kadry i p£ace 2015

Transkrypt

kadry i p£ace 2015

Agnieszka Jacewicz
Danuta Małkowska
KADRY I P£ACE 2015
obowi¹zki pracodawców
rozliczanie œwiadczeñ pracowniczych
dokumentacja kadrowa, podatkowa i ZUS
Wydanie XIV uaktualnione
Stan prawny: 1 stycznia 2015 r.
ODDK Spó³ka z ograniczon¹ odpowiedzialnoœci¹ Sp.k.
Gdañsk 2015
Przejdź do opisu książki >>
Spis treści
Spis treści
Spis treści
Wykaz skrótów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Wstęp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Rozdział 1
Nawiązanie stosunku pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1. Charakterystyka i zasady nawiązania stosunku pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1. Istota stosunku pracy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.2. Zanim dojdzie do podpisania umowy o pracę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.3. Zawarcie umowy o pracę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2. Obowiązki pracodawcy wobec nowo zatrudnionych. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2.1. Profilaktyczne badania wstępne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.2. Zapoznanie z aktami prawa wewnętrznego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.3. Prowadzenie akt osobowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.4. Bezpieczeństwo i higiena pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.5. Ustalenie stażu pracy nowo zatrudnionego pracownika. . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.6. Obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych,
ubezpieczenia zdrowotnego oraz podatku dochodowego . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.7. Obowiązki informacyjne zakładu pracy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
3. Sankcje za naruszenie prawa pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
3.1. Odpowiedzialność pracodawcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
3.2. Odpowiedzialność kadrowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
4. Przykład – przyjęcie pracownika do pracy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5. Inne formy angażowania pracowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
5.1. Zatrudnianie młodocianych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
5.2. Praktyka absolwencka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Rozdział 2
Wynagrodzenie ze stosunku pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
1. Wynagrodzenie za pracę i zasady jego ustalania. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
1.1. Istota wynagrodzenia i jego elementy składowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
1.2. Termin wypłaty wynagrodzenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
1.3. Ochrona wynagrodzenia za pracę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
1.4. Wynagrodzenie minimalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
2. Czas pracy i jego ewidencja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
2.1. Normy i wymiar czasu pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
2.2. Systemy czasu pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
2.3. Ewidencja czasu pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3
Spis treści
2.4. Praca w dni świąteczne i w porze nocnej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
2.5. Czas pracy kadry kierowniczej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
2.6. Odpoczynek i przerwy w pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
3. Praca w godzinach nadliczbowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
3.1. Istota pracy w godzinach nadliczbowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
3.2. Ustalenie przekroczenia norm czasu pracy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
3.3. Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Rozdział 3
Rozliczanie i dokumentowanie wynagrodzeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
1. Procedura naliczania wynagrodzenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
1.1. Ustalenie przychodu pracownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
1.2. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika . . . . . 121
1.3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
1.4. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych
– rozliczenie z urzędem skarbowym . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
1.5. Pozostałe potrącenia obowiązkowe z wynagrodzeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
1.6. Wynagrodzenie w walucie obcej. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
2. Składki finansowane przez pracodawcę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
2.1. Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe
i wypadkowe) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
2.2. Składki na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP, FGŚP, FEP) . . . . . . . . . . . 159
3. Dokumentacja związana z wynagrodzeniem pracownika. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
3.1. Dokumentacja i opłacanie składek ZUS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
3.2. Dokumentacja wynagrodzeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
4. Przykład miesięcznego rozliczenia wynagrodzeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
5. Wynagrodzenie pracownika delegowanego za granicę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
5.1. Zasady delegowania pracowników za granicę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
5.2. Zasady opodatkowania wynagrodzenia za pracę w przypadku
oddelegowania za granicę. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
5.3. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym od przychodów
z pracy uzyskanych za granicą . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Rozdział 4
Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
1. Urlop wypoczynkowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
1.1. Nabycie prawa, wymiar i zasady udzielania urlopu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
1.2. Wynagrodzenie za czas urlopu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
1.3. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
2. Inne dni wolne od pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
2.1. Urlopy okolicznościowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
2.2. Urlop bezpłatny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
2.3. Urlop wychowawczy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
4
Spis treści
3. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
3.1. Ustalanie prawa do wynagrodzenia chorobowego
lub zasiłku chorobowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
3.2. Zasady obliczania wynagrodzenia (i zasiłku) za czas niezdolności
do pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
3.3. Zasady obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca . . . . . 252
3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe świadczeń za czas choroby. . . . . . . . . . . . . . 254
4. Przykłady obliczania wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy . . . . . . . . . 257
Rozdział 5
Świadczenia społeczne i socjalne przysługujące pracownikom . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
1. Świadczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa . . 271
1.1. Świadczenia związane z chorobą ubezpieczonego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
1.2. Świadczenia społeczne związane z opieką nad dzieckiem lub innym
członkiem rodziny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
1.3. Przykłady obliczania zasiłków z ubezpieczenia społecznego . . . . . . . . . . . . 313
2. Świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
3. Pozostałe świadczenia z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. . . . . . . . . . . . . . . 338
3.1. Świadczenie przedemerytalne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338
3.2. Zasiłek pogrzebowy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
3.3. Renta rodzinna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
4. Świadczenia socjalne zagwarantowane w Kodeksie pracy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
4.1. Odszkodowania i rekompensaty z tytułu utraty pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
4.2. Odprawy rentowe i emerytalne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
4.3. Odprawa pośmiertna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
4.4. Ujęcie składkowe i podatkowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Rozdział 6
Roczne rozliczenie z urzędem skarbowym w zakresie podatku dochodowego . . . 347
1. Informacja roczna o dochodach oraz o pobranych zaliczkach
na podatek dochodowy (PIT-11). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
2. Zeznanie podatkowe PIT-40 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
3. Przykłady rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych . . . 354
Rozdział 7
Ochrona stosunku pracy. Rozwiązanie i wygaśnięcie umowy o pracę . . . . . . . . . . . 367
1. Ustanie stosunku pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
1.1. Ochrona stosunku pracy przed zwolnieniem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
1.2. Wypowiedzenie stosunku pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
1.3. Wygaśnięcie umowy o pracę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378
2. Obowiązki pracodawcy związane z rozwiązaniem umowy o pracę . . . . . . . . . . . 383
2.1. Obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 383
2.2. Obowiązki związane z rozliczeniami publicznoprawnymi . . . . . . . . . . . . . . 389
5
Spis treści
2.3. Pomoc pracodawcy w sprawach emerytalno-rentowych. . . . . . . . . . . . . . . . 390
2.4. Przykład – zwolnienie pracownika z pracy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391
3. Upadłość lub likwidacja zakładu pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402
3.1. Obowiązki pracodawcy w przypadku likwidacji zakładu . . . . . . . . . . . . . . . 402
3.2. Uprawnienia pracowników zlikwidowanego pracodawcy. . . . . . . . . . . . . . . 408
3.3. Przywrócenie do pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
Rozdział 8
Pozapłacowe świadczenia pracownicze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
1. Podróże służbowe pracowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
1.1. Krajowe podróże służbowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418
1.2. Zagraniczne podróże służbowe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
1.3. Ujęcie składkowe i podatkowe podróży służbowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
2. Ryczałty i ekwiwalenty za używanie prywatnego samochodu
do celów służbowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437
2.1. Ryczałt za samochód. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438
2.2. Ekwiwalent za rzeczywiście przejechane kilometry. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439
2.3. Ujęcie składkowe i podatkowe ryczałtów i ekwiwalentów
samochodowych. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440
3. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
3.1. Istota i cel tworzenia funduszu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
3.2. Podmioty tworzące fundusz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 447
3.3. Źródła i zasady tworzenia funduszu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448
3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe w zakresie ZFŚS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
3.5. Świadczenie urlopowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
4. Świadczenia związane z bezpieczeństwem i higieną pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
5. Pozostałe świadczenia pracownicze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
5.1. Posiłki i napoje profilaktyczne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
5.2. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
5.3. Ubiór służbowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
5.4. Artykuły spożywcze na potrzeby pracowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
5.5. Inne świadczenia rzeczowe, nieodpłatne lub częściowo nieodpłatne
udzielane pracownikom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 469
5.6. Ujęcie składkowe i podatkowe pozostałych świadczeń
pracowniczych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 473
Rozdział 9
Rozliczenie i dokumentacja wynagrodzeń osób zatrudnionych
na podstawie umów cywilnoprawnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
1. Charakterystyka umów cywilnoprawnych. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477
2. Zasady podlegania umów cywilnoprawnych ubezpieczeniom społecznym
i ubezpieczeniu zdrowotnemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
2.1. Umowa-zlecenie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488
6
Spis treści
3.
4.
5.
6.
7.
2.2. Umowa o dzieło . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493
2.3. Zasady podlegania i rozliczania składek osób mających ustalone
prawo do emerytury lub renty z tytułu wykonywania pracy
na podstawie umowy-zlecenia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494
Rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS z tytułu umów
cywilnoprawnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
3.1. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne
i ubezpieczenie zdrowotne od umów-zleceń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
3.2. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne
i ubezpieczenie zdrowotne od umów o dzieło . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Rozliczenie płatnika z tytułu umów cywilnoprawnych zawartych
z własnym pracownikiem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
Umowa-zlecenie a prawo do świadczeń z ubezpieczenia społecznego . . . . . . . . 511
5.1. Warunki uzyskania świadczeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511
5.2. Zasady ustalania podstaw wymiaru zasiłków chorobowych . . . . . . . . . . . . . 513
Koszty podróży służbowej zleceniobiorcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Przykłady rozliczania i dokumentowania wynagrodzeń osób
zatrudnionych na podstawie umowy-zlecenia i umowy o dzieło . . . . . . . . . . . . . 517
Wykaz aktów prawnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 541
7
Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy
Rozdział 4
WYNAGRODZENIE ZA CZAS
NIEWYKONYWANIA PRACY
Wynagrodzenie stanowi ekwiwalent za pracę, w związku z tym, co do zasady
przysługuje za pracę wykonaną. Jedynie wyjątkowo, w sytuacjach przewidzianych przez przepisy prawa, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za
czas niewykonywania pracy.
