Wystąpienie jako forma komunikowania

Zeszyty
Naukowe nr
715
Akademii Ekonomicznej w Krakowie
2006
Renata Winkler
Katedra Zachowań Organizacyjnych
Wystąpienie jako forma
komunikowania
1. Wstęp
Termin wystąpienie odnoszony jest do każdej, wygłoszonej przed pewną
grupą osób ustnej wypowiedzi, tj. zakodowanego przy użyciu języka przekazu
złożonego z dźwięku i odpowiednich okoliczności nadawania i odbierania, gdzie
zakres treści przekazu, jego struktura i forma (a w niektórych wypadkach również
długość trwania) w przeważającej mierze zależy od świadomie poczynionych
przez mówcę wyborów. Z powyższych względów wystąpienie często postrzegane
jest jako jednostronna forma komunikowania, pomimo że obserwowalne niewerbalne zachowanie publiczności, pojedyncze głośno wypowiedziane komentarze,
czy też pytania stawiane prelegentowi postrzegać należy w kategorii informacji
zwrotnych, a zmodyfikowane pod ich wpływem zachowania prelegenta uznać za
świadectwo wystąpienia pomiędzy nadawcą a audytorium sprzężenia zwrotnego.
W życiu społecznym występowaniu na forum publicznym przypisywana jest
szczególna ranga. Umiejętność przemawiania wymagana jest przy pełnieniu określonych ról społeczno-zawodowych, jak również na stałe wpisana została w kanon
przymiotów właściwych profesjonalistom z każdej dziedziny. Zasadniczo wyróżniane są dwa podstawowe typy wystąpień: okolicznościowe i merytoryczne.
Wystąpienia okolicznościowe towarzyszą wydarzeniom o określonym charakterze
np.: przybyciu/pożegnaniu pewnych osób, ceremonii zaślubin/pogrzebu, toastom,
wręczaniu nagród, objęciu stanowiska itp. Z kolei wystąpienia o charakterze
merytorycznym związane są z prezentacją stanu wiedzy na temat konkretnych
zjawisk, ich przyczyn, zależności, metod, definicji czy też pojęć. W odniesieniu
do tego rodzaju wystąpień w literaturze przedmiotu wyróżnia się i charakteryzuje
pewne szczególne jego formy, takie jak:
ZN_715.indb 49
1/30/08 1:08:40 PM
Renata Winkler
50
– przemówienie programowe – tj. adresowaną do dużego audytorium
wypowiedź o charakterze ideowym, politycznym lub gospodarczym – opracowaną w szczególności dla potrzeb określenia zasadniczych celów i przyjętej strategii ich realizacji,
– wykład – formę odczytu mającą na celu systematyczne przedstawienie wiedzy z określonego zakresu,
– referat – formę odczytu mającą na celu skrótowe przedstawienie wiedzy na
temat określonego zagadnienia, ze szczególnym uwzględnieniem wybranego jej
aspektu,
– prezentację – wystąpienie na forum publicznym dla potrzeb przedstawienia
zasad funkcjonowania, struktury lub budowy omawianego zjawiska (przedmiotu,
procesu) przy szerokim wykorzystaniu pomocy w postaci eksponatów, modeli,
schematów i innych środków audiowizualnych (por.: [Jerzyk 2002, s. 49], [Słownik języka polskiego, 2001]).
Niniejsze opracowanie ma na celu w sposób syntetyczny przedstawienie szczegółowych zagadnień związanych z przygotowaniem i wygłoszeniem wystąpienia
o charakterze merytorycznym.
2. Wstępna konceptualizacja wystąpienia
Przygotowanie wystąpienia rozpocząć należy od ustalenia, czemu określona
prezentacja ma służyć. Ustalony temat wystąpienia wyznacza wyłącznie rodzaj
problematyki, jaka powinna zostać poruszona w prezentacji. Nie określa, jakie
dla potrzeb prezentacji wskazane są: 1) poziom szczegółowości treści z zakresu
danego zagadnienia, 2) struktura zorganizowania tych treści, 3) forma i styl
właściwy dla ich przekazu. Jest to zależne między innymi od przeznaczenia
prezentacji. Na wstępie należy zatem sprecyzować cel prezentacji, a następnie
uzależnić od ustalonego celu wszystkie dalsze decyzje dokonywane w czasie jej
przygotowania. Pamiętać przy tym trzeba, że – jak podkreśla Ch. Turk [2003,
s. 28] – „przemówienie, czy prezentacja tylko wtedy kończy się sukcesem, jeśli
ani na moment nie zapomnimy o publiczności, czyli o słuchaczach”. Zespół osób
z punktu widzenia mówcy nie tylko jest adresatem tworzonej przez niego wypowiedzi, ale też aktywnym uczestnikiem zachodzącego w trakcie wygłaszania
prezentacji aktu komunikacyjnego. Publiczność dokonuje oceny przekazu i na tej
podstawie dostarcza informacji zwrotnych. Dobór i organizacja treści prezentacji
uwzględniać powinna obok realizacji przyjętego celu również profil i oczekiwania audytorium, do którego prezentacja ta będzie kierowana. Analiza audytorium
Z uwagi na upowszechnienie stosowania pomocy wizualnych dla potrzeb wystąpienia pojęcie
prezentacji bywa również zamiennie stosowane z terminem wykład lub referat.
ZN_715.indb 50
1/30/08 1:08:40 PM
Wystąpienie jako forma komunikowania
51
przeprowadzona przed wystąpieniem pozwolić może na właściwe przygotowanie
prezentacji z punktu widzenia potrzeb i (lub) możliwości odbiorców. Ze względu
na fakt, że każde audytorium jest zbiorem poszczególnych indywidualności, z których każda posiada odmienne preferencje, zainteresowania i cele, obiektywnie nie
tyle możliwe jest dokładne jego scharakteryzowanie, co raczej pewne „przybliżone” skonstruowanie jego „profilu”. Niemniej jednak nawet ogólne informacje
o słuchaczach stanowią cenną wskazówkę przy doborze zakresu treści wystąpienia i formy oraz stylu wypowiedzi. Zaleca się zatem, by mówca przed przygotowaniem prezentacji próbował odpowiedzieć sobie na pytania, takie jak: 1) jaka
będzie wielkość audytorium?, 2) z jakiego powodu słuchacze zebrali się w tym
miejscu?, 3) czemu ma służyć to spotkanie z punktu widzenia publiczności?,
4) jaki charakter zależności występuje pomiędzy osobą przemawiającą a słuchaczami?, 5) czy jest to kolejne wystąpienie związane z danym zagadnieniem?,
6) w jakim stopniu w czasie wygłaszania tej prezentacji publiczność może być już
zmęczona (znużona)?, 7) w jakim stopniu odbiór prelegenta może być uwarunkowany stereotypami?
