Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Na wykonanie usługi organizacji wizyty studyjnej przedstawicieli regionu Walonia na Mazowszu w dniach 12 16 grudnia 2016 r. Zadanie jest realizowane w ramach projektu współfinansowanego ze środków
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020 nr RPMA.11.01.0014-0002/15-00 pn.: „Plan Działań Pomocy Technicznej UMWM na lata 2015 - 2018 w zakresie zapewnienia
monitoringu, ewaluacji i aktualizacji regionalnej strategii inteligentnych specjalizacji w ramach RPO WM”,
Priorytet XI Pomoc Techniczna.
Symbol usług zgodnie z CPV:
55100000-1 Usługi hotelarskie;
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków;
55400000-4 Usługi podawania napojów;
60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego;
79540000-1 Usługi tłumaczeń ustnych.
CEL ZAMÓWIENIA:
Celem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej. przedstawicieli regionu Walonia na Mazowszu w dniach
12 - 16 grudnia 2016 r. Wizyta studyjna dotyczy wymiany doświadczeń z partnerami z regionu Walonia
w zakresie poszukiwania nisz rozwojowych dla aktualizacji inteligentnej specjalizacji.
Zamówienie zostało podzielone na cztery elementy:
1. Element A zamówienia - obejmuje usługi hotelarskie (zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem
delegacji zagranicznej);
2. Element B zamówienia - obejmuje usługi cateringowe;
3. Element C zamówienia - obejmuje usługi tłumaczeń ustnych
4. Element D zamówienia - obejmuje usługi transportowe.
Element A – USŁUGI HOTELARSKIE
1. Wymagania dotyczące noclegów:
a) Noclegi ze śniadaniem.
b) Pokoje odpowiadające standardowi hotelu czterogwiazdkowego 1. Hotel musi być
zlokalizowany w odległości do 10 km (w linii drogowej) od siedziby Urzędu
Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie (ul. Jagiellońska 26, 03-719
Warszawa).
c) Należy zapewnić nocleg w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego
wykorzystania.
d) Wszystkie pokoje muszą znajdować się w jednym budynku.
Lp.
Liczba osób
Termin (liczba noclegów)
1.
2
od 12 do 16 grudnia 2016 r. (4 noclegi)
2.
2
od 12 do 15 grudnia 2016 r. (3 noclegi)
3.
1
od 13 do 16 grudnia 2016 r. (3 noclegi)
Element B – USŁUGI CATERINGOWE
1) organizacja lunchu w restauracji w Płocku, w dniu 13 grudnia 2016 r. (w godzinach 12:0013:00) dla 7 osób.
Menu: zupy (2 rodzaje do wyboru), dania gorące (2 rodzaje do wyboru, w tym jedno
wegetariańskie) z 2 rodzajami dodatków skrobiowych oraz 2 rodzajami surówek, deserem
(2 rodzaje ciast do wyboru) oraz napojami: kawa z ekspresu, herbata, woda mineralna
gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych - minimum 1 filiżanka kawy
o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i minimum 1 filiżanka herbaty dla każdej osoby,
woda mineralna (gazowana i niegazowana) i soki w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej
osoby.
2) organizacja lunchu w dniu 14 grudnia 2016 r. (w godzinach 11:30-12:30), w Warszawie
dla 7 osób.
Hotel, który posiada decyzje właściwego Marszałka Województwa o zaszeregowaniu go do kategorii
oznaczonej czterema gwiazdkami na podstawie art. 37 pkt 1 i art. 38 ust. 1 oraz art. 42 ustawy z dnia 29
sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2016 poz. 187) i znajduje się w Centralnym Wykazie
Obiektów Hotelarskich (http://turystyka.gov.pl/cwoh/index).
1
Strona 1 z 3
Menu: zupy (2 rodzaje do wyboru), dania gorące (2 rodzaje do wyboru, w tym jedno
wegetariańskie) z 2 rodzajami dodatków skrobiowych oraz 2 rodzajami surówek, deserem
(2 rodzaje ciast do wyboru) oraz napojami: kawa z ekspresu, herbata, woda mineralna
gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych - minimum 1 filiżanka kawy
o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i minimum 1 filiżanka herbaty dla każdej osoby,
woda mineralna (gazowana i niegazowana) i soki w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej
osoby.
3)
organizacja uroczystej kolacji, w dniu 14 grudnia 2016 r. (w godzinach 18:00-21:00)
i zapewnienie sali bankietowej w Warszawie dla 15 osób (z miejscami siedzącymi):
Menu:
 Zupy lub kremy (przynajmniej 2 rodzaje);
 Przystawki mięsne i bezmięsne na zimno (minimum 4 rodzaje) w ilości co najmniej
80 g na osobę;
 Sałatki (minimum 5 rodzajów – w tym dwie surówki) w ilości co najmniej 150g na osobę,
każda składająca się z minimum 5 składników.
