5 największych wyzwań związanych z archiwizacją poczty

5 NAJWIĘKSZYCH WYZWAŃ
ZWIĄZANYCH Z ARCHIWIZACJĄ
POCZTY
BUDOWANIE NOWEJ GENERACJI ARCHIWUM E-MAIL Z COMMVAULT® SIMPANA®
Według badań IDC sześćdziesiąt procent (60%) newralgicznych informacji biznesowych jest
obecnie przechowywanych, czasem wyłącznie, w wiadomościach e-mail. Obecnie ważniejsze
niż kiedykolwiek jest opracowanie takiej strategii archiwizacji wiadomości pocztowych, która
zapewnia ciągłość działania i dostępność informacji.
ZMNIEJSZENIE KOSZTÓW I RYZYKA DZIĘKI
ARCHIWUM NOWEJ GENERACJI
Mimo popularności wiadomości SMS i mediów społecznościowych,
wiadomości e mail są nadal podstawowym narzędziem do komunikacji
biznesowej i współpracy. Według badań IDC sześćdziesiąt procent (60%)
newralgicznych informacji biznesowych jest obecnie przechowywanych,
czasem wyłącznie, w wiadomościach e-mail. Obecnie ważniejsze niż
kiedykolwiek jest opracowanie takiej strategii archiwizacji wiadomości
e-mail, która zapewnia ciągłość działania i dostępność informacji.
Nowoczesne rozwiązania archiwizacji wiadomości e-mail zmieniają
się, tak aby uwzględniać nowe realia pracy w zdigitalizowanym
środowisku. Umożliwiają inteligentne przechowywanie i wykrywanie
treści wiadomości oraz zarządzanie nimi w celu spełnienia wymogów
biznesowych i związanych z zapewnieniem zgodności takich jak:
“Metody archiwizacji
wiadomości e-mail
podlegają obecnie
zasadniczym zmianom.
Wynikają one głównie z
potrzeby zapewnienia
godności oraz
aoszczędzenia czasu i
wysiłków działu IT.”
INFOTECH
1 Uproszczenie procesu eDiscovery i zapewnienia zgodności
2 Eliminacja plików PST
3 Kontrola nad zapotrzebowaniem na przestrzeń dyskową
4 Zwiększenie wydajności pracowników
5 Umożliwienie zastosowania strategii chmury
JEDEN: UPROSZCZENIE PROCESU EDISCOVERY I
ZAPEWNIENIA ZGODNOŚCI
Według firmy Gartner zdolność do uproszczenia i ułatwienia
elektronicznego wyszukiwania informacji (procesu eDiscovery) jest
często najważniejszym wymogiem archiwizacji. W wyniku zalewu
komunikacji e-mail większość organizacji przeżywa koszmar związany
z zapewnieniem zgodności, koniecznością zarządzania zawartością
wiadomości e-mail pod kątem wyszukiwania danych w celach prawnych
lub do zapewnienia ogólnego ładu korporacyjnego. Ponad pięćdziesiąt
pięć procent organizacji przynajmniej raz otrzymało od sądu lub organu
regulacyjnego zarządzenie ujawnienia treści wiadomości e-mail.
W celu zmniejszenia ryzyka i zapewnienia zgodności, oprogramowanie
Simpana udostępnia całościowe i automatyczne rozwiązanie
utrzymania i dostępu do odpowiednich informacji w całym
przedsiębiorstwie oraz możliwość usuwania ich w uzasadniony
sposób. Simpana zapewnia solidny i intuicyjny sposób wyszukiwania,
opracowany specjalnie dla działów prawnych firm do obsługi własnych
zbiorów danych, wsparcie prawnego obowiązku przechowywania
danych, bez nadmiernego angażowania zespołów IT. Jest to niezwykle
istotne, gdy brakuje czasu na wykonanie szybkiej oceny sprawy lub
porównania kosztów wyszukania informacji w porównaniu z kosztami
ewentualnej ugody. W ramach jednego produktu firma CommVault
oferuje zintegrowane gromadzenie, wsparcie prawnego obowiązku
przechowywania informacji, wyszukiwanie i udostępnianie z bogatej
kolekcji źródeł danych. Usprawnia proces eDiscovery w ramach
wielu repozytoriów danych, zapewniając lepszą ochronę prawną w
porównaniu z rozwiązaniami punktowymi.
