Magazyn 2 - Zarządzanie czasem

Komentarze

Transkrypt

Magazyn 2 - Zarządzanie czasem
Efektywne zarządzanie czasem
Magazyn 2
Oto druga część magazynu poświęconego zarządzaniu czasem.
Pamiętaj, że nie wystarczy
zapisać tę wiedzę na dysku
lub wydkrukować. Trzeba ją
zacząć stosować. Nie jest to
jednak trudne. Polecamy
metodę małych kroków.
Czytaj i bierz to co uważasz
za sensowne. Gdy już to
opanujesz, przeczytaj
ponownie i znów coś
zastosuj. To działa.
Życzymy Ci żebyś na koniec każdego dnia mógł powiedzieć:
DOBRZE WYKORZYSTAŁEM
DZISIEJSZY DZIEŃ
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
W poszukiwaniu straconego czasu
Nie wiem czy zauważyłeś (aś), Mądrość dnia, która była (lub wciąż jest) na stronie
http://cioswnos.pl. Brzmi ona tak:
Czas płynie czy tego chcesz czy nie.
Od Ciebie zależy jak go użyjesz i
gdzie będziesz na końcu.
Czyli po prostu czas płynie. Jakkolwiek byś się starał/starała nie zatrzymasz go. Banalne w
swojej prostocie, nieprawdaż? Jednak pomimo swojej banalności (a może właśnie przez nią)
często ten fakt pomijamy. Odkładamy zadania na później, tracimy czas, którego już nigdy nie
odzyskamy. Tak, drugim niezaprzeczalnym
faktem odnośnie czasu jest to, że:
Każdy z nas ma do dyspozycji taką samą ilość
czasu.
Nie ważne czy jesteś biedny, bogaty, duży czy
mały. Wszyscy mamy 24h do naszej dyspozycji
każdej doby. Trudno temu zaprzeczyć. Gdy już
uświadomimy sobie te dwa fakty prawie
natychmiastowo dochodzimy do kolejnych
dwóch.
Żadne pieniądze świata nie zapewnią Ci większej ilości czasu
Coraz banalniejsze prawda? Na koniec zostawimy sobie perełkę:
Nikt, prócz Ciebie nie rozporządza Twoim czasem.
To już wszystkie prawdy o czasie. Banalne w swojej prostocie, ale często o nich zapominamy.
Zanim przejdziemy do dalszej części powtórzmy zatem nasze 4 prawdy o czasie:
czas płynie
każdy ma go tyle samo
nie da się go kupić
2
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
tylko my nim rozporządzamy
Teraz, gdy już to wiesz zastanów się na co Ty przeznaczasz swój czas. Być może wydaje Ci się,
że nie tracisz aż tak wiele. Jednak są momenty, gdy czas przelatuje przez palce nieświadomie.
Pomyśl na przykład ile zajął Ci dzisiaj dojazd do pracy? Jak długo stałeś w kolejce do kasy w
hiper czy supermarkecie? Z perspektywy całego dnia te kilkunastominutowe przestoje mogą
się wydawać drobne, jednak po zsumowaniu okazuje się, że stanowią spory procent naszego
dziennego przydziału czasu. Pojawia się pytanie: "Jak możemy je lepiej wykorzystać?".
Wystarczy dowolny (nawet najprostszy) odtwarzacz MP3 lub MP4; Audiobooki z różnych
dziedzin czekają, aby wypełnić twój czas poświęcony na takie czynności jak podróż do/z
pracy i stanie w kolejkach. Lubisz języki obce? Ucz się ich - Business English. Wolisz coś
związanego z samorozwojem? Proszę bardzo - Zrealizuj marzenia. Dostępna oferta na tym się
nie kończy. Zobacz pełną ofertę - Klubu Audio, na pewno znajdziesz coś dla siebie. Na
początek dostaniesz Audiobooka na próbę, tak więc możesz przekonać się nic nie tracąc.
