INSTRUKCJA W SPRAWIE GOSPODARKI KASOWEJ W DOMU

Załącznik Nr 8
do Zarządzenia Nr 1/2016
Dyrektora DPS w Karolinowie
z dnia 4 stycznia 2016 roku
INSTRUKCJA
W SPRAWIE GOSPODARKI KASOWEJ
W DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ
W KAROLINOWIE
§1.
1. Instrukcja określa jednolite zasady gospodarki kasowej w Domu Pomocy Społecznej
w Karolinowie
2. Przez użyte w instrukcji określenia rozumie się:
a) środki pieniężne – banknoty i monety oraz jednostki pieniężne krajowe i zagraniczne,
b) pogotowie kasowe – zapas gotówki w kasie jaki pozostaje na następny dzień.
§ 2.
OCHRONA KASY I TRANSPORT ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH
1. W kasie może znajdować się:
a) gotówka z bieżących wpłat, depozytów mieszkańców oraz kwoty podjęte z banku na
wypłatę faktur, delegacji, rachunków itp.
b) pogotowie kasowe w wysokości 1.000zł. ( jeden tysiąc złotych) na bieżące wydatki.
2. Nadwyżkę gotówki znajdującą się w kasie na koniec dnia odprowadza się w dniu
powstania nadwyżki lub najpóźniej następnego dnia na właściwy rachunek bankowy
jednostki.
3. Kasjer może przewozić z banku i odprowadzać do banku samochodem służbowym, środki
pieniężne do wysokości 10.000zł (dziesięć tysięcy złotych)
4. W przypadku przewożenia kwoty wyższej niż 10.000zł, ochronę transportu należy zlecić
wyspecjalizowanej firmie lub policji.
5. Kasjer i wszyscy inni pracownicy DPS w Karolinowie zobowiązani są do zachowania
tajemnicy o terminach i wysokościach przechowywanych i transportowanych wartości
pieniężnych
§ 3.
KASJER
1. Kasjerem może być osoba:
a) posiadająca minimum średnie wykształcenie (pożądane o profilu ekonomicznym),
b) nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu,
c) posiadająca nienaganną opinię,
d) posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych,
e) legitymująca się praktyką w księgowości finansowej lub posiadająca przeszkolenie
w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej.
2. Kasjer zobowiązany jest do podpisania deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności
materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie gospodarki
kasowej. Wzór deklaracji stanowi załącznik Nr 8.1do niniejszej Instrukcji.
3. Przekazanie - przejęcie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej.
4. Kasjer powinien posiadać aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania
środkami pieniężnymi i zatwierdzenia dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów.
Wykaz tych osób zawiera załącznik Nr 8.2 do niniejszej Instrukcji.
5. Wzory używanych pieczątek przez kasjera stanowi załącznik Nr 8.3 do niniejszej Instrukcji
5. Osoba zastępująca kasjera podczas jego nieobecności winna spełniać te same warunki co
kasjer. Fakt zastępowania kasjera powinien być zawarty w zakresie czynności osoby do tego
wskazanej.
§ 4.
DOKUMENTACJA KASOWA
1. Dokumentację kasy stanowią:
a) dokumenty operacyjne kasy:
2
- raport kasowy „RK”,
- zastępczy dowód wpłaty „KP”,
- zastępczy dowód wypłaty „KW”,
- bankowy dowód wpłaty;
b) dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne:
- dowody zakupu — faktury, rachunki, dowody zastępcze,
- wnioski o zaliczkę,
- rozliczenie zaliczki,
- polecenie wyjazdu służbowego,
- listy płac,
- listy wypłat zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
- rachunki umów: zlecenia, o dzieło, itp.,
- inne zaakceptowane przez Dyrektora DPS,
c) dokumenty organizacyjne kasy;
- instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,
- deklaracja kasjera o odpowiedzialności materialnej,
- zakres czynności kasjera,
- protokoły przejęcia — przekazania kasy,
- protokoły inwentaryzacyjne.
2. Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:
- wpłaty gotówkowe — przychodowymi dowodami kasowymi KP,
- wypłaty gotówkowe — rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody
kasowe oraz zastępcze dowody wypłat KW.
3. Przed wypłatą gotówki z kasy, kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie
dowody kasowe są podpisane przez osoby do tego upoważnione. Dowody kasowe nie
podpisane nie mogą być przyjęte przez kasjera do realizacji.
4. Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłaty gotówki powinny być przed
dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
Pracownicy zobowiązani do wykonania tych czynności zamieszczają na tych dowodach swój
podpis i datę.
Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty Dyrektor DPS (lub osoba zastępująca go).
5. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca
kwituje odbiór gotówki w sposób trwały atramentem, długopisem lub odciskiem kciuka
potwierdzonym przez pracownika Domu podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz
zamieszcza swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy
wystawianych zbiorczych dowodów, gdzie jest wpisywana słownie w złotych ogólna suma
wypłat np. listy płac, itp.
6. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać do okazania
dowód osobisty lub inny dokument stwierdzający tożsamość odbiorcy gotówki i wpisać na
dowodzie kasowym serię, numer i datę dokumentu.
7. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę
wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że
wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie potwierdzone przez
notariusza, właściwy urząd administracji państwowej lub samorządowej, zakład pracy
zatrudniający osobę, która wystawiła ten dokument lub zakład leczniczy służby zdrowia
w razie przebywania osoby upoważniającej na leczeniu — załącza się do rozchodowego
dowodu kasowego.
3
8. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe oraz dowody z wpłat gotówki powinny być
w tym samym dniu wpisane do raportu kasowego, sporządzanego przez kasjera.
9. W Domu Pomocy Społecznej w Karolinowie sporządza się następujące raporty kasowe:
- raport kasowy z wpływów budżetowych,
- raport kasowy z wydatków budżetowych,
- raport kasowy z sum depozytowych.
10. Kasjer może przechowywać w kasie otrzymane od pracowników pieczątki, druki ścisłego
zarachowania oraz dokumenty wymagające zabezpieczenia.
11. W przypadku wpłaty gotówki i otrzymania fałszywego znaku pieniężnego, kasjer
postępuje następująco:
a) wręczony znak pieniężny (moneta lub banknot) co do którego kasjer powziął podejrzenia,
że jest fałszywy, zatrzymuje i żąda dowodu osobistego od osoby wpłacającej,
b) sporządza protokół w trzech egzemplarzach ujmując w nim następujące dane:
- numer protokółu i datę oraz miejsce sporządzenia,
- nazwę i adres siedziby jednostki, w której wpłacono znak pieniężny sfałszowany,
- nazwę i adres jednostki obcej przedstawiającej znak pieniężny z równoczesnym wpisaniem
nazwiska i imienia, adresu i stanowiska służbowego osoby reprezentującej tę jednostkę, zaś
w przypadku wpłaty przez osobę fizyczną tylko dane jak wyżej oraz numer i serię dowodu
osobistego,
- wartość nominalną i datę zatrzymanego maku pieniężnego i dodatkowo (dotyczy banknotu)
numer i serię znaku.
Protokół sporządzony w trzech egzemplarzach podpisuje osoba przedstawiająca sfałszowane
znaki pieniężne oraz kasjer z podaniem numeru i serii dowodu osobistego, Protokół w dwóch
egzemplarzach należy sporządzać, jeżeli znak pieniężny dostarczony został anonimowo.
c) wpisuje sporządzony protokół do książki protokółów nadając numerację,
d) jedną kopię wręcza się osobie przedstawiającej sfałszowany znak pieniężny,
e) fakt zatrzymania znaku sfałszowanego w dniu przedstawienia go, kasjer zgłasza Głównemu
księgowemu lub osobie zastępującej go, do którego należy dalsze postępowanie. Sfałszowane
znaki pieniężne są jedynie depozytem i nie stanowią podstawy wystawienia dowodu wpłaty
KP.
