Współpraca Modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC

Współpraca Modułu Forte
Finanse i Księgowość z
programem PC Dłużnik
Autor: Sage sp. z o.o.
2010-07-29
Współpraca Modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC Dłużnik, Sage sp. z o.o.
Strona 2 z 10
SPIS TREŚCI
1
Wstęp ................................................................................................................................. 3
2
Ustawienia administracyjne .............................................................................................. 3
2.1
UPRAWNIENIA DO FUNKCJONALNOŚCI WSPÓŁPRACY Z PC DŁUŻNIK .......................................... 3
2.2
OPERACJA USTAWIENIA KONFIGURACYJNE WSPÓŁPRACY Z PC DŁUŻNIK .................................. 4
3
Eksport danych ................................................................................................................. 5
3.1
EKSPORT DANYCH KONTRAHENTA .......................................................................................... 5
3.2
EKSPORT ROZRACHUNKÓW.................................................................................................... 7
4
Kontrola danych przesłanych do programu PC Dłużnik............................................... 10
2010-07-29
Współpraca Modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC Dłużnik, Sage sp. z o.o.
1
Strona 3 z 10
Wstęp
Moduł Forte Finanse i Księgowość jest wyposażony w rozwiązanie wspomagające zarządzanie
wierzytelnościami klienta poprzez współpracę z rozwiązaniem PC Dłużnik Biura Informacji Kredytowej.
Pozwala na szybkie przesyłanie danych o kontrahentach i ich nierozliczonych wierzytelnościach bezpośrednio
z modułu Finanse i Księgowość do programu PC Dłużnik.
2
Ustawienia administracyjne
2.1
Uprawnienia do funkcjonalności współpracy z PC Dłużnik
Dane o nierozliczonych wierzytelnościach to informacje o szczególnej wrażliwości, gdyż ich ujawnienie i
publikacja w Biurze Informacji Kredytowej może skutkować daleko idącymi konsekwencjami zarówno dla
Kontrahenta jak i firmy, która te dane przesłała. Obowiązek ochrony danych osobowych, zabezpieczenie
przed nieuprawnionym dostępem oraz potrzeba archiwizacji przesłanych informacji spowodowały konieczność
ograniczenia dostępu do danych o wierzytelnościach.
W module Finanse i Księgowość wbudowano system praw dostępu do danych osobowych oraz eksportu
informacji o wierzytelnościach kontrahentów do programu PC Dłużnik. Dane kontrahenta są chronione w
module standardowym prawem do obsługi kontrahenta, natomiast eksport rozrachunków do programu PC
Dłużnik ze względu na szczególną odpowiedzialność został zabezpieczony dodatkowym prawem „Eksport do
programu PC Dłużnik” Jednocześnie osoba eksportująca dane do PC Dłużnika musi mieć nadane prawo
„Ochrona danych osobowych”. Jeżeli nie będzie miała nadanego tego prawa, to nie będzie mogła wykonać
eksportu do PC Dłużnika.
Aby zapobiec przypadkowemu skasowaniu informacji o przesłanych danych oraz zabezpieczyć informacje kto
i kiedy je przesłał do PC Dłużnika dodano dodatkowe zabezpieczenie w postaci prawa „Konfigurowanie
ustawień współpracy z programem PC Dłużnik”.
2010-07-29
Współpraca Modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC Dłużnik, Sage sp. z o.o.
Strona 4 z 10
Oba prawa zgrupowano na drzewku praw w węźle „Współpraca z PC Dłużnik”. Szczegółowe informacje o
prawach w programie można znaleźć w podręczniku użytkownika modułu Forte Finanse i Księgowość oraz
Administracja Systemem Forte, które znajdują się w dokumentacji modułu.
2.2
Operacja Ustawienia konfiguracyjne współpracy z PC Dłużnik
Dla nawiązania prawidłowej współpracy modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC Dłużnik należy
określić miejsce, poprzez wskazanie ścieżek, gdzie będą zapisywane pliki eksportowanych danych. Dostęp do
okna ustawień współpracy z PC Dłużnikiem ma jedynie osoba posiadająca prawo „Konfigurowanie ustawień
współpracy z programem PC Dłużnik” lub użytkownik o roli „Główny księgowy”.
Aby wskazać katalogi, gdzie będą przechowywane pliki współpracy z programem PC Dłużnik należy w module
Finanse i Księgowość otworzyć okno Raporty, wybrać Własne, a następnie polecenie Dłużnik – ustawienia
konfiguracyjne.
2010-07-29
Współpraca Modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC Dłużnik, Sage sp. z o.o.
3
Strona 5 z 10
Eksport danych
Dane do programu PC Dłużnik są eksportowane w dwóch powiązanych ze sobą plikach. Jeden zawiera dane
kontrahenta/kontrahentów, drugi jego/ich wierzytelności.
3.1
Eksport danych kontrahenta
Przed pierwszym eksportem należy uzupełnić dane wymagane przez program PC Dłużnik w oknie Dłużnik –
dane dodatkowe kontrahenta. Program PC Dłużnik wymaga informacji o kontrahencie, które są
przechowywane w module Forte Finanse i Księgowość, ale nie są widoczne w standardowej formatce
kontrahenta.
