Życie zgodne z naszymi wartościami

Transkrypt

KODEKSPOSTĘPOWANIA
Życie zgodne z naszymi wartościami
Dbałość • Globalna praca zespołowa • Nieustanne doskonalenie
Utrzymywanie najwyższych norm etycznych
PRZESŁANIE OD NASZEGO PRZEWODNICZĄCEGO,
PREZESA I CEO
F
irma Colgate-Palmolive od ponad 200 lat konsekwentnie
demonstruje przywiązanie do swoich głęboko zakorzenionych
wartości i zasad, prowadząc działalność w prawy i uczciwy
sposób oraz realizując swoje wartości poprzez czyny i pełne
szacunku przywództwo.
Z dumą patrzę na dwudziestą piątą rocznicę kodeksu postępowania
naszej firmy.Od pierwszego wydania w 1987 roku, kodeks ten
prowadzi nas przy pomocy zestawu zasad, które odzwierciedlają
wartości Colgate oraz ustanowione normy rządzące etyką
naszego postępowania.Abyśmy mogli dotrzymać kroku zmianom
zachodzącym na świecie, jest on regularnie rewidowany,
uaktualniany oraz ponownie wydawany w celu zapewnienia
jego stosowności i wszechstronności.Nigdy wcześniej wydarzenia
w świecie biznesu nie rzucały takich wyzwań ani nie były tak
skomplikowane; taka sytuacja zwiększa ogromne znaczenie
prowadzenia działalności w sposób zgodny z prawem, etyczny
i społecznie odpowiedzialny.Jako prawdziwie globalna firma
prowadząca działalność na całym świecie, musimy wszyscy czynić
starania, aby nasze zachowanie i decyzje dorównywały ideałom i
wartościom sformułowanym w naszym kodeksie postępowania.
Każdego dnia każdy z nas podejmuje decyzje, które mogą mieć
finansowy, ludzki, społeczny lub etyczny wydźwięk.Ważne jest, by
każdy członek rodziny Colgate przeczytał i zrozumiał nasz kodeks
postępowania, a także by go w pełni przestrzegał. Kodeks kładzie nacisk
na osobistą odpowiedzialność każdego z nas w zakresie postępowania w
sposób uczciwy i z zachowaniem najwyższych norm etycznych.
Znajomość naszego kodeksu postępowania to jednak nie wszystko.
Jako rodzina Colgate promujemy etyczne zachowanie poprzez czyny
i słowa.Bierzemy na siebie odpowiedzialność za nasze działania i
decyzje oraz rzucamy wyzwanie zachowaniom, które są sprzeczne z
naszym kodeksem postępowania i innymi zasadami Colgate.
Każdy z nas jest odpowiedzialny za opinię o Colgate. Dziękuję z góry
za nieustanne zaangażowanie w nasze wspólne wartości i za etyczne
przywództwo, które ma tak ogromne znaczenie dla dalszych sukcesów
naszej działalności.
Ian Cook
Przewodniczący, Prezes i CEO
Życie
z naszymi
wartościami
Życiezgodnie
zgodnie
z naszymi
Żyjąc zgodnie z zasadami Colgate - dbałości, globalnej pracy zespołowej i
nieustannego doskonalenia - tworzymy kulturę, w której wszyscy działają
razem jako zespół, pracując wspólnie nad osiągnięciem celów.Te trzy
fundamentalne zasady leżą u podstaw wszelkich naszych działań.
Dbałość
Firma troszczy się o ludzi: rodzinę Colgate, klientów, udziałowców, konsumentów, dostawców
i partnerów w działalności.Colgate dba o to, by we wszystkich sytuacjach kierować się
zrozumieniem, prawością, uczciwością i zasadami etyki; z oddaniem podchodzi do słuchania z
szacunkiem innych i do szanowania różnic. Firma jest też zaangażowana w ochronę środowiska
globalnego, wzbogacanie społeczności, wśród których żyje i pracuje rodzina Colgate, jak i
działania zgodne ze wszystkimi rządowymi prawami i przepisami.
Globalna praca zespołowa
Wszyscy pracownicy Colgate są częścią globalnego zespołu, którego członkowie współpracują ze
sobą w obrębie krajów i całego świata.Tylko dzięki wymianie pomysłów, technologii i talentów
nasza firma będzie w stanie osiągnąć i utrzymać rentowny wzrost.
Nieustanne doskonalenie
Pracownicy Colgate czynią starania, aby nieustannie doskonalić się, zarówno indywidualnie jak i
zespołowo.Poprzez coraz lepsze zrozumienie konsumentów i ich oczekiwań oraz nieustanną pracę
nad innowacjami i ulepszeniami produktów, usług i procesów, Colgate ''stanie się najlepszą firmą".
Na dzisiejszym, coraz bardziej konkurencyjnym rynku, wartości Colgate są fundamentami sukcesu
indywidualnego, zespołowego i całej firmy.Tylko szanując innych i żyjąc zgodnie z wartościami
Colgate możemy mieć nadzieję osiągnięcia znakomitych wyników w działalności.
2
Kodeks postępowania
Przewodzenie
Przewodzenie zz szacunkiem
szacunkiem
"Przewodzenie z szacunkiem" jest sposobem, w jaki rodzina Colgate
wprowadza wartości firmy w czyn.
Przewodząc z szacunkiem tworzymy środowisko, w którym nikt nie boi się oferować sugestii,
proponować pomysłów i wnosić wkładu w organizację.
Przewodzenie z szacunkiem tworzy środowisko, w którym ludzie naprawdę troszczą się o siebie oraz
skutecznie współpracują, aby osiągnąć swój pełny potencjał.
Zasady przewodzenia z szacunkiem to:
Komunikacja
Pomysły należy wyrażać w sposób przejrzysty i prosty; należy słuchać innych; tworzyć
środowisko, w którym ludzie czują się komfortowo wyrażając swoje myśli; promować terminowy
i nieprzerwany przepływ informacji od jednych osób do drugich.
Opiniowanie i słuchanie opinii
Należy zapewnić rozwój wszystkich pracowników Colgate wyrażając opinie i słuchając ich;
należy nadawać kierunek i pomagać innym w utrzymaniu kursu; motywować pozytywne
zmiany i inspirować do wysokiej jakości pracy.
Docenianie unikalnego wkładu
Należy cenić i mieć uznanie dla wkładu i dobrej pracy innych osób; szanować indywidualność;
angażować innych przy podejmowaniu decyzji i ustalaniu priorytetów.Docenianie ludzi z tytułu ich
indywidualnych cech jest kluczem do budowania i utrzymania sukcesu w działalności dziś i jutro.
Promowanie pracy zespołowej
Należy kreować zaangażowanie w celu osiągania wspólnych celów; rozwiązywać konflikty w
pozytywny sposób.
Ustanawianie przykładu
Należy ustanawiać pozytywne przykłady prowadzenia działalności w etyczny sposób, radzenia
sobie ze stresem oraz tworzenia przyjemnego i zrównoważonego miejsca pracy.
Firma Colgate-palmolive
3
KODEKS POSTĘPOWANIA COLGATE-PALMOLIVE
SPIS TREŚCI
O kodeksie postępowania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Nasze wzajemne relacje. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Nasze relacje z firmą. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Nasze relacje z Radą Nadzorczą. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Nasze relacje z innymi firmami. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Nasze relacje z konsumentami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Nasze relacje z władzami i prawem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Nasze relacje ze społeczeństwem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Nasze relacje ze środowiskiem naturalnym. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Nasze relacje z udziałowcami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Odpowiedzialność za zgodność. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Szukanie wskazówek i zgłaszanie obaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Indeks tematyczny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Często zadawane pytania. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
O KODEKSIE
POSTĘPOWANIA
Kodeks postępowania firmy Colgate, będąc odzwierciedleniem norm prawidłowego postępowania i
wartości naszej firmy, stanowi przewodnik w naszych codziennych interakcjach służbowych. Kodeks
wyraźnie przekazuje każdemu z nas przesłanie, że sposób dochodzenia do wyników w pracy jest równie
ważny, jak samo ich osiąganie. Kodeks postępowania firmy Colgate obowiązuje wszystkie osoby związane
z firmą, w tym członków zarządu, dyrekcji i wszystkich pracowników firmy oraz przedsiębiorstw zależnych
na całym świecie.Kontrahenci i dostawcy również podlegają tym wymogom, ponieważ przestrzeganie
kodeksu jest warunkiem prowadzenia działalności we współpracy z Colgate.
Co najważniejsze, każdy pracownik ma obowiązek wykazywania uczciwości i przywództwa poprzez
przestrzeganie postanowień kodeksu postępowania, globalnych praktyk handlowych firmy, zasad
postępowania firmy i wszystkich obowiązujących przepisów. Poprzez pełne zintegrowanie etyki i
uczciwości z naszymi codziennymi relacjami służbowymi i podejmowaniem decyzji dowodzimy naszego
oddania kulturze sprzyjającej promocji najwyższych norm etycznych.
Najłatwiej jest przestrzegać kodeks kierując się zasadami zdrowego rozsądku, a w przypadku wątpliwości
prosić o wskazówki. Każdy z nas jest odpowiedzialny za podejmowanie swoich decyzji i za postępowanie
zgodne z kodeksem.W przypadku wątpliwości, przed podjęciem konkretnego działania, należy zadać sobie
następujące pytania:
• Czy jestem upoważniony do wykonania tej czynności?
• Czy daję dobry przykład?
• Czy jest to działanie słuszne?
• Czy jest to legalne działanie i zgodne z wartościami Colgate, z zasadami przewodzenia z szacunkiem, z
kodeksem postępowania, zasadami praktyki handlowej i innymi zasadami działania firmy?
• Czy mógłbym z dumą powiedzieć o tym działaniu komuś, kogo szanuję?
• Czy działanie to wzmocni opinię o Colgate jako firmie kierującej się etyką?
• Czy demonstruję najwyższe normy etyczne?
Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z powyższych pytań brzmi NIE, lub w przypadku pytań czy też
wątpliwości odnośnie interpretacji bądź stosowania kodeksu postępowania czy też jakiejkolwiek normy,
zasady lub procedury mającej związek z firmą Colgate, należy zwrócić się do swojego menadżera, działu
kadr, działu radcy prawnego lub działu globalnej etyki i zgodności z przepisami.
Żadne działania nie zostaną podjęte przeciwko osobie składającej skargę, zgłaszającej, uczestniczącej
lub pomagającej w śledztwie podejrzenia o naruszenie zasad kodeksu postępowania, chyba, że zostanie
stwierdzone, iż zgłoszony zarzut lub przekazane informacje były celowo fałszywe. Colgate zapewni
poufność wszelkich zgłaszanych skarg w największym możliwym stopniu.
Kodeks jest dostępny w Internecie i został przetłumaczony na wiele języków.Colgate wymaga, by każdy
członek rodziny Colgate przeczytał, zrozumiał i postępował zgodnie z kodeksem. Jednakże zgodność nie
jest czymś, co po prostu się przydarza.Wymaga ona zaangażowania ze strony każdego z nas.Aby wzmocnić
to zaangażowanie, Colgate rokrocznie oferuje szkolenia i certyfikację w zakresie kodeksu dla rodziny
Colgate na całym świecie.
5
NASZE
WZAJEMNE RELACJE
Nasze postępowanie wobec siebie powinno być oparte na wzajemnym zaufaniu i oddaniu.
Jesteśmy odpowiedzialni za traktowanie siebie nawzajem z szacunkiem i godnością.
Pragniemy wypracować udane relacje pracownicze.
Pracownicy firmy Colgate dumni są z ogromnego, osobistego zaangażowania naszych ludzi i wspaniałych
osiągnięć wynikających z tego zaangażowania. Ale ten poziom współpracy możliwy jest tylko w klimacie
zaufania, otwartości, uczciwej komunikacji i szacunku. Wszystkie relacje ze współpracownikami,
podwładnymi i przełożonymi powinny mieć charakter partnerstwa, w ramach którego każde indywidualne
zachowanie oparte jest na wspólnym zobowiązaniu do przestrzegania najwyższych norm etycznych.
Relacje z ludźmi, z którymi pracujemy powinny odzwierciedlać postawę członka zwycięskiego zespołu.
Ludzie współpracujący ze sobą w harmonii i skoncentrowani na wspólnych celach to siła napędowa naszej
działalności.Aby takie dynamiczne relacje w zespole mogły funkcjonować, każda osoba musi spełniać swoje
obowiązki i mieć pewność, że inni robią to samo.Oznacza to zapewnienie innym niezbędnego wsparcia na
każdym poziomie, tak aby praca została wykonana.Żadna osoba ani dział firmy nie może stawiać swoich
priorytetów ponad priorytetami firmy.
Relacje z osobami, z którymi pracujemy lub które nadzorujemy powinny promować zasady etyki i zgodności
z przepisami poprzez ustanowienie przykładu uczciwości, sprawiedliwości i poszanowania zasad.Jako lider,
pracownik odpowiada za wyraźne zdefiniowanie norm osiągnięć i stworzenie środowiska sprzyjającego pracy
zespołowej i zachowaniom etycznym.
Kładziemy nacisk na otwartą i uczciwą komunikację.
Należy zachęcać do kreatywnego, innowacyjnego myślenia; przełożeni powinni traktować podwładnych
jako indywidualności, pozostawiając im swobodę niezbędną do wykonywania pracy. Wskazówki
sprzyjające poprawie wyników powinny być przekazywane w formie sugestii.