Być może wydaje Ci się, że słuchanie podczas wykonywania innych czynności nie jest
najlepszą techniką rozwoju, gdyż część informacji nam ucieknie. Jest w tym trochę prawdy,
jednak nasza podświadomość także wychwytuje słyszane informacje i nawet jeśli nie
jesteśmy tego świadomi analizuje to, co dociera do naszego mózgu za pomocą zmysłów. I na
koniec kwestia najważniejsza. Czy warto? W moim przypadku tak. Codziennie 40 minut
schodzi mi na dojazd do pracy w jedną stronę. W tygodniu daje to już ponad 6,5 godziny
które mogę poświęcić na słuchanie książek. Nie dość, że słuchając ich rozwijam się, to
dodatkowo jest to forma relaksu dla umysłu.
Polecam spróbować Audiobooków, to nieoceniony wynalazek.
3
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Złap złodzieja czasu
...nie prawdziwego bo ten co najwyżej pozbawia Cię rzeczy materialnych. Złap i zlikwiduj
Twojego najgorszego wroga - złodzieja czasu.
Każdy z nas czasu ma tyle samo jednak nie każdy z nas tak samo nim zarządza. Na pewno
wielokrotnie zdarzyło Ci się spojrzeć na minioną chwilę (czy to była 1 godzina, 4 czy cały
dzień) i stwierdzić, że tak na prawdę nie wiesz gdzie się ten czas podział. Czas upłyną, a nasza
lista zadań jak była długa tak długa jest. Jeśli zdarza Ci się zastanawiać się co się stało z
Twoim czasem to ten wpis jest dla Ciebie.
Złodzieje czasu to czynności, które robimy mimochodem i które z pozoru nie zajmują wiele
czasu. Jakie czynności mogą to być? Sprawdzenie poczty, obejrzenie kolejny raz odcinka
serialu, odwiedzenia strony jednego z portali społecznościowych. Czynności te jak najbardziej
miłe i relaksujące to w chwili gdy mamy sporo zadań na głowie nie są niezbędne do
wykonania. Robimy je jednak gdyż wydaje nam się, że nie zajmują one dużo naszego czasu.
Pojedyncze rzeczywiście, sprawdzenie poczty to tylko chwila - jednak gdy robimy to 3x na
godzinę to tych chwil robi się sporo.
Poprzez eliminację choćby jednego z tych złodziei czasu będziemy mogli zaoszczędzić sporo
naszego wolnego czasu, który dotychczas był pożytkowany na bezużyteczne czynności.
Pamiętaj każdego dnia mamy wszyscy 24 godziny - tylko od Ciebie zależy, gdzie będziesz się
znajdował po ich upłynięciu.
Dla chcących dowiedzieć się więcej o złodziejach czasu polecam tę pozycję książkową - Kto
kradnie Twój wolny czas.
4
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Zarządzanie czasem dla żółtodziobów
Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z rozwojem osobistym a w szczególności
zarządzaniem czasem, przygotowałem kilka porad, które dla mnie wydają się dobre na
początek. Od tego można zacząć rozwijać się dalej.
Dekalog Zarządzania Czasem
Czas płynie czy tego chcesz czy nie. Uświadomienie sobie tego banalnego faktu to
początek drogi.
Nie da się zrealizować wszystkiego co sobie zaplanowałeś. Wprowadź system
priorytetów!
Internet to pożyteczne narzędzie. Jednocześnie jest to największy pożeracz czasu. Nie
musisz być on-line w trakcie realizacji zadań - wyłącz sieć. Fizycznie. Jeśli musisz,
zablokuj sobie dostęp do stron 'rozpraszaczy'.
Zamknij swojego klienta poczty. Nawyk nieustannego sprawdzania poczty, 'bo może
ktoś akurat coś do nas napisał' to prawie choroba. Poza tym 99,9% twoich nadawców
nie doceni faktu uzyskania odpowiedzi w tej samej minucie co nadali wiadomość.
Gdyby potrzebowali natychmiastowej reakcji - już byś rozmawiał z nimi przez telefon
bądź skype.
