Wytyczne w zakresie umów partnerskich

Urząd Marszałkowski
Województwa Zachodniopomorskiego
Europejski Fundusz
Rozwoju Regionalnego
Wytyczne w zakresie umów partnerskich dla projektów Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 -3013.
Szczecin, styczeń 2009
Projekty finansowane ze środków RPO WZ, które nie są objęte zasadami pomocy publicznej,
mogą być realizowane przez kilka podmiotów w ramach tzw. umowy wspólnego przedsięwzięcia
(umowy cywilnej) wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji Projektu (np.: samorządy
terytorialne, szkoły wyŜsze, organizacje pozarządowe, stowarzyszenia, fundacje, kościoły i związki
wyznaniowe itd.).
Uwaga: Wyłącznie podmioty wymienione w katalogu beneficjentów danego działania /
poddziałania Uszczegółowienia RPO WZ mogą być stronami takiej umowy.
Przed złoŜeniem wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, naleŜy zawrzeć pomiędzy
wszystkimi podmiotami zaangaŜowanymi w realizację projektu, jedną umowę cywilno-prawną
(przykładowa struktura i elementy takiej umowy znajdują się w załączniku). Beneficjentem projektu
(projektodawcą) w takim przypadku jest Lider przedsięwzięcia, który składa wniosek i jest podmiotem
wszelkich praw i obowiązków. Liderem przedsięwzięcia powinien być podmiot o odpowiednim
potencjale umoŜliwiającym koordynację całego przedsięwzięcia. Lider reprezentuje wszystkie
umawiające się strony, odpowiada za sprawozdawczość i rozliczenia, jak równieŜ odpowiada sam lub
poprzez nadzór nad wyłonionym w drodze przetargu wyspecjalizowanym podmiotem – za zarządzanie
projektem.
W przypadku projektów partnerskich realizowanych przez podmioty zobowiązane do
stosowania zasad zawartych w ustawie Prawo Zamówień Publicznych, ubiegający się o
dofinansowanie, dokonuje wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem
zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, w szczególności jest zobowiązany do:
1)
ogłoszenia otwartego naboru partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w
Biuletynie Informacji Publicznej; w ogłoszeniu powinien być wskazany termin co najmniej 21
dni na zgłoszenie partnerów;
2)
uwzględnienia przy wyborze partnerów: zgodności działania potencjalnego partnera z celami
partnerstwa, oferowanego wkładu potencjalnego partnera w realizację celu partnerstwa,
doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze, współpracę z beneficjentem w
trakcie przygotowania projektu;
3)
podania do publicznej wiadomości informacji o stronach umowy o partnerstwie oraz zakresu
zadań partnerów.
Umowa powinna określać między innymi: sposób odbioru poszczególnych elementów robót,
sposób zapłaty za wystawiane faktury (np. określenie czy kaŜda z nich będzie płacona proporcjonalnie,
czy kaŜdy płaci za „swoją” cześć), wielkość i czas zaangaŜowania środków własnych stron, sposób
zapłaty bądź zwrotu podatku VAT i inne sprawy waŜne dla sprawnej realizacji inwestycji.
Z kolei inne podmioty zaangaŜowane w realizację projektu występują jedynie w charakterze
partnerów. Wszystkie zaangaŜowane w realizację projektu podmioty powinny załączyć dokumenty
dotyczące zabezpieczenia finansowego swojego wkładu, moŜliwości zwrotu podatku VAT oraz
pozostałe dokumenty niezbędne do załączenia w przypadku konkretnych rodzajów podmiotów.
Załącznikiem do umowy Partnerskiej są oświadczenia o kwalifikowalności VAT dla
poszczególnych partnerów, składane przez wszystkie podmioty zaangaŜowane w partnerstwo, takŜe
lidera. Wzór tego załącznika został przygotowany przez Instytucję Zarządzająca i stanowi załącznik
nr 2 do niniejszych wytycznych.
Ponadto we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu muszą być szczegółowo
sprecyzowane zasady, na jakich będzie odbywała się współpraca z innymi podmiotami
zaangaŜowanymi w realizację projektu.
W przypadku, kiedy projekt jest zarządzany za pomocą wspólnego przedsięwzięcia naleŜy
utworzyć jedno wydzielone konto bankowe obsługujące zaliczki i refundacje dla tego projektu. Konto
bankowe zakłada Lider przedsięwzięcia. Koszt utworzenia i obsługi takiego konta (do czasu
zakończenia realizacji projektu) moŜe stanowić wydatek kwalifikowalny w ramach projektu.
Partnerzy mogą ponosić wydatki ze swoich rachunków bankowych, a następnie opłacone
dokumenty przedstawiać Liderowi, który na ich podstawie występuje o refundację do Instytucji
Zarządzającej, a następnie, zgodnie z zapisami umowy, przekazuje środki Partnerom.
Szczecin, styczeń 2009
Jakie kwestie powinna regulować taka umowa ?
1. W umowie powołującej porozumienie czy wspólne przedsięwzięcie/konsorcjum powinien być
powołany i wskazany Lider przedsięwzięcia.
2. Lider oraz kaŜdy z partnerów powinien być jednostką posiadającą osobowość prawną, wskazaną w
katalogu beneficjentów w ramach RPO WZ.
3. Zadaniem lidera jest reprezentowanie wszystkich Partnerów w zakresie przygotowania, a następnie
realizacji projektu.
4. Lider – reprezentujący wspólne przedsięwzięcie - jest w jego imieniu podmiotem praw i
obowiązków.
