Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa
w Warszawie
ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa
tel. (22) 628 28 62; 628 78 42
e-mail: [email protected]
Warszawa, dnia 15 kwietnia 2013 r.
WK. 0920.14.2013
Starosta Zwoleński
ul. Wł. Jagiełły 4
26-700 Zwoleń
Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 27.03.2013r.
Wystąpienie pokontrolne
Na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach
obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) i rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych
izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z
2004r. Nr 167, poz. 1747) w dniach od 14 stycznia do 27 marca 2013 roku
przeprowadzona została kontrola kompleksowa gospodarki finansowej.
Kontrola objęła okres od dnia 01.01.2012r. do dnia 31.12.2012r. w powiązaniu z
bilansem zamknięcia 2011 i otwarcia 2012 oraz przeprowadzona została zgodnie z
zatwierdzonym programem.
W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i usprawnienia działalności
kontrolowanej jednostki na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące
wystąpienie pokontrolne:
W zakresie ustaleń ogólnoorganizacyjnych.
1.Stwierdzono:
Analiza zasad (polityki) rachunkowości organu finansowego i Urzędu Starostwa
wykazała, że:
a/ przy ustalaniu i rozliczaniu wyniku finansowego Starostwa (jednostki budżetowej) nie
określono wykazu i opisu kont księgowych stanowiących podstawę ustalenia
bilansowego wyniku finansowego. Brak wyszczególnienia kont kosztów bieżących,
kosztów finansowych i pozostałych przychodów operacyjnych oraz kont przychodów
finansowych, pozostałych przychodów operacyjnych, zysków nadzwyczajnych i strat
nadzwyczajnych składających się na wynik jednostki,
b/ nie opisano podstawowych zasad korespondencji kont księgowych tj. typowych
zapisów stron: Wn i Ma w korespondencji z kontami przeciwstawnymi prowadzonymi w
księgach organu i Urzędu,
2
c/ nie określono zasad numerowania dowodów księgowych oraz sposobu powiązania ich
z zapisami księgowymi w organie finansowym i Urzędzie- jednostce budżetowej celem
ułatwienia identyfikacji w procesie wyszukiwania lub kontroli,
d/ nie określono zasad inwentaryzowania środków do których dostęp jest znacznie
utrudniony oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Dokumentacji w sprawie zasad rachunkowości nie zaktualizowano a tym samym nie
dostosowano do obowiązujących po zmianach przepisów ustawy o rachunkowości i
rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości (str. 4 i
5 protokołu).
Wnioskuję:
Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 w związku z art. 4 ust. 1, 3 i 5 oraz art. 24 ust. 4 pkt. 1 i art.
26 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity:
Dz. U. z 2013 r. poz. 330) a także § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca
2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst
jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 289) zaktualizować, przyjąć i stosować w organie i w
Urzędzie dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Przestrzegać na bieżąco
obowiązku aktualizowania zasad rachunkowości zgodnie z obowiązującym prawem.
W zakresie księgowości i sprawozdawczości:
2.Stwierdzono:
Przypadki dokonywania rozchodu gotówki z kasy na podstawie kserokopii dowodów
kasowych wraz z kserokopią podpisów osób upoważnionych do sprawdzenia i
zatwierdzenia do wypłaty (str. 6 protokołu).
Wnioskuję:
Wszystkie obroty gotówkowe muszą być dokumentowane źródłowymi dowodami
stanowiącymi podstawę wypłaty gotówki z kasy Urzędu lub dowodami zastępczymi
wyraźnie określonymi przez kierownika jednostki w wewnętrznych uregulowaniach
dotyczących gospodarki kasowej. Dokumentację kasową sporządzać rzetelnie i
kompletnie przestrzegając przepisów art. 20 ust. 2 pkt. 3 w związku z art. 22 ust.1 ustawy
z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz.
330).
3.Stwierdzono:
a/ numeracji pozycji w dziennikach dokonywano oddzielnie dla każdego miesiąca
zamiast narastająco od początku do końca roku obrotowego,
b/ dowody księgowe numerowano za każdy miesiąc oddzielnie a nie w sposób ciągły (str.
