1 Definicje - Dział Zamówień Publicznych

ZAŁĄCZNIK Nr 2 do SIWZ w postępowaniu K/DZP‐362‐1‐037/13 (Pieczęć firmowa Wykonawcy) OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Specyfikacja wymagań wobec systemu i Projektu Wdrożenia ZSI Definicje 1. „Awaria Systemu Produkcyjnego” – zatrzymanie lub poważne zakłócenie pracy Systemu Produkcyjnego, w szczególności polegające na niemożności realizacji jednej z jego funkcji, przy czym nie istnieje obejście lub jego zastosowanie wymaga nakładów nieuzasadnionych z ekonomicznego punktu widzenia. Za Awarię uważane jest również jednoczesne wystąpienie szeregu Wad będących Błędami lub Usterkami, w przypadku, gdy można wykazać, że występujące jednocześnie Wady mają ten sam skutek, co opisane powyżej Awarie. Awariami mogą być na przykład częste, nieprzewidywalne lub nieuniknione zatrzymania lub zakłócenia pracy Systemu Produkcyjnego, poważne uszkodzenia bazy danych oraz zasobu danych bądź też nieuzasadniona konieczność dodatkowego ręcznego przetwarzania danych, przerwy w działaniu całego Systemu Produkcyjnego. 2. „Błąd Systemu Produkcyjnego” – zakłócenie pracy Systemu Produkcyjnego, w szczególności polegające na ograniczeniu realizacji lub uciążliwości w realizacji jednej z funkcji Systemu Produkcyjnego. Istnieje obejście danego Błędu. Wystąpienie Błędu wiąże się z koniecznością znacznych dodatkowych nakładów pracy, w porównaniu z Systemem Produkcyjnym wolnym od Wad, nie uniemożliwiając jednak funkcjonowania całego Systemu Produkcyjnego (lub jego poszczególnych, wyraźnie określonych w Dokumentacji elementów) w sposób opisany dla Awarii. Błędami mogą być na przykład nieprawidłowe wyniki generowane przez aplikacje, pola danych, których poprawności nie da się potwierdzić, lub które są wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem, jak również błędy w sprawozdaniach lub danych przedstawianych w systemie on‐line. 3. „Dni Robocze” – dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. 4. „Godziny Robocze” – godziny od 8:00 – 17:00 w Dni Robocze 5. „Kostka OLAP” – element struktury danych w hurtowni danych, przechowujący dane na różnych poziomach agregacji w wielu wymiarach. 6. „Start Produkcyjny” – rozpoczęcie wykorzystywania systemu lub modułu systemu do pracy rzeczywistej u Zamawiającego. 7. „System Produkcyjny” – System (ZSI) wraz z niezbędną parametryzacją, interfejsami i modyfikacjami opracowanymi na podstawie zatwierdzonej przez Zamawiającego Koncepcji Wdrożenia Systemu, bazą danych, wprowadzonymi danymi podstawowymi. 8. „Środowisko Produkcyjne” – instancja systemu na której funkcjonuje System Produkcyjny. 9. „Środowisko Testowe” – instancja systemu stanowiąca kopie Systemu Produkcyjnego w zakresie konfiguracji, modyfikacji i danych przeznaczona do działań testowych i rozwojowych wykonywanych przez Zamawiającego i Wykonawcę K/DZP-362-1-037/13
1
10. „Usterka Systemu Produkcyjnego” – zakłócenie pracy Systemu Produkcyjnego mogące mieć wpływ na jego funkcjonalność, natomiast nieograniczające zdolności operacyjnych Systemu Produkcyjnego w obrębie obsługi i wspomagania procesów biznesowych. Usterki oznaczają wszelkie odchylenia od specyfikacji technicznych Systemu Produkcyjnego, które nie mają istotnego wpływu na ich zastosowanie, funkcjonowanie lub utrzymanie i ich dalszy rozwój, niebędące Awariami, ani Błędami. Usterkami mogą być na przykład błędy w prezentacji graficznej, błędy ortograficzne, semantyczne i składniowe, bądź też drobne niedokładności w ramach Systemu Produkcyjnego, które nie rodzą konieczności znacznych dodatkowych nakładów pracy ze strony Zamawiającego w ramach jego bieżącej działalności gospodarczej. 11. „Użytkownik kluczowy” – reprezentant personelu Zamawiającego biorący udział w zespole wdrożeniowym oraz związanych z wdrożeniem pracach 12. „ZSI” – Zintegrowany System Informatyczny klasy ERP/Informatyczny Zintegrowany System Zarządzania (ZSZ)/System K/DZP-362-1-037/13
2
Zakres prac 1. Specyfikacja zakresu prac do zrealizowania przez Wykonawcę 1.1. Ogólny zakres prac 1.1.1. Projekt Wdrożenia ZSI obejmie: 1.1.1.1. dostarczenie oprogramowania, które pozwoli na wsparcie procesów wskazanych w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI”, 1.1.1.2. uruchomienie w Systemie procesów wymienionych w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI”, 1.1.1.3. wdrożenie funkcjonalności niezbędnych do realizacji procesów, w tym tych wymienionych w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI”, 1.1.1.4. skonfigurowanie niezbędnej do funkcjonowania Systemu infrastruktury sprzętowo‐
programowej, 1.1.1.5. dostarczenie wiedzy niezbędnej do pracy w Systemie, 1.1.1.6. przeprowadzenie konsultacji wdrożeniowych, 1.1.1.7. Serwis Gwarancyjny. 1.1.2. Etap I: Analiza realizowana w celu opracowania Koncepcji Wdrożenia 1.1.2.1. Powołanie zespołu projektowego i przypisanie ról w Projekcie; 1.1.2.2. Szkolenie z metodyki prowadzenia Projektu Wdrożenia ZSI; 1.1.2.3. Ustalenie komunikacji w Projekcie Wdrożenia ZSI; 1.1.2.4. Przygotowanie Karty Projektu Wdrożenia ZSI. Nadzór i aktualizacja Karty Projektu Wdrożenia ZSI w trakcie trwania Projektu Wdrożenia ZSI (Fazy 1 i 2); 1.1.2.5. Prowadzenie Biura Projektu Wdrożenia ZSI w trakcie trwania Projektu Wdrożenia ZSI (Fazy 1 i 2); 1.1.2.6. Utworzenie oraz nadzór i aktualizacja nad szczegółowym harmonogramem Etapu I Projektu Wdrożenia ZSI; 1.1.2.7. Analiza procesów oraz wymagań funkcjonalnych wymienionych w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI” w kontekście nowego Systemu w oparciu o konsultacje z Kluczowymi Użytkownikami Systemu Produkcyjnego; 1.1.2.8. Prezentacja standardowych funkcjonalności systemu, które będą realizować procesy i zaspokajać wymagania funkcjonalne zdefiniowane podczas spotkań z Kluczowymi Użytkownikami Systemu Produkcyjnego oraz w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI”; 1.1.2.9. Przygotowanie zakresu rozszerzeń Systemu niezbędnych do realizacji procesów oraz spełnienia wymagań zdefiniowanych podczas spotkań z Kluczowymi Użytkownikami Systemu Produkcyjnego oraz w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI”; 1.1.2.10. Analiza obejmie opracowanie przez Wykonawcę usługi przygotowania propozycji funkcjonowania obszaru budżetowania i kontrolingu Zamawiającego, obejmującego między innymi specyfikację struktur obiektów kontrolingowych, powiązań pomiędzy nimi oraz struktur raportów i wskaźników. 1.1.2.11. Opracowanie koncepcji wdrożenia Systemu składającej się między innym z: 1.1.2.11.1. Opracowania Koncepcji konfiguracji i parametryzacji Systemu do wsparcia procesów oraz spełnienia wymagań zdefiniowanych podczas spotkań z Kluczowymi K/DZP-362-1-037/13
3
Użytkownikami Systemu Produkcyjnego oraz w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI” 1.1.2.11.2. Opracowania koncepcji migracji danych niezbędnych do wsparcia procesów oraz spełnienia wymagań zdefiniowanych podczas spotkań z Kluczowymi Użytkownikami Systemu Produkcyjnego oraz w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI” 1.1.2.11.3. Opracowania koncepcji interfejsów międzysystemowych niezbędnych do wsparcia procesów oraz spełnienia wymagań zdefiniowanych podczas spotkań z Kluczowymi Użytkownikami Systemu Produkcyjnego oraz w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI” 1.1.2.12. Konsultacje i szkolenia użytkowników kluczowych Systemu Produkcyjnego. 1.1.2.13. Utworzenie szczegółowego harmonogramu Etapu II Projektu Wdrożenia ZSI. 1.1.3. Etap II: Wdrożenie Systemu – Faza 1 Wdrożenie 1.1.3.1. Konfiguracja niezbędnej infrastruktury softwareowej, dostawa systemów operacyjnych, zarządzania bazą danych, oprogramowania narzędziowego i innych produktów wymaganych do poprawnego funkcjonowania Systemu Produkcyjnego; 1.1.3.2. Udzielenie licencji bezterminowych Systemu oraz pozostałych systemów, baz danych i aplikacji niezbędnych dla funkcjonowania Systemu Produkcyjnego; 1.1.3.3. Instalacja i parametryzacja środowiska szkoleniowego, testowego i produkcyjnego. Zakres prac obejmuje instalację, przygotowanie i parametryzację: 1.1.3.3.1. infrastruktury technicznej, 1.1.3.3.2. systemów operacyjnych, 1.1.3.3.3. systemów zarządzania bazami danych, 1.1.3.3.4. oprogramowania narzędziowego, 1.1.3.3.5. Systemu, 1.1.3.3.6. wykonanie parametryzacji Systemu Produkcyjnego zgodnie z Koncepcją Wdrożenia Systemu, 1.1.3.3.7. wykonanie modyfikacji i interfejsów wyspecyfikowanych w Koncepcji Wdrożenia Systemu, 1.1.3.3.8. Konfiguracja obiegów dokumentów. 1.1.3.4. 1.1.3.5. Przygotowanie szkoleń i materiałów szkoleniowych dla Użytkowników Systemu Produkcyjnego; Dostarczenie dokumentacji użytkowej i administracyjnej w języku polskim; 1.1.3.6. Szkolenie Administratorów aplikacji tak, aby osiągnęli niezbędne umiejętności pozwalające na samodzielne utrzymanie Systemu; 1.1.3.7. Szkolenie Administratorów aplikacji w zakresie tworzenia modyfikacji w Systemie tak, aby osiągnęli niezbędne umiejętności pozwalające na samodzielne utrzymanie, rozwijanie systemu i budowanie modyfikacji; 1.1.3.8. Szkolenie Administratorów i Użytkowników związanych z analizą danych, aplikacji tak, aby osiągnęli niezbędne umiejętności pozwalające na samodzielne budowanie/modyfikowanie raportów i kostek OLAP w Systemie; 1.1.3.9. Szkolenie Administratorów aplikacji w zakresie tworzenia obiegów, aby osiągnęli niezbędne umiejętności pozwalające na samodzielne tworzenie obiegów i ich modyfikację; K/DZP-362-1-037/13
4
1.1.3.10. Konsultacje i szkolenie Użytkowników Kluczowych Systemu Produkcyjnego; 1.1.3.11. Wykonanie pozostałych modyfikacji i interfejsów wyspecyfikowanych w Koncepcji Wdrożenia Systemu przez Wykonawcę, zidentyfikowanych przez Wykonawcę jako wymagane w trakcie konsultacji i szkoleń Użytkowników; 1.1.3.12. Przygotowanie struktury danych do migracji w zakresie określonym w specyfikacji migracji i walidacji; 1.1.3.13. Wykonanie migracji danych z systemów dotychczas wykorzystywanych przez Zamawiającego niezbędnych do przeprowadzenia testów Systemu Produkcyjnego; 1.1.3.14. Przygotowanie Systemu Produkcyjnego do testów; 1.1.3.15. Opracowanie materiałów szkoleniowych w tym instrukcji użytkowania dla systemu Produkcyjnego; 1.1.3.16. Konsultacje i szkolenie użytkowników Systemu Produkcyjnego; 1.1.3.17. Przygotowanie Systemu do pracy produkcyjnej; 1.1.3.18. Wykonanie migracji danych z systemów dotychczas wykorzystywanych przez Zamawiającego niezbędnych do uruchomienia Systemu Produkcyjnego; 1.1.3.19. Start Produkcyjny Systemu; 1.1.3.20. Dostarczenie dokumentacji użytkowej i administracyjnej. 1.1.4. ETAP II: Wdrożenie Systemu – Faza 2 Okres stabilizacji (asysta po starcie produkcyjnym) 1.1.4.1. Usuwanie wad Systemu Produkcyjnego w warstwach aplikacyjnych, danych i sprzętowej. 1.1.4.2. Udzielanie wyjaśnień, użytkownikom kluczowym, dotyczących sposobu funkcjonowania Systemu Produkcyjnego. 1.1.4.3. Dostarczanie pakietów uaktualnień wersji Systemu Produkcyjnego, systemów i aplikacji dostarczonych wraz z wdrożeniem Systemu Produkcyjnego oraz dostarczenie instrukcji sposobu implementacji tych aktualizacji w Systemie Produkcyjnym i aplikacjach. 1.1.4.4. Aktualizacja i dostarczenie Zamawiającemu dokumentacji użytkowej i administracyjnej. 1.1.5. Serwis Gwarancyjny 1.1.5.1. Udzielenie Gwarancji na okres 60 miesięcy po odbiorze końcowym. 1.1.5.2. Świadczenie usług serwisu gwarancyjnego. 1.1.5.3. Aktualizacja i dostarczenie Zamawiającemu dokumentacji użytkowej i administracyjnej. 1.2. Szczegółowe wymagania wobec prac w ramach przedmiotu zamówienia 1.2.1. Analiza 1.2.1.1. Wykonawca przeprowadzi Analizę na podstawie spotkań warsztatowych (konsultacji) z Użytkownikami kluczowymi Zamawiającego, która obejmie: 1.2.1.1.1. procesy oraz potrzeby funkcjonalne wskazane w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI” – opis stanu obecnego, 1.2.1.1.2. analizę zakresu informatycznych, funkcjonowania obecnie wykorzystywanych 1.2.1.1.3. analizę zakresu wymaganej integracji, 1.2.1.1.4. specyfikację możliwych usprawnień procesów biznesowych, 1.2.1.1.5. model struktury organizacyjnej. K/DZP-362-1-037/13
5
systemów 1.2.1.2. Analiza zostanie przeprowadzona w zakresie wystarczającym do wykonania Koncepcji Wdrożenia Systemu. W trakcie analizy Wykonawca zrealizuje, co najmniej 40 dni spotkań z Użytkownikami Kluczowymi Zamawiającego. 1.2.1.3. Analiza zostanie odebrana na podstawie wykonania prac wskazanych w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI” oraz na podstawie spełnienia wymagań wskazanych w „Specyfikacji wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI” przez przekazany do odbioru dokument Koncepcji Wdrożenia. 1.2.1.4. W zakresie interfejsów z systemami wskazanymi do integracji Wykonawca opracuje i wskaże wymagany przez ZSI zakres integracji – wymiany danych z ZSI oraz opracuje dokumentację techniczną interfejsu od strony ZSI. 1.2.2. Koncepcja Wdrożenia Systemu 1.2.2.1. Wykonawca przygotuje Koncepcję Wdrożenia Systemu na podstawie przeprowadzonej Analizy. Koncepcja Wdrożenia obejmie w szczególności: 1.2.2.1.1. specyfikację i opis procesów, z uwzględnionymi usprawnieniami, realizowanych przez System Produkcyjny, 1.2.2.1.2. specyfikację i opis procesów, z uwzględnionymi usprawnieniami, realizowanych poza Systemem Produkcyjnym, 1.2.2.1.3. specyfikację procedur organizacyjny niezbędnych do wdrożenia po uruchomieniu Systemu Produkcyjnego, 1.2.2.1.4. specyfikację struktur danych (indeksy, kartoteki kontrahentów, plan kont, obiekty kontrolingowe, struktura obiektów wyposażenia), 1.2.2.1.5. specyfikację parametryzacji Systemu Produkcyjnego – konfiguracji obiektów, danych i transakcji, 1.2.2.1.6. specyfikację parametryzacji interfejsów użytkownika Systemu Produkcyjnego, 1.2.2.1.7. specyfikację rozszerzeń Systemu Produkcyjnego, 1.2.2.1.8. specyfikację interfejsów z systemami zewnętrznymi, 1.2.2.1.9. specyfikację migracji i walidacji danych wraz z planem przeniesienia ich do nowego systemu, 1.2.2.1.10. strukturę użytkowników, ról i uprawnień, 1.2.2.1.11. specyfikację formularzy, raportów i wydruków, 1.2.2.1.12. specyfikację kostek OLAP, 1.2.2.1.13. specyfikację Planu Kontroli Jakości Systemu Produkcyjnego, 1.2.2.1.14. specyfikację dokumentacji użytkowej i administracyjnej. 1.2.2.2. Wykonawca opracuje Koncepcję Wdrożenia tak, że będzie wystarczająca do rozpoczęcia realizacji Etapu II, bez konieczności wykonania dodatkowych prac ze strony Zamawiającego. 1.2.3. Karta Projektu Wdrożenia ZSI 1.2.3.1. Karta Projektu Wdrożenia ZSI będzie zawierać, co najmniej następujące elementy: 1.2.3.1.1. Regulamin Projektu Wdrożenia ZSI; 1.2.3.1.2. Plan komunikacji Projektu Wdrożenia ZSI; 1.2.3.1.3. Plan obsługi ryzyka projektowego wraz z macierzą ryzyk projektowych; 1.2.3.1.4. Strukturę organizacyjną Projektu Wdrożenia ZSI; K/DZP-362-1-037/13
6
1.2.3.1.5. Harmonogram Projektu Wdrożenia ZSI; 1.2.3.1.6. Podział odpowiedzialności stron w projekcie zgodny w zakresie obowiązków Zamawiającego z rozdziałem Podział Odpowiedzialności stron niniejszego załącznika; 1.2.3.1.7. Plan kontroli jakości Projektu Wdrożenia ZSI. 1.2.4. Dokumentacja użytkowa i administracyjna w języku polskim 1.2.4.1. W ramach realizowanych prac Wykonawca przygotuje/dostarczy dokumentację, która będzie obejmowała: 1.2.4.1.1. Komplet instrukcji obsługi standardu Systemu; 1.2.4.1.2. Kompletną instrukcję obsług dla Systemu Produkcyjnego zgodnego z Koncepcją Wdrożenia; 1.2.4.1.3. Komplet instrukcji dla administratorów i programistów Systemu; 1.2.4.1.4. Materiały szkoleniowe wykorzystywane na szkoleniach realizowanych w trakcie Projektu Wdrożenia ZSI; 1.2.4.1.5. Dokumentację struktury oraz zasad funkcjonowania interfejsów Systemu Produkcyjnego pozwalającą na ich zarządzanie, modyfikację i nadzór przez Zamawiającego; 1.2.4.1.6. Dokumentację projektową i użytkową modyfikacji wykonanych przez Wykonawcę w procesie wdrożenia. 1.2.4.1.7. Dokumentację obejmującą opis systemu informatycznego, służącego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji 1.2.5. Konsultacje i szkolenie Użytkowników Systemu Produkcyjnego 1.2.5.1. Wykonawca przeprowadzi szkolenia ze standardu Systemu dla członków zespołu wdrożeniowego zgodnie ze „Specyfikacją wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI”. 1.2.5.2. Wykonawca zrealizuje szkolenia zgodnie ze „Specyfikacją wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI” z zastrzeżeniem, że wykona, co najmniej 40 dni szkoleń z funkcjonalności wszystkich modułów oprogramowania objętego wdrożeniem. Przy czym podział dni szkoleń pomiędzy moduły określi Zamawiający w trakcie wdrożenia. Zamawiający określi wielkość grup szkoleniowych z zastrzeżeniem że nie przekroczą one 10 uczestników każda. 1.2.5.3. Szkolenia zakończą się oceną wiedzy uczestników i wystawieniem certyfikatów. 1.2.5.4. Wykonawca będzie wspierał szkolenia użytkowników końcowych poprzez nadzór nad stanem technicznym systemu z użyciem, którego szkolenia te będą realizowane. 1.2.5.5. Szkolenia będą odbywać się w siedzibie Zamawiającego w Dni Robocze w godzinach pracy Zamawiającego, po uzgodnieniu z Zamawiającym. 1.2.6. Szkolenie administratorów aplikacji 1.2.6.1. 1.2.6.2. K/DZP-362-1-037/13
Wykonawca zrealizuje szkolenia zgodnie ze „Specyfikacją wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI” z zastrzeżeniem, że wykona co najmniej 10 dni szkolenia z administracji ZSI i realizacji modyfikacji oprogramowania. Szkolenia zakończą się oceną wiedzy uczestników i wystawieniem certyfikatów. 7
1.2.6.3. 1.2.6.4. 1.2.6.5. Jeżeli producent oprogramowania przewiduje taką możliwość, szkolenia będą certyfikowane przez producenta oprogramowania. Wykonawca zapewni wyszkolenie uczestników szkoleń. Szkolenia będą odbywać się w siedzibie Zamawiającego w Dni Robocze w godzinach pracy Zamawiającego, po uzgodnieniu z Zamawiającym. 1.2.7. Licencje Systemu 1.2.7.1. Wykonawca dostarczy licencje oprogramowania na okres: bezterminowo z minimum 10 letnim okresem wypowiedzenia zgodnie ze „Specyfikacją wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI”. 1.2.7.2. Wykonawca dostarczy pakiet obsługi typu upgrade/maintenance producenta oprogramowania zgodnie ze „Specyfikacją wymagań wobec Systemu i Projektu Wdrożenia ZSI”. 1.2.7.3. Wykonawca dostarczy licencje na kod źródłowy Systemu i modyfikacje na polach eksploatacji umożliwiających samodzielne modyfikowanie kodu źródłowego i modyfikacji przez Zamawiającego bez straty gwarancji w zakresie obszarów, których modyfikacje wykonywane przez Zamawiającego nie obejmą. 1.2.8. Okres stabilizacji (asysta po starcie produkcyjnym) 1.2.8.1. Wykonawca zapewni asystę po starcie Produkcyjnym obejmującą 12 tygodni od momentu startu, zakończoną nie później niż 30.11.2014. 1.2.8.2. Wykonawca w trakcie okresu wsparcia po starcie Produkcyjnym zapewni realizację prac konfiguracyjnych, szkoleń oraz usuwanie niezgodności Systemu Produkcyjnego zgodnie z dokumentacją (Koncepcją Wdrożenia Systemu). 1.2.8.3. W trakcie okresu wsparcia po Starcie Produkcyjnym Konsultanci Zamawiającego będą obecni w siedzibie Zamawiającego co najmniej przez 10 Dni Roboczych w miesiącu, przez co najmniej 8 godzin w każdym z dni (w godzinach pracy Zamawiającego). Konsultanci będą bezpośrednio spotykać się z użytkownikami Zamawiającego przy ich stanowiskach pracy. 1.2.9. Serwis Gwarancyjny 1.2.9.1. W ramach Serwisu Gwarancyjnego Wykonawca będzie realizował następujące prace: 1.2.9.1.1. Dostarczanie poprawek oprogramowania; 1.2.9.1.2. Informowanie o fakcie powstania nowej wersji systemu; 1.2.9.1.3. Udostępnianie Zamawiającemu nowych z dokumentacją (opis dokonanych zmian); wersji ZSI/Oprogramowania wraz 1.2.9.1.4. Dostosowywanie (poprzez dostarczanie pakietów poprawek) Systemu Produkcyjnego oraz testowego do zmian w prawie; nie później niż na dzień wejścia w życie nowych przepisów; 1.2.9.1.5. Usuwanie Wad; 1.2.9.1.6. Szkolenie dla administratorów systemu w wymiarze 2 dni w roku; 1.2.9.1.7. Wsparcie administratorów i użytkowników Zamawiającego, pomoc w bieżącej pracy w Systemie; 1.2.9.1.8. Ocenę zmian w kodzie źródłowym modyfikacji opracowywanych przez Zamawiającego pod kątem ich wpływu na bezpieczeństwo funkcjonowania Systemu Produkcyjnego; K/DZP-362-1-037/13
8
1.2.9.1.9. Realizację prac programistycznych i innych prac dodatkowych, w tym modyfikacji systemu w ramach limitu konsultacji określonego w wymaganiach ogólnych systemu; 1.2.9.1.10. Wsparcie Administratorów Zamawiającego w przywracaniu systemu i baz danych z kopii bezpieczeństwa; 1.2.9.1.11. Inne usługi wskazane w wymaganiach ogólnych systemu zawarte w szczegółowym wykazie wymagań i funkcji opisu Przedmiotu Zamówienia; 1.2.9.2. Wykonawca zapewni w ramach gwarancji: 1.2.9.2.1. przez okres pierwszych 12 miesięcy 15 godzin, 1.2.9.2.2. przez okres kolejnych 12 miesięcy 10 godzin, 1.2.9.2.3. przez okres kolejnych 12 miesięcy 5 godzin konsultacji zdalnych/telefonicznych na miesiąc dla zapytań Zamawiającego nie będących pracami wskazanymi w punktach 1.2.9.1.1÷1.2.9.1.6. Godziny konsultacji nie wykorzystane w danym miesiącu przechodzą na kolejne miesiące. 1.2.9.3. 1.2.9.4. Wykonawca zapewni jednolity punkt zgłaszania Awarii, Błędów i Usterek umożliwiający zgłoszenie oraz kontrolę stanu obsługi zdarzeń przez Zamawiającego; Serwis Gwarancyjny rozpocznie się z dniem Odbioru Końcowego; 1.2.10. Migracja danych 1.2.10.1. W ramach Projektu Wdrożenia ZSI Wykonawca określi wymagany przez wdrażany ZSI zakres migracji oraz zaplanuje i przeprowadzi migrację danych, która będzie obejmować: 1.2.10.1.1. Opracowanie zakresu migracji danych z dotychczas wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów informatycznych. Zakres zostanie uzgodniony z Zamawiającym na etapie analizy; 1.2.10.1.2. Opracowanie struktur plików dla przygotowania danych do migracji; 1.2.10.1.3. Opracowanie interfejsów jednorazowych do importu danych z plików o wskazanej strukturze; 1.2.10.1.4. Wprowadzenie danych do Systemu Produkcyjnego na potrzeby testów i pracy produkcyjnej; 1.2.10.1.5. Wsparcie Zamawiającego w weryfikacji merytorycznej poprawności migracji; 1.2.10.2. Migracja obejmie co najmniej obszar finansów i księgowości, sprzedaży i środków trwałych oraz kadr i płac; 1.2.10.3. Za wprowadzenie danych do migracji, do plików o wskazanej w Koncepcji Wdrożenia strukturze odpowiada Zamawiający; 1.2.10.4. Migracja w rozumieniu wprowadzenia danych do Systemu Produkcyjnego będzie realizowana przez Wykonawcę poprzez pobranie danych przygotowanych przez Zamawiającego w plikach o wskazanej w Koncepcji Wdrożenia strukturze; 1.2.10.5. W zakresie migracji Zamawiający nie wymaga od Wykonawcy analizowania struktury danych dotychczas wykorzystywanych systemów, ani realizacji interfejsów z takimi systemami. 1.2.11. Szczegółowy harmonogramu etapów realizacji Projektu Wdrożenia ZSI Harmonogram określi zadania w Projekcie, czas ich trwania, terminy rozpoczęcia i zakończenia oraz wskaże Konsultantów Wykonawcy odpowiedzialnych za realizację lub nadzór zadania. 1.2.12. Prowadzenie Biura Projektu K/DZP-362-1-037/13
9
Prowadzenie Biura Projektu obejmuje: 1.2.12.1. Przygotowanie i aktualizację (przez cały okres Projektu Wdrożenia ZSI) dokumentacji, Karty Projektu Wdrożenia ZSI; 1.2.12.2. Zarządzanie harmonogramem Projektu Wdrożenia ZSI (monitoring zadań projektowych, obsługa zmian do harmonogramu, obsługa monitorowania zależności czasowych z innymi projektami); 1.2.12.3. Zarządzanie zakresem (przygotowanie planu zarządzania zmianą do planu Projektu Wdrożenia ZSI, obsługa ustalonej dla Projektu Wdrożenia ZSI procedury zarządzania zmianą zakresu, utrzymanie aktualnej wersji rejestru wniosków zmian); 1.2.12.4. Zarządzanie komunikacją (przygotowanie planu komunikacji do planu Projektu Wdrożenia ZSI, obsługa raportowania statusowego); 1.2.12.5. Zarządzanie jakością (przygotowanie planu zapewnienia jakości rezultatów projektowych do planu Projektu Wdrożenia ZSI – kontrola jakości rezultatów na poszczególnych etapach Projektu Wdrożenia ZSI, utrzymanie i aktualizacja rejestru odbioru prac projektowych); 1.2.12.6. Zarządzanie ryzykiem w projekcie (przygotowanie planu zarządzania ryzykiem do planu Projektu Wdrożenia ZSI, przygotowanie i aktualizacja rejestru ryzyk projektowych, obsługa procedury zarządzania ryzykiem obejmującej: identyfikację ryzyk, analizę jakościową i ilościową ryzyk, planowanie odpowiedzi na ryzyko, monitoring wykonania planu odpowiedzi na ryzyko, monitoring ryzyk w projekcie); 1.2.12.7. Prowadzenie rejestru otwartych kwestii w projekcie ‐ issue tracking (rejestrowanie otwartych kwestii, przypisanie odpowiedzialności za rozwiązanie problemów, monitoring zadań wynikających z listy otwartych kwestii); 1.2.12.8. Przygotowanie i przekazanie dokumentacji projektowej; 1.2.12.9. Przygotowanie i przekazanie wymagań i założeń, związanych z wdrożonym systemem, dla polityki i procedur bezpieczeństwa informacji zgodnej z ISO 27002. 1.3. Pozostałe obowiązki dokumentacyjne Wykonawcy 1.3.1. Wykonawca będzie sporządzał protokół z wykonanych prac po każdym dniu prac realizowanych u Zamawiającego z udziałem pracowników Zamawiającego. 1.3.2. Wykonawca będzie dostarczał Zamawiającemu, pod koniec każdego miesiąca trwania Projektu, raport statusu wdrożenia ZSI. 1.4. Wszystkie inne nie wymienione zadania i prace jakie Wykonawca uzna za niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia będą uwzględnione w wynagrodzeniu ryczałtowym. K/DZP-362-1-037/13
10
Wymagany Harmonogram płatności i harmonogram projektu wdrożenia Etap/Faza Nazwa zadania Ilość Narastająco
tygodni Procentowy udział pozycji w całkowitym wynagrodzeniu 1/1 Analiza 18 18 8 18 2/1 Licencje na Oprogramowanie Standardowe i Oprogramowanie Osób Trzecich 2/1 Wdrożenie Systemu, 39 57 25% 2/2 Okres stabilizacji 12 69 30% Odbiór końcowy 3 72 5% K/DZP-362-1-037/13
20% 20% 11
Lista procesów gospodarczych objętych wdrożeniem Lista ta nie jest listą modułów systemu jakie mają zostać wdrożone.  Zarządzanie finansami: o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Obsługa wypłaty wynagrodzeń i stypendiów, świadczeń socjalnych itp. Obsługa sprzedaży z magazynu Obsługa podatków (VAT, od nieruchomości itp.) Obsługa rachunków bankowych Obsługa operacji bankowych Obsługa kart kredytowych i debetowych Sprawozdawczość zewnętrzna i wewnętrzna (roczna, kwartalna) Obsługa windykacji Budżetowanie Planowanie i rozliczanie budżetu Nadzór nad realizacją budżetu Obsługa magazynu Obsługa sprzedaży z magazynu Obsługa sprzedaży z wydawnictwa Obsługa darowizny Obsługa (przyjęcie, likwidacja, sprzedaż)środków trwałych Obsługa delegacji (krajowych, zagranicznych) Obsługa listy plac Obsługa finansowa ZFŚS Rozliczanie inwestycji Rozliczanie zaliczek Obsługa kasy Zamknięcie okresu Zarządzanie rozrachunkami Wyliczanie kosztów prowadzenia studiów na różnych wydziałach, formach i kierunkach  Zarządzanie majątkiem: o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Zarządzanie nieruchomościami Zarządzanie inwestycją Przygotowanie bazy technicznej budynków Planowanie (harmonogramowanie) i wykonywanie przeglądów budynków Rozliczanie kosztów przeprowadzonych przeglądów Planowanie (harmonogramowanie) i wykonanie remontów i konserwacji budynków Rozliczenie kosztów przeprowadzonych konserwacji Obsługa zamówień publicznych Obsługa (zawarcie i realizacja) umów Planowanie zakupu materiałów Obsługa sprzedaży (z magazynu) Obsługa reklamacji K/DZP-362-1-037/13
12
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Obsługa kontrahentów Obsługa kartoteki towarowej Przyjęcie materiału na magazyn Obsługa magazynu i dokumentów magazynowych Inwentaryzacji stanów magazynowych Nadzór nad urządzeniami Planowanie zakupu i przyjęcie sprzętu/wyposażenia Obsługa środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Ewidencja niskocennych składników majątku Inwentaryzacja środków trwałych Wynajem sal i budynków Rozliczanie kosztów mediów Zarządzanie ochroną mienia Zarządzanie utrzymaniem czystości, utylizacją nieczystości (odpadów) Zarządzanie domami studenckimi Przyjęcie, zakwaterowanie i wymeldowanie studentów i gości do DS Księgowanie opłat za DS  Zarządzanie kadrami: o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Obsługa kartoteki pracownika Zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia (umowy) Rozwiązanie umowy z pracownikiem Powołanie do pełnienia funkcji Obsługa – naliczanie wynagrodzeń Monitorowanie i realizacja szkoleń Zarządzanie badaniami lekarskimi – kontrola badań okresowych pracowników Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, obsługa urlopów i nieobecności Przyznawanie nagród i kar Ocena NA Obsługa ZFŚS i PKZP Zarządzanie umowami Obsługa funduszu bezosobowego Raportowanie (sprawozdawczość miesięczna, roczna, do GUS, wewnętrzna)  Zarządzanie jakością kształcenia – opracowanie interfejsów po stronie ZSI do systemu USOS oraz wymagań wobec interfejsów od strony systemu USOS w zakresie: o Kalkulacji kosztów kształcenia o Rozliczania finansowego z tytułu rekrutacji o Zgłoszenie do NFZ o Rozliczenie składek na ubezpieczenie zdrowotne studentów o Obsługi finansowej wypłaty stypendiów z funduszu pomocy materialnej oraz z innych źródeł finansowania o Obsługi finansowej zobowiązań studentów, słuchaczy i doktorantów i kontroli terminów płatności K/DZP-362-1-037/13
13
o Zarządzanie informacjami o studentach, słuchaczach studiów podyplomowych i doktorantach po wpisaniu/skreśleniu o Zarządzania informacjami o NA i NNA o Zarządzanie i weryfikacja pensum dydaktycznego, obciążenia semestralnego  Obsługa obiegu dokumentów: o
o
o
o
Obsługa korespondencji przychodzącej Obsługa korespondencji wychodzącej Obieg dokumentów wewnętrznych Obsługa ewidencji obiegu dokumentów. K/DZP-362-1-037/13
14
