Protokół z kontroli (php-did=9304, 81.98 KB)

Protokół
z przestrzegania realizacji procedur kontroli finansowej
w Urzędzie Stanu Cywilnego
przy Urzędzie Miejskim w Słupsku.
Działając na podstawie upoważnienia wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska
pracownik Lidia Dębicka - inspektor Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku
przeprowadziła w dniu 16 listopada 2007 roku kontrolę 5 % wydatków za rok 2007.
Ustalenia ogólne:
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego, jest Pani Krystyna Wrycz zatrudniona na w/w
stanowisku od dnia 29.11.1995 roku.
Dokumenty związane z obiegiem i rozliczeniem dokumentów finansowych dotyczące
wydatków Wydziału znajdują się u Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
Ustalenia szczegółowe:
Kontrolę wydatków Urzędu Stanu Cywilnego w 2007 roku w zakresie gospodarowania
środkami publicznymi przeprowadzono na podstawie art. 46 ust. 1 i 2 ustawy o finansach
publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku (Dz. U. 05.nr 249 poz. 2104).
Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego przy Urzędzie Miejskim
w Słupsku, ul. Plac Zwycięstwa 3.
Kontrolę przeprowadzono metodą wyrywkową badając dowody księgowe Wydziału zgodnie
z instrukcją obiegu i kontroli dokumentów oraz kontroli wydatków dokonywanych ze środków
publicznych i zasad oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań
wprowadzone Zarządzeniem Nr 1233/F/06 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 29 grudnia 2006 roku,
Załącznik nr 4.
W trakcie prowadzonej kontroli badaniem objęto 5% wydatków planowanych na 2007 rok.
Według harmonogramu wydatków budżetu Miasta Słupska 2007 roku, Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 160/F/07 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 13 lutego 2007 roku, wydatki
Urzędu Stanu Cywilnego wynoszą 20.000,00
Rozdział 75023
§ 4210
5.500,00
§ 4170
11.500,00
§ 3020
3.000,00
20.000,00
20.000,00 x 5 % = 1.000,00
Sprawdzono następującą dokumentację związaną z wydatkowaniem tej kwoty:
Rozdział 75023
§ 4210
●Faktura VAT nr 10/02/2007 z dnia 03.02.2007 roku ,
wystawiona przez- Kwiaciarnia „Różyczka” Marlon Orlicki, 76-200 Słupsk ul. W.Polskiego 50
przedmiot faktury – zakup kwiatów do dekoracji Pałacu Ślubów i wiązanki pogrzebowej
kwota – 80,00 zł.
●Faktura VAT nr 14/02/2007 z dnia 10.02.2007 roku,
wystawiona przez- Kwiaciarnia „Różyczka” Marlon Orlicki, 76-200 Słupsk ul. W.Polskiego 50
przedmiot faktury – zakup kwiatów z okazji 50-lecia pożycia małżeńskiego
kwota – 85,00 zł.
●Faktura VAT nr 43/04/2007 z dnia 07.04.2007 roku,
wystawiona przez- Kwiaciarnia „Różyczka” Marlon Orlicki, 76-200 Słupsk ul. W.Polskiego 50
przedmiot faktury – zakup kwiatów z okazji 50-lecia (jedna wiązanka jubileuszowa)
- zakup kwiatów z okazji 60-lecia (2 wiązanki jubileuszowe)
kwota – 200,00 zł.
●Faktura VAT nr 24/01/2007 z dnia 22.01.2007 roku,
wystawiona przez Agencję Reklamowo-Wydawniczą LenArt, 76-200 Słupsk, ul. Głobino 62
przedmiot faktury- zakup albumów dla jubilatów z okazji rocznic jubileuszowych (10 sztuk)
kwota- 240,00 zł.
Rozdział 75023
§ 3020
●Faktura VAT nr 4/2007 z dnia 27.02.2007 roku,
wystawiona przez P.H. „DIANA”, 76-200 Słupsk, ul. Filmowa 5
przedmiot faktury- zakup bluzki damskiej (zgodnie z tabelą norm przydziału reprezentacyjnego
ubioru dla pracowników USC)
kwota- 220,00 zł.
●Faktura VAT nr FS/000001/2007/93ELS z dnia 19.06.2007 roku,
wystawiona przez C.H Eleclerc Słupsk „Monnari Trade” S.A, 90-453 Łódź, Radwańska
przedmiot faktury- zakup ubioru (zgodnie z tabelą norm przydziału reprezentacyjnego ubioru dla
pracowników USC)
kwota- 475,20
Rozdział 75023
§ 4170
●Umowa o dzieło nr 3/2007 z dnia14.03.2007 roku,
pomiędzy Sekretarzem Miasta Słupska Agnieszką Nowak a Gizelą Mickiewicz , umowa dotyczy
przetłumaczenia z języka niemieckiego na języka polski aktów stanu cywilnego przekazanych przy
wnioskach,
kwota- 100,00 zł.
Rozdział 75023
§ 4170
●Umowa o dzieło nr 2/2007 z dnia 15.02.2007 roku,
pomiędzy Prezydentem Miasta Słupska Maciejem Kobylińskim a pracownikami USC , umowa
dotyczy zarchiwizowania ksiąg stanu cywilnego w systemie komputerowym,
kwota- 1.200,00 zł.
Sprawdzona kwota brutto – 2.600,20 ( 13 % wydatków 2007 r.)
W trakcie kontroli stwierdzono,że zaakceptowanie faktur do zapłaty nastąpiło po ich
wcześniejszym sprawdzeniu po względem merytorycznym i formalno – rachunkowym przez osoby
do tego upoważnione zgodnie z instrukcją w sprawie kontroli dokumentów. Celowość poniesionych
wydatków została szczegółowo opisana w zawartych umowach. Określono w nich również
wysokość i sposób regulowania zapłaty za wykonanie przedmiotu tych umów – nieprawidłowości
nie stwierdzono.
Protokół pozostawiono bez zaleceń pokontrolnych.
Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących
egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Dyrektora Wydziału poinformowano o możliwości
odmowy podpisania protokołu i złożenia na te okoliczności stosownego pisemnego wyjaśnienia.
Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania zastrzeżeń , co do zawartych treści
w protokole.
Kontrolowany:
Kierownik- mgr Krystyna Wrycz
Słupsk, dnia 03 grudnia 2007 roku.
Kontrolujący:
Inspektor – mgr Lidia Dębicka