docraport komisji centrum naukowego fundacji na rzecz bezpiecznego
download 
Reklamacja Transkrypt
raport komisji centrum naukowego fundacji na rzecz bezpiecznego
RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE (wyciąg) Sopot, dnia 31 marca 2014 roku INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Spis treści strona Rozdział I. Wprowadzenie 4 Rozdział II. Porównanie rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille przez organy samorządu notarialnego lub przez notariuszy przyjętych w Hiszpanii oraz w Estonii przy uwzględnieniu rozwiązań prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie 1. Uwagi wstępne 7 7 2. Informacje ogólne o państwach – stronach Konwencji 7 3. Haskiej Informacje ogólne o organizacji notariatu w państwach – 8 4. stronach Konwencji Haskiej Rozwiązania modelowe dokumentom w urzędowym zakresie klauzul nadawania apostille oraz prowadzenia rejestru klauzul apostille w państwach stronach Konwencji Haskiej 5. Rozdział III. Podsumowanie 8 15 Informacje dotyczące wydawania przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną oraz informacje dotyczące uwierzytelniania przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy 1. Uwagi wstępne 2. 16 16 Informacje dotyczące wydawania przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających 3. legalizację konsularną Informacje dotyczące uwierzytelniania przez Prezesów 16 Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez 4. notariuszy 18 Podsumowanie 21 INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 2 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Rozdział IV. Propozycja rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille i klauzuli w ramach tzw. czynności prelegalizacyjnych oraz zakres proponowanych zmian regulacji prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie 1. Uwagi wstępne 2. Rady Izb Notarialnych jako podmioty, którym w zakresie notariatu powinny być przyznane 23 23 kompetencje 24 3. nadawania klauzuli apostille Terytorializacja kompetencji Rad Izb Notarialnych w 24 4. zakresie nadawania klauzuli apostille Dokumenty, względem których Radom Izb Notarialnych powinny zostać przyznane kompetencje nadawania 25 klauzuli apostille 5. Kompetencje w prelegalizacyjnych, zakresie czyli czynności tzw. czynności poprzedzających klasyczną legalizację konsularną względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy Przygotowanie osób, którym w Radach Izb Notarialnych zostałoby powierzone wykonywanie kompetencji 25 26 7. nadawania klauzul Kompetencje w zakresie nadawania klauzul apostille 8. 9. względem dokumentów sądowych Propozycje zmian odpowiednich regulacji prawnych Rejestr oraz weryfikacja wydanych klauzul apostille 26 27 33 10. Wzór klauzuli apostille 34 6. Rozdział V. Informacje w zakresie oceny skutków skarbowych i podatkowych proponowanych rozwiązań prawnych w zakresie przyznania Radom Izb Notarialnych kompetencji nadawania Rozdział VI. klauzuli apostille dokumentom sporządzanym przez notariuszy 36 Podsumowanie 39 INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 3 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Rozdział I Wprowadzenie Komisja Centrum Naukowego Fundacji na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille została powołana przez Radę Fundacji na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego mocą uchwały numer 13/2013 podjętej na posiedzeniu dnia 20 maja 2013 roku w następującym składzie: 1) dr Paweł Blajer – notariusz w Krakowie, 2) Wojciech Chmiel – notariusz w Kartuzach, 3) Tomasz Kot – notariusz w Krakowie, 4) Edyta Anna Pietrewicz – notariusz w Sopocie - jako Przewodnicząca. Zaproszenie do prac Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille przyjął również dr hab. Paweł Czubik – notariusz w Krakowie, o osobę którego rozszerzony został skład tej Komisji. Nastąpiło to mocą uchwały numer 20/2013 Rady Fundacji na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego, podjętej na posiedzeniu dnia 13 września 2013 roku. Powołanie wskazanej Komisji zgodne było z przyjętym programem działania Fundacji na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego na rok 2013, zatwierdzonym uchwałą numer 4/2013 Rady Fundacji z dnia 12 kwietnia 2013 roku w sprawie rocznego programu działania Fundacji. Zasadność powierzenia notariatowi kompetencji w zakresie nadawania klauzuli apostille podkreślona została również przez Fundację Republikańską w opublikowanym w maju 2013 roku Raporcie pod tytułem: „Szybciej, taniej, skuteczniej – poprawa warunków obsługi prawnej osób fizycznych i osób prawnych w Polsce”. Autorzy raportu postulując rozszerzenie katalogu czynności notarialnych stwierdzili, że: „możliwe jest powierzenie notariatowi nowych czynności. Z pewnością wpłynie to na zwiększenie wydajności w sektorze publicznym (głównie: sądownictwo i administracja). Raport wskazuje przykładowe rodzaje czynności które mogły by zostać powierzone notariuszom w ramach systemu jurysdykcji prewencyjnej. Warto podkreślić, że wszystkie proponowane jako nowe czynności notarialne funkcjonują w systemach innych państw posiadających zbliżone do polskiego systemy prawne. Zatem proponowane są rozwiązania sprawdzone i pewne, o dających się przewidzieć skutkach, przy założeniu poprawnego wdrożenia ich do systemu zarówno w sensie materialno prawnym i formalnoprawnym. Ważnym elementem w dziedzinie proponowanych zmian jest podmiotowość państwa i pewność obrotu, przy czym możliwe jest takie ukształtowanie INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 4 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE prawa o notariacie, aby elementy te nie zostały naruszone. Wskazują na to doświadczenia państw o podobnych do polskiego systemach prawnych (Niemcy, Francja, Włochy).”1. Na posiedzeniu Rady Fundacji na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego w dniu 6 lipca 2013 roku Przewodnicząca Komisji przedstawiła uzgodnione przez Komisję Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille: cel, harmonogram i wstępne założenia prac Komisji, przedstawione w załączniku numer 1, które zostały przyjęte przez Radę Fundacji. Celem prac Komisji było opracowanie projektu nowych aktów prawnych lub zmiany obowiązujących aktów prawnych, na podstawie których organami właściwymi do wydawania klauzuli apostille, o której stanowi Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz. U. z 2005 roku, Nr 112, poz. 938), zwana dalej: „Konwencją Haską”, w zakresie dokumentów sporządzanych przez notariuszy wyznaczeni zostaną notariusze lub organy samorządu notarialnego wraz z ich uzasadnieniem. Prace Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille zakończyły się osiągnięciem założonego celu i przeprowadzone zostały zgodnie z przyjętym harmonogramem, czego wynikiem jest niniejszy raport oraz przedstawione w nim wnioski, propozycje i rekomendacje. Raport składa się z 6 rozdziałów, które przedstawiają wyniki poszczególnych etapów i obszarów prac Komisji, w związku z czym raport zawiera podsumowania każdego rozdziału oraz ogólne podsumowanie całokształtu prac Komisji. Poszczególne rozdziały zostały przygotowane przez niżej wskazane osoby, wchodzące w skład Komisji: 1) Rozdział I. Wprowadzenie - przygotowała Edyta A. Pietrewicz – notariusz w Sopocie; 2) Rozdział II. Porównanie rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille przez organy samorządu notarialnego lub przez notariuszy przyjętych w Hiszpanii oraz w Estonii przy uwzględnieniu rozwiązań prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie – przygotował dr Paweł Blajer - notariusz w Krakowie; 1 Raport „Szybciej, taniej, skuteczniej – poprawa warunków obsługi prawnej osób fizycznych i osób prawnych w Poslce”, str. 41 i 46, Fundacja Republikańska, dostępny na stronie: www.cafr.pl. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 5 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE 3) Rozdział III. Informacje dotyczące wydawania przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną oraz informacje dotyczące uwierzytelniania przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy – przygotowali: Wojciech Chmiel – notariusz w Kartuzach oraz Edyta A. Pietrewicz – notariusz w Sopocie; 4) Rozdział IV. Propozycja rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille i klauzuli w ramach tzw. czynności prelegalizacyjnych oraz zakres proponowanych zmian regulacji prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie przygotował dr hab. Paweł Czubik - notariusz w Krakowie; 5) Rozdział V. Informacje w zakresie oceny skutków skarbowych i podatkowych proponowanych rozwiązań prawnych w zakresie przyznania Radom Izb Notarialnych kompetencji nadawania klauzuli apostille dokumentom sporządzanym przez notariuszy - przygotował dr Adam Kucharski - notariusz we Wrocławiu, przy czym informacje uzupełniające oraz podsumowanie przygotowała Edyta A. Pietrewicz – notariusz w Sopocie; 6) Rozdział VI. Podsumowanie - przygotowała Edyta A. Pietrewicz – notariusz w Sopocie. Szczególnego podkreślenia wymaga udział w pracach Komisji notariusza Tomasza Kota, którego zaangażowanie oraz wsparcie merytoryczne miało istotny wpływ na powstanie niniejszego raportu. Podkreślić należy również, że informacje przedstawione w rozdziale V raportu zostały przekazane przez dra Adam Kucharskiego, który nie jest Członkiem Komisji, a który na prośbę Komisji przygotował wskazane informacje i wyraził zgodę na ich zaprezentowanie w ramach tego raportu. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 6 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Rozdział II Porównanie rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille przez organy samorządu notarialnego lub przez notariuszy przyjętych w Hiszpanii oraz w Estonii przy uwzględnieniu rozwiązań prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie I. Uwagi wstępne Celem niniejszego opracowania jest przybliżenie rozwiązań prawnych w zakresie nadawania dokumentom urzędowym klauzul apostille oraz prowadzenia rejestru tych klauzul przyjętych w Hiszpanii i w Estonii, tj. w krajach, w których nadawanie powołanej klauzuli - przewidzianej Konwencją znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzoną w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz. U. z 2005 roku, Nr 112, poz. 938), zwanej dalej: „Konwencją Haską” (załącznik numer 2) – odbywa się przy udziale notariatu. Regulacje wymienionych krajów wybrano z uwagi na przeciwstawne założenia modelowe, którymi posługuje się odpowiednio ustawodawca hiszpański i estoński, a których konfrontacja umożliwia sformułowanie postulatów co do optymalizacji polskiego modelu nadawania klauzul apostille krajowym dokumentom urzędowym. Zrealizowanie wymienionego celu wymaga ponadto porównania rozwiązań przyjętych w wymienionych krajach z odpowiednimi regulacjami polskimi, eliminującymi polski notariat z procedury nadawania klauzul apostille oraz prowadzenia rejestru lub kartoteki, jak również dokonywania weryfikacji, określonej w art. 7 cytowanej Konwencji Haskiej. II. Informacje ogólne o państwach – stronach Konwencji Haskiej 1) Hiszpania – dziedziczna monarchia parlamentarna, o powierzchni 504 645 km² i liczbie ludności ok. 47.265.000; obszar Hiszpanii podzielony jest na 17 wspólnot autonomicznych (Comunidades Autónomas) oraz dwa miasta autonomiczne (Ciudad Autónoma); wspólnoty autonomiczne dzielą się z kolei na 50 prowincji. 