2
1 Gartner Enterprise Information Archiving Magic Quadrant, 2013
“Byliśmy w stanie
zautomatyzować
archiwizację i proces
wyszukiwania informacji
(eDiscovery), zyskując
czas do pracy nad
bardziej strategicznymi
zadaniami. Jesteśmy
z tego faktu bardzo
zadowoleni.”
RYAN GOESSLING
Architekt It, System Emerytalny
Nauczycieli Stanu Kalifornia
DWA: ELIMINACJA PLIKÓW PST
Korzystanie z plików Personal Storage (PST) często oznacza brak
dostępu do wiadomości e-mail i brak kontroli nad komunikacją
elektroniczną, co stwarza znaczne ryzyko dla organizacji. Pliki
PST mogą być rozproszone w wielu miejscach w firmie, takich jak
komputery stacjonarne, laptopy i serwery plików. Wynika to z tego, że
zwykle są one przechowywane ad-hoc przez użytkownika końcowego,
co utrudnia określenie ich położenia, dostęp i wyszukiwanie w
odpowiedzi na roszczenia prawne lub wymagania dotyczące zgodności.
Oprogramowanie Simpana pozwala wyeliminować restrykcyjne
ograniczenia wielkości skrzynek pocztowych i umożliwia konsolidację
różnych archiwów PST przy zachowaniu bezpośredniego dostępu do
danych. Podczas korzystania z oprogramowania Simpana Email Archive
dane PST są umieszczane w składnicy danych Simpana ContentStore
– niezależnym od sprzętu, bezpiecznym, wirtualnym repozytorium,
w którym przechowywane są wszystkie kopie zapasowe i dane
archiwalne. Dzięki skutecznemu oraz skalowalnemu indeksowaniu
treści dane z plików PST są scentralizowane i można je wyszukiwać
w ciągu kilku sekund, uzyskując odpowiednie i dokładne wyniki
wyszukiwania w celu zaspokojenia potrzeb związanych ze zgodnością i
regulacjami.
TRZY: KONTROLA NAD ZAPOTRZEBOWANIEM NA
PRZESTRZEŃ DYSKOWĄ
Przyrost danych stanowi duży problem zarówno w działach IT, jak i
działach prawnych. Kierownictwo tych działów jest zainteresowane
ulepszeniem dostępu do danych, zmniejszeniem kosztów, optymalizacją
pamięci masowej i zwiększeniem efektywności pracy. Rozwój metod
archiwizacji wiadomości e-mail wynika z gwałtownego przyrostu
treści tworzonych przez użytkowników. Przyrost ten jest szybszy
niż możliwości finansowe firm i ich zdolność do przechowywania
tych danych. Silosy danych dodatkowo pogarszają problem wzrostu
ilości danych – w dzisiejszych czasach dane znajdują się w wielu
repozytoriach, a organizacje z trudem znajdują informacje wtedy,
kiedy ich potrzebują. Brak wglądu w tworzone dane, ograniczona
kontrola nad sposobem ich przechowywania oraz brak zrozumienia
wartości biznesowej to konsekwencje problemu rozrastania się
danych. Najnowsze badania wskazują, że 69 procent przechowywanych
danych firmowych nie ma absolutnie żadnej wartości dla organizacji.