Relacje z przełożonym powinien cechować wzajemny szacunek i zaufanie. Pracownik i jego przełożony
tworzą zespół dążący wspólnie do osiągania celów ustalonych dla ich działu i firmy. Pracownik jest
odpowiedzialny w równym stopniu co przełożony za zapewnienie otwartej i uczciwej komunikacji
pomiędzy nimi. Możliwie jak najczęściej należy przejmować inicjatywę. Należy wykazywać się
nowatorskim podejściem w rozwiązywaniu problemów. Współpraca i kreatywność są niezbędne do
osiągania celów działu pracownika i całej firmy.
Colgate traktuje swoich pracowników jako najcenniejszy majątek firmy.
Wyrazem zobowiązania Colgate do dbałości o swoich pracowników jest szereg programów opracowanych
w celu promowania i wynagradzania osiągnięć indywidualnych i zespołowych.Zachęcamy pracowników,
by szli do przodu, możliwie jak najdalej i by wnosili istotny wkład w sukces firmy.Ostatecznie, to
wysiłek naszych utalentowanych i wprawnych pracowników na całym świecie umożliwia sukces naszej
działalności.Konkretnie, w kwestiach zatrudnienia:
• Zasadą, praktyką, oraz życzeniem Colgate jest oferowanie wszystkim wykwalifikowanym osobom
możliwości zatrudnienia w równym stopniu.Firma nie dyskryminuje żadnych pracowników lub osób
ubiegających się o zatrudnienie z powodu rasy, koloru skóry, wyznania, płci, identyfikacji płciowej,
6
pochodzenia narodowego, narodowości, wieku, orientacji seksualnej, inwalidztwa, stanu cywilnego, statusu
weterana wojskowego lub innych kryteriów chronionych prawem.Polityka odnosi się, między innymi, do
rekrutacji, zatrudniania, promocji, transferów, wynagrodzenia, szkolenia, degradacji i zwolnienia.
• Nie korzystamy z pracy dzieci.Praca dzieci zdefiniowana jest jako zatrudnienie dowolnej osoby w
wieku poniżej minimum dozwolonego w myśl przepisów danej jurysdykcji.Ponadto, w żadnym
wypadku świadomie nie zatrudniamy nikogo poniżej szesnastego (16) roku życia.
• Utrzymujemy otwarte środowisko pracy i osiągamy doskonałość poprzez zachęcanie i
zatrzymywanie pracowników pochodzących z rozmaitych środowisk.
• Zapewniamy szkolenia, edukację i możliwości awansu, które umożliwiają wszystkim pracownikom
Colgate rozwój i postęp kariery.
• Oceniamy wyniki pracy, co pozwala nam uzyskać uczciwe i dokładne informacje i opinie. Ten
proces zachęca obie strony do wyrażania opinii i dyskusji, jak również do przeglądu ocen wyników
przez kierownictwo wyższego szczebla.
• Wynagradzamy zgodne z wynikami, wyróżniając i nagradzając wkład indywidualny i zespołowy,
wykraczający poza zwykłe obowiązki służbowe poprzez programy takie jak program nagród
prezesa "I Ty możesz wiele zmienić".
• Zabraniamy molestowania seksualnego i innych typów nękania pracowników Colgate przez
jakąkolwiek osobę w miejscu pracy bądź podczas wykonywania czynności służbowych.
P:
O:
Jeden z moich współpracowników przesłał niestosowny dowcip do mnie i do innych kolegów.Było to dla mnie
obraźliwe, ale nie wiem, czy powinienem poruszyć ten temat z tym współpracownikiem.
W Colgate-Palmolive z zaangażowaniem staramy się utrzymać profesjonalne miejsce pracy, w którym
pracownicy Colgate są traktowani z szacunkiem i godnością.Z tego powodu, obraźliwe lub niestosowne
zachowanie jest nie do zaakceptowania.Jeżeli krępujesz się i nie chcesz bezpośrednio porozmawiać ze swoim
współpracownikiem, skontaktuj się ze swoim menadżerem, działem kadr lub globalnym działem etyki i
zgodności w celu uzyskania pomocy.
• Staramy się unikać faworyzowania bądź pozorów faworyzowania w miejscu pracy, zgodnie z zasadami
i procedurami przyjętymi przez firmę.
• Walczymy o wyeliminowanie potencjalnych zagrożeń z miejsca pracy i o postępowanie zgodne z
wszelkimi stosownymi prawami i normami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa w pracy.
• Pomagamy utrzymać bezpieczne, zdrowe i produktywne środowisko pracy dla wszystkich
zatrudnionych w Colgate i innych poprzez:
– zakaz posiadania, użytkowania, sprzedaży lub przekazywania narkotyków bądź środków
stosowanych do ich zażywania na terenie firmy bądź w godzinach pracy;
– zakaz prowadzenia działalności służbowej Colgate pod wpływem napojów alkoholowych;
– zakaz posiadania bądź używania broni palnej oraz amunicji na terenie firmy i podczas
wykonywania czynności służbowych na rzecz firmy, z uwzględnieniem lokalnych przepisów.
Zezwolenie na posiadanie broni może być wydane pracownikom ochrony w przypadku uznania, że
jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników firmy;
– zakaz wszelkich czynów, które mogą być postrzegane jako agresywne, zagrażające, poniżające lub
zastraszające, oraz
– nakaz natychmiastowego zgłaszania kierownictwu wszelkich przypadków użycia narkotyków lub
alkoholu, przemocy oraz nielegalnego posiadania broni.
7
NASZE
RELACJE Z FIRMĄ
Jako pracownicy Colgate dążymy do przestrzegania zasad firmy przy jednoczesnym
podejmowaniu wytężonych wysiłków w celu poprawy osiąganych wyników. Zdajemy sobie
sprawę z pokładanego w nas zaufania, więc działamy uczciwie i pryncypialnie we wszelkich
sytuacjach w celu ochrony tego zaufania. Unikamy konfliktów interesów i innych sytuacji
potencjalnie szkodliwych dla firmy.
Unikamy konfliktów interesów.
Zdrowy rozsądek należy do największych skarbów pracownika.Należy unikać wszelkich działań, interesów
lub powiązań, które kolidują lub sprawiają wrażenie kolidowania z możliwością niezależnego osądu w
najlepszym interesie firmy.Konflikty mogą rodzić się w wielu sytuacjach. Nie sposób je wszystkie tutaj
opisać, nie zawsze też będzie łatwo odróżnić słuszne działanie od niewłaściwego.W przypadku wątpliwości,
przed podjęciem jakichkolwiek działań skonsultuj się z menadżerem, działem kadr lub radcą prawnym
działu.Oto wskazówki, które mają zastosowanie do najczęściej występujących sytuacji konfliktowych:
Inwestycje
Nie należy dokonywać żadnych inwestycji, które mogłyby wpłynąć na decyzje służbowe pracownika.
Według zasad firmy pracownicy Colgate nie mają prawa posiadania akcji lub udziałów firmy konkurującej
lub mającej stosunki handlowe z Colgate. Ten zakaz nie dotyczy posiadania niewielkich ilości (na ogół
poniżej 1%) akcji firmy będących w obrocie giełdowym, pod warunkiem, że wartość inwestycji nie jest
tak znaczna, by stwarzać wrażenie konfliktu interesów. Jeżeli pracownik dokonał potencjalnie zabronionej
inwestycji przed rozpoczęciem pracy w Colgate, należy zgłosić ten fakt do działu radcy prawnego.
Rodzina
Przed wejściem w kontakty w imieniu Colgate z jakąkolwiek firmą, w której pracownik lub członkowie
jego bliskiej rodziny mają udziały, w przypadku gdy istnieje prawdopodobieństwo, że taka działalność
może przynieść jakiekolwiek korzyści pracownikowi, należy powiadomić swego menadżera i uzyskać
zatwierdzenie kierownika oddziału lub funkcyjnego i radcy prawnego.
Inna praca
W przypadku zatrudnienia w Colgate nie wolno wykonywać prac dla konkurencji; nie wolno również
wykonywać prac na rzecz jakiejkolwiek strony trzeciej, jeżeli miałoby to mieć negatywny wpływ na wyniki
lub osąd pracownika w jego pracy. Nie wolno wykorzystywać czasu pracy, placówek, materiałów, marki lub
logo firmy do wykonywania pracy zewnętrznej, nie powiązanej z zadaniami służbowymi pracownika w
Colgate bez uprzedniej zgody szefa działu lub szefa funkcyjnego.
Związki osobiste
Szanujemy i uznajemy prawa pracowników Colgate do swobodnych związków z osobami spotkanymi
w pracy, niemniej musimy dbać o to, by wszyscy kierowali się zasadami zdrowego rozsądku w celu
zapewnienia, że takie relacje nie będą wpływać negatywnie na wyniki pracy, możliwości nadzorowania
innych lub środowisko pracy.
8
Jakiekolwiek zachowanie w miejscu pracy wynikające ze związków uczuciowych lub przyjaźni pomiędzy
pracownikami może być niewłaściwe, jeżeli jest krępujące dla innych. Zakazane jest faworyzowanie lub
podejmowanie decyzji biznesowych w oparciu o uczucia, powiązania czy przyjaźnie, a nie z myślą o
najlepszych interesach firmy. Osoby, które nawiązują związki osobiste lub przyjaźnie powinny kierować się
taktem, zdrowym rozsądkiem i wrażliwością.
Należy mieć na uwadze sytuacje, gdy inny członek rodziny pracownika jest zatrudniony na stanowisku,
które może powodować konflikt interesów lub jego pozory. W takich sytuacjach należy zwrócić się do
menadżera lub radcy prawnego o poradę.
Rady zarządu
Przed przyjęciem stanowiska w radzie zarządu lub podobnym organie firmy zewnętrznej lub w organie
władz, należy uzyskać zgodę prezesa i głównego radcy prawnego. Praca w radzie zarządu organizacji
zawodowej lub związanej z pracą typu non-profit musi być zatwierdzona z góry przez kierownika oddziału
lub kierownika funkcyjnego.
Inne kwestie
Walczymy o utrzymanie pozytywnego środowiska pracy, które odzwierciedla wartości firmy i promuje
silne związki służbowe.Choć konflikt interesów często powstaje wskutek naszej współpracy z jednostkami
zewnętrznymi, konflikty takie, lub ich pozory, mogą także powstawać na skutek interakcji wewnątrz firmy.
Ci z nas, którzy zarządzają innymi, muszą zachować szczególną czujność, aby nie dopuścić do powstania
sytuacji, które mogłyby być postrzegane przez innych jako faworyzowanie lub potencjalny konflikt interesów.
W przypadku znalezienia się w sytuacji rzeczywistego lub potencjalnego konfliktu interesów, pracownik
powinien zgłosić to do swojego menadżera, aby dokonać analizy i oceny sytuacji.Firma do spółki z
pracownikiem będzie pracować nad analizą takiej sytuacji i znalezieniem odpowiedniego rozwiązania.
P:
Niedawno uzyskałem zgodę mojego menadżera na podjęcie drugiej pracy jako sprzedawca nieruchomości,
w celu uzyskania dodatkowego dochodu.Czy mogę w godzinach pracy korzystać z telefonu na moim
biurku do kontaktowania się ze swoimi klientami lub z kopiarki w celu kopiowania informacji na temat
nieruchomości?
O:
Nie.Planowane przez Ciebie wykorzystanie własności firmy ma ściśle prywatny charakter, nie jest powiązane z
prowadzeniem działalności firmy i może być postrzegane jako ograniczające Twoją zdolność do wykonywania
obowiązków służbowych.Chociaż sporadyczne korzystanie z własności firmy na cele prywatne jest dozwolone,
musi ono być ograniczone i nie może przeszkadzać Ci w wykonywaniu obowiązków służbowych.
Chronimy tajemnice handlowe oraz poufne informacje firmy.
Tajemnice handlowe i inne informacje poufne oraz wiele danych wewnętrznych to cenny majątek firmy.
Ochrona tego majątku, w tym utrzymanie jego tajności, pełnią istotną rolę w zapewnieniu nieustannego
rozwoju naszej firmy i jej konkurencyjności.Tajemnica handlowa to informacja związana z działalnością
Colgate, która nie jest ogólnie znana bądź łatwa do odkrycia, i wobec której podjęto wysiłki mające na celu
zachowanie jej poufności.Również inne informacje poufne muszą być chronione.
Tajemnice handlowe Colgate i inne informacje poufne mogą obejmować dowolne formuły, projekty,
urządzenia lub informacje związane z naszą działalnością, które umożliwiają Colgate osiągnięcie przewagi
nad konkurencją. Tajemnice handlowe Colgate i inne informacje poufne nie zawsze mają charakter
techniczny.Mogą one również obejmować badania biznesowe, plany nowych produktów, cele strategiczne,
wszelkiego typu materiały lub informacje marketingowe lub dotyczące obrotów, wszelkie niepublikowane
informacje finansowe bądź cenowe, listy pracowników, klientów bądź kontrahentów oraz informacje
dotyczące wymogów, preferencji, nawyków handlowych i planów klientów.Lista ta, choć nie wyczerpująca,
sugeruje szeroki zakres informacji wymagających ochrony.Tajemnice handlowe i inne informacje poufne
nie muszą być objęte patentami, lecz nie mogą być publicznie znane.
9
Obowiązki w odniesieniu do tajemnic handlowych i innych informacji poufnych Colgate obejmują:
• Nieujawnianie takich informacji innym pracownikom Colgate lub stronom trzecim, chyba że istnieją
uzasadnione powody "konieczności ich poznania" lub "konieczności ich zastosowania", przy czym w
takich przypadkach należy zastosować odpowiednie metody ochrony poufności i inne mechanizmy
ochrony danych, takie jak hasła dostępu lub szyfrowanie; nieujawnianie takich informacji w innych
przypadkach.
