Zarządzenie Nr 46/2004 Wójta Gminy Wojaszówka z dnia 15

Zarządzenie Nr 46/2004
Wójta Gminy Wojaszówka
z dnia 15 października 2004 r.
w sprawie : organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu
postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Wojaszówka .
Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 oraz art. 34 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 171 , poz. 1396 ze zm. , Dz.U. z 2002 r.
Nr 241 , poz. 2074 ) oraz rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie
postępowania z dokumentacją , zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz.U. Nr 1167 , poz. 1375 )
zarządza się co następuje :
§1
Ustala się instrukcję w sprawie organizacji i działania archiwum zakładowego oraz zasad
i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Wojaszówka , stanowiącą załącznik
Nr 1 do niniejszego zarządzenia .
§2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania .
Załącznik Nr 1 do
Zarządzenia Nr 46/2004
Wójta Gminy Wojaszówka
z dnia 15.10.2004 r.
INSTRUKCJA
w sprawie organizacji i działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu
postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Wojaszówka .
Rozdział I
Postanowienia ogólne.
§1
1. Instrukcja określa organizacje i zakres działania archiwum zakładowego Urzędu Gminy oraz
zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną
powstającą w związku z działalnością Urzędu Gminy.
§2
1. Dokumentacja powstająca w toku działalności jednostki organizacyjnej, z usuwu na wartość
historyczną, naukową i praktyczną dzieli się na:
1)
dokumentację
stanowiącą
materiały archiwalne wchodzące w skład
państwowego
zasobu archiwalnego, zwaną dalej „materiałami archiwalnymi",
2) dokumentację inną niż określona w pkt. 1 nie stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną dalej
„ dokumentacją niearchiwalną " ,
2. Materiałami archiwalnymi
są wszelkiego rodzaju akta i
dokumenty,
korespondencja,
dokumentacja finansowa- techniczna i statystyczna, mapy i plany oraz inna dokumentacja bez
względu na sposób jej wytwarzania mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości
historycznej. Materiały archiwalne są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone.
3. Dokumentacją niearchiwalną jest dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym, która po
upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.
4. Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji:
1) symbolem
„A"
materiały archiwalne.
oznacza
się
kategorię
dokumentacji
stanowiącej
2) symbolem „B" oznacza się kategorię dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
a)
symbolem „B" z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym
znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega
brakowaniu,
b) symbolem „BC" oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie
praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,
c) symbolem „BE" oznacza się dokumentacje, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę
przeprowadza właściwe archiwum państwowe.
§3
1. Materiały archiwalne („A") przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat, po
upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum
państwowego.
2.
Dokumentację
niearchiwalną
(„B")
archiwum zakładowe
przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie
przechowuje
Rozdział 2
Lokal archiwum i jego wyposażenie
§4
1. Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać:
1) pomieszczenie
biurowe
służące
do
pracy
biurowej
pracowników
archiwum zakładowego i do udostępniania materiałów archiwalnych
2) magazyn, służący do przechowywania materiałów archiwalnych
i
dokumentacji
niearchiwalnej,
3) pomieszczenie
służące
do
składowania
dokumentacji
wydzielonej
na
makulaturę.
2. Lokal archiwum zakładowego powinien odpowiadać następującym wymogom:
1) pomieszczenia archiwum zakładowego winny mieścić się na parterze,
2) lokal powinien być suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwymi
wpływającymi na stan akt,
3) okna archiwum powinny być zakratowane.
4) drzwi archiwum powinny być masywne, obite blachą, zaopatrzone w mocne zamki,
5) instalacja elektryczna winna posiadać przewody zabezpieczone, a żarówki
powinny być w kloszach. Punkty oświetleniowe muszą być ustawione
w przejściach między regałami.
6) lokal powinien być zaopatrzony w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego.
7) archiwum winno posiadać centralne ogrzewanie z regulacją wilgotności
powietrza,
8) w magazynie nie wolno palić tytoniu ani używać grzejników elektrycznych.
9) podłogi w pomieszczeniach przeznaczonych na magazyn powinny posiadać
gładką fakturę,
10)
pomieszczenie magazynowe winno być zaopatrzone w termometr i higrometr dla
stałego badania temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura powietrza w magazynie
powinna mieścić się w granicach 14-18 stopni C, natomiast wilgotność w granicach 50-60 %,
11) magazyn archiwalny winien być zaopatrzony w odpowiednie regały metalowe, szafę na
środki ewidencyjne, drabinę, niezbędne druki i materiały kancelaryjno -biurowe,
12) regały należy ustawiać prostopadle do okien, a w przypadku innego ustawienia, okna należy
zasłonić lnianymi zasłonami, chroniącymi akta przed zbytnim nasłonecznieniem. Odstępy
między regałami powinny wynosić co najmniej 70 cm. Pierwszą od dołu półkę regału
umieszcza się co najmniej 12 cm nad podłogą. Odległość pomiędzy dokumentacją ustawioną na
górnej półce, a sufitem powinna wynosić co najmniej 15 cm. Regały należy ponumerować
cyframi rzymskimi, a poszczególne półki cyframi arabskimi,
13) w archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza
przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.
