Jak uniknąć nawet 30 tys. zł kary od Państwowej Inspekcji Pracy

Jak uniknąć nawet 30 tys. zł kary
od Państwowej Inspekcji Pracy
Czyli jak prowadzić ewidencję czasu pracy
pracowników by spać spokojnie
Raport z dnia 2.02.2013 opracowany przez
www.kartapracy.pl
e-mail: [email protected]
(C) 2013 KartaPracy.pl
Ewidencja czasu pracy pracowników jest obowiązkiem każdego pracodawcy,
wynikającym z prawa pracy. Zazwyczaj jej prowadzeniem zajmuje się dział kadr
(HR), jednak za wszelkie błędy i nieprawidłowości odpowiada pracodawca. Dlatego
warto wiedzieć jak robić to dobrze, by w przypadku kontroli PIP nie narazić się
na dotkliwe konsekwencje.
Nieprowadzenie ewidencji lub prowadzenie jej w sposób nieprawidłowy stanowi
wykroczenie przeciw prawom pracowniczym, co przez PIP karane jest mandatem
w wysokości 2 tys. zł, grzywną w wysokości 5 tys. zł, a nawet może skończyć się
wystąpieniem przez Inspektora do sądu o nałożenie kary w wysokości 30 tys. zł,
zwłaszcza gdy:
•
naruszane są przepisy o czasie pracy
•
nie prowadzi się dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
oraz akt osobowych pracowników (w tym kart ewidencji czasu pracy)
•
akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych z ich
stosunkiem pracy pozostawiane są w warunkach grożących ich uszkodzeniem
lub zniszczeniem
•
naruszane są przepisy o uprawnieniach pracowników związane z rodzicielstwem
lub zatrudnianiem młodocianych.
Fałszując
ewidencję
czasu
pracy
w
celu
ukrycia
rzeczywistej
liczby
godzin
przepracowanych przez pracownika, pracodawca popełnia przestępstwo przeciwko
wiarygodności dokumentów i poświadcza nieprawdę, co w Polsce grozi karą pozbawienia
wolności od 3 miesięcy do 5 lat.
W przypadku nieprowadzenia ewidencji czasu pracy, w razie sporu, pracownik może
poświadczać odbywanie pracy w godzinach nadliczbowych nawet poprzez własne zapiski
czy zeznania świadków, co może doprowadzić do nadużyć na niekorzyść pracodawcy.
str. 2
www.kartapracy.pl
E-mail: [email protected]
Co należy ewidencjonować?
Nadrzędnym celem ewidencji jest umożliwienie ustalenia prawidłowej wysokości
wynagrodzenia należnego pracownikowi oraz przyznania mu odpowiedniej liczby dni
wolnych od pracy. Dlatego należy rejestrować czas pracy każdego pracownika oddzielnie
z uwzględnieniem wymaganych kategorii:
•
godziny przepracowane w dni powszednie
•
godziny przepracowane w niedziele i święta
•
godziny przepracowane w porze nocnej
•
godziny nadliczbowe
•
dyżury
•
dni urlopu
•
usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy
Istnieją grupy pracowników, dla których ewidencję prowadzi się w formie uproszczonej,
tj. bez wyszczególnienia godzin pracy, a jedynie oznaczając dni obecności. Są to osoby:
•
objęte systemem zadaniowego czasu pracy
•
zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy
•
otrzymujące ryczałt za godziny nadliczbowe i/lub za pracę w godzinach nocnych
Wyjątkiem są kierowcy, dla których zawsze należy wykazywać liczbę godzin pracy
w poszczególnych dniach, bez względu na system czasu pracy, w jakim są zatrudnieni,
nawet jeżeli jest to system zadaniowy (art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców).
Do karty ewidencji czasu pracy należy dołączać również wszelkie wnioski ze strony
pracownika, dotyczące czasu pracy np. wniosek o urlop, wniosek o udzielenie czasu
wolnego w zamian za nadgodziny itd.
str. 3
www.kartapracy.pl
E-mail: [email protected]
Jak prawidłowo ustalić czas pracy?
