Wystąpienie - urząd zamówień publicznych

Warszawa,
4
lutego 2008 r.
NAJWYśSZA IZBA KONTROLI
Wiceprezes
Józef Górny
P/07/002
KAP – 41002-5/07
Pan
Tomasz Czajkowski
Prezes Urzędu Zamówień Publicznych
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli1,
zwanej dalej „ustawą o NIK”, NajwyŜsza Izba Kontroli Departament Administracji
Publicznej przeprowadziła w dniach od 15 października do 29 listopada 2007 r. w Urzędzie
Zamówień Publicznych (zwanym dalej UZP) kontrolę wykorzystania nieruchomości
połoŜonych na terenie m. st. Warszawy na potrzeby statutowe UZP, w okresie od 1 stycznia
2006 r. do 31 października 2007 r.
W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli
podpisanym w dniu 10 grudnia 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ust. 1
ustawy o NIK, przekazuje Panu Prezesowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie z uchybieniami ocenia wykorzystanie nieruchomości
będących własnością Skarbu Państwa słuŜących zaspokajaniu potrzeb statutowych Urzędu
oraz wydatkowanie środków poniesionych na wynajem zajmowanych przez UZP
nieruchomości.
1. UZP nie posiada nieruchomości w trwałym zarządzie. Wg stanu na 31 października 2007 r.
na potrzeby statutowe UZP wykorzystywał ogółem 2.983,42 m2 powierzchni uŜytkowej
(1.203,60 m2 powierzchni biurowej) w 6 uŜyczonych i wynajmowanych nieruchomościach2.
1
Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.
2
Siedziba UZP przy al. Szucha 2/4 uŜyczana była od grudnia 1998 r. przez Urząd SłuŜby Cywilnej (USC). Po
likwidacji USC i przejęciu jego zadań przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów (KPRM), 27 czerwca 2007 r.
zawarto z KPRM umowę uŜyczenia. Zawarto takŜe umowę najmu lokali z Polską Agencją Informacji
i Inwestycji Zagranicznych (PAIiIZ) od oraz 4 umowy najmu lokali (tj. lok.: 20, 37, 39 i 41mieszczących się
przy ul. Szucha 2/4) z osobami fizycznymi.
2
Z powierzchni biurowej korzystało 119 pracowników UZP, a na jednego pracownika
przypadało średnio 10,11 m2 powierzchni biurowej.
2. W UZP prowadzono na bieŜąco analizy potrzeb w zakresie powierzchni niezbędnej do
realizacji celów statutowych biorąc pod uwagę aktualną sytuację lokalową, wzrost zadań
realizowanych przez UZP oraz informacje przekazywane Kierownictwu przez słuŜby BHP.
Wyniki analiz wskazujące na niedobór powierzchni oraz na problem braku jednej siedziby
UZP (obecnie funkcjonuje w nieruchomościach przy al. Szucha 2/4 oraz ul. Bagatela 12)
uwzględniano w corocznych planach wydatków budŜetowych oraz przy podejmowaniu
decyzji o najmie dodatkowej powierzchni. Aktualnie UZP planuje podejmowanie dalszych
działań w celu umiejscowienia wszystkich komórek organizacyjnych w jednej siedzibie
i ograniczenia kosztów związanych z najmem.
NIK ocenia powyŜsze działania jako celowe, zwraca jednak uwagę, iŜ w przy
tworzeniu analiz potrzeb lokalowych nie dokonano wyliczenia niezbędnej objętości
przestrzeni do pracy określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia
26 września 1997 r. w sprawie ogólnych zasad bezpieczeństwa i higieny pracy3, ograniczając
się jedynie do uwzględnienia obmiaru metrów kwadratowych. W ocenie NIK, brak
odniesienia do norm określonych w ww. rozporządzeniu utrudnia rzetelne określenie potrzeb
lokalowych UZP.
NIK jako rzetelne ocenia działania podejmowane przez UZP w celu pozyskania
dodatkowej powierzchni na potrzeby statutowe. Od 2002 r. wielokrotnie zwracano się w tej
sprawie do USC jako zarządcy budynku, jednak dodatkowe pomieszczenia UZP otrzymał
dopiero w 2007 r. od nowego zarządcy, KPRM. Kierowano takŜe korespondencję do Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji (Ministra SWiA) celem pozyskania nieruchomości
z zasobów Skarbu Państwa. W ocenie NIK, równieŜ skierowanie wniosku do Ministra SWiA
o ustanowienie na rzecz UZP trwałego zarządu nad zajmowaną przez niego od chwili jego
utworzenia nieruchomością przy al. Szucha 2/4, w związku z likwidacją USC, było
uzasadnione, bowiem zdaniem Izby, ustanowienie takiego zarządu jest zgodne z wyraŜoną
w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami4 (m.in. art. 43 ust. 1
i art. 60 ust. 2) zasadą, Ŝe podstawową formą władania nieruchomością przez jednostkę
organizacyjną jest trwały zarząd. Minister SWiA decyzją z 6 listopada 2006 r. orzekł
o ustanowieniu na rzecz KPRM trwałego zarządu powyŜszej nieruchomości, m.in. z uwagi na
przejęcie przez nią spraw likwidowanego urzędu.
