Administrator

Komentarze

Transkrypt

Administrator
ROZDZIAŁ
15
RAKSSQL
Administrator
Spis treści
Narzędzia ..................................................................15-35
I
Parametry techniczne ............................. 15-1
Instalacja programu ................................ 15-3
Podstawowe pojęcia....................................................15-3
Instalacja systemu .......................................................15-4
Instalacja lokalna........................................................... 15-6
Instalacja sieciowa ......................................................15-11
Instalacja serwera Firebird ..........................................15-13
Uaktualnienie systemu...............................................15-16
Deinstalacja systemu.................................................15-17
Deinstalacja serwera .................................................15-17
Doinstalowanie serwera do aplikacji sys. RAKSSQL 15-18
Migracja z poprzednich wersji systemu RAKSSQL...15-18
Uruchomienie programu........................15-21
Metody uruchamiania programu................................15-21
Logowanie użytkownika.............................................15-21
Monitor systemu .......................................................... 15-35
Informacje o serwerze.................................................15-36
Wspólne funkcje systemu .....................15-37
Reguły pracy z dokumentami....................................15-37
Koszyk edycji dokumentów .......................................15-37
Rejestr błędów.............................................................15-39
Blokowanie ................................................................15-40
Seryjne blokowanie dokumentów ...............................15-41
Filtrowanie .................................................................15-42
Drukowanie................................................................15-43
Wydruk raportów .........................................................15-46
Profile wydruków tekstowych ....................................15-50
Kolektory danych.......................................................15-51
Urządzenia RCP........................................................15-53
Interfejs ...................................................15-55
Interfejs użytkownika .................................................15-55
Obsługa interfejsu .......................................................15-55
Przykład grupowania i sortowania kolumn..................15-60
Wydruk z okna.............................................................15-63
Konfiguracje gridu .......................................................15-65
Eksport/ Import.......................................15-69
Eksport danych do pliku XML....................................15-69
Eksport danych............................................................15-72
Eksport dla księgowości..............................................15-74
Eksport z poziomu okien przeglądu ............................15-77
Zawartość wyeksportowanych danych .......................15-80
Wzorce księgowań ....................................................15-82
Definicje kwot dla eksportu do księgowości................15-97
II
Rozksięgowanie dokumentów...................................15-99
Import danych z pliku XML ......................................15-101
Funkcje administracyjne ..............................................15-1
Firmy............................................................................15-2
Eksport do pliku TXT, HTML, XML,PDF, ... ............15-111
Administrator ........................................... 15-1
Zakładanie nowej lub edycja danych firmy ................... 15-3
Usuwanie firmy.............................................................. 15-3
Użytkownicy i grupy użytkowników..............................15-4
Dodawanie i edycja danych użytkownika lub grupy...... 15-4
Profile logowania ........................................................... 15-5
Uprawnienia.................................................................15-7
Definiowanie uprawnień ................................................ 15-8
Konfiguracja systemu ................................................15-22
Definiowanie i edycja konfiguracji ...............................15-24
Licencje......................................................................15-24
Wirtualny System Plików ...........................................15-27
Obsługa baz danych..................................................15-31
Kopia zapasowa ..........................................................15-31
Uaktualnienie...............................................................15-32
Zarządzanie wydajnością bazy danych ......................15-32
Import z poziomu okien przeglądu ............................15-108
Import danych z RAKS 2000.....................................15-113
Przyciski i skróty klawiszowe .............15-115
Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe .................15-115
Parametry..............................................15-117
Parametry stanowiska...............................................15-117
Parametry programu .................................................15-118
Parametry firmy .........................................................15-122
Parametry firmy dla Kadr i Płac.................................15-131
Parametry użytkownika .............................................15-132
Pomoc ...................................................15-134
Pomoc .....................................................................15-134
Widok.......................................................................15-135
O programie ............................................................15-135
Zakończenie pracy w programie.........15-136
I
Parametry techniczne
System RAKSSQL jest stworzony w architekturze klient/serwer. Zastosowane
rozwiązanie umożliwia instalację i pracę serwera bazy danych zarówno w systemach
zgodnych z Microsoft Windows jak i Linux, Solaris. Aplikacja kliencka napisana jest
dla systemu Microsoft Windows. Użytkownicy aplikacji nie ponoszą jakichkolwiek
dodatkowych kosztów związanych z licencją (ilością użytkowników) bazy danych.
Aby móc uruchomić program RAKSSQL muszą zostać spełnione następujące
minimalne wymagania sprzętowe:
Dla serwera:
• Komputer z procesorem klasy Pentium lub SPARC
• System operacyjny: Microsoft 2000, XP, 2003; Linux; Solaris 7,8,9
• 512 MB pamięci operacyjnej
• Dysk twardy 20 MB wolnego miejsca , dodatkowa przestrzeń na dane
• Napęd CD-ROM
Parametry dla komputera lokalnego bądź klienta sieci:
• Komputer z procesorem klasy Pentium
• System operacyjny 2000, XP, 2003
• 256 MB pamięci operacyjnej (sugerowane 512)
• Dysk twardy 256 MB wolnego miejsca
• Napęd CD-ROM
• Karta graficzna SVGA 800x600 256 kolorów
• Mysz lub inne urządzenie wskazujące
Do wersji 2007.4.14.473 system RAKSSQL działał na w systemie Windows 95, 98
jednakże ze względu na zakończenie przez firmę Microsoft wsparcia dla tych
Parametry techniczne 15-1
systemów operacyjnych firma MSM nie wymieniała tych systemów w wymaganiach
sprzętowych.
Uwaga!!!
Od wersji 2008.0.2.513 RAKSSQL nie działa na systemach operacyjnych Windows 95
i Windows 98, Windows ME, Windows NT4.0.
Firma Microsoft od lipca 2006 roku przestała udzielać wsparcia technicznego na
wymienione programy co uniemożliwia dostosowanie nowych wersji RAKSSQL do
starszych systemów Windows. Zalecamy użytkownikom tych systemów operacyjnych
jak najszybszą migrację do nowszych wersji Windows - XP lub Vista.
15-2 Parametry techniczne
Instalacja programu
Instalator systemu RAKSSQL uruchomi się automatycznie, po włożeniu płyty do
napędu CD-ROM komputera.
Okno instalatora nie uruchomi się automatycznie po włożeniu płyty,
jeśli w ustawieniach sprzętu (Menedżer urządzeń systemu Windows) wyłączono opcję
„Automatyczne powiadamianie przy wkładaniu”.
Podstawowe pojęcia
Podstawowe pojęcia dotyczące systemu RAKSSQL:
• Serwer bazy danych: program zarządzający bazą danych systemu. Serwer bazy
danych jest jeden dla całego systemu i może pracować na komputerze wydzielonym
do tego celu lub na komputerze, na którym pracują aplikacje systemu RAKSSQL.
System RAKSSQL wykorzystuje serwer bazy danych Firebird, który może pracować
na komputerze wyposażonym w system operacyjny rodziny Microsoft Windows lub
systemy Linux i Solaris.
• Baza danych systemu RAKSSQL: pliki z danymi systemu. Znajdują się na tym
samym komputerze co serwer bazy danych.
• Składniki systemu RAKSSQL: aplikacje oraz pliki dodatkowe umożliwiające pracę
z systemem. W skład systemu RAKSSQL wchodzą następujące aplikacje:
Instalacja programu 15-3
• RAKSSQL Administrator
• RAKSSQL Sprzedaż
• RAKSSQL CRM
• RAKSSQL Finanse i Księgowość
• RAKSSQL Generator Raportów
• RAKSSQL Kadry i Płace
• RAKSSQL Analizy, budżetowanie, kontroling
• Plik konfiguracyjny systemu RAKSSQL: plik „config.xml” zawierający informacje
niezbędne do uruchomienia aplikacji systemu. Plik ten jest tworzony podczas
instalacji systemu.
• Instalator systemu: program umożliwiający skopiowanie elementów systemu oraz
serwera bazy danych na dany komputer.
Instalacja systemu
Krok 1.
Po uruchomieniu procesu instalacji systemu RAKSSQL pojawi się okno powitalne
kreatora z informacją, że instalacja produktu RAKSSQL odbędzie się na tym
komputerze.
Naciśnij, aby
przejść dalej
Aby kontynuować instalację należy nacisnąć przycisk [DALEJ].
15-4 Instalacja programu
Krok 2.
Pojawi się okno z umową licencyjną. Akceptacja umowy jest warunkiem
kontynuowania procesu instalacji. Jeśli warunki umowy nie zostaną zaakceptowane
przycisk [DALEJ] będzie nieaktywny.
Zaznacz, jeśli
akceptujesz
warunki umowy
Krok 3.
Pojawi się okno z wyborem typu instalacji. Należy wybrać preferowany typ instalacji,
a następnie kliknąć przycisk [DALEJ].
Wybierz właściwy
Typ instalacji
Instalacja programu 15-5
W oknie „Typ instalacji” mamy do wyboru:
• Lokalna: serwer bazy danych oraz aplikacje systemu RAKSSQL pracują na tym
samym komputerze. Program instalacyjny dokona instalacji składników systemu
RAKSSQL oraz serwera bazy danych Firebird. Ten typ instalacji jest zalecany do
jednostanowiskowej pracy systemu RAKSSQL. Podczas instalacji użytkownik
określa lokalizację docelową dla składników systemu RAKSSQL, bazy danych
systemu oraz serwera bazy danych.
• Sieciowa: serwer bazy danych oraz aplikacje systemu RAKSSQL pracują na różnych
komputerach istniejących w sieci komputerowej. Program instalacyjny dokona
instalacji składników systemu RAKSSQL. Opcjonalnie zainstalowany zostanie także
serwer bazy danych Firebird. Ten typ instalacji jest zalecany do sieciowej pracy
systemu RAKSSQL. Podczas instalacji użytkownik określa lokalizację docelową dla
składników systemu RAKSSQL oraz bazy danych systemu i serwera bazy danych
(jeżeli wybrana zostanie opcja instalacji serwera).
• Tylko serwer Firebird: instalacja umożliwia stworzenie dedykowanego serwera
bazy danych dla systemu RAKSSQL. Podczas instalacji użytkownik określa
lokalizację docelową dla bazy danych systemu, serwera bazy danych oraz pliku
konfiguracyjnego systemu RAKSSQL.
Po zaznaczeniu właściwego typu należy uruchomić przycisk [DALEJ].
Instalacja lokalna
Ten typ instalacji jest zalecany do lokalnej pracy systemu RAKSSQL. Serwer bazy
danych oraz system RAKSSQL pracują na tym samym komputerze. Zainstalowane
zostaną składniki systemu RAKSSQL wraz z serwerem bazy danych Firebird.
Użytkownik określa lokalizację docelową systemu RAKSSQL, serwera oraz bazy
danych systemu RAKSQL.
15-6 Instalacja programu
Krok 1.
Na tym etapie instalacji należy wprowadzić lokalizacje, w których zostaną
zainstalowane składniki systemu i serwer bazy danych oraz lokalizację bazy danych
systemu RAKSSQL.
Lokalizacja składników
systemu
Kliknij, aby
samodzielnie
określić
lokalizację
docelową
Lokalizacja serwera
bazy danych Firebird
Lokalizacja bazy
danych
Składniki systemu RAKSSQL, serwer bazy danych muszą być zainstalowane na
lokalnym dysku twardym wybranego komputera. Lokalizacja bazy danych systemu
także musi być lokalna
Program instalacyjny podpowiada domyślne lokalizacje:
• dla składników systemu: „C:\Program Files\RAKS”. Program instalacyjny utworzy
w wybranej lokalizacji foldery „Bin”, „Scripts” oraz „Help”, do których skopiowane
zostaną pliki potrzebne do uruchomienia aplikacji oraz pliki pomocy. Dodatkowo
utworzone zostaną foldery „Logs” oraz „Lic”. W folderze „Logs” zapisywane są
informacje generowane podczas tworzenia i uaktualniania baz danych systemu,
natomiast folder „Lic” służy do przechowywania pliku licencyjnego. Zawartość
pliku znajdującego się w tym folderze jest wczytywana do bazy danych podczas
uruchamiania programu „Administrator”. Oznacza to eliminację konieczności
ręcznego wczytywania pliku licencyjnego.
• dla serwera bazy danych: „C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5”. Jeśli serwer
bazy danych jest już na danym komputerze zainstalowany, instalacja serwera
zostanie pominięta. Stan ten zostanie opatrzony stosownym komunikatem. Pole z
lokalizacją serwera oraz bazy danych systemu będą wówczas nieaktywne.
Instalacja programu 15-7
• dla bazy danych systemu: „C:\Program Files\RAKS\Data”. Folder ten zostanie
utworzony przez program instalacyjny, natomiast baza danych zostanie utworzona
podczas pierwszego uruchamiania programu administracyjnego po instalacji.
Można samodzielnie określić ww. lokalizacje używając przycisków [PRZEGLĄDAJ].
Krok 2.
W następnym etapie instalator utworzy skróty do programów na pulpicie
oraz w Menu/Start. W tym celu obie opcje powinny być zaznaczone. W etapie tym
należy również zdecydować czy instalowany system ma być widoczny dla wszystkich
użytkowników komputera czy zalogowanego użytkownika. Następnie należy nacisnąć
przycisk [DALEJ].
Jeśli skróty
mają być
utworzone
opcje powinny
być
zaznaczone
Wybierz opcję
widoku systemu
Krok 3.
Program jest gotowy do zainstalowania. Należy kliknąć przycisk [DALEJ]. Aby
sprawdzić lub zmienić ustawienia instalacji należy kliknąć [WSTECZ]. Aby zakończyć
pracę kreatora należy nacisnąć [ANULUJ].
15-8 Instalacja programu
Krok 4.
Instalator przystąpi do kopiowania plików oraz instalacji serwera bazy danych.
Stan
zaawansowania
pracy instalatora
Krok 5.
Po zakończeniu procesu instalacyjnego zostanie uruchomiony moduł administracyjny
RAKSSQL Administrator w celu dalszej konfiguracji systemu. Po uruchomieniu
modułu administratora należy zdefiniować firmę(y) oraz użytkowników i nadać im
uprawnienia. Pierwszym krokiem na drodze do uruchomienia systemu jest nadanie
licencji. Jeżeli folder „Lic” w strukturze składników systemu RAKSSQL zawiera plik z
licencją, krok ten zostanie wykonany automatycznie bez udziału użytkownika. W
przeciwnym przypadku pojawi się okno umożliwiające wczytanie licencji z pliku bądź
ręczne wpisanie zestawu 16-znakowych kluczy. Dotyczy to zarówno wersji
demonstracyjnej jak i pełnej. W przypadku wersji ewaluacyjnej(demonstracyjnej)
konieczne jest wygenerowanie zamówienia określającego zakres funkcjonalny systemu
RAKSSQL oraz podania danych kontaktowych.
Instalacja programu 15-9
Naciśnij przycisk
aby wczytać
licencję ze
wskazanego pliku
Licencję dla systemu można też nadać wchodząc do sekcji „Licencje” w programie
administracyjnym.
Ustaw się na
pozycji licencje
aby wczytać
licencje
Wczytaj licencje,
które otrzymałeś
podczas zakupu
programu
15-10 Instalacja programu
Po nadaniu licencji dla systemu należy założyć firmę. Po zaakceptowaniu danych firmy
pojawi się okno:
Można wprowadzić
dane przykładowe
Jeśli użytkownik posiada wersje ewaluacyjną i chciałby mieć dane przykładowe
podczas tworzenia bazy danych może wybrać opcję „Wprowadź dane przykładowe”.
Następnie, należy dodać użytkowników oraz nadać im uprawnienia do poszczególnych
funkcji systemu.
Instalacja sieciowa
Ten typ instalacji jest zalecany do pracy w sieci komputerowej. Zainstalowane zostaną
składniki systemu RAKSSQL oraz opcjonalnie serwer bazy danych Firebird.
Krok 1.
Pojawi się okno z wyborem typu instalacji. Należy wybrać preferowany typ instalacji,
a następnie kliknąć przycisk [DALEJ].
Jeżeli serwer bazy danych został już zainstalowany na którymś z komputerów opcję
instalacji serwera należy pominąć.
Wybierz
odpowiedni rodzaj
instalacji
Instalacja programu 15-11
Krok 2.
Kolejnym etapem procesu instalacji jest określenie lokalizacji docelowych dla
składników systemu RAKSSQL, serwera bazy danych Firebird oraz bazy danych
systemu RAKSSQL. Lokalizację serwera oraz bazy danych systemu RAKSSQL określa
się tylko wtedy, gdy wybrana została opcja instalacji serwera.
Lokalizacja składników
systemu
Lokalizacja serwera
bazy danych Firebird
Lokalizacja bazy
danych
Jeśli użytkownik nie wybrał opcji instalacji serwera, to w następnym kroku procesu
instalacji może określić lokalizację pliku konfiguracyjnego systemu RAKSSQL.
Krok 3.
Kolejne etapy procesu instalacji sieciowej wyglądają tak jak w przypadku instalacji
lokalnej.
W kolejnym etapie należy zdecydować czy instalowany system ma być widoczny dla
wszystkich użytkowników czy zalogowanego użytkownika, następnie zdecydować czy
instalator ma utworzyć skróty do programów na pulpicie oraz w Menu/Start. Po
ustawieniu wszystkich parametrów program uruchomi proces kopiowania plików oraz
instalacji serwera bazy danych a następnie uruchomi program administracyjny.
15-12 Instalacja programu
Kliknij, aby
samodzielnie
określić
lokalizację
docelową
Instalacja serwera Firebird
Po wybraniu tej opcji instalacji zainstalowany zostanie wyłącznie serwer bazy danych
Firebird oraz utworzony folder dla bazy danych systemu RAKSSQL. Ten typ instalacji
umożliwia stworzenie dedykowanego serwera bazy danych dla systemu RAKSSQL.
Krok 1.
Opcję instalacji serwera bazy danych należy wybrać tylko wtedy, gdy na żadnym z
komputerów w sieci nie zainstalowano jeszcze serwera bazy danych a dany komputer
ma pełnić jednocześnie funkcję serwera bazy danych dla aplikacji pracujących na
danym i innych komputerach w sieci komputerowej. Należy wybrać preferowany typ
instalacji, a następnie kliknąć przycisk [DALEJ].
Instalacja programu 15-13
Krok 2.
W kolejnym kroku należy określić lokalizacje serwera bazy danych, baz danych
systemu RAKSSQL oraz pliku konfiguracyjnego „config.xml”.
Lokalizacja pliku
konfiguracyjnego
Dla serwera bazy danych, program instalacyjny podpowiada domyślną lokalizację
„C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5”. Lokalizację tę można zmienić używając
przycisku [PRZEGLĄDAJ]. Serwer bazy danych musi być zainstalowany na lokalnym
dysku twardym danego komputera.
Folder bazy danych systemu RAKSSQL zostanie utworzony przez program
instalacyjny. Lokalizacja bazy danych systemu także musi być lokalna. Program
instalacyjny podpowiada domyślny folder „C:\Program Files\ Raks\ Data”. Można też
samodzielnie określić lokalizację baz danych.
Instalator w trakcie pracy utworzy plik konfiguracyjny systemu RAKSSQL, który
będzie mógł być wykorzystany podczas kolejnych instalacji. Zostaną w nim zapisane
informacje związane z identyfikacją sieciową danego komputera i lokalizacją bazy
danych. Utworzenie tego pliku podczas instalacji serwera bazy danych i wykorzystanie
go podczas późniejszej instalacji na innym komputerze całkowicie zautomatyzuje
proces konfiguracji systemu RAKSSQL. Program instalacyjny podpowiada domyślną
lokalizację „C:\”. Lokalizację można zmienić używając przycisku [PRZEGLĄDAJ].
Zapis tego pliku ma charakter tymczasowy i jego istnienie na komputerze pełniącym
jedynie rolę serwera jest istotne tylko dla późniejszych procesów instalacji składników
systemu RAKSSQL.
15-14 Instalacja programu
Krok 3.
Program jest gotowy do rozpoczęcia instalacji. Należy uruchomić przycisk [DALEJ],
aby rozpocząć instalację.
Krok 4.
Instalator przystąpi do kopiowania plików.
Stan
zaawansowania
pracy instalatora
Krok 5.
Po zakończeniu kopiowania plików, instalator uruchomi proces serwera bazy danych.
Serwer bazy danych będzie uruchamiany automatycznie po każdym uruchomieniu tego
komputera.
W systemach Windows NT, 2000, XP, 2003, VISTA serwer bazy danych jest
uruchamiany jako usługa systemowa, natomiast w systemach Windows 9x jako
aplikacja.
Jeśli program nie komunikuje się z bazą danych to przyczyną może być źle
skonfigurowana zapora systemu Windows w „Panelu sterowania”.
Instalacja programu 15-15
Uaktualnienie systemu
Aby dokonać uaktualnienia systemu RAKSSQL do kolejnej wersji należy uruchomić
program instalacyjny, który automatycznie dokona procesu aktualizacyjnego.
Program sprawdza zainstalowaną wersję systemu RASKSQL i informuje do jakiej
wersji zostanie przeprowadzona aktualizacja. Następnie program instalacyjny sprawdza
stan licencji. Licencja musi być zarejestrowana a termin bezpłatnej aktualizacji(termin
obowiązywania pakietu opieki serwisowej) nie może poprzedzać daty wypuszczenia
instalowanej wersji.
W przypadku wersji ewaluacyjnej nie sprawdzany jest termin bezpłatnej aktualizacji.
Wciśnięcie przycisku [DALEJ] rozpocznie kopiowanie plików. Po zakończeniu
kopiowania nastąpi uruchomienie programu administracyjnego w celu dokonania
uaktualnienia baz danych system.
W oknie aktualizacji baz danych znajduje się opcja „Historia upgradów”.
Dla każdej bazy danych z listy można wyświetlić okno z informacjami o tym, kto,
kiedy i do której wersji ją uaktualniał oraz jaka była wersja binariów. Ponadto w menu
podręcznym pojawiły się opcje „Zaznacz/ Odznacz wszystkie bazy do uaktualnienia”.
Uwaga
Przed uaktualnieniem lub deinstalacją aplikacji RAKSSQL, należy wstrzymać ich
pracę.
15-16 Instalacja programu
Deinstalacja systemu
W celu odinstalowania systemu RAKSSQL należy uruchomić program instalatora.
Pojawi się komunikat dotyczący deinstalacji.
Po wciśnięciu przycisku [TAK] program odinstaluje aplikację.
Deinstalacja serwera
Aby odinstalować jedynie serwer bazy danych, należy uruchomić Panel sterowania a
następnie „Dodaj lub usuń programy”. Na liście zainstalowanych programów należy
odszukać „Firebird_1_5 i kliknąć przycisk „Zmień/Usuń”. Spowoduje to uruchomienie
programu instalacyjnego w trybie umożliwiającym deinstalację lub ponowną instalację.
Aby dokonać deinstalacji serwera należy wybrać opcję „Usuń”.
Po wykonaniu tej operacji pliki serwera zostaną usunięte z dysku, a on sam nie będzie
już uruchamiany wraz ze startem komputera.
Uwaga
Instalator nie pozwoli na odinstalowanie, jeśli serwer bazy danych jest aktualnie
uruchomiony - w takim przypadku należy go wcześniej wyłączyć.
W systemach operacyjnych Microsoft Windows 9x należy odszukać na pasku zadań
ikonkę zwiazaną z aplikacją „fbguard.exe” (Firebird Guardian) i wybrać opcję
„Shutdown”.
W systemach rodziny Windows NT należy użyć narzędzia „Firebird 1.5 Server
Manager” znajdującego się w Panelu sterowania i zatrzymać serwer lub wstrzymać
usługi „fbguard.exe” oraz „fbserver.exe” w kolejności:
• Firebird Guardian
• Firebird Server
(Panel sterowania >> Narzędzia administracyjne >> Usługi)
Instalacja programu 15-17
Doinstalowanie serwera do aplikacji systemu RAKSSQL
Operacja doinstalowania serwera bazy danych Firebird do zainstalowanych uprzednio
aplikacji systemu RAKSSQL odbywa się dwuetapowo. Pierwszym etapem jest
deinstalacja(usunięcie) zainstalowanych składników systemu. W tym celu należy
uruchomić posiadany program instalacyjny i wybrać opcję „Usuń” lub użyć panelu
sterowania („Dodaj lub usuń programy”). Drugim etapem jest ponowne wykonanie
instalacji składników systemu wraz z serwerem bazy danych. Jeżeli komputer, na
którym odbywa się instalacja jest jedynym komputerem przeznaczonym do pracy z
systemem RAKSSQL należy wybrać typ instalacji Lokalna. W przeciwnym wypadku
należy wybrać typ instalacji Sieciowa. Jeżeli komputer, na którym pracowały aplikacje
systemu RALSSQL zmienia swoje przeznaczenie i staje się jedynie serwerem bazy
danych należy, po deinstalacji, wybrać typ instalacji Serwer Firebird.
Migracja z poprzednich wersji systemu RAKSSQL
Począwszy od wersji 2006 system RASKSQL jest wyposażony w nowy system licencji
umożliwiający dopasowanie zakresu funkcjonalnego do indywidualnych potrzeb.
Dotychczasowi użytkownicy programów RAKS Sprzedaż i CRM zostaną
przeprowadzeni przez proces migracji do najnowszej wersji. Proces migracji jest
jednorazowy. Kolejne uaktualnienia będą przebiegały standardowo.
Podczas tego procesu zostanie wykonana automatyczna konwersja danych licencji. W
zależności od rodzaju posiadanych licencji konwersja będzie przebiegała następująco:
1. Wersja ewaluacyjna
Wersja ewaluacyjna wymaga nadania licencji. Po zakończonym procesie instalacji
należy wygenerować zamówienie licencji na wersje ewaluacyjną oraz podać dane
kontaktowe.
Program instalacyjny informuje o wykryciu wersji ewaluacyjnej następującym
komunikatem.
15-18 Instalacja programu
2. Wersja pełna
Przed dokonaniem konwersji licencji program instalacyjny dokonuje sprawdzenia
stanu licencji. Licencja musi być zarejestrowana a termin bezpłatnej aktualizacji nie
może poprzedzać daty wypuszczenia instalowanej wersji.
a.
Wersja START
Licencja w wersji START zostanie przekonwertowana do wersji dla Mikro
Przedsiębiorstw.
b. Wersja STANDARD
Licencja w wersji STANDARD zostanie przekonwertowana do wersji dla Małych i
Średnich Firm ze standardowym zestawem funkcji.
Poniżej przedstawiona została lista cech o które możesz rozszerzyć system:
• Generator zamówień
• EDI
• Współpraca z zagranicą
• Płatności masowe
• Raporty Pro
• Znaczniki/ Klucze podziałowe
Program instalacyjny informuje o wykryciu wersji STANDARD następującym
komunikatem:
c.
Wersja PRO
Licencja w wersji PRO zostanie przekonwertowana do wersji dla Małych i Średnich
Firm.
Poniżej przedstawiona została lista cech które są w systemie ale możesz je dopasować
do indywidualnych potrzeb.
• Generator zamówień
• EDI
Instalacja programu 15-19
•
•
•
Współpraca z zagranicą
Płatności masowe
Raporty Pro
•
Znaczniki/ Klucze podziałowe
Program instalacyjny informuje o wykryciu wersji PRO następującym komunikatem:
15-20 Instalacja programu
Uruchomienie programu
W niniejszym rozdziale zostanie omówiony sposób uruchomienia systemu RAKSSQL,
w tym procedura logowania użytkownika i założenia firmy.
Metody uruchamiania programu
System RAKSSQL może być uruchomiony bezpośrednio, z poziomu systemu
Windows.
Uruchomienie programu odbywa się w analogiczny sposób, jak każdej innej aplikacji
pracującej pod systemem operacyjnym Windows.
W tym celu można m.in.:
•
Kliknąć ikonę skrótu znajdującą się na pulpicie (chyba, że w czasie instalacji
systemu zrezygnowano z tworzenia skrótów na pulpicie)
•
Z menu „Start” wybrać pozycję ProgramyÆRAKS ÆRaks SQL Administrator
•
Za pomocą eksploratora plików wybrać katalog, w którym zainstalowany jest
system RAKSSQL (np. C:/Program Files/RAKS), przejść do podkatalogu BIN i
uruchomić znajdujący się tam program RaksAD.exe
Logowanie użytkownika
Jak wcześniej wspomniano, w systemie RAKSSQL może być zdefiniowanych wielu
użytkowników, z których każdy posiada swój unikalny identyfikator, hasło i
indywidualny zestaw uprawnień. Aby zatem ustalić, który z użytkowników w danym
momencie zamierza uruchomić program, konieczna jest procedura logowania.
Bezpośrednio po pierwszej instalacji, w systemie RAKSSQL funkcjonuje tylko jeden
użytkownik – „Główny administrator” (identyfikator: „ADMIN”, brak hasła). W
związku z tym procedura logowania przebiega automatycznie i po uruchomieniu
programu od razu wyświetlane jest jego okno główne.
Inaczej jest, gdy lista użytkowników zostanie rozszerzona lub, gdy jedynemu
użytkownikowi systemu zostanie nadane hasło. Wtedy przy każdym starcie programu
RAKSSQL Sprzedaż wyświetlane jest okno do logowania (patrz rysunek). Wówczas
możliwość uruchomienia programu jest uzależniona od podania poprawnego
identyfikatora i hasła.
Uruchomienie programu 15-21
Uwaga
Po trzeciej nieudanej próbie wprowadzenia identyfikatora i hasła program jest
automatycznie zamykany.
1
Podaj identyfikator użytkownika
(max 8 znaków )
2
Podaj hasło użytkownika
(max 20 znaków)
Wskazówka Przy podawaniu identyfikatora wielkość liter nie ma znaczenia (litery są automatycznie
zamieniane na wielkie). Natomiast przy wprowadzaniu hasła wielkość liter jest istotna.
15-22 Uruchomienie programu
II
Administrator
RAKSSQL Administrator jest programem typowo narzędziowym. Do jego głównych
zadań należy zapewnienie kontroli dostępu do danych, nadzór nad strukturą oraz
prawidłowym działaniem baz danych.
RAKSSQL Administrator może być uruchamiany jako samodzielny moduł.
Spośród wszystkich zadań realizowanych przez moduł administracyjny, wyodrębnić
można najważniejsze:
•
Zakładanie firm
•
Zakładanie użytkowników i grup użytkowników
•
Monitorowanie użytkowników aktualnie pracujących w systemie
•
Obsługę techniczną baz danych
•
Kontrolę dostępu do poszczególnych funkcjonalności systemu
•
Obsługę systemu licencji
Funkcje administracyjne
Funkcje administracyjne to zestaw narzędzi umożliwiających zarządzanie zasobami i
parametrami systemu, tworzenie grup użytkowników oraz określanie ich praw do
poszczególnych funkcji systemu. Poszczególne funkcje podzielone są na grupy zgodnie
z ich przeznaczeniem.
Należy kliknąć aby
zwinąć lub
rozwinąć gałąź
Administrator 15-1
Firmy
Jedną z wielu zalet systemu RAKSSQL jest możliwość jednoczesnej obsługi wielu firm.
Każda firma założona w systemie, jako odpowiednik pewnego rzeczywistego podmiotu
gospodarczego, stanowi odrębną, niezależną całość.
Strona „Firmy” służy do zarządzania firmami zdefiniowanymi w systemie, a w tabelce
na niej umiejscowionej znajdziemy listę firm aktualnie zarejestrowanych w systemie
RAKSSQL.
Przyciski umieszczone w dolnej części strony umożliwiają:
•
•
•
•
Zarejestrowanie w systemie nowej firmy
Zmianę danych firmy istniejącej
Usunięcie firmy z systemu
Utworzenie bazy danych dla wskazanej firmy
Kliknij nagłówek kolumny aby
ułożyć dane w kolejności
alfabetycznej
Okno zawiera podstawowe informacje dotyczące firmy (dostęp do pełnych danych
uzyskamy wywołując edycję danych), a kolejność ich wyświetlania (sortowanie) może
odbywać się po każdej z przedstawionych wartości.
Przyciski umieszczone w dolnej części strony umożliwiają wykonanie następujących
operacji:
Tabela 1 Przyciski oraz ich znaczenie:
Przyciski
Znaczenie
[Dodaj]
Zarejestrowanie w systemie nowej firmy
[Edytuj]
Zmianę danych firmy istniejącej
[Usuń]
Usuniecie z systemu wskazanej firmy
[Operacje]
Założenie bazy danych dla firmy oraz test połączenia z istniejącą już bazą
Przycisk [Operacje] posiada własne menu podręczne, po wywołaniu którego
(wciśnięcie przycisku) uzyskamy dostęp do dodatkowych funkcji.
15-2 Administrator
•
•
„Testuj połączenie z bazą danych” - sprawdzenie poprawności utworzenia bazy
danych
„Utwórz bazę danych” - funkcja dostępna w przypadku, gdy podczas zakładania w
systemie nowej firmy nie powiodło się założenie jej bazy danych
Zakładanie nowej lub edycja danych firmy
Okno wprowadzania firmy (również okno edycyjne) podzielone jest tematycznie na
kilka części, które dotyczą odpowiednich danych firmy.
Wypełnienie
danych
identyfikacyjnych
jest wymagane
Numer firmy
musi być
unikalny –
program
podpowiada
wolny numer
Wypełnienie
danych
adresowych jest
wymagane
Jeżeli rodzaj firmy zostanie określony jako „Osoba fizyczna”, w oknie pojawi się
dodatkowa zakładka, gdzie znajdują się dane właściciela.
Dla każdej z założonych firm można zdefiniować logo w postaci obrazka, które będzie
umieszczane na wszelkiego rodzaju wydrukach.
Należy zwrócić uwagę, aby rozmiar rysunku nie przekraczał 160 x 100 pikseli.
W przypadku edycji danych firmy, zmiana jej numeru nie jest możliwa.
Usuwanie firmy
Usunięcie danych firmy jest operacją nieodwracalną, a system nie przechowuje
żadnych, nawet szczątkowych danych, związanych z usuniętą firmą.
Administrator 15-3
Użytkownicy i grupy użytkowników
W systemie RAKSSQL można zdefiniować wielu użytkowników, a każdy z nich może
przynależeć do kilku grup.
Użytkownicy istniejący w systemie oraz ich przynależność do poszczególnych grup
przedstawiana jest w programie w postaci drzewa.
Sposób przedstawienia powiązań użytkowników i grup może być zmieniany za
pomocą przycisku [Widok] po którego wciśnięciu wywołane zostanie jego podręczne
menu.
Dodawanie i edycja danych użytkownika lub grupy
Program instalacyjny w trakcie swojej pracy rejestruje automatycznie jednego
użytkownika - Głównego administratora systemu.
Jest to jedyny użytkownik, którego nie można usunąć, można natomiast zmienić jego
identyfikator i nazwę, a także zdefiniować hasło.
W trakcie wprowadzania nowego użytkownika należy zwrócić uwagę, aby pola
otoczone ramką zostały wypełnione, w przeciwnym razie program będzie monitował o
wpisanie brakujących wartości. System nie dopuści również do zarejestrowania
użytkowników o tych samych identyfikatorach - musi być to wartość unikalna.
