dr Krzysztof Pakoński
Transkrypt
dr Krzysztof Pakoński
Jak skutecznie i efektywnie zarządzać JST – budowa narzędzia wspomagającego system kontroli zarządczej w zakresie formułowania celów i oceny rezultatów Krzysztof Pakoński CIA, CISA Urząd Miasta Krakowa 1 Skutecznie oznacza - że skutek, wynik działań jest zgodny z wolą, oczekiwaniem realizatora (a ( także klienta). ). 1. Zamiar, oczekiwanie czyli cel do osiągnięcia musi być określony. 2. Sposób oceny zgodności uzyskanego wyniku z zamiarem (oczekiwaniem, celem) musi być zaplanowany. Oczekiwanie, zamiar winien być sformułowany w postaci zdania logicznego. Przykłady: a) Torba jest ciężka, waży nie mniej niż 10 kg. - prawdziwość stwierdzamy szybko (po zważeniu torby) b) W najbliższych 5 latach średnia ilość pyłu w powietrzu w centrum zostanie obniżona do poziomu zgodności z normą… - prawdziwość można będzie stwierdzić dopiero po 5 latach. c) Należy zintensyfikować działania na rzecz ochrony środowiska – trudno stwierdzić prawdziwość Zdanie logiczne zawiera w sobie kryterium. Wykorzystując to kryterium definiujemy miarę – wielkość, którą można zmierzyć – jej wartość pozwoli rozróżnić prawdę od fałszu w zdaniu logicznym. A zatem, aby można mówić o zarządzaniu skutecznym : 1. Cele muszą być wyraźnie formułowane 2. Sposób formułowania celów musi zapewnić ich „rozliczalność”. Cele warto formułować co najmniej na 2 poziomach: strategicznym i operacyjnym (rocznym) 2 Model Zarządzania Zintegrowanego 1 Opis stanu - baza danych 3 Strategie sektorowe (dziedzinowe)oczekiwana zmiana stanu 5 6 7 U MIARY Wybór działań, cele szczegółowe, sformułowanie zadań 4 8 U Określenie hierarchii potrzeb i celów 2 MIARY “produkcja i dostarczanie usług” Ocena wykonania zadań Ocena zmiany stanu U U MIARY MIARY Uzupełnienie bazy i wnioski U - UCZESTNICTWO 3 Ryzyko strategiczne i operacyjne Cele strategiczne Definicja oczekiwanej zmiany Cele operacyjne Plan działania – określenie zadań Wskaźnik końcowy Miernik bezpośredni Dostarczanie usług i produktów Ocena wykonania zadań Ocena osiągnięcia oczekiwanej zmiany Ryzyko operacyjne Ryzyko strategiczne 4 MJUP (projekt innowacyjny sponsorowany przez MAiC w ramach KST „Dobre rządzenie” – realizowany przez Kraków w partnerstwie z Poznaniem) W ramach projektu przygotowujemy: 1. Katalog wskaźników jakości usług i jakości życia w powiązaniu z działaniami jakie JST podejmuje dla ich zmian . 2. „Podręczniki” proponujące zestaw wymagań wobec systemu zarządzania 3. System informatyczny obejmujący: • Obszar planowania (zapis wieloletniego planu finansowego, planowanie zadań budżetowych i programów wieloletnich, generowanie listy przedsięwzięć) • Obszar zarządzania ryzykiem (ryzyka strategiczne, operacyjne, projektowe oraz bezpieczeństwa informacji) • Obszar monitorowania zadań i procesów – analiza osiągniętych wskaźników • Obszar planowania i zapisu rezultatów oraz rekomendacji z badań audytowych • Hurtownię danych gromadzącą dane z systemów finansowo- księgowych urzędów i największych budżetowych jednostek miejskich oraz dane z innych systemów (np. rejestracja czasu pracy) • Zbiór raportów pozwalający m.in. na bieżącą obserwację dla każdego zadania budżetowego planu, zaangażowania, zobowiązań, wydatków oraz kosztów, a także wykonania zakresu rzeczowego i aktualnych wartości wskaźników. 5 MJUP (projekt innowacyjny sponsorowany przez MAiC w ramach KST „Dobre rządzenie” – realizowany przez Kraków w partnerstwie z Poznaniem) System Informatyczny w ramach projektu budowany jest wg metodyki SCRUM. Na podstawie wymagań zapisanych w załączniku do umowy dostawca w odstępach miesięcznych (etapach) prezentuje do odbioru uzgodnioną w planie etapu i gotową do użytku funkcjonalność aplikacji. Zamawiający mając dostęp do środowiska, w którym pracuje dostawca może na bieżąco śledzić rozwiązania i wnosić uwagi, korekty, a także sugestie. Taki rytm wymaga od nas więcej pracy w trakcie budowy, ale nasz wpływ na szczegółowe rozwiązania jest duży i w efekcie produkt jest znacznie lepiej dostosowany do potrzeb, potrzeb niż przy metodyce tradycyjnej. 