1. Urlop wypoczynkowy
Prawo pracownika do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego zagwarantowane jest w Konstytucji RP, a skonkretyzowane w Kodeksie pracy. W myśl
przepisów urlop wypoczynkowy jest to coroczny, nieprzerwany, płatny okres
ustawowego zwolnienia pracownika od obowiązku pracy u danego pracodawcy,
przysługujący pracownikowi w celu wypoczynku, w wymiarze określonym
przepisami prawa pracy i w czasie ustalonym przez pracodawcę. Prawo do urlopu należy do niezbywalnych i osobistych uprawnień pracownika.
Jednak każdy pracodawca odpowiada tylko za tę część urlopu, która dotyczy zatrudnienia u niego. Pracodawca nie ma obowiązku udzielania urlopu w wymiarze odpowiadającym okresowi, który przekracza ten właśnie okres zatrudnienia.
Urlop wypoczynkowy należy wykorzystać w naturze, co oznacza, że pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu oraz że wypłata ekwiwalentu pieniężnego
za niewykorzystany urlop jest niedopuszczalna z wyjątkiem sytuacji określonych w Kodeksie pracy.
Pracodawca jest zobligowany do udzielenia pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Zasady te wynikają
z art. 161 k.p. Zaległy urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany
najpóźniej do 30 września następnego roku. Pracodawca, który nie udziela pra-
201
cownikowi przysługującego mu urlopu lub bezpodstawnie obniża jego wymiar,
popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny
(art. 282 § 1 pkt 2 k.p.).
Pracownik ma prawo (a nie obowiązek) wykorzystać przysługujący mu w danym roku kalendarzowym urlop w całości, w sposób ciągły. Jeżeli urlop zostanie
podzielony, to co najmniej jeden okres wypoczynku pracowniczego w roku powinien obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przepis ten pozwala zaliczyć na poczet wymaganego okresu 14 kolejnych dni także dni okołourlopowe,
np. weekend.
Rozpoczęty urlop wypoczynkowy może zostać przerwany jedynie z powodu:
1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3) odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez
czas do 3 miesięcy,
4) urlopu macierzyńskiego.
Należy podkreślić, iż nawet krótkotrwała niezdolność do pracy przerywa urlop. W takiej sytuacji pracodawca musi udzielić niewykorzystanej części urlopu
w terminie z nim uzgodnionym. Nie następuje tutaj samoistne przesunięcie
i wydłużenie urlopu o dni niewykorzystane.
1.1. Nabycie prawa, wymiar i zasady udzielania urlopu
Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu
pracy
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 urlopu należnego mu po przepracowaniu roku.
Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku
kalendarzowym, czyli z dniem 1 stycznia każdego roku, pod warunkiem pozostawania tego dnia w stosunku pracy (czyli nabywa prawo niejako „z góry”).
Czas, w którym pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym, jest również
okresem trwania stosunku pracy, za który pracownik nabywa prawo do urlopu.
Wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym wynosi:
1) 20 dni roboczych – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
2) 26 dni roboczych – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
202
Prawidłowe ustalenie okresu zatrudnienia ma wpływ na późniejsze określenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Jest to istotne, ponieważ
błędne wyliczenie może zmienić ten wymiar aż o 6 dni.
Wymiar urlopu zależy głównie od posiadanego przez pracownika stażu pracy, do którego wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na
przerwy w nim występujące oraz sposób ustania stosunku pracy. Jeżeli pracownik jednocześnie pozostaje w dwóch lub więcej stosunkach pracy, wliczeniu
podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia, w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.
Drugim, istotnym czynnikiem, mającym wpływ na wymiar urlopu, jest okres
nauki w szkole. Do okresu pracy wlicza się z tytułu ukończenia:
1) zasadniczej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas
trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
2) średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas
trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
3) średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych – 5 lat,
4) średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
5) szkoły policealnej – 6 lat,
6) szkoły wyższej – 8 lat.
Jeżeli dana osoba pozostawała w stosunku pracy i jednocześnie uczyła się, to
do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się albo okres
zatrudnienia, albo okres nauki – w zależności od tego, co jest korzystniejsze dla
tej osoby.
Fakt ukończenia danego typu szkoły powinien potwierdzać dyplom bądź
świadectwo jej ukończenia.
Na równi z okresami pracy zaliczanymi do stażu, od którego zależy wymiar
urlopu, traktuje się niektóre inne okresy aktywności pracownika. Najczęściej
spotykanymi są:
1) służba wojskowa1,
2) okres pracy w gospodarstwie rolnym2,
1
Artykuł 120 ust. 1–3 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 461 z późn. zm.).
2 Artykuł 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz.U. Nr 54, poz. 310).
203
3) urlop bezpłatny młodocianego3.
Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie
z obowiązującym go rozkładem czasu pracy4. Każdy pracownik ma więc swoje
indywidualne „dni pracy” wynikające z jego harmonogramu, stąd też dniami pracy dla danej osoby mogą być również soboty i niedziele, jeżeli zgodnie
z rozkładem czasu pracy osoba ta powinna w te dni pracować.
Urlopu udziela się nie tylko w dniach pracy, lecz również w wymiarze godzinowym, przy założeniu, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
Urlopu udziela się zatem na pełne dni pracy pracownika, ale rozlicza się go
w wymiarze godzinowym. W przypadku pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy w podstawowym systemie czasu pracy (czyli praca
5 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie) tak szczegółowe rozliczanie nie jest
konieczne – pracownik, korzystając z urlopu wypoczynkowego w dniu pracy,
zawsze wykorzysta 8 godzin urlopu. Odmiennie sytuacja wygląda w przypadku
pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy, ale w niepełnym wymiarze (na część etatu) lub też w równoważnym systemie czasu
pracy.
& Przykład
Pracownik zatrudniony jest w równoważnym systemie czasu pracy. W ciągu tygodnia
pracuje w następujących dniach i godzinach:
– poniedziałek – 12 godzin,
– wtorek – wolny,
– środa – 12 godzin,
– czwartek – 10 godzin,
– piątek, sobota, niedziela – wolne.
Pracownik chce być cały tydzień na urlopie (od poniedziałku do piątku), wówczas:
– 3 dni przepracowane w tygodniu = 34 godziny (12 + 12 + 10),
– przepracowane 3 dni w tygodniu (zgodnie z powyższymi założeniami) konsumują
mu 34 godziny urlopu wypoczynkowego z przysługującego mu wymiaru urlopowego
wynoszącego 160 godzin (20 dni) lub 208 godzin (26 dni).
3
4
Artykuł 205 § 4 k.p.
Patrz rozdział 2, część poświęcona czasowi pracy.
204
Urlop wypoczynkowy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze
czasu pracy
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu
pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika,
biorąc za podstawę 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy pracownika. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. W stosunku do tych
pracowników również należy zastosować zasadę „godzinowego” przeliczania
dni urlopu.
& Przykład
Pracownik zatrudniony jest na 3/5 etatu. Za podstawę obliczenia wymiaru urlopu przyjmuje
się 20 dni, co wynika z jego stażu pracy. Zgodnie z obowiązującym go harmonogramem
pracuje 4 dni w tygodniu po 4 godziny i 1 dzień 8 godzin. Wymiar urlopu tego pracownika
będzie wynosił 12 dni (3/5 z 20 dni), czyli 96 godzin. Jeśli pracownik ten będzie chciał
wziąć urlop na tydzień (5 dni roboczych), to wówczas urlop ten skonsumuje mu 24 godziny z puli 96 godzin:
– 4 dni po 4 godziny = 16 godzin,
– 1 dzień 8 godzin = 8 godzin,
– razem – 24 godziny.
& Przykład
Dzień pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wynosi 5 godzin
dziennie, czyli zatrudniony jest na 5/8 etatu. Za podstawę obliczenia wymiaru urlopu przyjmuje się 26 dni (wynika to z jego stażu pracy). Przysługuje mu więc 17 dni urlopu (5/8 × 26
dni = 16,25, po zaokrągleniu – 17 dni), co w wymiarze godzinowym wynosi 136 godzin.
Jeżeli chciałby wziąć urlop na cały tydzień, to wówczas:
– 5 dni przepracowanych ´ 5 godzin = 25 godzin.
Stąd też tygodniowy urlop skonsumuje temu pracownikowi 25 godzin z przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Urlop proporcjonalny
Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego stosunek pracy zostaje nawiązany bądź rozwiązany, wówczas pracownik ma prawo do urlopu proporcjonalnego. Urlop ten
przysługuje w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy:
1) u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu
przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy,
205
2) u kolejnego pracodawcy – w wymiarze:
– proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w przypadku zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca
danego roku kalendarzowego,
– proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – jeśli okres tego zatrudnienia jest krótszy niż do końca roku kalendarzowego.
Zasadę urlopu proporcjonalnego stosuje się również w odniesieniu do pracowników powracających do pracy po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:
urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego5, odbywania zasadniczej służby
wojskowej, tymczasowego aresztowania, odbywania kary pozbawienia wolności
oraz nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.
Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Co do zasady urlop
jest niepodzielny, jednakże na wniosek pracownika może być on podzielony na
części. W takim przypadku co najmniej jedna część urlopu wypoczynkowego nie
powinna trwać mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Urlop wypoczynkowy po urlopie wychowawczym
Pracownikowi, który powraca do pracy po urlopie wychowawczym trwającym
dłużej niż 1 miesiąc, przysługuje urlop wypoczynkowy w obniżonym wymiarze
(art. 1552 § 1 pkt 2 k.p.). Obniżenia tego dokonuje się proporcjonalnie, zgodnie
z przedstawioną wyżej zasadą.
