Justyna Kostka, " Audyty zachowań i audyty stanowiskowe

PSYCHOLOGIA | BEZPIECZNA PRODUKCJA
JUSTYNA KOSTKA
Kirschtein&Partner
Audyty zachowań
i audyty stanowiskowe
– wskazówki dotyczące
ich przeprowadzania
Każda firma przeprowadza w ciągu roku wiele kontroli i audytów, w tym te skupiające się na bezpieczeństwie. Coraz
częściej pracodawcy przywiązują wagę nie tylko do częstotliwości ich wykonywania, ale również jakości. Współczesne
kontrole BHP angażują aktywnie przełożonych i pracowników, skupiają się nie tylko na niedociągnięciach
technicznych, ale również na zachowaniach.
J
ednym z elementów negatywnie wpływających na wizerunek działów BHP
są kontrole stanu bezpieczeństwa. Kojarzone są one bowiem z wytykaniem błędów, nie zawsze uprzejmym zwracaniem
uwagi, a nawet z inwigilacją i szukaniem
przez BHP-owców „haków” na pracowników. Współczesna praca nad bezpieczeństwem wymaga bardziej miękkiego
podejścia do kontroli BHP – nie powinny
być one realizowane tylko przez służbę
BHP, ale przez wszystkich przełożonych.
Istotą audytów powinny być: zachowanie,
zagrożenia, zaangażowanie pracowników
w szukanie rozwiązań oraz zmianę świadomości. Te elementy powodują, iż firmy coraz
częściej wdrażają nowe rodzaje kontroli
i określają dla nich konkretne cele i punkty
ciężkości.
Coraz częściej w obszarze BHP wdraża się
wyspecjalizowane audyty, które przeprowadzane są regularnie, z zaangażowaniem
przełożonych i pracowników, a obszar oraz
przedmiot kontroli są ściśle określone
i ograniczone.
Audyty zachowań
Audyty zachowań robią w ostatnim czasie zawrotną karierę. Niewątpliwie są one
ważnym elementem pracy nad bezpieczeństwem. Firmy decydują się na ich zastosowanie, kiedy dostrzegają, iż zrobiły
już wiele w obszarze organizacji i techniki,
ĆWICZENIE 1
Obserwacja stanowiska pracy
i pracownika
Podczas obserwacji należy koncentrować
się na faktach i rzeczywistym zachowaniu
pracowników, nie interpretować, nie oceniać. Nie zawsze jest to proste. Proponuję
wykonanie ćwiczenia 1.
Magiczne słowo „audyt”
Niedawno w radiu usłyszałam rozmowę
prowadzącego ze słuchaczami, której
tematem było znaczenie słowa „audyt”.
Słuchacze twierdzili, iż jest to chyba najczęściej używane pojęcie w obszarze pracy. W każdym zakładzie przeprowadza się
wiele audytów. W samym obszarze BHP
można spotkać audyty systemów, jakości,
remontowe, stanowiskowe czy audyty
zachowań. Ich ogólnymi celami są: ocena
zgodności ze standardami, identyfikacja
słabych punktów i znalezienie rozwiązań.
a mimo to nadal zdarzają się wypadki lub
można zaobserwować niebezpieczne zachowania. Głównymi celami audytów są
uwrażliwienie pracowników na temat bezpieczeństwa oraz zmiana ich zachowań.
Audyty mogą mieć różne formy – mogą być prowadzone przez przełożonych,
pracowników, służbę BHP czy SIP-owców.
W większości przypadków składają się one
z trzech etapów:
1. Obserwacja stanowiska pracy i pracownika.
2. Rozmowa z pracownikiem.
3. Zapisanie wniosków i informacji zwrotnej dla pracownika i przełożonego.
Rozmowa z pracownikiem
Przyjrzyj się zdjęciu i opisz zachowanie tej osoby. Teraz
zastanów się, czy na pewno opisałeś zachowanie.
Zachowanie widzimy, możemy opisać je za pomocą
słów, np.: „Kobieta schodzi po schodach, w prawej
ręce trzyma telefon, w lewej segregator. Stawia lewą
nogę na stopniu”. Stwierdzenia typu: „Jest zamyślona,
nie jest skoncentrowana, spieszy się, jest nieostrożna”
są już oceną, a nie rzeczowym opisem zachowania.
Rozmowa z pracownikiem winna przebiegać w przyjaznej atmosferze. Warto zastosować się do kilku wskazówek:
• Na początku wyjaśnij, co robisz.