2) Estonia – republika, o powierzchni 45 226 km² i liczbie ludności ok. 1.287.000; obszar Estonii podzielony jest na 15 prowincji (maakonnad); prowincje dzielą się z kolei na 227 gmin dwóch rodzajów: 33 miejskie (linn) i 194 wiejskie (vald). 3) Polska – republika parlamentarna o powierzchni 312 679 km² i liczbie ludności ok. 38.545.000; obszar Polski podzielony jest na 16 województw, które dzielą się z kolei na 66 miast na prawach powiatu i 314 powiatów, składających się z 2479 gmin. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 7 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE III. Informacje ogólne o organizacji notariatu w państwach – stronach Konwencji Haskiej 1) Hiszpania - notariat hiszpański tworzą notariusze, tj. funkcjonariusze publiczni umocowani do nadawania wiary publicznej umowom i innym aktom pozasądowym; ich działalność regulowana jest ustawą z 28 maja 1862 roku o notariacie w Hiszpanii i rozporządzeniem w sprawie organizacji i funkcjonowania notariatu z dnia 2 czerwca 1944 roku; obecnie w Hiszpanii działa około 3.000 notariuszy, którzy przyporządkowani są do 17 Kolegiów Notarialnych (Colegio Notarial); właściwość terytorialna poszczególnych Kolegiów pokrywa się z obszarem poszczególnych wspólnot autonomicznych; na czele poszczególnych kolegiów stoją dziekani (los decanos), którzy wchodzą w skład Generalnej Rady Notariatu (Consejo General del Notariado), reprezentującej notariuszy na poziomie krajowym. 2) Estonia – notariat estoński tworzą notariusze, tj. urzędnicy publiczni którym Państwo przekazuje obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa stosunkom prawnym i zapobiegania sporom prawnym; ich działalność regulowana jest ustawą notarialną z dnia 6 grudnia 2000 roku; na dzień 1 marca 2013 roku w Estonii działało 94 notariuszy i 8 kandydatów notarialnych; wchodzą oni w skład Izby Notariuszy (Notarite Koda), na czele której stoi siedmioosobowa Rada Izby Notariuszy wybierana przez tę Izbę na okres trzech lat. 3) Polska – notariat polski tworzą notariusze, tj. osoby działające jako osoby zaufania publicznego, korzystające z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym, dokonujące czynności notarialnych, mających charakter dokumentu urzędowego; ich działalność regulowana jest ustawą z 14 lutego 1991 roku – Prawo o notariacie oraz wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi; obecnie w Polsce działa około 2.500 notariuszy, którzy przyporządkowani są do 11 Izb Notarialnych, przy czym niektóre Izby obejmują swą właściwością obszar więcej niż jednego województwa; na czele poszczególnych Izb stoją Rady Izb Notarialnych składające się z Prezesa, Wiceprezesa i 5-9 członków; przedstawiciele Izb wchodzą ponadto w skład Krajowej Rady Notarialnej, reprezentującej notariuszy na poziomie krajowym. IV. Rozwiązania modelowe w zakresie nadawania dokumentom urzędowym klauzul apostille oraz prowadzenia rejestru klauzul apostille w państwach stronach Konwencji Haskiej 1) Podstawy prawne: INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 8 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE a) Hiszpania – Królewski Dekret 1497/2011 z dnia 24 października 2011 roku, określający jacy urzędnicy i władze są kompetentne do wystawiania legalizacji czyli apostille zgodnie z Konwencją XII Konferencji Haskiej w zakresie Międzynarodowego Prawa Prywatnego z dnia 5 października 1961 roku (załącznik numer 3); rozporządzenie (orden) Ministerstwa Sprawiedliwości JUS/1207/2011 z dnia 4 maja 2011 roku powołujące i regulujące Elektroniczny Rejestr Klauzul Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości i regulujące procedurę wydawania apostille na papierze i w formacie elektronicznym (załącznik numer 4). b) Estonia – Ustawa notarialna z dnia 6 grudnia 2000 roku; Rozporządzenie nr 38 Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 listopada 2009 roku w sprawie procedury nadawania i unieważniania klauzul apostille na Estońskich dokumentach urzędowych (załącznik numer 5); Rozporządzenie nr 51 Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 stycznia 2010 roku w sprawie prowadzenia rejestru poświadczeń klauzul apostille (załącznik numer 6). c) Polska - Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 roku w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych; Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej. 2) Władze i instytucje kompetentne do nadawania dokumentom urzędowym klauzul apostille: a) Hiszpania - Królewski Dekret 1497/2011 z dnia 24 października 2011 roku określa stosunkowo szeroki zakres władz kompetentnych do opatrywania dokumentów urzędowych klauzulą apostille (art. 1 -5 dekretu). Do wymienionych władz dekret zalicza również dziekanów Kolegiów Notarialnych oraz ich zastępców, jak również upoważnionych przez nich notariuszy (art. 1 ust.1 pkt d; art. 3 dekretu). Oprócz nich do nadawania dokumentom urzędowym klauzul apostille kompetentni są urzędnicy zatrudnieni zarówno w wymiarze sprawiedliwości (np. sekretarze rządowi w Tribunales Superiores de Justicia), jak również w administracji publicznej (np. osoby upoważnione w ramach Centralnego Biura do Spraw Obywatelskich w Ministerstwie Sprawiedliwości, kierownicy Regionalnych Biur Ministerstwa Sprawiedliwości). b) Estonia – Stosownie do § 29 ust. 3 pkt. 4 estońskiej ustawy notarialnej, począwszy od dnia 1 stycznia 2010 roku do wydawania klauzuli apostille stosownie do postanowień Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 9 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE upoważnieni są wszyscy notariusze. Należy podkreślić, że w Estonii kompetencja do wystawiania tych klauzul została przyznana wyłącznie notariuszom, zatem żadne inne władze lub instytucje nie wydają klauzul apostille. c) Polska – zgodnie z notyfikacją Polski złożoną depozytariuszowi Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 roku, klauzule apostille w Polsce wystawiane są wyłącznie przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej (Dział Legalizacji). Żadne inne władze lub instytucje nie nadają tych klauzul polskim dokumentom urzędowym. 3) Dokumenty opatrywane klauzulą apostille: a) Hiszpania - Królewski Dekret 1497/2011 z dnia 24 października 2011 roku dzieli dokumenty opatrywane klauzulą apostille na pięć podstawowych grup, tj.: dokumenty administracyjne, dokumenty sądowe, dokumenty notarialne, dokumenty wydane przez organy lub funkcjonariuszy sądowych Sądu Najwyższego i Sądu Krajowego oraz pozostałe dokumenty urzędowe. Dziekanom Kolegiów Notarialnych, ich zastępcom oraz upoważnionym przez nich notariuszom powierzono wyłączną kompetencję w zakresie nadawania klauzuli apostille dokumentom notarialnym (art. 3), tj. aktom notarialnym oraz dokumentom z podpisem notarialnie poświadczonym. Warto podkreślić, że w powyższym zakresie dekret nie przewiduje regionalizacji, co oznacza, że dziekan danego Kolegium Notarialnego może opatrzyć klauzulą apostille dokument sporządzony przy udziale notariusza prowadzącego kancelarię w dowolnym miejscu na terytorium Hiszpanii. Ponadto, dziekani Kolegiów Notarialnych, ich zastępcy oraz upoważnieni przez nich notariusze opatrują klauzulą apostille także niektóre dokumenty administracyjne (z wyłączeniem dokumentów wydawanych przez centralne organy administracji państwowej) – w tym w szczególności dokumenty wystawiane przez organy nie zaliczające się do ogólnej administracji państwa (delegatury i poddelegatury rządu we wspólnotach autonomicznych i prowincjach oraz oddziały terenowe i regionalne ministerstw i organów) oraz dokumenty urzędowe pozostałych organów administracji samorządowych). publicznej (jednostek autonomicznych i W przypadku dokumentów administracyjnych kompetencja do opatrywania ich klauzulą apostille jest jednak przez wymienionych przedstawicieli notariatu dzielona z innymi władzami, określonymi w ust. IV pkt. 2) lit a) niniejszego opracowania. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 10 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE b) Estonia – wszelkie estońskie dokumenty urzędowe, objęte zakresem przedmiotowym zastosowania Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 - a więc wszelkie dokumenty sądowe i związane z wymiarem sprawiedliwości, dokumenty administracyjne, akty notarialne oraz urzędowe i notarialne poświadczenia dokonane na dokumentach prywatnych - certyfikowane są klauzulą apostille przez notariuszy. Jedyne ograniczenie kompetencji notariusza do wydawania klauzul apostille wynika z faktu, iż nie może on certyfikować tą klauzulą dokumentu, który sam sporządził, lub na którym poświadczył podpis. c) Polska – wszelkie polskie dokumenty urzędowe, objęte zakresem przedmiotowym zastosowania Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 np. akty stanu cywilnego (akty urodzenia, akty zawarcia małżeństwa, akty zgonu), dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, dyplomy, wypisy z rejestrów, wyroki sądowe, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych – certyfikowane są klauzulą apostille przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej (Dział Legalizacji). 4) Procedury prelegalizacyjne: a) Hiszpania – brak. b) Estonia – brak. c) Polska – Polskie procedury przewidują stosunkowo szeroki zakres dokumentów, które przed wydaniem klauzuli apostille w Ministerstwie Spraw Zagranicznych wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia. Tytułem przykładu można wskazać, że dokumenty notarialne i sądowe (z wyjątkiem odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego) przeznaczone do użytku za granicą podlegają szczególnemu postępowaniu prelegalizacyjnemu, określonemu w art. 20 Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 roku w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych. W ich przypadku autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej lub podpisu sędziego, referendarza sądowego lub sekretarza sądowego oraz autentyczność pieczęci urzędowej sądu uwierzytelnia prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy lub prezes właściwego sądu apelacyjnego lub upoważniony przez niego sędzia, jeżeli uwierzytelnienie dotyczy dokumentu sporządzonego przez sąd apelacyjny. Procedura ta dotyczy też np. dyplomów wyższych uczelni, w tym także artystycznych, wojskowych i medycznych, w odniesieniu do których wcześniejszego uwierzytelnienia dokonują właściwe Ministerstwa. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 11 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Dopiero uzyskanie stosownego uwierzytelnienia na wymienionych dokumentach pozwala na skuteczne wystąpienie z wnioskiem o nadanie dokumentowi klauzuli apostille przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. 