W każdym wypadku, niezależnie od głębi przeprowadzonej analizy publiczności, prelegent powinien posiadać świadomość, że z reguły wraz ze wzrostem
wielkości i zróżnicowania audytorium zmniejsza się prawdopodobieństwo dopasowania wystąpienia do oczekiwań słuchaczy.
Kolejnym elementem, który koryguje zakres treściowy i formę organizacji
prezentacji, jest limitu czasu, na jaki udzielony zostaje prelegentowi głos. Każdo Jak podkreśla Ch. Turk [2003, s. 33]: „stopień formalności spotkania w dużej mierze zależy
od liczby słuchaczy”. Wielkość audytorium stanowić może tym samym pewien wyznacznik formy
wystąpienia.
Zostali do tego zobligowani, czy może przyszli z uwagi na własne zainteresowania i cele?
Jakiego poziomu zainteresowania można w związku z powyższym oczekiwać?
Ma mieć charakter przeglądowy? Informacyjny? Szkoleniowy itd.
Która ze stron znajduje się w stosunku podrzędności? W jakim stopniu ocena wystąpienia i podjęte na jej podstawie decyzje mogą wpłynąć na sytuację zawodową / prywatną prelegenta?
Nie bez znaczenia okazać się może również charakter zależności, jaki występuje w obrębie samego
audytorium. Odpowiedzi na te pytania pozwolą dookreślić charakter wymagań, co do treści wystąpienia.
Jeżeli tak, jakiego rodzaju informacje zostały już przekazane słuchaczom. Jaki poziom szczegółowości może w związku z tym być oczekiwany ze strony publiczności?
Jaki dzień tygodnia i pora dnia została wyznaczona na wygłoszenie prezentacji? Czy jest to
wystąpienie przewidziane jako kolejne do wysłuchania? Czy w dniu poprzedzającym spotkanie
organizatorzy przygotowali w godzinach późnowieczornych spotkanie towarzyskie?
Czy przyporządkowanie w odczuciu publiczności do określonej kategorii wpłynie może na
nastawienie audytorium w stosunku do prelegenta? Czy pociągnie za sobą uruchomienie określonych uprzedzeń? Co może pozwolić na uniknięcie tego typu sytuacji?
ZN_715.indb 51
1/30/08 1:08:40 PM
52
Renata Winkler
razowo treść wystąpienia powinna zostać dopasowywana do czasu przyznanego
na potrzeby jego wygłoszenia. Nigdy odwrotnie. Jeżeli mówca dysponuje zaledwie
kilkoma minutami przedstawić powinien wyłącznie zarys problematyki, wskazać
na główne tezy i obszary problemowe związane z omawianym tematem.
Z zagadnieniem przygotowania zakresu treściowego prezentacji związany
jest również dobór materiałów źródłowych. W zależności od poruszanego
zagadnienia oraz typu i charakteru wystąpienia wykorzystać można różnorodne
ich rodzaje: dane pierwotne, np. wywiady, audycje, dokumenty i wtórne, jak:
opracowane raporty, artykuły, bazy danych, encyklopedyczne hasła, książki itp.,
urwalone w formie papierowej, fonicznej lub elektronicznej (por.: [Zasady…,
2001, s. 124–131]). Za nadrzędną zasadę przy ich doborze przyjmuje się dbałość
o wiarygodność, rzetelność i aktualność wykorzystywanych informacji [Jerzyk
2002, s. 51]. Przytaczane źródła powinny zostać wyraźnie oznaczone zarówno
w wypadku odwoływania się do prac oryginalnych, jak też poglądowych. Ponadto
opracować należy taki zakresu materiału, który w znacznym stopniu wykracza poza przeznaczone do prezentacji treści. Dzięki temu, po pierwsze, w razie
potrzeby prelegent jest w stanie w trakcie prezentacji (na bieżąco) modyfikować
treść swojego wystąpienia, po drugie, na życzenie audytorium może rozwinąć
wskazane zagadnienia, wreszcie może udzielać wyczerpujących odpowiedzi na
zgłaszane pytania i wyjaśniać ewentualne wątpliwości.
3. Wytyczne dla organizacji treści prezentacji
Przygotowując strukturę treści wystąpienia, pamiętać należy o naturalnej
fluktuacji uwagi zgromadzonych osób, zwłaszcza w wypadku wystąpień, których
czas trwania przekracza piętnaście minut. Z tego względu szczególnie istotne dla
przygotowanego wystąpienia treści powinny być zaprezentowane już na samym
początku prezentacji. Po szczegółowym omówieniu ich w rozwinięciu wystąpienia
powinny również zostać powtórzone pod sam koniec wypowiedzi prelegenta. Jest
to związane zarówno z potrzebą zapewnienia właściwego poziomu redundancji
kluczowych informacji, jak również pozwala wykorzystać tzw. prawo pierwszeństwa (prymatu) oraz efekt nowości, zgodnie z którymi jednostka zwykle najlepiej
zapamiętuje początek oraz koniec przekazywanego komunikatu. Zasadom tym
odpowiada klasycznie już cytowane w podręcznikach komunikacji stwierdzenie
H. Belloca: „powiedz im, co zamierzasz im powiedzieć, potem im to powiedz,
a następnie powiedz, że to powiedziałeś” (za: [Turk 2003, s. 92]). W wypadku
prezentowania bardziej złożonych zagadnień zaleca się wydzielenie w treści
wystąpienia kilku części. Ich liczba powinna zamknąć się w przedziale od trzech
do dziewięciu, przy czym za optymalny przyjmuje się podział siedmioczęściowy.