• Nieangażowanie stron trzecich do posługiwania się takimi informacjami bez stosownej analizy
elementów zabezpieczenia i technologii informatycznych takich stron.
• Nieumieszczanie ani niedyskutowanie takich informacji na publicznie dostępnych witrynach w sieci
lub portalach społecznościowych.
• Nieposługiwanie się takimi informacjami dla własnej korzyści lub korzyści osób spoza Colgate.
• Podejmowanie wszelkich rozsądnych sposobów ochrony tajemnicy handlowej oraz poufnych
informacji Colgate, zgodnie z "Zasadami praktyki handlowej" firmy.
Po zaprzestaniu pracy w firmie Colgate, zobowiązanie do ochrony tajemnic handlowych i innych informacji
poufnych Colgate trwa do czasu ich publicznego udostępnienia lub do czasu, kiedy Colgate przestanie
je uznawać za tajemnice handlowe lub informacje poufne.Należy również pamiętać, że korespondencja,
materiały drukowane, dane elektroniczne, dokumenty i rejestry wszelkiego rodzaju, wiedza na temat
konkretnych procesów, procedur, szczególnych sposobów prowadzenia działalności przez Colgate –
niezależnie od tego, czy mają charakter poufny, czy też nie – pozostają własnością firmy i muszą pozostać
w Colgate. Oczywiście osobiste umiejętności uzyskane bądź rozwinięte podczas wykonywania pracy to
majątek osobisty osoby, która odchodzi z naszej firmy. W przypadku wątpliwości, czy dane informacje mają
charakter tajemnicy handlowej bądź informacji zastrzeżonej, należy skontaktować się z radcą prawnym.
Chronimy dane osobowe.
Szanujemy osobiste prawo do prywatności naszych pracowników, konsumentów, klientów, dostawców i
innych osób, z którymi Colgate ma stosunki służbowe.Zasadą polityki Colgate jest zbieranie, przetwarzanie,
wykorzystywanie i utrzymywanie danych osobistych od pracowników, konsumentów, klientów oraz innych
osób tylko w niezbędnym zakresie i w zgodności z przepisami prawnymi krajów, w których prowadzimy
działalność, w tym zgodnie z prawami odnoszącymi się do zbierania i wykorzystywania danych osobowych od
osób niepełnoletnich, oraz podejmowanie odpowiednich kroków w celu zabezpieczenia takich informacji.
W ramach zatrudnienia w Colgate, pracownicy mogą przekazać firmie pewne informacje osobiste, takie
jak adres domowy, adres e-mail, informacje o rodzinie do wykorzystania na potrzeby świadczeń lub inne
informacje osobiste.Posługujemy się takimi informacjami tylko do celów, do których zostały one nam
przekazane, chyba że pracownik zgodzi się na inne sposoby ich wykorzystania, jak również w zakresie
niezbędnym do prowadzenia działalności i zgodnie z lokalnymi przepisami prawnymi.
Podobnie, podczas różnych form interakcji z Colgate, takich jak prośby o informacje na temat produktów
lub też uczestnictwo w konkursach sponsorowanych przez firmę, itp., konsumenci mogą przekazywać
firmie pewne dane osobiste, np. imiona, nazwiska, adresy pocztowe czy emailowe.Posługujemy się takimi
informacjami tylko do celów, do których zostały one nam przekazane, chyba że konsument zgodzi się na inne
sposoby ich wykorzystania, jak również w zakresie niezbędnym do prowadzenia księgowości.Naszą zasadą jest
nieudostępnianie danych osobistych na temat konsumentów żadnym stronom trzecim, chyba że jest to niezbędne
dla zapewnienia usług na rzecz naszych konsumentów i jest zgodne z obowiązującymi prawami i przepisami.
W ramach stosunków handlowych z Colgate klienci, dostawcy i inne osoby mogą przekazywać firmie
pewne dane osobiste, np. imiona, nazwiska, numery telefonu lub faksu, adresy pocztowe czy emailowe.
Posługujemy się takimi informacjami tylko do celów, do których zostały nam przekazane, jak również w
zakresie niezbędnym do prowadzenia księgowości.Naszą zasadą jest nieudostępnianie danych osobistych
na temat klientów, dostawców lub innych osób żadnym stronom trzecim, chyba że jest to niezbędne w
kontekście stosunków handlowych i jest zgodne z obowiązującymi prawami i przepisami.
10
Często tworzone są nowe, lub modifikowane istniejące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych
konsumentów. Zobowiązujemy się do monitorowania zmian w przepisach ochrony danych osobowych
i normach, a okresowo, w związku z tymi zmianami, możemy wprowadzać nowe zasady polityki.W celu
uzyskania dokładniejszych informacji dotyczących ochrony danych osobistych prosimy o skontaktowanie
się z radcą prawnym.
Stosujemy się do zasad odpowiadania na zapytania prasy i mediów.
Zapytania dotyczące informacji finansowych bądź handlowych Colgate, pochodzące od mediów, prasy,
przedstawicieli branży finansowej bądź opinii publicznej, należy kierować do wiceprezesa ds. komunikacji
korporacyjnej lub wiceprezesa ds. relacji z inwestorami. Wnioski o informacje lub inne kontakty z Komisji
Papierów Wartościowych i Giełdy (Securities and Exchange Commission), z giełdy nowojorskiej bądź od
innych władz ustawodawczych z całego świata należy kierować do działu radcy prawnego.Bardzo istotne
jest, aby pracownik nie odpowiadał na żadne takie zapytania i nie kontaktował się z własnej inicjatywy,
ponieważ jakiekolwiek nieodpowiednie lub niedokładne odpowiedzi, nawet zaprzeczenie bądź zastrzeżenie
jakichś informacji, może spowodować negatywną reakcję publiczną lub w inny sposób poważnie zaszkodzić
pozycji prawnej firmy.
Zasada ta nie stosuje się do informacji finansowych dostępnych publicznie, takich jak sprawozdania roczne
bądź kwartalne, lub do promocyjnej działalności medialnej firmy.
Prośby o wywiady na temat firmy bądź jej spraw z jakąkolwiek osobą zatrudnioną w Colgate, jak również
publikacja informacji prasowych i/lub oświadczeń przez firmę, podlegają przeglądowi i odgórnemu
zatwierdzeniu wiceprezesa ds. komunikacji korporacyjnej lub wiceprezesa ds. relacji z inwestorami. Wywiady
organizowane z inicjatywy firmy muszą również być zatwierdzone przed ustaleniem ich terminów z mediami.
Dodatkowe informacje na temat obowiązujących w firmie zasad przestrzegania informacji poufnych
można uzyskać w „Colgate-Palmolive Guidelines on Securities Trading and Confidentiality of Information”
i w „Colgate-Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the
Proprietary Information of Others”, które zamieszczono w Zasadach praktyki handlowej firmy (Company’s
Business Practices Guidelines).
Prowadzimy rzetelną dokumentację i raporty.
Sytuacja finansowa firmy i wyniki jej działalności muszą być rejestrowane zgodnie z wymogami przepisów
prawa i ogólnie przyjętymi zasadami księgowości (GAAP). Zasady firmy, jak również przepisy prawa,
wymagają od Colgate prowadzenia księgowości, rejestrów i rachunkowości w sposób, który dokładnie i
prawdziwie odzwierciedla charakter transakcji handlowych i stan majątku firmy.
Fundamentem rzetelności rachunkowości i dokumentacji finansowej firmy jest dokładność i kompletność
podstawowych informacji, będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych firmy.Za rzetelność tych
informacji odpowiadają wszystkie osoby zaangażowane przy ich tworzeniu, przetwarzaniu i zapisywaniu.
Wszelkie zapisy rachunkowe i finansowe powinny dokładnie odzwierciedlać informacje zawarte w
dokumentach źródłowych.Nie może dochodzić do ukrywania informacji od kierownictwa (lub przez
kierownictwo), ani też informacji wewnętrznych lub informacji od niezależnych audytorów firmy.
Żadna płatność na rzecz Firmy nie będzie zatwierdzona lub uiszczona z intencją lub zrozumieniem,
że jakakolwiek część tej płatności wykorzystana zostanie w innym celu niż te opisane w dokumentach
towarzyszących takiej płatności. Bez względu na powód, nie wolno wprowadzać żadnych fałszywych bądź
mylących zapisów w jakichkolwiek księgach czy rejestrach firmy, i nie wolno, bez względu na cel, tworzyć,
nabywać, bądź utrzymywać jakichkolwiek funduszy, majątku lub konta firmy, chyba że taki fundusz, majątek lub
konto będą miały stosowne odzwierciedlenie w księgach i dokumentacji firmy.Nie wolno wykorzystywać żadnych
funduszy bądź majątku firmy do jakichkolwiek niezgodnych z prawem lub niewłaściwych celów. Menadżerowie i
inne osoby odpowiedzialne za przygotowanie informacji finansowych powinny dopilnować przestrzegania zasad
11
finansowości korporacyjnej Colgate. Przychody i wydatki muszą być prawidłowo i niezwłocznie rejestrowane.
Aktywa i pasywa muszą być prawidłowo zapisywane i odpowiednio wyceniane.Ponadto osoby odpowiedzialne
za przygotowanie dokumentacji Colgate do Komisji Papierów Wartościowych i Giełdy oraz innych form
ewidencjonowania, wymaganych w myśl stosownych przepisów, jak i osoby przy tym zaangażowane, oraz
osoby odpowiedzialne za inne formy komunikacji z branżą biznesową lub finansową muszą zapewnić, że
takie dokumenty i formy komunikacji zawierają informacje pełne, właściwe, dokładne, aktualne i zrozumiałe.
Każda osoba świadoma ewentualnych pominięć, sfałszowań lub niedokładności we wpisach rachunkowych
czy finansowych, w podstawowych danych służących do dokonania takich wpisów, w raportach czy też w
sprawozdaniach Colgate lub w innego typu komunikacji Colgate z Komisją Papierów Wartościowych i Giełdy,
czy też świadoma jakichkolwiek uchybień kontroli wewnętrznej, musi niezwłocznie zgłosić takie informacje
menadżerowi bądź działowi radcy prawnego.Można również skontaktować się z "Globalnym działem etyki i
zgodności z przepisami" Colgate i przekazać takie informacje w sposób anonimowy i poufny.
P:
O:
Co powinnam zrobić, jeżeli zostanę poproszona o opóźnienie w naliczaniu pewnych wydatków aż do przyszłego
okresu?Przykładowo, jeżeli ktoś wyjaśni to, mówiąc: "Jeżeli tylko zapiszemy je w tym roku fiskalnym, to nie robimy
naprawdę nic złego" - czy to prawda?
Nie.Celowe opóźnianie naliczania kosztów byłoby mylące, nie do zaakceptowania i być może niezgodne z
prawem.Każda transakcja służbowa czy finansowa, nieważne jak mała, musi zostać zgłoszona dokładnie i
uczciwie.Sfałszowanie jakiegokolwiek dokumentu lub rejestru firmy jest poważnym przestępstwem i może
zakończyć się zwolnieniem z pracy.
Chronimy majątek Colgate.
Majątek i usługi firmy można wykorzystać tylko do celów zgodnych z prawem, właściwych i autoryzowanych.
Kradzież pieniędzy, majątku i usług jest surowo wzbroniona. Sprzęt, systemy, placówki, karty kredytowe firmy
i materiały muszą być używane wyłącznie do prowadzenia działalności Colgate lub do celów autoryzowanych
przez zarząd. Pracownik odpowiada osobiście nie tylko za ochronę powierzonego mu majątku Colgate, ale też
za ogólną pomoc firmie w ochronie jej majątku. Należy uważać na wszelkie sytuacje lub zdarzenia, które mogą
prowadzić do straty, nieodpowiedniego użycia lub kradzieży majątku firmy i zgłaszać wszystkie takie sytuacje
menadżerowi lub Departamentowi Bezpieczeństwa Firmy natychmiast po ich odkryciu.
Tylko niektórzy członkowie zarządu i inni przedstawiciele dyrekcji są upoważnieni do podejmowania
zobowiązań mających wpływ na majątek firmy. Nie wolno podejmować zobowiązań mających wpływ na
majątek firmy bez odpowiedniej autoryzacji.W przypadku konieczności wyjaśnienia uprawnień własnych
lub kogokolwiek innego w zakresie zawierania zobowiązań w imieniu firmy, należy skontaktować się z
dyrektorem oddziału lub dyrektorem finansowym działu.
Korzystamy z zasobów technologii informatycznej oraz portali
społecznościowych w odpowiedzialny sposób.
Musimy korzystać z zasobów informatycznych Colgate oraz portali społecznościowych w sposób
odpowiedzialny i zgodny z zasadami niniejszego kodeksu oraz innymi wytycznymi działalności firmy,
w tym zgodnie z zasadami praktyki handlowej firmy i/lub zasadami korzystania z zasobów technologii
informatycznej firmy i portali społecznościowych.
Zasoby technologii informatycznej Colgate obejmują cały obecny i nabyty w przyszłości sprzęt,
oprogramowanie oraz usługi, należące do Colgate, lub przez Colgate wydzierżawione lub dostarczone, które
zbierają, przechowują, komunikują oraz przetwarzają dane.
Ponadto, zasoby technologii informatycznej Colgate obejmują sprzęt osobisty, oprogramowanie lub usługi
pracowników i stron trzecich w zakresie, w którym są one wykorzystane do dostępu lub interakcji z
zasobami technologii informatycznej Colgate.