Szczegółowy wykaz wymagań i funkcji LP Obszar Podobszar Wymaganie 1 Wymagania ogólne 2 Wymagania ogólne 3 Wymagania ogólne System System 4 Wymagania ogólne System 5 Wymagania ogólne System 6 Wymagania ogólne System 7 Wymagania ogólne System 8 Wymagania ogólne System 9 Wymagania ogólne System 10 Wymagania ogólne 11 Wymagania ogólne System System 12 Wymagania ogólne System 13 Wymagania ogólne System 14 Wymagania ogólne System 15 Wymagania ogólne System 16 Wymagania ogólne System Przyjazny interfejs użytkownika: pomoc kontekstowa, w helpie oprócz pomocy kontekstowej również indeks alfabetyczny, wbudowany kalendarz w polach typu data, informacja o aktualnym miejscu w drzewie menu System działa w oparciu o jeden rodzaj bazy danych i zostanie dostarczony ze środowiskiem bazodanowym posiadających wyraźnie określonego producenta będącego właścicielem praw autorskich do oprogramowania bazodanowego (możliwość uruchamiania baz danych przynajmniej w jednym ze środowisk Linux, Windows) System zapewnia pełną integrację z obszarami przewidzianymi do wdrożenia System lub baza danych posiada narzędzia do budowy interfejsów wymiany danych System posiada menu i dokumentację w języku polskim. Instrukcje użytkowania oprogramowania dla konkretnych użytkowników, tworzone w procesie wdrażania oprogramowania w języku polskim Dostawca ma dostęp do kodu źródłowego systemu (co najmniej w zakresie systemu ERP, systemu dziekanatowego oraz systemu elektronicznego obiegu dokumentów) System spełnia w zakresie objętym wdrożeniem wymagania prawne: Ustawy o rachunkowości, Prawa podatkowego, ZUS, Prawa pracy, Ustawy o zatrudnieniu i rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych, Prawa zamówień publicznych, Ustawy o szkolnictwie wyższym, Ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym, poprzez między innymi generowanie i drukowanie wszystkich raportów i deklaracji wymaganych przez to prawo oraz instytucje w/w prawo reprezentujące Obsługa organizacji o typie działalności uczelni wyższej System ma wbudowany moduł workflow (w ramach systemu elektronicznego obiegu dokumentów) Możliwość opracowywania interfejsów z systemami zewnętrznymi za pośrednictwem plików płaskich w standardowych formatach: csv, xml, xls oraz możliwość komunikowania się przez pocztę elektroniczną, zaczytywanie danych ze stron internetowych (np. tabele kursów) Rejestrowanie zdarzeń gospodarczych w systemie ERP w miejscu ich powstawania (jednorazowe wprowadzanie danych i ich dostępność w całym systemie) Możliwość generowania raportów na podstawie danych zawartych w systemie (generator raportów) System posiada zintegrowaną Hurtownię Danych z funkcjonalnością Business Intelligence, która ma wesprzeć między innymi zakres funkcjonalny obszaru kontrolingu Możliwość samodzielnej konfiguracji (przez zaawansowanych użytkowników systemu) podstawowych wielkości w systemie, a nie poprzez zmianę parametrów w bazie danych K/DZP-362-1-037/13
15
17 Wymagania ogólne System 18 Wymagania ogólne System 19 Wymagania ogólne System 20 Wymagania ogólne System 21 Wymagania ogólne System 22 Wymagania ogólne System 23 Wymagania ogólne System 24 Wymagania ogólne System 25 Wymagania ogólne System 26 Wymagania ogólne 27 Wymagania ogólne Bezpieczeństwo Bezpieczeństwo 28 Wymagania ogólne 29 Wymagania ogólne Bezpieczeństwo Bezpieczeństwo 30 Wymagania ogólne Bezpieczeństwo 31 Wymagania ogólne 32 Wymagania ogólne Bezpieczeństwo Bezpieczeństwo 33 Wymagania ogólne Bezpieczeństwo 34 Wymagania ogólne Bezpieczeństwo 35 Wymagania ogólne Bezpieczeństwo 36 Wymagania ogólne 37 Wymagania ogólne Okres stabilizacji Okres stabilizacji 38 Wymagania ogólne Okres stabilizacji 39 Wymagania ogólne Okres stabilizacji K/DZP-362-1-037/13
Rozbudowany system uprawnień i dostępu do poszczególnych modułów i funkcji, danych pozwalający na kontrolę dostępu do realizacji odczytu danych, funkcji/transakcji, raportów, modułów itp. Możliwość eksportu danych do pakietu MS Office wersja 2007 i wyższa Masowe generowanie wydruków dla wskazanych grup kontrahentów i pracowników, rekordów i innych zakresów rekordów danych System posiada możliwość uruchamiania wielu instancji serwera bazy danych na jednym serwerze (jednostce sprzętowej lub maszynie wirtualnej) oraz obsługuje wiele baz danych na jednej instalacji serwera bazy danych Oprogramowanie bazy danych udostępnia narzędzia pozwalające administratorowi na optymalizację i strojenie bazy danych System bazodanowy posiada wbudowane narzędzia do budowy hurtowni danych i kostek OLAP oraz mechanizmy ETL Rozwiązanie powinno zapewnić co najmniej środowiska do prac rozwojowych (deweloperskie) i testowych oraz produkcyjne System będzie posiadał interfejs umożliwiający pobieranie danych studentów, którego format i zakres wskaże wykonawca podczas Analizy w zależności od wymagań oferowanego ZSI. Za wykonanie interfejsów od strony systemów integrowanych odpowiada Zamawiający System umożliwia instalację drukarek przez Zamawiającego bez konieczności udziału Wykonawcy Jednokrotne logowanie wystarcza do autoryzacji we wszystkich modułach Integracja z Active Directory W przypadku wymagania instalacji klienta na stacjach lokalnych ‐ instalator musi umożliwiać instalacje z GPO‐Group Policy Object Odebranie praw do systemu: odebranie głównego prawa jest skuteczne w całym systemie, sprawy rozpoczęte mogą być kontynuowane przez następcę Rola jako szablon praw dostępu do funkcji Przypisanie listy dostępnych dokumentów dla użytkownika ‐ lista zgodna z nadaną rolą Administrator może ustawić śledzenie zmian (i usunięć) w wybranych dokumentach Narzędzie do zarządzania logami (dziennikami systemowymi) ‐ rozmiar logów, polityka archiwizacji i przechowywanie dziennika zdarzeń Możliwość pracy z zewnątrz w systemie w technologii zabezpieczonej transmisji SSL lub innej uznanej formy zabezpieczenia komunikacji Czas reakcji na zgłoszenie wady systemu produkcyjnego niezależnie od jej klasyfikacji: 2 godziny robocze Czas usunięcia awarii systemu produkcyjnego lub wskazania obejścia 8 godzin roboczych Czas usunięcia błędu systemu produkcyjnego lub wskazania obejścia 24 godziny robocze 16
40 Wymagania ogólne Okres stabilizacji 41 Wymagania ogólne Okres stabilizacji 42 Wymagania ogólne 43 Wymagania ogólne Serwis gwarancyjny Serwis gwarancyjny 44 Wymagania ogólne Serwis gwarancyjny 45 Wymagania ogólne Serwis gwarancyjny 46 Wymagania ogólne Serwis gwarancyjny 47 Wymagania ogólne Serwis gwarancyjny 48 Wymagania ogólne Serwis gwarancyjny 49 Wymagania ogólne Serwis gwarancyjny 50 Wymagania ogólne Serwis gwarancyjny 51 Wymagania ogólne Serwis gwarancyjny 52 Wymagania ogólne Serwis gwarancyjny 53 Wymagania ogólne 54 Wymagania ogólne Licencjonowanie Licencjonowanie 55 Wymagania ogólne Licencjonowanie 56 Wymagania ogólne Licencjonowanie 57 Wymagania ogólne Licencjonowanie K/DZP-362-1-037/13
Czas usunięcia usterki systemu produkcyjnego 72 godziny robocze Zgłaszanie (dostawca zapewni jeden punkt zgłaszania wad i zapytań dla wszystkich elementów systemu produkcyjnego podlegających dostawie w ramach zamówienia) i usuwanie wad systemu co najmniej w godzinach 8:00‐17:00, w dni robocze Czas reakcji na zgłoszenie wady systemu produkcyjnego niezależnie od jej klasyfikacji: 2 godziny robocze Czas usunięcia awarii systemu produkcyjnego lub wskazania obejścia 8 godzin roboczych Czas usunięcia błędu systemu produkcyjnego lub wskazania obejścia 24 godziny robocze Czas usunięcia usterki systemu produkcyjnego 72 godziny robocze Zgłaszanie (dostawca zapewni jeden punkt zgłaszania wad i zapytań dla wszystkich elementów systemu produkcyjnego podlegających dostawie w ramach zamówienia) i usuwanie wad systemu co najmniej w godzinach 8:00‐17:00, w dni robocze Dostawca zapewni bezpłatne usuwanie usterek, awarii i błędów w okresie gwarancji Dostawca zapewni w ramach gwarancji: ‐ przez okres pierwszych 12 miesięcy 15 godzin, ‐ przez okres kolejnych 12 miesięcy 10 godzin, ‐ przez okres kolejnych 12 miesięcy 5 godzin dla zapytań Zamawiającego nie będących zgłoszeniami wad Dostawca zapewni w ramach gwarancji dostosowywanie systemu produkcyjnego do zmian w przepisach prawnych co najmniej na dzień wejścia zmiany w życie Dostawca będzie dokumentował wykonane prace w ramach gwarancji na udostępnionym przez niego Zamawiającemu internetowym portalu serwisowym Dostawca zapewni, w zakresie serwisu, w każdym roku trwania serwisu, 2 dni szkoleń dla administratorów systemu w siedzibie Zamawiającego Dostawie podlega: 340 sztuk licencji dla użytkowników nazwanych lub 280 sztuk licencji jednoczesnego dostępu dla systemu ERP (Finanse i Księgowość, Kontroling i Raportowanie, Kadry i Płace, Zarządzanie Majątkiem i Inwestycjami, Zakupy, Sprzedaż, Gospodarka Magazynowa), 200 licencji jednoczesnego dostępu lub 300 licencji dla użytkowników nazwanych dla EOD, oraz 1500 licencji dla użytkowników nazwanych dla portalu www (kadry i płace). Licencja obszaru kadry płace musi pozwalać na obsługę co najmniej 1500 kont pracowniczych Dostawa obejmie wszelkie pozostałe aplikacje (serwery baz danych, serwery aplikacji i inne) niezbędne do funkcjonowania systemu w wymaganej liczbie użytkowników i ramach zakresu wdrożenia Dostawa obejmie pakiety opieki serwisowej producentów programowania (typu maintenace), które są niezbędne dla oferenta do świadczenia gwarancji dla systemu produkcyjnego W ramach systemu dostawca dostarczy licencję umożliwiającą dostęp i modyfikację kodu źródłowego systemu przez co najmniej 1 użytkownika (pracownika lub współpracownika) ze 17
strony Zamawiającego 58 Wymagania ogólne 59 Wymagania ogólne Rozwój systemu Rozwój systemu 60 Wymagania ogólne Rozwój systemu 61 Wymagania ogólne Rozwój systemu 62 Wymagania ogólne Rozwój systemu 63 64 65 66 Rozwój systemu Wymagania ogólne Wymagania ogólne Wymagania ogólne Finanse i Księgowość Finanse i Księgowość Finanse i Księgowość 67 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 68 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 69 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 70 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 71 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 72 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 73 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 74 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 75 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne K/DZP-362-1-037/13
System umożliwia rozwój aplikacji, zmian w funkcjonalności i tworzenia nowej w narzędziach wewnętrznych systemu lub przy pomocy narzędzi zewnętrznych dostarczonych z systemem Dokumentacja realizacji procesów zaimplementowanych w trakcie wdrożenia z dokładnością do stanowisk pracy i czynności do wykonania w systemie w języku polskim Instrukcje operowania oprogramowaniem dla konkretnych użytkowników, tworzone w procesie wdrażania oprogramowania w języku polskim System pozwalający na tworzenie elastycznych raportów lub jest dostarczany z zewnętrznym narzędziem do ich tworzenia/modyfikowania Konfigurowalność wydruków (np. obsługa drukarek igłowych) System powinien obejmować księgę główną (ujęcie syntetyczne i analityczne w księdze głównej) i księgi pomocnicze System powinien obejmować systemy sprawozdawcze związane z ustawą o rachunkowości jak i wyspecyfikowane funkcjonalności z zakresu zarządzania finansami, majątkiem uczelni wyższej System powinien zapewnić obsługę rozliczania i kontroli różnych źródeł finansowania uczelni wyższej, działalności projektowej, zidentyfikowanych produktów (usług) tworzonych (świadczonych) przez uczelnie wyższą ‐ na każdym z etapów ich realizacji System ma zapewnić zakładowy plan kont (budowa wielowymiarowej struktury kont w planie kont) spełniający kompleksowo ustalone założenia ERP do zarządzania uczelnią wyższą w tym m.in. spełniającego wymagania rozliczeń kosztów oraz ewidencji działów i kategorii specjalnego przeznaczenia (np. środki trwałe, nakłady na środki trwałe, źródła finansowania) System posiada mechanizmy alokacji transakcji finansowych na poszczególne segmenty finansowe według zadanych lub dynamicznie wyliczanych kluczy podziału. Brak ograniczeń w budowie konta w zakresie ilości analityki, tworzenia katalogów informacyjnych na kontach (dostawcy, klienci, studenci, źródła finansowania) Uzyskanie przekrojów informacyjnych danych finansowych w ujęciu zgodnym z rokiem kalendarzowym oraz zgodnym z danym rokiem akademickim w przekrojach funkcjonalności finansowo‐księgowej i funkcjonalności rachunkowości zarządczej i zarządzania projektami Możliwość automatycznego wygenerowania bilansu otwarcia na podstawie zapisów z roku poprzedniego System musi pozwalać na równoczesną pracę w dwóch otwartych latach podatkowych (księgowanie w nowym roku bez konieczności zamknięcia starego; księgowanie w kilku otwartych okresach jednocześnie). Możliwość blokady (czasowego zamknięcia) i trwałego zamykania okresów rozrachunkowych 18
76 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 77 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 78 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 79 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 80 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 81 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 82 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 83 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 84 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 85 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 86 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 87 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 88 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 89 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 90 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 91 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 92 93 94 95 Finanse i Księgowość Finanse i Księgowość Finanse i Księgowość Finanse i Księgowość Wymagania ogólne Wymagania ogólne Wymagania ogólne Wymagania ogólne 96 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 97 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 98 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 99 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 100 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne K/DZP-362-1-037/13
System musi posiadać funkcjonalność zamykania roku obrotowego wraz z automatycznym przeksięgowaniem kont wynikowych Wielowalutowość wraz z automatycznym przeliczaniem wg tablic kursów lub wskazanego kursu waluty Prowadzenie ewidencji w walutach: księgowej i transakcyjnej Obsługa różnic kursowych z rozrachunków, rachunków bankowych i kas prowadzonych w walucie obcej Automatyczna dekretacja wg zdefiniowanych szablonów oraz możliwość wprowadzenia przewalutowania Równoległa ewidencja dla otwartych miesięcy księgowych dla uprawnionych użytkowników Ślad kontrolny dla ustalenia źródła każdego zapisu (identyfikator dokumentu źródłowego, osoba rejestrująca, dzień, godzina, minuta) Możliwość szczegółowego zdefiniowania uprawnień według poszczególnych użytkowników Swobodna możliwość definicji w zakresie dowolnej ilości poziomów analitycznych i ich grupowania Elastyczna struktura kont ‐ różne długości analityk Możliwość podłączania słowników używanych w innych obszarach (sprzedaż, magazyn, środki trwałe, rozrachunki itp.) do tworzenia wybranych analityk Konta bilansowe i pozabilansowe, dla kont rozrachunkowych Obsługa procedury otwarcia i zamknięcia okresu sprawozdawczego oraz roku obrotowego z pozycji operatora Możliwość automatycznego przeksięgowania zamykającego księgi oraz przyporządkowanie uprawnień do zamknięcia ksiąg rachunkowych, a w uzasadnionych przypadkach ponownego otwarcia już zamkniętych ksiąg rachunkowych Automatyczne wprowadzanie danych z innych obszarów (np. płace, środki trwałe, magazyny, sprzedaż, rejestry VAT) Możliwość definiowania zakładowego planu kont (konta zespołów od 0 do 9) oraz dodatkowych planów kont (np. plan kont budżetowych, plan kont rachunkowości zarządczej, plan kont prowadzonych projektów i grantów itp.) Tworzenie kont pozabilansowych Obsługa numerów kont księgowych w postaci alfanumerycznej Możliwość zdefiniowania dowolnej struktury konta Księgowanie w dzienniku w czasie rzeczywistym z natychmiastowym uaktualnianiem sald na kontach Raporty z zapisów i obrotów wybranych kont, rejestrów, rodzajów dokumentów, wydruki dekretów dla konkretnego dokumentu zgodne z wymaganiami ustawy o rachunkowości Ujęcie w księgach operacji zgodnej ze strukturą i założeniami polityki finansowej UE kosztów na kontach zespołu 4 i 5 oraz wg kont analitycznych Budowanie (definiowanie) planu kont wg potrzeb każdej jednostki organizacyjnej UE Możliwość równoległego księgowania na kontach Księgi Głównej i w równoległych Planach Kont Dokumentowanie wszelkich zapisów w sposób umożliwiający identyfikację dowodów, a także osoby dokonującej zapisu i przeprowadzającej jego modyfikację w systemie 19
101 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 102 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 103 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 104 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 105 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 106 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 107 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 108 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 109 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 110 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 111 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 112 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 113 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 114 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 115 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 116 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 117 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 118 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 119 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 120 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 121 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 122 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 123 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 124 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 125 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 126 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 127 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 128 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne K/DZP-362-1-037/13
Jednoczesny dostęp do danych z poszczególnych lat umożliwiających ich porównanie bez konieczności przelogowania się lub uruchamiania kopii programu/archiwum Dekretacja i klasyfikacja budżetowa oraz księgowanie dokumentów księgowych (faktur, przelewów, not odsetkowych itp.) zgodnie z ustawą o rachunkowości Prowadzenie dekretów księgowych w rejestrach Prowadzenie ksiąg głównych i pomocniczych System powinien umożliwić prowadzenie dziennika księgowego oraz dzienników cząstkowych Generowanie kartotek kont, zawierających zapisy na kontach w kolejności chronologicznej Tworzenie zestawień wydatków, kosztów oraz dochodów Tworzenie kartotek rozrachunku z kontrahentami Możliwość importu dekretów księgowych z list płac do systemu finansowego Korzystanie z bazy pracowników, kontrahentów, studentów, MPK, zleceń Sporządzanie zestawień i sprawozdań dotyczących księgowości budżetowej i pozabudżetowej Wydruk ksiąg rachunkowych: dzienniki, zestawienie obrotów i sald kont, zestawienie operacji na kontach, rozdzielniki kosztów
Możliwość generowania raportu z należności i zobowiązań wymagalnych na dany dzień Wprowadzanie do systemu FK dokumentów księgowych w okresach następnych bez zamknięcia okresu bieżącego Standardowy plan kont uwzględniający ujęcie bilansowe, podatkowe i pozabilansowe Wielopoziomowa struktura planu kont z możliwością drill down i podglądu dokumentów źródłowych System dopuszcza możliwość zadania szczegółowości analityki przy wydrukach kont analitycznych i syntetycznych Tworzenie zestawienia obrotów i sald dla wybranego okresu sprawozdawczego w ujęciu analitycznym i syntetycznym Generowanie dowolnych zestawień analitycznych z zapisów na kontach System umożliwia podgląd dokumentów powiązanych z daną transakcją np. podgląd korekt do faktury, WZ do faktury itp. System umożliwia tworzenie zestawień za dowolny okres czasu System umożliwia zmianę zapisu na koncie księgowym System umożliwia rozliczenie kosztów wg dowolnie definiowanych współczynników System umożliwia definiowanie automatycznych dekretów przypisanych do dokumentów Podsumowanie zaznaczonych wybranych kont (sald)/zapisów na monitorze, bez konieczności wydruku Prowadzenie osobnych rejestrów dla typów dokumentów (np. faktury kosztowe, towarowe, inwestycyjne itd.) System pilnuje kręgu kosztów (kontrola zgodności zapisów kont grup 4, 5 i 6 lub zgodności kont grupy 4 z obiektami controllingowymi odzwierciedlającymi koszty kalkulacyjne System umożliwia elastyczne definiowanie schematów numeracji i kontroluje numerację dokumentów 20
129 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 130 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 131 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 132 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 133 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 134 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 135 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 136 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 137 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 138 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 139 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 140 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 141 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 142 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 143 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 144 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 145 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 146 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 147 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 148 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 149 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne K/DZP-362-1-037/13
System musi posiadać możliwość tworzenia folderów lub grup dekretów pozwalających na dzielenie typów dekretów w celu uporządkowania dokumentów księgowych Możliwość określenia typów dokumentów lub rodzajów operacji z przypisanymi im dekretami pełnymi lub częściowymi Księgowania próbne z możliwością ich modyfikacji lub odrzucenia przed zatwierdzeniem Podpowiedź podczas dekretacji planu kont wraz z nazwami kont
Zatwierdzanie zbiorcze lub selektywne według wybranych kryteriów (np. wg rejestru księgowego, typu dokumentu, osoby wprowadzającej) Automatyczne rozliczanie kosztów rodzajowych w układzie kalkulacyjnym według ustawionych scenariuszy działań, procesów, projektów Możliwość definiowania kluczy podziałowych, wyliczanych według algorytmów z uwzględnieniem kont lub importowanych z danych poza systemowych Możliwość utworzenia dokumentów stornujących; stornowanie dokumentów poprzez wartości ujemne zapisane po tej samej stronie konta księgowego Kontrola księgowania dowodu (bilansowanie stron WN i MA, zamknięcie kręgu kosztów z możliwością włączenia zespołu „6” w krąg kosztowy) Rejestracja transakcji wielowalutowych równolegle w walucie i w PLN, z zapisem kursu wymiany Możliwość edycji treści dokumentu księgowego lub pojedynczych pozycji bez konieczności usuwania i ponownego wprowadzania całego dokumentu Możliwość tworzenia automatów księgujących, pobierających dane z kont księgowych i plików zewnętrznych z formatu np. XML, TXT, itp. Automatyczna dekretacja dokumentów przy użyciu mechanizmu szablonów dekretów. Możliwość zdefiniowania wielu szablonów dekretacji dla jednego typu dokumentu (dla różnych planów kont) oraz modyfikacji szablonów dekretów księgowych w trakcie roku księgowego Definicja automatów przeksięgowujących koszty według zadanego klucza podziału Możliwość automatycznego dekretowania w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym (automatyczna kontrola kręgu koszowego) Możliwość wygenerowania wydruku z wszystkimi zapisami na koncie lub zakresie kont w tym z użyciem filtrów na kwoty i opisy Możliwość wyszukiwania kont księgowych i przeglądania obrotów wg filtrów definiowanych na podstawie wprowadzonej struktury konta księgowego Możliwość wygenerowania wydruku z zapisami wprowadzonymi w walutach na koncie lub zakresie kont (np. euro, dolar itp.) Możliwość wydruku dekretu księgowego w postaci noty księgowej Możliwość nadawania uprawnień do typów dekretów Możliwość wykonywania raportów i sprawozdań przed ostatecznym zatwierdzeniem dekretów 21
150 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 151 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 152 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 153 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 154 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 155 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 156 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 157 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 158 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 159 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 160 Finanse i Księgowość Wymagania ogólne 161 Finanse i Księgowość Obsługa VAT 162 Finanse i Księgowość Obsługa VAT 163 Finanse i Księgowość Obsługa VAT 164 Finanse i Księgowość Obsługa VAT 165 Finanse i Księgowość Obsługa VAT 166 Finanse i Księgowość Obsługa VAT 167 Finanse i Księgowość Obsługa VAT 168 Finanse i Księgowość Obsługa VAT 169 Finanse i Księgowość Obsługa VAT 170 Finanse i Księgowość Obsługa VAT 171 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 172 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 173 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 174 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami K/DZP-362-1-037/13
Możliwość przeglądania obrotów kont księgowych w systemie bezpośrednio w oknie bez konieczności wykonania podglądu raportu Możliwość przeglądania obrotów kont księgowych w systemie w układzie miesięcznym i narastającym Możliwość przeglądania obrotów kont walutowych w walucie PLN i walutach obcych (np. euro) Możliwość dynamicznego podsumowywania obrotów wskazanego zbioru kont z listy Możliwość przeglądania obrotów kont księgowych z użyciem filtrów opartych o meta znaki i słowniki systemowe. Trwałe zapisywanie stworzonych filtrów Możliwość przeglądania obrotów i sald w tym sald dwustronnych dla kont rozrachunkowych Możliwość przeglądania zapisów na danym koncie z poziomu obrotów księgowych Możliwość exportu obrotów wybranych kont księgowych do MS Excel Generowanie zestawienia obrotów i sald Możliwość księgowania kosztów w podziale na studia stacjonarne i niestacjonarne ‐ raportowanie (np. po liczbie godzin dydaktycznych i liczbie studentów Możliwość eksportowania danych z systemu do Excel (np. sum kont 4, 5, MPK i źródeł finansowania) Prowadzenie rejestrów VAT (automatyczne tworzenie rejestru VAT) Możliwość definiowania w systemie wskaźnika odliczenia VAT w danym roku Obsługa rejestrów VAT zakupu, sprzedaży, nabycia i dostawy wewnątrz unijnej Możliwość weryfikacji dokumentów, modyfikacji parametrów dokumentu (np. data obowiązku VAT przy korekcie, rodzaj podatku) Mechanizm automatycznego generowania deklaracja VAT i VAT UE Możliwość sporządzania rejestru VAT sprzedaży i zakupu z podziałem na zakupy służące sprzedaży opodatkowanej, do odliczenia wskaźnikiem VAT i zwolnionej Wydruk rejestrów VAT cząstkowych i całościowych, w dowolnym momencie za dowolny okres (również część okresu VAT) Wydruk (lub wysyłka na portal Ministerstwa Finansów) deklaracji w wersji obowiązującej w danym okresie, w tym historycznych Możliwość definicji nowych stawek podatku VAT Uniezależnienie rozrachunków od zapisów na kontach księgowych, pozwalające na rozliczanie dokumentów według innych kryteriów po zatwierdzeniu dokumentu w księgach Możliwość grupowania kontrahentów według dodatkowych kryteriów niezależnych od planu kont Noty odsetkowe generowane automatycznie na podstawie tabel odsetkowych, możliwość edycji i modyfikacji przed zatwierdzeniem 22
175 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 176 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 177 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 178 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 179 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 180 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 181 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 182 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 183 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 184 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 185 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 186 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 187 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 188 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 189 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 190 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 191 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 192 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 193 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 194 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 195 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 196 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 197 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami K/DZP-362-1-037/13
Automatyczne generowanie potwierdzeń sald Analiza stanu rozrachunków według przedziałów czasowych określonych przez operatora, dla pojedynczych kontrahentów, ich grup lub zbiorczo dla wszystkich Historia rozrachunków z podziałem na rozliczone, nierozliczone oraz raportowanie na koniec roku wg okresów zalegania (wiekowania) Podział rozrachunków w stosunku do źródeł finansowania oraz ujęcia przychodów w stosunku memoriału i stosunku kasowego