Korzystaj z portali społecznościowych. Rób to jednak z głową. Zaplanuj jaki jest twój
cel obecności na tychże i wybierz mądrze, na których z nich będziesz przebywał. NK
ma sporo grono użytkowników, ale chyba nie wybrałbyś tego miejsca do budowania
swoich relacji biznesowych.
Planuj dzień. Spędź chwilę wieczorem dnia poprzedniego na zastanowieniu się co
chcesz zrobić jutro. Nie musi to być elaborat - spisz swoje zadania.
Stosuj regułę 80/20. Poświęcaj czas na te zadania, które zajmą tylko 20% twojego
czasu, a które dadzą ci 80% 'zysków'.
Skupiaj się na jednej czynności na raz. Być może multitasking jest w modzie, ale tak
naprawdę w większości przypadków będziesz takie zadania wykonywał dłużej niż
robiąc je oddzielnie. Przy wykonywaniu wielu czynności na raz, trudno zauważyć czy
jakaś czynność nie zabiera nam za dużo czasu.
Jeśli bardzo czegoś nie lubisz robić a jesteś zmuszony to robić - uczyń z tego swój
nawyk. Dzięki temu nawet nie będziesz się zastanawiał nad zrobieniem tego tylko
będziesz to robić.
5
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Zdrowy rozsądek. Nie przesadzaj z powyższymi regułami. Zdrowy rozsądek i bilans to
podstawa do dobrego zarządzania czasem.
Mam nadzieję, iż te 10 prostych reguł pomoże ci w rozpoczęciu swojej przygody z rozwojem
osobistym. Polecam też pozycję - Złodzieje czasu, być może nawet nie spodziewasz się co
kradnie twój cenny czas.
Pomodoro
P
omodoro to technika zarządzania czasem wymyślona w 1992 roku przez Francesco
Cirillo. Jest to technika, która pozwala na lepsze wykorzystanie naszego czasu. technika ta
opiera się na podziale czasu na 25-minutowe (zwane Pomodoro) odcinki czasu, podczas
których skupiamy się na jednej i tylko jednej czynności, którą wykonujemy od początku do
końca. Po tym okresie kończymy nasz pomodoro i robimy sobie 5 minutową przerwę. Po 4
cyklach robimy dłuższa przerwę.
Takie 25-minutowe cykle skupienia pozwalają nam całkowicie
poświęcić się danemu zadaniu. Warto zwrócić uwagę czy podczas
25-min sesji nie będziemy rozpraszani od naszego zadania.
Technika ta pozwala zaobserwować nam jak długo możemy
pozostać skupieni nad jednym zadaniem. 25 minut wydaje się nie
być długim okresem czasu jednak pozostanie skupionym przez
ten okres może okazać się trudne.
Ja na początku miałem problem z pozostaniem skupionym przez cały okres czasu. Już po 15
minutach zaczynałem się rozpraszać i zerkać na zegarek. I tu pojawia się nieodzowny
element tej techniki. Prosty minutnik kuchenny (niekoniecznie taki wyszukany), który
poinformuje nas o końcu 25-min. okresu bez konieczności zerkania na niego. Dzięki temu
będziemy mogli przez całe 25-minut poświęcić się zagadnieniu, które akurat na te pomodoro
sobie założyliśmy.
6
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Technika jest ciekawa i warto ją wypróbować choćby ze względu na chęć sprawdzenia czy
jesteśmy w stanie pracować nad jedną rzeczą przez 25-minut bez przerwy.
Więcej
o
tej
technice
na
stronie
http://www.pomodorotechnique.com/
(strona
niestety
po
angielsku):
Książka, która pomoże Ci odkryć co kradnie Twój czas – Złodzieje Czasu
Nie mam na to czasu
C
iekawe jak często tak mówisz? Jak często
odpowiadasz ‘Nie mam na to czasu’ lub
‘Mam strasznie dużo pracy i nie mam na nic
czasu’ ? Zastanów się nad tym. Pomyśl jak
sam(a) siebie ograniczasz mówiąc w ten
sposób. Dzisiaj proponuję Ci zmianę sposobu
mówienia co wpłynie na Twój sposób myślenia i działania.