12
Zasoby technologii informatycznej Colgate, jak również portale społecznościowe, powinny być wykorzystywane
w pełen szacunku, profesjonalny sposób dla celów działalności Colgate, za wyjątkiem ograniczonego i
stosownego wykorzystania ich dla celów osobistych.Ponadto, zabrania się używania ich do następujących celów:
• Molestowania, dyskryminacji, obrażania, szkalowania, oszustw bądź pogróżek, w tym obraźliwych
sformułowań dotyczących rasy, wyznania religijnego, pochodzenia narodowościowego, narodowości,
koloru skóry, płci, identyfikacji płciowej, wieku, obywatelstwa, statusu weterana wojskowego, stanu
cywilnego, niepełnosprawności fizycznej i innych cech chronionych stosownym prawem.
• Upowszechniania, bez upoważnienia, poufnych informacji lub tajemnic handlowych Colgate, lub
nieupoważnionych dyskusji na temat działalności lub procedur wewnętrznych firmy na witrynach
zewnętrznych.
• Powodowania lub umożliwiania naruszeń bezpieczeństwa lub zakłóceń komunikacji sieciowej i/lub
niewłaściwego ujawniania swojego hasła innym osobom lub dopuszczania do jego użycia przez inne osoby.
• Wszelkiego innego typu użytkowania, zakazanego przez zasady praktyk handlowych firmy lub przez jej
wytyczne dotyczące korzystania z zasobów technologii informatycznej oraz portali społecznościowych.
Z wyjątkiem sytuacji określonych przez stosowne przepisy, Colgate zastrzega sobie prawo do
monitorowania, dostępu oraz rewizji wszelkich zasobów technologii informatycznej firmy w odpowiednich
okolicznościach, według uznania firmy i zgodnie ze stosownymi przepisami prawnymi.Prawo firmy do
monitorowania, dostępu oraz rewizji wszelkich swoich zasobów technologii informatycznej obejmuje
zarówno informacje służbowe jak i osobiste, stworzone, przechowywane lub przekazywane za pomocą
zasobów technologii informatycznej firmy, jak również portale społecznościowe odwiedzane przy pomocy
zasobów technologii informatycznej firmy.Pracownicy nie powinni oczekiwać prywatności w odniesieniu
do takich informacji służbowych lub osobistych.
Colgate zastrzega sobie prawo do ograniczenia lub odebrania dostępu do zasobów technologii
informatycznej Colgate lub prawa do korzystania z nich każdemu użytkownikowi, w dowolnym
momencie, z dowolnego powodu, bez uprzedniego powiadomienia lub z takim powiadomieniem, za
wyjątkiem, gdy jest to zabronione przez prawo.
P:
Często czytam blogi relaksując się w domu i w zeszłym tygodniu zauważyłem komentarze byłego
pracownika, opisującego swoje doświadczenia z pracy w firmie w bardzo negatywny sposób.Bardzo mnie to
zdenerwowało. Czy mogę odpowiedzieć na te komentarze?
O:
Nie możesz odpowiedzieć na te komentarze w imieniu firmy.Jednakże, możesz swobodnie odpowiedzieć
jako osoba prywatna, pod warunkiem, że nie naruszysz wytycznych firmy w zakresie korzystania z zasobów
technologii informatycznej firmy oraz portali społecznościowych, i pod warunkiem, że nie ujawnisz żadnych
poufnych lub własnościowych informacji firmy.Bardzo jednak zachęcamy do zwrócenia uwagi na taką sytuację
menadżerowi lub działowi kadr.
P:
O:
Czasami z córką korzystamy z mojego firmowego laptopa w celu uzyskania dostępu do Internetu.Ostatnio
zapytała mnie, czy mogłaby z koleżanką korzystać z tego komputera, gdy w najbliższy weekend będę na
wyjeździe.Czy mogę dać im moje hasło dostępu oraz mój login?
Nie.Login i hasła pomagają w zabezpieczeniu naszych zasobów technologii informatycznej.Nie należy ich nikomu
ujawniać.Ponadto, nie zaleca się naklejania loginu lub hasła na komputerze lub przechowywania ich w torbie
na komputer.Co więcej, można lepiej chronić dane firmy przed nieautoryzowanymi użytkownikami poprzez
okresowe zmiany haseł.Dodatkowo, członkowie rodziny nie powinni korzystać z komputera służbowego do
prywatnych celów.
13
NASZE RELACJE Z
NASZĄ RADĄ NADZORCZĄ
Mamy szczęście posiadać grupę wyjątkowych osób będących członkami Rady Nadzorczej
Firmy, służących radą, wskazówkami i zapewniających przywództwo tak niezbędne dla
naszych dalszych sukcesów. Dzięki wspólnemu doświadczeniu w działalności handlowej,
edukacyjnej i służbie publicznej, dzięki ich doświadczeniu międzynarodowemu, osiągnięciom
edukacyjnym, dzięki ich charakterowi moralnemu i etycznemu oraz ich zróżnicowaniu,
członkowie naszej Rady Nadzorczej zapewniają skuteczny nadzór nad działalnością firmy.
Mamy Radę Nadzorczą firmy, która jest niezależna, doświadczona
i zróżnicowana.
Niezależność sprzyja rzetelności i odpowiedzialności. Zgodnie z zasadami Colgate nasza Rada Nadzorcza
składa się głównie z niezależnych członków spoza firmy. Wszyscy członkowie Rady Nadzorczej, którzy
służą w komitetach Rady nadzorujących audyt, wynagrodzenia i kwestie wewnętrznego zarządzania firmy,
są niezależni. Żadni członkowie Rady nie są wzajemnie powiązani, i zgodnie z zasadą firmy niezależni
członkowie Rady nie mają prawa pobierać od firmy żadnych opłat konsultacyjnych, prawnych i innego
wynagrodzenia nie związanego z ich stanowiskiem w Radzie Nadzorczej.
Zachęcamy do bezpośredniej i otwartej komunikacji z Radą.
Zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz sali posiedzeń członkowie Rady Nadzorczej Colgate często i bezpośrednio
kontaktują się z zarządem firmy. Najważniejsi członkowie dyrekcji regularnie uczestniczą w zebraniach Rady
Nadzorczej i w sesjach nieformalnych, i uczestniczą w otwartych dyskusjach na różne tematy związane z naszą
działalnością. Zachęcamy członków Rady, aby pomiędzy wyznaczonymi posiedzeniami, w przypadku pytań
i sugestii kontaktowali się z dyrekcją firmy i kontakty takie często rzeczywiście mają miejsce. Przyczyniają się
one do tworzenia atmosfery otwartości i uczciwości będącej odzwierciedleniem szerszej kultury korporacyjnej
Colgate, co pozwala Radzie odgrywać aktywną rolę w rozwoju i kierowaniu strategią biznesową firmy.
Zobowiązaliśmy się osiągnąć doskonałość w wewnętrznym zarządzaniu
korporacją.
Rada Nadzorcza Colgate pozostaje liderem w zakresie wspierania inicjatyw wewnętrznego zarządzania
korporacją. Colgate była jedną z pierwszych firm o podobnym profilu, która formalnie przyjęła kodeks
postępowania obejmujący całość działalności firmy i opracowała regulamin działalności dla Rady i jej
komitetów; firma Colgate wprowadziła w ciągu dwóch ostatnich dziesięcioleci znakomite zasady zarządzania
wewnętrznego firmą, które są stale usprawniane i udoskonalane. Rada Nadzorcza Colgate znajduje się
w centrum tych zasad i wyraża zdecydowane przekonanie, że właściwe zarządzanie wewnętrzne firmą
nieodłącznie inspiruje i wspomaga długoterminowy sukces firmy.
Dokładniejsze omówienie programu zarządzania wewnętrznego korporacją Colgate znaleźć można w
„Colgate-Palmolive Company Board Guidelines on Significant Corporate Governance Issues”, dostępnym w
witrynie internetowej firmy.
14
NASZE RELACJE Z
INNYMI FIRMAMI
Każdy z nas odpowiada za obraz naszej firmy w oczach dostawców i klientów. Niezmiernie
ważne jest, abyśmy w naszych relacjach z tymi grupami utrzymali opinię o nas jako o firmie
uczciwej i sprawiedliwej.
Postępujemy etycznie wobec dostawców i klientów.
Naszym celem w prowadzeniu transakcji zakupów jest zapewnienie ciągłych, niezawodnych źródeł dostaw.
Uczciwe postępowanie z klientami i dostawcami jest niezbędnym elementem zdrowych i długotrwałych
relacji.Dlatego uważamy naszych dostawców za partnerów i oczekujemy, że będą uzyskiwać rozsądne
dochody.Wobec wszystkich potencjalnych dostawców stosujemy jednolite, sprawiedliwe zasady.Decyzje
opieramy o obiektywne kryteria, takie jak jakość i cena, jak również niezawodność i rzetelność kontrahenta.
Przekazywanie bądź przyjmowanie jakichkolwiek łapówek, nielegalnych honorariów za ułatwienia
kontraktów, bądź podobnych płatności jest wzbronione.
Nie wyświadczamy żadnych przysług osobistych klientom w zakresie cen, rabatów promocyjnych, pomocy
marketingowej i tym podobnych; traktujemy wszystkich klientów na równej płaszczyźnie biznesowej. Postępowanie
z klientami i dostawcami w aspekcie naszych obowiązków wynikających z przepisów o ochronie konkurencji i
zapobieganiu praktykom monopolistycznym omówione jest w osobnym rozdziale niniejszego Kodeksu.
Kodeks postępowania dla dostawców firmy Colgate jest dostępny w innych językach w naszej witrynie, w
części "Pracuj z nami", przeznaczonej dla naszych dostawców.
Nie przekazujemy i nie przyjmujemy niestosownych prezentów.
Przekazywanie lub przyjmowanie prezentów, płatności bądź innych korzyści osobistych w celu wywarcia
wpływu lub w sposób, który może stworzyć pozory wywierania wpływu na jakąkolwiek decyzję biznesową
jest niedopuszczalne.W przypadku zamiaru przekazania lub przyjęcia prezentu, płatności lub zapewnienia/
uzyskania innej korzyści o wartości większej niż symboliczna (50 USD), należy skontaktować się najpierw
z działem radcy prawnego lub "Globalnym działem etyki i zgodności z przepisami" w celu uzyskania na to
zgody.Należy również pamiętać, że można przyjąć taki prezent o symbolicznej wartości z jednego źródła
tylko raz w danym roku kalendarzowym.Jeżeli odmowa przyjęcia określonego prezentu o wartości większej
niż symboliczna byłaby szkodliwa dla opinii firmy, wówczas przyjęcie takiego prezentu należy zgłosić
radcy prawnemu, który pomoże w określeniu odpowiedniego sposobu rozporządzenia tym prezentem.
Ponadto, nie wolno przekazywać ani przyjmować prezentu, płatności lub zapewniać/uzyskiwać innych
korzyści o wartości większej niż nominalna w imieniu członka bliskiej rodziny od kogokolwiek, z kim
firma ma nawiązane relacje handlowe lub chciałaby nawiązać takie relacje handlowe.Należy stosować się do
następującej zasady: nie wolno w żadnym wypadku przyjmować prezentu ani przysługi, jeżeli mogłoby to
skompromitować pracownika lub sprawiać kompromitujące wrażenie.Nie dotyczy to okazjonalnych posiłków
służbowych, które mogą być odwzajemnione, jak również prezentów o wartości ściśle symbolicznej.
Należy pamiętać, że istnieją szczególne reguły określające prawidłowe postępowanie wobec przedstawicieli
władz federalnych, stanowych, lokalnych i władz innych krajów, które są odmienne od reguł zachowań
wobec firm nierządowych. Ogólnie rzecz biorąc, nie wolno oferować, ani przekazywać pracownikom rządu
jakichkolwiek prezentów, dowodów wdzięczności, ani też innych posiadających wartość darów, w tym
posiłków i podróży, bez uprzedniej zgody radcy prawnego.
Dostawców Colgate należy zawsze pouczyć o wymogu przestrzegania kodeksu w relacjach z naszą firmą;
w przypadku niezastosowania się przez nich do tego wymogu może nastąpić zakończenie tej współpracy.
Ponadto, powinniśmy szanować zasady postępowania klientów i dostawców, oraz przestrzegać je, w
zakresie, w którym nie są one sprzeczne z naszymi własnymi zasadami.
15
P:
O:
W ramach swojej pracy aranżuję mnóstwo spotkań służbowych, podróży i zjazdów.Miejscowy hotel, w
którym często rezerwuję pokoje, zaoferował mi obecnie darmowy pobyt przez weekend z okazji mojej
rocznicy ślubu. To bardzo życzliwy gest. Czy powinnam z tego skorzystać?
Nie.Przyjęcie takiej oferty utrudniłoby zachowanie bezstronności przy załatwianiu rezerwacji hotelowych w
przyszłości.Nawet pozory takiego konfliktu interesów są niestosowne i należy ich unikać poprzez uprzejmą
odmowę takiej oferty.
Szanujemy tajemnice handlowe i poufne informacje innych jednostek.
Colgate z zasady nie narusza świadomie żadnych zatwierdzonych i podlegających egzekucji praw własności
intelektualnej innych jednostek.Zasadą firmy jest również przestrzeganie tajemnic handlowych i informacji
poufnych innych jednostek.Jest to szczególnie ważne w przypadku osób znających tajemnice handlowe lub
informacje poufne swoich poprzednich pracodawców.Jeżeli w tej kwestii pojawią się jakiekolwiek pytania,
należy skonsultować się z radcą prawnym.
Jeżeli jakakolwiek osoba spoza firmy zwróci się do pracownika z wynalazkiem, odkryciem lub pomysłem,
ważne jest, aby chronić firmę przed przyszłymi zarzutami naruszenia praw autorskich lub roszczeniami
finansowymi, szczególnie w przypadku, gdy taki sam wynalazek, odkrycie lub pomysł jest wcześniejszym
wynikiem wysiłków nas samych lub naszych konsultantów, który chcemy zastosować do produktu firmy.