• Traktuj rozmówcę z szacunkiem.
• Opisuj rzeczowo, co widzisz – koncentruj się na faktach, nie oceniaj, nie interpretuj:
39
BEZPIECZNA PRODUKCJA
| PSYCHOLOGIA
Komunikat typu TY
Komunikat typu JA
Znowu się spóźniłaś, denerwujesz mnie tym.
Znowu nie nosisz kasku!
Nie pisz SMS-ów, gdy do Ciebie mówię!
Czuję się lekceważony/a, gdy nie przychodzisz o umówionej godzinie.
Widzę, że nie masz kasku.
Czuję się zdenerwowany/a, gdy podczas rozmowy ze mną piszesz SMS-y.
Tab. 1
•
•
•
•
•
„Widzę, że nie masz na sobie szelek bezpieczeństwa.
Masz na sobie zwykłe okulary korekcyjne, a nie ochronne.
Narzędzia leżą na podłodze, a nie w szafce”.
Stosuj pytania otwarte, dzięki nim zmusisz rozmówcę do myślenia, dowiesz się,
jaką wiedzę posiada, czy zna zagrożenia, jakie ma pomysły. Pracownik będzie
w ten sposób brał aktywnie udział w audycie. Wykonaj ćwiczenie 2, polegające
na zamianie pytań zamkniętych (na które można odpowiedzieć tylko „tak” lub
„nie”) na pytania otwarte.
Używaj komunikatów typu JA (tab. 1).
Pochwal pracownika za pozytywne zachowanie, staraj się, aby pozytywnych informacji było więcej niż negatywnych.
Nie przekonuj do przestrzegania zasad, nie
używaj argumentów z zakresu zdrowia,
nie są one bowiem skuteczne: łamiąc zasady i podejmując niebezpieczne działania,
jesteśmy przekonani, że nic nam się nie
stanie. Argumenty typu: „Noś ochronniki
słuchu, bo stracisz słuch”nie trafiają do nas,
bo konsekwencje naszego złego zachowania nie są odczuwalne od razu. Jesteśmy również przekonani, że u nas takie
problemy nigdy się nie pojawią, że nas
to nie dotyczy.
Ustal zasady postępowania, które będą
obowiązywać. Zawiąż ustnie porozumienie dotyczące ich przestrzegania.
ĆWICZENIE 2
Zamień pytania zamknięte na otwarte.
Czy znasz zagrożenia występujące na tym stanowisku?
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
Czy wiesz, dlaczego to się stało?
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
Czy masz jakiś pomysł, jak to ulepszyć?
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
Czy znasz zasady wykonywania tej pracy?
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
40
• Nie narzucaj swoich pomysłów i rozwiązań – zapytaj o nie pracownika.
To on jest ekspertem od danego stanowiska pracy.
Informacja zwrotna jest bardzo istotnym
elementem. Menedżerowie boją się często
udzielać feedbacku, ponieważ nie wiedzą,
jak to zrobić, aby nie urazić i nie demotywować pracownika. Przy formułowaniu
informacji zwrotnej warto stosować następujące zasady:
• Przygotuj się. Zanim udzielimy informacji
zwrotnej, zastanówmy się, co chcemy
powiedzieć. Wyciszmy emocje, skupmy
się na faktach i celach, które chcemy
osiągnąć. Zastanów się, jakie informacje
chcesz przekazać, jak i dlaczego właśnie te.
• Określ intencje. Zastanów się, czy Twoje
intencje są pozytywne, jakie korzyści
odniesie pracownik po wysłuchaniu
feedbacku. Czy wpłynie to pozytywnie
na jego pracę? Spowoduje rozwój?
• Odnieś się do faktów. Informacja zwrotna powinna odnosić się do konkretnej
sytuacji i być obiektywna.
• Mów o pozytywnych stronach. Staraj się,
aby negatywne informacje nie zdominowały feedbacku, wskaż też pozytywne
punkty.
• Komentuj konkretne zachowanie, nie
osobę. Staraj się być rzeczowy:
Źle: „Nie dajesz sobie rady”.
Dobrze: „Ostatnich dwóch zadań nie
wykonałeś w terminie”.
Źle: „Lekceważysz nas. Ciągle się spóźniasz”.
Dobrze: „Czuję się lekceważona, bo przyszłaś później, niż się umawialiśmy. Podobnie było w piątek”.
• Upewnij się, że rozmówca dobrze wszystko zrozumiał. Poproś o powtórzenie.