15-4 Administrator
Identyfikator musi
być unikalny w
obrębie systemu
Kliknij aby określić
przynależność
W trakcie definiowania nowego lub edycji danych użytkownika już istniejącego,
można określić jego przynależność do wielu grup istniejących w systemie.
Możliwość zdefiniowania w systemie wielu grup użytkowników, pozwala w prosty
sposób określić te same uprawnienia do różnych funkcji programu dla wielu
użytkowników jednocześnie. Przynależność użytkownika do kilku grup, automatycznie
przenosi na niego uprawnienia każdej z grup.
Definiując nową grupę użytkowników lub modyfikując grupę już istniejąca, należy
zwrócić uwagę aby jej nazwa była unikalna w obrębie całego systemu.
Profile logowania
Dla każdego użytkownika lub grupy można określi profil logowania tzn. przypisać mu
licencję na użytkowanie wybranej funkcjonalności.
Profil logowania jest określany w Administratorze w sekcji „Użytkownicy”.
Administrator 15-5
Profil może być
nadany dla grupy
lub użytkownika
Naciśnij, aby
określić profil
Aby dodać profil należy ustawić się na użytkowniku lub grupie i kliknąć przycisk
w polu „Nazwa profilu”.
Pojawi się docelowe okno „Profile logowania” gdzie po uruchomieniu przycisku
wprowadzana jest nazwa, opis i zaznaczana jest funkcjonalność.
Lista profili
Funkcjonalność dla
danego profilu
Naciśnij jeśli
chcesz wybrać
wskazany profil
15-6 Administrator
Kliknij, aby dodać
profil logowania
W przypadku, gdy nie zostanie określony żaden profil ładowane są wszystkie dostępne
funkcjonalności tzn. po zalogowaniu użytkownik będzie miał dla siebie dostępne
wszystkie funkcjonalności również te z których nie korzysta. Tym samym blokuje
korzystanie z danej funkcjonalność innym użytkownikom, gdyż ze względu na licencje
ilość dostępów jest ograniczona.
Profile mogą być przypisane do użytkownika lub do grupy. Przypisanie profilu dla
użytkownika ma wyższy priorytet i oznacza że użytkownik może logować się
wyłącznie przy użyciu przypisanego profilu.
Profil można przypisać grupie, co oznacza, że użytkownicy należący do tej grupy mogą
korzystać z tego profilu (oczywiście o ile nie mają przypisanego własnego, jeśli mają
przypisany własny profil logują się przy użyciu własnego profilu).
Jeśli użytkownik znajdzie się w kliku grupach to podczas logowania będzie miał
możliwość wyboru, którego profilu chce użyć.
Jeśli użytkownik
przypisany jest do
kilku grup pojawi się
pozycja z wyborem
profilu, który ma być
użyty
Naciśnij, aby ukryć
profil
Jeżeli użytkownik jest tylko w jednej grupie, nie będzie miał możliwości wyboru
profilu - użyty zostanie profil grupy.
Uprawnienia
Jedną z wielu zalet RAKSSQL jest rozbudowany system uprawnień, za pomocą którego
można ograniczyć dostęp do wielu funkcji programu osobom postronnym.
Uprawnienia podzielone są na
•
•
Uprawnienia globalne
Uprawnienia dotyczące firm
Uprawnienia mogą być definiowane dla grup lub dla poszczególnych użytkowników.
Administrator 15-7
Definiowanie uprawnień
Bez względu na ilość modułów występujących w systemie RAKSSQL, uprawnienia
podzielone są na grupy ze względu na funkcje, których dotyczą, oraz na sposób, w jaki
te funkcje oddziaływują na poszczególne elementy systemu.
Uprawnienia mogą być definiowane dla grup użytkowników lub indywidualnie dla
każdego użytkownika.
Kliknięcie prawym przyciskiem w oknie z poszczególnymi uprawnieniami, wywołuje
podręczne menu, gdzie dostępne są funkcje dotyczące przyznawania uprawnień:
Przyznanie wszystkich uprawnień
Odebranie wszystkich uprawnień
W programie wyróżniamy 2 rodzaje uprawnień:
1.
2.
Uprawnienia globalne
Uprawnienia wewnątrz firm
Uprawnienia globalne dotyczą ogólnych ustawień programów wchodzących w skład
systemu RAKSSQL oraz kartotek globalnych, wspólnych dla wszystkich składników
systemu. Oznacza to, że odebranie uprawnień do przeglądania kartoteki banków
(przykładowo) będzie miało skutek we wszystkich programach wchodzących w skład
systemu RAKSSQL.
Rola poszczególnych uprawnień została wyjaśniona w poniższej tabeli.
15-8 Administrator
Tabela 2 Uprawnienia globalne:
Uprawnienia globalne
Administrator
•
•
•
Dostosowywanie menu głównego, paska narzędzi i paska stanu
Przeglądanie rejestru błędów
Usuwanie błędów z rejestru
•
•
Edycja parametrów globalnych
Edycja parametrów lokalnych (stacji roboczej)
Kartoteka banków
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki banków
Dodawanie banku
Edycja banku
Usuwanie banku
Eksport kartoteki banków
Import banków do kartoteki
Wydruk kartoteki banków
Kartoteka stawek VAT
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki stawek VAT
Dodawanie stawki VAT
Edycja stawki VAT
Usuwanie stawki VAT
Eksport kartoteki stawek VAT
Import stawek VAT do kartoteki
Wydruk kartoteki stawek VAT
Kartoteka tabel kursowych
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki tabel kursowych
Dodawanie tabeli kursowej
Edycja tabeli kursowej
Usuwanie tabeli kursowej
Eksport kartoteki tabeli kursowej
Import tabeli kursowej
Wydruk kartoteki tabeli kursowej
Kartoteka walut
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki walut
Dodawanie waluty
Edycja waluty
Usuwanie waluty
Eksport kartoteki waluty
Import walut do kartoteki
Wydruk kartoteki walut
Kartoteka źródeł przychodów
udziałowców i udziałów
•
Przeglądanie całej kartoteki
Interfejs użytkownika
Rejestr błędów
Parametry programów
Kartoteki globalne
Administrator 15-9
Tabela 2 Uprawnienia globalne (ciąg dalszy):
Uprawnienia globalne
Kartoteka źródeł przychodów, udziałowców, udziałów
Lata kalendarzowe
•
•
•
Dodawanie roku kalendarzowego
Eksport listy lat kalendarzowych
Usuwanie roku kalendarzowego
Źródła przychodów
•
•
•
•
•
Udziałowcy
•
•
•
•
•
•
•
•
Dodawanie źródła przychodów
Edycja źródła przychodów
Usuwanie źródła przychodów
Eksport kartoteki źródła przychodów
Definiowanie przychodów i kosztów dla źródeł dla których
rozliczanie nie jest prowadzenie w systemie
Dodawanie udziałowca
Edycja udziałowca
Usuwanie udziałowca
Eksport kartoteki udziałowców
Definiowanie stawek ZUS
Dodawanie udziału
Edycja udziału
Usuwanie udziału
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy stawek przejazdu pojazdów
Dodawanie stawki przejazdu pojazdów
Edycja stawki przejazdu pojazdów
Usuwanie stawki przejazdu pojazdów
Eksport stawki przejazdu pojazdów
Udziały
Kartoteka stawek przejazdu
pojazdów
System raportowania
Raporty
•
•
•
•
•
•
•
Tworzenie raportu
Usuwanie raportu
Zmiana uprawnień do raportu
Wykonanie raportu
Zmiana parametrów raportu (użyte funkcje, nazwa)
Projektowanie raportu
Modyfikacja gotowego raportu
Deklaracje
•
•
•
Dodawanie kategorii
Usuwanie kategorii
Edycja kategorii
Deklaracje
•
•
•
•
•
Przeglądanie deklaracji
Dodawanie deklaracji
Edycja deklaracji
Usuwanie deklaracji
Drukowanie deklaracji
15-10 Administrator
Uprawnienia wewnątrz firm to uprawnienia które dotyczą poszczególnych
funkcjonalności i są nadawane indywidualnie dla każdej firmy.
Uprawnienia wewnątrz firm podzielone są na:
1.
2.
3.
4.
5.
Kliknij aby
rozwinąć listę
firm
Wspólne
Magazyny
Kasy
Rachunki bankowe
Lata obrachunkowe
Uprawnia wewnętrzne na zakładce „Wspólne” zostały wyszczególnione w poniższej
tabeli.
Tabela 3 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Wspólne”:
Uprawnienia wewnątrz firm
Wspólne
Kartoteki wspólne:
Kartoteka kontaktów
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki kontaktów
Dodawanie kontaktu
Edycja kontaktu
Usuwanie kontaktu
Eksport kartoteki kontaktów
Import kontaktów do kartoteki
Wydruk kartoteki kontaktów
Blokowanie kontaktu
Kartoteka grup kontaktów
•
•
•
Dodawanie grupy kontaktów
Edycja grupy kontaktów
Usuwanie grupy kontaktów
Kartoteka filii
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki filii
Zakładanie filii
Edycja filii
Usuwanie filii
Administrator 15-11
Tabela 3
Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Wspólne” (ciąg dalszy):
Uprawnienia wewnątrz firm
Wspólne
Kartoteka filii
•
•
•
Eksport kartoteki filii
Import filii do kartoteki
Wydruk kartoteki filii
Rozrachunki
•
•
Przeglądanie rozrachunków
Rozliczanie rozrachunków
Kartoteka metod płatności
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki metod płatności
Dodawanie metody płatności
Edycja metody płatności
Usuwanie metody płatności
Eksport kartoteki metody płatności
Import metod płatności do kartoteki
Wydruk kartoteki metod płatności
Kartoteka opisów wzorcowych
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki opisów wzorcowych
Dodawanie opisu wzorcowego
Edycja opisu wzorcowego
Usuwanie opisu wzorcowego
Eksport kartoteki opisów wzorcowych
Import opisów wzorcowych do kartoteki
Wydruk kartoteki opisów wzorcowych
Magazyny
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy magazynów
Zakładanie magazynu
Edycja magazynu
Eksport listy magazynów
Import magazynów
Wydruk listy magazynów
Cennik
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie cennika
Tworzenie cennika
Edycja cennika
Usuwanie cennika
Eksport listy cenników
Import cenników
Wydruk zawartości cennika
Blokowanie cennika
Wspólne
Sprzedaż i Magazyn:
15-12 Administrator
Tabela 3 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Wspólne” (ciąg dalszy):
Uprawnienia wewnątrz firm
Wspólne
Sprzedaż i Magazyn
Kartoteka rodzajów cen
sprzedaży
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki rodzajów cen sprzedaży
Dodawanie rodzaju ceny
Edycja rodzaju ceny
Usuwanie rodzaju ceny
Eksport kartoteki rodzajów cen sprzedaży
Import rodzajów cen sprzedaży do kartoteki
Wydruk kartoteki rodzajów cen sprzedaży
Kartoteka grup towarów
•
•
•
Dodawanie grupy towarów
Edycja grupy towarów
Usuwanie grupy towarów
Kartoteka kodów dokumentów
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki kodów dokumentów
Dodawanie kodu dokumentu
Edycja kodu dokumentu
Usuwanie kodu dokumentu
Eksport kartoteki kodów dokumentów
Import kodów dokumentów do kartoteki
Wydruk kartoteki kodów dokumentów
Kartoteka lokalizacji
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki lokalizacji
Dodawanie lokalizacji
Edycja lokalizacji
Usuwanie lokalizacji
•
Eksport kartoteki lokalizacji
•
•
Import lokalizacji do kartoteki
Wydruk kartoteki lokalizacji
Kartoteka jednostek miar
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna jednostek miar
Dodawanie jednostki miary
Edycja jednostki miary
Usuwanie jednostki miary
Eksport kartoteki jednostek miar
Import jednostek miar do kartoteki
Wydruk kartoteki jednostek miar
Kartoteka rodzajów rabatów
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie kartoteki rodzajów rabatu
Dodawanie rodzaju rabatu
Edycja rodzaju rabatu
Usuwanie rodzaju rabatu
Eksport kartoteki rodzajów rabatów
Import rodzajów rabatu do kartoteki
Wydruk kartoteki rodzajów rabatów
Administrator 15-13
Tabela 3
Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Wspólne” (ciąg dalszy):
Uprawnienia wewnątrz firm
Wspólne
Sprzedaż i Magazyn
Kartoteka receptur
produkcyjnych
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie kartoteki receptur produkcyjnych
Dodawanie receptury produkcyjnej
Edycja receptury produkcyjnej
Usuwanie receptury produkcyjnej
Eksport kartoteki receptur produkcyjnych
Import receptur produkcyjnych do kartoteki
Wydruk kartoteki receptur produkcyjnych
Kartoteka rozmiarów towarów
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie kartoteki rozmiarów towarów
Dodawanie rozmiaru towaru
Edycja rozmiaru towaru
Usuwanie rozmiaru towaru
Eksport kartoteki rozmiarów towaru
Import rozmiarów towaru do kartoteki
Wydruk rozmiaru towaru
Kartoteka sposobów zapłaty
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie kartoteki sposobów zapłaty
Dodawanie sposobu zapłaty
Edycja sposobu zapłaty
Usuwanie sposobu zapłaty
Eksport kartoteki sposobów zapłaty
Import sposobów zapłaty do kartoteki
Wydruk kartoteki sposobów zapłaty
Kartoteka towarów
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie kartoteki towarów
Dodawanie kartoteki towarów
Edycja kartoteki towarów
Usuwanie towaru
Eksport kartoteki towarów
Import towarów do kartoteki
Wydruk kartoteki towarów
Ustawienia alternatywne dla
towaru
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie ustawień alternatywnych dla towaru
Wprowadzanie ustawień alternatywnych dla towaru
Edycja ustawień alternatywnych dla towaru
Usuwanie ustawień alternatywnych dla towaru
Wydruk ustawień alternatywnych dla towaru
Eksport ustawień alternatywnych dla towaru
Import ustawień alternatywnych dla towaru
Ustawienia alternatywne dla
kontrahenta
•
•
•
•
Przeglądanie ustawień alternatywnych dla kontrahenta
Wprowadzanie ustawień alternatywnych dla kontrahenta
Edycja ustawień alternatywnych dla kontrahenta
Usuwanie ustawień alternatywnych dla kontrahenta
15-14 Administrator
Tabela 3
Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Wspólne” (ciąg dalszy):
Uprawnienia wewnątrz firm
Wspólne
Sprzedaż i Magazyn
•
•
Edycja ustawień drukarki fiskalnej
Edycja ustawień stacji roboczej
•
Edycja ustawień dla firmy
Kartoteka kas
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki kas
Tworzenie kasy
Edycja kasy
Usuwanie kasy
Dołączanie/ odłączanie walut
Kartoteka rachunków
bankowych
•
•
•
•
•
Przeglądanie okna kartoteki rachunków bankowych
Dodawanie rachunku bankowego
Edycja rachunku bankowego
Usuwanie rachunku bankowego
Dołączanie/ odłączanie walut
Wzorce wydruków
•
Przeglądanie wzorców wydruków
Ustawienia
Kasa i Bank
Po przyznaniu wspólnych praw dostępu do programu RAKSSQL przystępujemy do
nadawania praw dostępu do poszczególnych modułów systemu.
Uruchamiając poszczególne zakładki zaznaczamy prawa dostępu do magazynu, kasy i
rachunku bankowego.
Uprawnienia te zaznaczanie są indywidualnie dla każdego magazynu, kasy i rachunku
bankowego.
Po przyznaniu prawa dostępu do wybranego magazynu, możliwe jest również
określenie bardziej szczegółowych uprawnień do wykonywania operacji związanych z
danym magazynem i dokumentami w jego obrębie.
Rola uprawnień na zakładce „Magazyny” została wyjaśniona w poniższej tabeli.
Tabela 4 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Magazyny”:
Uprawnienia wewnątrz firm
Magazyny
Szybka sprzedaż
•
Prowadzenie szybkiej sprzedaży
•
•
Przeglądanie listy dokumentów sprzedaży
Eksport dokumentów sprzedaży
Dokumenty sprzedaży
Dokumenty sprzedaży
Administrator 15-15
Tabela 4 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Magazyny” (ciąg dalszy):
Uprawnienia wewnątrz firm
Magazyny:
Dokumenty sprzedaży:
Dokumenty sprzedaży
•
•
•
•
•
•
•
Import dokumentów sprzedaży
Dostęp do cen zakupu podczas sprzedaży
Zmiana rodzaju i wartości cen sprzedaży, rabatu
Wybór towaru z dowolnej dostawy
Wydruk dokumentów sprzedaży
Zmiana sposobu płatności
Zmiana stawki VAT
Faktura sprzedaży
•
•
•
•
•
Wystawianie faktur sprzedaży
Edycja faktur sprzedaży
Usuwanie faktur sprzedaży
Blokowanie faktur sprzedaży
Fiskalizacja faktur sprzedaży
Paragon
•
•
•
•
•
Wystawianie paragonów
Edycja paragonów
Usuwanie paragonów
Blokowanie paragonów
Fiskalizacja paragonów
Faktura eksportowa
•
•
Wprowadzanie faktur eksportowych
Edycja faktur eksportowych
•
•
•
Usuwanie faktur eksportowych
Blokowanie faktur eksportowych
Fiskalizacja faktur eksportowych
•
•
•
Wystawianie faktury WDT
Edycja faktury WDT
Usuwanie faktury WDT
•
Blokowanie faktury WDT
Korekta sprzedaży
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy korekt sprzedaży
Wprowadzanie korekt sprzedaży
Edycja korekt sprzedaży
Usuwanie korekt sprzedaży
Eksport korekt sprzedaży
Import korekt sprzedaży
Wydruk korekt sprzedaży
Blokowanie korekt sprzedaży
Faktura zaliczkowa i jej korekta
•
•
•
•
•
Przeglądanie list faktur zaliczkowych i ich korekt
Eksport faktur zaliczkowych i ich korekt
Zmiana rodzaju i wartości cen sprzedaży
Wydruk faktur zaliczkowych i ich korekt
Zmiana sposobu płatności
Wewnątrzwspólnotowa
Dostawa Towarów (WDT)
15-16 Administrator
Tabela 4 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Magazyny” (ciąg dalszy):
Uprawnienia wewnątrz firm
Magazyny:
Dokumenty sprzedaży::
Faktura zaliczkowa
•
•
•
•
Wprowadzanie faktur zaliczkowych
Edycja faktur zaliczkowych
Usuwanie faktur zaliczkowych
Blokowanie faktur zaliczkowych
Korekta faktury zaliczkowej
•
•
•
•
Wprowadzanie korekt faktur zaliczkowych
Edycja korekt faktur zaliczkowych
Usuwanie korekt faktur zaliczkowych
Blokowanie korekt faktur zaliczkowych
Faktura zakupu
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie list faktur zakupu
Wprowadzanie faktur zakupu
Edycja faktur zakupu
Usuwanie faktur zakupu
Eksport faktur zakupu
Import faktur zakupu
Wydruk faktur zakupu
Blokowanie faktur zakupu
Korekta zakupu
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie list korekt zakupu
Wprowadzanie korekt zakupu
Edycja korekt zakupu
Usuwanie korekt zakupu
Eksport korekt zakupu
Import korekt zakupu
Wydruk korekt zakupu
Blokowanie korekt zakupu
Wydanie zewnętrzne
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie list dokumentów WZ
Wprowadzanie dokumentów WZ
Edycja dokumentów WZ
Usuwanie dokumentów WZ
Eksport dokumentów WZ
Import dokumentów WZ
Wydruk dokumentów WZ
Blokowanie dokumentów WZ
Przyjęcie zewnętrzne (PZ)
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy przyjęć zewnętrznych
Wprowadzanie przyjęć zewnętrznych
Edycja przyjęć zewnętrznych
Usuwanie przyjęć zewnętrznych
Eksport przyjęć zewnętrznych
Import przyjęć zewnętrznych
Zakupy:
Dokumenty magazynowe:
Administrator 15-17
Tabela 4 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Magazyny” (ciąg dalszy):
Uprawnienia wewnątrz firm
Magazyny:
Dokumenty magazynowe:
Rozchód wewnętrzny (RW)
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy rozchodów wewnętrznych
Wprowadzanie rozchodów wewnętrznych
Edycja rozchodów wewnętrznych
Usuwanie rozchodów wewnętrznych
Eksport rozchodów wewnętrznych
Import rozchodów wewnętrznych
Wydruk listy rozchodów wewnętrznych
Blokowanie rozchodów wewnętrznych
Przyjęcie wewnętrzne (PW)
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy przyjęć wewnętrznych
Wprowadzanie przyjęć wewnętrznych
Edycja przyjęć wewnętrznych
Usuwanie przyjęć wewnętrznych
Eksport przyjęć wewnętrznycH
Import przyjęć wewnętrznych
Wydruk listy przyjęć wewnętrznych
Blokowanie przyjęć wewnętrznych
Przesunięcia
międzymagazynowe
rozchodowe (MMW)
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy dokumentów MMW
Wprowadzanie dokumentów MMW
Edycja dokumentów MMW
Usuwanie dokumentów MMW
Eksport dokumentów MMW
Import dokumentów MMW
Wydruk dokumentów MMW
Blokowanie dokumentów MMW
Przesunięcia
międzymagazynowe
przychodowe (MMP)
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy dokumentów MMP
Wprowadzanie dokumentów MMP
Edycja dokumentów MMP
Usuwanie dokumentów MMP
Eksport dokumentów MMP
Import dokumentów MMP
Wydruk dokumentów MMP
Blokowanie dokumentów MMP
Remanent (RE)
•
•
•
•
Przeglądanie listy remanentów
Tworzenie remanentów
Edycja remanentów
Usuwanie remanentów
15-18 Administrator
Tabela 4 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Magazyny” (ciąg dalszy):
Uprawnienia wewnątrz firm
Magazyny:
Dokumenty magazynowe:
•
•
•
•
•
Eksport remanentów
Wydruk remanentów
Blokowanie /odblokowywanie pozycji remanentów
Zatwierdzanie remanentów
Anulowanie remanentów
Zamówienie od klienta (ZK
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy zamówień od klientów
Wprowadzanie zamówień od klientów
Edycja zamówień od klientów
Usuwanie zamówień od klientów
Eksport zamówień od klientów
Import zamówień od klientów
Wydruk listy zamówień od klientów
Blokowanie zamówień do klientów
Zamówienie do dostawcy (ZD)
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy zamówień do dostawców
Wprowadzanie zamówień do dostawców
Edycja zamówień do dostawców
Usuwanie zamówień do dostawców
Eksport zamówień do dostawców
Import zamówień do dostawców
Wydruk listy zamówień do dostawców
Blokowanie zamówień do dostawców
•
•
•
•
•
•
•
•
Przeglądanie listy protokołów szybkiej produkcji
Wprowadzanie protokołów szybkiej produkcji
Edycja protokołów szybkiej produkcji
Usuwanie protokołów szybkiej produkcji
Eksport protokołów szybkiej produkcji
Import protokołów szybkiej produkcji
Wydruk protokołów szybkiej produkcji
Blokowanie protokołów szybkiej produkcji
•
•
Masowe blokowanie/ odblokowywanie dokumentów
Zmiana informacji o towarze wewnątrz magazynu
Remanent (RE)
Zamówienia:
Produkcja
Protokół szybkiej produkcji
Inne
Inne
Administrator 15-19
Tak jak w przypadku magazynów, bardziej szczegółowe uprawnienia dotyczące
operacji wykonywanych w obrębie kasy, dostępne są dopiero po przyznaniu prawa
dostępu do wybranej kasy.
Rola uprawnień na zakładce „Kasy” została wyjaśniona w poniższej tabeli.
Tabela 5 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Kasy”:
Uprawnienia wewnątrz firm
Kasy
Dokumenty kasowe
Dokumenty kasowe
•
•
•
Przeglądanie dokumentów kasowych
Drukowanie dokumentów kasowych
Rozliczanie dokumentów kasowych
Dokumenty przyjęcia
•
•
•
Tworzenie dokumentów przyjęcia
Edycja dokumentów przyjęcia
Usuwanie dokumentów przyjęcia
Dokumenty wydania
•
•
•
Tworzenie dokumentów wydania
Edycja dokumentów wydania
Usuwanie dokumentów wydania
Schematy dokumentów
kasowych
•
Przeglądanie schematów dokumentów kasowych
•
•
•
Tworzenie schematów dokumentów kasowych
Edycja schematów dokumentów kasowych
Usuwanie schematów dokumentów kasowych
Raporty kasowe
•
•
•
•
Przeglądanie raportów kasowych
Tworzenie raportów kasowych
Usuwanie raportów kasowych
Podgląd dokumentów objętych raportem
•
•
•
•
Przeglądanie raportów kasowych
Tworzenie raportów kasowych
Edycja raportów kasowych
Usuwanie raportów kasowych
•
Przeglądanie stanu kasy
Raporty kasowe
Schematy raportów kasowych
Stan kasy
Stan kasy
15-20 Administrator
Bardziej szczegółowe uprawnienia dotyczące operacji wykonywanych w obrębie
rachunków bankowych dostępne są dopiero po przyznaniu prawa dostępu do
wybranego rachunku.
Rola uprawnień na zakładce „Rachunki bankowe” została wyjaśniona w poniższej
tabeli.
Tabela 6 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Rachunki bankowe”:
Uprawnienia wewnątrz firm
Rachunki bankowe
Przelewy
Przelewy
•
Przeglądanie przelewów
•
Tworzenie przelewów
•
Edycja przelewów
•
Usuwanie przelewów
Schematy poleceń przelewu:
Schematy poleceń przelewu:
•
Przeglądanie schematów poleceń przelewu
•
Tworzenie schematów poleceń przelewu
•
Edycja schematów poleceń przelewu
•
Usuwanie schematów poleceń przelewu
Wyciągi bankowe
Wyciągi bankowe
•
Przeglądanie wyciągów bankowych
•
Tworzenie wyciągów bankowych
•
Edycja wyciągów bankowych
•
Usuwanie wyciągów bankowych
•
Import poleceń przelewu do wyciągu
•
Rozliczanie wyciągów bankowych
Schematy importu poleceń przelewu na wyciąg bankowy
Schematy importu poleceń
przelewu na wyciąg bankowy
•
Przeglądanie schematów importu
•
Tworzenie schematów importu
•
Edycja schematów importu
•
Usuwanie schematów importu
Administrator 15-21
Rola uprawnień na zakładce „Lata obrachunkowe” została wyjaśniona w poniższej
tabeli.
Tabela 6 Uprawnienia wewnątrz firm na zakładce „Lata obrachunkowe”:
Uprawnienia wewnątrz firm
Lista lat obrachunkowych
Plan kont
•
Przeglądanie planu kont
•
Dodawanie kont
•
Edycja kont
•
Dodawanie kont
•
Usuwanie kont
•
Przypisywanie kont do zestawień bilansowych
•
Drukowanie planu kont
•
Eksport planu kont
•
Import planu kont
Biorąc pod uwagę, że jeden użytkownik może należeć do kilku grup, należy pamiętać,
że jego ostateczne uprawnienie do konkretnej operacji, jest sumą uprawnień z
poszczególnych grup. Oznacza to, że wystarczy przynależność użytkownika do jednej z
grup, która ma uprawnienie do np. wystawiania dokumentów kasowych, aby taką
operację mógł wykonać (pomimo że inna grupa do której należy, nie ma takiego
uprawnienia przyznanego).
Konfiguracja systemu
Plik „config.xml” zawierający konfigurację systemu tworzony jest automatycznie
podczas instalacji, a jego domyślna lokalizacja to „C:\Program Files\Raks\Bin”, o ile
użytkownik nie zadecydował, że system RAKSSQL ma być zainstalowany w innej
lokalizacji.
W pliku tym może znajdować się wiele konfiguracji, o ile istnieje potrzeba
przełączania się pomiędzy serwerami lub bazami danych, natomiast tylko jedna z nich
może być ustawiona jako domyślna.
Zawartość pliku konfiguracyjnego może być modyfikowana z poziomu programu
administracyjnego RAKSSQL Administrator.
15-22 Administrator
Lista
dostępnych
konfiguracji
Kliknij
prawym
przyciskiem
myszy aby
wywołać
podręczne
menu okna
Aby uruchomić program z żądaną konfiguracją nie ma potrzeby zmieniać jej na
domyślną.
Najwygodniej jest we właściwościach skrótu dopisać nazwę konfiguracji, zgodnie z
którą program ma zostać uruchomiony.
Wpisz nazwę, jeśli
program ma być
uruchamiany z
konfiguracją inną niż
domyślna
Administrator 15-23
Definiowanie i edycja konfiguracji
Informacje, jakie trzeba wypełnić w oknie definiowania konfiguracji, zależne są od
rodzaju serwera, którego dana konfiguracja będzie dotyczyć.
Wybierz
rodzaj
serwera baz
danych
Zaznacz, jeśli
program powinien
używać konfiguracji
domyślnej
W przypadku, gdy połączenie będzie odbywać się z serwerem lokalnym, wymagane
jest podanie jedynie nazwy konfiguracji oraz lokalizacji baz danych. Natomiast gdy
program powinien łączyć się z serwerem sieciowym, należy podać również nazwę
serwera oraz adres IP (w przypadku gdy jest to wartość nie zmieniająca się).
W zależności od rodzaju protokołów komunikacyjnych, na jakich bazuje sieć, w polu
„Rodzaj serwera” należy wybrać jedną z wartości:
• Serwer sieciowy TCP\IP
• Serwer sieciowy NetBEUI
Należy pamiętać, że w przypadku serwera sieciowego, jako „Lokalizację baz danych”
należy wpisać ścieżkę do baz danych taką, jak to wynika z położenia baz na serwerze.
Licencje
Moduł administracyjny systemu RAKSSQL pozwala użytkownikowi kontrolować ilość
stanowisk dla poszczególnych funkcjonalności.
15-24 Administrator
Ustaw się na
pozycji licencje
aby wczytać
licencje
Wczytaj licencje,
które otrzymałeś
podczas zakupu
programu
W pierwszym etapie (zaraz po instalacji) należy wczytać licencje z pliku dla wersji
ewaluacyjnej (demonstracyjnej) lub pełnej wersji programu. Licencję można również
wprowadzić poprzez wpisanie zestawu 16- znakowych kluczy. W pliku z licencjami
zapisany jest zbiór funkcjonalności dostępny w systemie.
W przypadku wersji ewaluacyjnej konieczne jest wygenerowanie zamówienia
określającego zakres funkcjonalny systemu RASSQL oraz podania danych
kontaktowych. Zamówienie można wygenerować podczas uruchamiania dowolnego z
programów. Wygenerowanie zamówienia wersji ewaluacyjnej będzie dostępne również
w programie Administrator. Podczas uruchamiania programu bez wprowadzonej
licencji pojawia się okno:
Naciśnij przycisk
aby zamówić
licencję na wersję
ewaluacyjną
Administrator 15-25
Okno umożliwia zarówno wygenerowanie zamówienia wersji ewaluacyjnej jak i
wczytanie licencji do systemu.
Następnie, należy założyć firmę. Po zaakceptowaniu danych firmy pojawi się okno:
Można wprowadzić
dane przykładowe
Jeśli użytkownik posiada wersje ewaluacyjną i chciałby mieć dane przykładowe
podczas tworzenia bazy danych może wybrać opcję „Wprowadź dane przykładowe”.
Następnie, należy dodać użytkowników oraz nadać im uprawnienia do poszczególnych
funkcji systemu.
Użytkownik, instalując program po raz pierwszy, w ciągu 30 dni od daty instalacji ma
możliwość zapoznania się z programem, bez konieczności posiadania pełnej licencji na
jego użytkowanie. W trakcie trwania tego okresu można go uruchamiać jednocześnie
tylko na jednym stanowisku komputerowym (przy konfiguracji sieciowej).
Po upływie 30 dni, program zostaje zablokowany - wymagane jest podanie klucza
licencji podstawowej, który uzyskać można w dziale handlowym firmy MSM Sp. z o.o.
Po nadaniu licencji podstawowej, program powinien zostać zarejestrowany w terminie
do 60 dni, co potwierdza legalność zakupu, oraz umożliwia skorzystanie z
dodatkowych opcji licencji (subskrybcja, zmiana rodzaju licencji, rozszerzanie
możliwości).
Rejestracja polega na wypełnieniu karty rejestracyjnej oraz przesłaniu jej na adres
firmy MSM Sp. z o.o. drogą pocztową lub elektroniczną, a także na wprowadzeniu
klucza rejestracyjnego uzyskanego od konsultanta firmy MSM Sp. z o.o.
umożliwia wprowadzenie licencji dla wybranej opcji
dostęp do dodatkowych, serwisowych funkcji (usunięcie licencji,
konfiguracja stanowiska). Ich użycie powinno odbywać się wyłącznie na prośbę
konsultanta firmy MSM Sp. z o.o.
15-26 Administrator
Wirtualny System Plików
Wirtualny system plików powstał w celu umożliwienia użytkownikowi stworzenia
własnych wirtualnych dysków, które będą dostępne z programu RAKSSQL przez
wszystkich użytkowników programu.
Te wirtualne dyski dostępne są praktycznie w każdym miejscu w programie na
zakładce „Załączniki” np. na dokumencie księgowym, dokumentach magazynowych,
ewidencji środków trwałych, kartotece. Poprzez załączniki program umożliwia
podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych
(utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów.
Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z
poziomu administratora.
Tutaj można
wybrać opcję
wirtualnego
systemu plików.
W tym oknie wyświetlona jest
lokalizacja udziału. Tutaj także
użytkownik może zdefiniować
miejsce przechowywania plików.
Po uruchomieniu okna „Wirtualny system plików” w systemie administrator widoczne będą
wirtualne przestrzenie dyskowe.
Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej
firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych.
Administrator 15-27
Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których
pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany
dysk sieciowy.
Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję
„Administracja/Eksplorator systemu plików”.
Po uruchomieniu systemu plików pojawi się okno, w którym będzie można przeglądać
wspólne zasoby.
Tu można
wybrać
utworzone w
administratorze
wirtualne
przestrzenie
dyskowe.
Tutaj wyświetlane
są pliki z wcześniej
podanej lokalizacji.
Usunięcie dowolnego katalogu lub pliku z okna „Eksplorator” dla folderu współdzielnego
powoduje trwałe jego usunięcie z systemu.
15-28 Administrator
Rozszerzenie utworzonej wcześniej bazy danych możliwe jest w każdym oknie, gdzie znajdują
pojawia
się załączniki np. na dokumencie sprzedaży. Po uruchomieniu przycisku
się to samo okno „Eksplorator”, które można uruchomić z menu „Administracja” (patrz
powyżej). Dostępne tu będą operacje ( po uruchomieniu prawego przycisku myszy):
• Import plików z dowolnej lokalizacji
• Tworzenie nowego folderu (można tu zaimportować dowolny plik)
• Wklejanie wcześniej kopiowanych plików
• Usuwanie nieużywanych plików
W oknie „Eksplorator” należy zaznaczyć dowolny plik lub utworzony katalog i nacisnąć
. Następnie pojawi się okno z opisem załącznika:
Utworzone tutaj grupy
mogą posłużyć do
grupowania
załączników
Po zapisaniu powyższego okna załącznik zostanie przypisany do dokumentu. Do dokumentu
może być przypisana dowolna ilość załączników.