Dlatego nie wolno pozwolić osobom z zewnątrz na ujawnienie żadnych szczegółów takich wynalazków,
odkryć i nowych pomysłów.Wszelkie pomysły przekazywane nam bez zwrócenia się o nie z naszej strony
należy przesłać bez ich analizowania do departamentu spraw konsumentów w swojej lokalizacji, w celu
zapewnienia postępowania zgodnego z procedurami firmy.
Dodatkowe informacje na temat ochrony danych innych jednostek można znaleźć w „Zasadach ColgatePalmolive w zakresie zachowywania własnościowych informacji firmy oraz szanowania własnościowych
informacji innych jednostek”, określonych w "Zasadach praktyki handlowej" firmy.
P:
Ostatnio odszedłem od konkurencyjnej firmy i dołączyłem do Colgate.Myślałem, że pomocne dla mojego
nowego zespołu będzie spisanie dokumentu, w którym podam wszystko co sobie przypominam na temat
planów działania i strategii mojego uprzedniego pracodawcy.Czy jest to słuszne?
O:
Byłoby to wysoce nieetyczne i być może niezgodne z prawem, abyś dzielił się poufnymi lub własnościowymi
informacjami poprzedniego pracodawcy.Nie powinieneś ujawniać żadnych niepublicznych informacji, do
których miałeś dostęp pracując dla konkurencji, a jeżeli zostaniesz o to kiedykolwiek poproszony, powinieneś
to natychmiast zgłosić albo bezpośredniemu przełożonemu, albo działowi kadr, radcy prawnemu lub działowi
globalnej etyki i zgodności z przepisami.
16
NASZE
RELACJE Z KONSUMENTAMI
Opinia o naszej firmie oparta jest na jakości i bezpieczeństwie naszych produktów.Nasze
zobowiązanie do zachowania jakości i bezpieczeństwa jest niezbędne do dalszego wzrostu i
sukcesów naszej firmy.
Stawiamy najwyższe wymagania wobec naszych produktów.
Chcemy nieustannie umacniać konsumentów naszych wyrobów w przekonaniu, że mogą ufać produktom
Colgate ze względu na ich niezawodność, jakość i znakomite właściwości. Służymy miliardom ludzi na
rynkach, na których prowadzimy działalność, ale oprócz tego musimy też stale dążyć do produkowania
naszych wyrobów możliwie jak najbardziej wydajnie, aby były one dostępne finansowo dla jak największej
liczby konsumentów.
Produkty sprzedawane przez Colgate nie tylko muszą spełniać wszystkie normy bezpieczeństwa ustalone
przepisami prawa, lecz również normy naszej firmy, które są często jeszcze bardziej surowe. Uczestniczymy
w programach niezwłocznej pomocy konsumentom w przypadku odkrycia manipulowania produktem, jego
podrobienia lub jego niewłaściwego użycia. Zdrowie, bezpieczeństwo i dobro konsumentów naszych wyrobów
to podstawowe przedmioty naszej troski i jako pracownicy Colgate mamy obowiązek niezwłocznego zgłaszania
liderom swoich oddziałów wszelkich zauważonych problemów jakości lub bezpieczeństwa produktów.
Reagujemy na sugestie konsumentów naszych wyrobów.
Ponieważ wytwarzamy wyroby konsumenckie, nasz sukces zależy od zadowolenia, zaufania i dobrej woli
konsumenta. Najlepszą metodą dążenia do osiągnięcia naszych celów i zaspokajania potrzeb konsumentów
jest stosowanie programu komunikacji z konsumentem, opartego na jednolitości, uczciwości i wrażliwości.
Rozumiemy wagę przewidywania i szybkiego reagowania na potrzeby konsumentów i ich preferencje
w zakresie naszych produktów. Wierzymy ponadto, że opinie konsumentów, troski i pytania zgłaszane
firmie na temat naszych produktów są istotnym źródłem informacji. Potrzeby konsumentów zmieniają się
bezustannie, dlatego my również musimy stale wsłuchiwać się w nie i kreatywnie je zaspokajać.
Kiedy konsument wyraża niezadowolenie, zajmujemy się tym problemem niezwłocznie, uprzejmie i
sprawiedliwe podejmując wszelkie rozsądne wysiłki, aby utrzymać bądź odzyskać dobrą wolę konsumenta
jako nabywcy produktów Colgate.
Nasze reklamy są zgodne z prawdą i dokładne.
Jednym z najistotniejszych aspektów naszej działalności jest reklama. Reklamy powinny być kreatywne i
konkurencyjne, ale jednocześnie uczciwe i dokładne; nie mogą wprowadzać w błąd i powinny pozostawać
w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Nasze reklamy muszą również unikać stereotypów na temat
rasy, wyznania, pochodzenia narodowego, przynależności etnicznej, koloru skóry, płci, identyfikacji
płciowej, wieku, obywatelstwa, orientacji seksualnej, statusu weterana wojskowego, stanu cywilnego,
niepełnosprawności lub innych kryteriów chronionych prawem. Reklamy tworzą coś więcej niż obraz
produktu. Budują naszą reputację jako firmy rzetelnej, niezawodnej i godnej zaufania.
17
Ponadto, z dużą rozważnością dokonujemy wyboru mediów, w których pojawiają się nasze reklamy. Nie
dopuszczamy do zamieszczania naszych reklam w programach telewizyjnych lub w innych mediach,
w których występuje niepotrzebna lub nadmierna przemoc bądź treści o charakterze seksualnym lub
antyspołecznym, lub które negatywnie wpływają na reputację firmy bądź jej produktów.
Przestrzegamy norm sprawiedliwości handlowej w opracowywaniu, wykorzystaniu i wybieraniu reklam,
znaków handlowych i projektów, aby nasze produkty przekonywały siłą własnej jakości i opinii o nas, nie
zaś naśladownictwem czy nadużywaniem dobrej woli konkurencji. Uczciwość handlowa wymaga:
• Ścisłego przestrzegania lokalnych wymogów prawnych, dotyczących poszanowania znaków
handlowych i zakazu nieuczciwej konkurencji.
• Unikania kopiowania dobrze znanych znaków handlowych, sloganów, tematów reklam i grafiki
stosowanej przez firmy międzynarodowe i konkurentów regionalnych poza twoją lokalizacją.
Szczegółowe omówienie wskazówek Firmy związanych z reklamą znaleźć można w rozdziałach „ColgatePalmolive Advertising Guidelines” i „Colgate-Palmolive Advertising Placement Policy Statement” w
Zasadach praktyki handlowej firmy (Company’s Business Practices Guidelines).
18
NASZE RELACJE Z
WŁADZAMI I PRZEPISAMI
Przestrzegamy wszystkich praw regulujących działalność Colgate. Co więcej, naszą zasadą
jest wychodzenie ponad literę prawa i przestrzeganie jego ducha. Gdy pojawiają się
wątpliwości, należy zawsze konsultować się z radcą prawnym.
Przestrzegamy przepisów o uczciwej konkurencji i zapobieganiu monopolom.
Zasady Colgate stanowią, że wszyscy pracownicy firmy przestrzegają w pełni przepisów o uczciwej
konkurencji (w USA znanych jako ustawa antytrustowa) obowiązujących w każdym kraju, jednostce
administracyjnej i miejscu działalności Colgate. Celem przepisów o ochronie konkurencji jest dbałość o
to, by konkurencja pomiędzy firmami przynosiła korzyści konsumentom. Dzięki przepisom o ochronie
konkurencji firmy walczą o klienta oferując niższe ceny, innowacyjne produkty i lepsze usługi, nie zaś
zakłócając działanie sił rynkowych popytu i podaży. Prawo o ochronie konkurencji chroni również firmy
przed agresywnym i nieuczciwym działaniem dominujących firm, dzięki czemu pole konkurencji jest
otwarte i sprawiedliwe dla wszystkich. Colgate popiera cele obowiązujących ustaw o ochronie konkurencji.
Jesteśmy przekonani, że nasza firma osiąga najlepsze wyniki na rynku konkurencyjnym.
Praktycznie wszystkie kraje wprowadziły przepisy o ochronie konkurencji. Naszym obowiązkiem jest
rozumienie tych praw w miejscu, w którym prowadzimy działalność, a w razie potrzeby zwracanie się o
wskazówki do naszych radców prawnych. Należy przestrzegać litery i ducha odpowiednich przepisów prawa.
Przepisy o ochronie konkurencji na całym świecie zakazują umów pomiędzy istniejącymi lub potencjalnymi
konkurentami, które szkodzą konkurencji. Kluczem zachowania zgodności z tymi przepisami jest niezależność.
Colgate musi zachować niezależność w swoich działaniach handlowych – przy ustalaniu cen, zniżek, promocji
oraz zasad zakupów i sprzedaży; przy wyborze klientów, dystrybutorów i dostawców; oraz przy wyborze
wyrobów do produkcji i liczby produktów do sprzedaży. Warto pamiętać, że nielegalne porozumienie nie
musi mieć charakteru formalnego, nie musi być nawet zawarte na piśmie. Może być to porozumienie ustne
lub domniemane ze sposobu prowadzenia działalności lub komentarzy zawartych w dokumentach. Ponadto
porozumienie, aby było nielegalne, nie musi być wprowadzone w życie z powodzeniem.
Przepisy o ochronie konkurencji narzucają również pewne ograniczenia na relacje z klientami i
dystrybutorami. W większości krajów jakakolwiek próba pozbawienia klientów lub dystrybutorów swobody
ustalania cen, zasad i warunków sprzedaży, lub też narzucanie niewłaściwych ograniczeń na prawa do
niezależnego działania stanowi naruszenie praw o ochronie konkurencji.
Konsekwencje dla Colgate i jej pracowników wynikające z nieprzestrzegania praw o ochronie konkurencji
byłyby niezmiernie poważne. Naruszenie niektórych przepisów o ochronie konkurencji może skutkować
karą grzywny i więzienia dla zaangażowanych w to osób indywidualnych, a jeszcze surowszymi karami
grzywny dla firmy. Co więcej, nawet przy braku ścigania karnego, mogą być założone sprawy cywilne o
odszkodowania i zwrot kosztów adwokackich.
W razie jakichkolwiek wątpliwości, czy zamierzone działanie może spowodować naruszenie praw o
uczciwej konkurencji, należy koniecznie skonsultować się z radcą prawnym.
Dodatkowe informacje na temat uczciwej konkurencji i zwalczania monopolów znaleźć można w
dokumencie „Colgate-Palmolive International Competition Guidelines”, w "Zasadach praktyki handlowej
firmy" (Company’s Business Practices Guidelines).
19
P:
Jeden z moich kontaktów powiadomił mnie o spotkaniu zorganizowanym w trakcie zjazdu dentystów przez
jednego z naszych bezpośrednich konkurentów. Chciałbym wziąć udział w tym spotkaniu, ale obawiam się,
że mnie nie wpuszczą, jeżeli będą wiedzieć, że pracuję dla konkurenta.Czy mogę wziąć udział w spotkaniu
zachowując w tajemnicy swoją tożsamość?
O:
Nie. Nigdy nie jest słuszne ukrywanie swojej tożsamości w celu uzyskania informacji na temat konkurencji.
Dodatkowo, przed udziałem w spotkaniu z konkurencją należy skonsultować się z radcą prawnym, by uniknąć
narażenia się na problemy antymonopolowe.
Przestrzegamy przepisów o obrocie papierami wartościowymi.
Pracownicy mogą czasem wchodzić w posiadanie informacji na temat Colgate lub innych firm, których akcje
są przedmiotem obrotu giełdowego, z którymi Colgate ma stosunki handlowe lub prowadzi negocjacje i takie
informacje mogą mieć charakter niepubliczny (nie są powszechnie znane) - np. wyniki działalności lub finansowe,
możliwe przejęcia, zbycia lub finansowanie, plany marketingowe lub plany wprowadzenia nowych produktów.
Informacje uważa się za niepubliczne do czasu ich odpowiedniego publicznego ogłoszenia, to znaczy do
momentu, gdy informacje zostaną ujawnione, szeroko rozpowszechnione i minie dostatecznie dużo czasu,
aby rynki papierów wartościowych mogły je przetrawić. Jeżeli takie informacje niepubliczne mają charakter
„istotny” – tzn. rozsądny inwestor wziąłby je pod uwagę przy podejmowaniu decyzji inwestycyjnych –
wówczas zgodnie z obowiązującymi przepisami o obrocie papierami wartościowymi i z zasadami firmy:
• Nie wolno kupować, ani sprzedawać dla siebie, ani dla kogokolwiek innego akcji, obligacji i innych
papierów wartościowych firmy (Colgate lub innej), której dotyczą takie niepubliczne informacje.
• Nie wolno zachęcać lub skłaniać innych, w oparciu o takie informacje niepubliczne, do kupowania
bądź sprzedawania akcji, obligacji, lub innych papierów wartościowych takich firm.
• Nie wolno ujawniać takich informacji niepublicznych osobom spoza Colgate.
• Nie wolno dyskutować takich niepublicznych informacji z osobami wewnątrz Colgate, chyba, że
znajomość tych informacji jest im potrzebna.
Osoby z Colgate posiadające informacje niepubliczne na temat Colgate powinny wykazać najwyższą
ostrożność w utrzymaniu ich poufności i nie wolno im prowadzić obrotu akcjami, obligacjami i innymi
papierami wartościowymi Colgate, ani też akcjami, obligacjami i innymi papierami wartościowymi
żadnej innej przedmiotowej firmy, zanim takie informacje niepubliczne nie zostaną ogłoszone publicznie,
i przez rozsądny okres po ich ogłoszeniu. Ten zakaz dotyczy również realizacji opcji na akcje oraz decyzji
inwestowania w akcje Colgate w planach świadczeń Colgate, lub pozbywania się ich z tych planów.
