Regulamin ewidencyjno finansowy - strzelec-skarzysko

ZWIĄZEK STRZELECKI „STRZELEC”
REGULAMIN EWIDENCYJNO – FINANSOWY
1. Wszystkie sprawy ewidencyjne i finansowe ZS”Strzelec prowadzi Komenda Główna
1.1. Za sprawy ewidencyjne i finansowo ZS”Strzelec” odpowiada Szef Sztabu Komendy
Głównej ZS”Strzelec”
1.2. Poszczególne zadania Szef Sztabu może przekazać do wykonania Szefom
odpowiednich wydziałów Komendy Głównej
1.3. Do prowadzenia księgowości ZS”Strzelec”zatrudnia pracownika lub zleca te
czynności firmie zewnętrznej prowadzącą działalność w tym zakresie zgodnie z
obowiązującymi przepisami
1.4. Sprawy ewidencyjne dzielą się na:
- Centralną Ewidencja Członków (CEC)
- Ewidencję Materiałowo-Sprzętową (EMS)
- Ewidencję składek członkowskich
- Centralną Ewidencję Delegatów
- Ewidencję Korespondencji przychodzącej i wychodzącej
2. Centralna Ewidencja Członków ZS”Strzelec”(CEC)
2.1. Wszyscy członkowie ZS”Strzelec” widnieją w CEC
2.2
Wpisanie lub skreślenie z CEC odbywa się na podstawie zapisów $26 statutu Związku
Strzeleckiego „Strzelec” i dokonywane jest przez dowódcę jednostki do której przypisany
jest strzelec
2.3
CEC zawiera następujące dane
A)Dotyczące członków zwyczajnych
- imię i nazwisko
- PESEL
- przynależność ewidencyjna do jednostki strzeleckiej
- nr książeczki strzeleckiej
- aktualny stopień strzelecki
- zajmowane stanowisko
- dane kontaktowe jak email, telefon komórkowy (dane mają charakter dobrowolny)
- przebieg służby (data ślubowania, daty awansów na poszczególne stopnie
- informacje o przeniesieniach, nagrodach, karach, zawieszeniach, urlopach
B) Dotyczące kandydatów na członków zwyczajnych – rekrutów
- imię i nazwisko
- PESEL
- przynależność ewidencyjna do jednostki strzeleckiej
- datę wstąpienia
- datę ślubowania
C) Dotyczące Orląt
- imię i nazwisko
- PESEL
- przynależność ewidencyjna do jednostki strzeleckiej
- datę wstąpienia
- datę ślubowania
D) Ewidencję składek w podziale na miesiące w danym roku
2.4 Podstawą wpisania do ewidencji jest wypełniona deklaracja członkowska
2.5 Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji CEC opisana jest w Zasadach
prowadzenia CEC (załącznik nr 1)
2.6 Ewidencja CEC sporządzana jest w jednostkach strzeleckich i przekazywana do
Szefa Sztabu lub Szefa Wydziału I Organizacyjnego Komendy Głównej nie rzadziej niż raz
na kwartał
2.7 Wszyscy członkowie ZS”Strzelec” przynależą ewidencyjni do konkretnej jednostki
strzeleckiej najbliższej ze względu na miejsce zamieszkania
3. Centralna Ewidencja Delegatów Walnego Zgromadzenia ZS”Strzelec” (CED) prowadzona
jest na potrzeby Walnego Zebrania Delegatów
3.1. Wszyscy Delegaci ZS”Strzelec” wpisywani są do CED
3.2. Wpisanie od CED odbywa się na podstawie Karty Delegata
3.3. Ewidencja obowiązuje przez kadencję władz
3.4
Skreślenie z ewidencji następuje tylko w przypadku utraty członkostwa zgodnie z
&26 Statutu lub rezygnacji z pełnionej funkcji złożonej Komendantowi Głównemu
3.4.
CED zawiera następujące dane:
- imię i nazwisko
- stopień
- PESEL
- przynależność ewidencyjna do jednostki strzeleckiej
4. Komenda Główna odpowiada za zarządzanie mieniem strzeleckim
4.1. Komenda Główna prowadzi centralną ewidencję mienia strzeleckiego
4.2. Mienie strzeleckie stanowią wszystkie przedmioty materialne pozyskane na
działalność Związku Strzeleckiego „Strzelec” przez jednostki strzeleckie i w nich jest
ewidencjonowana w postaci Ewidencji Materiałowo Sprzętowej
4.3. Mienie strzeleckie jest własnością ZS”Strzelec” i podlega zarządzaniu i kontroli
Komendy Głównej oraz Komend okręgowych i Obszarowych
4.4
Komenda Główna przekazuje mienie strzeleckie w użytkowanie jednostką
strzeleckim, komendom obwodów, komendom okręgów.