Administrator 15-29
Wszystkie przypisane załączniki widoczne będą w dokumencie na zakładce ”Załączniki”.
Przykładowe okno:
Pogrupowana lista
dołączonych do dokumentu
załączników
15-30 Administrator
Dodawanie
załącznika do
dokumentu
Usuwanie załącznika z
dokumentu
Obsługa baz danych
W punkcie tym krok po kroku omówione zostanie tworzenie kopii zapasowej bazy
danych oraz uaktualnienie wersji bazy danych.
Kopia zapasowa
Kopię zapasową bazy należy wykonywać możliwie często, proporcjonalnie do ilości
operacji na niej wykonywanych.
Kliknij aby
zaznaczyć bazy,
których kopia ma
zostać utworzona
Wciśnięcie przycisku umieszczonego na dole okna przeglądania,
rozpoczyna proces tworzenia kopii zapasowej.
Raport końcowy, który wyświetlany jest po zakończeniu kopiowania informuje, czy
operacja przebiegła pomyślnie.
Ponieważ program tworzy kopię wskazanych baz w tej samej lokalizacji, w której
znajdują się bazy źródłowe, warto zadbać o ich przeniesienie na zewnętrzny nośnik
danych.
Bazy danych to pliki z rozszerzeniem „GDB” (np. Raks3000.gdb), a ich kopie znajdują
się w plikach z rozszerzeniem „GBK” (np. Raks3000.gbk).
Proces odtwarzania baz danych z kopii zapasowej jest równie prosty jak jej tworzenie –
należy wskazać, które kopie mają zostać przywrócone.
Kliknij aby
zaznaczyć kopie,
które mają być
odtworzone
Administrator 15-31
Uaktualnienie
Okno narzędziowe aktualizacji zawiera informacje o bieżących wersjach baz danych,
co pozwala w szybki sposób stwierdzić, czy wykonanie tej operacji jest konieczne.
Aktualizacja baz danych uruchamiana jest automatycznie przez program instalatora tuż
po instalacji nowej wersji, nie jest więc konieczne samodzielne uruchamianie tej
funkcji.
Wersja
aktualna
Jeżeli wymagana wersja baz danych jest różna od wersji bieżącej, a
program nie uruchomił automatycznie modułu aktualizacyjnego (lub podczas
aktualizacji wystąpiły błędy), należy samodzielnie zaznaczyć bazy danych, które
powinny zostać zaktualizowane, a następnie uruchomić proces aktualizacji, po którego
zakończeniu przedstawiony zostanie raport z przebiegu operacji.
Zarządzanie wydajnością bazy danych
Okno zarządzania wydajnością baz danych umożliwia modyfikację niektórych
parametrów baz danych, mogących mieć wpływ na szybkość i poprawność działania
systemu. Dzięki temu można lepiej dopasować mechanizm obsługi baz danych do
warunków konkretnego systemu komputerowego (sprzęt, oprogramowanie,
komunikacja sieciowa) oraz wymagań funkcjonalnych (ilość i charakter
wprowadzanych danych). Okno to udostępnia też narzędzia do konserwacji i naprawy
baz danych.
Uwaga!
Niewłaściwa konfiguracja może prowadzić do spowolnienia pracy lub unieruchomienia
systemu, a w niektórych przypadkach do utraty danych. Z tego względu wszelkie
15-32 Administrator
operacje dostępne z poziomu niniejszego okna powinny być wykonywane wyłącznie
przez osobę posiadającą odpowiednią wiedzę i doświadczenie z zakresu zarządzania
systemami baz danych.
Modyfikacji parametrów oraz innych operacji dokonuje się niezależnie dla każdej bazy
danych (bazy globalnej oraz baz wszystkich firm założonych w systemie). Stąd też
pierwszą operacją, jakiej należy dokonać, jest wybór odpowiedniej bazy danych.
Wówczas w sekcji „Właściwości bazy danych” wyświetlone zostaną bieżące wartości
parametrów wybranej bazy.
Dostępna pamięć (domyślna wartość: 2048)
Wszelkie operacje związane z bazą danych są wykonywane na blokach pamięci
zwanych stronami. Całkowita ilość pamięci, z jakiej może korzystać baza danych, jest
równa rozmiarowi pojedynczej strony pomnożonemu przez liczbę dostępnych stron. W
systemie RAKS SQL przyjęto, że rozmiar strony wynosi 4 KB. Wartość ta jest
jednakowa dla wszystkich baz danych i nie podlega modyfikacji. Zatem jedyną metodą
wpływania na rozmiar pamięci dostępnej dla bazy danych jest zmiana liczby stron, z
których baza może na raz korzystać.
Zwiększenie ilości pamięci, z której może korzystać baza danych, może dość istotnie
poprawić wydajność systemu. Teoretycznie górnym limitem jest fizyczny rozmiar
dostępnej pamięci RAM na serwerze. Trzeba jednak mieć na uwadze ilość
jednocześnie obsługiwanych baz, a także wymogi pozostałego zainstalowanego
oprogramowania. Z tego względu ilość dostępnej pamięci należy dobrać
eksperymentalnie, badając wydajność systemu przy różnych ustawieniach. W praktyce,
w typowych systemach komputerowych, liczba ładowanych stron nie powinna
przekraczać 10000.
Administrator 15-33
Automatyczne porządkowanie bazy danych (domyślna wartość: 20000)
Przy każdej operacji edycji lub usuwania danych, oprócz nowych wartości w bazie
zachowywana jest też kopia dotychczasowego rekordu. Powoduje to stopniowy
przyrost rozmiaru bazy danych oraz spowolnienie dostępu do danych. Co pewien czas
w bazie danych automatycznie uruchamiana jest procedura usuwania przedawnionych
rekordów. Operacja ta nosi nazwę porządkowania bazy danych. O ile zysk z jej
wykonania nie budzi wątpliwości, to jednak w chwili jej przeprowadzania następuje
znaczny spadek wydajności serwera. Stąd też ważne jest, by odpowiednio dobrać
odstęp pomiędzy kolejnymi wywołaniami operacji porządkowania.
Administrator może określić, co ile transakcji następuje automatyczne uporządkowanie
bazy danych. Można też całkowicie wyłączyć ten mechanizm (wpisując wartość '0'). W
takim wypadku procedurę porządkowania należy okresowo wywoływać 'ręcznie',
najlepiej w chwili najmniejszego obciążenia systemu.
Natychmiastowy zapis danych (domyślna wartość: włączony)
Opcja ta decyduje o tym, kiedy następuje fizyczny zapis zmian w bazie danych na
dysk.
•
Przy włączonej opcji, wszystkie nowe i zmienione dane są natychmiast
zapisywane na twardym dysku. Serwer czeka na zakończenie operacji zapisu i
dopiero wtedy przystępuje do wykonywania następnych operacji.
•
Przy wyłączonej opcji zapis odbywa się asynchronicznie. Zmiany nie są od razu
zapisywane na dysku, lecz przez pewien czas są buforowane w pamięci. To system
operacyjny decyduje o tym, kiedy mają zostać ostatecznie zapisane. Ponieważ
odbywa się to w równoległym wątku, program może od razu przystąpić do
wykonywania następnych zadań, nie czekając na sfinalizowanie zapisu.
Z praktyki wynika, że wyłączenie opcji zapisu natychmiastowego może znacznie
poprawić wydajność systemu (w typowym przypadku około 4 razy, w przypadkach
szczególnych nawet do 20 razy). Zapis asynchroniczny obarczony jest jednak
ryzykiem utraty ostatnio wprowadzonych danych w przypadku zawieszenia systemu
lub nagłego zaniku zasilania. Dlatego przed podjęciem decyzji o wyłączeniu opcji
natychmiastowego zapisu danych należy uwzględnić następujące zagadnienia:
Stabilność systemu operacyjnego
Nie zaleca się stosowania zapisu asynchronicznego na serwerach z systemem
operacyjnym Windows (zwłaszcza Windows 9x i Me). W razie zawieszenia takiego
systemu ostatnio wprowadzone dane nie zostaną zapisane. Serwery linuxowe uważane
są za stabilniejsze, jednak i tu zalecana jest duża ostrożność.
Zabezpieczenie serwera przed utratą zasilania
Aby zastosować zapis asynchroniczny na komputerze stacjonarnym, musi być on
podłączony do urządzenia UPS. Na komputerach przenośnych (laptop) nie należy
wyłączać zapisu natychmiastowego.
15-34 Administrator
Sposób i intensywność wprowadzania danych
Jeśli dane są wprowadzane jednocześnie z wielu stanowisk, raczej nie należy wyłączać
opcji zapisu natychmiastowego. Uzupełnienie takich danych w razie ich ewentualnej
utraty może być kłopotliwe. Jeśli natomiast planowana jest duża jednorazowa operacja
wprowadzania danych (np. import dużej ilości danych z pliku), w celu jej
przyspieszenia można spróbować użyć zapisu asynchronicznego.
Kliknięcie przycisku [ZAPISZ] powoduje zapisanie aktualnego stanu parametrów bazy
danych. Aby zapis był możliwy, w danym momencie nie może być innych aktywnych
połączeń do wskazanej bazy danych.
Przycisk [WCZYTAJ] pozwala napełnić pola edycyjne aktualnymi wartościami
parametrów odczytanymi z bazy danych, zaś przycisk [DOMYŚLNE] - wartościami
domyślnymi.
Kliknięcie polecenia [UPORZĄDKUJ] powoduje natychmiastowe uruchomienie
procedury porządkowania bazy danych, niezależnie od ustawień opcji porządkowania
automatycznego.
Narzędzia
W punkcie tym omówiony zostanie monitor systemu oraz rejestr błędów, który ułatwia
wymianę informacji z serwerem.
Monitor systemu
Monitor systemu jest narzędziem pozwalającym na szybkie sprawdzenie, którzy
użytkownicy są aktualnie zalogowani do systemu.
W oknie przeglądania zawarte są informacje o użytkowniku który jest zalogowany oraz
o komputerze, z którego dokonano połączenia. Są to informacje istotne np. w
przypadku dokonywania aktualizacji, gdy do systemu nie powinien być zalogowany
żaden użytkownik.
W skrajnych przypadkach, podczas awarii systemu (np. zawieszenie się komputera),
może zaistnieć sytuacja kiedy pomimo iż użytkownik nie jest już zalogowany do
Administrator 15-35
systemu, nadal jest widoczny w monitorze systemu - program nie pozwala wówczas na
jego zalogowanie.
W takim przypadku należy usunąć użytkownika w monitorze systemu (klawisz
[USUŃ]).
Informacje o serwerze
Tutaj użytkownik może zapoznać się z informacjami o serwerze baz danych.
W pierwszej sekcji – Informacje o serwerze bazy danych - można dowiedzieć się,
jak nazywa się serwer, jaki jest jego adres IP, na jakim systemie operacyjnym działa,
oraz jaka jest aktualna wersja środowiska Firebird, na którym serwer pracuje.
W drugiej sekcji – Informacje o kliencie bazy danych - użytkownik może się
dowiedzieć, w którym miejscu na komputerze klienta przechowywana jest biblioteka
służąca do połączenia z bazą Firebird oraz podane są dane, którą wersję środowiska
posiada komputer kliencki. Wskazane jest, aby wersje środowiska Firebird na serwerze
i na komputerach klienckich były zgodne.
W trzeciej sekcji – Informacje o aktywnych połączeniach - użytkownik może się
dowiedzieć jaka jest ilość aktualnych połączeń z serwerem baz danych od czasu
ustanowienia sesji oraz ilość aktywnych baz danych, na których aktualnie operuje
serwer. Dalej wyświetlona jest lista plików aktywnych baz danych oraz ich lokalizacja
na dysku serwera.
Przyciskiem [Odśwież] lub klawiszem [F5] można odświeżyć zawartość strony, co
może się okazać pomocne dla administratora przy pracy z większą ilością baz danych.
15-36 Administrator
Wspólne funkcje systemu
W rozdziale omówione zostaną wspólne dla całego systemu RAKSSQL funkcje takie
jak koszyk edycji dokumentów, blokada, filtrowanie oraz drukowanie.
Reguły pracy z dokumentami
Reguły pracy z dokumentami:
•
Dokumenty wykorzystują dane zgromadzone w słownikach oraz kartotekach i na
ich podstawie oraz na podstawie dodatkowych informacji związanych z danym
dokumentem, dokonują zapisu.
•
Pozycja raz wpisana nie wymaga powtórnego wpisywania, a jedynie wyboru z
listy.
•
Wystawianie dokumentów płatności odbywa się automatycznie.
•
Jednorazowo wpisany dokument zostaje zarejestrowany i jest przechowywany w
bazie danych. Może być on wykorzystywany samodzielnie, jak i w powiązaniu z
innymi zarejestrowanymi dokumentami do różnego rodzaju wydruków i
zestawień.
•
Możliwość korekty (modyfikacji lub usunięcia) dokumentu daje użytkownikowi
pełną swobodę w zarządzaniu wprowadzonymi danymi.
•
Program RAKSSQL daje możliwość wprowadzania dokumentów wstecz, jeśli
rozpoczynamy pracę w trakcie roku podatkowego i zamierzamy uzupełnić dane od
początku roku.
Koszyk edycji dokumentów
Koszyk jest miejscem przechowywania towarów podczas wykonywania na nich
operacji (wydanie, przyjęcie towaru) oraz w sytuacjach awaryjnych programu.
Podczas wydania towaru z magazynu towar jest zdejmowany ze stanu natychmiast.
Wkładany jest do koszyka, a po zatwierdzeniu lub anulowaniu dokumentu jest z niego
zdejmowany.
Podczas przyjęcia towaru stan magazynu wzrasta dopiero po zatwierdzeniu dokumentu.
Towar wkładany jest do koszyka a po zatwierdzeniu lub anulowany koszyk jest
opróżniany.
Program nie pozwoli wystawić dokumentu na towar, który znajduje się w koszyku.
Interfejs 15-37
Gdy użytkownik zacznie modyfikować istniejący wcześniej dokument, a program
zostanie zatrzymany w sposób nieprzewidziany (np. na skutek awarii komputera),
wszystkie pozycje zostaną umieszczone w koszyku.
Zawartość koszyka można podejrzeć w opcji „Administracja/Koszyk edycji
dokumentów”.
Po uruchomieniu tej opcji pojawia się okno:
Towar w koszyku
Wystawiany
dokument
Użytkownik
Sposób usunięcia
pozycji z koszyka
W oknie „Podgląd zawartości koszyka edycji dokumentów” znajduje się informacja o:
•
•
•
Towarze – nazwa towaru, który znajduje się w koszyku (towar przechowywany w
koszyku w trakcje operacji lub po awarii komputera).
Dokumencie magazynowym – rodzaj i numer dokumentu wystawionego aktualnie
przez innego użytkownika lub dokument sprzed awarii komputera
Użytkowniku – identyfikator użytkownika, który jest w trakcie wystawiania
dokumentu na innym stanowisku lub użytkowniku, który wystawiał dokument
przed awarią.
W dolnej części okna znajduje się sposób usunięcia pozycji z koszyka.
Ideą całego mechanizmu jest to, by zatwierdzenie dokumentu lub anulowanie edycji
natychmiast przywracało stan wejściowy.
Jeśli awaria powstanie podczas dopisywania nowego dokumentu i ten sam użytkownik
ponownie spróbuje wystawiać ten sam typ dokumentu, pozycje zostaną usunięte z
koszyka a towary wrócą na magazyn.
15-38 Interfejs
Uwaga
W koszyku pamiętane są wszystkie pozycje towarowe, które z przyczyn awaryjnych
programu nie zdążyły być zapisane podczas wystawiania dokumentu.
Jeśli w koszyku są jakieś towary, wszelkie zestawienia, stan magazynu oraz remanent
mogą pokazywać przekłamane informacje.
Rejestr błędów
Wszystkie awarie, jakie pojawią się w trakcie pracy w programie zostają rejestrowane.
Rejestr błędów służy do analizy pojawiającej się awarii (wskazuje miejsce i
okoliczności), szczególnie dla potrzeb serwisu.
Każdy ze składników systemu RAKSSQL wyposażony został w mechanizm rejestracji
błędów. Jest to narzędzie, które w bardzo znacznym stopniu ułatwia ewentualną
wymianę informacji z serwisem.
Rejestr błędów można odczytać bezpośrednio z modułu „Sprzedaż” lub też z modułu
„Administrator” np. po uruchomieniu opcji „Administracja/Rejestr zdarzeń” w module
„Sprzedaż” pojawia się tabela z listą i opisem błędów.
Okno rejestru błędów podzielone jest na listę błędów oraz część informacyjną, w której
znajdują się szczegółowe informacje dotyczące wskazanego błędu.
W oknie „Rejestr błędów” można odczytać datę i godzinę zdarzenia, numer stacji
roboczej, użytkownika, magazyn oraz nazwę firmy gdzie dane zdarzenie wystąpiło.
W dole okna znajduje się opis każdego podświetlonego błędu.
Interfejs 15-39
Przyciski umieszczone na pasku narzędziowym znajdującym się w górnej części okna,
umożliwiają:
Wydruk opisu błędu na drukarce
Eksport opisu błędu do pliku tekstowego
Wysłanie opisu błędu pocztą elektroniczną
Zawartość rejestru błędów może zostać wyczyszczona przez użytkownika, który
posiada przyznane uprawnienie do wykonywania tego rodzaju operacji. W tym celu
należy nacisnąć przycisk [WYCZYŚĆ].
Blokowanie
Blokowanie dokumentów jest procedurą, która zabezpiecza użytkownika przed
usunięciem, lub korektą dokumentu, który znajduje się w magazynie.
Zablokowany może być każdy wystawiony dokument.
Opcja firmy - „Czy blokować dokumenty po wydruku?” (Administracja/ Parametry/
Parametry firmy) pozwala na automatyczne blokowanie wydrukowanych dokumentów.
W dowolnym momencie każdy dokument może zostać odblokowany.
Aby zablokować dokument należy:
1.
Ustawić się na dokumencie, który mamy zamiar zablokować
2.
3.
Nacisnąć ikonę
, w górnej części każdego okna z dokumentami.
W kolumnie „Blokada” pojawi się znak .
4.
Ponowne kliknięcie ikony
znika).
odwołuje blokadę dokumentu (znak „Blokady”
Program nie zezwala usuwać zablokowanych dokumentów. Podczas usuwania takiego
dokumentu pojawi się komunikat:
Przyciski zablokowanego dokumentu są nieaktywne. Aktywny jest jedynie [ANULUJ].
Program pozwala na podgląd danych w zablokowanym dokumencie, ale nie pozwala
na jakiekolwiek jego zmiany.
15-40 Interfejs
Program umożliwia blokowanie całych dokumentów oraz blokowanie poszczególnych
pozycji na dokumencie. Zablokowany może być cały towar lub towar w konkretnej
lokalizacji.
Blokowanie pozycji odbywa się na dokumencie Korekta remanentu
(Magazyn/Remanent).
Podczas tworzenia korekty remanentu lub w trakcie jego edycji można wskazać
asortyment który ma zostać zablokowany i nacisnąć przycisk [BLOKADA].
Obok zablokowanej pozycji pojawi się znak
.
Ponowne naciśnięcie przycisku [BLOKADA] usuwa znak „blokady”.
Pozycja zostanie odblokowana, gdy Korekta remanentu zostanie zatwierdzona.
Seryjne blokowanie dokumentów
Program posiada możliwość seryjnego blokowania/odblokowywania odpowiedniej
grupy dokumentów lub kodu dokumentu.
Zablokować można wszystkie dokumenty lub dokumenty z podanego zakresu czasu
(podajemy datę od której i do której będzie zmieniany status wybranych dokumentów).
Aby zablokować konkretny rodzaj dokumentu należy postawić „ptaszek” przy
odpowiednim kodzie dokumentu lub grupie dokumentów np. „Sprzedaż”.
Dokument
zablokowany
Blokowanie
dokumentu z
podanego
zakresu czasu
Interfejs 15-41
Opcja ta pozwala seryjnie zablokować lub jeśli istnieje taka potrzeba odblokować
odpowiednią grupę lub rodzaj dokumentu.
Zablokowany dokument nie da się poprawić ani usunąć.
Blokowanie dokumentów jest procedurą, która zabezpiecza użytkownika przed
usunięciem, lub korektą dokumentu, który znajduje się w magazynie.
Zablokowany może być każdy wystawiony dokument.
Opcja firmy - „Czy blokować dokumenty po wydruku?” (Administracja/ Parametry/
Parametry firmy) pozwala na automatyczne blokowanie wydrukowanych już
dokumentów bez ingerencji użytkownika programu.
Oczywiście w dowolnym momencie każdy dokument może zostać odblokowany.
Filtrowanie
Łatwym i znanym sposobem wyszukiwania informacji jest filtr. Filtr pozwala na
ograniczenie ilości aktualnie wyświetlanych pozycji na liście według podanych przez
użytkownika kryteriów.
Aby skorzystać z filtra należy uruchomić ikonę
okna.
w prawym górnym rogu każdego
Po uruchomieniu ikony z filtrem, pojawia się okno:
Osoba która utworzyła dokument
Numer szukanego dokumentu
Opcja używania drzewa
Zakres dat wyszukiwania
W oknie „Filtr dokumentów” użytkownik może wyszukać informacje po:
•
•
Dokumencie (wybieramy z listy użytkownika, który utworzył dokument lub
wpisujemy numer szukanego dokumentu)
Dacie wystawienia dokumentu.
Jeśli zaznaczymy pozycję „Użyj drzewa dat”, program szuka dokument korzystając z
drzewa dat, jakie znajduje się z lewej strony każdego okna z dokumentami. Pozycja
„Początek” i „Koniec” będą nieaktywne.
15-42 Interfejs
Jeśli użyjemy drzewa dat i ustawimy się na określonej pozycji drzewa pojawią się
dokumenty, które były wprowadzone tylko do tej grupy w drzewie.
Jeśli odznaczymy opcję „Użyj drzewa dat”, będzie można wybrać zakres dat, za jaki
mają pojawić się dokumenty. Opcja „Początek” i „Koniec” uaktywni się.
Przycisk [WYCZYŚĆ] w oknie „Filtr dokumentów” kasuje wszystkie ustawienia.
Aby zatwierdzić wpisane informacje i uruchomić filtr, należy nacisnąć przycisk
[ZATWIERDŹ].
Po zatwierdzeniu tabeli na ekranie pojawią się tylko wyfiltrowane przez nas
dokumenty. Ikona z filtrem podświetli się na czerwono.
Drukowanie
Drukowanie można uruchomić automatycznie po zakończeniu wprowadzania
dokumentu i naciśnięciu przycisku [ZAPISZ] lub po kliknięciu
rogu okna.
w prawym górnym
Drukowanie po zapisie ustawiane jest podczas definicji kodu dokumentu
(„Słowniki/Kody dokumentów/ - opcja - „Drukuj bezpośrednio po zapisie”).
Jeśli w tym samym miejscu zaznaczymy opcję „Drukowania w serii”, wraz z
drukowanym dokumentem wydrukuje się inny powiązany z nim, np. z fakturą zakupu
wydrukuje się dokument przyjęcia zewnętrznego.
Jeśli zaznaczymy opcję „Podgląd”, program umożliwi podgląd wydruku przed
ostatecznym wysłaniem na drukarkę.
Jeśli przed wydrukiem pokazują się parametry funkcji, definiując kod dokumentu
ustawiono opcję pokazywania parametrów.
W parametrach funkcji można zmienić domyślną drukarkę (jeśli jest podłączonych
kilka drukarek) oraz ustawić opcję grupowania pozycji np. po rozmiarze, lokalizacji,
terminie przydatności, uwagach do pozycji, cenie zakupu, itp.
Istnieje możliwość drukowania na dokumentach: własnych indeksów i nazw towarów,
lub indeksów i nazw towarów wg kontrahenta.
W parametrach można ustawić również opcje wydruku w odcieniach szarości,
możliwość wydruku nazwiska osoby wystawiającej dokument lub osoby upoważnionej
do odbioru faktury.
Parametry umożliwiają kilkukrotny wydruk egzemplarzy: oryginał, kopia, duplikat,
ustawienie liczby kopii wydruku oraz drukowanie dowolnej nazwy miejscowości na
dokumencie.
Program umożliwia wydruk dokumentu w dowolnym czasie.
Program automatycznie proponuje wydruk na drukarkę, która zdefiniowana jest w
systemie jako domyślna. Jeśli pracujemy w sieci gdzie podłączonych jest kilka
Interfejs 15-43
drukarek do każdego dokumentu można ustawić inna drukarkę domyślną (opcja
„Administracja/ Parametry/ Parametry stanowiska”).
Drukarkę domyślną zawsze można zmienić. W przypadku, gdy wydruk kierowany jest
na ekran (podgląd wydruku), drukarkę można wybrać z okna podglądu.
Tabela 1
Przycisk
Przyciski pomocnicze w oknie „Podgląd”:
Opis
Powiększenie
Po uruchomieniu tego przycisku można powiększyć lub zmniejszyć rozmiar
raportu, ustawić na szerokość strony, ustawić całą stronę, ustawić dwie strony
raportu.
Otwórz raport
Pozwala otworzyć zapisany wcześniej raport bez zamykania okna.
Zapisz Raport
W programie możliwe jest zapisywanie do pliku wygenerowanych zestawień.
Pliki z rozszerzeniem .*.TXT i *.XLS mogą być otwierane w Excelu i tam
dalej opracowywane. Można zapisać również do pliku: frp,.csv, prn (dla
drukarek igłowych), pdf, html, rtf.
Drukuj raport
Naciśniecie tego przycisku powoduje wysłanie wszystkich bądź wskazanych
stron do wydruku na drukarce.
Znajdź tekst
Po uruchomieniu tego przycisku pojawia się okno „Znajdź tekst”, w którym
należy wpisać fragment szukanego tekstu. Program pozwala wybrać opcję
przeszukiwania zakresu stron od pierwszej lub bieżącej strony oraz może
uwzględniać wielkość liter.
Pomoc kontekstowa
Kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na podglądzie
raportu przywołuje menu podręczne. Podwójne klikniecie pozwala na edycję
strony (jeśli aktualnie jest to możliwe). Pojawi się okno „Projektant”, w
którym można dopisać lub zmienić informacje na raporcie. „Projektant”
umożliwia: poprzesuwanie kolumn lub tekstu dokumentu, zmianę nazwy lub
rozmiaru czcionki dokumentu, pogrubienie lub podkreślenie tekstu w
raporcie, zmianę koloru czcionki, rysowanie ramek lub krawędzi ramek,
wczytywanie lub wyczyszczenie rysunku z pliku (podwójne kliknięcie na
polu z rysunkiem): *.bmp; *.ico; *.wmf; *. emf. Rysunkiem może być logo
firmy. Szczegółowy opis typu obiektów w raporcie oraz tworzenie raportów
został zamieszczony w tekście pomocy uruchomianym po naciśnięciu
przycisku F1.
Zamknij podgląd
Uruchomienie przycisku zamyka raport.
15-44 Interfejs
Parametry każdej funkcji są zapamiętywane, a program przywołuje je w przypadku
kolejnego jej użycia.
Dla dokumentów niestandardowych utworzonych przez użytkownika, przy próbie
uruchomienia wydruku może pojawić się komunikat:
Jeśli pojawi się taka informacja, należy uruchomić opcje „Słowniki/ Kody
dokumentów/ Sprzedaż” i sprawdzić, czy dokument posiada zdefiniowany wydruk dla
tego kodu dokumentu. Ustawić się na dokumencie w oknie „Rodzaje dokumentów”
(lewa strona okna) np. na pozycji „Faktury sprzedaży” i edytując odpowiedni
dokument (prawa strona okna) w miejscu ‘Definicja wydruku’ wybrać pozycję
„Wydruk” (przycisk ). Należy przypisać raport w wybranej grupie.
Przypisany może być gotowy wydruk. Użytkownik ma też możliwość zdefiniowania
nowego wydruku za pomocą generatora raportów, na podstawie gotowego wzorca.
Sposób tworzenia nowych wydruków opisany jest w części „Generator raportów”
niniejszej instrukcji.
W kartotece kodów dokumentów magazynowych (uruchomionej w opcji „Słowniki/
Kody dokumentów/ Sprzedaż i Magazyn”) w rozszerzonej wersji programu – wersja
Biura rachunkowe- znajduje się zakładka „Definicja typów dokumentów” gdzie można
zdefiniować nowy typ wydruku. Nowy typ wydruku można jedynie dodać do
najniższej gałęzi drzewa „Rodzaje dokumentów” określającej konkretny typ
dokumentu taki jak „Paragon”, „Faktura zakupu”. Definiując nowy typ wydruku np.
Paragon TXT można ustawić klawisze specjalne oraz klawisz skrótu do wydruku.
Nowe zdefiniowane typy wydruku mogą być widoczne podczas drukowania, jeśli na
zakładce „Kody dokumentów” (będąc w ww. opcji) przypiszemy do zdefiniowanego
typu odpowiedni wydruk (w naszym przypadku Paragon TXT).
Opcja ta może mieć zastosowanie w przypadku, gdy chcemy drukować dwa
dokumenty sprzedaży jednocześnie w cenie zakupu i cenie sprzedaży. Ponieważ
definiując wydruk (przy kodzie dokumentu) można ustawić jedynie jeden raport np.
„Faktura - wydanie (ceny sprzedaży)” podczas wydruku proponowany będzie zawsze
ten raport. Jeśli chcemy uzyskać wydruk w cenie zakupu należy zmienić raport w
kodzie dokumentu na „Faktura – wydanie (ceny zakupu)”.
Korzystając z możliwości definiowania typów dokumentów można zdefiniować dwa
raporty jeden w cenie zakupu, drugi w cenie sprzedaży. Oba raporty będą dostępne
podczas wydruku.
Interfejs 15-45
Nowe zdefiniowane
typy dokumentów
na zakładce
„Definicje typów
wydruków”
Do każdego
dokumentu
zdefiniuj
odpowiedni raport
wydruku
To samo dotyczy sytuacji z drukowaniem – wydruk tekstowy na drukarce igłowej i
wydruk na drukarce laserowej. Przełączanie się między wydrukami w kodzie
dokumentu zastąpić można przez zdefiniowanie dwóch różnych typów dokumentów.
Jeden z wydrukiem TXT na drukarkę igłową, drugi wydruk na drukarkę laserową.
Po wydrukowaniu, dokument może zostać automatycznie zablokowany i nie będzie
można go zmienić. Obok dokumentu pojawi się znak . Dokument zostanie
zablokowany automatycznie po wydruku, jeśli zaznaczono opcję blokowania
dokumentów w parametrach firmy (Administracja/Parametry firmy).
Blokowanie/odblokowanie dokumentu zostało opisane w części „Blokowanie
dokumentów” niniejszej instrukcji.
Wszystkie dokumenty można wydrukować z opcji „Zestawienia/Generator raportów”.
Wydruk raportów
Po zdefiniowaniu parametrów wydruku i przypisaniu standardowego lub utworzonego
przez użytkownika raportu do odpowiedniego dokumentu można przystąpić do
procedury drukowania.
Podczas definiowania parametrów wydruku (opcja „Słowniki/Kody
dokumentów/Sprzedaż”) każdy dokument magazynowy posiada możliwość ustawienia
opcji:
•
Podglądu
15-46 Interfejs
•
•
Drukowania w serii
Pokazywania parametrów
Jeśli chcemy jedynie przejrzeć raport (bez wydruku), należy ustawić podgląd wydruku.
Podgląd wydruku można ustawić indywidualnie dla dokumentu (opcja „Słowniki/Kody
dokumentów/Sprzedaż”) lub dla wszystkich dokumentów i zestawień w programie
(opcja „Administracja/Parametry/Parametry stanowiska”).
Aby np. wraz z dokumentem zakupu drukował się dokument przyjęcia, definiując
dokument zakupu zaznaczamy opcję drukowania w serii. Drukowanie w serii dotyczy
wszystkich dokumentów.
Jeśli przed wydrukiem pokazują się parametry funkcji, ustawiono opcję pokazywania
parametrów.
Domyślnie program proponuje wydruk dokumentu na drukarkę bezpośrednio po jego
zatwierdzeniu, chyba, że w parametrach ustawiono opcję podglądu wydruku. W takim
przypadku dokument najpierw pojawi się na podglądzie, gdzie można przejrzeć
wprowadzone informacje a następnie można go wydrukować.
Zapisanie
raportu na
dysku
Wydruk
raportu
Zamykanie
podglądu
Zamykanie
okna
Zmiana
rozmiaru
raportu
Przesuwa –
nie raportu
Interfejs 15-47
Raport na podglądzie dokumentu można:
•
. Po uruchomieniu tego przycisku można
Powiększyć – ikona
powiększyć/ zmniejszyć rozmiar raportu, ustawić na szerokość strony, ustawić całą
stronę, ustawić dwie strony raportu.
•
. Uruchomienie tego
Zapisać raport na dysku w wybranym formacje – ikona
przycisku pozwala zapisać wybrany raport, by później go ponownie wczytać.
•
Otworzyć kolejny raport – ikona
raport bez zamykania okna.
•
Wydrukować raport – ikona
drukarce.
•
. Po uruchomieniu tego
Znaleźć szukany tekst w dokumencie – ikona
przycisku pojawia się okno „Znajdź tekst”, w którym należy wpisać fragment
szukanego tekstu. Program pozwala wybrać opcję przeszukiwania zakresu stron od
pierwszej lub bieżącej strony oraz może uwzględniać wielkość liter.
•
Skorzystać z pomocy kontekstowej – ikona
. Generator Raportów dostarczany
jest wraz z wbudowanym modułem „Projektant”, w którym tworzone są szablony
wydruków i który pozwala na szybkie i łatwe projektowanie raportów.
„Projektant” został stworzony z tzw. pływających paneli narzędziowych, które
mogą być dostosowane przez użytkownika wedle własnych potrzeb. Ustawienia te
są zapamiętywane i odtwarzane przy ponownym wywołaniu okna „Projektanta”.
Kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na podglądzie
raportu przywołuje menu podręczne. Podwójne klikniecie pozwala na edycję
strony (jeśli aktualnie jest to możliwe). Pojawi się okno „Projektant”, w którym
można dopisać lub zmienić informacje na raporcie. „Projektant” umożliwia:
poprzesuwanie kolumn lub tekstu dokumentu, zmianę nazwy lub rozmiaru
czcionki dokumentu, pogrubienie lub podkreślenie tekstu w raporcie, zmianę
koloru czcionki, rysowanie ramek lub krawędzi ramek, wczytywanie lub
wyczyszczenie rysunku z pliku (podwójne kliknięcie na polu z rysunkiem): *.bmp;
*.ico; *.wmf; *. emf. Rysunkiem może być logo firmy. Szczegółowy opis typu
obiektów w raporcie oraz tworzenie raportów znajduje się w tekście pomocy
uruchomianym po naciśnięciu przycisku F1.
•
Zamknąć podgląd raportu – ikona
. Pozwala otworzyć zapisany wcześniej
. Pozwala uruchomić opcję drukowania na
. Uruchomienie przycisku zamyka raport.