10 i 11 protokołu)
Wnioskuję:
Prowadząc dzienniki tworzące księgi rachunkowe na podstawie art. 13 ust.1 pkt.1 ustawy
z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz.
330) przestrzegać zasad numeracji zapisów do czego zobowiązują przepisy art.14 ust. 2
wskazanej ustawy o rachunkowości. Numery identyfikacyjne nadawać dowodom w
sposób ciągły stosownie do delegacji art. 24 ust. 3 wymienionej u.o.r.
3
4.Stwierdzono:
Analiza rozrachunków z odbiorcami i dostawcami prowadzonych na koncie „201”
wykazała, że na koncie analitycznym o nr „201-05” ewidencjonowano diety dla radnych
powiatu (str. 8 protokołu).
Wnioskuję:
Diety dla radnych księgować w Urzędzie na koncie „240” –pozostałe rozrachunki.
Przestrzegać zasad ewidencjonowania rozrachunków i ich rozliczeń zgodnie z treścią
ekonomiczną kont zespołu „2” zawartą w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy
celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
RP (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 289)
5.Stwierdzono:
W pasywach bilansu jednostki wykazano:
-w poz. D.I-zobowiązania krótkoterminowe: 239.398,37zł. W ewidencji księgowej salda
Ma kont zespołu „2”- zobowiązania krótkoterminowe: 238.188,26zł. Różnica, o którą
zawyżono zobowiązania w bilansie: 1.210,11zł.
w-poz. D.II –fundusze specjalne: 43.592,21zł. W ewidencji księgowej saldo Ma kont:
„851” i „853” wynosiło: 44.802,32zł. Zaniżono o kwotę: 1.210,11zł. (str.16 protokołu).
Wnioskuję:
Sporządzając sprawozdanie finansowe urzędu (jednostki), o którym mowa w § 17 ust. 1
pkt.1 i ust. 3 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w
sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,
budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych
zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz.
289) wypełniać obowiązki określone w art. 4 ust. 1, 2 i 5 ustawy z dnia 29 września 1994
roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330)
6. Stwierdzono:
W wewnętrznych regulacjach opisujących zasady rachunkowości jednostki, nie określono
sposobu przyporządkowania paragrafów klasyfikacji budżetowej wydatków do kont
kosztów podstawowej działalności Urzędu Starostwa, (str. 16 protokołu).
Wnioskuję:
Konta zespołu”4” służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia.
Poniesione koszty ujmować na odpowiednich kontach oznaczonych nr „401 do 409”
wskazanych w załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca
2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych,
samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz
państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst
jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 289). Przypisać paragrafy wydatków do poszczególnych
kont zespołu „4” – koszty według rodzajów i ich rozliczenie mając na uwadze sposób
sporządzania rachunku zysku i strat jednostki określony w § 17 ust. 4 w związku z § 15
ust. 1 pkt. 4 i 5 wymienionego rozporządzenia Min. Fin. Na bieżąco aktualizować
dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości stosownie do regulacji zawartych
w art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. a) i ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
(tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330).
4
7. Stwierdzono:
Do kont kosztów „401, 402, 405 i 409” prowadzonych w układzie rodzajowym i
związanych z działalnością operacyjną Starostwa stosowano nieprawidłowe paragrafy
klasyfikacji budżetowej wydatków (przykłady: na koncie „401” -zużycie materiałów i
energii księgowano zakup usług remontowych i usług pozostałych (§§ 427 i 430), na
koncie „402” –usługi obce księgowano: zakup materiałów, zakup energii, szkolenia
pracowników, różne opłaty i składki (§§ 421,426,470,443). Na koncie „405”
ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia księgowano także zakup materiałów, zakup
usług pozostałych (§§ 421 i 430) (str. 16 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać klasyfikacji budżetowej kosztów wg klasyfikacji stosowanej do wydatków
publicznych wskazanej w § 1 pkt. 1, 2 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02
marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków,
przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z
2010r.,Nr 38, poz. 207 ze zm.).