Ponadto – zdaniem D. Bligh’a – wskazane jest, by każda z wyodrębnionych części
ZN_715.indb 52
1/30/08 1:08:40 PM
Wystąpienie jako forma komunikowania
53
posiadła określona podstrukturę, w skład której weszłoby: 1) zwięzłe wprowadzenie, 2) przekazanie kluczowych treści, 3) powtórzenie, 4) rozwinięcie, 5) obserwacja reakcji publiczności, 6) kontrreakcja prelegenta oraz 7) podsumowanie wraz
z wnioskami [Turk 2003, s. 95]. Dla prezentowanych w ramach rozwinięcia treści
wymagane jest przyjęcie określonego rygoru logicznego. Można posłużyć się jedną
z dwóch zasad „od szczegółu do ogółu” lub też „od ogółu do szczegółu”. Pierwsza z wymienionych reguł pozostaje równoznaczna ze wzorcem „indukcyjnym”,
w ramach którego poprzez prezentację słuchaczom kolejnych faktów prowadzi się
do sformułowania głównej konkluzji. W wypadku zasady drugiej, wychodząc od
głównego założenia, logicznie dokumentuje się przyjęte stanowisko. Dla potrzeb
profesjonalnych prezentacji w obrębie zarządzania w większości przypadków preferowana jest właśnie ta ostania (por.: [Lesikar, Pettit, Flatley 1993, s. 597–598]).
Z uwagi na zróżnicowany poziom wiedzy słuchaczy, jak również reguły,
jakimi rządzi się ludzka percepcja, przyjmuje się również, że zadbać należy o to,
by szczegółowe, specjalistyczne treści przeplatane były informacjami o znacznym
stopniu ogólności. Podobnie uzasadnia się postulaty dotyczące: 1) unikania w treści wystąpienia zbyt dużej ilości detali, 2) wzbogacania wypowiedzi o przykłady
i 3) wykorzystania pomocy wizualnych, takich jak: tablice czarne i białe, arkusze
papieru z mazakami, foliogram, materiał filmowy, prezentacja multimedialna,
schemat, plansza, makieta, model, plakat itd.. Co się tyczy tego ostatniego punktu,
pomoce tego typu nie tylko ilustrują wypowiedź, czyniąc ją bardziej przejrzystą
i interesującą, ale też „oszczędzają” czas. Pozwalają na zakomunikowanie szerszego zakresu informacji bez potrzeby wydłużania okresu trwania przekazu.
4. Elementy struktury wystąpienia i ich funkcje
Omówiona zostanie tu klasyczna, trójdzielna kompozycja wystąpienia obejmująca: wprowadzenie w tematykę wystąpienia (wstęp), rozwinięcie zagadnienia,
zakończenie (podsumowanie) prezentacji.
Podstawową funkcją wstępu jest przygotowanie audytorium do wysłuchania
przekazu. Charakter wstępu silnie uzależniony zostaje od przyjętej konwencji dla
danego rodzaju wystąpienia oraz typu sytuacji, w jakiej ma ono zostać wygłoszone. Przyjmuje się, że początek powinien zawierać 1) inwokację, 2) przedstawienie powodu zabrania głosu, 3) przywołanie tematu prezentacji oraz 4) przedstawienie w kilku punktach struktury przygotowanego wystąpienia. W przedstawionym
układzie inwokacja, tj. bezpośrednie zwrócenie się do adresatów wystąpienia
służy wstępnemu nawiązaniu relacji pomiędzy osobą występującą a audytorium.
Sposób sformułowania inwokacji narzuca pewną konwencję, która powinna być
przez prelegenta zachowana w dalszej części jego wystąpienia [Sztuka wystąpień…, 2002, s. 25]. Przedstawienie powodu zabrania głosu nie stanowi elementu
ZN_715.indb 53
1/30/08 1:08:41 PM
54
Renata Winkler
obligatoryjnego – chociaż samo w sobie jest logicznym dopełnieniem inwokacji.
Może posłużyć przyciągnięciu uwagi audytorium. Pozwala również na publicznie
sprecyzowanie celu wystąpienia. Zarówno element pierwszy, jak również drugi
dopełnione mogą być przez samodzielne przedstawienie się przez osobę występującą (szczególnie w sytuacji, gdy nikt nie dokonał wcześniej prezentacji jej osoby
przed publicznością). Określenie (przypomnienie) tematu wystąpienia i zarysowanie jego struktury przygotowuje publiczność do wysłuchania zasadniczych
treści, odpowiednio ukierunkowuje jej uwagę i stanowi łącznik pomiędzy wstępem a zasadniczą treścią prezentacji.
Pamiętać należy, że początek w pewien sposób tworzy klimat całości.
To, jak zostanie przyjęty wstęp do prezentacji, wpłynie na to, jak ocenione
zostanie wystąpienie, dlatego przyjmuje się, że jednym z kluczowych warunków
dobrego wystąpienia jest wywołanie i utrzymanie zainteresowania prezentowaną
treścią. Osiągane może to być dzięki „nietypowemu” rozpoczęciu prezentacji. Do
szczególnie popularnych w tym względzie form rozpoczęcia wystąpienia zalicza
się wykorzystanie cytatu, opowiedzenie anegdoty, sformułowanie pytania (w tym
również retorycznego) lub przytoczenie szczególnie interesującego zestawu
danych. Wymienione przykłady wymagają od mówcy dużego „wyczucia” audytorium, jak również pewnego doświadczenia. Podkreśla się także, że w zakresie
zainteresowania audytorium i utrzymania jego uwagi szczególne znaczenie przypisać należy posiadanemu przez występującą osobę poczuciu humoru i umiejętności
jego wykorzystania.