5) Procedura prowadzenia rejestru klauzul apostille a) Hiszpania – Stosownie do treści art. 8 Królewskiego Dekretu 1497/2011 z dnia 24 października 2011 roku klauzule apostille, którymi opatrywane są wszelkie dokumenty urzędowe mogą być wystawiane zarówno w formacie papierowym, jak i elektronicznym i podlegają rejestracji w Elektronicznym Rejestrze Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości. Szczegóły jego utworzenia i funkcjonowania reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości JUS/1207/2011 z dnia 4 maja 2011 roku, które precyzuje, że dokumenty sporządzone przez notariuszy oraz dokumenty prywatne, których podpisy są poświadczane przez notariusza mogą być opatrywane apostille jedynie w wersji na papierze. W samym zaś Elektronicznym Rejestrze Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości przechowywane są wszystkie wydane po wejściu w życie rozporządzenia przez kompetentne władze w Hiszpanii klauzule apostille – zarówno te wydane w formacie papierowym, jak i elektronicznym (art. 2). Dokumenty te przechowywane są w formie cyfrowej: w rejestrze umieszcza się adnotację o numerze i dacie wydania apostille, nazwisku i w jakim charakterze działa osoba podpisująca poświadczany dokument urzędowy, a w przypadku, jeżeli dokument nie jest podpisany - nazwę urzędu, który pieczętował dokument. Ponadto rejestr zawiera obraz wydanej apostille oraz, w odpowiednim przypadku, klucz elektroniczny dokumentów elektronicznych lub zeskanowanych dokumentów opatrzonych apostille. Wykonując regulacje dekretu Generalna Rada Notariatu na własny koszt zastosowała stosowne rozwiązania technologiczne, pozwalające na przesłanie wydanych przez kompetentne władze notarialne klauzul apostille do Elektronicznego Rejestru prowadzonego w Ministerstwie Sprawiedliwości. b) Estonia – Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości nr 38 z dnia 27 listopada 2009 roku określa procedurę certyfikowania estońskich dokumentów urzędowych klauzulą apostille. Stosownie do jego postanowień klauzule te wystawiane są przez notariuszy wyłącznie w formacie papierowym (§ 7). Z kolei §442 ustawy notarialnej z 6 grudnia 2000 roku wskazuje, iż rejestr wystawionych przez notariuszy klauzul apostille prowadzony jest przez Izbę Notariuszy – na jej koszt i odpowiedzialność. W Rejestrze tym przechowywane są nie tylko wystawione już klauzule, ale także wzory pieczęci INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 12 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE estońskich władz wydających dokumenty urzędowe, wzory podpisów urzędników kompetentnych do ich podpisywania, oficjalna nazwa sprawowanej przez nich funkcji oraz kadencja, jak również imiona i nazwiska osób, które złożyły dokument urzędowy celem jego certyfikacji klauzulą apostille. Na estońskie władze kompetentne do wydawania dokumentów urzędowych został ponadto nałożony ustawowy obowiązek dostarczania Izbie Notariuszy wyżej wymienionych informacji, z urzędu lub na wniosek Izby, w sposób określony przez Izbę Notariuszy. Z kolei stosownie do § 9 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości nr 51 z dnia 11 stycznia 2010 roku w sprawie prowadzenia rejestru poświadczeń klauzul apostille wpisy do wymienionego rejestru dokonywane są przez dokonującego certyfikacji notariusza lub pracownika kancelarii notarialnej posiadającego prawa dostępu do rejestru. Wprowadzają oni następujące informacje o wydanym poświadczeniu: 1) Numer poświadczenia, 2) Nazwa organu lub jego jednostki organizacyjnej, która wystawiła dokument urzędowy w Republice Estonii oraz, w razie potrzeby, opatrzyła go pieczęcią, 3) Nazwisko i stanowisko osoby, która podpisała dokument, 4) Nazwisko osoby, która podpisała się na poświadczeniu klauzulą apostille, 5) Stanowisko osoby, która podpisała się na poświadczeniu klauzulą apostille, 6) Data poświadczenia klauzulą apostille, 7) Państwo, w którym dokument będzie używany, 8) Tytuł dokumentu, 9) Imię i nazwisko wnioskodawcy (nazwę osoby prawnej). c) Polska – Prowadzące rejestr wydanych klauzul apostille polskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie dokonało jak dotąd digitalizacji tego rejestru. 6) Weryfikacja autentyczności klauzul apostille: a) Hiszpania – stosowanie do art. 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości JUS/1207/2011 z dnia 4 maja 2011 roku osoba lub podmiot, któremu przedstawiono apostille oraz wszelkie osoby i podmioty zainteresowane mogą wnioskować do odpowiednich władz hiszpańskich listownie lub drogą elektroniczną o sprawdzenie danej apostille i ważności podpisu lub pieczątki odpowiednich władz w okresie 25 lat od dnia jej wydania. Ponadto rozporządzenie przewiduje możliwość dostępu do Elektronicznego Rejestru Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości, poprzez internetową domenę tego Ministerstwa. W ten sposób dostęp do rejestru zapewniony jest dwadzieścia cztery godziny na dobę codziennie przez cały rok. Niemniej, by wnioskować o sprawdzenie apostille w Elektronicznym Rejestrze poprzez domenę internetową Ministerstwa, zainteresowany powinien dysponować co najmniej INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 13 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE bezpiecznym kodem weryfikacyjnym oraz datą i numerem, który znajduje się na apostille. Rejestr generuje pokwitowanie potwierdzające dokonane sprawdzenie, zawierające obraz wydanej apostille. b) Estonia – stosownie do § 11 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości nr 51 z dnia 11 stycznia 2010 roku w sprawie prowadzenia rejestru poświadczeń klauzul apostille notariusz lub Izba Notariuszy bezpłatnie wydaje informacje na temat ważności poświadczeń oraz danych w nich zawartych zainteresowanym stronom i osobom, którym są one potrzebne w związku z wykonywaną pracą lub funkcją, w ciągu trzech dni roboczych od daty zapytania. Dane te wydaje się w formie elektronicznej lub ustnie, w zależności od życzenia pytającego; W uzasadnionych wypadkach informacje mogą zostać udostępnione na piśmie. Istotne znaczenie ma także okoliczność, że Ministerstwo Sprawiedliwości ma dostęp do informacji zawartych w rejestrze. c) Polska – weryfikacji wydanych przez polskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych klauzul apostille dokonać można w Dziale Legalizacji tego Ministerstwa telefonicznie w godzinach jego pracy lub też za pośrednictwem poczty elektronicznej. 7) Wysokość opłat za wystawienie klauzuli apostille a) Hiszpania – wysokość opłaty za nadanie dokumentowi urzędowemu klauzuli apostille nie jest w Hiszpanii ujednolicona; w przypadku klauzul wystawianych przez kompetentne władze notarialne to poszczególne Kolegia Notarialne precyzują ich wysokość, uwzględniając dyrektywy wynikające z ustawy nr 8 z dnia 13 kwietnia 1989 roku o taryfach i opłatach publicznych, nakazującej określać te opłaty na poziomie umożliwiającym pokrycie kosztów i utrzymanie urzędów publicznych. Stąd np. w przypadku klauzuli apostille wydawanych przez dziekana Kolegium Notarialnego w Valladolid (Colegio Notarial de Castilla y León) jej koszt wynosi 8 euro + VAT. b) Estonia – stosownie do § 31, artykułu 16 estońskiej ustawy o taksie notarialnej taksa za wydanie klauzuli apostille w Estonii wynosi 22,35 EUR + VAT (w sumie 26,82 EUR). c) Polska – stosownie do załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej wysokość tej opłaty za wydanie apostille, o której mowa w Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 wynosi 60 złotych. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 14 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE V. Podsumowanie W opinii Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille przeprowadzone powyżej badania prawno-porównawcze przemawiają zdecydowanie za zastosowaniem w polskiej praktyce certyfikacji dokumentów urzędowych klauzulami apostille niektórych rozwiązań przyjętych w tym zakresie w Hiszpanii. W szczególności Komisja podkreśla co następuje: 1) Przyjęty w Polsce ściśle scentralizowany model nadawania klauzul apostille przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych należy ocenić krytycznie; w szczególności za sprzeczne z regulacjami §3 Konwencji Haskiej znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych trzeba uznać utrzymanie w polskiej praktyce mechanizmów prelegalizacyjnych (poświadczeń sądowych) – w tym także w stosunku do aktów notarialnych i dokumentów z podpisami notarialnie poświadczonymi; ponadto konieczność uzyskiwania klauzuli apostille dla wszystkich bez wyjątku dokumentów urzędowych oraz ich weryfikacji w jednym miejscu w Warszawie, stawia pod znakiem zapytania realizację podstawowego celu Konwencji Haskiej, tj. ułatwienia obrotu dokumentami; w związku z powyższym konieczna wydaje się decentralizacja kompetencji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w zakresie nadawania klauzul apostille dokumentom urzędowym, poprzez częściowe jej przejęcie przez polski notariat. 2) Porównując zasady, na jakich notariat partycypuje w procedurze nadawania klauzul apostille w Hiszpanii i w Estonii oraz odnosząc je do polskiej rzeczywistości, zdecydowaną przewagę zdaje się posiadać model hiszpański; w tym kontekście należy uwzględnić zbliżony obszar Hiszpanii i Polski, podobną liczbę ludności i analogiczny podział administracyjny, jak również organizację samego notariatu i liczbę wykonujących swój zawód notariuszy. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 15 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Rozdział III Informacje dotyczące wydawania przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną oraz informacje dotyczące uwierzytelniania przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy I. Uwagi wstępne W ramach prac prowadzonych przez Komisję Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille Fundacja na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego wystąpiła do Ministerstwa Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej oraz do Prezesów wszystkich Sądów Okręgowych z wnioskami - w trybie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 roku, Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.) - o udostępnianie informacji publicznych związanych z: 1) wydawaniem przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych na dokumentach polskich przeznaczonych do użycia za granicą klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną (dokonywaną następnie przez urzędników konsularnych lub przedstawicieli dyplomatycznych państw obcych akredytowanych w Polsce) 2) oraz uwierzytelnianiem przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy. II. Informacje dotyczące wydawania przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną 1) Na zapytanie o liczbę klauzul apostille wydanych w skali roku za okres od dnia 14 sierpnia 2005 roku, to jest od dnia wejścia w życie Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, z wyszczególnieniem liczby klauzul apostille wydanych względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy, Ministerstwo Spraw Zagranicznych odpowiedziało, że we wskazanym okresie, czyli: od dnia 14 sierpnia 2005 roku do dnia 6 lutego 2014 roku wydało 243.083 klauzule apostille, przy czym w skali poszczególnych lat wydana została następująca liczba klauzul apostille: w roku 2005 - 9.709, w roku 2006 - 24.493, INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 16 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE w roku 2007 - 25.495, w roku 2008 – 24.044, w roku 2009 – 25.012, w roku 2010 - 27.286, w roku 2011 - 31.045, w roku 2012 - 34.341, w roku 2013 - 37.843, w roku 2014 (do dnia 6 lutego 2014 roku) - 3.815. Nadto, Ministerstwo poinformowało, że nie prowadzi rejestru umożliwiającego odpowiedź na pytanie, ile klauzul wystawiono wobec dokumentów notarialnych. Ustalenie danych w tym zakresie wymagałoby kwerendy wszystkich wniosków wpływających do Ministerstwa. 