Ważne – obniżenia urlopu wypoczynkowego dokonuje się dopiero po zakończeniu korzystania z urlopu wychowawczego – pracodawca nie może obniżyć wymiaru urlopu wypoczynkowego, jeszcze zanim pracownik uda się na
urlop wychowawczy.
& Przykład
Pracownica urodziła dziecko w 2014 r. i skorzystała z przysługujących jej urlopów:
macierzyńskiego, dodatkowego macierzyńskiego i rodzicielskiego. Ostatni z nich
5
Uwaga – zasada ta nie ma zastosowania w przypadku, gdy pracownik z dniem 1 stycznia danego
roku nabył prawo do urlopu wypoczynkowego, następnie przebywał na urlopie wychowawczym
i w tym samym roku kalendarzowym powrócił do pracy – wówczas przysługuje mu za ten rok
pełny urlop wypoczynkowy, nie stosuje się tu zasady proporcjonalnego zmniejszenia urlopu
wypoczynkowego – szczegóły w dalszej części książki.
206
zakończył się 25 sierpnia 2015 r. Pracownica wystąpiła do pracodawcy z wnioskiem
o udzielenie jej (bezpośrednio po urlopie rodzicielskim) urlopu wypoczynkowego za
2015 rok, zaś bezpośrednio po urlopie wypoczynkowym – 10-miesięcznego urlopu wychowawczego. Pracodawca jest zobowiązany udzielić jej pełnego urlopu wypoczynkowego za 2015 rok (20 lub 26 dni). Dopiero w przyszłym roku, po powrocie pracownicy
z urlopu wychowawczego, pracodawca obniży proporcjonalnie przysługujący jej urlop
wypoczynkowy za 2016 rok.
Od przedstawionej wyżej generalnej zasady nakazującej proporcjonalne obniżanie wymiaru urlopu wypoczynkowego po urlopie wychowawczym jest jeden wyjątek. Otóż od 1 października 2013 r. pracownikowi, który powraca do
pracy z urlopu wychowawczego jeszcze w tym samym roku kalendarzowym,
przysługuje pełny urlop wypoczynkowy. Jeżeli z dniem 1 stycznia danego roku
kalendarzowego pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego, później
w trakcie tego roku przebywał na urlopie wychowawczym, ale wrócił do pracy
przed 31 grudnia tego roku, to wówczas przysługuje mu pełny wymiar urlopu
wypoczynkowego za ten rok kalendarzowy.
& Przykład
Pracownica urodziła dziecko 21 października 2014 r. Skorzystała z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego, a po nich
z urlopu wypoczynkowego za 2015 rok (26 dni). Do pracy powróciła 26 listopada
2015 r. 5 stycznia 2016 r. złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu wychowawczego do
30 listopada 2016 r. Za 2016 rok będzie je przysługiwał pełny urlop wypoczynkowy,
ponieważ 1 stycznia 2016 r. nabyła do niego prawo i jeśli powróci do pracy z urlopu wychowawczego w tym samym roku kalendarzowym, to za 2016 rok zachowa prawo do
całego urlopu wypoczynkowego, bez proporcjonalnego obniżania jego wymiaru.
Warto jeszcze zwrócić tu uwagę na problem przedawnienia urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z zasadą ogólną roszczenie o zaległy, niewykorzystany
urlop wypoczynkowy przedawnia się po upływie 3 lat. Od 1 października 2013 r.
skorzystanie przez pracownika z urlopu wychowawczego wpływa na bieg
okresu przedawnienia. Na czas korzystania z urlopu wychowawczego6 bieg
przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu (art. 2931 k.p.).
6
Maksymalny wymiar urlopu wychowawczego to 35 miesięcy (w większości przypadków) lub
36 miesięcy – szczegóły zawarto w dalszej części książki.
207
Urlop na żądanie
Z wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi ustawodawca wydzielił 4 dni tzw. urlopu na żądanie. Pracownik może zgłosić żądanie
udzielenia tego urlopu w jakiejkolwiek formie najpóźniej w dniu rozpoczęcia
urlopu, zaś pracodawca ma obowiązek udzielenia tego urlopu.
Jeśli pracownik zatrudniony jest u kilku pracodawców równocześnie, wówczas każdy z nich będzie miał obowiązek udzielenia pracownikowi maksymalnie
4 dni urlopu na żądanie w danym roku kalendarzowym.
W sytuacji, gdy pracownik zatrudniony jest kolejno u kilku pracodawców, to
wówczas kolejny pracodawca powinien tej osobie udzielić tyle dni urlopu na
żądanie, aby w sumie, w roku kalendarzowym, wynosił on 4 dni – nie zaś proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy.
Plan urlopów
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia
normalnego toku pracy. Plan urlopów czy też uzgodnienia terminów udzielenia
urlopów nie obejmuje 4 dni urlopu udzielanego na żądanie pracownika.
W przepisach prawa przewidziano możliwość przesunięcia terminu zaplanowanego wcześniej urlopu:
1) na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami oraz
2) z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy7 – w takiej sytuacji
pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi bezpośrednie koszty
poniesione w związku z odwołaniem urlopu (np. koszt opłaty manipulacyjnej związanej ze zwrotem wcześniej zakupionych przez pracownika biletów kolejowych, które zwrócił on przed datą wyjazdu).
Sporządzanie planu urlopów wypoczynkowych formalnie dotyczy każdego
pracodawcy. Jednak niektórzy pracodawcy nie mają obowiązku sporządzania
planu urlopów. Są to pracodawcy:
1) posiadający zakładową organizację związkową, która wyraziła zgodę na
nieutworzenie planu urlopów, oraz
2) u których nie występuje wspomniana organizacja i którzy podjęli decyzję
o nieutworzeniu planu urlopów.
7
Artykuł 164 k.p.
208
W praktyce jednak większość pracodawców sporządza plany urlopów. Niezależnie od tego, czy w firmie występuje plan urlopów czy nie, w większości
zakładów pracy stosowane są wnioski urlopowe składane przez pracowników.
Bez akceptacji pracodawcy takiego wniosku pracownik w zasadzie nie może rozpocząć urlopu.
Pracodawca ma również możliwość odwołania pracownika z urlopu, jednakże może skorzystać z tego prawa jedynie w sytuacji, gdy obecności pracownika
w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia
urlopu. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek pokryć poniesione przez pracownika koszty bezpośrednio związane z odwołaniem go z urlopu (np. koszt podróży
powrotnej, zwrot wpłaconej przez pracownika zaliczki na poczet wycieczki, której biuro turystyczne nie zwraca w przypadku rezygnacji).
Zaległy urlop wypoczynkowy
Urlop wypoczynkowy, który nie został przez pracownika wykorzystany zgodnie
z planem urlopów, powinien być mu udzielony najpóźniej do dnia 30 września
następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Nie dotyczy to jednakże części
urlopu na żądanie.
Prawo do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie to stało się wymagalne
(art. 291 § 1 k.p.), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź
z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.),
bądź najpóźniej z dniem 30 września następnego roku, jeżeli urlop został
przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.)8.
1.2. Wynagrodzenie za czas urlopu
Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał,
gdyby w tym czasie pracował9. Zasady ustalania i wypłacania wynagrodzenia za
urlop wypoczynkowy określają przepisy prawne, jednak nie ma przeszkód, aby
pracodawca określił w uregulowaniach zakładowych własne zasady ustalania
wynagrodzenia. Własne przepisy zakładowe nie mogą być jednak mniej korzyst-
8
9
Patrz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00.
Artykuł 172 k.p.
209
ne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych.
Nadrzędna zasada w ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy jest
następująca: za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.
Oznacza to, że trzeba uwzględnić ewentualne zmiany w składnikach wynagrodzenia wprowadzone przed rozpoczęciem urlopu lub w trakcie korzystania
z tego urlopu (należy przeliczyć podstawę ustalenia adekwatnie do wprowadzonych zmian), tak aby pracownik otrzymał wynagrodzenie takie samo, jakby
w tym czasie pracował.
Zasady obliczania wynagrodzenia za urlop szczegółowo określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania
wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U.
Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) – dalej „rozporządzenie urlopowe”.
Podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego stanowi wynagrodzenie
ustalone według zasad rozporządzenia urlopowego.
Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego
Składniki wynagrodzenia
Zasady uwzględniania w podstawie wymiaru
Określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości w wysokości naleŜnej pracownikowi w miesiącu wyuwzględnia się w podstawie
korzystywania urlopu.
Przysługujące za okresy nie dłuŜsze niŜ jeden miesiąc, w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi
z pominięciem składników wyłączonych z podstawy w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzawymiaru uwzględnia się w podstawie
jących miesiąc rozpoczęcia urlopu.
W przypadkach znacznego wahania wysokości takich
składników wynagrodzenia składniki te mogą być
uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi
w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Wyłączeniu z podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop podlegają:
1) jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego
przez pracownika przestoju,
3) nagrody jubileuszowe,
210
4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej,
usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5) ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
6) dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
8) wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
9) nagrody z zakładowego funduszu nagród, należności przysługujące z tytułu udziału w zyskach lub nadwyżce bilansowej,
10) odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
11) wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.
Podstawę obliczenia wynagrodzenia urlopowego stanowią pozostałe (niewymienione powyżej) składniki wynagrodzenia, o ile przysługują pracownikowi
w okresie, w którym korzysta z urlopu.
Do wyliczeń wynagrodzenia przyjmuje się składniki z tego stosunku pracy,
z którego korzysta się z urlopu. Nie uwzględnia się dochodów pracownika
z umów o dzieło lub umów-zleceń, nawet gdy są zawarte między tymi samymi
stronami co umowa o pracę.