Raporty ze stanu rozrachunków wymagalnych i niewymagalnych pojedynczo, zbiorczo i według określonych grup kontrahentów na dowolny dzień wybrany przez operatora
Możliwość przeglądania i wykonania operacji rozliczeń rozrachunków z odbiorcami, dostawcami, pracownikami, bankami, urzędem skarbowym, urzędem celnym, ZUS‐em, bez konieczności zaewidencjonowania dekretu w Księdze Głównej z uwzględnieniem waluty operacji Możliwość automatycznego rozpoznania kontrahenta i przeprowadzenia rozliczenia rozrachunku na podstawie informacji zapisanych w koncie bankowym, z którego wpłynęła płatność np. numer w koncie zgodny z numerem kontrahenta, cechy dodatkowe np. numer umowy, itp. Obsługa kompensat, automatyczna dekretacja wg. zdefiniowanych szablonów, możliwość wydruku dokumentu kompensaty Możliwość przeglądania rozliczonych rozrachunków i wykonania operacji anulowania rozliczenia Możliwość wygenerowania raportu „historia rozliczeń” Możliwość wykonania częściowego rozliczenia rozrachunków Możliwość podglądu dokumentu źródłowego z poziomu podglądu pozycji rozrachunkowej Możliwość przeglądania jednocześnie należności i zobowiązań gdy odbiorca jest naszym dostawcą Możliwość bieżącej kontroli (przeglądu) stanu rozrachunków bez konieczności uruchamiania dodatkowych raportów i zestawień Możliwość generowania przewalutowania dla rozrachunków i płatności na dowolny dzień w roku bez ograniczenia ilości takich operacji System wspiera obsługę faktur sprzedażowych krajowych, korygujących, niemagazynkowych System umożliwia wygenerowanie faktury w referencji do dokumentów magazynowych i odwrotnie System umożliwia księgowanie faktur w oparciu o zdefiniowane schematy księgowania Generowanie zestawień faktur korygujących definiowanych przez użytkownika System umożliwia usunięcie faktur korygujących niepomniejszających podatku VAT Generowanie potwierdzeń sald z systemu (dla rozrachunków z dowolnych tytułów) System pozwala generować raport należności przeterminowanych w podziale na: słownik rodzajów, przedziały kwotowe, dowolne kryteria System umożliwia prowadzenie kilku szablonów jednego 23
198 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 199 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 200 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 201 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 202 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 203 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 204 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 205 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 206 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 207 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 208 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 209 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 210 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 211 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 212 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 213 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 214 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 215 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 216 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 217 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 218 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 219 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 220 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 221 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 222 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 223 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami K/DZP-362-1-037/13
dokumentu Rejestracja wezwań tworzonych przez Prawnika, pozwy, nakazy sądowe, klauzule wykonalności Podział należności dochodzonych drogą sądową na należności zasądzone, dochodzone droga komornicza i dochodzone na podstawie porozumień, zgłoszone do prokuratury Rejestracja pozycji rozrachunkowych na etapie sądowym (pozwy, nakazy sądowe, klauzule wykonalności) Tworzenie zestawienia należności przeterminowanych w dowolnym horyzoncie czasowym Generowanie danych do korekty deklaracji VAT System umożliwia generowanie przypomnień/ponagleń dla kontrahenta bezpośrednio z systemu do wysłania emailem i wdrukowania System wspiera obsługę faktur proforma i rozliczenie przedpłat System umożliwia raportowanie nierozliczonych przedpłat System umożliwia dostawę na podstawie dowodu magazynowego oraz wystawienie faktury na ilość inną niż wydana z automatyczną korektą magazynu System umożliwia obsługę elektronicznego obiegu faktur zakupowych System umożliwia stworzenie obiegów dla faktur magazynowych, faktur kosztowych System umożliwia definiowanie ścieżek obiegu uzależnionych od wartości faktury System umożliwia podpięcie dowolnego pliku (np. jpg, pdf, doc) jako załącznika do obiektu systemowego System wspiera obsługę wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w tym naliczanie VAT (w tym możliwość wystawienia lub nie faktur wewnętrznych) System wspiera obsługę przedpłat zakupowych System umożliwia parowanie przedpłat z dokumentami magazynowymi, faktur pro forma System umożliwia raportowanie nierozliczonych przedpłat zakupowych Wystawianie w systemie i prowadzenie rejestru not korygujących System blokuje możliwość zarejestrowania dla danego kontrahenta faktury o tym samym numerze (możliwość zdjęcia blokady) Możliwość rejestracji czy faktura dotyczy płatności gotówkowej czy odroczonej Generowanie zbiorczego rejestru zakupów oraz rejestrów zakupu w podziale na poszczególne rodzaje zakupów Generowanie wezwań do zapłaty, not odsetkowych (również w języku angielskim) Tworzenie wykazu płatności przeterminowanych Możliwość wygenerowania potwierdzeń sald na dowolny dzień roku w walucie obcej i PLN Automatyczne naliczanie odsetek (także grupowe) od nieterminowych wpłat od kontrahentów Sporządzanie zestawień dotyczących należności i zobowiązań w tym zobowiązań wymagalnych 24
224 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 225 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami 226 Finanse i Księgowość 227 Finanse i Księgowość 228 Finanse i Księgowość 229 Finanse i Księgowość 230 Finanse i Księgowość Zarządzanie rozrachunkami Obsługa kasy Obsługa kasy Obsługa kasy Obsługa kasy 231 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 232 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 233 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 234 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 235 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 236 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 237 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 238 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 239 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 240 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 241 Finanse i Księgowość 242 Finanse i Księgowość 243 Finanse i Księgowość 244 Finanse i Księgowość Obsługa kasy Obsługa kasy Obsługa kasy Obsługa kasy 245 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 246 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 247 Finanse i Księgowość Obsługa kasy 248 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 249 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 250 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 251 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 252 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 253 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe K/DZP-362-1-037/13
Wezwania do zapłaty generowane pojedynczo lub zbiorczo dla wszystkich kontrahentów lub wybranych grup kontrahentów, również łącznie dla wszystkich kont, na których występują operacje z danym kontrahentem System pozwala na tworzenie i modyfikację szablonów: wezwanie do zapłaty, wezwanie przesądowe, powiadomienie dla firmy zewnętrznej System umożliwia naliczenie odsetek do treści wezwania Dowolna liczba kas, obsługa kas walutowych Generowanie raportów kasowych i ich automatyczna dekretacja
Wgląd w bieżący stan rozrachunków z kontrahentami i pracownikami Wgląd w stany kas na dowolnie wybrany dzień Automatyczne wyliczanie i dekretowanie różnic kursowych dla kas walutowych Możliwość zdefiniowania własnych rodzajów dokumentów kasowych, w celu rozróżnienia typów operacji (np. wpłata czesnego, odsetek, opłat administracyjnych przez studenta, wpłata za DS, wpłaty pracownicze) Możliwość wydruku dokumentów KP i KW Generowanie i rejestrowanie dokumentów KP i KW (różne rodzaje dokumentów KP i KW) Możliwość powiązania dokumentu KP i KW z dokumentami źródłowymi, raportem kasowym Generowanie Raportu kasowego Dodatkowe pola notatek wprowadzanych przez użytkownika na dokumentach KP i KW Księgowanie pozycji Raportu kasowego według schematów księgowania zdefiniowanych przez użytkownika Tworzenie zestawienia pozycji raportów kasowych dla cech definiowanych przez użytkownika (rodzaj operacji, pracownik, kontrahent, kasa, kasjer) Raportowanie stanu kas na dzień Wsparcie inwentaryzacji środków w kasie Obsługa i rozliczenie zaliczek pracowniczych Automatyczne rozliczanie faktur zakupu/sprzedaży w momencie zaksięgowania wypłaty/wpłaty Prowadzenie rejestru faktur gotówkowych Zbiorcze księgowanie faktur gotówkowych System umożliwia zadanie szczegółowości wydruku raportu kasowego Wymiana elektroniczna informacji z bankami – home banking co najmniej z minibank24 i pekaobiznes24 Możliwość zaimportowania do systemu wyciągu bankowego wraz z pozycjami Mechanizm parametryzacji funkcji importu wyciągów, w przypadku podpisania umowy z innymi bankami w przyszłości Możliwość integracji z dowolnym występującym w Polsce systemem home banking‐u w zakresie eksportu i importu dokumentów bankowych System automatycznie tworzy poprzez interfejs z systemem bankowym subkonta dla poszczególnych kontrahentów i wiąże 25
254 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 255 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 256 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 257 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 258 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 259 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 260 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 261 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 262 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 263 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 264 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 265 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 266 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 267 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 268 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 269 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 270 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 271 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 272 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 273 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 274 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 275 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 276 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 277 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 278 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe K/DZP-362-1-037/13
automatycznie wpłaty na te konta ze zobowiązaniami kontrahentów Obsługa zapłat – automatyczne tworzenie przelewów Bieżąca ewidencja operacji bankowych, automatyczna dekretacja Wgląd w stany kont bankowych na dowolnie wybrany dzień Przydział uprawnień do ewidencji wyciągów bankowych i ich dekretacji Automatyczne wyliczanie i dekretowanie różnic kursowych dla walutowych rachunków bankowych Możliwość tworzenia dowolnej ilości tabel walut i kursów wymiany w rozbiciu na banki oraz na kurs kupna, średni i sprzedaży dla danego banku Możliwość automatycznego pobierania kursów walut ze strony internetowej NBP oraz ręczne wprowadzanie kursów walutowych na określony dzień Możliwość automatycznego generowania przelewów dla pracowników z list płac, dla stypendiów i zapomóg studenckich, dla komorników, związków zawodowych, potrąconych składek branżowych z naliczonych na listach płac pozycji Możliwość automatycznego generowania przelewów z dokumentów zakupowych z określonym typem płatności jako przelew oraz ze zobowiązań i ujemnych należności Możliwość automatycznego generowania przelewów i przesyłania (elektronicznego) przelewów do systemu home banking Wczytywanie zrealizowanych przez bank poleceń przelewu z systemu home banking Możliwość wyboru danych do przelewu ze wstępnie przygotowanej listy płatności Kontrola zgodności numeru konta bankowego pod względem poprawności numeru IBAN w przelewach Możliwość modyfikacji kont bankowych beneficjenta i płatnika z poziomu przelewów Możliwość zaewidencjonowania wielu rachunków bankowych kontrahenta, przypisanie polecenia zapłaty konkretnemu rachunkowi kontrahenta Mechanizm grupowania/łączenia transakcji w jedno zbiorcze polecenie przelewu dla kontrahenta (jeden przelew za kilka faktur) Możliwość podziału przelewów na kilka mniejszych Możliwość zmiany daty emisji przelewów Możliwość wydruku przelewów i zbiorówek oraz blankietów przelewów Możliwość obsługi przelewów w różnych walutach np. euro, dolar itp. Możliwość podania kodu SWIFT przy przelewach międzynarodowych Możliwość przesłania przelewów do systemów bankowych w co najmniej standardach: minibank24 i pekaobiznes24 Możliwość nadawania priorytetów ważności wysyłanych przelewów Możliwość wprowadzenia w systemie wyciągów bankowych wraz z pozycjami Możliwość rozliczenia rozrachunku z poziomu wprowadzania 26
279 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 280 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 281 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 282 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 283 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 284 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 285 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 286 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 287 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 288 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 289 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 290 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 291 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 292 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 293 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 294 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 295 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 296 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 297 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 298 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 299 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 300 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 301 Finanse i Księgowość Rachunki bankowe 302 Finanse i Księgowość Zamknięcie okresu K/DZP-362-1-037/13
wyciągów bankowych Mechanizm przepisujący stan zamknięcia wyciągu bankowego jako stan otwarcia nowo otwieranego wyciągu Możliwość utworzenia lokaty, powrotu lokaty z poziomu wprowadzania wyciągów bankowych zgodnie z regułami prowadzania lokat walutowych Tworzenie w systemie harmonogramu płatności: Tworzenie w systemie harmonogramu płatności: wymagalne w danym okresie (dowolnym zadanym), przeterminowane, rodzaju płatności (np. ważne płatności), na kontrahenta Wycena środków walutowych wg FIFO Ewidencja oraz import (home banking) wyciągów bankowych powiązany z modułem rozrachunków w celu bieżącej aktualizacji stanu rozliczeń z kontrahentami w PLN i walucie obcej Rejestrowanie w systemie dowolnej liczby kont bankowych System umożliwia import plików oraz wydruk wyciągów bankowych Tworzenie polecenia przelewu na podstawie zarejestrowanych w systemie wymagalnych płatności i eksport przelewów do bankowości elektronicznej z możliwością wyboru banku Tworzenie zestawień wydatków historycznych i planowanych za dowolny okres czasu (zestawienie wydatków zawiera wydatki w dowolnym podziale definiowanym przez użytkownika) Tworzenie zestawienia wpływów zawierającego wpływy w dowolnym podziale definiowanym przez użytkownika Możliwość kompensowania pozycji wyciągu bankowego, w tym automatyczne kompensowanie System umożliwia rejestrację potrąceń dokonanych przez klienta i ich rozliczenie po otrzymaniu dokumentów źródłowych
System umożliwia generowanie zestawień dla operacji walutowych w walucie i w PLN System umożliwia definiowanie dodatkowych pól kartoteki kontrahenta na potrzeby płatności np. czego dotyczą dostawy (np. usługi, materiały pozostałe) System umożliwia zdefiniowanie czy kontrahent jest kontrahentem powiązanym System umożliwia śledzenie historii rozliczeń transakcji na kontrahencie System umożliwia parowanie operacji zrealizowanych kartą z fakturą System umożliwia płatność na podstawie deklaracji (podatki) System umożliwia wprowadzenie płatności dla umowy ramowej i dla faktury pro forma Rejestracja przelewów wynikających z zawartych umów w powiązaniu z zapisami Bieżąca pełna kontrola planu i harmonogramu miesięcznego na etapie przygotowywania przelewów na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz łącznie (globalnie) Ewidencja wyciągów bankowych z możliwością sprawdzenia stopnia wykonania planu, korekty klasyfikacji wykonanych przelewów oraz dopisania pozostałych zdarzeń z wyciągu bankowego 27
303 Finanse i Księgowość Zamknięcie okresu 304 Finanse i Księgowość Zamknięcie okresu 305 Finanse i Księgowość Zamknięcie okresu 306 Finanse i Księgowość Zamknięcie okresu 307 Finanse i Księgowość Zamknięcie okresu 308 Finanse i Księgowość Zamknięcie okresu 309 Finanse i Księgowość Zamknięcie okresu 310 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 311 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 312 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 313 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 314 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 315 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 316 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 317 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 318 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 319 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 320 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 321 Finanse i Księgowość Sprawozdawczość 322 Finanse i Księgowość 323 Finanse i Księgowość 324 Finanse i Księgowość 325 Finanse i Księgowość 326 Finanse i Księgowość 327 Finanse i Księgowość K/DZP-362-1-037/13
Sprawozdawczość Sprawozdawczość Sprawozdawczość Sprawozdawczość Sprawozdawczość Sprawozdawczość Możliwość wielokrotnej aktualizacji BZ na BO Dopuszczenie wstępnego zamknięcia miesiąca Dopuszczenie jednoczesnego prowadzenia wielu okresów rozliczeniowych (dotyczy okresów miesięcznych i rocznych, rok kalendarzowy i akademicki ) System umożliwia rejestrację informacji dotyczących przewidywanych kosztów np. umowy System umożliwia kluczowanie kosztów wg uprzednio zdefiniowanych kluczy oraz ręczne rozkluczowanie kosztów System umożliwia tworzenie bilansu, rachunku wyników w układzie porównawczym, rachunku wyników w układzie kalkulacyjnym, zestawienia zmian w kapitale, rachunku przepływów Tworzenie raportu kosztów wg rodzajów Analiza wykonania budżetu za dany okres bieżąco i/lub narastająco dla danego wydziału z możliwością wyboru klasyfikacji budżetowej w dowolnym układzie Kontrola wykonania budżetu z układzie „klasyfikacja ‐ plan ‐ wykonanie ‐ pozostało" z możliwością uzyskania raportu tylko przekroczeń lub niewykonanych wydatków Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych Zestawienie obrotów i sald kont analitycznych Kartoteka analityczna kontrahenta (z rozszerzoną informacją o danych kontrahenta, np. adres, NIP) Informacja o stanie rozrachunków wraz z podziałem na źródła finansowania Możliwość tworzenia raportów z filtrem na określony przedział czasowy Wspomaganie analizy raportów m.in. przekroczenie planu wydatków, dochodów o x %, dynamika na bazie danych historycznych, możliwość generowania analiz zgodnych z własnymi potrzebami (elastyczność systemu FK) Możliwość stworzenia: RBWS ‐ sprawozdanie roczne dotyczące wydatków strukturalnych, RBN ‐ kwartalne sprawozdanie dotyczące należności, RBZ ‐ kwartalne sprawozdanie dotyczące zobowiązań, RBUN ‐ roczne sprawozdanie uzupełniające dotyczące należności z tytułu papierów wartościowych, RBUZ ‐ roczne sprawozdanie uzupełniające dotyczące zobowiązań Definiowanie sprawozdań finansowych zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości: bilans jednostek organizacyjnych, rachunek zysków i strat wariant kalkulacyjny i porównawczy, przepływy pieniężne Możliwość skojarzenia konta księgowego do pozycji sprawozdań (np. rachunek zysków i strat, bilans, F01 itp.) z poziomu definiowania planu kont ( w tym automatycznego przypisania skojarzeń konta księgowego do pozycji sprawozdania do kont analitycznych z kont syntetycznych) Zestawienia wykonanych przelewów Zapisy wg kont oraz zapisy wg kont bez BO Zapisy wg dokumentów Rozliczanie narzutów kosztów ogólnego zarządu i wydziałowych
Rozliczenie kosztów pośrednich na zlecenia Możliwość budowania wcześniej określonych raportów w dwóch ujęciach sprawozdawczych: roku obrotowego i roku 28
akademickiego 328 Finanse i Księgowość 329 Finanse i Księgowość 330 Finanse i Księgowość 331 Finanse i Księgowość Pozostałe Pozostałe Pozostałe Pozostałe 332 Finanse i Księgowość Pozostałe 333 Finanse i Księgowość Pozostałe 334 Finanse i Księgowość Pozostałe 335 Finanse i Księgowość Pozostałe 336 Controlling 337 Controlling 338 Controlling 339 Controlling Budżetowanie Budżetowanie Budżetowanie 340 Controlling Budżetowanie 341 Controlling Budżetowanie 342 Controlling 343 Controlling 344 Controlling Budżetowanie Budżetowanie Budżetowanie 345 Controlling Budżetowanie 346 Controlling Budżetowanie 347 Controlling Budżetowanie 348 Controlling 349 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 350 Controlling Budżetowanie 351 Controlling Budżetowanie K/DZP-362-1-037/13
System umożliwia obsługę RMK czynnych i biernych Wykonanie interfejsu po stronie systemu ERP w zakresie importu zobowiązań, zrealizowanych płatności studentów wraz z tytułami, oraz tworzenia kontrahentów na podstawie listy studentów. Parowanie zobowiązań studentów z przelewami automatycznie i ręczne Obsługa płatności stypendiów z dekretami Rejestrowanie kosztów osobowych wg rodzajów wykonywanych prac Możliwość księgowania kosztów w podziale na studia stacjonarne i niestacjonarne System umożliwia obsługę procedury budżetowania Globalne i okresowe budżety kosztów, przychodów i wyników dla uczelni wyższej jako całości, jak również dla jej jednostek organizacyjnych i centrów odpowiedzialności ‐ budżety elastyczne, zgodne z zasadami rachunku kosztów zmiennych standardowych, a także produktów uczelni wyższej realizowanych w formie projektów ‐ budżety elastyczne, zgodne z zasadami rachunku kosztów zmiennych standardowych oraz usług edukacyjnych Uczelni w podziale np. na stopień studiów, formę studiów (stacjonarne/niestacjonarne), kierunki, zamiejscowe ośrodki dydaktyczne oraz pozostałe zajęcia dydaktyczne (UTW, kursy, szkolenia) itd.) System umożliwia budżetowanie kosztów w układzie kosztów rodzajowych Uwzględnienie podziału wydatków budżetowych na bieżące i majątkowe Podział kosztów na stałe i zmienne Możliwość deklaracji poziomu kosztów Uwzględnienie źródeł finansowania wydatków budżetowych i zadań Elastyczne definiowanie szablonów budżetów cząstkowych w systemie Możliwość określania % narzutu kosztów pośrednich (od przychodów lub kosztów bezpośrednich) Rozróżnienie wydatków i dochodów w układzie: rodzajowym i zadaniowym (funkcja/zadanie/podzadanie) Możliwość definiowania kluczy do rozliczania kosztów Możliwość rejestrowania dysponentów, w odniesieniu do przyporządkowanych pozycji budżetowych, i do osób odpowiedzialnych za ich wykorzystanie Możliwość rejestrowania różnych źródeł finansowania wydatków Możliwość grupowania kategorii budżetowych (kosztów) według ich rodzaju (np. wydatki bieżące) źródła finansowania z jednoczesnym wyodrębnieniem kategorii wydatków (np. wynagrodzenia) 29
352 Controlling Budżetowanie 353 Controlling Budżetowanie 354 Controlling Budżetowanie 355 Controlling Budżetowanie 356 Controlling Budżetowanie 357 Controlling Budżetowanie 358 Controlling Budżetowanie 359 Controlling Budżetowanie 360 Controlling Budżetowanie 361 Controlling Budżetowanie 362 Controlling Budżetowanie 363 Controlling Budżetowanie 364 Controlling Budżetowanie 365 Controlling Budżetowanie 366 Controlling Budżetowanie 367 Controlling 368 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 369 Controlling Budżetowanie 370 Controlling Budżetowanie 371 Controlling Budżetowanie K/DZP-362-1-037/13
Budowa struktury budżetu według obowiązującej klasyfikacji budżetowej i równolegle według układu zadaniowego Możliwość zmian struktury budżetu w ciągu roku budżetowego ‐ dostosowania struktury budżetu do zachodzących zmian prawnych (m.in. klasyfikacji budżetowej) oraz zmian wewnątrz organizacji Możliwość definiowania okresów ważności elementów struktury budżetu Budżetowanie przychodów i kosztów projektów długoterminowych ‐ budżety elastyczne, zgodne z zasadami rachunku kosztów zmiennych standardowych, w ujęciu wielookresowym i jednookresowym System umożliwia budżetowanie w ujęciu wieloletnim i rozbicie budżetu wg współczynników definiowanych przez użytkownika na poszczególne okresy roczne, kwartalne i miesięczne Możliwość planowania wartości kosztowo ‐ przychodowych w ujęciu okresowym (semestralnym, rocznym ‐ sprawozdawczym, rocznym akademickim) i rocznym Tworzenie budżetu na: rok kalendarzowy, rok akademicki, inny okres System umożliwia zadanie szczegółowości budżetów dla poszczególnych okresów (bardziej szczegółowe budżetowanie najbliższych, zgrubne kolejnych) Możliwość zasilania systemu w dane planowane z arkuszy kalkulacyjnych Możliwość określenia budżetu poprzez: wpisanie danych, na podstawie danych historycznych, zadany algorytm Dystrybucja szablonów budżetów w Systemie (dostęp do szablonów dla osób uprawnionych) System umożliwia budżetowanie na podstawie danych historycznych (dane YTD lub ostatnich 12 miesięcy) System umożliwia przypisanie dowolnych współczynników dla budżetowania na podstawie danych historycznych System pozwala użytkownikowi definiować elastycznie kompozycję obliczanych wskaźników Tworzenie planu ogólnego oraz planów cząstkowych wg: pionów, grup jedn. organizacyjnych, rodzaju działalności, rodzajów działalności i źródeł finansowania, MPK/zleceń, grup MPK/zleceń, znaku z MPK/zlecenia, formy studiów (stacjonarne/niestacjonarne), wydziału Uczelni, stopnia studiów (I, II, III), innych typów studiów (np. międzywydziałowe, studia w j. ang., zamiejscowe ośrodki dydaktyczne, MBA, studia podyplomowe itp.), pozostałych usług edukacyjnych Uczelni (Szkoła letnia, Uniwersytety Trzeciego Wieku, kursy, szkolenia, itp.), zlecenia i grupy zleceń np. działalność badawcza, remonty, konserwacje, produkcja, wg projekty Unii Europejskiej i innych, rodzajowego układu kosztów Tworzenie planu planów cząstkowych dla jedn. organizacyjnych
Tworzenie ogólnego planu Uczelni z poszczególnych planów cząstkowych w różnych układach Opracowanie Planu kosztów rodzajowych ‐ bezpośrednie dla: pionu/komórki organizacyjnej, rodzaju działalności Rejestracja projektów planów finansowych komórek organizacyjnych/MPK/ zleceń System umożliwia wprowadzenie cen mediów na potrzeby 30
372 Controlling Budżetowanie 373 Controlling 374 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 375 Controlling Budżetowanie 376 Controlling Budżetowanie 377 Controlling Budżetowanie 378 Controlling 379 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 380 Controlling Budżetowanie 381 Controlling 382 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 383 Controlling 384 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 385 Controlling Budżetowanie 386 Controlling Budżetowanie 387 Controlling 388 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 389 Controlling 390 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 391 Controlling Budżetowanie 392 Controlling 393 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 394 Controlling Budżetowanie 395 Controlling Budżetowanie 396 Controlling Budżetowanie 397 Controlling 398 Controlling Budżetowanie Budżetowanie K/DZP-362-1-037/13
budżetowania Budżetowanie kosztów mediów wg zadanego klucza oraz kosztów związanych z działalnością wydawniczą Plany rzeczowe Plan przychodów ‐ czesne wg stopień studiów, forma studiów , wydział ‐ w oparciu o studentów z określonym statusem z modułu dziekanatowego Generowanie planowanych sprawozdań finansowych (planowany bilans, Cash flow, rachunek zysków i strat z analizą wskaźnikową Plan wynagrodzeń ‐ fundusz osobowy płac wg NA/NNA, 4 grupy stanowisk wg MNiSW, źródła finansowania, rodzaj działalności Plan wynagrodzeń bezosobowych i honorariów wg NA/NNA, komórek organizacyjnych , źródeł finansowania Planowanie kosztów osobowych innych niż wynagrodzenia System umożliwia budżetowanie kosztów osobowych na podstawie danych historycznych Budżetowanie planu zatrudnienia w etatach w podziale na NA, NNA (administracja, NNA obsługa, NNA inne) Budżetowanie kosztów pracy na podstawie planu zatrudnienia Budżetowanie kosztów wynagradzania na podstawie kalendarzy czasu pracy, dla aktualnych stawek Możliwość tworzenia wariantów projektu budżetu Możliwość zapisywania planu w wielu wariantach (pesymistycznym, optymistycznym, innych definiowanych przez użytkownika) Wersjonowanie i archiwizowanie budżetów, możliwość tworzenia różnych scenariuszy, wariantów budżetów Narzędzie do kopiowania danych planowanych pomiędzy wariantami oraz rzeczywistych do dowolnego wariantu planu Zapamiętywanie kolejnych wersji projektu budżetu Możliwość określenia budżetu poprzez: tworzenie różnych wersji oraz korekt planu Możliwość zmian budżetu z jednoczesną ich rejestracją Wbudowanie mechanizmów kontroli rejestracji zmian budżetu w referencji z wykonaniem System umożliwia blokowanie edycji budżetu cząstkowego po jego akceptacji Wielopoziomowe zatwierdzanie budżetu Po zatwierdzeniu budżety widoczne dla uprawnionych użytkowników z blokadą edycji System umożliwia grupowanie budżetów różnych komórek organizacyjnych wg różnych podziałów, znaków struktury kodu komórka i źródeł finansowania Agregacja budżetów cząstkowych w ramach Uczelni i podmiotów zależnych (możliwość techniczna w przypadku podmiotów zależnych) Budowa projektu budżetu na podstawie zarejestrowanych projektów planów finansowych komórek organizacyjnych/ MPK/zleceń Tworzenie algorytmu konsolidacji budżetu Blokowanie etapów konsolidacji budżetu w przypadku braku akceptacji budżetów cząstkowych 31