 Dania główne na gorąco (minimum 3 rodzaje), w tym: 2 dania mięsne. Dwa spośród
wymienionych dań przeznaczone będą do konsumpcji z użyciem noża i widelca - dania typu
obiadowego;
 Ciepłe dodatki do dań na gorąco (minimum 4 rodzaje, np. ziemniaki opiekane, makaron, ryż,
warzywa gotowane) w ilości co najmniej 250 g na osobę;
 Desery, składające się z: minimum 3 rodzajów ciast porcjowanych (w ilości 50 g
na osobę, z wyłączeniem ciast drożdżowych), minimum 5 rodzajów owoców krojonych
(w ilości co najmniej 50 g na osobę) oraz minimum 2 rodzajów deserów podawanych
w pucharkach (np. musy, galaretki, kremy) w ilości co najmniej 50 g na osobę;
 Napoje gorące (minimum 1 filiżanka kawy o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby
i minimum 1 filiżanka herbaty dla każdej osoby – do wyboru spośród minimum 5 rodzajów
herbat w torebkach o wadze 1,5 – 2 g);
 Napoje zimne (minimum 3 rodzaje 100 % soków owocowych – pomarańczowy, jabłkowy,
czarna porzeczka w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby oraz woda mineralna
(gazowana i niegazowana) w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej osoby; ilość wody
niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody gazowanej)
4) organizacja lunchu w dniu 15 grudnia 2016 r. (w godzinach 12:00-13:00), w Warszawie dla 10
osób, w restauracji oddalonej nie więcej niż 0,5 km od siedziby UMWM (ul. Jagiellońska 26).
Menu: zupy (2 rodzaje do wyboru), dania gorące (2 rodzaje do wyboru, w tym jedno
wegetariańskie) z 2 rodzajami dodatków skrobiowych oraz 2 rodzajami surówek, deserem
(2 rodzaje ciast do wyboru) oraz napojami: kawa z ekspresu, herbata, woda mineralna
gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych - minimum 1 filiżanka kawy
o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i minimum 1 filiżanka herbaty dla każdej osoby,
woda mineralna (gazowana i niegazowana) i soki w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej
osoby.
5) organizacja lunchu w dniu 16 października 2016 r., w godzinach 12:00 – 13:00 dla 7 osób.
Menu: zupy (2 rodzaje do wyboru), dania gorące (2 rodzaje do wyboru, w tym jedno
wegetariańskie) z 2 rodzajami dodatków skrobiowych oraz 2 rodzajami surówek, deserem
(2 rodzaje ciast do wyboru) oraz napojami: kawa z ekspresu, herbata, woda mineralna
gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych - minimum 1 filiżanka kawy
o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i minimum 1 filiżanka herbaty dla każdej osoby,
woda mineralna (gazowana i niegazowana) i soki w ilości co najmniej 0,25 l dla każdej
osoby.
Element C – USŁUGI TŁUMACZEŃ
1) zapewnienie usług tłumacza z języka angielskiego w dniu 13 grudnia 2016 r.
w godzinach 11:00 – 15:30 (w Płocku);
2) zapewnienie usług tłumacza z języka angielskiego w dniu 14 grudnia 2016 r. w godzinach 9:30 11:30 w Kobyłce oraz w godzinach 18:00-21:00 w Warszawie (w trakcie kolacji);
3) zapewnienie usług tłumacza z języka angielskiego w dniu 15 grudnia 2016 r. w godzinach 9:00 –
16:00 (w Warszawie).
Element D - Usługi Transportu
Lp. Data (godzina)
1.
12.12.2016 r., godzina
23:30
2.
13.12.2016 r. godziny
9:30- 18:00
3.
13.12.2016
23:30
r.
godzina
Liczba osób
4
7
1
Skład - dokąd
Warszawa
(lotnisko
Chopina)
–
hotel
(zaproponowany przez Wykonawcę)
Warszawa – Płock; Płock – Warszawa (do hotelu)
oraz w ramach przemieszczania się w mieście
Płock
Warszawa (lotnisko Chopina) – hotel
2
4.
14.12.2016 r. godzina
8:30
Około godziny 11:00
6
Kobyłka – Warszawa (restauracja)
Około godziny 12:30
Warszawa (rejestracja)
– ul. Poleczki 19
w Warszawie
ul. Poleczki 19 w Warszawie - ul. Wybrzeże
Kościuszkowskie 20 w Warszawie
Okło godziny 14:00
Około godziny 16:00
5.
6
7.
8.
14.12.2016
17:30
r.
godzina
14.12.2016 r. godzina
21:00
15.12.2016 r. godzina
około 4:30
15.12.2016 r. godzina
około 8:30
15.12.2016
r.
około
godziny 13:00
ul. Wybrzeże Kościuszkowskie 20 w Warszawie –
Warszawa (hotel)
5
2
3
6
około godziny 15:30
9.
16.12.2016 r. godzina
9:00
około godziny 11:00
6
6
około godziny 13:00
około godziny 15:30
Warszawa (hotel) – Kobyłka,
3
Warszawa (hotel) – Warszawa (miejsce kolacji
zaproponowane przez Wykonawcę)
Warszawa (miejsce kolacji zaproponowane przez
Wykonawcę) – Warszawa (hotel)
Warszawa (hotel) – Lotnisko w Modlinie
Warszawa (hotel) – ul. Jagiellońska 26
w Warszawie
ul. Jagiellońska 26 w Warszawie - al. Krakowska
110/114 w Warszawie
al. Krakowska 110/114 w Warszawie – Warszawa
(hotel)
Warszawa (hotel) – ul. Bartycka 18A w Warszawie
ul. Bartycka 18A w Warszawie – restauracja
Warszawa
restauracja Warszawa – ul. Kupiecka 32
w Warszawie
ul. Kupiecka 32 w Warszawie – Lotnisko Chopina
Dodatkowe informacje dla Wykonawcy:
a) Ostateczne menu będzie ustalone z zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez
Wykonawcę w ofercie.
b) Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona najpóźniej 2 dni przed terminem spotkania.
W przypadku zmniejszenia liczby uczestników w terminie określonym w zdaniu pierwszym,
wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu.
3