§5
ZASADY SPORZĄDZANIA DOKUMENTÓW KASOWYCH
1. Dowód wpłaty – „KP”
Dowód wpłaty KP jest generowany z programu „Kasa” firmy wolters Kluwer S.A. Dowód
wpłaty wypełnia kasjer w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem:
1. oryginał dla wpłacającego,
2. kopia pozostaje jako załącznik do raportu kasowego.
Dowody KP kasjer wystawia na:
- czek zrealizowany w banku, oznaczając w nim cel podjęcia gotówki,
- zwrot pobranej, a niezrealizowanej zaliczki,
- inne wpłaty związane z bieżącym funkcjonowaniem DPS.
Na dowód wystawienia dokumentu KP i przyjęcia gotówki do kasy kasjer składa
własnoręczny podpis — w pozycji „wystawił” oraz w pozycji „otrzymałem”, a następnie
przekazuje dowód do zatwierdzenia przez Głównego księgowego lub osobę upoważnioną.
4
3. Dowód wypłaty – „KW”
Dowód wypłaty „KW” jest generowany z programu „Kasa firmy Wolters Kluwer S.A.
Stanowi on dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy
w sytuacji, gdy wypłaty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi, np.:
- wypłaty wynagrodzeń pobieranych w terminach późniejszych jak były realizowane wpłaty
w oparciu o listy płac,
- zwrot nienależnie dokonanych wpłat, na podstawie określonych przepisów,
- wypłaty dotyczące sum depozytowych mieszkańców,
- wypłata z kasy gotówki odprowadzanej na rachunek jednostki w banku.
Dowód ten sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
1. oryginał jest załącznikiem do raportu kasowego,
2. kopię otrzymuje osoba pobierająca gotówkę z kasy.
W dowodzie „KW” nie można dokonywać żadnych poprawek. Sprostowanie błędu może
nastąpić tylko w drodze anulowania błędnego dowodu i wystawienia prawidłowego.
Anulowane formularze dowodu „KW” nie mogą być zniszczone, podlegają one
przechowywaniu w programie „Kasa” w celu zachowania prawidłowej kolejności nadanego
numeru ewidencyjnego rozliczenia.
Dowód wypłaty „KW” podpisują:
- wystawiający,
- wypłacający,
- otrzymujący gotówkę,
- osoby zatwierdzające do wypłaty, tj. Dyrektor DPS lub osoby upoważnione.
4. Czek gotówkowy.
Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencjonuje się go w księdze
druków ścisłego zarachowania, całym blokiem po pobraniu z banku. Wypełniany jest zgodnie
z obowiązującą w tym zakresie instrukcją bankową. Prawidłowo wypełniony czek
podpisywany jest przez osoby do tego upoważnione zgodnie ze złożonymi wzorami
podpisów. Podstawą wpisu do raportu kasowego podjętej gotówki na czek jest dowód wpłaty
„KP” wcześniej omówiony.
5. Bankowy dowód wpłaty.
Bankowy dowód wpłaty służy do udokumentowania wpłaty przyjętych należności do kasy na rachunek bieżący jednostki w banku. Dokument ten sporządza kasjer w trzech
egzemplarzach.
Oryginał ten pozostaje w banku w dniu wpłaty.
Pierwszą kopię otrzymuje kasjer i dołącza do dowodu wypłaty „KW”
Drugą kopię bank dołącza do wyciągu bankowego jednostki.
6. Wniosek o zaliczkę.
Wniosek o zaliczkę stosuje się w przypadku wypłaty zaliczek na zakup materiałów na
potrzeby administracyjno-gospodarcze i socjalne, dokonywanych zaliczkowo przedpłat na
inne zlecenia bieżące jednostki. Wniosek sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez
osobę ubiegającą się o zaliczkę.
Na wniosku powinno być wyszczególnione na jaki cel pobierana jest zaliczka.
