Program Uczenie się przez całe życie

Program Uczenie się przez całe życie
- LEONARDO DA VINCI PROJEKTY TRANSFERU INNOWACJI 2013
DOKUMENTY KONTRAKTOWE – WYTYCZNE
Typ instytucji
Instytucje publiczne
Instytucje niepubliczne
Instytucje
nieposiadające
osobowości prawnej osoby
fizyczne będące właścicielami
jednoosobowej
działalności
gospodarczej i spółki cywilne
Wymagane dokumenty:
I. Ankieta beneficjenta
II. Formularz kontraktowy wraz z załącznikami (FK
formularz)
III.Formularz zatwierdzonego budżetu
IV.Wymaganych załączników
I. Ankieta beneficjenta
II. Formularz kontraktowy wraz z załącznikami (FK
formularz)
III.Formularz zatwierdzonego budżetu
IV.Wymaganych załączników
V. Dodatkowe dokumenty wymagane procedurą badania
wiarygodności finansowej i żądania zabezpieczeń
wykonania
umowy
dla
projektów
Programów
zarządzanych przez FRSE
I. Ankieta beneficjenta
II. Formularz kontraktowy wraz z załącznikami (FK
formularz)
III.Formularz zatwierdzonego budżetu
IV.Wymaganych załączników
V. Dodatkowe dokumenty wymagane procedurą badania
wiarygodności finansowo-operacyjnej wnioskodawców
nie posiadających osobowości prawnej
Dla celów przygotowania umowy finansowej przez Narodową Agencję, uprzejmie prosimy o
przesłanie pocztą na adres:
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu Leonardo da Vinci
Projekty TOI 2013
ul. Mokotowska 43 00-551 Warszawa
numer projektu 2013-1-PL1-LEO05- (podany w piśmie z wynikami konkursu)
w nieprzekraczalnym terminie wskazanym w piśmie z wynikami konkursu terminie
następujących dokumentów:
I. podpisanej i datowanej przez prawnego/ych reprezentanta/ów oryginału Ankiety
Beneficjenta,
II. podpisanego i datowanego przez prawnego reprezentanta oryginału formularza
kontraktowego - formularz do pobrania,
III. podpisanego i datowanego przez prawnego reprezentanta oryginału formularza
zatwierdzonego budżetu - formularz do pobrania
IV. oraz załączników:
1
1. Aktualne oryginały listów intencyjnych od partnerów
Listy powinny zawierać jednoznacznie sformułowane zobowiązanie każdej z
instytucji partnerskich do uczestnictwa w finansowaniu projektu na kwotę
wynikającą z budżetu projektu, zatwierdzonego przez Komisję Europejską. Jeśli w
ramach procedury konkursowej przesłali Państwo kopie listów intencyjnych lub
zakres informacji podany w listach intencyjnych uprzednio przesłanych uległ
zmianie, prosimy przesłać oryginały aktualnych listów intencyjnych od wszystkich
partnerów. Prosimy pamiętać, że listy muszą zawierać oświadczenie, że instytucja
nie jest zaangażowana w identyczne bądź podobne działania (a konkretnie pakiety
robocze) w ramach innego projektu w Programie „Uczenie się przez całe życie” w
konkursie 2013. Informacje nt. zawartości listu intencyjnego znajdują się w
dokumencie „Suplement dla TOI” rozdział „Letter of intent” w zakładce „Projekty
transferu innowacji, Runda selekcyjna, Konkurs 2013, dokumenty konkursowe”
(http://www.leonardo.org.pl/sites/leonardo.org.pl/files/upload/u4/supplement_fo
r_toi_2013_eform.pdf) .
2. dokumenty potwierdzające istnienie instytucji oraz reprezentację prawną
w zależności od formy prawnej (może być kopia dokumentu)-wykaz
dokumentów dla właściwych instytucji przedstawiamy w punkcie Ad.IV.2*;
3. jeśli dotyczy: oryginał pełnomocnictwa do podpisania umowy (jeśli umowa
nie będzie podpisywana przez reprezentanta prawnego instytucji uprawnionej
do podpisania umowy);
4. decyzja o nadaniu nr NIP (kopia dokumentu). W przypadku beneficjentów
posiadających organ prowadzący należy dostarczyć kopie decyzji o nadaniu nr
NIP organu prowadzącego oraz beneficjenta.
