................................................................................ 0-5
Obszar Integracja IT ...................................................................................................................................... 0-6
Obszar Analiza i zarządzanie informacją ...................................................................................................... 0-7
Certyfikacja użytkowników ........................................................................................................................... 0-8
Sprawdzian kompetencji................................................................................................................................ 0-8
Nowe możliwości .......................................................................................................................................... 0-8
Zagadnienia objęte egzaminem ..................................................................................................................... 0-8
Zgłoszenia...................................................................................................................................................... 0-9
Dokumentacja programu ............................................................................................................................... 0-9
Korzystanie z podręcznika drukowanego ...................................................................................................... 0-9
Korzystanie z podręczników elektronicznych ............................................................................................... 0-9
Korzystanie z pomocy kontekstowej ............................................................................................................. 0-9
Pomoc techniczna.......................................................................................................................................... 0-10
Zastrzeżenia................................................................................................................................................... 0-10
Aktualne informacje ..................................................................................................................................... 0-10
Filozofia programu
Pojęcia podstawowe
Uruchomienie programu i ustawienia administracyjne
1-1
2-1
3-1
Uruchomienie programu ................................................................................................................................ 3-1
Utworzenie nowej bazy danych..................................................................................................................... 3-1
Tworzenie użytkowników i przypisywanie praw .......................................................................................... 3-6
Uruchomienie programu na kolejnym stanowisku ...................................................................................... 3-11
Praca z budżetem
4-1
Część pierwsza................................................................................................................................................. 4-1
Definiowanie budżetu.................................................................................................................................... 4-1
Definiowanie słowników, kategorii budżetowych i struktur kategorii budżetowych .......................................... 4-3
Tworzenie struktury budżetu ......................................................................................................................... 4-5
Tworzenie i projektowanie arkuszy............................................................................................................... 4-6
Część druga.................................................................................................................................................... 4-10
Wypełnianie arkuszy danymi....................................................................................................................... 4-10
Drukowanie arkusza budżetowego .............................................................................................................. 4-12
Obieg arkuszy .............................................................................................................................................. 4-12
Akceptacja budżetu...................................................................................................................................... 4-13
II
Podręcznik użytkownika programu Budżetowanie Forte
Import wartości do określenia wykonania budżetu......................................................................................4-14
Sprawdzenie stopnia wykonania budżetu i inne zestawienia .......................................................................4-20
MXBUFV2007P0001
Wstęp
Program Budżetowanie Forte jest jednym z programów systemu SYMFONIA® Forte. Wspomaga on
proces budżetowania dokonywany w firmie. Umożliwia tworzenie budżetu dla całej firmy, zarządzanie zmianami w budżecie oraz kontrolę jego wykonania.
System SYMFONIA® Forte
SYMFONIA® Forte to polskie rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, a także przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej
funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie
reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne
ryzyko działalności.
SYMFONIA® Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim
zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi,
sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów,
integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy.
Korzyści dla przedsiębiorstwa decydującego się na system SYMFONIA® Forte:
Pewność i perspektywiczność inwestycji
Stały rozwój systemu jest gwarancją jego pełnej zgodności z polskim prawem oraz dostosowania do
zmieniających się potrzeb Użytkowników działających na konkurencyjnym rynku. Nowoczesne technologie informatyczne wykorzystane przy tworzeniu aplikacji zapewniają ich wysoką wydajność oraz
bezpieczeństwo zgromadzonych danych. Skalowalność systemu umożliwia dodawanie modułów czy
dodatkowych stanowisk wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Zastosowane w SYMFONII® Forte rozwiązania pozwalają na jej bezpieczny rozwój bez ingerencji w tzw. "kod źródłowy", co znacznie skraca czas i obniża koszt tworzenia indywidualnej dla danej firmy funkcjonalności.
Efektywność i bezpieczeństwo pracy
Wysoka jakość produktów i usług świadczonych Użytkownikom SYMFONII® Forte przez specjalistów Sage Symfonia i Autoryzowanych Partnerów są gwarancją stabilności i wysokiej wydajność
pracy. Dostępna na terenie całego kraju oferta usług obejmuje zarówno opiekę serwisową, pomoc
techniczną i merytoryczną z zakresu wykorzystania aplikacji, jak i tworzenie dedykowanych rozwiązań czy raportów. Indywidualne, pisemne umowy, pozwalają zaplanować budżety informatyczne oraz
umożliwiają dobór optymalnego dla danego przedsiębiorstwa zakresu opieki i czasu reakcji specjalistów na zgłoszenie Użytkownika.
Dostęp do spójnej i wiarygodnej wiedzy biznesowej
Możliwość ścisłej integracji ze specjalistycznymi lub branżowymi programami funkcjonującymi w
przedsiębiorstwie zapewnia dostęp do spójnych oraz wiarygodnych danych w ramach jednolitego środowiska informatycznego. Migracja do SYMFONII® Forte kluczowych informacji biznesowych,
zgromadzonych w aplikacjach zastąpionych przez system, pozwala zachować ciągłość pracy organizacji i wykorzystywać dane historyczne do potrzeb zarządczych.
Zwrot nakładów poniesionych na informatyzację w przewidywanym czasie
Starannie dobrane usługi obejmujące analizę przedwdrożeniową, implementację systemu oraz szkolenia dla pracowników sprawiają, że średni czas uruchomienia systemu w firmie nie przekracza kilku
tygodni. Wieloletnie doświadczenie i znajomość specyfiki polskiego rynku oraz dostęp pracowników
0–2
Sage Symfonia do unikatowej wiedzy firm z Grupy SAGE są gwarancją zastosowania optymalnych
dla Klienta modeli biznesowych już na etapie wdrożenia.
Obszary zarządzania systemem SYMFONIA® Forte
Obszar Finanse
Księgi rachunkowe
Moduł zawiera funkcjonalność wymaganą przez Ustawę o Rachunkowości i związane z nią przepisy.
Gromadzone w nim dane wykorzystywane są w sprawozdawczości finansowej, zarządczej, rozrachunkach, rozliczeniach podatkowych. Specjalny "bufor" umożliwia rejestrowanie danych, ich kontrolę i korektę przed ostatecznym zaksięgowaniem. Szablony, definiowane wzorce dekretacji automatyzują wprowadzanie i ewidencję dokumentów. Jednoczesna rejestracja zdarzeń gospodarczych w PLN i
walutach obcych czy automatyczne wyliczanie różnic kursowych pozwalają stosować to rozwiązanie
w firmach działających na rynkach zagranicznych.
Należności i windykacja
Grupa narzędzi, które przyczyniają się do wzrostu skuteczności egzekwowania zaległych należności
od kontrahentów oraz usprawniają rozliczenia z pracownikami. Czytelne raporty o strukturze chronologicznej zaległych płatności ułatwiają kontrolę ich poziomu oraz dostarczają dane uzupełniające do
sprawozdań finansowych. Instrumenty kompleksowej obsługi windykacji - począwszy od wyszukania
grup należności spełniających określone warunki, po generowane przez program monity o zapłatę oraz
noty odsetkowe - obniżają koszt całego procesu. System obsługi delegacji i zaliczek ułatwia rozliczenia wewnętrzne.
Ewidencja i rozliczenia VAT
Moduł uwzględnia specyficzne dla polskiego prawa procedury rozliczeń VAT. Wspiera obsługę tego
podatku w transakcjach międzynarodowych w tym także wewnątrzunijnych. Swobodny wybór metody
rozliczania pozwala na optymalizację kosztów obciążeń podatkowych. Poprawność rozliczeń gwarantują zgodne z obowiązującymi wytycznymi zestawienia i raporty (kwartalna informacja podsumowująca, kontrola sprzedaży wysyłkowej, obliczanie proporcji VAT) oraz automatyczne ujmowanie transakcji we właściwym okresie sprawozdawczym.
Zobowiązania i likwidatura
Moduł skutecznie wspomaga zarządzanie zobowiązaniami firmy. Rozrachunki z dostawcami
uwzględniają wiele terminów płatności cząstkowych i są powiązane z konkretnym rachunkiem bankowym. Aplikacja dzięki mechanizmom kompensaty zestawia propozycje potrąceń i tym samym automatyzuje wzajemne rozliczenia z kontrahentami. Moduł samoczynnie (uwzględniając ewentualne
ręczne korekty) przygotowuje niezbędne dekretacje oraz gotowe do przesłania dokumenty kompensaty.
Ewidencja zarządcza
Narzędzia dedykowane do realizacji wewnętrznych potrzeb zarządczych. Pozaksięgowe oznaczania
cechami zapisów lub całych dokumentów oraz znaczniki dla dokumentów, rozrachunków i rejestrów
VAT pozwalają gromadzić dodatkowe informacje i tym samym przygotowywać raporty w dowolnym
niemal wymiarze. Wyspecjalizowane narzędzia obsługi i prezentacji zbiorczych danych o kontraktach
lub zleceniach (także wieloletnich) umożliwiają szczegółową analizę tej kategorii zdarzeń gospodarczych.
Rozliczenia międzyokresowe
Moduł zmniejsza czasochłonność i w konsekwencji koszty obsługi rozliczeń międzyokresowych, takich jak polisy ubezpieczeń majątkowych, prenumerata, remonty generalne. Automatycznie generuje
niezbędne dokumenty księgowe wraz z dekretacją księgowań w poszczególnych okresach sprawozdawczych. Zmniejsza ryzyko błędu księgowego, wyznaczając raty i umożliwiając kontrolę procesu
obsługi naliczeń okresowych.
MXBUFV2007P0001
Wstęp
0–3
Planowanie płynności finansowej
Moduł wspiera zarządzanie płynnością finansową, pozwalając przewidzieć ewentualne nadwyżki i
ograniczyć ryzyko wystąpienia napięć płatniczych. Plan płynności jest tworzony automatycznie na
podstawie danych pobieranych bezpośrednio z rozrachunków i sald środków pieniężnych w bankach i
kasach. Szczegóły dowolnego rozliczenia oraz opcja zatwierdzania realizacji płatności są dostępne
bezpośrednio przy stanowisku zarządzania płynnością. Możliwość wprowadzania korekt do planu
wyznaczonego przez aplikację pozwala na prowadzenie symulacji i optymalizację przyszłych stanów
płynności.
Kasa
Aplikacja zapewnia kompleksową obsługę operacji gotówkowych w złotych i walutach obcych realizowanych przy wyspecjalizowanych stanowiskach kasowych. Rozbudowane narzędzia kontroli
zwiększają bezpieczeństwo ewidencji transakcji gotówkowych. Wystawianie dowodów kasowych w
oparciu o dane zarejestrowane w SYMFONII® Forte czy automatyczne przekazywanie raportów kasowych do innych modułów systemu ogranicza ryzyko pomyłek, usprawnia funkcjonowanie kasy oraz
podnosi jakość obsługi interesantów.
Środki trwałe
Moduł zwiększa efektywność zarządzania majątkiem trwałym firmy. Plany amortyzacji umożliwiają
prowadzenie symulacji i dobór najkorzystniejszego dozwolonego przez polskie prawo wariantu. Moduł automatyzuje odpisy amortyzacyjne (metodą bilansową i podatkową), pozwala wyodrębnić pozycje niebędące kosztem uzyskania przychodów oraz wprowadzić korekty planów amortyzacyjnych.
Liczne raporty, ewidencja centrów kosztów czy historia środka trwałego dostarczają cennych informacji zarządczych.
Obce środki trwałe
Wyspecjalizowane narzędzia ewidencji oraz rozliczeń kosztów umów związanych z obcymi środkami
trwałymi jak np. leasing, wynajem i dzierżawa. Raty leasingowe są automatycznie dzielone na kapitał
i odsetki metodą degresywną lub uproszczoną zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Moduł uwzględnia ograniczenia w podatku VAT przy zakupie pojazdów. Pozwala na niezależną spłatę rat leasingowych (najmu i dzierżawy) przy jednoczesnym prowadzeniu odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych użytkowanych na podstawie tych umów.
Inwentaryzacja
Moduł usprawnia inwentaryzację środków trwałych. Obniża koszt i minimalizuje ryzyko pomyłek
nieuniknionych podczas tradycyjnie prowadzonej inwentaryzacji. Drukowane przez program etykiety
z kodem kreskowym i numerem ewidencyjnym pozwalają oznaczyć środki trwałe i przeprowadzić ich
ewidencję za pomocą czytnika kodów kreskowych lub terminalu. Arkusze i raporty inwentaryzacyjne
dostarczają oraz porządkują informacje o majątku firmy.
Sprawozdawczość i analizy
Moduł zapewnia rzetelną sprawozdawczość finansową w oparciu o salda i obroty kont. Gotowe wzory
sprawozdań finansowych zaspokajają standardowe potrzeby przedsiębiorstwa. Dodatkowe mechanizmy umożliwiają przygotowanie specyficznych dla danej firmy raportów czy zestawień, z uwzględnieniem bieżących potrzeb zarządu i wymagań sprawozdawczości korporacyjnej.
