docprocedura - Urząd Gminy Bierzwnik
download 
Reklamacja Transkrypt
procedura - Urząd Gminy Bierzwnik
PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 0142-P-6 Wersja:02 Strona 1 z 14 Właściciel procedury: Zastępca Wójta Gminy Bierzwnik Data Imię i nazwisko Opracował: 06.02.2012 r. Beata Czerska Sprawdził: 06.02.2012 r. Aneta Kołuda Zatwierdził: 10.02.2012 r. Władysław Kowalczyk Podpis Obowiązuje od: 10.02.2012 r. „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 0142-P-6 Wersja:02 Strona 2 z 14 1. Cel. Celem Procedury jest dostarczenie wytycznych, a także ustalenie odpowiedzialności w zakresie działań związanych z komunikacją wewnętrzną, prowadzoną w Urzędzie Gminy Bierzwnik, a działania z niej wynikające obejmują wszystkich Pracowników Urzędu. Działania realizowane zgodnie z niniejszą Procedurą mają na celu zapewnienie osobom zarządzającym i Pracownikom Urzędu dostępu do właściwych i rzetelnych informacji potrzebnych do realizacji zadań w odpowiedniej formie i czasie. 2. Zakres stosowania. Procedurę stosuje się dla całości działań związanych z komunikacją wewnętrzną prowadzonych w Urzędzie Gminy Bierzwnik. W związku z realizacją zadań nałożonych na Urząd przez właściwe regulacje prawne, dopuszcza się, aby dla określonej tematyki i zagadnień wprowadzać odrębne zasady postępowania odnoszące się do komunikacji wewnętrznej. W takim przypadku, gdy odrębne zasady są sprzeczne z niniejszym dokumentem, w regulacji je wprowadzającej należy określić częściowe lub całkowite wyłączenie stosowania niniejszego dokumentu. Niniejszy dokument nie ma zastosowania w zakresie przetwarzania informacji niejawnej. W przypadku komunikacji wewnętrznej obejmującej dane osobowe należy regulacje zawarte w niniejszym dokumencie stosować wraz z regulacjami dotyczącymi ochrony tych danych. W przypadku komunikacji wewnętrznej obejmującej inne informacje prawnie chronione należy regulacje zawarte w niniejszym dokumencie stosować wraz z regulacjami dotyczącymi ochrony tych informacji. 3. Definicje i skróty. Wójt – Wójt Gminy Bierzwnik Urząd – Urząd Gminy Bierzwnik PJ / Pełnomocnik ds. SZJ - Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością KO – Komórka organizacyjna Urzędu KKO – Kierownik komórki organizacyjnej/Samodzielne stanowisko pracy Zastępca Wójta – Zastępca Wójta Gminy Bierzwnik Kierownictwo – Wójt Gminy Bierzwnik, Zastępca Wójta Gminy Bierzwnik i Skarbnik Gminy Bierzwnik, kierownicy komórek organizacyjnych Najwyższe Kierownictwo - Wójt Gminy Bierzwnik, Zastępca Wójta Gminy Bierzwnik i Skarbnik Gminy Bierzwnik, „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 4. 0142-P-6 Wersja:02 Strona 3 z 14 Odpowiedzialność. 4.1. Wójt: a) zatwierdza Macierz Komunikacji, b) ocenia skuteczność funkcjonowania komunikacji wewnętrznej oraz podejmuje działania zmierzające do jej doskonalenia, c) udziela indywidualnych - pisemnych pozwoleń na odstępstwa od niniejszego dokumentu. 4.2. Zastępca Wójta: a) monitoruje i nadzoruje prawidłowość realizacji działań w zakresie komunikacji wewnętrznej, b) przygotowuje i przedkłada materiały i informacje dla Wójta umożliwiające mu ocenę stosowanych rozwiązań w zakresie niniejszej Procedury, c) proponuje działania doskonalące dotyczące komunikacji wewnętrznej. 