Treści te nie tylko zajmują kosztowne miejsce, ale mogą również stać
się przyczyną problemów prawnych firmy, jeśli nie będzie nad nimi
odpowiedniego nadzoru
“Nasi pracownicy mają
teraz dużo łatwiejsze
życie. A jako firma
odzyskaliśmy kontrolę
nad pocztą e-mail z
punktu widzenia regulacji”
GORDON MORRIS
Menedżer Ds. It I Infrastruktury
Consolidated Minerals
Oprogramowanie Simpana pozwala znacznie zmniejszyć koszty,
złożoność i ryzyko przechowywania danych biznesowych oraz
związanych ze zgodnością i regulacjami - poprzez stosowanie zasad
przechowywania opartych na treści. Te zdefiniowane przez użytkownika
2 Osterman Research
3 Compliance, Governance and Oversight Council
3
zasady mogą opierać się o takie kryteria, jak nazwa pliku, typ,
użytkownik/grupa, słowa kluczowe, klasyfikacja Exchange, znakowanie
itd. W przeciwieństwie do starszej metody „przechowuj wszystko”,
przechowywanie oparte na treści umożliwia przedsiębiorstwom
zachowanie tylko tych danych, które są istotne dla działalności, co
zmniejsza koszty nawet o 70 procent.
CZTERY: ZWIĘKSZENIE WYDAJNOŚCI
PRACOWNIKÓWY
Uzyskanie jak największych korzyści biznesowych w oparciu o dane w
trakcie ich cyklu życia jest największym problemem w w zarządzaniu
nimi. Inteligentnie wykorzystując tworzone codziennie informacje
firma może zbliżyć się do swoich klientów, lepiej zrozumieć swoje
możliwości i wyróżnić się na tle konkurencji. Wynika to z umożliwienia
wielu użytkownikom bezpośredniego dostępu do właściwych informacji,
właściwych osób iwe właściwym czasie. Eliminacja ręcznych procesów,
związanych często z przechowywaniem i wyszukiwaniem informacji
korporacyjnych, pomaga zwiększyć produktywność. Ograniczenia
narzucone na pocztę elektroniczną nie są dobre dla biznesu. Gdy
użytkownicy podlegają limitom pojemności skrzynki pocztowej,
zmuszeni są tracić cenny czas na przenoszenie, usuwanie lub
wyszukiwanie wiadomości e-mail. Zastosowanie skoordynowanego i
spójnego podejścia do automatycznego przechowywania i niszczenia
archiwalnych zapisów, zgodnego z zasadami obowiązującymi w
korporacji, jest jednym z głównych wyzwań.
CommVault stosuje efektywne wykrywanie danych, przejrzyste
i oparte na samoobsłudze, zarówno dla danych onlinowych jak i
przechowywanych w chmurze. Dzięki temu Simpana może poprawić
ogólną wydajność i współpracę przy jednoczesnym przyspieszeniu
procesu podejmowania właściwych decyzji.
Bezproblemowy, bezpośredni dostęp do zarchiwizowanych wiadomości
e-mail w ramach składnicy CommVault ContentStore można uzyskać
dzięki rozwiązaniu ContentStore Mail, które jest dodatkowym
modułem do programu Outlook. Pozwala on użytkownikom końcowym
wyszukiwać, wyświetlać i odzyskiwać wiadomości przy użyciu
typowego interfejsu Outlook. Rozwiązanie to poprawia wydajność
pracowników i zmniejsza obciążenie działu IT.
PIĘCIU: UMOŻLIWIENIE ZASTOSOWANIA
STRATEGII CHMURY
Rynek archiwizacji poczty e-mail przenosi się do chmury i wg.
analityków w 2017 roku będzie większy niż lokalne instalacje.
Organizacje korzystają z nieograniczonej pojemności chmury i po
prostu przekazują problem zarządzania danymi poczty e-mail komuś
4
4Gartner
5 Gartner Research
„[Oprogramowanie]
CommVault Simpana
jest jednym z
najskuteczniejszych
na rynku pakietów do
archiwizacji i zapewnienia
zgodności z wymogami
prawnymi.
INFOTECH
innemu. Jednakże istnieją czynniki hamujące rozwój archiwizacji w
chmurze. Obawy dotyczą dostępu do informacji, prywatności, lokalizacji
archiwum i ogólnej utraty organizacyjnej kontroli nad danymi.