Zakres działania archiwum zakładowego.
§5
1. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
1)
przyjmowanie
materiałów
archiwalnych
i
dokumentacji
niearchiwalnej
od poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy,
2) opracowywanie
przyjętej
dokumentacji,
prowadzenie
jej
ewidencji
oraz
przechowywanie i zabezpieczenie,
3)
udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
4)
przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
5)
inicjowanie
brakowania
dokumentacji
niearchiwalnej,
udział
w
komisyjnym
brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim
uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.
Przygotowanie zawodowe
§6
1.
2.
Pracownik prowadzący archiwum zakładowe powinien posiadać średnie wykształcenie oraz
przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych. odpowiednio udokumentowane.
Do podstawowych obowiązków pracownika odpowiedzialnego
za
archiwum
zakładowe należy:
1)
2)
prowadzenie prac wymienionych w § 5,
znajomość instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w
sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
3)
stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych.
Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum
§7
1. Okres przechowywania dokumentacji w poszczególnych komórkach organizacyjnych oraz
sposób jej uporządkowania i przekazywania do archiwum zakładowego określają postanowienia §
34 - § 38 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków" międzygminnych ( Dz. U. Nr 112,
póz . 1319 ze zm. ).
2. Akta spraw ostatecznie załatwionych , każdy z pracowników wyznaczony do prowadzenia tych
spraw zobowiązany jest przekazać do archiwum zakładowego po upływie 1 roku , kompletnymi
rocznikami.
3. Ustala się coroczny termin przekazywania w/w akt na pierwszy kwartał każdego roku.
4. Akta przekazywane są do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo odbiorczego
sporządzonego w trzech egzemplarzach dla kat. "B", a w czterech egzemplarzach dla kat. "A"
przez komórkę zdającą, z czego dwa pozostają w archiwum zakładowym, a trzeci egzemplarz
otrzymuje komórka zdająca akta. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się oddzielnie dla
kategorii „A" i kategorii „B". Spis podpisują: kierownik komórki przekazującej
dokumentację lub upoważniony do tęgo pracownik oraz pracownik archiwum zakładowego.
Dokumentację
należy
ujmować
w
spisie
według
kolejność:
haseł
klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
5. Pracownik archiwum zakładowego przekazuje do archiwum państwowego
1 egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji kategorii „A" przyjętej
przez archiwum zakładowe.
6. Terminarz przekazania akt przez poszczególne komórki organizacyjne uzgadnia
osoba
prowadząca
archiwum
zakładowe
z kierownikami komórek
organizacyjnych.
Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum.
§8
1.
Do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami oznaczonymi
cyframi arabskimi.
2.
Jeżeli wielkość magazynu na to pozwala, na dokumentację każdego wydziału przeznacza się
oddzielne miejsce w archiwum zakładowym.
W przypadku barku miejsca dokumentacje należy układać w kolejności napływu z różnych
komórek organizacyjnych w nieprzerwanej kolejności numerów
spisów zdawczo-odbiorczych.
3. Materiały archiwalne , kat. „A" układa się na osobnym regale.
4. Archiwum zakładowe rejestruje swoje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie
spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje im kolejne numery z niego wynikające.
5.
Przyjęte teczki akt archiwum zakładowe oznacza swoją sygnaturą tj. numerem spisu
zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer pozycji danego spisu.
6.
Dokumentację układa się na pułkach pionowo systemem bibliotecznym, bądź poziomo jedną na
drugą, od dołu ku górze i od lewej strony ku prawej w kolejności sygnatury archiwalnej.
7. Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:
1)
spisy
zdawczo-odbiorcze
organizacyjne (wzór nr 1). jeden
numerów wynikających
egzemplarz
służący
akt przekazywanych
egzemplarz
z wykazów
do
pracy
spisu
spisów
bieżącej
przez poszczególne
układa się
wg. kolejności
zdawczo – odbiorczych
przechowuje się
komórki
- a drugi
w oddzielnej teczce dla
poszczególnych komórek organizacyjnych,
2)
wykaz
spisów zdawczo-odbiorczyczy
służący do ewidencjonowania
kolejnych
spisów zdawczo-odbiorczych (wzór nr 2),
3)
protokoły o brakowaniu, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt,
4)
spisy
zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do
archiwum
państwowego (wzór nr 3),
5)
protokoły
oceny
dokumentacji
niearchiwalnej
łącznie ze spisami
dokumentacji
niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę (wzór nr 4 i 5),
6) karty udostępniania akt (wzór nr 6)
8. środki ewidencyjne przechowuje się przez cały okres funkcjonowania archiwum zakładowego.