399 Controlling Budżetowanie 400 Controlling 401 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 402 Controlling Budżetowanie 403 Controlling 404 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 405 Controlling Budżetowanie 406 Controlling 407 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 408 Controlling 409 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 410 Controlling Budżetowanie 411 Controlling 412 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 413 Controlling 414 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 415 Controlling Budżetowanie 416 Controlling Budżetowanie 417 Controlling Budżetowanie 418 Controlling Budżetowanie 419 Controlling Budżetowanie 420 Controlling Budżetowanie 421 Controlling Budżetowanie K/DZP-362-1-037/13
Powrót do określonych etapów konsolidacji w przypadku korekt któregoś z budżetów cząstkowych wraz z automatyczną aktualizacją budżetów w przypadku zmian oraz wersjonowaniem budżetów Podział budżetu na dysponentów planów cząstkowych Budowa i modyfikacja struktury dekompozycji (od ogółu do szczegółu wg elastycznie definiowanych podziałów (np. okresy, komórki organizacyjne/MPK/zlecenia)) i konsolidacji budżetów przez osoby uprawnione Powiązanie struktury dekompozycji ze strukturą organizacyjną Uczelni i podmiotów zależnych (możliwość techniczna w przypadku podmiotów zależnych) Dostęp do elementów budżetów dla osób uprawnionych Definiowanie rodzaju uprawnień np. czytanie, modyfikacja dla poszczególnych budżetów cząstkowych oraz uprawnień dla dysponentów grup budżetów cząstkowych Możliwość delegowania uprawnień w ramach nadanych uprawnień do delegowania Możliwość zdjęcia blokady przez osoby uprawnione Przypisanie osób odpowiedzialnych za obszary budżetu w różnych konfiguracjach ( w tym przypisanie kilku obszarów budżetu do jednej osoby) Określenie dat krytycznych i kamieni milowych Generowanie przypomnień dotyczących kroków budżetowania w terminach określonych w harmonogramie Blokada edycji dokumentów po przekroczeniu terminów określonych w harmonogramie Możliwość modyfikacji harmonogramu przez osoby uprawnione
Rejestracja planowania wykonania budżetu dla MPK w ujęciu miesięcznym (harmonogram) Możliwość zmian harmonogramu z jednoczesną ich rejestracją Możliwość rozdziału dotacji dydaktycznej wg zadanego kryterium wg pionów/wydziałów i wg np. liczby NA, liczby studentów, ilości godzin dydaktycznych w oparciu o dane modułów KADRY i DZIEKANAT Rozdzielnik dotacji dydaktycznej na: rodzaje działalności, studia ‐ wg rodzajów studiów, wydziałów, stopnia studiów, kierunków przy wykorzystaniu systemu dziekanatowego, pozostałe jednostki dydaktyczne finansowane z dotacji, pozostałe komórki organizacyjne jednostki administracyjne Uczelni wg zadanego ‐ definiowalnego algorytmu Możliwość eksportu do Excela wszystkich raportów/wydruków i danych prezentowanych na ekranie w formie tabel oraz zagregowanych informacji z systemu Rejestr umów (z funkcją wartości umów ‐ uwzględniający m.in. wynajem nieruchomości i zanieczyszczenia środowiska) Uwzględnienie umów wieloletnich w trakcie tworzenia planów oraz kontrola rozliczenia umów wieloletnich zgodnie z przebiegiem Kontrola wykonania budżetu dla jednostek budżetowanych na poziomie sumy w odniesieniu do źródeł finansowania Wielowymiarowa analiza odchyleń budżetowych (np. odchylenie z tytułu zmiany stawki podatku, opłat powiązanych z wynagrodzeniem, stawek płac itp.. ) Porównanie zabudżetowanych pozycji z wykonaniem 32
422 Controlling Budżetowanie 423 Controlling Budżetowanie 424 Controlling Budżetowanie 425 Controlling 426 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 427 Controlling Budżetowanie 428 Controlling Budżetowanie 429 Controlling Budżetowanie 430 Controlling Budżetowanie 431 Controlling Budżetowanie 432 Controlling Budżetowanie 433 Controlling 434 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 435 Controlling 436 Controlling Budżetowanie Budżetowanie 437 Controlling Budżetowanie 438 Controlling Budżetowanie 439 Controlling 440 Controlling Rozliczenie budżetów Rozliczenie budżetów 441 Controlling Rozliczenie budżetów 442 Controlling 443 Controlling Rozliczenie budżetów Rozliczenie budżetów K/DZP-362-1-037/13
historycznym (średniorocznie, odchylenia, odchylenia%) System umożliwia raportowanie pozycji budżetowych wg zadanych poziomów kwot oraz odchyleń pomiędzy budżetem a danymi historycznymi ‐ powyżej zadanego % Ujęcie ex ante kosztów zgodnie z modelem rachunku kosztów zmiennych standardowych i budżetowania elastycznego, w tym w szczególności informacje o kosztach stałych i kosztach zmiennych Analiza Earned Value Management (EVM) na najniższym poziomie kosztów projektu oraz na dowolnym poziomie po zagregowaniu, bazująca na danych z rachunku kosztów zmiennych standardowych Rejestracja w systemie celu budżetowego Powiązanie wszystkich elementów z zadanymi założeniami makro System umożliwia ilościowo ‐ wartościowe budżetowanie sprzedaży System umożliwia budżetowanie sprzedaży na każdym poziomie w podziale na: sprzedaż do jednostek powiązanych/niepowiązanych Plan amortyzacji, w tym z dowolną analityką z uwzględnieniem planu inwestycji i likwidacji Budżetowanie należności ‐ cykle rotacji należności w układzie analogicznym do planu sprzedaży Budżetowanie zobowiązań ‐ cykle rotacji zobowiązań analogicznie do planu zakupów System umożliwia ręczne wprowadzenie planowanych poziomów należności, zobowiązań Automatyczne budżetowanie kosztów finansowania System umożliwia rozbicie kosztów finansowania do planów kosztów finansowych i kosztów inwestycji na podstawie zadanych przez użytkownika kluczy Budżetowanie kosztów dla zadanych inwestycji Inwestycje w podziale na zadania ‐ wartość, termin realizacji, rozkład kosztów i efektów w czasie System umożliwia rozliczenie dotacji w budżecie (planowanie amortyzacji, RMK, przychodów operacyjnych oraz umożliwia zaplanowanie terminu wpływu wynikającego z dotacji) Możliwość techniczna systemu do porównania wszystkich elementów budżetowanych pomiędzy poszczególnymi podmiotami zależnymi oraz do włączenia do budżetu podmiotów zależnych spoza Systemu ‐ integracja za pomocą plików xls Raportowanie wykonania budżetu w układzie plan‐wykonanie‐
historia ‐ odchylenie‐ odchylenie % D546‐dynamika oraz w układzie analogicznym do budżetu dla wszystkich budżetów cząstkowych Raportowanie za konkretny okres (rok kalendarzowy, rok akademicki , dowolny zakres, miesiąc, kwartał, YTD) Rozliczanie umów ‐ wartościowe (ujętych w rejestrze) Możliwość techniczna systemu do wprowadzania korekt dodatkowych w rozliczeniu budżetu np. obciążanie wyników podmiotów zależnych kosztami ujętymi w innym podmiocie zależnym i jednocześnie zmniejszanie kosztów w innym 33
podmiocie zależnym 444 Controlling Rozliczenie budżetów 445 Controlling Rozliczenie budżetów 446 Controlling Rozliczenie budżetów 447 Controlling Rozliczenie budżetów 448 Controlling Rozliczenie budżetów 449 Controlling Rozliczenie budżetów 450 Controlling Rozliczenie budżetów 451 Controlling Rozliczenie budżetów 452 Controlling Rozliczenie budżetów 453 Controlling 454 Controlling 455 Controlling 456 Controlling 457 Controlling 458 Controlling 459 Controlling Rozliczenie budżetów Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie 460 Controlling Raportowanie 461 Controlling Raportowanie 462 Controlling 463 Controlling 464 Controlling Raportowanie Raportowanie Raportowanie 465 Controlling Raportowanie 466 Controlling Raportowanie 467 Controlling 468 Controlling 469 Controlling Raportowanie Raportowanie Raportowanie K/DZP-362-1-037/13
Możliwość bieżącego śledzenia stopnia realizacji budżetu (w tym przekroczeń) przez osoby odpowiedzialne za budżety Możliwość obserwacji odchyleń, wprowadzania komentarzy do powstałych odchyleń, sygnalizowania wystąpienia odchyleń, zwracania się z prośbą o zgodę na wystąpienie odchyleń oraz wyrażenia zgody na wystąpienie odchyleń ‐ (także w trakcie miesiąca) Możliwość tworzenia Karty Podsumowania z wybranymi elementami budżetu, z wykonaniem , odchyleniem, odchyleniem %, dynamiką Raportowanie łączne w ujęciu: wykonanie/budżet/odchylenie/odchylenie % i narastająco ‐ zestawienia porównawcze Automatyczne połączenie wykonania budżetu z analityką konta/obiektami controllingowymi Możliwość wprowadzania komentarzy do pozycji budżetowanych W trakcie roku uzupełnianie wynikami zrealizowanymi ‐ raportowanie budżetu pozostałego do wykonania Możliwość automatycznej kontroli kwot budżetu (blokady systemu przy przekroczeniach) Rozliczanie danych planowanych i rzeczywistych za pomocą narzędzi rozliczeniowych korzystających z dynamicznych/zmiennych kluczy rozliczeniowych Rozliczenie kosztów związanych z działalnością wydawniczą Tworzenie rachunku zysków i strat w różnych przekrojach Bilans Rachunek przepływów pieniężnych Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym Wydruk sprawozdania F‐01/s oraz planu rzeczowo‐finansowego Uczelni Sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo‐finansowego Uczelni Raport kosztów wg rodzaju kosztu, rodzaju działalności, źródło finansowania, komórka organizacyjna/MPK/Zlecenie ‐ z możliwością definiowania sortu i sum Raport udziału grup kosztów rodzajowych w kosztach ogółem Raportowanie kosztów związanych z działalnością wydawniczą Tworzenie wielozadaniowego rachunku kosztów i wyników – ujęcie kompleksowe dla uczelni wyższej w tym m. in.: wieloblokowy i wielostopniowy rachunek kosztów, przychodów i wyników uczelni wyższej Rozliczanie działalności projektowej długoterminowej (obejmującej swym okresem wiele okresów sprawozdawczych) zgodnie do rzeczywistego okresu realizacji projektu Zbilansowana Karta Wyników wraz z wykazem informacji finansowych i niefinansowych do zarządzania uczelnią wyższą Tworzenie cash flow w różnych przekrojach Prognozy przepływów System umożliwia prowadzenie analizy wskaźnikowej 34
470 Controlling Raportowanie 471 Controlling 472 Controlling Raportowanie Raportowanie 473 Controlling Raportowanie 474 Controlling 475 Controlling Raportowanie Raportowanie 476 Controlling 477 Controlling Budowa raportów Budowa raportów 478 Controlling 479 Controlling 480 Controlling Budowa raportów Budowa raportów Budowa raportów 481 Controlling Budowa raportów 482 Controlling Budowa raportów 483 Controlling 484 Controlling Budowa raportów Budowa raportów 485 Controlling 486 Controlling Pulpity managerskie Pulpity managerskie 487 Controlling Pulpity managerskie 488 Controlling Pulpity managerskie 489 Jakość kształcenia 490 Jakość kształcenia Wymagania ogólne 491 Jakość kształcenia Wymagania ogólne 492 Jakość kształcenia Wymagania ogólne 493 Jakość kształcenia 494 Jakość kształcenia Wymagania ogólne Wymagania ogólne K/DZP-362-1-037/13
Raport rentowności netto, sprzedaż per pracownik, dynamiki sprzedaży, inwestycji (wartość , ROI), dostawców (terminowość, zgodność dostaw), magazynowy (rotacja, zaleganie) Analiza rozrachunków wg dowolnego zestawu parametrów Automatyczne generowanie sprawozdań dla GUS (m.in. S‐10 i S‐
11) Możliwość tworzenia zestawień zawierających m.in.: ilość godzin na rok, na studenta, liczba studentów, w jakich grupach jest wykład (wielkość), koszty uczelni, średnie wynagrodzenie (średnie pensum), ilość poszczególnych grup, koszt godziny bezpośredniej i koszt godziny pośredniej, koszt kierunku Raportowanie funduszu osobowego Możliwość przypisania źródła finansowania przy funduszu osobowym Możliwość zdefiniowania dowolnego raportu (typu lista lub tabela przestawna) w oparciu o obiekty zdefiniowane w systemie Graficzny interfejs budowy struktury raportów Dostęp do raportów poprzez WWW Tworzenie przekrojowych zapytań na ekran; grupowanie transakcji wg wybranych kluczy, sortowanie po jednym lub kilku wybranych polach, automatyczne przesyłanie do Excel'a System posiada mechanizmy interfejsu graficznego wspierające bieżącą analizę rejestrowanych transakcji lub ewidencjonowanych obiektów (dostępne przy każdej ich liście): grupowania, wielokrotne grupowania, sortowanie wg dowolnego atrybutu, sortowanie wielopoziomowe, filtrowanie wg różnych atrybutów, podsumowania Możliwość zdefiniowania przez zamawiającego samodzielnie zdarzeń krytycznych w systemie Definiowanie kostek analitycznych System pozwala na eksportowanie widocznych list do formatu: MS Excel, PDF System posiada funkcjonalność pulpitów managerskich konfigurowanych przez użytkowników (w tym konfiguracja wskaźników), do których dostęp jest z poziomu przeglądarki WWW System umożliwia dodawanie komentarzy (również graficznych) do wskaźników przez użytkownika System umożliwia wysyłkę wizualizacji wskaźnika z poziomu pulpitu Opracowanie interfejsów po stronie ZSI do systemu USOS oraz wymagań wobec interfejsów od strony systemu USOS w zakresie Obsługa procesów związanych z realizacją (ustawowych i statutowych) wszystkich form kształcenia, właściwych dla Uczelni Zamawiającego Przygotowanie danych niezbędnych do przekazania do systemu POL‐on w zakresie minimum kadrowego Wsparcie przy sporządzaniu kalkulacji kosztów kształcenia Rozliczenie finansowe z tytułu rekrutacji ‐ dla każdej formy kształcenia 35
495 Jakość kształcenia 496 Jakość kształcenia Sprawy studenckie Sprawy studenckie 497 Jakość kształcenia Sprawy studenckie 498 Jakość kształcenia Sprawy studenckie 499 Jakość kształcenia 500 Jakość kształcenia Sprawy studenckie Sprawy studenckie 501 Jakość kształcenia Sprawy studenckie 502 Jakość kształcenia Sprawy studenckie 503 Jakość kształcenia 504 Jakość kształcenia 505 Jakość kształcenia Sprawy studenckie Sprawy pracownicze Sprawy pracownicze 506 Jakość kształcenia 507 Jakość kształcenia 508 Jakość kształcenia Sprawy pracownicze Sprawy pracownicze Sprawy pracownicze 509 Jakość kształcenia Sprawy pracownicze 510 Jakość kształcenia Sprawy pracownicze 511 Jakość kształcenia Sprawy pracownicze 512 Jakość kształcenia Sprawy pracownicze 513 Jakość kształcenia Sprawy pracownicze 514 Jakość kształcenia Sprawy pracownicze 515 Jakość kształcenia Sprawy pracownicze 516 Jakość kształcenia Sprawy pracownicze 517 Jakość kształcenia 518 Jakość kształcenia Obsługa ewidencji Obsługa ewidencji 519 Jakość kształcenia Obsługa ewidencji 520 Jakość kształcenia Obsługa ewidencji K/DZP-362-1-037/13
Obsługa wniosków studentów i członków ich rodzin o zgłoszenie do NFZ Obsługa finansowa wypłaty stypendiów dla studentów i doktorantów z funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów oraz z innych źródeł finansowania Obsługa finansowa zobowiązań studentów, słuchaczy i doktorantów wg różnych rodzajów opłat (m.in.: czesne, powtarzanie, rekrutacja itp.) i terminów płatności dla wybranych statusów Rozliczenie składek na ubezpieczenie zdrowotne studentów Aktualizacja danych studenta po wpisaniu/skreśleniu na listę/z listy studentów Ewidencja studentów, słuchaczy, doktorantów wg kodów i symboli umożliwiających prawidłowy dekret i korektę dekretu do księgi głównej Wymiana/aktualizacja danych studenta, słuchacza studiów podyplomowych, doktoranta w zakresie danych osobowych i statusu studiowania (ERP « USOS) Obsługa list stypendialnych i plików do banku Wymiana/aktualizacja danych osobowych NA i NNA (ERP « USOS) Weryfikacja niedoborów pensum dydaktycznego Weryfikacja realizacji obciążeń semestralnych pracownika Przypisanie NA rodzaju zajęć, przedmiotów wraz z liczbą godzin z podziałem określonym w zarządzeniu Rektora i innych wewnętrznych uregulowaniach (pensum, godziny ponadwymiarowe, umowy) Tworzenie/modyfikacja arkusza obciążeń pracownika zawierającego listę przedmiotów i zadań przypisanych danemu pracownikowi Obsługa zastępstw nauczycieli powiązana z rozliczaniem obciążeń dydaktycznych Obsługa zmiany stanowiska nauczyciela wraz z wpływem zmiany na rozliczenie jego obciążenia Rozliczanie pensum nauczycieli akademickich ilościowe i wartościowe Rozliczanie godzin przekraczających wymiar pensum i wyliczenie należnych z tego tytułu wynagrodzeń Wykazanie zmian pomiędzy godzinami (ilościowe i wartościowe) planowanymi a zrealizowanymi w jednostce organizacyjnej i indywidualnie dla nauczyciela Rozliczanie zajęć wspólnych (łączonych) dla różnych kierunków i specjalności Definiowanie i tworzenie zestawień z obciążeniami pracowników wg różnych kryterium w dowolnym okresie czasu Dostęp do ewidencji studentów, słuchaczy, doktorantów i pracowników oraz możliwość generowania zestawień analitycznych i zbiorczych Zestawienia zbiorcze zobowiązań studentów ‐ w przekrojach ewidencji i okresach obliczeniowych Zestawienia zbiorcze wpłat studentów ‐ w przekrojach ewidencji i okresach obliczeniowych 36
521 Jakość kształcenia Obsługa ewidencji 522 Kadry i płace 523 Kadry i płace 524 Kadry i płace Struktura organizacyjna Struktura organizacyjna 525 Kadry i płace Struktura organizacyjna 526 Kadry i płace Struktura organizacyjna 527 Kadry i płace Struktura organizacyjna 528 Kadry i płace Struktura organizacyjna 529 Kadry i płace Struktura organizacyjna 530 Kadry i płace Struktura organizacyjna 531 Kadry i płace Struktura organizacyjna 532 Kadry i płace Struktura organizacyjna 533 Kadry i płace 534 Kadry i płace 535 Kadry i płace Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika 536 Kadry i płace 537 Kadry i płace Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika 538 Kadry i płace Kartoteka pracownika 539 Kadry i płace Kartoteka pracownika 540 Kadry i płace Kartoteka pracownika 541 Kadry i płace Kartoteka pracownika 542 Kadry i płace Kartoteka pracownika 543 Kadry i płace Kartoteka pracownika K/DZP-362-1-037/13
Zestawienia studentów zadłużonych ‐ analityczne i zbiorcze wg różnych przekrojów ewidencji Prowadzenie wielopoziomowej struktury organizacyjnej wraz z opcją modyfikowania z uwzględnieniem podległych obiektów z pełną historią Możliwość podziału danej jednostki organizacyjnej na grupy, typy stanowisk Dane jednostki organizacyjnej (status, adres, MPK, data utworzenia, data likwidacji) Przypisanie pracownika do struktury organizacyjnej (jednostka, stanowisko lub/i funkcja) Możliwość ewidencji opisów stanowisk oraz możliwość przypisania do stanowiska czynników szkodliwych lub uciążliwych dla zdrowia (do skierowania na badania lekarskie) Graficzne narzędzia wyświetlania dowolnej struktury organizacyjnej wraz z głównymi informacjami o danej komórce, możliwość dostępu do danych podrzędnych oraz nadrzędnych Możliwość przeglądania struktury organizacyjnej całości organizacji lub wybranych kilku jednostek wg daty Historia jednostek organizacyjnych i zatrudnienia w niej pracowników, a także historia zatrudnienia pracownika w jednostkach Możliwość wysłania maila do wszystkich pracowników/wybranej grupy z możliwością wybrania poszczególnych pracowników Możliwość dodawania pól w kartotece Kartoteka pracownika zawiera: dane personalne w tym nazwisko, nazwisko rodowe, nazwisko używane wcześniej, imiona, płeć, data urodzenia i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki Kartoteka pracownika umożliwia: załączenie zdjęcia pracownika
Kartoteka pracownika zawiera: dane członków rodzin (również płeć dziecka) Kartoteka pracownika zawiera: dane teleadresowe (numer telefonu stacjonarnego, komórkowego, wewnętrzny), dane teleadresowe osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku
Kartoteka pracownika zawiera: adresy zamieszkania, zameldowania, do korespondencji, adres do PIT ‐ wskazanie z ww adresów lub wprowadzenie nowego) Kartoteka pracownika zawiera: PESEL, NIP (dla osób prowadzących działalność) Kartoteka pracownika zawiera: dokumenty tożsamości (rodzaj dokumentu, numer, data wydania, data ważności, organ wydający) Kartoteka pracownika zawiera: informacje niezbędne do prawidłowego wyznaczania zaliczek na podatek dochodowy: kwoty należnych kosztów uzyskania i ulgi podatkowej, prawa autorskie (w przypadku nauczycieli akademickich), urząd skarbowy pracownika Kartoteka pracownika zawiera: dane do prawidłowego wyznaczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne: tytuł ubezpieczenia, informacja o oddziale NFZ, informacje 37
o innych tytułach ubezpieczenia 544 Kadry i płace Kartoteka pracownika 545 Kadry i płace Kartoteka pracownika 546 Kadry i płace Kartoteka pracownika 547 Kadry i płace Kartoteka pracownika 548 Kadry i płace Kartoteka pracownika 549 Kadry i płace Kartoteka pracownika 550 Kadry i płace Kartoteka pracownika 551 Kadry i płace Kartoteka pracownika 552 Kadry i płace Kartoteka pracownika 553 Kadry i płace Kartoteka pracownika 554 Kadry i płace Kartoteka pracownika 555 Kadry i płace Kartoteka pracownika 556 Kadry i płace Kartoteka pracownika 557 Kadry i płace Kartoteka pracownika 558 Kadry i płace Kartoteka pracownika 559 Kadry i płace Kartoteka pracownika 560 Kadry i płace Kartoteka pracownika 561 Kadry i płace Kartoteka pracownika K/DZP-362-1-037/13
Kartoteka pracownika zawiera: informację o orzeczeniu niepełnosprawności dla pracownika data otrzymania, data ważności, organ wydający Kartoteka pracownika zawiera: świadczenia (numer, data przyznania, nazwa Oddziału ZUS w przypadku emerytów lub rencistów) Kartoteka pracownika zawiera: zawód wyuczony, wykonywany, wg GUS, tytuł zawodowy (licencjat, inżynier, magister, magister inżynier), nr i data dyplomu Kartoteka pracownika zawiera: poziom – stopień wykształcenia (I,II,III), wykształcenie (np. średnie, wyższe ‐ inż., mgr), rodzaj wykształcenia (np. ekonomiczne, techniczne), ukończona uczelnia/szkoła, kierunek, data ukończenia, stopień/tytuł naukowy, organ nadający stopień/tytuł, data i numer dyplomu, tryb nadania stopnia/tytułu (krajowy, zagraniczny), dyscyplina naukowa, dziedzina, wydział Kartoteka pracownika zawiera: zaliczenie do minima kadrowego, okres od/do (z zachowaniem historii zmian) Kartoteka pracownika zawiera: pełnione funkcje (okres, czy kierownicze), kadencja, kwota dodatku, projekty, w których uczestniczy dany pracownik Kartoteka pracownika zawiera: podstawowe, niepodstawowe, dodatkowe, główne miejsce pracy, data od‐do (kontrola 14 dni od zatrudnienia na poinformowanie Ministerstwa) Kartoteka pracownika zawiera: zgoda na dodatkowe zatrudnienie poza UEW (okres, gdzie, stanowisko, data zgody, wymiar zatrudnienia) Kartoteka pracownika zawiera: możliwość oznaczenia czy pracownik złożył oświadczenie lustracyjne Kartoteka pracownika zawiera: historia zatrudnienia u poprzednich pracodawców z informacją o okresach zaliczanych lub zmniejszających różne tyt. stażu (np. ogółem, zakład, urlop) Kartoteka pracownika zawiera: status ‐ zatrudniony, zawieszony (urlop bezpłatny, wychowawczy), w okresie wypowiedzenia, zwolniony, zwolniony‐emeryt (do ZFŚS) Kartoteka pracownika zawiera: numery rachunków bankowych pracownika (również w innych walutach) Kartoteka pracownika zawiera: procentowy, kwotowy lub wg wynagrodzenia zasadniczego, premii lub wypłat dodatkowych podział wynagrodzenia na rachunki bankowe lub do wypłaty w kasie Kartoteka pracownika zawiera: uprawnienia, data otrzymania, data ważności, organ wydający, numer uprawnienia, badania lekarskie, szkolenia BHP (data wykonania, data obowiązywania)
Kartoteka pracownika zawiera: rejestr przeszeregowań pracownika w zakładzie: data, stanowisko, stawka zaszeregowania, miejsce pracy Kartoteka pracownika zawiera: dodatki specjalne ‐ rodzaj dodatku specjalnego, data za jaki okres przyznany, z jakiego funduszu płatny Kartoteka pracownika zawiera: rejestr znajomości języków z informacją o poziomie zaawansowania Kartoteka pracownika zawiera: rejestr przydzielonej odzieży i wyposażenia, data przydzielenia, okres użycia, rozmiar odzieży 38
na podstawie tabeli przydziału 562 Kadry i płace 563 Kadry i płace 564 Kadry i płace 565 Kadry i płace 566 Kadry i płace 567 Kadry i płace 568 Kadry i płace 569 Kadry i płace 570 Kadry i płace 571 Kadry i płace 572 Kadry i płace 573 Kadry i płace 574 Kadry i płace 575 Kadry i płace 576 Kadry i płace 577 Kadry i płace 578 Kadry i płace 579 Kadry i płace 580 Kadry i płace 581 Kadry i płace 582 Kadry i płace 583 Kadry i płace 584 Kadry i płace K/DZP-362-1-037/13
Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika zawiera: informacje o bezpośrednim przełożonym na podstawie struktury organizacyjnej Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika umożliwia ewidencję udzielonych upoważnień/pełnomocnictw Kartoteka pracownika Kartoteka zawiera: informacje o systemie czasu pracy, kategorię zaszeregowania Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika zawiera: numer karty RCP Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika zawiera: otrzymane świadczenia z ZFŚS Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika zawiera informację czy pracownik ma powierzoną odpowiedzialność materialną Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika zawiera: liczbę godzin w etacie, wysokość pensum dydaktycznego nauczyciela Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika zawiera: organizacje, do których należy pracownik Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika zawiera: informacje o dorobku naukowym Kartoteka pracownika Kartoteka pracownika zawiera: informację o zagranicznych wyjazdach naukowych Kartoteka pracownika Prowadzenie słowników: badań, uprawnień Kartoteka pracownika Prowadzenie słowników: urzędów skarbowych (powiązanie z adresem do PIT pracownika), banków, ZUS, NFZ Kartoteka pracownika Prowadzenie słowników: grup stanowisk/pracowników, stanowisk, klasyfikacja zawodów i specjalności, wykształcenia oraz rodzaju wykształcenia, stopni naukowych, uczelni oraz kierunków Kartoteka pracownika Prowadzenie słowników: tryby i powody rozwiązań umów ‐ art. i par. zgodnie z KP, Ustawą o szkolnictwie wyższym, Ustawą o stopniach naukowych i tytule naukowym, Karta nauczyciela, Ustawą o pracy na statkach Kartoteka pracownika Prowadzenie słowników: miejscowości z kodami pocztowymi, kraje, obywatelstwa, narodowość Kartoteka pracownika Prowadzenie słowników: pełnionych funkcji Kartoteka pracownika Prowadzenie słowników: dziedzin, dyscyplin, tryb nadawania stopnia naukowego Kartoteka pracownika Prowadzenie słowników: kody umów o pracę, kody zwieszeń umów o pracę Kartoteka pracownika Integracja Systemu z systemu ocen okresowych SpaceOne w zakresie przekazywania danych co najmniej: ocena ‐ pozytywna/negatywna, data oceny, okres za który była dokonana ocena, data następnej oceny, informacji o dorobku naukowym Zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków Możliwość generowania wniosków o zatrudnienie, zmianę zatrudnienia warunków umowy Zatrudnienie, zmiana warunków Ewidencja i wsparcie tworzeniu umów cywilno‐prawnych (tzw. zatrudnienia dydaktycznych) Zatrudnienie, zmiana warunków Generowanie dokumentów: skierowanie na badania (również zatrudnienia na podstawie wniosku o zatrudnienie), zaświadczenia, umowy, akty mianowania, wypowiedzenia zmieniające, aneksy, informacja o ogólnych warunkach zatrudnienia (art. 29 KP), oświadczenie o podstawowym/ dodatkowym miejscu pracy lub prowadzonej działalności, informacja o zatrudnieniu w 39
dodatkowym miejscu pracy, deklaracja odpowiedzialności materialnej, karta obiegowa, inne dokumenty tworzone na podstawie zdefiniowanych szablonów (możliwość edycji szablonów) 585 Kadry i płace 586 Kadry i płace 587 Kadry i płace 588 Kadry i płace 589 Kadry i płace 590 Kadry i płace 591 Kadry i płace 592 Kadry i płace 593 Kadry i płace 594 Kadry i płace 595 Kadry i płace 596 Kadry i płace 597 Kadry i płace 598 Kadry i płace 599 Kadry i płace 600 Kadry i płace 601 Kadry i płace 602 Kadry i płace 603 Kadry i płace K/DZP-362-1-037/13