6 Dziedziny zarządzania Uniwersum, jakim zajmuje się JST dzielimy (umownie) na rozłączne części. Nazywamy je dziedzinami. W ramach porządkowania, budując system wspomagający zarządzanie zdefiniowano następujące dziedziny: 7 8 9 10 Wskaźniki „kontekstowe” (informacyjne, śledzimy ich zmiany, bo są istotne dla podejmowania decyzji, ale mamy zbyt mały wpływ, aby istotnie oddziaływać) np.: Demografia (ilość ludzi, dzieci, rozkład wiekowy) Dane klimatyczne, dane o rynku pracy, działalności gospodarczej Wskaźniki „strategiczne” (formułowane dla celów, które wyznaczyliśmy, chcemy mieć na nie wpływ i dla ich zmiany przygotowujemy programy i podejmujemy działania) np.: Przepustowość sieci dróg miejskich w głównych ciągach komunikacyjnych Osiągane standardy w transporcie publicznym (lub innych usługach) 11 Program sektorowy - element kontroli zarządczej na poziomie strategicznym Jednostka rozliczeniowa w planie wieloletnim - zespół zaplanowanych co najmniej na kilka lat działań, przygotowanych i wykonywanych w celu zmiany jednego lub kilku wskaźników strategicznych zdefiniowanych na podstawie strategii. Program obejmuje zadania, projekty, przedsięwzięcia i posiada finansowanie zapewnione w WPF. System kontroli zarządczej dla programów sektorowych ujęto w ZPMK. ZPMK. 12 13 14 15 16 Zadanie budŜetowe – podstawowy element kontroli zarządczej Jednostka rozliczeniowa w budŜecie rocznym o określonym celu, dostarczanych produktach, wymaganiach jakościowych i przewidywaniach ilościowych oraz zasobach (środki finansowe, personel, infrastruktura) zaplanowanych do wykorzystania. W zadaniu zdefiniowano mierniki i wskaźniki operacyjne pozwalające ocenić jego wykonanie. 17 18 19 Miary na poziomie zadań budżetowych: Wskaźniki „informacyjne” (charakteryzujące obszar, śledzimy ich zmiany, bo są istotne dla planowania działań i lub identyfikacji i oceny ryzyk) np.: • Wielkość popytu (ilość składanych wniosków lub produktów) • Średnie ceny transakcyjne, rozmaitego rodzaju dane mierzące zmiany w popycie na usługi, które dostarcza administracja Wskaźniki „dla zadań” (formułowane dla produktów i usług, które powstają w wyniku realizacji zadań) np.: • Udział decyzji wydanych prawidłowo (bez uchyleń i uzasadnionych skarg) • Udział decyzji wydanych w terminie • Udział wizyt klientów w UMK, gdzie czas oczekiwania na „dokonanie transakcji” przekroczył standard • Średnia pracochłonność (koszt) wydania decyzji danego typu. 20 Miary na poziomie zadań budżetowych: Wybór właściwych, dobrych wskaźników dla zadania jest wyzwaniem. W pierwszym rzędzie warto rozważyć wskaźniki: Skuteczności (effectiveness (effectiveness)) – mierzy jakość w osiąganiu celów (np. produkt dostarczony w terminie, standardy jakościowe spełnione) Efektywności (efficiency (efficiency)) – mierzy ilościowe rezultaty w stosunku do kosztów (np. ilość wniosków obsłużona przez jednego pracownika w ciągu tygodnia) Zadowolenia klienta – mierzy poziom satysfakcji klientów z dostarczonych im usług – zwykle jest to rezultat badań ankietowych Zużycia środków – mierzy jak dużo środków zostało skonsumowanych (wskaźnik ten to jeden z podstawowych także przy budżetowaniu tradycyjnym) 21 Planowanie zadania budŜetowego 22 Działania dla wybranego zadania budŜetowego 23 Działania dla wybranego zadania budŜetowego 24 25 Plan rzeczowo - finansowy dla wybranego zadania budŜetowego 26 Planowanie Zadania 27 28 29 30 31 Mapa Ryzyka 32 Porównanie