Aby wydrukować dokument lub klika dokumentów w dowolnym czasie, należy
skorzystać z ikony
w prawym górnym rogu okna z listą dokumentów, np. jeśli
chcemy wydrukować fakturę zakupu uruchamiamy opcję „Zakupy/ Zakupy” i
ustawiając się na wybranym dokumencie naciskamy ikonę z drukarką lub klawisze
[Ctrl+D].
Po uruchomieniu ikony
przyjęcie zewnętrzne.
15-48 Interfejs
pojawi się do wyboru lista dokumentów: faktura zakupu,
Przed wydrukiem dokumentu mogą pojawić się parametry funkcji (jeśli w kodzie
dokumentu zaznaczono „pokazywać parametry”). Parametry funkcji dotyczą ustawień
konkretnego wydruku i mogą się od siebie różnić. Jeśli parametry funkcji się nie
pojawiają, dokument wydrukuje się zgodnie z domyślnymi parametrami.
Na przykład przy drukowaniu faktury zakupu pojawia się okno:
Domyślna zdefiniowana w systemie
drukarka. Możliwość zmiany na inną.
Numer drukowanego dokumentu.
Jeśli wskazujemy dokument do druku
pozycja ta jest niewidoczna.
Jeśli wydruk robiony byłby z listy raportów
„Zestawienia/ Generator raportów”
wskazujemy te pozycje ręcznie.
Opcje grupowania i sortowania pozycji
Warianty do zaznaczenia po
uruchomieniu przycisku.
Domyślnie ustawione opcje wydruku.
Możliwość zmiany.
Jeśli dany raport używa funkcji dostarczających zestawy danych do wykonania
wydruku, należy zdefiniować wcześniej parametry, w oparciu o które dane te będą
pobierane.
Istnieje też możliwość określenia drukarki, na którą zostanie skierowany wydruk.
Program automatycznie proponuje drukarkę, która zdefiniowana jest w systemie jako
domyślna. Jeśli pracujemy w sieci, gdzie podłączonych jest kilka drukarek, do każdego
dokumentu można ustawić inną drukarkę domyślną (opcja
„Administracja/Parametry/Parametry stanowiska”). Drukarkę domyślną zawsze można
zmienić w zatwierdzeniem parametrów funkcji każdego wydruku.
W przypadku, gdy wydruk kierowany jest na ekran (podgląd wydruku), istnieje
możliwość wyboru drukarki również z okna podglądu.
Parametry każdej funkcji są zapamiętywane, a program przywołuje je w przypadku
kolejnego jej użycia.
Dla dokumentów niestandardowych utworzonych przez użytkownika programu przy
próbie uruchomienia wydruku może pojawić się komunikat:
Interfejs 15-49
Jeśli pojawi się taka informacja należy uruchomić opcje „Słowniki/Kody dokumentów/
Sprzedaż” i sprawdzić czy dokument posiada zdefiniowany wydruk dla tego kodu
dokumentu. Ustawiamy się na właściwym dokumencie w oknie „Rodzaje
dokumentów” (lewa strona okna) np. na pozycji „Faktury sprzedaży” i edytując
odpowiedni dokument (prawa strona okna) wybieramy w miejscu „Definicja wydruku”
– pozycję „Wydruk” (przycisk ) i przypisujemy raport w wybranej grupie.
Użytkownik ma też możliwość zdefiniowania nowego wydruku za pomocą generatora
raportów, na podstawie gotowego wzorca.
Sposób tworzenia nowych wydruków opisany jest w części „Generator raportów”
niniejszej instrukcji lub w instrukcji do generatora raportów.
Więcej informacji ...
Szczegółowe informacje dotyczące kodów dokumentów oraz opcji drukowania zostały
opisane rozdziale „Słowniki”.
Profile wydruków tekstowych
Program umożliwia wydruk na drukarkach igłowych w trybie tekstowym. Okno służy
do ustawiania profili wydruków.
Znajduje się tu domyślna drukarka oraz jej ustawienia.
Obecnie wspierana jest drukarka OKI Microline 3320, wymiary strony 131x61
znaków. Można również wprowadzić własne ustawienia. W tym: szerokość, wysokość,
polskie znaki oraz ciąg inicjujący drukarkę.
Szerokość oraz wysokość używana jest do przeliczania przez program wielkości
kontrolek, które znajdują się na raporcie, tak by cała strona zmieściła się w swoich
wymiarach.
Jeśli ktoś używa wzorców wydruków dołączonych do programu nie powinien tych
wartości zmieniać. Inaczej, wydruk może nie zmieścić się na stronie.
Ciąg inicjujący jest to sekwencja kodów sterujących drukarek.
#15 widoczny w tym oknie oznacza włączenie zagęszczonej czcionki.
Domyślnie drukarka ma szeroką czcionkę, gdzie na stronie mieści się 80 znaków. Przy
włączeniu zagęszczonej czcionki ilość znaków na stronie znacznie się zwiększy.
15-50 Interfejs
W zależności od drukarki standard polskich znaków może być różny. Najczęściej jest
to Latin 2. W programie znajduje się także mazowia lub bez polskich znaków. Bez
polskich znaków ustawiamy wtedy, gdy drukarka drukuje krzaki zamiast polskich liter.
Wprowadzone ustawienia profilu drukarki ustawiamy domyślnie w parametrach
stanowiska naciskając
Parametry stanowiska).
w polu "Nazwa profilu" (Administracja/ Ustawienia/
Aby wykonać wydruk w trybie tekstowym należy:
1.
Ustawić profil wydruku tekstowego dla drukarki (Administracja/ Parametry
stanowiska/ Wydruki tekstowe).
2.
Wybrać odpowiedni wzorzec wydruku (Słowniki/ Kody dokumentów). Ustawić
się na dokumencie, nacisnąć przycisk [EDYTUJ], w miejscu "Definicja wydruku"
kliknąć
3.
przy pozycji "Wydruk".
Na liście raportów znaleźć odpowiednią kategorię dokumentu i drukarkę. Wzorce
takie mają nazwę kończącą się wyrażeniem "Drukarka igłowa".
Kolektory danych
Kolektor danych (zwany czasem inwentaryzatorem) to przenośne urządzenie służące
do zbierania i przetwarzania danych, najczęściej z wbudowanym czytnikiem kodów
kreskowych. Wyróżnić można kolektory pracujące on-line (z ciągłym podłączeniem do
bazy danych, np. za pośrednictwem sieci Wi-Fi) oraz off-line (bez podłączenia).
Nowa funkcjonalność systemu RaksSQL, o nazwie "kolektory danych" pozwala
obecnie na pracę wyłącznie z kolektorami off-line, dlatego na nich skupimy się w
dalszej części.
Kolektor off-line'owy posiada pamięć potrafiącą pomieścić kartotekę artykułów oraz
powiązanych z nimi danych (kodów kreskowych, ilości itp).
Komunikacja systemu RaksSQL z kolektorem odbywa się za pomocą zewnętrznych
aplikacji, dołączonych przez producenta kolektora, wywoływanych z poziomu
programu w sposób przezroczysty dla użytkownika. Aby tak było konieczne jest
jednak wprowadzenie "definicji kolektora", która określi parametry konieczne do
uruchomienia zewnętrznej aplikacji jak również sam format wymiany danych. Po
określeniu definicji kolektora, w oknie schowka pozycji udostępnione zostaną opcje
importu/exportu danych do i z kolektora danych.
Definicje kolektorów dodawać można z poziomu menu głównego okna modułu
Sprzedaż.
Po uruchomieniu opcji "Administracja/Kolektory danych' otwarta zostanie kartoteka
definicji.
Dodanie nowej definicji następuje po uruchomieniu przycisku [DODAJ] co spowoduje
otwarcie okna:
Interfejs 15-51
Wymiana danych zawsze odbywa się poprzez plik tekstowy. Określając "Polecenie
pobrania danych" należy zatem zadbać, aby stosowny plik został utworzony. Następnie
jego nazwę należy podać w polu "Plik wejściowy". Program zakłada, że plik ma
uporządkowaną strukturę - tak jak plik CSV. Separator kolumn można określić według
własnych potrzeb. Jeśli plik zawiera jakiś nagłówek o stałej ilości wierszy, można go
pominąć ustawiając odpowiednią wartość w polu "Pomiń linie na początku pliku".
Sekcja "Mapowanie danych" pozwala na określenie w których kolumnach znajdują się
istotne dane. I tak, wpisując w "Kod kreskowy" wartość "[pole1]" określamy, że w
pierwszej kolumnie znajduje się kod kreskowy artykułu. Proces mapowania danych
można również przeprowadzić nieco wygodniej, przez wybór z okna podglądu danych.
Do tego niezbędny będzie podłączony kolektor danych (zawierający dane i
eksportujący je w docelowym formacie).
Po kliknięciu przycisku
znajdującego się przy wybranym polu program poprosi o
zezwolenie na pobranie danych z kolektora a następnie wyświetli okno z danymi
wczytanymi z kolektora. Wówczas dwuklik na wartości z dowolnej kolumny
spowoduje wpisanie odpowiedniej wartości do pola w sekcji "Mapowanie danych".
Przycisk "Podgląd" pozwala na podgląd danych z kolektora po przemapowaniu kolumn
- czyli tak jak zobaczy to program w czasie rzeczywistego importu.
15-52 Interfejs
Urządzenia RCP
Do niedawna RaksSQL umożliwiał jedynie import z dwóch formatów plików: PC-Therm oraz BiBi.
Po wprowadzeniu do sprzedaży czytników linii papilarnych okazało się, że import danych z nowych
czytników nie jest możliwy. To było powodem przebudowania mechanizmu importu danych, który
jednocześnie został uelastyczniony i otwarty na nowe formaty. Podobnie jak w kolektorach danych
użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnego formatu pliku wejściowego (przy założeniu
jednak, że jest to plik o uporządkowanej strukturze wierszy i kolumn).
Po wejściu do kartoteki Urządzeń RCP dostępnej z menu okna głównego modułu KP
(Administrator/Urządzenia RCP) można definiować własne źródła danych RCP. Okno edycyjne
przykładowej definicji (plik z systemu PCTherm) przedstawia rysunek poniżej.
Zdefiniuj format
danych
wejściowych
Polecenie pobrania danych (o ile jest wypełnione) uruchamiane jest przed importem. Jeśli producent
urządzenia udostępnił aplikację do automatycznego odczytywania danych do pliku, to można
zautomatyzować proces odczytu. W przeciwnym razie należy ręcznie wyeksportować plik z danymi
z zewnętrznego systemu.
W polu "Plik wejściowy" można określić pełną ścieżkę do pliku z danymi. Jeśli to pole pozostanie
puste, program poprosi o wybranie pliku w momencie importu danych.
W kolejnych polach określić należy separator kolumn i ilość linii do pominięcia na początku pliku
(jeśli plik zawiera nagłówek o stałej liczbie wierszy).
Interfejs 15-53
Następnie, w sekcji "Mapowanie danych" należy zdefiniować format danych wejściowych. System
wymaga pól "Identyfikator", "Data przejścia" oraz "Czas przejścia". Pole "Opis karty" jest
opcjonalne i służy jako podpowiedź w czasie tworzenia powiązań pomiędzy identyfikatorami z RCP
i pracownikami w systemie (może to być np. numer zapisany na karcie albo nazwisko pracownika z
zewnętrznego systemu RCP).
Właściwy import danych następuje z okna "RCP - Rejestr przejść", gdzie po wybraniu opcji "Import
z" dostaniemy listę urządzeń zdefiniowanych w kartotece "Urządzenia RCP".
15-54 Interfejs
Interfejs
W rozdziale omówiona zostanie funkcjonalność okien programu.
Interfejs użytkownika
Po uruchomieniu programu, najważniejszym oknem jest okno główne. Poza oknem
głównym, w trakcie pracy programu RAKSSQL wyświetlane są różnego typu okna
dialogowe. Cześć z nich ma charakter edycyjny - użytkownik proszony jest o podanie
pewnych informacji istotnych dla działania programu. Cześć okien dialogowych ma z
kolei formę list wyboru, w których poprzez zaznaczenie odpowiednich pozycji
wskazuje się dane przeznaczone do dalszego przetwarzania. Ostatnią kategorię okien
stanowią różnego typu komunikaty, ostrzeżenia i pytania o potwierdzenie zamiaru
wykonania określonej operacji.
Obsługa interfejsu
Okna programu RAKSSQL umożliwiają uzyskanie najważniejszych informacji bez
potrzeby tracenia czasu na wykonanie dodatkowych zestawień. Pomagają znaleźć
odpowiedź na wiele pytań dotyczących wprowadzonych danych. Pomaga dopasować
wygląd programu do własnych potrzeb. Poczynając od ustawień głównego paska
menu, gdzie użytkownik decyduje, które opcje lub ikony mają być widoczne, a które
nie dostępne, kończąc na ustawieniach estetycznych jak kolorowanie lub siatkowanie
okna.
Interfejs 15-55
Można ukrywać, pomniejszać i powiększać kolumny. Należy
złapać krawędź kolumny i przesuwając ją w bok regulować
szerokość paska. Jeśli krawędź zostanie przesunięta
maksymalnie w bok (w lewą stronę), kolumna zostanie ukryta i
nie będzie widoczna podczas przeglądania.
Okno filtru
umożliwia
filtrowanie danych
wg dowolnie
ustawionych
parametrów lub dat
Kliknięcie
zatwierdza
ustawione
parametry
filtrowania
Należy kliknąć prawym
klawiszem myszy na pasek, aby
wywołać tabelę z menu
kontekstowym. Opcje z tabeli
zostały omówione poniżej
Przycisk do
zmiany
parametrów
stronicowania
Zaznaczanie wielu pozycji
dostępne jest w momencie
wyboru odpowiedniej opcji z
menu kontekstowego
Kliknięcie przywraca
ustawienia domyślne
Każde uruchomione okno jest podzielone na dwie części:
1. Część pomocnicza z listą utworzonych przez użytkownika grup.
2. Część główna z listą dokumentów, kontrahentów, towarów itd. w zależności od
rodzaju otwartego okna.
Zakładanie grup zostało dokładnie opisane w rozdziałach „Zakładanie grup
kontrahentom” oraz „Zakładanie grup towarom”.
Okno główne składa się z dwóch części
1. szarej (nieruchoma część okna)
2. białej (ruchoma część okna).
W części szarej znajdują się informacje najważniejsze np. nazwa kontrahenta. W części
białej znajdują się pozostałe informacje.
Istnieje możliwość przenoszenia kolumn z jednej części do części drugiej
W części białej można przesuwać kolumny zgodnie z kierunkiem strzałek (w lewo lub
w prawo). W szarej części kolumny nie przesuwają się, są stale widoczne na ekranie.
15-56 Interfejs
Szerokość kolumn można odpowiednio pomniejszyć lub zwiększyć w zależności od
ilości wyświetlanych informacji.
Program umożliwia wyszukanie informacji po określonym nagłówku/ nagłówkach
kolumn. Umożliwia szukanie informacji wykorzystując do tego celu opcję filtrowania
danych. Metody przeglądania i wyszukiwania danych zostały opisane w dalszej części
niniejszej instrukcji.
Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na nagłówku kolumny w oknie pojawia się
tabela:
,
pozwala na przenumerowanie wszystkich pozycji w danej
Opcja
kolumnie.
W efekcie dane mogą być przenumerowane w porządku chronologicznym (np. w
kolumnie „Numer”) lub alfabetycznym (np. w kolumnie „Nazwa skrócona dostawcy”).
Taki sam efekt daje kliknięcie
przy określonym nagłówku kolumny.
Opcja
którym się ustawimy.
umożliwia pogrupowanie danych według pola na
powoduje, iż na ekranie pojawia się informacja
Klikniecie opcji
„Przeciągnij tutaj nagłówek kolumny według której ma nastąpić pogrupowanie”.
Przeciąganie nagłówków polega na przesunięciu wybranego nagłówka kolumny w
górę, aż pojawią się dwie zielone strzałki.
Grupowanie może odbywać się po wielu nagłówkach kolumn jednocześnie.
Interfejs 15-57
Opcja
oknie.
umożliwia automatyczne rozwijanie wszystkich grup w
umożliwia automatyczne zwinięcie wszystkich
Opcja
rozwiniętych grup na ekranie.
Opcja
umożliwia podsumowanie kolumny na której się
znajdujemy np. „Wartość netto”, „Kwota VAT”, „Wartość brutto”.
Podsumowanie może być wartościowe lub ilościowe np. podsumowanie kolumny
„Numer FZ”, gdzie sumowana jest ilość wystawionych faktur.
Można włączyć podsumowanie w stopce, podsumowanie w grupach lub wyliczać
podsumowanie tylko dla zaznaczonych elementów.
Po włączeniu podsumowania w stopce - w dolnej części tego okna powinien pojawić
się szary pasek.
Jeśli wybrano podsumowanie w grupach - pod każdą grupą powinien pojawić się
dodatkowy szary pasek. Opcja "Podsumowanie w grupach" jest dostępna dla
zgrupowanych danych (np. w wyniku przeciągnięcia nagłówka kolumny w górę okna).
Sumowane są pojedyncze kolumny. Aby podsumować wybraną kolumnę należy
ustawić się na dodatkowym szarym pasku, na kolumnie, która ma być podsumowana i
nacisnąć prawy przycisk myszy.
Pojawi się tabela:
Z tabeli wybrać odpowiednią opcje sumowania. Może być wyliczona minimum lub
maximum z kolumny, zsumowana ilość pozycji w danej kolumnie lub średnia wartość
z danej kolumny.
Każde podsumowanie w grupach można ukryć lub w razie potrzeby uaktywnić. Do
tego celu służy opcja
.
Pogrupowane dane można sortować wg. zgrupowanych wartości lub wg podsumowań
grup. Opcja dostępna przy włączonym podsumowaniu w grupach.
Sortowanie kolumn wg dowolnych podsumowań grup: np. sumy, minimum, maximum,
ilości lub średniej jest dostępne z menu kontekstowego po uruchomieniu prawego
przycisku myszy. Przykład grupowania i sortowania kolumn wg podsumowań grup
dostępny jest poniżej.
15-58 Interfejs
Opcja
umożliwia zakratkowanie wszystkich kolumn w oknie, co
znacznie ułatwia szukanie informacji.
Opcja
kratka jest szara.
polega na pokolorowaniu białej (stałej) części okna. Co druga
Opcja
polega na uaktywnieniu możliwości zaznaczania danych
np. wybranych faktur zakupu, które mają być wyeksportowane do innego edytora
tekstu lub arkusza kalkulacyjnego.
Po uaktywnieniu opcji zaznaczania wielu pozycji, istnieje możliwość przeniesienia
część danych (nie całej zawartości) np. do Excela.
Do zaznaczania wielu pozycji służą klawisze [Shift + strzałka].
Opcja
umożliwia chowanie niepotrzebnych kolumn.
Na ekranie widzimy bardzo dużo danych. Wiele z nich jest nam nieprzydatnych
zmniejsza to znacznie czytelność zestawienia. Program umożliwia wybranie i ukrycie
tych kolumn, które są dla nas zbyteczne.
Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na nagłówek kolumny i wybraniu opcji
„Ukryj tę kolumnę” nagłówek kolumny znika.
Jeśli chcemy ukryć kilka nagłówków kolumn jednocześnie należy wybrać opcję
. W dolnym rogu okna pojawi się tabela „Dostosuj”. W tabeli znajdują
się ukryte wcześniej kolumny, które można z powrotem przeciągnąć między wybrane
nagłówki, lub schować do niej kolumny, które uważamy za nieprzydatne.
umożliwia wyrównanie danych w tej kolumnie.
Opcja
Do wyboru:
• Wyrównaj do lewej
• Wyrównaj do prawej
• Wyśrodkuj
Jeśli chcemy by program wyrównał za nas dane w jednej kolumnie, wybieramy opcję
.
Jeśli chcemy aby program wyrównał dane we wszystkich kolumnach automatycznie
wybieramy opcję
.
Jeśli program ma wyrównać wysokość kolumn wybieramy
.
Łatwym i znanym sposobem wyszukiwania informacji jest filtr.
Filtr pozwala na ograniczenie ilości aktualnie wyświetlanych pozycji na liście według
podanych przez użytkownika kryteriów.
Aby skorzystać z wyszukiwania informacji należy uruchomić
.
Interfejs 15-59
Przykład grupowania i sortowania kolumn
Chcemy uzyskać informacje jak na dzień dzisiejszy szacuje się prawdopodobieństwo
szansy sprzedaży biorąc pod uwagę ich wartość netto. Jaka jest wartość szans
sprzedaży dla prawdopodobieństwa 0% a jaka dla prawdopodobieństwa 100%.
Aby uzyskać takie informacje należy wykonać klika kroków:
Krok 1.
Uruchamiamy opcję „CRM/Zarządzanie sprzedażą/Szanse sprzedaży”.
Włączamy grupowanie wg kolumny „Prawdopodobieństwo”. Można to zrobić
przeciągając nagłówek kolumny „Prawdopodobieństwo” w górę lub ustawić się na tym
nagłówku i uruchomić menu prawym przyciskiem myszy oraz wybrać opcję „Grupuj
wg tej kolumny”
15-60 Interfejs
Krok 2.
Z menu uruchomionego prawym przyciskiem myszy wybrać opcję
„Podsumowanie/Podsumowanie w grupach”. Opcja „Ukryj podsumowanie po
zwinięciu grupy nie powinna być zaznaczona”.
Krok 3.
Wybrać kolumnę „Wartość netto” po której chcemy sortować dane. Po uruchomieniu
prawego przycisku myszy w dolnej części kolumny należy włączyć odpowiedni
sposób podsumowania (Suma, Minimum, Maksimum, Ilość lub Średnia). Dla naszego
przykładu należy wybrać „Suma”.
Interfejs 15-61
Można zsumować dowolną ilość kolumn w zależności od informacji, które chcemy
uzyskać.
Krok 4.
Można sortować dane w kolumnie „Prawdopodobieństwo” rosnąco lub malejąco,
klikając na strzałkę „Góra/dół”.
Sortuj góra/dół
Krok 5.
Należy ustawić się na zgrupowanym nagłówku „Prawdopodobieństwo[%]” i nacisnąć
prawy przycisk myszy.
Pojawi się menu kontekstowe, w którym znajdują się opcje:
• „Sortuj wg zgrupowanych wartości” – sortowanie „rosnąco-malejąco” będzie
odbywać się po zgrupowanym nagłówku (w naszym przypadku
„Prawdopodobieństwo”),
• Sortuj wg podsumowań grup” – sortowanie „rosnąco-malejąco” odbywać się będzie
po włączonym wcześniej sposobie sumowania kolumny. Poniżej będą znajdowały
się włączone sposoby podsumowania kolumn (w naszym przypadku „Suma dla
Wartość (netto)”).
15-62 Interfejs
Wg zestawienia największą wartość netto mają szanse sprzedaży z
prawdopodobieństwem 15%, prawdopodobieństwo 100% mają szanse sprzedaży z
wartością 133.159,00 co oznacza że o taką wartość wzrośnie nam sprzedaż w tym
miesiącu.
Wydruk z okna
Użytkownik, w każdym miejscu w programie może uruchomić wydruk tego, co
aktualnie widzi na ekranie swojego monitora. Może to być na przykład wydruk właśnie
przeglądanej listy dokumentów sprzedaży, zakupu, dokumentów magazynowych lub
listy kontrahentów, towarów itp.
Aby uruchomić wydruk tabeli należy:
1. Kliknąć myszą przycisk
lub nacisnąć klawisze [Ctrl+D].
2. Wybrać z listy „Drukuj tabelę” lub nacisnąć klawisze [Ctrl+T]
3. Pojawi się okno „Podgląd wydruku”:
Interfejs 15-63
Przykładowo, po uruchomieniu opcji „Drukuj tabelę” w menu „Sprzedaż/ Sprzedaż”
pojawi się wydruk:
Szerokość strony
na podglądzie
Drukowanie
raportu
Przewijanie
kartek raportu
Zamykanie
raportu
Projektor
raportu
Ilość stron
raportu
Rozmiar
papieru
W tabeli drukowane są dokumenty sprzedaży, jakie zostały wystawione w programie.
Wydruk tabeli może być uruchomiony do pliku (opcja „Plik/ Drukuj”, pozycja „Drukuj
do pliku”) lub bezpośrednio na drukarkę.
Program umożliwia przed wydrukiem ustawienie strony, marginesów, rozmiaru
papieru, orientacji wydruku (pionowa, pozioma), wpisanie nagłówka lub stopki oraz
skalowanie wydruku dostosowując wydruk do procentowego rozmiaru tabeli lub
dopasowując wydruk do szerokości strony.
„Projektant” w opcji „Plik/ Projektuj” lub uruchomiony po naciśnięciu klawiszy
[Ctrl+D] umożliwia pokazywanie lub ukrywanie:
•
•
•
•
15-64 Interfejs
Band (nagłówka grupy)
Nagłówków
Stopek
Stopek grup
„Projektant” umożliwia włączanie lub wyłączanie:
•
Siatki
•
Siatki gałęzi
•
Siatki stopki grupy
„Projektant” umożliwia ustawienie koloru:
•
•
•
•
•
Bandy (nagłówka grupy)
Nagłówka
Gałęzi grupowania
Grupy stopki
Siatki
„Projektant” umożliwia zmianę czcionki oraz umożliwia dostęp do innych opcji
programu.
Program umożliwia formatowanie tabeli (opcja „Format”):
•
Numeru stron
•
Daty i czasu
•
Tła strony
Program umożliwia łatwe poruszanie się po stronach wydruku opcja „Idź do” lub
przyciski
strzałek
w górnym rogu okna.
Konfiguracje gridu
Program umożliwia dostosowanie sposobu prezentacji danych (dok. księgowych,
rozrachunków, dok. sprzedaży i innych) do swoich potrzeb, wpływając zarówno na
zakres widocznych danych (wybór kolumn, filtracja danych), jak i graficzny układ, w
jakim są one wyświetlane (grupowanie, sortowanie, układ kolumn). Możliwe jest
również proste prezentowanie danych (podsumowanie w grupach i stopce), to pozwala
uzyskać pewne dodatkowe informacje bez potrzeby tworzenia odrębnych funkcji.
Aby ułatwić ten proces możliwy jest zapis konfiguracji gridu, by móc do tych ustawień
powrócić w przyszłości.
Program umożliwia:
- zapis kilku wersji ustawień gridu i wygodne przełączanie się pomiędzy nimi,
- uniezależnienie ustawień niektórych gridów od wybranej firmy,
- udostępnienie wybranych gotowych ustawień innym użytkownikom
Interfejs 15-65
Użytkownik może w dowolnym momencie zapisać bieżący stan ustawień gridu pod
określoną nazwą. Na tej podstawie jest budowana lista konfiguracji dostępnych dla
danego gridu. Użytkownik może potem wybrać określoną konfigurację z listy i
załadować ustawienia.
W czasie trwania okna można wielokrotnie przepinać ustawienia. Po wczytaniu
określonej konfiguracji można dokonać dalszej ręcznej korekty w ustawieniach gridu.
W momencie zamknięcia okna ustawienia zapamiętają się.
Użytkownik w momencie zapisu konfiguracji decyduje, czy ma być ona dostępna tylko
w tej jednej firmie, czy też we wszystkich firmach.
Użytkownik decyduje również, czy tworzona konfiguracja gridu ma być widoczna
tylko dla niego (prywatna), czy udostępni ją innym użytkownikom (publiczna).
Prawo edycji konfiguracji publicznej (w tym dostęp do przełącznika
prywatna/publiczna) oraz do jej usunięcia jest zarezerwowane tylko dla twórcy rekordu
ustawień oraz administratora systemu.
Dostęp do opcji związanych z konfiguracjami odbywa się z poziomu menu
kontekstowego gridu. Na głównym poziomie menu pojawi się opcja „Konfiguracje
gridu”.
Lista utworzonych przez
użytkownika konfiguracji dostępna
dla danego gridu
Spowoduje ona rozwinięcie podmenu zawierającego następujące pozycje:
15-66 Interfejs
•
Górna część menu to dynamicznie tworzona lista wszystkich konfiguracji
dostępnych dla danego gridu. Umożliwia wybór żądanej konfiguracji.
•
Opcja „Zapisz bieżącą konfigurację” spowoduje wywołanie okna edycji
konfiguracji.
Po podaniu nazwy i ustawieniu parametrów takich jak dostęp dla innych
użytkowników i w innych firmach oraz ustawienia mówiące o tym, co zrobić z
kolumnami gdy przybywa / ubywa pól ze struktury danych (opcje zaawansowane),
konfiguracja gridu zostanie zapisana.
Problemem dla mechanizmu wczytywania ustawień może być sytuacja, w której
pomiędzy zapisem a odczytem zmienia się struktura danych (ubywa lub przybywa pól
w zbiorze danych podpiętym do gridu) - przycisk [ZAAWANSOWANE].
Gdy w zbiorze danych podpiętym do gridu usunięto część pól, a w zapamiętanych
ustawieniach pozostały po nich kolumny, funkcja wczytująca ustawienia może:
- usunąć kolumny nie mające pokrycia w danych,
- odtworzyć grid dokładnie w takiej postaci, w jakiej został zapamiętany, zostawiając
nadmiarowe kolumny.
Gdy w zbiorze danych podpiętym do gridu pojawiły się nowe pola, a w zapamiętanych
ustawieniach nie ma dla nich kolumn, funkcja wczytująca ustawienia może:
- automatycznie utworzyć kolumny dla nowych pól,
- odtworzyć grid dokładnie w takiej postaci, w jakiej został zapamiętany, zostawiając
nadmiarowe kolumny.
Najlepszym rozwiązaniem wydaje się być układ, w którym brakujące kolumny same
się utworzą, a zbędne usuną - domyśle ustawienia. Jednak w pewnych przypadkach dla
poprawnego odtworzenia gridu może się okazać konieczne zachowanie nadmiarowych
kolumn. Np. jeśli zostało włączone grupowanie po określonej kolumnie, to tej kolumny
raczej nie można usunąć.
•
Opcja „Zarządzaj konfiguracjami ...” spowoduje pokazanie okna służącego do
zaawansowanego zarządzania konfiguracjami. Na oknie tym znajduje się dostępna
lista konfiguracji, zawierająca oprócz nazw także opis i informacje o ich twórcy.
Dostępne są tam też opcje do edycji i usuwania konfiguracji.
Interfejs 15-67
•
Wybór opcji „Przywróć konfigurację startową” spowoduje powrót gridu do
stanu, w jakim znajdował się w momencie pokazania okna. Chęć przeprowadzenia
tej operacji trzeba będzie potwierdzić.
•
Wybór opcji „Przywróć konfigurację domyślną” spowoduje powrót gridu do
ustawień „fabrycznych” (czyli do ustawień, jakie obowiązywały po zainstalowaniu
programu). Chęć przeprowadzenia tej operacji trzeba będzie potwierdzić.
UWAGA!
Prawo edycji / usuwania ustawień gridu oznaczonych jako publiczne przysługuje tylko
ich twórcy (i awaryjnie administratorowi systemu).
15-68 Interfejs
Eksport/ Import
W niniejszej instrukcji opisany został eksport oraz import danych do pliku XML,TXT,
HTML, PDF, RTF, XLS, TIF. Opisany został wzorzec księgowań a także
rozksięgowanie dokumentów importowanych do księgowości.
Eksport danych do pliku XML
Program RAKSSQL umożliwia eksport danych w formacie XML. Dane mogą być
zaimportowane nie tylko do modułu RAKSSQL, ale również do innego systemu.
W programie istnieją dwa rodzaje eksportu danych do pliku XML:
1.
Eksport danych (dokumentów magazynowych, kartotek)
2.
Eksport dla księgowości
1.
Eksport danych służy przede wszystkim do przenoszenia danych magazynowych
oraz kartotek między dwoma różnymi programami. Opcja ta może być również
wykorzystana do przenoszenia danych do księgowości.
Do pliku XML mogą być wyeksportowane:
1.
Dokumenty sprzedaży
•
•
•
•
•
Faktury, paragony
Korekty sprzedaży
Zamówienia od odbiorców
Cenniki
Aktualne ceny sprzedaży
2.
Dokumenty zakupu
•
•
•
Faktury zakupu
Korekty zakupu
Zamówienia do dostawców
3.
Dokumenty magazynowe
•
•
•
Wydanie zewnętrzne
Przychody zewnętrzne
Przychody wewnętrzne
Eksport/ Import 15-69
2.
•
•
•
•
•
Rozchody wewnętrzne
MM Rozchodowe
MM Przychodowe
Remanent
Stan magazynu
4.
Kartoteki
•
•
Kontrahenci
Grupy kontrahentów
•
•
•
•
Artykuły
Grupy artykułów
Receptury
Rachunki bankowe
5.
Słowniki
•
•
•
•
•
•
•
Rodzaje cen
Rodzaje rabatów
Sposoby zapłaty
Stawki VAT
Tabele kursowe
Wzorce opisów
Tabele odsetek
6.
Kasa
•
Raporty kasowe
7.
Bank
•
Wyciągi bankowe
Eksport dla księgowości służy do przenoszenia dokumentów do księgowości.
Do księgowości mogą być wyeksportowane następujące rodzaje dokumentów:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
15-70 Eksport/ Import
Faktury sprzedaży
Korekty sprzedaży
Paragony
Faktury zakupu
Korekty zakupu
Przyjęcia zewnętrzne
Przychody wewnętrzne
Wydania zewnętrzne
9.
10.
11.
12.
Rozchody wewnętrzne
Przesunięcia międzymagazynowe przychodowe
Przesunięcia międzymagazynowe rozchodowe
Remanent
Wyżej wymienione dokumenty mogą być wyeksportowane ze wszystkich lub
wybranych magazynów.
Oprócz dokumentów magazynowych, do księgowości mogą być eksportowane
również:
1. Raporty kasowe
2. Wyciągi bankowe
Raporty kasowe oraz wyciągi bankowe mogą być eksportowane ze wszystkich lub
wybranych kas/ rachunków bankowych.
Aby wyeksportować dane do pliku XML należy:
1. Uruchomić opcję „Administracja/ Eksport/import (XML)” lub opcję
„Administracja/ Księgowość”
2. Wybrać odpowiedni rodzaj eksportu:
•
•
Eksport danych
Eksport dla księgowości
Eksport/ Import 15-71
Eksport danych
Jeśli wybierzemy opcję „Eksport danych” (opcja „Administracja/ Eksport/import
(XML) /Eksport danych”) pojawi się okno:
Zakres
eksportu
Drzewo z listą
grup,
dokumentów,
kartotek,
słowników
Eksportowane
kody
dokumentów
Plik
eksportu
Z lewej strony okna znajduje się drzewko z listą grup, dokumentów, kartotek,
słowników, raportów kasowych oraz wyciągów bankowych.
Każda grupa np.„Sprzedaż” zawiera listę dokumentów, które mogą zostać
wyeksportowane do pliku XML np. „Faktury i paragony”, „Korekty sprzedaży”,
„Zamówienia od odbiorców” itd.
Użytkownik może definiować, jakie rodzaje dokumentów zostaną wyeksportowane
oraz sprecyzować zakres rekordów do wysłania.
Program umożliwia eksport wszystkich dokumentów lub tylko z określonymi kodami,
za pełny okres lub z konkretnego zakresu dat. Umożliwia eksport z wybranego
magazynu, kasy lub rachunku bankowego (dotyczy raportów kasowych i wyciągów
bankowych).