Rozwinięcie służy szczegółowemu przedstawieniu zarysowanych we wstępie
zagadnień, uzasadnieniu i udokumentowaniu prezentowanego przez prelegenta
stanowiska. Do części wystąpienia stanowiącej rozwinięcie odnoszą się wszystkie z dotychczas sformułowanych w niniejszym opracowaniu uwag. W szczególności zalecenia sformułowane podczas omawiania wytycznych dla organizacji treści
prezentacji, jak też te związane z podstrukturą wyodrębnionej części wystąpienia,
wprowadzeniem rygoru logicznego oraz dopasowaniem układu treści do reguł,
jakimi rządzi się percepcja ludzka. Ponadto zgodnie z klasycznymi założeniami
retoryki Arystotelesa przekaz oprócz właściwej kompozycji (dispositio) wymagać
ma również stosownej elokucji (elocutio), wygłoszenia (pronuntiatio) oraz inwencji (inventio). Ta ostatnia oznacza ustalenie przekonywującego sposobu dowodzenia, co z kolei wymaga realizacji w ramach wystąpienia trzech rodzajów dowodu:
emocjonalnego (patos), logicznego (logos) i etycznego (etos). Przeprowadzenie
dowodu emocjonalnego wymaga odwołania się do uczuć odbiorców stosowanych
do prezentowanych przez retora przekonań, dowód logiczny oznacza właściwą
argumentację przekazywanych treści, dowód etyczny z kolei sprowadza się do
zbudowania wiarygodności nadawcy (por.: [Griffin 2003, 305–313]).
ZN_715.indb 54
1/30/08 1:08:41 PM
Wystąpienie jako forma komunikowania
55
Kwestie odnoszące się do logicznego i emocjonalnego dowodu pozostają najściślej związane z elementem konstrukcji wystąpienia, jakim jest rozwinięcie, i jako
takie omówione zostaną w pierwszej kolejności. Zagadnienia związane z elokucją, tj. właściwym doborem języka (w tym unikania błędów językowych), metodami i zasadami wygłaszania, jak również z wiarygodnością nadawcy – poruszone
zostaną w dalszej części niniejszego opracowania, jako aspekty odnoszące się do
całości wystąpienia.
„Wykorzystanie” dowodu emocjonalnego następujące poprzez wzbudzenie w odbiorcach zgodnych z intencją mówcy uczuć, takich jak: gniew / ulga,
miłość (przyjaźń) / wrogość, lęk / poczucie bezpieczeństwa, wstyd / bezwstyd,
irytacja / litość, podziw / zazdrość. Ich pojawienie się prowadzi do wzrostu zaangażowania słuchaczy, a przez to i wzmocnienia siły przekazu. Często wystarcza już
samo odwołanie się do tych uczuć. Osiągnięte być to może przez dobór właściwie
nacechowanego emocjonalnie słownictwa, umiejętnego stawiania pytań retorycznych, czy też wykorzystanie elementów dramatyzmu.
Co się tyczy dowodu logicznego wskazane jest, by argumentacja przekazywanych treści między innymi przybrała formę już wspomnianego przykładu oraz
entymematu.
Sięgając do rozumowania o charakterze indukcyjnym, przykłady prowadzą do
wyciągnięcia wniosków na podstawie konkretnych przypadków. Dowodzenie poparte zostaje faktami, przy czym o ile są one w miarę możliwości typowe i oczywiste, w naturalny sposób wzmacniają wiarygodność przekazu, pozwalają łatwiej
rozpraszać wątpliwości co do przedstawionych w wystąpieniu tez. Wskazane jest
również, by przytaczane wyjątki pozostawały możliwie jednoznaczne [Turk 2003,
s. 76].
Stanowiąc niekompletną formę sylogizmu (tj. struktury osiągniętej wiedzy)
dzięki wykorzystaniu niezupełnej logiki dedukcyjnej oraz przechodzeniu od globalnej zasady do konkretnej prawdy na poziomie intuicyjnym entymemat stanowi
najwyższą formą uwierzytelnienia łączącą nadawcę z odbiorcami.
Jeżeli dla potrzeb argumentacji wykorzystuje się wypowiedzi (stwierdzenia,
wnioski), których autorstwo przypisane zostało autorytetom z danej dziedziny, to
warto nie cytować z pamięci, lecz „odczytać” wykorzystywane informacje z przygotowanego nośnika (np. kartki). Z punktu widzenia audytorium postępowanie
takie jest niejako unaocznioną gwarancją „uwierzytelnienia” prezentowanych
treści. Zawsze wskazane jest oprócz wspierania się zewnętrznymi „dowodami”
formułowanie własnych konkluzji. Jeżeli zgodnie z przedstawioną sugestią w obrębie rozwinięcia można wyróżnić kilka części składowych, to wymagane jest
bardzo wyraziste akcentowanie przejścia do każdej kolejnej jego fazy – najlepiej
za pomocą tzw. „drogowskazów” – percypowanych przez odbiorców sygnałów
ZN_715.indb 55
1/30/08 1:08:41 PM
56
Renata Winkler
w postaci zmiany tonu/intonacji/natężenia głosu, wyraźnej pauzy, zmiany pozycji
ciała, zmiany pomocy wizualnej itp.
Zakończenie stanowi klamrę spinającą całe wystąpienie. Sugeruje się, by jego
struktura objęła: 1) ponowne przywołanie tematu, 2) przypomnienie przedstawionych kluczowych zagadnień, 3) sformułowanie (względnie powtórzenie) zasadniczej konkluzji, jak również 4) podziękowanie słuchaczom za uwagę i cierpliwość. W wypadku rozpoczęcia wystąpienia od cytatu wskazany jest również cytat
na zakończenie. Ciekawym przykładem zakończenia jest postawienie pewnych
pytań czy też zaakcentowanie zagadnień, które w świetle przedstawionych treści
mogą wymagać głębszej analizy wraz z zaproszeniem osób obecnych w trakcie
wystąpienia do dyskusji i (lub) prezentacji własnego stanowiska w odniesieniu do
poruszonych kwestii (por.: [Zasady komunikacji…, 2001, s. 197–201]).
5. Zasady wygłaszania prezentacji
Jak wykazał eksperyment opisany przez D. Blight – sposób i dynamika wygłaszania prezentacji nie pozostaje bez wpływu na sposób odebrania wystąpienia i na
ilość zapamiętanych przez słuchaczy informacji. Entuzjazm i zaangażowanie
mówcy nie tylko są w stanie udzielić się słuchaczom. Przy dynamicznej prezentacji wzrasta też ilość zapamiętanych przez słuchaczy informacji w stosunku do
zakresu treści zapamiętanych z tej samej wypowiedzi w wypadku, gdy wygłoszona zostaje ona w sposób monotonny i bez zaangażowania ze strony prelegenta
[Turk 2003, s. 44].