Aby dodać dane dodatkowe kontrahenta należy otworzyć okno Kartoteki, wybrać z listy pozycję
Kontrahenci, a następnie w prawej części okna Stali.
W oknie Kartoteka kontrahentów należy wybrać z listy kontrahenta, którego wierzytelności chcemy zgłosić, a
następnie otworzyć okno z jego danymi.
2010-07-29
Współpraca Modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC Dłużnik, Sage sp. z o.o.
Strona 6 z 10
W oknie kontrahenta trzeba otworzyć, przy pomocy skrótu klawiszowego [Alt+D] lub przez wybranie z menu
kontekstowego polecenia Dłużnik dane dodatkowe, formatkę Dłużnik – dane dodatkowe kontrahenta.
Jeżeli kontrahentem jest firma to w oknie należy wybrać typ klienta: osoba prawna lub jednoosobowa
działalność gospodarcza. Jeżeli kontrahentem jest osoba fizyczna to należy uzupełnić dane o typ i numer
dokumentu, którym legitymuje się kontrahent.
Po uzupełnieniu danych kontrahentów można przejść do eksportu ich wierzytelności.
2010-07-29
Współpraca Modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC Dłużnik, Sage sp. z o.o.
3.2
Strona 7 z 10
Eksport rozrachunków
Aby wyeksportować wierzytelności do programu PC Dłużnik należy otworzyć okno Rozrachunki. W oknie
Wyszukiwanie rozrachunków, dla ułatwienia wybieramy w pozycji Stan rozrachunków - Nierozliczone
przeterminowane zatwierdzamy przyciskiem OK. W oknie Rozrachunki zaznaczamy na liści w polu selekcji
te, które chcemy wyeksportować do PC Dłużnika, a następnie wybieramy polecenie Dłużnik eksport rozrach.
z menu podręcznego lub skrót klawiszowy [Alt+D].
Jeżeli w oknie Ustawienia – Rozrachunki – funkcje dodatkowe pole wyboru Lista rozrachunków z
dodatkową kolumną do selekcji nie będzie zaznaczone to w oknie rozrachunki nie pojawi się dodatkowa
kolumna selekcji.
2010-07-29
Współpraca Modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC Dłużnik, Sage sp. z o.o.
Strona 8 z 10
W takim przypadku do zaznaczania rozrachunków można wykorzystać, standardowe dla systemu metody
zaznaczania (zaznaczenie z wciśniętym klawiszem Ctrl lub Shift).
Po zaznaczeniu rozrachunków i wybraniu polecenia Dłużnik eksport rozrachunków pojawi się okno
Potwierdź eksportowane rozrachunki, gdzie można jeszcze raz sprawdzić czy wybraliśmy odpowiednie
wierzytelności.
Klikając przycisk Pliki można również sprawdzić czy eksport trafi do odpowiednich folderów wymiany.
2010-07-29
Współpraca Modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC Dłużnik, Sage sp. z o.o.
Strona 9 z 10
Po kliknięciu przycisku Wykonaj w oknie Potwierdź eksportowane rozrachunki pojawi się komunikat z
pytaniem:
Wybranie przycisku Tak uruchamia eksport rozrachunków. Po jego zakończeniu powinien pojawić się
następujący komunikat:
Ten ciąg operacji przygotowuje pliki w odpowiednim formacie, które mogą być zaimportowane do programu
PC Dłużnik. Wynikiem jest przygotowanie dwóch osobnych plików zawierających dane o rozrachunkach i
osobno o kontrahentach których te rozrachunki dotyczą.
UWAGA
Należy pamiętać, że program PC Dłużnik przyjmuje kwoty do 11 cyfr przed
przecinkiem i do 2 po przecinku oraz symbol waluty w formie 3 znakowego skrótu.
Resztę operacji należy wykonać w programie PC Dłużnik zgodnie z dokumentacją dostarczoną przez
producenta.
2010-07-29
Współpraca Modułu Forte Finanse i Księgowość z programem PC Dłużnik, Sage sp. z o.o.
4
Strona 10 z 10
Kontrola danych przesłanych do programu PC Dłużnik
Bardzo ważną funkcjonalnością jest możliwość sprawdzenia jakie dane, kiedy i przez kogo zostały przesłane
do programu PC Dłużnik. Kontrolę operacji można przeprowadzić w oknie Rozrachunki. Działa niezależnie
od bieżącego stanu okna, zaznaczeń, etc i pokazuje wszystkie operacje eksportu do PC Dłużnika.
Aby sprawdzić dane dotyczące eksportu do programu PC Dłużnik należy otworzyć okno Rozrachunki, a
następnie wybrać polecenie Drukowanie z menu głównego modułu Finanse i Księgowość.
W polu Nazwa raportu należy wybrać z listy raport Dłużnik Logi Eksportów, zaznaczyć pole opcji
Wszystko, a następnie kliknąć przycisk Wykonaj.
W oknie Dłużnik – logowanie eksportów można sprawdzić szczegóły wszystkich wykonanych eksportów z
modułu Forte Finanse i Księgowość do programu PC Dłużnik.