W wypadku odejścia z Colgate, obowiązek byłego pracownika do zachowania poufności takich informacji
niepublicznych pozostaje w mocy do czasu dostatecznego ujawnienia takich informacji publicznie.
W razie wątpliwości, czy dane informacje są „istotne” lub czy zostały wystarczająco ujawnione publicznie,
należy skontaktować się z radcą prawnym i nie prowadzić żadnego obrotu przedmiotowymi papierami
wartościowymi oraz nie ujawniać takich informacji, do czasu uzyskania potwierdzenia, że informacje takie
nie mają charakteru istotnego, albo też, że zostały publicznie ujawnione i uwzględnione przez giełdę.
P:
O:
20
Zdaję sobie sprawę, że nie wolno mi kupować akcji firmy w oparciu o informacje wewnętrzne, ale czy mogę
poradzić członkowi rodziny lub przyjacielowi, by to zrobił?
Nie. Takie postępowanie naruszałoby przepisy prawa w zakresie obrotu papierami wartościowymi w oparciu o
niepubliczne informacje tak samo, jakbyś kupował akcje sam.Ponadto, osoba której poradziłeś także naruszałaby
prawo, gdyby wiedziała, że Twoja rekomendacja oparta była na informacjach wewnętrznych.
Nie wolno przekazywać dotacji na cele polityczne.
Nie wolno przekazywać żadnych funduszy ani majątku firmy na dotacje na rzecz jakiejkolwiek partii politycznej
lub kandydata, na poziomie federalnym (państwowym), stanowym, czy lokalnym, zarówno w Stanach
Zjednoczonych, jak i za granicą. Dotacje polityczne dotyczą zarówno wpłat bezpośrednich (tj. pieniędzy),
jak i rzeczowych. Dotacje rzeczowe obejmują nabywanie biletów na imprezy służące zbieraniu funduszy,
przekazywanie produktów, pracę wolontariacką wykonywaną przez pracowników Colgate w zwykłych
godzinach służbowych bądź wykorzystywanie placówek Colgate na zbieranie funduszy lub na cele polityczne.
W razie wątpliwości na temat dotacji rzeczowych należy skontaktować się z działem radcy prawnego.
W firmie obowiązuje zakaz wynagradzania bądź zwracania kosztów poniesionych przez jakiegokolwiek
pracownika Colgate bądź osobę powiązaną z firmą (w tym lobbystów zewnętrznych), bezpośrednio lub
pośrednio, w jakiejkolwiek postaci, na dotacje polityczne, które taka osoba złożyła lub ma zamiar złożyć.
Indywidualnie, pracownicy Colgate zachowują swobodę przekazywania osobistych dotacji na rzecz wybranych
przez siebie kandydatów lub partii. Osobista dotacja pozostaje w zakresie odpowiedzialności osobistej i
osobistych zobowiązań. Colgate nie przyjmie na siebie żadnej odpowiedzialności ani zobowiązań związanych z
dotacjami osobistymi. Co więcej, nie można przekazywać dotacji osobistych z zamiarem wspomagania Colgate
lub jednej z prowadzonych przez nią firm w uzyskaniu bądź utrzymaniu działalności handlowej.
Podobnie jak w przypadku większości międzynarodowych firm, Colgate należy do szeregu stowarzyszeń
handlowych i branżowych w Stanach Zjednoczonych, jak również opłaca składki z tego tytułu.Aby pomóc
zapewnić, że te stowarzyszenia handlowe nie wykorzystują części składek Colgate na dotacje polityczne,
dyrektor Colgate ds. etyki i zgodności z przepisami rokrocznie informuje stowarzyszenia handlowe w USA
o naszej zasadzie zabraniającej udzielania takich dotacji oraz narzuca im wymóg udziału w corocznym
procesie certyfikacji.Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, należy zapoznać się z naszymi zasadami dotacji
politycznych, które zamieszczono w części „Governance” witryny www.ColgatePalmolive.com.
Zachowujemy zasady etyki w relacjach z innymi.
Zasadą firmy jest, by pracownicy Colgate postępowali w pełnej zgodności ze wszystkim stosownymi
przepisami antykorupcyjnymi na całym świecie i nie angażowali się w żadne działania łapówkarskie.Dlatego
też nie należy usiłować wywierać wpływu na decyzję lub postępowanie jakiejkolwiek strony zewnętrznej, z
którą współpracuje się w ramach działalności firmy, poprzez obietnice upominków lub innych korzyści, lub
poprzez innego typu nielegalne zachęty.
Ponadto, pewne przepisy o lobbingu mogą wymagać od firmy bądź jej pracowników rejestrowania się i
zgłaszania się jako lobbystów, jeżeli pracownik Colgate komunikuje się z przedstawicielem władz w celu
wywarcia wpływu na ustawodawstwo bądź pewne inne działania oficjalne. Osoby prowadzące jakąkolwiek
działalność tego typu muszą o tym powiadomić radcę prawnego.
Zobowiązanie Colgate do legalnego i etycznego postępowania wobec władz ma charakter globalny. Zasady
firmy, amerykańska Ustawa o Zapobieganiu Praktykom Korupcyjnym za Granicą, jak również podobne
przepisy antykorupcyjne w wielu krajach świata zakazują pracownikom naszej firmy i ich przedstawicielom
przekazywania bądź oferowania pieniędzy, czy też innych przedmiotów wartościowych – niezależnie od
tego, czy mają postać gotówki, czy nie, czy są przekazywane bezpośrednio lub pośrednio poprzez innych –
jakiemukolwiek przedstawicielowi władz obcych (to znaczy pracownikowi władz obcego kraju, zagranicznej
partii politycznej, przedstawicielowi partii bądź kandydatowi na stanowisko wybieralne za granicą), aby
zachęcić takiego urzędnika do wywarcia wpływu na jakiekolwiek czynności czy też decyzje władz, lub też do
pomocy firmie w uzyskaniu bądź utrzymaniu działalności.
Aby dopilnować przestrzegania tej normy, firma wymaga, by – z wyjątkiem opłat narzuconych prawnie (na
przykład, wymaganych zgód lub licencji) – nie zapewniać rozrywki, nie przekazywać żadnych płatności
ani prezentów związanych z działalnością handlową firmy przedstawicielom władz obcych, bezpośrednio
bądź pośrednio, chyba że za odgórnym zatwierdzeniem radcy prawnego i pod warunkiem zapewnienia
zgodności z przepisami USA i innych odpowiednich krajów.
Należy zawsze zachowywać się bezpośrednio i uczciwie w relacjach z przedstawicielami władz. Wszelkie
świadome bądź celowe nieprawdziwe stwierdzenia wobec przedstawicieli władz (ustne lub pisemne), a w
szczególności jakiekolwiek fałszywe stwierdzenia pod przysięgą, mogą narazić firmę i jej pracowników na
znaczne kary.
21
Należy pamiętać, że poza oczywistymi lub tradycyjnymi pracownikami rządów, w niektórych krajach
mogą takimi pracownikami być także profesorowie uniwersytetów, nauczyciele, dentyści, weterynarze,
lekarze i pracownicy mediów państwowych.
Dodatkowe informacje na temat zasad firmy w tym zakresie można znaleźć w dokumentach „ColgatePalmolive Guidelines on the U.S. Foreign Corrupt Practices Act” i „Colgate-Palmolive Guidelines on
Business Relationships with Government Entities”, zamieszczonych w „Zasadach praktyki handlowej” firmy
(Company’s Business Practices Guidelines).
P:
O:
Rozumiem, że są przepisy, które zabraniają przekupywania oficjalnych przedstawicieli rządów.Ale czy są
przepisy, które zabraniają przekupywania pracowników nierządowych?
Istnieją przepisy, które zabraniają przekupywania prywatnych stron handlowych, tzn., przekupstwa handlowego.
Prawa te są tak samo ważne - i tak samo zdecydowanie egzekwowane - jak te, które zabraniają przekupywania
pracowników i przedstawicieli rządowych.
Należy zawsze pamiętać, że zasady firmy oraz prawa lokalne zabraniają przekupywania kogokolwiek w ramach
prowadzenia działalności firmy, niezależnie od tego, czy jest to osoba prywatna czy przedstawiciel rządu.
Zarządzamy dokumentacją zgodnie z prawem.
Przestrzegamy wszystkich praw i przepisów związanych z zarządzaniem dokumentacją firmy (dotyczy to
zarówno dokumentów w postaci fizycznej, jak i danych elektronicznych).
W przypadku sądowego wezwania do złożenia dokumentów, toczącej się sprawy sądowej, albo w przypadku
mającego się rozpocząć wkrótce dochodzenia władz, o którym pracownik wie lub został powiadomiony, należy
niezwłocznie skontaktować się z biurem radcy prawnego.W takim przypadku należy zachować wszystkie
dokumenty, które mogą odpowiadać na takie wezwanie sądowe, które mają znaczenie dla sprawy sądowej, lub
które mogą mieć znaczenie dla śledztwa, niezależnie od wymogów programu przechowywania dokumentów.Nie
wolno niszczyć ani wprowadzać zmian do takich dokumentów, gdyż nieodpowiednie zniszczenie dokumentów
mogłoby mieć poważne konsekwencje – w tym kary cywilne i/lub kryminalne dla firmy oraz osobiście dla
pracownika.Wszelkie pytania dotyczące znaczenia dokumentów dla danego dochodzenia, procesu lub wezwania
sądowego należy kierować do biura radcy prawnego przed pozbyciem się przedmiotowego dokumentu.
P:
O:
W jaki sposób mogę określić, jak długo należy przechowywać dokumentację firmy i kiedy można się jej
pozbyć?
Należy skorzystać ze strony witryny nt. przechowywania dokumentacji firmy pod adresem OurColgate.com > C-P
Sites > Legal and Regulatory lub skontaktować się z lokalnym koordynatorem ds. dokumentacji (tam, gdzie jest to
możliwe).
Przestrzegamy przepisów o handlu międzynarodowym.
Prowadząc działalność zarówno krajową, jak i zagraniczną firma w pełni przestrzega obowiązujące przepisy
– w szczególności przepisy USA – dotyczące importu, eksportu i prowadzenia działalności z firmami spoza
USA. Przepisy te zawierają ograniczenia rodzajów produktów, które mogą być importowane do USA, jak
również określają sposób importowania. Mogą one zawierać również zakaz eksportu i przeprowadzania
większości innych transakcji z pewnymi krajami. Współpraca lub uczestniczenie w zagranicznych bojkotach
krajów, które nie są bojkotowane przez Stany Zjednoczone są także zabronione. Pracownicy Colgate
muszą prowadzić działalność firmy w sposób w pełni zgodny z przepisami prawa krajów, w których firma
funkcjonuje; zdarzają się jednak sytuacje, w których dochodzi do konfliktów pomiędzy przepisami danego
kraju, a przepisami Stanów Zjednoczonych lub zasadami firmy. Każdy, kto jest świadomy takiego konfliktu,
powinien powiadomić o tym swojego menadżera lub skontaktować się z radcą prawnym.
Szczegółowe informacje o takich prawach i krajach, do których mają zastosowanie, znaleźć można w
dokumencie „Colgate-Palmolive International Business Activities Guidelines”, w „Zasadach praktyki
handlowej” firmy (Company’s Business Practices Guidelines).
22
NASZE
RELACJE Z SPOŁECZEŃSTWEM
Firma stara się być aktywnym członkiem społeczności globalnej. Jesteśmy obywatelami
każdego miejsca, w którym działamy i podobnie jak indywidualni obywatele, mamy społeczne
zobowiązania wspierania zdrowia, edukacji i dobra społecznego danej okolicy.
Uczestniczymy w akcjach dobroczynnych i wolontariackich.
Na całym świecie naszym celem jest branie udziału w projektach na rzecz rozwoju i dobra lokalnych
społeczności. Takie projekty obejmują uczestniczenie w akcjach charytatywnych i przyjmowanie
odpowiedzialności za pomoc ubogim, rannym i bezdomnym w czasie klęsk narodowych. Skupiamy
się głównie na ludziach młodych, a w szczególności na ich wykształceniu. Colgate jest przekonany, że
inwestowanie w dzieci dzisiaj przyniesie korzyści nam wszystkim jutro. Dlatego firma sponsoruje programy
nauki czytania, nieformalnego nauczania, zawody sportowe i inne imprezy młodzieżowe na całym świecie.
Działania te mają sprzyjać wyzwalaniu w młodych ludziach ducha konkurencji i osiągnięć.
Firma zachęca również swoich pracowników do uczestnictwa w czasie wolnym od pracy w lokalnych,
wybranych przez nich akcjach charytatywnych.
Współpracujemy z władzami na polu zagadnień wywierających wpływ na
działalność naszej firmy.
Nasza, prawdziwie globalna firma, posiada oddziały bądź przedsiębiorstwa-córki w ponad 200 krajach. Do
naszych zasad należy współpraca z władzami lokalnymi i krajowymi. Niekiedy mogą pojawiać się kwestie
mające wpływ na nasze działania. Po uważnym rozważeniu, firma przedstawi władzom opinię i zalecenia na
temat konkretnych kwestii, aby wesprzeć cele i potrzeby naszej działalności.
Sprzeciwiamy się eksploatacji i nieludzkim praktykom wobec pracowników.