W strukturze wynagrodzenia można wyróżnić składniki obligatoryjne i fakultatywne.
Obligatoryjne składniki wynagrodzenia:
Fakultatywne składniki wynagrodzenia:
– stawka osobistego zaszeregowania, tj. wynagro- –
dzenie zasadnicze plus dodatek funkcyjny
–
– dodatek za pracę w godzinach
–
nadliczbowych, niedziele i święta
–
– dodatek za pracę w godzinach nocnych
– wynagrodzenie za czas przerwy w pracy
–
kierowców
– wynagrodzenie za czas przestoju
– wynagrodzenie za czas dyŜuru
premia
dodatek za staŜ pracy
dodatek zmianowy
dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla
zdrowia, uciąŜliwych, niebezpiecznych
dodatek za wykonywanie dodatkowych
czynności
– dodatek za znajomość języków obcych
– deputaty
211
W odniesieniu do fakultatywnych składników wynagrodzenia należy rozważyć zatem, czy wypłacany pracownikowi składnik ma charakter świadczenia
stałego, czy okresowego.
Obliczenie wynagrodzenia urlopowego należy więc poprzedzić analizą składników wynagrodzenia. O tym, jak kwalifikować dany składnik wynagrodzenia,
decyduje pracodawca w oparciu o wewnętrzne przepisy płacowe.
Z uwagi na zapis art. 1542 § 2 k.p., zgodnie z którym jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu należy
stosować metodę uwzględniającą wynagrodzenie za jedną godzinę pracy pracownika.
Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:
1) dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa
(ustalenie „dniówki” pracownika);
2) mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę
godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Konieczność wyliczania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie
występuje przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop dla pracowników wynagradzanych w stałej miesięcznej kwocie. Oznacza to, że pracownik, korzystając z urlopu przez część miesiąca lub cały miesiąc, otrzyma swoje stałe wynagrodzenie.
Wyodrębnianie wynagrodzenia za pracę oraz wynagrodzenia urlopowego nie
jest konieczne. Nie ma również potrzeby ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Pracownik otrzymuje po prostu swoje stałe wynagrodzenie
bez względu na ilość dni (godzin) urlopu wykorzystywanego w danym miesiącu.
Obliczając wynagrodzenie za urlop, należy uwzględnić fakt, że dla ustalania
jego podstawy rozporządzenie urlopowe wyróżnia 3 grupy składników:
1. Pierwsza grupa obejmuje składniki wynagrodzenia określone stawką
miesięczną w stałej wysokości. Zalicza się do nich:
1) miesięczne wynagrodzenie zasadnicze,
2) dodatek funkcyjny,
3) dodatek stażowy,
4) stałą, regulaminową premię miesięczną.
212
Składniki te uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości
należnej w miesiącu wykorzystania urlopu.
Jeżeli w skład wynagrodzenia pracownika wchodzą elementy należące tylko do pierwszej grupy, to w praktyce nie ustala się „podstawy wymiaru”
wynagrodzenia urlopowego. Pracownik otrzymuje po prostu swoje zwykłe wynagrodzenie, bez względu na ilość dni urlopu wykorzystywanego
w danym miesiącu.
& Przykład
Pracownik otrzymuje: wynagrodzenie zasadnicze – 1500,00 zł, dodatek funkcyjny –
500,00 zł, dodatek stażowy – 20% wynagrodzenia zasadniczego, tj. 300,00 zł. Zgodnie
z obowiązującym go harmonogramem pracownik pracuje 5 dni w tygodniu po 8 godzin
dziennie. W sierpniu pracownik ten wykorzystuje 10 dni urlopu, czyli 80 godzin (10 dni
´ 8 godzin).
Wynagrodzenie danego pracownika za sierpień, obejmujące 10 dni urlopu, wyniesie
2300,00 zł, przysługują mu bowiem składniki określone w stałej miesięcznej wysokości
(1500,00 + 500,00 + 300,00). W tym przypadku nie istnieje potrzeba wyodrębniania
wynagrodzenia za pracę oraz za urlop, jakkolwiek można to zrobić.
2. Druga grupa to składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie
dłuższe niż 1 miesiąc (z wyjątkiem zaszeregowanych do grupy 1). Do tej
grupy należy:
1) wynagrodzenie określone stawką godzinową lub prowizyjną,
2) premia stanowiąca wartość procentową od tego wynagrodzenia,
3) premia uznaniowa.
Tego rodzaju składniki uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia
urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie
3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
W przypadkach znacznego wahania ich wysokości – składniki te mogą być
uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie
nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
& Przykład
Pracownik wynagradzany jest stawką godzinową: 15,00 zł za godzinę oraz premią
w wysokości 10% wynagrodzenia godzinowego. Urlop wykorzystuje we wrześniu –
213
5 dni. Zgodnie z obowiązującym go harmonogramem w tym czasie powinien przepracować 36 godzin.
Za podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć wynagrodzenie za
czerwiec, lipiec i sierpień, które wyniosło:
Liczba godzin
przepracowanych
Wynagrodzenie
zasadnicze według
przepracowanych godzin
Czerwiec
152
2280,00 zł
228,00 zł
2508,00 zł
Lipiec
180
2700,00 zł
270,00 zł
2970,00 zł
Sierpień
176
2640,00 zł
264,00 zł
2904,00 zł
Razem
508
7620,00 zł
762,00 zł
8382,00 zł
Miesiąc
Wysokość
premii
Ogółem
Aby ustalić wynagrodzenie urlopowe w przypadku zmiennych składników wynagrodzenia, należy kolejno wyliczyć:
1) stawkę godzinową, wynikającą z podzielenia sumy wynagrodzenia przyjętego do wyliczeń przez ilość godzin przepracowanych,
2) wynagrodzenie za czas urlopu, mnożąc stawkę dzienną przez liczbę godzin, jaką pracownik by przepracował, gdyby nie korzystał z urlopu.
Obliczenie wynagrodzenia urlopowego z powyższego przykładu:
Wyszczególnienie
Stawka za 1 godzinę pracy
Wynagrodzenie za 5 dni urlopu (czyli 36 godzin
pracy, gdyby pracownik nie był na urlopie)
Kwota
Obliczenia
16,50 zł
8382,00 zł : 508 godzin
594,00 zł
16,50 zł ´ 36 godzin
Za wrzesień pracownik otrzyma:
1) wynagrodzenie urlopowe w wysokości 594,00 zł,
2) wynagrodzenie wynikające z przepracowanych godzin
(15,00 zł ´ ilość przepracowanych we wrześniu godzin),
3) odpowiednio wyliczoną premię (10% wynagrodzenia za czas przepracowany).
Jeśli przed pójściem na urlop (lub w trakcie urlopu) pracownik otrzymałby
zmianę warunków wynagradzania (podwyżkę lub obniżkę), to należy przeliczyć wynagrodzenia za czerwiec, lipiec, sierpień według nowych zasad.
214
& Przykład
Pracownikowi z powyższego przykładu zniesiono wypłacanie premii z dniem 1 września.
Wynagrodzenie za 5 dni urlopu (36 godzin pracy, jeśli nie byłby na urlopie) wyniesie
540,00 zł.
(bez uwzględnienia premii):
7620,00 zł : 508 godzin = 15,00 zł – stawka za 1 godzinę pracy;
15,00 zł ´ 36 godzin (5 dni urlopu) = 540,00 zł.
Jeżeli jakiś składnik był wypłacony tylko w dwóch miesiącach (lub nawet
jednym) na skutek niespełnienia wymogów do jego otrzymania, ale nadal
jest przewidziany w przepisach płacowych, to należy uwzględnić faktycznie
wypłaconą kwotę i podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w danym okresie.
Gdyby pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie za co najmniej jeden pełny miesiąc, to do obliczenia należy przyjąć wynagrodzenie z najbliższego poprzedniego miesiąca.
& Przykład
Pracownik korzysta z urlopu w czerwcu. W okresie od 20 kwietnia do 30 maja chorował.
Podstawę wymiaru oraz ilość godzin, w których pracował, należy przyjąć z pominięciem maja, tj. za miesiące: luty, marzec i niepełny kwiecień.
Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu otrzymał wynagrodzenie za okres krótszy,
niż przyjęty do ustalenia podstawy, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie
wypłacone za okres faktycznie przepracowany.
& Przykład
Pracownik został zatrudniony od 1 lutego i w marcu korzysta z kilku dni urlopu.
Podstawę wymiaru (przy zmiennych składnikach) należałoby ustalić z miesięcy: grudzień, styczeń, luty. Natomiast w tym przypadku ustala się z wynagrodzenia za luty,
dzieląc wynagrodzenie z lutego przez ilość godzin pracy i mnożąc przez ilość godzin,
jaką pracownik przepracowałby w czasie urlopu, gdyby w tym czasie z tego urlopu nie
korzystał.
215
3. Trzecia grupa dotyczy składników wynagrodzenia wypłacanych za
okresy dłuższe niż miesiąc
Do tej grupy należy zaliczyć np. premię kwartalną. W praktyce występują
premie regulaminowe i premie uznaniowe. Premia regulaminowa jest
elementem wynagrodzenia za pracę wypłacanym po spełnieniu przez pracownika warunków jej uzyskania, określonych w regulaminie premiowania lub w inny sposób. Prawo do tej premii i jej wysokość nie zależą od
swobodnego uznania pracodawcy. Natomiast premia uznaniowa, która nie
ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za
pracę i nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Pracodawca,
gdy uzna za zasadne – może ją wypłacić także w okresie urlopu, skoro
zależy ona od jego uznania. Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy
dłuższe niż miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach; okres urlopu traktowany jest jak okres pracy.