Zacznij monitorować tego typu stwierdzenia w Twoim otoczeniu. Jeśli Ty chcesz powiedzieć
‘Nie mam czasu’ to ugyź się w język i powiedz
Mam mnóstwo czasu
zapełnionego pracą.
Jeśli ktoś Cię zapyta czy mógłbyś (mogłabyś) coś dla niego zrobić odpowiedz tak:
Oczywiście, gdyż mam mnóstwo czasu, właśnie robię to, to i to i zajmie mi to 8 godzin. Mogę
to zostawić i zrobić to o co prosisz, ale nie zrobię tego co ja sam(a) mam do zrobienia.
Prawie na pewno ta osoba da Ci spokój.
7
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Powyższe stwierdzenie jednak ma jedną wadę – odnosi się do prośby, którą ma ktoś do nas.
O wiele ważniejsze od takich próśb jest zmiana sposobu działania w przypadku naszych
własnych potrzeb i pomysłów. Ile razy mówisz samemu (samej) sobie, że nie zaczniesz czegoś
robić bo nie masz na to czasu? No ile? No powiedz!
Ale jestem zarobiony – czy nie mówisz tak? To jest już lepsze niż nie mam czasu, ale nadal
często stosujemy to jako synonim tego pierwszego stwierdzenia. Mówisz ‘Ale mam dużo
pracy’ a myślisz o tym w kontekście braku możliwości robienia czegoś innego. Błąd!
Od dziś nie mów tak. Zawsze mów i myśl:
Mam mnóstwo czasu
i póki co nic więcej nie rób. Zacznij od myślenia o tym jednym zwrocie. Nie myśl o działaniu,
spełnianiu celi czy dążeniu do realizacji jakiegoś gigantycznego przedsięwzięcia. Zacznij od…
Mam mnóstwo czasu…
Mam mnóstwo czasu…
Mam mnóstwo czasu…
8
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
8 godzin
Z
awsze
uważałem,
że
to
w
jaki
sposób
wypełniamy pozostałe 8 h (po spaniu i pracy) ma
decydujące znaczenie o tym kim się stajemy i co
osiągamy. To czy nasz wolny czas spędzimy przed
ekranem telewizora oglądając kolejne wyczyny
“gwiazd” czy tworząc coś wartościowego dzieje się
właśnie w tym pozostałym czasie.
O tym jak produktywniej możemy wykorzystać
nasze zasoby czasowe opowiada książka – The other
8 hours. Książka zapowiada się ciekawie – już sobie
dodałem ją do mojej listy – Do przeczytania (możesz
mi ją sprezentować Czytelniku/Czytelniczko). Biorąc
fakt, że książki jeszcze nie fizycznie nie posiadam to
sporo interesujących informacji znajduje się na stronie promującej książkę –
http://www.other8hours.com/. Jest blog, podcast oraz można otrzymać darmowe materiały
pomocne przy czytaniu. Sporo źródeł
Czekając (lub nie) na książkę warto zrobić sobie przegląd jak wygląda nasze 8h. Warto
posłużyć się szablonem, który możemy otrzymać zapisując się na darmowe materiały. Być
może okaże się, że tracimy je bezpowrotnie. Pamiętajmy – czas jest jedynym zasobem, który
raz stracony nie może być odzyskany.
Ja swoje dodatkowe 8 godzin spędzam przede wszystkim na moim rozwoju osobistym
(czytanie książek) i finansowym. Staram się dodatkowo szkolić z rzeczy technicznych, których
się specjalizuję (.NET) oraz prowadzić grupę we Wrocławiu (co daje podwójne “zyski” – nie
tylko szlifuje zdolności organizatorskie ale i techniczne uczestnicząc w tych spotkaniach).
Jednocześnie dbam o swoje zdrowie pływając (jak najczęściej, ale min. raz w tygodniu).
A Ty czytelniku jak spędzasz swoje pozostałe 8h? Jeśli jeszcze nie zacząłeś/zaczęłaś to
możesz zacząć od znalezienia co kradnie nasz cenny czas.