Na zakupy materiałów na potrzeby administracyjno-gospodarcze i socjalne może być
udzielana stała zaliczka, która podlega rozliczeniu do dnia 29 grudnia każdego roku.
5
7. Rozliczenie zaliczki
Dokument rozliczenia zaliczki służy do udokumentowania rozliczenia pobranej zaliczki.
Sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika, który zaliczkę pobrał.
Na odwrocie druku należy wyspecyfikować dowody źródłowe jak: faktury, rachunki wraz
z kwotami i przedłożyć do realizacji w kasie. Jeżeli z załączonych dowodów wynika, że
wydatkowana została kwota wyższa od pobranej zaliczki, wówczas różnicę wypłaca się
pracownikowi z kasy na podstawie niniejszego rozliczenia.
W przypadku, gdy rozliczenie wykazuje kwotę niższą od kwoty pobranej zaliczki - różnica
podlega zwrotowi do kasy - kasjer wystawia dowód wpłaty KP.
8. Polecenie wyjazdu służbowego
Polecenie wyjazdu służbowego - stanowi upoważnienie dla pracownika do wykonania
zleconych mu czynności służbowych podczas wyjazdu służbowego. Druk wypełnia się
w jednym egzemplarzu. Dokument ten wystawia pracownik ds. administracyjno- kadrowych,
który podlega wstępnej kontroli dokonanej przez Głównego Księgowego i zostaje
zatwierdzony przez Dyrektora DPS.
Decyzję o podróży służbowej podejmuje Dyrektor DPS, ze wskazaniem środka lokomocji
jakim powinien podróżować delegowany. Po wykonaniu polecenia wyjazdu służbowego
pracownik sporządza na odwrocie dokumentu rozliczenie kosztów podróży — zgodnie
z obowiązującymi przepisami. Polecenie wyjazdu służbowego sprawdza pod względem
merytorycznym Dyrektor DPS, a formalnie i rachunkowo pracownik komórki księgowości.
Następnie dokument ten zostaje zatwierdzony (na odwrocie) przez Dyrektora DPS
lub osoby upoważnione.
9. Raport Kasowy „RK”
Raport kasowy służy do szczegółowej ewidencji wszystkich zrealizowanych dowodów
kasowych dotyczących wpłat i wypłat gotówki w danym dniu. Raport kasowy jest
generowany z programu „Kasa” firmy Wolters Kluwer S.A., który nadaje automatycznie
kolejny numer sporządzanego raportu kasowego. Raport wypełniany jest przez kasjera
w porządku chronologicznym, tj. w kolejności dokonywanych wpłat i wypłat.
Raport kasowy sporządzany jest w następujący sposób:
- w lewym górnym rogu nazwa i dane DPS,
- w rubryce „KASA — wpisuje się rodzaj raportu, np. z wpływów budżetowych, z wydatków
budżetowych, z sum depozytowych itp.
- po prawej stronie w górnej rubryce, program nadaje automatycznie kolejny numer
sporządzanego raportu kasowego z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku
obrotowego oraz dla każdego rodzaju raportu,
- w części tabelarycznej raportu ewidencjonuje się zrealizowane dowody kasowe w układzie
chronologicznym, określając treść operacji gotówkowej, symbol dokumentu, jego numer,
- w dolnej części raportu, w przeznaczonych do tego celu rubrykach program „Kasa”
automatycznie sumuje ilość dowodów „KW” i „KP” oraz łączne kwoty operacji
gotówkowych.
Raport kasowy podlega oddzielnemu zsumowaniu. Łączna suma obrotów objętych raportem
kasowym wpisuje się w wierszu „obroty” na ostatniej stronie raportu. Po ustaleniu obrotów
rubryk „przychód” i „rozchód” następuje obliczenie pozostałości gotówki na dzień następny
w ten sposób, że do stanu poprzedniego - przeniesionego z raportu kasowego za dzień
poprzedni - wpisanego w wierszu „stan kasy poprzedni”, dodaje się obroty przychodowe i
odejmuje obroty rozchodowe, a kwotę ustalonej pozostałości wpisuje się w wierszu „stan
6
kasy obecny”. Sporządzony w powyższy sposób oryginał raportu kasowego z załączonymi
dowodami przychodowymi i rozchodowymi kasjer przekazuje pracownikowi upoważnionemu
do kontroli, natomiast kopia pozostaje w kasie. Następnie raport kasowy otrzymuje Główny
Księgowy, celem zaksięgowania na odpowiednich kontach.