& Przykład
Pracownik otrzymuje premię kwartalną w wysokości 25% wysokości wynagrodzenia
kwartalnego. Jeżeli pracownik korzystał z urlopu w lipcu, to premia kwartalna zostanie
wypłacona w październiku w takiej samej wysokości, jakby w lipcu była świadczona
praca.
Reasumując: w zależności od składników wynagrodzenia, wynagrodzenie
urlopowe składać się może z dwóch części:
1) wynagrodzenie określone w stałej stawce miesięcznej,
2) wynagrodzenie wynikające ze składników zmiennych wypłacanych
w okresach miesięcznych – przeciętna z 3 (lub 12) miesięcy poprzedzających urlop (1/3 lub 1/12).
& Przykład
Pracownik wykorzystuje 10 dni (tj. 80 godzin) urlopu wypoczynkowego w lutym. Pracownik wynagradzany jest następująco:
1) wynagrodzenie zasadnicze – stałe, miesięczne: 2000,00 zł oraz dodatek funkcyjny –
500,00 zł,
216
2) premia miesięczna, która w okresie poprzednich 3 miesięcy wyniosła odpowiednio:
Miesiąc
Wynagrodzenie zasadnicze
i dodatek funkcyjny
Wysokość premii
Liczba dni/godzin
przepracowanych
Listopad
2500,00 zł
400,00 zł
20/160
Grudzień
2500,00 zł
650,00 zł
22/176
Styczeń
2500,00 zł
540,12 zł
21/168
Razem
7500,00 zł
1590,12 zł
63/504
Ustalenie wynagrodzenia za czas korzystania z 10 dni (80 godzin) urlopu:
1) z tytułu składników wynagrodzenia określonych w stałej miesięcznej stawce – 1000,00 zł:
– w lutym pracownik przepracowałby 20 dni/160 godzin,
– 2000,00 zł : 160 godzin = 12,50 zł/godz.,
– 12,50 zł ´ 80 godzin = 1000,00 zł,
2) z tytułu zmiennych składników, wypłacanych miesięcznie – 252,40 zł:
– 1590,12 zł : 504 godziny = 3,155 zł – stawka składników zmiennych za 1 godzinę pracy,
– 3,155 zł ´ 80 godzin urlopu = 252,40 zł.
Na wynagrodzenie za luty, tj. za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu,
składać się będzie:
1) wynagrodzenie za czas urlopu – 1252,40 zł (1000 zł + 252,40 zł),
2) wynagrodzenie zasadnicze – 1500,00 zł (2500,00 zł – 1000,00 zł),
3) kwota premii, przyznana z tytułu dni przepracowanych (premia w tym przykładzie
jest przyznawana uznaniowo i w każdym miesiącu może być inna).
1.3. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zarówno
zaległy, jak i bieżący w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Dniem
wypłaty powinien być ostatni dzień zatrudnienia. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop jest możliwa jedynie w sytuacji rozwiązania lub
wygaśnięcia stosunku pracy. Wysokość tego ekwiwalentu oblicza się na podstawie wynagrodzenia z okresu poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło
rozwiązanie stosunku pracy. Tak oblicza się ten ekwiwalent również wówczas,
217
gdy przysługuje on pracownikowi za urlopy zaległe, należne za poprzednie lata
pracy10.
Zasady obliczania ekwiwalentu regulują przepisy rozporządzenia urlopowego. W celu ustalenia należnego ekwiwalentu w pierwszej kolejności należy obliczyć miesięczne wynagrodzenie pracownika, które w zależności od rodzaju
składników przyjmuje się z różnych okresów. Uwzględnieniu podlegają trzy
grupy składników wynagrodzenia, tj. składniki:
1) określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości,
2) przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyłączeniem stałych
składników,
3) przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.
Wysokość ekwiwalentu mającego charakter uśrednionej rekompensaty za urlop oblicza się tak samo, jak wynagrodzenia urlopowe, ale z określonymi zmianami; zasady obliczania ekwiwalentu prezentują poniższe przykłady i komentarze.
Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
Składniki wynagrodzenia
Zasady uwzględniania w podstawie wymiaru
Określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości
w wysokości naleŜnej w miesiącu nabycia prawa do
ekwiwalentu.
Przysługujące za okresy nie dłuŜsze niŜ jeden miesiąc,
z pominięciem składników wyłączonych z podstawy
wymiaru (tych samych, co przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego)
wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu –
uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
JeŜeli pracownik nie przepracował pełnych ww. 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy,
za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany
wynik mnoŜy się przez liczbę dni, jakie pracownik
przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy,
zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Przysługujące pracownikowi za okresy dłuŜsze niŜ uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do
ekwiwalentu
10
Prawo do zaległego urlopu przedawnia się po upływie 3 lat, licząc od dnia, w którym stało się
ono wymagalne. Rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego,
za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z dniem 30 września następnego roku,
jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.). Patrz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN
367/00.
218
Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy
oblicza się następująco:
1) sumę miesięcznych wynagrodzeń (ustalonych zgodnie z zasadami określonymi powyżej) dzieli się przez współczynnik, o którym mowa niżej – w wyniku tego działania otrzymujemy wartość ekwiwalentu za jeden dzień urlopu;
2) kolejnym etapem jest ustalenie ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu;
otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu dzieli się przez liczbę godzin
odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
3) ekwiwalent za urlop otrzymamy, mnożąc ekwiwalent za jedną godzinę
urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu
wypoczynkowego.
Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala
się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.
Współczynnik ten ustala się:
1) odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę
przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,
2) dzieląc otrzymany wynik przez 12.
Współczynnik „urlopowy” w 2015 r. wynosi 21,00 dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy zgodnie z poniższym wyliczeniem:
W 2015 roku jest: 365 dni, 52 niedziele, 9 dni świątecznych oraz 52 wolne soboty, stąd: [365 – (52 + 9 + 52)] = 252; 252 : 12 = 21,00.
Pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik należy obniżyć stosownie do wymiaru etatu. Dla pracownika zatrudnionego
np. na 1/2 etatu współczynnik ten wynosi 10,50 (1/2´21,00), a na 3/4 etatu –
15,75 (3/4 ´21,00).
219
Obliczenie podstawy wymiaru ekwiwalentu
Tak jak przy wynagrodzeniu urlopowym, wyróżnia się trzy grupy składników
wynagrodzenia:
1. Składniki określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop w wysokości
należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.
& Przykład
Pracownik otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę z dniem 31 maja. Wynagrodzenie
od 1 maja było następujące:
Wynagrodzenie
zasadnicze – stawka
miesięczna
1800,00
Dodatek staŜowy
10% wynagrodzenia
zasadniczego
Dodatek funkcyjny
30% wynagrodzenia
zasadniczego
Dodatek za znajomość
języków obcych
10% wynagrodzenia
zasadniczego
Podstawą do obliczenia ekwiwalentu jest kwota 2700,00 zł:
(1800,00 zł + 180,00 zł + 540,00 zł + 180,00 zł).
2. Składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc
Składniki te, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w podstawie wymiaru ekwiwalentu jako średnią z 3 miesięcy.
Jeżeli pracownik nie przepracował tego okresu (3 miesięcy), wynagrodzenie faktycznie wypłacone w krótszym okresie przelicza się na wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby pracował pełny okres, w następujący sposób: wynagrodzenie faktyczne z tego okresu należy podzielić przez ilość
dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik
pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w czasie
3 miesięcy w normalnym czasie pracy i zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy.
& Przykład
Pracownik złożył wypowiedzenie i umowa o pracę została rozwiązana z dniem
30 kwietnia. Pracownik wynagradzany był według stawki godzinowej 12,00 zł/godzinę. Do obliczenia ekwiwalentu należy przyjąć wynagrodzenie z 3 miesięcy poprzedza220
jących miesiąc rozwiązania umowy, tj. styczeń, luty, marzec. Wynagrodzenie w tych
miesiącach kształtowało się następująco:
Miesiąc
Wynagrodzenie zasadnicze
wg przepracowanych godzin
Liczba dni
przepracowanych
Liczba dni naleŜnych
do przepracowania
Styczeń
1850,00 zł
20
20
Luty
1295,00 zł
14
21
Marzec
2127,50 zł
23
23
Razem
5272,50 zł
57
64
Ustalenie podstawy ekwiwalentu:
Wyszczególnienie
Stawka za 1 dzień pracy
Kwota
Obliczenia
92,50 zł
5272,50 : 57 dni
w tym przypadku naleŜy zastosować regułę
przeliczania wynagrodzenia
Wynagrodzenie za pełen okres
5920,00 zł
92,50 ´ 64 dni
Przeciętne wynagrodzenie miesięczne,
tj. podstawa ustalenia ekwiwalentu
1973,30 zł
5920,00 : 3 miesiące
3. Składniki przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc
Jeżeli składniki te zostały faktycznie wypłacone w okresie 12 miesięcy
bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,
przyjmuje się średnią z tego okresu.
& Przykład
Pracownik otrzymywał wynagrodzenie jak w powyższym przykładzie (przeciętne miesięczne 1973,30 zł) oraz premie kwartalne, w różnej wysokości.
W okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania stosunku pracy otrzymał
3 premie w łącznej kwocie 3120,00 zł.
Średnia premia z tego okresu wyniesie: 260,00 zł (3120,00 zł : 12 miesięcy), natomiast
podstawę do obliczenia ekwiwalentu, tj. przeciętne wynagrodzenie miesięczne, stanowi
kwota 2233,30 zł (1973,30 zł + 260,00 zł).