Opis eksportu dokumentów zostanie omówiony na przykładzie jednego z nich.
Aby wyeksportować faktury lub paragony należy ustawić się na pozycji „Faktury,
paragony”. Z prawej strony okna „Eksport danych z programu” uruchomi się okno z
„Parametrami eksportu paragonów i faktur sprzedaży”.
15-72 Eksport/ Import
Tabela 1 Pola w oknie „Eksport paragonów i faktur sprzedaży” :
Nazwa
Znaczenie
Parametry eksportu
Eksport
W oknie „Eksportu paragonów i faktur sprzedaży” wybieramy zakres eksportu:
Do wyboru:
•
•
•
•
Magazyn
Nie eksportuj dokumentów sprzedaży (po wybraniu tej opcji faktury i
paragony nie wyeksportują się)
Eksportuj wszystkie dokumenty o wybranych kodach (po wybraniu tej
opcji, w dolnej części okna należy zaznaczyć odpowiednie kody
dokumentów do eksportu („ptaszek” przy kodzie dokumentu), dokumenty
nie eksportowane odznaczamy – brak „paszka”)
Eksportuj wszystkie zaznaczone dokumenty (po wybraniu tej opcji
eksportowane są wszystkie faktury oraz wszystkie paragony bez możliwości
odznaczenia kodu dokumentu) Opcja przewidywana na przyszłość ma za
zadanie eksportowanie tylko zaznaczonych dokumentów w przeglądzie
dokumentów danego typu.
Eksportuj wszystkie dokumenty o wybranych kodach i z zadanego okresu
(po wybraniu tej opcji uaktualnia się pozycja „Data początkowa „ i „Data
końcowa” gdzie należy wybrać zakres dat eksportowanych dokumentów oraz
zaznaczyć ich odpowiednie kody („ptaszek” przy kodzie dokumentu). Kody
dokumentów oraz ich data wystawienia muszą mieścić się pomiędzy „Datą
początkową” a „Datą końcową” włącznie z podanymi dniami.
Jeśli wybierzemy opcję eksportu „Wszystkich dokumentów o wybranych
kodach” lub opcje eksportu „Wszystkich dokumentów o wybranych kodach i z
zadanego okresu” użytkownik posiada możliwość wybrania magazynu z którego
dane będą eksportowane. Po uruchomieniu przycisku
pojawia się lista magazynów.
obok opcji „Magazyn”
Jeśli chcemy wyeksportować dane z konkretnego magazynu należy wybrać
odpowiedni magazyn. Każdy rodzaj dokumentu może być eksportowany z innego
magazynu niż pozostałe.
Kody dokumentów
Kody dokumentów uaktywniają się jedynie dla opcji „Eksportuj wszystkie
dokumenty o wybranych kodach” i „Eksportuj wszystkie dokumenty o
wybranych kodach i z zadanego okresu czasu”. Oznacza to, że po wybraniu tych
dwóch opcji eksportu użytkownik ma możliwość zdecydowania jakie dokumenty
(o jakich kodach) mają być eksportowane, a jakie nie.
Zakres dat
„Data początkowa” oraz „Data końcowa” uaktywnia się tylko dla wybranego
zakresu eksportu - „Wszystkie dokumenty o wybranych kodach i z zadanego
okresu” Jeśli chcemy wyeksportować dokumenty za dany okres czasu należy
wybrać przedział dat wprowadzania dokumentów.
Eksportuj ceny zakupu
Użytkownik posiada możliwość zaznaczenia opcji „Eksportuj ceny zakupu”. Po
zaznaczeniu tej opcji oprócz podstawowych danych wyeksportuja się również
dane dotyczące ceny zakupu towaru.
Ponieważ ten plik może być wysyłany również do klienta opcję „Eksportuj ceny
zakupu” można wyłączyć aby po imporcie klient nie widział za ile nabyliśmy
dany towar a następnie im go sprzedaliśmy. Jeśli pole to zostanie odznaczone, w
polach z cenami zakupu i wartościami w cenie zakupu program wpisze zera.
Eksport/ Import 15-73
Eksportując kartoteki, użytkownik może zadecydować jakie dane mają być
eksportowane np. zaznaczając eksport kartoteki artykułów użytkownik może wybrać,
że eksportowane będą tylko towary lub towary i licencje.
W dolnej części okna w pozycji „Eksportuj do pliku” znajduje się domyślna nazwa
katalogu i pliku gdzie dane zostaną wyeksportowane. Użytkownik może wysłać
wszystko do jednego katalogu lub podzielić dane na grupy i kolejno wysyłać je do
różnych katalogów.
Użytkownik ma zawsze możliwość zmiany domyślnego katalogu. Aby zmienić
katalog domyślny należy uruchomić przycisk .
Po zaznaczeniu danych do eksportu i ustawieniu parametrów eksportu należy nacisnąć
przycisk [EKSPORTUJ].
Jeśli dane wyeksportują się prawidłowo pojawi się komunikat. Na przykład:
Istnieje możliwość obejrzenia wyeksportowanych danych.
Jeśli zaznaczymy opcję „Pokaż plik po zakończeniu eksportu” plik XML z danymi
uruchomi się automatycznie.
Eksport dla księgowości
Do tej pory ogromnym problemem było rozksięgowanie danych magazynowych w
systemie księgowym. Ponieważ inne systemy na to nie pozwalały, rozksięgowanie
danych wysyłanych do księgowości odbywało się w samym programie
magazynowym. Tam rozksięgowywano dokumenty na podstawie wbudowanego nie
edytowalnego wzorca księgowania. Nie było też możliwości tworzenia własnych
schematów, decydowania: jak, co i ile ma się eksportować. RAKSSQL stworzył taką
możliwość.
RAKSSQL ułatwia pracę wielu pracownikom na różnych szczeblach firmy np.
magazyn, księgowość. Pozwala zdecydować użytkownikowi czy eksport danych i ich
rozksięgowanie ma odbywać się w programie magazynowym czy w programie
księgowym. Ponieważ magazynier nie musi znać się na księgowości wzorzec
księgowania na podstawie którego dane będą rozksięgowane może przygotować mu
księgowość. On tylko importuje gotowe wzorce, a jeśli się coś zmienia uaktualnia je.
RAKSSQL umożliwia tworzenie gotowych wzorców w programie Sprzedaż i
wysyłania ich np. do księgowości.
15-74 Eksport/ Import
Istnieją dwa sposoby przenoszenia danych do księgowości.
• Wysyłanie danych w postaci jednego lub kilku plików (XML) z danymi
• Wysyłane rozksięgowanych już danych (rozksięgowanie odbywa się w programie
magazynowym).
Aby wysłać dane do księgowości w postaci pliku XML można skorzystać z opcji
„Eksport danych” lub opcji „Eksport do księgowości”.
Opcja „Eksport danych” została omówiona po wyżej.
Jeśli wybierzemy opcję „Eksport dla księgowości” (opcja „Administracja/
Księgowość/ Eksport dla księgowości(XML)”) pojawi się okno:
Zakres
dat
eksportu
Zaznaczamy
magazyn z
którego
eksportujemy
dane
Eksportowane
dokumenty
W pozycji „Przedział dat wystawienia” wybieramy z kalendarza okres, dla którego
zostaną wyeksportowane dokumenty. „Data początkowa” i „Data końcowa” dotyczy
wszystkich typów dokumentów.
Okno „Parametry dla eksportu do księgowości” składa się z kilku zakładek:
•
•
•
•
Parametry ogólne
Magazyn
Raporty kasowe
Wyciągi bankowe
Rola poszczególnych opcji w oknie „Parametry dla eksportu do księgowości” została
wyjaśniona w poniższej tabeli.
Eksport/ Import 15-75
Tabela 2 Pola w oknie „Parametry dla eksportu do księgowości” :
Nazwa
Znaczenie
Parametry eksportu
Parametry ogólne:
Eksportowanie
dokumentów
Pozycja „Eksportowanie dokumentów” oznacza rodzaj eksportowanych
dokumentów z punktu widzenia ich zaksięgowania w systemie RAKS SP.
Eksportowanie
dokumentów
Pozycja „Eksportowanie dokumentów” oznacza rodzaj eksportowanych
dokumentów z punktu widzenia ich zaksięgowania w systemie RAKS SP. Do
wyboru:
•
•
•
Oznaczenie
zaksięgowania
Wszystkie (eksportowane będą wszystkie dokumenty)
Tylko zaksięgowane (eksportowane będą tylko zaksięgowane dokumenty)
Tylko niezaksięgowane (eksportowane będą tylko niezaksięgowane
dokumenty)
Użytkownik powinien zdecydować czy chce aby system „Oznaczał
wyeksportowane dokumenty jako zaksięgowane”. Jeżeli tak to należy określić
jak system ma się zachować w przypadku gdy napotka na dokument, którego nie
będzie mógł zablokować na czas eksportu (może się tak zdarzyć, gdy ktoś inny
edytuje lub usuwa ten dokument).
Można zażądać: „Przerwania eksportu” lub „Kontynuacji eksportu z
pominięciem dokumentów, których nie da się oznaczyć”. W drugim przypadku
na zakończenie eksportu sekcji (na przykład raportów kasowych), w której
nastąpiły problemy zostanie wyświetlony raport opisujący, których dokumentów
nie dało się wyeksportować
Plik eksportowy
W pozycji „Eksport do pliku” określa się lokalizację pliku eksportu na dysku
oraz to czy po zakończeniu eksportu chcemy od razu zobaczyć plik eksportu (z
użyciem domyślnego programu - na przykład Microsoft Internat Explorer)
Magazyn
Lista magazynów
Znajduje się tu lista założonych w programie magazynów. Na liście magazynów
należy zaznaczyć, z których magazynów na nastąpić eksport. Pojawia się nazwa
magazynu, numer magazynu, znacznik wybranego magazynu. Jeśli użytkownik
chce wyeksportować dane tylko z wybranego magazynu musi ten magazyn
zaznaczyć (postawić „ptaszka” w kolumnie „Wybrany”).
Dokumenty
Pod listą magazynów znajdują się typy dokumentów, które można
wyeksportować.
Zaznaczamy dokumenty, które mają być eksportowane. Do wyboru:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
15-76 Eksport/ Import
Faktury sprzedaży
Korekty sprzedaży
Paragony
Faktury zakupu
Korekty zakupu
Faktury zaliczkowe
Korekty faktur zaliczkowych
Przyjęcia zewnętrzne
Przychody wewnętrzne
Wydania zewnętrzne
Rozchody wewnętrzne
Przesunięcia międzymagazynowe przychodowe
Przesunięcia międzymagazynowe rozchodowe
Tabela 2 Pola w oknie „Parametry dla eksportu do księgowości”(ciąg dalszy):
Nazwa
Znaczenie
Parametry eksportu
Magazyn
Dokumenty
c. d. z poprzedniej strony .
•
•
Remanent
Szybka produkcja
Raporty kasowe
Lista kas
Znajduje się tu lista kas na której należy oznaczyć z której kasy ma się odbyć
eksport raportów kasowych.
Wyciągi bankowe
Lista rachunków
bankowych
Znajduje się tu lista rachunków bankowych na której należy oznaczyć z którego
rachunku bankowego ma się odbyć eksport wyciągów bankowych
Po zaznaczeniu parametrów eksportu należy nacisnąć przycisk [ZATWIERDŻ].
Jeśli w parametrach zaznaczymy opcję „Pokaż plik po zakończeniu eksportu” po
wyeksportowaniu danych plik XML z danymi uruchomi się automatycznie.
Użytkownik ma możliwość obejrzenia wysłanych przez niego danych.
Eksport z poziomu okien przeglądu
W programie RAKSSQL oprócz podziału na rodzaj wykonywanego eksportu do pliku
XML istnieje podział na miejsca gdzie ten eksport może zostać wykonany.
Program umożliwia eksport i import wszystkich dokumentów oraz kartotek z jednego
miejsca w programie (opcja „Administracja/ Eksport/Import (xml)”oraz eksport
poszczególnych dokumentów z poziomu pojedynczych okien przeglądu np. eksport
dokumentów sprzedaży z okna „Sprzedaż – paragony faktury”.
Do tego celu służy ikona „Pokaż menu eksportów” w prawym górnym rogu każdego
okna. Menu eksportów uruchamiamy po kliknięciu na ikonę lub naciśnięciu kombinacji
klawiszy [Ctr+Alt+E].
W zależności od rodzaju okna przeglądowego dostępne są dwa rodzaje ikon:
- ikona uruchamiana w oknie z dokumentami sprzedaży, zakupu, dokumentami
magazynowymi (WZ, PZ, MP, MW, RE), dokumentami bankowymi (wyciągi
bankowe) oraz w oknie z kartotekami (kontrahenci, towary, receptury) i słownikami
(rodzaje rabatów, sposoby zapłaty, stawki VAT, tabele kursowe, wzorce opisów, tabele
odsetek.
Eksport/ Import 15-77
Ikona wywołuje menu eksportów które pozwala na:
•
Eksport zaznaczonych pozycji do XML
•
Eksport zaawansowany do XML
•
Import dokumentów z XML
- ikona uruchamiana w oknie z korektami sprzedaży, korektami zakupu,
dokumentami magazynowymi (RW, PW, stan magazynu) oraz raportami kasowymi.
Ikona wywołuje menu eksportów które pozwala jedynie na:
•
Eksport zaznaczonych pozycji do XML
•
Eksport zaawansowany do XML
•
Nie ma opcji Importu z XML.
Aby wyeksportować zaznaczone pozycje do pliku XML należy:
1.
Uruchomić odpowiednie okno przeglądu danych.
2.
Włączyć opcje zaznaczania wielu pozycji (kliknąć prawym przyciskiem myszy na
dowolnym nagłówku kolumny w otwartym oknie przeglądania danych i
zaznaczyć w tabeli opcję „Zaznaczanie wielu pozycji”).
3.
Zaznaczyć wybrane pozycje do eksportu [Shift + klawisze strzałek]
4.
Nacisnąć ikonę
5.
Wybrać opcję „Eksportuj zaznaczone (xml) lub nacisnąć [Shift+Ctrl+E]
6.
Pojawi się okno:
lub ikonę
Wskaż miejsce
eksportu
Naciśnij klawisz
aby rozpocząć
proces eksportu
Wpisz nazwę pliku
eksportowego
6.
Wskazać miejsce eksportu danych
15-78 Eksport/ Import
7.
Wpisać nazwę pliku
8.
Nacisnąć klawisz [ZAPISZ].
Program pozwala wyeksportować do pliku XML dokumenty z zadanego okresu czasu.
Pozwala zaznaczyć określone typy dokumentów oraz parametry dodatkowe.
Takie możliwości posiada opcja „Eksport zaawansowany (xml)” po uruchomieniu
ikony
lub ikony
.
Po uruchomieniu opcji „Eksport zaawansowany (xml) w oknie „Sprzedaż – paragony,
faktury” pojawia się okno:
Wybierz opcje
eksportu
Wybierz przedział
eksportu
Zaznacz
odpowiednie
typy
dokumentów
Parametry
dodatkowe które
mają być
eksportowane
Wpisz dowolną
nazwę pliku
W oknie „Parametry eksportu paragonów i faktur sprzedaży” należy wybrać rodzaj
eksportu: czy eksportować wszystkie dokumenty czy tylko z zadanego okresu czasu?
Jeśli użytkownik wybrał tę drugą opcję musi wskazać przedział czasowy w którym
znajdują się eksportowane dokumenty.
Można wskazać pojedyncze typy dokumentów, które mają być eksportowane lub
wszystkie dokumenty. W naszym przypadku są to:
•
•
•
Faktury sprzedaży
Paragony
Faktury eksportowe
W zależności od rodzaju okna przeglądowego gdzie dokonuje się proces eksportu, typy
dokumentów będą inne.
Eksport/ Import 15-79
Istnieje możliwość wskazania lub wyłączenia parametrów dodatkowych, które mają
być eksportowane np.:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Cena zakupu
Cena sprzedaży
Stawki VAT
Rabaty
Sposoby zapłaty
Artykuły
Grupy artykułów
Kontrahenci
Grupy kontrahentów
Aby zakończyć procedurę eksportu należy wskazać miejsce gdzie ten eksport ma się
wykonać uruchamiając ikonę
pliku może być dowolna.
oraz wpisać nazwę pliku eksportowego. Nazwa
Jeśli chcemy obejrzeć wynik eksportu należy zaznaczyć opcje „Pokaż plik na
zakończenie eksportu”
Oprócz eksportu do liku XML program umożliwia również eksport do plików:
TXT, HTML, PDF, RTF, XLS, TIF. Opcja dostępna po naciśnięciu ikony
lub
i uruchomieniu “Eksportuj tabelę" lub naciśnięciu kombinacji klawiszy [Ctrl+E].
Więcej informacji ...
Opis pliku eksportowego został zamieszczony w dalszej części niniejszego rozdziału.
Procedura eksportu do pliku tekstowego oraz pozostałych wymienionych wyżej plików
została omówiona w Rozdziale 2.
Zawartość wyeksportowanych danych
Wyeksportowane informacje o dokumentach podzielone są na następujące sekcje:
1.
Główka dokumentu
Data wystawienia dokumentu, nazwa, kod, numer. Informacje
charakterystycznych dla każdego rodzaju dokumentów:
•
•
•
•
15-80 Eksport/ Import
Dane nabywcy oraz płatnika – pełne, wraz z adresem, NIP-em itp.
Dane dostawcy – pełne dane, wraz z adresem, numerem NIP itp.
Daty sprzedaży/otrzymania dokumentu itp.
Nazwa sposobu płatności i data płatności
•
2.
Wartość dokumentu netto, kwota VAT, wartość brutto (dla dokumentów w
walucie są one podane w walucie dokumentu), wartość złotówkowa. Jeśli są
to korekty faktur, to wartości podane są przed i po korekcie.
Pozycje dokumentu
Id, indeks własny, indeks i nazwa wg kontrahenta, ilość (przed i po korekcie),
ceny:
•
•
•
•
•
Zakupu (chyba, że w opcjach np. WZ zaznaczono nie eksportowanie ich)
Sprzedaży netto i brutto w walucie dokumentu
Sprzedaży w złotówkach
Rodzaj rabatu, rabat, rodzaj ceny sprzedaży
Id stawki, wartość stawki, typ stawki
Dla korekt pozycje są dwukrotnie – przed i po korekcie
3.
Wartość dokumentu w stawkach (jeśli dokument jest powiązany z podatkiem
VAT, np. dokumenty wewnętrzne)
W sekcji tej zawarte jest Id stawki, jej wartość i typ, oraz kwoty netto, VAT i
brutto w tej stawce.
Dla korekt sekcja jest dwukrotnie – przed i po korekcie
4.
Inne dane dodatkowe, np.:
•
•
•
5.
Dla korekt – lista wcześniejszych korekt, ich Id, numer, kod, data wystawienia
Dla faktur VAT – lista skojarzonych WZ
Itd.
Jeśli wyeksportowany dokument jest przy imporcie zamieniany na dokument
sprzedaży (np. zamówienie do dostawcy jest importowane jako zamówienie od
odbiorcy lub od razu jako faktura VAT), w jego główce zawarte są dane o
aktualnej firmie lub filii, tzn.: nazwa skrócona, numer NIP, id. Przy czym ID jest
wysyłane w następujący sposób:
•
•
Dla firmy ma zawsze wartość –1
Dla filii ma zawsze wartość -<id filii)-1
Z takimi ID dane o nich zawarte są w sekcji KONTAKTY.
Eksport/ Import 15-81
Wzorce księgowań
Program RAKSSQL umożliwia tworzenie własnych wzorców księgowań.
Wzorce używane są jako automat do rozksięgowania dokumentów. Przy pomocy
wzorca tworzone są pozycje (dekrety, zapisy w księdze), tworzone są zapisy w
rejestrze VAT oraz rozrachunki. Wzorzec stosowany jest dla wszystkich dokumentów,
które można wystawić w programie i zaksięgować jako dokument księgowy tj. faktur
sprzedaży, zakupu, dokumentów magazynowych, dokumentów kasowych, wyciągów
bankowych, dokumentów wydarzeń środków trwałych, list płatniczych i innych. Po
wystawieniu tych dokumentów w księgowości powstają ich nagłówki.
Wzorzec księgowy rozksięgowuje nagłówki dokumentów księgowych, które zostały
zaimportowane z innego modułu RaksSQL lub pojawiły się automatycznie w systemie
na liście dokumentów księgowych po ich wystawieniu.
W systemie RaksSQL Finanse i Księgowość na liście dokumentów pojawiają się:
- nagłówki dokumentów faktur sprzedaży, faktur zakupu, dokumentów magazynowych
i innych (z systemu RaksSQL Sprzedaż),
- nagłówki dokumentów listy płatniczej (z systemu RaksSQL Kadry Płace).
- nagłówki dokumentów wydarzeń środków trwałych, dowodów wewnętrznych,
spisów z natury, dokumentów kasowych, raportów kasowych, wyciągów bankowych
wystawionych w tym samym module (z systemu RaksSQL Finanse i Księgowość).
Wzorce księgowe definiowane są dla różnych typów dokumentu: dla dokumentów
sprzedaży, zakupu, korekt, wyciągów bankowych, dowodów wewnętrznych,
dokumentów środków trwałych, dokumentów kasowych, dokumentów płacowych itd.
Dla każdego z nich należy zdefiniować inny wzorzec, ponieważ każdy z tych
dokumentów jest księgowany inaczej (różne konta księgowe, wpis do rejestru VAT,
tworzony rozrachunek – o tym wszystkim decydujemy tworząc taki wzorzec).
Każdy z dokumentów może mieć inny kod dokumentu (Słowniki/Kody dokumentów).
Na przykład, dokument typu faktura sprzedaży, może posiadać kilka kodów: FS, DSP,
FSP, FV. Dla każdego takiego kodu może być utworzony inny wzorzec księgowy, gdy
dokumenty z kodem FS księgujemy na inne konta niż dokumenty z kodem DSP. Jeśli
niezależnie do kodu, dokumenty księgowane są na jedno konto, to w takim przypadku
wystarczy stworzyć jeden wzorzec.
Istnie pełna dowolność w tworzeniu wzorców. Wzorzec może być jeden dla wszystkich
dokumentów określonego typu lub różnić się kodami.
15-82 Eksport/ Import
Dodawanie własnych wzorców do rozksięgowania dokumentów następuje po
uruchomieniu „Administracja/Księgowość” i wywołaniu opcji „Wzorce księgowań”.
Możliwe jest również zaimportowanie istniejących już gotowych wzorców do
programu. Wzorzec księgowań może być przygotowany np. przez księgowość i
zaimportowany do programu RAKSSQL.
W tym celu należy uruchomić przycisku [OPERACJE] i wybrać „Importuj wzorce z
pliku”.
Plik wzorców księgowań jest przechowywany w wirtualnym systemie plików
(dodawanie wirtualnych przestrzeni dyskowych odbywa się w module Administrator,
opcja "Wirtualny system plików").
Aby wybrać wzorzec, w otwartym przez program oknie należy:
1. Wskazać folder w którym
zapisane są wzorce.
2.
Wskazać poprzez kliknięcie
lewym przyciskiem myszy
żądany plik z wzorcami.
3.
Kliknąć przycisk
Po kliknięciu przycisku [OTWÓRZ] program powraca do okna „Wzorce księgowań”,
gdzie widoczna jest lista zaimportowanych wzorców, nazwa pliku na podstawie
którego program dokona rozksięgowania danych oraz miejsce gdzie plik został
zapisany.
Eksport/ Import 15-83
Informacja o pliku, z którego
zostały pobrane wzorce.
W tej części okna program pokazuje dekrety
przypisane do wskazanego wzorca.
Lista utworzonych wzorców księgowania.
Przyciski funkcyjne okna. Ich działanie
zostało omówione poniżej.
W otwartym oknie widoczne są zdefiniowane wzorce księgowań. Użytkownik ma
możliwość dodawania, poprawiania, usuwania oraz zapisywania i odczytywania z pliku
wzorców księgowań.
Uwaga
Aby wyeksportować gotowy wzorzec należy uruchomić przycisk [OPERACJE] i
wybrać opcję „Eksportuj wzorce do pliku”. Plik może zawierać własne wzorce
księgowania.
Wzorce mogą być utworzone dla dokumentów, które zostaną rozksięgowane w
Księdze Handlowej (dekrety), Księdze Podatkowej, Rejestrze Przychodów oraz
Rejestrze VAT. Wzorce dotyczące Księgi Handlowej znajdują się na zakładce
"Dekrety", wzorce które dotyczą Książki Przychodów i Rozchodów znajdują się na
zakładce "Księga Podatkowa", a te które dotyczą Ryczałtu na zakładce "Rejestr
Przychodów". Zakładka "Rejestr VAT" dostępna jest dla każdej formy opodatkowania.
Widoczność wymienionych zakładek zależy od zdefiniowanych lat obrachunkowych.
Aby pojawiła się zakładka dla Ryczałtu trzeba mieć zdefiniowany chociaż jeden rok z
15-84 Eksport/ Import
rozliczaniem ryczałtu, aby pojawiła się zakładka Dekrety musi być zdefiniowany w
programie choć jeden rok typu Księga Handlowa itp.
Wszystkie z wymienionych wyżej opcji udostępniane są poprzez znajdujące się w
prawym dolnym rogu okna przyciski funkcyjne.
Naciśnięcie przycisku [DODAJ] umożliwia wprowadzenie nowego wzorca
księgowania.
Przycisk [POWIEL] umożliwia przepisanie wskazanego dekretu do nowej pozycji.
Przycisk [EDYTU] umożliwia poprawienie wskazanej pozycji.
Po naciśnięciu przycisku [USUŃ] następuje usunięcie wskazanego dekretu.
Aby wprowadzić nowy wzorzec księgowania należy:
1.
2.
3.
4.
Uruchomić opcję „Administracja/Księgowość”
Wybrać pozycję „Wzorce księgowań”
W oknie „Wzorce księgowań” nacisnąć przycisk [DODAJ]
Pojawi się okno „Wzorzec księgowania”:
Nagłówek
wprowadzanego
wzorca został
opisany w tabeli.
Dekrety przypisane
do wzorca.
Przycisk umożliwia
dopisanie nowego
dekretu do wzorca.
Zamknięcie okna wraz z
zapisaniem wprowadzonych
zmian.
Rezygnacja z zapisania
wprowadzonych zmian.
W otwartym przez program oknie „Wzorzec księgowania” należy uzupełnić opisane w
poniższej tabeli pola oraz wprowadzić dekrety służące do rozksięgowania danych.
Eksport/ Import 15-85
Tabela 3 Opis pozycji nagłówka okna „Wzorzec księgowania”
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
Nazwa
Nazwa wprowadzanego wzorca jest określana przez użytkownika.
Typ dokumentu
Typ dokumentu wybierany jest z dostępnej listy. Dokonany tu wybór decyduje o
tym jakie kwoty zostaną udostępnione przez program w trakcie wprowadzania
dekretu w polu „Typ kwoty”.
Kod dokumentu
Wartość wpisywana do tego pola jest ściśle powiązana z wartością jaka została
wpisana w module RAKSSQL SP, w polu „Kod” znajdującym się w oknie
„Definicja dokumentu magazynowego”. Okno to jest wywoływane po wybraniu
opcji „Słowniki → Kody dokumentów → Sprzedaż i Magazyn”.
Użytkownik poprzez określenie różnych kodów dokumentu może dla tego
samego typu dokumentu wprowadzić różne wzorce księgowania. Może być kilka
wzorców, każdy z innym kodem.
Dziennik FK
Źródło daty
księgowania/
Źródło operacji
gospodarczej
Należy podać symbol dziennika pomocniczego, do którego mają być zapisane
importowane dokumenty.
Wybieramy źródło daty księgowania. Źródłem daty księgowania może być:
•
•
•
data sprzedaży dokumentu
data wystawienia dokumentu
data płatności
Przy dokumencie WNT pojawia się dodatkowo:
•
•
•
data dostawy
data faktury dostawcy
data wyliczana WNT
Przy dokumencie TaxFree:
•
data przekroczenia granicy
Przy korekcie:
•
data korekty
Przy dokumencie prosta produkcja:
•
data wykonania
Łącz rozrachunki
Jeśli pole zostanie zaznaczone, to w obrębie dokumentu łączone są rozrachunki
na tym samym koncie po tej samej stronie. Pole nie dostępne dla dokumentów:
RW, PW, MMP, MMR, RE.
Pomiń faktury
zafiskalizowane
Pole jest uaktywniane i automatycznie zaznaczane dla faktur sprzedaży. Jeśli
program RAKSSQL SP współpracuje z drukarką fiskalną, to sprzedaż może być
rozksięgowana w wyniku importu paragonów i zafiskalizowanych faktur
sprzedaży (w tym przypadku pole należy odznaczyć) lub ręcznie na podstawie
raportu uzyskanego z drukarki fiskalnej – w tym przypadku pole pozostaje
zaznaczone, a dla paragonów nie wprowadza się wzorca księgowania.
Pomiń dokumenty z
raportu dobowego
Jeśli opcja jest zaznaczona program pomija te dokumenty, które znajdują się na
raporcie dobowym
Zezwól na
księgowanie kwot
związanych z .....
Jeśli opcja jest zaznaczona program księguje kwoty związane z dokumentem np.
różnice z podsumowań wg. wzorca księgowego. Jeśli opcja nie jest zaznaczona
kwoty te nie są nigdzie księgowane (są pomijane).
Scal zapisy wynikłe z
różnic, z pozostałymi
zapisami
Funkcja pozwala na scalenie dekretów powstałych z wzorców księgowania różnic
podsumowań dokumentu, z dekretami powstałymi z innych wzorców.
15-86 Eksport/ Import
Po uzupełnieniu nagłówka „Wzorca księgowania” należy przejść do części „Dekrety”
gdzie należy dodać dekrety dla definiowanego wzorca oraz części „Rejestry VAT”
gdzie są umieszczane informacje dotyczące rejestracji VAT. Program umożliwia
wprowadzanie dokumentu wiele razy do rejestru VAT. Każdy wpis na liście rejestracji
VAT powoduje wpisanie wszystkich kwot dokumentu do rejestru w rozbiciu na stawki.
Po naciśnięciu przycisku [DODAJ] wyświetlane jest okno „Konta księgowe”.
Tabela 4 Opis pozycji okna „Konta księgowe” zakładka „Dekrety”:
Nazwa pola
Znaczenie
Zastosuj do
Wzorzec dekretacji można zastosować do pozycji, podsumowania lub płatności
dokumentu.
Domyślnie, wzorzec dekretacji jest zastosowany do "pozycji dokumentu". Jeśli w
dokumencie występują różnice podsumowań, wzorzec dekretacji może być
utworzony do "podsumowania dokumentu". Ustawiając zastosowanie do
"podsumowania dokumentu" w polu TYP KWOTY pojawią się nowe pozycje
których nie widać gdy wzorzec ustawimy do "pozycji dokumentu".
Dla dokumentów: faktura sprzedaży, faktura zakupu oraz korekta zakupu można
ustawić wzorzec do płatności dokumentu.
Przykładowo, jeśli dla dokumentu sprzedaży na koncie 201-#o zastosujemy
wzorzec do płatności a FS będzie posiadała kilka różnych sposobów zapłaty
(karta, gotówka, czek, przelew) to po rozksięgowaniu nagłówka dokumentu wg.
tego wzorca program zaksięguje odpowiednio kilka kwot operacji (karta 20 zł,
gotówka-30 zł, czek -40 zł, przelew 100 zł) dodatkowo do konta 201 utworzone
zostaną analityki odbiorców którzy będą uiszczać tę zapłatę.
Konta księgowe:
Maska numeru konta
WN/MA
Przynajmniej jedno z tych pól musi być wypełnione. Numer konta należy wpisać
ręcznie.
Do zdefiniowania numeru konta na które będą rozksięgowane dane używa się
znaków specjalnych, można je wybierać z dostępnej listy po naciśnięciu
przycisku . Opis znaków specjalnych został umieszczony w następnej tabeli.
Typ kwoty
Kwota dekretu wybierana jest z udostępnionej listy po naciśnięciu przycisku
znajdującego się z prawej strony pola. To jakie kwoty zostaną udostępnione przez
program do rozksięgowania uzależnione jest od wyboru dokonanego w polu „Typ
dokumentu” znajdującego się w oknie „Wzorzec księgowania”.
Nazwa kwoty
Pole to jest aktywne tylko jeśli w pozycji „Typ kwoty” zostanie wybrana pozycja
„ Kwota wg własnej definicji’. Przykładowo, jeśli dla list płatniczych chcemy
zaksięgować nietypową wartość np. oddzielne księgowanie składki na Fundusz
Pracy lub FGŚP, to korzystając z możliwości definiowania kwot dla eksportu do
FK, jaki znajduje się w module Kadry Płace – w tym oknie należy wpisać nawę
zdefiniowanej tam kwoty. Dokładny opis znajduje się poniżej.
Dekret walutowy
Można wprowadzić dekret walutowy. Po zaznaczeniu tej pozycji można wybrać
czy waluta ma być pobierana z główki dokumentu czy poszczególnych pozycji.
Waluta
Program umożliwia decydowanie czy waluta dokumentu ma być brana z
nagłówka dokumentu, czy z pozycji.
Jeśli pozycje dokumentu mają inną walutę niż nagłówek można ustawić aby
waluta brana była z pozycji. Jeśli jest jedna waluta powinna być brana z
dokumentu.
Opcja dotyczy jedynie wyciągów bankowych dla których walutą dokumentu jest
waluta rachunku, a walutą pozycji waluta wybrana przy wprowadzaniu pozycji.
Eksport/ Import 15-87
Tabela 4 Opis pozycji okna „Konta księgowe” zakładka „Dekrety” (ciąg dalszy):
Nazwa pola
Znaczenie
Opis operacji
Są do wyboru dwa znaki specjalne:
%k – Nazwa kwoty lub jej opis. Pobierana jest treść z pola „Typ kwoty”,
%p – Nazwa pozycji dokumentu lub jego opis. Znak zaleca się stosować jedynie przy
wyciągach bankowych. Opis operacji można również wpisać z klawiatury.
%n - Numer dowodu. Numer dowodu pobierany z dokumentu.
%d - Numer dokumentu pobierany z dokumentu.
%f - Numer dokumentu korygowanego. Symbol zwraca niepustą wartość w
przypadku, gdy rozksięgowywane są korekty dokumentów handlowych.
Do dekretu dodaj
znacznik
Znacznik, który zostanie dodany do wzorca będzie przypisany automatycznie po
rozksięgowaniu do dekretu. Na podstawie znaczników przypisanych do dekretów
można wykonać Zestawienie obrotów i sald.
Przepisz znaczniki wg. Program umożliwia przepisanie znaczników z dokumentu źródłowego do tworzonego
dekretu księgowego, pasujące do do zadanej maski. Do filtrowania znaczników służy
maski
wpisana w parametrach maska. Do dekretu księgowego pojawią się tylko konta
pasujące do podanej maski. Można to pole zostawić puste.
Znak [?] oznacza dowolną cyfrę lub literę. Znak [*] oznacza dowolny ciąg znaków.