Obszar Sprzedaż i marketing
Gospodarka magazynowa
Moduł wspiera proces zarządzania przepływem towarów w przedsiębiorstwie, oraz obniża koszty
operacji magazynowych. Wybór metody rozliczania towarów, dowolna liczba typów i serii numeracji
dokumentów pozwalają dostosować aplikację do procedur przedsiębiorstwa. Możliwość wypełniania
wielu pozycji w jednej operacji, automatyczne generowanie dokumentów powiązanych czy seryjne
wystawianie dokumentów dla wielu kontrahentów zwiększają efektywność pracy. Różnorodne zestawienia i raporty umożliwiają analizę stanów i przepływów towarów handlowych.
0–4
Gospodarka materiałowa
Grupa narzędzi wspierających zarządzanie przepływem materiałów. Analizy rotacji i zalegania dostaw
pozwalają zredukować zbędne zapasy. System rezerwacji wykorzystujący strukturę organizacyjną
przedsiębiorstwa, powiązania między działami oraz magazynami zapewniają ciągłość zaopatrzenia
materiałowego. Narzędzia kontroli pozwalają śledzić proces obrotu magazynowego dowolnego egzemplarza lub porcji materiałów. Ergonomiczny, czytelny interfejs oraz automatyzacja wielu procesów przyczyniają się do wzrostu wydajności pracy.
Sprzedaż i zamówienia obce
Rozwiązanie wspiera planowanie, realizację i kontrolę przyjętej przez przedsiębiorstwo strategii
sprzedaży. Dostępne w module dokumenty pozwalają zastosować dowolne procedury handlowe oraz
umożliwiają obsługę klientów o różnych statusach prawnych (VAT, rezydencja podatkowa itp.). System cenników i rabatów pozwala prowadzić elastyczną politykę cenową. Automatyzacja operacji handlowych, łatwy dostęp do informacji oraz stanu realizacji zamówień podnoszą poziom obsługi klientów. Wielowymiarowe analizy i raporty sprzedaży pozwalają efektywnie zarządzać działaniami handlowymi.
CRM
Aplikacja wspiera procesy budowy relacji z klientami i zarządzania tymi relacjami. Zapewnia dostęp
do spójnej wiedzy o kliencie, ułatwiając ofertowanie i obsługę posprzedażną. Umożliwia segmentację
klientów na podstawie analizy ich preferencji, rentowności lub posiadanych produktów. Narzędzia
agregacji i kategoryzacji informacji pozwalają na analizę skuteczności działań handlowomarketingowych i prognozowanie sprzedaży. Mechanizmy planowania i kontroli aktywności pracowników z uwzględnieniem dostępności zasobów i aktualnych promocji podnoszą efektywność zarządzania zespołem sprzedaży.
Analizy i raporty
Zestawienia obrotów i stanów magazynowych, przepływów i rozliczeń dostarczają dane niezbędne w
procesach kontroli i podejmowania decyzji zarządczych. Mechanizmy informatyczne pozwalają stworzyć indywidualne raporty lub przetwarzać dane bezpośrednio w arkuszach kalkulacyjnych. Dynamiczne okna zestawień, sumy cząstkowe, sortowanie według dowolnej z kolumn, zmiana zakresu lub
układu danych bezpośrednio w oknie zestawienia zapewniają szybką reakcję na potrzeby informacyjne zarządu.
Wielooddziałowość
Komponent jest dedykowany firmom z dowolną liczbą oddziałów. Umożliwia ciągłą wymianę informacji między centralą i oddziałami. Pozwala na ich gromadzenie także w sytuacji, gdy oddziały nie
dysponują infrastrukturą techniczną niezbędną do zestawienia stałego połączenia. Zaimplementowane
mechanizmy pozwalają (nie blokując procesu centralizacji) na przyjęcie danych, które są niekompletne lub nie zachowują zasad chronologii exportu.
Zakupy i zamówienia własne
Moduł zapewnia kompleksową obsługę zakupów realizowanych przez przedsiębiorstwo. Wspomaga
planowanie i kontrolę zaopatrzenia oraz rozliczeń magazynowych i handlowych z uwzględnieniem
rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczych. Wspiera działy zakupów oraz zaopatrzenia na poziomie operacyjnym, zwiększając efektywność i bezpieczeństwo pracy. Na bieżąco analizowana jest
też poprawność rachunkowa dokumentów wystawionych przez dostawców, bez względu na użytą
przez nich metodę naliczania podatków pośrednich.
Ewidencja VAT
Moduł pozwala zoptymalizować koszty obciążeń VAT. Obsługuje wszystkie alternatywne metody
naliczania tego podatku oraz umożliwia swobodny wybór najkorzystniejszej dla przedsiębiorstwa
metody jego rozliczania. Wspiera obsługę specyficznych operacji i licznych występujących w polskim
prawie wyjątków - wydania niezwiązane z prowadzoną działalnością, naliczanie VAT przy korektach,
MXBUFV2007P0001
Wstęp
0–5
szczególne momenty powstawania obowiązku podatkowego. Niezależne przyporządkowanie rejestrów
VAT do każdej pozycji gwarantuje poprawną ewidencję, także w przypadku nietypowych transakcji.
Rozrachunki
Grupa funkcji wspierających obsługę należności i zobowiązań. Czytelne raporty o strukturze i historii
rozliczeń ułatwiają bieżącą kontrolę poziomu zaległych płatności z podziałem na dział, pracownika
czy kontrahenta. Informacje o rozrachunkach generowane są w oparciu o dane z kont księgowych oraz
jeszcze niezaksięgowanych dokumentów sprzedaży, co gwarantuje ich aktualność i zapobiega niekontrolowanemu wzrostowi należności. Efektywność rozliczeń podnosi automatycznie sugerowana przez
program kompensata, co pozwala na potrącenie zobowiązania z przysługującej należności.
Transakcje wewnątrzwspólnotowe
Grupa funkcji dedykowanych przedsiębiorstwom operującym na rynkach Unii Europejskiej. Automatyzuje proces obsługi transakcji wewnątrzunijnych - generuje dokumenty wewnątrzwspólnotowego
nabycia i dostawy towarów, korekty, wspiera rozliczenia podatku VAT. Pozwala na samodzielne tworzenie różnych wersji językowych dokumentów, a następnie ich wysyłanie pocztą elektroniczną. Podnosi bezpieczeństwo prawno-podatkowe, automatycznie tworząc deklaracje Intrastat oraz niezbędne
dokumenty i informacje o przepływach towarów i materiałów między krajami Unii Europejskiej, wymagane przez służby celne.
Kompletacja
Moduł zapewnia nadzór nad procesem wytwarzania produktów w oparciu o zlecenia produkcyjne i
receptury. Elastyczność rozwiązania umożliwia obsługę procesów produkcyjnych, także w przypadku
zdarzeń skutkujących dużymi odchyleniami od receptur. Kontrola zabezpieczenia materiałowego zapewnia ciągłość produkcji. Zestawienia i raporty pozwalają na szybką analizę procesu produkcyjnego
oraz wykrywanie miejsc nadmiernego zużycia.
Import/eksport
Moduł jest szczególnie przydatny w firmach działających lub zaopatrujących się na rynkach pozaunijnych. Obsługuje szeroką gamę dokumentów eksportowych i importowych. Automatyzuje naliczenia
VAT z uwzględnieniem dodatkowych kosztów nabycia oraz cła i akcyzy. Pozwala dostosować dokumenty do specyficznych wymagań prawnych danego kraju i alfabetów innych niż łacińskie.
Obszar Zarządzanie zasobami ludzkimi
Kadry
Moduł odpowiada za gromadzenie i archiwizację dowolnych danych o pracownikach, przydatnych w
planowaniu i prowadzeniu polityki kadrowo-płacowej. Informacje o zatrudnionych, historia zmian
oraz kopie dokumentów przechowywane są w elektronicznych teczkach pracowniczych. Specjalne
kalendarze pozwalają na rejestrację zdarzeń, takich jak awanse, szkolenia czy delegacje. Zastosowanie
operacji grupowych ogranicza czas niezbędny do przygotowania lub zmiany systemów i grafików
pracy. Moduł jest w pełni zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych - rejestruje kompletną
informację o dokonanych zmianach i chroni dane przed dostępem osób niepowołanych.
Płace
Moduł wspiera proces naliczania i kontroli wynagrodzeń pracowników. Pozwala na budowę dowolnych, dopuszczalnych przez polskie prawo, systemów płacowych. Wygodne narzędzia do zbiorczej
edycji danych w znacznym stopniu przyspieszają ewentualne modyfikacje parametrów płacowych (np.
zmianę stałych składników wynagrodzenia o ustaloną wartość lub współczynnik). Aplikacja w oparciu
o dane kadrowe (np. informacja o urlopach lub stażu pracy) automatyzuje naliczanie płac. Umożliwia
też dowolne rozksięgowania wynagrodzeń m.in. według miejsca powstawania kosztów. System
uprawnień skutecznie zabezpiecza poufne informacje przed dostępem osób niepowołanych.
0–6
Umowy cywilno-prawne
Moduł odpowiada za rozliczanie umów cywilno-prawnych, kontraktów menedżerskich zawartych
zarówno z pracownikami, jak i osobami niezatrudnionymi w firmie. Umożliwia bieżącą kontrolę kosztów pracy pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych z podziałem na projekty lub działy. Automatyzuje obsługę ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnych (obowiązkowych i
dobrowolnych). Pozwala na rozliczanie na listach płac umów cywilno-prawnych zawartych z własnymi pracownikami łącznie z wynagrodzeniem z tytułu umów o pracę.
Deklaracje i przelewy
Moduł automatyzuje rozliczenia podatkowe oraz wystawianie przelewów z tytułu wynagrodzeń. Obsługuje wszystkie wzory przelewów, generując pliki elektroniczne lub przelewy papierowe (w formie
nadruków lub gotowych druków). Pozwala na obsługę wielu rachunków bankowych pracowników i
firmy - poszczególne kwoty mogą być przelewane w definiowanych proporcjach. Wraz z systemem
dostarczany jest komplet aktualnych i historycznych deklaracji podatkowych. Stała ich aktualizacja
zapewnia pełną zgodność z prawem.
Ubezpieczenia społeczne
Moduł zwiększa bezpieczeństwo pracodawcy w świetle złożonych polskich przepisów ubezpieczeń
społecznych. Obsługuje wszystkie zagadnienia związane z kontrolą i obliczaniem składek oraz pilnowaniem limitów ubezpieczeń społecznych, funduszy pozaubezpieczeniowych (FGSP oraz Fundusz
Pracy) oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Współpracuje z programem Płatnik.
Sprawozdawczość
Szeroka gama gotowych raportów kadrowo-płacowych zaspokaja standardowe potrzeby przedsiębiorstwa. Dzięki zastosowaniu elastycznych szablonów dokumentów możliwe jest ich dostosowanie do
indywidualnej specyfiki firmy. Moduł pozwala również przygotować dostosowane do wymagań organizacji raporty oraz umożliwia analizę danych bezpośrednio w arkuszach kalkulacyjnych.
e-kadry
e-kadry są intranetowym rozszerzeniem modułu Kadry. Moduł obsługuje proces elektronicznego zgłaszania, akceptacji i rejestracji wniosków dot. nieobecności, eliminując zbędną biurokrację i zapewniając rzetelność rozliczeń dni wolnych. Dostęp do zbiorczych i aktualnych informacji o planach urlopowych podległego zespołu ułatwia menadżerom planowanie i utrzymywanie ciągłości pracy działu.
Pracownicy otrzymują wygodne narzędzia pozwalające na kontrolę statusu złożonych wniosków urlopowych oraz liczby wykorzystanych dni wolnych. Aplikacja ułatwia też organizację pracy na poziomie całego przedsiębiorstwa, zapewniając dostęp do informacji o aktualnych i planowanych absencjach pracowników lub ewentualnych zastępstwach.
Obszar Integracja IT
Import i eksport danych
Mechanizmy importu i eksportu danych dostępne w SYMFONII® Forte pozwalają skonfigurować
połączenia niemal z każdym systemem zewnętrznym. Obsługują różne, w tym nietypowe, formaty
danych. Zaawansowane rozwiązania informatyczne pozwalają przekształcać informacje w trakcie
procesu importu oraz elastycznie reagować w sytuacjach, gdy importowane dane są niepełne lub niepoprawne. SYMFONIA® Forte standardowo wyposażona jest w gotowe szablony importu dla najpopularniejszych systemów, co umożliwia również przygotowanie nowych, obsługujących nietypowe
przypadki.
Własne okna aplikacji
Zestaw narzędzi informatycznych, które umożliwiają specjalistom działu IT lub niezależnym producentom projektowanie nowych okien programu bezpośrednio w aplikacji. Ich integracja z istniejącą
logiką biznesową systemu sprawia, że SYMFONIA® Forte może być wykorzystywana jako otwarta
platforma do tworzenia rozwiązania ściśle dostosowanego do specyfiki biznesu klienta. Do tworzenia
okien może być wykorzystany wbudowany w system język Microsoft Visual Basic for Application
MXBUFV2007P0001
Wstęp
0–7
albo dowolne narzędzie zewnętrzne - Visual Basic, C lub .NET. Okna zapewniają bezpośredni dostęp
do bazy danych Microsoft SQL Server.