221
Obliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
& Przykład
Pracownikowi przysługuje ekwiwalent za 20 dni urlopu (czyli 160 godzin). Podstawą
obliczenia ekwiwalentu jest kwota 1950,00 zł. Zakładając, że w danym zakładzie
pracy współczynnik na dany rok wyniósł 21,00, kwota ekwiwalentu wynosi:
Wyszczególnienie
Przeciętne wynagrodzenie miesięczne
Kwota
Obliczenia
1950,00 zł
Stawka ekwiwalentu naleŜna za 1 dzień urlopu
92,86 zł
1950,00 : 21,00
Stawka ekwiwalentu za 1 godzinę
11,61 zł
92,86 : 8
1857,60 zł
11,61 ´ 160
Ekwiwalent za 20 dni/160 godzin urlopu
2. Inne dni wolne od pracy
2.1. Urlopy okolicznościowe
Konieczność załatwiania spraw osobistych lub urzędowych zmusza pracowników do zwolnień w trakcie wykonywania pracy. Czasami jest to krótka przerwa, a niekiedy dłuższa. Zwolnienia od pracy można podzielić na zwolnienia
okolicznościowe oraz prywatne.
Zwolnienia okolicznościowe wiążą się z koniecznością wykonywania pewnych czynności formalnych, na wezwanie określonych organów państwowych.
W takich przypadkach pracownik musi stawić się na wezwanie w oznaczonym
dniu, a pracodawca musi zwolnić pracownika na czas niezbędny do dokonania
czynności przed organem państwowym11. Często występującymi w praktyce
zwolnieniami od pracy, których pracodawca zobowiązany jest udzielić, są wezwania w zakresie powszechnego obowiązku obrony, wezwania sądu, prokuratury, policji, z tytułu wykonywania czynności biegłego, ochotniczej straży pożarniczej, honorowego krwiodawstwa.
Zwolnienia okolicznościowe – rodzinne zagwarantowane są w razie zaistnienia określonych w prawie zdarzeń związanych z życiem rodzinnym pracownika.
11
Zasady udzielania zwolnień od pracy, w tym określenie, czy występują one z zachowaniem
prawa do wynagrodzenia, wynikają z rozporządzenia MPiPS z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j.
Dz.U. z 2014 r., poz. 1632).
222
Zgodnie z § 15 cytowanego rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy w następujących okolicznościach:
Zdarzenie okolicznościowe rodzinne
Wymiar zwolnienia
Ślub pracownika
2 dni
Ślub dziecka pracownika
1 dzień
Urodzenie się dziecka pracownika
2 dni
Zgon i pogrzeb małŜonka, dziecka, matki, ojca, macochy, ojczyma pracownika
2 dni
Zgon i pogrzeb brata, siostry, dziadka, babki, teścia, teściowej oraz innej osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika
1 dzień
Powyższe wymiary zwolnienia mają charakter minimalny; pracodawca może
ustalić je w wyższym wymiarze w swoich zakładowych przepisach. W zakładowych przepisach pracodawca może również uregulować kwestie innych ważnych dla pracownika okoliczności życiowych, np. zwolnienie na przeprowadzkę
w związku z podjęciem pracy w zakładzie.
Terminy, w jakich zwolnienia okolicznościowe mają być wykorzystane, nie
zostały określone w przepisach. Jednakże, skoro zwolnienia takie udzielane są
w związku z wystąpieniem określonych sytuacji (ślub, pogrzeb), powinny być
udzielane w racjonalnym terminie, np. zwolnienie w związku ze ślubem pracownika może być udzielone przed ślubem, ze względu na załatwianie różnych
formalności, z kolei zwolnienie z tytułu urodzenia dziecka – po tym fakcie, ze
względu na formalności związane ze zgłoszeniem dziecka w odpowiednich
instytucjach.
Należy podkreślić, iż pracownikowi przebywającemu na urlopie wypoczynkowym zwolnienie okolicznościowe nie zawsze zostanie przyznane przez pracodawcę; nie jest ono przyznawane automatycznie. Należy pamiętać, ze jest ono
udzielane dla załatwienia spraw związanych z określoną okolicznością życiową.
W związku z tym, jeżeli pracownik już dysponuje czasem wolnym (np. przebywa na urlopie wypoczynkowym), udzielenie mu dodatkowego zwolnienia jest
bezcelowe. Pracodawca może odmówić przyznania pracownikowi urlopu okolicznościowego. Przykładowo, jeżeli pracownik bierze ślub w trakcie np. 14-dniowego urlopu wypoczynkowego, to nie może po jego zakończeniu wnioskować
o urlop okolicznościowy z uwagi na ten ślub. Nie może też wystąpić o przedłużenie urlopu wypoczynkowego w związku ze ślubem, jeśli miał on miejsce
w trakcie urlopu (chyba że miał on miejsce pod koniec urlopu).
223
Niektóre zdarzenia powodują jednak przerwanie urlopu wypoczynkowego
z mocy samego prawa12. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy urlop wypoczynkowy pracownika ulega przerwaniu w przypadku:
1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3) odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez
czas do 3 miesięcy,
4) urlopu macierzyńskiego.
Natomiast zwolnienie od pracy z tytułu wystąpienia zdarzeń losowych nie
jest powodem do przerwania urlopu wypoczynkowego.
Pracodawca ma prawo żądać od pracownika przedstawienia dokumentu potwierdzającego wystąpienie zdarzenia uprawniającego do zwolnienia okolicznościowego.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy13 pracownikowi wychowującemu przynajmniej 1 dziecko przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od
pracy na 2 dni. Z prawa tego skorzystać może zarówno pracownik, jak i pracownica, którzy wychowują dziecko do 14. roku życia. Przysługuje ono z mocy
prawa, więc nie trzeba motywować swojego wniosku o udzielenie tych dni. Wymiar 2 dni zwolnienia nie jest zależny od liczby dzieci; przysługują tylko 2 dni
wolne bez względu na ilość posiadanych dzieci. Ilość dni zwolnienia nie zależy
też od wymiaru czasu pracy – 2 dni przysługują zarówno osobie zatrudnionej na
pełen etat, jak i takiej, która jest zatrudniona na część etatu.
Dopuszcza się możliwość podzielania się przez oboje pracowników-rodziców tymi dniami zwolnienia – każde z nich może wówczas wykorzystać po jednym dniu. Jeżeli dni te nie zostaną wykorzystane w roku kalendarzowym, to nie
przechodzą na rok następny (jak to ma miejsce np. z urlopem wypoczynkowym).
Zwolnienie przysługuje do 14. roku życia dziecka – w tym przypadku o prawie do dni wolnych decyduje dokładna data urodzin dziecka – jeśli dziecko
kończy 14 lat 25 lipca 2015 r., to wówczas jego rodzice mogą skorzystać z 2 dni
opieki do 24 lipca 2015 r.
Ponadto w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma prawo do
zwolnienia od pracy na poszukiwanie nowego zatrudnienia:
1) 2 dni – w okresie 2-tygodniowego i 1-miesięcznego wypowiedzenia lub
12
13
Artykuł 166 k.p.
Artykuł 188 k.p.
224
2) 3 dni – w okresie 3-miesięcznego wypowiedzenia14.
W tym przypadku należy otrzymać zgodę pracodawcy.
Należy podkreślić, iż prawo do zwolnień okolicznościowych mają tylko pracownicy świadczący pracę w ramach stosunku pracy. Nie mają więc prawa do
tego zwolnienia osoby wykonujące pracę na innej podstawie prawnej. Dotyczy
to m.in. osób odbywających staż – stażystów, którzy w rozumieniu Kodeksu pracy nie są pracownikami. Przepisy regulujące odbywanie stażu15 nie przewidują
okoliczności zwolnień od odbywania stażu. Stażysta ma prawo do zwolnienia
w wymiarze 2 dni za każde 30 dni kalendarzowych odbywania stażu.
Osoby zatrudnione na podstawie umów prawa cywilnego nie mają prawa do
żadnych zwolnień okolicznościowych.
Za dni udzielonego zwolnienia okolicznościowego pracownik zachowuje
prawo do wynagrodzenia obliczanego zgodnie z zasadami dotyczącymi wynagrodzenia urlopowego.
Zasady obliczania tego wynagrodzenia reguluje tzw. rozporządzenie urlopowe oraz rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie
niewykonywania pracy16. Zgodnie z nimi przy ustalaniu wynagrodzenia za czas
zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, w sytuacji gdy przepisy
przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się
zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z zastrzeżeniem, że
składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadało zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
W celu ustalenia wynagrodzenia za okres zwolnienia od pracy pracodawca
powinien:
1) ustalić podstawę wymiaru według zasad rozporządzenia urlopowego,
z uwzględnieniem różnicy w zakresie okresu przyjmowanego do podstawy,
14
Artykuł 37 k.p.
Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U.
z 2013 r., poz. 674 z późn. zm.).
16 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za
czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania
wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczenia odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62,
poz. 289 z późn. zm.).
15
225
2) podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona podstawa
(tj. z miesiąca wykorzystywania zwolnienia), a następnie
3) pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby, gdyby nie korzystał z okolicznościowego zwolnienia od pracy.
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości
uwzględnia się w podstawie wymiaru w wysokości należnej pracownikowi
w miesiącu korzystania ze zwolnienia od pracy. Oznacza to, że jeżeli w miesiącu,
w którym pracownik korzysta z urlopu okolicznościowego, wypłacono mu jedynie stałe składniki wynagrodzenia, jego wynagrodzenie oblicza się tylko ze
składników określonych w stałej stawce miesięcznej, bez względu na to, czy
w miesiącach wcześniejszych wystąpiły składniki zmienne.
Składniki zmienne wynagrodzenia, przysługujące za okresy nie dłuższe niż
jeden miesiąc, ustalone w wysokości przeciętnej, oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
Zatem przy ustalaniu wynagrodzenia za czas płatnego zwolnienia z pracy
składniki zmienne miesięczne oblicza się tylko z miesiąca, w którym wystąpiło
to zwolnienie, natomiast stałe składniki wynagrodzenia uwzględnia się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym miał miejsce urlop okolicznościowy.