(Np.:[*] oznacza wszystkie znaczniki z dokumentu źródłowego, [A*] oznacza
wszystkie znaczniki zaczynające się od "A", [AB??] oznacza wszystkie znaczniki
zaczynające się od AB i dalej jego dowolne dwie pozycje np. ABCD, ABEF z
dokumentu źródłowego.
Rozbij pozycje:
Jeśli opcja jest zaznaczona to kwota na koncie (po rozksięgowaniu) jest rozbijana na
pozycje. Przykład: Jeśli na koncie 201 księgujemy kwotę brutto ze sprzedaży, na FS są
dwie pozycje (marchewka, pietruszka), to po rozksięgowaniu mamy na koncie 201 dwa
zapisy kwotę za marchewkę oraz oddzielnie kwotę za pietruszkę.
Rozrachunek:
Generuj rozrachunek
dla konta
Jeżeli konto rozrachunkowe jest należnością, to należy wybrać WN. Jeżeli konto
rozrachunkowe jest zobowiązaniem należy wybrać Ma. Wyborów dokonujemy
niezależnie od znaku księgowanej kwoty.
Data operacji
rozrachunku
Pole aktywne dla pozycji rozrachunkowych. Domyślnie pojawiają się tu pozycje z pola
"Źródło daty księgowania" w główce dokumentu. Lista dostępnych dat zmienia się w
zależności od typu dokumentu.
Data płatności
rozrachunku
Pole aktywne dla pozycji rozrachunkowych. Domyślnie pojawiają się tu pozycje z pola
"Źródło daty księgowania" w główce dokumentu. Lista dostępnych dat zmienia się w
zależności od typu dokumentu.
Ograniczenia:
Gdy data VAT
Rozksięgowaniu podlegają wszystkie dokumenty które posiadają zapis w ewidencji
VAT, takie gdzie data w ewidencji VAT jest z tego samego miesiąca co data
księgowania, lub z późniejszego miesiąca.
Jeżeli rodzaj kontaktu
Do wyboru znajdują się tu opcje: Dowolny, Pusty, Firma, Pracownik.
Pozycja "Rodzaj kontaktu" ma znaczenie przede wszystkim dla dokumentów gdzie
występuje podział na kontrahenta (odbiorca, dostawca) i pracownika np. przy
księgowaniu dokumentów kasowych i bankowych.
Firma, pracownik - Można utworzyć dwie pozycji wzorców (dla pracownika i dla
kontrahenta) i ustawić dla każdego inny rodzaj kontaktu. Dla pierwszego ustawić rodzaj kontaktu "pracownik", dla drugiego - rodzaj kontaktu "firma".
Program użyje odpowiedniego wzorca w zależności od tego czy operacja jest dla
pracownika czy dla kontrahenta.
Jeżeli rodzajem kontaktu będzie pracownik to wzorzec będzie użyty jedynie przy
15-88 Eksport/ Import
operacji z pracownikiem. Jeżeli rodzajem kontaktu będzie kontrahent to wzorzec
będzie użyty jedynie przy operacji z kontrahentem.
Dla pozostałych dokumentów np. magazynowych, sprzedaży, zakupu i innych można
ustawić rodzaj kontaktu "Dowolny" lub "Pusty".
Dowolny - nie ma znaczenia rodzaj kontaktu, może być nim pracownik lub kontrahent.
Pusty - oznacza, że operacje nie posiadają kontrahenta (dotyczy to np. remanentu, stan
magazynowy)
Tabela 4 Opis pozycji okna „Konta księgowe” zakładka „Dekrety” (ciąg dalszy):
Nazwa pola
Znaczenie
Użyj pozycji dla kwot
Pole jest uaktywniane dla dokumentów korygujących oraz remanentu. Program
udostępnia do wyboru trzy możliwości:
• Dodatnich, wybierane są tylko kwoty dodatnie do rozksięgowania.
• Ujemnych, wybierane są tylko kwoty ujemne do rozksięgowania.
• Wszystkich, z dokumentu wybierane są zarówno kwoty dodatnie jak i ujemne do
rozksięgowania.
Jeśli dokument zawiera korekty dodatnie i ujemne, a użytkownik chce je księgować
oddzielnie, to należy przygotować dwa niezależne wzorce księgowania. We wzorcu
dla kwot dodatnich dekret wprowadzany jest tak jak dla sprzedaży/zakupu, po
wybrać należy kwoty dodatnie, pole „Zmień znak kwoty”
naciśnięciu przycisku
pozostaje niezaznaczone
We wzorcu dla kwot ujemnych sposób postępowania jest uzależniony od tego jak
zostaną rozksięgowane dane, np.:
1.
WN
MA
201-0001
700
Przy takim księgowaniu korekty ujemnej w polu należy wybrać kwoty ujemne a
pole „Zmień znak kwoty” pozostawić niezaznaczony.
2.
WN
MA
700
201-0001
Przy takim księgowaniu korekty ujemnej w polu należy wybrać kwoty ujemne a
pole „Zmień znak kwoty” zaznaczyć.Pole to również bierze udział w
rozksięgowywaniu remanentu. Sposób postępowania przy opisywaniu dekretów jest
analogiczny jak przy korekcie.
Zmień znak kwoty
Zaznaczenie pola powoduje zmianę znaku księgowanej kwoty. Pole uaktywniane
jest wraz z polem „Użyj pozycji dla kwot” i działanie jego jest również ściśle
powiązane z tym polem.
Znaczniki
Ograniczenie znaczników Przy wprowadzaniu numeru konta w pozycji wzorca można posłużyć się specjalnym
symbolem do rozksięgowania tych dokumentów, którym w module RAKSSQL
Sprzedaż został on przypisany. Ponieważ w tym samym wzorcu np. dla
dokumentów sprzedaży jest obsługiwane księgowanie pozycji bez przypisanych
znaczników jak i tych którym zostały one przypisane, to program udostępnia
następujące możliwości do wyboru:
· Brak, na konto zostaną zaksięgowane dokumenty z przypisanymi znacznikami i
bez znaczników
· Bez znaczników, na to konto zostaną zaksięgowane tylko dokumenty bez
przypisanych znaczników
Ze znacznikami, program do rozksięgowania wybierze tylko dokumenty z
przypisanymi znacznikami
Znaczniki
Jeśli po wyżej dokonano wyboru:
· Występuje dowolny znacznik,- to do rozksięgowania będą wzięte dokumenty
którym przypisano jeden z podanych znaczników .Znaczniki wybierane są po
Eksport/ Import 15-89
uruchomieniu
.
Występują wszystkie znaczniki, jeśli ta pozycja zostanie wybrana, to program
rozksięguje tylko te dokumenty, do których przypisano wszystkie znaczniki (np. Z1,
Z2, Z3)..
Aby wprowadzić pozycję do rejestru należy przejść na zakładkę „Rejestry VAT” i
uruchomić przycisk [DODAJ]. Program umożliwia wprowadzanie dokumentu wiele
razy do rejestru VAT. Każdy wpis na liście rejestracji VAT powoduje wpisanie
wszystkich kwot dokumentu do rejestru w rozbiciu na stawki.
Tabela 5 Opis pozycji okna „Konta księgowe” zakładka „Rejestry VAT”:
Nazwa pola
Znaczenie
Użyj dla kwot
Możliwe jest wprowadzenie kwot do rejestru VAT w zależności od ich znaku
(dodatnie, ujemne, wszystkie). Umożliwia to rozbicie na dwa wpisy kwot
dodatnich lub ujemnych.
Typ rejestru
W zależności od dokumentu inny będzie typ rejestru:
•
•
Należny dla sprzedaży
Odliczany dla zakupu
Dla faktury WNT dostępny będzie należny i odliczany ponieważ cechą
charakterystyczną tego dokumentu jest, to że powinien zostać wprowadzony
jednocześnie do rejestru VAT należnego i naliczonego.
Nazwa rejestru
Źródło daty VAT
Nazwa rejestru VAT, do którego mają być dopisane dokumenty. Można wywołać
okno podpowiedzi z nazwami rejestrów VAT.
Źródło daty wystawienia jest uzaleznione do rodzaju dokumentu. Może nim być:
• data sprzedaży dokumentu
• data wystawienia dokumentu
• data płatności
Przy dokumencie WNT pojawia się dodatkowo:
• data dostawy
• data faktury dostawcy
• data wyliczana WNT
Przy dokumencie TaxFree:
• data przekroczenia granicy
Przy korekcie:
15-90 Eksport/ Import
• data korekty
Przy dokumencie prosta produkcja:
•
data wykonania
Rodzaj kwoty
W zależności do rodzaju dokumentu rodzaj kwoty będzie inny.
Dla dokumentów sprzedaży będzie to:
• dostawa towarów i usług na terytorium kraju wewnątrzwspólnotowa
• dostawa towarów
• wewnątzwspólnotowa transakcja trójstronna (dostawa)
• eksport towarów
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
• wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna (nabycie)
• import usług
• dostawa niepodlegająca VAT, z prawem odliczenia podatku
• dostawa niepodlegajaca VAT bez prawa odliczenia podatku
• dostawa towarów dla której podatnikiem jest nabywca
Dla dokumentów zakupu będzie to:
• nabycie pozostałych towarów i usług- odliczenie VAT w całości
• nabycie pozostałych towarów i usług - częściowe odliczenie VAT
• nabycie środka trwałego na własne potrzeby - odliczenie VAT w całości
• nabycie środka trwałego na własne potrzeby - częściowe odliczenie VAT
• nabycie towarów i usług bez prawa odliczenia VAT
Wypełnienie deklaracji VAT-7 wymaga rozróżnienia rodzaju zakupu oraz ich
związku ze sprzedażą zwolnioną z VAT.
W poniższej tabeli opisane zostało znaczenie znaków specjalnych wykorzystywanych
do zdefiniowania maski numeru konta w oknie „Konta księgowe”.
Tabela 6 Opis znaków specjalnych wykorzystywanych do zdefiniowania maski numeru konta w
oknie „Konta księgowe”:
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
*a
Numer grupy kontrahenta (akwizytorów). Numer konta pobierany jest z modułu
RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Definicja grupy” kontaktów, z pola
„Konto FK akwizytora”.
Jeśli w numerze konta wystąpi symbol oznaczający grupę, to w jego miejsce wstawiamy
ciąg zbudowany z numerów wszystkich po kolei grup, przez które trzeba przejść po
drzewie grup by dotrzeć do danego kontrahenta/artykułu. Poszczególne numery
oddzielamy myślnikami. W ten sposób powstanie kilka poziomów analityki.
Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla
każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie.
Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [*a], <*a>, {*a}
Reguły działania symbolu *a:
• symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru
analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w
drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje
zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
• symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z
uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są
pomijane, bez generowania błędu
• symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki
z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w
Eksport/ Import 15-91
strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
*d
Numer grupy kontrahenta (dostawców). Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL
SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Definicja grupy” kontaktów, z pola „Konto FK
dostawcy”.
Przykładowy dekret: 202-*d
Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla
każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie.
Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [*d], <*d>, {*d}
Reguły działania symbolu:
• symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru
analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w
drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje
zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
• symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z
uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są
pomijane, bez generowania błędu
• symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki
z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w
strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
*o
Numer grupy kontrahenta (odbiorców). Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL
SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Definicja grupy” kontaktów, z pola „Konto FK
odbiorcy”.
Przykładowy dekret: 201-*o
Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla
każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie.
Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [*o], <*o>, {*o}
Reguły działania symbolu:
• symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru
analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w
drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje
zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
• symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z
uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są
pomijane, bez generowania błędu
• symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki
z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w
strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
*p
Numer grupy kontrahentów (pracownika). Numer konta pobierany jest z modułu
RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Definicja grupy", z pola „Konto FK
pracownika". Jeśli w numerze konta wystąpi symbol oznaczający grupę, to w jego miejsce
wstawiamy ciąg zbudowany z numerów wszystkich po kolei grup, przez które trzeba
przejść po drzewie grup by dotrzeć do danego kontrahenta/artykułu. Poszczególne numery
oddzielamy myślnikami. W ten sposób powstanie kilka poziomów analityki.
Jeśli pole „Sumuj" nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla
każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie.
Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [*p], <*p>, {*p}
Reguły działania symbolu:
• symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru
analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w
drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje
zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
• symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z
15-92 Eksport/ Import
uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są
pomijane, bez generowania błędu
• symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki
z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w
strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
#a
Numer konta księgowego kontrahenta (akwizytora). Numer konta pobierany jest z
modułu RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Dane kontaktu”, z pola „Konto
FK akwizytora” znajdującego się na zakładce „Dane dodatkowe”. Jeśli pole „Sumuj” nie
zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru
znajdującej się na wystawionym dokumencie
#d
Numer konta księgowego kontrahenta (dostawcy). Numer konta pobierany jest z modułu
RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Dane kontaktu”, z pola „Konto FK
dostawcy” znajdującego się na zakładce „Dane dodatkowe”. Jeśli pole „Sumuj” nie
zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru
znajdującej się na wystawionym dokumencie.
#o
Numer konta księgowego kontrahenta (odbiorcy). Numer konta pobierany jest z modułu
RAKSSQL SP, z kartoteki kontrahentów, z okna „Dane kontaktu”, z pola „Konto FK
odbiorcy” znajdującego się na zakładce „Dane dodatkowe”.
Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla
każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie.
$
Numer analityki magazynu. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z
kartoteki magazynów, z okna „Definicja magazynu”, z pola „Konto FK” znajdującego się
na zakładce „Dane ogólne”. Przykładowy dekret:
331-$ Jeśli pole „Sumuj” nie
zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru
znajdującej się na wystawionym dokumencie.
Tabela 6 Opis znaków specjalnych wykorzystywanych do zdefiniowania maski numeru konta w
oknie „Konta księgowe” (ciąg dalszy):
Nazwa pola
Znaczenie
Identyfikacja:
&
Numer analityki grupy towarów. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z
kartoteki towarów, z okna „Definicja grupy towarów”, z pola „Konto księgowe”.
Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to program wygeneruje niezależny dekret dla
każdej pozycji towaru znajdującej się na wystawionym dokumencie. W przeciwnym
przypadku zsumuje pozycje towarowe dokumentu w obrębie grup towarów
@
Numer analityki towaru. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki
towarów, z okna „Definicja towaru”, z pola „Analityka FK” znajdującego się w nagłówku
okna. Przykładowy dekret: [email protected] Jeśli pole „Sumuj” nie zostanie zaznaczone, to
program wygeneruje niezależny dekret dla każdej pozycji towaru znajdującej się na
wystawionym dokumencie. W przeciwnym przypadku zsumuje pozycje towarowe
dokumentu w obrębie towarów.
%
Numer analityki rachunku bankowego. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL
Sprzedaż, z kartoteki rachunków bankowych, z okna „Rachunek bankowy”, z pola
„Numer”.
Przykładowy dekret: 131-%
Jeśli pole „Sumuj” zostanie zaznaczone, to dokumenty będą sumowane w obrębie
analityki konta bankowego. W przeciwnym przypadku powstaną niezależne dekrety na
koncie analitycznym kasy dla każdej pozycji wyciągu bankowego.
^
Numer analityki kasy. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL SP, z kartoteki
Eksport/ Import 15-93
kas, z okna „Kasa”, z pola „Numer”.
Przykładowy dekret: 101-^. Jeśli pole „Sumuj” zostanie zaznaczone, to dokumenty będą
sumowane w obrębie analityki konta kasa.
!
Numer analityki znacznika (po wykrzykniku podać początek nazwy).
„!NAZWA": wprowadzenie symbolu wykrzyknika powoduje, że program traktuje
wszystko co występuje po tym znaku (do następnego myślnika lub do końca napisu) jako
początek nazwy znacznika np.:
010-!Nr-01
oznaczenie znacznika : Nr (wielkość znaków nie ma znaczenia).
Na podstawie tak ustalonej nazwy wyszukiwany jest znacznik w dokumencie o takiej
nazwie (lub początku nazwy). Na przykład w dokumencie może być znacznik „NR01".
Jeżeli jest więcej takich znaczników, to brany pod uwagę jest tylko pierwszy. Przy braku
znacznika dokument jest odrzucany. W miejsce wprowadzonego symbolu specjalnego
wstawiany jest numer konta zapisany w definicji znacznika. Na przykład: jeśli znacznik
„NR01"będzie miał zdefiniowane konto „001-02", to końcowy wygenerowany numer
konta będzie wyglądał następująco:
010-001-02-01
Jeżeli znacznik nie zwiera definicji konta, to dokument jest odrzucany.
Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [!xxx], <!xxx>, {!xxx}.
Wszystkie symbole dotyczące znaczników (!xxx, [!xxx], <!xxx>, {!xxx}) działają
jednakowo, zwracając analitykę znacznika, natomiast ujęcie znacznika w nawiasy
pozwala na kontrolowanie długości nazwy znacznika (jako nazwa traktowany jest tekst w
nawiasach, a nie tekst do najbliższego znaku myślnika '-').
Możliwe jest utworzenie numeru konta z dwu analityk znacznika nie oddzielonych
myślnikiem.
Załóżmy, że mamy trzy znaczniki:
• 'aa' o analityce '201'
• 'bb' o analityce '202'
• 'cc' o analityce '203'
Żądanie symbolu '!aa!bb-!cc', zwróci błąd braku poszukiwanego znacznika 'aa!bb'.
Żądanie symbolu '!aa-!cc', zwróci '201-203'.
Żądanie symbolu '[!aa]-[!cc]', zwróci '201-203'.
Żądanie symbolu '[!aa][!bb]-[!cc]', zwróci '201202-203'.
Żądanie symbolu '<!aa>-<!cc>', zwróci '201-203'.
Żądanie symbolu '<!aa><!bb>-<!cc>', zwróci '201202-203'.
*b
Numer analityki grupa odbiorcy- Numer konta pobierany z grupy kartoteki kontrahenta
wybranego na dokumencie sprzedaży jako odbiorca towaru. Do tej pory można było
pobrać analitykę tylko od nabywcy na fakturze.
#b
Numer analityki dla kontrahenta odbiorca - Numer konta pobierany z kartoteki
kontrahenta wybranego na dokumencie sprzedaży jako odbiorca towaru. Do tej pory
można było pobrać analitykę tylko od nabywcy na fakturze.
[ST]
Numer konta środka trwałego pobierany jest z modułu RAKSSQL FK, , z okna "Środek
trwały", z zakładki "Dane o amortyzacji" podzakładki "Dane podstawowe" pola "Numer
analityki".
Numer miejsca użytkowania środka. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL
FK, z kartoteki środków trwałych, z okna "miejsce użytkowania" z pola „Konto
księgowe". Jeśli w numerze konta wystąpi symbol oznaczający miejsce użytkowania
środka, to w jego miejsce wstawiamy ciąg zbudowany z numerów wszystkich po kolei
miejsc, przez które trzeba przejść po drzewie by dotrzeć do właściwego miejsca
użytkowania w którym znajduje sie środek trwały. Poszczególne numery kont oddzielane
są myślnikami. W ten sposób powstanie kilka poziomów analityki.
Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [MUZ], <MUZ>, {MUZ}.
Reguły działania symbolu MUZ:
• symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru
[MUZ]
15-94 Eksport/ Import
analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w
drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje
zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
• symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z
uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są
pomijane, bez generowania błędu
• symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki
z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w
strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
Miejsce użytkowania przypisywane jest do środków trwałych podczas jego
przyjmowania. W trakcie roku możliwa jest zmiana miejsca użytkowania (kolejne
wydarzenie dla środka).
[PMUZ]
Numer poprzedniego miejsca użytkowania środka pobierany jest z modułu RAKSSQL
FK, z kartoteki środków trwałych, z okna "Miejsce użytkowania" z pola „Konto
księgowe".
Jeśli w numerze konta wystąpi symbol oznaczający miejsce poprzedniego użytkowania
środka, to w jego miejsce wstawiamy ciąg zbudowany z numerów wszystkich po kolei
miejsc, przez które trzeba przejść po drzewie by dotrzeć do poprzedniego miejsca
użytkowania. Poszczególne numery kont oddzielane są myślnikami. W ten sposób
powstanie kilka poziomów analityki.
Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [PMUZ], <PMUZ>,
{PMUZ}.
Reguły działania symbolu:
• symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru
analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w
drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje
zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
• symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z
uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są
pomijane, bez generowania błędu
• symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki
z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w
strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
Aby powstał prawidłowy zapis uwzględniający poprzednie miejsce użytkowania musi
wystąpić wydarzenie "Zmiana miejsca użytkowania środka" a następnie po tej operacji
musi zostać utworzony Dokument wydarzeń ST który należy rozksięgować wg. wzorca z
omawianym symbolem.
[RKS]
Numer rodzaju księgowego środka. Numer konta pobierany jest z modułu RAKSSQL FK,
z kartoteki środków trwałych, z okna "Rodzaje księgowe" z pola „Konto księgowe". Jeśli
w numerze konta wystąpi symbol oznaczający rodzaj księgowy środka, to w jego miejsce
wstawiamy ciąg zbudowany z numerów wszystkich po kolei rodzajów księgowych, przez
które trzeba przejść po drzewie by dotrzeć do właściwego rodzaju księgowego do którego
przypisany jest środek trwały. Poszczególne numery kont oddzielane są myślnikami. W
ten sposób powstanie kilka poziomów analityki.
Możliwe jest używanie dodatkowo symboli rozszerzających: [RKS], <RKS>, {RKS}.
Reguły działania symbolu:
• symbole zawierające nawiasy kwadratowe '[]' powodują wygenerowanie numeru
analityki z uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym każdy element w
drzewie musi mieć podaną odpowiednią analitykę – brak tej analityki powoduje
zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
• symbole zawierające nawiasy '<>' powodują wygenerowanie numeru analityki z
uwzględnieniem pełnej struktury drzewiastej, przy czym puste analityki w drzewie są
pomijane, bez generowania błędu
• symbole zawierające nawiasy klamrowe '{}' powodują wygenerowanie numeru analityki
z uwzględnieniem tylko tej grupy, której bezpośrednio dotyczy wzorzec (ostatnia grupa w
Eksport/ Import 15-95
strukturze) – brak tej analityki powoduje zgłoszenie błędu przez system rozksięgowań
[KOSZT]
Uwaga
Numer konta miejsce powstawania kosztów pobierany jest z modułu RAKSSQL FK, , z
okna "Środek trwały", z zakładki "Miejsca powstawania kosztów" z pola "Numer
analityki".
Dekrety mogą być wprowadzane zarówno jedno jak i dwustronnie. Pole „Sumuj”
uaktywniane jest po wpisaniu znaku specjalnego.
Wskazówka Wpisanie jednego znaku specjalnego w dekrecie powoduje wybranie całego numeru
konta analitycznego z właściwej kartoteki.
Wszystkie dekrety można kopiować w obrębie wprowadzanego wzorca poprzez
wskazanie żądanej pozycji i naciśnięcie przycisku [POWIEL]. W wyniku użycia
przycisku [POWIEL], program zdubluje cały wskazany wzorzec i udostępni go w
nowym oknie do modyfikacji.
Wprowadzone wzorce księgowania można modyfikować po naciśnięciu przycisku
[EDYTUJ], a po użyciu przycisku [USUŃ] można kasować wskazane pozycje.
Wskazane dekrety można usuwać poprzez naciśnięcie przycisku [USUŃ].
Uwaga
Zarówno przy usuwaniu wzorców księgowania jak i zawartych w nich dekretach
program nie ma żadnych ograniczeń na usunięcie wybranej pozycji.
Aby poprawić wprowadzony dekret należy wskazać żądaną pozycję i kliknąć przycisk
[EDYTUJ].
W celu zapisania danych należy nacisnąć przycisk [ZATWIERDŻ].
Aby zrezygnować z zapisania wprowadzonych zmian należy nacisnąć przycisk
[ANULUJ].
Znajdujący się w oknie „Wzorce księgowań” przycisk [OPERACJE] udostępnia dwie
opcje:
•
•
„Importuj wzorce z pliku”,
„Eksportuj wzorce do pliku”.
Wybranie opcji importu wzorców z pliku daje możliwość zastąpienia wyświetlonych w
oknie wzorców, wzorcami ze wskazanego pliku.
Wybranie opcji eksportu wzorców do pliku daje możliwość zapisania bieżących
wzorców do dowolnego pliku, w wybranym folderze na wskazanym dysku.
15-96 Eksport/ Import
Definicje kwot dla eksportu do księgowości
Program RAKSSQL umożliwia eksport wybranych dokumentów do księgowości oraz
rozksięgowanie ich na podstawie wskazanego wzorca.
Wzorzec jest podstawą do rozksięgowania dokumentów. We wzorcu księgowania
oprócz dekretów można zdefiniować typ księgowanej kwoty np. kwota wynagrodzenia
brutto, suma składek ZUS ubezpieczonego, kwota zasiłku opiekuńczego itp.
Można również zdefiniować kwotę wg własnej definicji. Definiowanie takiej kwoty
odbywa się w module RAKSSQL Kadry Płace.
Należy uruchomić opcję „Administracja/ Księgowość/ Definicje kwot dla eksportu do
księgowości”.
Zostanie uruchomione okno:
Zdefiniowane kwoty
dla eksportu do
księgowości
W oknie znajdują się zdefiniowane kwoty dla eksportu do księgowości. Aby
zdefiniować własną kwotę, należy uruchomić przycisk [DODAJ].
Pojawi się okno:
Wpisz własną
nazwę kwoty
Dodaj listę
znaczników
Eksport/ Import 15-97
Przykładowo, jeśli chcemy we wzorcach księgowania dodać kwotę na Fundusz Pracy
należy dla niej zdefiniować nową pozycje. W tym celu należy:
1. W polu "Nazwa kwoty" podać dowolną nazwę np. "SUMA_FP"
2. Kliknąć przycisk [DODAJ LISTĘ]. Otworzy się okno "Listy znaczników".
3. Wybrać grupę "3. ZUS" a z niej listę znaczników
„ZUS_SKLADKA_PLATNIKA_FP". Okno "Listy znaczników" zostanie
zamknięte.
4. Należy wrócić do okna "Definicja kwoty dla eksportu do księgowości". Tam w
tabelce "Sposób wyliczenia" pojawi się nowy wiersz z wybraną listą znaczników.
Można dodawać i odejmować kwoty sumowane przez dane listy.
W tym przypadku (gdy chcemy uzyskać tylko sumę składki na FP) wystarczy ta
jedna lista znaczników.
5. Kliknać klawisz [ZAPISZ]
Nazwa kwoty ( w naszym przypadku "SUMA_FP") może zostać wpisana w pozycji
„Nazwa kwoty” podczas tworzenia wzorca dekretacji dla TYP-u Lista płac.
Aby móc wpisać
kwotę wg własnej
definicji należy
wskazać typ kwoty
o dokładnie takiej
nazwie
Wpisz nawę kwoty,
która została
zdefiniowana dla
eksportu do
księgowości.
Po stworzeniu nowych lub zaimportowaniu gotowych wzorców można przystąpić do
operacji rozksięgowania dokumentów. Rozksięgowanie odbywa się w „Administracja
/Księgowość/Rozksięgowanie dokumentów” i zostało omówione poniżej.
15-98 Eksport/ Import
Rozksięgowanie dokumentów
Program RAKSSQL umożliwia rozksięgowanie dokumentów na podstawie wskazanego
wzorca oraz eksport wybranych dokumentów do księgowości.
Rozksięgowanie dokumentów odbywa się po wybraniu opcji „Administracja/
Księgowość/ Rozksięgowanie dokumentów”.
Program umożliwia rozksięgowanie dokumentów wysyłanych do programu RAKS
2000 FK oraz RAKS FK DOS. Rozksięgowanie do obydwu programów odbywa się na
podobnej zasadzie.
Poniżej pokazane jest uruchamiane przez program okno w którym należy wskazać z
jakiego wzorca księgowania ma skorzystać program w trakcie rozksięgowywania
danych, plik z danymi do rozksięgowania oraz miejsce gdzie dane te mają być
rozksięgowane.
Tabela 7 Rola pozycji w oknie „Pliki źródłowe”:
Nazwa pola
Znaczenie
Pliki źródłowe:
Wzorce
księgowania
Po uruchomieniu przycisku
uruchamia się okno z wyborem pliku wzorców
księgowań. Plik ze wzorcem jest wykorzystywany do rozksięgowania danych. W
pokazanej ścieżce dysk, katalog oraz podkatalogi muszą istnieć, plik jest tworzony
przez program z taką nazwą jaką poda użytkownik.
użytkownik ma możliwość podejrzenia listy wzorców
Po uruchomieniu przycisku
księgowań w wyżej wybranym pliku wzorców. Istnieje tu możliwość edycji danego
wzorca, usuniecie niepotrzebnych pozycji lub dodanie nowych pozycji wzorca.
Dane do
rozksięgowania
wskazujemy plik z danymi do rozksięgowania. Plik
Po uruchomieniu przycisku
XML może być przygotowany i wysłany w opcji „Eksport danych” lub „Eksport do
księgowości”.
Po uruchomieniu przycisku
znajdują się w pliku.
użytkownik ma możliwość obejrzenia danych jakie
Plik wynikowy:
Dane
rozksięgowane
Po uruchomieniu przycisku
wskazujemy miejsce, gdzie wybrane wyżej dane, na
podstawie wzorca, mają zostać rozksięgowane. Plik danych rozksięgowanych można
przesłać do księgowości.
Eksport/ Import 15-99
Tabela 7 Rola pozycji w oknie „Pliki źródłowe” (ciąg dalszy):
Nazwa pola
Znaczenie
Pliki źródłowe:
Format pliku.
Dbf :
Jeśli rozksięgowujemy dane wysyłane do systemu RAKS FK DOS we wskazanym
miejscu tworzy się plik DBF w formacie Raks 5.X.
Oprócz formatu pliku „Raks 5.24 i wcześniejsze” dodano możliwość zapisu
rozksięgowanych dokumentów do pliku .dbf w nowej strukturze (format Raks 5.25).
Zmiana ta ma związek z wejściem Polski do Unii Europejskiej. Dzięki temu możliwe
jest m.in:
•
•
wyeksportowanie informacji o kodzie kraju dla kontrahenta
utworzenie wpisów do rejestru VAT z użyciem nowych stawek (obowiązujących
od 1 maja 2004)
użycie nowych typów zakupu i sprzedaży.
Wysyłając dane do systemu Raks 5.x należy wybrać „Konwersję polskich znaków”.
Do wyboru:
•
•
•
•
Pokaz
rozksięgowane
dokumenty
Bez polskich znaków
Standard Mazovia
Standard Latin-2
Bez konwersji
Jeśli zostanie zaznaczona opcja „Pokaż rozksięgowane dokumenty” program
uruchamia raport rozksięgowanych dokumentów. Jeśli wybrany wzorzec księgowania
będzie zawierał błędy lub nie będzie prawidłowo przypisanych numerów kont pojawi
się lista błędów.
Kliknięcie przycisku [ZATWIERDŹ] powoduje uruchomienie operacji
rozksięgowywania wybranych danych na podstawie wskazanego wzorca.
Rozksięgowane
typy
dokumentów
Zapisy w
rejestrach
Przycisk umożliwiający
zapis dokumentów do pliku
15-100 Eksport/ Import
Wynik przeprowadzonej operacji zostaje umieszczony w oknie „Rozksięgowane
dokumenty”. Tutaj można przejrzeć dekrety dla rozksięgowanych dokumentów, zapisy
w rejestrze, kwoty dokumentu w rozbiciu na stawki. Wybrać te zapisy, które mają być
zaksięgowane i uruchomić opcję eksportu dokumentów do pliku XML (przycisk
[OPERACJE] opcja „Zapisz dokumenty do pliku”).
Po zapisaniu dokumentu do pliku dane mogą być wysłane i zaimportowane
bezpośrednio w księgowości.
Aby wyeksportować dane do systemu RAKS FK DOS w oknie „Lista
rozksięgowanych dokumentów” należy zaznaczyć dokumenty [Shift + klawisze
strzałek] i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Wszystkie pozycje można zaznaczyć po
naciśnięciu kombinacji klawiszy [Ctrl + A].
Jeśli dane wyeksportują się prawidłowo pojawi się potwierdzenie. Jeśli pojawią się
jakieś błędy program poinformuje nas ile dokumentów zostało wyeksportowanych a ile
pominięto. Użytkownik może wydrukować listę błędów i usterek wykrytych w trakcie
operacji eksportu.
Jeśli księgowość otrzyma nie rozksięgowane dane może je rozksięgować w podobny
sposób bezpośrednio w programie księgowym np. RAKS 2000 lub RAKS FK DOS. Po
rozksięgowaniu dokumentów otrzyma takie samo okno jak opisano po wyżej.
Księgowość może dowolnie decydować czy chce otrzymać plik z rozksięgowanymi już
dokumentami, czy sama procedura rozksięgowania ma się odbywać w programie
księgowym.
Import danych z pliku XML
Program RAKSSQL umożliwia import dokumentów w formacje XML. Opcja służy
przede wszystkim do importu danych z modułu RAKSSQL Sprzedaż. Operacja odbywa
się poprzez plik zapisywany w formacie XML.
Można utworzyć dwa rodzaje takiego pliku:
1.
Plik z zapisanymi nierozksięgowanymi dokumentami.
2.
Plik z już rozksięgowanymi danymi w module RAKSSQL SP.
Format XML jest uniwersalnym formatem zapisu danych, do którego mogą być
wyeksportowane dane również z innych systemów.
Z danych zawartych w pliku XML mogą zostać stworzone (zaimportowane)
następujące dokumenty:
•
•
•
•
•
Faktury VAT (bez Paragonów i Faktur Eksportowych)
Zamówienia od Odbiorców
Zmiana cen sprzedaży
Faktury Zakupu
Wydania Zewnętrzne
Eksport/ Import 15-101
•
•
•
•
Przyjęcia Zewnętrzne
Przesunięcia Międzymagazynowe Przychodowe
Remanent
Tabele kursowe
Dokumenty zawierają podstawowe dane rekordów z innych kartotek, ich uzupełnienia
znajdują się w oddzielnych sekcjach pliku XML (dotyczy to np. kontrahentów,
artykułów, rodzajów cen, rodzajów rabatów itp.)
Sekcje pliku XML z których są importowane dane (w nawiasie podano ewentualne
zastosowanie praktyczne):
•
Sekcja FAKTURY_SPRZEDAZY
Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć:
- PZ
- FZ
(szybkie wpisywanie do programu artykułów zakupionych u dostawcy)
•
Sekcja ZAMOWIENIA_DO_DOSTAWCOW
Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć:
- WZ
- FS
- ZO
(szybkie wpisywanie do programu artykułów zamówionych przez klientów)
•
Sekcja AKTUALNE_CENY_SPRZEDAZY
Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć:
- GENCEN
- ceny, indeksy i nazwy indywidualne dla kontrahentów
(wymiana cen sprzedaży pomiędzy centralą a filiami, otrzymywanie cen dla
końcowego użytkownika od producenta towaru, wpisywanie do programu cen
ustalonych np. podczas indywidualnych negocjacji z dużymi, strategicznymi
klientami)
•
Sekcja ZMIANY_CEN_SPRZEDAZY
Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć:
- GENCEN
(wymiana cen sprzedaży pomiędzy centralą a filiami, otrzymywanie cen dla
końcowego użytkownika od producenta towaru)
•
Sekcja MM_ROZCHODOWE
Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć:
- MMP
(szybkie przenoszenie danych pomiędzy magazynami tej samej firmy,
umieszczonymi na różnych serwerach)
•
Sekcja STAN_MAGAZYNU
Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć:
- RE
(tworzenie bilansu otwarcia w nowej instalacji programu)
15-102 Eksport/ Import
•
Sekcja WYDANIA_ZEWNETRZNE
Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć:
- PZ
- FZ
(szybkie wpisywanie do programu artykułów zakupionych u dostawcy)
•
Sekcja KOREKTY_ SPRZEDAZY
Z danych zawartych w tej sekcji można stworzyć:
- KZ
(szybkie wpisywanie do programu korekt zakupów u dostawców)
Aby zaimportować dane do programu należy:
1.
