Untitled - Langas Group

Zarządzanie Dokumentacją
Biura Zarządu i Rady Nadzorczej
KRS, obieg dokumentów, kontrakty, pełnomocnictwa, statut, umowa spółki, regulaminy, posiedzenia
Jak tworzyć, uaktualniać, nadzorować, przechowywać, udostępniać?
Szanowni Państwo!
Opinie uczestników projektów szkoleniowych szkoleń skierowanych
do Biura Zarządu i Rady Nadzorczej:
Zarzadzanie dokumentacją spółki to projekt szkoleniowy skierowany do osób,
które chcą poznać najważniejsze i najbardziej newralgiczne kwestie dotyczące
tworzenia zapisów, uaktualniania, archiwizowania i koordynowania
dokumentacji spółki z o.o. i akcyjnej. Znajomość regulacji prawnych
i sprawdzonych praktyk rynkowych połączona z umiejętnością zarządzania
obiegiem dokumentów stanowi gwarancję sprawnego zarządzania biurem
zarządu i rady nadzorczej oraz zabezpieczania interesów spółki. Zapraszamy na
warsztaty rozwijające wiedzę w obszarze tworzenia i aktualizowania kluczowej
dokumentacji spółki oraz dobrych praktyk implementowania wysokich
standardów w zakresie dokumentacyjnej obsługi organów.
„Bardzo
profesjonalnie
prowadzone,
interesujące
przykłady
i doskonale przygotowani prowadzący” – Agnieszka Mendrzycka, Polski
Bank Przedsiębiorczości
PODCZAS SZKOLENIA DOWIESZ SIĘ:
„Szkolenie
bardzo
przydatne.
- Alicja Wójcik, Energobaltic Sp. z o.o.

Jak i kiedy wprowadzać zmiany w dokumentacji spółki

Jak prawidłowo przeprowadzać aktualizację danych rejestrowych spółki
w KRS

Jakie są obligatoryjne elementy umowy, statutu spółki, a jakie zapisy
można wprowadzać fakultatywnie

Kiedy, komu i na jakich zasadach można wydawać dokumenty spółki

W jaki sposób przygotowywać pełnomocnictwa w spółce

Jak tworzyć regulaminy organizacyjne, zarządy, rady nadzorcze, Walne
Zgromadzenia Akcjonariuszy/Zgromadzenia Wspólników