Środowisko programistyczne VBA
System SYMFONIA® Forte jako jedyny w Polsce oraz jeden z nielicznych na świecie został standardowo wyposażony w pełne, zintegrowane środowisko Visual Basic for Application (VBA). Język
programowania VBA, posiadający możliwość korzystania z funkcjonalności biznesowej wbudowanej
w programy SYMFONII® Forte oraz narzędzia budowania okien stwarzają możliwość rozwoju aplikacji zarówno we własnym zakresie, jak i przy wsparciu niezależnych producentów oprogramowania.
Narzędzia integracji
Grupa narzędzi umożliwiająca integrację SYMFONII® Forte z aplikacjami innych producentów. Zestaw obiektów COM pozwala m.in. na bezpośrednią synchronizację kartotek, wprowadzanie dokumentów księgowych do bufora SYMFONII® Forte lub odczytywanie aktualnego stanu rozrachunków.
Obsługa formatów XML/HTML umożliwia bezpośredni dostęp do danych ze stron www oraz dokumentów MS Office z poziomu aplikacji SYMFONII® Forte.
Otwarty system raportowy
Grupa narzędzi umożliwiająca przygotowanie raportów (elementów dodatkowych) do modułów tworzących SYMFONII® Forte. Raporty automatyzują proces przygotowywania nietypowych zestawień,
specyficznych dokumentów, danych w postaci elektronicznej np. do systemów bankowości elektronicznej. Środowisko do tworzenia wszystkich standardowych raportów oraz ich definicje są dostępne
dla użytkownika, co pozwala na ich łatwą rozbudowę lub modyfikację.
OLE Automation
Grupa mechanizmów i narzędzi, które umożliwiają udostępnianie danych zgromadzonych w bazach
SYMFONII® Forte do zewnętrznych aplikacji. Technologia OLE Automation pozwala prowadzić
m.in. wielowymiarowe analizy danych z wykorzystaniem tabel przestawnych Microsoft Excel lub
tworzenie dokumentów oraz korespondencji przy pomocy Microsoft Word.
Obszar Analiza i zarządzanie informacją
Intranet
Aplikacja pełni funkcję wewnętrznego portalu komunikacyjnego, wspierając zarządzanie wiedzą, informacją i zasobami organizacji. Usprawnia wymianę informacji pomiędzy zarządem i pracownikami
firmy, jak również jej przepływ między działami i oddziałami przedsiębiorstwa. Ułatwia administrowanie narzędziami przygotowywanymi przez jednostki organizacyjne firmy np. prezentacjami, raportami, wzorami umów. Wspiera procesy obsługi zaliczek, urlopów, wyjazdów służbowych, zgłoszeń
problemów do działu technicznego, rozliczania czasu pracy oraz zamówień wewnętrznych. Integracja
z systemami operacyjnymi przedsiębiorstwa automatyzuje przepływ danych wprowadzonych za pośrednictwem Intranetu, co eliminuje zbędną biurokrację. Profile uprawnień umożliwiają zarządzanie
prawami dostępu do wybranych informacji, oraz modyfikację ich zawartości.
Analizy wielowymiarowe
Narzędzia wielowymiarowej analizy danych zgromadzonych w Systemie SYMFONIA® Forte wykorzystujące tabele przestawne MS Excel. Intuicyjne mechanizmy zapytań umożliwiają kadrze menedżerskiej składanie zapytań bezpośrednio do bazy danych i uzyskiwanie odpowiedzi w postaci tabel
lub wykresów MS Excel. Liczne definiowane przez użytkownika wymiary pozwalają tworzyć przekrojowe raporty i analizy sprzedaży z uwzględnieniem dowolnego okresu lub regionu geograficznego,
struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa np. działu lub kanału sprzedaży, daty pozyskania klienta
oraz posiadanych przez niego produktów. W oparciu o znaczniki i cechy dokumentów możliwe jest
analizowanie skuteczności akcji marketingowych czy rentowności poszczególnych produktów oferowanych przez przedsiębiorstwo.
0–8
Obieg dokumentów
Rozwiązanie wspiera proces zarządzania dokumentami oraz informacją z nimi związaną w oparciu o
procedury i standardy obowiązujące w organizacji. Narzędzia skanowania dokumentów oraz możliwość przechowywania elektronicznych kopii w centralnej bazie danych zabezpieczają oryginały przed
zniszczeniem lub zgubieniem. Elastyczny system akceptacji merytorycznej i księgowej w połączeniu z
funkcją kosztowego podziału dokumentu zapewniają odpowiedni nadzór nad właściwym przypisaniem kosztów do komórki organizacyjnej lub projektu. Automatyczna dekretacja i transfer danych do
modułów finansowych obniżają koszty obsługi procesu. Centralne archiwum oraz narzędzia wyszukiwania zapewniają szybki dostęp do dokumentów, historii akceptacji i zmian.
Kontroling
Moduł dostarcza narzędzi do pozyskiwania, przetwarzania i udostępniania informacji o przebiegu
procesów gospodarczych w oparciu o metody rachunkowości zarządczej. Wielowymiarowa analiza
danych pozwala na ocenę rentowności prowadzonych działań w dowolnych przekrojach np. wg działu
centrów kosztów lub projektów. Rozwiązanie umożliwia monitorowanie realizacji planów finansowych w odniesieniu do wybranej wersji budżetu. Ułatwia również decentralizację zarządzania operacyjnego: dzięki systemowi uprawnień możliwe jest udostępnianie informacji zgodnie z potrzebami
różnych szczebli zarządzania, z dowolnego miejsca w firmie lub poza nią (np. poprzez Internet).
Certyfikacja użytkowników
Użytkownikom, którzy pragną potwierdzić swoje kwalifikacje w zakresie obsługi wybranych programów Systemu SYMFONIA® Forte oferujemy udział w programie certyfikacji.
Sprawdzian kompetencji
Podstawą procesu certyfikacji jest egzamin, podczas którego weryfikowana jest znajomość wybranych
programów Systemu SYMFONIA® Forte. Poddanie się egzaminowi postrzegane jest przez pracodawców jako wyraz dojrzałości zawodowej, za którą idzie potrzeba weryfikowania umiejętności i podnoszenia kwalifikacji.
Zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi, podczas trwającego 60 minut egzaminu, odbywa się za
pomocą przygotowanej specjalnie na potrzeby procesu certyfikacji aplikacji e-learningowej. Aplikacja
ta została opracowana przy współpracy Instytutu Maszyn Matematycznych w Warszawie. Pozytywny
wynik egzaminu jest podstawą do otrzymania certyfikatu producenta Systemu SYMFONIA® forte.
Nowe możliwości
Certyfikat stanowi przepustkę do elitarnej grupy profesjonalistów, osób biegłych w obsłudze systemów oferowanych przez Sage Symfonia Sp. z o.o. Certyfikowani użytkownicy Systemu SYMFONIA® Forte będą mogli korzystać z wielu przywilejów, których celem jest nieustanne wspieranie ich w
procesie rozwoju zawodowego. Zespół działań obejmie także przedsięwzięcia o charakterze edukacyjnym i integracyjnym.
Zagadnienia objęte egzaminem
Egzamin certyfikacyjny na poziomie średnio zaawansowanym obejmuje wiedzę teoretyczną i praktyczne umiejętności obsługi programu umożliwiające samodzielną pracę na zainstalowanym i wdrożonym programie. Egzamin certyfikacyjny na poziomie zaawansowanym obejmuje wiedzę teoretyczną i praktyczne umiejętności obsługi programu umożliwiające:
•
instalację programu,
•
dostosowanie programu do specyficznych wymagań firmy,
•
wprowadzanie w programie ustawień pozwalających na pracę innym użytkownikom,
•
samodzielną obsługę programu.
MXBUFV2007P0001
Wstęp
0–9
Zgłoszenia
Warunkiem przystąpienia do egzaminu certyfikacyjnego jest wypełnienie i przesłanie formularza
zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej www.symfonia.pl oraz wniesienie opłaty. Szczegółowe informacje na temat zagadnień dotyczących poszczególnych programów objętych programem
certyfikacji, informacje o cenach egzaminów oraz harmonogram, dostępne są na stronie internetowej
www.symfonia.pl. Informacje o zasadach certyfikacji można także uzyskać we wszystkich placówkach Sage Symfonia Sp. z o.o. na terenie całego kraju.
Dokumentacja programu
W skład dokumentacji programu wchodzi podręcznik drukowany, podręcznik elektroniczny w formacie .PDF inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie .RTF oraz pliki pomocy kontekstowej.
Korzystanie z podręcznika drukowanego
Przewodnik został zaprojektowany tak, aby umożliwić użytkownikowi szybkie rozpoczęcie pracy w
programie bez zagłębiania się we wszystkie szczegóły jego obsługi. Niektóre fragmenty tekstu wyróżniono przy pomocy innego kształtu czcionki, dzięki czemu można szybko odnaleźć potrzebne fragmenty podczas czytania.
Wszystkie rysunki przedstawiające okna lub inne elementy ekranu mają wygląd typowy dla systemu
Windows. Środowisko Windows przystosowane jest do pracy z wykorzystaniem myszy, ale dla użytkowników, którzy preferują korzystanie z klawiatury, określone zostały sekwencje klawiszy. Jeśli
jeden z klawiszy Shift, Alt, Ctrl powinien być wciśnięty podczas naciskania innego klawisza, to ich
nazwy połączone są w opisie znakiem +. Zapis Ctrl+A oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Ctrl, nacisnąć klawisz A, a następnie zwolnić obydwa klawisze. Zapis Ctrl+Shift+A oznacza, że
należy trzymać naciśnięte klawisze Ctrl i Shift podczas naciskania klawisza A. Zapis Alt+A, R oznacza, że należy nacisnąć i przytrzymać klawisz Alt, następnie nacisnąć klawisz A, zwolnić obydwa
klawisze i wcisnąć klawisz R.
Korzystanie z podręczników elektronicznych
Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o programie. Zawiera także opis zmian w
programie, jakie nastąpiły od ostatniego wydania podręcznika drukowanego. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie .PDF. Oprócz tego do programu mogą być dołączane inne dokumenty w
tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w programie zmiany.
W celu umożliwienia wykorzystywania dokumentów w formacie .PDF niezbędne jest zainstalowanie
w systemie bezpłatnej przeglądarki Acrobat Reader. Jest ona dostarczana na płytce instalacyjnej programu. Opis sposobu korzystania z przeglądarki jest dostępny w jej pliku pomocy.
Korzystanie z pomocy kontekstowej
Program posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną
pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę
suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę
. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera
kształtu kursora na
pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu.
W programach Systemu SYMFONIA® Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa
opisująca dostarczone z programem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1.
0 – 10
Pomoc techniczna
Jeżeli wystąpią trudności związane z programem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej
dla użytkowników programów Sage Symfonia. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z
kolejnych elementów pomocy technicznej.
•
Wykorzystać informacje z pliku pomocy kontekstowej otwieranego klawiszem F1.
•
Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika, jego wersję elektroniczną
otwiera polecenie Podręcznik użytkownika z menu Pomoc programu.
•
Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersję elektroniczną otwiera polecenie Aktualności z menu Pomoc programu.
•
Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu Pomoc programu i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami.
•
Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage Symfonia. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z programem
pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany w pliku pomocy technicznej oraz na naszej stronie w Internecie (www.symfonia.pl).
Zastrzeżenia
Przytaczane w dokumentacji programu przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą
w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne
nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów.
Autorzy programu zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów
w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej.
Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publikacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników.
Sage Symfonia Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad.
Aktualne informacje
Program jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które
nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie
(www.symfonia.pl).
MXBUFV2007P0001
Filozofia programu
System SYMFONIA® Forte to rozwiązanie wychodzące naprzeciw oczekiwaniom szerokiej grupy
klientów. Rozwiązanie o strukturze modułowej, które łatwo dopasowuje się do potrzeb użytkowników. Moduł Budżetowanie jest wyspecjalizowanym narzędziem do sprawnej budowy budżetów, zorientowanym na planowanie i prognozowanie. Umożliwia przygotowanie struktury tabel budżetowych
oraz powiązań między nimi. Ułatwia wprowadzenie danych i kontrolę zatwierdzania budżetu na
wszystkich etapach tego procesu. Automatycznie zestawia raporty z realizacji i wylicza odchylenia
między wynikami planowanymi a uzyskanymi. Zapewnia kontrolę poufności danych.
Zadaniem niniejszego podręcznika jest wprowadzenie Użytkownika w koncepcję realizacji potrzeb zauważonych w procesie budowy, akceptacji i realizacji budżetu, przyjętą przez autorów tego programu.
W Systemie SYMFONIA® Forte jest również druga aplikacja wspierająca procesy kontrolingowe Kontroling® Forte. Moduł ten zorientowany jest na zbieranie i analizę danych historycznych, zestawia
i porównuje wyniki, umożliwia identyfikację przyczyn. Można w nim dokonać pogłębionej analizy
wyników rzeczywistych w porównaniu z przyjętym budżetem. Moduł Budżetowanie zorientowany
jest na prognozowanie i planowanie, koncentruje się na przyszłości, umożliwia przydzielanie odpowiedzialności za realizację budżetów. Oba moduły wzajemnie się uzupełniają i dopełniają, dzięki
czemu konsultanci mogą zaoferować klientowi rozwiązanie najpełniej realizujące jego potrzeby, rekomendując oba moduły lub tylko jeden z nich.