Udostępnianie i korzystanie z akt w archiwum.
§9
1.
Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje dla celów
służbowych tj. dla potrzeb komórki organizacyjnej na żądanie organów kontrolnych oraz dla
celów naukowo-badawczych.
2.
Udostępniane są cale teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.
3.
Udostępnianie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt
wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce korzystać z akt i podpisaną przez
kierownika tej komórki.
4. Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku
kalendarzowego i przechowywać przez okres jednego roku od chwili zwrotu wypożyczonych
akt.
5. Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby
odpowiedzialnej za archiwum zakładowe.
6. W miejsce wyjętych z regału akt wkłada się kartę zastępczą (wzór nr 7).
7.
Korzystający z zasobu ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im akt i ich
zwrot w wyznaczonym terminie.
8.
Odbioru udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum na karcie
udostępnienia w obecności osoby zwracającej akta.
9. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt, prowadzący archiwum zakładowe
sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający i jego bezpośredni przełożony. Protokół
sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych, czy
uszkodzonych akt, drugi przechowuje archiwami zakładowe w specjalnej teczce, a trzeci
przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie
dokumentacji.
10. Kierownik komórki organizacyjnej w której uszkodzono lub zagubiono akta przeprowadza
postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej.
Wydzielanie dokumentacji
§10
1.
Co
roku
pracownik
odpowiedzialny
za
archiwum
zakładowe
dokonuje
przeglądu i wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć.
1)
wyłączenie materiałów
archiwalnych
kat.
-,A"
archiwum państwowego,
2)
wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę.
podlegającej przekazaniu
do
3)
2.
wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem ,BE" przeznaczonej do ekspertyzy.
O powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielenia akt archiwista zawiadamia swojego
przełożonego w celu powołania komisji i ustalenia terminu wydzielania akt. W skład komisji
wchodzą: przewodniczący wyznaczony przez Wójta Gminy, przedstawiciele komórek
organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu, pracownik odpowiedzialny za archiwum
zakładowe.
3.
Wydzielanie dokumentacji komórek organizacyjnych odbywa się na podstawie spisów
zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. Do zadań komisji należy:
1)
kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia względnie ustalenie innego
okresu przechowywania,
2)
sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, której czasokres przechowywania
upłyną oraz spisu tej dokumentacji w dwóch egzemplarzach,
3)
spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokołem przedkłada się do
zatwierdzenia kierownikowi komórki z którego dokumentacja pochodzi.
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
§11
Archiwum zakładowe po upływie terminu określonego w § 3 , pkt. 1 instrukcji archiwalnej oraz
po uzgodnieniu z właściwym terenowo archiwum państwowym przekazuje własne materiały
archiwalne na wieczyste przechowywanie właściwemu terenowo archiwum państwowemu na
zasadach przewidzianych Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w
sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i
trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz. U. Nr 167, poz.
1375 ze zm.).
Materiały
archiwalne
które sporządza się
archiwum
dwa
w
trzech
zakładowego,
organizacyjnej.
na
przekazuje
Dwa
tygodnie
państwowe nie
się
na
egzemplarzach.
bezpośredni
egzemplarze
podstawie
spisówzdawczo-odbiorczych,
Spisy podpisuje
zwierzchnik
oraz
kierownik
jednostki
spisów przesyła się do archiwum państwowego
przed zamierzonym terminem przekazania
zgłosi zastrzeżeń w
pracownik
akt.
okresie dwóch tygodni, akta
Jeżeli archiwum
przekazuje
się
zgodnie z wysłanym spisem.
Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę.
§12
1. Akta przeznaczone do zniszczenia należy wydzielić i spisać.
2. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na
makulaturę należy przestać do archiwum
państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. Spisy te wraz z protokołem
brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach.
3.
Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę
powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści i przekazana do
zbiornicy surowców wtórnych.
4.
Po otrzymaniu akceptacji i przekazaniu akt do składnicy surowców wtórnych pracownik
prowadzący archiwum zakładowe dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o
wybrakowaniu akt.
5.
W przypadku uzyskania zezwolenia z archiwum państwowego z zastrzeżeniem niektórych
pozycji spisu, pozycje te należy wyłączyć i pozostawić do ekspertyzy.
NADZÓR nad archiwum
§13
Prawo
do kontroli
mają
przeprowadzenia kontroli.
osoby
legitymujące
się
upoważnieniem
do
Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum.
§14
Z
chwilą
rozwiązania
stosunku
pracy
z
pracownikiem
prowadzącym
archiwum zakładowe - przekazanie całej dokumentacji powinno nastąpić protokolarnie.