9
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Jak ograniczyć przeszkadzajki
P
rzeszkadzajki to jedno z najbardziej
denerwujących rzeczy podczas wykonywania
zaplanowanych zadań . Każdy z nas za pewne
złapał się na tym, że po powiedzeniu
‘sprawdzę tylko szybko pocztę’ okazuje się, że
mija już kolejna godzina a my z naszymi
zadaniami nie posunęliśmy się ani trochę do
przodu.
W tym wpisie spróbujemy sobie pokazać, jak możemy zabezpieczyć się przed wpływem
przeszkadzajek na naszą pracę.
Odłącz się od internetu
Jeśli twoja praca nie wymaga dostępu do sieci. Po prostu się od niej odłącz. Najlepiej
fizycznie poprzez wyciągnięcie kabla. Im trudniej go podłączyć z powrotem, tym lepiej dla
Ciebie, gdyż nie będziesz chciał go włączyć tylko na chwilę.
Jeśli jednak sieć jest Ci do pracy niezbędna, zablokuj wszystkie strony, których nie
potrzebujesz. Facebook, nasza-klasa, bash, joemonster, gg, skype, mail – wszystko jest ok,
ale nie w czasie gdy chcemy wykonać nasze zaplanowane zadania. Wiadomo, że gdy strona
jest w zasięgu następnej zakładki naszej przeglądarki to trudniej jest jej odmówić. Poniżej
kilka rad, jak możemy utrudnić sobie:
1. Dla maniaków – można zablokować wpisy w pliku hosts
127.0.0.1 facebook.com nk.pl (inne)
Dzięki temu wszystkie adresy zostaną przekierowane na nasz komputer i uraczą nas
białym ekranem.
2. Zainstaluj programy blokujące strony
Dla mniej zaawansowanych użytkowników istnieją aplikację, które mają za zadanie
zablokowane dostępu do wybranych przez nas stron. Poniżej, krótka lista z opisem:
BinarySwitch Eclipse – prosta aplikacja, o standardowej funkcjonalności pozwalająca
zablokować strony podane przez użytkownika.
10
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
LeechBlock – to dodatek do FF’a pozwalający na zdefiniowane listy adresów do
zablokowania. Pozwala na dość zaawansowane kreowanie reguł co blokować i w
jakich okresach czasu.
Na koniec jeszcze rada. Jeśli stosujemy blokowanie stron, zapewnijmy sobie łatwy sposób na
powrót do ‘normalnego’ stanu pracy komputera. Jeśli przywracanie będzie bardzo
wymagające, prędzej czy później zrezygnujemy z jego używania i nie będziemy blokować
żadnych stron.
A jakie dla Was, drodzy czytelnicy są najskuteczniejsze metody blokowania ‘przeszkadzajek’?
Macierz Eisenhowera
W
dzisiejszych czasach często narzekamy na
brak czasu oraz nadmiar spadających na nas
obowiązków. Często borykamy się z wyborem
pomiędzy własnymi przyjemnościami a pilnymi
obowiązkami. Nie znajdujemy czasu dla naszych bliskich i znajomych, natomiast szef
oczekuje od nas większego zaangażowania i dyspozycyjności. Nieraz marzymy o tym by doba
trwała 48 godzin, tak abyśmy zdążyli zrealizować wszystko, co uprzednio chcieliśmy. Jednak
często jest to złudne wrażenie wynikające z niemożności racjonalnego rozplanowania
naszego dnia, tygodnia, miesiąca. Istnieje wiele sposobów na odpowiednie zarządzanie
czasem, jednym z nich jest Macierz Eisenhower’a
Czym jest Macierz Eisenhower’a
Jeden ze znanych prezydentów Stanów Zjednoczonych – Dwight D. Eisenhower słynął nie
tylko ze swojej mądrości ale również, a może przede wszystkim ze świetnego zarządzania
własnym czasem. Jest on twórcą tzw. Macierzy Eisenhowera nazywanej również Polem/
Siatką/Systemem/Kwadratem Eisenhowera. Popularna jest również nazwa – Matryca
Priorytetów.