Na sposób odbioru prezentacji wpływa również percypowana „wiarygodność”
mówcy. Elementami, które wywierają wpływ na jej poziom, są między innymi,
oprócz zajmowanej przez mówcę pozycji i czysto merytorycznego poziomu przekazu kierowanego do audytorium, także: wygląd mówcy, sposób zachowania się
mówcy w trakcie wystąpienia oraz cechy jakościowe jego głosu wraz ze sposobem
operowania tym głosem.
Aparycję mówcy kształtują takie grupy czynników, jak: cechy stałe (kolor
oczu, rysy twarzy, typ sylwetki, wzrost), względnie zmienne (waga ciała, kolor
włosów) i zmienne (ubranie, fryzura, używane przedmioty) (por.: [Głodowski
2001, s. 163]). Wszystkie trzy grupy wpływają na poziom postrzeganej przez audytorium atrakcyjności osoby mówcy, jak również ocenę jego wiarygodności. Właściwy ubiór może wzmocnić percypowany poziom znaczenia i rzetelności przekazywanych komunikatów. Odnośnie do stroju wystarczy zaznaczyć, że z zasady
odwołać należy się do norm uznawanych w tym zakresie w większości sytuacji
zawodowych ogólnie znanych i akceptowanych. Unikać należy przy tym przesady.
Wskazana jest szczególna dbałość o szczegóły.
ZN_715.indb 56
1/30/08 1:08:41 PM
Wystąpienie jako forma komunikowania
57
Co się tyczy wymiaru zachowań związanych z przekazem niewerbalnym
mówcy za generalną zasadę uznać należy dopasowanie zachowania mówcy do
obowiązującego kanonu kulturowego – przy zachowaniu w miarę możliwości
nienapiętej postawy ciała. W zależności od układu przestrzennego pomieszczenia, w którym prelegent występuje może zajmować on pozycję siedzącą, stać
w miejscu (w miarę możliwości nie przy mównicy z uwagi na pewnego rodzaju
„uwięzienie” prelegenta, jakie sprawia korzystanie z takiego wyposażenia sali
i wzniesienie dodatkowej bariery pomiędzy mówcą a audytorium) lub też poruszać
się. W żadnym wypadku przyjęta pozycja nie powinna być odczytana jako demonstracja dominacji czy też sugerować uległość lub podporządkowanie się. W strefie
europejskiej do niewłaściwych zachowań zalicza się dodatkowo: kołysanie się
na piętach, krzyżowanie nóg w pozycji stojącej, trzymanie dłoni w kieszeniach,
przenoszenie ciężaru ciała na dłoń (wzgl. łokieć), odpartą o pulpit mównicy (blat
stołu), stałe pocieranie karku, nerwowe wystukiwanie rytmu czubkami palców,
nerwowe wyłamywanie palców, zabawy rekwizytami typu długopis, obrączka,
krawat czy np. guzik w marynarce itp. Zwraca się również uwagę na potrzebę
utrzymania kontaktu wzrokowego z audytorium. Przestrzega się przed całkowitym brakiem ekspresji ciała. Za niedopuszczalne uznaje się mówienie do okna,
sufitu, ściany, czy też tablicy/ekranu.
W odniesieniu do aspektu pracy z głosem. Silne głosy o głębszej barwie w połączeniu z wyraźną dykcją i poprawnym akcentem postrzegane są jako bardziej
wiarygodne. Efekt ten wzmocnić może stosowny do kontekstu sytuacyjnego ton
wypowiedzi, właściwie dobrane jej tempo oraz umiejętne operowanie intonacją
i ciszą. Głos pełni rolę przewodnika. Za jego pomocą równie dobrze można modelować znaczenie przekazu, podkreślać istotne treści prezentacji, jak też akcentować przejście do kolejnej części wystąpienia [Sztuka wystąpień…, 2002, s. 20].
Uwzględniając psychologiczny aspekt wystąpienia na forum publicznym,
zwrócić należy uwagę na wzrost poziomu adrenaliny u mówcy oraz jego osobiste
zaangażowanie w prezentowane zagadnienia. Na skutek tych czynników w wielu
wypadkach następuje zniekształcenie poczucia upływu czasu u prelegenta. Tym
samym – o ile czas wystąpienia został ściśle określony – zaleca się, by mówca tuż
przed zabraniem głosu uruchomił w swoim zegarku stoper i położył go w dobrze
widocznym dla siebie miejscu. W wypadku, gdy prelegent nie ma takiej możliwości, ale w zasięgu jego wzroku znajduje się dowolny zegar zaleca się, by tuż przed
rozpoczęciem swojej prezentacji zapisał na osobnej kartce (lub w przygotowanej
dla potrzeb wystąpienia notatce) dokładną godzinę jej zakończenia. W trakcie
wystąpienia – z uwagi na wysoki poziom zaabsorbowania mówcy właściwe
Tzn. gdy prelegent nie posiada stopera lub w miejscu, z którego wygłaszać ma swoją wypowiedź nie przewidziano dla potrzeb osób występujących żadnego blatu lub stolika, na którym
mógłby go położyć.
ZN_715.indb 57
1/30/08 1:08:42 PM
58
Renata Winkler
„wyliczenie” godziny w większości przypadków nie jest możliwe lub w trakcie
„liczenia” popełniony zostaje błąd. Przydatne okazać się może z tego względu
również poinformowanie na wstępie słuchaczy o planowanym czasie wystąpienia10. Dokonując tego, prelegent osiągnąć może podwójną korzyść. Po pierwsze
tego typu deklaracja pomaga zdyscyplinować własne zachowanie. Po drugie – jak
wskazuje doświadczenie – członkom audytorium łatwiej jest skoncentrować się
na przedstawianych zagadnieniach, gdy wiedzą przez jak długi okres wymaga to
skupienia z ich strony uwagi. Prelegent zawiera zatem swoistego rodzaju bezpośredni układ, kontrakt ze słuchaczami (również w wypadku, gdy czas wystąpienia
określony został w harmonogramie konferencji, prelekcji, sympozjum czy też
warsztatów). Nie tylko udziela informacji o czasie trwania swojego wystąpienia,
ale też osobiście zobowiązuje się go nie przekroczyć. Sprzyja to uwadze zgromadzonego audytorium.