4.5
Za stan techniczny i ilościowy odpowiada dowódca jednostki będący w użytkowaniu
mienia, bądź osoba przez niego wyznaczona.
4.6
Komendanci jednostek strzeleckich, obwodów i okręgów prowadzą ewidencję
oddanego w użytkowanie mienia strzeleckiego w formie Ewidencji Materiałowo
Sprzętowej.
4.5
Nie rzadziej niż raz w roku przeprowadzana jest inwentaryzacja na zasadach
ogólnych wynikających z przepisów Przed inwentaryzacją całe mienie strzeleckie powinno
znajdować się w magazynie
4.6
Szczegółowe zasady prowadzenie Ewidencji Materiałowej opisane są w Zasadach
Gospodarki Materiałowej (Załącznik nr 3)
5. O g ó l n e Z a s a d y p r o w a d z e n i a k s i ę g o w o ś c i
5..1 Wszyscy członkowie ZS”Strzelec” opłacają składki członkowskie
5.2
Składka członkowska składa się z dwóch składowych
1) zasadniczej odprowadzanej na potrzeby Komendy Głównej. Składka obowiązująca
2)dodatkowej na potrzeby jednostki Składka dobrowolna
5.3
Wysokość składki zasadniczej określa Naczelna Rada Strzelecka na rok
kalendarzowy.. Wpływy ze składki ewidencyjnej przeznaczone są na podstawową
obsługę Komendy Głównej, odpraw Naczelnej Rady Strzeleckiej i zebrań Walnego
Zgromadzenia Delegatów/Członków. Składka ta może być przeznaczona na rozwój
ZS ”Strzelec” a w szczególności organizację centralnych przedsięwzięć
szkoleniowych i zabezpieczenie materiałowe do ich realizacji Zwolnienie z tej
składki może nastąpić tylko i wyłącznie na podstawie decyzji Naczelnej Rady
Strzeleckiej i jest rozpatrywana indywidualnie w zależności od sytuacji materialnej
danego strzelca
5.4
Maksymalną wysokość składki dodatkowej określa Naczelna Rada Strzelecka, a jej
rzeczywistą wysokość – dowódca jednostki strzeleckiej. Składka dodatkowa
przeznaczona jest na zabezpieczenie potrzeb jednostki strzeleckiej
6. Wszystkie środki finansowe przechowywane są na rachunku bankowym.
7. Zdarzenia finansowe dotyczące obrotów gotówkowych rejestrowane są w postaci
raportów kasowych
8. Szczegółowe zasady ewidencji księgowej opisane są w Zasadach Ewidencji Księgowej
obowiązujących w Związku Strzeleckim „Strzelec” (załącznik nr 2)
Załącznik nr 1
Zasady Prowadzenia CEC
1. CEC – Centralna Ewidencja Członków – obejmuje dane ewidencyjno – personalne wszystkich
członków Związku Strzeleckiego „Strzelec” przesyłana jest do Wydziału Organizacyjno
Prawnego Komendy Głównej raz na kwartał przez osobę wyznaczoną przez Komendanta
Obwodu a jeśli Komendant Obwodu nie wyznaczy takiej osoby przez niego samego.