11
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Macierz Eisenhowera jest jednym z popularnych sposobów rozplanowania czasu. Swoją
budową przypomina układ współrzędnych, gdzie rzędną jest ważność danego działania
natomiast odciętą – jego pilność.
Jednak tak naprawdę nie liczy się jaką formę przyjmie nasze rozplanowanie zadań (macierzy,
tabeli, czy zwykłego podziału wg punktów). Najważniejsze w jej realizacji jest odpowiednie
rozdzielenie czynności. Często mamy dylemat, czy nasze zadania możemy uznać za mało
ważne lub mało pilne? Czy możemy ich nie wykonywać lub zlecić ich realizację komuś
innemu?
Jak jej używać
Aby poprawnie stosować macierz Eisenhowera należy zrozumieć oraz stosownie
wyselekcjonować rzeczy ważne i pilne. Oczywiście wpływa na to wiele czynników: priorytety
osobiste, wartości emocjonalne, wartości finansowe, priorytety innych, zmiany terminów
oraz wiele innych.
Musimy się zatem skupić na czynnościach najistotniejszych dla nas oraz ludzi dla nas
ważnych. Nie możemy stawiać na tym samym miejscu przygotowania istotnych zestawienia
dla szefa oraz spotkania z nielubianymi koleżankami.
Jak należy interpretować podział w Macierzy Eisenhowera:
Ćwiartka A: rzeczy ważne ale również pilne, które powinniśmy zrealizować sami lub zlecić
komuś do wykonania ( w natłoku innych spraw). Czynności te musimy wykonać jak
najszybciej, ponieważ ich niewykonanie może spowodować daleko idące konsekwencje, w
tym również nawał dodatkowej pracy. Czynności które możemy zaliczyć do tej ćwiartki to
12
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
zazwyczaj sytuacje nagłe, trudne do przewidzenia, lub skutki zaniedbania i niewykonywania
regularnej pracy. Możemy do nich zaliczyć: sytuacje kryzysowe, efekt niewykonanych
wcześniej zadań.
Ćwiartka B: rzeczy ważne ale nie pilne, które możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać
regularnie. Przykłady czynności które mogłyby się znaleźć w tej części to: ćwiczenia fizyczne,
przygotowania do ważnego ale odległego projektu, regularna praca nad sobą i własnym
rozwojem.
Ćwiartka C: rzeczy pilne, jednak mało ważne – powinniśmy wykonać lub zlecić w drugiej
kolejności, zaraz po zadaniach z części A. Czynności z tego pola nie są istotne lecz wymagają
jak najszybszej realizacji, możemy do nich zaliczyć np. uregulowanie rachunków lub wizytę u
fryzjera (chociaż ta ostatnia jest uzależniona od indywidualnych preferencji).
Ćwiartka
D: rzeczy mało ważne i mało pilne – jednym słowem – ignoruj. Najlepszym
miejscem dla czynności z tej części jest kosz. Nie są one dla nas istotne, więc bez trudu
powinniśmy się ich pozbyć. Zazwyczaj to one są tzw. pożeraczami czasu – bezcelowe
patrzenie w TV podczas nudnego programu, całogodzinne granie w gry komputerowe, próby
czytania książki podczas złego samopoczucia.
Oczywiście
trudno jest nakreślić uniwersalny schemat postępowania ponieważ, jak już
wspomniałam wszystko jest uzależnione od naszych prywatnych preferencji. Są jednak
pewne wskazówki postępowania do których powinniśmy się zastosować:



Jeśli okaże się, że mamy najwięcej rzeczy pilnych oraz ważnych musimy się
zastanowić, czemu tak jest. Może nie wszystkie są tak istotne, jak myślimy, może
część z nich możemy przełożyć lub wykonywać etapami – regularnie rozłożone w
czasie.
Jeśli w swojej macierzy umieściliśmy mało rzeczy nieważnych i niepilnych wtedy
powinniśmy poświęcić chwile na ponowną analizę naszej matrycy. Zawsze znajdzie
się coś co stanowi mało ważny obowiązek, więc nie bójmy się umieścić go w
odpowiednim miejscu.