2.
3.
4.
5.
Uruchomić opcję „Administracja /Eksport/import(XML)
Wybrać pozycję „Import danych”
W oknie „Wybór pliku do zaimportowania” wyszukać istniejący plik w formacje
XML
Nacisnąć przycisk [OTWÓRZ]
Uruchomi się okno importu danych.
Plik z którego dane
zostaną
zaimportowane
Lista
dokumentów
MM do
zaimportowania
Poprzez kliknięcie
na żądanej pozycji
lewym przyciskiem
myszy należy
wybrać rodzaj
importowanych
dokumentów.
Naciśnij klawisz aby
uruchomić import
Podobnie jak podczas eksportu okno z importem dokumentów podzielone jest na dwie
części:
•
•
Listę grup (folderów)
Parametry importu
Eksport/ Import 15-103
W zależności od dokonanego przez użytkownika wyboru listy folderów np. „MM
przychodowe” oraz od zawartości wybranego do zaimportowania pliku, program w
części „Parametry importu /Znalezione pozycje” udostępni właściwe do
zaimportowania dokumenty.
W poniższej tabeli znajduje się opis możliwych do utworzenia dokumentów w wyniku
importu danych z pliku XML o ile plik ten zawiera niezbędne dane.
Tabela 8 Dokumenty możliwe do utworzenia w wyniku importu z pliku XML.
Nazwa dokumentu
Opis
Identyfikacja:
Sprzedaż:
Faktury VAT sprzedaży
(bez Paragonów i Faktur
Eksportowych)
Są tworzone w wyniku importu dokumentów Zamówień do Dostawców.
Import Zamówień do Dostawców umożliwia szybkie wpisywanie do
programu artykułów zamówionych przez klientów.
Zamówienia od Odbiorców
Dokumenty są tworzone w wyniku importu Zamówień od Odbiorców oraz
Zamówień do Dostawców.
Sprzedaż:
Cenniki
W wyniku importu przenoszone są cenniki według opisanych w dalszych
rozdziałach parametrów. Poza cenami program przenosi również indeksy
i nazwy indywidualne kontrahentów. Import dokonywany jest na podstawie
wyeksportowanych wcześniej cenników i może być wykorzystany do
wymiany cen sprzedaży pomiędzy centralą a filiami lub do przesłania cen
dla końcowego użytkownika od producenta towaru.
Zakupy:
Faktury Zakupu
Faktury Zakupu są tworzone w wyniku importu Faktur Sprzedaży oraz
Wydań Zewnętrznych.
Magazyn:
Wydanie Zewnętrzne (WZ)
Dokument WZ tworzony jest na podstawie wyeksportowanych do pliku
Zamówień do Dostawców.
Import Zamówień do Dostawców umożliwia szybkie wpisywanie do
programu artykułów zamówionych przez klientów.
Przyjęcie Zewnętrzne
Dokumenty PZ powstają w wyniku importu dokumentów WZ. Warunkiem
zaimportowania WZ jest to, by jego walutą było PLN. Import tych
dokumentów umożliwia szybkie wpisywanie do programu artykułów
zakupionych u dostawcy.
Przesunięcie
Międzymagazynowe
Przychodowe (MMP)
Do programu dodawany jest dokument MMP na podstawie znajdujących się
w pliku wyeksportowanych dokumentów Przesunięcia
Międzymagazynowego Rozchodowego (MMR).
Kierunek przenoszenia danych zawsze przebiega od dokumentu MMP do
MMR i może być wykorzystywany do szybkiego przenoszenia danych
między magazynami tej samej firmy, umieszczonymi na różnych serwerach.
Remanent
15-104 Eksport/ Import
Umożliwia szybkie utworzenie bilansu otwarcia w nowej instalacji
programu.
Tabela 8 Dokumenty możliwe do utworzenia w wyniku importu z pliku XML.(ciąg dalszy):
Nazwa dokumentu
Opis
Identyfikacja:
Kartoteki:
Kontrahenci
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji KONTRAHENCI
Artykuły
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel
ARTUKULY
Receptury
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji RECEPTURY
Rachunki bankowe
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji RACHUNKI_BANKOWE
Słowniki:
Rodzaje cen
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji RODZAJE_CEN
Rodzaje rabatów
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji RODZAJE_RABATOW
Sposoby zapłaty
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji SPOSOBY_ZAPLATY
Słowniki:
Stawki VAT
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji STAWKI_VAT
Tabele kursowe
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji TABELE_KURSOWE
Wzorce opisów
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji WZORCE_OPISOW
Tabele odsetek
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji TABELE _ODSETEK
Bank:
Wyciągi bankowe
Przenoszone są w wyniku importu wyeksportowanych do pliku tabel z
sekcji WYCIAGI_BANKOWE
Użytkownik może definiować jakie rodzaje dokumentów zostaną zaimportowane oraz
sprecyzować sposób zachowania programu podczas importu (co zrobić w razie błędów,
autouzupełnianie brakujących danych itp.).
Jeśli program znajdzie wyeksportowane dokumenty pojawią się one w miejscu
„Znalezione pozycje”.
Istnieje możliwość importu dokumentu zachowując jego oryginalną datę wystawienia.
Zaimportowanych może być tylko część znalezionych dokumentów. Aby
zaimportować wybrane dokumenty z listy znalezionych dokumentów należy je
zaznaczyć (zaznaczanie dokumentów [Shift + klawisze strzałek]).
Eksport/ Import 15-105
Rola poszczególnych pozycji w przykładowym oknie „Parametry importu MM
przychodowych” została omówiona w poniższej tabeli.
Tabela 9 Pozycje w oknie „Parametry importu MM przychodowych”:
Nazwa
Znaczenie
Parametry importu MM przychodowych
Importuj
W pozycji „Importuj” istnieje możliwość wyboru opcji:
•
•
Nie importuj MM Przychodowych – nie nastąpi import
Importuj MMR do aktualnego magazynu jako MMP – wybrane poniżej
wpisy z sekcji MM Rozchodowe zostaną zaimportowane do bieżącego
magazynu jako MM Przychodowe
Znalezione pozycje
Okno zawiera listę MM Rozchodowych zawartych w pliku XML. Można tu
zaznaczyć rekordy, które mają zostać zaimportowane.
Data wystawienia
dokumentu
Oryginalna (jak w danych importowanych) – data wystawienia dokumentu
będzie datą zapisaną w XML jako data wystawienia dokumentu MMR
Inna podana obok – data wystawienia dokumentu będzie datą podaną w
kolejnym parametrze
Data nowych
dokumentów
Wybieramy datę nowych dokumentów. Podana data będzie datą wystawienia
dokumentów powstałych podczas importu, jeśli poprzedni parametr był
odznaczony
W parametrach importu można zaznaczyć opcje:
•
•
•
Uwaga
Importuj nadpisując istniejące -pogram nie sprawdza czy dokument jest już
zaksięgowany, dodaje go ponownie
Importuj pomijając istniejące - jeśli program napotka już zaksięgowany
dokument z takim samym numerem dowodu oraz datą dowodu, to nic z nim nie
zrobi. Przejdzie do sprawdzania następnej importowanej pozycji.
Importuj zastępując istniejące - jeśli program napotka już zaksięgowany
dokument z takim samym numerem dowodu oraz datą dowodu, to usunie go i
zapisze na jego miejsce ten z importowanego w bieżącym pliku.
Ustawienie dokonane w opcjach odnosi się do wszystkich dokumentów
importowanego pliku.
Podczas importu kartoteki artykułów istnieje możliwość zaznaczenia, aby przy
dopisywaniu artykułu, jeśli nie uda się odnaleźć odpowiedniej stawki VAT, była
możliwość zapisania towaru z dowolną stawką. Stawkę tą wpisujemy lub wybieramy z
listy obok w pustym okienku. Jeśli okno będzie puste artykuł nie zostanie dopisany.
W parametrach importu dokumentów zmiany cen sprzedaży/aktualnych cen sprzedaży
(Cennik) znajdują się dwie zakładki:
• Dokumenty zmiany cen sprzedaży
• Aktualne ceny sprzedaży
15-106 Eksport/ Import
Wybieramy
opcje importu
Znalezione ceny
sprzedaży
Rola poszczególnych pozycji w oknie „Import dokumentów zmiany cen sprzedaży/
aktualnych cen sprzedaży” została omówiona w poniższej tabeli.
Tabela 9 Pozycje w oknie „Import dokumentów zmiany cen sprzedaży/ aktualnych cen
sprzedaży”:
Nazwa
Znaczenie
Parametry importu:
Tryb importu aktualnych
cen sprzedaży
Mamy tu do wyboru opcje:
•
•
•
•
Nie importuj aktualnych cen sprzedaży ani cen indywidualnych – nie
nastąpi import
Importuj aktualne ceny sprzedaży ale nie ceny indywidualne – powstanie
nowy dokument GENCEN, ale nie zostaną zaimportowane ceny/indeksy i
nazwy indywidualne dla kontrahentów
Nie importuj aktualnych cen sprzedaży, jedynie ceny indywidualne
pomijając istniejące – wybrane poniżej wpisy z sekcji
AKTUALNE_CENY_SPRZEDAZY zostaną zaimportowane do
programu. Warunkiem jest istnienie w programie odpowiedniego
kontrahenta. Jeśli już istniała cena indywidualna na dany towar dla
podanego kontrahenta, nie zostanie ona zamieniona
Nie importuj aktualnych cen sprzedaży, jedynie ceny indywidualne
nadpisując istniejące – wybrane poniżej wpisy z sekcji
AKTUALNE_CENY_SPRZEDAZY zostaną zaimportowane do
programu. Warunkiem jest istnienie w programie odpowiedniego
kontrahenta. Jeśli już istniała cena indywidualna na dany towar dla
podanego kontrahenta, zostanie ona zamieniona
Eksport/ Import 15-107
Tabela 9 Pozycje w oknie „Import dokumentów zmiany cen sprzedaży/ aktualnych cen
sprzedaży”(ciąg dalszy):
Nazwa
Znaczenie
Parametry importu:
Tryb importu aktualnych
cen sprzedaży
•
Importuj aktualne ceny sprzedaży i ceny indywidualne pomijając
istniejące – powstanie nowy dokument GENCEN oraz wybrane poniżej
wpisy z sekcji AKTUALNE_CENY_SPRZEDAZY zostaną
zaimportowane do programu. Warunkiem jest istnienie w programie
odpowiedniego kontrahenta. Jeśli już istniała cena indywidualna na dany
towar dla podanego kontrahenta, nie zostanie ona zamieniona.
Tryb importu aktualnych
cen sprzedaży
•
Importuj aktualne ceny sprzedaży i ceny indywidualne nadpisując
istniejące – powstanie nowy dokument GENCEN oraz wybrane poniżej
wpisy z sekcji AKTUALNE_CENY_SPRZEDAZY zostaną
zaimportowane do programu. Warunkiem jest istnienie w programie
odpowiedniego kontrahenta. Jeśli już istniała cena indywidualna na dany
towar dla podanego kontrahenta, zostanie ona zamieniona.
Znalezione pozycje
Okno zawiera listę cen sprzedaży (towar plus rodzaj ceny plus jej wartość,
kontrahent) oraz listę cen indywidualnych (wtedy określony jest towar,
kontrahent i wartość ceny, rodzaj ceny jest pusty).
Zaznaczenie jednego rekordu jest tożsame z zaznaczeniem wszystkich,
zaznaczenie kilku spowoduje zaimportowanie tylko wybranych (z
uwzględnieniem ustawień parametru Importuj)
Nazwa nowego
dokumentu
Jeśli w poprzednim parametrze ustalono, by importować aktualne ceny
sprzedaży, to nowy dokument powstanie z podaną tu nazwą. Nazwę można
zmienić.
6.
W celu wykonania importu należy nacisnąć klawisz [IMPORTUJ].
Import z poziomu okien przeglądu
Istnieje możliwość wykonania importu danych z pojedynczych okien przeglądu
dokumentów lub kartotek.
Aby uruchomić import faktur sprzedaży należy przejść do opcji „Sprzedaż/Sprzedaż”,
uruchomić ikonę
i wybrać opcje „Importuj z zamówień do dostawców (xml)”.
Wskazać plik importu w którym znajdują się zamówienia do dostawców i nacisnąć
klawisz [OTWÓRZ].
Jeśli znajdujemy się w oknie „Sprzedaż - paragony, faktury” możemy zaimportować
faktury sprzedaży jedynie z zamówień do dostawców. Jeśli w pliku znajdują się inne
dokumenty faktury sprzedaży nie zaimportują się.
Import dokumentów z pojedynczych okien przeglądu wygląda podobnie jak globalny
import dokumentów w opcji „Administracja/Eksport/ Import”.
15-108 Eksport/ Import
Podobnie jak przy imporcie wszystkich dokumentów w opcji „Administracja/ Eksport/
Import” importując pojedyncze dokumenty np. faktury sprzedaży pojawia się okno:
Znalezione w pliku
zamówienia od
odbiorców
Ustaw dane
powiązane z
dokumentami
Naciśnij aby
rozpocząć proces
importu
Zamówienia od dostawców importowane są zawsze jako faktury VAT (nie paragony i
nie faktury eksportowe).
Nie ma opcji „Importuj” która znajduje się w pozycji „Administracja/ Eksport/
Import”. Opcja „Importuj” pozwalała wyłączyć import jednego rodzaju dokumentu
przy importach zbiorowych. Przy pojedynczych importach dokumentów opcja ta nie
ma sensu.
Pozostałe parametry są takie same.
•
Płatności natychmiastowe – Opcja jest używana, jeśli kontrahent ma
ustawiony sposób płatności wymagający całkowitego i natychmiastowego
rozliczenia. Do wyboru mamy tu:
1.
Pokazuj ekran wpłaty gotówki – program pokazuje ekran pozwalający na
przyjęcie gotówki. Wciśnięcie na nim klawisza [ANULUJ] powoduje
anulowanie całego dokumentu.
2.
Pomiń dokumenty, w których na skutek ustawień powinna powstać płatność
natychmiastowa – jeśli nastąpi taka sytuacja program nie zaimportuje takich
dokumentów.
Eksport/ Import 15-109
3.
Jeśli należałoby użyć płatności natychmiastowej, zmień ją na ten sposób
zapłaty – w główce dokumentu zostanie wybrany wskazany sposób zapłaty.
•
Sposoby zapłaty – Opcja jest dostępna jeśli w poprzednim parametrze wybrano
trzecią opcję. Do wybory są tu wyłącznie „nie natychmiastowe” sposoby zapłaty.
•
Ceny sprzedaży – mamy do wyboru trzy możliwości:
1.
Zachowaj podane w pliku ceny sprzedaży – artykuły do FS zostaną dopisane z
pustym rodzajem cen sprzedaży, cena sprzedaży będzie wzięta z pola
CENA_ZAKUPU z pliku.
2.
Użyj rodzajów cen sprzedaży przypisanych do kontrahenta i ich wartości z
pliku – artykuły do dokumentu FS zostaną dopisane z rodzajem cen
przypisanym do kontrahenta (jeśli nie ma takiego przypisania to z opcji firmy)
a wartość ceny sprzedaży będzie wzięta z pola CENA_ZAKUPU z pliku.
3.
Użyj rodzajów cen sprzedaży przypisanych do kontrahenta i ich wartości z akt.
cennika – artykuły do dokumentu zostaną dopisane z rodzajem cen
przypisanym do kontrahenta (jeśli nie ma takiego przypisania to z opcji
firmy). Wartość ceny zostanie wzięta z aktualnego cennika. Jeśli będzie ona
nieustalona, dopisanie artykułu do dokumentu nie będzie możliwe.
•
Rabaty – do wybory są dwie opcje:
Nie dawaj rabatów – do podanych/ wyliczonych cen sprzedaży nie zostaną udzielone
rabaty
Nadaj rabaty przypisane do kontrahenta (lub z ustawień firmy) – program sam wpisze
do główki odpowiedni rodzaj rabatu (przypisany do kontrahenta lub z ustawień firmy).
Jeśli to nie będzie rabat progowy, wpisze go też do każdej pozycji. Dalej działanie
programu jest takie samo jak przy zwykłym wystawieniu dokumentu.
•
Stawki VAT – do wyboru są dwie możliwości:
1.
Zachowaj stawki podane w pliku – klient może mieć u siebie inne stawki na te
same towary. Jeśli wybierzemy tę opcję, pozycje zaimportują się z użyciem
stawek podanych w pliku
2.
Użyj stawek przypisanych do artykułów – program zignoruje stawki VAT
podane w pliku XML i pobierze właściwe z lokalnej kartoteki towarów.
Dodatkowo program importuje pomijając lub zastępując istniejące kartoteki: sposoby
zapłaty, artykuły, kontrahenci, grupy artykułów, grupy kontrahentów.
Pozycja „Importuj dokumenty zachowując oryginalną datę wystawienia”
Zaznaczona - oznacza, że nowe dokumenty będą miały podane jako „datę
wystawienia” datę zapisaną w XML jako data wystawienia dokumentu zamówienia do
dostawców.
15-110 Eksport/ Import
Odznaczona – nowe dokumenty będą miały podane jako „datę wystawienia” datę
podaną w kolejnym parametrze.
Data nowych dokumentów - podana data będzie „datą wystawienia” dokumentów
powstałych podczas importu, jeśli poprzedni parametr był odznaczony.
Przy tworzeniu dokumentów zadziałają wszystkie zasady zdefiniowane w programie,
tzn. ewentualne ceny promocyjne. Rabaty od nich naliczą się bądź nie w zależności od
opcji firmy. Wyjęcie z magazynu wykona się zgodnie z zasadami wybranymi dla
magazynu (Fifo Lifo).
Eksport do pliku TXT, HTML, XML,PDF, ...
Program RAKSSQL Sprzedaż zapisuje zawartości wybranych baz danych systemu
RAKSSQL w postaci dokumentów tekstowych (zbiory .TXT) oraz plików HTML,
XML, PDF, RTF, XLS oraz TIF. Daje to możliwość przeglądania i analizy tych danych
przy pomocy powszechnie dostępnych narzędzi (edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne,
strony internetowej itd.).
Procedura eksportu do pliku wygląda następująco:
1.
Należy nacisnąć na przycisk
lub przycisk
tabelę”. Pojawi się następujące okno dialogowe:
i wybrać opcję „Eksportuj
Miejsce gdzie
zapisywane są
dane
Należy wpisać
dowolną nazwę
zbioru
2.
3.
4.
Naciśnięcie
przycisku
uruchomi
procedurę
eksportu
Program RAKSSQL Sprzedaż eksportuje całą zawartość.
Do prawidłowego wykonania procedury eksportu należy podać nazwę pliku, do
którego dane będą wysyłane. Nazwa pliku może być dowolna.
W polu „Zapisz jako typ” wybieramy odpowiednie rozszerzenie pliku.
Następnie należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Program uruchomi procedurę
eksportu i zakomunikuje np.:
Eksport/ Import 15-111
Ścieżka, gdzie dane
są przechowywane
Wskazówka Proszę zapisać na kartce podaną ścieżkę eksportu, ponieważ komunikat o miejscu
przechowywania danych nie pojawi się powtórnie.
Dane domyślnie zapisywane są do katalogu „Moje dokumenty”, należy jedynie wpisać
dowolną nazwę zbioru np. Zakup.txt.
Ścieżka, gdzie program zapisuje dane wygląda przykładowo:
C:\Moje dokumenty\ Zakup.txt
Wskazany Katalog Nadrzędny \ Wskazany Plik Tekstowy .txt
Można zmienić katalog nadrzędny. Należy wówczas kliknąć myszą na strzałkę w polu
„Zapisz w” i wskazać „Katalog docelowy”.
Jeśli zamierzamy eksportować dane bezpośrednio na dysk twardy lub do innego
katalogu, który już istnieje, można go wybrać za pomocą okna uruchamianego po
kliknięciu przycisku umieszczonego w górnej części okna „Zapisz w”.
Jeśli natomiast katalog ma być dopiero utworzony, należy wcześniej ręcznie założyć
nowy folder.
Istnieje możliwość wyeksportowania dowolnego wydruku. Program obsługuje formaty
zapisu: TXT, CSV, PDF, HTM, XLS, RTF. Eksport wydruków dostępny jest w oknie
podglądu wydruków.
Wyeksportowany może być każdy dowolny wydruk np. faktura VAT, faktura zakupu,
dokumenty magazynowe oraz każde dowolne zestawienie z opcji „Zestawienia/
Zestawienia”.
Aby uruchomić operacje eksportu w oknie podgląd wydruku należy nacisnąć przycisk
lub skrót klawiszowy [Ctrl+S]. W oknie podgląd danych należy uruchomić
nacisnąć skrót klawiszowy [Shift+Ctrl+E].
lub
Nie ma ograniczeń, co do ilości wykonanych eksportów. Dany dokument można
eksportować nieograniczoną ilość razy do tego samego lub innego katalogu. Jeśli
eksportujemy kilkakrotnie do tego samego miejsca, program zastępuje poprzednie dane
ostatnio wyeksportowanymi.
15-112 Eksport/ Import
Import danych z RAKS 2000
1. Przygotuj dane źródłowe w postaci plików XML. (Eksport z Raks2000 FK)
np.: konta.xml – Plan kont,
kontrahenci.xml – Lista kontrahentów,
dokumenty.xml – dokumenty księgowe.
2. Ustaw parametry w RaksSQL FI
- otwórz funkcję Administracja – Parametry – Parametry roku obrachunkowego
- Ustaw właściwe wersje Tabeli Bilansu oraz Rachunku Wyników.
3. Dodaj kody dokumentów księgowych (Symbole dzienników)
- otwórz funkcję Słowniki – Kody dokumentów
- Wybierz Moduł: Księgowość oraz Typ dokumentu: Dokumenty księgowe.
- Dodaj wszystkie kody dokumentów jakie występują w danych do importu. Kody
dokumentów są tożsame z Symbolami dzienników w Raks2000 FK. (np.: PK, SP,
ZAK, WB,...). Zwróć uwagę na wielkość liter. Maski numeracji można przepisać z
Raks2000 FK. Znaczenie symboli w masce jest takie jak w Raks2000.
4. Import Planu Kont
- otwórz funkcję Kartoteki – Plan Kont
- kombinacja klawiszy [Ctrl]+M uruchamia Import XML. Można także skorzystać z
Popup-menu lub przycisku narzędziowego
- wybierz plik zawierający Plan Kont (np. konta.xml)
- przy pierwszym imporcie zostaw Parametry importu tak jak są tzn:
Importuj konta – zaznaczone
Importuj: Pomijając istniejące
Importuj Bilans Otwarcia– zaznaczone
- zaznacz wszystkie konta ([Ctrl]+A lub przycisk narzędziowy)
- Zatwierdź i czekaj.
- Zapisz lub wydrukuj raport z przebiegu importu.
5. W tym momencie można uzupełnić przypisania kont do Tabeli Bilansu i Rachunku
Wyników lub zostawić to na później.
6. Import kontaktów
- otwórz funkcję Kartoteki – Kontrahenci
- kombinacja klawiszy [Ctrl]+M uruchamia Import XML. Można także skorzystać z
Popup-menu lub przycisku narzędziowego
- wybierz plik zawierający listę kontrahentów (np. kontrahenci.xml)
- przy pierwszym imporcie zostaw Parametry importu tak jak są tzn:
Importuj: Pomijając istniejące
Grupy: Importuj zastępując istniejące
- zaznacz wszystkie kontakty ([Ctrl]+A lub przycisk narzędziowy)
- Zatwierdź i czekaj.
- Zapisz lub wydrukuj raport z przebiegu importu.
7.
Import dokumentów
- otwórz funkcję Księgowość – Dokumenty księgowe
- kombinacja klawiszy [Ctrl]+M uruchamia Import XML. Można także skorzystać
Eksport/ Import 15-113
z Popup-menu lub przycisku narzędziowego
- podaj ścieżkę i nazwę pliku zawierającego dokumenty księgowe (np.:
c:\Wymiana_danych\dokumenty.xml) kliknij ikonę i wskaż plik.
- ustaw Opcje:
Jeżeli dokument istnieje to: dodaj
Rozlicz rozrachunki - zaznaczone
Przebieg importu:
Uwaga
Warto najpierw przeprowadzić import z opcją ‘Tylko raport (bez zapisu)’. Na
podstawie raportu możemy poprawić ewentualne błędy (np. uzupełnić brakujące kody
dokumentów) i dopiero wtedy przeprowadzić właściwy import.
15-114 Eksport/ Import
Przyciski i skróty klawiszowe
W rozdziale omówione zostaną ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe.
Ważniejsze przyciski i skróty klawiszowe
Przyciski występują w wielu miejscach w programie i spełniają podobną rolę. Ponadto,
w celu ułatwienia i przyspieszenia obsługi programu, funkcje przypisane do tych
przycisków można zwykle wywołać także za pośrednictwem odpowiednich skrótów
klawiaturowych.
Najważniejsze przyciski i przypisane im skróty klawiszowe zostały wymienione w
poniższej tabeli
Tabela 1
Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe:
Przycisk
Skrót
Opis
[DODAJ]
[Insert]
Utworzenie nowej pozycji
[EDYTUJ]
[F2]
[USUŃ]
[Delete]
Usunięcie wskazanej pozycji
[WYBIERZ]
[Enter]
Zatwierdzenie wyboru zaznaczonej pozycji do dalszego
przetwarzania
[ANULUJ]
[Esc]
Edycja danych dotyczących wskazanej pozycji
Przerwanie aktualnie wykonywanej operacji bez
zapisywania zmian
[Ctrl+Alt+P]
Plan kont z menu górnego
[Ctrl+Alt+K]
Lista kontrahentów z menu górnego
[Ctrl+Alt+V]
Rejestracja VAT
[Ctrl+F4
Dowody wewnętrzne
[Ctrl+F5]
Spis z natury
[Ctrl+F6]
Deklaracje
Parametry 15-115
Tabela 1
Przycisk
Ważniejsze przyciski i ich skróty klawiszowe (ciąg dalszy):
Skrót
Opis
[Ctrl+F7]
Ewidencja elementów majątku
[Ctrl+F8]
Środki trwałe
[Ctrl+F9]
Wydarzenia
[Ctrl+F10]
Dokumenty przyjęcia środków trwałych
[Ctrl+F11]
Dokumenty likwidacji środków trwałych
[Ctrl+F12]
Protokoły zdawczo-odbiorcze
[Ctrl + F]
Ograniczenie ilości aktualnie wyświetlanych pozycji
na liście według podanych przez użytkownika
kryteriów tzw. Filtr.
[Ctrl + D]
Uruchomienie polecenia drukowania.
[F5]
Odświeżanie tabeli.
[Shift + Alt + E]
Eksport danych do pliku w wybranym formacie.
[Shift + Alt + E]
Eksport/ import do pliku XML z poziomu przeglądania
dokumentów.
[Ctrl + U]
Włączenie tej opcji przywraca ustawienia domyślne
okna. Aby opcja zadziałała poprawnie, okno musi być
ponownie otwarte.
[F1]
[Lewy Alt+
[Lewy Alt+
15-116 Parametry
Pomoc.
]
]
Otwieranie kartoteki lub słownika w celu
wprowadzenia nowej pozycji z jednoczesną
możliwością wybrania tej pozycji.
Otwieranie kartoteki lub słownika z możliwością
wybrania wskazanej pozycji, bez możliwości
wprowadzenia nowej.
Parametry
Parametry umożliwiają lepsze dopasowanie programu do potrzeb naszej firmy oraz
magazynu. Opcje są konfigurowane indywidualnie dla każdej firmy, magazynu,
użytkownika oraz stanowiska.
Parametry powinny być ustawione na początku pracy z programem, zanim będą
przeprowadzone operacje w programie. W każdej chwili można zmienić parametry.
Pominięcie parametrów nie ma wpływu na niepoprawność działania programu.
Istnieje możliwość przypisania parametrów domyślnych. Funkcję z parametrami
można uruchomić po przez menu górne w opcji „Administracja/ Parametry”.
Po uruchomieniu opcji „Parametry” mamy do wyboru:
•
•
•
•
Parametry stanowiska
Parametry programu
Parametry firmy
Parametry użytkownika
Parametry stanowiska
Parametry stanowiska są parametrami dotyczącymi ustawień lokalnych danej stacji
roboczej.
Parametry pozwalają na ustawienia odpowiedniej drukarki fiskalnej oraz kolejki
wydruku a także ustawienia profilu i parametrów wydruku wydruków tekstowych.
Parametry 15-117
Po uruchomieniu przycisku
w pozycji TYP DRUKARKI FISKALNEJ wyświetli
się lista drukarek fiskalnych współpracujących z programem.
Można wybrać drukarkę wirtualną.
Program umożliwia ustawienie drukarki dla dokumentów:
•
•
•
•
Magazynowych
Zakupu
Sprzedaży
Innych wydruków
Każdy z wymienionych dokumentów może mieć ustawiona inną drukarkę (jeśli jest
zainstalowana w systemie).
Wszelkie zmiany parametrów zapisujemy przyciskiem [ZAPISZ].
Jeśli chcemy powrócić do ustawień domyślnych, naciskamy [DOMYŚLNE].
Parametry pozwalają na ustawienia odpowiedniej drukarki dla wydruków tekstowych.
Możliwe są własne ustawienia (szerokość, wysokość, polskie znaki, ciąg inicjujący
drukarkę).
Parametry programu
Parametry programu dotyczą ustawień całego programu RAKSSQL.
Podzielone są na trzy części:
1.
2.
3.
15-118 Parametry
Kasa i Bank
Raporty
Sprzedaż
W części „Kasa Bank" znajdują się parametry dotyczące:
1. Wyciągu bankowego.
Na wyciągu bankowym znajduje się saldo końcowe dokumentu, które normalnie jest
zablokowane.
Zaznaczenie opcji „ Pozwalaj na zmianę salda końcowego" umożliwia zmianę salda
końcowego na wyciągu - pole to uaktywnia się.
Jeśli zaznaczę, aby pojawiało się potwierdzenie zmiany salda - pojawi się komunikat:
Jeśli potwierdzimy komunikat, saldo końcowe zmieni się.
2. Zaliczki.
Program pozwala ustawić, aby numer dokumentu kasowego pobierany był z wniosku o
zaliczkę lub rozliczenia zaliczki.
Numer dokumentu kasowego z wniosku o zaliczkę - jeśli opcja zostanie zaznaczona to
po wystawieniu wniosku o zaliczkę dokument kasowy wystawiony do tej zaliczki
będzie posiadał dokładnie ten sam numer co wniosek o zaliczkę. Jeśli zaś opcja nie
zostanie zaznaczona, oba te dokumenty będą posiadały niezależną numerację - zgodnie
z domyślnym kodem dokumentu.
Parametry 15-119
Numer dokumentu kasowego z rozliczenia zaliczki - numer dokumentu kasowego
wystawiony do rozliczenia zaliczki będzie pobierany z dokumentu rozliczenia zaliczki,
jeśli opcja będzie zaznaczona. Jeśli opcja, nie zostanie zaznaczona oba te dokumenty
będą posiadały niezależną numerację - zgodnie z domyślnym kodem dokumentu.
W części „Sprzedaż" znajdują się parametry dotyczące:
1. Dodawania domyślnej płatności - przy wystawianiu dokumentu konieczne jest
określenie jego formy płatności, inaczej dokument nie zapisze się. Jeśli opcja jest
zaznaczona to przy zapisie dokumentu np. zakupu, sprzedaży, korekt, itp. program
może dodawać domyślną płatność ( na zakładce Płatności") z główki dokumentu
Potwierdzaj dodawanie domyślnej płatności - jeśli opcja będzie zaznaczona program
będzie wcześniej prosił o potwierdzenie dodania domyślnej płatności.
2. Zmiana wartości pojedynczej płatności:
Zmieniaj wartość płatności podczas zapisu dokumentu handlowego - jeśli podczas
edycji zmieniona została wartość dokumentu handlowego w stosunku do stanu, w
którym dodano już płatności, program podczas zapisu dokumentu handlowego
zaproponuje albo wykona zmianę wartości płatności oraz danych z nią skojarzonych,
takich jak dokument kasowy oraz rozrachunek.
Potwierdzaj zmianę wartości - program może zapytać o potwierdzenie zmiany wartości
płatności lub bez pytania wykona taką zmianę.
3. Zmiana płatnika:
Można zaznaczyć opcję, która automatycznie zmienia płatnika na dokumencie
(na zakładce "Płatności") po zmianie kontrahenta. Ma to zastosowanie dla
wystawionych już dokumentów płatniczych oraz wystawionych do nich - dokumentów
płatności (czek, gotówka, karta, bon, przelew). Płatnik zmienia się automatycznie na
tych dokumentach płatności.
Jeśli zaznaczona będzie operacja potwierdzania zmiany płatnika pojawi się
wcześniej komunikat z zapytaniem o zmianę.
4. Zmiana sposobu zapłaty pojedynczej płatności:
Parametry te dotyczą momentu zapisu dokumentu handlowego. Jeżeli dokument
handlowy ma zdefiniowaną tylko jedną płatność i sposób zapłaty tej płatności różni się
od sposobu zapłaty w nagłówku dokumentu handlowego to w zależności od tych
parametrów program w chwili zapisu dokumentu handlowego zaproponuje zmianę
płatności tak, by miała ten sam sposób zapłaty co w nagłówku. Wiąże się to z
usunięciem istniejącej płatności i dodaniem nowej z takim sposobem zapłaty jak w
nagłówku dokumentu handlowego.
15-120 Parametry
5. Zmiana sposobu zapłaty w nagłówku dokumentu handlowego:
Parametry dotyczą momentu, w którym użytkownik przeprowadza modyfikację
płatności i mogą wywołać zmianę sposobu zapłaty w nagłówku dokumentu. Jeżeli na
przykład definiujemy pierwszą płatność „Przelew 14 dni” a w nagłówku dokumentu
mamy „Gotówka” to program w zależności od tych parametrów, po zapisie tej
płatności zaproponuje zmianę sposobu zapłaty w nagłówku dokumentu tak by był on
zgodny z jedyną zdefiniowaną płatnością. Czyli zaproponuje zmianę z „Gotówka” na
„Przelew 14 dni”. Jeżeli dodamy kolejną płatność, na przykład „Przelew 7 dni”
program zaproponuje ustawienie w nagłówku specjalnej „Płatności
złożonej”. Parametry odpowiadają za utrzymanie zgodności sposobu płatności w
nagłówku dokumentu z tym co jest aktualnie zdefiniowane z płatnościach.