Jak wprowadzać zmiany i aktualizować regulaminy w spółce

Jak przygotować projekt uchwały na posiedzenie zarządu, rady nadzorczej

Jak tworzyć protokół z obrad

W jaki sposób przechowywać protokoły z posiedzeń i komu można je
udostępniać

Jak zadbać o bezpieczeństwo treści dokumentów kontraktowych

W jaki sposób archiwizować dokumentację
METODOLOGIA:
Szkolenie prowadzone w formie wykładowo-dyskusyjnej. W trakcie zajęć
omawiane będą liczne przykłady z doświadczeń polskich przedsiębiorstw
poparte analizą zapisów w dokumentacji oraz aktualnymi przepisami prawa.
DO UDZIAŁU W SZKOLENIU ZAPRASZAMY:
 Kierowników Biura Zarządu i Rady Nadzorczej,
 Koordynatorów ds. organizacyjno-prawnych,
 Sekretarzy Zarządu i Rady Nadzorczej,
 Specjalistów ds. korporacyjnych,
 Asystentów Zarządów i Rad Nadzorczych
W przypadku jakichkolwiek pytań proszę o kontakt telefoniczny z zespołem
Langas Group pod numerem telefonu (22) 696 80 20 lub za pomocą poczty
elektronicznej: [email protected]
„Wysoki profesjonalizm, wiedza oraz umiejętne przekazanie powyższych
zagadnień” - Janina Kieda, Gorzów Wagony Sp. z o.o.
„Zakres materiałów oraz wiedza eksperta bardzo pozytywne
i efektywnie wpłynęła na moją wiedzę nabytą” - Tomasz Fręśko KGHM SA
Doskonała
prowadząca”
DR HAB. MARTA LITWIŃSKA – WERNER - Radca prawny, doradca spółek
i grup kapitałowych, specjalizuje się prawie spółek
Wykładowca i praktyk. Doktor habilitowany nauk prawnych, adiunkt
w Katedrze Prawa Handlowego Uniwersytetu Warszawskiego, wykładowca
na Podyplomowym Studium Prawa Spółek na tej uczelni, a także na
Akademii Polskiego i Europejskiego Prawa Spółek w Szkole Głównej
Handlowej. Stypendystka Instytutu Max’a Planck’a w Hamburgu. Zajmuje się
także szeroko pojętą praktyką prawniczą, jest radcą prawnym, członkiem
Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, aktualnie pełni funkcję of
counsel w kancelarii Röhrenschef. Specjalizuje się w prawie spółek,
umowach handlowych - krajowych i międzynarodowych, zabezpieczeniach
wierzytelności,
papierach
wartościowych,
prywatyzacji.
Opiniuje
różnorodne projekty z zakresu stosunków korporacyjnych, a także doradza
przy konstruowaniu umów handlowych oraz w sprawach z zakresu
prowadzenia sporów sądowych (sądy powszechne i arbitraż), w tym przede
wszystkim o charakterze międzynarodowym. Wielokrotnie występowała jako
wykładowca na seminariach, konferencjach, a także szkoleniach dla
praktyków, w tym także dla sędziów, aplikantów notarialnych i radcowskich.
Jest autorką uważanego za jedno z najlepszych na rynku opracowań tego
typu, Komentarza do Kodeksu Spółek Handlowych wyd.C.H.Beck, wyd.3,
Warszawa 2007, a także licznych opracowań książkowych (także jako
współautor) oraz artykułów, komentarzy i glos do orzeczeń Sądu
Najwyższego (łącznie ponad 100) na łamach czasopism profesjonalnych
takich jak: Przegląd Prawa Handlowego, Prawo Papierów Wartościowych,
Przegląd Ustawodawstwa Gospodarczego.
ADW. PIOTR FOJTIK - ekspert prawa spółek, Kancelaria Prawna Piotr Fojtik
i Łukasz Miętkowski
Ekspert prawa gospodarczego, prawa pracy, zawierania umów. Członek Izby
Adwokackiej w Krakowie, Członek Trinity Capital Business Network.
Wykładowca na Uniwersytecie Jagiellońskim, Uniwersytecie Ekonomicznym
w Krakowie, w Wyższej Szkole Zarządzania i Bankowości w Krakowie.
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego w
Krakowie, absolwent studiów doktoranckich w Katedrze Publicznego Prawa
Gospodarczego Wydziału Prawa i Administracji UJ, Noble Manhattan
Coaching.
Langas Group
ul. Piękna 11/6, 00-549 Warszawa
www.langas.pl | [email protected]
Tel: (22) 696 80 20 | Fax: (22) 355 28 04
Zarządzanie Dokumentacją
kompendium kompleksowej obsługi spółki
Biura Zarządu i Rady Nadzorczej
DZIEŃ I – 19 PAŹDZIERNIKA 2015
Statut, umowa spółki, regulaminy, posiedzenia
Jak tworzyć, uaktualniać, nadzorować, przechowywać, udostępniać?
9.00-9.30 rejestracja uczestników
9.30 rozpoczęcie zajęć
Kluczowe aspekty statutu, umowy spółki
U
M
O
W
A
I
S
T
A
T
U
T








Regulaminy organizacyjne i regulamin zarządu oraz rady nadzorczej

R
E
G
U
L
A
M
I
N
Y
O
R
G
A
N
Ó
W
P
O
S
I
E
D
Z
E
N
I
A








Regulamin WZ/ZW – konieczność czy przydatność?
Przygotowanie i uchwalenie regulaminu - zapisy upraszczające pracę
spółki
Regulamin a statut/umowa spółki
Jakie zapisy w regulaminie/statucie ułatwiają proces przebiegu/zwołania?
CASE STUDY: Analiza przykładowego regulaminu pod kątem zapisów
koniecznych, przydatnych i błędnych lub zbędnych
Dokumentacja związana ze zwoływaniem posiedzeń zarządu/rady
nadzorczej/ zgromadzeń WZA/ZW





Sposoby zwoływania posiedzeń
Forma i treść powiadomienia
Powiadomienia elektroniczne vs listowne
Skutki wadliwości w zwołaniu, specyfika zwoływania posiedzeń WZA/ZW
CASE STUDY: Zawiadomienie o posiedzeniu/zgromadzeniu – analiza
przykładów, wskazanie błędów w zawiadamianiu i ich skutków
Uchwały – tworzenie, podpisywanie, wprowadzenie







P
R
O
T
O
K
Ó
Ł
Wymogi formalne, prawne i obligatoryjne w tworzeniu regulaminów
organizacyjnych spółki
Jakie elementy opisujące działanie wewnętrzne spółki powinien zawierać
regulamin? Wprowadzanie zmian do regulaminów spółki
Przygotowanie i uchwalanie regulaminów zarządu i rady nadzorczej –
jakie zapisy warto wprowadzać, aby usprawnić/przyspieszyć pracę?
W jaki sposób zatwierdzana jest treść i zmiany w regulaminach?
Regulamin i statut walnych zgromadzeń akcjonariuszy
/zgromadzeń wspólników