Pamiętajmy, że rzeczy pilne to takie, które musimy zrobić w ciągu kilku najbliższych
godzin lub tego samego dnia. Wszystko co możemy przesunąć lub jest zaplanowane
na termin odleglejszy stanowi zadanie mniej pilne i dlatego będzie się znajdowało w
ćwiartce B.
Zalety
13
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Stosowanie Macierzy Eisenhowera umożliwia samodzielne rozplanowanie własnego czasu.
Jest sposobem szybkim, łatwym i dającym bezpośredni wgląd w listę zadań do wykonania.
Ponad to pozwala na w miarę swobodne gospodarowanie własnym czasem, samodzielne
dobieranie priorytetów.
Z założeń Macierzy korzystają menadżerzy, jak również ludzie, którzy chcą racjonalnie
zaplanować swój czas. Używając tego narzędzia samodzielnie wybieramy zadania, które są
dla nas ważne oraz pilne.
Wady
Poprawne użytkowanie Macierzy Eisenhowera nie wiąże się z żadnymi skutkami ubocznymi.
Jednak czasami możemy spotkać się z trudnościami wynikającymi ze złego zaklasyfikowania
czynności do określonych ćwiartek. Często boimy się również powierzyć określone zadania
innym osobom – uważamy, że my wykonamy je lepiej lub szybciej. Napotykamy również
trudność w określeniu czynności, które możemy umieścić w ostatniej ćwiartce –
zastanawiamy się, czy na pewno są one stratą naszego cennego czasu, zapominamy również,
że należy nam się jakaś ilość czasu przeznaczonego tylko dla nas – na relaks i rozrywkę.
Podsumowanie
Macierz Eisenhowera jest jednym z narzędzi w trudnym procesie planowania czasu. Musimy
pamiętać, że nie należy polegać tylko i wyłącznie na niej. Zawsze powinniśmy korzystać
również ze sprzętu, który może nam pomóc w bardziej szczegółowym zarządzaniem naszym
czasem – kalendarzem spotkań, terminarzami dziennymi oraz tygodniowymi, terminarzami
w formie elektronicznej oraz wieloma innymi.
autor: Magdalena Cerecka
Więcej o zarządzaniu czasem w pozycji – Efektywne zarządzanie czasem.
14
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Kto jeszcze ma problem z noworocznymi postanowieniami?
Ja już nie mam dzięki mojej nowej usłudze – NiecoDziennik. Ta mini usługa pozwala
zdefiniować swoje cele a później… zachęca, motywuje i zmusza do ich codziennego
realizowania. Jeżeli chcesz coś w życiu osiągnąć to musisz wyjść ze swej strefy komfortu i
zacząć działać. Nie jest ważne co zaczniesz robić, ważne żeby ruszyć tyłek (często z przed
telewizora) i realizować zadania, które spowodują, że marzenia staną się rzeczywistością.
Poniżej przykładowy pulpit do
odznaczania realizacji moich
celów. Założyłem sobie, że
chcę codziennie ćwiczyć,
blogować i zdrowo jeść.
Wpisałem to jako moje cele
(na zakładce Konfiguracja) i
codziennie
wieczorem
odznaczam czy udało mi się to
danego dnia zrealizować.
Zauważ, że kolumny w tej tabeli są kolejnymi dniami tygodnia.
Dodatkowo każdy cel ma zdefiniowaną ilość
punktów. Różne cele mają dla mnie różną
wagę. Dla przykładu blogowanie jest dla
mnie najbardziej wartościowe spośród tych
wszystkich celów i jest warte 3 punkty. Na
podstawie tego co odznaczyłem na tym
pulpicie każdego dnia zdobywam punkty,
które można zobaczyć w postaci wykresu
na zakładce Raporty. Poniżej przykładowy
raport z realizacji moich celów.
Jeśli chcesz coś robić raz
w tygodniu RÓB TO
CODZIENNIE.
Twoim celem jest osiągnięcie jak największej powierzchni niebieskiej i to najlepiej bez dziur i
dolin. Jak widać na powyższym wykresie średnio mi to idzie na razie .