8.Stwierdzono:
Nie opracowano zasad sporządzania bilansu skonsolidowanego Powiatu ustalających
procedurę/instrukcję sporządzania skonsolidowanego bilansu Powiatu oraz wykaz
jednostek objętych konsolidacją, metodę konsolidacji, zasady dokonywania wyłączeń
wraz ze wzorami druków stanowiącymi dokumentację konsolidacyjną (str. 17 protokołu).
Wnioskuję:
Na mocy art.10 ust. 1 w związku z art. 4 ust.1 i ust.3 pkt. 5 ustawy z dnia 29 września
1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330) określić zasady i
opracować instrukcję sporządzania bilansu skonsolidowanego mając na uwadze przepisy
§ 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz.
289).
9.Stwierdzono:
Analiza inwentaryzowanych gruntów wg stanu na 31.12.2012 roku drogą porównania z
dokumentacja księgową i z ewidencją powiatowego zasobu nieruchomości wykazała, że
w ewidencji księgowej występuje wiele nieruchomości gruntowych o zerowej wartości
ewidencyjnej. Wg sporządzonego (w czasie trwania kontroli) przez pracowników
Starostwa zestawienia tych gruntów wynika, że 78 nieruchomości gruntowych o
powierzchni ogółem 105,47 ha posiada zerową wartość księgową. Wartość tych
nieruchomości w zasobie powiatowym wynosi 5.669.425,47 zł. (str.19 protokołu).
Wnioskuję:
Przeprowadzając inwentaryzację i dokonując wyceny środków trwałych, o których mowa
w art. 3 ust.1 pkt. 15 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst
jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330) przestrzegać przepisów art. 28 ust.1 pkt.1 oraz ust. 2
i 8 wymienionej ustawy o rachunkowości. Wypełniać należycie obowiązek wynikający z
art. 4 ust.1 u.o.r. Nie dopuszczać do naruszania zasad rachunkowości powodujących
nierzetelne i niejasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.
5
W zakresie wykonania budżetu
10.Stwierdzono:
Dokonano wydatki na zakup usługi przywrócenia do stanu pierwotnego środowiska
przyrodniczego zniszczonego w wyniku klęski żywiołowej, na którą składały się
uprzątnięcie terenu, dostawa i wkopanie sadzonek, w ciężar paragrafu 4210 tj. zakup
materiałów. (str.26 protokołu).
Wnioskuję:
Wydatki na zakup usług księgować do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej
wydatków publicznych stosownie do przepisów § 1 pkt. 4 rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł
zagranicznych (Dz. U. z 2010r., Nr 38, poz. 207 ze zm.).
11.Stwierdzono:
Nie spowodowano zgodnie z § 4 umowy Nr 08/2011 z dnia 28 stycznia 2011 r. zwrotu od
pracownika Jana O. kwoty przekroczenia ponad ustalony limit rozmów z telefonu
komórkowego za okres objęty fakturą z miesiąca grudnia 2012 r. (str. 30 protokołu)
Wnioskuję:
Przestrzegać postanowień zawieranych umów.
12.Stwierdzono:
Nie przestrzegano postanowień Zarządzeń Starosty Powiatu Zwoleńskiego dotyczących
używania i rozliczania samochodów służbowych, w tym ust. 9, 13, 17, 18 Załącznika nr 2
do Zarządzenia Starosty Powiatu nr 12/2005 z 20 czerwca 2005 r. z późn. zmianami . (str.
32-34 protokołu).
Wnioskuję:
Przestrzegać obowiązujące Zarządzenia Starosty Powiatu.
13.Stwierdzono:
Nie dołączano do protokołów z postępowania wymaganych załączników (str. 40
protokołu)
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 96 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 roku, Nr 113, poz. 759 ze zm.).