Zatrudnienie, zmiana warunków System umożliwia zatrudnienie pracownika na podstawie: zatrudnienia Umowa na czas nieokreślony, Umowa na czas określony, Umowa na okres próbny, Umowa na zastępstwo (możliwość wskazania osoby zastępowanej), Akt Mianowania Zatrudnienie, zmiana warunków Możliwość zatrudnienia wg różnych rodzajów w tym samym zatrudnienia okresie np. umowa o pracę i um. zlecenie Zatrudnienie, zmiana warunków Przyjęcie pracownika odbywa się za pomocą kreatora ‐ zatrudnienia prowadzenie użytkownika przez poszczególne funkcje Zatrudnienie, zmiana warunków Weryfikacja poprawności PESEL, NIP, nr konta bankowego, zatrudnienia formatu adresu email przy wprowadzaniu nowego pracownika/modyfikacji Zatrudnienie, zmiana warunków Możliwość wprowadzenia kategorii zaszeregowania, stawki zatrudnienia godzinowej lub miesięcznej, kontrola widełek wg kategorii zaszeregowania Zatrudnienie, zmiana warunków System umożliwia zatrudnienie pracownika na etacie w zatrudnienia jednostce organizacyjnej oraz projekcie (projekty powiązane z modułem finansowym) Zatrudnienie, zmiana warunków Przy zatrudnieniu pracownika weryfikacja czy dana osoba nie zatrudnienia była wcześniej zatrudniona ‐ nie miała założonej kartoteki Zatrudnienie, zmiana warunków Możliwość przypisania MPK do pracownika (na podstawie zatrudnienia jednostki organizacyjnej), w tym możliwość przypisania kilku MPK do pracownika wraz z podziałem wynagrodzenia Zatrudnienie, zmiana warunków W przypadku zatrudnienia cudzoziemca ewidencja zatrudnienia dodatkowych informacji: kraj pochodzenia, numer paszportu, karta stałego pobytu Zatrudnienie, zmiana warunków Naliczanie staży po wprowadzeniu świadectw pracy z zatrudnienia poprzednich miejsc zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków System umożliwia przypisanie urlopów, zwolnień lekarskich zatrudnienia opieki na dzieckiem wykorzystanego u poprzednich pracodawców z bieżącego roku Zatrudnienie, zmiana warunków System umożliwia przypisanie podstawy ubezpieczenia zatrudnienia społecznego u pracodawców z bieżącego roku Zatrudnienie, zmiana warunków System umożliwia przypisane niezbędnych szkoleń do zatrudnienia stanowiska wraz z okresami, w których powinny się odbyć Zatrudnienie, zmiana warunków System umożliwia zaewidencjonowanie danych o zatrudnienia odpowiedzialności materialnej pracownika Zatrudnienie, zmiana warunków Kontrola czasowa i ilościowa umów terminowych zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków System przypomina o kończących się terminach umów o pracę, zatrudnienia badań lekarskich, kursów, uprawnień, szkoleń BHP, oraz innych absencjach (przełożonym oraz pracownikom działu kadr) Zatrudnienie, zmiana warunków Funkcja przeszeregowania indywidualna i grupowa zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków System kontroluje KUP, ulgę podatkową, składniki powtarzalne zatrudnienia oraz proporcjonalnie oblicza stawkę zaszeregowania, premie w przypadku aneksu w trakcie miesiąca Zatrudnienie, zmiana warunków Obsługa regulacji płac ‐ możliwość wskazania założeń wzrostu zatrudnienia wynagrodzeń pracowników, automatyczne generowanie aneksów na podstawie wybranego wariantu 40
604 Kadry i płace 605 Kadry i płace 606 Kadry i płace 607 Kadry i płace 608 Kadry i płace 609 Kadry i płace 610 Kadry i płace 611 Kadry i płace 612 Kadry i płace 613 Kadry i płace 614 Kadry i płace 615 Kadry i płace 616 Kadry i płace 617 Kadry i płace 618 Kadry i płace 619 Kadry i płace 620 Kadry i płace 621 Kadry i płace 622 Kadry i płace 623 Kadry i płace 624 Kadry i płace 625 Kadry i płace 626 Kadry i płace 627 Kadry i płace K/DZP-362-1-037/13
Zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia Obsługa systemowa zmiany/ powierzenia funkcji i rotacji ‐ kontrola zatrudnienia na stanowisku asystenta, adiunkta Systemowa kontrola wygaśnięcia mianowania wg daty urodzenia Generowanie do ZUS zbiorcze oraz indywidualne, dokumentów zgłoszeniowych i wyrejestrowujących ‐ eksport danych do programu Płatnik Interfejs do systemu POL‐on po stronie systemu ERP (dla nauczycieli akademickich) W przypadku kolejnego zatrudnienia w uczelni tego samego pracownika weryfikacja danych z istniejącej kartoteki lub wprowadzenie nowej umowy (bez konieczności ponownego wpisywania) Możliwość wysłania powiadomień w przypadku zatrudnienia nowego pracownika, przeszeregowania System umożliwia generowanie protokołu przekazania wyposażenia, odzieży Możliwość przyporządkowania zakresu czynności Zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia Zatrudnienie, zmiana warunków Dostęp dla pracowników za pomocą przeglądarki WWW do zatrudnienia danych przechowywanych w systemie kadrowym (obsługa wniosków urlopowych, pasków wynagrodzeń, RMUA, danych osobowych) Rozwiązanie stosunku pracy Rozwiązanie stosunku pracy Generowanie z systemu wypowiedzenia umów o pracę, rozwiązania umów o pracę bez wypowiedzenia, porozumienia stron, a także wniosku o rozwiązanie umowy z pracownikiem Rozwiązanie stosunku pracy Rejestrowanie powodu i trybu rozwiązania umowy o pracę Rozwiązanie stosunku pracy Naliczanie okresu wypowiedzenia Rozwiązanie stosunku pracy Możliwość wystawienia terminu wypowiedzenia "Z chwilą doręczenia" Rozwiązanie stosunku pracy Generowanie świadectwa pracy Rozwiązanie stosunku pracy Generowanie karty obiegowej z uwzględnieniem rzeczy przypisanych do pracownika i komórek za nie odpowiedzialnych
Rozwiązanie stosunku pracy Wyrejestrowywanie pracownika i członków rodziny z ZUS ‐ generowanie danych do Płatnika Rozwiązanie stosunku pracy Szablony wypowiedzenia, świadectwa pracy, karty obiegowej ‐ możliwość modyfikacji i tworzenia nowych szablonów Rozwiązanie stosunku pracy System oblicza ekwiwalent za niewykorzystany urlop również z lat poprzednich Rozwiązanie stosunku pracy Możliwość modyfikacji danych identyfikacyjnych pracownika lub osoby zwolnionej wraz z historią zmian Szkolenia, badania okresowe Szkolenia, badania okresowe System umożliwia ewidencjonowanie badań (wstępne, okresowe, kontrolne, psychologiczne, sanitarno‐
epidemiologiczne) wraz z ewidencją przeciwskazań lub braku zgody, szkoleń, uprawnień (pedagogiczne, wysokościowe, elektryczne) Szkolenia, badania okresowe System monitoruje terminy szkoleń obowiązkowych, uprawnień, kursów oraz badań lekarskich oraz wysyła/udostępnia informacje (przełożonym oraz pracownikom działu kadr) Szkolenia, badania okresowe Generowanie skierowania na badania (dane pracownika, stanowisko, związane ze stanowiskiem zagrożenia) 41
628 Kadry i płace Szkolenia, badania okresowe 629 Kadry i płace Szkolenia, badania okresowe 630 Kadry i płace Szkolenia, badania okresowe 631 Kadry i płace Szkolenia, badania okresowe 632 Kadry i płace 633 Kadry i płace Nagrody i kary Nagrody i kary 634 Kadry i płace Nagrody i kary 635 Kadry i płace Nagrody i kary 636 Kadry i płace 637 Kadry i płace Nagrody i kary Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy 638 Kadry i płace 639 Kadry i płace Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy 640 Kadry i płace Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy 641 Kadry i płace Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy 642 Kadry i płace 643 Kadry i płace 644 Kadry i płace 645 Kadry i płace 646 Kadry i płace 647 Kadry i płace 648 Kadry i płace 649 Kadry i płace 650 Kadry i płace K/DZP-362-1-037/13
Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy System umożliwia ewidencjonowanie szkoleń (powiązanie z modułem zamówień publicznych) zaplanowanych lub odbytych przez pracownika wraz z nazwą szkolenia, terminem oraz uzyskanymi uprawnieniami certyfikatami Powiadomienia o zdarzeniach związanych ze szkoleniami np. termin szkolenia System umożliwia ewidencjonowanie umów o dofinansowanie studiów podyplomowych, szkoleń, kursów językowych Umowa zawiera: dane pracownika, dane instytucji, koszt, warunki spłaty, termin obowiązywania, przysługujące uprawnienia (urlop płatny, bezpłatny) System umożliwia ewidencję kar oraz nagród, orderów, odznaczeń Kartoteka nagród/kar zawiera: dane pracownika, datę przyznania, obowiązywania, przyczynę, rodzaj, wysokość (w przypadku finansowych) System kontroluje roczny/trzyletni okres czasu, po którym niezbędne jest usunięcie kary z kartoteki Prowadzenie słowników rodzajów nagród oraz kar System umożliwia tworzenie harmonogramów czasu pracy dla pracowników oraz grafików czasu pracy dla pracowników przez kierowników jednostek Przy tworzeniu grafiku czasu pracy system wskazuje nominalną liczbę godzin w miesiącu, czas przekroczenia/niedoboru godzin z poprzednich miesięcy okresu, czas pracy na koniec okresu rozliczeniowego z uwzględnieniem miesiąca planowanego System umożliwia wyznaczenie do jakiej daty mają zostać stworzone grafiki (np. do 27‐go dnia m‐ca, powinien zostać zaplanowany grafik na kolejny miesiąc) System umożliwia definiowanie powiadomień w przypadku niezaplanowania grafiku w wyznaczonym terminie System weryfikuje zgodność z prawem grafików ‐ przekroczenie dobowe, średniotygodniowe czasu pracy, odpoczynek dobowy i tygodniowy (system wskazuje, w których miejscach popełniono błąd) Możliwość wydruku grafiku w czytelnej formie zarówno dla pracownika oraz grupy pracowników Możliwość wydruku list obecności na podstawie grafiku/ harmonogramu dla jednostki, wybranych pracowników System umożliwia rejestrację czasu pracy na podstawie RCP, na podstawie czasu pracy z list obecności, z plików Excel System umożliwia planowanie i ewidencję czasu pracy w jednostkach (np. poprzez www) System umożliwia rejestrację wyjść godzinowych oraz ich zatwierdzanie System umożliwia składanie wniosku o nadgodziny (wraz z akceptacją przełożonego) System umożliwia kontrolę liczby nadgodzin i rozróżnianie rodzaju nadgodzin (50/100/dni wolne/święta/niedziele, dzień powstania nadgodzin) System umożliwia rozliczanie wypracowanych nadgodzin do odbioru, do wypłaty 42
651 Kadry i płace 653 Kadry i płace 654 Kadry i płace Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy Urlopy, nieobecności Urlopy, nieobecności 655 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 656 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 657 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 658 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 659 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 660 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 661 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 662 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 663 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 664 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 665 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 666 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 667 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 652 Kadry i płace K/DZP-362-1-037/13
System umożliwia generowanie bilansu czasu pracy ‐ różnica pomiędzy planowanym a rzeczywistym czasem pracy Generowanie i drukowanie rocznej i miesięcznej karty czasu pracy System obsługuje obieg wniosków urlopowych (tworzenie, zatwierdzanie, rozliczanie) System umożliwia ewidencję obowiązujących urlopów i absencji m.in.: wypoczynkowy, na żądanie, naukowy, dodatkowy urlop macierzyński, ojcowski, wychowawczy, bezpłatny, zdrowotny, absencji usprawiedliwionej: płatna ‐ oddanie krwi, niepłatna ‐ wezwanie do sądu, brak przyznania decyzji o świadczeniu rehabilitacyjnym (po upłynięciu okresu 182dni), informacja o zwolnieniu lekarskim (brak wpływu dokumentu), spóźnienia Możliwość definiowania nowych typów absencji oraz liczby dni absencji dla danego rodzaju absencji Możliwość wprowadzenia dodatkowych danych o absencji: np. dla absencji chorobowej liczba dni pobytu w szpitalu, liczba dni opóźnienia w dostarczeniu druku ZLA, wprowadzanie kodu niezdolności (ciąża, wypadek przy pracy lub w drodze do i z pracy itp.); dla opieki – informacja o dostarczeniu wniosku do uzyskania zasiłku opiekuńczego System posiada mechanizmy pozwalające na powiadomienie o przekroczeniu liczby dni danej absencji (np. powiadomienie o konieczności skierowania na badania kontrolne po 30 dniach zwolnienia lekarskiego) Kontrola liczby dni zwolnień lekarskich w danym roku oraz automatyczny podział absencji wynagrodzenie chorobowe, zasiłki, z uwzględnieniem zwolnień rozliczonych u poprzedniego pracodawcy (weryfikacja z datą urodzenia 50+) System pozwala na ewidencję planów urlopowych wypoczynkowych, szkoleniowych i innych absencji na podstawie wymiarów urlopów (w tym również podwyższony wymiar os. niepełnosprawnej) Możliwość weryfikacji planów z wnioskami urlopowymi, faktycznym wykorzystaniem System wylicza wymiar urlopu na podstawie danych z kartoteki pracownika zarówno dla pracowników pełnoetatowych, niepełnoetatowych, z niepełnosprawnością, dla pracowników nowozatrudnionych, aktualizacja limitów urlopowych na początku roku kalendarzowego i obliczanie urlopu zaległego, rejestrowanie historii zmian limitów urlopowych, do których pracownik był uprawniony System na podstawie wprowadzonych nieobecności zmniejsza stan danego urlopu System weryfikuje przekroczenie ilości dni przy rejestracji absencji m. in. urlop macierzyński, opieka nad dzieckiem, opieka nad dorosłym członkiem rodziny System umożliwia wykorzystanie przez pracownika 2 dni urlopu dla osób mających dzieci do 14 roku życia, tylko w przypadku oznaczenia dostarczenia oświadczenia Możliwość przydzielenia pracownikowi 2/3 dni na poszukiwanie pracy ‐ weryfikacja wypowiedzenie wręczone przez pracodawcę
System umożliwia z poziomu kierownika jednostki na ewidencję nieobecności niepłatnej np. informacja o zwolnieniu lekarskim (brak wpływu dokumentu) oraz zmianę tej nieobecności z 43
poziomu kadr po faktycznym otrzymaniu zwolnienia 668 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 669 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 670 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 671 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 672 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 673 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 674 Kadry i płace 675 Kadry i płace Urlopy, nieobecności Urlopy, nieobecności 676 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 677 Kadry i płace 678 Kadry i płace Urlopy, nieobecności Urlopy, nieobecności 679 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 680 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 681 Kadry i płace Urlopy, nieobecności 682 Kadry i płace 683 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń 684 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 685 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 686 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 687 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 688 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 689 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń K/DZP-362-1-037/13
System umożliwia oznaczenia absencji planowanej (np. zwolnienie przy ciąży) System umożliwia elektroniczną ewidencję wniosków urlopowych wraz z akceptacją przełożonego. Ponadto kierownik jednostki może ze swojego konta wypełnić wniosek w imieniu pracownika wraz z wydrukiem takiego wniosku do podpisu przez pracownika System umożliwia wskazanie osoby zastępującej oraz osoby, której zostaną przekazane na czas urlopu uprawnienia System umożliwia akceptację wniosku o urlop przez przełożonego wraz z akceptacją przeniesienia uprawnień lub zmianę osoby, której zostaną przekazane uprawnienia System umożliwia graficzne wyświetlenie rocznego kalendarza pracownika z zaznaczonymi wszystkimi rodzajami nieobecności System pomniejsza wymiar urlopu w przypadku urlopu bezpłatnego, wychowawczego, zdrowotnego Możliwość obliczania rezerw urlopowych W przypadku obliczania ekwiwalentu za urlop, stawki urlopowej, chorobowego system umożliwia podgląd jakie składowe zostały uwzględnione w rozbiciu na poszczególne miesiące Możliwość podglądu z poziomu kartoteki urlopowej za ile dni wypłacono ekwiwalent Kontrola zmiany wymiaru urlopu Możliwość uzyskania informacji o urlopie na dany dzień z podziałem na urlop zaległy i urlop za rok bieżący Możliwość definiowania nowych rodzajów absencji przez administratora modułu Możliwość definiowania składników, które wchodzą do podstawy absencji chorobowych według zasad określonych przez administratora modułu Możliwość definiowania składników, które wchodzą do podstawy absencji urlopowych według zasad określonych przez administratora modułu Możliwość ewidencji kategorii zaszeregowania wraz z wysokością wynagrodzeń Możliwość ewidencji wynagrodzeń wg grup stanowisk wg MNiSW Definiowanie różnych rodzajów list płac, możliwość tworzenie nowych szablonów list Definiowanie algorytmów naliczania wynagrodzeń przez użytkowników i administratora Możliwość obsługi składników dla listy płac, wprowadzenia nowego składnika, modyfikacji, usunięcia (pojedynczo i grupowo). W tym techniczna możliwość importu danych o składnikach wynagrodzenia z plików xls np. premia Możliwość generowania dodatkowych list płac w trakcie miesiąca Obsługa wielokrotnego naliczania płac dla wybranego pracownika lub całej listy płac 44
690 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 691 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 692 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 693 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 694 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 695 Kadry i płace 696 Kadry i płace 697 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń 698 Kadry i płace 699 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń 700 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 701 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 702 Kadry i płace 703 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń 704 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 705 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 706 Kadry i płace 707 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń 708 Kadry i płace 709 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń 710 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń 711 Kadry i płace 712 Kadry i płace 713 Kadry i płace 714 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń 715 Kadry i płace 716 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń Obliczanie wynagrodzeń 717 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń K/DZP-362-1-037/13
Rejestracja podwyższonego progu podatkowego przed jego osiągnięciem lub rozliczaniem zaliczki z współmałżonkiem Możliwość definiowania wniosków o przyznanie/ obniżenie premii (motywacyjnej, uznaniowej, fundusz nagród) System umożliwia weryfikację uprawnień pracownika oraz wysokości premii w zależności od rodzaju premii/ nagrody System umożliwia obsługę różnych rodzajów dopłat (premia regulaminowa, uznaniowa, zadaniowa, fundusz nagród 1% i 2%, stypendia) System umożliwia definiowanie warunków przyznania danej premii, dodatków w zależności od stanowiska Możliwość przyznawania pracownikowi premii w kwocie netto Możliwość definiowania nowych premii, nagród, dodatków Obsługa dodatków (specjalny, funkcyjny, szkodliwy, za rekrutację, za promotora, projektowe, ekwiwalent za pranie, ryczałt samochodowy, stażowego (wysługa lat ‐ automatycznie na podstawie stażu, możliwość wygenerowania pisma dot. wysługi lat)) Wyliczenie dodatków na podstawie przepracowanych godzin System uwzględnia progi podatkowe przy naliczaniu wynagrodzeń Obliczanie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, FP i FGŚP, fundusz emerytur pomostowych z uwzględnieniem zwolnień (np. po 55 roku życia) Obliczanie wynagrodzenia urlopowego, chorobowego oraz zasiłków Opodatkowanie i oskładkowanie zaliczek Obsługa praw autorskich (płaca zasadnicza, godziny ponadwymiarowe) ‐ kontrola limitów Wyliczenie wynagrodzeń z uwzględnieniem praw autorskich oraz godzin ponadwymiarowych Ewidencja i rozliczanie świadczeń rzeczowych (uwzględniane do opodatkowania i/lub oskładkowania ) Możliwość obliczania list z przyznanymi świadczeniami z ZFŚS Obsługa potrąceń np. komorniczych, alimentacyjnych, ZZ, PKZP i innych Rejestracja dodatkowych opłat towarzyszących potrąceniom Priorytetowanie i ustalanie proporcji kwoty dopuszczalnej potrącenia wg rodzaju zajęcia Możliwość ewidencji tytułu egzekucji, kwoty, instytucja/komornik, nr konta bankowego do przelewu Ewidencja potrąceń kwotowych lub procentowych Obsługa osób uprawnionych po śmierci pracownika Kontrola wynagrodzenia minimalnego Wyliczanie ekwiwalentu za urlop (dla nauczycieli akademickich z godzin ponadwymiarowych); nagród jubileuszowych (weryfikacja nabycia uprawnień); dodatkowego wynagrodzenia rocznego (weryfikacja nabycia uprawnień); odpraw emerytalna, pośmiertna, odszkodowanie za likwidację stanowiska pracy Obsługa korekt list płac Kontrola z wszystkich form zatrudnienia przekroczenia 30‐
krotności podstawy wymiaru składek Możliwość rozliczenia zwrotu składek ZUS z lat poprzednich i z roku bieżącego 45
718 Kadry i płace 719 Kadry i płace 720 Kadry i płace 721 Kadry i płace 722 Kadry i płace 723 Kadry i płace 724 Kadry i płace 725 Kadry i płace 726 Kadry i płace 727 Kadry i płace 728 Kadry i płace 729 Kadry i płace 730 Kadry i płace 731 Kadry i płace Obliczanie wynagrodzeń Generowanie, drukowanie list płac: zbiorcze/ dla zadanej grupy pracowników Obliczanie wynagrodzeń Pasek wynagrodzenia pokrywa zakresem RMUA (zawiera rozliczenie czasu pracy, dochód narastający od początku roku, składniki również potrącenia, saldo urlopu) Obliczanie wynagrodzeń Eksport do programu Płatnik deklaracji rozliczeniowych i raportów, w tym również korekt Obliczanie wynagrodzeń Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wg różnych kryteriów Obliczanie wynagrodzeń Możliwość generowania przelewów na rachunki pracowników, dyspozycji do wypłaty w kasie (również obsługa płatności z wynagrodzeń za projekty) Obliczanie wynagrodzeń Możliwość generowanie przelewów do komorników Obliczanie wynagrodzeń Generowanie przelewów zbiorczych potrąceń na rachunki (związki zawodowe, ubezpieczenie) Obliczanie wynagrodzeń Możliwość rozliczania PIT dla pracownika Obliczanie wynagrodzeń Eksport PK do modułu księgowego Obliczanie wynagrodzeń Możliwość definiowania zasad księgowania wynagrodzeń (przypisanie kosztów do miejsc ich powstawania, na podstawie danych zarejestrowanych w systemie z uwzględnieniem: jednostki organizacyjnej, stanowiska, składnika płacowego, rodzaju zatrudnienia) Obsługa funduszu bezosobowego Obsługa funduszu bezosobowego Kartoteka Zleceniobiorcy jest analogiczna do kartoteki pracownika z możliwością zdefiniowania wymaganych pól Obsługa funduszu bezosobowego Kontrola podlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym
733 Kadry i płace Obsługa funduszu bezosobowego Możliwość generowania i ewidencji umów dla pracowników własnych i obcych (powiązanie z zamówieniami publicznymi) Obsługa funduszu bezosobowego Możliwość rozróżniania wprowadzanych umów: okresowe, incydentalne; z pracownikiem własnym/obcym, umowy ryczałtowe Obsługa funduszu bezosobowego Kontrola realizacji umów 734 Kadry i płace Obsługa funduszu bezosobowego Możliwość powiązania umów z projektami 735 Kadry i płace Obsługa funduszu bezosobowego Kontrola wysokości kosztów uzyskania przychodu 736 Kadry i płace Obsługa funduszu bezosobowego Możliwość generowania rachunków do umów zleceń 737 Kadry i płace Obsługa funduszu bezosobowego Obliczanie wynagrodzenia z uwzględnieniem ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (uwzględnienie dochodów z pozostałych umów o pracę i cywilnoprawnych) Obsługa funduszu bezosobowego System umożliwia powiadamianie w przypadku upływu terminu umowy Obsługa funduszu bezosobowego Obsługa wynagrodzenia wraz z potrąceniami w tym zajęcia komornicze Obsługa funduszu bezosobowego Możliwość ewidencji tytułu egzekucji, kwoty, komornika, nr konta bankowego komornika Obsługa funduszu bezosobowego Obliczanie zasiłku chorobowego dla osób zatrudnionych na umowę zlecenie Obsługa funduszu bezosobowego Eksport zgłoszeń i wyrejestrowań, dokumentów rozliczeniowych do ZUS do programu Płatnik 732 Kadry i płace 738 Kadry i płace 739 Kadry i płace 740 Kadry i płace 741 Kadry i płace 742 Kadry i płace K/DZP-362-1-037/13
46
743 Kadry i płace 744 Kadry i płace 745 Kadry i płace 746 Kadry i płace 747 Kadry i płace 748 Kadry i płace 749 Kadry i płace 750 Kadry i płace 751 Kadry i płace 752 Kadry i płace 753 Kadry i płace 754 Kadry i płace 755 Kadry i płace 756 Kadry i płace 757 Kadry i płace 758 Kadry i płace 759 Kadry i płace 760 Kadry i płace 761 Kadry i płace 762 Kadry i płace 763 Kadry i płace 764 Kadry i płace 765 Kadry i płace 766 Kadry i płace 767 Kadry i płace 768 Kadry i płace 769 Kadry i płace 770 Kadry i płace 771 Kadry i płace 772 Kadry i płace 773 Kadry i płace 774 Kadry i płace K/DZP-362-1-037/13
Obsługa funduszu bezosobowego Dochody z umów zleceń/o dzieło uwzględniane w PIT i kartotece wynagrodzeń pracownika Obsługa funduszu bezosobowego System umożliwia ewidencję i rozliczenie umów, na których powinien być naliczony zryczałtowany podatek dochodowy oraz podatek od cudzoziemców 20% Obsługa funduszu bezosobowego Możliwość wyliczenia odpisu na rezerwy aktuarialne (odprawy emerytalne i nagrody jubileuszowe) Obsługa funduszu bezosobowego Możliwość wyeksportowania danych potrzebnych do sporządzenia odpisów na rezerwy aktuarialne do np. Excel i wydruku ZFŚŚ ZFŚŚ Plan ZFŚS ZFŚŚ Ewidencja grup świadczeń socjalnych i ich budżet na rok ZFŚŚ Możliwość definiowania nowych grup i tytułów świadczeń socjalnych ZFŚŚ Ewidencja świadczeń otrzymanych przez pracownika wg tytułów w obrębie grup świadczeń socjalnych (zapomogi, świadczenia rzeczowe, pożyczki, dofinansowania) ZFŚŚ Weryfikacja uprawnień i warunków przyznania świadczeń ZFŚŚ Rozliczanie i obsługa wypłat pracowniczych z ZFŚS zgodnie z przepisami podatkowymi ZFŚŚ Naliczanie list wypłat ZFŚŚ Rozliczenie listy z FS z PK ZFŚŚ Możliwość ewidencji oraz wygenerowania umowy pożyczki wraz z przypisaniem żyrantów (pracownicy UEW) ZFŚŚ Kontrola okresu pożyczki z okresem zatrudnienia żyranta ZFŚŚ Możliwość określenia harmonogramu spłat (spłaty rat pożyczek automatycznie poprzez listy płac) ZFŚŚ Możliwość ewidencji spłaty pożyczki w kasie ZFŚŚ Kontrola wysokości potraceń pożyczki, do wysokości zadłużenia ZFŚŚ Możliwość zmiany wysokości rat pożyczki, zawieszenia, umorzenia ZFŚŚ Generowanie rozliczenia wykorzystania funduszu świadczeń socjalnych za dany okres ZFŚŚ Obsługa przyznanych pożyczek mieszkaniowych (rejestracja, automatyczne potrącanie rat w trakcie obliczania listy podstawowej i aktualizacja stanu zadłużenia) PKZP PKZP Obsługa pożyczek uzupełniających PKZP Obsługa Kasy Zapomogowo‐Pożyczkowej i bieżącej ewidencji wkładów, pożyczek PKZP Raport udzielonych pożyczek, dokonanych spłat, saldo Obsługa delegacji Obsługa delegacji Obsługa w systemie elektronicznego obiegu delegacji krajowej i zagranicznej Obsługa delegacji System umożliwia wystawianie i rejestrowanie delegacji Obsługa delegacji System umożliwia ewidencję zaliczek na delegacje Obsługa delegacji System umożliwia obliczanie diet za delegacje krajowe i zagraniczne Obsługa delegacji System umożliwia ewidencję kosztów przejazdów i ryczałtu na dojazdy oraz noclegów wg rachunków lub ryczałtu za nocleg, innych kosztów Obsługa delegacji System umożliwia rozliczenie delegacji z uwzględnieniem zaliczki pobranej na delegację w PLN lub walucie obcej 47
775 Kadry i płace 776 Kadry i płace Raportowanie Raportowanie 777 Kadry i płace Raportowanie 778 Kadry i płace Raportowanie 779 Kadry i płace Raportowanie 780 Kadry i płace Raportowanie 781 Kadry i płace 782 Kadry i płace 783 Kadry i płace Raportowanie Raportowanie Raportowanie 784 Kadry i płace Raportowanie 785 Kadry i płace Raportowanie 786 Kadry i płace Raportowanie 787 Kadry i płace 788 Kadry i płace Raportowanie Raportowanie 789 Kadry i płace Raportowanie 790 Kadry i płace 791 Kadry i płace Raportowanie Raportowanie 792 Kadry i płace Raportowanie 793 Kadry i płace 794 Kadry i płace Raportowanie Raportowanie 795 Kadry i płace 796 Kadry i płace Raportowanie Raportowanie 797 Kadry i płace 798 Kadry i płace 799 Kadry i płace 800 Kadry i płace 801 Kadry i płace Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie 802 Kadry i płace Raportowanie K/DZP-362-1-037/13
Generowanie sprawozdań do GUS ‐ Z‐03 kwartalne, Z‐06 roczne, Z‐12, Z‐05; PNT‐01/s; ZUS, US, PFRON, Ministerstwa Finansów (RB‐70) Podział pracowników ze względu na płeć, wiek, stanowisko, stopień naukowy, pełnioną funkcję, MPK, jednostkę organizacyjną, podstawowe, dodatkowe miejsce pracy Średnie zatrudnienie etaty/osoby z/bez uwzględnieniem absencji Raport średnie zatrudnienie w zadanym okresie, przeciętne zatrudnienie na poszczególnych stanowiskach, przeciętne zatrudnienie w Uczelni Raport przynależności pracowników do grup wiekowych, przynależności pracowników do grup stażowych, wiek pracowników Uczelni, wiek członków rodziny (dzieci) Raport przyjęć/zwolnień, wymiar etatu Raport zatrudnionych w projektach Raport zwolnionych pracowników, którym nie wystawiono świadectwa pracy Raport kończących się terminów umów, szkoleń okresowych, badań, uprawnień Wykaz pracowników, którym przysługuje nagroda jubileuszowa w zadanym okresie oraz którym należy przyznać dodatek za wysługę lat Lista osób uprawnionych do DWR (dodatkowe wynagrodzenie roczne) Absencje pracowników w podziale na rodzaj, okres Absencje pracowników powyżej średniej/powyżej dni nieobecności Urlopy do wykorzystania, Urlopy wykorzystane w podziale na ilość dni naliczonych za lata ubiegłe, ilość dni naliczonych w danym okresie Plany urlopów Listy płac z um. o pracę/um. z funduszu bezosobowego/zbiorówka Raport z podaniem dla każdego pracownika stawki wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego, od kiedy wynagrodzenie obowiązuje, zajmowane stanowisko, od kiedy na tym stanowisku, % premii, kwota premii, % wysługi lat, kwota wysługi lat, suma razem całe wynagrodzenie Średnie wynagrodzenia za dowolny okres Zaświadczenia o zarobkach za dowolny okres z dowolnych składników brutto/netto z daty powstania listy/wypłaty Lista przelewów, wypłat wynagrodzeń w kasie Kartoteka wynagrodzeń/kartoteka wynagrodzeń pod względem podatkowym Raport z odbytych szkoleń, Zaświadczenie o odbyciu szkolenia Lista osób nagrodzonych/odznaczonych/ukaranych Raport wypłaconych świadczeń z ZFŚS Wykaz nauczycieli ‐ prawa autorskie Zaświadczenie do celów emerytalno‐rentowych, do ZUS o dochodach Wykaz nauczycieli na dany dzień z podziałem na rodzaj zatrudnienia, stanowisko, miejsce pracy, wymiar etatu, tytułów 48
803 Kadry i płace Raportowanie 804 Kadry i płace 805 Kadry i płace Raportowanie Raportowanie 806 Kadry i płace Raportowanie 807 Kadry i płace Raportowanie 808 Kadry i płace Raportowanie 809 Kadry i płace 810 Kadry i płace Raportowanie Raportowanie 811 Zarządzanie majątkiem ‐ zamówienia publiczne 812 Zamówienia Wymagania ogólne publiczne 813 Zamówienia publiczne Wymagania ogólne 814 Zamówienia publiczne Wymagania ogólne 815 Zamówienia publiczne Wymagania ogólne 816 Zamówienia publiczne Wymagania ogólne 817 Zamówienia publiczne Wymagania ogólne 818 819 Zamówienia publiczne Wymagania ogólne Zamówienia publiczne Wymagania ogólne 820 Zamówienia Plan zamówień publicznych publiczne 821 Zamówienia publiczne Plan zamówień publicznych 822 Zamówienia publiczne Plan zamówień publicznych 823 Zamówienia publiczne Plan zamówień publicznych 824 Zamówienia publiczne Plan zamówień publicznych K/DZP-362-1-037/13