Jeżeli pracownik nie pracuje w podstawowym systemie pracy przedsiębiorstwa, czyli
według stałego, obowiązującego wszystkich pracowników harmonogramu – można ustalić
dla niego grafik indywidualny. Zarówno w tym przypadku, jak i przy budowaniu
harmonogramu podstawowego należy pamiętać o najważniejszych zasadach:
•
nieprzekraczanie obowiązującego wymiaru czasu pracy,
•
zapewnienie odpoczynku dobowego – co najmniej 11 godzin w każdą dobę
pracowniczą (dla pracownika młodocianego – co najmniej 14)
•
zapewnienie odpoczynku tygodniowego – co najmniej 35 godzin w każdym
tygodniu (dla pracownika młodocianego – co najmniej 48)
•
zastosowanie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
•
wskazanie dni pracy oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
•
wolne niedziele i święta,
•
w razie dozwolonej pracy w niedziele - co najmniej raz na 4 tygodnie niedziela
wolna od pracy
Na jaki okres sporządzać ewidencję?
Kwestia
podstawowego
okresu
sporządzania
ewidencji
czasu
pracy
nie
jest
rozstrzygnięta. Można spotkać się z przekonaniem, że ewidencja powinna być tworzona
na
obowiązujący
pracownika
okres
rozliczeniowy.
Nie
ma
jednak
przepisów,
potwierdzających takie stanowisko, w związku z czym pracodawca ma swobodę decyzji
w tym zakresie. Mając jednak na uwadze podstawową funkcję ewidencji, jaką jest
ustalenie ilości przepracowanych godzin, celem dostosowania wysokości wynagrodzenia PIP wskazuje, że najwygodniej i najpraktyczniej jest prowadzić ewidencję miesięczną,
gdyż w takich właśnie okresach realizowane powinny być wypłaty dla pracowników.
str. 4
www.kartapracy.pl
E-mail: [email protected]
Czy podpis pracownika jest potrzebny?
Pracodawca, prowadząc ewidencję czasu pracy, nie ma obowiązku konsultować jej treści
z pracownikiem. W prawie pracy nie ma zapisu o obowiązku podpisania ewidencji czasu
pracy przez pracownika, mimo to wielu pracodawców wprowadza taki zwyczaj, aby
uniknąć przyszłych nieporozumień. Podpis taki nie jest jednak prawnie wymagany, może
służyć jedynie potwierdzeniu przez pracownika zgodności zapisów ze stanem faktycznym.
W skrócie: podpis pracownika nie jest obowiązkowy, lecz można wprowadzić taką zasadę
i nie będzie to, w świetle prawa, nieprawidłowe.
Czy można prowadzić ewidencję w formie elektronicznej?
Nie istnieją szczegółowe regulacje co do formy, w jakiej ma być prowadzona ewidencja
czasu pracy. Nazwa „karta ewidencji czasu pracy” może sugerować formę papierową,
jednak często spotkać się można również z jej elektronicznymi odpowiednikami.
Taka forma jest dopuszczalna i prawidłowa,
pod warunkiem, że możliwe jest
sporządzenie, w razie potrzeby, czytelnego wydruku. Organ kontrolujący (np. Inspektor
PIP) oraz każdy pracownik powinien móc na żądanie taki wydruk otrzymać.
W praktyce, elektroniczne systemy okazują się bardzo pomocne, ze względu
na automatyzację pewnych działań (zwłaszcza obliczeń), co zmniejsza ryzyko błędu
oraz pozwala zaoszczędzić czas i wysiłek pracowników kadr. Rozwiązania, dzięki którym
nie trzeba ręcznie wprowadzać godzin pracy, takie jak KartaPracy.pl, pozwalają ponadto
na dostęp do danych na bieżąco, generują przejrzyste wykresy i raporty, ułatwiają
tworzenie harmonogramów pracy i grafików urlopów, a samo ich wprowadzenie zwiększa
dyscyplinę wśród pracowników. Co najważniejsze, w przypadku takich gotowych
programów mamy pewność, że prowadzimy ewidencję zgodnie z przepisami.
str. 5
www.kartapracy.pl
E-mail: [email protected]
Komu udostępniać ewidencję?