6. Zmiana opisu:
zmieniaj automatycznie opisy przy zmianie numeru dokumentu - program
umożliwia zmianę opisu na dokumencie płatności tj. dokumencie gotówki, karcie,
bonie, przelewie lub czeku itp.
Opis z numerem dokumentu na dokumentach płatności tworzy sie domyślnie na
podstawie dokumentu do którego ten dokument płatności został wystawiony. Jeśli więc
wystawiamy FV z numerem 3 to dokument płatności do faktury będzie miał opis z
numerem faktury 3.
Przed zatwierdzeniem każdego dokumentu jego numer można zawsze poprawić. Jeśli
zaznaczona jest omawiana opcja to program wraz ze zmianą numeru na fakturze zmieni
ją na dokumencie płatności.
Jeśli zaznaczona będzie opcja potwierdzania zmiany opisów to program może
wcześniej pytać o taką chęć zmiany.
7. Zmiana centrum rozliczeniowego - opcja ma zastosowanie jedynie przy
płatnościach typu KARTA. Podczas wystawiania dokumentu i jego rozliczania
sposobem płatności KARTA, w szczegółach tej płatności pojawia się domyślnie
Centrum Rozliczeniowe jako nazwa skrócona kontrahenta. Centrum Rozliczeniowe
Kart jest definiowane podczas dodawania sposobu płatności.
W parametrach programu, jeśli zaznaczona jest opcja "ZMIENIAJ
AUTOMATYCZNIE PRZY ZMIANIE SPOSOBU ZAPŁATY" to przy każdej
zmianie sposobu płatności następuje zmiana centrum rozliczeniowego na takie które
zastało przypisane do karty np. jeśli dla KARTY VISA centrum rozliczeniowym
będzie Centrum Rozliczeniowe Visa, a dla KARTY MAESTRO Centrum
Rozliczeniowe Maestro to przy zmianie sposobu płatności VISA na MAESTRO na
dokumencie np. sprzedaży, zmienia się nazwa Centrum Rozliczeniowego.
Program może POTWIERDZAĆ ZMIANĘ CENTRUM ROZLICZENIOWEGO pojawia się wówczas informacja o innym zdefiniowanym dla sposobie zapłaty
Parametry 15-121
Centrum Rozliczeniowym oraz pytanie o to czy zmienić kontrahenta na podane
Centrum.
8. Zmiana płatności dla dokumentu zawierającego zapisy księgowe - jeśli dokument
zawiera zapisy księgowe (został rozksięgowany w module FK) nie można zmieniać na
nim płatności. Jeśli chcemy dopuścić zmianę płatności na tych dokumentach należy
zaznaczyć opcję w parametrach - DOPUSZCZAJ ZMIANĘ PŁATNOŚCI. Jeśli została
zaznaczona opcja potwierdzania zmiany płatności, po zmianie płatności na dokumencie
pojawi się stosowny komunikat informujący że dokument księgowy utworzony do tego
dokumentu posiada już zapisy księgowe, oraz że zmiana płatności spowoduje różnice
między dekretacją a rozrachunkami dokumentu księgowego. Opcja dopuszczania
zmiany płatności nie działa dla zablokowanych dokumentów źródłowych (blokadę
dokumentów źródłowych można wykonać jedynie z modułu FK).
9.
·
·
·
·
·
·
Numeracja dokumentów kasowych:
Numer dokumentu kasowego z FZ
Numer dokumentu kasowego z FS
Numer dokumentu kasowego z KZ
Numer dokumentu kasowego z KS
Numer dokumentu kasowego z WNT
Numer dokumentu kasowego z KWNT
Zaznaczenie ww. pozycji powoduje, że dokument kasowy będzie miał taki sam numer
jak rozliczany dokument zakupu, sprzedaży lub korekty.
Parametry firmy
Parametry firmy dotyczą ustawień konkretnej firmy. Opcje są konfigurowane
indywidualnie dla każdej z firm.
Parametry firmy podzielone są na cztery części:
1.
2.
3.
4.
5.
15-122 Parametry
CRM
Finanse i Księgowość
Kasa i Bank
Raporty
Sprzedaż
W części dotyczącej „CRM” można ustawić domyślny termin zamknięcia szans
sprzedaży oraz sposób liczenia wartości.
W części „Finanse i Księgowość” znajdują się ustawienia dotyczące automatycznej
numeracji kont księgowych oraz ustawienia maski numeracji grupy kontrahentów oraz
indywidualnych odbiorców, dostawców, akwizytorów, pracowników oraz grup
artykułów i artykułów.
Program umożliwia uruchomienie automatu numeracji kolejnej grupy kontrahentów i
dodawanego kontrahenta. Pozwala na ustawienie, przy użyciu symboli specjalnych,
maski numeru konta. Symbol specjalny to "#" – oznacza wartość "0".
Symbole specjalne w kartotece kontrahenta zostają zastąpione odpowiednią wartością
np. dla numeru kolejnego 1 i maski numeracji ### będzie to wartość 001.
Metoda numerowania kont księgowych grup kontaktów oraz numerowania kont
księgowych kontaktów jest taka sama, zawiera następujące parametry:
•
•
•
•
•
•
•
znacznik automatycznej numeracji kont (włącza/wyłącza automatyczną numerację
kont)
maska konta odbiorcy (domyślnie ##### co oznacza uzupełnianie numeru zerami)
numer kolejny konta odbiorcy (numer, który będzie pobrany przy nadawaniu
numeru konta dla kolejnej pozycji)
maska konta dostawcy (j.w)
numer kolejny konta dostawcy (j.w)
maska konta akwizytora (j.w)
numer kolejny konta akwizytora (j.w)
Jeżeli w parametrach firmy włączono znacznik automatycznej numeracji kont
księgowych grup kontaktów, to podczas dodawania grupy w kartotece kontrahenta
Parametry 15-123
zostaną nadane numery kont (dostawcy, odbiorcy, akwizytora, pracownika) na
podstawie maski i numeru kolejnego.
Jeżeli w parametrach firmy włączono znacznik automatycznej numeracji kont
księgowych kontaktów, to podczas dodawania kontaktu zostaną nadane numery kont
na podstawie maski i numeru kolejnego. Przy dodawaniu kontaktu jest ustalony typ
(dostawca, odbiorca, akwizytor, pracownik). Zależy to od kontekstu, w jakim kontakt
jest dodawany (np. w zamówieniu do dostawcy nowy kontakt jest dostawcą).
Numer konta zostanie nadany odpowiednio do typu, czyli dla dostawcy - numer konta
dostawcy, dla odbiorcy - numer konta odbiorcy.
Po zmianie bądź rozszerzeniu typu kontrahenta (np. akwizytor) zostanie dodany
kolejny numer konta (akwizytora).
Program sprawdza unikalność numerów kont podczas zapisu i informuje operatora o jej
braku.
W takim przypadku pada pytanie o operację, którą program ma zrobić (zapisać,
anulować, pobrać numer kolejny).
Podczas edycji kontaktu numery nie są automatycznie nadawane oprócz przypadku,
gdy operator zmienia bądź rozszerza typ. Wtedy, analogicznie do dodawania,
nadawane są numery kont.
W części „Kasa Bank” można zaznaczyć opcję sprawdzania bilansu zamknięcia kasy
na zakończenie programu.
W części „Sprzedaż” zaznaczamy:
Sprzedaż i magazyn
·
15-124 Parametry
Domyślna maska numeracji dla nowych magazynów - $$$$/@@/&&/#########.
Maska która zawiera domyślny format numeracji. Maska ta podpowiadana jest
podczas definiowania nowego magazynu. Użytkownik może zmienić formę maski
numeracji. Maska z magazynu, o ile nie ustalono inaczej formatuje wszystkie
dokumenty w danym magazynie. Niezależnie od tego, podczas definiowania
magazynu, użytkownik może przypisać poszczególnym dokumentom domyślny
tzw. kod magazynowy, czyli oznaczenie dokumentu i niezależną maskę numeracji.
Przy dopisywaniu nowego kodu dokumentu maska podpowiadana jest na
podstawie ustawień aktualnego magazynu. Kody dokumentów definiowane są w
słowniku kodów magazynowych, gdzie można zdefiniować maskę i sposób
zerowania numeru dla danego typu dokumentu, np. dla dokumentów sprzedaży
można zdefiniować dowolną ilość kodów magazynowych. Podczas wystawiania
dokumentu podpowiadany jest domyślny kod magazynowy i odpowiednia maska
numeracji. Użytkownik niezależnie od tego może zmienić kod magazynowy dla
wystawianego dokumentu, a tym samym maskę numeracji.
Dla każdego kodu magazynowego może być prowadzona niezależna numeracja,
tzn., że na przykład można mieć w rejestrze faktur wiele niezależnie
numerowanych dokumentów, np. każdy pracownik może mieć własną numerację.
·
Maksymalny czas oczekiwania na zablokowanie towaru w magazynie – opcja ma
znaczenie przy jednoczesnej pracy kilku użytkowników w sieci. Podczas
przemieszczania się towaru (wychodzi lub wchodzi do magazynu) towar na chwilę
jest blokowany.
·
Czy limitować rezerwacje do aktualnego stanu magazynu? Rezerwacja towaru do
aktualnego stanu magazynu (tyle towaru ile aktualnie jest w magazynie), w
przeciwnym wypadku każda dostawa towaru do ilości zarezerwowanej będzie
blokowana i nie można będzie jej ruszyć.
·
Sposób rezerwacji towarów na zamówieniach? Jeśli wybrany jest automatyczny
sposób rezerwacji - towar automatycznie rezerowany jest w pełnej ilości. Jeśli
wybrany jest ręczny sposób rezerwacji - towar rezerwowany jest przez
użytkownika w takich ilościach jakie zostaną wpisane. Jeśli użytkownik wybierze
ręczny sposób rezerwacji i nie wpisze ilości do rezerwacji program nie zarezerwuje
żadnego towaru.
·
Generuj ostrzeżenia o przekroczonych terminach przydatności - po zaznaczeniu
opcji program generuje ostrzeżenia jeśli termin przydatności został przekroczony.
·
Ostrzegaj n dni przed upływem terminu przydatności - należy wpisać ilość dni
przed upływem terminu przydatności w ciągu których program ma generować
ostrzeżenie o przekroczonych przydatnościach.
·
Ustalenie parametrów nagłówkowych dokumentów sprzedaży- wybranie parametru
"na podstawie ustawień nabywcy", "na podstawie ustawień odbiorcy" decyduje
odpowiednio czy akwizytor, rodzaj ceny, rodzaj rabatu, sposób zapłaty, waluta, ma
być pobrany do główki dokumentu od nabywcy czy odbiorcy.
Formaty
·
Ilość miejsc po przecinku w cenie towaru.
Uwaga!!!!! Jeśli użytkownik ustawi więcej niż 2 miejsca po przecinku to może nie
miec miejsca fiskalizacja. Drukarka fiskalna przyjmuje tylko 2 miejsca po
przecinku.
Parametry 15-125
·
Ilość miejsc po przecinku w ilościach towaru
·
Ilość miejsc po przecinku w wartości dokumentu, pozycji dokumentu.
Uwaga!!!!! Jeśli użytkownik ustawi więcej niż 2 miejsca po przecinku to może nie
mieć miejsca fiskalizacja. Drukarka fiskalna przyjmuje tylko 2 miejsca po
przecinku.
Opcje dotyczące ilości miejsc po przecinku ( max 4) pozwalają określić, z jaką
dokładnością mają być wyświetlane i drukowane ilości towaru, ilości w cenie
towaru oraz w wartości dokumentu, towaru.
Opcje te należy ustawić na początku pracy z programem. Zmiana ilości miejsc po
przecinku w trakcie pracy może spowodować niezgodności w dokumentach oraz
wydrukach.
Po zmniejszeniu ilości miejsc po przecinku pojawi się ostrzeżenie.
Opcje dotyczące ilości miejsc po przecinku będą nieaktywne, jeśli nie jesteśmy
jedynym użytkownikiem programu. Zostały one specjalnie zablokowane. Będą
dostępne jeśli inni użytkownicy opuszczą program i ponownie wejdziemy do tej
opcji.
Ceny i rabaty
·
Jeśli określone ceny promocyjne, to czy stosować zamiast wybranych?
Cena promocyjna z konkretnej dostawy ma zawsze najwyższy priorytet. Jeśli
zaznaczymy tą opcję i będą określone ceny promocyjne zawsze będą stosowane w
pierwszej kolejności. Podczas wystawiania dokumentu i zdejmowania towaru jest
możliwość zaznaczenia opcji „Automatycznie zamień cenę katalogowa na cenę
promocyjną?".
·
Czy stosować rabaty do cen promocyjnych i wyliczanych od cen zakupu?
Po zaznaczeniu tej opcji program domyślnie zaznacza stosowanie rabatu do ceny
promocyjnej (jeśli stosowana jest cena promocyjna) lub cen sprzedaży wyliczanej od
ceny zakupu. Opcja stosowana jest podczas dodawani towaru do dokumentu
sprzedaży.
Jeśli opcja jest nie zaznaczona rabat dotyczy tylko ceny katalogowej.
·
Czy pozwalać na zerowe ceny zakupu?
Jeśli użytkownik zaznaczy ww. opcję, to może wprowadzić dokument przyjęcia oraz
zakupu bez podania ceny zakupy. W innym przypadku cena zakupu jest
bezwzględnie wymagana.
·
Czy pozwalać na zerowe ceny sprzedaży?
Jeśli użytkownik zaznaczy ww. opcję, to może wprowadzić dokument sprzedaży oraz
dokument WZ bez podania ceny. W innym przypadku cena sprzedaży jest
bezwzględnie wymagana.
15-126 Parametry
·
Domyślny rodzaj rabatu – program pozwala wybrać z listy rodzajów rabatu
(wprowadzonych do słownika) domyślny rabat dla dokumentów. Ustawiony w
parametrach rodzaj rabatu można zmienić podczas wystawiania dokumentu.
·
Domyślny rodzaj cen sprzedaży - program pozwala wybrać z listy rodzajów cen
(wprowadzonych do słownika) domyślnie podpowiadającą się na dokumencie cenę
sprzedaży. Podpowiadany rodzaj ceny sprzedaży można zmienić podczas wystawiania
dokumentu.
·
Priorytety wyboru cen/rabatów w pozycjach dokumentów - po uruchomieniu
przycisku można ustawić priorytet podpowiadania rodzaju cen oraz rabatów do
pozycji dokumentów sprzedaży. Cena promocyjna z dostawy ma najwyższy priorytet
(kolejność 0) i jeśli będzie wprowadzona będzie podpowiadała się poza kolejnością.
Kolejne rodzaje cen i rabatów można ustawić wg własnego uznania. Domyślnie
wszystkie ustawienia są włączone. Jeśli nie korzystamy z pewnych cen lub rabatów
można je wyłączyć, nie będą się pojawiały w tabeli wyboru cen sprzedaży dla
artykułu podczas dodawania pozycji dokumentu sprzedaży. Przyciski [W GÓRĘ] oraz
[W DÓŁ] pozwalają na przesuwanie ustawień dotyczących cen i rabatów w górę lub
w dół.
·
Domyślna cena podpowiadana na dokumentach zakupu. Program podpowiada na
dokumentach zakupu domyślną cenę zakupu (do wyboru: najniższa, średnia,
najwyższa, ostatnia) zgodnie z ustawieniami w parametrach. Jeśli użytkownik ustawi
opcje "brak" nie będzie podpowiadana żadna cena.
·
Wyliczaj ceny zakupu z magazynu (-ów) - podczas wyliczania cen zakupu (na
dokumentach zakupu i PZ) program może brać pod uwagę: ceny ze wszystkich
magazynów, z bieżącego magazynu, z magazynów należących do bieżącej grupy lub
filii.
Kartoteki i słowniki
·
Stosować limit kredytu dla kontrahentów?- w kartotece kontrahentów istnieje pozycja
„Maks. wartość kredytu dla klienta" po wpisaniu tej wartości i zaznaczeniu omawianej
opcji program pilnuje by nie przekroczyć wprowadzonego limitu kredytu.
·
Ilość ostatnich dostaw wyświetlanych w kartotece towarów. W kartotece towarów w
dolnej części okna znajduje się zakładka "Ostatnie dostawy". Ilość pokazywanych
dostaw każdego towaru zależy od ustawień w parametrach. Jeśli użytkownik wpisze
wartość "-1" będę pokazywane wszystkie dostawy.
Dokumenty
·
Domyślny sposób płatności dla faktur zakupu. Wybieramy sposób płatności, który
będzie pojawiał się domyślnie podczas wystawiania faktur zakupu.
Parametry 15-127
·
Domyślny sposób płatności dla dokumentów sprzedaży. Wybieramy sposób płatności,
który będzie pojawiał się domyślnie podczas wystawiania dokumentów sprzedaży.
Sposoby płatności dostępne są ze słownika sposobów płatności.
·
Domyślny sposób liczenia VAT dla faktur – wybieramy sposób liczenia VAT.
Sposób naliczania podatku VAT dostępny po naciśnięciu przycisku . Zgodnie z
podstawą prawną (Rozp. Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie
wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku
akcyzowym. Dz.U. 1999.109.1245 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U.2000.121.1296) mamy
trzy warianty obliczania podatku:
a) zawsze od netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. Sumuje się
kwoty netto podlegające poszczególnym stawkom i od tych sum nalicza podatek.
b) jako suma wartości poszczególnych pozycji. Sprzedawca może określić w fakturze
również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług
wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona
w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.
c) od brutto - jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę
brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto,
- kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru:
KP = (WB × SP)/(100 + SP)
gdzie:
KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatkowe,
WB - oznacza sumę wartości sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki
podatkowe,
SP - oznacza stawkę podatku od towarów i usług,
Najczęstszą metodą liczenia VAT jest – metoda od netto, chyba, że wystawiamy
paragon, który jest fiskalizowany – wówczas sposób liczenia VAT ustawiamy od brutto.
d) od netto dla płatników VAT, od brutto dla reszty. Program liczy podatek od sumy
kwoty netto na fakturze tylko dla kontrahenta który jest płatnikiem VAT, jeśli
kontrahent nie jest płatnikiem VAT lub nie ma kontrahenta kwota podatku wyliczana
jest od sumy kwoty brutto.
Sposób liczenia VAT można zawsze zmienić podczas wystawiania dokumentu.
·
Czy generować dokument zmiany cen sprzedaży przy wprowadzeniu zakupów - Przy
zaznaczonej opcji - podczas wprowadzania zakupu generuje się cennik, w którym można
wprowadzić nową cenę sprzedaży. Cennik można zapisać a cenę zatwierdzić. Jeśli nie
chcemy by cennik się pojawiał opcje odznaczamy. Znaczenie i sposób tworzenia cennika
został opisany w rozdziale „Dokumenty/Generator cen".
·
Czy protokół szybkiej produkcji ma być zawsze zbilansowany?
Po zaznaczeniu opcji program sprawdza, czy na dokumencie szybka produkcja wartość
składników równa jest wartości produktów. Jeśli wymienione wyżej wartości nie są
sobie równe, program nie pozwoli zatwierdzić produkcji. Po uruchomieniu przycisku
[Operacje/ Zatwierdź produkcję] pojawi się uwaga.
15-128 Parametry
Jeśli opcja nie jest zaznaczona program nie sprawdza wartości składników oraz
wartości produktów na protokóle szybkiej produkcji.
·
Czy wymagać wpisywania danych do deklaracji intrastat?
Po zaznaczeniu opcji program wymaga wypełaniania informacji dotyczących
deklaracji intrastat w główce dokumentu WNT. Jeśli informacje te nie będą
wypełnione użytkownik nie zapisze dokumentu.
·
Czy do remanentu mają być wpisywane tylko towary z magazynu? Podczas tworzenia
remanentu w zależności od zaznaczenia pojawia się lista towarów z kartoteki lub z
magazynu. Jeśli opcja nie zostanie zaznaczona w remanencie pojawią się nowe towary
z kartoteki.
·
Czy remanent ma dopisywać zerowe ilości przy dodawaniu pozycji?- podczas
tworzenia remanentu w kolumnie „Stan przed" i „Stan po" pojawiają się te same stany
magazynowe. Po zaznaczeniu opcji w kolumnie „Stan po" pojawiają się zera i ręcznie
należy uzupełnić wszystkie stany towarów.
·
Maksymalna wartość priorytetu dla realizacji ZO?
Wybieramy wartość priorytetu (od 1 do 5) dla zamówień od odbiorców. Najwyższa
wartość priorytetu sygnalizuje, że dane zamówienie jest bardzo ważne i ma być
zrealizowane w pierwszej kolejności. Jest to funkcja informacyjna. Domyślna wartość
priorytetu ustawiana jest na dokumentach - zamówienia od odbiorców. Można
sortować zamówienia po priorytecie na liście zamówień od odbiorców.
·
Ilość pozycji na dokumentach Tax Free?
Domyślna ilość pozycji drukowana na dokumentach Tax Free dla podróżnych nie
mających stałego miejsca zamieszkania na terytorium Wspólnoty. W zależności od
ustawionej liczby na dokumencie Tax Free drukuje się więcej lub mniej wierszy.
·
Tabela kursowa/kurs podpowiadany dla nowych korekt
Dla dokumentów korygujących może być podpowiadany domyślnie kurs waluty z
aktualnie obowiązującej tabeli kursowej lub z korygowanej faktury.
·
Ostrzegaj o powtarzających się numerach dokumentów dostawców.
Jeśli parametr jest włączony, to program ostrzega o nieunikalności numeru FV od
dostawcy podczas zejestowania faktury zakupu/WNT/DI.
·
Stawka VAT dla dokumentów FE/WDT wystawianych w PLN
Program podczas wystawiania dokumentu FE lub WDT w polskiej walucie może
podpowiadać stawkę VAT artykułu (domyślna z kartoteki) lub podpowiadać stawkę
0% dla każdego artykułu.
·
Domyślny kod serii numeracyjnej dla Zleceń Produkcyjnych
Można ustawić domyślny kod dokumentu dla Zleceń Produkcyjnych. Lista
wprowadzonych kodów dostępna jest z poziomu parametrów.
Parametry 15-129
·
Czy przenosić uwagi z artykułu podczas dopisywania pozycji dokumentu?
Po zaznaczeniu tego parametru uwagi z artykułu (kartoteka) będą przenoszone na
dokument.
·
Czy przenosić uwagi z receptury podczas dopisywania na szybką produkcję?
Po zaznaczeniu tego parametru uwagi z receptury będą przenoszone na szybką
produkcje.
Wydruki
·
Ilość kopii wydruku dokumentów. Domyślnie liczba kopii przy próbie wydruku
dokumentów
·
Czy blokować dokumenty po wydruku? Po zaznaczeniu opcji i wydrukowaniu
dokumentu, dokument będzie zablokowany i nie będzie już go można zmienić. Obok
dokumentu pojawi się znak . Istnieje możliwość odblokowania pojedynczych
dokumentów po wydruku w oknie z dokumentami.
Fiskalizacja
·
Fiskalizacja paragonów, faktur VAT, faktur zaliczkowych.
Możliwość domyślnego ustawienia automatycznej fiskalizacji dokumentów,
propozycji fiskalizacji lub brak automatycznej fiskalizacji.
·
Wydruk paragonu fiskalnego. Program umożliwia konfigurowanie treści paragonów
fiskalnych. Opcje te obowiązują dla całej firmy. Po uruchomieniu klawisza , pojawi się
okno z ustawieniami domyślnymi paragonu.
Można zaznaczyć, aby zamiast nazwy artykułu drukowany był: indeks i nazwa lub
tylko indeks lub tylko nazwa.
Stopka paragonu składa się z trzech linii:
W pierwszej linii może być drukowany numer dokumentu sprzedaży, dowolnie
wpisany tekst lub linia może być nie drukowana. Jeśli drukowany jest numer
dokumentu sprzedaży to w drugiej i trzeciej linii może być drukowany dowolny tekst
lub linie te nie są drukowane. Można również ustawić, aby program automatycznie
otwierał szufladę po zakończeniu.
Opcje drukowania linii nie działają na wszystkich drukarkach fiskalnych. Nie działają
np. na drukarce Optimus Vivo.
Aby zmiany się zapisały, należy nacisnąć przycisk [ZATWIERDŻ].
15-130 Parametry
Parametry firmy dla Kadr i Płac
W tym punkcie zostaną omówione opcje służące do ustawienia parametrów firmy dla
modułu Kadry Płace.
Tabela 1
Pozycje „Parametry firmy”:
Grupa
Opis
Kadry i Płace
Uprawnienia do
wypłacania ....
Jeśli firma jest uprawniona do wypłacania zasiłków chorobowych pozycję ta
należy zaznaczyć.
ZUS DRA
Termin przesyłania
deklaracji i raportów
Podajemy termin przesyłania deklaracji i raportów
Wniosek pracodawcy o
dofinansowanie
Pity
Naliczanie
wynagrodzenia z tyt.
nietern.wpł. podatku
Można ustawić aby program pytał o naliczanie wynagrodzenia z tyt.
nieterminowego. wypłacenia podatku lub naliczał bez pytania lub nie naliczał
nigdy.
Parametry techniczne
Liczba przechowywanych komunikatów dla schematu obliczeń. Domyślnie
5000
Automatyczna aktualizacja schematów obliczeń płacowych:
Użytkownik może włączyć automatyczną aktualizację schematów obliczeń
płacowych. Wówczas podczas uruchamiania programu w razie zmiany
schematu na inny program zaktualizuje go automatycznie w systemie Kadry
Płace. Użytkownik może zdecydować czy zawsze ma aktualizować czy od
kolejnej wersji.
Lista płatnicza
Twórz rozrachunki dla
zamkniętej listy
płatniczej
Jeśli opcja zostanie zaznaczona program utworzy rozrachunki automatycznie.
Warunkiem jest zatwierdzenie listy płatniczej. Opcja ta domyślnie podpowiada
się podczas dodawania listy płatniczej i można tam ja zmienić.
Ukrywaj rozrachunki
listy płatniczej
Jeśli opcja jest zaznaczona opcja - rozrachunki po utworzeniu listy płatniczej
będą niewidoczne. Dotyczy to osób które nie posiadają uprawnień do
przeglądania rozrachunków. Osoby które posiadają uprawnienia do
rozrachunków będą widziały przy tych pozycjach w kolumnie „UKRYTY”
oznaczenia.
Jeśli opcja jest odznaczona - to podczas tworzenia listy płatniczej pozycja ta
będzie niedostępna i nie będzie jej można zmienić.
Sumuj wypłaty
wynagrodzenia do
jednego polecenia
przelewu
Przy zaznaczonym parametrze program zsumuje wszystkie wypłaty dla
pracownika w zakresie listy płac na jednym poleceniu przelewu.
Obniżone składki na ub. zdrowotne
Parametry 15-131
Lokalizacja plików SKO
Podajemy domyślną lokalizacje dla plików SKO. Lokalizacja ta będzie
podpowiadana podczas eksportu pliku do NFZ z danymi o obniżonych
składkach na ub. zdrowotne (opcja „Płatnik/Eksport do pliku NFZ SKO”)
ZUS RCA, RZA
W deklaracji uwzględnij
umowy bez realizacji
Przy zaznaczonym parametrze program utworzy deklaracje RCA i RZA
również dla pracowników, którzy mają aktywne umowy, jednak nie ma w
systemie naliczonych realizacji. W takiej sytuacji kwoty deklaracji będą
zerowe.
Eksport SODiR
Dane uzupełnione w tej sekcji pobierane są do informacji przesyłanych do
systemu SODiR.
Wzorce opisu
Zdefiniowane w tej sekcji wzorce opisów będą pobierane jako opisy do
poleceń przelewu wygenerowanych do list płatniczych.
Parametry użytkownika
Parametry użytkownika są zapamiętywane dla konkretnego użytkownika programu.
Parametry użytkownika podzielono są na części:
1.
2.
3.
4.
15-132 Parametry
Kasa i Bank
Raporty
Sprzedaż
Rozrachunki
Parametry „Kasy i Banku” dotyczą dokumentów kasowych, raportów kasowych, opcji
drukowania i wydruku dokumentu po dodaniu oraz uruchamiania ostatnio otwartej
kartoteki.
Parametry „Raportów” dotyczą wczytywania wydruków dla poszczególnych modułów.
Jeśli wyłączymy chęć wczytywania wydruku przy konkretnym module i ponownie się
zalogujemy do programu nie będą działały wydruki z tego modułu.
Parametry modułu „Sprzedaż” dotyczą wydruku zestawień:
•
Gałąź wydruków do menu „Zestawienia”.
Można wybrać, jaka część raportów ma się pojawić w menu „Zestawienia” - Czy
wszystkie raporty, czy wybrana jej część.
Standardowo po instalacji programu w opcji „Zestawienia/Zestawienia” pojawiają
się wydruki z grupy 4.Zestawienia.
Jeśli chcemy to zmienić należy, w parametrach użytkownika ustawić się na
omawianej pozycji. Pojawi się przycisk . Po kliknięciu na przycisk uruchomi się
lista kategorii, gdzie wskazujemy wybraną przez nas kategorię np. „Sprzedaż”.
Jeśli chcemy by w menu zestawienia pojawiły się wszystkie te kategorie należy
wskazać kategorie nadrzędną - [SP]-Sprzedaż.
•
Przy starcie ładuj wydruki modułu SM
•
Przy starcie ładuj wydruki modułu KB
Aby wydruk się stworzy, muszą być załadowane wydruki modułów SM - dla
dokumentów magazynowych i KB - dla dokumentów kasowych. Ładowanie
wydruków może odbywać się przy starcie, wtedy otwieranie programu trwa trochę
dłużej, lub też bezpośrednio przed wydrukiem. Jeśli użytkownik nie korzysta z
wydruków, może wyłączyć te opcje.
Podczas kojarzenia dokumentu WZ z FS program może ostrzegać jeśli są różni
odbiorcy.
Przy szybkiej sprzedaży można ustawić aktywną kontrolkę: wybór artykułu lub wybór
nabywcy.
Podczas importu danych można ustawić format importu: Mazowia, Latin, dBase, itp.
W części „Rozrachunki” można zaznaczyć oznaczanie przeterminowanych
rozrachunków na czerwono.
Parametry 15-133
Pomoc
Niniejszy rozdział przedstawia sposoby uzyskiwania informacji na temat
funkcjonalności i obsługi programu RAKSSQL.
Pomoc
W opcji „Pomoc” można znaleźć odnośniki do plików pomocy poszczególnych opcji
systemu RAKSSQL. Pomoc ta jest także dostępna bezpośrednio, po naciśnięciu
przycisku [F1].
Aby znaleźć temat „Pomocy”:
1. W „Pomocy” kliknij jedną z następujących kart:
•
•
•
•
2.
Kliknij kartę „Spis treści”, aby przejrzeć tematy według kategorii.
Kliknij kartę „Indeks”, aby zobaczyć listę pozycji indeksu, a następnie napisz
wyraz lub przewijaj listę.
Kliknij kartę „Wyszukaj”, aby znaleźć wyrazy bądź frazy, które mogą być
zawarte w temacie „Pomocy”.
Kliknij kartę „Ulubione”, aby dodać tam najczęściej używane tematy
„Pomocy”.
W lewej ramce okna „Pomocy”, kliknij temat, pozycję indeksu lub frazę, aby
wyświetlić odpowiadający im temat w prawej ramce.
Okno „Pomocy” jest podzielone na dwie pionowe ramki.
W zależności od tego, czy aktywna jest karta „Spis treści”, „Indeks” lub
„Wyszukaj”, w lewej ramce jest wyświetlany spis treści, indeks lub lista wyników
wyszukiwania.
W prawej ramce jest wyświetlany temat „Pomocy” odpowiadający zaznaczonej pozycji
w lewej ramce.
Aby uzyskać więcej informacji „Pomocy”:
•
•
15-134 Pomoc
W temacie „Pomocy” można kliknąć podkreślone wyrazy, aby zobaczyć inne
informacje związane z tym tematem.
Aby zobaczyć inny temat, klikając kolorowe podkreślone wyrazy można skoczyć
do innego tematu.
Aby wydrukować temat „Pomocy”:
W prawej ramce okna Pomoc, kliknij temat, który chcesz wydrukować.
•
•
•
Na pasku narzędzi Pomocy kliknij przycisk [OPCJE], a następnie kliknij
polecenie [DRUKUJ].
Na pasku narzędzi Pomocy kliknij przycisk [DRUKUJ].
Jeśli drukujesz z karty Spis treści, kliknij prawym przyciskiem myszy wewnątrz
okna podręcznego, a następnie kliknij polecenie [DRUKUJ].
Aby przechodzić pomiędzy oglądanymi już tematami „Pomocy”:
•
•
•
Na pasku narzędzi „Pomocy” kliknij przycisk [WSTECZ], aby wyświetlić
ostatnio oglądany temat „Pomocy”.
Na pasku narzędzi „Pomocy” kliknij przycisk [DALEJ], aby wyświetlić następny
temat „Pomocy” w poprzednio wyświetlonej sekwencji tematów.
Na pasku narzędzi „Pomocy” kliknij przycisk [START], aby ustawić się na
pierwszym temacie „Pomocy”.
Widok
W opcji „Widok” można włączyć lub wyłączyć „Pasek stanu”.
Znajduje się tu opcja pozwalająca na pokazywanie lub ukrywanie dolnego paska z
aktualnie zalogowanym użytkownikiem, nazwiskiem pracownika, nazwą firmy na
której pracujemy, oraz konfiguracją programu.
Standardowo po instalacji programu opcja „Pasek stanu” będzie uruchomiona (pasek z
listą informacji pojawia się).
O programie
W opcji „O programie” można m.in. sprawdzić numer posiadanej wersji programu
RAKSSQL, a także uzyskać informację na temat kontaktu z firmą MSM Sp. z .o.o.
Pomoc 15-135
Zakończenie pracy w programie
Niniejszy rozdział przedstawia sposoby zakończenia pracy w programie RAKSSQL..
Jest kilka sposobów zakończenia pracy na programie:
1.
Aby zakończyć pracę z programem należy wybrać z górnego paska menu opcje
„Administracja/Koniec”.
Pojawi się wtedy komunikat z prośbą o potwierdzenie zakończenia pracy:
2.
Naciśnięcie opcji „Administracja/ Zmiana użytkownika” umieszczonej w górnym
pasku menu umożliwia zamknięcie programu i ewentualne rozpoczęcie pracy
innemu użytkownikowi bez konieczności opuszczania programu.
Użytkownik rozpoczyna pracę od podania swojego identyfikatora i hasła wejścia,
tak jak ma to miejsce przy pierwszym uruchomieniu systemu.
3.
Naciśnięcie przycisku
programu.
w górnym prawym rogu okna powoduje zamknięcie
Wskazówka
Procedura zamknięcia programu, bez względu którą metodę się stosuje, jest taka
sama.
Wskazówka
Ze względu na bezpieczeństwo zalecamy codziennie po zakończeniu pracy z
programem wykonywać archiwizację danych.
15-136 Zakończenie pracy w programie

Podobne dokumenty