5. decyzja o nadaniu REGON (kopia dokumentu). W przypadku beneficjentów
posiadających organ prowadzący należy dostarczyć kopie decyzji o nadaniu nr
REGON organu prowadzącego oraz beneficjenta.
6. aktualne zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające, że instytucja
nie zalega z opłacaniem podatków wystawione nie później niż 3 miesiące
przed datą zawarcia umowy (może być kopia dokumentu);
7. aktualne zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o braku
zaległości w zapłacie składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne
wystawione nie później niż 3 miesiące przed datą zawarcia umowy (może
być kopia dokumentu);
Uwaga! Wszystkie przesyłane kopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność
z oryginałem przez reprezentanta prawnego lub osobę przez niego upoważnioną.
Ad.I. Ankieta beneficjenta
W celu przygotowania Ankiety beneficjenta należy:
- zarejestrować się w naszym systemie dokumentów Online pod adresem:
http://online.frse.org.pl/ , postępując według instrukcji zamieszczonej pod wskazanym
adresem
albo
instrukcji
zamieszczonej
na
naszej
stronie:
http://www.leonardo.org.pl/toi/runda-selekcyjna/2013/kontraktowanie .
Po zarejestrowaniu się w systemie, prosimy o wypełnienie „Ankiety Beneficjenta”,
powołując się na hasło, które otrzymali Państwo w piśmie z wynikami konkursu.
Wydrukowanie wypełnionej i złożonej online „Ankiety Beneficjenta” i podpisanie jej na
końcu przez prawnego reprezentanta beneficjenta (lub osobę uprawnioną na mocy
stosownego upoważnienia).
2
Uwaga: dane podane w Ankiecie zostaną umieszczone w
prosimy więc o zwrócenie szczególnej uwagi na ich poprawność.
umowie
finansowej,
Uwaga: dane podane w Ankiecie, w tym numer rachunku bankowego, zostaną umieszczone
w umowie finansowej, dlatego prosimy o zapoznanie się z poniższą informacją dotyczącą
przekazywania środków finansowych:
- środki programu Leonardo da Vinci mogą być przekazywane na rachunek otwarty
wyłącznie na potrzeby projektu. Rachunek bankowy, na który przekazywane będą środki
z puli programu Leonardo da Vinci, musi być rachunkiem otwartym i prowadzonym w
imieniu instytucji beneficjenta (w żadnym wypadku nie może to być rachunek prywatny)
przez instytucję bankową działająca w Polsce.
- Rachunek powinien być prowadzony w walucie euro.
Ad.II. formularz kontraktowy
Formularz kontraktowy jest dokumentem, w którym należy przedstawić w jaki sposób
(ewentualna) redukcja budżetu oraz komentarze ekspertów zostaną uwzględnione w
trakcie realizacji projektu. W formularzu należy także przedstawić szczegółowy opis
rezultatów materialnych, jakie zostaną opracowane w ramach projektu oraz aktualny
harmonogram działań.
*Ad.IV.2 Dodatkowe dokumenty wymagane przez Narodową Agencję (NA) Programu
Leonardo da Vinci do zawarcia umowy:
A) Jednostki samorządu terytorialnego oraz ich jednostki budżetowe:
Województwo
1. Wyciąg ze statutu województwa**,
2. Dokumenty o wyborze zarządu województwa oraz innych osób upoważnionych do
zawarcia i realizacji Umowy (pełnomocnicy, główny księgowy budżetu województwa),
3. Uchwały właściwych organów lub inne akty wewnętrzne wymagane przez statut
województwa lub właściwe przepisy do zawarcia i realizacji Umów.
Wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne
1. Wyciąg ze statutu województwa**,
2. Dokumenty o wyborze zarządu województwa oraz innych osób upoważnionych do
zawarcia i realizacji Umowy (pełnomocnicy, główny księgowy budżetu województwa),
3. Uchwała sejmiku województwa o utworzeniu wojewódzkiej samorządowej jednostki
organizacyjnej,
4. Wyciąg ze statutu wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej**,
5. Dokument o powołaniu kierownika wojewódzkiej samorządowej jednostki
organizacyjnej,
6. Pełnomocnictwo dla kierownika wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej
udzielone przez zarząd województwa do zawarcia i realizacji Umowy,
7. Uchwały właściwych organów lub inne akty wewnętrzne, jeżeli są wymagane przez
statut województwa, statut wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej lub
właściwe przepisy do zawarcia i realizacji Umowy.
Powiat
1. Dokumenty o wyborze zarządu powiatu oraz innych osób upoważnionych do zawarcia i
realizacji Umowy (pełnomocnicy, skarbnik),
2. Uchwały bądź akty wewnętrzne, jeżeli są wymagane przez statut powiatu lub właściwe
przepisy do zawarcia i realizacji Umowy.
Powiatowe jednostki organizacyjne
1. Dokumenty o wyborze zarządu powiatu oraz innych osób upoważnionych do zawarcia i
realizacji Umowy (pełnomocnicy, skarbnik),
2. Uchwały bądź akty wewnętrzne, jeżeli są wymagane przez statut powiatu lub właściwe
przepisy do zawarcia i realizacji Umowy,
3. Uchwała rady powiatu o utworzeniu powiatowej jednostki organizacyjnej**,
3
4. Wyciąg z regulaminu organizacyjnego powiatowej jednostki organizacyjnej,
5. Dokument o powołaniu kierownika powiatowej jednostki organizacyjnej,
6. Pełnomocnictwo dla kierownika powiatowej jednostki organizacyjnej udzielone przez
zarząd powiatu do zawarcia i realizacji Umowy,
Gmina
1. Dokumenty o wyborze wójta/burmistrza/prezydenta miasta oraz innych osób
upoważnionych do zawarcia i realizacji Umowy (zastępcy, skarbnik, pełnomocnicy),
2. Uchwały bądź inne akty wewnętrzne, jeżeli są wymagane przez statut gminy lub
właściwe przepisy do zawarcia i realizacji Umowy.
Gminne jednostki organizacyjne
1. Dokumenty o wyborze wójta/burmistrza/prezydenta miasta oraz innych osób
upoważnionych do zawarcia i realizacji Umowy (zastępcy, skarbnik, pełnomocnicy),
2. Uchwały bądź inne akty wewnętrzne, jeżeli są wymagane przez statut gminy lub
właściwe przepisy do zawarcia i realizacji Umowy,
3. Uchwała rady gminy o utworzeniu gminnej jednostki organizacyjnej,
4. Wyciąg z regulaminu organizacyjnego gminnej jednostki organizacyjnej,
5. Dokument o powołaniu kierownika gminnej jednostki organizacyjnej,
6. Pełnomocnictwo dla kierownika gminnej jednostki organizacyjnej udzielone przez wójta
do zawarcia i realizacji Umowy,
B) Uczelnie publiczne
1. Wyciąg ze statutu**,
2. Dokument o powołaniu rektora lub dokument upoważniający inne osoby do
reprezentacji uczelni publicznej,
3. Uchwały właściwych organów lub inne akty wewnętrzne, jeżeli są wymagane przez
statut uczelni lub właściwe przepisy do zawarcia i realizacji Umowy.
C) Fundacje i stowarzyszenia
1. Aktualny* odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
2. Statut fundacji lub stowarzyszenia,
3. Uchwały lub inne akty wewnętrzne, jeżeli zgodnie ze statutem organizacji są wymagane
do zawarcia Umowy,
D) Uczelnie niepubliczne
1. Aktualny* wypis z rejestru uczelni niepublicznych,
2. Wyciąg ze statutu uczelni niepublicznej**,
3. Dokument o powołaniu rektora oraz ewentualnie innych osób uprawnionych do
reprezentacji uczelni niepublicznej,
4. Określone przez NA dokumenty dotyczące założycieli uczelni niepublicznej.
E) Publiczne ośrodki kultury (lub inne ośrodki kultury, np. biblioteki)
1. Dokument o powołaniu dyrektora,
2. Wyciąg ze statutu**,
3. Wypis z rejestru instytucji kultury prowadzonego przez właściwy miejscowo urząd
gminy/miasta,
F) Ośrodek pomocy społecznej
1. Dokument informujący o powołaniu kierownika OSP
2. Wyciąg ze statutu**,
3. Upoważnienie dla kierownika osp wystawione przez wójta(burmistrza, prezydenta
miasta).