2. CEC przesyłany jest obwodami wyjątkowo dopuszcza się wysyłanie raportu CEC przez
Jednostkę Strzelecką tylko i wyłącznie jeśli w danym obwodzie takowa istnieje jako jedyna
3. CEC składa się z dwóch zakładek i jest sporządzana w formacie Excel 97-2003 (rozszerzenie
*.xls) jako formacie najbardziej popularnym i wspólnym dla wszystkich arkuszy kalkulacyjnych
4. Zakładka CEC obejmuje właściwą ewidencje członków ZS „S” czyli osoby które złożyły
przysięgę
Sposób jej wypełnienia jest następujący
ZAKŁADKA CEC
Imię - wpisujemy imię lub imiona danej osoby tak jak wpisane są w dowodzie osobistym i deklaracji
strzeleckiej
Nazwisko – Nazwisko danej osoby
PESEL – wpisujemy nr ewidencyjny danej osoby i jest on obowiązkowy ze względu iż weryfikacja danej
osoby w przypadku zbieżności nazwiska lub nazwiska i imienia możliwa jest tylko i wyłącznie poprzez nr
PESEL
Jednostka Strzelecka - wpisujemy sam nr jednostki w postaci liczbowej
Stopień Strzelecki – zapisujemy w formie takiej jak w regulaminie stopni
telefon – wpisujemy aktualny telefon jeśli dana osoba zmieni ten numer również aktualizujemy wpis w
CEC
Email – wpisujemy aktualny adres poczty elektronicznej jeśli dana osoba zmieni ten adres aktualizujemy w
CEC
Stanowisko Z Z S „S” – wpisujemy aktualnie zajmowane stanowisko jeśli dana osoba została na nie
wyznaczona w innych sytuacjach rubryka zostaje pusta
Numer książeczki Strzeleckiej – wpisujemy nr książeczki strzeleckiej w takiej postaci jak został nadany
wcześniej. Książeczki wydane w 2014 roku nr według schematu nr książeczki/nr jednostki/rok
Data ślubowania – data złożenia ślubowania strzeleckiego
Stopnie strzeleckie wpisujemy następująco:
Data – data wydania rozkazu nadającego stopień
Rozkaz – nr rozkazu oraz kto go wydał W przypadku jeśli dany stopień był nadany przez Związek Strzelecki
dopisujemy na końcu ZS w przypadku gdy stopień nadany był przez Związek Strzelecki „Strzelec- OSW na
końcu piszemy OSW.
Poniżej przykłady wpisów
strzelec
imię
nazwisko data
rozkaz
Jan
15/KG (Komendant
Kowalski 11/11/2012 Główny)
Jan
24/KO Komendant
Kowalski 11/11/2012 Okręgu Warszawa OSW) wpis prawidłowy
24/KO Komendant
Okręgu OSW)
wpis prawidłowy
Jan
Kowalski
wpis nieprawidłowy brak daty
Jan
Kowalski 11/11/2012
wpis nieprawidłowy brak nr rozkazu
Jan
Kowalski 11/11/2012 15/KO
wpis nieprawidłowy kto wydał rozkaz
Analogicznie sytuacja wygląda dla wpisów kolejnych stopni
ZAKŁADKA CEC_KANDYDAT
5. Zakładka CEC_kandydat jest zakładką dobrowolną i nie stanowi właściwej ewidencji
Informacje w niej zawarte są bardzo ważne ponieważ pokazuje perspektywy kadrowe danej
jednostki co pomaga w ocenie dowódcy jednostki.
Zasady wpisywania rubryk są takie same jak dla analogicznych danych w CEC z następującymi zmianami
W rubryce data wstąpienia – wpisujemy datę wypełnienia deklaracji przy założeniu że są one tożsame.
Przypominam że aby wstąpić do Związku Strzeleckiego „Strzelec” należy wypełnić deklarację więc wpis w
tej rubryce brak wypełnionej deklaracji należy traktować jako co najmniej zaniedbanie osoby przyjmującej
kandydata i niedopilnowanie takiej osoby przez jej przełożonego
Data ślubowania – jest to data złożonego ślubowania od tego momentu wszystkie wpisy danej osoby
automatycznie powinny znaleźć się w zakładce CEC
Zakładka Orlęta
6. Zakładka Orlik jest zakładką prowadzoną dla drużyny Orląt. W przypadku gdy takiej drużyny w
jednostce nie ma zakładka pozostaje pusta
Zakładka dotyczy osób poniżej 16 go roku życia. Zmiana ta wynika również z zapisów Ustawy
Prawo o Stowarzyszania. Zgodnie z zapisem ustawy osoby poniżej 16go roku życia nie posiadają zarówno
biernego jak i czynnego prawa wyborczego w stowarzyszeniu. Wyjątek to stowarzyszenia do których
należy większość takich osób. Zapis ustawy dotyczy całości organizacji a nie jednostki terenowej.
Na szczególną uwagę zasługuje rubryka uwagi gdzie również wpisujemy awanse.