2) Na zapytanie o liczbę klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną wydanych w skali roku za okres od dnia 14 sierpnia 2005 roku, to jest od dnia wejścia w życie Konwencji Haskiej, z wyszczególnieniem liczby tych klauzul wydanych względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy, Ministerstwo Spraw Zagranicznych odpowiedziało, że w latach: 2012 – 2014 (do dnia 6 lutego 2014 roku) wydało 45.410 takich klauzul prelegalizacyjnych, przy czym w skali poszczególnych lat wydano następującą liczbę tych klauzul: w roku 2012 - 18.316, w roku 2013 - 24.915, w roku 2014 (do dnia 6 lutego 2014 roku) - 2.179. Nadto, Ministerstwo poinformowało, że rejestry wskazanych klauzul archiwizowane są po dwóch latach oraz, że nie prowadzi rejestru umożliwiającego odpowiedź na pytanie, ile klauzul wystawiono wobec dokumentów notarialnych. Ustalenie danych w tym zakresie wymagałoby kwerendy wszystkich wniosków wpływających do Ministerstwa. 3) Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie wskazało państw przeznaczenia dokumentów, względem których w okresie od dnia 1 stycznia 2010 roku zostały wydane przez Ministerstwo klauzule apostille i które to państwa wnioskodawca wskazuje we wniosku o poświadczenie klauzulą apostille dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą. 4) Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie wskazało państw przeznaczenia dokumentów, względem których w okresie od dnia 1 stycznia 2010 roku zostały wydane przez Ministerstwo klauzule prelegalizacyjne (poprzedzające legalizację konsularną dokonywaną przez akredytowanego w Polsce urzędnika konsularnego lub przedstawiciela dyplomatycznego państwa miejsca przeznaczenia INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 17 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE dokumentu) i które to państwa wnioskodawca wskazuje we wniosku o poświadczenie dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą. 5) Ministerstwo Spraw Zagranicznych prowadzi rejestr klauzul apostille, o którym mowa w art. 7 Konwencji Haskiej wyłącznie w formie elektronicznej. Rejestr ten zawiera wyłącznie takie informacje, jakie wymagane są mocą wskazanego przepisu Konwencji, czyli: datę i numer klauzuli, nazwisko osoby, która dokument podpisała oraz charakter, w jakim ona działała. 6) Ministerstwo Spraw Zagranicznych prowadzi rejestr dokumentów urzędowych, względem których wydaje klauzule prelegalizacyjne poprzedzające legalizację konsularną w formie papierowej i obejmuje on numer legalizacji, liczbę dokumentów oraz dane wnioskodawcy. Od miesiąca lutego 2012 roku wnioski o legalizację rejestrowane są także w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów Ministerstwa Spraw Zagranicznych. 7) Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie wykonuje i nie przechowuje kopii dokumentów, względem których wydał klauzule apostille lub klauzule prelegalizacyjne poprzedzające legalizację konsularną. 8) Na zapytanie w jaki sposób Ministerstwo Spraw Zagranicznych dokonuje sprawdzenia, czy dane zawarte w apostille odpowiadają danym w rejestrze lub kartotece, o którym to sprawdzeniu mowa w art. 7 Konwencji Haskiej oraz, czy dokonanie takiego sprawdzenia jest w jakikolwiek sposób rejestrowane, Ministerstwo odpowiedziało, że istnieje możliwość sprawdzenia danych zawartych w apostille z danym zawartymi w rejestrze. W dotychczasowej praktyce nie odnotowano jednak wniosku o dokonanie takiego sprawdzenia. III. Informacje dotyczące uwierzytelniania przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy Na zapytanie o liczbę uwierzytelnień względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy, dokonywanych w trybie § 20 ust. 1 pkt 2) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 roku w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych (Dz. U. Nr 17, poz.164, z późn. zm.) w skali roku za okres od dnia 14 sierpnia 2005 roku, to jest od dnia wejścia w życie Konwencji Haskiej Prezesi Sądów Okręgowych podali informacje przedstawione w poniższej tabeli. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 18 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Prezesi Sądów Okręgowych poinformowali także, że nie posiadają informacji o tym, ile spośród dokumentów sporządzanych przez notariuszy i uwierzytelnianych przez Prezesa Sądu Okręgowego w trybie wskazanym powyżej było uwierzytelnionych w celu dalszego wydania względem nich klauzul apostille, ile zaś w celu dalszego dokonania względem nich legalizacji konsularnej. Nadto, wskazać należy, że: 1) Prezes Sądu Okręgowego w Białymstoku poinformował, że w tym Sądzie nie była prowadzona ewidencja uwierzytelnień wyżej wspomnianych dokumentów oraz, że szacunkowo można przyjąć, że średnio rocznie dokonywanych jest około 150 uwierzytelnień; podobnej informacji udzielił Prezes Sądu Okręgowego w Łodzi, który poinformował, że w tym Sądzie uwierzytelnienia wyżej wspomnianych dokumentów nie są nigdzie rejestrowane oraz, że w skali roku legalizacji podlega około 150 – 200 dokumentów sporządzonych przez notariuszy; 2) Prezesi Sądów Okręgowych w: Elblągu, Bielsko-Białej, Krakowie, Poznaniu i Przemyślu podali tylko łączną liczbę uwierzytelnień dokonanych we wskazanym okresie; 3) Prezes Sądu Okręgowego w Toruniu, ze względu na czasochłonność zebrania danych, przedłużył termin udzielenia odpowiedzi do 20 lutego 2014 roku, przy czym odpowiedzi tej ostatecznie nie udzielił; podobnie odpowiedzi nie udzielili Prezesi Sądów Okręgowych w: Kaliszu i Sieradzu; 4) Prezes Sądu Okręgowego we Włocławku podał informację, iż dziennik legalizacji zawiera następujące informacje: numer legalizacji, datę, nazwisko osoby, której dokument zalegalizowano, nazwę dokumentu, nazwisko, imię, adres zgłaszającego oraz podpis odbioru. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 19 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Liczba uwierzytelnień dokumentów sporządzonych przez notariuszy w celu dalszego wydania względem nich klauzul apostille lub dokonania legalizacji konsularnej, dokonana przez Prezesów poszczególnych Sądów Okręgowych w poszczególnych latach obowiązywania Konwencji Haskiej Siedziba Sądu Apelacyjnego Siedziba Sądu Okręgowego Białystok Gdańsk 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Razem Białystok Łomża Olsztyn Ostrołęka Suwałki 150 3 25 12 150 9 43 36 3 150 19 27 46 16 150 4 48 42 15 150 26 63 22 27 150 11 59 31 19 150 14 61 42 48 150 12 65 44 28 150 11 58 57 83 1350 109 449 332 239 Razem: 190 241 258 259 288 270 315 299 359 2479 25 50 96 70 75 158 123 146 106 88 285 344 587 495 591 491 550 607 32 849 96 4038 32 Bydgoszcz Elbląg Gdańsk Słupsk Toruń Włocławek 113 335 440 657 570 749 614 696 745 5204 Bielsko - Biała Częstochowa Gliwice Katowice 6 16 2 33 80 8 36 58 108 48 65 119 34 60 203 55 66 185 84 90 297 37 82 199 50 78 188 468 383 595 1309 Razem: 24 121 202 232 297 306 471 318 316 2755 Kielce Kraków Nowy Sącz Tarnów 20 42 116 101 87 98 171 169 152 32 1 51 15 60 22 64 13 51 19 70 8 116 21 52 13 51 26 956 6898 547 138 Razem: 53 108 198 178 157 176 308 234 229 8539 Lublin Radom Siedlce Zamość 190 17 0 2 105 66 3 12 114 221 28 17 159 55 68 32 118 54 124 19 138 50 91 35 122 63 55 29 144 54 46 38 166 78 30 19 1256 658 445 203 Razem: 209 186 380 314 315 314 269 282 293 2562 Razem: Katowice Kraków Lublin 189 INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 20 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Łódź Kalisz Łódź Piotrków Trybunalski Płock Sieradz 175 175 175 175 175 175 175 175 175 1575 1 1 25 65 25 89 63 104 42 72 80 74 88 84 103 60 57 96 484 645 177 265 289 342 289 329 347 338 328 2704 Konin Poznań Zielona Góra 14 438 56 68 70 55 63 40 32 8 54 35 65 50 33 41 53 39 836 5906 378 Razem: 22 492 91 133 120 88 104 93 71 7120 Razem: Poznań Rzeszów Szczecin Warszawa Wrocław Krosno Przemyśl Rzeszów Tarnobrzeg 8 9 29 103 38 64 90 51 43 24 9 89 43 64 74 72 80 73 41 81 41 179 63 142 45 170 263 435 305 894 659 Razem: 41 141 167 255 152 186 332 238 476 2293 Gorzów Wlkp. Koszalin Szczecin 9 46 32 36 188 42 48 213 58 68 269 47 25 193 34 36 207 52 75 257 32 44 304 42 36 142 348 368 1819 Razem: 55 256 303 395 265 277 384 380 220 2535 Warszawa Warszawa Praga 1057 1690 3151 3104 3345 3564 3932 4606 5242 29691 9 24 32 104 73 96 124 227 252 941 Razem: 1066 1714 3183 3208 3418 3660 4056 4833 5494 30632 37 2 36 1 32 27 26 105 4 173 31 27 122 28 267 69 23 133 45 306 62 16 107 34 396 41 16 138 30 589 103 25 183 37 639 115 19 99 25 448 60 26 153 31 606 545 180 1076 235 3456 108 335 475 576 615 814 987 706 876 5492 Jelenia Góra Legnica Opole Świdnica Wrocław Razem: IV. Podsumowanie 1) Analizując powyższe dane, zwrócić należy uwagę na fakt, że zarówno informacje INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 21 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE uzyskane z Ministerstwa Spraw Zagranicznych, jak i od Prezesów Sądów Okręgowych nie są kompletne. W przypadku danych uzyskanych z Ministerstwa Spraw Zagranicznych - dotyczą one zarówno klauzul apostille, jak i klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną, i to wydanych względem wszystkich dokumentów, czyli bez wyszczególnienia liczby tych klauzul wydanych względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy. W przypadku danych uzyskanych od Prezesów Sądów Okręgowych - dotyczą one uwierzytelnień względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy bez wskazania, ile spośród dokumentów sporządzanych przez notariuszy uwierzytelnianych było w celu dalszego wydania względem nich klauzul apostille, a ile - w celu dalszego dokonania względem nich legalizacji konsularnej. Nie jest zatem możliwe dokładne ustalenie liczby dokumentów sporządzanych przez notariuszy, względem których nadane zostały klauzule apostille lub klauzule prelegalizacyjne. 2) Zwrócić należy również uwagę na fakt, że Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie wskazało państw przeznaczenia dokumentów, względem których zostały wydane przez Ministerstwo klauzule apostille lub klauzule prelegalizacyjne. Rozróżnienia takiego nie udało się poczynić również Prezesom Sądów Okręgowych. Natomiast praktyka chociażby dokumentów z zagranicy przedstawianych notariuszom wskazuje, że wielokrotnie omawianymi klauzulami opatrywane są dokumenty, które z uwagi na międzynarodowe umowy dwustronne znoszące w pełni wymóg legalizacji nie wymagają takich klauzul. Powyższe nakazuje przyjąć, że rzeczywista liczba dokumentów, względem których notariusze lub organy samorządu notarialnego miałyby nadawać klauzule będzie mniejsza niż liczba wynikająca ze zgromadzonych danych. 3) Z informacji uzyskanych od Prezesów Sądów Okręgowych nie wynika jednoznaczna tendencja wzrostowa ani malejąca w zakresie liczby dokumentów opatrywanych omawianymi klauzulami. Tendencję wzrostową w tym zakresie można zaobserwować na podstawie informacji uzyskanych z Ministerstwa Spraw Zagranicznych, jednakże podkreślić należy, że z uwagi na fakt, że przedstawione dane dotyczą klauzul nadawanych wszelkich dokumentom przedkładanym Ministerstwu, to niemożliwym jest ustalenie czy ta tendencja wzrostowa dotyczy nadawania klauzul względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy. 4) Przyjęte przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych zasady prowadzenia rejestru klauzul apostille, o którym mowa w art. 7 Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów pozwalają uznać, że prowadzenie takiego rejestru klauzul apostille pozostaje w zasięgu możliwości organizacyjnych i finansowych notariatu. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 22 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Rozdział IV Propozycja rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille i klauzuli w ramach tzw. czynności prelegalizacyjnych oraz zakres proponowanych zmian regulacji prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie I. Uwagi wstępne W chwili obecnej Konwencja znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 roku wiąże już 107 państw, z czego ponad 70 to państwa, w przypadku których obrót dokumentami w relacjach prawnych z Rzecząpospolitą Polską odbywa się na jej warunkach. Z około 40 państwami - stronami Konwencji obrót z Rzecząpospolitą Polską odbywa się bez jakichkolwiek formalności (legalizacji oraz klauzul apostille - zgodnie z art. 3 ust. 2 Konwencji Haskiej klauzul nie stosuje się jeżeli pomiędzy państwami-stronami Konwencji obowiązuje umowa dwustronna znosząca w pełni wymóg legalizacji). Z około 70 państwami świata nadal stosowana jest legalizacja konsularna. Komisja Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille jest zgodna co do faktu, że ewentualne wejście w życie projektowanego rozporządzenia UE (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli i przedsiębiorstw poprzez uproszczenie przyjmowania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej) wprowadzającego pełne zniesienie wymogu legalizacji wewnątrz Unii Europejskiej, niewiele zmieni w świetle praktyki polskiej. O kilka państw członkowskich Unii Europejskiej (Niemcy, Irlandia, Francja, Holandia, Belgia, Luksemburg, Hiszpania, Portugalia, Szwecja, Finlandia, Dania, Malta) zwiększy się jedynie krąg państw, z którymi nie będą stosowane klauzule apostille. Z większością państw Unii Europejskiej i tak obowiązują Polskę umowy dwustronne znoszące w pełni wymóg legalizacji - tu z punktu widzenia praktyki, po wejściu w życie rozporządzenia, nie zmieni się nic. Konwencja Haska będzie natomiast nadal podstawowym instrumentem stosowanym w obrocie Rzeczypospolitej Polskiej dokumentami z około 60 państwami - w tym z najważniejszymi z perspektywy polskiej patrząc Stanami Zjednoczonymi. Komisja Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille jest tym samym zgodna, że nawet wejście w życie wspomnianego rozporządzenia UE nie powinno wpływać na starania o przyznanie samorządom notarialnym kompetencji do INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 23 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE wydawania klauzul apostille oraz uczestniczenia w procedurze legalizacji dokumentów przeznaczonych do użycia za granicą. II. Rady Izb Notarialnych jako podmioty, którym w zakresie notariatu powinny być przyznane kompetencje nadawania klauzuli apostille Komisja Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille jest zgodna co do tego, że w polskim porządku prawnym kompetencje do wydawania klauzuli apostille w zakresie dokumentów sporządzanych przez notariuszy powinny być przyznane organom samorządu notarialnego - Radom Izb Notarialnych, a nie indywidualnym notariuszom, przy czym wskazując Rady Izb Notarialnych każdorazowo należy mieć na względzie Prezesów Rad lub upoważnione przez nich osoby. Zdecydowanie należy wskazywać na potencjalny brak możliwości technicznych odnośnie wydawania klauzul apostille przez notariuszy indywidualnych (na aktach i poświadczeniach sporządzonych przez ich kolegów). Konferencja Haska Prawa Prywatnego Międzynarodowego jest bardzo sprawnie działającą organizacją z możliwościami nadawania Konwencji „apostille” charakteru tzw. „living instrument”, tzn. przyjmowania zmian operacyjnych w czasie bytu prawnego Konwencji w zasadzie bez wyraźnej akceptacji przez wszystkie państwa-strony. Program e-apostille jest tego najlepszym przykładem. Innymi słowy – nie jest wykluczone, że w pewnym momencie pojawią się naciski międzynarodowe czy wręcz wymogi co do wydawania klauzul w bardziej kosztowny sposób – np. przy użyciu jakiś szczególnych rodzajów papieru ze znakami wodnymi, specjalnej techniki komputerowej etc. Należy więc wskazać na organy samorządu notarialnego, a nie na pojedynczych notariuszy, jako uprawnionych do wystawiania klauzul. III. Terytorializacja kompetencji Rad Izb Notarialnych w zakresie nadawania klauzuli apostille W przypadku właściwości terytorialnej Rada właściwej Izby Notarialnej może magazynować wzory podpisów i pieczęci własnych notariuszy tradycyjnie, bez tworzenia centralnego i dostępnego w kodowanym dostępie przez internet zbioru. Właściwość terytorialną Izb Notarialnych należy nadto uzasadnić względami praktycznymi - poświadczanie dokumentów w innej Izbie Notarialnej (w razie wprowadzenia takiej możliwości) i tak dotyczyłoby niewielkiego procenta przypadków. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 24 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE IV. Dokumenty, względem których Radom Izb Notarialnych miałyby zostać przyznane kompetencje nadawania klauzuli apostille W zasadzie nie ma wątpliwości co do tego, aby Rady Izb Notarialnych poświadczały wyłącznie dokumenty wystawiane przez notariuszy. Generalnie system legalizacji lub poświadczania klauzulami apostille innych dokumentów (niż tych w obrocie "czysto" cywilnoprawnym) - przede wszystkim dokumentów administracyjnych, regulowany jest szeregiem rozporządzeń poszczególnych Ministrów (dokonują oni czynności prelegalizacyjnych poprzedzających aktywność Ministerstwa Spraw Zagranicznych), odpowiedzialnych za poszczególne dziedziny życia społecznego. Wchodzenie samorządu notarialnego w procedury poświadczania dokumentów np. edukacyjnych (prawdopodobnie najczęściej poświadczanych klauzulami apostille w praktyce polskiej) jest zupełnie bezcelowe. W żaden sposób nie można będzie uzasadniać właściwości terytorialnej (ta sama uczelnia często ma filie w różnych województwach), istotna jest również kwestia uzyskiwania i przechowywania wzorów podpisów i pieczęci. Zdaniem Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille rozszerzanie kompetencji samorządu notarialnego w tym zakresie na dokumenty inne niż te wystawiane przez notariuszy jest zbyteczne. V. Kompetencje w zakresie tzw. czynności prelegalizacyjnych, czyli czynności poprzedzających klasyczną legalizację konsularną Zdaniem Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille, nie ulega wątpliwości, że obok zmian wprowadzających właściwość notariatu w zakresie nadawania klauzul apostille, należałoby również wprowadzić analogiczne kompetencje do tzw. czynności prelegalizacyjnych tj. czynności poprzedzających klasyczną legalizację konsularną (ciągle obecną w relacjach z kilkudziesięcioma państwami) w miejsce obecnej aktywności sądów okręgowych. Ujednoliciłoby to procedurę. Jednocześnie wymagałoby to, aby wzory podpisów i pieczęci osób odpowiedzialnych w Izbach Notarialnych za prelegalizację (byłyby to oczywiście te same osoby, upoważnione przez Prezesa, które odpowiedzialne byłyby za klauzule apostille), zostały przesłane do Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Ministerstwo Spraw Zagranicznych pozostać musi bowiem w tym przypadku ostatnim w "łańcuszku poświadczeń" organem prelegalizacyjnym - obce urzędy konsularne posiadają bowiem jedynie wzór podpisu i pieczęci właściwej, obsługującej je w kontaktach z organami państwa przyjmującego, komórki Ministerstwa Spraw Zagranicznych. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 25 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Zmiana wskazana powyżej wydaje się konieczna. Jeśli nie zostałaby wprowadzona, a wprowadzone zostałoby rozwiązanie dotyczące klauzul apostille, strony łatwo "gubiłyby się", nie posiadając wiedzy na temat państw-stron Konwencji Haskiej, nie wiedziałyby jaką procedurę przyjąć (iść do Rady Izby Notarialnej czy do sądu). VI. Przygotowanie osób, którym w Radach Izb Notarialnych zostałoby powierzone wykonywanie kompetencji nadawania klauzul Należałoby, niezależnie od przyjęcia rozwiązania z punktu powyższego (dotyczącego prelegalizacji), czy też jego odrzucenia, przeprowadzić szkolenia osób odpowiedzialnych w poszczególnych Radach Izb Notarialnych za dokonywanie czynności przygotowawczych do wydawania klauzul tak, by w sposób właściwy biorąc pod uwagę konkretne państwo przeznaczenia dokumentu wystawiane były odpowiednie klauzule: 1. apostille, jeżeli państwo jest stroną Konwencji Haskiej, 2. prelegalizacyjne (wraz z dalszym skierowaniem stron do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, o ile Rady wystawiałyby tego typu klauzule lub skierowaniem do sądu okręgowego, jeśli Rady nie będą kompetentne), jeżeli państwo nie jest stroną Konwencji haskiej, lub też informowali strony co do braku konieczności (aczkolwiek najczęściej możliwości) uzyskiwania jakichkolwiek poświadczeń na dokumentach, jeżeli państwo, do którego dokument jest kierowany, ma z Rzecząpospolitą Polską zawartą umowę dwustronną w pełni znoszącą wymóg legalizacji lub też (po wejściu w życie rozporządzenia znoszącego legalizację) jest członkiem Unii Europejskiej. Należałoby na potrzeby osób odpowiedzialnych w poszczególnych Radach Izb Notarialnych za wydawanie klauzul przygotować odpowiednie wykazy (tablice wskazujące odpowiedni sposób postępowania w przypadku odpowiedniego państwa) i aktualizować je na bieżąco, wraz z występowaniem zmian. VII. Kompetencje w zakresie nadawania klauzul apostille względem dokumentów sądowych Należy również zauważyć, że przyznanie kompetencji Radom w zakresie dokumentów notarialnych, pozostawiłoby poza dokonaną liberalizacją dokumenty sądowe, które nadal musiałyby być opatrywane klauzulami apostille przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Rozsądne wydaje się, aby nie powodować takiego rozróżnienia INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 26 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE traktowania i w nowych rozwiązaniach legislacyjnych przewidywać uzyskiwanie klauzul apostille na poziomie Rad Izb Notarialnych i sądów okręgowych. Zdaniem Komisji należy kierować się spójnością systemową i równolegle z wprowadzeniem kompetencji Rad Izb Notarialnych w zakresie dokumentów notarialnych, wprowadzić kompetencje sądów okręgowych w zakresie dokumentów sądowych. VIII. Propozycje zmian odpowiednich regulacji prawnych W związku z planowanym przejęciem wspomnianych funkcji publicznych przez organy samorządu notarialnego wskazane jest wzięcie pod uwagę koniecznych zmian ustawodawstwa krajowego. Należy zwrócić uwagę na trzy akty legislacyjne, które potencjalnie mogą być rozpatrywane jako przewidziane do zmiany. Są to: 1. ustawa z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity: Dz. U. z 2012 roku, poz. 1282, ze zm.), 2. ustawa z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie (tekst jednolity: Dz. U. z 3. 