4.3. Pracownicy Urzędu: a) odpowiadają za prawidłową realizację działań zmierzających do zapewnienia skutecznej komunikacji zgodnie z obowiązującymi regulacjami, w tym opisami stanowisk pracy oraz niniejszym dokumentem, co oznacza, że właściwi Pracownicy posiadający informacje przekazują je innym uprawnionym i zainteresowanym Pracownikom; b) są uprawnieni do zgłaszania uwag i wniosków dotyczących funkcjonowania komunikacji wewnętrznej zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym dokumencie. „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 5. Postępowanie. 0142-P-6 Wersja:02 Strona 4 z 14 Odpowiedzialność 5.1. Zasady komunikacji wewnętrznej 5.1.1. W realizacji działań z zakresu komunikacji wewnętrznej należy kierować się nadrzędnością zasad pracy administracji publicznej wynikających m.in. z: a) ustawy o samorządzie gminnym, b) ustawy o pracownikach samorządowych, c) ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego, d) ustawy - Kodeks Pracy e) ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 0142-P-6 Wersja:02 Strona 5 z 14 5.1.2. Jako zasady wewnętrzne w zakresie komunikacji przyjęto ponadto: a. zasadę otwartych drzwi, Zasada ta oznacza, że członkowie Kierownictwa są dostępni dla Pracowników Urzędu w całym czasie pracy organizacji. Pracownicy oprócz możliwości stałego i nieograniczonego kontaktowania się ze swoimi bezpośrednimi Przełożonymi mogą również kontaktować się z członkami najwyższego Kierownictwa z pominięciem drogi służbowej (wynikającej z układu hierarchicznego) o ile zagadnienie wymaga takich kontaktów. W przypadku kontaktu z pominięciem drogi służbowej, jeżeli jest to zasadne, członek najwyższego Kierownictwa informuje Przełożonych danego Pracownika o zakresie rozmowy lub ustaleniach; b. zasadę informacji zwrotnej, Zasada ta oznacza, że należy dążyć do tego, aby jeżeli jest to właściwe, zapewnić informację zwrotną nadawcy/ nadawcom (np. jeżeli prowadzi się działania zmierzające do zidentyfikowania potrzeb szkoleniowych, osoby, które takie potrzeby przedstawiły powinny otrzymać informację zwrotną, które z potrzeb zostały uwzględnione i zaplanowane, a które nie i jaki jest tego powód; jeżeli Pracownicy zgłaszają pomysły i wnioski doskonalące powinny otrzymać informacje jakie pomysły i wnioski w danym okresie zostały zgłoszone i w jaki sposób zostaną wykorzystane, a jeżeli nie będą wykorzystane, to jaki jest tego powód). 5.1.3. W realizacji działań związanych z komunikacją wewnętrzną należy zwracać szczególną uwagę na cechy użytecznych danych i informacji, za które uważa się: 1) aktualność; 2) adekwatność; 3) integralność; 4) zrozumiałość dla odbiorcy; 5) dokładność i precyzyjność. „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 0142-P-6 Wersja:02 Strona 6 z 14 5.2. Kanały komunikacji wewnętrznej. 5.2.1. Dla zapewnienia prawidłowego zaplanowania i skutecznej realizacji przepływu informacji wewnątrz Urzędu ustala się następujące formy komunikacji: 1) spotkania Kierownictwa; 2) spotkania w KO; 3) spotkania zadaniowe; 4) poczta elektroniczna; 5) dyski sieciowe; 6) tablica ogłoszeń dla Pracowników; 7) tradycyjny obieg dokumentów; 8) informacja ustna w relacji bezpośredniej. 5.3. Charakterystyka wybranych kanałów komunikacji wewnętrznej. 5.3.1. Spotkania Kierownictwa, odbywają się, co najmniej raz na pół roku. 5.3.1.1. Na spotkaniach Kierownictwa omawiane są m.in. informacje w zakresie: 1) działalności Urzędu oraz niezbędnych działań jakie należy podjąć; 2) realizacji ustaleń z poprzednich spotkań Kierownictwa; 3) wyniki osiągane przez Urząd; 4) działania poszczególnych pionów Urzędu; 5) realizacja zadań; 6) sprawy bieżące, w tym problemy i zadania. 