Punktem wyjścia do prac nad nową aplikacją było dostrzeżenie wad i ograniczeń powszechnie stosowanego narzędzia do budżetowania, jakim są arkusze kalkulacyjne. Krytyczna ocena została przygotowana w kontekście realnych potrzeb zgłaszanych przez analityków, dyrektorów i kontrolerów finansowych budujących budżety oraz nadzorujących ich realizację. Najczęściej zgłaszanymi były zmniejszenie pracochłonności realizacji procesów budżetowych, zapewnienie wiarygodność prezentowanych danych i wysokiego bezpieczeństwa informacji. Oczekiwania te bardzo trudno zrealizować
w arkuszu kalkulacyjnym, który jako narzędzie wysoce elastyczne umożliwia budowę nawet bardzo
złożonych budżetów, ale wymaga to ogromnego nakładu pracy i konstrukcji składającej się z szeregu
plików o wielu arkuszach, w efekcie bardzo łatwo można się pomylić, a trudno zapewnić bezpieczeństwo danych.
Specyfika opracowanego dla Systemu SYMFONIA® Forte modułu wynika wprost z przyjętej koncepcji działania, opartej na znaczeniowym, a nie pozycyjnym (stosowanym w arkuszach kalkulacyjnym)
sposobie adresowania danych. W Budżetowaniu Forte, posługujemy się pojęciem kategorii budżetowej i pozycji budżetowej określającej przynależność wybranej wartości do konkretnego zestawu cech.
Dane przechowywane są w specjalnie zaprojektowanej bazie danych, z której to według oczekiwanych cech wybieramy wartości używane w tabelach zbiorczych, raportach i zestawieniach. Takie rozwiązanie pozwoliło na rozdzielenie funkcji prezentacji i przechowywania danych realizowanej w arkuszach kalkulacyjnych bezpośrednio na tabelach. Ostatecznie znacznie wzrosła sprawność i bezpieczeństwo całego rozwiązania.
Moduł Budżetowanie Systemu SYMFONIA® Forte kierowany jest do dwóch głównych grup użytkowników zaangażowanych w procesy budżetowe: do architekta budżetu oraz do kierownika centrum
odpowiedzialności i osób odpowiedzialnych za arkusze. Architekt odpowiedzialny jest za to, by przygotować taką strukturę budżetu, która najlepiej będzie pasowała do potrzeb danej organizacji. Struktura budżetu może być pełnym modelem realnych procesów zachodzących w danej organizacji np. w
przedsiębiorstwie handlowym. Struktura budżetu może również dotyczyć jednego wybranego procesu
1–2
np. sprzedaży, wszystko zależy od potrzeb i oczekiwań informacyjnych kadry kierowniczej. To architekt budżetu odwzorowuje strukturę organizacyjną, wydziela centra odpowiedzialności i wskazuje
konkretne osoby przyjmujące odpowiedzialność za realizację budżetów w poszczególnych centrach.
Architekt tworzy arkusze i tabele, w których układane są wiązane siecią zależności dane. Architekt
budżetu nadzoruje proces wprowadzania danych i akceptacji budżetów cząstkowych tak, by w założonym czasie osiągnąć efekt w postaci w pełni zatwierdzonego i gotowego do realizacji budżetu. Moduł
Budżetowanie wspiera również proces kontroli realizacji planów, umożliwia pobranie danych o realizacji z modułu finansowo-księgowego oraz handlowego i powiązanie ich w taki sposób z budżetem,
by w pełni automatycznie raportować o realizacji. Powiązanie i pobieranie danych to również domena
prac architekta budżetu. Do architekta skierowana jest pierwsza część podręcznika, znajdzie on w nim
odpowiedź na pytanie jak sprawnie, przy możliwie niskim nakładzie pracy konstruować budżet składający się z ośrodków odpowiedzialności, arkuszy i zestawianych automatycznie tabel, pomoże budować formuły umożliwiające sięganie do dowolnych danych przechowywanych w budżecie. Część
adresowana do architekta budżetu zawiera również wskazówki praktyczne, dzięki którym łatwiej będzie opracować strukturę budżetu, nadzorować proces wypełniania danych planowanych, pozyskiwać
dane o realizacji.
Dla pozostałych użytkowników, dedykowana jest część druga. W niej to kierownicy centrów odpowiedzialności znajdą odpowiedź na pytanie jak do udostępnionego przez architekta budżetu cząstkowego wprowadzać dane. Jak zatwierdzić budżet ośrodka, którym kierują i jak sprawdzić czy budżety
podległe zostały już przygotowane i zatwierdzone? Z drugiej części podręcznika, użytkownik dowie
się również jak automatycznie wyliczyć wykonanie budżetu i ewentualne odchylenia pomocne w bieżącym zarządzaniu.
Wszyscy użytkownicy Budżetowania Forte winni zapoznać się z pojęciami podstawowymi używanymi w programie, a także z częścią administracyjną omówioną w tym podręczniku, gdyż wiedza zawarta w tych działach przyda się im w ciągu pracy z programem.
Budżetowanie obsługuje również obszary, które można by nazwać administracyjnymi. Zakres realizowanych tam czynności np. nadawanie uprawnień wykracza poza typowe działania architekta czy
kierownika centrum odpowiedzialności. Jednocześnie są to czynności standardowe w Systemie SYMFONIA® Forte, dlatego nie zostały przedstawione w niniejszym podręczniku, ale w osobnym opracowaniu dedykowanemu administratorowi systemu.
MXBUFV2007P0001
Pojęcia podstawowe
Administrator praw
Osoba zarządzająca prawami użytkowników Systemu SYMFONIA® Forte. To ona jako pierwsza staje
się użytkownikiem programu i dzięki posiadanym uprawnieniom ma możliwość rejestrowania użytkowników, nadawania im praw podstawowych umożliwiających pracę w programie. Główną czynnością Administratora jest utworzenie przynajmniej jednego użytkownika z prawem Architekta budżetu,
który będzie zarządzał działaniem programu w strukturze jaką stworzy.
Architekt budżetu
Osoba tworząca budżet i konstruująca całą jego strukturę. Wyznacza osoby odpowiedzialne za poszczególne ośrodki odpowiedzialności, a także za pojedyncze arkusze. Ma nieograniczone prawa w
całej bazie danych, potoczne zwanej też firmą. Jako jedyny może zaakceptować budżet w całości, a
także może akceptować wszystkie arkusze budżetowe w ośrodkach odpowiedzialności, niezależnie od
tego kto jest ich właścicielem (osobą odpowiedzialną za ich wypełnienie i akceptacje). Architekt przygotowuje arkusze budżetowe z tabelami budżetowymi, które są wypełniane w odpowiednich ośrodkach odpowiedzialności przez osoby przez niego wskazanie jako odpowiedzialne za arkusz. Architekt
budżetu definiuje powiązania pomiędzy tymi tabelami.
Ośrodek odpowiedzialności
Miejsce w przedsiębiorstwie, gdzie planowana, realizowana oraz rozliczana jest jego działalność.
Ośrodki są połączone ze sobą w strukturę ośrodków odpowiedzialności, która jest podstawą do obsługi
logistyki procesu tworzenia budżetu i najczęściej pokrywa się ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa.
Kierownik Ośrodka Odpowiedzialności
Osoba, która odpowiada za arkusze danego ośrodka odpowiedzialności i arkusze podrzędne. Ma prawo do przeglądania wszystkich arkuszy w danym ośrodku oraz ośrodkach podrzędnych.
Osoba odpowiedzialna za arkusz
Osoba, która ma prawo do wypełniania danymi arkusza, za który jest odpowiedzialna. Dane te może
modyfikować, aż do momentu ich oddania do akceptacji i ostatecznego zaakceptowania. Posiada prawo do przeglądania budżetów, struktury ośrodków odpowiedzialności oraz struktur kategorii budżetowych w całej firmie.
Użytkownik modułu Symfonia® Budżetowanie Forte
Osoba, która może przeglądać strukturę ośrodków odpowiedzialności oraz struktury kategorii budżetowych w całej firmie.
Arkusz budżetowy
Arkusz budżetowy zawiera przygotowane przez Architekta budżetu tabele do wypełnienia przez osoby
odpowiedzialne za arkusz. Dla jednego ośrodka odpowiedzialności można przygotować wiele arkuszy.
Arkusz budżetowy może zawierać wiele tabel, które mogą być powiązane między sobą w ramach jednego arkusza lub z tabelami w innych arkuszach, a powiązania te tworzy Architekt budżetu.
2–2
Parametry obiegu arkusza
Ustawienie pozwalające na kontrolę obiegu arkusza – wyznaczenie osoby akceptującej arkusz budżetowy oraz umożliwia oznaczanie stanu arkusza budżetowego. Parametry dotyczą aktualnie wybranego
budżetu i możliwe jest ich ustawienie tylko wtedy, gdy budżet jest otwarty do edycji.
Stany arkusza budżetowego

stan początkowy - stan podczas tworzenia arkusza, a przed ustawieniem stanu: oddelegowa-
ny do wypełnienia,

oddelegowany do wypełnienia - po zaprojektowaniu arkusza Architekt budżetu deleguje arkusz do wypełnienia danymi do Osoby odpowiedzialnej za arkusz

przedstawiony do akceptacji - Osoba odpowiedzialna za arkusz, po zakończeniu pracy,
przedstawia go do akceptacji Kierownikowi ośrodka,

zaakceptowany - Kierownik ośrodka odpowiedzialności może zaakceptować arkusz przedstawiony uprzednio do akceptacji,

odrzucony - oddelegowany do wypełnienia - Kierownik ośrodka odpowiedzialności może od-
rzucić wypełniony arkusz i skierować go do uzupełnienia danych.
Arkusze zbiorcze
Są to arkusze, które zostały wygenerowane przez Architekta budżetu i nie podlegają akceptacji. W
nich następuje automatyczne sumowanie danych zawartych w tabelach o takiej samej strukturze kategorii.
Arkusze te mogą być tworzone jako puste lub na podstawie wskazanego arkusza, zawierającego dane.
Jako puste nie zawierają tabel, ale po ich utworzeniu wypełniają się danymi zsumowanymi ze wskazanych arkuszy, o ile utworzona tabela ma strukturę, która występowała chociaż w jednym z wybranych arkuszach. Jeśli tworząc arkusz zbiorczy wskażemy na podstawie jakiego arkusza ma być tworzony, to będzie on zawierał już wypełnione tabele danymi.
Akceptacja budżetu
Kierownik ośrodka odpowiedzialności (lub Architekt budżetu) sprawdza arkusz. Jeśli są potrzebne
poprawki w wypełnionym arkuszu, to zmienia jego stan na: odrzucony – oddelegowany do wypełnienia. Arkusz powraca do Osoby odpowiedzialnej za wypełnienie go. Jeśli arkusz zostanie zaakceptowany, kierowany jest do zaakceptowania do Kierownika umiejscowionego wyżej w strukturze odpowiedzialności. Dzieje się tak do momentu, gdy wszystkie arkusze budżetowe znajdą się w gestii
Kierownika ośrodka położonego najwyżej w strukturze. Kierownik tego ośrodka kieruje arkusze do
zaakceptowania do Architekta budżetu. Jeśli zostaną zaakceptowane zmieni się ich stan na: zaakceptowany. Arkusze mogą zostać odrzucone przez Architekta, wracają one wtedy do osób odpowiedzialnych za ich wypełnienie.
Architekt budżetu decyduje o zaakceptowaniu budżetu gdy wszystkie arkusze budżetowe zostaną zaakceptowane. Jeżeli dany budżet zostanie zatwierdzony do realizacji, należy go oznaczyć jako obowiązujący. Operację te można wykonać wybierając po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na nazwie budżetu opcję Zaakceptuj budżet.
Rys. 2-1 Budżet - menu podręczne
MXBUFV2007P0001
Pojęcia podstawowe
2–3
Właściwości zaakceptowanego budżetu:
•
nie można wprowadzać zmian na arkuszach służących do wprowadzania danych,
•
nie można dodawać ani usuwać ośrodków odpowiedzialności ze struktury,
•
nie można zmieniać stanów arkuszy,
•
nie można zmieniać parametrów obiegu arkuszy,
•
można tworzyć i usuwać tylko arkusze zbiorcze,
•
można zmieniać przypisania osób odpowiedzialnych do ośrodków,
•
można zmieniać nazwy ośrodków,
•
można zmieniać nazwy arkuszy.
Słownik
Jest to zgrupowanie elementów na tym samym poziomie współzależności przychodów i/lub kosztów.
Elementy słownika mogą stanowić pozycję budżetową.
Słownik predefiniowany
Jest to zgrupowanie elementów wymaganych przez aplikacje i/lub stworzone celem ułatwienia pracy
Architekta. Elementy takiego słownika mogą stanowić pozycję budżetową.