& Przykład
Pracownik korzystał z 2 dni zwolnienia od pracy z tytułu urodzenia się jego dziecka.
W związku z tym, w marcu br. zamiast 168 godzin przepracował tylko 152 godziny.
Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3000,00 zł, dodatek
za tytuł naukowy 80,00 zł oraz zmienną premię regulaminową miesięczną w wysokości
od 10% do 15% wynagrodzenia zasadniczego; w marcu premia ta wyniesie 300,00 zł.
Wynagrodzenie za 2 dni zwolnienia okolicznościowego od zmiennych składników:
(300,00 zł + 80,00 zł) : 152 godz. = 2,50 zł,
2,50 zł ´ 16 godz. = 40,00 zł
Łączne wynagrodzenie pracownika za marzec br. powinno wynieść: 3420,00 zł
(3000,00 zł + 300,00 zł + 80,00 zł + 40,00 zł).
Poza zwolnieniami okolicznościowymi, zagwarantowanymi pracownikowi
w Kodeksie pracy i innych przepisach prawnych, mogą wystąpić inne sytuacje,
226
w których pracodawca zwalnia pracownika w celu załatwienia ważnych spraw.
Za tego rodzaju zwolnienia z pracy nie przysługuje wynagrodzenie, jednak nie
oznacza to utraty wynagrodzenia z tego powodu. Obowiązek zrekompensowania
wynagrodzenia utraconego w wyniku stawienia się na wezwanie spoczywa na
organie wzywającym. W tym celu zakład pracy wystawia zaświadczenie o utraconym zarobku.
MEDPOL Sp.z o.o
ul. Konwaliowa 25
80-180 Gdańsk
Gdańsk, 19.10.2015 r.
Zaświadczenie o utraconych zarobkach
Zaświadcza się, Ŝe Pan Adam Lewandowski, ur. 10.12.1970 r., zamieszkały w Gdańsku, ul. Nowa 17, zatrudniony w Spółce z o.o. Medpol z siedzibą przy ulicy Konwaliowej w Gdańsku, korzystał 6.10.2015 r. z 8-godzinnego zwolnienia z pracy w związku z wezwaniem do osobistego stawienia się w Sądzie Okręgowym
w Gdańsku i utracił z tego tytułu zarobek w wysokości 205 zł (słownie: dwieście pięć złotych).
Niniejsze zaświadczenie wydaje się w celu przedłoŜenia w odpowiednim organie, dla uzyskania rekompensaty za utracone zarobki.
Leon Czechowski
Prezes Zarządu
Medpol Sp. z o.o.
Zwolnienia „prywatne” udzielane są pracownikowi w celu załatwienia
różnych spraw osobistych. Takie zwolnienia na ogół są odpracowywane, a zasady ich udzielania powinien określać regulamin pracy (u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników) lub odpowiednie obwieszczenie pracodawcy.
2.2. Urlop bezpłatny
Udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego – na jego pisemny wniosek – zależy wyłącznie od uznania pracodawcy17. W razie odmowy udzielenia urlopu
bezpłatnego pracodawca nie ma obowiązku uzasadnienia swojej decyzji.
17
Artykuł 174 k.p.
227
Gdańsk, 10.04.2015 r.
Gładysz Anna
Ul. Akacjowa 51/3
80-298 Gdańsk
MEDPOL Sp.z o.o.
Ul. Konwaliowa 25
80-180 Gdańsk
Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego
Niniejszym składam wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego na okres od 1 maja do 31 lipca 2015 r. Jednocześnie informuję, iŜ urlop zamierzam wykorzystać w celu opieki nad chorą matką.
Podstawa prawna: art. 174 k.p.
Anna Gładysz
……………………………
(podpis pracownika)
Udzielenie urlopu bezpłatnego powoduje po stronie pracownika zwolnienie
z obowiązku świadczenia pracy, a po stronie pracodawcy – wypłaty pracownikowi wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Jednak w okresie urlopu bezpłatnego stosunek pracy nie ulega rozwiązaniu. Pracownik korzystający
z urlopu bezpłatnego podlega ochronie – pracodawca nie może wypowiedzieć
mu umowy o pracę w tym czasie. Jedynie upadłość lub likwidacja zakładu bądź
zwolnienia grupowe uchylają wskazaną ochronę.
Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą
uprawnienia pracownicze, chyba że inaczej stanowią przepisy szczególne.
Urlop bezpłatny może być udzielony pracownikowi także w sytuacji „wypożyczenia” go przez pracodawcę innemu pracodawcy, oczywiście pod warunkiem
zgody pracownika. Czasowe skierowanie pracownika do innej firmy następuje
na podstawie porozumienia zawartego między pracodawcami. Dotychczasowy
pracodawca udziela pracownikowi urlopu bezpłatnego na czas pracy u nowego
pracodawcy. W trakcie jego trwania stosunek pracy u macierzystego pracodawcy
ulega zawieszeniu, a u drugiego pracodawcy trwa okres zatrudnienia. Okres powyższego urlopu bezpłatnego wlicza się do okresu pracy, od którego zależą
uprawnienia pracownicze.
Pracodawca ma możliwość odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego, ale
po spełnieniu łącznie następujących warunków:
1) urlop bezpłatny został udzielony na okres dłuższy niż 3 miesiące,
228
2) strony przewidziały przy udzielaniu tego urlopu możliwość odwołania
pracownika z ważnych przyczyn.
W przypadku urlopu bezpłatnego w celu świadczenia pracy u innego pracodawcy nie jest przewidziany przepis dotyczący warunków odwołania pracownika z tego urlopu. Co do zasady więc odwołanie to nie jest możliwe, chyba że
zakłady przewidziały taką możliwość w treści porozumienia.
2.3. Urlop wychowawczy
Bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie macierzyńskim,
urlopie rodzicielskim lub później zarówno matka, jak i ojciec dziecka, będący
pracownikami, mają prawo skorzystać z urlopu wychowawczego. Urlop wychowawczy przysługuje każdemu z rodziców lub prawnemu opiekunowi dziecka,
którego ogólny staż pracy wynosi 6 miesięcy i który jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, a zatem jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę,
powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Do okresu
tego wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy oraz
okresy zaliczane na podstawie odrębnych przepisów.
W czasie urlopu pracownik podlega szczególnej ochronie, co oznacza, iż pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać z nim umowy o pracę w okresie
od dnia złożenia wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego do dnia zakończenia tego urlopu.
Urlop wychowawczy przysługuje w wymiarze do 36 miesięcy, nie dłużej,
niż do ukończenia przez dziecko 5. roku życia18. Pracownik, którego dziecko
z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub
o stopniu niepełnoprawności wymaga jego osobistej opieki – może skorzystać
z dodatkowego urlopu wychowawczego w wymiarze do 36 miesięcy, nie dłużej
niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia.
Od 1 października 2013 r. zmieniły się nieco zasady udzielania urlopów wychowawczych. Zgodnie z nowymi regułami każdy z rodziców lub opiekunów
dziecka uprawnionych do urlopu wychowawczego ma wyłączne prawo do jednego miesiąca urlopu wychowawczego z wymiaru wynoszącego 36 miesięcy.
Ustawodawca wydzielił zatem, w ramach 36 miesięcy urlopu wychowawczego,
18
Zasada ta obowiązuje od 17 czerwca 2013 r. i jest związana z wprowadzeniem urlopu rodzicielskiego. Poprzednio urlop wychowawczy przysługiwał nie dłużej niż do ukończenia przez
dziecko 4. roku życia.
229
po jednym miesiącu tego urlopu dla każdego z rodziców (lub opiekunów) dziecka – ta część urlopu jest nieprzenoszalna, nie może być wykorzystana przez drugiego rodzica (opiekuna) dziecka. Stąd też, jeśli na przykład tylko matka dziecka
zdecyduje się na wykorzystanie urlopu wychowawczego, to jego maksymalny
wymiar wyniesie wówczas 35 miesięcy, ponieważ jeden miesiąc jest „zarezerwowany” wyłącznie dla ojca dziecka i nie może być wykorzystany przez matkę.
Od tej zasady ustawodawca przewidział jednak wyjątki. W szczególnych sytuacjach rodzic dziecka ma prawo do urlopu wychowawczego w pełnym wymiarze do 36 miesięcy, a mianowicie jeżeli:
1) drugi rodzic dziecka nie żyje,
2) drugiemu rodzicowi dziecka nie przysługuje władza rodzicielska,
3) drugi rodzic dziecka został pozbawiony władzy rodzicielskiej albo taka
władza uległa ograniczeniu lub zawieszeniu.
Rozwiązanie to wprowadzono w tym celu, aby nie dyskryminować rodziców
samotnie wychowujących dziecko, tak by przysługiwał im pełny (do 36 miesięcy) wymiar urlopu wychowawczego. Takie same reguły stosuje się w przypadku, gdy dziecko pozostaje pod opieką jednego opiekuna – wówczas takiemu
opiekunowi przysługuje urlop wychowawczy w pełnym wymiarze, czyli maksymalnie 36 miesięcy.
Urlop wychowawczy może być wykorzystany najwyżej w 5 częściach19.
Możliwe jest także korzystanie z urlopu przez rodziców lub opiekunów dziecka
jednocześnie – jednak nie dłużej niż przez okres 3 miesięcy.
Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony może
skorzystać z urlopu w pełnym wymiarze, zaś zatrudniona na podstawie umowy
o pracę na czas określony – jeżeli data rozwiązania umowy przypada w czasie
urlopu – ma prawo do urlopu wychowawczego do dnia rozwiązania umowy
o pracę, chyba że pracodawca przedłuży umowę. W tym zakresie przepisy prawa
pracy nie nakładają na pracodawcę żadnego obowiązku. W razie rozwiązania
umowy pracownik może skorzystać z urlopu po ponownym zatrudnieniu, o ile
jego dziecko nie ukończyło 5. roku życia.
Pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu wychowawczego na pisemny
wniosek rodzica bądź opiekuna dziecka – nie może odmówić pracownikowi skorzystania z tego urlopu. Wniosek ten powinien być złożony pisemnie, na 2 ty19
Do 1 października 2013 r. przepisy przewidywały możliwość udzielenia urlopu wychowawczego maksymalnie w 4 częściach.
230
godnie przed rozpoczęciem okresu, w którym pracownik planuje skorzystać
z urlopu wychowawczego. Jeżeli pracownik nie dochowa tego terminu, pracodawca jest zobowiązany do udzielania urlopu nie później niż z dniem upływu
2 tygodni od dnia złożenia wnioski przez pracownika.
Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego powinien zawierać20:
1) wskazanie daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu wychowawczego;
2) wskazanie okresu urlopu wychowawczego, który dotychczas został wykorzystany na dane dziecko;
3) określenie liczby części urlopu wychowawczego, z których dotychczas
skorzystano na dane dziecko.
Do wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego dołącza się pisemne
oświadczenie drugiego rodzica lub opiekuna dziecka o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku bądź też pisemne oświadczenie drugiego rodzica lub opiekuna dziecka o okresie, w którym
zamierza on korzystać z urlopu wychowawczego, jeżeli zamiarem rodziców lub
opiekunów dziecka jest jednoczesne korzystanie z tego urlopu.
Jeśli wniosek o urlop wychowawczy składa samotny rodzic, to wspomniane
wyżej oświadczenie nie jest wymagane, ale należy wówczas do wniosku dołączyć (w zależności od sytuacji):
1) akt zgonu drugiego rodzica dziecka;
2) prawomocne orzeczenie sądu o ubezwłasnowolnieniu drugiego rodzica,
dokument potwierdzający niepełnoletność drugiego rodzica, gdy rodzice
dziecka nie są małżeństwem, albo prawomocne orzeczenie sądu o ustaleniu ojcostwa, w którym sąd nie przyznał ojcu władzy rodzicielskiej;
3) prawomocne orzeczenie sądu o pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo o jej ograniczeniu lub zawieszeniu;
4) prawomocne orzeczenie sądu o przyznaniu opieki nad dzieckiem jednemu
opiekunowi albo o zwolnieniu drugiego opiekuna z opieki;
5) dokumenty lub pisemne oświadczenie, potwierdzające, że zachodzą niedające się usunąć przeszkody do uzyskania pisemnego oświadczenia drugiego rodzica lub opiekuna dziecka o braku zamiaru korzystania z urlopu
wychowawczego przez okres wskazany we wniosku.
20
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 września 2013 r. w sprawie
szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego (Dz.U. poz. 1139).
231
Pracownik przebywający na urlopie wychowawczym podlega z tego tytułu
obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (o ile nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz nie ma innego tytułu rodzącego obowiązek ubezpieczeń społecznych). Dla tej grupy osób obowiązkowe jest również
ubezpieczenie zdrowotne (ale tylko wówczas, gdy nie podlegają temu ubezpieczeniu z innego tytułu). Stąd też pracownik przebywający na urlopie wychowawczym zobowiązany jest do poinformowania swojego pracodawcy o tym, że
podlega ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie wychowawczym (np. o prowadzonej działalności gospodarczej, podjęciu
umowy-zlecenia), jak również o tym, że ma ustalone prawo do emerytury bądź
renty.
Pracodawca, który posiada stosowne oświadczenia pracownika o tym, że nie
podlega on ubezpieczeniu z innego tytułu, powinien naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Urlop wychowawczy jest urlopem bezpłatnym. Składki emerytalno-rentowe
oraz zdrowotną pokrywa budżet państwa.
Pracodawcę urlop wychowawczy nic nie kosztuje. Wykazuje on jedynie należne składki, ale ich nie opłaca; składki te finansowane są w całości z budżetu
państwa.
Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne osób przebywających na urlopach wychowawczych stanowi kwota zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (aktualnie jest
to kwota 520,00 zł)21.
W dużo bardziej skomplikowany sposób została ustalona podstawa wymiaru
składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Otóż od 1 września 2013 r. podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60% prognozowanego
przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek22 (czyli w 2015 roku jest to kwota
2375,40 zł: 3959,00 zł × 60%). Ale uwaga – jednocześnie kwota ta:
1) nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy i
21
Ustawa z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 1456
z późn. zm.).
22 Artykuł 18 ust. 5b i ust. 14 u.s.u. w brzmieniu obowiązującym od 1 września 2013 r.
232
2) nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia (czyli
w 2015 roku – 1312,50 zł).
Zależność między tymi wielkościami obrazuje poniższy schemat:
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie
emerytalne i rentowe
pracownika przebywającego na urlopie
wychowawczym
to
Wartość maksymalna
to kwota przeciętnego miesięcznego
wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi
za okres 12 miesięcy poprzedzających urlop
wychowawczy.
w okresie
od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r.
kwota 2375,40 zł
(czyli 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania
kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru
składek).
Wartość minimalna
to kwota 1312,50 zł (czyli 75% minimalnego
wynagrodzenia).
Stąd też dla każdego pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym
należy indywidulanie ustalić kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia
wypłaconego temu pracownikowi za okres 12 miesięcy poprzedzających urlop
wychowawczy. Jeśli ta „indywidualna” kwota będzie niższa od kwoty 2375,40 zł,
to wówczas za podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe przyjmujemy tę niższą, „indywidualną” wartość. Ale jeśli ta „indywidualna” kwota będzie niższa od kwoty 1312,50 zł, to wówczas za podstawę
wymiaru przyjmujemy wartość 1312,50 zł. Maksymalna podstawa wymiaru
składek nie może być jednak wyższa w 2015 r. niż kwota 2375,40 zł.
Przy ustalaniu kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy przyjmuje się zasady analogiczne jak przy ustalaniu podstawy wymiaru
zasiłku chorobowego, określone w art. 36 i nast. ustawy zasiłkowej, z wyłączeniem pomniejszania podstawy wymiaru o kwoty składek w części finansowanej przez pracownika. Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS dostępnymi na stronie
www.zus.pl oznacza to na przykład, że:
1) przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika, będące podstawą do
ustalenia podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego
przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to
zostało osiągnięte;
233
2) w przypadku, gdy ubezpieczony skorzystał z prawa do urlopu wychowawczego przed upływem 12-miesięcznego okresu zatrudnienia u danego
płatnika, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek należy uwzględniać
przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe
ubezpieczenia uzyskane u danego płatnika;
3) przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane
ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru
składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika; stąd też przy ustalaniu
podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać w szczególności:
– nagród uznaniowych,
– dodatków stażowych,
– dodatków służbowych i funkcyjnych,
– nagród za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów), jednorazowych nagród z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika,
– kosztów wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowanego lub
dofinansowanego przez pracodawcę,
– dopłat pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika,
– bonów lub wypłat w gotówce przyznawanych w jednakowej wysokości
lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub
grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,
– składników wynagrodzenia, nieuzależnionych bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy;
4) w przypadku, gdy urlop wychowawczy rozpoczął się przed upływem
pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia, do ustalenia podstawy
wymiaru składek należy przyjąć wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy.
234
& Przykład
Pracownica otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3500,00 zł i dodatek stażowy w wysokości 12% wynagrodzenia zasadniczego. W okresie od 1 lutego 2015 r.
do 31 marca 2016 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Podstawa wymiaru składek
na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za okres od 1 lutego 2015 r. do 31 grudnia 2015 r.
będzie wynosiła 2375,40 zł, zgodnie z poniższymi obliczeniami:
– kwota przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy wynosi:
3500,00 + 420,00 = 3920,00 zł,
– 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek w 2015 r. to 2375,40 zł,
– stąd też podstawę wymiaru składek będzie stanowiła niższa wartość, a więc kwota
2375,40 zł.
Za okres od 1 stycznia 2016 r. do 31 marca 2016 r. należy raz jeszcze ustalić i porównać
te kwoty, by wyznaczyć podstawę wymiaru składek.
& Przykład
Pani Anna pracuje na pół etatu z wynagrodzeniem 1100,00 zł miesięcznie, nie przysługują jej inne dodatki do wynagrodzenia. W okresie od 1 lutego 2015 r. do 31 marca
2016 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za okres od 1 lutego 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. będzie
wynosiła 1312,50 zł, zgodnie z poniższymi obliczeniami:
– kwota przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy wynosi: 1100,00 zł,
– 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia to w 2015 r. – 1312,50 zł,
– stąd też podstawę wymiaru składek będzie stanowiła wyższa wartość, a więc kwota
1312,50 zł.
Podobnie jak w poprzednim przykładzie, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na
ubezpieczenia emerytalne i rentowe za okres od 1 stycznia 2016 r. do 31 marca 2016 r.
należy raz jeszcze ustalić wartości progowe i ponownie określić podstawę wymiaru.
Okres urlopu wychowawczego w dniu jego zakończenia wlicza się do okresu
zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze; stanowi on w rozu-
235

kadry i p£ace 2015

Transkrypt

Podobne dokumenty

Wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego

Zatrudnienie Polaków w Niemczech

oświadczenie ojca dziecka o braku zamiaru korzystania z

Wniosek o łączenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego/ urlopu

wniosek urlop ojcowski2016

WNIOSEK O UDZIELENIE URLOPU OJCOWSKIEGO

Czy jesteś traktowany uczciwie w swojej pracy?

Program Studia podyplomowe Specjalista prawa pracy i