Zakładka Ubycia
7. Zakładka służy do ewidencji wszystkich zdarzeń związanych z urlopami, przeniesieniami,
rezygnacjami oraz karami i nagrodami
Zakładkę wypełniamy każdorazowo gdy zaszło dane zdarzenie czyli osobno wpisujemy np.
wyróżnienie w rozkazie a w osobnej przeniesienie danej osoby. Zakładka prowadzona jest w
sposób chronologiczny
Urlopy – wpisujemy daty od kiedy do kiedy strzelec przebywa na urlopie
Przeniesienia – wpisujemy datę i jednostkę do której został strzelec przeniesiony oraz nr rozkazu
na podstawie którego dokonane zostało przeniesienie
Oddelegowanie – czasowe przeniesienie do innej jednostki np. w celu pomocy jej utworzenia tak
jak w przypadku poprzedniej rubryki
Zawieszenia - informacja o zawieszeniu strzelca. Proszę zwrócić uwagę na zapisy regulaminowe
Ubycie - rubrykę wypełniamy w sytuacjach takich jak usunięcie wyrokiem SSH, usunięcia w
wyniku nie płacenia składek, rezygnacja czyli wszystkie sytuacje związane z statutową utratą członkostwa
Nagrody i Kary – rubryki opisowe wpisujemy datę oraz rodzaj nagrody i kary
Zakładka CEC_Składki
8. Zakładka służy do ewidencji składek w skali roku
9. Rubryki wypełniamy wpisując kwotę składki liczbą całkowitą np. 4 bez dopisków zł, pln lub
podobnych. Osobno wpisujemy składki na Komendę Główną i składki
10. Ewidencje zapisujemy w pliku arkusza kalkulacyjnego nadając nazwę według formaty
CEC_nrjednostki_data.xls gdzie nr jednostki zapisujemy cyframi a za datę przyjmujemy datę
sporządzenia pliku w formacie ddmmrr. (nie używamy w dacie kropek) Czyli zapis prawidłowy
powinien wyglądać następująco: CEC_1441_0110212.xls
Bardzo ułatwi to opracowywanie danych Przez wydział Organizacyjno Prawny i ich
aktualizowanie oraz ich aktualizowanie
Załącznik nr 2
Zasady Ewidencji Księgowej obowiązujące w Związku Strzeleckim „Strzelec”
Faktury i rachunki
1. Wszystkie dokument księgowe dotyczące zakupów zarówno gotówkowe jak i przelewowe
obowiązkowo powinny być zawierane na adres jak w KRS czyli
Związek Strzelecki „Strzelec
Ul. Rembielińska 8 a lok 159
03-343 Warszawa
NIP 8212599141
Rachunek BPH 19-1060-0076-0000-3200-0142-5487 Taki był podany w Rozkazie nr 15 z 8.09.2010
2. Bezwzględnie zakupy na faktury przelewowe mogą być dokonywane za zgodą Komendanta
Głównego lub. Szefa Sztabu Zakupy na fakturę gotówkową jednostki mogą dokonywać
samodzielnie ponieważ nie rodzi to zobowiązań finansowych przyszłych
3. Zakupy dokonywane są na rachunki bądź faktury. Niedopuszczalne są zakupy na tzw. Paragony.
Paragon nie jest dowodem zakupu w myśl ustawy o rachunkowości
4. Składki w wysokości uchwalone przez NRS wpłacane są na konto główne Związku. Na kontach
pomocniczych poszczególnych jednostek bądź obwodów wpłacane są fundusze uzyskane od
sponsorów lub z innych własnych źródeł jednostki. Za prowadzenie subkonta koszty ponosi
jednostka strzelecka
Raport Kasowy - Rozliczenie
1. Raport kasowy (wzór Rysunek nr 1) wypełniamy i przekazujemy do Wydziału Organizacyjnego
Komendy Głównej
2. Raport kasowy sporządzany jest miesięcznie I przekazywany do 10tego dnia następnego miesiąc
3. Raport kasowy może być sporządzany kwartalnie i przekazywany do 10 go dnia pierwszego
miesiąca następnego kwartału tylko i wyłącznie za zgodą Komendanta Głównego, Szefa Sztabu lub
Szefa Wydziału Organizacyjnego
4. Wraz z raportem obowiązkowo przekazywane muszą być oryginały wszystkich rachunków i faktur
5. Każda wpłata składek obowiązkowo musi być potwierdzona wydaniem dokumentu KP – kasa
przyjęła. Dokument sporządzany jest w dwóch egzemplarzach oryginał – dla wpłacającego, kopia –
dla kasjera