5.3.1.2. Ze spotkań Kierownictwa sporządzane są notatki, które archiwizuje Zastępca Wójta. 5.3.1.3. Jeżeli jest to zasadne, to informacje ze spotkań Kierownictwa są przekazywane zgodnie z Macierzą Komunikacji. „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 0142-P-6 Wersja:02 Strona 7 z 14 5.3.1.4. W wyniku półrocznych spotkań Kierownictwa, zgodnie z zaistniałą potrzebą podejmowane są: 1) działania w obszarach pionów i KO – według podległości służbowej; 2) zadania – działania, które powinny być przeprowadzone w obszarach podległych, co najmniej dwu członkom najwyższego Kierownictwa. 5.3.1.5. Przy określaniu zadań Kierownictwo ustala, co najmniej: co powinno być zrobione (cel/ rezultat), kto będzie odpowiedzialny za zadanie, kto będzie zaangażowany – współrealizator zadania, termin rozpoczęcia i zakończenia działania. 5.3.1.9. O stanie realizacji zadań informowane jest najwyższe Kierownictwo – odpowiedzialny za zadanie składa stosowaną pisemną informację do Wójta, co najmniej: na 1 dzień przed spotkaniem Kierownictwa, na którym omawiane będzie zadanie (patrz 5.3.1); bezpośrednio do Wójta lub zgodnie z przyjętymi zasadami raportowania dla zadania lub każdorazowo na żądanie Wójta. „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 5.3.2. Jako zasadę przyjmuję się, że Kierownicy komórek organizacyjnych raz na miesiąc organizują spotkania Pracowników danej komórki (spotkania w KO). 0142-P-6 Wersja:02 Strona 8 z 14 KKO, Pracownicy 5.3.3. W uzasadnionych przypadkach zwoływane są spotkania zadaniowe. 5.3.3.1. Spotkania zwoływane są przez członków Kierownictwa za indywidualną, okresową lub stałą zgodą Wójta. Wójt/ Zastępca Wójta/ Skarbnik/ KKO 5.3.3.2. Członek Kierownictwa zwołuje spotkanie określając co najmniej jego plan, termin i skład osobowy. 5.3.4. Tablica ogłoszeń. 5.3.4.1. Celem tego kanału komunikacji wewnętrznej jest: zapewnienie dostępu do informacji wszystkim Pracownikom bez ograniczeń czasowych i hierarchicznych; umożliwienie Pracownikom składania uwag, sugestii, wniosków, zgłoszeń oraz pomysłów doskonalących działanie Urzędu. Wójt/ Zastępca Wójta/ Skarbnik/ KKO/ Pracownicy 5.3.4.2. Składanie uwag, sugestii, wniosków, zgłoszeń oraz pomysłów doskonalących działanie Urzędu przez Pracowników może być imienne lub anonimowe. 5.3.4.3. Osobą odpowiedzialną za ten kanał komunikacji jest Zastępca Wójta. „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 0142-P-6 Wersja:02 Strona 9 z 14 5.3.4.4. Raz na pół roku Zastępca Wójta, przygotowuje informacje zbiorczą ze zgłoszeń (patrz punkt 5.3.4.2) oraz przedstawia te informacje podczas spotkania Kierownictwa. 5.3.4.5. Po podjęciu decyzji odnośnie zgłoszeń, przez Wójta lub innego właściwego członka Kierownictwa, informacja zgodnie z zasadą informacji zwrotnej, będzie wywieszana na tablicy ogłoszeń. 5.4. Grupy nadawców i odbiorców informacji. 5.4.1. Dla zapewnienia prawidłowego zaplanowania i skutecznej realizacji przepływu informacji wewnątrz Urzędu ustala się następujące grupy nadawców i odbiorców informacji: 1) Wójt; 2) Kierownictwo, w skład którego wchodzi Kierownictwo i samodzielne stanowiska pracyoraz osoby pełniące role kierownicze; 3) Pracownicy Urzędu Gminy. Wójt, Zastępca Wójta, KKO, Pracownicy „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 0142-P-6 Wersja:02 Strona 10 z 14 5.5. Kategorie informacji 5.5.1. Przyjmuje się następującą klasyfikację informacji ze względu na jej zawartość merytoryczną: 1) zarządzenia Wójta; 2) wytyczne natury ogólnej