Prawo do wglądu w dokumentację pracowniczą ma przede wszystkim PIP, jako organ
kontroli. Również pracownik ma prawo do zapoznania się ze swoją ewidencją czasu pracy
na każde jego żądanie (art. 149 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca w takim wypadku
powinien przedłożyć oryginalny dokument do zapoznania się z nim, sporządzić odpis
ewidencji lub zrobić jej kserokopię.
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?
W obowiązujących przepisach nie zostało wprost określone, jak długo powinna być
przechowywana ewidencja czasu pracy. W praktyce występuje kilka interpretacji, zgodnie
z którymi należy ją przechowywać:
•
•
•
50 lat, jako dokumentację pracowniczą, którą należy przechowywać przez taki czas
(§ 8 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców
dokumentacji (...) w zw. z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach),
5 lat, jako dokument służący do naliczania wynagrodzeń za pracę. Dokumentację
płacową, w tym materiały służące do obliczania wysokości płac, należy
przechowywać przez taki właśnie okres (załącznik nr 2 do rozporządzenia
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania
oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych),
3 lata, ponieważ roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem tego
okresu (art. 291 § 1 Kodeksu pracy).
Zdaniem
większości
ekspertów
prawa
pracy,
wystarczający
jest
okres
3letni,
właśnie z racji przedawniania się roszczeń pracowniczych po tym czasie, więc ewidencja
nie jest już użyteczna jako ewentualny materiał dowodowy.
str. 6
www.kartapracy.pl
E-mail: [email protected]
Podsumowanie
Zastosuj się do poniższych zasad, a kontrola PIP będzie Ci niestraszna:
•
Ewidencję czasu pracy prowadź odrębnie dla każdego pracownika,
bez względu na ich liczbę, uwzględniaj w niej wszystkie wymagane dane
tj.: godziny przepracowane w dni powszednie, godziny przepracowane w niedziele
i święta, godziny przepracowane w porze nocnej, godziny nadliczbowe, dyżury,
dni urlopu, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
•
Ewidencję dla pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy,
zarządzających oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe i/lub za pracę
w porze nocnej prowadź tak samo, jedynie bez wyszczególnienia liczby
przepracowanych w poszczególnych dobach godzin.
•
W ewidencji dla pracowników młodocianych uwzględnij również czas pracy przy
pracach wzbronionych, których wykonywanie jest dla młodocianego dozwolone
w celu odbycia przygotowania zawodowego.
•
Na żądanie umożliw inspektorowi PIP oraz pracownikowi wgląd do ewidencji.
Bądź gotów na przygotowanie odpisów lub kserokopii.
•
Ewidencję sporządzaj zgodnie ze stanem faktycznym. Nieprawdziwe zapisy
w ewidencji są fałszowaniem dokumentu, co grozi karą pozbawienia wolności
od 3 miesięcy do 5 lat.
•
Ewidencję możesz prowadzić z podziałem na dowolne okresy, jednak polecana jest
ewidencja zgodna z częstotliwością wypłat pracowniczych.
•
Możesz prosić pracowników o każdorazowe podpisanie kart ewidencji, jednak nie
jest to wymagane prawnie
•
Ewidencję czasu pracy przetrzymuj przez okres przynajmniej 3 lat.
•
Aby usprawnić pracę i oszczędzić, korzystaj z elektronicznych systemów ewidencji
czasu pracy, posiadających wszelkie niezbędne funkcje, jak np. KartaPracy.pl
str. 7
www.kartapracy.pl
E-mail: [email protected]