Słownik predefiniowany to: Budżety, Firmy, Katalogi; kontrahenci, Katalogi: pracownicy, Kontrahenci, Kraje, Miesiące-…(dni lub rok), Osoby, Ośrodki odpowiedzialności, Pozycje sprawozdań finansowych, Pracownicy, Procesy, Rodzaje: kontrahenci, Rodzaje: pracownicy, Stany procesów, Wielkości, Zakres danych, Znaczniki: kontrahenci, Znaczniki; pracownicy.
Kategoria budżetowa
Tworzona jest na podstawie słownika i stanowi element do stworzenia hierarchii i powiązań między
poszczególnymi elementami przychodów i/lub kosztów.
Struktura kategorii budżetowych
Jest to szereg powiązanych kategorii budżetowych dających spójny obraz pochodzenia przychodów i
ponoszonych kosztów związanym z ich osiągnięciem.
Wskaźniki rotacji
Są to wskaźniki określające szybkość z jaką w przedsiębiorstwie obracane są zapasy, należności i aktywa ogółem, oraz okres po jakim firma przeciętnie spłaca swoje zobowiązania.
Klucze podziału
Jest to określenie według jakiego stosunku będą dzielone wartości we wskazanych polach tabeli budżetowej (w wierszach i/lub kolumnach).
Obiekt
Obiektem w programie nazywane są arkusze danych, zawarte w nim tabele, etykiety, pola tekstowe,
linki oraz metryczki arkusza.
Uruchomienie programu i
ustawienia administracyjne
Pierwsza czynnością administratora jest dokonanie instalacji programu na komputerach przeznaczonych do pracy z Budżetowaniem Forte. Przed instalacją Administrator Sieci (komputerów) powinien
zapoznać się z dodatkową dokumentacją zawierającą informacje o wymaganiach sprzętowych jakie
stawia System SYMFONIA® Forte, szybkiej i bezpiecznej pracy, a także o wymogach aplikacji dotyczących instalacji, konfiguracji i dalszej pracy modułu.
Uruchomienie programu
Jeśli podczas instalacji wybrana została opcja tworzenia skrótu na pulpicie program Budżetowanie®
Forte będzie można z niego uruchomić. Skrót będzie nosił nazwę Symfonia® Budżetowanie Forte.
Jeśli opcja ta nie została wybrana lub z innych przyczyn skrót nie będzie dostępny na pulpicie możemy uruchomić program korzystając z menu Programy MS WINDOWS wybierając pozycję Symfonia®
Budżetowanie Forte w grupie Symfonia® Forte.
Program możemy uruchomić ze skrótu na pulpicie (jeśli podczas instalacji wybraliśmy opcje tworzenia skrótu) Symfonia® Budżetowanie Forte lub z menu wybierając pozycję Symfonia® Budżetowanie Forte w Symfonia® Forte. Jeśli jest to pierwsze uruchomienie programu, pokazuje się okno, w
którym można stworzyć bazę programu na serwerze MS SQL. Stworze-nie bazy na serwerze SQL jest
możliwe tylko przez użytkownika posiadającego uprawnienia Administratora MS SQL.
Uruchomienie programu związane jest z utworzeniem bazy danych na serwerze MS SQL.
Utworzenie nowej bazy danych
W celu rozpoczęcia pracy w programie po raz pierwszy konieczne jest utworzenie na serwerze MS
SQL bazy danych, w której będą pracowali wszyscy użytkownicy zajmujący się budżetowaniem.
Po uruchomieniu programu, z menu System należy wybrać pozycję Nowa firma. Po wykonaniu tej
czynności pokazuje się okno, w którym można podać niezbędne dane do stworzenia bazy programu na
serwerze MS SQL. Operację tą może wykonać osoba mająca uprawnienia Administratora MS SQL.
3–2
Rys. 3-1 Konfigurowanie połączenia do bazy danych – krok 1.
Po wprowadzeniu informacji dotyczącej serwera MS SQL, ustaleniu nazwy bazy oraz wybraniu sposobu uwierzytelnienia (za pomocą systemu operacyjnego Windows: Autentykacja Windows lub za
pomocą Microsoft SQL Serwer: Autentykacja SQL) do serwera MS SQL (oraz wpisaniu konta i hasła
Administratora MS SQL jeśli wybraliśmy opcję Autentykacja SQL) przechodzimy dalej.
UWAGA
Jeśli na wskazanym przez użytkownika serwerze MS SQL znajdują się już instalacje modelu baz danych innych modułów Systemu SYMFONIA® Forte w
oknie konfiguracji zostaną podpowiedziane: sposób logowania, nazwa użytkownika, a miejsce hasła wypełnione będzie symbolami „*” ukrywającymi hasło.
W kolejnym oknie dane te również zostaną automatycznie wypełnione
MXBUFV2007P0001
3–3
Tutaj podajemy nazwę i hasło użytkownika serwera MS SQL (i jednocześnie właściciela) bazy danych
posiadającego uprawnienia do tworzenia baz na serwerze. Po utworzeniu bazy danych, będzie on jej
administratorem od strony serwera. Po kliknięciu przycisku Dalej wyświetli się okno, w którym będą
podsumowane dotychczas wprowadzone informacje.
Jeśli są one poprawne, zatwierdzamy tworzenie bazy klikając przycisk Zakończ.
UWAGA
W każdym momencie możemy też wycofać się używając przycisk Wstecz, aby
powrócić do poprzedniego okna i skorygować wprowadzone informacje.
3–4
UWAGA
Dane dotyczące nazwy serwera MS SQL, nazwy bazy danych należy zapamiętać lub zapisać, by przy uruchomieniu pracy na kolejnym stanowisku skonfigurować połączenie do tej samej bazy danych.
W każdym momencie możemy też kliknąć przycisk Wstecz, aby powrócić do poprzedniego okienka i
skorygować wprowadzone informacje.
Po utworzeniu bazy programu wyświetla się komunikat informujący, że baza została utworzona i należy zalogować się do bazy jako użytkownik Admin z pustym hasłem.
Rys. 3-4 Informacja o konieczności logowania na użytkownika Admin.
Przyciskiem OK zamykamy okno informacyjne. Następnie z menu System należy wybrać pozycję
Zaloguj się...
Rys. 3-5 Menu Zaloguj się.
Po jej wybraniu pokaże się okno, w którym będziemy mogli wybrać firmę z listy. Pierwsze logowanie
wykonujemy jako użytkownik Admin z pustym hasłem.
Rys. 3-6 Okno Logowanie do systemu.
Aby zalogować się do wybranej firmy naciskamy przycisk Zaloguj.
UWAGA
Przy kolejnych uruchomieniach programu okno Logowanie do systemu pojawi
się od razu po starcie. Program będzie pamiętał ostatni wybrany i użyty sposób
logowania. Mogą się też pojawić problemy z zalogowanie do bazy danych, gdy
użytkownik niepoprawnie wpisze dane w oknie logowania, tj. podane zostaną
nieprawidłowo login i/lub hasło. Program poinformuje nas o tym wyświetlając
odpowiedni komunikat.
MXBUFV2007P0001
3–5
Jeśli zdarzy się, że wprowadzone dane są błędne tj. podaliśmy nieprawidłową nazwę użytkownika
i/lub hasło, to pojawi się okienko informujące o niepowodzeniu logowania.
Rys. 3-7 Komunikat informujący o wprowadzeniu nieprawidłowego loginu lub hasła.
Jeśli wprowadzone dane są prawidłowe zostaniemy zalogowani do bazy.
UWAGA
W przypadku, pozostawienia otwartej aplikacji i zaprzestania w niej pracy, z uwagi na inne obowiązki, program pozwala szybko na zidentyfikowanie bazy
dany, w której jesteśmy zalogowani. W lewym dolnym rogu okna głównego
programu wyświetlona jest informacja o nazwie bazy, w której pracujemy,
a także jako który użytkownik aplikacji, w momencie otwarcia budżetu pojawi
się tam również informacja o nazwie otwartego budżetu.
Rys. 3-8 Informacje wyświetlone w dolnym pasku okna programu.
Przy kolejnych uruchomieniach programu okno Logowanie do systemu pojawi się od razu po jego
starcie.
Pierwsze logowanie do nowo utworzonej firmy wiąże się z podaniem danych firmy. W oknie Dane
firmy, które się pojawi, należy wprowadzić nazwę firmy, jej kod (w tym momencie zostanie on ustawiony) oraz NIP (dozwolony format NIP to XXX-XX-XX-XXX lub XXX-XXX-XX-XX).
Rys. 3-9 Okno, w którym podajemy dane firmy.
Następnie, w kolejnym oknie, należy podać numer seryjny – ten sam, który został podany podczas
instalacji programu.
3–6
Rys. 3-10 Okno, w którym wpisujemy nr seryjny.
Program poinformuje, że dane firmy posiadają 60-dniowe ograniczenie czasowe. Aby je usunąć, należy aktywować firmę poprzez wprowadzenie kodu aktywacji otrzymanego po wysłaniu zgłoszenia
danych firmy do Działu Aktywacji Sage Symfonia. (patrz dokument: Aktywacja.pdf)
Rys. 3-11 Informacja o ograniczeniu czasowym.
Tworzenie użytkowników i przypisywanie praw
Aby osoby związane z procesem budżetowania w firmie mogły rozpocząć swoją prace z programem,
należy im to umożliwić poprzez utworzenie użytkowników w bazie danych i przypisać im odpowiednie prawa.
Rys. 3-12 Menu Administracja.
W oknie Użytkownicy Systemu Symfonia (menu Administracja/Użytkownicy) można dodawać
użytkowników programu i przypisywać im prawa do wykonywania określonych operacji w programie.
MXBUFV2007P0001
3–7
Rys. 3-13 Okno Użytkownicy systemu Symfonia zakładka Właściwości.
Na początku powinien w bazie danych zostać utworzony przynajmniej jeden użytkownik, który będzie
zajmował się konstruowaniem struktury budżetu przedsiębiorstwa w programie. Takiemu użytkownikowi powinno się przypisać zestaw praw o nazwie Architekt budżetu, bowiem ten zestaw daje takie
możliwości i pozwoli na wyświetlenie i użycie opcji dostępnych z menu głównego Projektowanie
budżetu.
Gdy do bazy danych zalogują się użytkownicy z mniejszymi uprawnieniami, to pozycje nie związane
z ich uprawnieniami będą niedostępne w menu. Takie zachowanie jest normalną pracą programu i
wynika z przypisanych w programie praw, które decydują o tym, jakie pozycje w menu zostaną wyświetlone i będą możliwe do użycia. Ponadto zastosowanie takiego systemu pozwala na zachowanie
poufności danych w firmie.
Należy jeszcze pamiętać, że w niektórych oknach programu użytkownicy mogą mieć tylko możliwość
przeglądania danych i będzie to wynikiem posiadanych praw.
Administrator sieci w firmie, z uwagi na nieznajomość wszystkich powiązań i zmian zachodzących w
przedsiębiorstwie, może nadać osobie będącej Architektem budżetu także uprawnienia Administratora. Winien on jednak pamiętać by Architekt znał zasady przyjętego systemu ochrony danych. Wtedy
Architekt będzie mógł sam tworzyć użytkowników w bazie danych i nadawać im podstawowe uprawnienie – Użytkownika modułu SYMFONIA Budżetowanie Forte. W dalszej swej pracy Architekt
będzie przypisywał osoby odpowiedzialne do poszczególnych szczebli struktury ośrodków odpowiedzialności (jako Kierownika ośrodka), a także do arkuszy budżetowych (jako osobę odpowiedzialna za
arkusz). Przez takie przypisanie nabędą oni odpowiednie zestawy praw automatycznie.
UWAGA
Przyporządkowanie osoby do użytkownika jest operacją niezbędną, by właściwi użytkownicy nabyli odpowiednie prawa i mogli pracować w programie.
3–8
Rys. 3-14 Okna: Użytkownicy systemu Symfonia – Lista osób.
UWAGA
Przy definiowaniu użytkownika możliwe jest dodanie Osoby. Dane tu wpisane
będą dostępne na liście osób odpowiedzialnych możliwych do przypisania do
Ośrodka odpowiedzialności jako Kierownik ośrodka lub jako Osoba odpowiedzialna za arkusz.
UWAGA
Lista osób będzie też dostępna z menu Projektowanie budżetu (Osoby), a także
zostanie wypełniona automatycznie po wykonaniu mapowań (powiązań) Pracowników z modułów współpracujących z Budżetowaniem Forte.
UWAGA
Jeśli przyporządkowanie osoby do ośrodka odpowiedzialności lub arkusza budżetowego nastąpi po powiązaniu osoby z użytkownikiem Systemu Symfonia®,
to odpowiednie prawa w programie Symfonia® Budżetowanie Forte zostaną
nadane automatycznie. Taka kolejność wykonywania operacji jest zalecana.
UWAGA
Jeśli przyporządkowanie osoby do ośrodka odpowiedzialności lub arkusza budżetowego nastąpi wcześniej niż powiązanie osoby z użytkownikiem Systemu
Symfonia®, należy wejść do okna Użytkownicy Systemu Symfonia i nadać użytkownikowi odpowiednie prawa. W przytoczonym przykładzie będą to odpowiednio zestawy praw: Kierownik ośrodka odpowiedzialności lub Osoba odpowiedzialna za arkusz.