6. Metody wygłaszania prezentacji
W literaturze przedmiotu wymieniane są cztery podstawowe sposoby przeprowadzenia prezentacji: 1) odczyt skryptu, 2) wygłoszenie przygotowanego tekstu
z pamięci, 3) wystąpienie oparte na specjalnie przygotowanej dla jego potrzeb
notatce – oraz 4) improwizacja (por.: [Zasady komunikacji…, 2001, s. 234–235],
[Turk 2003, s. 102–109]). Każda z wyżej wymienionych metod posiada pewne
wady, jak również zalety. Przygotowanie pełnej pisemnej wersji wystąpienia
stanowi metodę dość popularną przede wszystkim w środowisku akademickim
oraz politycznym. Technika ta umożliwia osobie występującej dokładną kontrolę
zawartości przekazywanych w wystąpieniu treści z uwagi na ich „odtwarzanie”
z przygotowanego w tym celu skryptu. W większym stopniu niż przy pozostałych
technikach zachowana zostaje dzięki temu kontrola nad czasem wystąpienia. Do
wad tej techniki przede wszystkim zalicza się zasadniczo nikłą ekspresję dokonywanego w ten sposób przekazu. Odczytywany tekst w większości wypadków
nabiera monotonnego brzmienia. Co więcej, śledząc treść swojego wystąpienia
w przygotowanym skrypcie, prelegent nie jest w stanie utrzymywać kontaktu
wzrokowego z audytorium. Ograniczona pozostaje także jego gestykulacja i mimika. Ponadto tego typu wystąpienia w warstwie językowej i stylistycznej zwykle
cechuje pewna sztuczność języka, ponieważ forma pisemna języka w znaczącym
stopniu różni się od jego postaci mówionej. Właśnie z tego względu ta forma prezentacji często bywa odradzana. Forma pisemna – niekoniecznie zdaje egzamin
10
„Moje wystąpienie potrwa około siedem minut…”, „Poproszono mnie o przygotowanie
dziesięciominutowego odczytu…”, „W programie przewidziano na omówienie tego zagadnienia
około dwudziestu minut…” itp.
ZN_715.indb 58
1/30/08 1:08:42 PM
Wystąpienie jako forma komunikowania
59
w przekazie artykułowanym. Między innymi z tego względu, że w wielu wypadkach ustna forma przekazu dopuszcza błędną konstrukcję zdania, pozwala na wielokrotne parafrazowanie, a nawet wymaga powtarzania komunikowanych treści.
Ponadto w sytuacji gdy zmianie ulegnie ilość czasu przyznanego prelegentom na
wystąpienie, oświetlenie pomieszczenia okaże się niewystarczające, skrypt ulegnie zniszczeniu lub zostanie zgubiony, wtedy korzystający z tej metody prelegent
może nie być w stanie wystąpić. Jednak gdy w takiej sytuacji wystąpienie okazuje
się niezbędne, zaleca się, by mówca już w trakcie przygotowania skryptu odczytywał zapisane treści na głos, aby możliwe stało wyeliminowanie nadmiernej
sztuczności użytych w tekście sformułowań. Doradza się też, by arkusze papieru,
na których zamieszczony zostanie tekst wystąpienia (o ile mówca nie korzysta
z telepromptera) wykonane były z grubszego, sztywnego papieru.
Nauczenie się treści wystąpienia, a następnie wygłoszenie go z pamięci przyrównywane bywa do recytacji lub deklamacji. Metodę tę cechują podobne wady,
jak korzystanie ze skryptu: język wystąpienia i modulacja głosu rzadko kiedy
brzmią naturalnie. Możliwe jest jednak swobodne utrzymanie kontaktu wzrokowego z widownią i nie podlega ograniczeniu ekspresja ciała prelegenta. Do wad tej
techniki zalicza się jej czasochłonność, jak również związane z nią ryzyko zapomnienia fragmentu tekstu. Świadomość tego faktu przyczyniać się może m.in.
do wzrostu poziomu zdenerwowania u mówcy. W wypadku krótkich wystąpień
(szczególnie o charakterze nieoficjalnym lub półoficjalnym) metoda ta okazuje się
szczególnie przydatna.
Wystąpienie oparte na przygotowanej notatce uznawane jest za najbardziej
efektywną z metod wygłaszania prezentacji. Prelegent „improwizuje”, korzystając
ze spisanych w notatce wskazówek. Notatki nie powinny stanowić pełnego zapisu
wystąpienia, ale raczej jego „ramowy scenariusz” powalający na kontrolę treści
i struktury przekazu [Turk 2003, s. 110]. Jeżeli prelegent zgubi wątek, w każdej
chwili jest w stanie odtworzyć i kontynuować dalej swoje wystąpienie. Korzystanie
z notatek umożliwia dodatkowo swobodną obserwację publiczności i dostosowanie
swoich zachowań do odbieranych sygnałów. Usuwając lub przekładając kartoniki,
prelegent jest w stanie w miarę potrzeby modyfikować strukturę i zawartość prezentacji. Ze względów praktycznych zalecane jest przygotowanie notatek w postaci
usztywnionych kartoników z reguły o wymiarach 20 x 12,5 cm. W lewym górnym
rogu każdego z kartoników zamieszcza się nagłówek części wystąpienia, której
dotyczy. Struktura treści zamieszczona zostaje poniżej. Zwiększeniu przejrzystości
notatki służyć ma dodatkowo wprowadzenie podziału każdego z arkuszy na dwie
części. Lewą stronę przeznacza się na kluczowe hasła i myśli przewodnie. Prawą
na z kolei na cytaty, dane, informacje szczegółowe i uzupełniające. Proponuje się
przy tym wyróżnianie kolorem lub krojem czcionki informacji o podobnej istotności. Przykładowo dla treści szczególnie istotnych proponuje się kolor niebieski,
ZN_715.indb 59
1/30/08 1:08:42 PM
60
Renata Winkler
dla cytatów i danych kolor czerwony, dla informacji szczegółowych kolor czarny,
a dla informacji uzupełniających, (które nie wpływają na poziom merytoryczny
wystąpienia) kolor zielony.