i stopni naukowych, data zatrudnienia, specjalność naukowa, data urodzenia Raport ilość osób, które skorzystały z świadczeń funduszu w danym roku w podziale na świadczenia Raport wypłaconych świadczeń z ZFŚS Wykaz pracowników, którzy byli oceniani w podziale na poszczególne wydziały i komórki organizacyjne Wydruk zbiorczy za wybrany okres wg: mc/grupa składników funduszu osobowego/składnika płacowego ‐ w podziale na grupy MNISW lub stanowiska lub np. administracja/obsługa Zestawienie danych o wykorzystaniu funduszu osobowego płac wg stanowisk NA Zestawienia zbiorcze wg NA/NNA oraz rodzaju wykonywanych prac Zestawienia zbiorcze o liczbie NA wg stanowisk i ich pensum Zestawienie danych niezbędnych do przekazania do systemu POL‐on Alertowanie/przypominanie o terminie przygotowania Planów Zamówień Publicznych (terminie złożenia zapotrzebowań) Wsparcie wprowadzania na stan towarów dostarczanych w ramach umów ‐ automatyczna kontrola zgodności faktury dostawy z warunkami umowy Obsługa prowadzonych postępowań i zamówień (prowadzenie rejestru zawierającego dane wnioskodawcy i wykonawcy, system wspiera procedury akceptacyjne) Możliwość utworzenia hierarchicznej struktury słownika kategorii ‐ grup asortymentowych Możliwość budowania struktury organizacyjnej w ramach zam. publicznych np. jednostki wnioskujące/realizujące/prowadzące/kierownik zamawiającego/dysponent środków/kierownik pionu Powiązanie słownika grup asortymentowych ze słownikiem jednostek realizujących Powiązanie planu zamówień publicznych z planami/budżetami projektów, z planami inwestycji i remontów Wygenerowanie Planu Zamówień Publicznych automatycznie po akceptacji złożonego zapotrzebowania Zapotrzebowanie zawiera: data wpłynięcia zapotrzebowania, osoba/jednostka organizacyjna, ogólny opis przedmiotu zapotrzebowania (produktu/usługi), źródło finansowania, planowany termin realizacji, grupa asortymentowa (wybór ze słownika), nazwa i nr projektu, wartość zamówienia netto, VAT, brutto Kontrola wykorzystania limitów na zadaniach finansowych i w planach zamówień publicznych na zadaniach finansowych na poziome zatwierdzenia zapotrzebowania i wniosku Kontrola wykorzystania limitów 49
825 Zamówienia publiczne Plan zamówień publicznych 826 Zamówienia Wniosek o udzielenie ZP publiczne 827 Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP 828 Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP 829 Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP 830 Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP 831 Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP 832 833 Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP 834 Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP 835 Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP 836 837 Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP Zamówienia publiczne Wniosek o udzielenie ZP 838 Zamówienia publiczne 839 Wniosek o zawarcie umowy ramowej Wniosek o zawarcie umowy Zamówienia publiczne ramowej 840 Zamówienia K/DZP-362-1-037/13
Ewidencjonowanie Możliwość aktualizacji zapotrzebowań (np. zmiana wartości, ilości, opisu) Możliwość generowania wniosku o udzielenia ZP w oparciu o dane z zapotrzebowania ujętego w PZP Możliwość generowania wniosku o udzielenie ZP spoza PZP Aktualizacja PZP po akceptacji wniosku (nie ujętego w PZP) przez Dział Zamówień Publicznych Obsługa procesu przygotowania i akceptacji wniosku (obieg akceptacyjny dokumentu) Wniosek o udzielenie ZP zawiera: nr wniosku, jednostka organizacyjna (wnioskująca), data złożenia wniosku, opis przedmiotu zamówienia (produkt lub usługa),sprzedawca, wykonawca lub producent, szacunkowy koszt netto i brutto, MPK (możliwość podziału procentowego na różne MPK), opinie jednostek opiniujących, źródło finansowania (udział % kilku źródeł), kwota przeznaczona na realizację zamówienia (brutto), uzasadnienie i ocena celowości zakupu (akceptacja celowości i akceptacja dysponenta środków), wskazanie przedstawiciela jednostki do udziału w postępowaniu, jednostka realizująca, kwalifikację do grupy asortymentowej (automatycznie z zapotrzebowania z możliwością modyfikacji ręcznie), kod CPV (dot. usług), wskazanie trybu realizacji zamówienia (czy zamówienie ma być udzielone bez stosowania ustawy), czy wydatek ujęty w PZP, wymagany typ dokumentu (Wniosek, Umowa lub Zamówienie ‐ wybór ze słownika) ‐ powiązanie z dokumentami (np. umową, zamówieniem, opisem wymagań techniczno – użytkowych, wymagań eksploatacyjnych itp.) Możliwość dołączenia do wniosku załącznika w formie elektronicznej Możliwość zamknięcia wniosku w sytuacji niewykorzystania całej kwoty zadeklarowanej we wniosku Możliwość anulowania wniosku o udzielenia ZP Wniosek automatycznie kontrolowany jest pod względem limitów na zadaniach finansowych ‐ maksymalna wartość zamówienia Z chwilą zatwierdzenia wniosku automatycznie pomniejszany jest przyznany limit Historia zmian wprowadzonych we wniosku do momentu zatwierdzenia wniosku Wniosek o zawarcie umowy ramowej zawiera: jednostka organizacyjna (wnioskującą), data utworzenia wniosku, opis produktu lub usługi, szacowana cena (brutto), osoba kontaktowa, pok., tel., e‐mail, kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (brutto), sprzedawca, wykonawca lub producent, u którego ustalono cenę (adres, nr telefonu), uzasadnienie celowości zamówienia, przedstawiciel/e wnioskodawcy wskazany/ni do uczestniczenia w pracach komisji przetargowej, akceptacja celowości zakupu, jednostka realizująca zamówienie (wybór ze słownika), grupa asortymentowa (wybór ze słownika), kod CPV dla usług, szacunkowy koszt zamówienia netto (bez VAT) 50
publiczne 841 Zamówienia publiczne Ewidencjonowanie 842 Zamówienia publiczne Ewidencjonowanie 843 Zamówienia publiczne Ewidencjonowanie 844 Zamówienia publiczne Ewidencjonowanie 845 Zamówienia publiczne Ewidencjonowanie 846 Zamówienia publiczne Ewidencjonowanie 847 Zamówienia publiczne Ewidencjonowanie 848 Zamówienia publiczne Ewidencjonowanie 849 Zamówienia Zakupy publiczne 850 Zamówienia publiczne Zakupy 851 852 Zamówienia publiczne Zakupy Zamówienia publiczne Zakupy 853 Zamówienia publiczne Zakupy 854 Zamówienia publiczne Zakupy 855 Zamówienia publiczne Zakupy 856 Zamówienia publiczne Zakupy 857 Zamówienia publiczne Zakupy 858 859 860 Zamówienia publiczne Zakupy Zamówienia publiczne Zakupy Zamówienia publiczne Zakupy 861 Zamówienia publiczne Zakupy 862 Zamówienia publiczne Zakupy 863 Zamówienia publiczne Zakupy 864 Zamówienia publiczne Zakupy 865 Zamówienia publiczne Zakupy 866 Zamówienia publiczne Zakupy 867 Zamówienia publiczne Zakupy 868 Zamówienia Reklamacje publiczne 869 Zamówienia publiczne Reklamacje 870 Zamówienia publiczne Reklamacje 871 Zamówienia publiczne Reklamacje K/DZP-362-1-037/13
Ewidencja rodzaju postępowania (przetarg ograniczony, nieograniczony, zamówienie niepodlegające ustawie o zamówieniach publicznych, ze względu na wartość przedmiotu postępowania itp.) Ewidencja wniosków o udzielenie ZP Ewidencja specyfikacji zamówienia Ewidencja kryteriów oceny; ofert Ewidencja korespondencji dodatkowej (zapytania, odwołania), załączników (protokoły z postępowań itp.) Ewidencja wpłat wadium do konkretnego postępowania przetargowego Ewidencja umów/zamówień ( w tym zamówień realizowanych poza planem zamówień publicznych (nie modyfikujących planu)) Kontrola zamówień pod względem limitów na zadaniach finansowych Automatyczne i ręczne tworzenie planu zakupów (w korespondencji z PZP i spoza PZP) Automatyczne uwzględnienie stanów magazynowych podczas generowania planu zakupów Możliwość tworzenia zamówień zakupu (usług, robót i towarów) Wydruk zamówienia na podstawie złożonego wniosku Powiązanie PZ z zamówieniami zakupu Kontrola warunków zamówienia zakupu z fakturą i PZ oraz sygnalizowanie odchyleń Obieg zatwierdzenia zamówienia zakupu Tworzenie awiza dostawy na podstawie zatwierdzonego zamówienia zakupu Określenie na zamówieniu wymaganych parametrów dostawy (miejsce, czas, osoba odpowiedzialna) Generowanie raportów rozbieżności w oparciu o potwierdzenia dostaw, zamówienia i faktury Powiązanie zakupu z projektami, inwestycjami i zleceniami remontowymi Kontrola limitów budżetowych dla zamówienia zakupu Rozliczanie umów i kontrola ich realizacji Kontrola ilości i wartości podczas realizacji umów Ewidencja częściowo zrealizowanych zamówień System posiada kartotekę dostawców/producentów Ręczne wprowadzanie potwierdzonego przez dostawcę terminu realizacji do zamówienia Generowanie zamówienia zakupu na podstawie wybranej oferty/umowy Generowanie zestawienia reklamacji ilościowych i jakościowych dotyczących dostawcy Obsługa reklamacji zakupowych Rejestracja odpowiedzi dostawcy na reklamację dotyczącą dostawy 51
872 Zamówienia publiczne Reklamacje 873 Zamówienia Raportowanie publiczne 874 Zamówienia publiczne Raportowanie 875 Zamówienia publiczne Raportowanie 876 Zamówienia publiczne Raportowanie 877 Zamówienia publiczne Raportowanie 878 Zamówienia publiczne Raportowanie 879 Zamówienia publiczne Raportowanie 880 Zamówienia publiczne Raportowanie 881 Zamówienia publiczne Raportowanie 882 Zamówienia publiczne Raportowanie 883 Zamówienia publiczne Raportowanie 884 Zamówienia publiczne Raportowanie 885 Zamówienia publiczne Raportowanie 886 Zamówienia publiczne Raportowanie 887 Zamówienia publiczne Raportowanie 888 Zamówienia publiczne Raportowanie 889 Zamówienia publiczne Raportowanie 890 Zamówienia publiczne Raportowanie 891 Zamówienia publiczne Raportowanie 892 Zamówienia publiczne Raportowanie 893 Zamówienia publiczne Raportowanie K/DZP-362-1-037/13
Powiązanie w systemie dokumentów związanych z załatwieniem reklamacji przez dostawcę z dokumentem reklamacji dotyczącym dostawy Generowanie zestawienia danych do sporządzenie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów Raportowanie realizacji umów wg dostawców i zamawianych materiałów Sprawozdanie roczne z udzielonych zamówień Zestawienie zbiorcze inwestycji budowlanych i niebudowlanych
Zestawienie zakupów w projektach Możliwość sporządzenia raportu zamówień dotyczących projektów badawczych (grantów) z podziałem na poszczególne projekty Możliwość sporządzenia raportu zamówień współfinansowanych z podziałem na poszczególne projekty Możliwość sporządzenia raportu zawierającego wykaz zamówień w poszczególnych projektach na następne lata (wskazanie ile i na co trzeba będzie udzielić zamówienia w kolejnych latach w ramach projektów – dot. projektów, których okres realizacji zawiera się w więcej niż 1 roku kalendarzowym) Możliwość sporządzenia raportu wg następujących parametrów (do samodzielnego wyboru): progu kwotowego zamówienia, rodzaju zamówienia (dostawa usługa, robota budowlana); kwoty netto z umowy, a jeżeli w postępowaniu było kilka umów – możliwość zsumowania kwot netto z wszystkich umów; numeru ogłoszenia o zamówieniu i daty ogłoszenia; wykazu postępowań unieważnionych ogółem i wg podstawy prawnej unieważnienia Możliwość sporządzenia raportu z podziałem zamówień wg: jednostek realizujących, jednostek prowadzących, progów, rodzajów zamówień z uwzględnieniem limitów, z których było finansowane zamówienie Możliwość sporządzenia raportu zawierającego wykaz zamówień: udzielanych w częściach oraz z dopuszczeniem możliwości składania ofert częściowych wraz z informacjami o wartości umów netto i informacja dot. części unieważnionych Możliwość sporządzenia raportu zawierającego wykaz zamówień z danej grupy asortymentowej wraz z wyliczeniem ich ilości oraz zamówień, w których wartość zamówienia była „niedoszacowana” (wymagane było zwiększenie środków) Zestawienie zamówień wysłanych w danym okresie Możliwość zestawienia potrzeb w oparciu o złożone zapotrzebowania Zestawienie zakupów, usług i dostaw z podziałem na projekty unijne, projekty badawcze oraz jednostki organizacyjne UE (do wyboru z podziałem na źródła finansowania, grupy asortymentowe) Wydatki w limitach, wydatki niesklasyfikowane Wykorzystanie wg kosztów jednostkami, limitami Kontrola wydatków w zadanym okresie Blokady w jednostkach, w tym kontrola rozliczenia blokad Artykuły zakupione w danej grupie asortymentowej, w tym 52
błędnie przypisane grupy asortymentowe 894 Zarządzanie majątkiem 895 Zarządzanie majątkiem 896 Zarządzanie majątkiem 897 Zarządzanie majątkiem 898 Zarządzanie majątkiem 899 Zarządzanie majątkiem 900 Zarządzanie majątkiem 901 902 Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
System zawiera kartotekę materiałów technicznych wykorzystywanych do remontów, przeglądów Kartoteka materiałów technicznych zawiera pola: indeks, nazwa materiału (części), kategorie asortymentowe, stan magazynowy / miejsce składowania (różne lokalizacje), jednostka, data dostawy ostatniej/historię wszystkich dostaw, stan minimalny Kontrola z poziomu zlecenia, dostępności materiałów i części zamiennych w magazynach, niezbędnych do wykonania remontów, napraw i zadań serwisowych. System zawiera rejestr składników majątku podlegających działaniom serwisowym i przeglądom powiązany ze środkami trwałymi Możliwości ewidencji usterek i nieprawidłowości bezpośrednio z rejestru Rejestr składników majątku zawierający opis poszczególnych obiektów: dane techniczne, parametry pracy, okres gwarancji, pełnioną funkcję, lokalizacja, MPK, nr dowodu OT (przyjęcie Środka Trwałego), nr inwentarzowy, eksploatujący (osobę odpowiedzialną / komórka), nadzorujący ( osobę odpowiedzialną po stronie utrzymania), status obiektu ( eksploatowany, w remoncie, usterka), aktualny stopień zużycia, informację o dostawcy, wykaz podzespołów głównych (krytycznych): typ, podstawowe dane techniczne, zamienniki (w przypadku możliwości wykorzystania) Planowanie i realizacja remontów Ewidencja zmian lokalizacji elementu majątku Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Zarządzanie majątkiem Planowanie i realizacja remontów
Zarządzanie majątkiem Planowanie i realizacja remontów
Zarządzanie majątkiem Planowanie i realizacja remontów
911 K/DZP-362-1-037/13
Możliwość wyraportowania przyporządkowania licencji ‐ osoby, działy, elementy majątku Planowanie i realizacja remontów Prowadzenie w systemie magazynu materiałów technicznych Zarządzanie majątkiem 905 Zarządzanie majątkiem 906 Zarządzanie majątkiem 907 Zarządzanie majątkiem 908 Zarządzanie majątkiem 910 Planowanie i realizacja remontów Brak ograniczeń co do ilości obsługiwanych obiektów majątku Planowanie i realizacja remontów
Zarządzanie majątkiem Planowanie i realizacja remontów oraz przeglądów dla wszystkich składników majątku Zarządzanie majątkiem 903 Zarządzanie majątkiem 904 909 Alarmowanie o konieczności wykonania przeglądu (UDT) urządzeń poddozorowych Rejestrowanie kosztów wykonania przeglądów (UDT) urządzeń poddozorowych Rejestrowanie w systemie protokołów wykonania przeglądu (UDT) urządzeń poddozorowych (termin dopuszczenia urządzenia ) Kartoteka prac standardowych – wraz z przypisanymi im wymaganymi zasobami materiałowymi, narzędziowymi oraz pracy; Obsługa prac wykonywanych przez wykonawców zewnętrznych – kartoteka wykonawców oraz warunki współpracy (stawka godzinowa oraz czas realizacji) ‐ zaewidencjonowanie faktury Zgłoszenia/zlecenia serwisowe/zgłoszenia awarii / przeglądu opisywane (co najmniej) polami: zgłaszająca osoba, zgłaszający dział, opis, kategoria, priorytet, obiekt, data zgłoszenia, oczekiwana data realizacji/obsługi, rodzaj zdarzenia 53
912 Zarządzanie majątkiem 913 Zarządzanie majątkiem 914 Zarządzanie majątkiem 915 Zarządzanie majątkiem 916 Zarządzanie majątkiem 917 Zarządzanie majątkiem 918 Zarządzanie majątkiem 919 Zarządzanie majątkiem 920 Zarządzanie majątkiem 921 Zarządzanie majątkiem 922 Zarządzanie majątkiem 923 Zarządzanie majątkiem 924 Zarządzanie majątkiem 925 Zarządzanie majątkiem 926 Zarządzanie majątkiem 927 Zarządzanie majątkiem 928 Zarządzanie majątkiem 929 Zarządzanie majątkiem 930 Zarządzanie majątkiem 931 Zarządzanie majątkiem 932 Zarządzanie majątkiem 933 Zarządzanie majątkiem K/DZP-362-1-037/13
Planowanie i realizacja remontów
Możliwość definiowania dowolnej ilości pól opisujących zgłoszenie Planowanie i realizacja remontów Tworzenie planu remontów w systemie Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Analizę wykorzystanych zasobów niezbędnych do realizacji remontu i konserwacji Korzystanie z zasobów zdefiniowanych w systemie przy planowaniu i harmonogramowaniu pracy Możliwość definiowania dowolnej ilości pól opisujących zgłoszenie Możliwość prowadzenia rejestru obiektów budowlanych powiązany z ewidencjom środków trwałych Prowadzenie książki obiektu budowlanego w formie elektronicznej (forma zgodna z Prawem Budowlanym) Prowadzenie Książki obiektów budowlanych w systemie: możliwość rejestracji w książce obiektów budowlanych: podstawowe dane identyfikujące obiekt (rodzaj obiektu jego adres, właściciela (zarządcę), protokół odbioru obiektu, pozwolenie na użytkowanie); możliwość rejestracji protokołów kontroli oraz badań okresowych (przeglądów), przeprowadzonych remontów i przebudów obiektu; rejestracja protokołów awarii i katastrof; rejestracja pozwoleń na zmianę sposobu użytkowania obiektu; Rejestr (Wykaz) obiektów budowlanych zawiera pola: nazwa obiektu, nr inwentarzowy, administrator Rejestrowanie przeprowadzonych przeglądów okresowych dla Planowanie i realizacja remontów poszczególnych obiektów budowlanych (data i numer protokołu) Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Planowanie i realizacja remontów
Możliwość opracowania harmonogramu przeglądów (planowych i okresowych) obiektów budowlanych Możliwość załączania skanu dokumentu protokołu przeglądu obiektu budowlanego do systemu Prowadzenie rejestru obiektów budowlanych powiązany z ewidencją środków trwałych Możliwości łączenia informacji o obiektach z informacjami finansowymi tzn. powiązanie numeru środka trwałego z miejscem powstawania kosztów, budżetem remontowym. Możliwość opracowania harmonogramu przeglądów (planowych i okresowych) obiektów budowlanych Generowanie Protokołu odbioru technicznego według schematu zdefiniowanego przez użytkownika Statusowanie dostępu do Harmonogramu przeglądów obiektów budowlanych Aktualizacja Harmonogramu przeglądów obiektów budowlanych Automatyczne powiadamianie o zbliżającym się terminie przeglądu (alert, mail), alarmowanie o konieczności wykonania przeglądu (UDT) urządzeń poddozorowych Rejestr faktur za usługi zewnętrzne dla poszczególnych obiektów budowlanych Generowanie zamówień (umowa/zlecenie/zamówienie ) na usługi zewnętrzne Planowanie i realizacja remontów Powiązanie zlecenia zewnętrznego z fakturą 54
934 Zarządzanie majątkiem 935 Zarządzanie majątkiem 936 Zarządzanie majątkiem 937 Zarządzanie majątkiem 938 Zarządzanie majątkiem 939 Zarządzanie majątkiem 940 Zarządzanie majątkiem 941 Zarządzanie majątkiem 942 Zarządzanie majątkiem 943 Zarządzanie majątkiem Planowanie i realizacja remontów
Wspomaganie przez system tworzenie budżetu ( dane historyczne, koszty, dane statystyczne itp..) Planowanie i realizacja remontów Kontrola wielopoziomowa dostępu do danych Planowanie i tworzenie harmonogramów projektów i inwestycji Planowanie i tworzenie harmonogramów Planowanie i tworzenie harmonogramów Planowanie i tworzenie harmonogramów Planowanie i tworzenie harmonogramów Planowanie i tworzenie harmonogramów Planowanie i tworzenie harmonogramów Planowanie i tworzenie harmonogramów Tworzenie planu inwestycji rzeczowych w systemie Plan inwestycji rzeczowych zawiera: zestawienia zapotrzebowań jednostek organizacyjnych Plan inwestycji rzeczowych zawiera: zestawienie inwestycji priorytetowych Tworzenie Planu Inwestycji w dowolnej perspektywie czasowej Prowadzenie projektu inwestycyjnego w systemie Zgłaszanie wniosku użytkownika (do koordynatora projektów) o inwestycje w systemie Możliwość zdefiniowania ścieżek zatwierdzenia wniosku użytkownika, specyfikacji wymagań, projektów technicznych, wniosku inwestycyjnego oraz zamówienia. 944 Zarządzanie majątkiem 945 Zarządzanie majątkiem 946 Zarządzanie majątkiem 947 Zarządzanie majątkiem Planowanie i tworzenie harmonogramów Planowanie i tworzenie harmonogramów Planowanie i tworzenie harmonogramów Możliwość stosowania różnych gradacji szczegółowości dla poszczególnych pozycji planu inwestycyjnego Planowanie i tworzenie harmonogramów W ramach poszczególnych obszarów powinna być możliwości planowania dla określonej struktury cech, które składają się na dany obszar planu inwestycyjnego 948 Zarządzanie majątkiem 949 Zarządzanie majątkiem Planowanie i tworzenie harmonogramów Możliwość wiązania pozycji planu z obiektami projektów Planowanie i tworzenie harmonogramów Obsługa ścieżek zatwierdzenia projektu do realizacji oraz odbiorów etapów projektu, nadzór nad harmonogramem, alertowanie zbliżających się terminów oraz opóźnień, monitorowanie etapów inwestycji. 950 Zarządzanie majątkiem 951 Zarządzanie majątkiem 952 Zarządzanie majątkiem 953 Zarządzanie majątkiem 954 Zarządzanie majątkiem 955 Zarządzanie majątkiem 956 Zarządzanie majątkiem 957 Zarządzanie majątkiem 958 Zarządzanie Planowanie i tworzenie harmonogramów Uwzględnianie inwestycji w prognozie cash flow Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Księgowanie faktur pod konkretne zadanie inwestycyjne Realizacja i raportowanie Rejestr faktur powiązany z zamówieniem, zadaniem inwestycyjnym, użytkownikiem oraz administratorem. Realizacja i raportowanie Generowanie dokumentacji do obioru projektu Realizacja i raportowanie Tworzenie harmonogramu projektu K/DZP-362-1-037/13
Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Tworzenie wielopoziomowego planu inwestycyjnego Podział planu inwestycyjnego na obszary Nadzór nad harmonogramem projektu (alarmowanie o przekroczeniach terminu, kosztów itp.) Rejestracja umów związanych z danym projektem inwestycyjnym, udostępnianie uprawnionym osobom Możliwość podziału projektu inwestycyjnego na zadania 55
majątkiem 959 Zarządzanie majątkiem 960 Zarządzanie majątkiem 961 Zarządzanie majątkiem 962 Zarządzanie majątkiem 963 Zarządzanie majątkiem 964 Zarządzanie majątkiem 965 Zarządzanie majątkiem 966 Zarządzanie majątkiem 967 Zarządzanie majątkiem 968 Zarządzanie majątkiem 969 Zarządzanie majątkiem 970 Zarządzanie majątkiem 971 Zarządzanie majątkiem 972 Zarządzanie majątkiem 973 Zarządzanie majątkiem 974 Zarządzanie majątkiem 975 Zarządzanie majątkiem 976 Zarządzanie majątkiem 977 Zarządzanie majątkiem 978 Zarządzanie majątkiem 979 Zarządzanie majątkiem 980 Zarządzanie majątkiem 981 Zarządzanie majątkiem 982 Zarządzanie majątkiem 983 Zarządzanie majątkiem 984 Zarządzanie K/DZP-362-1-037/13
Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Realizacja i raportowanie Rejestracja w systemie poszczególnych protokołów odbiorów do poszczególnych etapów (zadań) inwestycji Tworzenie kosztorysu projektu inwestycyjnego z podziałem na poszczególne zadania projektowe Możliwość rozliczenia kosztów projektu z ewidencją kosztów poszczególnych zadań Możliwość powiązania dokumentacji poza systemowej (projekty, odbiory, zdjęcia i inne) z projektem Analiza porównawcza rzeczywistych kosztów realizacji inwestycji z zaplanowanymi Analiza finansowa inwestycji (np. NPV, IRR) Możliwość tworzenia raportów definiowanych przez użytkownika na podstawie danych zarejestrowanych w systemie Możliwość rejestracji przychodów w kontekście zamkniętych inwestycji w celu oceny ich rzeczywistej rentowności. Rejestracja przychodów dla zamkniętej inwestycji ‐ bezpośrednio Rejestracja przychodów dla zamkniętej inwestycji ‐ możliwość definiowania rozdzielnika przychodów dla potrzeb raportowania rzeczywistej rentowności Powiązanie środka trwałego z inwestycją w trakcie której został nabyty lub zbudowany. Możliwość definiowania projektu inwestycyjnego w ramach procedur związanych z finansowaniem ze źródeł Unii Europejskiej i innych mechanizmów finansowania Realizacja i raportowanie Generowanie z systemu dziennika dokumentów obrotowych Realizacja i raportowanie Generowanie z systemu wykazu ŚT umorzonych, zlikwidowanych itp. Realizacja i raportowanie Generowanie z systemu przychodów ŚT Realizacja i raportowanie Generowanie z systemu sprawozdania ze zmian stanu ŚT Realizacja i raportowanie Generowanie z systemu planu amortyzacji Realizacja i raportowanie Generowanie z systemu kartoteki i księgi inwentarzowej Realizacja i raportowanie Generowanie z systemu rozdzielnika umorzenia amortyzacji Obsługa wynajmu Obsługa wynajmu System umożliwia prowadzenie karty lokalu Obsługa wynajmu Karta lokalu zawiera informację: dane teleadresowe najemcy lub najemców Obsługa wynajmu Karta lokalu zawiera informację: dane teleadresowe lokalu Obsługa wynajmu Karta lokalu zawiera informację: dane teleadresowe administratora Obsługa wynajmu Karta lokalu zawiera informację: numer umowy Obsługa wynajmu Karta lokalu zawiera informację: czas trwania umowy 56
majątkiem 985 Zarządzanie majątkiem 986 Zarządzanie majątkiem 987 Zarządzanie majątkiem 988 Zarządzanie majątkiem 989 Zarządzanie majątkiem 990 Zarządzanie majątkiem 991 Zarządzanie majątkiem 992 Zarządzanie majątkiem 993 994 Obsługa wynajmu Karta lokalu zawiera informację: warunki umowy (powierzchnia, stawka czynszu, inne koszty umowne) Obsługa wynajmu Karta lokalu zawiera informację: wysokość kaucji Obsługa wynajmu Obsługa wynajmu Obsługa wynajmu Wprowadzenie faktury za media do systemu Obsługa wynajmu Wprowadzanie stanów podliczników do systemu Obsługa wynajmu Generowanie faktur na podstawie wykonanych rozliczeń Obsługa wynajmu Zarządzanie majątkiem Obsługa wynajmu Zarządzanie majątkiem Obsługa wynajmu 995 Zarządzanie majątkiem 996 Zarządzanie majątkiem 997 Zarządzanie majątkiem ‐ ewidencja majątku 998 Ewidencja majątku 999 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1000 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1001 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP Prowadzenie cenników wynajmu Obsługa wynajmu Rozliczanie podatku od nieruchomości Środki Trwałe i WNIP Prowadzenie klasyfikacji środków trwałych według Grup Środków Trwałych, rodzaju ŚT Ewidencja w postaci: księgi inwentarzowej i kart inwentarzowych oraz tabel amortyzacyjnych Ewidencja pozabilansowa z możliwością przesunięcia do bilansowej Podział majątku trwałego na rzeczowy majątek trwały, wartości niematerialne i prawne, finansowy majątek trwały; grupowanie środków trwałych według własnych kryteriów (np. źródeł finansowania) Automatyczne tworzenie dokumentów wraz z możliwością ich edytowania: OT‐przyjęcie, MO ‐ modernizacja, MT ‐ zmiana miejsca użytkowania, LT ‐ likwidacja, CL ‐ częściowa likwidacja, NP ‐ nieodpłatne przekazanie, SP ‐ sprzedaż, PK ‐wynikający z różnic inwentaryzacyjnych (generowany automatycznie) Możliwość załączania dowolnych plików do poszczególnych przedmiotów np. zeskanowane faktury zakupu, stare dokumenty OT, dokumenty gwarancji, instrukcje obsługi lub sterowniki sprzętu Środki Trwałe i WNIP 1003 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1004 Ewidencja majątku K/DZP-362-1-037/13
System umożliwia generowanie raportów: przychody z tytułu najmu W systemie można zapisać informacje zawarte w standardowych rozdziałach umowy najmu/podnajmu (np. opis przedmiotu najmu/podnajmu, terminy dotyczące m.in. wydania, otwarcia przedmiotu najmu/podnajmu, opłaty, zabezpieczenia, ubezpieczenia, itp.) System umożliwia dodawanie kilku różnych podnajemców do jednej nieruchomości bez konieczności dublowania kartotek nieruchomości Obsługa wynajmu 1002 Ewidencja majątku Karta lokalu zawiera informację: grupa stawki czynszu (np. mieszkania, grunty, pomieszczenia I kategorii cenowej (wyposażone laboratoria, warsztaty, sale multimedialne itp.), pomieszczenia II kategorii cenowej (sale wykładowe, pomieszczenia biurowe itp.), pomieszczenia III kategorii cenowej (magazyny, piwnice, komórki itp.) Rozliczenie czynszu na podstawie warunków najmu z karty lokalu Środki Trwałe i WNIP 57
1005 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1006 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1007 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1008 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1009 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1010 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1011 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1012 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1013 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1014 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1015 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1016 Ewidencja majątku 1017 Ewidencja majątku 1018 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP Środki Trwałe i WNIP 1019 Ewidencja majątku 1020 Środki Trwałe i WNIP Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1021 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1022 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP Środki Trwałe i WNIP 1023 Ewidencja majątku K/DZP-362-1-037/13