G) Ochotniczy Hufiec Pracy
1. Dokument informujący o powołaniu Komendanta Wojewódzkiego,
2. Pełnomocnictwo dla Komendanta Wojewódzkiego wystawione przez Komendanta
Głównego OHP,
H) Inne kategorie beneficjentów
1. Dokumenty założycielskie
2. Dokumenty potwierdzające umocowanie osób reprezentujących beneficjenta,
3. Aktualny* wypis z właściwego rejestru (np. z ewidencji działalności gospodarczej)
*
Za aktualne uznaje się dokumenty wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą podpisania umowy przez
ostatnią ze stron. Ponieważ dokładna data podpisania umowy obecnie nie jest znana, prosimy o zadbanie, by
dokumenty były wystawione tuż przed wysłaniem kompletu dokumentów kontraktowych do NA.
** Wyciąg ze statutu zawierający zapisy o upoważnieniu do podejmowania czynności prawnych, składania
oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu instytucji.
4
V.
Uwaga!
Instytucje niepubliczne są zobowiązane do przesłania dodatkowych dokumentów
wymaganych procedurą badania wiarygodności finansowej i żądania zabezpieczeń
wykonania umowy dla projektów Programów zarządzanych przez FRSE oraz instytucje
nieposiadające osobowości prawnej osoby fizyczne będące właścicielami
jednoosobowej działalności gospodarczej i spółki cywilne są zobowiązane do przesłania
dodatkowych dokumentów wymaganych procedurą badania wiarygodności finansowooperacyjnej wnioskodawców nie posiadających osobowości prawnej:
instytucje niepubliczne:
1. kopia sprawozdania finansowego z działalności gospodarczej za dwa ostatnie lata
obrotowe w postaci Bilansu i Rachunku Zysków i Strat (zestaw obowiązkowy) oraz
inne wchodzące w skład sprawozdania finansowego zgodnie z Ustawą o
rachunkowości.
Przedłożona kopia sprawozdania rocznego powinna zawierać podpisy pełnego składu
zarządu instytucji wnioskującej i osoby upoważnionej przez ten ostatni do
prowadzenia ksiąg rachunkowych. Z powyższej przyczyny do sprawozdania
finansowego niezbędna jest kopia aktualnego wyciągu z KRS umożliwiająca
weryfikację złożonych podpisów (możliwa kopia potwierdzona za zgodność z
oryginałem).
Wszelkie ww. kopie dokumentów powinny być potwierdzone za zgodność z
oryginałem przez adwokata, radcę prawnego lub osobę upoważnioną do tego na
podstawie stosownych dokumentów, w tym m.in. kopii odpisu KRS, umowy
założycielskiej / statutu organizacji lub właściwego upoważnienia.
2. Dodatkowo, instytucja wnioskująca o dofinansowanie, która spełniła w
poprzedzającym roku obrotowym co najmniej dwa z trzech poniższych warunków
zobowiązana jest przedłożyć kopię opinii biegłego rewidenta odnośnie sprawozdania
finansowego zgodnie z Ustawą o rachunkowości, potwierdzoną za zgodność z
oryginałem przez upoważnioną/-e do tego osobę/-y tj.:
średniookresowe zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co
najmniej 50 osób,
suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej wyniosło
co najmniej 2.500.000 EUR,
przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych
w walucie polskiej wyniosło co najmniej 5.000.000 EUR.