Colgate sprzeciwia się nielegalnemu wykorzystywaniu pracy dzieci, eksploatacji dzieci i wszelkim
innym postaciom niedopuszczalnego traktowania pracowników. Ponadto, zgodnie ze swoimi zasadami
Colgate nie współpracuje z żadnym dostawcą lub kontrahentem, o którym wiadomo, że traktuje swoich
pracowników w niedopuszczalny sposób, co obejmuje wyzysk dzieci, kary fizyczne, wyzysk kobiet, prace
przymusowe i inne formy nadużyć.Firma nie akceptuje żadnej formy wyzysku dzieci lub naruszania
innych przepisów o ochronie pracowników, i jeżeli firma dowie się o takim naruszeniu naszych zasad,
skutkować to będzie natychmiastowym zerwaniem stosunków handlowych.
Manifestujemy nasze przywiązanie do uniwersalnych praw człowieka.
Colgate jest oddany sprawie poszanowania praw człowieka na całym świecie. W tym celu firma
współpracuje i dąży do współpracy z partnerami handlowymi przestrzegającymi następujących norm:
• równość szans pod względem warunków zatrudnienia dla wszystkich pracowników na każdym
poziomie, niezależnie od rasy, koloru skóry, wyznania, płci, identyfikacji płciowej, pochodzenia
23
narodowego, narodowości, wieku, orientacji seksualnej, niepełnosprawności, stanu cywilnego,
statusu weterana wojskowego lub innych kryteriów chronionych prawem;
• bezpieczne i zdrowe środowisko pracy chroniące zdrowie ludzkie i środowisko naturalne;
• wynagrodzenie pracowników w wysokości umożliwiającej im zaspokojenie co najmniej
podstawowych potrzeb i zapewnienie pracownikom możliwości doskonalenia umiejętności i
zdolności;
• poszanowanie prawa pracowników do zrzeszania się;
• współpraca z władzami krajów i społecznościami, w których prowadzimy działalność w celu
poprawy warunków edukacji, życia kulturalnego, gospodarczego i społecznego tych społeczności.
24
NASZE RELACJE Z
ŚRODOWISKIEM NATURALNYM
Czystsze, zdrowsze środowisko naturalne jest ważne dla Colgate, nie tylko dlatego,
że dążenie do zapewnienia jego czystości jest słuszne, ale również dlatego, że ma to
uzasadnienie z punktu widzenia interesów. Nasza troska, by robić to, co do nas należy
w celu ochrony naszej planety koncentruje się na działaniu w sposób bezpieczny dla
środowiska naturalnego i taki, który chroni świat dla przyszłych pokoleń.
Jesteśmy oddani sprawie zrównoważonego rozwoju oraz
odpowiedzialności społecznej.
Zrównoważony rozwój to dla Colgate długoterminowy nieodzowny wymóg biznesowy, o krytycznym
znaczeniu dla sukcesów naszej firmy. Jego korzenie sięgają wartości Colgate, jakimi są dbałość, globalna
współpraca i ciągłe doskonalenie. Koncentrujemy się na ludziach, wynikach i planecie.
Ponadto jesteśmy zdeterminowani, by osiągnąć nasze cele w zakresie zrównoważonego rozwoju
globalnego, tj. zapewnienia nieustannego, odpowiedzialnego rozwoju firmy Colgate z korzyścią dla tych,
którym służymy, łącznie z pracownikami, akcjonariuszami i innymi zainteresowanymi w skali globalnej,
a także dla dobra przyszłych pokoleń.
W przeciągu ostatnich kilku lat nasze oddanie sprawie zrównoważonego rozwoju oraz
odpowiedzialności społecznej wzrastało w miarę tego, jak integrowaliśmy te inicjatywy z naszą
działalnością.To zintegrowane podejście wzmocniło nasze inicjatywy zrównoważonego rozwoju oraz
odpowiedzialności społecznej, jak również poprawiło wyniki naszej działalności, pomagając rekrutować
i zatrzymać najbardziej utalentowanych ludzi, umacniając nasze relacje z udziałowcami naszej
działalności i oferując nowe możliwości w zakresie innowacji.Co najważniejsze, być może, to fakt, że
zobowiązanie to napełniło entuzjazmem i zaangażowało pracowników Colgate na całym świecie.
Nasze zasady i programy w zakresie zrównoważonego rozwoju zostały podsumowane w części „Żyjąc
według naszych wartości” witryny www.ColgatePalmolive.com.
Chronimy i pielęgnujemy środowisko naturalne.
Firma wyznaje zasadę ochrony środowiska naturalnego. Dlatego wszyscy musimy ściśle przestrzegać
litery i ducha odpowiednich ustaw i przepisów ochrony środowiska oraz polityki publicznej, które są
ich odzwierciedleniem. Żaden pracownik lub menedżer Firmy nie jest upoważniony do podejmowania
jakichkolwiek działań, które nie są zgodne z tymi zasadami, ani do upoważniania, wyrażania zgody bądź
przystawania na takie zachowanie ze strony jakiejkolwiek innej osoby.
Będziemy sprzyjać otwartej komunikacji z opinią publiczną i dążyć do aktywnego, produktywnego
partnerstwa ze społecznościami, w których działamy. Nadal będziemy dzielić się informacjami z
naszymi konsumentami na temat naszych zasad i programów ochrony środowiska oraz współpracować
z liderami społeczności i wszystkimi innymi, którzy dzielą naszą troskę i pragnienie ochrony
środowiska dla przyszłych pokoleń.
W naszym szybko zmieniającym się świecie Colgate uznaje za istotny priorytet działanie w sposób
odpowiedzialny i pełen szacunku. Te działania doprowadziły do zwiększenia wydajności i korzyści
finansowych firmy. Wiemy, że zostało jeszcze wiele do osiągnięcia. Nasza aktualna strategia
zmniejszenia wpływu na środowisko naturalne pozostanie istotną częścią procesów produkcji,
pakowania, dystrybucji i marketingu naszych produktów.
Dodatkowe informacje na temat praw ochrony środowiska mających zastosowanie do naszej firmy
oraz powiązanych z nimi procedur i zasad firmy można znaleźć w dokumencie „Colgate-Palmolive
Environmental, Occupational Health & Safety Policy Statement”, zamieszczonym w „Zasadach praktyki
handlowej” firmy.
25
NASZE
RELACJE Z AKCJONARIUSZAMI
Dążymy do tego, by służyć najlepszym interesom naszych akcjonariuszy i pomnażać wartość
dla akcjonariuszy.
Przestrzegamy zasad dobrego wewnętrznego zarządzania korporacją w
celu ochrony wartości dla akcjonariuszy.
Nasze zasady i programy wewnętrznego zarządzania korporacją, których kluczowym składnikiem pozostaje
niniejszy kodeks postępowania, stanowią istotne zabezpieczenie akcjonariuszy.W ostatnich latach Kongres
USA, Komisja Papierów Wartościowych i Giełdy, giełda nowojorska oraz inne organy ustawodawcze i władze
całego świata wprowadziły szereg zabezpieczeń w celu promowania etycznego zachowania korporacji zabezpieczeń, które od wielu lat stanowią normę w Colgate.Naszym akcjonariuszom dobrze służy niezależna
rada nadzorcza, której zasadniczą większość stanowią osoby niezależne, jak również niezależne komitety
nadzorujące audyt, sprawy wynagrodzeń i zarządzania wewnętrznego.Wciąż uaktualniane regulaminy
komitetów i wytyczne w zakresie zarządzania wewnętrznego wyraźnie definiują rolę członków tej rady, zakres
ich odpowiedzialności oraz podstawowe zasady zarządzania wewnętrznego firmy.
Szczegóły na temat programów zarządzania wewnętrznego można znaleźć w dokumencie „ColgatePalmolive Company Board Guidelines on Significant Corporate Governance Issues” i w regulaminach
Komitetu Audytu Firmy, Komitetu Nominacji i Zarządzania Wewnętrznego, Komitetu Personelu i
Organizacji oraz Komitetu Finansowego, które zamieszczono w witrynie naszej firmy.
W celu zwiększenia zaufania inwestorów posiadamy rygorystyczne
programy audytu.
Firma oddana jest kwestiom jakości, uczciwości i przejrzystości swoich raportów finansowych.
Odzwierciedleniem tego oddania są długoletnie zasady i procedury firmy, w tym grupa audytu
wewnętrznego monitorująca kontrole finansów na całym świecie, niezależni audytorzy o szerokim zakresie
uprawnień oraz niezależny komitet audytu nadzorujący te obszary.W celu maksymalnego zwiększenia
skuteczności tych zasobów, oczekujemy od naszych ludzi włączenia się w otwartą i uczciwą komunikację
oraz swobodną wymianę informacji z zewnętrznymi i wewnętrznymi audytorami oraz Komitetem Audytu.
Dodatkowe informacje na temat istotnych ról wewnętrznych audytorów firmy, audytorów niezależnych
oraz Komitetu Audytu zawiera dokument „Colgate-Palmolive Company Audit Committee Charter”,
dostępny w witrynie internetowej firmy.
Informujemy akcjonariuszy na bieżąco o postępach naszej firmy.
Co roku zapraszamy akcjonariuszy na doroczne spotkanie, na którym dokonujemy przeglądu postępów
firmy na przestrzeni poprzedniego roku, a akcjonariusze mają możliwość zadawania pytań członkom
zarządu firmy. W miesiącach pomiędzy zebraniami akcjonariusze mogą odwiedzać witrynę internetową
firmy, www.ColgatePalmolive.com, gdzie podajemy informacje o najnowszych debiutach produktów,
ostatnich wynikach finansowych, wysiłkach firmy w zakresie zrównoważonego rozwoju i innych istotnych
dla naszej działalności zdarzeniach.
26
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA
PRZESTRZEGANIE PRZEPISÓW
Posiadanie spisanego Kodeksu Postępowania nie wystarczy – normy postępowania muszą być
komunikowane tym, których one dotyczą i muszą być przez nich przestrzegane.
Komunikacja i ujawnianie mają niezmiernie istotne znaczenie.
Przyjmując pracę w Colgate każdy z nas staje się odpowiedzialny za przestrzeganie tych norm
postępowania, wszystkich przepisów i regulaminów oraz bardziej szczegółowych wytycznych zawartych
w „Zasadach praktyki handlowej firmy”, jak również w innych zasadach, procedurach i wytycznych,
przygotowanych przez naszą firmę i firmy-córki, oddziały i działy operacyjne. Menadżerowie odpowiadają
za komunikowanie tych norm swoim współpracownikom, dbanie o to, by były one zrozumiałe i
przestrzegane oraz za tworzenie atmosfery, w której ludzie mogą rozmawiać swobodnie o kwestiach
etycznych i prawnych.
Globalny Dział Etyki i Zgodności z Przepisami Colgate nadzoruje
przestrzeganie tych zasad.
Przestrzeganie kodeksu oraz zasad praktyki handlowej firmy będzie monitorowane przez Globalny Dział
Etyki i Zgodności z Przepisami.W zakresie ustanawiania, realizacji i egzekwowania kodeksu postępowania
i podobnych programów dział ten podlega bezpośrednio pod naszego prezesa/przewodniczącego Rady
Nadzorczej oraz prezesa Komitetu Audytu w Radzie Zarządu Colgate.
Informacje zgłaszane do Globalnego Działu Etyki i Zgodności z Przepisami oraz przez inne kanały są
odpowiednio komunikowane Komitetowi Audytu z zachowaniem zasad poufności.
27
SZUKAJ WSKAZÓWEK I ZGŁASZAJ SWOJE OBAWY
Zachęcamy do poszukiwania wytycznych.
Ten Kodeks nie zapewnia ostatecznych odpowiedzi na wszystkie pytania. Dlatego w ostatecznym
rozrachunku musimy polegać na zdrowym rozsądku każdego z naszych pracowników – zarówno jeśli
chodzi o decyzje, co jest konieczne do przestrzegania wysokich standardów firmy, jak i tego, kiedy należy
zwrócić się o wskazówki co do właściwego sposobu postępowania.
W większości przypadków pytania na temat wskazówek zawartych w tym kodeksie należy kierować do
bezpośredniego przełożonego lub radcy prawnego, którzy z kolei przekazać je mogą swoim przełożonym,
innemu prawnikowi w Globalnym Dziale Prawnym, do Globalnego Działu Etyki i Zgodności z Przepisami,
Wydziału Kadr dla określonego oddziału bądź działu firmy.Można również kontaktować się bezpośrednio z
menadżerami wyższego poziomu lub Globalnym Działem Etyki i Zgodności z Przepisami – albo osobiście,
albo poprzez gorącą linię kodeksu postępowania, jak opisano poniżej.
Należy zgłaszać wszelkie przypadki podejrzeń naruszenia kodeksu
postępowania.
W przypadku świadomości lub uzasadnionych podejrzeń, że doszło do naruszenia tego kodeksu lub innych
wytycznych firmy, należy niezwłocznie zgłosić to swemu przełożonemu lub radcy prawnemu. Można również
swobodnie zwrócić się do menadżerów wyższego poziomu albo do Globalnego Działu Etyki i Zgodności
z Przepisami, bez obawy o negatywne konsekwencje.Colgate nie zastosuje żadnych środków odwetowych
przeciwko osobie, która w dobrej wierze zgłosi informacje dotyczące potencjalnych naruszeń przepisów lub
która uczestniczy w jakimkolwiek śledztwie czy też postępowaniu wszczętym przez firmę bądź władze, chyba
że okaże się, że przekazane informacje były celowo fałszywe.Firma podejmie ponadto wszelkie niezbędne kroki
dla utrzymania poufności tożsamości osoby zgłaszającej i przekazywanych przez nią informacji i ujawni te dane
tylko osobom, które ich niezbędnie potrzebują, kiedy takie ujawnienie jest:
• Nieuniknione w celu przeprowadzenia skutecznego śledztwa i podjęcia stosownego działania lub
• Wymagane z innych względów przez stosowne przepisy.