UWAGA
W systemie Symfonia® możemy również dodawać pracowników wprowadzając
Imię, Nazwisko, Kod i Datę urodzenia. Pracownicy ci dodawani są do słownika
osób z losowo wygenerowanymi wpisami w polach Kod, Pesel i NIP. Dane
zawarte w tych polach będziemy mogli w późniejszym czasie edytować korzystając z okna Lista osób. W ten sposób można wprowadzić rzeczywiste wartości. Aby dodać pracownika wybieramy z menu Projektowanie budżetu pozycję
Pracownicy.
MXBUFV2007P0001
3–9
Rys. 3-15 Okno Użytkownicy systemu Symfonia zakładka Zestawy praw dla użytkownika.
Ważne jest, jaki rodzaj logowania przypisujemy użytkownikowi (możliwości wyboru: Rodzaj logowania: Standardowe lub Zintegrowane). Logowanie standardowe przypisujemy do konta, które
zakładamy tylko w programie SYMFONIA® Budżetowanie Forte, a logowanie zintegrowane, gdy
przyporządkowujemy zestawy praw do konta istniejącego w systemie operacyjnym.
Rys. 3-16 Okno Zestawy praw użytkowników zakładka Właściwości zestawu praw.
Jako administrator w bazie danych (użytkownik z przypisanym zestawem praw - Administrator
praw) mamy możliwość dodawania nowego zestawu praw (przycisk Dodaj), edycji istniejącego zestawu praw (przycisk Edytuj), lub usuwania zestawu praw (przycisk Usuń). Na zakładce Prawa w
zestawie mamy możliwość (po wybraniu przycisku Edytuj) przypisania (lub odebrania) praw do wykonywania poszczególnych operacji do wskazanego zestawu praw.
UWAGA
Użytkownik nabywa odpowiednie prawa w programie Symfonia® Budżetowanie
Forte po przypisaniu go do określonych obiektów w programie (np. ośrodka
odpowiedzialności lub arkusza budżetowego).
3 – 10
Rys. 3-17 Okno Zestawy praw użytkowników zakładka Prawa w zestawie.
Wybierając zakładkę Użytkownicy z nadanym zestawem praw możemy zobaczyć, którym użytkownikom przypisane są określone zestawy praw.
Rys. 3-18 Okno Zestawy praw użytkowników zakładka Użytkownicy z nadanym zestawem praw.
Program umożliwia selekcję uprawnień przez określenie użytkowników i zdefiniowanie zakresu ich
uprawnień w systemie. Niezbędne jest powiązanie zadań osób, które będą pracować w programie, z
dostępnymi zestawami uprawnień, a nawet (jeśli zachodzi taka konieczność) z pojedynczymi uprawnieniami.
MXBUFV2007P0001
3 – 11
Prawidłowa konfiguracja ułatwi realizację poprawnego i bezproblemowego wykorzystywania programu przez użytkowników.
Program umożliwia pracę tylko tym osobom, które wcześniej zostały wpisane na listę jako użytkownicy programu. Aby uniemożliwić niepowołany dostęp do danych firmy, każdy użytkownik ma możliwość zabezpieczenia swoich uprawnień indywidualnym hasłem dostępu, podawanym w momencie
rozpoczynania pracy z firmą. Wymagany stopień złożoności hasła zależy od ustawień w programie
poczynionych uprzednio przez administratora.
UWAGA
Więcej informacji na temat administracji systemem SYMFONIA® Forte można
znaleźć w dokumencie Administracja Systemem SYMFONIA® Forte.
Wszelkie operacje związane z logowaniem, wylogowywaniem, tworzeniem nowej firmy lub przyłączeniem istniejącej wykonujemy z menu System.
Rys. 3-19 Menu :System.
Po zalogowaniu się Architekt budżetu będzie mógł rozpocząć pracę nad budżetem.
Uruchomienie programu na kolejnym stanowisku
Jeśli uruchamiamy program Symfonia® Budżetowanie Forte na kolejnych stanowiskach pracy, należy
z menu System wybrać opcję Dołącz istniejącą firmę…
Rys. 3-20 Menu Dołącz istniejącą firmę.
W oknach, które kolejno ukażą się, mamy możliwość wyboru bazy, na której będziemy pracować.
Można też zmienić konfigurację połączenia do serwera MS SQL oraz zmienić konfigurację połączenia
do bazy danych. Jeśli nie zmieniamy parametrów połączenia do serwera MS SQL albo parametrów
połączenia do bazy, to zatwierdzamy tylko ukazujące się informacje.
3 – 12
MXBUFV2007P0001
3 – 13
Po zatwierdzeniu dodawania bazy, poprzez naciśnięcie przycisku Zakończ, możemy zalogować się do
dodanej firmy. Aby to uczynić z menu System wybieramy pozycję Zaloguj do…
Rys. 3-24 Okno Logowanie do systemu.
Po wprowadzeniu informacji do pól Użytkownik i Hasło (lub zaznaczenia pola Logowanie zintegrowane) oraz wybraniu firmy z listy Firma, naciskamy przycisk Zaloguj i jeśli wszystkie informacje
były poprawnie podane, zostaniemy zalogowaniu do programu Symfonia® Budżetowanie Forte.
Praca z budżetem
Część pierwsza
Planowanie i budżetowanie wymaga myślenia abstrakcyjnego i umiejętności przejrzystego rozplanowania wszystkich ważnych i newralgicznych, z punktu widzenia działalności firmy, miejsc i zdarzeń
w życiu przedsiębiorstwa w kolejnych latach swego istnienia. W tym wszystkim najważniejsze jest
stworzenie takiej struktury w przedsiębiorstwie, by przepływ informacji był klarowny i pozwalał na
szybką i sprawną komunikację na każdym szczeblu. Dlatego też osoba zajmująca się budżetowaniem
ma trudne i żmudne zadanie stworzenia takiej struktury budżetu, która będzie zawierać dane pozwalające na rzetelne i czytelne odzwierciedlenie planowanych i realizowanych działań gospodarczych w
firmie.
W tym celu należy, przy współpracy z działem finansowym, zarządem i osobami zaangażowanymi w
rozwój firmy, opracować szczegóły dotyczące zakresu oczekiwanego raportowania z wielkości planowanych i realizowanych szeroko rozumianych przychodów i kosztów działalności firmy.
Zatem ważne jest ujednolicenie szeroko pojmowanego systemu finansowo-księgowego, w taki sposób,
by informacje gromadzone w tym systemie można łatwo między sobą powiązać i stworzyć stabilną
strukturę, zawierającą podstawowe dane umożliwiające podejmowanie strategicznych decyzji zarządczych. Wymienione tu czynności wstępne nie są przedmiotem niniejszego opracowania.
Program Budżetowanie Forte został przystosowany do współpracy z pozostałymi modułami Systemu
SYMFONIA® Forte, dlatego też, dla pełnej współpracy na oczekiwanym poziomie, należy pamiętać o
zdefiniowaniu struktury pozwalającej na powiązanie danych między modułami. Na uwadze należy
mieć dane zawarte w module Finanse i Księgowość Forte oraz Handel Forte, z których to można pobierać dane o realizacji budżetu.
W tym zakresie Architekt budżetu ma najtrudniejsze zadanie, bowiem to on będzie dokonywał powiązania tych danych.
Dobrze zdefiniowany i opracowany system ewidencji danych księgowych i system sprzedaży, ewidencji kosztów oraz obrotu magazynowego umożliwi mu łatwe i szybkie opracowanie struktury budżetu (patrz temat: Import wartości do określonego wykonania budżetu).
Jednak nim do tego dojdziemy należy w programie utworzyć budżet.
Definiowanie budżetu
Po szeregu działań zmierzających do opracowania jednolitej struktury danych (także sprawozdawczych), Architekt budżetu może przejść do odzwierciedlenia tej struktury w programie, a dokładnie w
bazie danych. Pierwszą czynnością jaką musi wykonać to utworzenie budżetu.
Z dostępnego dla Architekta budżetu menu Budżetowanie powinien wybrać opcję Nowy budżet.
Pozwoli to na wyodrębnienie budżetu jako osobnego bytu w bazie danych i nadania mu ram czasowych jego obowiązywania, a wybrana jednostka czasu (dzień, miesiąc, rok) posłuży na stworzenie
nowego słownika, a w konsekwencji stanie się jednostką czasu, w której będziemy budżetować.
4–2
Rys. 4-1 Okno Nowy budżet.
Rys. 4-2 Okno Pusty budżet.
W następnym kroku zalecane jest zdefiniowanie:
•
struktury ośrodków odpowiedzialności, która bardzo często odpowiada strukturze organizacyjnej obowiązującej w firmie (patrz: Tworzenie struktury budżetu),
•
słowników, kategorii budżetowych i struktur kategorii budżetowych. Działanie to mo-
żemy przeprowadzić ręcznie, poprzez wprowadzanie danych nie powiązując ich jeszcze z
danymi w modułach współpracujących. Do tego można wykorzystać opcje dostępne w
menu Projektowanie budżetu (patrz także: Definiowanie słowników, kategorii budżetowych i struktur kategorii budżetowych).
Zdefiniowane struktury kategorii budżetowych mogą później zostać wykorzystane podczas tworzenia
tabel budżetowych.
MXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
4–3
Rys. 4-3 Menu Projektowanie budżetu.
Możemy także pominąć etap ręcznego tworzenia słowników, kategorii i struktur kategorii.
W tym samym menu możemy skorzystać z opcji Mapowanie i import danych. Jeśli wybierzemy tę
metodę działania, od razu dokonamy powiązania danych budżetu z danymi z realizacji, tzn. że między
innymi wykorzystane zostaną dane zwarte w słownikach (np. takich jak wykaz towarów lub kontrahentów) istniejących w programach SYMFONIA® Finanse i Księgowość Forte lub SYMFONIA®
Handel Forte.
UWAGA
Struktura ośrodków odpowiedzialności wymaga powiązania z danymi we
współpracujących modułach. Umożliwi to na prawidłowe przesyłanie danych z
realizacji i wypełnianie ich w odpowiednich tabela budżetowych.
Definiowanie słowników, kategorii budżetowych i struktur kategorii budżetowych
Do definiowania słowników, kategorii budżetowych i struktur kategorii budżetowych możemy przejść
wybierając odpowiednią pozycję w menu Projektowanie budżetu.
Kategorie budżetowe jak i struktura kategorii jest dostępna także z okna Eksploratora budżetu. Poprzez dwukrotne kliknięcie myszą na nazwie pozycji lub jednokrotne kliknięcie prawym klawiszem
myszy na nazwie pozycji i wybranie z menu podręcznego pozycji Otwórz możemy bezpośrednio dostać się do tych opcji.
Okno Eksplorator budżetu, przy pierwszym uruchomieniu programu nie jest uruchamiane, użytkownik może wywołać to okno wykorzystując do tego odpowiednią opcje z menu główne Budżetowanie.
UWAGA
Dostępność do okna Eksplorator budżetu jest o tyle ważna, że w nim wykonywanych jest wiele podstawowych działań mających na celu stworzenie budżetu.
Rys. 4-4 Menu Budżetowanie.
Jednak by tworzenie budżetu dokonywane było już tylko o oknie Eksplorator budżetu, mamy jeszcze
(jako Architekt budżetu) do wykonania wiele niezbędnych czynności.
W oknie Słowniki możemy zarządzać (tzn. dodawać, modyfikować lub usuwać) słownikami dostępnymi w Systemie Symfonia® Forte. Słowniki będziemy później wykorzystywać przy tworzeniu kategorii budżetowych.
Przykład
Jeśli będziemy chcieli budżetować w podziale na rodzaje usług Architekt może stworzyć nowy słownik nazwać go np. Rodzaje usług i dodać do niego odpowiednie elementy.
4–4
Rys. 4-5 Okno Słownik.
Następnie na podstawie tego słownika Architekt może stworzyć kategorię budżetową. Czynność ta
może być wykonana w oknie Kategorie budżetowe, ale nie jest to jedyna możliwość. Program został
tak skonstruowany, że dokonać tego można zaraz po utworzeniu słowników, tworząc nowe kategorie
w trakcie tworzenia struktury kategorii budżetowych. Kilka kategorii budżetowych może składać się
na strukturę kategorii budżetowych.
Rys. 4-6 Okno Kategorie budżetowe.
Zatem nie zachodzi bezpośrednia konieczność tworzenia od razu ze wszystkich słowników kategorii
budżetowych. W razie potrzeby będzie to można zrealizować później.
Raz stworzone słowniki są bowiem dostępne dla wszystkich budżetów w bazie danych i nie muszą
być one wykorzystywane w następnych latach.
Przykład
Mamy następujące kategorie: Linia Produktów, Produkty, Koszty produkcji. Z tych trzech kategorii
możemy stworzyć strukturę kosztów produkcji umożliwiającą pozyskanie szczegółowych danych o
MXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
4–5
kosztach przypadających na produkcję konkretnego produktu z danej linii i/lub kosztów produkcji
całej linii i/lub całej produkcji planowanej.