dotyczące pracy Urzędu określone przez Wójta; 3) dokumentacja dotycząca działania Urzędu (procedury, instrukcje, itp.) 4) ustalenia organizacyjne poczynione na spotkaniach Kierownictwa; 5) ustalone przez Kierownictwo cele i zadania; 6) wytyczne dotyczące sposobu załatwienia konkretnej sprawy; 7) sprawy kadrowe: informacje o rekrutacjach; 8) sprawy kadrowe: informacje o szkoleniach (potrzeby i plany); 9) wiedza nabyta na szkoleniach zewnętrznych; 10) obsługa informatyczna (zapotrzebowania i realizacja); 11) obsługa administracyjna (zapotrzebowania i realizacja); 12) obsługa prawna (opinie i porady prawne); 13) informacja prawna (np. informacja o zmianach przepisów i ich interpretacji); 14) zamówienia publiczne; 15) wyniki kontroli i ocen zewnętrznych; 16) informacje dotyczące naruszenia lub prawdopodobnego naruszenia przepisów prawa; 17) informacje dotyczące naruszenia lub prawdopodobnego naruszenia procedur, zarządzeń, itp. przez Pracowników Urzędu; 18) sprawozdania z realizacji celów i zadań; 19) opinie i uwagi dotyczące działalności, organizacji, Systemu Zarządzania Jakością Urzędu, itd. ; 20) wnioski dotyczące niezbędnych lub pożądanych działań doskonalących; 21) dane teleadresowe Pracowników Urzędu (obsada stanowisk, telefony, numery pokoi, itd.); Wójt, Zastępca Wójta, KKO, pracownicy „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 0142-P-6 Wersja:02 Strona 11 z 14 5.6. Macierz Komunikacji. 5.6.1. Poszczególne kategorie informacji są przekazywane przy wykorzystaniu określonych kanałów komunikacyjnych. 5.6.1.1. Korelacja pomiędzy kategorią informacji i kanałem komunikacji wynika z Macierzy Komunikacji. 5.6.1.2. Macierz Komunikacji opracowywana jest z zastosowaniem załącznika nr 1 do niniejszej Procedury. 5.6.1.3. Macierz Komunikacji opracowywana i aktualizowana jest przez osobę odpowiedzialną za nadzór nad stosowaniem niniejszego dokumentu. Wójt, Zastępca Wójta, KKO, Pracownicy 5.6.1.4. Macierz Komunikacji zatwierdza Wójt. 5.6.1.5. Macierz Komunikacji określa: 1) formę obligatoryjną przekazania danej informacji (oznaczona literą Z), 2) formę fakultatywną przekazania danej informacji (oznaczona literą W). 5.6.2. Nadawcy posiadający informacje, które wymagają przekazania zobowiązani są do ich przekazywania zgodnie z zasadami wynikającymi z niniejszego dokumentu oraz Macierzy Komunikacji. „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PROCEDURA NAZWA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA PROCEDURY: 0142-P-6 Wersja:02 Strona 12 z 14 6. Forma dokumentowania procesu – zapisy. Ze spotkań Kierownictwa sporządzane są notatki. W sytuacjach określonych w niniejszej Procedurze przygotowywane są udokumentowane sprawozdania/notatki z realizacji zadań. Załączniki. NUMER FORMULARZA 7. NAZWA 0142-F11 Macierz Komunikacji 8. Dokumenty związane. - „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Załącznik Nr 1 do Procedury Komunikacja wewnętrzna NAZWA FORMULARZA: MACIERZ KOMUNIKACJI Strona 13 z 14 Informacja ustna w relacji bezpośredniej Tradycyjny obieg dokumentów Tablica ogłoszeń dla Pracowników Dyski sieciowe Poczta elektroniczna Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Spotkania zadaniowe „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Spotkania w KO Spotkania Kierownictwa Kategoria informacji 0142-F-11 Wersja:01 „Krok w przyszłość – od biurokratycznej irracjonalności do kompleksowego zarządzania jakością” Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