Można kontaktować się z gorącą linią ds. etyki Działu Etyki i Zgodności z
Przepisami Colgate-Palmolive.
Celem gorącej linii ds. etyki Colgate-Palmolive jest:
• Zapewnienie pracownikom Colgate porad i pomocy w celu wyjaśnienia, jak Kodeks Postępowania
może stosować się do konkretnych sytuacji; i
• Stworzenie alternatywnych dróg komunikacji, które umożliwią pracownikom przekazywanie firmie
informacji na temat naruszenia prawa lub czynności pozostających w konflikcie z kodeksem postępowania.
Z Globalnym Działem Etyki i Zgodności z Przepisami można kontaktować się przez całą dobę, korzystając z gorącej linii ds. etyki Colgate-Palmolive
pod telefonem 1-800-778-6080 (Ameryka Północna) lub 1-212-310-2330 (rozmowy na koszt odbiorcy we wszystkich innych krajach).
Z Globalnym Działem Etyki i Zgodności z Przepisami można również kontaktować się
regularną pocztą, pocztą elektroniczną lub faksem. Adres pocztowy:
Global Ethics and Compliance
Colgate-Palmolive Company
300 Park Avenue, 8th Floor
New York, NY 10022
Poufny adres email to: [email protected]. Poufny numer faksu to: 1-212-310-3745.
28
Zachęcamy do kontaktowania się z Globalnym Działem Etyki i Zgodności z Przepisami w celu zadawania
pytań oraz zgłaszania wszelkich podejrzeń naruszenia kodeksu postępowania.Podchodzimy do takich
obaw poważnie i wszelkie zgłaszane naruszenia zostaną niezwłocznie zbadane.Jest niezmiernie istotne, aby
osoby zgłaszające nie prowadziły dochodzenia na własną rękę, gdyż dochodzenia takie mogą obejmować
skomplikowane kwestie prawne. Działanie na własną rękę może naruszyć rzetelność śledztwa i mieć
negatywne skutki zarówno dla Colgate, jak i dla osoby podejmującej takie działania.
Zachęcamy, by dzwoniąc do gorącej linii podawać swoje imię i nazwisko, aby ułatwić dochodzenie i
dalsze działania.W miejscach, w których jest to prawnie dozwolone, osoba dzwoniąca może również
złożyć informacje anonimowo.W pewnych krajach istnieją przepisy ograniczające rodzaje informacji,
które można zgłosić. Jeżeli takie przepisy dotyczą danej sytuacji, przedstawiciel Globalnego Działu Etyki
i Zgodności z Przepisami skieruje zgłaszającego do osoby z jego działu firmy, która może pomóc w
uzyskaniu odpowiedzi na pytanie lub w rozwiązaniu problemu.
Dla celów zbadania naruszenia lub podejrzewanego naruszenia kodeksu postępowania lub zasad praktyki
handlowej firmy, niezbędne może być przesłanie danych osobowych zebranych w jednym kraju do innych
krajów, w tym do USA.Co więcej, wszelkie faktyczne lub podejrzewane naruszenia tego kodeksu lub
zasad praktyki handlowej firmy mogą skutkować przekazaniem raportu, zawierającego dane osobowe,
do Globalnego Działu Etyki i Zgodności z Przepisami.W takich przypadkach dane osobowe mogą być
wykorzystane przez pracowników firmy i jednostki Colgate uczestniczące w działaniach Globalnego
Działu Etyki i Zgodności z Przepisami do zbadania raportu, lecz jedynie przez taki okres, jaki jest w
uzasadnionym zakresie niezbędny do tego celu (a następnie takie dane osobowe zostaną zniszczone lub będą
przechowywane, tylko jeżeli wymagają tego zasady firmy lub prawo).
Mogą być podjęte działania dyscyplinarne.
Firma uznaje zasadę „zerowej tolerancji” wobec wszelkich zachowań naruszających „Kodeks
postępowania” lub „Zasady praktyki handlowej”.Oznacza to, że weryfikacja przypadku naruszenia
spowoduje podjęcie działania współmiernego do charakteru oraz zakresu naruszenia.Firma de facto stara
się zapobiegać postępowaniom niezgodnym z niniejszym kodeksem lub „Zasadami praktyki handlowej
firmy” oraz powstrzymać wszelkie takie postępowanie możliwie jak najszybciej po jego wykryciu.
Pracownicy Colgate naruszający kodeks lub zasady praktyki handlowej firmy mogą podlegać działaniom
dyscyplinarnym, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy, zgodnie z lokalnymi przepisami prawa.
Ten Kodeks dotyczy wszystkich pracowników Colgate oraz wszystkich
działań na rzecz firmy.
Kodeks stosuje się do każdej osoby pracującej w firmie Colgate-Palmolive oraz w spółkach-córkach, w
tym do przedstawicieli władz firmy; dotyczy również członków rady zarządu firmy i jej przedstawicieli
zgodnie ze stosownymi przepisami.Egzemplarze kodeksu, które można uzyskać od Globalnego Działu
Etyki i Zgodności z Przepisami, należy przekazać osobom i instytucjom zatrudnionym i upoważnionym
do działania w imieniu firmy w kwestiach objętych tym Kodeksem.Pracownicy firmy Colgate na całym
świecie demonstrują swoje zaangażowanie w sprawy zgodności z normami etycznymi firmy poprzez
udział w corocznych szkoleniach i certyfikacji w zakresie kodeksu postępowania.
29
Indeks tematyczny kodeksu postępowania
Bezpieczne środowisko pracy . . . . . . . . . . . . . . . 7
Prywatność danych. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Dokładność dokumentacji finansowej. . . . . . . 11
Przepisy o ochronie konkurencji/
antymonopolowe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Dokładność reklam. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Dotacje polityczne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Faworyzowanie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 9
Gorąca linia ds. etyki. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Jakość i bezpieczeństwo produktów . . . . . . . . . 17
Kodeks postępowania dla dostawców. . . . . . . . 15
Konflikt interesów. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Kontrola eksportowa/importowa . . . . . . . . . . . 22
Nasi klienci. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Nasi konsumenci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Nasze informacje poufne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Rada zarządu Colgate. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Skontaktuj się z nami. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Stowarzyszenia handlowe i branżowe. . . . . . . . 21
Tajemnice handlowe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9, 16
Upominki i rozrywka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Woluntaryzm i dobroczynność. . . . . . . . . . . . . 23
Zakaz odwetu . . wewnętrzna strona tylnej okładki
Zapobieganie łapówkarstwu/FCPA. . . . . . . . . . 21
Zapytania mediów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Zarządzanie dokumentacją . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Zasoby IT/Portale społecznościowe. . . . . . . . . 12
Obrót papierami wartościowymi w oparciu o
niepubliczne informacje/przepisy giełdowe . . 20
Zerowa tolerancja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Ochrona majątku firmy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Zgłaszanie podejrzeń o naruszenia. . . . . . . . . . 28
Postępowanie dyscyplinarne . . . . . . . . . . . . . . . 29
Zrównoważony rozwój/odpowiedzialność
społeczna. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Poufne informacje innych . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Praca nieletnich. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7, 23
Prawa człowieka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
30
Zwalczanie molestowania. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA
P: Gdzie mogę znaleźć kodeks postępowania firmy Colgate?
można znaleźć w witrynie OurColgate.com, jak również w zewnętrznej witrynie www.
O: Kodeks
ColgatePalmolive.com. W przypadku braku dostępu do Internetu, można zawsze uzyskać jego
egzemplarz z działu kadr w każdym oddziale na świecie. Kodeks jest dostępny w czterdziestu językach.
P: Skąd mam wiedzieć, jakie normy mają zastosowanie w miejscu pracy?
postępuje zgodnie z wszystkimi prawami i przepisami, wszędzie tam, gdzie prowadzi
O: Colgate
działalność.Ponadto, mogą istnieć konkretne zasady i procedury Colgate, które dotyczą danej
kwestii.Proszę rozpocząć od kodeksu postępowania, a jeżeli nie zawiera on poszukiwanej
odpowiedzi, zdecydowanie należy zwrócić się z pytaniem do menadżera, działu kadr, globalnego
działu etyki i zgodności z przepisami lub radcy prawnego swojego działu.
P: Kogo dotyczy kodeks postępowania?
pracownicy Colgate, niezależnie od swoich pozycji, muszą postępować zgodnie z
O: Wszyscy
kodeksem postępowania. Nie ma w tym zakresie żadnych wyjątków.
P: A jeśli przypadkowo naruszę zasady firmy?
pracownicy Colgate ponoszą odpowiedzialność za zapewnienie, aby ich działania były
A: Wszyscy
zgodne z kodeksem postępowania.Z tego powodu prosimy o coroczne przeanalizowanie kodeksu
postępowania i certyfikację jego znajomości, jak również o ukończenie wszelkich, wymaganych
i wyznaczonych szkoleń.Oczekuje się, że wszelkie pytania pracowników będą kierowane do ich
menadżerów, globalnego działu etyki i zgodności z przepisami oraz do radców prawnych ich
działów.W przypadku podjęcia działań niezgodnych z zachowaniami opisanymi w kodeksie
postępowania lub w innych zasadach postępowania firmy, oświadczenie, że miało się dobre
intencje lub że było się nieświadomym niewłaściwości działania nie chroni przed postępowaniem
dyscyplinarnym lub konsekwencjami prawnymi.
P: Mój menadżer kazał mi zrobić coś, co według mnie jest niezgodne z prawem.
Co powinienem zrobić?
takiej sytuacji należy porozmawiać z menadżerem i upewnić się, że jego prośba została właściwie
O: W
zrozumiana.Jeżeli po takiej rozmowie dalej będzie istniała wątpliwość, należy skontaktować się z
gorącą linią ds. etyki globalnego działu etyki i zgodności z przepisami Colgate-Palmolive lub radcą
prawnym, w celu zgłoszenia swoich obaw:
Gorąca linia ds. etyki Colgate-Palmolive
[email protected]
1-800-778-6080 (Ameryka Północna)
1-212-310-2330 (rozmowy na koszt odbiorcy dla wszystkich innych krajów)
1-212-310-3745 (faks)
Należy pamiętać, że łamanie prawa nigdy nie jest dopuszczalne, niezależnie od tego, kto nakazał tak
postąpić.Nigdy nie należy ryzykować utraty pracy lub reputacji firmy, robiąc coś, co jest nielegalne
lub nieetyczne.
31
P: Gdzie mogę znaleźć szkolenia w zakresie dodatkowych pytań związanych ze zgodnością z
przepisami i etycznym postępowaniem?
tym zakresie można skontaktować się z lokalnym działem kadr, globalnym działem edukacji
A: W
i szkolenia, globalnym biurem radcy prawnego lub globalnym działem etyki i zgodności z
przepisami.
P: Czy kodeks postępowania jest poufny?
nasz kodeks jest udostępniony w naszej witrynie internetowej i na życzenie oferujemy jego
O: Nie,
egzemplarze.
P:
Czy oczekujemy, że nasi dostawcy będą postępować zgodnie z kodeksem postępowania
Colgate?
że nasi dostawcy będą demonstrować taki sam wysoki poziom norm etycznych,
O: Oczekujemy,
jak ten, którego przestrzegamy w naszej firmie.Firma Colgate-Palmolive stworzyła „Kodeks
postępowania dla dostawców”, który jest dostępny w wielu językach i który można znaleźć w naszej
witrynie internetowej w części „Pracuj z nami”, przeznaczonej dla dostawców.
32
UCZMY SIĘ • DZIAŁAJMY • WYPOWIADAJMY SIĘ
Z Globalnym Działem Etyki i Zgodności z Przepisami
można kontaktować się przez całą dobę, korzystając z
gorącej linii ds. etyki Colgate-Palmolive pod telefonem 1-800778-6080 (Ameryka Północna) lub 1-212-310-2330 na
koszt rozmówcy (rozmowy międzynarodowe), lub pocztą,
e-mailem lub faksem
Global Ethics and Compliance
Colgate-Palmolive Company
300 Park Avenue, 8th Floor
New York, NY 10022
[email protected]
212-310-3745 (faks)
Zasada zakazująca odwetu
Zasadą i praktyką Colgate jest utrzymywanie najwyższych norm etycznych oraz tworzenie miejsca
pracy wolnego od niewłaściwych lub nielegalnych zachowań, w którym pracownicy zachęcani są
do wyrażania swoich niepokojów bez obawy o odwet.W konsekwencji, żadne działania nie zostaną
podjęte przez Colgate przeciwko żadnemu pracownikowi, byłemu pracownikowi, przedstawicielowi
lub trzeciej stronie składającej skargę, zgłaszającej, uczestniczącej lub pomagającej w śledztwie
przypadku podejrzenia o naruszenie zasad kodeksu postępowania firmy, zasad działania firmy lub
stosownych praw, chyba, że zostanie stwierdzone, że zgłoszony zarzut lub przekazane informacje
były celowo fałszywe.Colgate utrzyma poufność wszelkich zgłaszanych skarg w największym
możliwym stopniu.Wszystkie zarzuty odwetu zostaną zbadane i jeżeli zostanie to uznane za
stosowne, podjęte zostanie postępowanie dyscyplinarne, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy.
33
Corporate Communications
300 Park Avenue
New York, NY 10022-7499
D12-128 5/12

Życie zgodne z naszymi wartościami

Transkrypt

Podobne dokumenty

Kodeks Postępowania Kontrahentów