2014 roku, poz. 164) oraz rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 28 stycznia 2002 roku w sprawie szczegółowych czynności sadów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych (Dz. U. z 2002 roku, Nr 17, poz. 164, ze zm.) Wydaje się jednak, że w ustawie o opłacie skarbowej nie ma bezpośredniej konieczności wprowadzania zmian w związku z planowanym wprowadzeniem kompetencji organów samorządu notarialnego. Art. 1 ust. 2 ustawy stanowi, iż: "Opłacie skarbowej podlega również dokonanie czynności urzędowej, wydanie zaświadczenia oraz zezwolenia (pozwolenia) przez podmiot inny niż organ administracji rządowej i samorządowej, w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji publicznej..." Wydawanie zarówno klauzul legalizacyjnych jak i klauzul apostille ujęte zostało w tabeli opłat w części II tabeli zatytułowanej "Wydanie zaświadczenia". Pkt. 5 tej części tabeli dotyczy "Legalizacji dokumentu" (wysokość opłaty wynosi 26 złotych), pkt. 6 "Wydania Apostille, o której mowa w Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938)" (wysokość opłaty wynosi 60 złotych). W ustawie nie wskazano organów dokonujących legalizacji czy certyfikacji klauzulami apostille, nie ma więc konieczności INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 27 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE dokonywania jakichkolwiek zmian ustawowych, przy okazji ewentualnego rozszerzania tego kręgu na Rady Izb Notarialnych. Zmiana ustawy - Prawo o notariacie jest zalecana, choć możliwe będzie wykonywanie omawianych funkcji przez Radę Izby Notarialnej na podstawie zmian samego rozporządzenia, o którym mowa będzie poniżej. Sugeruje się wprowadzenie w ustawie Prawo o notariacie nowego artykułu [np. 35a] o następującej treści: 1. Właściwa rada izby notarialnej, w imieniu której działa prezes lub upoważniona przez niego osoba, posługując się pieczęcią z orłem zawierającą nazwę izby notarialnej i określenie jej siedziby, uwierzytelnia podpisy notariuszy na dokumentach przeznaczonych do użycia zagranicą lub, jeżeli państwo obce, do użycia w którym przeznaczony jest dokument, jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz. U. z 2005 roku, Nr 112, poz. 938) wydaje na dokumentach tych klauzule Apostille. 2. Notariusz przed rozpoczęciem wykonywania swoich funkcji przesyła właściwej radzie izby notarialnej dla potrzeb uwierzytelnień, o których mowa w ust. 1 powyżej, wzór podpisu i pieczęci. W razie zmian wzory te przesyła się niezwłocznie. Ponadto w ustawie wprowadzającej zmiany do ustawy - Prawo o notariacie należałoby przewidzieć przepisy intertemporalne, z których jeden stanowiłby, iż "Urzędujący notariusze prześlą wzory, o których mowa w art. [35a ust. 2], w terminie najpóźniej do dnia X." Drugi zaś przepis odnosiłby się do wejścia w życie projektowanych zmian w przepisach ustawy - Prawo o notariacie i stanowiłby, iż "Ustawa wchodzi w życie z dniem Z, za wyjątkiem art. .... [powyższego przepisu intertemporalnego], który wchodzi w życie z dniem Y." Przy czym należałoby, dla prawidłowej realizacji obowiązków składania wzorów podpisów i pieczęci przez notariuszy, aby dzień Z następował (np. ok. 14 dni) po dniu X, ten zaś przynajmniej 30 dni po dniu Y. W ten sposób notariusze mieliby miesiąc na złożenie podpisów, zasadnicza zmiana ustawy Prawo o notariacie nastąpiłaby dwa tygodnie po zebraniu wszystkich podpisów, co pozwoliłoby przygotować niezbędne kwestie techniczne związane z poświadczaniem podpisów, wystawianiem klauzul i weryfikacją autentyczności. Najistotniejsze zmiany w prawie krajowym, które stanowią bezwzględną konieczność dla wprowadzenia kompetencji notariatu w analizowanym zakresie dotyczą trzech INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 28 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE paragrafów (§20, §21 i §22) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 28 stycznia 2002 roku w sprawie szczegółowych czynności sadów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych. Interesujące jest, że pierwotna wersja rozporządzenia (Dz. U. z 2002 roku, Nr 17, poz. 164)2 została zmieniona w zakresie tych przepisów, w związku z wejściem w życie Konwencji Haskiej (zob. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 czerwca 2005 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych czynności sadów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych - Dz. U. z 2005 r., Nr 109, poz. 916). Na pozór jedynie wprowadzone wówczas zmiany3 miały charakter kosmetyczny. Ich 2 Brzmienie pierwotne przepisów (fragmenty usunięte lub istotnie zmienione w 2005 roku podkreślono): "§ 20. 1. Dokument sporządzony w Rzeczypospolitej Polskiej i przeznaczony do użytku za granica, który ma być uwierzytelniony przez urząd konsularny państwa obcego w Polsce, na wniosek zainteresowanej osoby uwierzytelnia się w następujący sposób: 1) na dokumencie sądowym autentyczność podpisu sędziego lub sekretarza sadowego oraz autentyczność pieczęci urzędowej sadu uwierzytelnia: a) prezes właściwego sadu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sadowy, b) prezes sadu apelacyjnego lub upoważniony przez niego sędzia, jeżeli uwierzytelnienie dotyczy dokumentu sporządzonego przez sad apelacyjny, 2) na dokumencie notarialnym autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej uwierzytelnia prezes właściwego sadu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sadowy, 3) na tłumaczeniu dokumentów autentyczność podpisu tłumacza przysięgłego i jego pieczęci uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych. 2. Po dokonaniu uwierzytelnienia poucza się osobę zainteresowaną, że autentyczność podpisu prezesa sadu (okręgowego lub apelacyjnego) lub wyznaczonego przez nich sędziego oraz autentyczność pieczęci urzędowej uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych. § 21. Klauzula uwierzytelniająca stosowana przez prezesów sądów ma następujące brzmienie: "Niniejszym poświadczam autentyczność podpisu (imię, nazwisko i stanowisko) i pieczęci urzędowej (nazwa sądu). Pobrano i skasowano opłatę skarbową w kwocie ... zł. (dnia) (miejscowość) (podpis osoby uwierzytelniającej i jej tytuł służbowy) (Pieczęć urzędowa)". § 22. 1. Prezesi sądów okręgowych i apelacyjnych przesyłają wzory podpisów własnych, sędziów upoważnionych przez nich do uwierzytelniania dokumentów, jak również wzory pieczęci urzędowych tych sądów bezpośrednio do ministra właściwego do spraw zagranicznych. 2. Tłumacze przysięgli przesyłają wzory podpisów, jak również wzory pieczęci urzędowych bezpośrednio do ministra właściwego do spraw zagranicznych. 3. Wzory, o których mowa w ust. 1 i 2, przesyła się w styczniu każdego roku kalendarzowego oraz w przypadku zmian osobowych." 3 Aktualne brzmienie przepisów, po zmianach z 2005 roku (fragmenty całościowo zmienione wytłuszczoną czcionką): "§ 20. 1. Jeżeli na wniosek osoby zainteresowanej dokument sporządzony w Rzeczypospolitej Polskiej i przeznaczony do użytku za granica, ma być uwierzytelniony, uwierzytelnienie dokonywane jest w następujący sposób: INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 29 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE wprowadzenie zapewniło bowiem wyłączną jurysdykcję Ministerstwa Spraw Zagranicznych w zakresie decydowania o losie dokumentów zagranicznych (kierowanie do legalizacji konsularnej lub udzielanie klauzul apostille), sądy uczestniczące w procesie prelegalizacyjnym nie musiały w tym zakresie posiadać jakichkolwiek informacji. Sugerowane wprowadzenie właściwości Rad Izb Notarialnych oznacza po części rozbicie przyjętego modelu, co więcej wiąże się z powrotem po części do rozwiązań sprzed reformy rozporządzenia w 2005 roku. Niejako na marginesie niniejszych rozważań postulować należy również zmianę w zakresie wskazanej w § 21 czynności pobrania i skasowania opłaty skarbowej – z uwagi na fakt, że opłata skarbowa nie jest obecnie uiszczana w znakach, które podlegały skasowaniu, tylko gotówką w kasie lub przelewem na rachunek bankowy właściwego organu podatkowego, należy postulować w tym zakresie zmianę przedstawioną poniżej. Przepisy te w wyniku planowanej reformy miałyby następujące brzmienie: 1) na dokumencie sądowym autentyczność podpisu sędziego, referendarza sądowego lub sekretarza sadowego oraz autentyczność pieczęci urzędowej sadu uwierzytelnia: a) prezes właściwego sadu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sadowy, b) prezes sadu apelacyjnego lub upoważniony przez niego sędzia, jeżeli uwierzytelnienie dotyczy dokumentu sporządzonego przez sad apelacyjny, 2) na dokumencie notarialnym autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej uwierzytelnia prezes właściwego sadu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sadowy, 3) na tłumaczeniu dokumentów autentyczność podpisu tłumacza przysięgłego i jego pieczęci uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych. 2. Jeżeli na wniosek osoby zainteresowanej dokument sporządzony w Rzeczypospolitej Polskiej i przeznaczony do użytku za granicą ma być uwierzytelniony przez przedstawicielstwo dyplomatyczne wykonujące funkcje konsularne lub urząd konsularny państwa obcego w Rzeczypospolitej Polskiej, autentyczność podpisu prezesa sądu okręgowego lub apelacyjnego, upoważnionego sędziego lub upoważnionego referendarza sądowego oraz autentyczność pieczęci urzędowej uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych. 3. Po dokonaniu uwierzytelnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt. 1 i 2, poucza się osobę zainteresowaną o treści ust. 2. § 21. Klauzula uwierzytelniająca ma następujące brzmienie: "Niniejszym poświadczam autentyczność podpisu (imię, nazwisko i stanowisko) i pieczęci urzędowej (nazwa sądu). Pobrano i skasowano opłatę skarbową w kwocie ... zł. (dnia) (miejscowość) (podpis osoby uwierzytelniającej i jej tytuł służbowy) (Pieczęć urzędowa)". § 22. 1. Prezesi sądów okręgowych i apelacyjnych przesyłają wzory podpisów osób upoważnionych do uwierzytelniania dokumentów, jak również wzory pieczęci urzędowych tych sądów bezpośrednio do ministra właściwego do spraw zagranicznych. 2. Tłumacze przysięgli przesyłają wzory podpisów, jak również wzory pieczęci bezpośrednio do ministra właściwego do spraw zagranicznych. 3. Wzory, o których mowa w ust. 1, przesyła się w styczniu każdego roku kalendarzowego; w przypadku zmian osobowych przesyła się je bezzwłocznie." INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 30 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE "§ 20. 1. Jeżeli na wniosek osoby zainteresowanej dokument sporządzony w Rzeczypospolitej Polskiej i przeznaczony do użytku za granica, ma być uwierzytelniony przez przedstawicielstwo dyplomatyczne wykonujące funkcje konsularne lub urząd konsularny państwa obcego w Rzeczypospolitej Polskiej, uwierzytelnienie dokonywane jest w następujący sposób: 1) na dokumencie sądowym autentyczność podpisu sędziego, referendarza sądowego lub sekretarza sadowego oraz autentyczność pieczęci urzędowej sądu uwierzytelnia: a) prezes właściwego sadu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sadowy, b) prezes sadu apelacyjnego lub upoważniony przez niego sędzia, jeżeli uwierzytelnienie dotyczy dokumentu sporządzonego przez sąd apelacyjny, 2) na dokumencie notarialnym autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej uwierzytelnia prezes właściwej rady izby notarialnej lub upoważniona przez niego osoba, 3) na tłumaczeniu dokumentów autentyczność podpisu tłumacza przysięgłego i jego 2. pieczęci uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych. Autentyczność podpisu prezesa sądu okręgowego lub apelacyjnego, upoważnionego sędziego lub upoważnionego referendarza sądowego, a także autentyczność podpisu prezesa rady izby notarialnej lub upoważnionej przez niego osoby oraz autentyczność pieczęci urzędowej uwierzytelnia minister właściwy do spraw zagranicznych. 