U
C
H
W
A
Ł
Y
Akt założycielski, oświadczenie woli założyciela spółki z o.o./akcyjnej
Umowa spółki z o.o./statut spółki akcyjnej
Obligatoryjne elementy dokumentów założycielskich, umowy/ statutu
spółki
Jakie zapisy w umowie, statucie ułatwiają pracę z dokumentacją spółki?
Znaczenie umowy/statutu w hierarchii dokumentacji korporacyjnej
Umowa/statut, a Kodeks Spółek Handlowych
CASE STUDY: „Mapa” dokumentacji korporacyjnej - przegląd kluczowych
dokumentów „wewnętrznych” spółki
CASE STUDY: Odpowiedzialność za dokumentacje korporacyjną, w tym
za tajemnice przedsiębiorstwa
Sprawy wymagające uchwał zarządu, rady nadzorczej lub spółki z o.o. i
spółki akcyjnej
Sprawy wymagające uchwały zgromadzenia wspólników/walnego
zgromadzenia spółki
Uchwały ZW/WZA i rady nadzorczej a reprezentacja spółki przez zarządskutki braku uchwały
Jak napisać projekt uchwały? Podpisywanie uchwał
Kiedy uchwała wchodzi w życie?
Formalne i materialne przesłanki ważności uchwał
CASE STUDY: Analiza przykładów uchwał – najczęściej spotykanych
błędów i dobrych rozwiązań
CASE STUDY: Jak wygląda proces podważania uchwał?; Zaskarżanie
uchwał do sądu
Protokołowanie posiedzeń zarządu/rady nadzorczej/WZA/ZW
 Reguły protokołowania, forma i treść obligatoryjna protokołu
 Co protokołować ponad treść obligatoryjną?
 Czy i jak protokołować „negatywną” uchwałę?
 Znaczenie protokołu, uzgadnianie projektu protokołu
 Przyjęcie wersji ostatecznej, podpisywanie protokołów
 Archiwizowanie protokołów
 CASE STUDY: Analiza przykładowego protokołu
16.00 zakończenie I dnia szkolenia
DZIEŃ II – 20 PAŹDZIERNIKA 2015
KRS, obieg dokumentów, kontrakty, pełnomocnictwa,
Jak tworzyć, uaktualniać, nadzorować, przechowywać, udostępniać?
8.30 - 9.00 rejestracja uczestników
9.00 rozpoczęcie zajęć
Obsługa dokumentacji rejestrowej








Kluczowe dane zawarte w KRS
Wpis, a akta rejestrowe
Rodzaje i znaczenie wpisów w rejestrze
Jak i kiedy wprowadzać zmiany dotyczące spółki i rejestrować je w
sądzie?
Elektroniczny katalog dokumentów spółki
Składanie wniosków przez Internet; podpis elektroniczny
Sankcje w przypadku braku złożenia wymaganych dokumentów
CASE STUDY: Zasada jawności, a informacje w umowie spółki jak rozwiązać problem: konieczność regulacji a ochrona tajemnicy
K
R
S
Obieg” wewnętrzny dokumentacji korporacyjnej







Komu przysługuje dostęp i jak powinno wyglądać prawidłowe
upoważnienie, pełnomocnictwo w zakresie dostępu do dokumentacji
spółki?
Kiedy, komu i na jakich zasadach można wydawać dokumenty spółki?
Nadzór nad dokumentacja korporacyjną
Jakie organy zewnętrzne i w jakich okolicznościach mogą mieć dostęp do
dokumentacji a jakie nie?
Jakie kompetencje pracownika decydują o jego dostępie do poufnych
dokumentów spółki?
Dokumentacja objęta klauzulą niejawności – zapewnienie standardów
ochrony wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych
Zasady prowadzenia kancelarii tajnej, a tajemnica spółki
O
B
I
E
G
W
E
W
N
Ę
T
R
Z
N
Y
Dokumentacja związana z pełnomocnictwami







Prawidłowa reprezentacja spółki
Kto podpisuje dokumenty spółki?
Jak wygląda kwestia reprezentacji spółek?
Jaka jest rola członków Zarządu w reprezentacji spółki?
Kto może i na jakiej zasadzie reprezentować?
W jaki sposób skonstruować pełnomocnictwo w zależności od czynności
jaką powierza się pełnomocnikowi
CASE STUDY: Przykłady pełnomocnictw; błędy w pełnomocnictwach
Dokumentacja kontraktowa