§6.
KONTROLA KASY
1. Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej:
a) Kontrola bieżąca kasy polega na:
- sprawdzeniu wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem
formalnym i rachunkowym,
- porównaniu stanu gotówki w kasie, ze stanem wynikającym z raportu kasowego.
Przeprowadzenie kontroli potwierdza kontrolujący swoim podpisem. Raport kasowy wraz
z załącznikami podlega kontroli merytorycznej przez Głównego Księgowego lub osobę przez
niego upoważnioną
b) Kontrola okresowa kasy dokonywana jest przez Głównego Księgowego, osobę przez niego
upoważnioną lub przez komisję powołaną zarządzeniem przez Dyrektora DPS. Na koniec
każdego roku powinna być przeprowadzana obowiązkowo inwentaryzacja środków
pieniężnych i innych walorów znajdujących się w kasie. Na okoliczność przeprowadzenia
kontroli należy sporządzić protokół.
Opracował:
Zatwierdził:
7
Załącznik Nr 8.1
do Instrukcji w sprawie
gospodarki kasowej
w DPS w Karolinowie
DEKLARACJA
o odpowiedzialności materialnej kasjera
W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera w …………………………………………….
………………………………………………………przyjmuję do wiadomości, że ponoszę
pełną odpowiedzialność materialną za powierzoną mi gotówkę i inne wartości pieniężne,
zgodnie z art. 124 §1 pkt 1 Kodeksu Pracy.
Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w tym zakresie, prowadzenia operacji
kasowych zgodnie z zasadami ustalonymi w Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej
i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie.
………………………………
(data i podpis czytelny)
Niniejszą deklaracje złożono w mojej obecności w dniu
……………………………………………………..
(data i podpis pracownika przyjmującego deklarację)
8
Załącznik Nr 8. 2
do Instrukcji w sprawie
gospodarki kasowej
w DPS w Karolinowie
Wykaz osób upoważnionych do:
A. Wystawiania dowodów kasowych:
Lp. Imię i nazwisko
1.
Marzena Rutkowska
Stanowisko
Intendent, Kasjer
Wykaz dowodów kasowych do
zatwierdzania sprawdzenia oraz
wystawiania
Wszystkie dowody kasowe dotyczące
wpłat i wypłat gotówki z kasy
B. Sprawdzania dowodów kasowych:
Lp. Imię i nazwisko
Stanowisko
Wykaz dowodów kasowych do
zatwierdzania sprawdzenia oraz
wystawiania
1.
Agnieszka Klimczewska
Dyrektor
Wszystkie dowody kasowe dotyczące
wpłat i wypłat gotówki
2.
Barbara Dąbrowska
Główny
Księgowy
Wszystkie dowody kasowe dotyczące
wpłat i wypłat gotówki z kasy
3.
Agnieszka Starczewska
Referent
ds. finansowych
Dowody jak wyżej podczas
nieobecności głównego księgowego
C. Zatwierdzania dowodów kasowych:
Lp.
1.
Imię i nazwisko
Agnieszka Klimczewska
Stanowisko
Dyrektor
Wykaz dowodów kasowych do
zatwierdzania sprawdzenia oraz
wystawiania
Wszystkie dowody kasowe dotyczące
wpłat i wypłat gotówki
9
Załącznik Nr 8. 3
do Instrukcji w sprawie
gospodarki kasowej
w DPS w Karolinowie
WZORY UŻYWANYCH
PIECZĄTEK
PRZEZ KASJERA
10