Dodatkowo program dokonuje wizualizacji tworzonej struktury kategorii budżetowej, co jest przydatne, jeśli utworzona struktura ma nieuporządkowane kategorie i/lub pozycje budżetowe. Wtedy łatwo
poprzez przesuniecie w górę lub w dół odpowiedniej kategorii i/lub pozycji w strukturze można dokonać korekty.
Rys. 4-7 Okno Struktury kategorii budżetowych.
Należy też wiedzieć, że operacja powiązania danych z modułów współpracujących pozwala na tworzenie słowników, kategorii i struktur kategorii budżetowych.
Pod tym względem program jest bardzo elastyczny i pozwala na szybkie stworzenie struktury kategorii budżetowych niezbędne do dalszych czynności związanych z budżetowaniem i planowaniem.
Tworzenie struktury budżetu
Jak już wspomniano wcześniej Architekt budżetu powinien zbudować Strukturę ośrodków odpowiedzialności. Może to zrobić korzystając tylko z okna Eksplorator budżetu.
Należy w tym celu otworzyć wcześniej utworzony budżet, jeśli nie jest on jeszcze widoczny w oknie
Eksplorator budżetu. Budżet jest pokazywany w formie struktury drzewiastej. Na ostatniej pozycji
będzie znajduje się Struktura ośrodków odpowiedzialności. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy
na tej pozycji pozwoli wybrać z menu podręcznego Nowy, a następnie Ośrodek. W oknie, które zostanie otwarte, będzie można dodać pierwszy, główny ośrodek odpowiedzialności.
Rys. 4-8 Okno Eksplorator budżetu – menu podręczne.
W analogiczny sposób budujemy całą strukturę ośrodków odpowiedzialności, klikając na poszczególnych ośrodkach prawym klawiszem myszy i wywołując z menu podręcznego pozycje Nowy Ośrodek.
W ten sposób tworzymy strukturę drzewiastą, w której widać zależności i powiązania poszczególnych
ośrodków odpowiedzialności między sobą.
Ośrodki są zapamiętywane w słowniku i wykorzystując je tworzymy całą strukturę ośrodków odpowiedzialności. Z dodanych w ten sposób elementów słownika będzie można korzystać w innych bu-
4–6
dżetach, ale każdy budżet może mieć inną strukturę ośrodków odpowiedzialności, zatem przy tworzeniu nowego pustego budżetu strukturę ośrodków odpowiedzialności buduje Architekt od nowa.
Architekt budżetu tworząc strukturę ośrodków odpowiedzialności może od razu przypisywać osoby za
nie odpowiedzialne. Jeśli tego nie uczyni, będzie mógł tą operację wykonać poprzez okno Szczegóły.
UWAGA
Architekt budżetu winien zapoznać się z systemem nadawania praw opisanym
w temacie Uruchomienie programu i ustawienia administracyjne.
Tworzenie i projektowanie arkuszy
Do każdego ośrodka odpowiedzialności Architekt budżetu będzie mógł utworzyć arkusze budżetowe.
W arkuszach tych odbędzie się planowanie budżetu oraz sprawdzenie stopnia wykonania budżetu, a
także następuje wyliczenie wartościowe wskaźników rotacji (Cash-flow).
Rys. 4-9 Okno Eksplorator budżetu – menu podręczne.
Dodany arkusz powiązany jest z miejscem w strukturze ośrodków odpowiedzialności. Widać to dokładnie w Eksploratorze budżetu.
UWAGA
Ważne jest by nazwy arkuszy nadawanie były tak, by można było je później
odróżnić przy tworzeniu arkuszy zbiorczych.
Rys. 4-10 Okno Eksplorator budżetu.
Wszystkie arkusze projektuje Architekt budżetu. On także przypisuje do niego osobę odpowiedzialną
za wypełnienie go danymi. W gestii Architekta budżetu jest także przygotowanie tabel budżetowych
na arkuszu, a także nadanie im odpowiedniej szaty graficznej, poprzez wstawienie różnego rodzaju
obiektów takich jak: etykiety, pola tekstowe, linki oraz metryczki arkusza.
UWAGA
Tabele budżetowe także są obiektami w rozumieniu aplikacji, z tą różnicą, że to
do nich wprowadzone zostaną wielkości budżetowane.
MXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
4–7
Rys. 4-11 Okno Szczegóły arkusza budżetowego.
UWAGA
Otwarcie arkusza następuje poprzez dwukrotne kliknięcie myszą na jego nazwie lub jednokrotne kliknięcie prawym klawiszem myszy na nazwie i wybranie
z menu podręcznego pozycji Otwórz.
Aby wstawić do arkusza obiekt można skorzystać z menu podręcznego. W tym celu klikamy prawym
klawiszem myszy na pustej przestrzeni arkusza. Z rozwiniętego menu wybieramy obiekt, który chcemy wstawić.
Rys. 4-12 Menu podręczne arkusza budżetowego.
Najważniejszym obiektem jest tabela budżetowa, ponieważ to za jej pomocą będzie tworzony i kontrolowany budżet. Do komórek w tabeli budżetowej możemy bezpośrednio wpisywać budżetowane
wielkości. W tabelach można również definiować formuły wyliczające wartości – czyni to Architekt
budżetu na etapie projektowania arkusza. Odwołanie do wartości następuje przez podanie miejsca
(adresu), z którego ma być pobrana wielkość.
UWAGA
Osoba odpowiedzialna za arkusz może jedynie wprowadzać budżetowane wartości do zaprojektowanego przez Architekta Budżetu arkusza.
Adresowanie komórek wygląda podobne jak w arkuszu kalkulacyjnym. Adres konkretnej komórki
powstaje poprzez „złożenie” adresów kolumny i wiersza, na przecięciu których znajduje się komórka.
Inaczej jednak niż w arkuszu kalkulacyjnym, adresy kolumny i wiersza są tutaj terminami związanymi
z budżetowanymi wartościami. Np. jeśli budżetujemy sprzedaż i w kolumnach mamy podział na miesiące, a w wierszach na produkty, to adres komórki związany jest ze sprzedażą konkretnego produktu
w określonym miesiącu.
4–8
Rys. 4-13 Arkusz budżetowy.
Aby uzyskać więcej informacji na temat definiowania formuł, należy zapoznać się z informacjami
zamieszczonymi w pliku Formuly.chm.
UWAGA
Przeliczenie formuł następuje po zapisaniu danych liczbowych wprowadzonych
ręcznie i wybraniu opcji Przelicz Wszystko (opcja dostępna w menu arkusza).
Program daje również możliwość stosowania arkuszy zbiorczych, które agregują informacje pochodzące z innych arkuszy. Arkusze zbiorcze nie podlegają akceptacji.
W czasie tworzenia arkuszy budżetowych program pozwala na wskazanie istniejącego już arkusza, na
postawie którego zostanie utworzony nowy arkusz. Ważne jest to, że tak utworzony arkusz będzie
zawierał tabele dokładnie takie same jakie znajdują się w arkuszu podstawowym. Istnieją także możliwość, że poza tabelami zostaną także skopiowane wartości z arkusza. Opcja skopiuj wartości dostępna jest tylko dla arkuszy budżetowych nie będących arkuszami zbiorczymi.
Arkusze zbiorcze także można tworzyć na podstawie istniejącego arkusza. Wtedy dane zawarte w
arkuszu będą już zsumowane i przedstawione w tabelach istniejących w arkuszu podstawowym. Jeśli
któraś tabela nie występuje w arkuszy podstawowym, a występowała w arkuszach wskazanych do
utworzenia arkusza zbiorczego należy taką tabelę dodać, a dane zostaną w niej sumowanie i wyświeMXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
4–9
tlone automatycznie. Dokładnie tak samo zachowają się dane w tabelach dodawanych w arkuszu
zbiorczym tworzonym jako pustym.
Dodatkowym atutem tabel zbiorczych jest to, że jeśli dane na arkuszach, z których był tworzony
zbiorczy, ulegną zmianie, to zmiany te zostaną uwzględnione i arkusz zbiorczy zawsze będzie przedstawiał dane aktualne.
W każdym arkuszu użytkownik ma możliwość dodawania własnych wierszy i kolumn, a w nich
wprowadzać formuły sumujące. Opcja ta dostępna jest pod prawym klawiszem myszy użytym na nagłówku wiersza lub kolumny.
UWAGA
Dane zawarte w dodanych przez użytkownika wierszach lub kolumnach nie
podlegają automatycznemu sumowaniu na arkuszach zbiorczych.
Rys. 4-14 Menu arkusza budżetowego - Widoki/Widok tabel/Pokaż nazwy.
Program pozwala na ocenę stanu zawansowania prac nad budżetem poprzez oznaczanie stanu arkuszy
budżetowych. Aby było to możliwe należy włączyć kontrolę obiegu arkuszy.
I tak na początku arkusz przyjmuje stan początkowy - projektowanie. Oznacza to, że arkusz jest
jeszcze w gestii Architekta i nie został o oddany do wypełnienia danymi przez osoby odpowiedzialne.
Jeśli Architekt przekaże je do wypełnienia stan zmieni się na: oddelegowany do wypełnienia. W tym
stanie arkusz jest w gestii osoby odpowiedzialnej za wypełnienie arkusza.
UWAGA
Dzięki przypisaniu do arkusza osoby za niego odpowiedzialnej uzyskuje ona
prawo do jego wypełniania.
UWAGA
Architekt z racji swoich uprawnień może także uzupełniać dane na oddelegowanych do wypełnienia arkuszach.
Osoba odpowiedzialna po zakończeniu swoich działań zmienia stan arkusz na: przedstawiony do
akceptacji. Stan ten zakłada, że wszystkie dane zostały już uzupełnione. Teraz w gestii Kierownika
ośrodka lub Architekta jest sprawdzenie wprowadzonych danych. Jeśli dane nie budzą zastrzeżeń są
akceptowane i arkuszowi nadaje się status zaakceptowany, natomiast gdy dane nie są kompletne lub
odbiegają od założeń, arkusz może zostać odrzucony - oddelegowany do wypełnienia. Oznacza to,
że powróci on do osoby odpowiedzialnej za arkusz.
Operacji zmiany stanu arkusza dokonujemy z okna Szczegóły danego arkusza.
4 – 10
Część druga
Wypełnianie arkuszy danymi
Użytkownik programu, który został wybrany przez Architekta budżetu jako osoba odpowiedzialna za
arkusz, będzie miał prawa do arkusza zezwalające na wprowadzenie danych planowanego budżetu.
Przy pierwszym logowaniu się do bazy danych, program wyświetli okno Otwórz budżet, w którym
użytkownik winien dokonać wyboru budżetu, nad którym chce pracować.
UWAGA
Przy kolejnych uruchomieniach programu, dokonany wybór budżetu będzie
pamiętany.
Po wyborze budżetu dalsze czynności winien wykonać w oknie Eksplorator budżetu, w nim bowiem
dokona otwarcia arkusza budżetowego, za który jest odpowiedzialny. Znajdzie go w strukturze ośrodków odpowiedzialności pod ośrodkiem, do którego należy jego arkusz budżetowy.
Po otwarciu arkusza użytkownik powinien wypełnić arkusz danymi. Jest to możliwe, gdy mamy ustawiony widok Budżet (menu arkusza: Zakres danych).
Rys. 4-15 Menu arkusza budżetowego – Budżet.
Dane mogą być wprowadzane i uzupełniane bezpośrednio do komórek tabeli budżetowej, lub poprzez
pole Formuła.
Dane możemy wprowadzać bezpośrednio do komórek tabeli budżetowej, lub poprzez pole Formuła.
MXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
Rys. 4-16 Arkusz budżetowy.
4 – 11
4 – 12
Istnieje także możliwość „przeklejania” wartości arkusza kalkulacyjnego. W tym celu zaznaczamy na
arkuszu interesujący nas obszar danych i wybieramy polecenia Kopiuj. Następnie w arkuszu budżetowym wybieramy pierwszą (lewą górną) komórkę i z menu Edytuj wybieramy polecenie Wklej specjalnie. Jeśli kopiowane dane są danymi liczbowymi to zostaną one wprowadzone do komórek w arkuszu budżetowym. Jeśli zaznaczyliśmy do kopiowania dane inne niż liczbowe to po ich wklejeniu do
komórek arkusza budżetowego zostaną wprowadzone wartości zerowe.
Jeśli włączony jest obieg arkuszy to Osoba odpowiedzialna za arkusz po wypełnieniu arkusza zmienia
jego stan (korzystając z okna Szczegóły) na: Przedstawiony do akceptacji kierownikowi. Od tego
momentu nie może już nic zmienić na arkuszu. Arkusz jest teraz w gestii Kierownika ośrodka odpowiedzialności, do którego ten arkusz należy, lub Architekta Budżetu (w zależności od ustawień obowiązujących w programie).
Drukowanie arkusza budżetowego
Istnieje możliwość tworzenia wydruków tabel budżetowych z wprowadzonymi danymi. W tym celu
przy otwartym arkuszu klikamy na ikonę Wydruk arkusza. Ukazuje się standardowe „windowsowe”
okno wydruku w którym możemy wybrać drukarkę, na którą będziemy kierować wydruk, mamy możliwość określenia zakresu wydruku oraz liczby kopii.