Zapytanie ofertowe – konstrukcja, stosowanie i odpowiadanie na
zapytania
Sprawdzenie kontrahenta
Rodzaje umów i ich zastosowanie
Jakimi zapisami w dokumentacji kontraktowej zabezpieczać interesy
firmy?
Formy elektroniczne umów
CASE STUDY: przykłady umów i klauzul zabezpieczających
P
E
Ł
N
O
M
O
C
N
I
C
T
W
A
U
M
O
W
Y
Archiwizowanie dokumentów spółki






Praktyczne czynności związane z przekazywaniem dokumentacji do
archiwum oraz warunki techniczne przechowywania; Opisywanie
materiałów archiwalnych
Przenoszenie dokumentacji przechowywanej w formie papierowej na
elektroniczne nośniki danych
Jakie dokumenty powinny ulegać niszczeniu a jakie nie?; Ważność
dokumentów spółki do celów dowodowych; Okres przechowywania
dokumentacji spółki
Niszczenie przedawnionych dokumentów, a działanie na szkodę spółki
Archiwizowanie i zabezpieczanie dokumentów zawierających informacje
objęte tajemnicą przedsiębiorstwa
Kancelaria tajna
16.00 zakończenie szkolenia
Langas Group
ul. Piękna 11/6, 00-549 Warszawa
www.langas.pl | [email protected]
Tel: (22) 696 80 20 | Fax: (22) 355 24 08
A
R
C
H
I
W
I
Z
A
C
J
A
FORMULARZ
ZGŁOSZENIOWY
Wypełnij formularz zgłoszeniowy
i prześlij na numer
fax:
(22) 355 24 08 lub e-mail: [email protected]
Firma
Zarządzanie Dokumentacją
Biura Zarządu i Rady Nadzorczej
Adres
Imię i nazwisko (1)
19 – 20 października 2015r.
Warszawa, Pure Sky Club, ul. Złota 59
Stanowisko
Imię i nazwisko (2)
Stanowisko
wysyłając zgłoszenie do 30.09.2015 r.
oszczędzasz 400 PLN
!
Imię i nazwisko (3)
Stanowisko

zgłoszenie do 30.09.2015r. 2 070 PLN 1 670 PLN netto

zgłoszenie od 01.10.2015r.
Osoba do kontaktu (przed szkoleniem otrzyma na adres
e-mail informacje o szkoleniu)
2 070 PLN netto
Stanowisko
Cena zawiera:
 uczestnictwo w szkoleniu dla jednej osoby,
 materiały szkoleniowe, certyfikat
 obiady, poczęstunek podczas przerw
* cena nie zawiera noclegu, do ceny należy doliczyć
podatek 23% VAT
e-mail
Telefon/Fax

Tak, wyrażam zgodę na przesyłanie ofert drogą elektroniczną
Faktura
Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest przesłanie do
organizatora zgłoszenia
Sposób płatności przelewem przed rozpoczęciem szkolenia na
konto Langas Group
NIP: 532-159-55-77
Potwierdzenie zgłoszenia. Po otrzymaniu formularza
zgłoszeniowego
prześlemy
Państwu
potwierdzenie
uczestnictwa w szkoleniu na adres e-mail wskazany w
formularzu. Langas Group zastrzega sobie prawo do zmiany
miejsca szkolenia, w którym odbędzie się spotkanie (w obrębie
tego samego miasta).

Oświadczamy, że jesteśmy płatnikami VAT nasz nr
NIP:_______________________
Upoważniamy firmę Langas Group do wystawienia
faktury VAT bez naszego podpisu.

Oświadczamy, że nie jesteśmy płatnikami VAT
W przypadku wycofania zgłoszenia w terminie późniejszym niż 14 dni przed
szkoleniem, uczestnik zostanie obciążony kosztem w wysokości 50% wartości
zamówienia. Wycofanie zgłoszenia w terminie późniejszym niż 7 dni przed
rozpoczęciem szkolenia nie zwalnia uczestnika z obowiązku zapłaty 100 %
wartości zamówienia. Odwołanie zgłoszenia musi być dokonane w formie
pisemnej. Możliwe jest zgłoszenie zastępstwa uczestnika inną osobą.
Organizator
zastrzega sobie prawo do zmiany trenera z przyczyn
niezależnych od organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany
planu, miejsca, terminu lub odwołania szkolenia z przyczyn niezależnych od
organizatora. Oświadczam, że jestem upoważniony (-na) przez firmę do
podpisania formularza.
...............................
podpis
Kierunek dla tych, którzy budują organizację najwyższej światowej klasy
............................
data i pieczęć