3. Po dokonaniu uwierzytelnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt. 1 i 2, poucza się osobę zainteresowaną o treści ust. 2. § 21. 1. Klauzula uwierzytelniająca na dokumencie sądowym ma następujące brzmienie: "Niniejszym poświadczam autentyczność podpisu (imię, nazwisko i stanowisko) i pieczęci urzędowej (nazwa sądu). Zapłacono opłatę skarbową w kwocie ... zł. (dnia) (miejscowość) (podpis osoby uwierzytelniającej i jej tytuł służbowy) (Pieczęć urzędowa)". 2. Klauzula uwierzytelniająca na dokumencie notarialnym ma następujące brzmienie: "Niniejszym poświadczam autentyczność podpisu .... (imię, nazwisko notariusza) - notariusza w ... (siedziba kancelarii) i pieczęci notarialnej. Zapłacono opłatę skarbową w kwocie ... zł. (dnia) (miejscowość) (podpis osoby uwierzytelniającej i jej tytuł służbowy) (Pieczęć urzędowa izby notarialnej)". INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 31 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE § 22. 1. Prezesi sądów okręgowych i apelacyjnych oraz prezesi rad izb notarialnych przesyłają wzory podpisów osób upoważnionych do uwierzytelniania dokumentów, jak również odpowiednio wzory pieczęci urzędowych tych sądów i izb notarialnych bezpośrednio do ministra właściwego do spraw zagranicznych. 2. Tłumacze przysięgli przesyłają wzory podpisów, jak również wzory pieczęci bezpośrednio do ministra właściwego do spraw zagranicznych. 3. Wzory, o których mowa w ust. 1, przesyła się w styczniu każdego roku kalendarzowego; w przypadku zmian osobowych przesyła się je bezzwłocznie. § 22a. 1. Jeżeli na wniosek osoby zainteresowanej dokument sporządzony w Rzeczypospolitej Polskiej i przeznaczony do użytku w państwie obcym, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r. (Dz. U. z 2005 r. Nr 112, poz. 938), ma być poświadczony klauzulą Apostille o której mowa w art. 4 tej Konwencji, klauzulę tę wystawia: 1) na dokumencie sądowym: a) prezes właściwego sadu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sadowy, b) prezes sadu apelacyjnego lub upoważniony przez niego sędzia, jeżeli poświadczenie dotyczy dokumentu sporządzonego przez sad apelacyjny, 2) na dokumencie notarialnym - prezes właściwej rady izby notarialnej lub upoważniona przez niego osoba, 3) na tłumaczeniu dokumentów sporządzonych przez tłumaczy przysięgłych minister właściwy do spraw zagranicznych. 2. Klauzula Apostille ma formę i brzmienie zgodne z załącznikiem do Konwencji, o której mowa w ust. 1, nie jest jednak wykluczone zawarcie w jej treści dodatkowych informacji, nieprzewidzianych w treści załącznika do Konwencji. 3. Organy wystawiające klauzule, o których mowa w ust. 1pkt. 1, 2 i 3 prowadzą w formie pisemnej lub elektronicznej rejestr wydanych klauzul i zapewniają obowiązki informacyjne w tym zakresie, zgodnie z art. 7 Konwencji, o której mowa w ust. 1." Wprowadzenie w życie zmian do rozporządzenia wymagałoby koordynacji zmian z terminem ustawowej zmiany ustawy - Prawo o notariacie (tj. terminem określanym powyżej jako Z). Wejście w życie zasadniczej części przepisów ustawy zmieniającej ustawę - Prawo o notariacie oraz rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie z dnia INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 32 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE 28 stycznia 2002 roku musiałoby nastąpić w tym samym terminie. Aby uniknąć tworzenia dodatkowych przepisów intertemporalnych dla rozporządzenia (związanych z przekazywaniem przez prezesów rad izb wzorów podpisów osób upoważnionych do dokonywania poświadczeń prelegalizacyjnych do Ministerstwa Spraw Zagranicznych) wskazane byłoby wejście w życie zmian w styczniu następnego roku). IX. Rejestr oraz weryfikacja wydanych klauzul apostille Komisja Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzul apostille uważa, iż ewentualnie należałoby rozważyć czy rejestr polskich klauzul apostille wydanych przez Rady Izb Notarialnych powinien w formie elektronicznej funkcjonować jako jeden rejestr (weryfikowalny przez stronę internetową) czy też jako odrębne rejestry dla każdej Rady. Wydaje się, że zdecydowanie lepiej będzie sporządzić osobne rejestry dla każdej Rady. Rozwiązanie takie zgodne jest z literą Konwencji Haskiej (zgodnie z Konwencją to organy wystawiające klauzule są odpowiedzialne za prowadzenie rejestrów). Istotną kwestią jest też ewentualne prowadzenie rejestru papierowego (wówczas, co oczywiste, przez każdą Radę Izby Notarialnej z osobna). Należy przy tym oddzielić kwestię prowadzenia rejestru od weryfikacji wydanych klauzul. Rejestr można prowadzić zarówno elektronicznie jak też w formie tradycyjnej, weryfikację należy jednak w ocenie Komisji ograniczyć do systemu internetowego, co jest zgodne z Konwencją Haską. Strona weryfikacyjna oznaczałaby konieczność wprowadzania przez osoby wystawiające klauzule danych do systemu (po polsku), które odpowiednio (już po francusku lub ewentualnie po angielsku) byłyby odbierane przez weryfikującego. Na stronie weryfikacyjnej powinna również pojawić się informacja (w języku francuskim i ewentualnie angielskim), że autentyczność klauzul można skutecznie zweryfikować po upływie 96 godzin od ich wydania. Naturalnym uproszczeniem systemowym będzie powiązanie systemu weryfikacji z rejestrem elektronicznym. Należy zauważyć przy tym, że prowadzenie rejestru elektronicznego nie wymusza na wystawcy klauzul wprowadzania również klauzul "elektronicznych" (tzw. e-apostille), odnośnie których, jako sprzecznych z polską tradycją wystawiania dokumentów, należy wypowiedzieć się negatywnie. Tym samym sugeruje się wprowadzenie rejestru elektronicznego wydanych tradycyjnie klauzul. Zgodnie z art. 6 Konwencji Haskiej przygotowuje się notyfikację do Depozytariusza Konwencji Haskiej (holenderskiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych - w praktyce z równolegle przesyłaną kopią do Sekretariatu Konferencji Haskiej Prawa Prywatnego Międzynarodowego). Jest to kompetencja Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Krajowa INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 33 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Rada Notarialna działając w imieniu Izb Notarialnych powinna przekazać Ministerstwu Spraw Zagranicznych uprzednio zebrane dane weryfikacyjne poszczególnych Izb Notarialnych (adresy stron internetowych, pod którymi możliwa będzie weryfikacja autentyczności dokumentu). Co do weryfikacji to należałoby również przewidzieć numer weryfikacyjny nadawany na klauzuli niezależnie od jej numeru własnego. Wprowadzenie tegoż numeru weryfikacyjnego (np. generowanego przy wydawaniu klauzul losowo) do odpowiedniego okienka na weryfikacyjnej stronie internetowej Izby skutkowałoby otrzymaniem informacji przewidzianych w przepisach Konwencji haskiej, tj. nazwisko i imię notariusza, oraz numer i datę wydania klauzuli apostille oraz informacji dodatkowych, tj. numer repertorium notariusza na poświadczanym klauzulą dokumencie, wydaje się wskazane również określenie rodzaju certyfikowanego dokumentu notarialnego (akt notarialny lub poświadczenie). Innymi słowy po wprowadzeniu odpowiedniego numeru weryfikacyjnego otrzymywano by informację (w języku francuskim i ewentualnie angielskim), iż "w dniu .... wydana została w Izbie Notarialnej w Warszawie klauzula apostille o numerze ... na dokumencie [w nawiasie polska nazwa "akt notarialny" lub określenie poświadczenie w języku francuskim] sporządzonym /// poświadczonym przez notariusza ..... (imię nazwisko) za numerem repertorium .... (numer Repertorium A aktu notarialnego lub poświadczenia) ". X. Wzór klauzuli apostille Wzór klauzuli apostille nie powinien szczególnie odbiegać od wzoru wynikającego z załącznika do Konwencji haskiej. Wskazane byłoby rozszerzyć go jednak o dwie informacje, tzn. po określeniu niniejszy dokument urzędowy wpisać nazwę dokumentu notarialnego (w formie najprostszej tj. "akt notarialny" lub "poświadczenie" bez szczegółowego wnikania w treść, ale, być może, z podaniem jego numeru repertorium należy rozważyć, czy nie można by ograniczyć tej informacji do wyłącznie podania numeru repertorium), poniżej zaś właściwej treści klauzuli wpisać informację: "dokument przeznaczony do użycia w: (nazwa państwa obcego, strony Konwencji haskiej, w którym zgodnie z oświadczeniem strony przedkładającej dokument, ma on być użyty)". Wskazane jest wydawanie klauzul apostille wyłącznie po polsku. Wydawanie tych klauzul w obcych językach mija się z jakimkolwiek celem, wobec faktu, że poświadczany dokument jest w języku polskim i wymaga tłumaczenia (najczęściej dokonywanego w państwie - miejscu przeznaczenia dokumentu). Klauzula w obcym języku nie jest więc najczęściej żadnym ułatwieniem, a może wręcz być utrudnieniem (kiedy wymaga także tłumaczenia przez innego tłumacza np. z angielskiego czy francuskiego na język państwa INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 34 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE przeznaczenia dokumentu). Zasadą jest, że klauzula powinna być wydawana w języku, w jakim wystawiony został dokument nią poświadczany, co w zasadzie determinuje w praktyce notarialnej wystawianie klauzul wyłącznie po polsku. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 35 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Informacje w zakresie Rozdział V oceny skutków skarbowych i podatkowych proponowanych rozwiązań prawnych w zakresie przyznania Radom Izb Notarialnych kompetencji nadawania sporządzanym przez notariuszy klauzuli apostille dokumentom Komisja Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzul Apostille zwróciła się do dra Adama Kucharskiego z prośbą o ocenę skutków skarbowych i podatkowych proponowanych rozwiązań prawnych w zakresie przyznania Radom Izb Notarialnych kompetencji nadawania klauzuli apostille dokumentom sporządzanym przez notariuszy. Prośba dotyczyła w szczególności wyjaśnienia z jakimi obowiązkami w zakresie opłaty skarbowej oraz w zakresie podatku dochodowego od ewentualnego dochodu osiąganego przez Rady Izb Notarialnych wiązałoby się przyjęcie proponowanych rozwiązań prawnych. Dr Adam Kucharski udzielił następującej odpowiedzi: „Jeżeli chodzi o kwestię opłaty skarbowej od klauzuli apostille, gdyby miała być w przyszłości nadawana przez organy samorządu notarialnego np. właściwe Rady Izb Notarialnych, to w pierwszym rzędzie należałoby rozważyć, czy podmioty zwracające się do Rad Izb Notarialnych obowiązane będą do opłaty skarbowej. Obecnie klauzule te – na gruncie przepisów o opłacie skarbowej - zaliczono do zaświadczeń i związano z wydaniem tego typu dokumentu (w sensie materialno prawnym) opłatę skarbową 60 złotych, jednocześnie przyjęto, iż złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia rodzi obowiązek zapłaty opłaty skarbowej. Jak rozumiem, w przypadku „przejścia” kompetencji z zakresu nadawania klauzul apostille na Rady Izby Notarialnych byłaby to sytuacja, gdy zaświadczenie jest wydawane przez podmiot inny niż organ administracji rządowej lub samorządowej w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji publicznej. Zatem obowiązek uiszczania opłaty skarbowej pozostałby na dotychczasowych zasadach, a obowiązanymi byłyby te same podmioty co obecnie (w tej ustawie nie ma mowy o płatniku). Opisane w ustawie o opłacie skarbowej obowiązki związane z przyjmowaniem wniosków o zaświadczenia - co jest powiązane z obowiązkiem uiszczenia opłaty skarbowej – obciążałyby wówczas odpowiednie