Raport wypełniamy w następujący sposób
1. Data sporządzenia – data zakończenia raportu kasowego proponuje aby to był ostatni dzień
powszedni miesiąca
2. Nr raportu - raport numerujemy w sposób następujący nr kolejny/jednostka/rok
Przy czym jednostka rozumiemy jednostkę administracyjną czyli jednostkę strzelecką, obwód,
okręg Wpisujemy to co zostało ustalone z Wydziałem Organizacyjnym Komendy Głównej czyli jeśli
jeżeli rozliczenie jest dokonywane przez obwód nr obwodu, jeśli przez jednostkę to nr jednostki
czyli : a) Obwód łódzki będzie miał nr 1/1400/2011 a natomiast jeśli rozliczamy jednostkami i
będzie to JS z Kielc o nr 2111 to nr wygląda następująco 1/2111/2011
W przypadku okręgów które nie mają numerów tak jak np. Okręg Wschodni wpisujemy nazwę
okręgu czyli 1/Wschodni/2011
3. Poz. – wpisujemy kolejno pozycje w każdym raporcie od początku czyli nr 1
4. Data – faktyczna data zdarzenia wpłacenie składek przez strzelca lub przekazanie składek na konto
główne ZS „S”
5. Imię Nazwisko Imię nazwisko Osoby wpłacającej lub imię i nazwisko osoby przekazującej składki
na konto główne ZS”S”
6. Treść czyli czego dotyczy wpłata np. składki za maj – wrzesień 2011 lub składki za kwiecień 2011
zgodnie z przeliczeniem 4 zł miesięcznie. Dopuszczalne jest wpłacenie składek za dłuższy okres niż
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
miesiąc czyli można wpłacać składkę raz na kwartał przez danego strzelca ale przekazywana jest
ona zgodnie z ustaleniami z Wydziałem I Kwatery Głównej czyli przykład
Jan Kowalski wpłacił w JS 1401 za pół roku w styczniu 2011 a jednostka rozlicza się miesięcznie to
wpis w raporcie przekazanym za styczeń 2011 będzie :
Składki za styczeń – czerwiec 2011 ale składka jest przekazywana na konto do 10go następnego
miesiąca czyli do 10lutego 2011
Przychód wpisujemy wpłaty np. składek
Rozchód wpisujemy to co przekazaliśmy na konto główne Z.S. „S”
Saldo Początkowe wpisujemy kwotę która została w kasie danej jednostki z poprzednich okresów.
Rubrykę pozostawiamy pustą w raporcie nr 1. W kolejnych raportach to co pozostało w kasie czyli
Przykład
Składki zostały zebrane w miesiącu lutym ale przekazane w dniu 2 marca 2011 to zapisujemy saldo
końcowe z lutego czyli kwotę zebranych składek i pozostawionych w kasie jednostki w saldo
początkowe marca
Saldo Końcowe rubryka nie wymaga wyliczenia w załączonym wzorze jest to różnica między
wpłatami strzelców a tym co przekazaliśmy lub nie na konto główne ZS”S”
Kasjer (Imię Nazwisko) – imię i nazwisko osoby zbierającej składki
Liczba KP KP czyli Kasa przyjęła ilość wydanych dowodów wpłat
Liczba KW Kasa wypłaci ilość wypłat
Sporządził imię i nazwisko osoby sporządzającej raport
Przygotowany plik zapisujemy według schematu Raport kasowy nr XXX.xls
Czyli np. RaportKasowy_nr_1_1400_styczeń_2011.xls raporty zapisujemy w starym formacie
Excela. Proszę o trzymanie tego formatu gdyż nie wszyscy posługują się Open Offic’em jak np.
nasza księgowa a jak wiadomo Microsoft Excel nie czyta formatu Open Offic’a. Natomiast Open
Office zapisuje pliki w formacie Excela
Załącznik nr 3
Ewidencja Materiałowo Sprzętowa
1. Majątek ruchomy ewidencjonowany jest w Ewidencji Materiałowo Sprzętowej
2. Ewidencja Materiałowa Sprzętowa przesyłana jest do Wydziału Kwatermistrzostwa Komendy
Głównej raz do roku do 10 stycznia za rok poprzedni
3. Każdy z-ca dowódcy do spraw kwatermistrzostwa odpowiedzialny jest za prowadzenie
rejestracji sprzętu wydanego strzelcom oraz ewidencji zwrotu sprzętu do magazynu
4 . W rubryce cena wpisujemy cenę jaka wynika z dokumentu przyjęcia sprzętu bądź materiału do
magazynu