15
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Zachęcam do rejestracji w tej darmowej mini
usłudze i do codziennego korzystania.
Wierzę, że pomoże Ci ona zmotywować się
do działania. Mnie pomaga. Uwierz mi –
jeśli zmusisz się do codziennego działania
przez miesiąc to już nie przestaniesz tego
robić i nawet moja usługa nie będzie Ci
potrzebna.
Czego jeszcze jej brakuje:
cotygodniowej
/
miesięcznej
wiadomości podsumowującej osiągnięcia
maila ‘motywującego’ (chciałbym tutaj użyć mocniejszego słowa, ale nie wypada) w
przypadku nie realizowania swoich celów
antyceli – np. palenie – taki cel ma ujemną wartość punktową i obniża nam dzienną
realizację
wielokrotnego oznaczania realizacji celu – np. mam cel – ćwiczyć 15 minut,
jeśli ćwiczę 30 minut to odznaczam podwójną realizację
ładnej grafiki
chwytliwej nazwy
Jeżeli masz jakiekolwiek uwagi do działania usługi, usprawnienia, lub chcesz zgłosić
błąd działania to po prawej stronie znajdziesz zakładkę Twoja sugestia – patrz
powyżej. Nie krępuj się i zgłaszaj.
Powodzenia w codziennej realizacji celów i pamiętaj: jeśli chcesz robić coś raz w tygodniu
rób to codziennie.
16
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Zjedz tę żabę.
Praktycznego sposobu zarządzania
czasem, celami i zdaniami można się
nauczyć z przygotowanego przeze mnie
filmu. Obejrzyj pod tym linkiem: Cele i
zadania – zjedz tę żabę. Obejrzyj i zacznij
stosować swoją własną metodę
zarządzania zadaniami.
17
Zarządzanie czasem - magazyn
http://zarzadzanie-czasem.cioswnos.pl
Polecamy
Polecamy fantastyczną książkę ‘Zorganizuj się’ - możesz ją kupić za
mniej niż 20 zł. Zobacz opinie poniżej:
Mateusz Kulesza: Tyle książek o motywacji, zarządzaniu czasem a dopiero teraz
ktoś opisał jak poradzić sobie z wszechotaczającym bałaganem, który mimo
najlepszej motywacji zawsze przeszkadza w działaniu. Jeśli marzy Ci się
produktywność polecam zacząć od tej książki. ;)
Adam Badurski: Książka warta polecienia ludziom zagubionym w codziennych
próbach zorganizowania swojego życia. Ksiażka w bardzo prosty i jasny sposob
pokazuje sposóby osiagniecia celu.
Co prawda nie jest to książka o zarządzaniu czasem tylko o
zarządzaniu własnym długiem, ale warto poznać ‘Inwestuj we
własny dług’. Kosztuje około 20 zł. Opinie:
Marta Żalińska: Bardzo przydatny poradnik, przejżyście napisany, dzięki niemu
wprowadziłam juz kilka zmian w swoim życiu mam nadzieję, że przyniosą
oczekiwany skutek. Polecam w 100 % !!!
Książka dla tych, którzy odkładają ważne sprawy na później.
Polecamy ‘Zrobię to dzisiaj’
Artur: Bardzo dobra książka. Chyba każdy ma lub miał problem z zajmowaniem
się wyłacznie pracą, gdy pracuje we własnym domu. Autor podaje konkretne
sformułowania odnośnie wypowiedzi do osób z rodziny czy osób, które zadzwonią
w trakcie wykonywania pracy - co im powiedzieć, żeby nie przeszkadzali i
szanowali mój czas. Dodatkowo przedstawione są latwe sposoby na eliminację
"czaso-pochłaniaczy" - zaczynam od dziś, na pewno zadziała! Ciekawy jest też
rozdział o stworzeniu własnej firmy opartej na osobistej pasji. Cała książka
zawiera wiele małych pomysłów na ulepszenia, które w sumie dają wielki
potencjał do pracy, rozwoju i sukcesu.
18