Środki Trwałe i WNIP Wprowadzanie korekt w opisywanych dokumentach wraz z identyfikacją osób dokonujących korekt Możliwość przypisania do danej jednostki, centra kosztów i zarządzana zgodnie z polityką danej wydzielonej jednostki Możliwość przypisania jednocześnie miejsca użytkowania i kilku komórek kosztowych z procentowym podziałem Zastosowania szeregu filtrów podczas wyszukiwania elementów majątku. Podczas wyszukiwania wielkość zastosowanych znaków nie może mieć znaczenia Ewidencja obcych środków trwałych (użytkowanych w najmie, leasingu, itp.) System umożliwia prowadzenie i rozliczanie zleceń inwestycyjnych System umożliwia przyjęcie ŚT z inwestycji na podstawie zaksięgowanych dokumentów kosztowych po zamknięciu projektu inwestycyjnego System umożliwia księgowanie nakładów na zlecenie inwestycyjne System umożliwia przeksięgowanie kosztów wewnętrznych zleceń (np. zlecenie montażu, stworzenia oprzyrządowania dla ŚT) na nakłady zlecenia inwestycyjnego Przypisanie środka trwałego do działu‐ odniesienie na księgowanie kosztów i amortyzacji (koszty wydziałowe) Przypisanie ŚT do MPK lub do miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialnej Prowadzenie Kartoteki elementów majątku trwałego Prowadzenie rejestru wyposażenia (Wykaz Środków Trwałych) Prowadzenie rejestru WNiP z możliwością obsługi rejestru licencji oprogramowania z przyporządkowaniem do osób i składników majątku Rejestracja zakupu ŚT w Systemie Kartoteka środka trwałego zawiera: nr inwentarzowy, datę zakupu, dane faktury, datę przyjęcia do użytkowania, nazwę ŚT, cechy charakterystyczne, nr klasyfikacji ŚT, wartość początkową podatkową i bilansową, stawkę amortyzacji podatkową i bilansową, wartość odpisu, stawkę amortyzacji ‐ wartość miesięczną, stawkę amortyzacji ‐ wartość narastającą, miejsce użytkowania, numer seryjny, osobę odpowiedzialna, informację, że środek jest zakupiony jako używany, dane znamionowe dla opisów dodatkowych urządzeń (np. producent,
data produkcji, sprzedawca, dostawca, serwis, legalizacja, itp.), informację o dowodzie przekazania do użytkowania (np. protokole odbioru), opis miejsca użytkowania, nazwę komórki organizacyjnej odpowiedzialnej materialnie za dany środek trwały bądź wartość niematerialną i prawną (MPK), ewidencję środka trwałego na poziomie części składowych; łączenie w obiekt nadrzędny System umożliwia raportowanie wg dowolnych pól kartoteki ŚT i dokumentu przyjęcia System umożliwia wprowadzenie korekty wartości początkowej środka trwałego, WNiP, wyposażenia na „minus” i „plus” po przyjęciu środka trwałego. System umożliwia wprowadzenie blokady amortyzacji wprowadzonego środka trwałego nowego lub już amortyzowanego przez jakiś okres, a następnie zniesienie tej blokady 58
1024 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1025 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1026 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1027 Ewidencja majątku 1028 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1029 Ewidencja majątku 1030 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP Środki Trwałe i WNIP Środki Trwałe i WNIP 1031 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1032 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1033 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1034 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1035 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1036 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1037 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1038 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1039 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1040 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1041 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1042 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1043 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1044 Ewidencja majątku 1045 Ewidencja majątku 1046 Ewidencja majątku 1047 Ewidencja majątku 1048 Ewidencja majątku 1049 Ewidencja majątku 1050 Ewidencja majątku K/DZP-362-1-037/13
Środki Trwałe i WNIP Środki Trwałe i WNIP Środki Trwałe i WNIP Środki Trwałe i WNIP Środki Trwałe i WNIP Środki Trwałe i WNIP Środki Trwałe i WNIP System posiada możliwość odłączenia części peryferyjnej od jednego środka i przyłączenia do drugiego z uwzględnieniem procentowej (kwotowej) amortyzacji System obsługuje wszystkie metody amortyzacji dopuszczalne przez obowiązujące przepisy prawa (np. UoR, UoPDoOP ‐ PSR) i amortyzację podatkową System umożliwia rozliczenie amortyzacji jednego środka trwałego na kilka MPK przy pomocy kluczy rozliczeniowych System umożliwia wystawianie faktur sprzedaży ŚT System umożliwia elastyczne znakowanie inwestycji wg projektów, budżetów itp. niekoniecznie zgodnych z księgowością System obsługuje likwidację i częściową likwidację ŚT Możliwość przypisania kodu dla typu rozchodów: np. sprzedaż, likwidacja bieżąca, przekazanie nieodpłatne, kradzież i inne (możliwość tworzenia słownika kodów przez użytkownika) System posiada możliwość częściowej likwidacji środka trwałego i zezłomowania tej części lub sprzedaż System obsługuje przesunięcia ŚT (z możliwością śledzenia historii zmian) Obsługa inwentaryzacji ŚT (z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych) System umożliwia podpięcie zdjęcia pod ŚT jako wsparcia dla inwentaryzacji System umożliwia rozliczenie amortyzacji bilansowej i podatkowej System umożliwia tworzenie osobnych tabel amortyzacyjnych dla amortyzacji bilansowej i podatkowej System umożliwia wprowadzenie korekty amortyzacji bilansowej i podatkowej na „plus” i „minus” środka trwałego i WNIP Możliwość uwzględnienia szczególnych przypadków amortyzacji np. środki trwałe w leasingu, sfinansowane dotacją Generowanie raportu historii operacji na danym środku trwałym Generowanie zestawienia planowanej amortyzacji w okresach przyszłych Możliwość automatycznego wstawienia stawki amortyzacji na podstawie podanej grupy KŚT Plan amortyzacji na dowolny okres z uwzględnieniem wprowadzania nowych środków trwałych w kolejnych latach Ulepszenie środka trwałego ‐ (doksięgowanie do istniejącego środka trwałego wartości, uzupełnienia opisu dodatkowego) Możliwość definiowania etykiet ŚT Możliwość sporządzenia dowolnego raportu (zestawienia danych zawartych w systemie) zgodnie z wymaganiami użytkownika Możliwość tworzenia zgodnie z wymaganiami użytkownika modeli księgowania Obsługa w systemie umorzenia i amortyzacji na kartotece ŚT Możliwość tworzenie słowników przez użytkownika Możliwość generowania z systemu sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych ‐ F 03 Przypisanie do jednego środka trwałego wielu rodzajów źródeł finansowania 59
1051 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1052 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1053 Ewidencja majątku Środki Trwałe i WNIP 1054 Ewidencja majątku 1055 Ewidencja majątku 1056 Ewidencja majątku 1057 Ewidencja majątku 1058 Ewidencja majątku 1059 Ewidencja majątku 1060 Ewidencja majątku 1061 Ewidencja majątku Ewidencja niskocennych składników majątku Ewidencja niskocennych składników majątku Ewidencja niskocennych składników majątku Ewidencja niskocennych składników majątku Ewidencja niskocennych składników majątku Ewidencja niskocennych składników majątku Ewidencja niskocennych składników majątku Ewidencja niskocennych składników majątku 1062 Ewidencja majątku 1063 Ewidencja majątku Ewidencja niskocennych składników majątku Ewidencja niskocennych składników majątku 1064 Ewidencja majątku 1065 Ewidencja majątku 1066 Ewidencja majątku 1067 Ewidencja majątku 1068 Ewidencja majątku 1069 Ewidencja majątku Ewidencja niskocennych składników majątku Ewidencja niskocennych składników majątku Ewidencja pomieszczeń Ewidencja pomieszczeń Ewidencja pomieszczeń Ewidencja pomieszczeń 1070 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1071 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń K/DZP-362-1-037/13
Możliwość amortyzowania jednego ŚT zgodnie z różnymi modelami amortyzacji (różne źródła finansowania) System umożliwia prowadzenie kartotek zbiorczych w układzie cena/ilość/wartość Obsługa ZMU ‐ zmiana miejsca użytkowania: przesunięcia częściowe (ilościowo‐wartościowe) bez przeprowadzania księgowań na kontach księgi głównej Ewidencja w postaci: księgi inwentarzowej i kart inwentarzowych Grupowanie niskocennych składników majątku według własnych kryteriów Obsługa dokumentów dotyczących obrotu niskocennymi składnikami majątku Możliwość stornowania wprowadzonych dokumentów Wprowadzanie korekt w opisywanych dokumentach Obsługa inwentaryzacji niskocennych składników majątku Podwyższanie wartości niskocennego składnika majątku i możliwość przekwalifikowania środka niskocennego na środek trwały i środka trwałego na niskocenny Wydruki (z zastrzeżeniem modyfikacji w przyszłości): rozbudowany system tworzenia raportów i zestawień w ujęciu syntetycznym i analitycznym z zastosowaniem szeregu filtrów. Historia operacji na przedmiotach od zakupu aż do jego likwidacji. Drukowanie karty przedmiotu Zastosowania szeregu filtrów podczas wyszukiwania elementów majątku. Podczas wyszukiwania wielkość zastosowanych znaków nie może mieć znaczenia Ewidencja zawiera: Symbol niskocennego składnika majątku, Nazwa niskocennego składnika majątku, Opis dodatkowy, Dane znamionowe dla opisów dodatkowych urządzeń (producent, numer fabryczny, data produkcji, sprzedawca, dostawca, serwis, legalizacja, itp.), Data przyjęcia i przekazania do używania, Opis miejsca użytkowania oraz nazwa i konto księgowe komórki odpowiedzialnej materialnie, Osoba odpowiedzialna materialnie oraz osoba odpowiedzialna za użytkowanie niskocennego składnika majątku, Informacje o dokumentach związanych z nabyciem, przekazaniem do użytkowania i zmianą miejsca użytkowania, Dane historyczne i cykl życia niskocennego składnika majątku Obsługa likwidacji składników niskocennych majątku (z uwzględnieniem likwidacji części składników z kartoteki zbiorczej ilościowo/wartościowo/ilościowo) System umożliwia prowadzenie karty pomieszczenia Możliwość definiowania słownika dla ewidencji pomieszczeń Karta pomieszczenia zawiera informację: oznaczenie (lokalizacja) pomieszczenia Karta pomieszczenia zawiera informację: rodzaj pomieszczenia (np. sala, piwnica, hol), Karta pomieszczenia zawiera informację: rodzaj przeznaczenia 60
1072 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1073 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1074 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1075 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1076 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1077 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1078 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1079 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1080 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1081 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1082 Ewidencja majątku Ewidencja pomieszczeń 1083 Ewidencja majątku 1084 Obsługa inwentaryzacji Ewidencja majątku Obsługa inwentaryzacji 1085 Ewidencja majątku Obsługa inwentaryzacji 1086 Ewidencja majątku 1087 Obsługa inwentaryzacji Ewidencja majątku Obsługa inwentaryzacji 1088 Ewidencja majątku Obsługa inwentaryzacji 1089 Ewidencja majątku Obsługa inwentaryzacji 1090 Ewidencja majątku Obsługa inwentaryzacji 1091 Ewidencja majątku Obsługa inwentaryzacji 1092 Zarządzanie majątkiem ‐ gospodarka magazynowa K/DZP-362-1-037/13
(służbowe, wynajmowane) Karta pomieszczenia zawiera informację: użytkownik (jednostka organizacyjna lub podmiot zewnętrzny) Karta pomieszczenia zawiera informację: okres, na który udostępniono podmiotowi zewnętrznemu pomieszczenie Karta pomieszczenia zawiera informację: dane opiekuna pomieszczenia Karta pomieszczenia zawiera informację: jednostka administrująca Karta pomieszczenia zawiera informację: kubatura, powierzchnia użytkowa, całkowita Karta pomieszczenia zawiera informację: podział na sale, pokoje, korytarze, toalety, klatki schodowe, pozostałe (ilość, m2, podziałem na piętra) Karta pomieszczenia zawiera informację: podział ze względu na rodzaj powierzchni w m2 (parkiet, panele, płytki, …) Karta pomieszczenia zawiera informację: podział powierzchni użytkowej pokoi (w m2, ilość pokoi) ze względu na użytkowników (katedry, instytuty, …) Karta pomieszczenia zawiera informację: powierzchnia ścian, okien, sufitów w m2 Karta pomieszczenia zawiera informację: szczegóły dotyczące toalet (ilość, ilość kabin, umywalek, pisuarów, płytki ścienne w m2) Karta pomieszczenia zawiera informację: szczegóły dotyczące wyposażenia sal, pokoi (pole spisowe) System musi umożliwiać dowolne definiowanie pól spisowych, obejmujących np. komórkę, budynek, czy wybraną lokalizację, tak, by możliwe było otrzymywanie wyników spisów względem różnych jednostek organizacyjnych Możliwość budowania wielopoziomowej struktury pól spisowych i przypisania osobom odpowiedzialnym materialnie System musi zapewnić wydruk etykiet z kodami kreskowymi. System musi mieć możliwość tworzenia i przeglądania wszelkich niezbędnych raportów inwentaryzacyjnych oraz aktualnej listy środków trwałych względem danej jednostki organizacyjnej bądź danego pracownika i np. pomieszczenia (podgrupy pól spisowych) System musi mieć możliwość modyfikacji danych poprzez uwzględnianie wyjaśnień i kompensat powstałych w wyniku procesu inwentaryzacji, tak aby pracownicy działów administracji i księgowości mogli w prosty sposób powiązać ze sobą niedobory z nadwyżkami czy też ustalić ostateczne miejsce lokalizacji środka. Inwentaryzacja za pomocą terminali przenośnych połączonych on line Możliwość ręcznego wprowadzenia informacji o ujawnionym składniku majątku bezpośrednio na terminalu System w zakresie inwentaryzacji składników majątku obsługuje funkcje dostępne dla inwentaryzacji Magazynowej 61
1093 Gospodarka magazynowa 1094 Gospodarka magazynowa 1095 Gospodarka magazynowa 1096 Gospodarka magazynowa 1097 Gospodarka magazynowa 1098 Gospodarka magazynowa 1099 Gospodarka magazynowa 1100 Gospodarka magazynowa 1101 Gospodarka magazynowa 1102 Gospodarka magazynowa 1103 Gospodarka magazynowa 1104 Gospodarka magazynowa 1105 Gospodarka magazynowa 1106 Gospodarka magazynowa 1107 Gospodarka magazynowa 1108 Gospodarka magazynowa 1109 Gospodarka magazynowa 1110 Gospodarka magazynowa 1111 Gospodarka magazynowa 1112 Gospodarka magazynowa 1113 Gospodarka magazynowa 1114 Gospodarka magazynowa 1115 Gospodarka magazynowa 1116 Gospodarka magazynowa 1117 Gospodarka magazynowa K/DZP-362-1-037/13
Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Możliwość definiowania dowolnej ilości magazynów (np. magazyn pościelowy, materiałów chemicznych i niebezpiecznych, środków BHP itp.) Możliwość prowadzenia magazynów w cenach brutto (netto + VAT) Możliwość definiowania sposobu wyceny rozchodu materiałów na poszczególnych magazynach w oparciu o ceny rzeczywiste FIFO, ceny rzeczywiste LIFO, ceny rzeczywiste LOT (wybór z konkretnej dostawy), ceny średnioważone, ceny ewidencyjne Możliwość określenia uprawnień do magazynów dla konkretnych użytkowników systemu Możliwość rozliczania korekt dokumentów magazynowych zgodnie z historią rozchodów Możliwość określenia asortymentu ewidencjonowanego w poszczególnych magazynach Obsługa magazynu Możliwość definiowania miejsc składowania w magazynie Obsługa magazynu Możliwość włączenia kontroli stanów minimalnych i maksymalnych Obsługa magazynu Ewidencja obrotu materiałowego Obsługa magazynu System umożliwia rejestrację zwrotu do dostawcy Obsługa magazynu System umożliwia rejestrację zwrotu częściowego do dostawcy Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Obsługa magazynu Możliwość wyszukania zamówienia zakupu po atrybutach zamówienia Rejestracja odpowiedzi dostawcy na reklamacje dotyczącą dostawy Automatyczna obsługa rezerwacji pobrania z magazynu przy tworzeniu zapotrzebowania Obsługa procesu akceptacji zapotrzebowania pod kątem: celowości (przez przełożonego), zadania (przez dysponenta środków Podgląd cen towarów z poziomu magazynu (dostęp dla osób upoważnionych) Możliwość wskazania wydania z magazynu na: zadanie/a, jednostkę/ki organizacyjne/MPK Monit o zbliżającym się terminie wydania z magazynu (na podstawie przydziału odzieży) Kontrola przydziału ubrania roboczego (czas, rodzaj i wielkość przydziału) Obsługa magazynu Obsługa karty obiegowej przy rozliczeniu pracownika/studenta Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Możliwość zdefiniowania maski numeracji dokumentów (np. nr dokumentu/rok) Ewidencja przychodu materiałów ‐ obsługa dokumentów PZ, PW Powiązanie dokumentu przychodu zewnętrznego z fakturą zakupu lub WZ rejestrowaną w module zakupów 62
1118 Gospodarka magazynowa 1119 Gospodarka magazynowa 1120 Gospodarka magazynowa 1121 Gospodarka magazynowa 1122 Gospodarka magazynowa 1123 Gospodarka magazynowa 1124 Gospodarka magazynowa 1125 Gospodarka magazynowa 1126 Gospodarka magazynowa 1127 Gospodarka magazynowa 1128 Gospodarka magazynowa 1129 Gospodarka magazynowa 1130 Gospodarka magazynowa 1131 Gospodarka magazynowa 1132 Gospodarka magazynowa 1133 Gospodarka magazynowa 1134 Gospodarka magazynowa 1135 Gospodarka magazynowa 1136 Gospodarka magazynowa 1137 Gospodarka magazynowa 1138 Gospodarka magazynowa 1139 Gospodarka magazynowa 1140 Gospodarka magazynowa 1141 Gospodarka K/DZP-362-1-037/13
Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Możliwość wykonywania korekt przychodów ilościowo‐
wartościowych wraz z automatyczną korektą rozchodów, dokonanych na podstawie skorygowanych dostaw Ewidencja rozchodów materiałów zgodnie z przyjętym sposobem wyceny ‐ obsługa dokumentów WZ, RW Kontrola kolejności wprowadzanych dokumentów magazynowych ‐ uniemożliwienie wydania materiałów z magazynu z datą wcześniejszą niż data ich przyjęcia na ten magazyn Możliwość wykonywania korekt rozchodów ilościowo‐
wartościowych Rozbijanie pojedynczych pozycji rozchodu dla celów rachunku kosztów Możliwość ustalenia formatu numeracji dokumentów np. nr dokumentu/rok Wydruk dokumentu przekazania towaru (pokwitowanie) na podstawie dokumentu rozchodu wewnętrznego Ewidencja (obsługa) zwrotów od odbiorcy ‐ zewnętrznego i wewnętrznego Dokumenty magazynowe Ewidencja przesunięć międzymagazynowych materiałów Dokumenty magazynowe Wydruk dokumentów związanych z obrotem materiałowym Dokumenty magazynowe Powiązanie dokumentów magazynowych z fakturą (np. WZ) Dokumenty magazynowe Dokumenty magazynowe Przenoszenie wartościowego, analitycznego zapisu obrotu materiałowego na konta księgi głównej w module finansowo‐
księgowym (dla każdego magazynu osobno) Możliwość przygotowania szablonów dekretacji księgowej i automatycznego przesyłania danych do modułu finansowo‐
księgowego (elastyczne tworzenie wzorców eksportu danych do modułu FK) Inwentaryzacja Inwentaryzacja Wspieranie obsługi inwentaryzacji stanów magazynowych Inwentaryzacja Inwentaryzacja Inwentaryzacja Możliwość wykonania inwentaryzacji dla wybranych pozycji materiałowych lub całego magazynu Przygotowanie i wydruk arkuszy spisu z natury (wydruk z sytemu powinien być zgodny z kolejnością pozycji na spisie z natury) Możliwość prowadzenie spisów inwentaryzacyjnych i rozliczenie inwentaryzacji z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych Inwentaryzacja Możliwość inwentaryzacji ciągłej Inwentaryzacja Wprowadzenie automatyczne rzeczywistych wartości stanów magazynowych (ilość i wartość) na podstawie spisu z natury i ich porównanie z wartościami księgowymi Inwentaryzacja Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (wydruk zestawienia) Inwentaryzacja Inwentaryzacja Inwentaryzacja Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i automatyczne generowanie dokumentu niedoborów Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i automatyczne generowanie dokumentu nadwyżek Możliwość wykonania inwentaryzacji na dany dzień wstecz bez 63
magazynowa 1142 Gospodarka magazynowa 1143 Gospodarka magazynowa 1144 Gospodarka magazynowa 1145 Gospodarka magazynowa 1146 Gospodarka magazynowa 1147 Gospodarka magazynowa 1148 Gospodarka magazynowa 1149 Gospodarka magazynowa 1150 Gospodarka magazynowa 1151 Gospodarka magazynowa 1152 Gospodarka magazynowa 1153 Gospodarka magazynowa 1154 Gospodarka magazynowa 1155 Gospodarka magazynowa 1156 Gospodarka magazynowa 1157 Gospodarka magazynowa 1158 Gospodarka magazynowa 1159 Gospodarka magazynowa 1160 Gospodarka magazynowa 1161 Gospodarka magazynowa 1162 Gospodarka magazynowa 1163 Gospodarka magazynowa 1164 Gospodarka magazynowa 1165 Gospodarka magazynowa 1166 Gospodarka magazynowa 1167 Gospodarka magazynowa K/DZP-362-1-037/13
Inwentaryzacja konieczności blokady magazynu Możliwość dopisania pozycji spoza ewidencji podczas inwentaryzacji Inwentaryzacja Możliwość sporządzania arkuszy zdawczo‐odbiorczych Inwentaryzacja Możliwość wygenerowania deklaracji/umowy o odpowiedzialności materialnej Indeksy magazynowe Indeksy magazynowe Indeksy magazynowe Dowolna budowa kodu indeksu magazynowego (co najmniej 15 znaków) Możliwość definiowania słowników segmentów i masek wprowadzania kodu indeksu Indeksy magazynowe Możliwość przyporządkowania kodów klasyfikacyjnych PKWiU Indeksy magazynowe Możliwość zastosowania przeliczników jednostek miar Indeksy magazynowe Indeksy magazynowe Możliwość zastosowania przeliczników jednostek miar pomiędzy rodzajami miar (np. szt. na kg) określanych indywidualnie dla każdego indeksu Współpraca z czytnikami kodów kreskowych: generowanie kodów kreskowych, odczyt kodów kreskowych poprzez wykorzystanie skanerów kodów kreskowych Indeksy magazynowe Możliwość budowania podindeksów (rozszerzeń grupami) Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa Możliwość utworzenia hierarchicznej kartoteki towarowej o dowolnej ilości kategorii i podkategorii Kartoteka towarowa zawiera dane: producent i dostawca/dostawcy towaru Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: kod towarowy Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: jednostka miary Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: dane logistyczne (masa, wymiary, sposób pakowania, ilość sztuk w opakowaniu) Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: stawka VAT Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: kod EAN, dowolna ilość kodów EAN dla jednego towaru Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: nazwa handlowa produktu Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: kategoria/podkategoria produktu Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: nazwa towaru Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: indeks Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: PKWiU Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: aktualna cena jednostkowa (brutto, netto+VAT) Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: historia cen produktu 64
1168 Gospodarka magazynowa 1169 Gospodarka magazynowa 1170 Gospodarka magazynowa 1171 Gospodarka magazynowa 1172 Gospodarka magazynowa 1173 Gospodarka magazynowa 1174 Gospodarka magazynowa 1175 Gospodarka magazynowa 1176 Gospodarka magazynowa 1177 Gospodarka magazynowa 1178 Gospodarka magazynowa 1179 Gospodarka magazynowa 1180 Gospodarka magazynowa 1181 Gospodarka magazynowa 1182 Gospodarka magazynowa 1183 Gospodarka magazynowa 1184 Gospodarka magazynowa 1185 Gospodarka magazynowa 1186 Gospodarka magazynowa 1187 Gospodarka magazynowa 1188 Gospodarka magazynowa 1189 Gospodarka magazynowa K/DZP-362-1-037/13
Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: historia zamówień Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: rozmiar Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: uwagi Kartoteka towarowa Kartoteka towarowa zawiera dane: zdjęcie produktu Kartoteka towarowa Możliwość definiowania dowolnej ilości pól opisujących kartotekę towarową Kontrahenci Kontrahenci Możliwość zdefiniowania kartoteki kontrahentów zawierającej co najmniej: identyfikator i nazwę, dane adresowe, dane do komunikacji (w tym adres email, telefon, fax, osoba kontaktowa), domyślną walutę do transakcji z kontrahentem, domyślne warunki płatności, dane dotyczące rachunków bankowych, przypisanie dostawców i odbiorców do grup Kontrahenci Możliwość grupowania kontrahentów w klasy lub grupy Kontrahenci Kontrahenci Możliwość zdefiniowania wielu (minimum 3 adresów) dla kontrahenta np. podstawowego, do fakturowania, do wysyłki, do odbioru, itp. Możliwość definiowania osób kontaktowych wraz z informacjami dodatkowymi (np. kompetencje, rola u kontrahenta itp. ) do kontrahentów Kontrahenci Możliwość definiowania dodatkowych cech kontrahentów Kontrahenci Automatyczne nadawanie księgowego konta analitycznego kontrahentowi Kontrahenci Możliwość zdefiniowania płatnika dla kontrahenta Kontrahenci Kontrahenci Kontrahenci Kontrahenci Kontrahenci Kontrahenci Kontrahenci Możliwość definiowania dowolnej liczby kont bankowych dla dostawców prowadzonych w różnych bankach i różnych walutach Możliwość zdefiniowania kont bankowych dla odbiorców (do płatności masowych – każdy z odbiorców może mieć zdefiniowane subkonto) Możliwość przypisania konta księgowego dla grupy kontrahentów lub kontrahenta Możliwość wprowadzenia nowego kontrahenta do kartoteki podczas rejestracji faktury bez utraty już wprowadzonych danych Możliwość tworzenia jednorazowych dostawców i odbiorców Możliwość blokowania dostawcy i odbiorcy w systemie (np. w celu blokowania płatności czy sprzedaży) Weryfikacja unikalności numeru NIP z możliwością wprowadzenia nieunikalnych numerów NIP (np. dla jednostek terytorialnych tego samego Odbiorcy) Sprzedaż Sprzedaż Prowadzenie rejestrów dokumentów sprzedaży 65
1190 Gospodarka magazynowa 1191 Gospodarka magazynowa 1192 Gospodarka magazynowa 1193 Gospodarka magazynowa 1194 Gospodarka magazynowa 1195 Gospodarka magazynowa 1196 Gospodarka magazynowa 1197 Gospodarka magazynowa 1198 Gospodarka magazynowa 1199 Gospodarka magazynowa 1200 Gospodarka magazynowa 1201 Gospodarka magazynowa 1202 Gospodarka magazynowa 1203 Gospodarka magazynowa 1204 Gospodarka magazynowa 1205 Gospodarka magazynowa 1206 Gospodarka magazynowa 1207 Gospodarka magazynowa 1208 Gospodarka magazynowa 1209 Gospodarka magazynowa 1210 Gospodarka magazynowa 1211 Gospodarka magazynowa 1212 Gospodarka magazynowa 1213 Gospodarka magazynowa 1214 Gospodarka magazynowa 1215 Gospodarka K/DZP-362-1-037/13
Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Grupowanie dokumentów sprzedaży i powiązanie grup dokumentów sprzedaży z grupami dokumentów modułu finansowo‐księgowego Możliwość określenia sposobu numeracji dokumentów sprzedaży (określenie postaci symbolu dokumentu sprzedaży) Wprowadzanie dokumentów sprzedaży z możliwością obsługi VAT Sprzedaż Wystawianie faktury korygującej Sprzedaż Faktura korygująca automatycznie naczytuje aktualne dane z faktury korygowanej uwzględniając wcześniejsze jej korekty Sprzedaż Możliwość korygowania korekt Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Sprzedaż Możliwość zdefiniowania własnych typów dokumentów sprzedaży w celu rozróżnienia rodzaju działalności (dydaktyka, prace zlecone, najem, rozliczenie sortu itd.) Rejestracja i rozliczenie faktur zaliczkowych z możliwością rozliczania wielu zaliczek na jednej fakturze rozliczającej Monitorowanie rozrachunków w momencie wystawiania faktury Obsługa umów z odbiorcami w celu automatycznego tworzenia miesięcznych faktur na stałe usługi np. wynajem pomieszczeń Określenie formy płatności, typu wystawianego dokumentu oraz nabywcy Obsługa jednorazowego nabywcy gotówkowego Dostęp do katalogu kontrahentów i pracowników zapisanych w systemie Określenie rozdziału stosunku wpływów ze sprzedaży na ośrodki powstawania kosztów Obsługa własnych wzorów wydruku dokumentu sprzedaży, załączników i faktur Możliwość prowadzenia sprzedaży za granicę (wewnątrz Unii Europejskiej i poza obszar wspólnotowy) z uwzględnieniem wymogów dla dokumentu potwierdzającego taką sprzedaż. Mechanizm automatycznej dekretacji dokumentów sprzedaży z możliwością utworzenia oddzielnych szablonów dla różnych typów dokumentów zakupu Wystawianie dokumentów handlowych magazynowych z automatycznym generowaniem dokumentów wydania WZ Możliwość automatycznej generacji faktur na podstawie dokumentów wydania WZ lub zamówień od odbiorców Sprzedaż Ewidencja VAT sprzedaży, tworzenie rejestru VAT Sprzedaż Możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży, gdzie pozycjami będą towary/materiały z magazynu i usługi Sprzedaż Automatyczna dekretacja wystawionego dokumentu Sprzedaż Sprzedaż Możliwość sporządzania zestawień i rejestrów ułatwiających analizę sprzedaży Możliwość podpięcia do dokumentów danych multimedialnych np. tekst umowy, zdjęcie inwestycji, zeskanowanie faktury itp. Sprzedaż Współpraca z drukarkami fiskalnymi Sprzedaż Możliwość inicjowania procesu likwidacji zniszczonego 66
magazynowa 1216 Gospodarka magazynowa 1217 Gospodarka magazynowa 1218 Gospodarka magazynowa 1219 Gospodarka magazynowa 1220 Gospodarka magazynowa 1221 Gospodarka magazynowa 1222 Gospodarka magazynowa 1223 Gospodarka magazynowa 1224 Gospodarka magazynowa 1225 Gospodarka magazynowa 1226 Gospodarka magazynowa 1227 Gospodarka magazynowa 1228 Gospodarka magazynowa 1229 Gospodarka magazynowa 1230 Gospodarka magazynowa 1231 Gospodarka magazynowa 1232 Gospodarka magazynowa 1233 Gospodarka magazynowa 1234 Gospodarka magazynowa 1235 Zarządzanie majątkiem ‐ zarządzanie DS 1236 Zarządzanie DS 1237 Zarządzanie DS 1238 Zarządzanie DS K/DZP-362-1-037/13
elementu wyposażenia Gospodarka odpadami Gospodarka odpadami Obsługa gospodarki odpadami Gospodarka odpadami Generowanie karty ewidencji odpadów Gospodarka odpadami Naliczanie opłat związanych z gospodarką odpadami Gospodarka odpadami Generowanie zestawień dla potrzeb gospodarki odpadami Raportowanie Raportowanie Zapewnienie bieżącej informacji o stanach magazynowych Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie Podgląd i wydruk historii obrotu materiałowego dla poszczególnych asortymentów materiałów za dowolnie wybrany okres Podgląd i wydruk stanów magazynowych dla wybranych lub wszystkich magazynów na dowolnie wybrany dzień Kontrola przekroczenia stanów minimalnych i maksymalnych Zestawienia na podstawie rozchodów: dla wybranych materiałów, dla wybranych grup materiałów, dla wybranych miejsc powstawania kosztów, dla limitów finansowych (ilościowo, wartościowo netto, brutto) Zestawienia na podstawie przychodów: dla wybranych materiałów, dla wybranych grup materiałów, dla wybranych rodzajów kosztów (ilościowo, wartościowo netto, brutto) Raportowanie Wykonanie raportu: stany magazynowe na koniec okresu Raportowanie Wykonanie raportu: obroty magazynowe za dany okres Raportowanie Raportowanie Raportowanie Wykonanie raportu z podziałem na stany magazynowe i grupy asortymentów (dostępne z poziomu indeksu oraz innych parametrów przypisanych w kartotece) Wykonanie raportów dokumentów magazynowych dla poszczególnych rodzajów dokumentów Wykonanie raportu ‐ obrót materiałowy po zadanych parametrach Raportowanie Raport osób odpowiedzialnych materialnie na dany dzień Raportowanie Raport indeksów nie wykazujących ruchu w okresie Rezerwacja, przydzielenie miejsca, kwaterunek Rezerwacja, przydzielenie miejsca, System umożliwia centralne zarządzanie przydziałem pokoi w kwaterunek DS dla kandydatów i studentów System wspiera proces przyznania miejsca w DS: składanie Rezerwacja, przydzielenie miejsca, podań w postaci elektronicznej (na podstawie formularzy) ‐ kwaterunek przyznanie miejsca ‐ rezerwacja pokoi przez studentów/pracowników ‐ meldunek) 67