14.Stwierdzono:
Nie odrzucono oferty nie spełniającej wymogów specyfikacji z powodu nie dostarczenia
przez oferenta wymaganego w specyfikacji dokumentu utworzonego najpóźniej na dzień
składania ofert tj. 23 kwietnia 2012 r. Zamawiający uznał dostarczony przez oferenta na
wezwanie Zamawiającego dokument jako spełniający wymogi przetargowe pomimo, że
został on utworzony w dniu 04 maja 2012 r. tj. po terminie składania ofert. (str. 40
protokołu)
Wnioskuję:
Przestrzegać art. 24 ust. 2 pkt 4 oraz ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo
zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 roku, Nr 113, poz. 759 ze zm.).
6
W zakresie gospodarki mieniem.
15.Stwierdzono:
Przyjęta w roku 2012 na stan majątku trwałego szafa serwerowa została zaklasyfikowana
w gr VIII, zamiast w gr IV wg Klasyfikacji Środków Trwałych. ( str. 51 protokołu )
Wnioskuję:
Przestrzegać zasad Klasyfikacji Środków Trwałych wskazanych w załączniku do
rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010r. w sprawie Klasyfikacji
Środków Trwałych (KŚT) – ( Dz. U. z 2010 roku, Nr 242, poz. 1622).
W zakresie rozliczenia jednostki samorządu terytorialnego z jednostkami
organizacyjnymi:
16.Stwierdzono:
Grunty powiatu przekazane podległym jednostkom budżetowym w trwały zarząd i
przeznaczone na potrzeby tych jednostek, do dnia kontroli były zaewidencjonowane w
księgach rachunkowych Starostwa. Zwiększały tym samym wartość majątku trwałego
Urzędu i występowały w ewidencji na kontach: Wn „011”-środki trwałe i Ma „800”fundusz jednostki. Ogólna wielkość i wartość gruntów powiatu oddanych w trwały
zarząd to: 26,06 ha o wartości księgowej: 1.011.328,88zł. (str.54 protokołu).
Wnioskuję:
Środki trwałe stanowiące własność powiatu a przekazywane w trwały zarząd podległym
jednostkom budżetowym i przeznaczone na potrzeby tych jednostek, powinny być
ujmowane w ewidencji księgowej- bilansowej środków trwałych tych jednostek, którym
określono trwały zarząd. W Starostwie natomiast, grunty przekazane przez Powiat w
trwały zarząd ujmować w ewidencji pozabilansowej. Przestrzegać przepisów § 2 pkt. 5
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek
samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów
budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek
budżetowych mających siedzibę poza granicami RP (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz.
289) w związku z art. 3 pkt. 12 i 15 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o
rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 330). Wartość inwentarzową
gruntów przekazanych w trwały zarząd wyksięgować z ewidencji bilansowej środków
trwałych Starostwa zapisem księgowym „800/011” stosownie do treści i zasad
funkcjonowania wskazanych kont określonych w załączniku Nr 3 do wyżej
wymienionego rozporządzenia Ministra Finansów. W celach kontrolnych zaprowadzić
ewidencję pozabilansową przekazanych gruntów mając na uwadze sprawowanie kontroli
nad tym majątkiem stosownie do wymogów wynikających z art. 68 ust. 2 pkt 6 ustawy z
dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.).
17.Stwierdzono:
Wykonując zadania budżetu, Zarząd Powiatu nie przekazywał kierownikom podległych
jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów
finansowych (str.54 protokołu).
Wnioskuję:
Na mocy art. 32 ust. 2 pkt. 4 ustawy z dnia 05 czerwca 1998 roku o samorządzie
powiatowym (tekst jednolity: Dz. U z 2001 roku, Nr 142, poz. 1592 ze zm.) w związku z
art. 247 ust.1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr
157, poz. 1240 ze zm.),wykonując czynności związane z realizacją budżetu przestrzegać
przepisów art. 248 ust.1 wymienionej ustawy o finansach publicznych.
7
Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialny jest:
- Starosta Powiatu
- Skarbnik
Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o
regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 j.t.) - Regionalna Izba
Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z
wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od
daty jego doręczenia.
Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do
wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Staroście prawo
zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania
wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby.
Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez
błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie.
Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków
pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach
obrachunkowych.
Prezes
/-/
mgr Wojciech Tarnowski
Otrzymują:
1/ adresat
2/ a/a