ilościowe wyników badań audytowych w poszczególnych kategoriach ryzyka w latach 2012 i 2013 I BEZPOŚREDNIE SKUTKI FINANSOWE W GOSPODAROWANIU ŚRODKAMI II 'NIEDOSTATECZNY NADZÓR, BRAKI W POWIERZENIU OBOWIAZKÓW I NADANIU UPRAWNIEŃ LUB NIEWYSTARCZAJĄCE MONITOROWANIE III 'NIEDOSTATECZNY PRZEPŁYW INFORMACJI, BRAK KOMUNIKACJI' IV 'NIEEFEKTYWNE LUB WADLIWE PRAWNIE NABYWANIE DÓBR I USŁUG' V 'NIEFEKTYWNOŚĆ W WYKORZYSTANIU ZASOBÓW VI NIEPOWODZENIE W USTALENIU I/LUB OSIĄGNIĘCIU CELU STRATEGII, PROGRAMU, PROJEKTU, PRZEDSIĘWZIĘCIA, IMPREZY ITP' VII 'NIETERMINOWOŚĆ' VIII NISKA JAKOŚĆ, BŁĘDY, WADY PRAWNE PRODUKTÓW (USŁUG, AKTÓW ,REJESTRÓW, ZAPISÓW, DOKUMENTÓW ITP) IX SI NIE WSPIERA DOSTASTATECZNIE I BEZPIECZNIE DZIAŁALNOŚCI X 'ZŁA JAKOŚĆ PLANOWANIA, MATERIAŁÓW ANALITYCZNYCH, SPRAWOZDAWCZYCH, EKSPERCKICH LUB INNYCH RAPORTÓW' 33 Wynik oceny ryzyk w roku 2013 wg kategorii ryzyk na wykresie umieszczono oceny 6 wszystkich ryzyk 5 badanych oraz oceny 4 niebadanych w tym roku , 3 które przekraczają ocenę 4 Wyniki badań w 2013 r - ilość ryzyk badanych w poszczególnych kategoriach i stwierdzony stopień ich zmaterializowania Z Y C 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 kontrola skuteczna do udoskonalenia nieskuteczna luty 2014 34 35 36 37 38 39 Efektywnie oznacza – z zapewnieniem, że koszt osiągnięcia celu lub wytworzenia produktu nie jest wyższy niż trzeba (np. nie jest wyższy niż przeciętnie na rynku) Trzeba znać koszty działań oraz koszty wytworzenia produktów i usług. Prowadzona rachunkowość musi zapewnić możliwość obliczenia kosztu osiągnięcia celu lub wytworzenia produktu i odpowiednie raporty muszą być generowane i analizowane. 2. Decydenci winni dysponować danymi pozwalającymi na dokonanie porównań tych kosztów z innymi dostawcami. Aby rzetelnie mówić o porównywaniu efektywności niezbędnym jest: Zaprezentowanie własnej metodyki obliczeń kosztów całkowitych działań (wytwarzania produktów) Znajomość metodyki obliczania kosztów działań (lub cen) „producentów”, z którymi chcemy dokonywać porównań. Dokonanie odpowiednich przeliczeń, aby doprowadzić dane do stanu porównywalności. A jeśli danych zewnętrznych nie posiadamy rachunek kosztów pozwoli nam dokonywać porównań naszych kosztów w różnych okresach czasu i dokonywać ocen, czy nasza efektywność rośnie czy maleje. A zatem, aby można mówić o zarządzaniu efektywnym (lub raczej o poprawie lub spadku efektywności) : 1. Musimy gromadzić dane i liczyć „koszty na produkty” wg ustalonej metodyki 2. Musimy dokonywać porównań z innymi lub co najmniej z naszymi danymi w różnych okresach. 1. 40 Rachunek kosztów wykonania działań (wytworzenia produktów) ZPMK nr 333/2013 Koszt całkowity działania to suma: Kcalk = Kbd + Kwd + Kod Kbd – koszt bezpośredni działania (kwoty zaksięgowane + koszt roboczogodziny * ilość godzin zarejestrowana dla działania w SZKZ) Kwd – część kosztów wydziałowych obliczona kluczem godzinowym, przypadająca na działanie Kod – część kosztów ogólnych (koszt komórek wspomagających rozliczony na komórki „produkcyjne” też kluczem godzinowym) 41 NADWYŻKA DOCHODÓW NAD WYDATKAMI BIEŻĄCYMI [mln PLN] – kryterium limitu zadłużenia 800 nadwyżka z ustawy nadwyżka z ustawy skorygowana o zmianę zobowiązań 700 600 500 400 300 200 100 0 2008 2 marca 2010 2009 2010 2011 2012 Zespół Audytu Wewnętrznego UMK 2013 Plan 2014 42 Wyniki badań opinii klientów UMK na losowej próbie w latach 2010 - 2013 5 4,8 4,6 4,4 4,2 4 3,8 3,6 3,4 3,2 3 2,8 2,6 2,4 2,2 2 kompetencje szybkość obsługi czas oczekiwania ocena organizacji pracy estetyka,warunki lokalowe umiejętność rozw. problemów wygoda oczekiwania średnia ocen 2010 2011 2012 2013 43 Dziękuję za uwagę [email protected] Więcej informacji o projekcie „MJUP” na stronie www.mjup.krakow.pl 44