1239 Zarządzanie DS 1240 Zarządzanie DS 1241 Zarządzanie DS 1242 Zarządzanie DS 1243 Zarządzanie DS 1244 Zarządzanie DS 1245 Zarządzanie DS 1246 Zarządzanie DS 1247 Zarządzanie DS 1248 Zarządzanie DS 1249 Zarządzanie DS 1250 Zarządzanie DS 1251 Zarządzanie DS 1252 Zarządzanie DS 1253 Zarządzanie DS 1254 Zarządzanie DS 1255 Zarządzanie DS 1256 Zarządzanie DS 1257 Zarządzanie DS 1258 Zarządzanie DS 1259 Zarządzanie DS 1260 Zarządzanie DS 1261 Zarządzanie DS 1262 Zarządzanie DS 1263 Zarządzanie DS 1264 Zarządzanie DS 1265 Zarządzanie DS K/DZP-362-1-037/13
Rezerwacja, przydzielenie miejsca, System wspiera obsługę mieszkańców DS w zakresie naliczania i kwaterunek weryfikacji opłat Formularz wniosku o przyznanie miejsca zawiera: (dane Rezerwacja, przydzielenie miejsca, personalne, dochód na członka rodziny, typ pokoju, chęć kwaterunek pozostawienia w dotychczasowym pokoju, rok akademicki) Rezerwacja, przydzielenie miejsca, Wprowadzenie do systemu wniosku wraz z kompletem kwaterunek dokumentów Rezerwacja, przydzielenie miejsca, Obsługa procesu odwoławczego od decyzji kwaterunkowej kwaterunek (rejestracja odwołań w systemie) Rezerwacja, przydzielenie miejsca, System umożliwia wyszukanie wolnych pokoi kwaterunek Rezerwacja, przydzielenie miejsca, System umożliwia wyszukanie wolnych pojedynczych miejsc w kwaterunek pokojach Rezerwacja, przydzielenie miejsca, Generowanie dokumentów z systemu (listy rankingowe, listy kwaterunek kwaterunkowe, karta mieszkańca, karta wyposażenia) Rezerwacja, przydzielenie miejsca, Systemowe wysyłanie informacji do studenta o terminie kwaterunek zakwaterowania Obsługa zakwaterowania i wykwaterowania, wraz z obsługą Rezerwacja, przydzielenie miejsca, przekazania i odebrania pokoju i sprzętów ‐ generowanie kwaterunek protokołu zdawczo‐odbiorczego Rezerwacja, przydzielenie miejsca, Automatyczne generowanie druków do meldunków kwaterunek wypełnionych danymi z systemu Rezerwacja, przydzielenie miejsca, Prowadzenie w systemie kartotek osób zakwaterowanych kwaterunek (przypisanie do pokoju, status osoby) wraz z historią Rezerwacja, przydzielenie miejsca, System umożliwia meldowanie masowe (grupy studentów) kwaterunek zgodnie z rezerwacją Rezerwacja, przydzielenie miejsca, System umożliwia meldowanie indywidualne zgodnie z kwaterunek rezerwacją Rezerwacja, przydzielenie miejsca, System kontroluje proces meldunku pod kątem przydziału kwaterunek pokoju ze względu na płeć i inne kryteria (np.: rok studiów) Rezerwacja, przydzielenie miejsca, System blokuje możliwość zakwaterowania tej samej osoby kwaterunek wielokrotnie w tym samym czasie (również między DS) Rezerwacja, przydzielenie miejsca, System umożliwia rezerwację tego samego pokoju przez kwaterunek studenta na następny rok studencki Rezerwacja, przydzielenie miejsca, Drukowanie z systemu karty mieszkańca wraz z danymi kwaterunek osobowymi i zdjęciem pobranym z systemu Rezerwacja, przydzielenie miejsca, Możliwość przeglądania list kwaterunkowych kwaterunek Rezerwacja, przydzielenie miejsca, System umożliwia przeglądanie historii meldunków oraz kwaterunek przyznanych obciążeń finansowych poszczególnych osób Karta mieszkańca System umożliwia pobieranie niezbędnych danych z kartoteki Karta mieszkańca studenta lub rejestrowanie danych mieszkańca (w przypadku gdy nie widnieje w spisie studentów) Karta mieszkańca Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: imię nazwisko, Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: adres Karta mieszkańca zamieszkania, Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: fotografia Karta mieszkańca studenta Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: dane kontaktowe Karta mieszkańca (tel., mail ‐ do rodziców i studenta) Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: nr dowodu Karta mieszkańca tożsamości (dowód osobisty, paszport) Karta mieszkańca Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: imiona rodziców 68
1282 Zarządzanie DS 1283 Zarządzanie DS Rezerwacja pokoi gościnnych Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: wydział, kierunek, rok studiów, specjalność, grupa Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: nr albumu Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: nr książeczki wojskowej Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: indywidualne nr kont bankowych przypisane do studenta Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: PESEL Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: narodowość Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: miejsce i data urodzenia Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: status osoby (Student UEW, Student inny, osoba z zewnątrz) Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: nr meldunku Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: okres zameldowania (ważny w przypadku obcokrajowców) Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: nr przydzielonego pokoju Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: data zakwaterowania, data wykwaterowania Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: nieuregulowane należności Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: dodatkowe informacje Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: powiązanie z gospodarką magazynową (np. pościel) Pobrane/rejestrowane dane dot. mieszkańca: historia zakwaterowania (zmiana pokoju, wykwaterowanie, zakwaterowanie, zaległości na przestrzeni lat) Rezerwacja pokoi gościnnych Możliwość rezerwacji pokoi gościnnych dla osób z zewnątrz 1284 Zarządzanie DS Rezerwacja pokoi gościnnych 1285 Zarządzanie DS Rezerwacja pokoi gościnnych 1266 Zarządzanie DS 1267 Zarządzanie DS 1268 Zarządzanie DS 1269 Zarządzanie DS 1270 Zarządzanie DS 1271 Zarządzanie DS 1272 Zarządzanie DS 1273 Zarządzanie DS 1274 Zarządzanie DS 1275 Zarządzanie DS Karta mieszkańca Karta mieszkańca Karta mieszkańca Karta mieszkańca Karta mieszkańca Karta mieszkańca Karta mieszkańca Karta mieszkańca Karta mieszkańca Karta mieszkańca 1276 Zarządzanie DS Karta mieszkańca 1277 Zarządzanie DS Karta mieszkańca 1278 Zarządzanie DS Karta mieszkańca 1279 Zarządzanie DS Karta mieszkańca 1280 Zarządzanie DS Karta mieszkańca 1281 Zarządzanie DS Karta mieszkańca 1286 Zarządzanie DS 1287 Zarządzanie DS Administracja 1288 Zarządzanie DS Administracja 1289 Zarządzanie DS Administracja 1290 Zarządzanie DS Administracja 1291 Zarządzanie DS Administracja 1292 Zarządzanie DS Administracja 1293 Zarządzanie DS 1294 Zarządzanie DS K/DZP-362-1-037/13
Administracja Administracja Administracja Systemowe potwierdzanie, usuwanie i modyfikacja rezerwacji ‐ wysłanie potwierdzenia do osób rezerwujących pokój Ewidencja w systemie typu imprezy/organizacji dla których świadczone są usługi noclegu z możliwością raportowania po tym polu System wspiera proces przemeldowania mieszkańców pomiędzy pokojami System wspiera proces przekwaterowanie mieszkańców pomiędzy DS System wspiera naliczanie opłat za pokoje (zgodnie z ustalonym cennikiem) System wspiera generowanie obciążeń mieszkańców dodatkowymi kosztami finansowymi np.: za wyrządzoną szkodę (nota) Generowanie i wydruk z systemu wezwań do zapłaty dla konkretnego mieszkańca Generowanie i wydruk z systemu noty odsetkowej dla konkretnego mieszkańca Automatyczne generowanie odsetek przy zaksięgowaniu wpłaty
Możliwość wydruku korespondencji seryjnej dla wybranej grupy lokatorów 69
1295 Zarządzanie DS Administracja 1296 Zarządzanie DS Administracja 1297 Zarządzanie DS Administracja 1298 Zarządzanie DS Administracja 1299 Zarządzanie DS Administracja 1300 Zarządzanie DS Administracja 1301 Zarządzanie DS Administracja 1302 Zarządzanie DS Administracja 1303 Zarządzanie DS 1304 Zarządzanie DS Administracja 1305 Zarządzanie DS 1306 Zarządzanie DS Administracja Administracja Administracja 1307 Zarządzanie DS Administracja 1308 Zarządzanie DS Administracja 1309 Zarządzanie DS Administracja 1310 Zarządzanie DS Administracja 1311 Zarządzanie DS 1312 Zarządzanie DS Administracja 1313 Zarządzanie DS 1314 Zarządzanie DS Raportowanie Administracja Raportowanie 1315 Zarządzanie DS 1316 Zarządzanie DS 1317 Zarządzanie DS 1318 Zarządzanie DS 1319 Zarządzanie DS 1320 Zarządzanie DS 1321 Zarządzanie DS Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie 1322 Zarządzanie DS 1323 Zarządzanie DS Raportowanie Raportowanie K/DZP-362-1-037/13
Raportowanie Możliwość wydruku rejestru wystawionych wezwań do zapłaty oraz not odsetkowych Grupowe tworzenie obciążeń finansowych za pobyt w domu studenckim (nota lub faktura w zależności od statusu mieszkańca) System umożliwia sprawdzenie przez Studenta (on‐line) stanu należności wynikających z noclegu i innych opłat Rejestrowanie rodzajów należności: za nocleg, za zniszczenia, odsetki, karne, inne; Możliwość definiowania statusów w zakresie domów studenckich: przyznania lub odmowy, podjęcie zakwaterowania, zrezygnowania z DS lub nie zgłoszenia się do zakwaterowania, wykwaterowanie Tworzenie list mieszkańców domu według wybranych kryteriów (np. obcokrajowcy z podziałem na narodowości, obywatele UE, studenci programów zagranicznych) System umożliwia zapisanie w charakterystyce pokoju takich informacji jak: rodzaj pokoju, standard pokoju, dostosowany dla niepełnosprawnych, liczba miejsc, dostępność, konfiguracja sieci komputerowej Możliwość zakładania roku akademickiego i definiowanie zakresu (od września do sierpnia) dla działalności Domu Studenckiego System wspiera zarządzaniem wyposażeniem DS System umożliwia wpisanie wyposażenia na stan budynku/pokoju Możliwość wyszukania i kontroli lokalizacji sprzętu/wyposażenia
System umożliwia przegląd dostępnego sprzętu w budynku po wprowadzeniu kryteriów wyboru (typ, model) Możliwość rejestrowania w systemie stanu pokoju, oznaczenie pokoi niedostępnych (remont, rezerwacja) System umożliwia rejestrowanie usterek zgłaszanych przez studentów/gości System umożliwia filtrowania zgłoszonych usterek po różnych polach (np.: typ zgłoszenia (elektryczne, hydrauliczne), priorytecie zgłoszenia) Możliwość generowania zleceń usunięcia usterki dla konserwatorów System umożliwia ewidencję wykonanych napraw oraz kosztów System umożliwia analizowanie kosztów, czasów i rodzaju napraw System generuje raport: stan należności na dany dzień wynikający z użytkowania pokoi System generuje raport: stan przeterminowanych należności System generuje raport: ilość zakwaterowanych osób w okresie
System generuje raport: ilość osób wykwaterowanych w okresie
System generuje raport: zameldowanych osób System generuje raport: dot. ilości pokoi ogólnie System generuje raport: ilość pokoi wolnych/zajętych System generuje raport: osób kwaterowanych do DS, a nie będących studentami/pracownikami System generuje raport: historia mieszkańców danego pokoju System generuje raport: historia meldunkowa osób 70
1324 Zarządzanie DS Raportowanie 1325 Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) 1326 EOD 1327 EOD 1328 EOD 1329 EOD 1330 EOD 1331 EOD 1332 EOD 1333 EOD 1334 EOD Wymagania ogólne Wymagania ogólne 1335 EOD Obsługa dokumentów 1336 EOD Wymagania ogólne 1337 EOD Wymagania ogólne 1338 EOD Wymagania ogólne 1339 EOD 1340 EOD Wymagania ogólne Wymagania ogólne 1341 EOD Wymagania ogólne 1342 EOD 1343 EOD Wymagania ogólne Wymagania ogólne 1344 EOD 1345 EOD Wymagania ogólne Wymagania ogólne 1346 EOD 1347 EOD Wymagania ogólne Wymagania ogólne 1348 EOD 1349 EOD 1350 EOD 1351 EOD Wymagania ogólne Wymagania ogólne Wymagania ogólne Wymagania ogólne 1352 EOD Wymagania ogólne 1353 EOD Wymagania ogólne K/DZP-362-1-037/13
Wymagania ogólne Wymagania ogólne Wymagania ogólne Wymagania ogólne Wymagania ogólne Wymagania ogólne Wymagania ogólne System tworzy statystyki odnośnie kosztów i zysków z prowadzenia DS Obsługa EOD przez przeglądarkę WWW Możliwość graficznego definiowania obiegów dokumentów Opisy, modele obiegów opracowane zgodnie z notacją BPMN Realizacja obiegów predefiniowanych dla typów dokumentów Realizacja obiegów dokumentów ad‐hoc Możliwość definiowania wymaganych zakresów czynności obiegu dla dokumentacji Definiowanie różnych wariantów obiegu Możliwość definiowania powtarzalnych przebiegów obiegu dokumentów charakteryzujących się określoną ścieżką realizacji
Możliwość automatycznego i ręcznego inicjowania właściwej procedury obiegu na etapie rejestracji dokumentu/korespondencji Obsługa kalendarzy zapewniających planowanie zadań w ramach zdefiniowanych obiegów Możliwość uruchamiania obiegów podrzędnych z poziomu i w referencji do obiegu głównego Możliwości stosowania (przy definiowaniu obiegu dokumentów) ścieżek szeregowych i równoległych Eksport dokumentów do xml Możliwość dodawania, wyświetlania i zapisywania zmian dokumentów z pakietu Office System posiada narzędzia do umożliwienia integracji z systemami zewnętrznymi (np. klasy ERP, obsługi archiwum) System posiada własne API System posiada dostępne dla administratora środowisko programistyczne umożliwiające definiowanie procesów, formularzy i funkcji System posiada obsługę struktury organizacyjnej Możliwość definiowania uprawnień dla obiektów struktury organizacyjnej Obsługa rejestru przeczytania, modyfikacji dokumentów Obsługa rejestru aktywności użytkowników w obiegu dokumentów Obsługa rejestru przekroczeń terminów wykonania czynności Obsługa nieobecności użytkowników Obsługa okresowego delegowania uprawnień Obsługa okresów obowiązywania statusu dokumentów (np. sprawa w toku, sprawa zamknięta, sprawa przekazana do archiwum, do brakowania) Możliwość przetwarzania dokumentów źródłowych pozyskanych z zewnętrznych kanałów zasilających (obsługiwanych przez inne aplikacje), m.in.: ze skanerów, cyfrowych aparatów fotograficznych, faksu, poczty elektronicznej, systemu ERP itp. Skuteczna ochrona dokumentów elektronicznych (szyfrowanie wszystkich dokumentów z opcją podwyższonego poziomu ochrony dla dokumentów poufnych) w sposób gwarantujący możliwość spełnienia ustawowych wymagań dotyczących 71
ochrony danych 1354 EOD Wymagania ogólne 1355 EOD 1356 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1357 EOD Obsługa dokumentów 1358 EOD 1359 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1360 EOD Obsługa dokumentów 1361 EOD Obsługa dokumentów 1362 EOD Obsługa dokumentów 1363 EOD Obsługa dokumentów 1364 EOD 1365 EOD 1366 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1367 EOD Obsługa dokumentów 1368 EOD 1369 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1370 EOD Obsługa dokumentów 1371 EOD Obsługa dokumentów 1372 EOD 1373 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1374 EOD Obsługa dokumentów 1375 EOD 1376 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1377 EOD Obsługa dokumentów 1378 EOD Obsługa dokumentów 1379 EOD 1380 EOD 1381 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów K/DZP-362-1-037/13
System spełnia, w zakresie objętym wdrożeniem, wymagania prawne ustanowione przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Archiwum Państwowe Możliwość automatycznego powiadamianie odbiorcy o wpłynięciu dokumentu określonym, definiowalnym kanałem (m.in. SMS, email, w systemie obiegu) Możliwość wyboru danych słownikowych w procesie rejestrowania, opisywania dokumentów, ich oznaczania i dekretacji Możliwość definiowania słowników przez użytkownika Definiowanie maski znaku spraw (pism, dokumentów) z co najmniej 5 segmentami: data (rok), kolejny numer, symbol klasyfikacji z wykazu akt, tekst, jednostka organizacyjna itp. Możliwość wielokrotnej numeracji dokumentu w różnych szablonach (maskach) numeracji Możliwość wskazania, przy rejestracji dokumentów, komórki macierzystej oraz komórek podrzędnych Możliwość przypisania kwalifikacji archiwalnej podczas rejestracji dokumentu Możliwość opisania struktury metadanych dokumentu podczas rejestrowania Obsługa digitalizacji dokumentu papierowego Oznaczenie dokumentu digitalizowanego kodem kreskowym Możliwość wykorzystania kodów kreskowych do oznaczania, identyfikacji i wyszukiwania dokumentów Możliwość dodrukowania kodu paskowego do wcześniej zarejestrowanego (zeskanowanego) dokumentu Możliwość tworzenia grup odbiorców dokumentów Indeksowanie i wyszukiwanie pełnotekstowe dokumentów i ich załączników Możliwość podłączenia przynajmniej 50 załączników do sprawy, dokumentów Możliwość definiowania przez użytkownika formularzy z polami dla typów dokumentów Obsługa operacji check out i check in na dokumentach Obsługa akcji obiegu typu: zatwierdzenie, przeczytanie, zaopiniowanie z wieloma odpowiedzialnymi Możliwość przekazania zadania lub zbioru zadań innemu użytkownikowi Możliwość generowania zestawienia zadań dla użytkowników W przypadku braku akcji w przepływie, przekazanie zadania do zdefiniowanych osób Definiowanie czasów przekazania działania ‐ mniejszy od czasu wykonania ‐ powoduje przekazanie zadania do zdefiniowanej osoby Możliwości stosowania akcji dla wielu dokumentów równocześnie Powiadomienia emailowe o zadaniach, o konfigurowalnej treści
Nadzór nad terminami wykonania czynności obiegu Nadzór nad stopniem zaawansowania obiegu 72
1382 EOD 1383 EOD 1384 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1385 EOD 1386 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1387 EOD Obsługa dokumentów 1388 EOD 1389 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1390 EOD Obsługa dokumentów 1391 EOD 1392 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1393 EOD 1394 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1395 EOD Obsługa dokumentów 1396 EOD 1397 EOD Obsługa dokumentów Obsługa dokumentów 1398 EOD Obsługa dokumentów 1399 EOD 1400 EOD Raportowanie Raportowanie 1401 EOD Raportowanie 1402 EOD 1403 EOD 1404 EOD 1405 EOD 1406 EOD Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie Raportowanie 1407 EOD 1408 EOD 1409 EOD 1410 EOD 1411 EOD Raportowanie Raportowanie Raportowanie Obsługa korespondencji Obsługa korespondencji 1412 EOD Obsługa korespondencji 1413 EOD 1414 EOD Obsługa korespondencji Obsługa korespondencji K/DZP-362-1-037/13
Kontrola kompletności dokumentacji dla czynności obiegu Obsługa wersji dokumentów Korzystanie z elektronicznego repozytorium/archiwum dokumentów z możliwością wyszukiwania wg dowolnych parametrów dostępnych w systemie Sieciowy dostęp do repozytorium zarejestrowanych spraw Automatyczne przeniesienie dokumentów zamkniętych spraw do archiwum, po zdefiniowanym przez użytkownika okresie ich przechowywania u aktotwórcy Systemowe i spersonalizowane ograniczenia dostępu do dokumentów Dostęp do dokumentów w ramach przydzielonych uprawnień Obsługa uprawnień do tworzenia, odczytu, edycji, wydruku i kopiowania dokumentów Możliwość przeglądania zadań i dokumentów zgodnie z udzielonymi uprawnieniami Możliwość statusowania dokumentów Oznaczanie dokumentów własnymi etykietami (np. identyfikator pracownika) Obsługa subskrypcji dokumentów Możliwość wykorzystania podpisu elektronicznego kwalifikowanego i niekwalifikowanego Możliwość generowania spisu spraw według jednolitego rzeczowego wykazu akt (zawierającego mi.in. rok wszczęcia sprawy, symbol jednostki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, hasło klasyfikacyjne z wykazu akt, znak sprawy, opis sprawy, sposób załatwienia sprawy) Łączenie pism/dokumentów ze sprawą Łączenie spraw w teczki spraw (np. o tym samym symbolu klasyfikacyjnym) Możliwość definiowania rejestrów kancelaryjnych i spisów spraw (możliwość dodawania pól rejestru) System umożliwia raportowanie aktywności obsługi dokumentów System raportowy pozwalający na definiowanie raportów z pól zdefiniowanych w dokumentach Możliwość definiowania szablonów wydruków Powiązanie typu dokumentów z wieloma szablonami wydruku Powiadomienie o konieczności wykonania akcji obiegu Powiadomienie o wykonaniu akcji obiegu Powiadomienie o przekroczeniu terminu wykonania akcji obiegu Powiadomienie o zakończeniu obiegu Powiadomienie niekompletności dokumentacji Sporządzanie raportów i zestawień wg wymagań użytkownika Prowadzenie elektronicznej książki nadawczej zgodnej ze standardem stosowanym przez Pocztę Polską (z możliwością jej wydruku) Prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej Rejestr korespondencji zawiera: numer Rejestr korespondencji zawiera: numer wewnętrzny 73
1415 EOD 1416 EOD 1417 EOD 1418 EOD 1419 EOD Obsługa korespondencji Obsługa korespondencji Obsługa korespondencji Obsługa korespondencji Obsługa korespondencji 1420 EOD 1421 EOD Obsługa korespondencji Obsługa korespondencji Rejestr korespondencji zawiera: adresat/odbiorca Rejestr korespondencji zawiera: data wpływu/wysłania Rejestr korespondencji zawiera: data pisma Rejestr korespondencji zawiera: określenie sprawy Rejestr korespondencji zawiera: jednostka/osoba wysyłająca/odbierającą Rejestr korespondencji zawiera: koszt Możliwość oznaczenia zwrotów (data, koszt, przyczyna niepodjęcia) K/DZP-362-1-037/13
74
Podział odpowiedzialności stron Znak ‘X’ w kolumnie oznacza stronę odpowiedzialną za realizację działania. Etap I Tabela 1 Identyfikacja sposobu funkcjonowania procesów Biznesowych Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 1 Pytania nt. funkcjonowania Uczelni X 2 Odpowiedzi (wyczerpujące, spójne, kompletne, aktualne) X 3 Analiza i inwentaryzacja zakresu funkcjonalnego obecnie stosowanych aplikacji w obszarze objętym projektem X Tabela 2 Określenie wymagań funkcjonalnych wobec systemu w zakresie wdrożenia Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 1 Określenie wymagań odnośnie przebiegu procesów i sposobów realizacji zadań X 2 Przełożenie wymagań na funkcjonalność systemu X Tabela 3 Przeszkolenie użytkowników wiodących i administratorów ze standardu Systemu Lp Zadanie 1 Zamawiający Wykonawca Wyznaczenie użytkowników końcowych (osoby) i przypisanie do ról w systemie (uprawnienia do transakcji) X 2 Określenie planu szkoleń X 3 Przeprowadzenie szkoleń X 4 Opcjonalnie – przeprowadzenie egzaminów użytkowników końcowych X 5 Dostarczenie dokumentacji szkoleniowej – prezentacje, instrukcje itp. X 6 Udział w szkoleniach X Tabela 4 Pisemne opracowanie koncepcji wdrożenia Wykonawcy Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 1 Dostarczenie przykładów rozwiązań Koncepcyjnych X 2 Zbudowanie map procesów X 3 Zaproponowanie zmian w procesach i diagramach procesów X 4 Koncepcja Ustawień globalnych X 5 Koncepcja Struktury organizacyjnej K/DZP-362-1-037/13
opisanie struktury organizacyjnej u Zamawiającego 75
X Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 6 Koncepcja Danych podstawowych określenie danych wykorzystywanych u Zamawiającego Przekazanie zakresu koniecznych danych podstawowych. przełożenie danych rzeczywistych na obiekty w Systemie 7 Koncepcja Procesów i funkcji Ocena propozycji rozwiązań 8 Określenie zmian organizacyjnych 9 Koncepcja Raportów X X X określenie wymagań dla Raportów specyfikacja techniczna 10 Koncepcja Formularzy określenie wyglądu formularzy specyfikacja techniczna 11 Koncepcja Uprawnień określenie uprawnień stanowisk u Zamawiającego definicja ról w Systemie, uprawnienia do transakcji 12 Koncepcja Interfejsów X 13 Koncepcja Rozszerzeń X 14 Integracja międzymodułowa X 15 Koncepcja migracji danych X 16 Określenie czynności startu Produkcyjnego X 17 Aktualizacja dokumentacji koncepcji wdrożenia w przypadku zmian następujących po zatwierdzeniu Fazy 1 Projektu Wdrożenia ZSI X Tabela 5 Zapoznanie się i zgłoszenie uwag oraz zatwierdzenie koncepcji opracowanych przez inne Zespoły Robocze na potrzeby jej weryfikacji Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 1 Zapoznanie się z Koncepcjami wdrożeniowymi X X 2 Zgłoszenie pytań i uwag X 3 Zapoznanie się z odpowiedziami na zgłoszone zapytania i uwagi X Tabela 6 Zaprezentowanie koncepcji wdrażanego modułu działom organizacji Klienta, na potrzeby jej weryfikacji Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 1 Weryfikacja Koncepcji Wdrożenia X 2 Opracowanie prezentacji procesów biznesowych X 3 Przeprowadzenie prezentacji Koncepcji X udział w prezentacji 4 Odpowiedzi na pytania i uwagi X 5 Wprowadzenie ewentualnych korekt do X K/DZP-362-1-037/13
76
Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca Koncepcji wdrożenia 6 Zatwierdzenie Koncepcji wdrożeniowych X Tabela 7 Konfiguracja Systemu Produkcyjnego zgodnie z zatwierdzoną koncepcją wdrożenia Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 1 Konfiguracja Ustawień systemu X 2 Konfiguracja Struktury organizacyjnej X 3 Konfiguracja Danych podstawowych X 4 Konfiguracja Procesów i funkcji X 5 Przeprowadzenie zmian organizacyjnych X 7 Opracowanie Raportów X 8 Opracowanie Formularzy wprowadzania danych planowych X 9 Konfiguracja Uprawnień X 10 Opracowanie Interfejsów od strony ZSI i innych systemów dostarczanych przez wykonawcę X 11 Opracowanie Interfejsów od strony systemów podłączanych do ZSI a nie dostarczanych przez Wykonawcę X 12 Opracowanie Rozszerzeń X 13 Integracja międzymodułowa X Tabela 8 Przeszkolenie użytkowników wiodących i administratorów na skonfigurowanym systemie Lp Zadanie 1 Zamawiający Wykonawca Wyznaczenie użytkowników wiodących (osoby) i przypisanie do ról w systemie (uprawnienia do transakcji) X 2 Określenie planu szkoleń X 3 Przeprowadzenie szkoleń X 4 Dostarczenie materiałów szkoleniowych – instrukcje, prezentacje itp. X 4 Opcjonalnie – przeprowadzenie egzaminów użytkowników X Tabela 9 Przeprowadzenie testów skonfigurowanej funkcjonalności Systemu Produkcyjnego Lp Zadanie 1 2 3 Zamawiający Przygotowanie scenariuszy testów na poziomie biznesowym (przypadki testowe) Wykonawca X dostarczenie przykładów scenariuszy Przygotowanie formularzy testowych (rozpisanie scenariuszy na transakcje systemowe, dane podstawowe) X Wprowadzenie danych podstawowych do X K/DZP-362-1-037/13
77
Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca testów 4 Przygotowanie techniczne systemu do testów X 5 Wykonanie testów zgodnie z formularzami testów, rejestracja danych (wyniki testu) X 6 Ewentualne korekty konfiguracji i rozszerzeń systemu (dotyczy wad zidentyfikowanych podczas testów) X Zatwierdzenie Systemu Produkcyjnego na podstawie wyników testów X 7 Tabela 10 Przygotowanie danych podstawowych do przeniesienia do Systemu Produkcyjnego W zakresie danych podstawowych Lp Zadanie 1 Zamawiający Wykonawca Zdefiniowanie źródeł danych podstawowych (obecne systemy informatyczne, kartoteki papierowe) X X Określenie metody wprowadzania danych do systemu dla poszczególnych danych podstawowych ‐ przejęcie elektroniczne ‐ ręczne wprowadzenie X 3 Opracowanie formularzy do wprowadzania danych (określenie formatów danych) X 4 Udostępnienie wymaganej konfiguracji systemu do wprowadzania danych X 5 Ręczne wprowadzenie danych podstawowych do formularzy/ systemu w zakresie danych, których nie można zmigrować interfejsami jednorazowymi X 6 Przygotowanie danych z dotychczasowych systemów X 7 Weryfikacja jakości danych podstawowych (zgodność danych z „rzeczywistością” np. adres Dostawcy) X 8 Konfiguracja przejęcia danych podstawowych do systemu X 9 Opracowanie programów przejęcia danych do systemu X 10 Import danych do systemu X 11 Weryfikacja i korekty zaimportowanych danych podstawowych w systemie X Wsparcie – wskazanie sposobów weryfikacji 2 W zakresie danych podstawowych bilansu otwarcia Lp Zadanie 1 Zamawiający Określenie wymaganych danych bilansu K/DZP-362-1-037/13
78
Wykonawca X otwarcia 2 Określenie procedur zebrania danych bilansu otwarcia X 3 Przygotowanie formularzy do wpisywania bilansu otwarcia X 4 Przygotowanie programów przejęcia danych plików do systemu X 5 Przeprowadzenie inwentury, wprowadzenia danych bilansu otwarcia do formularzy X 6 Weryfikacja jakości danych podstawowych (zgodność danych z „rzeczywistością” np. stany materiałów w magazynie) X Import danych do systemu wykonanie i ewentualne korekty danych wejściowych nadzór X Weryfikacja i korekty zaimportowanych danych podstawowych w systemie X Wsparcie – wskazanie sposobów weryfikacji 7 8 Tabela 11 Opracowanie dokumentacji dla użytkowników końcowych Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 1 Określenie liczby i zakresu Instrukcji użytkowników X 2 Dostarczenie przykładów gotowych Instrukcji użytkowników X 3 Opracowanie docelowych Instrukcji użytkowników końcowych X Asysta Tabela 12 Dokumentowanie prac zgodnie z zatwierdzonymi przez Kierownictwo Projektu Wdrożenia ZSI standardami Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 1 Protokołowanie konsultacji X 2 Protokołowanie spotkań/ ustaleń bez udziału konsultantów X 3 Inne dokumenty zgodnie ze Standardami projektowymi ustalonymi przez Kierowników Projektu Wdrożenia ZSI zgodnie z decyzją Kierowników Projektu Wdrożenia ZSI Tabela 13 Start Systemu Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 1 Przygotowanie Systemu do startu X 2 Rekomendacja startu X 3 Wykonanie migracji na potrzeby startu X 4 Nadzór systemu po starcie X 5 Opracowanie raportu ze startu X 6 Asysta po starcie Produkcyjnym X K/DZP-362-1-037/13
79
Etap II Tabela 14 Okres Stabilizacji Lp Zadanie Zamawiający Wykonawca 1 Zgłaszanie Wad X X 2 Obsługa zgłoszeń X 3 Wsparcie użytkowników X 5 Wykonywanie dostosowań do potrzeb prawa X .............................................dnia.............................. ………………………………….............……….. Podpis Wykonawcy K/DZP-362-1-037/13
80