Rys. 4-17 Okno Drukowanie.
Obieg arkuszy
Z uwagi na potrzeby poszczególnych firm, istnieje w programie mechanizm, który pozwala na kontrolę procesu budżetowania.
Jest to czynność zarówno administracyjna jak i czynność zależna od wymagań firmy, dlatego ważne
jest by Architekt dokonał wyboru ustawień, bo to od nich będzie zależało na jakich zasadach będzie
odbywał się proces akceptacji budżetu.
Parametry dotyczące obiegu arkuszy ustawia się w oknie Parametry obiegu arkuszy (menu Administracja/Parametry obiegu arkuszy).
UWAGA
Ustawienia Parametry obiegu arkuszy dotyczą aktualnie wybranego budżetu i
możliwe jest ich ustawienie tylko wtedy, gdy budżet jest otwarty do edycji.
MXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
4 – 13
Rys. 4-18 Okno Parametry obiegu arkuszy.
Opcje, dostępne w oknie, pozwalają na ustawienie akceptacji arkuszy budżetowych przez Kierownika
ośrodka odpowiedzialności, do którego należy arkusz, lub bezpośrednio przez Architekta budżetu,
a także na to czy w ogóle potrzebne jest kontrolowanie obiegu arkusza (zaznaczone pole kontrola
obiegu arkuszy).
Domyślnie kontrola obiegu arkuszy jest włączona.
Stany, jakie może przyjmować arkusz, omówione są w punkcie Stany arkusza budżetowego w temacie Pojęcia podstawowe.
Akceptacja budżetu
Proces akceptacji budżetu zaczyna się od chwili ukończenia prac w arkuszach przez osoby odpowiedzialne za nie. One bowiem przekazują je do akceptacji przez Kierownika ośrodka odpowiedzialności
(lub Architekt budżetu). Jeśli dane budżetowe wymagają korekty i nie mogę zostać zaakceptowane, to
możliwe jest ich przekazanie osobie odpowiedzialnej do skorygowania. Odbywa się to poprzez zmianę stan arkusza na: odrzucony – oddelegowany do wypełnienia. Arkusz powraca do osoby odpowiedzialnej za jego wypełnienie. Jeśli kierownik akceptuje arkusze, kieruje je do zaakceptowania do kierownika umiejscowionego wyżej w strukturze ośrodków odpowiedzialności. Dzieje się tak aż momentu, gdy arkusze znajdą się w gestii kierownika ośrodka położonego najwyżej w strukturze. Kierownik
tego ośrodka kieruje arkusze do zaakceptowania do Architekta Budżetu. Jeśli Architekt Budżetu akceptuje arkusz, zmienia jego stan na: zaakceptowany. Może także arkusze odrzucić i wracają one wtedy do osób odpowiedzialnych za nie.
UWAGA
Arkusze zbiorcze, czyli takie, które agregują informacje pochodzące z innych
arkuszy nie podlegają akceptacji.
Jeśli zostaną zaakceptowane wszystkie arkusze budżetowe, do których wprowadzano dane, to architekt budżetu może zaakceptować budżet. Jeżeli dany budżet zostaje zatwierdzony do realizacji, należy
go oznaczyć jako obowiązujący. Robimy to korzystając z menu podręcznego (wywołanie okna: prawy przycisk myszy na nazwie budżetu).
Rys. 4-19 Menu podręczne arkusza Zaakceptuj budżet.
Po wybraniu z menu pozycji Zaakceptuj budżet zostanie wywołane okno Zaakceptuj budżet.
4 – 14
Rys. 4-20 Okno Zaakceptuj budżet.
W oknie tym możemy zaakceptować budżet.
UWAGA
Akceptacja budżetu jest czynnością nieodwracalną.
W oknie Zaakceptuj budżet możemy także ustawić budżet jako obowiązujący (poprzez zaznaczenie
pola ustaw budżetowi stan 'obowiązujący'). Ustawić budżet jako obowiązujący będziemy mogli
ustawić także później, korzystając z okna Szczegóły związanego z budżetem (wywołanie okna: prawy
przycisk myszy na nazwie budżetu i wybieramy pozycję Szczegóły). W oknie tym .możemy także
zobaczyć aktualny stan budżetu.
Rys. 4-21 Okno Szczegóły budżetu.
Właściwości zaakceptowanego budżetu:
•
nie można wprowadzać zmian na arkuszach służących do wprowadzania danych,
•
nie można dodawać ani usuwać ośrodków odpowiedzialności ze struktury,
•
nie można zmieniać stanów arkuszy,
•
nie można zmieniać parametrów obiegu arkuszy,
•
można tworzyć i usuwać tylko arkusze zbiorcze,
•
można zmieniać przypisania osób odpowiedzialnych do ośrodków,
•
można zmieniać nazwy ośrodków,
•
można zmieniać nazwy arkuszy.
Import wartości do określenia wykonania budżetu
Wartości do porównania wykonania budżetu pozyskujemy poprzez import z programów Symfonia®
Finanse i Księgowość Forte lub Symfonia® Handel Forte.
MXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
4 – 15
Jeśli Architekt budżetu na etapie tworzenia budżetu i jego struktury wykorzystał możliwość powiązania danych z modułów współpracujących przechodzimy od razu do importu danych.
UWAGA
Jeśli dane nie były przez Architekta uzgadniane i powiązane na etapie definiowania struktury, może się okazać, że z uwagi na rozbieżność danych nie
ma możliwości ich powiązania.
Zanim przystąpimy do importu będziemy musieli skonfigurować połączenia do baz danych programów Symfonia® Handel Forte i/lub Symfonia® Finanse i Księgowość Forte. Czynność tę wykonujemy wybierając pozycję Mapowanie i import danych z menu Projektowanie budżetu. Pojawi się
okno wyboru, w którym będziemy mogli wybrać odpowiednią aplikację (źródło danych).
Rys. 4-22 Okno Wybierz źródło danych.
W zależności od wybranego programu wyświetli się odpowiednie okno, w którym będziemy mogli
skonfigurować połączenie do bazy danych.
Okno służące do połączenia do bazy danych programu Symfonia® Finanse i Księgowość Forte oraz
programu Symfonia® Handel Forte różnią się nieznacznie od siebie. W obu musimy podać nazwę, pod
którą będziemy widzieli dane połączenia, serwer programu MS SQL, bazę danych do której podłączamy się, oraz użytkownika bazy danych. Natomiast przy podłączaniu się do bazy danych programu
Symfonia® Finanse i Księgowość Forte konieczne jest podanie użytkownika aplikacyjnego, czyli
użytkownika zdefiniowanego w programie Symfonia® Finanse i Księgowość Forte.
4 – 16
Rys. 4-23 Okno Nowe połączenie dla definiowania parametrów połączenia z bazą programu Symfonia® Handel Forte.
MXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
4 – 17
Rys. 4-24 Okno Nowe połączenie dla definiowania parametrów połączenia z bazą programu Symfonia® Finanse i Księgowość Forte.
Mamy także możliwość importu danych z pliku XML.
4 – 18
Rys. 4-25 Okno Nowe połączenie dla definiowania parametrów połączenia z plikiem XML.
Dokładniejszy opis dotyczący importu z pliku XML znajduje się w dokumentacji technicznej w pliku
import z pliku xml.pdf.
Okno Import z HM umożliwia przeprowadzenie mapowania danych pobieranych z bazy programu
Symfonia® Handel Forte oraz zdefiniowanie i przeprowadzenie importu danych wartościowych lub
ilościowych. Pobierać możemy wszystkie lub dowolne, wybrane wielkości.
MXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
4 – 19
Rys. 4-26 Okno Import z HM zakładka Mapowanie.
Proces mapowania polega na powiązaniu importowanych elementów słownikowych z elementami
bazy do której następuje import. Ustawienia mapowania są zapisywane na bieżąco, więc użytkownik
w dowolnym momencie może przerwać proces mapowania i powrócić do niego później w dowolnym
czasie.
Import wartości z programów Symfonia® Handel Forte i/lub Symfonia® Finanse i Księgowość Forte
odbywa się odpowiednio za pomocą okna Import z HM lub okna Import z FK z zakładki Import.
Import danych dokonujemy w celu porównania zaplanowanych wielkości budżetowych z faktycznie
osiągniętymi. Pozwoli to nam na określenie stopnia wykonania budżetu. Mamy możliwość decydowania jakie dane wartościowe lub ilościowe i z jakiego przedziału czasowego będziemy importować.
Dane spoza zakresu dat budżetu będą przy imporcie pomijane.
4 – 20
Rys. 4-27 Okno Import z HM zakładka Import.
Sprawdzenie stopnia wykonania budżetu i inne zestawienia
Po wykonaniu importu danych o realizacji z programów współpracujących, mechanizm wbudowany w
arkuszu budżetowym umożliwi wykonanie zestawienia pokazującego jak plan budżetowy jest realizowany.
Na arkuszach budżetowych po wybraniu z zakresu danych opcji Realizacja budżetu program wykona
wyliczenia procentowego wykonania planu w danych okresach czasowych określonych budżetem
i wyliczy różnice między wielkością planowaną a wielkością realizacji.
Rys. 4-28 Menu arkusza budżetowego – Realizacja budżetu.
MXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
Rys. 4-29 Arkusz budżetowy – realizacja budżetu.
4 – 21
4 – 22
Dodatkowym atutem arkuszy budżetowych jest możliwość wyliczenia przepływów finansowych dla
danych planowanych. Zestawienie takie zostanie wykonane, gdy użytkownik przełączy się na zakres
danych Cash-flow. Wyliczenie następuje po wcześniejszym określeniu Wskaźnika rotacji.
UWAGA
Cash-flow wyliczany jest na podstawie wskaźników rotacji. Jeśli nie zostaną
one określone. Zestawienie Cash-flow będzie pokazywać dane równy wartościom planowanym.
Rys. 4-30 Menu arkusza budżetowego – Cash-flow.
Zatem przed wykonaniem zestawienia należy zdefiniować wskaźniki rotacji, które pozwolą na przeliczenie wielkości planowanych według określonego wskaźnika.
Za pomocą wskaźników rotacji określamy ilość dni, jaka mija od powstania należności lub zobowiązania do związanej z tym zmiany stanu finansów. Wskaźnik ten wyrażony w dniach informuje o okresie oczekiwania na uzyskanie należności za swoją sprzedaż kredytowaną lub okresie spłaty zobowiązań wobec naszych kontrahentów. Zbyt długi cykl należności (wyrażony w dniach) świadczy o nieskutecznej polityce ściągania należności.
Wskaźniki rotacji definiujemy w oknie Wskaźniki rotacji.
Rys. 4-31 Okno Wskaźniki rotacji.
Po wybraniu zakładki Definicje możemy wprowadzić procentowe udziały (kolumna: Procentowy
udział) wpływu/spłaty w planowanych wielkościach budżetowych w podziale na czas w jakim ten
wpływ/ta spłata nastąpi (kolumna: Liczba dni na spłatę). Zerową liczbę dni przypisujemy płatnościom gotówkowym. Na kolejnej zakładce Wartości przypisujemy wybraną Strukturę kategorii budżetowych do wskaźnika rotacji.
Rys. 4-32 Okno Wskaźniki rotacji – definiowanie wskaźników.
UWAGA
Struktura kategorii budżetowej może być przyporządkowana tylko do jednego
wskaźnika.
MXBUFV2007P0001
Praca z budżetem
4 – 23
Gdy będziemy sprawdzać przepływy finansowe, to wyliczone wartości pojawią się po określonym
czasie w odpowiednich miesiącach.
UWAGA
Planując należy pamiętać, że brane pod uwagę są rzeczywiste liczby dni i 30
dni nie zawsze jest równe miesiącowi. Wobec tego planując przychody (lub
wydatki – w zależności od tego co budżetujemy) należy mieć to na uwadze, a
także pamiętać, że miesiąc luty jest wyjątkowy i ma 28 lub 29 dni, a niektóre
miesiące liczą po 31 dni.
Kolejnym atutem programu jest możliwość stworzenia przez Architekta, na podstawie danych planowanych, sprawozdań finansowych w skróconej formie. Po utworzeniu bazy danych w słownikach
dostępny jest predefiniowany słownik Pozycje sprawozdań finansowych zawierający pozycje bilansu i rachunku zysków i strat. Czy Architekt go wykorzysta zależy to od niego. Jeśli zostanie utworzona z tego słownika kategoria, a następnie struktura kategorii pozwoli to na stworzenie arkusza, w którym przez odpowiednie definicje formuł można wyliczyć prognozowane pozycje bilansu, przychodów
i kosztów ich uzyskania.

BUF_Podręcznik uży..

Transkrypt

Podobne dokumenty

SYMFONIA® Budżetowanie Forte

SVR FLAVO-C FORTE Serum d/twarzy 15ml

czytaj całość

Promocja na uaktualnienia Jesień 2010

Nowe funkcje w programie SYMFONIA® Środki Trwałe Forte w