pełny opis produktu

TOP DMS
SYSTEM ZARZĄDZANIA OBIEGIEM DOKUMENTÓW
TOP DMS
System Zarządzania Obiegiem Dokumentów TOP DMS jest odpowiedzią
na rosnące potrzeby przedsiębiorstw, zwłaszcza wielooddziałowych
w zakresie zarządzania, archiwizacji i natychmiastowego dostępu do
dokumentacji.
DOSTĘP DO SYSTEMU MOŻLIWY JEST W
NASTĘPUJĄCYCH OPCJACH:
1
01
Oprogramowanie komputerowe
Oprogramowanie zainstalowane na komputerze (np. dla pracowników
administracyjnych, którzy mają mieć dostęp do dokumentacji jedynie
w siedzibie firmy,)
02
Aplikacja internetowa
Dostęp z przeglądarki internetowej możliwy z każdego komputera
lub tabletu posiadającego dostęp do internetu, dostępna jest również
wersja strony na urządzenia mobilne
03
Aplikacja mobilna
Dostęp poprzez aplikację na smartfony z systemem Android
APLIKACJA WEBOWA
Główny widok po zalogowaniu się do aplikacji
internetowej
2
APLIKACJA DESKTOPOWA
Widok po otwarciu programu TOP Obieg Dokumentów
3
APLIKACJA MOBILNA
Podgląd ekranów aplikacji
mobilnet na urządzenia
z systemem Android
Każdemu użytkownikowi korzystającemu z oprogramowania TOP DMS można określić
poziom uprawnień, widoczne dla niego typy dokumentów czy operacje jakie może wykonywać
w ramach swoich uprawnień lub zdefiniować działania dla niego w ramach konkretnej ścieżki
obiegu.
Użytkownicy są natychmiastowo powiadamiani o nowo przychodzących dokumentach.
W momencie wprowadzenia dokumentu do systemu (poprzez wiadomość e-mail, dodanie
ręczne, pojawienie się nowego pliku ze skanera, lub poprzez inną zdefiniowaną metodę
dodania danych ) jest on w sposób natychmiastowy widoczny dla osób przydzielonych
do jego obsługi lub użytkownicy są powiadamiani o nowym dokumencie (mailowo, smsem
lub poprzez powiadomienie z aplikacji na Androida).
APLIKACJA WEBOWA
Okno dodawania załącznika
1
Po otrzymaniu dokumentu użytkownicy otrzymują informacje o terminach w jakich mają
zakończyć swój etap prac z dokumentem według przydzielonych uprawnień lub czynności
zdefiniowanych jako możliwe w schemacie (np. akceptacja, odrzucenie, naniesienie zmian,
zwrot do dostarczającego w celu wyjaśnienia itd.).
D O K U M E N T Y S Ą W C Z Y T E L N Y S P O S Ó B P O DZ I E L O N E W E D Ł U G
S TAT U S ÓW U S TA L O N YC H W E D Ł U G P O T R Z E B K L I E N TA
L U B DA N E G O S TA N OW I S K A
2
APLIKACJA WEBOWA
Podział według statusów
3
APLIKACJA DESKTOPOWA
Podział według statusów
DZ I Ę K I M OŻ L I WO Ś C I
M O D E L OWA N I A Ś C I E Ż E K
O B I E G U D O K U M E N T ÓW
I S T N I E J E M OŻ L I WO Ś Ć
Z A U T O M AT Y ZOWA N I A
W I Ę K S ZO Ś C I
P OW TA R Z A L N YC H
O P E R A C J I Z W I Ą Z A N YC H
Z P R Z E K A Z Y WA N I E M
F I Z YC Z N Y M D O K U M E N T U.
1
2
APLIKACJA DESKTOPOWA
Podgląd schematów
w oprogramowaniu TOP Obieg
Dokumentów
APLIKACJA WEBOWA
Podgląd schematów
w aplikacji działającej
w przeglądarce internetowej
I N T U I C YJ N Y I N T E R F E J S
S YS T E M U Z A P E W N I A
P R O S TĄ I I N T U I C YJ N Ą
OBSŁUGĘ.
System został wyposażony w narzędzia , śledzenia zmian i wersji dokumentu. Dzięki
tym narzędziom użytkownicy otrzymują pełną ewidencję zmian w dokumencie. W jasny
sposób zostają określona odpowiedzialność za dokument, zmiany w nim i jego obecny
status lub obecnie pracujący nad nim użytkownik. System posiada narzędzia powiadamiające
o zbliżających się terminach jakie zostały wyznaczone dla danego dokumentu. Systemem
obiegu dokumentów objęte mogą zostać również procesy wewnątrz przedsiębiorstwa.
Dzięki powiązaniu systemu obiegu i zarządzania dokumentami np. z systemem
kadrowym w sposób elektroniczny można przyjmować od pracowników dokumenty związane
z urlopami, rozliczeniem delegacji czy informować ich o zarządzenia związanych
z procedurami lub sposobem pracy. Oprócz tego system współpracuje ze skrzynką pocztową,
z narzędziami raportującymi czy pozwalającymi na zarządzanie zadaniami i dokumentami
w ramach projektów i ich etapów
DOKUMENT Y Z SYSTEMU
S Ą A R C H I W I Z O WA N E
W SPOSÓB ELEK TRONICZNY
Z Z A C H O WA N I E M Z A S A D
B E Z P I E C Z E Ń S T WA P R Z Y
JEDNOCZESNYM
Z APE WNIENIU MECHANIZMÓW
PROSTEGO I SZYBKIEGO
W Y S Z U K I WA N I A .
1
2
APLIKACJA WEBOWA
Przeglądanie dokumentów
APLIKACJA DESKTOPOWA
Przeglądanie dokumentów
Dla firm chcących zautomatyzować i usprawnić proces przyjmowania i rozliczania
dokumentów
od
dostawców
został
przygotowany
specjalny
moduł
internetowy. Moduł ten dostępny jest z przeglądarki internetowej i zapewnia możliwość
wprowadzania dokumentów bezpośrednio przez dostawców. Rozwiązanie takie to przede
wszystkim skrócenie czasu pracy nad dokumentami.
Dokumenty nie muszą być już wprowadzane przez pracowników odbiorcy i rozsyłane np. na
oddziały. Firma otrzymuje gotowe informacje o dokumencie przygotowane przez dostawcę,
informacje te dzięki odniesieniom np. do oryginalnego zamówienia są przyjmowane przez
centralę i w sposób automatyczny wysyłane do pawilonów, których zamówienie dotyczy.
Dokumenty wprowadzone przez dostawców mogą być również w sposób automatyczny
przetwarzane przez system księgowy bez potrzeby dodatkowego wprowadzania danych.
1
APLIKACJA WEBOWA
Dodawanie nowego dokumentu
2
APLIKACJA WEBOWA
Szczegóły dokumentu
WSPARCIE
Wszystkim klientem TOP S.A. zapewnia kompleksowe podejście do wdrożenia zaczynając
od usług doradczych, przez analizy procesów biznesowych i wdrożenia na szkoleniach
dla pracowników i opiece posprzedażnej kończąc.
KONTAKT
Top - Spółka Akcyjna
NIP: 813-03-35-370
KRS: 0000146128
ul. Warneńczyka 3
Rzeszów 35-612
tel.: (17) 856 39 99
fax: (17) 856 39 98
[email protected]
www.topsa.com.pl