Instytucja może przedłożyć sprawozdanie w formie uproszczonej, zgodnie z zasadami
Ustawy o rachunkowości, w przypadku osiągnięcia dwóch z trzech następujących kryteriów
w poprzedzającym roku obrotowym:
średniookresowe zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż
50 osób,
suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie
przekroczyła równowartości 2.000.000 EUR,
5
przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w
walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4.000.000 EUR.
3. Aktualne zaświadczenie świadczące o niezaleganiu z zobowiązaniami wobec
budżetu państwa (w przypadku każdego wnioskodawcy):
a. Urzędu Skarbowego,
b. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
4. Wyciągu z Krajowego Rejestru Długów
zobowiązaniami wobec innych podmiotów.
świadczącego
o
niezaleganiu
z
instytucje nieposiadające osobowości prawnej osoby fizyczne będące właścicielami
jednoosobowej działalności gospodarczej i spółki cywilne:
1. Dokument potwierdzający formę i rodzaj działalności gospodarczej:
a. bieżący wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności
Gospodarczej (CEIDG) prowadzonej przez Ministerstwo Gospodarki RP
(możliwa kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem);
b. roczne kompletne rozliczenie PIT za ostatni rok kalendarzowy, właściciela
firmy, zawierającego rozliczenie zarówno działalności gospodarczej, jak
dochodu uzyskiwanego z innych tytułów właściwych osobom fizycznym.
2. Aktualne zaświadczenie świadczące o niezaleganiu z zobowiązaniami wobec
budżetu państwa (w przypadku każdego wnioskodawcy):
3. Urzędu Skarbowego,
4. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
5. Wyciągu z Krajowego Rejestru Długów
zobowiązaniami wobec innych podmiotów.
świadczącego
o
niezaleganiu
z
6. Dodatkowo, w przypadkach jednoosobowej działalności gospodarczej:
1. sytuacji posiadania wspólnoty majątkowej właściciela firmy jednoosobowej
z współmałżonką-/-iem, która/-y prowadzi działalność gospodarczą,
wymagane są również wszystkie ww. dokumenty dotyczące działalności
gospodarczej współmałżonki/-a, z wyjątkiem przypadków regulowanych
innymi przepisami.
2. wymagane jest kopia dowodu osobistego właściciela jednoosobowej
działalności gospodarczej, potwierdzona przez właściciela za zgodność z
oryginałem, a w przypadku istnienia wspólnoty majątkowej ze
współmałżonką/-kiem wymagana jest również kopia dowodu osobistego
współmałżonka potwierdzona przez właściciela za zgodność z oryginałem.
Na etapie podpisania umowy finansowej, w sytuacjach istnienia wspólnoty majątkowej
właściciela firmy jednoosobowej, jak i wspólników s.c. z ich współmałżonkami,
wymagana jest zgoda współmałżonki/-a w formie pisemnej na zaciąganie zobowiązań
wobec ich wspólnego majątku, w ramach ww. umowy.
7. Formularz dla wnioskodawcy nie posiadającego osobowości prawnej – formularz do
pobrania
Po otrzymaniu i weryfikacji dokumentów kontraktowych („Ankieta Beneficjenta” wraz
z załącznikami) Narodowa Agencja przygotuje umowę finansową, która będzie do pobrania
6
i wydrukowania przez beneficjenta w systemie Online FRSE. O możliwości pobrania umowy
Narodowa Agencja poinformuje osobę kontaktową w projekcie drogą mailową.
W przypadku instytucji niepublicznych i nieposiadających osobowości prawnej osób
fizycznych będących właścicielami jednoosobowej działalności gospodarczej i spółek
cywilnych przed przygotowaniem umowy zostaną one powiadomione o wyniku analizy
dodatkowych dokumentów i ewentualnej formie zabezpieczenia umowy finansowej.
Wszelkie pytania prosimy kierować na adres: [email protected]
bądź bezpośrednio do osoby kontaktowej wskazanej w piśmie:
Marianna Zdziarska, tel. 22 46 31 283, e-mail: [email protected] ;
Joanna Srebrzyńska, tel. 22 46 31 291, e-mail: [email protected] ;
Agnieszka Włodarczyk, tel. 22 46 31 300, e-mail: [email protected] .
7