W związku z tym średnim przedsiębiorstwom i korporacjom
odpowiada oferta, która jest powszechnie określana jako podejście
„hybrydowe”. Model ten łączy w sobie wydajność i skalowalność
oferty przechowywania w chmurze bez narażania danych i aplikacji o
znaczeniu krytycznym na problemy występujące na zewnątrz, takie jak
przerwy w dostawie prądu, opóźnienia w sieci lub problemy z dostępem
użytkowników końcowych. Aby uzyskać więcej szczegółowych
informacji, zapoznaj się z dokumentem Private Cloud for Data
Management Servicesiii.
Bez względu na wybraną metodę wdrożenia archiwizacji, firma
CommVault może ją wspierać, oferując modele przechowywania
w siedzibie klienta, w chmurze lub w modelu hybrydowym. Ta
elastyczność i skalowalność są kluczem do adaptacji i rozwoju wraz ze
zmieniającymi się potrzebami biznesowymi.
InfoTech Vendor Landscape: Content
and Email Archiving
This research will help you determine
if you need a third-party archiving
product and provide best practices
for how to build an effective archive
program.
commvau.lt/1KwiewQ
ARCHIWUM WIADOMOŚCI E-MAIL COMMVAULT
SIMPANA OFERUJE NASTĘPUJĄCE KORZYŚCI:
• Uproszczenie zarządzania danymi poprzez wykorzystanie
pojedynczej, zunifikowanej konsoli pozwalającej na narzucenie polityk
archiwizacji dla środowiska email
• Optymalizacja pojemności pamięci masowej, zapewniająca
oszczędności kosztów i zasobów
• Zwiększenie wydajności serwerów i skrócenie okna backupowego
poprzez zmniejszenie ilości danych przechowywanych na
podstawowych macierzach produkcyjnych
• Zahamowanie rozprzestrzeniania plików PST w celu redukcji ryzyka i
pracochłonności
• Zwiększenie wydajności pracy dzięki automatyzacji zasad
archiwizowania i zapewnienie łatwego, samoobsługowego dostępu do
zarchiwizowanych danych
• Klasyfikowanie danych według ich przydatności, planowanie ich cyklu
życia i przechowywanie na odpowiednich zasobach
• Proaktywne wyszukiwanie informacji, wsparcie prawnego obowiązku
przechowywania danych w środowisku poczty elektronicznej
• Wykorzystanie zintegrowanego raportowania, archiwizacji i
deduplikacji w celu lepszego udostępnienia niezbędnych danych
• Umożliwienie bezproblemowej migracji zarchiwizowanych danych do
chmur publicznych i prywatnych
5
POWIĄZANE USŁUGI: KLASYFIKACJA DANYCH,
PROJEKTOWANIE I IMPLEMENTACJA REGUŁ
ARCHIWIZACJI
Kwestia, gdzie zacząć, jest często pierwszym problemem, przed którym
stoimy podczas planowania strategii archiwizacji.
W ramach oferty usług Data Classification and Archive Policy Design
CommVault wykorzystuje standardowe metodologie, najlepsze praktyki
i ekspertyzę dedykowanego zespołu konsultantów, architektów i
inżynierów.
Konsultanci CommVault ściśle współpracują z liderami działów
biznesowych i działu IT przedsiębiorstwa, określając bieżący stan
środowiska archiwizacji, tworząc wizję nowego pragmatycznego
rozwiązania zgodnego z potrzebami klienta. Tworzone są alternatywne
projekty środowiska, rekomendacje umożliwiające osiągnięcie
zgodności z regulacjami, polityki archiwizacji oraz docelowa
architektura i konfiguracja rozwiązania.
W ramach usług realizowane są m.in następujące działania:
• Planowanie polityk przyjmowania i retencji danych
Projektowanie i planowanie scentralizowanych reguł określających,
jakie informacje powinny być archiwizowane, oraz jak długo mają być
przechowywane, zwykle w zależności od grupy lub twórcy danych.