3
4
Dz. U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 ze zm.
Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.
3
3. Wydatki UZP poniesione w związku z uŜyczaniem od USC, a następnie KPRM
powierzchni przy al. Szucha 2/4 w okresie objętym kontrolą wyniosły 467.604,75 zł
i dotyczyły wyłącznie kosztów eksploatacyjnych. Łączne wydatki z tytułu najmu oraz
związanych z nim kosztów eksploatacyjnych lokali przy al. Szucha 2/4 i ul. Bagatela 12
wyniosły w kontrolowanym okresie 1.845.970,87 zł5. Płatności z tytułu umów najmu
i uŜyczenia nieruchomości dokonywane były w sposób celowy w wysokościach
wynikających z zawartych umów. Były one dokonywane terminowo, za wyjątkiem
3 przypadków (dotyczących lokalu nr 20) nieznacznego (1 dzień opóźnienia – za lipiec
2006 r. i styczeń 2007 r., 3 dni – za styczeń 2006 r.) niezachowania terminu płatności dla
opłat dotyczących kosztów eksploatacyjnych na rzecz wspólnoty mieszkaniowej. UZP nie
ponosił kosztów odsetek związanych z powyŜszymi opóźnieniami.
W ocenie NIK dochowano naleŜytej staranności przy wyborze oferentów, z którymi
zawierano umowy. Wyboru dokonywano m.in. analizując oferty przedstawiane przez biuro
nieruchomości, przeprowadzając ogląd nieruchomości lub dokonując rozeznania rynku (m.in.
poprzez przeglądanie ofert na stronach internetowych i w prasie lokalnej. Kierowano się
przede wszystkim kryterium funkcjonalności i przydatności lokalu na potrzeby UZP
(preferowane
były
lokale
zapewniające
jak
najmniejsze
rozproszenie
komórek
organizacyjnych, w celu zmniejszenia problemów organizacyjnych i kosztów związanych
z komunikacją teleinformatyczną oraz zapewnieniem odpowiednich standardów ochrony), jak
równieŜ ceną wynajmu lokali.
Wszystkie umowy były parafowane przez Głównego Księgowego UZP pod względem
zabezpieczenia środków finansowych na ich realizację. Jednak w 3 (na 6) przypadkach
stwierdzono na umowach przedkładanych do DG brak parafy Dyrektora Departamentu
Prawnego lub Radcy Prawnego, co było niezgodne z postanowieniami zarządzenia Dyrektora
Generalnego w sprawie wprowadzenia kontroli finansowej w UZP6.
Przedstawiając powyŜsze uwagi i oceny NajwyŜsza Izba Kontroli wnioskuje o:
1) podejmowanie, w porozumieniu z KPRM, dalszych działań w celu ustanowienia na rzecz
UZP trwałego zarządu w stosunku do nieruchomości przy Al. Szucha 2/4,
2) przestrzeganie procedur kontroli finansowej w zakresie parafowania projektów umów
zawieranych przez Urząd,
5
6
W 2006 r. - 1.047.275,12 zł, do 31.10.2007 r. - 798.695,75 zł.
Nr 33 z 26.11.2203, zastąpionego zarządzeniem Nr 46 z 02.01.2006 i Nr 51 z 26.10.2006 r. w sprawie
wprowadzenia kontroli finansowej w UZP
4
3) dokonanie pomiarów i wyliczeń w zakresie niezbędnej przestrzeni do pracy, w celu
określenia stanu przestrzegania norm określonych obowiązującymi przepisami.
NajwyŜsza Izba Kontroli na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje
przedstawienia przez Pana Prezesa w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego
wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania
wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia
takich działań.
Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 i 2 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania
niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Prezesowi prawo zgłoszenia na
piśmie do Kolegium NIK umotywowanych zastrzeŜeń w sprawie ocen, uwag i wniosków
zawartych w tym wystąpieniu.
W razie zgłoszenia zastrzeŜeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin
nadesłania informacji, o którym mowa wyŜej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej
uchwały Kolegium NIK.