• Ustal, co zostanie zrobione dalej.
audytów, ale również podczas codziennej pracy. Da to pracownikom możliwość
rozwoju i zmotywuje do zaangażowania
się w pracę.
Czasami do przeprowadzania audytów zachowań wykorzystuje się check-listy. Takie
narzędzie oprócz zalet posiada też jednak
wady. Z jednej strony check-lista pokazuje,
co dla audytora powinno być ważne; to pomaga wychwycić z dużej ilości informacji te,
które są istotne. Lista może wskazać najważniejsze zagrożenia, newralgiczne punkty.
Może okazać się szczególnie pomocna, gdy
obserwujemy nieznane nam stanowisko
pracy. Z drugiej jednak strony źle wdrożone
audyty i brak ich jakościowej kontroli (np.
poprzez coaching) mogą spowodować,
iż kontrola sprowadzi się do „odhaczenia”
punktów na liście, a zbyt silna koncentracja
na poszczególnych tematach z listy może
spowodować, że nie zauważymy istotnych
zagrożeń, ponieważ nie ujęliśmy ich na liście. Istnieje również zagrożenie, iż priorytetem dla audytorów może być sama
obserwacja, co spowoduje ograniczenie
rozmowy z pracownikiem lub rezygnację
z niej. Istotne jest zatem kontrolowanie nie
tylko liczby przeprowadzonych audytów,
ale przede wszystkim ich jakości.
Niektóre firmy (np. Audyty Zachowań Kirschstein&Partner) rezygnują z check-list,
a dokumentację ograniczają do minimum,
np. na jednej stronie wpisuje się pozytywne
i negatywne obserwacje oraz propozycje
pracownika dotyczące rozwiązań zaistniałych problemów. To powoduje, iż audytor
nie poświęca zbyt wiele czasu na zapisywanie i całą energię może włożyć w rozmowę
z pracownikiem.
Audyty zachowań są bardzo dobrym
narzędziem, ale tylko wtedy, gdy audytorzy otrzymają dobre szkolenie oraz
(szczególnie na początku wykonywania
audytów) regularnie wykonywana jest
jakościowa kontrola przeprowadzonych
audytów.
Check-listy
Audyty stanowiskowe
Powyższe zasady umożliwią udzielenie
konstruktywnej i motywującej informacji
zwrotnej. Warto dawać ją nie tylko podczas
Audyty stanowiskowe mają szerokie zastosowanie: głównym ich celem jest kontrola
stanowisk pracy. Jednym z elementów tej
Zapisanie wniosków
i informacji zwrotnej
dla pracownika i przełożonego
PSYCHOLOGIA | BEZPIECZNA PRODUKCJA
kontroli może być zachowanie. Firmy przeprowadzają je z różną
częstotliwością, w zależności od poziomu kultury bezpieczeństwa
i zagrożeń. Przykładem takiego audytu może być bardzo proste
narzędzie, które opracowaliśmy dla jednej współpracującej z nami
firmy. Firma ta (przemysł ciężki) była na początku drogi budowania
kultury bezpieczeństwa. Przełożeni i pracownicy mieli bardzo
duży problem z zaobserwowaniem nieprawidłowości. Narzędzie
to miało ich w tym wesprzeć.
Audyt stanowiskowy składał się z następujących etapów:
1. Przełożony wybierał punkt kontroli i stanowisko pracy.
Przełożony miał ze sobą formularz A4, na którym miał wypisane
5 punktów (m.in. zachowanie, porządek na stanowisku pracy).
Zaznaczał jeden i pod tym kątem obserwował pracownika.
2. W kolejnym etapie obserwował stanowisko pracy i pracownika,
notował pozytywne i negatywne obserwacje.
3. Po obserwacji dawał pracownikom informację zwrotną,
podsumowywał zasady postępowania i zawierał ustne porozumienie.
Jego notatki stanowiły jednocześnie protokół z kontroli. Przełożony dokonywał audytów codziennie, a każdy audyt trwał
ok. 5-10 minut. Taka forma audytu pomogła przełożonym
określić istotne elementy obserwacji, zmuszała ich jednocześnie
do skupienia się codziennie na innym aspekcie.
Audyty są ważnym elementem zarządzania bezpieczeństwem
pracy. Warto poświęcić jednak czas na dobre ich przygotowanie,
aby firma i jej pracownicy czerpali z nich korzyści i czuli, że dzięki
nim mają bezpośredni wpływ na kształtowanie kultury bezpieczeństwa.

41