5. Do zadań Lidera naleŜy m.in. złoŜenie dokumentacji aplikacyjnej do Urzędu Marszałkowskiego.
6. Lider odpowiada za rozliczenie kwestii finansowych. Między innymi składa do Instytucji
Zarządzającej odpowiednie dowody poniesionych wydatków. Jego zadaniem jest takŜe dopilnowanie
poprawnego rozliczenia przedsięwzięcia.
7. Lider zapewnia w imieniu wszystkich uczestników przedsięwzięcia przestrzeganie procedur
sprawozdawczości monitoringu, opracowywanie i przekazywanie sprawozdań Instytucji Zarządzającej.
8. Na Liderze spoczywa zarządzanie środkami finansowymi, zapewnienie płynności finansowej
przedsięwzięcia oraz kontroli ich wydatkowania (zapewnienie współfinansowania, jak równieŜ
wydatkowanie i rozliczanie środków uzyskanych z funduszy strukturalnych).
9. Kwestia własności infrastruktury, która powstanie po realizacji projektu musi być zapisana w
umowie oraz wniosku o dofinansowanie projektu (kto będzie właścicielem i kto zagwarantuje ciągłość
projektu – Lider, inne podmioty uczestniczące w realizacji projektu muszą zagwarantować utrzymanie
przedsięwzięcia w formie pisemnego oświadczenie woli).
10. Przez co najmniej 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu, wskazany w formularzu
aplikacyjnym beneficjent musi zarządzać i utrzymywać zbudowaną infrastrukturę, zakupiony sprzęt.
Nie moŜe ich przekazać – przed upływem 5 lat od zakończenia realizacji inwestycji - innym
podmiotom, które wcześniej nie zostały wskazane we wniosku.
11. Umowa zawarta między stronami powinna regulować odpowiedzialność kaŜdego z partnerów.
Szczecin, styczeń 2009
Załącznik nr 1 do wytycznych w zakresie umów partnerskich RPO WZ.
Elementy przykładowej umowy o wspólnym przedsięwzięciu w ramach działań
regionalnego programu operacyjnego województwa zachodniopomorskiego na lata 2007
- 2013 współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
1. Czas i miejsce zawarcia umowy
W umowie naleŜy określić miejsce i datę podpisania umowy
2. Strony umowy
NaleŜy określić instytucje, które podpisują umowę. Umowa musi obejmować wszystkich
partnerów. W umowie naleŜy zawrzeć pełne nazwy partnerów, ich adresy oraz imiona i nazwiska
osób upowaŜnionych do podpisywania umów.
3. Przedmiot umowy
W porozumieniu naleŜy określić:
a) tytuł projektu
b) nazwę programu, z którego będzie finansowany (Regionalny Program Operacyjny
Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 -2013)
c) źródła finansowania projektu – EFRR wraz z kwotą wnioskowaną (w PLN)
4. Zakres współpracy (planowanych prac) w ramach wspólnego przedsięwzięcia
Jest to najbardziej istotna pod względem merytorycznym część umowy. Powinna ona zawierać
wszystkie wyszczególnione etapy projektu wraz ze wskazaniem, który partner jest odpowiedzialny
za ich realizację. W tym punkcie/paragrafie umowy moŜna uŜyć sformułować typu:
Partner X jest odpowiedzialny za realizację:
a)…
b)…
Zakres działań powinien być sformułowany dla kaŜdego z partnerów osobno i musi się zgadzać z
opisem zawartym we wniosku, do którego załączana jest umowa.
5. Zarządzanie projektem:
- kto będzie odpowiedzialny za realizację projektu - lider przedsięwzięcia (podmiot wszelkich praw
i obowiązków);
- kto będzie zarządzał projektem?
6. Obowiązki pozostałych stron umowy:
- podział obowiązków pozostałych stron podczas realizacji projektu.
7. Finansowanie wspólnego przedsięwzięcia:
- kto, w jakiej wysokości i w jakich terminach będzie współfinansował projekt;
- jak będą dokonywane i rozliczane płatności?
Ta część odnosi się do zasady przepływów finansowych w projekcie. NaleŜy w niej umieścić
ustalenia dotyczące m.in. następujących kwestii?
- czy zaliczka / refundacja środków z EFRR są przekazywane przez Lidera innym partnerom? Jeśli
tak, w jaki sposób się to odbywa? (zaleca się, by przekazywanie środków z EFRR odbywało się
proporcjonalnie do poniesionych i potwierdzonych wydatków kwalifikowanych. NaleŜy wówczas
określić kwoty lub wysokość procentową transz środków, przekazywanych partnerom).
- w jaki sposób inni partnerzy uczestniczą w finansowaniu projektu ?
8. Własność majątku uzyskanego w ramach projektu:
Szczecin, styczeń 2009
- czyją własnością będą produkty zrealizowane w ramach projektu ?
- zobowiązanie o zachowaniu celów projektu zgodnych z wnioskiem aplikacyjnym w ciągu 5 lat od
daty zakończenia realizacji projektu;
- zobowiązanie beneficjenta do utrzymania majątku w przeciągu 5 lat od daty zakończenia
realizacji projektu.
9. Monitoring i sprawozdawczości
W kolejnej części umowy naleŜy określić obowiązki kaŜdego z partnerów, w zakresie dostarczania
do Lidera kopii faktur, rachunków, informacji rzeczowo-finansowych dotyczących tych działań,
które są przez nich realizowane wraz z terminami dostarczania tych informacji.
10. Sankcje (opcjonalnie)
W umowie moŜna zawrzeć takŜe postanowienia dotyczące ewentualnych sankcji prawnych i
finansowych w przypadku wycofania się z umowy partnerskiej, zaniechania działań w projekcie wraz
z ewentualnymi wyłączeniami i derogacjami.
11. Postanowienia końcowe.
Szczecin, styczeń 2009