dr Eleonora Kuczmera-Ludwiczyńska, 15.03.2011 r., SGH Warszawa

Akademia Młodego Ekonomisty
Zarządzanie czasem własnym
Czas na naukę
dr Eleonora Kuczmera-Ludwiczyńska
Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
15 marca 2011 r.
CZYM SIĘ RÓŻNIMY ?
OSOBOWOŚĆ
OSOBOWO
WIEDZA
UMIEJĘTNO
UMIEJ TNOŚCI
TNO CI
MOTYWACJA
WARUNKI -w jakich
się
si uczymy
1
CECHY OSOBOWOŚCI I UMIEJĘTNOŚCI UŁATWIAJĄCE
i UTRUDNIAJĄCE WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE CZASEM
Cechy osobowości i umiejętności
wspierające zarządzanie czasem
Cechy osobowości utrudniające
zarządzanie czasem
•wiara w siebie
•niskie poczucie wartości
•myślenie pozytywne
•myślenie negatywne
•twórcza analiza błędów „następnym razem”
•bezcelowa analiza błędów „gdybym”
•postawy charakterystyczne dla
zwycięstwa
•postawy charakterystyczne dla
pokonanego
•konsekwencja w działaniu
•myślenie chaotyczne i brak
konsekwencji w działaniu
•asertywność
•silna wola, wytrwałość
•brak asertywności
•brak silnej woli, lenistwo
CECHY OSOBOWOŚCI I UMIEJĘTNOŚCI UŁATWIAJĄCE
i UTRUDNIAJĄCE WŁAŚCIWE ZARZĄDZANIE CZASEM
Cechy osobowości i umiejętności
wspierające zarządzanie czasem
Cechy osobowości utrudniające
zarządzanie czasem
•zaufanie do własnych sił i
możliwości
•brak zaufania do własnych
możliwości, nieufność wobec innych
ludzi
•umiejętność kierowania stresem
•poddawanie się stresowi
•odwaga w myśleniu i działaniu
•strach
•umiejętność wykonywania zadań
doskonale lecz bez perfekcjonizmu
•bezwzględne dążenie do
perfekcjonizmu
•znajomość własnej fizjologii
•brak wiedzy na temat fizjologii
człowieka
•ogólna sprawność psychofizyczna
•brak zdrowia, witalności i kondycji
2
efektywność
NADMIERNE ROZCZŁONKOWANIE DNIA PRACY –
ZJAWISKO PIŁY
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
czas/godziny/
Najwięksi pożeracze czasu
według Aleca Mackenzie
Przerwy na telefony
Niewłaściwe planowanie
Usiłowanie zrobienia „ZBYT WIELE”
Wpadanie „NA CHWILĘ”
Osobista dezorganizacja
Brak samodyscypliny
Brak umiejętności mówienia „nie”
Odkładanie „NA PÓŹNIEJ”
Pozostawianie niedokończonych
zadań
Słaba komunikacja z innymi
Podróże
3
PROCEDURA TIME MANAGEMENTU
Ustal cele
Ustal priorytety
Planuj
Sprawdź co ci przeszkadza
Cel określa to co starasz się osiągnąć i co
najważniejsze z reguły posiadasz więcej niż
jeden cel
CELE SĄ WAŻNE Z CO NAJMNIEJ CZTERECH POWODÓW:
–
ZAPEWNIAJĄ NAM POCZUCIE KIERUNKU DZIAŁANIA (dzięki celom ludzie i
organizacje podejmują wysiłki i zyskują źródło motywacji, która pozwala im
pokonywać powstające przeszkody)
–
KONCENTRUJĄ NASZE WYSIŁKI (wybierając cel lub wiązkę pokrewnych celów
ustalamy priorytety i w określony sposób wykorzystujemy ograniczone zasoby
sił i czasu i inwestycji)
–
WYZNACZAJA NASZE PLANY I DECYZJE (Jaki jest nasz cel i czy to co chcemy
zrobić przybliży nas do tego celu)
–
POMAGAJĄ W OCENIE OSIĄGANYCH POSTĘPÓW REALIZACYJNYCH
(poprawnie sformułowany cel z wyznaczonym terminem realizacji staje się
normą efektywności, która pomaga kontrolować czy Twoje działania
przyczyniają się do realizacji celów czy też wymagają korekt)
4
PRIORYTETY
ZASADY USTALANIA PRIORYTETÓW (dla kogo ustalamy
priorytet, kaskadowanie priorytetów, koordynacja priorytetów
pionowa i pozioma, koordynacja w strukturze matrix – pozioma i
pionowa
KRYTERIA USTALANIA PRIORYTETÓW
pilność
ważność (dla kogo)
jakość wykonania (skutku)
precyzja wykonania
skutek pozytywny
wielkość straty niewykonania (ile stracę nie wykonując tego zadania)
USTALANIE PRIORYTETÓW CELÓW I ZADAŃ
wg Eisenhowera
WAŻNOŚĆ
–
–
–
–
–
–
CEL/ZADANIE typu B
CEL/ZADANIE typu A
ustalić termin
i osobę realizującą
wykonać
natychmiast
CEL/ZADANIE typu C
zlecić
PILNOŚĆ
5
Zasada Vilfredo Pareto (1848-1923)
20% nakład czasu
ISTOTNA MNIEJSZOŚĆ
80% rezultat/efekt
ISTOTNA WIĘKSZOŚĆ
KARTA KONTROLNA ZADAŃ
Lp.
DATA
PRIORYTET
A
B
C
Rodzaj
zajęcia/zadania
Kto
wykona
Termin
rozpoczęcia
Termin
zakończenia
Potwierdzenie wykonania
6
DELEGOWANIE ZADAŃ, UPRAWNIEŃ,
ODPOWIEDZIALNOŚCI
5.
Inni muszą to wykonać
4. Inni powinni to wykonać,
ale możesz im w razie
konieczności pomóc
3.
2.
1.
Mógłbyś to wykonać,
ale inni również
mogliby to wykonać,
gdybyś dał im taką
szansę
Powinieneś to wykonać,
ale ktoś inny mógłby ci
pomóc
Musisz osobiście wykonać
te zadania (organiczne)
GODZINA CISZY - PRIORYTET „A”
7
REGUŁA 60:40
NAGŁE
20 %
ZAPLANOWANE
60 %
SPONTANICZNE
20 %
KRZYWA WYDAJNOŚCI DOBOWEJ
wydajność
+ 50 %
100 %
- 50 %
6
8
10
12 14
16
18
20
22 24
2
4
Godziny
8
KONCENTRACJA
WYDAJNOŚĆ (KONCENTRACJA) W CIĄGU GODZ.
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
CZAS
55
60
w minutach
PLAN DZIENNY
PLAN DZIENNY
800
DATA:
MUSZĘ:
900
1000
1100
POWINIENEM:
1200
1300
1400
1500
MÓGŁBYM:
1600
1700
9