Improwizacja, tj. dokonanie prezentacji bez wcześniejszego przemyślenia jego
treści i przygotowania się jest stanowczo odradzana. Improwizacje bezwzględnie
wymagają dużego doświadczenia. Przy improwizowanym wystąpieniu istnieje
duże niebezpieczeństwo pominięcia kwestii kluczowych dla prezentacji, jak również zgubienia przez mówcę wątku. O ile zachodzi konieczność improwizowania
zaleca się, by w wystąpienie było możliwie zwięzłe i krótkie.
7. Stres i opanowanie stresu
Świadomość bycia obserwowanym, jak również ocenianym, sprawia, że wystąpieniu publicznemu z reguły towarzyszy podwyższony poziom stresu przybierający
niekiedy postać tremy. O ile fizjologiczne objawy stresu, takie jak: czerwienienie
się, zmiana stopnia zwężenia źrenic, przyspieszony puls, nadmierna potliwość,
drżenie ciała czy suchość w gardle są przez audytorium, które znajduje się w pewnej odległości od prelegenta właściwie niezauważalne – zdenerwowanie prelegenta
usłyszeć można w jego głosie. Mówienie przez „ściśnięte” gardło sprawia, że głos
drży. Ton wypowiedzi staje się w zależności od uwarunkowań indywidualnych
nienaturalnie wysoki lub też prelegent zaczyna mówić bardzo cicho i niewyraźnie.
Zdarza się, że mówca zacina się na niektórych słowach lub powtarza je kilkakrotnie. Tempo wypowiedzi jest z reguły nienaturalnie szybkie. W przekazywanym
komunikacie pomiędzy słowami pojawiają się przerwy pełne, tj. zbędne wokalizacje typu: „yyyh”, „ehhh”. W skrajnych przypadkach pojawia się „łamanie”, a nawet
„utrata” głosu. Elementy te, obniżając jakość odbioru, wywierają równocześnie
wpływ na ocenę wystąpienia przez słuchaczy. Ze strony audytorium słyszalne
zdenerwowanie w głosie mówcy z reguły przynosi skutek w postaci obniżenia
poziomu zaufania, co do kompetencji osoby występującej. Przyczyną braku
pewności prelegenta przede wszystkim wydaje się niewystarczająca znajomość
tematu. Z tego względu umiejętność zapanowania nad stresem uznawana jest za
jeden z istotnych elementów budowania własnej wiarygodności przez mówcę. Za
jedyne skuteczne remedium w tej kwestii uznaje się praktykę, dzięki której jednostka oswaja się całą sytuacją i z własnymi reakcjami. „Wytrenowane obniżenie”
jednostkowego poziomu wrażliwości pozwala na zyskanie pewnego dystansu, co
do kwestii występowania. Ponadto doświadczony mówca, znając własne reakcje,
w większym stopniu jest w stanie obserwować zachowanie audytorium i reagować
na nie. Brak praktyki można częściowo rekompensować dzięki „przetrenowaniu”
wystąpienia „na sucho” – najlepiej w obecności wąskiego grona osób. Zwiększeniu
pewności siebie sprzyja również uczestnictwo w szkoleniach z zakresu przygoto-
ZN_715.indb 60
1/30/08 1:08:42 PM
Wystąpienie jako forma komunikowania
61
wania i przeprowadzania prezentacji. Dobre efekty daje wykorzystanie wybranych
technik relaksacyjnych. Wspomaganie środkami farmaceutycznymi zleca jedynie
w przypadkach silnych stanów lękowych, które nie ustępują pomimo stosownego
treningu i wyłącznie po konsultacji i za zgodą lekarza.
8. Błędy językowe i stylistyczne w prezentacji
W wystąpieniu publicznym jak w każdej wypowiedzi pojawić się mogą
zarówno błędy językowe, jak i stylistyczne [Słownik…, 2001]. Wśród błędów
językowych – z uwagi na zróżnicowany charakter błędów wskazać należy błędy
gramatyczne, leksykalne i fonetyczne. Klasa błędów stylistycznych pozostaje stosunkowo jednorodna.
Błędy gramatyczne dzielą się na fleksyjne i składniowe. Pierwsze z nich związane są z użyciem: 1) niewłaściwej postaci wyrazu (np.: „ten pomarańcz” zamiast
„ta pomarańcza”), 2) błędnego wzorca odmiany (np.: „lubiał” zamiast „lubił”),
3) niepoprawnej postaci tematu fleksyjnego (np.: „o gwiaździe” zamiast „o gwieździe”), 4) błędnej końcówki fleksyjnej (np.: „rozumią” zamiast „rozumieją”) – jak
również z 5) brakiem odmiany wyrazu, który posiada swój wzorzec deklinacyjny
(„z Janem Matejko” zamiast „z Janem Matejką”) lub wprowadzeniem odmiany
wyrazu, który takiego wzorca nie posiada. Błędy składniowe polegają z kolei na
niepoprawnym połączeniu form wyrazowych w jednostki tekstu. Obejmują one
między innymi: 1) wadliwy szyk zdania („wystąpienie kulturalnego attaché ambasady USA” zamiast „wystąpienie attaché kulturalnego ambasady USA”), 2) błędne
użycie przyimków („przed i po sesji” zamiast „przed sesją i po sesji”), 3) błędy
w zakresie stosowania wyrażeń przyimkowych („pytania odnośnie referatu”
zamiast „pytania co do referatu”), 4) niepoprawne konstrukcje z imiesłowowym
równoważnikiem zdania („czytając takie opracowania nasuwają się refleksje”
zamiast „kiedy czyta się takie opracowania, nasuwają się refleksje”), 5) zbędne
zapożyczenia składniowe („sytuacja wydaje się być niebezpieczna” zamiast „sytuacja wydaje się niebezpieczna”), 6) niepoprawne skróty składniowe („organizuje
i kieruje szkoleniami” zamiast „organizuje szkolenia i kieruje nimi”) – jak również 7) błędy w zakresie związku zgody („w skład komisji wszedł X i Y” zamiast
„w skład komisji weszli X i Y”) i 8) związku rządu („rozróżniać prawdę od fałszu”
zamiast „rozróżniać prawdę i fałsz”).
Błędy leksykalne dzielą się na słownikowe, frazeologiczne i słowotwórcze.