organy samorządu notarialnego (por. zwłaszcza art. 8 i 11 ustawy z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej). INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 36 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Jeżeli chodzi o kwestię stosowanego wynagrodzenia dla Rad Izb Notarialnych, to wydaje się iż niezbędna byłaby w tym przedmiocie zmiana ustawy Prawo o notariacie. Związane z tym opodatkowanie byłoby w praktyce rzeczą drugorzędną, nawet przy zmianie regulacji podatkowych. Bardziej warte rozważenia jest, czy nie byłoby łatwiej wykorzystać istniejącą obecnie instytucję doręczenia z Prawa o notariacie (i związaną z nią taksę), aby notariusze sporządzane przez siebie akty dostarczali do Rad Izb Notarialnych, następnie je odbierali i przesyłali do stron. Myślę, że pobrana przy tej okazji taksa nie byłby dla stron zbyt uciążliwa, a sam mechanizm byłby o wiele bardziej przyjazny wobec ludzi, niż wysyłanie ich do Rady Izby Notarialnej.” W uzupełnieniu powyższej opinii dodać należy następujące informacje potwierdzone z autorem opinii: 1) obowiązanymi do uiszczania opłaty skarbowej z tytułu wydania klauzuli apostille nadal byłyby osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, jeżeli na ich wniosek wydaje się zaświadczenie (art. 5 ust. 1 w zw. z art.. 1 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej – tekst jednolity: Dz. U. z 2012 roku, poz. 1282), które nadal dokonywałyby zapłaty opłaty skarbowej w kasie właściwego organu podatkowego lub na jego rachunek, przy czym tym organem podatkowym jest i nadal by był wójt (burmistrz, prezydent miasta) właściwy ze względu na siedzibę organu lub podmiotu, który wydał zaświadczenie (art. 8 ust. 1 i art. 12 ustawy o opłacie skarbowej); w związku z decentralizacją kompetencji do nadawania klauzuli apostille nastąpiłaby tym samym zmiana właściwości organu podatkowego – z Prezydenta miasta stołecznego Warszawy na Prezydentów miast, w których mieszczą się siedziby Izb Notarialnych; 2) opisane w ustawie o opłacie skarbowej obowiązki związane z przyjmowaniem wniosków o zaświadczenia, które w związku z wydawaniem klauzuli apostille przez Rady Izb Notarialnych obciążałyby Izby Notarialne, obejmowałyby: a) dokonywanie adnotacji potwierdzających zapłatę opłaty skarbowej, zwolnienie od niej lub wyłączenie obowiązku jej zapłaty (art. 8 ust. 3 ustawy o opłacie skarbowej); b) przekazywanie organowi podatkowemu właściwemu w sprawie opłaty skarbowej zbiorczej informacji o przypadkach nieuiszczenia należnej opłaty skarbowej od wydanych zaświadczeń; informacja taka jest przekazywana co miesiąc, do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nie uiszczono INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 37 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE należnej opłaty skarbowej i zawiera: 1) imię i nazwisko (nazwę lub firmę), adres podmiotu zobowiązanego do uiszczenia opłaty skarbowej oraz 2) przedmiot, od którego nie uiszczono należnej opłaty skarbowej, w tym dane jednoznacznie identyfikujące ten przedmiot (art. 11 ust. 1 i 3 ustawy o opłacie skarbowej); 3) brak zapłaty opłaty skarbowej nie wstrzymywałby wydania przez Rady Izb Notarialnych klauzuli apostille; 4) Izby Notarialne w przypadku pobierania przez Rady Izb Notarialnych wynagrodzenia za wydawanie klauzuli apostille zobowiązane by były do zapłaty podatku dochodowego od dochodu uzyskiwanego z tego tytułu. Podsumowanie 1) Komisja Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzul Apostille rekomenduje przedstawioną przez dra Adama Kucharskiego propozycję, zgodnie z którą Izby Notarialne nie pobierałyby wynagrodzenia z tytułu wydawania przez Rady Izb Notarialnych klauzuli apostille. 2) Komisja rekomenduje jednocześnie przedstawioną przez autora powyższej opinii propozycję, zgodnie z którą dochód z tytułu wydawania przez Rady Izb Notarialnych klauzuli apostille osiągać by mogli notariusze, przy czym oczywiście źródłem dochodu notariuszy nie byłoby bezpośrednio wydawanie klauzuli przez Rady, a czynność polegająca na przekazaniu Izbie Notarialnej dokumentu przedłożonego do opatrzenia klauzulą apostille i następnie zwrotne przekazanie takiego dokumentu opatrzonego klauzulą osobom, które zwróciły się do notariusza o dokonanie tej czynności. Uczynić w tym miejscu należy zastrzeżenie, zgodnie z którym osobie przedkładającej dokument do opatrzenia klauzulą apostille pozostawiony by pozostał wybór czy po nadanie klauzuli apostille zwróci się osobiście do Izby Notarialnej - przy czym wskazać należy wyraźnie, że wówczas nie byłoby podmiotu, który z tytułu wydania przez Radę klauzuli apostille osiągnąłby dochód - czy uczyni to z pomocą notariusza. 3) Przedstawione propozycje uznać należy za aktualne również względem klauzul, które miałyby być nadawane przez Rady Izb Notarialnych w zakresie tzw. czynności prelegalizacyjnych i z tytułu których obecnie pobierana jest również opłata skarbowa (załącznik do ustawy o opłacie skarbowej, część II tabeli - „Wydawanie zaświadczeń”, pkt 5). INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 38 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE Rozdział VI Podsumowanie W konkluzji całokształtu prac związanych z przyznaniem notariatowi polskiemu kompetencji nadawania klauzul apostille, Komisja Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzul Apostille dokonuje następującego podsumowania: 1) Badania prawno-porównawcze, które objęły regulacje prawne dotyczące nadawania klauzul apostille przez notariat przyjęte w Hiszpanii, gdzie kompetencje te przyznane zostały Dziekanom Kolegiów Notarialnych i w Estonii, gdzie kompetencje te przyznane zostały wszystkim notariuszom, przemawiają zdecydowanie za zastosowaniem w polskiej praktyce nadawania dokumentom urzędowych klauzul apostille niektórych rozwiązań przyjętych w tym zakresie w Hiszpanii. Nadto, badania te potwierdzają, że konieczna wydaje się decentralizacja kompetencji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w zakresie nadawania klauzul apostille dokumentom urzędowym, poprzez częściowe jej przejęcie przez polski notariat. 2) W polskim porządku prawnym kompetencje do wydawania klauzuli apostille w zakresie dokumentów sporządzanych przez notariuszy powinny być przyznane organom samorządu notarialnego - Radom Izb Notarialnych, a nie poszczególnym notariuszom, przy czym wskazując Rady Izb Notarialnych należy mieć na względzie Prezesów Rad Izb Notarialnych lub upoważnione przez nich osoby. 3) Kompetencje Rad poszczególnych Izb Notarialnych powinny obejmować wydawanie klauzuli apostille względem dokumentów notarialnych sporządzanych na terytorium danej Izby Notarialnej. 4) Wydawanie klauzuli apostille przez Rady Izb Notarialnych powinno obejmować wyłącznie dokumenty sporządzane przez notariuszy. 5) Jednocześnie ze zmianami wprowadzającymi właściwość Rad Izb Notarialnych w zakresie nadawania klauzul apostille, należałoby również wprowadzić właściwość Rad Izb Notarialnych w zakresie tzw. czynności prelegalizacyjnych, czyli czynności poprzedzających klasyczną legalizację konsularną (ciągle obecną w relacjach z kilkudziesięcioma państwami) w miejsce obecnej właściwości w tym zakresie Sądów Okręgowych. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 39 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE 6) Nadto, jednocześnie z powyższymi zmianami, należałoby również wprowadzić właściwość Sądów Okręgowych w zakresie nadawania klauzul apostille względem dokumentów sądowych. 7) Zmiany regulacji prawnych objąć powinny: 1. ustawę z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie (tekst jednolity: Dz. U. z 2. 2014 roku, poz. 164) oraz rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 28 stycznia 2002 roku w sprawie szczegółowych czynności sadów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych (Dz. U. z 2002 roku, Nr 17, poz. 164, ze zm.) w zakresie przedstawionym w rozdziale IV pkt 8. 8) Rejestr klauzul apostille wydanych przez Rady poszczególnych Izb Notarialnych powinien być prowadzony w formie elektronicznej przez poszczególne Izby Notarialne. W formie elektronicznej następować powinna również weryfikacja wydanych klauzul apostille. Powyższe powinno znaleźć zastosowanie również względem klauzul nadawanych w ramach tzw. czynności prelegalizacyjnych, czyli czynności poprzedzających klasyczną legalizację konsularną, przy czym w tym przypadku wskazać należy, że weryfikacja takich klauzul nie jest wymagana. 9) Z uwagi na fakt, że na osobach ubiegających się o opatrzenie dokumentu omawianymi klauzulami nadal ciążyłby obowiązek zapłaty opłaty skarbowej, wydawanie przez Rady Izb Notarialnych klauzul apostille oraz klauzul w ramach tzw. czynności prelegalizacyjnych na dokumentach sporządzanych przez notariuszy byłoby nieodpłatne. Dochód z tego tytułu mogliby osiągać notariusze, przy czym źródłem dochodu notariuszy nie byłoby bezpośrednio wydawanie klauzuli przez Rady, a czynność polegająca na przekazaniu Izbie Notarialnej dokumentu przedłożonego do opatrzenia klauzulą i następnie zwrotne przekazanie takiego dokumentu opatrzonego klauzulą osobom, które zwróciły się do notariusza o dokonanie tej czynności. Osobie, która przedkłada dokument do opatrzenia klauzulą pozostawiony by był wybór czy po nadanie klauzuli zwróci się osobiście do Izby Notarialnej - przy czym wskazać należy wyraźnie, że wówczas nie byłoby podmiotu, który z tytułu wydania przez Radę klauzuli osiągnąłby dochód - czy uczyni to z pomocą notariusza. INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 40 z 41 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE 10) W opinii Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzul Apostille należy dążyć do przyznania Radom Izb Notarialnych kompetencji w zakresie nadawania dokumentom sporządzanym przez notariuszy klauzul apostille oraz klauzul w ramach tzw. czynności prelegalizacyjnych nawet w sytuacji, gdy dochód dla notariatu z tego tytułu będzie znikomy. Dla państwa i obywatela przyznanie tych kompetencji notariatowi oznaczać będzie możliwość szybszego, tańszego i skuteczniejszego uzyskania wskazanych klauzul – niepotrzebna już będzie w przypadku klauzuli apostille wizyta w Sądzie Okręgowym ani w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, a w przypadku klauzuli w ramach tzw. czynności prelegalizacyjnych – niepotrzebna stanie się wizyta w Sądzie Okręgowym. Nadto, zwiększyłoby się bezpieczeństwo obrotu dokumentami sporządzanymi przez notariuszy i opatrywanymi omawianymi klauzulami, a w przypadku, gdy o opatrzenie dokumentu notarialnego przez Radę Izby Notarialnej właściwą klauzulą występowałby notariusz sporządzający ten dokument, zupełnie wyeliminowane byłoby ryzyko jakiejkolwiek zmiany treści dokumentu na etapie od momentu jego sporządzenia do czasu opatrzenia go właściwą klauzulą. Dla notariatu przyznanie jemu tych kompetencji stanowić będzie natomiast zmianę w zakresie jego pozycji ustrojowej, porównywalną z przejęciem sądowych kompetencji poświadczania dziedziczenia. Są to bowiem kompetencje z zakresu prawa międzynarodowego publicznego, a ich przyznanie notariatowi dodatkowo podkreśli publiczny charakter zawodu notariusza i samorządu notarialnego. Sopot, dnia 31 marca 2014 roku Przewodnicząca Komisji /-/ Edyta A. Pietrewicz INFORMACJE POUFNE – WYŁĄCZNIE DO UŻYTKU WEWNĘTRZNEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO Strona 41 z 41