• Analiza redukcja kosztów
Identyfikacja danych, które są kandydatami do usunięcia z lokalizacji
źródłowych (stubbing) w celu zmniejszenia pojemności danych oraz
obniżenia powiązanych kosztów pamięci masowej.
• Rekomendacje w zakresie procesu eDiscovery
Zarządzanie i wsparcie prawnego obowiązku przechowywania
danych – na podstawie próbek informacji
• Planowanie u klienta
Ocena gotowości istniejącej infrastruktury na przyszłe wymagania
związane z archiwizacją. Ewentualnie przygotowanie planu migracji
środowiska do docelowego stanu
• Planowanie migracji
Utworzenie planu migracji danych do archiwum z uwzględnieniem
przepustowości, typu danych, czasu dostępu, czasu ostatniej
modyfikacji, polityk retencji i wymagań biznesowych.
• Ocena ryzyka
Sprawdzenie czy rozwiązanie wiąże odpowiednie typy danych z
wymaganymi przez biznes poziomami bezpieczeństwa i ochrony
• Integracja z procedurami Disaster Recovery
Ocena wpływu strategii zapewnienia zgodności i archiwizacji na
procedury i środowisko DR
6
“Korzystając z rozwiązania
CommVault Simpana
do archiwizacji poczty
e-mail, byliśmy w
stanie zredukować
zapotrzebowanie na
pamięć masową o
połowę.”
ADMINISTRATOR SYSTEMU
FIRMA PRODUKUJĄCA SOFTWARE,
NOTOWANA W S&P 500
CZY POTRZEBUJESZ ROZWIĄZANIA DO
ARCHIWIZACJI POCZTY E-MAIL?
Należy rozważyć skorzystanie z rozwiązania do archiwizacji, jeśli
odpowiedź na co najmniej jedno z następujących pytań brzmi „tak”*:
1 Czy firma ma co najmniej dwa organy nadzorcze/regulacyjne, które
kontrolują jej działalność?
2 Czy firma osiągnęła 40-procentowy poziom wykorzystania pamięci
masowej?
3 Czy tempo wzrostu wykorzystania pamięci masowej wynosi co
najmniej 40% rocznie?
Odpowiedź „TAK” na dowolne z powyższych pytań oznacza, że nadszedł
czas, aby przyjrzeć się poważnie strategii archiwizacji poczty e-mail.
*Według InfoTech
WIĘCEJ INFORMACJI
i commvau.lt/1jUcszr
ii commvau.lt/1No625I
Aby dowiedzieć się więcej na temat wszystkich korzyści płynących z zastosowania oprogramowania CommVault
Simpana i sposobów przeniesienia archiwizacji poczty e-mail na wyższy poziom, odwiedź następującą stronę
commvault.com/email-archive.
©1999-2014 CommVault Systems Inc. Wszelkie prawa zastrzeżone. CommVault, nazwa i logo CommVault, logo „CV”, CommVault Systems,
Solving Forward, SIM, Singular Information Management, Simpana, Simpana OnePass, CommVault Galaxy, Unified Data Management, QiNetix,
Quick Recovery, QR, CommNet, GridStor, Vault Tracker, InnerVault, QuickSnap, QSnap, Recovery Director, CommServe, CommCell, IntelliSnap,
ROMS, CommVault Edge oraz CommValue są znakami towarowymi lub zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy CommVault Systems Inc.
Wszelkie pozostałe nazwy marek, produktów lub usług, znaki usługowe, znaki towarowe lub zastrzeżone znaki towarowe są własnością
odpowiednich podmiotów. Wszystkie dane mogą ulec zmianie bez powiadomienia.
PROTECT. ACCESS. COMPLY. SHARE.
COMMVAULT.COM | 48 22 381 60 09 | [email protected]
© 2015 COMMVAULT SYSTEMS, INC. ALL RIGHTS RESERVED.