Pierwsze z nich powstają w wyniku posługiwania się wyrazami w niewłaściwym
znaczeniu (dywagacje jako „rozważania”, podczas gdy poprawne znaczenie tego
terminu to „odbieganie od tematu, rozwlekłe mówienie lub pisanie nie na temat”),
nadużywania „modnych” określeń (np. „generować”) oraz mylenia znaczeń wyrazów podobnych brzmieniowo lub morfologicznie, a zatem i błędnego zamiennego
ZN_715.indb 61
1/30/08 1:08:43 PM
62
Renata Winkler
posługiwania się nimi (np. adaptować i adoptować, formować i formułować). Do
kategorii błędów leksykalnych zaliczamy również pleonazmy, tj. wyrażenia składające się z wyrazów znaczących to samo lub prawie to samo (cofnąć się wstecz)
lub z których jeden z nich z punktu widzenia logiki stanowi zbędne określenie
(mokra woda) (por.: [Słownik języka…, 2001]). Przyczyn występowania pleonazmów doszukiwać się można zarówno w nieznajomości treści znaczeniowej jednego ze słów wchodzących w skład sformułowanego wyrażenia, jak też w braku
świadomego zastanowienia się nad ich znaczeniem. W efekcie mamy do czynienia
przykładowo z takimi sformułowaniami, jak: końcowy rezultat, fakt autentyczny,
obopólna zgoda, wzajemna współpraca, anachroniczny przeżytek, odzyskać z powrotem, najbardziej optymalny, godzina czasu itp. Błędy frazeologiczne polegają
na zniekształceniu odtwarzanego w całości tradycyjnego połączenia wyrazowego
danego języka z uwagi na: wymianę, redukcję lub uzupełnienie składu związku
frazeologicznego („wywrzeć piętno” zamiast „wycisnąć piętno”), zmianę postaci
gramatycznej jednego z jego składników („przeciekać między palcami” zamiast
„przeciekać przez palce”). Użycie frazeologizmu w niewłaściwym kontekście również zaliczane jest do tej kategorii błędów. Błędy słowotwórcze związane są wyborem niewłaściwego formantu, użyciem formacji słownej zbudowanej niezgodnie
z polskimi modelami („biznes informacje” zamiast „informacje biznesowe”),
zastosowaniem nieprawidłowej podstawy słowotwórczej („eurosejm” zamiast
„europarlament”).
Kategoria błędów fonetycznych odnosi się do redukowania głosek i (lub) grup
głoskowych („kalicja” zamiast „koalicja”), niewłaściwego artykułowania głosek
oraz grup głoskowych („czymać” zamiast „tszymać”, „idom” zamiast „idą”),
„literowego” wymawiania wyrazów („piętnaście” zamiast „pietnaście”), błędnego
akcentowania wyrazów i form wyrazowych („atmosfera” zamiast „atmosfera”).
Błędy stylistyczne z kolei dotyczą: naruszania w obrębie wypowiedzi zasad
jasności, prostoty i zwięzłości stylu oraz nieprawidłowego doboru w obrębie
wypowiedzi środków językowych, tzn. gdy pozostają one niedostosowane do charakteru i funkcji wypowiedzi (jak używanie elementów potocznych w wypowiedzi
o charakterze publicznym, czy też elementów oficjalnych w wypowiedziach
potocznych oraz stylizacji językowej nie posiadających z uwagi na treść lub charakter wypowiedzi uzasadnienia).
Wystąpienie na forum publicznym wymaga szczególnej dbałości o język pod
każdym względem. Forma i styl treści wypowiedzi, dobór warstwy leksykalnej
pozostawać powinien adekwatny do okazji i kontekstu sytuacyjnego. Rażą elementy o charakterze agitacyjnym czy też posługiwanie się językiem potocznym
w wypadku wystąpienia w ramach sesji naukowej, podobnie też użycie wysokiego, literackiego stylu w wypadku przemówień o charakterze nieformalnym.
Mogą prowadzić do obniżenia w odczuciu słuchaczy wiarygodności mówcy, a tym
ZN_715.indb 62
1/30/08 1:08:43 PM
Wystąpienie jako forma komunikowania
63
samym i wartości przedstawianych przez niego treści. Nie bez znaczenia pozostaje
również to, czy mówca wyraźnie artykułuje wyrazy, czy nie „zjada” końcówek
wyrazów i czy nie mówi zbyt cicho.
9. Zakończenie
Jak wynika z powyższych rozważań dobre przygotowanie wystąpienia wymaga
uwzględnienia wielu czynników, znajomości pewnych zasad rządzących ludzką
percepcją, jak również wykształcenia pewnych umiejętności i nawyków ze strony
mówcy. Niniejszy artykuł poruszył kluczowe, zdaniem autorki, zagadnienia związane z przygotowaniem i wygłoszeniem prezentacji, nie wyczerpując jednakże
tematu.
Literatura
CommuGłodowski W. [2001], Komunikowanie interpersonalne, Wydawnictwo Hansa ������
nication�����������
, Warszawa.
Griffin E. [2003], Podstawy komunikacji społecznej, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, Gdańsk.
Jerzyk E. [2002], Komunikacja werbalna – mówienie [w:] Komunikowanie się w biznesie,
red. H. Mruk, Wydawnictwo AE w Poznaniu, Poznaniu.
Lesikar R.V., Pettit J.D., Flatley M.E. [1993], Basic Business Communication, Richard D.
Irwin, INC., US.
Słownik języka polskiego [2001] – płyta CD, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa.
Słownik poprawnej polszczyzny [2001] – płyta CD, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa.
Sztuka wystąpień publicznych i profesjonalnej korespondencji [2002], red. P. Andrzejewski, Wydawnictwo Forum, Poznań.
Turk Ch. [2003], Sztuka przemawiania, Wydawnictwo Astrum, Wrocław.
Zasady komunikacji werbalnej [2001], B.E. Gronbeck, K. German, D. Ehninger,
A.H. Monroe, Zysk i S-ka Wydawnictwo, Poznań.
The Speech as a Form of Communication
In this article, the author describes the substantive speech as a form of communication.
She discusses, in turn, the process of preparing a speech, guidelines for organising its
content, and elements of its structure. Next, she analyses standards for delivering a speech
and typical mistakes speakers make.
ZN_715.indb 63
1/30/08 1:08:43 PM